Az intézmények feladat-ellátási és finanszírozási modellje GYÁL VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNÁL

Az intézmények feladat-ellátási és finanszírozási modellje GYÁL VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNÁL Gyál, 2014. április 08.

Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Munkamódszer 1. Az intézményi struktúrával, működéssel kapcsolatos problémák és tartalékok azonosítása 2. Az intézmények által nyújtott szolgáltatások osztályozása 3. Az intézményi SZMSZ-ek elemzése, a közfeladatok és ellátási feladatok szétválasztása 4. Feladat-ellátási és információáramlási szervezeti modell felállítása 5. Kulcs Teljesítmény Mutatók meghatározása mind a közfeladatokra, mind pedig az ellátási és vagyongazdálkodási funkciókra 6. Üzemeltetési megtakarítás ösztönzési modell kidolgozása Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Az intézményi kapcsolatrendszer fejlesztendő területei: Kontrolling és Szabályozás Önkormányzat

Önkormányzati intézmények

A közszolgáltatásokkal szembeni teljesítmény elvárások teljesülésének ellenőrzése nem teljes körű.

A közfeladatok ellátásának gazdaságossági, hatékonysági mutatói nincsenek teljes körűen BSC szemléletben megfogalmazva.

Az SZMSZ-ek nem egységes szemléletben készültek és nem mindig aktuálisak és egyes törvényi kötelezettségekből adódó kiemelt szerepek nem jelennek meg önállóan (pl. tűzvédelmi, adatvédelmi megbízott, stb.) .

A tervezés során nem mindig a költségmegtakarítási lehetőségek szempontjából kerültek áttekintésre az ellátási folyamatok.

Nem minden területen működtethető teljesítményösztönző rendszer a költséghatékonyságot, és a költségek csökkentését szolgálva.

A közfeladat BSC szemléletű célkitűzéséhez és a szükséges pénzügyi források meghatározásához szükséges információk nem állnak teljes körűen rendelkezésre.

Következmény: Az intézményi irányítás hatékonysági tartalékai Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Az intézményi kapcsolatrendszer fejlesztendő területei: Gazdálkodás Önkormányzat

Önkormányzati intézmények

Az önkormányzati intézményeknél a támogató, kiszolgáló feladatok átszervezéssel hatékonyabban működtethetők.

Az iskolák esetében az üzemeltetési, karbantartási, és beszerzési költségek optimalizálásában vannak még lehetőségek.

A vagyon használat és gazdálkodás felelősségének szétválasztása az oktatási intézményekben nehezíti a hatékony költséggazdálkodást A bérbe adható épületekből, termekből nyerhető bevételek nem teljes körűen kiaknázottak (oktatás-nyelvtanfolyam, stb.).

Potenciális befektetők és vállalkozók kevéssé ismerik a gyáli lehetőségeket.

Az elektronikus kommunikációs csatornák lehetőségei nincsenek teljes körűen kihasználva a lakosság érintett rétegeivel való kapcsolattartásban. A település honlapjának struktúrája, tartalma fejlesztendő, különösen a közfeladatok ellátásának átláthatósága érdekében.

Következmény: Az intézményi irányítás gazdaságossági tartalékai Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

A kizárólagos önkormányzati tulajdonú intézmények által nyújtott közszolgáltatások I. Közfeladat megnevezése

4. egészségügyi ellátás, egészséges életmód

Tevékenységek

Közszolgáltató megnevezése

Szolgáltatás előállítása (köz(K)/ magán-termelés (M))

Szolgáltatás finanszírozás jellege (köz- (KF)/

A fogyasztói döntés jellege (választható (V)/ kötelező(NV))

magánfinanszírozás (MF))

4.1. egészségügyi alapellátás

Városi Egészségügyi Központ + háziorvosok egyedi szerződéssel + fogorvosok + Európa Mentőszolgálat

K

KF

V

4.2. egészségügyi szakellátás

Városi Egészségügyi Központ (+ Jáhn Ferenc Kórház)

K

V

7.1. a nyilvános könyvtári ellátás biztosítása

Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár

K

KF KF+MF (97,5/2,5)

V

7.2. filmszínház, előadóművészeti szervezet támogatása


K

KF+MF (50/50)

V

7.3. a kulturális örökség helyi védelme

Önk Bizottság + Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár + civil szervezetek

K

KF+MF (85/15)

V

7.4. a helyi közművelődési tevékenység támogatása

Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár + civil szervezetek

KF+MF K+M (90/10) (90/10)

V

7. kulturális szolgáltatás


A kizárólagos önkormányzati tulajdonú intézmények által nyújtott közszolgáltatások értékelése II.

Közfeladat megnevezése

Tevékenységek

Közszolgáltató megnevezése

Szolgáltatás előállítása (köz(K)/ magán-termelés (M))

Szolgáltatás finanszírozás jellege (köz- (KF)/

A fogyasztói döntés jellege (választható (V)/ kötelező(NV))

magánfinanszírozás (MF))

Óvodák (3db) + magánóvódák + családi napközik

KF+MF K+M (90/10) (80/20)

V

8.1. Szociális ellátás

Önk +PH + "Kertváros" Szociális és Családvédelmi Központ + Idősök Napközi Otthona

K

KF

V

8.2. családsegítő szolgálat

"Kertváros" Szociális és Családvédelmi Központ

K

KF

NV

8.3. bölcsődei ellátás

Bóbita Bölcsőde

K

KF

V

6. óvodai ellátás

8. szociális, gyermekjóléti szolgáltatások és ellátások

Továbbá Gyál Városfejlesztési és városüzemeltetési Nonprofit Kft. biztosítja az önkormányzat működtetésében lévő köznevelési intézmények működtetői feladatainak ellátását és az étkeztetés biztosítását külön megállapodás alapján. Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Az intézmények önkormányzati szakmai és ellátási feladatai Készítette: IPS Tanácsadó Kft. Városi Egészségügyi Központ Közfeladat: Egészségügyi ellátás: gyógyító-megelőző alapellátás, + szakellátás és laboratóriumi ellátás

Ellátási feladatok: anyag és eszközgazdálkodás, ellátás, anyagok, eszközök megrendelése, raktározása (gazdasági ügyintéző)

Bóbita Bölcsőde Közfeladat: bölcsődés korú gyermekek napközbeni ellátása, valamint testi-, szellemi fejlődését elősegítő nevelése Ellátási feladatok: tárgyi eszközök kezelése, felújítása, karbantartása; Élelmezési feladatok (konyhai dolgozó, technikai dolgozók)

Óvodák (Liliom, Tátika, Tulipán) Közfeladat: Óvodai nevelés, ellátás, iskolai előkészítő oktatás, Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár Közfeladat: Közművelődési. Közgyűjteményi feladatok ellátása + kiegészítő, kisegítő tevékenységek Ellátási feladatok: Eszközök, anyagok beszerzése, karbantartása; Intézmény és berendezések fenntartása, karbantartása, állagmegóvás, a szakmai munka, rendezvények műszaki, technikai feltételeinek biztosítása, takarítás (gondnok, takarítók)

Ellátási feladatok: tárgyi eszközök karbantartása, javítása; takarítás, kertgondozás, konyhai feladatok (karbantartó, kertész, dajkák részfeladatai)

Iskolák Ellátási feladatok: köznevelési intézmények működtetői feladatainak ellátása: üzemeltetés, karbantartás, vagyonvédelem, állagmegóvás, szükséges eszközök, szolgáltatások megrendelése, átadásátvétele, raktározása, készletek pótlása. (Gyál Városfejlesztési és városüzemeltetési Nonprofit Kft.)

Javaslat az önkormányzati intézmények ellátási tevékenységeinek fejlesztésére Városi Egészségügyi Központ

ELLÁTÁSI FELADATOK

Szakmai feladatok

Összevont karbantartás

Ellátási feladatok

Összevont üzemeltetés Bölcsőde és óvódák

Összevont gondnokság


Szakmai feladatok

Összevont anyag és eszközgazdálkodás

Szakmai feladatok



Összevont őrzés-védelem Összevont kertészet

Iskolák üzemeltetése

Összevont takarítás

Ellátási feladatok Összevont étkeztetés

KONTROLLING FELADATOK VAGYONKEZELÉSI FELADATOK Közfeladat ellátási elemzések Teljesítmény elvárások

Fejlesztések, beruházások

Teljesítménymérés és értékelés

Vagyongazdálkodás

Probléma megoldás


Vagyonhasznosítás

Integrált ellátási feladatok Folyamat megnevezése

Részletes tevékenységek

Karbantartás

Állapot felmérés, Karbantartási tervek összeállítása, forrás biztosítás, karbantartások megvalósítása, nyilvántartás

Üzemeltetés

Eszközök, berendezések működtetése, mérőállások leolvasása, fogyasztás ellenőrzése, nyilvántartása,

Gondnokság

Üzemszerű működés figyelése, meghibásodások, potenciális hibaforrások feltárása, hibabejelentések kivizsgálása, hibák javítása, javíttatása, jegyzőkönyvezése

Anyag- és eszközgazdálkodás

Anyagok, eszközök, alkatrészek beszerzése, raktározása, készletezés, leltározás, selejtezés, feleslegessé vált eszközök hasznosítása

Őrzés-védelem

Figyelő és felügyeleti rendszerek működtetése, élőerős őrzés, portaszolgálat, rendkívüli események naplózása, kivizsgálása

Kertészet

Parkgondozási tervek készítése, megvalósítása, folyamatos gondozás, parkrendezés, növényi hulladékok gyűjtése, megsemmisítése

Takarítás

Eszközök, berendezések, épület tisztántartása, takarítása

Étkeztetés

Étlap összeállítás, anyagnormák összeállítása, konyha üzemeltetés, kiszállítás, nyilvántartás vezetése


Integrált vagyonkezelési feladatok

Folyamat megnevezése


Fejlesztések, beruházások

Pályázatok figyelése, forráskutatás, fejlesztésekhez kapcsolódó közbeszerzések menedzselése, kivitelezési tervek készíttetése, engedélyeztetése, munkaterület biztosítása, beruházás-kivitelezés, átadás-átvétel, munkaterület átadása, pályázatok elszámolása, pályázat fenntartás

Vagyongazdálkodás

Vagyontárgyak felmérése, vagyon értékelés, állagmegóvási tervek készítése, megvalósítás

Vagyon hasznosítás

Vagyon hasznosítási lehetőségek feltárása, hasznosítási tervek készítése, értékesítés, bérbeadás és kapcsolódó szerződéskötés


Intézményi működés kontrolling feladatok Folyamat megnevezése


Közfeladat ellátási elemzések

Közfeladat ellátás fejlesztésének, lehetőségeinek elemzése, időszakos rendszeres elemzések, javaslattétel

Teljesítmény elvárások megfogalmazása

Célok mérőszámainak meghatározása, akciók meghatározása, felelősök, határidők mellérendelése, szervezeti szintű Kulcs Teljesítmény Mutatók rögzítése, hibás teljesítés szankcióinak meghatározása

Teljesítménymérés és értékelés

Minőségi, mennyiségi paraméterek mérése, Kulcs Teljesítmény Mutatók kiértékelése, fejlesztési javaslatok kidolgozása

Probléma megoldás

Problémák azonosítása, intézkedések kidolgozása, megvalósulás ellenőrzése, nyomonkövetés


Szervezeti javaslat – érintett funkciók Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

INTÉZMÉNYEK GYÁL Városfejlesztési és Városüzemeltetési Nonprofit Kft. -

PH – Vagyonkezelési (Városfejlesztési) Iroda

Ügyelet készenlét Ügyfélszolgálat

(FRONT office)

Integrált vagyonkezelés

Műszaki csoport Karbantartás Anyag és eszközgazdálkodás Üzemeltetésgondnokság Kertészet, takarítás, Őrzés-védelem Élelmezés

(BACK office)

PH – Pénzügyi és Adó Iroda – Intézmény gazdálkodási csoport Kontrolling szakértő

Információ és adatáramlás INTÉZMÉNYEK

Ellátási problémák, meghibásodások, Közüzemi számlák, megrendelések

Adatszolgáltatási igények, ellátási normák Intézményi Költségvetési tervek, előirányzatok

PH –Pénzügyi és Adó Iroda – Intézmény gazdálkodási csoport


GYÁL Városfejlesztési és Városüzemeltetési Nonprofit Kft.

Ellátási adatok, információk

Intézményi alapadatok, fejlesztési igények

Int. Beruházási, fejlesztési tervek

Fejlesztési javaslatok

GYÁL Városfejlesztési és Városüzemeltetési Nonprofit Kft.

Átadott beruházások, hasznosítási szerződések adatai

Adatszolgáltatási igények, Ellátási normák


Kijavított hibák, megoldott problémák, beszerzett eszközök, anyagok

Átadott beruházások, szerződések, vagyonkezelési adatok

Kiértékelt Kulcs Teljesítmény Mutatók, fejlesztési javaslatok

PH –Pénzügyi és Adó Iroda – Intézmény gazdálkodási csoport


Kulcs Teljesítmény Mutatók - ellátás Kulcs Teljesítmény Mutató megnevezése

BSC típus

Leírás

Feladat ellátási költségarány

Költségvetési mutató

Adott időszakban a tényköltségek aránya a normatív költségekhez viszonyítva (Ft/Ft vagy %) Dimenzió: feladattípusok (takarítás, üzemeltetés, karbantartás, őrzésvédelem stb.)

Reakcióidő

Belső folyamatok mutató

Bejelentésekhez kapcsolódó átlagos reagálási idő (óra/ bejelentés); Dimenzió: negyedév

Munkatársi kiterheltség


Egy munkatársra jutó üzemeltetési/karbantartási tevékenység volumene (fm, db, m2/fő); Dimenzió: feladat típusa; negyedév

Tárgyi eszköz kihasználtság


“A” a vizsgálat idején használatban lévő tárgyi eszközök száma (vagy jellemző leíró paramétere), /“B” az eszközfajta teljes száma (vagy jellemző leíró paramétere) (%); Dimenzió: év; eszközfajta

Ügyfél elégedettség

Ügyfél, bizalmi mutató

Az ellátást igénybevevők elégedettsége éves kérdőíves lekérdezés alapján (%) Dimenzió: év

Panaszok száma


Adott időszakban az ellátással kapcsolatosan beérkezett észrevételek, panaszok száma (db), Dimenzió: negyedév

Fejlesztési intézkedések száma

Tanulás, fejlődési mutató

Az adott szolgáltatáshoz kapcsolódó, elkészített, kidolgozott szakmai javaslatok száma az összes elfogadott és bevezetett javaslathoz viszonyítva (db/db; %); Dimenzió: év


Kulcs Teljesítmény Mutatók - vagyonkezelés

Kulcs Teljesítmény Mutató megnevezése

BSC típus

Leírás

Bérbeadási hatékonyság

Belső folyamat mutató

Havi bérbeadott /bérbeadható ingatlanok, helyiségek , eszközök aránya (db/db, illetve nm/nm); Dimenzió: típus, hónap

Bérbeadási eredményesség


Havi bérbeadásból származó árbevétel/ ingatlan, helyiség, eszközök üzemeltetési költsége (Ft/Ft); Dimenzió: típus, hónap

Használói elégedettség


A vagyon használók elégedettsége éves kérdőíves lekérdezés alapján (%) Dimenzió: év

Vagyonérték változás


Adott időszakban a kezelésben levő vagyon értékének csökkenése vagy növekedése a vagyonmérleg alapján(%) Dimenzió: év

Panaszok száma


Adott időszakban a vagyonkezeléssel kapcsolatosan beérkezett észrevételek, panaszok száma (db), Dimenzió: negyedév


Arany János Közösségi Ház és Városi Könyvtár közfeladatainak teljesítmény mutatói Ügyfelek aránya (Ügyfél, bizalmi mutató): • Meghatározás: “A” a használók száma a szolgálandó közönségből, “B” a szolgálandó közönség létszáma • Mértékegység: A/B, % • Dimenzió: év Személyes használat népszerűsége (Ügyfél, bizalmi mutató): • Meghatározás: “A” a személyes használatok éves száma, “B” a szolgálandó közönség létszáma • Mértékegység: A/B, db • Dimenzió: év Gyűjtemény használata (Tanulási, fejlődési mutató): • Meghatározás: “A” a használatban lévő dokumentumok száma, “B” a hozzáférhető összes dokumentum • Mértékegység: A/B, % • Dimenzió: negyedév A személyes használat költsége (költségvetési mutató): • Meghatározás: „A” az éves költségvetés, “B” a személyes használatok éves száma • Mértékegység: A/B, % • Dimenzió: év Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Óvodák közfeladatainak teljesítmény mutatói Felvettek/beiskolázásra jelentkezők aránya (belső folyamatok mutató) • Meghatározás: Adott időszakban az adott óvodából az iskolába felvett gyerekek száma • Mértékegység: % • Dimenzió: év Költség hatékonyság (költségvetési mutató) • Meghatározás: 1 gyermekre jutó havi átlagos üzemeltetési költség • Mértékegység: Ft/fő • Dimenzió: év Gazdálkodási eredményesség (költségvetési mutató) • Meghatározás: tényleges működési költségek/előirányzott költségvetési normatíva • Mértékegység: Ft/Ft • Dimenzió: év Szakdolgozók, dolgozók képzettségi aránya (tanulás, fejlődési mutató) • Meghatározás: A közfeladat ellátásban dolgozók legalább középfokú végzettségűek aránya • Mértékegység: % • Dimenzió: év Kapacitás kihasználtság: (belső folyamatok mutató) • Meghatározás: Betöltött férőhelyek/ összes férőhelyek havi átlagos száma • Mértékegység: % • Dimenzió: év Szülői elégedettség: (ügyfél, elégedettségi mutató) • Meghatározás: adott időszakban kérdőíves lekérdezés alatt az óvódások szülőinek körében • Mértékegység: % • Dimenzió. év Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Bölcsőde közfeladatainak teljesítmény mutatói Ellátottak száma (belső folyamatok mutató) • Meghatározás: Adott hónapban ellátottak száma • Mértékegység: fő • Dimenzió: ellátási típus, év Jelentkezők/ellátottak aránya (belső folyamatok mutató) • Meghatározás: Adott hónapban az egyes ellátó helyeken ellátási típusonként ellátásra jelentkezettek/ellátottak száma • Mértékegység: % • Dimenzió: ellátó hely, év Állami normatíva/fenntartói támogatás aránya (költségvetési mutató) • Meghatározás: Adott időszakban ellátás típusonként az adott ellátáshoz az állami/fenntartói támogatás aránya • Mértékegység: % • Dimenzió: ellátás típus, év Szakdolgozók, dolgozók képzettségi aránya (tanulás, fejlődési mutató) • Meghatározás: Az adott közfeladat ellátása során alkalmazott legalább középfokú végzettségűek aránya • Mértékegység: % • Dimenzió: év Kapacitás kihasználtság (belső folyamatok) • Meghatározás: Ellátottak száma/potenciálisan elláthatók száma • Mértékegység: % Készítette: IPS Tanácsadó Kft. • Dimenzió: év

Városi Egészségügyi Központ szakmai feladatok teljesítmény mutatók OEP finanszírozás/bérköltség arány (költségvetési mutató) • Mértékegység: % • Dimenzió: év OEP finanszírozás / fenntartási költség aránya (költségvetési mutató) • Mértékegység: % • Dimenzió: év Ellátottak száma (belső folyamatok mutató) • Meghatározás: Adott hónapban ellátottak száma • Mértékegység: fő • Dimenzió: ellátási típus, év Panaszok száma (Ügyfél, bizalmi mutató): • Meghatározás: Az egészségügyi szolgáltatás típusait érintő állampolgári bejelentések és reklamációk száma • Mértékegység: db • Dimenzió: típusonként évente Ügyfél elégedettség: (ügyfél, elégedettségi mutató) • Meghatározás: adott időszakban kérdőíves lekérdezés alatt a betegek körében az ellátás után • Mértékegység: % • Dimenzió. év


Üzemeltetés - ösztönzési modell intézményekre Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Norma meghatározás intézményenként az üzemeltetési költségekre: Rezsiköltségek (villany, gáz, víz külön-külön) Telekommunikációs költségek Papír, írószer, iroda technikai költségek Javítási költségek Egyéb dologi költségek

Normával szembeni elszámolás szerződésbe építése Éves normához viszonyított tételenkénti megtakarítás lépcsőzetes kompenzációja: • 0-10% közötti megtakarítás: a megtakarítás 20%-a intézmény fejlesztésekre visszaforgatva • 10,1%-20% közötti megtakarítás: a megtakarítás 40%-a fejlesztésre visszaforgatva; • 20,1% feletti megtakarítás: a megtakarítás 40%-a fejlesztésre visszaforgatva és 10%-a intézményvezetőnek szétosztható jutalmazási keret • Norma feletti többletráfordítást az intézmény saját maga finanszírozza Negyedéves nyomon követés és kiértékelés az intézményvezetőkkel közösen Az intézményfejlesztésekre fejlesztési alap (céltartalék) létrehozása, ami adott intézménynél használható fel.

Ösztönzéshez kapcsolódó kommunikáció A megtakarítások negyedéves rendszeres kommunikációja a Város Honlapján tételenként és intézményenként A megképződött fejlesztési alapról helyi újságban cikk A lakosság bevonása kérdőív formájában a fejlesztési igényekről

Az intézmények feladat-ellátási és finanszírozási modellje GYÁL VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNÁL

Recommend Documents