IT a MIR-ben Az informatika megjelenése a vállalatok minőségirányítási rendszerében
© Dr. Horváth Zsolt INFOBIZ Kft. www.infobiz.hu
Tartalom ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
2007
Informatika a vállalat életében, a MIR-ben Dokumentációk. feljegyzések és adatok kezelése Belső kommunikáció elektronikusan Folyamatok támogatása IT alkalmazásának veszélyei IT rendszer karbantartása IT biztonság főbb témakörei
Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben
2
Általános alapelvek ¾
¾
¾
¾
¾
2007
A vállalatok életében, munkájában számos helyen megjelenik az informatika. Ezen keresztül – egyre több helyen, – a minőségirányítási rendszer számos folyamatát, annak működését, működtetését illetve szabályozását IT segítséggel valósítjuk meg. Ekkor viszont szükséges ezeknek az informatikai támogatás elemeknek az adott folyamat szabályozásában történő figyelembe vétele, követelményeinek kezelése. Az informatikai támogatásnak azonban vannak „árnyoldalai” is: Túlzottan ki vagyunk neki szolgáltatva, és nélküle sokszor már az sem megy, ami az IT támogatás előtt még jól működött. – Ezek veszélyek, amelyeket ismerni, és kezelni kell! A következőkben ezekre a gondolatokra mutatunk be példákat! Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben
3
Az IT támogatás helye (példák)
Irodai munkavégzés (dokumentáció kezelése,
elektronikus iktató-rendszerek, elektronikus levelezés, papírmentes iroda, …)
Vezetési folyamatok támogatása (programok BSC,
BPR, SWOT, stb… rendszerekhez, CAQ rendszerek, MIRKIR-stb. IT támogatottsága, menedzsment információs rendszerek, …)
Belső kommunikáció támogatása (e-mail,
csoportmunka, stb…)
Tervezés támogatása (CAD rendszerek) Termelés automatizálásának IT támogatása (CNC esztergák, automatizált gyártósorok, hőkezelők, precíziós mérőműszerek vezérlése, mérésadat-gyűjtés, stb…)
2007
Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben
4
Az IT támogatás helye (példák)
Ügyfélszolgálati rendszerek támogatása (CRM) Logisztika – rendelésállomány – beszerzés – raktárkezelés – termeléstervezés – kiszállítás együttes vagy külön-külön IT támogatása Épület-felügyeleti és biztonsági rendszerek, infrastruktúra Gazdasági és termelési adatgyűjtés és értékelés, kimutatások Munkaügy és személyügy (HR modulok, oktatás tervezése, nyomon követése, tudásbázis kialakítása)
2007
Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben
5
Elektronikus dokumentumok, feljegyzések lehetnek … Dokumentumok és feljegyzések: feljegyzések
2007
Minőségirányítási, vállalati szabályozó dokumentumok (Minőségpolitika, kézikönyv, eljárások, …, SzMSz, ) Külső dokumentumok, … Termékkel kapcsolatos dokumentáció (pl. kézikönyvek, belső termék tervek, …) Adatbázisok, nyilvántartások elektronikusan (pl. ügyfél adatbázis, rendelés állomány, mérőeszköz-nyilvántartás, karbantartási terv, munkatársi adatbázis, oktatási terv, stb…) Folyamattámogató IT rendszerek (workflow) naplózásai (log files) Elektronikus levelezés Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben
6
Dokumentumkezelés követelményei Szempont
Papíralapú
Elektronikus
Készítési, módosítási életciklus
Életciklus lépéseinek igazolása papír alapú feljegyzéseken
Kommunikáció
Vezetői utasítás (pl. körlevél) a változásról, és visszaigazolás a megértésről (esetleg oktatás)
Elosztás, régi begyűjtése, hozzáférés biztosítása
Elosztási listán mindenki, A felelős (egyedüli változtatásra jogosult az aláírással igazolva átveszi adott könyvtárhoz) lecseréli az adott az újat, leadja a régit. könyvtárban a régi verziójú file-okat az újakra. Mindenkinek olvasási joga van az adott elektronikus könyvtárhoz. Csak az ott lévő verzió az érvényes.
Kísérő feljegyzések
Életciklus lépéseinek Életciklus lépéseinek igazolásai e-mailben, igazolásai papíron, körlevél körlevél, elosztási ívek, irattári feljegyzések Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben 7
2007
Életciklus lépéseinek igazolása elektronikus levelekben; vagy workflow rendszerben, hozzáférési jogokkal biztosítva, naplózva
Feljegyzéskezelés követelményei Szempont
Papíralapú
Elektronikus
Tartalom
Egyformán követelmény, nincs különbség
Készítő azonosítása, hitelesség
Készítő aláírása a papíron Készítő neve, adott könyvtárhoz való hozzáférési jogosultsága vagy elektronikus levélben ő küldte el.
Készítési dátum
Aláírás mellett a dátum feltüntetése
Elektronikus file automatikus mentési dátuma / workflow eseménynaplózása.
Hozzáférés
Adott dossziéban lefűzve, vagy elosztási ív szerint elosztva.
Adott könyvtárstruktúrában elmentve, szabályozott a hozzáférési és az adatmentési rend. Workflow esetén annak beállításai szerint.
Visszakereshetőség
Irattári archiválás, vagy szabályozás szerint adott felelősnél a hozzáférés.
Elektronikus archiválási rend biztosítja.
2007
(Sokszor célszerű a működtető IT infrastruktúrát is vele együtt archiválni.)
Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben
8
Belső kommunikáció elektronikus formái
Belső e-mail Belső intranetek, portálok Közös könyvtárak használata (pl. file-szervereken) Folyamattámogató IT rendszerek (workflow) beállításai, üzenetei, … Közös csoportmunkát támogató IT eszközök (pl.
közös naptárkezelés, rendezvényszervezés, erőforrás megosztás, feladatkiosztás, stb. – pl. MS Outlookkal Novell Groupwise-val, v. Lotus Notes-szal, …)
2007
Stb. Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben
9
Folyamatok informatikai támogatásának szintjei
Egyes tevékenységek végzése során az adatok elektronikus készítése (CAD, …) gyűjtése (mérésadatgyűjtés, termelési és termék adatok gyűjtése,
nyilvántartások, …)
feldolgozása
és értékelése (hibaok elemzés, statisztikai
értékelések, döntés-előkészítő rendszerek, …)
felhasználása
vezérlésre,szabályozásra
(vezérléstechnika, …)
Egy folyamat (tevékenységek láncainak) elektronikus irányítása vezérlése, nyomon követése (workflow rendszerek)
2007
Több folyamat együttes adatbázis alapú integrált irányítása (ERP rendszerek) Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben
10
IT alkalmazásának veszélyei (példák)
Mi történik, ha …
… ha egy időre megbénul egy beüzemelt vállalatirányítási rendszer? … összeomlik vagy hibás adatokat ad egy diagnosztikai berendezés elektronikája? … leáll a nagykohó hőszabályozó automatikája, vagy pl. az automata gyártósor termelésirányító szoftvere? … összeomlik egy önkormányzat vagy hatóság egyik (pl. levelező) szervere? … ellopják az igazgató notebookját, rajta az összes üzleti adattal, az új tender bizalmas adataival? … sértődötten mond fel a rendszergazda, és …? … a felmondott (és netalán konkurenciához pártolt) fejlesztőink, mérnökeink (távoli, otthoni) belépései továbbra is élnek?
Æ VESZÉLYEZTETI A TERMELÉST, A VÁLLALÁSOK TELJESÍTÉSÉT, AZ ÜZLETI ÉRDEKEKET, ÉS VÉGSŐ ESETBEN A VÁLLALAT LÉTÉT!!!!!! 2007
Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben
11
IT rendszer karbantartása Fizikai karbantartás (példák)
Portalanítás (időközönként) Terhelésnek megfelelő HW-kapacitás biztosítása Szervereken és kulcsfontosságú gépeken szünetmentes áramellátás biztosítása Szervereken merevlemez tükrözése (RAID, …)
Logikai karbantartás (példák)
2007
Töredezettség-mentesítés – integritás biztosítása Mentési – archiválási rendszer kialakítása (visszaállíthatóság) Vírusvédelem Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben
12
Információvédelem főbb témakörei a minőségirányításban adatok rendszeres mentése és archiválása, egységes és áttekinthető tárolási struktúra (könyvtárrendszer) kialakítása és általános használata; elektronikus hozzáférések szabályozása cégen belül és kívül; fizikai hozzáférések szabályozása cégen belül és kívül; külső hálózat (internet, külső bejelentkezések) veszélyei; személyi kérdések (rendszergazda személye, felhasználói tudatosság, …); hordozható adattárolók, mobil eszközök, …; „clear desk policy”; stb… Legjobb megoldás: kockázatok felmérésén és kezelésén alapuló INFORMÁCIÓ-BIZTONSÁGI IRÁNYÍTÁSI RENDSZER! RENDSZER
2007
Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben
13
Köszönöm megtisztelő figyelmüket!
2007
Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben
14
