AZ E-KÖZIGAZGATÁS, MINT LEHETSÉGES ESZKÖZ A KÖZIGAZGATÁS KORSZERŰSÍTÉSÉRE, VALAMINT AZ ÁLLAMPOLGÁROK, MINT ÜGYFELEK ELÉGEDETTSÉGÉNEK ELŐSEGÍTÉSÉRE
Az e-közigazgatásról általában .......................................................... 2 E-kormányzat Magyarországon.......................................................... 5 E-ügyintézés Magyarországon ........................................................... 6 Kiemelt projektek ...........................................................................11 Az elektronikus aláírás ....................................................................12 Néhány szó az elektronikus információszabadságról ............................14 Önkormányzatok a hálón.................................................................16 Jó példák, élenjáró önkormányzatok az e-közigazgatásban...................19
AZ E-KÖZIGAZGATÁS MINT LEHETSÉGES ESZKÖZ A KÖZIGAZGATÁS KORSZERŰSÍTÉSÉRE, VALAMINT AZ ÁLLAMPOLGÁROK MINT ÜGYFELEK ELÉGEDETTSÉGÉNEK ELŐSEGÍTÉSÉRE
Az e-közigazgatásról általában Az e-közigazgatás hazai meghonosításának célja, hogy a régi, lassú, és esetenként bürokratikus jellegű állam helyett, modern, hatékony, a lakosság érdekeit és kényelmét szem előtt tartó közigazgatás valósuljon meg. Az e-közigazgatás magasabb fokú ügyfél-elégedettséget, szemléletváltást, költséghatékonyságot, a szolgáltatások minőségének javítását és a folyamatok automatizálását jelenti. Előzmények, az e-közigazgatás megteremtésének feltételei Magyarországon az informatikai fejlesztés, az e-közigazgatás gondolata az 1990es években merült fel először. Eleinte az erről szóló elképzeléseket információs társadalmi szakanyagokban publikálták, és nem létezett átfogó konkrét feladatokat, célokat összefoglaló dokumentum. A szakanyagok közül az 1995ben elkészült Nemzeti Információs Stratégia (NIS) a legjelentősebb. A Nemzeti Információs Társadalom Stratégia (NITS) tekinthető az első e-közigazgatási programnak, majd az eEurope+ akciótervhez igazodva elkészült a Magyar Információs Társadalom Stratégia (MITS). Az elektronikus közigazgatás megteremtésének nem csak technológiai feltételei vannak, annak szabályozott keretek között történő működéséhez ki kell alakítani a megfelelő jogi környezetet is. A közelmúltban számos alapvető jogszabály született meg az elektronikus közigazgatáshoz kapcsolódóan – pl. a közigazgatási hatósági eljárásról szóló törvény, és annak elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó végrehajtási rendeletei – ezeken túl egyes részterületek kidolgozása még hátra van, többek között a digitális archiválásra, és az elektronikus közbeszerzésre vonatkozó részletszabályok megalkotása. Mindemellett a jogalkotó feladata, hogy a területre vonatkozó jogszabályokat folyamatosan felülvizsgálja, adott esetben az időközben fellépő újabb igényekhez igazítsa azokat. A jogszabályi változások mellett szükség van az informatikai eszközök elterjedésére, mind a lakosság, mind a közintézmények körében. Természetesen a technológia fejlettsége, a rendelkezésre álló infrastruktúra, az Internethez, mint „a” kommunikációs csatornához való hozzáférés lehetősége, annak jó minősége alapvető követelmény az ügyfél, és az igényeit befogadó, azt kiszolgáló közigazgatás számára is.
2
Az e-közigazgatás szolgáltatásainak négy szintje A közszolgáltatások végzésére vonatkozó Európai Uniós ajánlás, a "Common List of Basic Public Services" a tagállamok számára kötelezettségeket határoz meg az állampolgároknak, illetve az üzleti élet szereplőinek elektronikusan nyújtandó közszolgáltatások körére, és azok Interneten keresztül történő igénybevételének szintjeire vonatkozóan. Az e-közigazgatás szolgáltatásainak négy szintjét különböztethetjük meg: 1.szint: információ – online információk a szolgáltatásokról, „ügyleírások" 2.szint: egyirányú interaktivitás – az ügyleírások által adott információkon túl az ügyintézéshez szükséges űrlapok, nyomtatványok is letölthetősége, kinyomtathatósága 3.szint: kétirányú interaktivitás – az ügyintézéshez szükséges űrlapok, nyomtatványok online kitölthetők, elektronikusan (elektronikus aláírás segítségével) hitelesíthetők, és ugyancsak online továbbíthatók 4.szint: teljes körű elektronikus ügyintézés – az ügymenet elektronikus; űrlap, nyomtatvány kitöltése, hitelesítés, továbbítás, döntés, kézbesítés, illeték befizetése (természetesen elektronikus aláírás felhasználásával). Ahhoz, hogy a részletezett szintekre eljusson egy állam közigazgatása, a központi kormányzatnak a követező lépéseket kell megtennie: · Információs társadalmi stratégia megfogalmazása – hogyan tudja a közigazgatás hasznosítani az információs és kommunikációs technológiát a belső munka hatékonyabbá tételében, miként tudja könnyebben eljuttatni a közigazgatási szolgáltatásokat az állampolgárokhoz és az üzleti szférához, és felhasználásukkal hogyan lehet erősíteni a demokráciát. ·
Közigazgatási modernizációs program, eKormányzati stratégia – alapvető cél, hogy a kormány a modernizáció révén olcsóbb és jobb szolgáltatásokat adjon, megújítsa a társadalmat. Ennek megvalósítására egy fontos eszköz a közigazgatás elektronizálása. Minden közigazgatási ügymenetet oly módon kell egyszerűvé tenni az állampolgároknak, hogy az elektronikusan egy tranzakció legyen, függetlenül attól, hogy hány közigazgatási szerv vesz részt benne. · Kormányzati portál – az elektronikus kormányzati szolgáltatások elsőrendű hozzáférési pontja. Tekintve, hogy a szolgáltatások nagy részét az országok Interneten teszik hozzáférhetővé a polgárok számára, a kormányzati portál kialakítása elengedhetetlen. · Együttműködési keretrendszer – megfogalmazásához az a felismerés vezetett, hogy az igen összetett kormányzati rendszereknek tudniuk kell
3
egymással kommunikálni. Csak így hozható létre az úgynevezett „egyablakos kiszolgálás". Ehhez azonban szükség van a folyamatok, az adatok és a kommunikációs módszerek szabványosítására. · E-önkormányzati stratégia – célja, a önkormányzati szolgáltatások, más központi és egyéb közszolgáltatásokkal való összekapcsolása. Így a helyi lakosság a helyi portálon keresztül intézheti ügyeit, a önkormányzatok pedig költséghatékonyan szolgáltathatnak. · Várható befejezési határidő – az eKormányzati programok estén az egyes országok stratégiájukban rögzítik azt a határidőt, amíg meg kell valósítaniuk az alapvető eKormányzati szolgáltatásokat.
4
E-kormányzat Magyarországon Az elektronikus kormányzat mint fogalom értelmezése nem kizárólag a technológiai eszközök és alkalmazások meglétére és működtetésére vezethető vissza. Az e-kormányzat fő célkitűzése a jobb, hatékonyabb és demokratikusabb kormányzat elérése, amelynek eszköze az infokommunikációs technológia (ICT). Másrészről egy jól működő e-közigzgatás alapvető feltétele, hogy az a társadalom, a társadalmi folyamatok egészébe integrálódjon, annak elfogadottsága minél magasabb szintű legyen. Az
e-kormányzat alapvetően négy fő pillérre épül: szabályozás és eljárások kultúra és emberi képességek ICT infrastruktúra szervezeti felépítés
Az e-kormányzati célok alapvetően három csoportba sorolhatók. (1) Az állami (kormányzati) szolgáltatások minőségének a javítása, mint például az ügyfélközpontú megközelítés, többcsatornás ügyintézés és a 7x24 elérhetőség. (2) A hatékonyabb és költségtakarékosabb állami működés kialakítása, úgymint a hivatali munka elektronizálása, informatikai egységesítés, szervezeti folyamatok átalakítása, back-office modernizáció, elektronikus közbeszerzés. (3) Az állampolgárok demokratikus részvételének az erősítése és az állam átláthatóságának a növelése: alkotmányos részvétel, társadalom bevonása a jogszabály-előkészítésbe, transzparens és felelős állam. A Kormány 2003. december 12. napján - a 1126/2003. Kormányhatározat alapján - elfogadta az E-kormányzat 2005. Stratégia és Programtervet. A stratégiában megfogalmazott célokat közműszerűen tervezik megvalósítani, melynek alapeleme az Elektronikus Szolgáltató Rendszer. Az Elektronikus Szolgáltató Rendszer részét képezi a központi rendszer, valamint az ehhez szorosan kapcsolódó államigazgatási, önkormányzati, vállalkozási szolgáltatások, valamint a kapcsolódó egyéb háttérszolgáltatások. A rendszer technológiai szinten megvalósítja a személyek, a szerepek, a dokumentumok, az eljárások és a tranzakciók hiteles azonosítását, a szükséges szolgáltatások és információk eléréséhez hatékony navigációt biztosítja, és lehetőséget teremt a hiteles dokumentumok tárolására, az intézményeken belüli és intézmények közötti eljárások lebonyolítására. A rendszer kialakítása során elsődleges cél, hogy annak olyan szerkezete alakuljon ki, mely lehetővé teszi az egységes kommunikációt hivatal és ügyfél (állampolgárok, vállalkozások, civil szféra képviselői) /G2C/, az államigazgatáson belül, illetve az egyes hivatalok, államigazgatási szervek között /G2G/.
5
E-ügyintézés Magyarországon Az elektronikus ügyintézés formái a Price Waterhouse Coopers (PWC) szerint a következő területeken valósulhatnak meg elsősorban: ∙ ∙ ∙ ∙ ∙
∙ ∙
Telefonos ügyintézés (Call Center / IVR); Információs kioszkok (Teleház, E-Magyarország pontok, Internet café); EDI (Electronic Data Interchange); Elektronikus levelezés (e-mail); Web alapú adatszolgáltatás (Információk biztosítása statikus adatközléssel, kereséssel, vagy dinamikusan, adatbázisokon keresztül, összetett lekérdezések alapján); Web alapú kommunikáció (formanyomtatványok és egyéb anyagok letöltése, majd hagyományos kitöltése és beadása); Könyvtárszolgáltatások, adatbázis és nyilvántartás szolgáltatások.
Ehelyütt elsősorban a Web alapú kommunikációval, és ügyintézési formákkal kívánunk foglalkozni. Ahhoz, hogy az e-ügyintézés maradéktalanul megvalósulhasson a közigazgatásban, a keretrendszer kialakitása, az infrastruktúra fejlesztése, a szélessávú hozzáférés biztositása (stb.) mellett az e-ügyintézés jogszabályi hátterének kialakítása elengedhetetlenné vált. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény /KET./ Talán nem túlzás, ha azt állítjuk, hogy egy új, a közigazgatási eljárásról szóló jogszabály megalkotása életbevágó fontosságú volt az e-ügyintézés szempontjából. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban KET.) 2005. november 1. napjával lépett hatályba. A KET.– a közigazgatási hatósági eljárás általános reformja mellett, annak részeként – a hagyományos papír alapú ügyintézésről az elektronikus ügyintézésre való áttérést teszi lehetővé úgy, hogy közben igazodni próbál a hazánkban kialakult körülményekhez. A legnagyobb változást az elektronikus ügyiratok megjelenése, és az azok hitelességét, beazonosíthatóságát lehetővé tevő elektronikus hitelesítés, az elektronikus aláírás tényleges használata jelenti. A KET. alapelvként kezeli azt, hogy az ügyfélnek alanyi joga az elektronikus kapcsolattartás lehetősége. Az ügyintézés elektronikussá tételének célja többek között, hogy lehetővé tegye a távolról történő ügyintézést a lehető legszélesebb körben, elősegítse az ügyfél és a hatóság idejének lehető legtakarékosabb felhasználását. Fontos megjegyezni továbbá, hogy a személyes, írásbeli és az elektronikus ügyintézés egyenrangúvá vált, hacsak jogszabály erről másként nem rendelkezik (pl. adott ügytípusnál kizárja az elektronikus ügyintézés lehetőségét).
6
Az iratkezelés új szabályai 2006. január 1-jével lépett hatályba a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, amely arra az alapelvre épít, hogy egyenrangúvá válik a hagyományos és az elektronikus iratok kezelése, amely nélkülözhetetlen a közigazgatási ügyek gyorsabb elintézéséhez. A rendelet egyebek mellett – az iratkezelés folyamatát áttekintve - meghatározza mindazokat a követelményeket, amelyek biztosítják a papíralapú és az elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát a közfeladatok iratkezelése során. Az elektronikus ügyintézés feltételrendszere Az elektronikus ügyintézés feltételrendszere az alábbi pilléreken nyugszik:
az ügyfél rendelkezzen fokozott biztonságú elektronikus aláírással, így kérelmét közvetlenül is benyújthatja;
a központi elektronikus szolgáltató rendszerben a számára nyitott ügyfélkapun keresztül intézheti ügyeit, kommunikálhat a hatóságokkal (elektronikus aláírás nélkül jelszóval azonosítva kevesebb ügytípusban, elektronikus aláírással szélesebb körben);
a központi rendszer biztosítsa, hogy a hatóság tudja, kivel is áll kapcsolatban, de az ügyfélnek ne kelljen szükségtelen eljárási (azonosítási) lépéseket tennie.
Az elektronikus ügyintézés alapvető szabályai Az elektronikus ügyintézés során a hatóság csak azzal az állampolgárral tarthat kapcsolatot elektronikusan, aki erre a célra megadta az ügyintézésre alkalmas elektronikus levélcímét, melynek fenntartásáért az ügyfél felelős. Az elektronikus ügyintézés azonban csak a hivatalok számára kötelező, ami annyit tesz, hogy nem tagadhatják meg az Interneten kezdeményezett ügyek elintézését. Az ügyfél azonosítását csak egyszer kell elvégezni, így utóbb ez minden hatóság előtt elegendő. Ide kapcsolódik az a nagyon fontos – és elsősorban az ügyfél kényelmét szolgáló – újdonság is, miszerint egy adatot csak egyszer lehet elkérni az ügyféltől, vagyis az államigazgatás bármely szegletében egyszer már meglévő adatot nem az ügyfélnek kell beszerezni, és eljuttatni egyik hivatalból a másikba. A hatóság köteles 5 napon belül tájékoztatni az ügyfelet az ügy iktatási számáról, az ügyintéző személyéről, a határidőkről, illetve 8 napon belül az esetleges hiánypótlási kötelezettségről. Az ügyfél az eljárás során bármikor megváltoztathatja a kommunikáció formáját (írásbeliről elektronikusra és fordítva). A közigazgatási szervek elektronikus tájékoztató szolgáltatási tevékenységük körében tájékoztatást nyújthatnak: a szervezetről, elérhetőségekről, ügymenetről, ügyintézők neveiről és bármilyen más általuk fontosnak ítélt információról. Továbbá tájékoztatást nyújtanak a vonatkozó jogszabályokról,
7
ügyintézési határidőkről, az elektronikus ügyintézés lehetőségéről, módozatairól, a beadvány kitöltésének módjáról, az eljárási illeték vagy más díj megfizetésének módjáról. Az elektronikus ügyintézésben résztvevő szervezetnek biztosítania kell, hogy az ügyekkel kapcsolatos információk naprakészek, hitelesek és az Interneten keresztül is elérhetők legyenek. Az adott államigazgatási szerveknél lehetőség nyílik arra, hogy a személyes megjelenéshez kötött ügyintézések esetén az ügyfelek előre tudjanak időpontot egyeztetni.
12 + 8 A „12 + 8” néven vált ismertté az a lista, mely azon szolgáltatások megnevezését tartalmazza, melyeknél elektronikus ügyintézési szolgáltatásokra számíthat az állampolgár és egy vállalkozás. Állampolgároknak: álláskeresés, könyvtárak, költözés, szociális juttatások, autóregisztráció, okmányok, rendőrségi bejelentések, anyakönyv, építési engedély, egészségügyi szolgáltatások, jövedelemadó, (felső)oktatási jelentkezések. Vállalkozásoknak: cégbejegyzés, áfa, TB, nyereségadó, vámolás, közbeszerzés, statisztikai adatszolgáltatás, környezetvédelmi engedélyek. A Kormányzati Portál A Kormányzati Portál az elektronikus ügyintézés egyik lehetséges, és egyben „legforgalmasabb” kapuja, ezen az egykapus rendszeren keresztül valósul meg az ügyfél részére az e-ügyintézés lehetősége. Az Ügyfélkapu Az elektronikus közigazgatási ügyintézés alapjait a KET. elviekben biztosítja, a következő kérdés azonban az, hogy mindez hogyan valósulhat meg a gyakorlatban. Az Ügyfélkapu a magyar kormányzat elektronikus ügyfélbeléptető és azonosító rendszere. Biztosítja, hogy felhasználói a személyazonosság igazolása mellett egyszeri belépéssel biztonságosan kapcsolatba léphessenek elektronikus közigazgatási ügyintézést és szolgáltatást nyújtó szervekkel. Az Ügyfélkapu a www.magyarorszag.hu Kormányzati Portálon található. Az Ügyfélkapu használatához az ügyfélnek létre kell hozni saját ügyfélkapuját, mely a következő lépésekből áll: regisztrációt kell indítania, igazolnia kell személyazonosságát (hitelesítés), alá kell írnia az Adatszolgáltatási nyilatkozatot, majd személyes ügyfélkapuját aktiválni kell egyszer használatos kódjával (első belépés). Az Ügyfélkapu célja
8
A közigazgatási ügyintézésben célszerű és hasznos az egységes, könnyen áttekinthető ügymenet. Ezt az egységességet az Interneten az Ügyfélkapu valósítja meg, egyfajta egyablakos ügyintézésként. Amennyiben az ügyfél létrehozta személyes ügyfélkapuját, azzal olyan elektronikus szolgáltatásokat használhat a Kormányzati Portálon keresztül, amelyeket a különböző közigazgatási szervek nyújtanak. Az ügyfélkapu létrehozása tehát még nem jelenti a portálon elérhető szolgáltatás igénybevételét is, az csupán a "kapu" ezekhez. A közigazgatás internetes szolgáltatói - például az APEH vagy a BM Központi Hivatal- szolgáltatásaikkal az Ügyfélkapu mögött várják - az Ügyfélkapun keresztül belépő - internetes ügyfeleiket. Ügyfélkapuja létrehozásakor az ügyfélnek (egy okmányirodában) egyszer át kell esnie egy azonosítási eljáráson, kivéve ha meghatározott minősítésű elektronikus aláírással rendelkezik. Az Ügyfélkapu létrehozása Ügyfélkapu létrehozását bármely természetes személy kezdeményezheti. A személyes ügyfélkapu létrehozásához azonban azonosítani kell magát. A felhasználó személyazonosságát igazolhatja: 1. személyazonosító igazolvánnyal, 2. útlevéllel, 3. 2001. január 1. után kiállított vezetői engedéllyel. A személyi adat- és lakcímnyilvántartás hatálya alá nem tartozó külföldiek esetén az azonosítás az útlevél, valamint - ha azzal rendelkezik - a magyarországi tartózkodásra jogosító engedély alapján történik. A személyi adat- és lakcímnyilvántartás hatálya alá nem tartozó EU-tagállamok állampolgárainak azonosítása útlevél vagy más személyazonosításra alkalmas okmány alapján történik. A regisztráció Az elektronikus közigazgatási ügyintézéshez Ügyfélkapu létesítésekor szükséges az Ön azonosítása. A regisztráció során a következő adatokat kell megadni: családi és utónév, születési családi és utónév, születési hely, születési idő, anyja születési családi és utóneve, állampolgársága, neme, felhasználói név, elektronikus levélcíme. Amennyiben a megadott adatokban változás következne be, azt az eredeti regisztrációs szerv (okmányiroda) előtt be kell jelenteni. A személyi adatok megváltozását csak személyesen, az elektronikus levélcím változtatására vonatkozó igényt elektronikus formában, az Ügyfélkapun keresztül is be lehet jelenteni. Egy (1) személyes ügyfélkapu létrehozása ingyenes. A felhasználó azonban több ügyfélkapu létesítését is kezdeményezheti. A második és minden további ügyfélkapu létesítéséért kapunként az általános tételű eljárási illetékkel megegyező összegű regisztrációs díjat kell fizetni (jelenleg ez 2200 Ft). A regisztrációs adatok (jelszó, felhasználói név, érvényesség) meghosszabbítása nem minősül második ügyfélkapu létesítésének.
9
Az ügyfélkapu érvényessége Egy már létrehozott személyes ügyfélkapu érvényességi ideje az ügyfél által aktiváláskor adott egyedi jelszó érvényességi idejével azonos. Ez alapesetben a rögzítéstől számított 5 év. Természetesen a regisztráció során az ügyfél ennél kevesebb időt is megadhat, de ezt a Regisztrációs adatlapon jeleznie kell. Az ügyfélkapu regisztrációjának érvényességi ideje a Regisztrációs Adatlap megfelelő pontjának kitöltésével meghosszabbítható. Ezt vagy személyesen bármelyik okmányirodában teheti meg, vagy az Ügyfélkapu oldalán bejelentkezés után - ki kell töltenie a Regisztrációs adatlap meghosszabbításra vonatkozó részét! Amennyiben a jelszó érvényességi idejének lejárta előtt az ügyfél nem rendelkezik ügyfélkapuja érvényességi idejének meghosszabbításáról (a regisztrációs adatlap érvényességi idejének meghosszabbításával), úgy adatait törlik, és az ügyfélkaput megszüntetik.
10
Kiemelt projektek Az XR projekt – Internetes Közigazgatási Szolgáltató Rendszer Az XR, vagyis a Virtuális Okmányiroda az Interneten keresztül történő ügyintézés első megvalósítója volt. Az XR-ben ügyleírásokat, fogalom magyarázatokat, jogszabályi hivatkozásokat találhat a felhasználó, valamint a rendszer az elektronikus ügyindítás lehetőségét is támogatja. Az elektronikus ügyindítási rendszer az alábbiakban felsorolt lépéseken keresztül valósul meg:
Regisztráció – bejelentkezés az XR-be Okmányirodai illetékesség meghatározása Elektronikus adatlap kitöltése - ellenőrzés Időpontfoglalás okmányirodában Visszaigazolás az ügyfél felé Ügy befogadása a szakrendszerben Személyes okmányátvétel
Az elektronikus cégeljárás megvalósítása Az 1997. évi CXLV. törvény az ún. cégtörvény módosításai 2005. szeptember 1-jén léptek hatályba. Ettől a naptól kezdve a cégbíróságokhoz elektronikus úton benyújtható a részvénytársaságok cégbejegyzési és változásbejegyzési kérelmei, és a korlátolt felelősségű társaságok székhelyének, telephelyének, vagy fióktelepének és a tevékenységi köröket érintő változások átvezetése iránt benyújtott változásbejegyzési kérelmek. 2006. szeptemberétől pedig a kft-k vonatkozásában is lehetővé válik az összes kérelemnek elektronikus úton történő benyújtása. A cégbejegyzési eljárás során benyújtott iratokat minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel kell ellátni (az időbélyegző alapján a minősített elektronikus aláírás használatára való jogosultság megállapítható kell, hogy legyen). Az ELAB projekt - az elektronikus adóbevallás Az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) rendelkezései alapján 2005. január 1. napjától a 10.000 legnagyobb adózó elektronikus úton, minősített elektronikus aláírás segítségével köteles beadni az adóbevallását. Az aláíráshoz egy chipkártya szükséges, melyet az adózók ingyen kapnak meg. 2005. áprilisától minden adózónak lehetősége van személyi jövedelemadójának elektronikus bevallására (Kormányzati Portál / Ügyfélkapu).
11
Az elektronikus aláírás A KET. igencsak felértékelte az elektronikus aláírást, mely ugyan jogszabályi szinten (az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény) már létezik, azonban szélesebb körű használata csak napjainkban kezd megvalósulni. Különösen problémát okoz ez a Virtuális Okmányiroda használatában, ugyanis ott szinte alapkövetelménynek számít az elektronikus aláírási szolgáltatások használata és elterjedése. Az elektronikus aláírás működési elve Korábban többféle kifinomult módszert használtak arra, hogy a közölni kívánt információt titkosítani tudják. Ezen módszerek fő hátránya az volt, hogy a kódolt (titkos) üzenet dekódolásához (megfejtéséhez) alkalmas kulcsot a címzetthez el kellett juttatni, illetve ahány féllel kommunikáltunk annyiféle kulcsot kellett tartani. Nyilvánvaló, hogy a mai életviszonyok között, - amikor az elektronikus kommunikáció lassan kiszorítja a papíralapú kommunikációt - ez a fajta titkosítási technika nem megfelelő. Manapság, ha valaki elektronikus kommunikációját biztonságosnak szeretné tudni nyilvános kulcsú kódolást használ, ugyanis elengedhetetlenül szükséges az, hogy az elektronikusan aláírt üzenet olvasója ellenőrizni tudja az üzenetet küldő személyazonosságát, és az üzenet sértetlenségét. Az elektronikus aláírás működésének megértéséhez először is a nyilvános kulcsú kódolás mechanizmusának megismerése szükséges. A nyilvános kulcsú kódoláshoz szükségünk van egy számítógépre, egy kulcspárra, és az ahhoz tartozó tanúsítványra. A tanúsítványt az elektronikus aláírás ellenőrzésekor használjuk. A kulcspár egy magánkulcsból és egy nyilvános kulcsból áll. A titkosításra alkalmas nyilvános kulcs mindenki számára hozzáférhető, azt bárkinek odaadhatjuk, mert titkosított üzenetet csak így tud nekünk küldeni. Megtehetjük ezt azért, mert az üzenetet megfejteni úgyis csak a magánkulcsunkkal tudjuk, mely kizárólag nekünk az e-aláírás létrehozójának (címzett) van a birtokában. (általában intelligens kártyán tárolják) Az elektronikus aláírás létrehozásához a küldő a saját privát kulcsát használja, hitelességét pedig a címzett ellenőrzi le a küldő nyilvános kulcsával. Nézzünk erre egy egyszerű példát: Tegyük fel, hogy az önkormányzat, mint építési hatóság e-mailben értesíti az állampolgárt az építési engedély kiadásáról. Az ügyfél először is ellenőrizni szeretné a levél valódiságát, igy az önkormányzat megfelelő nyilvános kulcsú kódját letölti az önkormányzat honalapjáról, amellyel megfejti a levél elektronikus aláírását, tulajdonképpen ellenőrzi azt. Ha a megfejtett üzenet megegyezik a kapott üzenettel, akkor az üzenet hiteles, és az ügyfél már „szaladhat” is a kivitelezőhöz.
12
Az időbélyegző A papíralapú ügyintézés esetén egy irat létezését ügyvédi, közjegyzői közreműködéssel, azok továbbítását postai dátumbélyegzővel lehet hitelesen igazolni. Az elektronizált ügyiratkezelés, az e-közigazgatás időszakában ezeket a célokat az időbélyegzés valósítja meg. Az időbélyegzés célja annak igazolása, hogy az adott elektronikus dokumentum az időbélyegzés időpontjában már létezett. Az elektronikus aláírás néhány felhasználási területe A 2004. májusában lépett hatályba az a jogszabály (20/2004. (IV.21.) PM. rendelet), amely lehetővé tette az elektronikus számlázást. Az elektronikus számlázás nemcsak gyorsabb ügymenetet biztosit, de lehetővé teszi azt, hogy a papír alapú dokumentumokat ne kelljen előállítani, postázni, raktározni, igy ezzel jelentős költségcsökkenés érhető el. 2005. január 1. napjától a magán-nyugdíjpénztárakba bevallók, az Interneten keresztül, elektronikus formában, minősített elektronikus aláírással és időbélyegző alkalmazásával küldhetik be a tagdíjbevallást. Szintén 2005. januárjától adott a lehetőség a cégbejegyzési eljárásban az ügyvédeknek arra, hogy minősített elektronikus aláírás alkalmazásával jegyezzenek ellen okiratokat.
13
Néhány szó az elektronikus információszabadságról Az elektronikus közigazgatáshoz szorosan kapcsolódik az elektronikus információszabadság intézménye is. Az elektronikus információszabadság révén ugyanis a közfeladatot ellátó szervezetek a működésükkel kapcsolatos fontosabb, közérdekű adatnak minősülő információkat jól strukturált módon közzéteszik honlapjaikon. Ez egyrészt a közszféra működésének átláthatóságát segíti elő, másrészt a honlapokon közzétett információk adott esetben segítséget nyújthatnak ügyeik intézésében az állampolgárok részére. Az erre vonatkozó szabályokat Magyarországon az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvény tartalmazza. A törvény – az adatvédelmi törvény legutóbbi módosításával összhangban – a közszféra által kezelt közérdekű adatok döntő többségének kötelező elektronikus közzétételének előírásával gyakorlatilag tartalommal tölti meg az adatvédelmi törvény információszabadságra vonatkozó rendelkezéseit, a következő felosztás szerint: -
a törvény mellékletében szereplő általános közzétételi listában feltüntetett adatokat a közszféra egészére – így önkormányzatokra – nézve is kötelezően közzé kell tenni az Interneten, ezek az adatok az adott szervezet felépítésével, működésével, gazdálkodásával kapcsolatban tartalmaznak majd részletes információkat A közszféra tehát többet mutat majd magából az állampolgárok számára, működése átláthatóbb, megismerhetőbb lesz.
-
Jogszabálytervezetek nyilvánossága: a jogszabályelőkészítés során már a szabályozási koncepció kialakításától kezdve az Interneten elérhetőek lesznek a jogszabálytervezetek kapcsolatos legfontosabb dokumentumok, így maga a jogszabálytervezetek szövege, és szakmai indokolásuk. A jogszabálytervezetek véleményezésére is lesz lehetőség bárki számára.
-
Jogszabálynyilvánosság: a jogszabályok hiteles szövege az Interneten keresztül bárki számára elérhetővé válik, a Magyar Közlöny ingyenes elektronikus közzétételre kerül a megjelenés napján, a Hatályos Jogszabályok Elektronikus Gyűjteménye adott naptári napon hatályos valamennyi jogszabály hatályos szövegét az esetleges módosításokkal egységes szerkezetben tartalmazza majd.
-
Ítéletek nyilvánossága: meg kell valósítani a Legfelsőbb és táblabíróságok anonimizált ítéleteinek nyilvánosságát, így a jogalkalmazás elő gyakorlata is széles körben hozzáférhető lesz.
Fontos kiemelni, hogy az Interneten közzétett előbbi adatokhoz bárki, bármikor, ingyenesen, azonosítás nélkül hozzáférhet, a közzétett adatokat főszabály szerint egy évig nem lehet eltávolítani a honlapról, ez a közszféra átláthatóságát, működésének folyamatos megismerhetőségét nagyban elősegítheti. A törvény hatálya – többek között – a helyi önkormányzatokra, illetve ezek szerveire terjed ki. A törvényjavaslat tervezete szerint a közfeladatot ellátó szervek internetes honlap-fenntartási kötelezettségüknek választásuk szerint saját, vagy társulásaik által közösen működtetett, illetve a felügyeletüket, irányításukat ellátó szervek által fenntartott, valamint az erre a célra létrehozott
14
központi honlapon való közzététellel is eleget tehetnek. A törvény tételesen meghatározza, hogy a közfeladatot ellátó szervek milyen általános és különös közzétételi listákat kötelesek közzétenni. A törvény hatálybalépése szakaszos, a megyei önkormányzatok és az 50 000-nél nagyobb lakónépességű városok vonatkozásában 2007. január 1-jétől, az egyéb helyi önkormányzatok, továbbá az egyéb közfeladatot ellátó szervek vonatkozásában legkésőbb 2008. július 1-jétől kell rendelkezéseit alkalmazni.
15
Önkormányzatok a hálón Mára már világossá vált, hogy az államigazgatás egyik területe sem működhet informatika nélkül, így az önkormányzati szféra sem. Ahhoz, hogy az elektronikus kormányzás létrejöhessen Magyarországon az önkormányzatoknak is teljesíteniük, kell a rájuk háruló feladatokat. Ahogy az általános országkép alakítása a mindenkori kormányzat feladata, ezzel párhuzamosan az önkormányzatok szerepe a lokális kommunikációban kiemelkedően fontossá vált. A célszerűség, illetve az önkormányzatok szűkös anyagi eszközeivel való gondos bánásmód kizárják a hagyományos kommunikációs csatornák alkalmazását. Az Internet sokszor a legcélszerűbb eszköz arra, hogy egy település bemutatkozzon a világnak illetve, hogy az önkormányzat vezetése naprakész információáramlást biztosítson, mind a településen élők, mind a tágabb környezete felé. Napjainkban az Internet már nem csak egy informatikai fogalom és eszköz, hanem az információközvetítés leggyorsabb és egyik legolcsóbb csatornája. Az önkormányzatok Internetes megjelenése, ezen belül az információszolgáltatási kényszer az önkormányzatoknál is egyre fokozottabban jelentkezik. Ezzel egy időben soha nem látott lehetőségeket teremt az önkormányzat és az állampolgárok közötti kapcsolatban, valamint a közigazgatásban felgyülemlett óriási információtömeg hasznosítása terén, ld. például az önkormányzatoknál keletkező értékes adatbázisok. Szintén jelentős előny lehet a polgármesteri hivatal terheltségének csökkentése: egy jól megtervezett és karbantartott önkormányzati honlap segítségével csökkenthető az ügyintézők információszolgáltatási leterhelése azáltal, hogy a hivatalba már egy felkészült és tájékozott ügyfél érkezik. Az elektronikus ügyintézés, – amelyre a közeljövőben már lehetőség nyílik – , jelentős mértékben tehermentesítheti majd az állampolgárt az ügyintézéssel és adminisztrációval összefüggő terhek alól, csökkentve egyúttal a hivatal adminisztrációs kötelezettségeit is.
Önkormányzati honlap (egy új eszköz a kommunikációban) Mire alkalmas egy önkormányzati honlap? Az Internet mint a tájékoztatás egyik rendkívül gyors és hatékony eszköze, a közszféra által támasztott tájékoztatási igényt minden más kommunikációs eszköznél gyorsabban és költséghatékonyabban elégíti ki. A legfontosabb az információszabadság, a közérdekű információk nyilvánosságához fűződő, közvetlenül gyakorolható állampolgári jog, ami azt jelenti, hogy mindenkinek alapvető joga közvetlenül megismerni a végrehajtó hatalom birtokában lévő információkat. Ez az igény az elmúlt években Magyarországon is megjelent, és az önkormányzati munkában különösen előtérbe került a lakosság véleményének nagyobb mértékű figyelembe vétele. Mind inkább fontosabbá válik az elektronikus szolgáltatások iránti állampolgári igény, (e-ügyintézés, elektronikus szavazás, elektronikus adóbevallás, stb.), melyek az állampolgár számára nagyobb kényelmet és időmegtakarítást tesznek lehetővé, a hivatal számára pedig hatékonyabb munkát és gyorsabb ügyintézést biztosítanak az információs
16
technológiák segítségével. A hivatal és az ügyfelek kapcsolattartása, az elektronikus ügyintézés, az önkormányzat működésének átláthatóbbá tétele, valamint a polgármesteri hivatal munkájának hatékonyabb megszervezésében elengedhetetlen szerepe van az önkormányzatok online megjelenésének, a honlapoknak. Az önkormányzati honlap egy olyan eszköz, amelyet feltétlenül be kell építeni a szervezet működésébe, és fel kell ismerni, hogy mind használói, mind „tulajdonosai” számára végtelen lehetőségeket képes nyújtani. Melyek ezek a lehetőségek? Mire jó egy önkormányzati honlap? Az informatika alkalmazása egyrészt a már említett önkormányzat-állampolgár, ill. a közigazgatási szervek-önkormányzat közötti hatékonyabb kommunikációt segíti elő, másrészt az önkormányzati közigazgatás elvárja a kapcsolódást a központilag kialakított rendszerekhez. Arról már nem is beszélve, hogy az informatika mennyire fontos az elkövetkezendő időszakban, hiszen az EU-hoz való csatlakozás után azok az önkormányzatok, akik az informatikában rejlő lehetőségeket (időben) felismerik, előnyre tehetnek szert (pl. pályázathoz uniós partnerkeresés, a turizmus fellendítése vagy a település vonzerejének bemutatása az uniós látogatónak). Az önkormányzati honlap lehet a település egyik marketingeszköze is, mely befektetés-ösztönzés és idegenforgalmi szempontból is jelentős lehet. De itt megemlíthetjük a honlap közösségépítő, vagy gazdaságélénkítő szerepét is. Lakossági elvárások Az önkormányzati honlappal kapcsolatban a legáltalánosabb elvárás az ügyintézéssel kapcsolatos naprakész információk megjelenítése, illetve a hivatal elérhetőségeinek feltüntetése, hiszen az ügyfél rengeteg időt tölt el azzal, hogy különböző forrásokból (telefonkönyv, tudakozó, egyéb kiadványok) próbálja megtudni, hogy ügye elintézéséhez hova kell fordulni, milyen előkészületeket kell tennie, milyen okmányokat kell magával vinnie. Ez az idő- és költségigényes tevékenység teljesen egészében mellőzhető illetve megkönnyíthető és nem utolsó sorban a hivatali dolgozók tehermentesítésére is alkalmas, hiszen felkészültebb, kevesebb tájékoztatást igénylő és elégedettebb lesz az ügyfél, amennyiben ezek az információk megtalálhatók önkormányzati honlapon. Az ügyleírások mellett az egyik legalapvetőbb elvárás, hogy a hivatalok az elérhetőségeiket megjelenítsék a honlapon. Mindemellett nem lehet elégszer hangsúlyozni, hogy mennyire fontos az információk naprakészsége. Hiszen gondoljuk csak meg: ki fog legközelebb bármit is keresni a honlapon, ahol már egyszer nem, vagy helytelen információt talált? Ezért is fontos a hivatal mindennapi életébe beépíteni a honlapot, hiszen akkor annak frissítése és az esetleges hibák felfedezése is rutinszerűvé válik. A honlap frissítését/aktualizálását akár az egyes csoportok/irodák hatáskörébe is rendelhetjük. Ezáltal az adott egységről megjelenő információk naprakészségét is biztosíthatjuk. Természetesen ez nem jelenti a honlapon megjelenő tartalmak fölötti kontroll lehetőségének elmaradását.
17
Az elektronikus ügyintézésben rejlő lehetőségek ügyfélforgalom csökkenésével és egyszerűsödésével keletkeztetünk a hivatal és ügyfelei részére.
beláthatatlanok, az kölcsönös előnyöket
Az önkormányzat működésének átláthatóvá tétele Az elmúlt évtized változásainak köszönhetően különösen az önkormányzati szférában erősödött fel az igény, hogy a lakosság nem mint alárendelt, hanem mint közel egyenrangú fél vegyen részt a helyi közéletben. Minderre rendkívül alkalmas az Internet által biztosítható nyilvánosság. A lakosság számára így nagyobb rálátási lehetőség nyílik az önkormányzat munkájára, reálisabb képet kaphatnak a képviselőtestület működéséről, véleményt nyilváníthatnak, javaslatokat tehetnek, egyszóval egyre több lehetőség nyílik a valódi önkormányzatiság megvalósítására. Kiemelhető ezek közül is az online lakossági fórumszolgáltatás, amely tulajdonképpen egy az Interneten lefolytatott lakossági fórumnak tekinthető, azzal a különbséggel, hogy mind a kérdések, mind a válaszok visszakereshetőek, később is mindenki számára hozzáférhetőek. Jó példák erre a Budapest Főváros II. kerületi önkormányzatának, illetve Székesfehérvár honlapján figyelemmel kísérhető fórumok. Az II. kerületi önkormányzat honlapján 2002. januárjában indított szolgáltatás a kezdetek óta már több száz lakost szólított hónaprólhónapra a monitorok elé. Ezáltal növelve és hatékonyabbá téve az önkormányzat-helyi lakosság közötti kommunikációt, valamint növelve az Internet-használók számát a kerületben. Az önkormányzat működésének átláthatóságához hozzá tartozik az ún. Üvegzseb törvény rendelkezéseinek a betartása is. Az Üvegzseb törvény 19 korábbi törvény egyidejű módosításait átfogó jogszabály. A módosítások többsége korábban is fennálló kötelezettségeket tesz hangsúlyosabbá, és csak néhány új rendelkezést tartalmaz. Az előírások betartásáért minden költségvetési szerv önállóan felelős. Helyi, közérdekű információk megjelenítése Fontos egy adott településen élők számára, hogy a mindennapi életben szükséges közérdekű információk megtalálhatók legyenek, közzétételük megtörténjen. A fontos információk többsége általában az önkormányzatnál rendelkezésre áll, megszerzésük és naprakészen tartásuk nem igényel különösebb utánajárást, ugyanakkor mindenki számára nagy segítséget jelenthet, ha megtalálható és olvasható a világhálón, az önkormányzat honlapján.
18
Jó példák, élenjáró önkormányzatok az e-közigazgatásban GYŐR – a mobilváros Győrben az elmúlt pár évben valóságos digitális forradalom zajlott le. 2005. januárjában zárult le az a pilot projekt, melynek eredményeképpen Győrben 20 hotspot létesült, így a város területét majdnem teljesen lefedő vezeték nélküli hálózat jött létre. A GSM és a WiFi technológia alkalmazásával, a kialakított hálózat segítségével az önkormányzati dolgozók a város szinte bármely pontjáról elérhetik a szükséges adatbázisokat, a városi tömegközlekedés optimalizálható, és a rendőrség bűnmegelőző munkája is egyszerűbbé válhat. Továbbá ne felejtkezzünk meg arról sem, hogy a város polgárai könnyen, gyorsan és ingyen jutnak Internethez. Győr ékes példája annak, hogy a fejlett technológia alkalmazásával lehetővé tett hozzáférés hogyan takarít meg pénzt, időt mind a lakosságnak, mind a közintézmények számára. A hajdúszoboszlói IKeR A hajdúszoboszlói kistérség önkormányzatainak Nyugat-Hajdúsági Társulása Európai Uniós támogatást nyert Integrált Kistérségi e-Közigazgatási Rendszer (IKeR) kiépítésére. A projekt célja, hogy több települést behálózó integrált, korszerű, elektronikus, kistérségi közigazgatási rendszert hozzon létre, és megvalósuljon egy kistérségi együttműködést, fejlesztést elősegítő térinformatikai erőforrás-térkép rendszer. Az ennek keretében megvalósuló portál az „eEurope 2005”-ben megfogalmazott ajánlás szerinti 3-4. szintnek felel meg, mivel ügymenetkezelő (workflow), a feladat-költség alapú gazdálkodást támogató rendszer. Az IKeR segítségével a közigazgatási eljárások, folyamatok elektronikus kezelése valósítható meg azzal, hogy azok elérhetővé válnak hivatal, és az ügyfelek számára egyaránt. Az IKeR projekt sikerességének zálogai: az önkormányzatok megbízható infokommunikációs csatornán keresztül kapcsolódnak a rendszerhez, a dolgozók és az ügyfelek célirányos képzése valósul meg, a rendszer felhasználóbarát, olcsó, nem igényel jelentős munka-, anyagi ráfordítást. Angyalföld – lépésről lépésre 1998. A XIII. kerületi önkormányzat létrehozta első honlapját, melyen elérhetőek az ügyintézéshez szükséges információk, ezzel megvalósítja a közszolgáltatásokra vonatkozó Uniós ajánlásban meghatározott négy szint közül az elsőt. 2002. A korábbi statikus portál helyett, dinamikus portálja van az önkormányzatnak, ahonnan az ügyintézéshez szükséges nyomtatványok letölhetőek. Ezzel a lépéssel megvalósul a második szint. 2002-2004. A modern elektronikus közigazgatás alapjainak megteremtése, a háttérrendszerek (pl. belső ügymenet, adatátviteli rendszer) hangsúlyos fejlesztése. Az okmányirodába pedig telefonon vagy az Interneten keresztül is be lehet jelentkezni.
19
2005-2007. Az új informatikai stratégia szerint ebben az időszakban az ajánlás harmadik és negyedik szintje is meg kell valósuljon. 2005. november elsejétől bizonyos ügyeknél létrejött a kétirányú interaktivitás: az űrlap az Internetről letölthető, a kitöltést követően, elektronikus aláírással ellátva pedig az önkormányzathoz meg lehet küldeni. A hivatal pedig szintén elektronikusan értesíti az ügyfelet a határozatról. A negyedik szint megvalósulásához az elektronikus úton történő fizetés lehetőségének jogszabályi lehetősége 2005. szeptembere óta adott. Érdekes az a tény, hogy Angyalföldön az informatikai fejlesztések kizárólag saját erőből, központi vagy EU-s támogatások nélkül valósultak meg. A sikerük titka: a hosszú távú koncepció és a rugalmasan bővíthető informatikai infrastruktúra, mely lehetővé teszi a zökkenőmentes, és kompatibilitáson alapuló fejlesztéseket.
20
