‘automatische analyse van pandlijsten met d-basics RAM en d-basics CREDITLINE’
Inhoudsopgave 1 2 3 4 5 6
Inleiding .......................................................................................... 3 Hoe werkt het? ................................................................................. 4 2.1 d-basics Creditline....................................................................... 5 2.2 d-basics RAM .............................................................................. 6 De analyses van d-basics RAM(*) ......................................................... 8 Voordelen ........................................................................................ 9 4.1 Voordelen voor de kredietnemer ................................................... 9 4.2 Voordelen voor de bank ............................................................. 10 Techniek........................................................................................ 12 5.1 Stand alone installatie d-basics RAM ............................................ 12 Veel gestelde vragen ....................................................................... 13
© d-basics b.v.
2
1 Inleiding Bij financiering met debiteuren als onderpand moet met regelmaat de waarde van de debiteurenportefeuille worden vastgesteld (pandlijstanalyse). Omdat deze analyse moeilijk is te automatiseren wordt bij veel banken de waarde van pandlijsten handmatig vastgesteld. Dit proces is niet alleen arbeidsintensief het is – door de grote hoeveelheid factoren waarmee rekening moet worden gehouden – ook foutgevoelig. En omdat fouten in dit geval doorgaans leiden tot een te hoge financiering loopt de bank een hoger risico op insolventieschade (terwijl de pandlijstanalyse juist wordt gemaakt om dit risico terug te dringen). De hiervoor gesignaleerde problemen kunnen worden verholpen door de pandlijstanalyse te automatiseren. De programma’s d-basics Creditline en dbasics RAM bieden hiervoor een integrale oplossing die zich bij andere banken inmiddels ruimschoots heeft bewezen.
© d-basics b.v.
3
2 Hoe werkt het? Het door d-basics ontwikkelde systeem voor de analyse van pandlijsten bestaat uit twee programma’s: d-basics Creditline en d-basics RAM
D-basics Creditline wordt geïnstalleerd bij de kredietnemer en zorgt voor het verzamelen en versturen van de benodigde informatie. D-basics RAM wordt geïnstalleerd bij de bank en wordt gebruikt voor het ontvangen, analyseren en verwerken van de door de kredietnemer verstuurde informatie.
© d-basics b.v.
4
2.1 d-basics Creditline Het automatisch analyseren van pandlijsten is slechts mogelijk als de informatie die moet worden geanalyseerd (de pandlijsten) digitaal en in een eenduidig bestandsformaat worden aangeleverd. In de praktijk blijkt dit niet te realiseren omdat ieder boekhoudpakket gegevens op een eigen manier exporteert. Om voor dit probleem een oplossing te bieden is d-basics Creditline ontwikkeld. Dit programma wordt geïnstalleerd bij de kredietnemer en biedt deze de mogelijkheid met een druk op de knop de benodigde informatie te verzamelen, op te slaan in het juiste bestandsformaat en te versturen naar de bank. 1. Verzamelen informatie De informatie die nodig is voor het maken van een pandlijstanalyse is opgeslagen in de database van het boekhoudpakket. D-basics Creditline kan een koppeling leggen met de database van meer dan 460 verschillende soorten boekhoudpakketten (vrijwel alle in Nederland gebruikte boekhoudpakketten) en via deze koppeling de benodigde informatie naar haar eigen database kopiëren. Op deze manier verzamelt d-basics Creditline de volgende informatie: - debiteuren NAW en openstaande posten - crediteuren NAW en openstaande posten - voorraadlijsten (door klant separaat aan te maken) 2. Opslaan informatie Nadat de informatie is gekopieerd wordt deze – ongeacht het type boekhoudpakket - automatisch opgeslagen in eenduidige digitale databestanden. 3. Versturen informatie De door d-basics Creditline aangemaakte digitale databestanden kunnen tenslotte met een druk op de knop – via een versleutelde e-mail - naar de bank worden verstuurd. De hierboven beschreven handelingen worden met d-basics Creditline volledig geautomatiseerd. Het versturen van pandlijsten neemt hierdoor nog slechts enkele minuten in beslag.
© d-basics b.v.
5
2.2 d-basics RAM De door de kredietnemer verstuurde databestanden worden door de bank verwerkt met d-basics RAM. Hiervoor biedt het programma in hoofdlijnen de volgende mogelijkheden: 1. Bewaken tijdige aanlevering pandlijsten Per kredietnemer kan worden aangegeven met welke frequentie pandlijsten moeten worden aangeleverd. Bij een te late aanlevering kan d-basics RAM de kredietnemer automatisch via e-mail een herinnering sturen. 2. Importeren databestanden De door de kredietnemer opgestuurde databestanden kunnen met een druk op de knop in d-basics RAM worden geïmporteerd en kunnen direct daarna worden geanalyseerd. 3. Vaststellen dekkingswaarde pandlijst De belangrijkste functie van d-basics RAM is het vaststellen van de dekkingswaarden van een pandlijst. Dit gebeurt volledig automatisch en kan zodanig worden ingesteld dat de analyse overeenkomt met de in de kredietovereenkomst vastgelegde waarderingsregels (zie ook hierna). Nadat de dekkingswaarde van de pandlijst is vastgesteld vindt de verdere verwerking op precies dezelfde wijze plaats als bij de handmatige analyse van de pandlijst (de rapportages van RAM zijn hier speciaal op afgestemd zodat de uitkomsten eenvoudig kunnen worden overgenomen in back office systemen van de bank). 4. Maken van risico analyses D-basics RAM biedt meer analyses dan enkel het vaststellen van de dekkingswaarde. Deze zijn gericht op het verschaffen van inzicht in het verloop van een debiteurenportefeuille en het signaleren van risico. 5. Afdrukken pandbrieven Onderdeel van de verpanding is dat de pandlijst bij de Belastingdienst (of een andere instantie) moet worden geregistreerd. Vaak is in een kredietovereenkomst opgenomen dat een medewerker van de bank de (vervolg)pandakte als gevolmachtigde namens de kredietnemer mag tekenen. De pandbrief die voor deze registratie wordt gebruikt kan via d-basics RAM – volledig ingevuld – worden afgedrukt.
© d-basics b.v.
6
6. Afdrukken relateringsbrieven De uitkomst van een dekkingswaarde analyse wordt vaak via een relateringsbrief naar de kredietnemer gestuurd. Deze brieven kunnen via d-basics RAM automatisch worden afgedrukt. 7. Afdrukken uitwinningsbrieven In het geval dat een debiteurenportefeuille moet worden uitgewonnen moeten de debiteuren via een uitwinningsbrief op de hoogte worden gesteld van het feit dat ze enkel vrijwarend kunnen betalen aan bank. Deze uitwinningsbrieven kunnen via d-basics RAM automatisch worden aangemaakt en afgedrukt (volledig ingevuld en in meerdere talen). 8. Genereren rapporten De met d-basics RAM gemaakte analyses kunnen als rapport worden geexporteerd zodat ze kunnen worden gedeeld met andere medewerkers van de bank. 9. Opslaan analyses Iedere analyse die in d-basics RAM wordt gemaakt wordt opgeslagen. Deze historische informatie kan niet alleen op later tijdstip worden geraadpleegd, het biedt ook een goed zicht op de ontwikkeling van de verschillende onderdelen van debiteurenportefeuille.
© d-basics b.v.
7
3 De analyses van d-basics RAM(*) Bij het vaststellen van de dekkingswaarde worden de door de bank gedefinieerde waarderingsregels automatisch toegepast. Zo wordt aan de hand van de volgende criteria de dekkingswaarde / nieuwe kredietfaciliteit vastgesteld: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Debiteuren met een negatief saldo Intercompany debiteuren Debiteuren met continuïteitsproblemen Debiteuren met incomplete NAW gegevens Land van herkomst Debiteuren met achterstallige betalingen Overige niet financierbare debiteuren Compensatie (verrekening debiteuren / crediteuren) Concentratie Credit facturen Kredietverzekering Ouderdom van facturen Voorraadfinanciering Aanvullende kredietverruimende faciliteiten (stamkrediet, seizoenskrediet, overige zekerheden) 15. Kredietbeperkende regelingen (kredietlimieten, veilingobligo, bankgarantie, vast voorschot) Analyse afgestemd op kredietnemer De manier waarop deze criteria worden toegepast kan per kredietnemer (administratie) worden ingesteld. Hierbij kan worden ingesteld of de controle moet worden toegepast en op wat voor manier dit moet gebeuren. Instellingen worden opgeslagen Voor iedere debiteur die door het systeem wordt geanalyseerd hoeft slechts eenmalig te worden aangegeven op wat voor manier deze in de analyse moet worden verwerkt. Bij vervolganalyses hoeft dus enkel voor nieuwe debiteuren te worden gecontroleerd of ze op de juiste manier worden gewaardeerd.
(*)
De analyse van d-basics RAM is in samenwerking met banken ontwikkeld. Het systeem is een aantal jaar operationeel en inmiddels worden met het systeem maandelijks meer dan 1000 pandlijsten geanalyseerd
© d-basics b.v.
8
4 Voordelen De digitale analyse van pandlijsten biedt zowel de kredietnemer als de bank voordelen.
4.1 Voordelen voor de kredietnemer De belangrijkste voordelen voor de kredietnemer zijn:
Eenvoudig Het versturen van pandlijsten met d-basics Creditline is een eenvoudige handeling die - bij afwezigheid van een medewerker – makkelijk door een collega kan worden overgenomen. Hierdoor kan de kredietnemer de afspraken met de bank beter nakomen.
Tijdwinst Het versturen van pandlijsten met d-basics Creditline gaat veel sneller dan het handmatig versturen.
Sneller antwoord van de bank Pandlijsten die digitaal worden aangeleverd kunnen veel sneller door de bank worden verwerkt. Bij gerelateerde kredieten kan de kredietnemer dus sneller beschikken over de nieuwe kredietruimte.
Frequenter aanleveren Omdat het versturen en verwerken van de pandlijsten minder tijd in beslag neemt kan – in overleg met de bank – worden overgeschakeld op een frequentere aanlevering van pandlijsten. Hiermee kan een nauwere aansluiting worden gerealiseerd tussen de facturatie door de klant en de daarmee samenhangende kredietruimte bij de bank (de bank wordt hiermee een soort factormaatschappij).
Uitbreidbaar met andere modules Het d-basics Creditline abonnement kan worden met uitgebreid met extra modules. Zo zijn er modules voor het automatiseren van het debiteurenbeheer, het genereren van management informatie of het uitwisselen van informatie met andere programma’s of financiële dienstverleners. Voor deze modules worden extra kosten in rekening gebracht.
© d-basics b.v.
9
4.2 Voordelen voor de bank De belangrijkste voordelen voor de bank zijn:
Automatische controle tijdige aanlevering / betere aanlevering D-basics RAM controleert of pandlijsten tijdig worden aangeleverd. Bij in gebreke blijven krijgt de kredietnemer automatisch een herinnering. Daarnaast is het versturen van een pandlijst met d-basics Creditline een zeer eenvoudige handeling. De – tijdige - aanlevering van pandlijsten zal hierdoor verbeteren.
Tijdwinst Door de automatisering van de analyse wordt de verwerkingstijd van een pandlijst sterk teruggedrongen.
Instellingen worden opgeslagen De instellingen die door een bankmedewerker bij de analyse van een pandlijst worden gedaan worden opgeslagen zodat ze automatisch op toekomstige pandlijsten kunnen worden toegepast. Bij nieuwe pandlijsten hoeft dus enkel voor de nieuwe debiteuren te worden ingesteld hoe ze in de analyse moeten worden verwerkt.
Geen fouten in de analyse Bij het analyseren van een pandlijst moet met een groot aantal criteria rekening worden gehouden. Hierdoor is de kans op fouten bij een handmatige analyse groot (vaak wordt met een groot aantal criteria maar gewoon geen rekening gehouden omdat dit te ingewikkeld is). Bij een automatische analyse worden criteria volgens geprogrammeerde regels toegepast, hierdoor neemt de kans op fouten sterk af.
Betere controle De door d-basics RAM gemaakte analyses worden opgeslagen hierdoor kan achteraf goed worden gecontroleerd of bij het verwerken van de pandlijst de regels in acht zijn genomen.
© d-basics b.v.
10
Afname kans op malversaties De databestanden die door de kredietnemer worden verstuurd worden automatisch aangemaakt. Hierdoor wordt het voor de kredietnemer moeilijker de gegevens - in zijn voordeel - aan te passen alvorens ze naar de bank worden verstuurd. Daarnaast heeft de medewerker van de bank beter zicht op de gegevens (overzichten en analyses) waardoor malversaties sneller aan het licht komen. De kredietnemer zal zich overigens realiseren dat de ‘pakkans’ door de automatisering toeneemt. Dit heeft een afschrikwekkend effect.
Afname insolventie risico De hierboven beschreven frequentere aanlevering van pandlijsten, betere analyse en afname van malversaties hebben allen een afname van het insolventierisico tot gevolg.
Desgewenst frequenter Door de geringe werkdruk die het versturen en verwerken van een pandlijst met zich meebrengt kan er voor worden gekozen een kredietnemer frequenter pandlijsten op te laten sturen. In de praktijk wordt dit vaak toegepast bij kredietnemers met een verhoogde aandacht.
© d-basics b.v.
11
5 Techniek Zowel d-basics Creditline als d-basics RAM kunnen op een regulier werkstation worden geïnstalleerd. Dit werkstation moet aan de volgende kwalificaties voldoen: Onderdeel / voorziening
Specificatie
Besturingssysteem
Windows XP of hoger
Processor(*)
Pentium IV
Geheugen(*)
1024MB
Vrije schijfruimte(*)
100MB (1Gb i.g.v. d-basics RAM)
Internet Explorer
Microsoft Internet Explorer 7.0 of hoger
Internet aansluiting
ADSL of kabel
Printer
Vereist in geval van d-basics RAM
Mailbox voor ontvangen databestanden
Vereist in geval van d-basics RAM
ODBC driver
In bepaalde gevallen vereist (bij Creditline)
Bij het analyseren van grote en ingewikkelde pandlijsten stelt d-basics RAM behoorlijk zware eisen aan de computer. Banken doen er daarom verstandig aan een up to date werkstation te gebruiken dat minimaal aan de hierboven beschreven specificaties voldoet (bij voorkeur hoger). (*)
5.1 Stand alone installatie d-basics RAM Het programma d-basics RAM kan op een stand alone computer worden geïnstalleerd. Deze computer hoeft dus geen onderdeel uit te maken van het computernetwerk van de bank.
© d-basics b.v.
12
6 Veel gestelde vragen Kredietnemer
Wat is d-basics CREDITLINE? D-basics Creditline is een programma waarmee een kredietnemer automatisch pandlijsten naar de bank kan sturen.
Hoe werkt d-basics CREDITLINE? D-basics CREDITLINE kopieert automatisch de benodigde gegevens uit de database van het boekhoudpakket van de kredietnemer. Deze gegevens kunnen vervolgens met een druk op de knop via internet naar de bank worden gestuurd.
Werkt d-basics CREDITLINE voor ieder boekhoudpakket? JA. D-basics CREDITLINE kan informatie importeren uit meer dan 460 verschillende boekhoudpakketten. Hiermee wordt een oplossing geboden voor vrijwel alle in Nederland toepaste boekhoudpakketten.
Is er een lijst van gekoppelde boekhoudpakketten? JA. Via de d-basics website kan een overzicht van gekoppelde pakketten worden opgeroepen.
Hoe verkrijgt de kredietnemer CREDITLINE? CREDITLINE en de documentatie kunnen via de d-basics website worden gedownload. Zodra een kredietnemer door de bank (relatiebeheerder) is aangemeld ontvangt deze een e-mail met een instructie inzake het downloaden en installeren van het programma. In deze e-mail wordt verder de licentiecode vermeld waarmee het programma kan worden geactiveerd.
Hoe verloopt de installatie? Het installeren van d-basics CREDITLINE is een relatief eenvoudige handeling die door de kredietnemer zelf kan worden verricht. De hiertoe te volgen procedure wordt gedetailleerd beschreven in de handleiding en helpteksten van het programma.
© d-basics b.v.
13
Kan de kredietnemer voor ondersteuning een beroep doen op d-basics b.v.? JA. Kredietnemers kunnen via de telefonische helpdesk ondersteuning vragen bij de installatie en het gebruik van d-basics. De helpdesk is tijdens kantooruren bereikbaar via het nummer 09003227427 (of: 0900 – dbasics) en kost €0,80 per minuut. Men kan op afstand helpen het probleem op te lossen.
Waarom worden voor de helpdesk kosten in rekening gebracht? Omdat het een extra service is voor gebruikers die onvoldoende kennis in huis hebben om de relatief eenvoudige installatie op eigen kracht te verrichten. De kosten zijn overigens minimaal en worden zelden als een bezwaar ervaren.
Kan het boekhoudpakket door d-basics Creditline worden ontregeld? NEEN. Bij het importeren worden uitsluitend gegevens gekopieerd uit het boekhoudpakket. De gegevens in het boekhoudpakket worden hierbij niet aangepast of aangevuld. Hierdoor kan de werking van het boekhoudpakket niet worden ontregeld. [D-basics CREDITLINE wordt door meer dan 2000 bedrijven wekelijks (en soms wel dagelijks) gebruikt zonder dat zich hierbij problemen voordoen].
Heeft een kredietnemer controle over het moment waarop wordt verstuurd? JA. De kredietnemer heeft volledige controle over het versturen van de gegevens. De gegevens worden pas verstuurd nadat hiertoe – middels een druk op de knop - opdracht is gegeven. Het is overigens wel mogelijk het importeren en versturen van gegevens automatisch te laten verlopen. Hiervoor moet het abonnement echter wel worden uitgebreid met de Scheduler module, deze kost €50,- per jaar.
Hoe worden gegevens naar de bank verstuurd De gegevens van de pandlijst worden als bijlage van een e-mail via internet naar de bank gestuurd.
© d-basics b.v.
14
Kunnen onbevoegden inzicht krijgen in gegevens? NEEN. D-basics CREDITLINE versleutelt de gegevens alvorens ze worden verstuurd. Hierdoor kunnen ze niet door onbevoegden worden geraadpleegd.
Kan de bank nu in mijn computer kijken? Of kan de bank nu zelf regelen dat zij de debiteurengegevens digitaal ophaalt? NEEN. De bank kan niet in uw computer kijken. U moet uiteindelijk nog steeds zelf enkele knoppen indrukken om uw geactualiseerde gegevens digitaal te versturen.
Aan welke eisen moet de computer van de kredietnemer voldoen? D-basics CREDITLINE stelt geen bijzondere eisen aan een computer, een doorsnee werkstation volstaat.
Is voor het gebruik van d-basics aanvullende software vereist? Slechts in enkele gevallen. Bij bepaalde boekhoudpakketten kan uitsluitend toegang tot de database worden verkregen met behulp van aanvullende software. Deze software wordt ook wel een ODBC driver genoemd. Vaak wordt zo’n ODBC driver als onderdeel van het pakket meegeleverd of kan deze gratis via Internet worden gedownload. Het komt echter ook voor dat de ODBC driver moet worden aangeschaft. De prijs van deze ODBC drivers varieert sterk (van enkele tientjes tot een paar duizend euro).
© d-basics b.v.
15
