Het Buitencentrum Opdrachtnummer: 17313-2 Blz. 1 van 16
Auditrapport (Her)certificatieaudit en 1 controle
ste
VeBON Veiligheidsnorm 4.0
Het Buitencentrum
Soort audit Implementatieaudit initieel
Datum en tijd / her
e
1 Controle-audit
Rapportstatus Concept 1 Corrigerende maatregelen open Corrigerende maatregelen gesloten Definitief
IFO.OPS.349 25.05.2010
5-9-2013 8:30 – 15:00 22-10-2015 9:30 – 16:00
(Her)Cert.
ste
1
contr.
n.v.t.
Het Buitencentrum Opdrachtnummer: 17313-2 Blz. 2 van 16
1. Inhoudsopgave 1.
INHOUDSOPGAVE .....................................................................................................................................2
2.
ALGEMENE GEGEVENS ...........................................................................................................................3
3.
OMVANG, DOEL EN CERTIFICATIEVOORWAARDEN ...........................................................................4
4.
SAMENVATTING, BEVINDINGEN EN CONCLUSIE.................................................................................5 4.1. ALGEMEEN BEELD VAN DE ORGANISATIE EN HET MANAGEMENTSYSTEEM ...................................................5 4.2. CONCLUSIE ............................................................................................................................................5 5. AUDITGEGEVENS......................................................................................................................................6 5.1. AUDITEE-VERTEGENWOORDIGERS ..........................................................................................................6 5.2. BEZOCHTE VESTIGING(EN) ......................................................................................................................6 5.3. RELEVANTE VERANDERINGEN M.B.T. DE ORGANISATIE ..............................................................................6 5.4. KLACHTEN AANGAANDE DE ORGANISATIE .................................................................................................6 5.5. PRESTATIES OVER DE VOORGAANDE CERTIFICATIEPERIODE .....................................................................7 5.6. AFWIJKINGEN VORIGE AUDIT ...................................................................................................................7 5.7. AANDACHTSPUNTEN VOLGENDE AUDIT.....................................................................................................7 6. BEOORDELING DOCUMENTATIE ............................................................................................................8 6.1. SYSTEEMDOCUMENTATIE ........................................................................................................................8 7. BEOORDELING VAN DE PRAKTIJK ......................................................................................................14 BIJLAGE AFWIJKINGSBERICHTEN ..............................................................................................................16
Het originele rapport is eigendom van TÜV Nederland. Een kopie wordt digitaal verstrekt aan de klant.
IFO.OPS.349 25.05.2010
Het Buitencentrum Opdrachtnummer: 17313-2 Blz. 3 van 16
2. Algemene gegevens NAW gegevens Bedrijfsnaam Straat Postcode & plaats
Het Buitencentrum Sint Walrickweg 9 6611 KG OVERASSELT
Contactpersoon Naam contactpersoon Functie contactpersoon E-mail adres contactpersoon
Dhr. Valentijn Eigenaar
[email protected]
Nevenvestigingen Bedrijfsnaam Straat Postcode & plaats Certificatieschema Schema Gegevens m.b.t. certificatie Projectnummer Type audit 2013 Type audit 2015 Scope
Uitsluiting Activiteiten buitenland Auditgegevens Lead-auditor 2013 Lead-auditor 2015 Auditor in opleiding 2015
IFO.OPS.349 25.05.2010
n.v.t.
VeBON-veiligheidsnorm versie 4.0 17313-2 (Her)-Certificatie-audit Controle audit Het aanbieden van sportieve evenementen aan individuele passanten, groepen en bedrijven/instellingen conform de normeisen zoals gesteld in de VeBON-veiligheidsnorm versie 4.0. Er zijn momenteel geen uitsluitingen van kracht. De organisatie biedt wel/geen activiteiten aan in het buitenland die onder het certificaat vallen Ron Leenders Remko Tieman Melvin Peemen
Het Buitencentrum Opdrachtnummer: 17313-2 Blz. 4 van 16
3.
Omvang, doel en certificatievoorwaarden
Een volledige omschrijving van de omvang, doel en certificatievoorwaarden kunt u vinden in ons certificatiereglement (zie onze website www.tuv.nl onder de menukeuze ‘dowloads’). Een korte samenvatting volgt hieronder: De omvang en doel van een implementatie-audit (initieel traject) en een hercertificatie audit is het vaststellen of het gedocumenteerde kwaliteitsmanagementsysteem en de toepassing van het systeem in de gehele organisatie voldoen aan de norm, in dit geval de VeBON veiligheidsnorm, versie 4.0, uitgegeven op 1 janurai 2010. Een controle audit is een audit met een beperktere omvang dan de (her)certificatie-audit. Het doel hierbij is om steekproefsgewijs vast te stellen of het gedocumenteerde kwaliteitsmanagementsysteem en de toepassing van het systeem in de gehele organisatie blijvend voldoet aan de van toepassing zijnde norm. Om voor certificatie in aanmerking te komen en de certificatie te behouden, dient de organisatie te waarborgen dat de normparagrafen uit de VeBON-veiligheidsnorm versie 4.0 voorafgaande aan certificatie geïmplementeerd zijn en daarna permanent geïmplementeerd blijven. Onder een afwijking wordt verstaan, het niet voldoen aan een eis, waarbij een eis omschreven wordt als de behoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is. TUV Nederland maakt voor de VeBON-audits geen onderscheid in een A- en B-afwijking. Tijdens de audit kunnen mogelijkheden voor verbetering van het systeem geconstateerd worden. Dit zijn geen afwijkingen ten opzichte van de norm. Voor afwijkingen geldt dat deze binnen twee maanden na de audit opgelost dienen te zijn. Verbeterpunten moeten opgelost zijn uiterlijk tijdens de volgende audit.
IFO.OPS.349 25.05.2010
Het Buitencentrum Opdrachtnummer: 17313-2 Blz. 5 van 16
4. Samenvatting, bevindingen en conclusie 4.1. Algemeen beeld van de organisatie en het managementsysteem (her)-Certificatie-audit 2013 Het Buitencentrum heeft een eigen accommodatie in Overasselt. Hier worden activiteiten uitgevoerd en verblijven verschillende groepen. 70% van de klanten zijn scholen die kampen organiseren en daarbij activiteiten doen. Daarnaast organiseert Club Adventure, met dezelfde directeur als Het Buitencentrum, jeugdvakanties veelal met specifieke thema’s. Het veiligheidsmanagement systeem werkt goed. Dit blijkt onder andere uit de integratie tussen het jaarplan en het veiligheidshandboek. Acties en verbeterpunten worden zodoende effectief doorgevoerd binnen de organisatie. Bovendien is er veel kennis over de deelnemers en zijn er veel terugkerende klanten. e
Het Buitencentrum opent een 2 locatie in Oldenbroek. De huidige locatie zal doorgaan als Het Buitencentrum Overasselt en de nieuwe locatie wordt Het Buitencentrum Oldenbroek. ste
1 controle 2015 Het veiligheidsmanagement systeem werkt nog steeds goed. Dit zie je ook terug in het jaarplan van 2015, waarin een belangrijke veiligheidsupgrade centraal staat. Er is een volledig nieuw klimbos gebouwd met een Vert Voltige systeem (permanent zekersysteem). Ook wordt er bij de klimmuur en de jacobsladder gewerkt met een ALF-systeem (dubbel zekersysteem). Verder zijn alle mensen die we gesproken hebben echte praktijkmensen die de veiligheid tijdens de activiteit hoog in het vaandel hebben staan.
4.2. Conclusie Algehele conclusie: De auditor geeft een positief certificatie advies aan het management van TÜV Nederland. De auditor geeft een positief certificatie advies, onder voorwaarden, aan het management van TÜV Nederland. (Voor voorwaarden zie hieronder). De auditor geeft een negatief certificatie advies aan het management van TÜV Nederland. Auditplan De audit is conform het auditplan uitgevoerd Er is afgeweken van het auditplan vanwege Documentatie: De documentatie zoals bekeken tijdens het vooronderzoek/documentatiebeoordeling is ongewijzigd. De documentatie zoals bekeken tijdens het vooronderzoek / documentatiebeoordeling is gewijzigd. Geactualiseerde referenties zijn verwerkt in paragraaf 6.1 van dit rapport. Afwijkingen: Tijdens de audit zijn er géén afwijkingen geconstateerd. Tijdens de audit zijn tekortkomingen geconstateerd
Afwijkingen worden administratief afgehandeld. (Uiterste datum: Afwijkingen worden via een re-audit afgehandeld (Uiterste datum:
) ).
Logogebruik Het certificatielogo van TÜV Nederland wordt niet gebruikt. Het certificatielogo van TÜV Nederland wordt correct gebruikt, onder meer op: website, onderhoudslogboek, instructie Het certificatielogo van TÜV Nederland wordt niet correct gebruikt, dit is waargenomen op Het gebruik van het certificatielogo dient aangepast te worden, afgesproken is dat: IFO.OPS.349 25.05.2010
.
Het Buitencentrum Opdrachtnummer: 17313-2 Blz. 6 van 16
5. Auditgegevens 5.1. Auditee-vertegenwoordigers De volgende personen zijn tijdens de audit geïnterviewd: Naam:
Functie:
Jos de Klijn Tiemen Klijnstra Thomas Verstappen Stijn van Lamoen Bart Axel
Manager Algemeen coördinator Hoofdinstructeur Buitensport coördinator Instructeur Instructeur
(Her) certificatie audit 2013 X X X
ste
1 controle 2015
X
X X X
5.2. Bezochte vestiging(en) Tijdens de implementatie audit zijn de volgende vestigingen bezocht: Vestiging Het Buitencentrum Overasselt Beoordeelde activiteiten 7ygHigh ropes parcours / klimbos Jacobsladder
ste
Implementatieaudit 2013 X
1
Implementatieaudit 2013 X
1
controle 2015 X
ste
controle 2015 X X
5.3. Relevante veranderingen m.b.t. de organisatie (her)-Certificatie-audit 2013 Geen. ste
1
controle 2015
Geen. Buitencentrum Oldenbroek is overgenomen en zit in een aparte BV. Wellicht een gecombineerde audit de volgende keer in Buitencentrum Oldenbroek.vc
5.4. Klachten aangaande de organisatie (her)-Certificatie-audit 2013 Bij TÜV Nederland zijn geen klachten ontvangen aangaande de organisatie. ste
1
controle 2015
Bij TÜV Nederland zijn geen klachten ontvangen aangaande de organisatie.
IFO.OPS.349 25.05.2010
Het Buitencentrum Opdrachtnummer: 17313-2 Blz. 7 van 16
5.5. Prestaties over de voorgaande certificatieperiode De rapportages inclusief eventuele afwijkingen van de voorgaande certificatieperiode zijn beoordeeld en hebben geleidt tot de volgende aandachtspunten voor deze certificatieperiode: •
Evaluatie klant in relatie tot de verbetercyclus.
5.6. Afwijkingen vorige audit De afwijkingen die tijdens de vorige audit waren geconstateerd zijn beoordeeld op een effectieve afhandeling. De conclusie van de auditor per afwijking is weergegeven in Bijlage afwijkingsberichten.
5.7. Aandachtspunten volgende audit Tijdens de eerstvolgende audit zullen de volgende onderwerpen als aandachtspunt meegenomen worden: • • • • •
Er wordt vanaf 2015 gewerkt met een nieuwe manier van dossiers van instructeurs bijhouden met betrekking tot de opleiding. Kijken naar en gestructureerde manier van documentatie. Het net voor het boogschieten was nogal aan de kleine kant, dit zou worden opgenomen in de groep. In het onderhoudslogboek stonden de regels vrij kort op elkaar, wat de foutkans vergroot. Dit zou misschien geautomatiseerd worden. In het jaarplan stonden zaken die verouderd waren, deze zouden er in 2016 worden uitgehaald. Er komt in 2016 een nieuw geautomatiseerd systeem voor boekingen en facturatie.
IFO.OPS.349 25.05.2010
Het Buitencentrum Opdrachtnummer: 17313-2 Blz. 8 van 16
6. Beoordeling documentatie 6.1. Systeemdocumentatie De tijdens de audit 2013 beoordeelde en gebruikte systeemdocumentatie bestond uit: Jaarplan veiligheid versie februari 2013 (is tevens handboek veiligheid) Boeking Schuurmans – 15-06-2013 – highropes parcours Boeking ECL Haarlem – 15-05-2013 – o.a. vlotbouwen en kratstapelen Personeelsdossier Stijn van Lamoen, Thomas Verstappen en Inge Besselink Onderhoudslogboek klimgordel (gezien voor G61 geel, Petzl) Onderhoudslogboek highropesparcours Onderhoudslogboek helm (gezien voor H11) Daarbij waren de volgende Standaard Risico Inventarisaties van belang:
Standaard Risico Inventarisaties Algemeen Abseilen Blowkarten Brandingraften Branding kano Handboogschieten High Rope Indoor Toprope klimmen Kanovaren stromend water Kanovaren vlak water Kruisboogschieten Low Rope Mountainbiken Outdoor Toprope klimmen Powerkiten Paintball Pisteskiën Raften vlak water Raften wild water Skaten Speleologie Steppen Surfen en Stand up paddle Teambuilding Tokkelen Vlot varen stromend water Vlot varen vlak water
IFO.OPS.349 25.05.2010
Relevant 2013
Het Buitencentrum Opdrachtnummer: 17313-2 Blz. 9 van 16
De documentatie bij de (her)-certificatieaudit 2013 is als volgt beoordeeld:
§
Normeisen:
Algemeen 1.6 Getekende verzekeringsverklaring
SRI’s overgenomen 2.1
2.2.en SRI
Certificaten/onderhoud materialen conform EN 12572 en EN 15567 I en II
Organisatiegebonden training van instructeurs
4.6
Managementproces Intentieverklaring 1.1 Wettelijke eisen 1.2 Communicatie en documentenbeheer 1.3
Managementbeoordeling en jaarplan 1.4 /1.5 Opstarten van nieuwe activiteiten
2.3
IFO.OPS.349 25.05.2010
Bevindingen (wel/niet akkoord en beschrijving):
Akkoord en conform norm. Polisbladen zijn gezien en voldoen aan de minimale eisen. Verzekeringsverklaring is ook gezien. Akkoord en conform norm. De SRI’s zijn overgenomen en vertaald voor de eigen instructies. Dit is gezien voor de ‘SRI vlotvaren stromend water’ en ‘ARI adventure paal’. Akkoord en conform norm. Het highrope parcours is gekeurd door Exponent op 1-3-2013. Dit rapport is ingezien en voldoet aan de eisen. De bomen zijn gekeurd door OBTA De Linde (feb 2013). Dit rapport is ook ingezien in voldoet aan de normeisen. Akkoord en conform norm. Het Buitencentrum heeft een intern opleidingsprogramma voor de instructeurs, bestaande uit een basistraining (gericht op jeugdkamp), buitensport training en specialisaties. Certificaten hiervoor worden uitgegeven door de coördinator Tiemen. Tijdens de audit zijn de dossiers bekeken en specifiek de personeelsdossiers van Thomas Verstappen en Inge Besselink. Op basis van deze dossiers is geconstateerd dat zij bevoegd zijn de activiteit tijdens de praktijkaudit te begeleiden en de activiteiten behorende bij de klantdossiers die zijn ingezien. Akkoord en conform norm. Deze is ingezien en uit gesprekken (o.a. Thomas) bleek dat de intentieverklaring en visie op veiligheid bekend zijn binnen de organisatie. Akkoord en conform norm. Er is een actueel overzicht met wettelijke eisen. Voor de activiteiten op de Berendonck is een vergunning van RGV per activiteit. Akkoord en conform norm. De relevante documenten bevatten een versiedatum. Daarnaast zijn ze beschikbaar voor de instructeurs. Dit bleek onder andere uit de instructie voor het highrope parcours die op locatie aanwezig was. Akkoord en conform norm. De managementbeoordeling en het jaarplan bevatten de normelementen. Deze zijn onderdeel van het veiligheidshandboek. Zij vormen een belangrijk onderdeel van de verbetercyclus en Het Buitencentrum heeft hier adequaat invulling aan gegeven. Akkoord en conform norm. Er is een procedure voor het opzetten van nieuwe activiteiten. Eerst wordt een plan gemaakt met daarin de risico’s benoemd. Daarna wordt de activiteit gebouwd en getest door de medewerkers. Vervolgens wordt de instructie verder aangescherpt. Dit bleek voor de nieuwe activiteit Adventure Paal, waarvoor tevens de ARI is gezien.
Het Buitencentrum Opdrachtnummer: 17313-2 Blz. 10 van 16
Intake Kennis van de groep en aanbod hierop afgestemd 3.1
Planning en voorbereiding van de activiteiten 3.2 /3.3
Selectie van instructeurs 4.5/4.7 Uitbesteden van activiteiten 4.8
Uitvoering Evaluatie
3.6
Ongevallen 3.7 Inkoop en in gebruik name nieuwe materialen 4.1/4.2
Onderhoud van materialen 4.3/ 4.4
IFO.OPS.349 25.05.2010
Akkoord en conform norm. Het Buitencentrum maakt gebruik van een intakeformulier. Hier worden alle kenmerken actief uitgevraagd. Indien dit formulier niet uiterlijk een week voor de activiteit is ingevuld, moet dit op locatie gebeuren. De instructeurs worden bij de briefing op de hoogte gebracht van de samenstelling en kenmerken van de groep. Dit is gezien voor alle bekeken klantdossiers. Akkoord en conform norm. Vanuit de intake wordt de planning gemaakt en een activiteitenformulier ingevuld. Dit formulier bevat een checklist en een overzicht met gemaakte afspraken met de klant en bijvoorbeeld het aanvragen van de genoemde vergunning voor de Berendonck. De voorbereiding tijdens de praktijkaudit verliep conform eigen afspraken (highropes parcours). Akkoord en conform norm. De instructeurs zijn ingedeeld door Tiemen. Alle instructeurs waren bevoegd om de activiteit tijdens de praktijk audit te begeleiden. Dit was ook zo voor de ingeziene klantdossiers. Akkoord en conform norm. Er wordt alleen samengewerkt met Rock’s ’n Rivers, een collega VeBON bedrijf, voor activiteiten in de Ardennen. Hiervoor is een contract opgesteld en dit bevat de norm elementen. Daarnaast is er een begeleider van Het Buitencentrum bij en wordt de samenwerking met Rocks ’n Rivers geëvalueerd. Akkoord en conform norm. Er wordt per dag geëvalueerd door de instructeurs. Hierbij worden dringende zaken meteen opgelost. Er wordt (onder andere) gevraagd naar (bijna) ongevallen. De evaluatie wordt als input gebruikt voor het jaarplan. De klantevaluatie vindt plaats in een gesprek met de klant. Hierbij worden risicofactoren uitgevraagd en genoteerd. Ook deze evaluatie dient als input voor het jaarplan. De evaluaties voor alle drie de boekingen zijn bekeken en bevatten alle normelementen. Akkoord en conform norm. Er is een ongevallen procedure en deze is bekend bij de medewerkers. Ongevallen worden op de VeBON website genoteerd. De afgelopen tijd hebben zich geen ongevallen voorgedaan. Akkoord en conform norm. Tijmen houdt bij welke materialen wanneer zijn ingekocht en wat de looptijd is. Het risicomateriaal heeft een uniek nummer en er wordt gebruik gemaakt van kleurlabels voor de verschillende activiteiten. Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van CE materiaal. Dit is gezien voor de helm (EN 12492). Akkoord en conform norm. Het materiaal wordt voor een activiteit gecontroleerd en daarnaast vindt periodieke controle plaats (maandelijks). De logboeken hiervan zijn actueel en bijgewerkt. Dit is gezien voor het highropes parcours en de klimgordels.
Het Buitencentrum Opdrachtnummer: 17313-2 Blz. 11 van 16
6.2. Systeemdocumentatie De tijdens de audit 2015 beoordeelde en gebruikte systeemdocumentatie bestond uit: Jaarplan veiligheid versie 2015 (is tevens handboek veiligheid) Diverse boekingen Diverse perosneelsportfolio’s o.a. Bart en Axel Diverse onderhoudslogboeken Daarbij waren de volgende Standaard Risico Inventarisaties van belang:
Standaard Risico Inventarisaties
Relevant 2015
Algemeen Abseilen Blowkarten Brandingraften Branding kano Handboogschieten High Rope Indoor Toprope klimmen Kanovaren stromend water Kanovaren vlak water Kruisboogschieten Low Rope Mountainbiken Outdoor Toprope klimmen Powerkiten Paintball Pisteskiën Raften vlak water Raften wild water Skaten Speleologie Steppen Surfen en Stand up paddle Teambuilding Tokkelen Vlot varen stromend water Vlot varen vlak water
IFO.OPS.349 25.05.2010
niet meer
Het Buitencentrum Opdrachtnummer: 17313-2 Blz. 12 van 16
Controle-audit 2015
§
Normeisen:
Algemeen 1.6 Getekende verzekeringsverklaring
SRI’s overgenomen 2.1
2.2.en SRI
Certificaten/onderhoud materialen conform EN 12572 en EN 15567 I en II
Organisatiegebonden training van instructeurs 4.6
Managementproces Intentieverklaring 1.1 1.2
Wettelijke eisen Communicatie en documentenbeheer
1.3
Managementbeoordeling en jaarplan 1.4 /1.5 Opstarten van nieuwe activiteiten
2.3
Bevindingen (wel/niet akkoord en beschrijving indien anders dan de vorige audit): Akkoord en conform norm. Polisbladen zijn gezien en voldoen aan de minimale eisen. Verzekeringsverklaring is ook gezien. In de opgestuurde verzekeringspolis stond een bedrag van €37.500 bij blijvende invaliditeit. Volgens de norm moet dit een minimaal bedrag zijn van €40.000. Bij de originele polis die tijdens de audit is ingezien, was dit bedrag wel €40.000. Akkoord en conform norm. De SRI’s zijn overgenomen en vertaald voor de eigen instructie. Zowel van het Kratstapelen als van de trapezeladder zijn ARI’s ingezien. Akkoord en conform norm. Active Constructions heeft de check gedaan en certificaat is door ERCA uitgereikt. Het betrof in 2015 een Type A keuring omdat het klimbos grotendeel opnieuw opgebouwd is. Akkoord en conform norm. Het Buitencentrum heeft een internopleidingsprogramma voor de instructeurs bestaande uit een trainingsweekend en een opleiding voor hoofdinstructeur. Deze examens voor hoofdinstructeur worden afgenomen door Stijn en de documentatie wordt op alfabetische volgorde in de opleidingsmap bewaard. Voor de activiteit dat Bart en Axel beiden bevoegd waren om de activiteit te begeleiden. Akkoord en conform norm. De intentieverklaring veiligheid is opgenomen in het jaarplan veiligheid 2015. Akkoord en conform norm. Deze zijn opgenomen in het jaarplan. Akkoord en conform norm. De relevante documenten bevatten een versiedatum. Daarnaast zijn ze ook beschikbaar voor de instructeurs. Bij iedere activiteit die gedaan wordt ligt een map met uitgebreide instructies en een risico-inventarisatie. Akkoord en conform norm. De managementbeoordeling en het jaarplan bevatten de normelementen. Jos gaf wel aan dat het jaarplan wat elementen bevat die ook al verouderd zijn. Deze zouden er in 2016 uitgehaald worden. Akkoord en conform norm. Als er binnen het Buitencentrum nieuwe activiteiten opgenomen worden in het aanbod of bestaande activiteiten ingrijpend wijzigen, dan zullen deze worden geïntegreerd in het veiligheidssysteem. Dit was ook terug te zien, want de klimmuur en de jacobsladder zijn aangepast met het ALF-systeem. In de ARI was ook opgenomen dat het een risico was om met vingers / haren tussen dit systeem te komen.
Intake Kennis van de groep en aanbod hierop afgestemd 3.1
IFO.OPS.349 25.05.2010
Akkoord en conform norm. Het Buitencentrum maakt gebruik van het ‘’Intakefomulier Activiteiten’’. Hier wordt actief naar kenmerken gevraagd als: soort groep, niveau, leeftijdscategorie, aantal deelnemers, gezondheidsbeperkingen, zwemdiploma, etc. Verder staat er ook een kledingadvies voor de land- en wateractiviteiten. Dit is gezien voor de bekeken klantendossiers.
Het Buitencentrum Opdrachtnummer: 17313-2 Blz. 13 van 16
Planning en voorbereiding van de activiteiten 3.2 /3.3
Selectie van instructeurs
4.5/4.7
Uitbesteden van activiteiten 4.8 Uitvoering Evaluatie
3.6
Ongevallen 3.7
4.1/4.2
Inkoop en in gebruik name nieuwe materialen
Onderhoud van materialen 4.3/ 4.4
IFO.OPS.349 25.05.2010
Akkoord en conform norm. Vanuit de intake wordt de planning gemaakt en een activiteitenformulier ingevuld. Hierop staan de groepsgegevens, een checklist voor de voorbereiding en bijzonderheden van het programma of eventuele gemaakte afspraken. Verder staat op de formulier ook een stuk evaluatie met instructeurs en evaluatie met de groepsverantwoordelijke. Akkoord en conform norm. Voor de planning wordt er gewerkt met Access. Dit wordt de planmap genoemd. De instructeurs krijgen een mail met de evenementen en kunnen zich hier op inschrijven. Stijn controleert dan of er voor iedere activiteit een bevoegde instructeur aanwezig is. Voor het klantendossier van 2014 was het niet meer terug te zien of de instructeurs bevoegd waren. Vanaf 2015 wordt er een nieuwe manier van opleiding aangeboden en wordt dit ook anders gedocumenteerd. Voor de klantendossiers uit 2015 die zijn ingezien, waren alle instructeurs bevoegd om de activiteit te begeleiden of te ondersteunen. Akkoord en conform norm. Er wordt alleen samengewerkt met Rocks ’n Rivers, een collega VeBON bedrijf, voor activiteiten in de Ardennen. Hiervoor is een contract opgesteld en dit bevat de norm elementen. Akkoord en conform norm. Er vindt altijd een persoonlijke gesprek plaats met de groepsverantwoordelijke (externe evaluatie). Hierin wordt actief gevraagd naar de veiligheid van de activiteit. Verder wordt er ook gebruik gemaakt van klantenvertellen.nl. Voor de interne evaluatie merkte Jos dat er vaak weinig werd ingevuld en dat alles meestal goed ging. Nu is het zo dat er wel geëvalueerd wordt en als er bijzonderheden zijn worden deze op het activiteitenformulier gemeld. Akkoord en conform norm. Er is een ongevallen procedure en deze is bekend bij medewerkers. De afgelopen 2 jaren hebben zich geen ongevallen voorgedaan. Akkoord en conform norm. Stijn houdt bij welke materialen wanneer zijn ingekocht en wat de looptijd is. Er wordt hier gebruik gemaakt van de serienummers om dit te loggen in het logboek. Akkoord en conform norm. Het materiaal wordt voor een activiteit gecontroleerd en daarnaast vindt maandelijks een controle plaats. Dit is gezien voor de klimgordels en helmen.
Het Buitencentrum Opdrachtnummer: 17313-2 Blz. 14 van 16
7. Beoordeling van de praktijk (her)-certificatieaudit 2013 Locatie: Activiteit:
§
Het Buitencentrum, Overasselt Highropes parcours
Normeisen:
Bevindingen 2013:
Werking van het veiligheidsmanagementsysteem in de praktijk 3.1 Intake Akkoord en conform norm. Het betrof een school waarvoor het intakeformulier was ingevuld. De samenstelling van de groep was bekend bij de instructeurs. Planning van activiteiten Akkoord en conform norm. Vanuit de intake wordt de planning gemaakt en een activiteitenformulier ingevuld. Dit formulier bevat een checklist en een overzicht met 3.2 gemaakte afspraken met de klant Het aantal instructeurs tijdens de activiteit bedroeg meer dan het minimum aantal. Voorbereiden van activiteiten Akkoord en conform norm. De voorbereiding tijdens de 3.3 praktijkaudit verliep conform eigen afspraken. Introductie bij deelnemers Akkoord en conform norm. De introductie en instructie was levendig en volledig. Deelnemers werden betrokken 3.4 bij de uitleg. De presentatie van de activiteit was goed verzorgd. Begeleiding tijdens de activiteit conform Akkoord en conform norm. De begeleiding was volgens eigen documentatie interne afspraken (wijzen op: max 1 persoon per hinder3.5 nis; max 2 personen per plateau; coachen van je buddy). Daarnaast werd actief gecontroleerd op de risicovolle momenten, zoals het ‘overklikken’ op een plateau.
Controleaudit 2015 Locatie: Activiteit:
§
Het Buitencentrum, Overasselt Highropes parcours
Normeisen:
Bevindingen 2015:
Werking van het veiligheidsmanagementsysteem in de praktijk 3.1 Intake Akkoord en conform norm. Het ging om een school waarvoor het intakeformulier was ingevuld. De samenstelling van de groep was bekend bij de instructeurs. Planning van activiteiten Akkoord en conform norm. De groep was onderverdeeld in drie verschillende groepen die allemaal een andere 3.2 activiteit deden en zo gedurende de dag doordraaide naar de volgende activiteiten. Voorbereiden van activiteiten Akkoord en conform norm. De voorbereiding van de acti3.3 viteiten liep volgens de eigen afspraken.
IFO.OPS.349 25.05.2010
Het Buitencentrum Opdrachtnummer: 17313-2 Blz. 15 van 16
Introductie bij deelnemers
3.4
Begeleiding tijdens de activiteit conform eigen documentatie 3.5
IFO.OPS.349 25.05.2010
Akkoord en conform norm. Tijdens de instructie had ik de instructie uit het handboek er bij gepakt en deze werd prima doorlopen. Verder waren er ook nog goed aanvullende zaken, zoals kinderen er op wijzen dat ze bij de les moesten blijven, geen dingen in de zakken laten zitten en als je bang bent is het niet handig om als eerst te gaan. Doordat er sinds dit jaar wordt gewerkt met het Volt Vertige systeem is er in he begin van het parcour een oefenparcour op de grond waar de deelnemers kunnen oefenen met dit nieuwe systeem. Akkoord en conform norm. Bij het klimbos stond 1 instructeur op het begin platform om iedereen op we te helpen en overzicht te hebben op het parcour. De andere instructeur liep op de grond rond onder het parcour om alles in de gaten de houden en eventueel een rescue uit te voeren. Ook nog getuige geweest van een rescue (een deelnemer durfde niet verder) en deze werd keurig volgens de gemaakte afspraken uitgevoerd.
Het Buitencentrum Opdrachtnummer: 17313-2 Blz. 16 van 16
Bijlage afwijkingsberichten
Correctie en corrigerende maatregel
Afwijking
Oorzaakanalyse
Correctie en corrigerende maatregel
Verificatie effectiviteit
Open/ gesloten
Oorzaakanalyse
Verificatie effectiviteit
Open/ gesloten
Afwijking
Maatregel gesloten
§
Maatregel gesloten
Audit
Nummer.
(her)-certificatieaudit 2013
Audit
Nummer.
Controle-audit 2015
§
IFO.OPS.349 25.05.2010
