AUDIT OPERASIONAL UNTUK MENILAI KINERJA BAGIAN PENJUALAN PADA PT. PRIMA BUNDIARTA NUSA
Hendra Halim JL.U no 27B Kemanggisan, Jakarta Barat 087886183888 halim_hendra@ymail,com
Dosen Pembimbing : Ahmad Adri, Drs., Ak., MBA
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Fakultas Ekonomi dan Komunikasi Jurusan Akuntansi dan Keuangan Skripsi Sarjana Strata 1 Akuntansi Semester Genap tahun 2012/2013 AUDIT OPERASIONAL UNTUK MENILAI KINERJA BAGIAN PENJUALAN PADA PT. PRIMA BUNDIARTA NUSA Hendra Halim 1301048282 Abstrak Tujuan penelitian ini ialah untuk mengidentifikasi kelemahan, dan mengetahui sejauh mana keefisiensian dan keefektifan dalam bagian penjualan serta merumuskan rekomendasi untuk mengatasi kelemahan yang ditemukan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode studi pustaka dan metode penelitian lapangan. Metode penelitian studi pustaka dilakukan dengan cara mempelajari buku-buku yang berkaitan dengan topik permasalahan penelitian ini. Penelitian lapangan dilakukan dengan membuat kuesioner, observasi dan melakukan wawancara. Hasil penelitian yang diperoleh menunjukkan bahwa kinerja penjualan pada PT. Prima Bundiarta Nusa sudah cukup baik, namun masih ditemukan beberapa kelemahan yang masih harus diperbaharui, yaitu perusahaan belum mempunyai pedoman tertulis untuk potongan harga penjualan, belum memberlakukan batas kredit kepada setiap customer, belum menerapkan sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang, dan masih terjadi keterlambatan pengiriman produk. Berdasarkan kelemahan yang ditemukan, diusulkan saran perbaikan yang dapat dipertimbangkan perusahaan, yaitu: sebaiknya perusahaan membuat pedoman tertulis yang dterapkan dalam menentukan potongan harga penjualan terhadap customer, menerapkan batas kredit, dan memberlakukan sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang, serta memperhitungkan musim hujan dan juga mengganti mesin produksi. Kata Kunci : PT. Prima Bundiarta Nusa, Audit Operasional, Kinerja Penjualan, Sistem Pengedalian Intern.
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Fakultas Ekonomi dan Komunikasi Jurusan Akuntansi dan Keuangan Skripsi Sarjana Strata 1 Akuntansi Semester Genap tahun 2012/2013 AUDIT OPERASIONAL UNTUK MENILAI KINERJA BAGIAN PENJUALAN PADA PT. PRIMA BUNDIARTA NUSA Hendra Halim 1301048282 Abstract
The purpose of this study was to identify weaknesses, and determine the extent of the efficiency and effectiveness of the sales department and formulate recommendations for the weaknesses found. The research methods used is literature study and field research methods. literature study method was done by studying books related to the subject matter of this study. Field research was conducted by making questionnaires, observations and interviews. The results obtained indicate that the performance of sales at PT. Prima Nusa Bundiarta is good enough, but still found some weaknesses that still need improvement, the company does not have clear guidelines for the discounted sale price, not imposed credit limits to each customer, not to impose sanctions on the late payment of accounts receivable, and still there is delay in delivery of products. Based on the vulnerability is discovered, the proposed suggestions for improvements that could be considered by enterprise, namely: the company should make a written guideline in determining are applied in determining sales rebates to customers, applying credit limits, and impose penalties for the late payment of accounts receivable, as well as taking into account the rainy season and also change machines production.
Keywords: PT. Prima Nusa Bundiarta, Audit Operations, Sales Performance, Intern Controlling System.
PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Penelitian Pada umumnya tujuan utama didirikan perusahaan adalah untuk memperoleh laba yang sebesarbesarnya, dan besar kecilnya laba yang dicapai merupakan ukuran kesuksesan bagi pihak manajemen dalam mengelola perusahaan yang dipimpinnya. Untuk mencapai tujuan tersebut tidaklah mudah, dimana perusahaan sekarang semakin ketat persaingannya, perusahaan harus dikelola secara profesional dengan kegiatan dan operasionalnya yang dilakukan secara efektif dan efisien melalui koordinasi atas sumbersumber yang terkait secara baik. Pengelolaan perusahaan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan perusahaan dalam rangka pencapaian tujuannya. Dalam pencapaian pelaksanaan manajemen yang baik, pimpinan perusahaan memerlukan suatu struktur pengendalian intern yang baik di dalam perusahaan sehingga dapat mempertahankan kelangsungan usahanya. Kelangsungan usaha dapat dipertahankan dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan dan diusahakan agar selalu dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan dengan tetap memperhatikan prinsip efektifitas serta efisiensi, sebab setiap penyimpangan dari kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan tersebut akan membawa dampak negatif terhadap tujuan utama perusahaan. Salah satu bagian yang terdapat di perusahaan yang membutuhkan pengendalian yang sangat cermat dan baik adalah bagian penjualan. Hal ini penting mengingat penjualan merupakan salah satu faktor penting yang berkaitan dengan laba perusahaan. Penjualan sebagai salah satu kegiatan utama perusahaan yang turut memegang peranan penting di dalam usaha untuk memperoleh laba yang diharapkan. Penjualan dengan laba yang optimal hanya akan tercapai apabila seluruh kegiatan perusahaan dikelola dengan baik. Laba yang optimal memerlukan pencapaian efisiensi, efektifitas, dan ekonomisasi, untuk mengetahui apakah efisiensi, efektifitas dan ekonomis dalam pelaksanaan aktivitas penjualan sudah tercapai, maka perlu dilakukan audit operasional. Diperlukan staf audit operasional yang bertugas dalam menilai dan memeriksa secara independen terhadap berbagai prosedur, catatan, dan ketaatan pelaksanaan operasional terhadap rencana dan kebijakan perusahaan. Audit operasional dalam hal ini juga berfungsi mengidentifikasi kendala-kendala perusahaan yang menghambat kinerja penjualan, seperti terjadinya keterlambatan pengiriman hasil produksi. Berkaitan dengan hal ini penulis memilih jenis audit operasional untuk diterapkan dalam rangka mengevaluasi dan menganalisa lebih lanjut atas kinerja penjualan. Hasil dari audit operasional diharapkan dapat memperbaiki kelemahan dan pengawasan terhadap aktivitas penjualan sehingga kegiatan perusahaan berjalan dengan efektif dan efisien. Melihat pentingnya aktivitas pada bagian penjualan dalam peningkatan efisensi dan efektifitas suatu perusahaan, penulis melihat kemungkinan untuk melakukan penelitian pada PT. PRIMA BUNDIARTA NUSA yang bergerak dalam bidang pertambangan pasir bangunan. Berdasarkan uraian singkat di atas, maka penulis tertarik menyusun skripsi dengan judul “AUDIT OPERASIONAL UNTUK MENILAI KINERJA BAGIAN PENJUALAN PADA PT. PRIMA BUNDIARTA NUSA”.
Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukan sebelumnya, yang menjadi perumusan masalah dalam penelitian adalah sebagai berikut : 1. Apakah perusahaan sudah melakukan kegiatan operasional penjualan secara efektif dan efisien? 2. Apakah pengendalian internal terhadap prosedur penjualan telah memadai untuk perusahaan? 3. Apakah terdapat kelemahan-kelemahan pada aktivitas penjualan perusahaan dan bagaimana memperbaiki kelemahan tersebut? Tujuan Penelitian Sesuai dengan perumusan masalah di atas, maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk: 1. Menganalisis aktivitas penjualan telah dilaksanakan secara memadai.efektif dan efisien. 2. Menganalisis prosedur penjualan telah dilaksanakan secara memadai. 3. Mengidentifikasi kelemahan-kelemahan pada aktivitas penjualan 4. Mengetahui rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan keefektifan dan keefisiensian aktivitas penjualan.
Metode penelitian Bab ini membahas metode penelitian yang meliputi pendekatan penelitian , jenis penelitian , teknik pengumpulan dan pengolahan data, informan atau narasumber , site penelitian, dan batasan penelitian. Metode penelitian merupakan tata cara mengenai bagaimana suatu suatu penelitian dilaksanakan. Penelitian yang berkualitas bergantung pada metode penelitian yang digunakan untuk dapat menggambarkan proses penelitian. Peneliti harus dapat menggunakan metode penelitian sesuai dengan topik yang dikaji , dengan memperhatikan kesesuaian antara tujuan, metode dan sumber daya yang tersedia. Objek Penelitian Objek penelitian yang diteliti yaitu PT. Prima Bundiarta Nusa yang berkedudukan di Jalan Membalong Km 6,5 Tanjungpandan, provinsi Bangka Belitung. PT. Prima Bundiarta Nusa mempunyai lahan pertambangan di pulau Belitung - Tanjungpandan dan di Kalimantan Barat - Ketapang. Pertambangan yang dihasilkan berupa tanah liat dan pasir beton yang digunakan untuk membuat beton (concrete) dalam bentuk cair maupun padat, yang dipakai dalam pembangunan. Perusahaan ini berlokasi di Kompleks Duta Merlin Blok E No. 14-15 Jl. Gajah Mada No. 3-5 Jakarta 10130 – Indonesia. Desain Penelitian Data yang digunakan dalam penelitian ini merupakan data primer, karena jenis penelitian ini kualitatif. Data primer merupakan pengumpulan data yang didapat dari melakukan tinjauan langsung ke tempat yang diteliti dengan seperti melakukan wawancara, observasi. Data juga didapat dari manajer perusahaan. Metode Pengumpulan Data Sumber data utama dalam penelitian kualitatif adalah kata-kata dan tindakan, selebihnya adalah data tambahan seperti kuesioner dan lain-lain. Kata-kata dan tindakan orang yang diamati dan diwawancarai merupakan sumber data utama. Data yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini penulis peroleh berdasarkan metode penelitian sebagai berikut: 1.
Studi literatur (Literature research) Yaitu penelitian yang dilakukan untuk memperoleh data dengan mempelajari buku-buku, literatur dan jurnal-jurnal, serta sumber-sumber yang berhubungan dengan masalah yang diteliti guna memperoleh landasan teoritis.
2.
Penelitian Lapangan (Field Research) : Yaitu penelitian yang dilakukan secara langsung oleh penulis dengan tujuan untuk mengumpulkan data primer yang dibutuhkan untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai perusahaan tersebut. Hal ini dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu : a. Observasi Observasi dilakukan langsung terhadap objek penelitian untuk melengkapi data yang diperlukan serta untuk melihat cara kerja dari prosedur penjualan. b. Wawancara Melakukan wawancara langsung terhadap pimpinan dan staf yang berwenang dan terkait langsung dengan aktivitas sistem pengendalian intern pada fungsi penjualan
Hasil dan bahasan Hasil Penelitian Audit Operasional Terhadap Kinerja Fungsi Penjualan 1. Perusahaan belum memberikan potongan harga yang jelas Kondisi dalam melakukan transaksi penjualan, potongan harga diberikan kepada customer sesuai dengan negosiasi dan persetujuan terhadap manajer penjualan. Kriteria dalam pelaksanaan sistem pengendalian internal yang baik, potongan harga penjualan dituangkan secara tertulis dan jelas. Pedoman potongan harga dibuat agar besaran potongan harga disesuaikan dengan kondisi customer. Dengan potongan harga berdasarkan negosiasi, perusahaan menyerahkan keputusan potongan harga kepada manajer penjualan dan dalam kondisi ini dapat menyebabkan kegiatan dalam melayani customer kurang berjalan secara efektif, dikarenakan bagian penjualan harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari manajer penjualan mengenai besarnya potongan harga penjualan yang akan diberikan kepada customer. Pemberian potongan harga berdasarkan negosiasi kepada setiap customer dapat mengakibatkan customer beralih membeli dari perusahaan lain dikarenakan customer dapat mengetahui potongan harga secara jelas dan tertulis yang didapat dari pembelian produk atas perusahaan lain yang memungkinkan produk tersebut dibeli dengan harga yang lebih murah. Sebaiknya kondisi ini diperbaiki perusahaan, dengan cara pimpinan perusahaan menerapkan potongan harga secara jelas dalam menentukan besarnya potongan harga penjualan yang akan diterapkan kepada customer seperti penggunaan syarat pembayaran kredit 2/10, n/30 yang artinya akan mendapatkan potongan harga 2% dalam batas waktu pembayaran tidak lebih dari 10 hari dan paling lambat dibayar 30 hari setelah transaksi. Dengan menerapkan pedoman tersebut, maka dapat diukur kinerja dan meningkatkan proses transaksi penjualan sehingga dapat berjalan dengan efektif dan efisien serta customer dapat memperoleh informasi dengan cepat dan tepat. 2. Perusahaan belum memberlakukan plafon kredit per customer Kondisi dalam hal persetujuan batas kredit, perusahaan belum memiliki kontrol kredit yang ketat untuk setiap customer. Kriteria dalam kebijakan batas kredit sebaiknya mempunyai plafon kredit kepada setiap customer untuk mempermudah perusahaan dalam menentukan kelayakan bagi customer untuk melakukan transaksi. Hal ini disebabkan karena perusahaan beranggapan bahwa setiap customer mampu untuk membayar semua hutangnya dan perusahaan dalam memberikan kredit melihat dari sejarah pembayaran customer yang selalu melakukan pembayaran. Akibatnya kepercayaan perusahaan terhadap kemampuan pembayaran customer membuat semua piutang-piutang customer yang semakin menunggak dan akhirnya customer tersebut tidak mampu membayar. Kelemahan tersebut sebaiknya diatasi oleh perusahaan dengan membuat dan menerapkan plafon kredit kepada setiap customer agar setiap customer dapat dibatasi sampai sejauh mana batas piutang yang diperbolehkan sesuai kebijakan dari perusahaan untuk meningkatkan kinerja penjualan. 3. Perusahaan belum menerapkan sanksi / denda atas keterlambatan pembayaran piutang Kondisi dalam perusahaan belum menerapkan kebijakan mengenai denda/sanksi bagi customer atas keterlambatan pembayaran piutang yang telah jatuh tempo sesuai dengan kebijakan tertulis yang dimiliki oleh perusahaan. Kriteria untuk kebijakan perusahaan harus menerapkan kebijakan denda/sanksi sesuai dengan kebijakan tertulis yang ada dalam perusahaan mengenai keterlambatan pembayaran piutang agar customer dapat membayar piutangnya tepat waktu. Perusahaan belum memberikan sanksi/denda disebabkan karena perusahaan beranggapan bahwa customer yang telat dalam melakukan pembayaran adalah customer yang sedang mengalami kendala ekonomi sementara, maka perusahaan belum menerapkan denda/sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang customer. Akibatnya ketepatan pembayaran piutang customer menurun dan arus kas perusahaan menjadi terganggu sehingga keuangan perusahaan tidak berjalan dengan efektif dan efisien. Perusahaan seharusnya menerapkan kebijakan untuk pemberian denda/sanksi kepada customer atas keterlambatan pembayaran piutangnya. Kebijakan tersebut tidak hanya untuk dibuat tetapi harus diterapkan dan dijalankan dalam perusahaan secara konsisten. Dengan adanya penerapan kebijakan yang lebih ketat di perusahaan diharapkan keterlambatan pembayaran oleh customer berkurang sehingga dapat meningkatkan kinerja penjualan dalam kolektivitas piutang perusahaan. 4. Keterlambatan pengiriman produk Kondisi perusahaan dalam keterlambatan pengiriman oleh faktor cuaca dan bagian produksi yang terhambat seperti kerusakan mesin penambangan yang sudah lama. Kriteria dalam kebijakan perusahaan terhadap pengiriman produk seharusnya diatasi agar tidak mengecewakan cutomer, yang
nantinya mungkin akan menyebabkan customer kurang berminat untuk membeli kembali produk perusahaan dan akhirnya akan mempengaruhi kondisi dan target penjualan. Penyebab keterlambatan yang masih saja terjadi karena cuaca tidak ditindak lanjuti karena perusahaan beranggapan bahwa customer akan memaklumi hal tersebut, akibatnya ketika hujan terjadi secara terus-menerus, perusahaan menunda pengiriman dari gudang penyimpanan persediaan sehingga terjadilah keterlambatan pengiriman terhadap pembeli, seharusnya keterlambatan oleh cuaca ini diantisipasi dengan memperhitungkan musim hujan sehingga perusahaan dapat melakukan peningkatan produksi dan pengiriman dari 3 bulan sebelumnya atau 3 bulan sesudah musim hujan tersebut. Dengan begitu perlu adanya peningkatan produksi 3 bulan sebelum atau sesudah musim hujan tersebut. Keterlambatan yang biasanya masih sering terjadi karena masalah kerusakan mesin di bagian produksi diatasi dengan perbaikan mesin oleh montir-montir yang dimiliki perusahaan. Namun, setiap mesin yang sudah diperbaiki masih saja dapat terjadi kerusakan kembali dikarenakan mesin-mesin yang dimiliki sudah memasuki jangka waktu yang sudah cukup lama. Sebagian mesin belum digantikan dengan mesin baru dikarenakan perusahaan beranggapan mesin tersebut masih dapat dipakai dan dapat diperbaiki apabila terdapat kerusakan kembali, dan juga untuk menghemat pengeluaran perusahaan. Perusahaan sebaiknya mengganti mesin-mesin lama dengan mesin baru secara perlahan atau bertahap untuk menghemat pengeluaran perusahaan dan juga mengatasi keterlambatan produksi serta pengiriman yang disebabkan oleh kerusakan mesin. Penggantian mesin ini akan mengatasi keterlambatan produksi yang terjadi dan meningkatkan kinerja penjualan sehingga meningkatkan kepuasan customer dan mempertahankan customer yang ada.
Simpulan dan saran Simpulan Berdasarkan hasil audit operasional untuk menilai kinerja bagian penjualan pada PT. Prima Bundiarta Nusa, dapat ditarik kesimpulan bahwa kinerja penjualan PT. Prima Bundiarta Nusa masih memiliki beberapa kelemahan dalam pelaksanaannya. Hal ini dapat dilihat dari : 1. Perusahaan belum menggunakan pedoman tertulis untuk potongan harga penjualan sehingga kegiatan dalam melayani customer kurang efektif karena bagian penjualan harus mendapatkan persetujuan dari manajer penjualan terlebih dahulu mengenai potongan harga penjualan yang akan diberikan kepada customer dan dapat mengakibatkan customer beralih kepada perusahaan yang menjual dengan harga lebih murah dengan potongan harga yang jelas. 2. Perusahaan belum menerapkan batas kredit secara ketat untuk setiap customer karena perusahaan beranggapan bahwa setiap customer mampu membayar semua hutangnya dan perusahaan dalam memberikan kredit melihat dari sejarah pembayaran customer selalu melakukan pembayaran. 3. Perusahaan belum menerapkan sanksi/denda atas keterlambatan pembayaran piutang secara tertulis yang dimiliki oleh perusahaan. Hal ini mengakibatkan ketepatan pembayaran piutang customer menurun dan arus kas perusahaan menjadi terganggu sehingga keuangan perusahaan kurang berjalan efektif dan efisien. 4. Keterlambatan pengiriman barang/produk yang disebabkan oleh cuaca buruk dan kerusakan mesin yang belum diatasi sepenuhnya. Keterlambatan pengiriman barang/produk ini dapat mengakibatkan penurunan penjualan karena turunnya minat customer untuk membeli kembali produk perusahaan. Saran Tujuan diberlakukannya audit operasional adalah untuk memastikan dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas terhadap kinerja operasional perusahaan. Berdasarkan kesimpulan yang diuraikan, penulis memberikan beberapa saran sebagai masukan mengenai kelemahan yang terdapat dalam operasi penjualan pada PT. Prima Bundiarta Nusa. Beberapa saran yang penulis berikan, antara lain : 1. Pimpinan perusahaan sebaiknya menggunakan syarat pembayaran credit term dalam menentukan besarnya potongan harga penjualan dan batas waktu pembayaran yang akan diterapkan pada customer. Dengan membuat pedoman tersebut, maka dapat diukur kinerja dan meningkatkan proses transaksi penjualan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 2. Perusahaan sebaiknya mempunyai dan menerapkan plafon kredit kepada setiap customer agar setiap customer dapat dibatasi sejauh mana kondisi yang diperbolehkan sesuai kebijakan dari perusahaan untuk meningkatkan kinerja penjualan.
3.
4.
Perusahaan sebaiknyanya menerapkan sanksi yang telah ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan untuk menghindari banyaknya keterlambatan pembayaran piutang. Kebijakan tersebut tidak hanya untuk dibuat tetapi harus diterapkan dan dijalankan perusahaan secara konsisten. Dengan adanya penerapan kebijakan yang lebih ketat di perusahaan diharapkan keterlambatan pembayaran oleh customer berkurang sehingga dapat meningkatkan kinerja penjualan dalam kolektivitas piutang perusahaan. Perusahaan sebaiknya mengantisipasi keterlambatan pengiriman oleh masalah cuaca dengan memperhitungkan musim hujan sehingga dapat melakukan peningkatan produksi dan pengiriman 3 bulan sebelum atau sesudah musim hujan tersebut. Perusahaan sebaiknya juga mengganti mesin-mesin lama dengan mesin baru secara bertahap untuk mencegah keterlambatan produksi dan meningkatkan kinerja penjualan sehingga meningkatkan kepuasan customer dan mempertahankan customer yang ada.
Referensi Agoes, S. (2008). Auditing Pemeriksaan oleh Kantor Akuntan Publik. (jilid-1). Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Arens, Alvin A., Elder, dan Beasley. Alih bahasa Wibowo, H. (2008). Auditing and Jasa Assurance Pendekatan Terintegrasi. (jilid-1/Edisi-12). Jakarta : Erlangga. Arens, A.A. &Loebbecke, J. K.Alih bahasa Yusuf, A.A. (2003). Pendekatan Terpadu. (buku 1&2). Jakarta : Salemba Empat. Bhayangkara, IBK.(2008). Audit Manajemen : Prosedur dan Implementasi. Jakarta : Salemba Empat. Basu, Swasta dan Irawan. (2008). Manajemen Pemasaran Modern. Yogyakarta : Liberty. Sofyandi, Herman. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Graha Ilmu. Jones, Frederick L. dan Rama, Dasaratha V. Alihbahasa M. Slamet Wibowo. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. (buku-1). Jakarta : Salemba Empat. Krismiaji. (2010). Sistem Informasi Akuntansi. (Edisi-3). Yogyakarta : Unit Penerbit dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu YKPN. Moeheriono. (2009). Pengukuran Kinerja Berbasis Kompetensi. Bogor : Ghalia Indonesia. Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. (edisi-4). Jakarta : Salemba Empat. Mulyadi. (2010). Auditing 1. (edisi-6). Jakarta : Salemba Empat. Mangkunegara, A.A. Anwar Prabu. 2010. Evaluasi Kinerja SDM. Bandung : PT. Refika Aditama. Soemarso, S.R. (2009). Akuntansi Suatu Pengantar. (edisi-5). Jakarta : Salemba Empat. Tunggal, A.W. (2008). Audit Operasional : Suatu Pengantar. Jakarta : Salemba Empat. Tunggal, A.W. (2010). Principles of Internal Auditing.Jakarta : Harvarindo. Wibowo, 2008. Manajemen Kinerja. Raja Grafindo Persada, Jakarta. Winardi.J, 2007. Motivasi dan Pemotivasian. Raja Grafindo Persada, Jakarta.
