Asociace knihoven vysokých škol v ČR Komise pro otázky elektronického zpřístupňování vysokoškolských kvalifikačních prací (Komise eVŠKP) Z á p i s z 10. pracovní schůzky Komise eVŠKP konané dne 23. 11. 2006 na rektorátu Vysokého učení technického v Brně Přítomní členové (podle příjmení, bez titulů): Balvínová, Bratková, Březinová, Budínský, Horová, Jurmanová-Volemanová, Kostecká, Krčál, Kretschmer, Krkošková, Mach, Myšková, Rygelová, Sýkorová, Šímová, Tichá, Vondrová, Vyčítalová, Zikuška Hosté: Mgr. Petr Novák – STK Praha, Odd. knihovního systému a inf. technologií Ing. Radovana Malá – VŠCHT Praha, ÚK Program: 1. Úvod, kontrola úkolů ze schůzky 29. 8. 2006 2. Závěry a diskuse k semináři „Systémy pro zpřístupňování VŠKP: zkušenosti, možnosti, nabídky, potřeby“ 3. Informace z VV AKVŠ vč. zhodnocení CPVŠK 2006 4. Centralizovaný projekt „Příprava národního registru VŠKP“: stav, výhledy 5. SO – aktualizace v r. 2007: a) šablony a vzory b) metadata c) technické standardy d) vývoj legislativy 6. Přestavba domény evskp vč. aktualizace registru 7. Plán činnosti Komise eVŠKP na r. 2007 8. Různé Ad 1) Pracovní jednání zahájila a řídila I. Horová. Kontrola nesplněných úkolů z minulých schůzek a vyplývající nové úkoly (provedla J. Krkošková): Úkol 3.10 z března 2006 pro J. Macha a E. Bratkovou: sumarizovat finanční požadavky konzultantů Komise. Dosud splněno ústně: Asociací povolená suma cca 10 tis. Kč bude využita na dohodu s Ing. Koskem na provedení 1. analýzy k navrženým způsobům zápisu a struktuře údajů v návrhu MS-EVSKP, v.0.1. V této etapě půjde zejména o kontrolu a případnou opravu metadatových prvků a reprezentace metadat ve formátu XML a schéma pro XML reprezentaci metadat. Pokračující úkol 1.1 pro J. Macha: předložit písemně konkrétní rozpis prací a hodin předsedkyni Komise. Termín: 15. 12. 2006. Nový úkol 1.2 pro I. Horovou: zorganizovat během prosince uzavření dohody pro Ing. Koska. Úkol 3.12 z března 2006 pro pracovní skupinu „metadata“: připravit verzi 0.2 MS-EVSKP. Úkol přesunut k řešení v rámci centralizovaného rozvojového projektu, přesto Komise doporučuje zabývat se průběžně přípravou nové verze národního standardu – viz bod 5 + úkoly z tohoto jednání.
Úkol pro E. Bratkovou- připravit vzorová záhlaví dokumentů v Souboru doporučení s termínem 30. 9. 2006 trvá. Pokračující úkol 1.3 pro E. Bratkovou: připravit do 31. 12. 2006. Pokračující úkol 1.4 pro všechny autory dokumentů v SD: opravit záhlaví všech svých dokumentů vystavených na doméně evskp.cz dle vzorů E. Bratkové do 15. 1. 2007. Pokračující úkol 1.5 pro M. Krčála: provést výměnu dokumentů s opraveným záhlavím v SD na stránkách Asociace/Komise. Termín: do 31. 1. 2007. Úkol 9.2 pro I. Horovou z května 2006 - zjistit stanovisko VV AKVŠ k možnostem prezentace firem v rámci národního registru a k otázce získávání sponzorství: v souvislosti s přípravou pravidel pro tuto oblast v rámci AKVŠ úkol odsunut na dobu, kdy bude stanoveno. I. Horová připraví poté návrh na další jednání Komise. Ad 2) Závěry a podněty ze semináře „Systémy pro zpřístupňování VŠKP: zkušenosti, možnosti, nabídky, potřeby“, konaného dne 22. 11. 2006. Předsedkyně Komise eVŠKP I. Horová považuje seminář za úspěšný z hlediska jeho organizace, průběhu a očekávání odborných diskusí. Komise se shodla na úsilí pokračovat v konání pravidelných seminářů – viz plán na r. 2007. Nosné okruhy k dalšímu řešení, které nově vyplynuly z diskuse na semináři: a) propojení Národního registru eVŠKP na soubor autorit b) legislativa: dodatek k VŠ-zákonu, § 47b + vztah VŠ zákona, autorského zákona a obchodního zákoníku c) aplikace komerčních SW pro fulltextové vyhledávání v systémech eVŠKP d) kontrola plagiátorství v oblasti eVŠKP e) archivace elektronických i tištěných verzí VŠKP vč. otázky médií pro archivaci eVŠKP. Diskuse členů Komise eVŠKP k uvedeným okruhům: Ad 2a) Soubor autorit J. Mach, R. Tichá upozorňují na fakt, že není účelné a ani žádoucí, aby Komise eVŠKP vytvářela a hlavně pravidelně aktualizovala číselník/seznam oborů na VŠ. Za problematickou považují také otázku udržování seznamu již zrušených oborů, v rámci nichž se psaly starší VŠ práce. Za autorizaci tohoto seznamu ručí MŠMT včetně aktualizace (3-4x ročně). Lokální registr VŠKP by pak měl aktualizace seznamu kontrolovat a podle aktuálního stavu upravovat odkazy v lokální databázi VŠKP. Ad 2b) Dodatek novely VŠ zákona Členové Komise diskutovali o stručné informaci, kterou uvedl na semináři pror. VUT pro studijní záležitosti doc. Švec. Navrhl vyjasnit vztahy VŠ+AZ a obchodního zákoníku v oblasti zpřístupňování plných textů VŠKP zvláště tam, kde práce obsahuje „citlivé firemní údaje“. Pror. Švec informoval o dočasném řešení konzultovaném s MŠMT, tj. zveřejňování pouze „rozšířených abstraktů“, které se užívá v této souvislosti, ale které zřejmě neodpovídá současnému stavu VŠ zákona. Na dotaz I. Horové k počtu těchto prací na VUT sdělil J. Zikuška, že se prozatím jedná o „menší podíl“ z celkového počtu obhájených prací. Komise se shodla, že se problém týká mnohých škol (technické, chemické, ale také např. umělecké = zpřístupňování uměleckých děl). Úkol 2.1 pro I. Horovou a V. Jurmanovou-Volemanovou: pokusit se najít kontakty (legislativní komise RVŠ, ÚKR?) s možností připomínkování legislativních otázek spojených se zpřístupňováním eVŠKP za Komisi. Termín: do příští schůzky.
Ad 2c) SW pro fulltextové vyhledávání Komise nehodlá doporučovat konkrétním VŠ výběr komerčních nebo volných programů/systémů pro fulltextové vyhledávání, některé VŠ řeší vlastní vyvinutou technologií (např. MU v Brně). Konkrétní úkol zmapování výhod/nevýhod těchto systémů na českém trhu prozatím nebyl navržen. Ad 2d) Kontrola eVŠKP na plagiátorství E. Bratková zdůraznila, že kontrola plagiátorství u VŠKP (představená např. v příspěvku za MU – Ing. Brandejsová) je prozatím náhodná a uskutečňovaná obvykle v rámci jedné instituce. Komise došla k názoru, že by tato funkce měla být uvažována pro Národní registr VŠKP, poněvadž jen tak má kontrola plagiátorství smyl a hlavně praktický dopad (předcházení možnému plagiátorství mezi školami v rámci ČR). J. Mach navrhuje, aby byla implementace této funkce zařazena pro případné pokračování centralizovaného projektu „Národního registru eVŠKP“ na další období. I. Horová nastolila otázku, zda je obecně výsledek řešení grantového úkolu volně přenositelný, E. Březinová se domnívá, že by tato skutečnost měla být povinně uváděna již v zadání projektu. Úkol 2.2 pro M. Krčála: zjistit možnost komerčního využití systému kontroly plagiátorství na MU. Termín : do příští schůzky. Ad 2e) Archivace VŠKP A. Kretschmer doporučil navázat kontakt s Národním archivem v oblasti uchovávání eVŠKP, vyjasnění otázky, zda VŠKP jsou archiválie, atp. I. Horová dále sdělila, že jí – jako zástupci VŠ - bylo nabídnuto členství v pracovní skupině pro dlouhodobé uchovávání dokumentů při Národní knihovně ČR. Dále jsou také členy Mgr. Tkačíková a Mgr. P. Novák. Úkol 2.3 pro I. Horovou: navázat kontakt s Národním archivem, termín: do příští schůzky. E. Bratková doporučila, aby se Komise zabývala zjištěním stavu předpisů o archivaci na lokální úrovni (viz též bod 5.1 – dotazník ke stavu uchovávání a zpřístupňování VŠKP na VŠ v ČR). Úkol 2.4 pro S. Sklenářovou (v nepřítomnosti): připravit návrh vzorového řádu pro dlouhodobé uchovávání VŠKP. Termín: do příští schůzky. R. Tichá, E. Bratková – upozornily, že po stránce formátů pro archivaci nepůjde v případě eVŠKP o aplikaci stejných problémů jako např. u starých tisků a rukopisů, naopak bude nutné stanovit a pojmenovat požadavky na konkrétní formáty eVŠKP. Komise se shodla, aby tato problematika byla podrobněji probrána na příštím jednání Komise. J. Mach vyjádřil názor, že pokud jde o formát PDF, bude vždy konvertovatelný do vyšší verze např. na dalších 10 až 20 let. P. Novák informoval o výsledcích šetření fy SUWECO, z nichž vyplývá, že nelze již po krátké době přečíst některé složitější prvky např. ze staré verze Acrobat Reader, přílohy ve formátech Tech, Autocad, RTF aj.
A. Kretschmer navrhuje doporučit ze strany Komise vybrané formáty pro lokální úložiště eVŠKP. Závěry Komise k dlouhodobé archivaci eVŠKP: i nadále si budou zřejmě způsob dlouhodobého uchovávání eVŠKP řídit VŠ (obvykle vedoucí výpočetních center) v lokálních prostředích. Úkol 2.5 pro M. Šorma (v nepřítomnosti): vypracovat přehled formátů používaných v současnosti v zahraničních systémech pro uchovávání a zpřístupňování eVŠKP. Termín: do příští schůzky. Úkol 2.6 pro M. Krčála: zjistit, jaké formáty pro uchovávání eVŠKP používá Masarykova univerzita v Brně. Termín: do příští schůzky. Úkol 2.7 pro členy Komise, kteří zajišťovali příslušné části programu semináře: zaslat I. Horové prezentace v pps a abstrakt ke příspěvkům na semináři. Termín: 30. 11. 2006. Úkol 2.8 pro M. Krčála: vystavit prezentace na stránkách evskp. Termín: do 15. 12. 2006. Úkol 2.9 pro I. Horovou: vypracovat a zaslat článek o semináři redakci časopisu Ikaros. Termín: 20. 12. 2006.
Ad 3) Informace z AKVŠ I. Horová předala informaci, že VV Asociace hodnotí CPVŠK 2006 jako úspěšnou akci. Dále předsedkyně Komise vyzvedla úkol z usnesení této porady „podporovat budování Národního registru eVŠKP“ a informovala dále o následných diskusích VV AKVŠ nad pravidly pro hlasování na CPVŠK, nevyjasněnými otázkami členství, sponzorů, poplatků atd. a nad celkovým pojetím CPVŠK, kterými se bude VV v nejbližší době zabývat. Členové Komise diskutovali zejména k možnosti účasti STK v Praze a dalších knihoven pro akademickou sféru (knihovny AV ČR) na práci odborných komisí AKVŠ a také jejich postavení v rámci AKVŠ, konkrétně požadavek stát se plnoprávnými členy AKVŠ. P. Novák byl vyzván, aby formuloval důvody, proč STK usiluje o členství v AKVŠ a co považuje za současného stavu nečlena za problém: a) sjednává licence pro konsorcia akademických institucí ke zpřístupňování el. inf. zdrojů b) spolupracuje s knihovnami VŠ – viz např. projekt VPK c) poskytuje mnohé služby VŠ knihovnám d) některé ústavy AV mají společná pracoviště s vysokými školami e) má ve fondu disertace obhájené na VŠ v ČR a zpřístupňuje je f) v nejbližších letech dojde ke transformaci STK na Národní technickou knihovnu, sloužící především VŠ. Problém: nemůže se účastnit hlasování, není plnoprávným partnerem. Závěr diskuse Komise eVŠKP: Komise se domnívá, že spolupráce STK a dalších knihoven může obohatit činnost AKVŠ, podporuje změnu stanov AKVŠ tak, aby se tyto knihovny mohly stát jejími plnoprávnými členy.
Ad 4) Centralizovaný projekt Národního registru eVŠKP J. Mach informoval Komisi, že výsledky výběru rozvojových projektů pro r. 2007 budou oficiálně vyhlášeny cca 15. 12. 2006. Počítá se, že jakmile budou výsledky známy, bude svolána schůzka řešitelů bez ohledu na stanovený termín schůze Komise. Předsedkyně také zdůraznila, že i kdyby projekt nebyl úspěšný, bude Komise hledat jiné cesty k získání finanční podpory a práce budou – byť třeba pomaleji a ne v plné míře – pokračovat.
Ad 5) Aktualizace Souboru doporučení: I. Horová v úvodu informovala o úkolu uložené Komisi eVŠKP výkonným výborem AKVŠ, tj. předložit kompletní zprávu o aktuální situaci v evidování a zpřístupňování VŠKP na VŠ v ČR jako reakci na novelu VŠ zákona. V této souvislosti Komise prodiskutovala návrh I. Horové k obsahu odpovědního formuláře, který bude zaslán VŠ a to i těm, které nemají přímé zastoupení v Komisi eVŠKP. Formulář bude mít za cíl získat informace o: úrovni koordinace evidence VŠKP v lokálních systémech, specifikaci popisu, provázanost evidence VŠKP s knihovním katalogem, strukturu vnitřních předpisů a stádium jejich implementace do praxe, způsoby ošetření formální úpravy včetně vnitřní struktury textu, formátů, šablon, stylů, používání licenčních smluv pro zpřístupňování prací, povinnost el. verze. Diskutována byla také otázka, na koho se s dotazníkem v rámci škol obrátit (knihovny? Akademičtí odpovědní pracovníci?). A. Balvínová navrhuje připojit otázky, popisující vztah evidence eVŠKP a RIV. Úkol 5.1 pro I. Horovou: poslat do konference evskp k připomínkování návrh odpovědního formuláře se zdůrazněním účelu a využití získaných informací. Termín: 30. 11. 2006. Úkol 5.2 pro všechny členy: vyplnit dohodnutou verzi formuláře a odeslat jej I. Horové do 20. 12. 2006. Úkol 5.3 pro I. Horovou a J. Krkoškovou: vypracovat souhrnnou zprávu o stavu evidence a zpřístupňování VŠKP na českých VŠ školách a předat ji VV. Termín: 8. 1. 2007. Aktualizace stávajících dokumentů v Souboru doporučení + připojení nových – viz bod 7. Ad 6) Přestavba domény evskp M. Krčál informoval o ukončení 1. etapy přestavby domény: navržené menu je funkční, bude se na příštím jednání Komise připomínkovat. V dalším období bude nutno řešit tyto úkoly: a) administrace domény vč. odměny za projektování, programování b) stanovení funkcí členské evidence c) aktualizace evidence systémů eVŠKP. E. Bratková upozorňuje, že v rámci domény http://www.evskp.cz/ jsou již založeny některé stabilní adresáře, zejména pro standardy – viz http://www.evskp.cz/standardy a http://www.evskp.cz/standardy/metadata/, toto již nelze měnit.
Úkol 6.1 pro všechny členy: doplnit a aktualizovat informace o lokálních systémech eVŠKP. Termín: do 31. 12. 2006. Úkol 6.2 pro všechny členy: na výzvu M. Krčála připomínkovat nové menu domény. Termín: 31. 12. 2006. Úkol 6.3 pro M. Krčála : připravit souhrn podnětů na případnou úpravu domény. T: do příští schůzky. Ad 7) Plán činnosti Komise pro r. 2007 I. Horová představila obecný návrh plánu Komise, zahrnující tyto oblasti: a) koordinace centralizovaného projektu NR eVŠKP 2007 + pokračující projekty b) příprava dalších šablon a vzorů (vč. vzoru obecné struktury vnitřních předpisů) c) přestavba domény d) další rozvoj metadatového souboru eVŠKP e) příprava technických standardů (definice, požadavky pro NR eVŠKP) f) aktualizace evidence lokálních systémů h) prezentace činnosti Komise (hl. centralizovaný projekt) na INFOS, INFORUM 2007 i) public relations (vč. platformy periodika Národní knihovny) j) sledování vývoje legislativy k) prezentace činnosti Komise na CPVŠK 2007 l) uspořádání 2. ročníku semináře na aktuální téma. Diskuse: L. Budínský seznámil přítomné s cíli dílčí části centralizovaného projektu „NR eVŠKP“, který bude v případě přijetí projektu řešen na UTB Zlín pro r. 2007 a jehož výsledky budou využitelné pro systémy eVŠKP v těchto oblastech: a) univerzální šablona pro eVŠKP b) šablony pro formát Tech a Open Office c) „čistící makro“ pro typografické chyby d) know-how formou vymezení častých chyb a dotazů (FAQ). E. Bratková navrhla, aby se Komise v příštím roce zabývala také otázkou strukturování „balíčku komponent/objektů VŠKP“, v této souvislosti konkrétně prozkoumáním možností praktického využití formátu METS, který řídí vztahy mezi jednotlivými komponenty práce. V souvislosti s prací v týmech Komise oznámila E. Březinová, že odstupuje z pracovní skupiny pro metadata, která se v nejbližším období bude zabývat spíše technickými hledisky (syntaxe aj.) V. Jurmanová-Volemanová navrhla stanovit, o co konkrétně by měla Komise usilovat pro další novelizaci VŠ zákona. Úkol 7.1 pro I.Horovou: rozeslat návrh činnosti k připomínkování do konference evskp do 30. 11. 2006. Úkol 7.2 pro všechny členy:zaslat připomínky k plánu činnosti do 15. 12. 2006. Úkol 7.3 pro E. Bratkovou a J. Macha: předložit krátkou informaci o METS. Termín: do příští schůzky.
Úkol 7.4 pro I. Horovou: vyjasnit s M. Šormem jeho účast na sledování technických standardů včetně možnosti práce v pracovní skupině pro metadata. Termín: 31. 12. 2006. Úkol 7.5 pro V. Jurmanovou-Volemanovou: připravit návrh konkrétních změn pro novelu VŠ zákona včetně požadavků dostupnosti důvodové zprávy k výkladu zákona a předložit jej do konference evskp do 30. 11. 2006. Úkol 7.6 pro všechny členy: připomínkovat návrh změn pro novelizaci VŠ zákona: Termín: 31. 12. 2006. Ad 8 Různé: a) Zástupkyně UK VŠCHT podala stručnou informaci o stavu zpřístupňování VŠKP a postojům k této problematice na VŠCHT. V současné době jsou zkatalogizovány disertační práce, přístup k záznamům o nich je možný prostřednictvím IS ALEPH. b) I. Horová přednesla požadavek z praxe VŠ na vytvoření obecné struktury vnitřních předpisů. c) P. Novák sdělil stanovisko STK v Praze, že ze statutu této knihovny bude vypuštěna část o povinnosti zajišťovat evidenci tištěných disertací. Tato povinnost byla zrušena příslušnou vyhláškou již v roce 2001, avšak až v současné době dojde i k formální změně statutu STK, odst. J, článek 3 (http://www.stk/cz/statut.pdf). Vedení STK bude napříště doporučovat institucím, které ze setrvačnosti zasílají disertace do STK, aby se obracely přímo na Komisi eVŠKP. Dále informoval, že dosud vytvářený soubor záznamů o disertacích bude možné v budoucnu překlopit do NR eVŠKP. d) I. Horová vyzvala členy Komise, aby vytipovali možnou účast zástupců Komise na zahraničních konferencích a sympoziích pro rok 2007. Účast lze financovat z grantů nebo z prostředků na to určených v rozpočtu AKVŠ. e) J. Krkošková shrnula nahlášené změny v registraci členů pro další období: - P. Novák – řádný člen místo Š. Žižkové - vyřazení kol. Vondrové z evidence členů (na vlastní žádost, v Komisi nadále pokračuje zástupce VUT v Brně – kol. Zikuška) - zařadit nově do evidence členů Ing. Radovanu Malou z VŠCHT. Úkol 8.1 pro I. Horovou: připravit návrh obecné struktury vnitřních předpisů. Termín: do 31. 1. 2007. Úkol pro všechny členy: připomínkovat návrh obecné struktury vnitřních předpisů do příští schůzky Komise. Úkol pro M. Krčála a J. Macha: provést výše uvedené změny v evidenci členů a v konferenci evskp. Termín: 30. 11. 2006.
Příští pracovní jednání Komise eVŠKP: 6. února 2007, AMU Praha.
Zapsala: Jarmila Krkošková Kontrolovali a připomínkovali: Iva Horová Eva Bratková Jan Mach
