ÁRUFORGALMI ISMERETEK Áruátvétel
Készítette: Friedrichné Irmai Tünde
Az áruátvétel Az áruátvétel a megrendelt áruk birtokbavétele, valamint a szerződés (megrendelés) teljesítésének ellenőrzése és igazolása. Feltételek: Üzemi helyiség megléte (értékesítés módjának és a forgalmazásra kerülő áruknak megfelelően) Az áruátvétel idejére szabaddá kell tenni az áruátvevő helyiséget Biztosítani kell: • Az árumozgatáshoz szükséges gépeket, berendezéseket • A mennyiségi és minőségi átvételhez szükséges eszközöket
Az áru beérkezésekor rendelkezésre kell, hogy álljon elegendő számú és megfelelő hatáskörű dolgozó
Az áruátvétel elhelyezése a beszerzés folyamatában •A kereskedelmi vállalkozások alaptevékenysége az áruforgalom lebonyolítása. •Az áruforgalom folyamata.
az
áruk
adásvételének
Az áruforgalmi folyamat szakaszai Az áru beszerzése
Áruátvétel
Készletezés
Az áruk eladása
Az áruátvételt megelőző tevékenységek Szállítók kiválasztása
Beszerzendő áruk mennyiségének és összetételének meghatározása
Megrendelés
Szempontok:
Figyelembe kell venni:
Történhet:
-Termékválaszték
- A kereskedelmi egység típusát
- Írásban (e-mailben, megrendelőlevéllel)
- Termék minősége
- Az előző időszak forgalmát
- Telefonon
- Ár
- Vevőkör keresletét
- Személyesen
- Megbízhatóság
- Versenytársak kínálatát
- Üzletszerző útján
- Szállítás gyakorisága
- A vállalkozás anyagi helyzetét
- Fizetési kondíciók
- A szállítók árait - Raktárhelyiség kapacitását
Az áruátvétel mozzanatai 1. Az áruátvétel előkészítése, az áru fogadása 2. Az áruátvétel lebonyolítása – A megrendelés és szállítólevél összehasonlítása – A beérkezett áru kirakodása – Az áru mennyiségi átvétele – Az áru minőségi átvétele
3. Az áruátvétellel kapcsolatos adminisztrációs feladatok
1. Az áruátvétel előkészítése, az áru fogadása A kereskedelmi egység nem áll mindig készen az áru fogadására, szükséges felkészülni, gondoskodni a személyi és tárgyi feltételekről.
• Személyi feltételek biztosítása azt is jelenti, hogy az ezzel megbízott dolgozónak: Ismernie kell az átvétel szabályait Ismernie kell az áruátvétel menetét Tisztában kell lenniük pontos feladatukkal a munkafolyamatban
Tárgyi feltételek érdekében a következő feladatokat kell megoldani:
1. Az áruátvételi terület kijelölése 2. A terület alkalmassá tétele az áruátvételre 3. Az áruátvételt követő tárolási hely biztosítása 4. A visszaszállítandó göngyölegek előkészítése 5. A visszáru előkészítése 6. Az áruátvételhez szükséges eszközök biztosítása
1. Az áruátvételi terület kijelölése: ●
áruátvételi helyiség (nagy alapterületű üzletek, áruházat esetén)
●
Raktár (általában kis alapterületű üzletekre jellemző)
●
Eladótér (nagyon ritkán, ahol nincs más lehetőség az áruátvételre)
• Az áruátvevő helyiség a beérkező áruk fogadására, mennyiségének és minőségének ellenőrzésére szolgál. – Lehet önálló helyiség, – A raktározásra szolgáló terület egy része – Zavartalan feltételeket biztosítson a beérkező áru ellenőrzéséhez, – Adminisztrációs feladatok elvégzéséhez – Jól megközelíthető legyen áruszállító járművel – Közvetlenül kapcsolódjon a raktárhoz, és az áruéelőkészítőhöz, – Elég térrel rendelkezzen az áruk mozgatásához
• Éjszakai áruszállítás • Forgalmas, nagyobb üzletekben alkalmazzák a zsiliprendszerű árufogadást, mely lehetővé teszi akár az éjszakai áruszállítást. • A zsiliprendszerű raktár egy speciális raktárfajta, mely két ajtóval rendelkezik: egyik az utcára nyílik, a másik pedig az üzletbe. • A külső ajtó kulcsát a szállítóvállalat képviselője kezeli, és az éjszaka szállított árut szállítólevéllel együtt az üres raktárba helyezi el, majd nyitáskor a kereskedő átveszi az árut, kiüríti a helyiséget.
2. A terület alkalmassá tétele az áruátvételre: ●
Az áruátvételi terület alkalmassá tétele valójában takarítási
feladatokat jelent. ●
A takarítási feladatok elvégzéséhez minden dolgozónak ismernie kell a takarítás szabályait!
3. Az áruátvételt követő tárolási hely biztosítása Feladatok: ● A termékek tárolási helyének meghatározása (eladótér, raktár, szakraktár) ● A termékek helyigényének meghatározása ● A tároló berendezések kapacitásának felszabadítása ● A berendezések takarítása, megtisztítása
4. A visszaszállítandó göngyölegek előkészítése Feladatok: ● Adott szállító göngyölegeinek válogatása ● A göngyölegek értékének feljegyzése (megnevezés, darabszám, érték) ● Szükség esetén kötegelés, szállítható állapotba rendezés ● A visszáru számla elkészítése
• Göngyölegnek nevezzük • mindazon csomagolási eszközt, amely a terméket szállítás közben a megrongálódástól óvja és a rendeltetési céljának megfelelően többször is felhasználható, (zsák, rakodólap, rekesz, láda, hordó, ballon, kanna, palack, kábelcsévék, tartós kartondoboz stb.) és amelyekre vonatkozóan a rendelkezések a kibocsátó visszaváltási kötelezettségét előírják. • Nem göngyöleg az olyan többszöri felhasználásra alkalmatlan csomagolóanyag, amely az áru közvetlen tartozéka és az árutól való leválasztása az árut jellegétől fosztaná meg (konzervdoboz, tubus, fiola, ampulla, műanyag tasak, műanyag burkolat, stb.)
5. A visszáru előkészítése Feladatok: ● Az adott szállítónak visszaküldendő áruk összegyűjtése, ● A termékek feljegyzése (megnevezés, darabszám, érték, visszaszállítás oka), ● A termékek csomagolása, szállítható állapotba rendezése, ● A visszáru számla elkészítése.
6. Az áruátvételhez szükséges eszközök biztosítása Feladatok: ● ● ● ● ●
Szemrevételezés, hibák, sérülések keresése Hitelességük/Hitelesítésük ellenőrzése Használatuk, kezelésük, működőképességük ellenőrzése Tisztaságuk ellenőrzése, esetleg tisztításuk elvégzése Az észlelt hibák, hiányosságok jelentése
Az áruátvételnél leggyakrabban használt eszközök: ● mérő-, és számláló eszközök ● hőmérők ● göngyölegbontó eszközök ● vonalkód leolvasó, elektronikus készlet be- és kivételező eszközök ● árumozgató eszközök ● létrák, fellépők
Asztali mérleg ● Kisebb terjedelmű és súlyú termékek mérésére
Nagyobb terjedelmű és súlyú termékek mérésére
Padlómérleg ● Teherlapja a padló szintjébe van lesüllyesztve ● Lehetővé teszi a gördített rakomány bruttó mérlegelését
Raklapmérleg ● Lehetővé teszi a rakomány bruttó mérlegelését (levonva a raklap súlyát, megkapjuk az áruszállítmány súlyát)
Mobilmérleg ● Alkalmas az áru egyidejű mozgatására és mérésére ● Raklapon, egységrakományban érkezett termékek mérésénél, mozgatásánál
Hőmérők
Göngyölegbontó eszközök 96 német áruházra kiterjedő és a foglalkozási baleseteket feltáró elemzés szerint évente 400 vágási sérülés történik, amelyből: 72% abból ered, hogy a penge kiugrik a vágandó anyagból 27% át a vágási művelet végén a szabadon lévő penge okozza 1% pedig szabadon lévő pengébe való belenyúlás miatt történik
Pántszalag vágó kés ● A gyűjtőcsomagok felbontására szolgál ● A pántszalagot mindig 45°-os szögben történő húzással vágjuk el!
Kézi adatnyilvántartó ● Vonalkód-leolvasós elektronikus készlet be- és kivételező eszköz ● Az áru több jellemzőjét azonosítva vételezhetik be a termékeket ● Számítógéphez csatlakoztatva kilistázhatjuk a bevételezett árukat
● A listát összehasonlítjuk a szállítási okmányok adataival
• Azokban a boltokban, ahol központi számítógépes készletnyilvántartást vezetnek, az áru beérkezésekor vonalkód-leolvasó segítségével az áru több jellemzőjét azonosítva vételezhetik be a terméket. Első lépésben le kell olvasni a vonalkódot, majd be kell ütni a mennyiséget.
Árumozgató eszközök
• Árumozgató eszközök és gépek – Kézikocsik – kézi targoncák – emelővillás targoncák (kézi vagy motoros)
Kézikocsi ● Csak tolni szabad! ● A kézikocsin személy szállítása TILOS!
Gördülő stand ● Csak a megengedett súlyhatárig szabad terhelni! ● Tilos szabadon útjukra engedni, elgurítani!
Rolli kocsi ● Árumozgatásra szolgál ● A kocsit húzni szigorúan tilos! ● Rolli kocsin a boltban árut tárolni tilos!
Molnárkocsi ● Ha 2 vagy több áru kerül egy sorba, a nehezebbet tegyük a kézikocsi tengelye fölé! ● Ne fékezzük le a kézikocsit úgy, hogy a lábunkat a kerékre tesszük!
Kézi targonca („béka”) ● Minden dolgozó kezelheti (balesetvédelmi oktatás!) ● Csak raklapon érkezett egységrakomány mozgatására használható! (egyszerre csak 1 db raklappal)
● Csak húzva szabad mozgatni!
Emelővillás targonca ● Csak targoncavezetői jogosítvánnyal használható! ● Felemelt villa alatt járni vagy alatta tartózkodni tilos! ● Ha a targoncával munkát végeznek, akkor annak 5 méteres körzetében tilos tartózkodni!
• Az áru szintek között mozgatása megoldható – csúszdák, – szállítószalagok, – görgős szállítólejtők, – teherliftek használatával
Létrák használata: ● Csak lapos, zárt cipőben használjuk! ● A biztosítóláncnak feszülnie kell! ● Falétra legfelső fokára állni tilos! ● A falétrát befesteni tilos, mert eltakarja az esetleges hibákat, repedéseket! Falétra biztosító lánccal
Létrák használata: ● A létra lábán csúszásgátlónak kell lennie! ● A létra minden fokára lépjünk!
Fémlétra dobogóval
Létrák, fellépők használata: ● Leugrani tilos!
● Csak ép eszközt használjunk! Fellépő zsámoly
A ruházati termékek tárolását, kezelését segítő berendezési tárgyak • Az átvétel során szükség lehet olyan berendezési tárgyakra, amin az árut elhelyezzük, ezért • érdemes előkészíteni, szabaddá tenni megfelelő méretű polcot, pultot, szükség esetén sztendert. • A polcon a hajtogatott árukat, a sztenderen a vállfás árukat tárolhatjuk az átvétel alatt. • A pulton, vagy asztalon számolhatjuk a termékeket, vagy kiteríthetjük a minőségi átvételhez.
Tárgyi feltételek, szükséges eszközök • Biztosítani kell a forgalom lebonyolításához szükséges berendezéseket, felszereléseket, szerszámokat, • gondoskodni kell azok folyamatos karbantartásáról, • ki kell alakítani a lehető legjobb áruszállítási útvonalat • gondoskodni kell az egység vagyonának védelméről, • vagyonvédelmi berendezésekről, eszközökről • biztosítani kell a dolgozók számára a biztonságos, higiénikus munkavégzés feltételeit.
Személyi feltételek • Feladatok: – a szükséges létszám és létszámösszetétel biztosítása, – a dolgozók tűz- és munkavédelmi oktatásának, tájékoztatásának megszervezése, valamint a szabályok betartásának ellenőrzése, – a feladatok kijelölése, a végrehajtás megszervezése és ellenőrzése
Az áruátvevő és a raktáros feladatai Az áruátvevő gondoskodik az áruk átvételéhez szükséges feltételekről, ellenőrzi a beérkezett áruk mennyiségét, minőségét, és igazolja az átvételt. A raktáros teendői közé tartozik az áru raktárba történő beszállítása, a raktári árumozgatás, árukezelés, valamint a raktárból történő kiszállításhoz kapcsolódó feladatok elvégzése.
Az áruforgalom lebonyolításával kapcsolatos áruátvevői feladatok A.
Az áruforgalom lebonyolításával kapcsolatos áruátvevői feladatok
B.
A munkavégzés feltételeinek biztosításával kapcsolatos áruátvevői feladatok
C.
A szállítmánnyal érkező bizonylatok (szállítólevél vagy számla összehasonlítása a megrendeléssel) A szállítmány kirakása az áruátvevő helyiségbe A ténylegesen beérkezett árumennyiség összehasonlítása a szállítólevélen, illetve a számlán szereplő mennyiséggel A beérkezett áru minőségének, kellékeinek, tartozékainak ellenőrzése
Gondoskodás arról, hogy az áruátvevő helyiségben a beérkezett áru átvételéhez, a raktárban annak elhelyezéséhez elegendő hely álljon rendelkezésre Az áruátvételhez szükséges anyagmozgató gépek, a kicsomagoláshoz, méréshez és a minőségellenőrzéshez szükséges eszközök biztosítása
Az áruátvevő nyilvántartási, ügyviteli feladatai
(Árubevételezési jegy kitöltése) Az áru átvételének igazolása Mennyiségi vagy minőségi kifogás esetén jegyzőkönyv felvétele
Az áruforgalom lebonyolításával kapcsolatos raktárosi feladatok A.
Az áruforgalom lebonyolításával kapcsolatos raktárosi feladatok
B.
A raktári munkavégzés feltételeinek biztosításával kapcsolatos raktárosi feladatok
C.
Az áruátvevő helyiségből kézi vagy gépi árumozgató eszközökkel az áruk beszállítása a raktárba A beszállított áruk elhelyezése az erre kijelölt területeken, polcokon Az áruk átválogatása és tisztán tartása Az áruk előkészítése az értékesítésre (árazás, szeletelés, mérés, előrecsomagolás stb.) Az áruk megrendelésenkénti összeállítása A megrendelt áruk kiszállítása a tárolási helyről a kiadóhelyre Közreműködés a kiszállítandó áruk szállító járműre történő felrakásában
Gondoskodás a beérkezett áruk elhelyezéséről Gépek, berendezések meghibásodásának jelentése a felettesnek Esetenként kisebb karbantartási munkák elvégzése
A raktáros nyilvántartási, ügyviteli feladatai
Készletekkel kapcsolatos – számítógéppel támogatott - nyilvántartási feladatok
2. Az áruátvétel lebonyolítása Az áruátvétel tényleges lebonyolítása a következő munkafolyamatokból tevődik össze: 1. A megrendelés és a kísérőokmány összehasonlítása 2. A beérkezett áruk kirakodása 3. Az áru mennyiségi átvétele 4. Az áru minőségi átvétele
1. A megrendelés és a kísérőokmány összehasonlítása •Az áruk szállítólevéllel vagy számlával érkezhetnek az üzletbe. •Az áruk mennyiségi átvételekor először meg kell állapítani, hogy a szállítólevélben vagy a számlán feltüntetett árumennyiség megegyezik-e a megrendelttel, és a megfelelő áron számították-e fel. •Ha valamilyen eltérés tapasztalható, akkor a boltvezető nem köteles átvenni az árut.
• Vissza kell utasítani a lerakodást ha: –nem rendeltünk terméket a szállítótól, –az okmányokon nem az üzletünk szerepel vevőként, –a hűtőláncot nem biztosították, –a minőségmegőrzési idő lejárt, vagy 1/3-a eltelt.
Megrendelés Keretmegállapodás száma:
KM0101ITBT2011/8 IT biztonság 2011 - WSH - Atigris - Kürt - ICTS Hungary - Telvice
Megrendelés száma:
A MEGRENDELŐ ADATAI Megrendelő intézmény neve:
KSzF kódja:
Intézmény címe:
Számlázási cím:
Megrendelő képviselője: Tel.:
Fax:
E-mail: Átvevő neve: Tel:
Szállítás címe/ Szolgáltatás végzésének helye:
Fax: E-mail:
A SZÁLLÍTÓ ÉS PROJEKTIRODA ADATAI WSH Számítástechnikai, Oktató és Szolgáltató Kft.
Neve: Kapcsolattartás címe:
1117 Budapest, Budafoki út 97.
Kapcsolattartó neve:
Hetényi Andrea
KSzF kódja:
Székhely: Tel:
1/452-5055
Fax:
100115
1117 Budapest, Budafoki út 97. 1/452-5055
E-mail:
[email protected]
A SZÁLLÍTÓ ADATAI (amennyiben a szállítást nem a projektiroda végzi): WSH Számítástechnikai, Oktató és Szolgáltató Kft.
Neve: Címe:
1117 Budapest, Budafoki út 97.
Kapcsolattartó neve:
KSzF kódja:
Székhely: Tel:
1/452-5055
Fax:
100115
1117 Budapest, Budafoki út 97. 1/452-5055
E-mail:
MEGRENDELT TERMÉK/SZOLGÁLTATÁS
Termékazonosító (cikkszám)
Bruttó egységár (2% kb. díjjal és áfa-val növelt) (Ft)
Megrendelt termék/szolgáltatás megnevezése
Megrendelt mennyiség (db)
Mindösszesen:
Összesen (Ft)
-
A KSzF Portálon a megrendelést rögzítettük.
Kérjük az WSH Kft.-t, hogy jelen megrendelésünket a KSzF portálon rögzítse.
x
(Kérjük a megfelelő rész kiválasztását a négyzet bejelölésével.)
Dátum:
p.h. pénzügyi ellenjegyzésre jogosult
megrendelő aláírása
A megrendelés visszaigazolása
A megrendelést a WSH Kft. a keretmegállapodás szerint, a fentiek figyelembevételével az előszállítás jogának fenntartásával igazolja vissza. A KSzF-portálon a megrendelést kérésük szerint rögzítettük, amelynek igazolását levelünk mellékleteként küldjük.
Dátum:
Oldalszám:
p.h. WSH Kft.
Jelen megrendelés a visszaigazolást követően a hivatkozott keretmegállapodás alapján egyszerűsített szerződésnek minősül, a keretmegállapodásos eljárás 2. részére vonatkozó előírások verseny újraindítása nélküli kiválasztás esetében.
Kért szállítási határidő (nap)
2. A beérkezett áru kirakodása A beérkezett áruk kirakodása akkor kezdődhet el, ha a szállítási okmányon szereplő áruk egyeznek a megrendeléssel, vagy az eltérést az átvételért felelős vezető elfogadja.
A szállítójárművek fogadása, ütemezése, irányítása Több gépkocsi fogadására alkalmas beálló esetén ahhoz a beállóhoz kell irányítani a szállítójárművet ahol: • közvetlenül megközelíthető a közúti áruszállító járművekkel, • közvetlenül kapcsolódik az áruátvételt követő tevékenységek ellátására szolgáló területekhez, valamint a raktárakhoz, • a bolt belső árumozgatási útvonalán az áruáramlási sorrend logikája szerint helyezkedik el, nem eredményez ellenirányú szállítást, • elhelyezkedéséből adódóan minimálisra korlátozza a szállítók bolton belüli mozgásterét. Egy gépkocsi fogadására alkalmas beálló esetén: • Ha egyszerre többféle áru érkezik, mindig a romlékonyabb és kevésbé szennyezett terméket kell előbb átvenni.
A közlekedőutakra vonatkozó munkavédelmi szabályok
• Megfelelő gépkocsibeálló, rámpa vagy rámpakiegyenlítő kell. • A szállítási utak - folyosók - megfelelően szélesek legyenek (min. 1,2 m, max. 2,0 m). • Ha a helyiségek padozata nem egy szinten fekszik, akkor maximálisan 5-10 fokos áthidaló lejtőt kell alkalmazni. • A padozat könnyen felmosható, tisztítható legyen. • Hézagmentesen, simára és csúszásmentesre kell kialakítani. • A vizes helyiségekben biztonságos a lábrács alkalmazása. • A helyiség padozatán célszerű felfesteni az árutárolásra és a kizárólag közlekedésre használható területeket. • Az így kijelölt közlekedési területeken áru még ideiglenesen sem helyezhető el.
Szállítói csomagoláson található áruvédelmi feliratok és jelzések figyelése • Az áruvédelmi felirat néhány szóból álló figyelmeztetés formájában hívja fel az árukezelést végző dolgozók figyelmét a csomag (a rakomány) mozgatása, elhelyezése közben betartandó szempontokra (pl. óvatosan kezelni) vagy a tartalom veszélyes tulajdonságaira (pl. törékeny). • A felirat szövege belföldi áruk esetén magyar, importált áruk esetében a gyártó ország hivatalos nyelve vagy valamely nemzetközileg elfogadott világnyelv. • Az áruvédelmi jelzés jelképes ábra, amelyből a kívánatos kezelési módra vagy a tartalom veszélyes voltára lehet következtetni.
Az áruvédelmi jelzéseket a gyors felismerhetőség érdekében mindig azonos módon és helyen kell elhelyezni: • ládán, rekeszen, kereten a két szomszédos oldal bal felső sarkán; • hordón, dobon a palást felső negyedének két szemben levő felületén; • zsákon, bálán a nagyobb palástfelület bal felső sarkán; • ballonokon a felerősített függőcímkén.
3. Az áru mennyiségi átvétele A mennyiségi átvétel során a kereskedőnek azt kell ellenőriznie, hogy a ténylegesen beérkezett és a szállítási okmányon szereplő árumennyiség megegyezik-e.
Méréssel, számolással kell megállapítani a szállított áruk mennyiségét. Ezt mindig a fuvarozó jelenlétében kell megtenni, hiszen a fuvarozó távozásával nem igazolható az esetleges mennyiségi differencia.
A bruttó mennyiségi áruátvétel • A fuvarozó jelenlétében csak a gyűjtőcsomagokat számolják meg, vagy a beérkezett árut a göngyöleggel együtt mérik le (ez a bruttó súly). • A fuvarozó jelenlétében akkor végeznek tételes mennyiségi átvételt, ha a csomagolás sérült, megrongálódott, vagy más mennyiségi hiányra utaló rendellenességet észlel az átvevő.
A nettó mennyiségi áruátvétel • A gyűjtőcsomagoláson belüli mennyiség megállapítása többnyire már nem a fuvarozó jelenlétében, hanem ezt követően (legkésőbb 8 napon belül) kerül sor. • A mennyiségi áruátvétel a beérkezett termékek szortírozásával (csoportosításával) kezdődik. • A szortírozás szempontjai: – – – – –
a termék rendeltetése, megnevezése, márkaneve, VTSZ-száma, típusszáma, modellszáma, kiszerelési egysége, mérete, minőségi osztálya.
• A szortírozás után következik a tényleges áruátvétel, mely során a szállított termékek adatait egyeztetik a szállítási okmányon lévő adatokkal. • A nettó mennyiségi áruátvétel lehet teljes körű, illetve szúrópróbaszerű: kiválasztanak egy-egy gyűjtőcsomagolást, amelyben a göngyölegen belüli mennyiséget ellenőrzik le.
• Számla szerinti átvételkor a boltvezető a kezében lévő számlán szereplő adatokhoz hasonlítja a megszámolt mennyiséget. • Kettős kontrollátvétel esetén a két átvevő (csoport) egymástól függetlenül végzi a számolást, majd utána összehasonlítják az eredményt. • Vakátvételkor az áruátvétellel megbízott dolgozók az árut lemérik, megszámolják anélkül, hogy tudnák milyen mennyiségű árunak kellett beérkeznie. A számolás eredményéről átvételi jegyzéket készítenek, és ezt hasonlítják össze a számlán szereplő mennyiséggel.
4. Az áru minőségi átvétele •A minőségi hibák lehetnek nyílt hibák, hiányosságok, melyek érzékszervi úton megállapíthatók, és lehetnek rejtett hibák, melyek csak műszeres vizsgálat, illetve használatba vétel után derülnek ki. •A minőségi átvétel a szállított áruk minőségi vizsgálatát jelenti, mely többnyire szúrópróbaszerűen történik. •Minőségi hiba észlelése esetén teljes körű minőségi vizsgálatra van szükség (érzékszervi ellenőrzés: szín, illat, állag, szabványi előírások)
A minőségi átvételnek ki kell terjednie arra, hogy: Az áru a szállítólevélben feltüntetett minőségben érkezett-e meg A termék meddig őrzi meg a minőségét, meddig tartható el (ha a gyorsan romló élelmiszereknél a fogyasztási határidő fele, egyéb áruknál a minőségmegőrzési határidő 1/3-a eltelt az áruátvétel időpontjában, a megrendelő nem köteles átvenni a szállítmányt), a hűtést igénylő termékek esetén ellenőrizni kell a termékek felületi és maghőmérsékletét, a gépkocsi hőmérsékletét (a mért hőmérsékletet a szállítási okmányra rá kell vezetni), A terméket ellátták-e árucímkével, magyar nyelvű kezelési- használati útmutatóval, zárjeggyel, adójeggyel
• szemrevételezéssel, érzékszervi úton a termékek jellemzőit. Hibák keresése: – műszaki cikkeknél: sérülés, törés, horpadás, korrózió stb., – ruházatnál: szakadás, szálhúzódás, szemfutás, formatartás, varrásvonalak szabályossága stb., – élelmiszereknél: szagosodás, léeresztés, tömbösödés, zavarosság stb.
• szükség esetén műszeres vizsgálattal meg kell állapítani vagy állapíttatni, hogy az áru minősége megfelel-e az előírásoknak
3. Az áruátvétel adminisztrációs feladatai • Az áruátvétel utolsó mozzanata az adminisztráció, mely az áru megérkezésének igazolása. • Az áruátvételhez különböző bizonylatok kapcsolódnak, melyeknek azért van fontos szerepe, mert ez alapján történik az átvétel. • Az áruátvétel bizonylatai: Számla Szállítólevél Megrendelőlevél Átvételi jegyzék
• A szállító jelenlétében elvégzett mennyiségi és minőségi áruátvételt követően a szállítólevélen (vagy számlán) igazolják le a termékek átvételét. • A szállítólevelet aláírják, dátumozzák és lepecsételik, majd egy példányát átadják a szállítónak. Ezzel elismerik a termékek hiánytalan és jó minőségű átvételét. • Szállítólevéllel akkor érkezik az áru, amikor – a számla előkészítése időt vesz igénybe, – a számlát közvetlenül a kiskereskedelmi vállalat központja kapja.
A szállítólevél tartalmazza: A bizonylat sorszámát A szállító cég megnevezését, címét, adószámát A vevő nevét, címét, egyéb adatait A megrendelés dátumát A teljesítés dátumát A szállított áruk megnevezését A göngyöleg darabszámát és betétdíját A szállító vállalat bélyegző-lenyomatát A szállító cég képviselőjének aláírását
A számlán fel kell tüntetni az előzőeken túl: A termék ÁFA-kulcsát, árának ÁFA tartalmát A szállított termékek értékét Ft-ban és a fizetendő összeg ÁFA tartalmát A teljesítés és a számla kibocsátás dátumát A fizetés módját és határidejét A szállítólevél abban különbözik a számlától, hogy kizárólag a szállítmány kísérő okmánya, amely az áru átvételének igazolására szolgál, de az ellenérték kifizetéséhez nem elegendő. A szállítmány kifizetése kizárólag a számla alapján történhet!
Az áruátvétel bizonylatai
Szállítókkal szembeni kifogások intézésének módjai, szabályai Lépései: • a szállítópartner értesítése: • minőségi kifogás bejelentése, • a szállítópartner megérkezéséig a kifogásolt termékeket el kell különíteni, forgalomba hozni tilos! • jegyzőkönyv felvétele: a jegyzőkönyvben kérhetik: – a termék kicserélését, – árengedményt, – a termék javítását, – a termék visszáruzását, – a szállítmány kiegészítését, – a vételár visszatérítését
Szállítóval szembeni kifogások mennyiségi kifogás ● Bruttó mennyiségi eltérés: azonnal jegyzőkönyv felvétele a fuvarozó jelenlétében ● Ha a reklamáció helyben nem javítható, akkor jegyzőkönyvet kell felvenni a hiányosságokról, az egységrakomány, vagy göngyölegek sérüléseiről, melyet a szállítólevélre is fel kell vezetni, és a szállítóval alá kell íratni.
● Nettó mennyiségi eltérés: a szállító értesítése 8 napon belül és jegyzőkönyv felvétele
Szállítóval szembeni kifogások minőségi kifogás Friss, hűtött és gyorsfagyasztott élelmiszertermékeknél a minőségi áruátvételt célszerű a szállító jelenlétében elvégezni, a nyílt minőségi hibák esetén csak helyben reklamálhatunk (megtagadhatjuk az áruk átvételét). Egyéb termékeknél: • Ha a szállító jelenlétében derül fény a minőségi hibára, akkor a minőségi kifogást a szállítólevélen észrevételezik, és a helyszínen jegyzőkönyvet vesznek fel, melyet alá kell íratni a szállítóval is. • Ha a szállító távozása után derül fény a minőségi hibára, akkor a szállítást követő 8 napon belül élhetnek a reklamációval. Az áruátvételt végző dolgozóknak feljegyzést kell készíteniük az érintett termékekről és hibáikról.
A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: • Az időpontot és a helyet •Jelenlévők megnevezését •A hiány, kifogás pontos leírását •Észrevételeket •Az érintett áruk azonosítóit •Aláírásokat, bélyegző-lenyomatokat
A jegyzőkönyv tartalmi elemei 0021
Teendők visszáruzás esetén • Mennyiségi és/vagy minőségi kifogás esetén, ha a jegyzőkönyvben a szállítópartnerrel úgy egyeztünk meg, hogy visszaküldjük a termékeket, akkor visszárujegyzéket, szállítólevelet vagy visszáruszámlát állítunk ki. • A visszárujegyzéket a központi raktárról történő árubeszerzés/visszáruzás esetén használják. • Szállítólevelet abban az esetben használnak, ha a termékek értéke még nem lett leszámlázva. • Számlát akkor kell kiállítani, ha már a beszállított termékeket leszámlázták.
A visszáruzás lépései: • • • •
visszaküldendő áru és göngyöleg összeállítása, áruk és göngyölegek adatainak rögzítése, bizonylat kitöltése, termékek csomagolása, göngyölegek szükség szerinti kötegelése, • visszáru, göngyöleg, bizonylat átadása a szállítópartnernek.
