ARTIKEL SKRIPSI
SISTEM MANAJEMEN PRESENSI KARYAWAN DI PT. BIOMETRIK SOLUSI YOGYAKARTA
Disusun Oleh MUH ROIS SYAIFUDIN 12080602
Pembimbing Suparyanto, S.T.
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN ILMU KOMPUTER EL RAHMA YOGYAKARTA 2013
2
A. Judul
“SISTEM MANAJEMEN PRESENSI KARYAWAN DI PT. BIOMETRIK SOLUSI YOGYAKARTA”
B. Latar Belakang Masalah Era globalisasi saat ini ditandai dengan arus informasi yang mengalir begitu pesat sejalan dengan teknologi informasi yang berkembang begitu cepat. Teknologi informasi seperti perkembangan perangkat keras komputer (hardware), perangkat lunak komputer (software) dan teknologi informasi lainnya yang telah membuat tujuan suatu organisasi dapat dicapai secara maksimal. Teknologi Informasi sangat berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu instansi atau perusahaan. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur, dan fleksibel. Presensi adalah salah satu proses transaksi yang penting sekali dan saling berkaitan sehingga sangat penting pada suatu perusahaan. Proses ini dikatakan penting karena dapat mempengaruhi besarnya gaji atau upah. Oleh karena itu didalam pengolahan data presensi diupayakan untuk seminimal mungkin terjadinya kesalahan. Oleh karena itu sudah saatnya Perusahaan menggunakan sistem presensi yang terprogram dengan baik dan perusahaan tidak perlu lagi mencatat atau mengetik jam masuk dan jam pulang dari kartu presensi pada mesin presensi model barkot. Karena dengan adanya sistem ini akan sangat membantu sekali pada sebuah perusahaan dengan menggunakan sistem pencatatan secara otomatis dari sistem program ini. Perusahaan atau instansi biasanya memiliki staff-staff atau divisi-divisi yang masing-masing memiliki jadwal kerja tersendiri. Oleh karena itu harus terorganisir dengan baik terutama dalam presensi dan saat ini masih menggunakan sistem manual (excel) dengan menginputkan data presensi staff
3
satu per satu ke dalam komputer sehingga tidak akan efektif. Kemudian dalam mencatatkan data staff yang tidak hadir dikarenakan sakit, izin, cuti, atau tugas luar dan menghitung rekap absen dengan cara melihat dan mencari satu persatu data presensi staff tersebut tidak efisien karena membutuhkan waktu lama. Dan setelah mengalami proses tersebut akan menghasilkan laporan presensi bulanan untuk diproses lebih lanjut sebagai informasi dalam proses penggajian staff. Untuk meningkatkan kinerja sumber daya manusia yang efektif dan efisien dibutuhkan suatu mekanisme, maksudnya adalah suatu kinerja dari sumber daya manusia yang tepat waktu dan tepat guna (menghemat waktu dan tenaga) untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sehubungan dengan berkembangnya teknologi tersebut dan permasalahan yang ada, maka penulis mencoba menerapkan suatu aplikasi presensi yang bertujuan untuk membantu dan memudahkan petugas presensi dalam mengelola secara komputerisasi. Dari uraian diatas maka penulis akan memberi judul untuk aplikasi ini dengan judul “Sistem Manajemen Presensi Karyawan di PT. Biometrik Solusi Yogyakarta”. Berdasarkan
pengamatan
yang
telah
dilakukan,
maka
penulis
mengidentifikasikan beberapa masalah sebagai berikut: 1. Sistem presensi yang sedang berjalan masih kurang efektif karena staff masih menandatangani daftar hadir staff sehingga memungkinkan terjadinya kecurangan dalam proses presensi, dan dalam sistem yang berjalan staff dapat pulang kapan saja. 2. Proses pencarian daftar hadir staff yang tidak efisien, karena masih mencari berkas-berkas daftar hadir staff dalam tumpukkan arsip sehingga dalam pencariannya akan membutuhkan waktu yang lama. 3. Memungkinkan terjadi
kesalahan
dalam
pembuatan rekap
absen
dikarenakan masih menghitung secara manual satu per satu data absen staff sehingga membutuhkan waktu yang lama.
4
C. Rumusan Masalah Perusahaan masih mengalami kesulitan dalam mengolah data informasi absensi sehingga mengakibatkan semakin banyaknya hardcopy arsip dan menyulitkan ketika perusahaan bermaksud untuk merekap dan melakukan pendataan ulang data dan daftar hadir karyawan yang telah berlangsung. Pelaporan tentang pendataan dan penghitungan jam hadir, jam keluar, lama waktu kerja, sampai dengan keterangan tidak masuk karyawan belum dilakukan dengan baik.
D. Tujuan Penelitian Tujuan dari diadakannya penelitian, perancangan, dan pembuatan aplikasi manajemen presensi karyawan di PT. Biometrik Solusi Yogyakarta dalam menunjang penulisan skripsi ini adalah: 1.
Agar dapat mempermudah perusahaan dalam mengolah data informasi absensi sehingga tidak perlu lagi menghabiskan banyaknya hardcopy arsip.
2.
Mempermudah perusahaan dalam merekap dan melakukan pendataan ulang data dan daftar hadir karyawan yang telah berlangsung.
3.
Presensi karyawan di perusahaan agar tidak lagi dilakukan secara manual, mulai dari pendataan dan penghitungan jam hadir, jam keluar, lama waktu kerja, sampai dengan keterangan tidak masuk karyawan.
4.
Agar perusahaan memiliki sesuatu sistem informasi pegawai yang baik, sehingga menghasilkan laporan yang teliti dan tidak memakan waktu yang lama.
E. Manfaat Penelitian Manfaat yang akan didapat dari penulisan skripsi dalam pembuatan dan pengaplikasian sistem presensi ini adalah sebagai berikut : 1.
Dapat mengetahui laporan daftar hadir karyawan yang meliputi jam kedatangan dan jam pulang karyawan.
2.
Dapat mengetahui laporan lama waktu kerja dari karyawan.
3.
Dapat mengetahui lama keterlambatan dan pulang cepat karyawan.
5
4.
Dapat mengetahui ketidakhadiran karyawan yang dikarenakan izin, sakit, cuti dan tanpa berita.
5.
Dapat mengetahui laporan presensi mingguan dan bulanan.
6.
Dapat menentukan hari libur umum.
7.
Dapat mengetahui laporan lembur dari karyawan.
F. Tempar Penelitian Pengumpulan dan pengambilan data pada penelitian Skripsi ini dilakukan di PT. Biometrik Solusi Yogyakarta, yang beralamat di Jalan Parangtritis No. 142 A Yogyakarta.
G. Metode Penelitian 1.
Pendekatan Masalah a. Metode Diskriptif yaitu memecahkan masalah dengan mendeskripsikan fakta dengan studi hubungan yang membandingkan hasil penelitian yang telah dilakukan. b. Metode Eksperiment yaitu melakukan pengujian atau percobaan terhadap sistem informasi yang dibuat.
2.
Metode Pengumpulan Data a. Metode Observasi Pengumpulan data dengan cara penelitian langsung, mengadakan pengamatan terhadap permasalahan yang diteliti. b. Metode Wawancara Melakukan wawancara dengan pihak terkait dalam pengumpulan data sehingga fakta atau data dapat diperoleh secara langsung yang berhubungan dengan objek yang harus diteliti. c. Metode Kepustakaan Disamping menggunakan metode yang tersebut diatas, penulis juga menggunakan sumber informasi yang terdapat di perpustakaan atau buku-buku yang berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi.
6
d. Dokumentasi Pengumpulan data melalui dokumen tertulis maupun elektronik dari perusahaan yang terkait. Dokumen diperlukan untuk mendukung kelengkapan data yang lain.
H. Tinjauan Pustaka Seiring dengan berkembangnya teknologi ada banyak kasus-kasus permasalahan tentang aplikasi pengolahan data presensi karyawan yang digunakan untukmemudahkan perusahaan dalam mengolah laporan kehadiran karyawannya. Dari hasil kajian pustaka yang dilakukan, banyak ditemukan buku, tesis, paper, artikel maupun jurnal ilmiah yang membahas tentang pengolahan
data
presensi
karyawan.
Beberapa
diantaranya
adalah
pengembangan aplikasi sistem absensi karyawan dengan dengan metode barcode pada PT. Kemenangan Jaya, sistem aplikasi pengolahan data dan absensi karyawan dengan metode pencitraan digital pada Djongnesia Advertising Network, dan sistem absensi siswa dengan metode Short Message Service (SMS) Gateway. Pratama (2007) merupakan mahasiswa Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, telah melakukan penelitian sebelumnya di PT. Kemenangan Jaya, yaitu bagaimana penggunaaan metode barcode pada aplikasi absensi karyawan ini menjadi lebih efektif dan efisien karena setiap pegawai hanya akan menempelkan kartu ID karyawan pada perangkat barcode scanner yang telah tersedia dimana perhitungan jam hadir dan jam keluar karyawan akan masuk pada database, kemudian hasil inputan nomer induk karyawan atau barcode akan menjadi acuan jam kedatangan karyawan tersebut. Pada sistem ini menerangkan dalam pengolahan absensi karyawan yang dapat membantu pencatatan dan daftar hadir karyawan. Dan juga memberikan report atau laporan harian, bulanan dan tahunan data serta daftar hadir dari karyawan. Aplikasi ini dibuat menggunakan perangkat lunak Borland Delphi 7.0 dan database MySQL. Dari penelitian ini aplikasi yang dibuat digunakan untuk
7
memberikan informasi mengenai pengaturan jam kerja, jadwal karyawan, scan masuk dan scan pulang karyawan. Arief (2010),
merupakan mahasiswa Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika dan Komputer (STMIK) Amikom Yogyakarta, yang melakukan penelitian sebelumnya di Djongnesia Advertising Network Yogyakarta, yaitu bagaimana membuat aplikasi yang mampu membantu pihak HRD (Human Resource Development) dalam me-maintenances data absensi karyawan dengan lebih cepat dan mudah. Meminimalisir tingkat kecurangan pada proses absensi karyawan, dan data yang dihasilkan lebih valid dan up to date. Pada aplikasi ini bisa melaporkan data absensi, data bagian, data jabatan, data karyawan dan data laporan absensi dapat tersimpan dalam suatu database, yang jika suatu saat diperlukan oleh pihak HRD atau pihak lain dalam perusahaan yang bersangkutan dapat dilihat langsung dan tidak bersifat manual lagi. Aplikasi ini dibuat menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0 dan database Microsoft Office Access 2007. Dari penelitian ini aplikasi yang dibuat digunakan untuk memberikan informasi mengenai kehadiran karyawan, scan masuk, scan pulang, hari libur umum, terlambat dan pulang cepat. Suryawan
(2012),
merupakan
mahasiswa
Universitas
Janabadra
Yogyakarta yang melakukan penelitian sebelumnya dibeberapa sekolah menengah atas, yaitu bagaimana aplikasi ini memberikan informasi data absensi siswa, nilai ulangan dan jadwal ujian berbasis SMS sehingga mampu menghasilkan informasi yang lebih cepat dan efisien, serta memberikan infomasi dan komunikasi sebagai media penghubung antara orang tua/wali siswa dengan sekolah. Sehingga memberikan informasi kepada orang tua/wali siswa dengan cepat dan akurat agar laporan tersebut dapat ditindak lanjuti orang tua/wali siswa. Aplikasi ini dibuat menggunakan perangkat lunak Borland Delphi 7.0 dan database MySQL. Dari penelitian ini aplikasi yang dibuat digunakan untuk memberikan informasi mengenai kehadiran siswa, izin, sakit dan keterlambatan.
8
Nama
Judul
Topik
Hasil Penelitian
Pratama (2007)
Pengembangan Aplikasi Sistem Absensi Karyawan Dengan Metode Barcode Pada PT. Kemenangan Jaya
Pada sistem ini menerangkan dalam pengolahan absensi karyawan yang dapat membantu pencatatan dan daftar hadir karyawan. Dan juga memberikan report atau laporan harian, bulanan dan tahunan data serta daftar hadir dari karyawan.
Memberikan informasi mengenai pengaturan jam kerja, jadwal karyawan, scan masuk dan scan pulang karyawan
Arief (2010)
Aplikasi Pengolahan Data dan Absensi Karyawan Dengan Metode Pencitraan Digital Pada Djongnesia Advertising Network.
Pada aplikasi ini bisa melaporkan data absensi, data bagian, data jabatan, data karyawan dan data laporan absensi dapat tersimpan dalam suatu database, yang jika suatu saat diperlukan oleh pihak HRD atau pihak lain dalam perusahaan yang bersangkutan dapat dilihat langsung dan tidak bersifat manual lagi. Pada sistem ini memberikan informasi data absensi siswa, nilai ulangan dan jadwal ujian berbasis SMS sehingga mampu menghasilkan informasi yang lebih cepat dan efisien, memberikan infomasi dan komunikasi sebagai media penghubung antara orangtua/wali siswa dengan sekolah. Sehingga memberikan informasi kepada orangtua/wali siswa dengan cepat dan akurat agar laporan tersebut dapat ditindak lanjuti orangtua /wali siswa.
Memberikan informasi mengenai kehadiran karyawan, scan masuk, scan pulang, hari libur umum, terlambat dan pulang cepat
Suryawan Sistem Absensi (2012 ) Siswa Dengan Metode Short Massage Service (SMS) Gateway
Memberikan informasi mengenai kehadiran siswa, izin, sakit dan keterlambatan.
9
Nama Rois ( 2013 )
Judul Sistem Manajemen Presensi Karyawan Di PT. Biometrik Solusi Yogyakarta
Topik Pada sistem ini bisa mencatat laporan daftar hadir staff yang meliputi jam kedatangan dan jam pulang, waktu keterlambatan dan lama pulang cepat staff, laporan total jam kerja, menentukan informasi hari libur umum, mengetahui laporan lembur karyawan dan juga laporan presensi mingguan dan bulanan.
Hasil Penelitian Memberikan informasi mengengenai pengaturan jam kerja, jadwal karyawan, kehadiran, scan masuk,scan pulang, lembur, keterangan izin, keterlambatan dan pulang cepat.
I. Gambaran Umum Instansi 1. Sejarah Berdirinya PT. Biometrik Solusi Yogyakarta Perusahaan PT. Biometrik Solusi Yogyakarta yang mana terbentuk berdasarkan komitmen perusahaan terhadap pengembangan teknologi biometrik meliputi fingerprint recognition system (sistem pengenalan sidik jari) dan facial recognition system (sistem pengenalan wajah) dengan mengedepankan solusi-solusi terbaik untuk berbagai bidang usaha dan disiplin ilmu di Indonesia. PT. Biometrik Solusi selain sebagai principal brand Fingerspot, juga merupakan Authorized Partner bersertifikat resmi dari Digital Persona USA yang merupakan market leader di bidang teknologi pengenalan sidik jari dimana teknologi dan kehandalan dari sensor sidik jarinya sudah diakui di seluruh dunia. Dalam mempertahankan konsistensi dan pencapaian dalam bidang solusi sidik jari, PT. Biometrik Solusi memiliki visi yang kuat untuk menjadi penyedia solusi dengan teknologi sidik jari yang terbaik dalam region yang mana mampu memberikan solusi yang tepat bagi para developer dan pelaku bisnis sehingga dapat memasyarakatkan teknologi pengenalan sidik jari menjadi suatu solusi yang murah, produktif, dan efisien.
10
Untuk mencapai dan mempertahankan visi tersebut PT. Biometrik Solusi berusaha secara konsisten menjalankan beberapa misi utama yaitu : a. Menjaga konsistensi pada quality, service, dan solusi-solusi yang terdepan serta up to date. b. Menjaga varian produk sedemikian rupa sehingga selalu up to date dalam perkembangannnya dan menciptakan inovasi-inovasi baru dalam peningkatan kualitas produk. c. Selalu menjaga hubungan yang baik, sehat dan berkualitas dengan pihak-pihak yang berkompeten di dalam pengembangan teknologi sidikjari. Dalam proses dan perkembangan perusahaan dalam menjalankan misimisi diatas, PT. Biometrik Solusi memiliki tim Research & Development yang secara konsisten bekerja untuk selalu dapat menghasilkan inovasiinovasi baru agar solusi yang diberikan kepada konsumen merupakan solusi yang terdepan dan up to date.
2. Lokasi PT. Biometrik Solusi Yogyakarta Kantor PT. Biometrik Solusi Yogyakarta terletak di Jalan Parangtritis 142 A Yogyakarta Indonesia. Dilihat dari letaknya Kantor PT. Biometrik Solusi Yogyakarta cukup strategis karena didukung beberapa faktor yaitu depan jalan raya, tempat berada pusat kota dan mudah dijangkau oleh alat transportasi.
J. Konsep Perancangan Sistem 1. Rancangan Sistem Pembuatan suatu sistem tidak lepas dari namanya rancangan. Rancangan
dianggap
perlu
karena
dengan
rancangan
yang
baik
kemungkinan besar hasil yang diinginkan akan tercapai lebih maksimal. Selain itu dengan rancangan yang baik, pembuat sistem (dalam kasus ini programmer) tentu akan lebih dipermudah dalam pembuatan sitem tersebut. Rancangan sistem merupakan pedoman melakukan implementasi sistem
11
nantinya. Tujuan dari rancangan sistem adalah memberikan gambaran secara umum kepada user tentang desain-desain tampilan, rancangan basis data, diagram konteks, diagram berjenjang, diagram alir data, flowchart sistem, flowchart program, desain tampilan input dan desain tampilan output.
2. Rancangan Tampilan Menu Utama a.
Rancangan Tampilan Menu Utama
b.
Rancangan Tampilan Sub Menu Mesin:
12
c.
Rancangan Tampilan Sub Menu Input :
d.
Rancangan Tampilan Sub Menu Jadwal:
e.
Rancangan Tampilan Sub Menu Presensi:
13
f. Rancangan Tampilan Sub Menu Laporan :
3. Diagram Arus Data Dalam pembuatan DFD maka diperlukan langkah-langkah dalam pembuatan DFD. Langkah-langkah dalam pembuatan DFD ini sebagai berikut: - Definisikan terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entitas) yang terlibat dalam sistem. - Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dalam kesatuan luar. - Gambarkan terlebih dahulu suatu diagram konteks. - Gambar bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem terlebih dahulu. - Menggambar sketsa DAD untuk overview diagram (level 0) berdasarkan proses di bagan berjenjang. - Menggambar DAD untuk level-level berikutnya.
a.
Kesatuan Luar (External Entity) Kesatuan luar atau external entity yang terlibat dalam sistem yaitu admin dan mesin presensi. Admin bertugas untuk melakukan pengolahan data dari materi yang akan disajikan pada sistem baik
14
proses input, edit, hapus, maupun lihat. Kemudian untuk mesin presensi menghasilkan data presensi yang akan diterima oleh sistem. Kesatuan luar yang terlibat didalam sistem disimbolkan: Admin
Mesin Presensi
sebagai Admin
sebagai Mesin Presensi
b. Input Output yang Terlibat dengan Kesatuan Luar Tabel ini menunjukkan input dan output yang berhubungan dengan kesatuan luar (external entity), yang nantinya akan menunjukkan arah arus data.
Kesatuan Luar Admin
Input data departemen data karyawan data jam kerja data dasar jadwal data jadwal karyawan data izin data hari libur data lupa scan
Mesin Presensi data presensi
c.
Output informasi departemen informasi karyawan informasi jam kerja informasi dasar jadwal informasi jadwal karyawan informasi izin informasi hari libur informasi lupa scan informasi data presensi Sinkron waktu mesin Hapus data presensi mesin Hapus semua data mesin Hapus admin mesin
Diagram Konteks Pada tahap ini digambarkan sistem garis besar (top level). Konteks diagram ini menggambarkan secara keseluruhan dari system yang akan dikembangkan yang meliputi seluruh eksternal entity yang terlibat dan arah arus data yang masuk ke sistem dan yang keluar dari sistem.
15
Keterangan : 1. Mesin presensi menghasilkan data presensi yang kemudian didownload ke sistem sehingga sistem menyimpan data presensi. 2. Sistem yang terkoneksi dengan mesin mampu melakukan sinkron waktu mesin, hapus data presensi mesin, hapus semua data mesin dan hapus admin mesin. 3. Admin diijinkan mengakses Sistem Manajemen Presensi Karyawan di PT. Biometrik Solusi Yogyakarta. 4. Admin dapat meninputkan data departemen, data karyawan, data jam kerja, data dasar jadwal, data jadwal karyawan, data izin, data hari libur, dan data lupa scan. 5. Admin mendapatkan informasi data departemen, data karyawan, data jam kerja, data dasar jadwal, data jadwal karyawan, data izin, data hari libur, data lupa scan dan data presensi. 6. Admin memiliki hak akses dengan kelebihan bahwa admin dapat menambah data, sekaligus merubah password
d. Bagan Berjenjang Sistem Diagram berjenjang atau Hierarchy chart digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DAD ke level bawah. Digambarkan dengan menggunakan notasi proses yang digunakan DAD.
16
e.
DAD Level 0 Input Data
17
f. DAD Level 0 Transaksi
g.
DAD Level 0 Laporan
18
h.
DAD Level 1 Input Data
i. DAD Level 1 Transaksi
19
j. DAD Level 1 Laporan
4. Normalisasi a.
Bentuk Un Normal Kondisi relasi dikatakan tidak nomal (un normal) jika didalam sebuah entitas masih terdapat field atau baris yang redudant (sama) atau bisa dikatakan masih rancu. Bentuk un normal dari database Attendance dipeloreh semua field yang masih redudant sehingga dibuat dengan menjadikan semua field dalam satu tabel. Kondisi tidak normal ini diperoleh dari kondisi data apa adanya, tidak mengikuti suatu format tertentu termasuk ketidaklengkapan redudansi. Sehingga bentuk tidak normal di peroleh sebagai berikut :
20
b. Normal Pertama (1NF) Dari bentuk un normal tadi maka dilakukan langkah normalisasi pertama. Pada tahap ini dilakukan pengelompokan semua atribut-atribut ke dalam tabel yang memiliki fungsi yang sama. Tiap field hanya satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti mendua. Bentuk normal pertama bisa di lihat pada gambar berikut:
21
Hasil dari normalisasi pertama di atas sudah memenuhi syarat yaitu terciptanya table-tabel yang mengandung pengertian yang sama, tidak memiliki data ganda, dan nilai yang bersifat atomic value (tidak terbagibagi). Pada tabel izin, atribut absent_id dan absent_name bergantung sebagaian pada primery key. Oleh karena itu diperlukan normalisasi kedua yang digunakan untuk memindahkan atribut-atribut yang tidak memiliki ketergantungan penuh pada primary key. c.
Normal Kedua (2NF) Tahapan normalisasi kedua diperlukan karena pada tabel materi yang terbentuk pada hasil normalsasi pertama terdapat atribut-atribut yang tidak bergantung penuh pada primery key. Oleh karena itu, pada tahapan ini tabel izin dipecah menjadi tabel izin dan jenis izin.
22
Pada tabel diatas sudah memnuhi syarat normal kedua, setiap atribut memiliki ketergantungan penuh pada primery key. Dari hasil analisa normalisasi kedua tersebut dapat dilihat bahwa tabel-tabel yang dihasilkan sudah normal sehingga tidak diperlukan tahap normalisasi selanjutnya.
d. Normal Ketiga (3NF) dalam Relasi Antar Tabel Dari tabel normal kedua tadi, selanjutkan dilakukan tahapan normal ketiga dengan merelasikan atau menyambungkan pada tiap-tiap tabel dengan memilih field yang terdapat primery key yang kemudian buat tabel sementara agar tidak ada data yang redudant lagi. Bentuk normal ketiga bisa dilihat pada gambar berikut:
23
Tabel karyawan atau tabel emp merupakan tabel yang berfungsi menampung data karyawan. Tabel emp ini mempunyai hubungan dengan tabel-tabel lainnya. Attribute sebagai penghubung tabel lainnya adalah pin. Hubungan tersebut adalah: - Dengan tabel jadwal karyawan atau tabel emp_schedule, hubungan ini bersifat many to many yang dihubungkan dengan attribute pin dimana banyak masalah dalam tabel emp mempunyai banyak data simpan pada tabel jadwal karyawan atau tabel emp_schedule. - Dengan tabel departemen, hubungan ini bersifat many to many yang dihubungkan dengan attribute kode dimana banyak masalah dalam tabel emp mempunyai banyak data simpan pada tabel departemen. - Dengan tabel presensi atau tabel att_log, hubungan ini bersifat many to many yang dihubungkan dengan attribute kode dimana
24
banyak masalah dalam tabel emp mempunyai banyak data simpan pada tabel presensi atau tabel att_log.
Tabel kalender atau tabel calendar merupakan tabel yang berfungsi menampung data tanggal. Tabel tanggal ini mempunyai hubungan dengan tabel-tabel lainnya. Attribute sebagai penghubung tabel lainnya adalah dates. Hubungan tersebut adalah: - Dengan tabel izin atau tabel ex_absent, hubungan ini bersifat one to many yang dihubungkan dengan attribute dates dimana satu masalah dalam tabel kalender mempunyai banyak data simpan pada tabel izin atau tabel ex_absent. - Dengan tabel dasar jadwal atau tabel schedule_detail, hubungan ini bersifat one to many yang dihubungkan dengan attribute dates dimana satu masalah dalam tabel kalender mempunyai banyak data simpan pada tabel dasar jadwal atau tabel schedule_detail. - Dengan tabel hari libur atau tabel holiday, hubungan ini bersifat one to many yang dihubungkan dengan attribute dates dimana satu masalah dalam tabel kalender mempunyai banyak data simpan pada tabel hari libur atau tabel holiday. - Dengan tabel presensi atau tabel att_log, hubungan ini bersifat one to many yang dihubungkan dengan attribute dates dimana satu masalah dalam tabel kalender mempunyai banyak data simpan pada tabel presensi atau tabel att_log.
Tabel departemen merupakan tabel yang berfungsi menampung data departemen. Tabel departemen ini mempunyai hubungan dengan tabel lainnya Attribute sebagai penghubung tabel lainnya adalah kode. Hubungan tersebut adalah dengan tabel karyawan atau tabel emp, hubungan ini bersifat one to many yang dihubungkan dengan attribute kode dimana satu masalah dalam tabel departemen mempunyai banyak data simpan pada tabel karyawan atau tabel emp.
25
Tabel jam kerja atau tabel schclass merupakan tabel yang berfungsi menampung data jam kerja. Tabel jam kerja ini mempunyai hubungan dengan tabel lainnya. Attribute sebagai penghubung tabel lainnya adalah shift_id. Hubungan tersebut adalah dengan tabel dasar jadwal atau schedule_detail, hubungan ini bersifat one to many yang dihubungkan dengan attribute shift_id dimana satu masalah dalam tabel jam kerja mempunyai banyak data simpan pada tabel dasar jadwal atau tabel schedule_detail. Tabel jenis izin atau tabel absent merupakan tabel yang berfungsi menampung data jenis izin. Tabel jenis izin ini mempunyai hubungan dengan tabel lainnya. Attribute sebagai penghubung tabel lainnya adalah absent_id. Hubungan tersebut adalah dengan tabel izin atau ex_absent, hubungan ini bersifat one to many yang dihubungkan dengan attribute absent_id dimana satu masalah dalam tabel jenis izin atau tabel absent mempunyai banyak data simpan pada tabel tabel izin atau ex_absent.
26
5. Kamus Data Tabel a. Tabel Karyawan Nama tabel : emp Kunci tabel : emp_id_auto Fungsi No 1 2 3 4 5 6 7 8 9
: Menyimpan data karyawan Nama Field emp_id_auto pin first_name nik address gender phone birth_date kode
Tipe Int Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Date Mediumint
Lebar 11 32 100 32 255 15 50 9
Keterangan Nomor Id karyawan Nomor PIN karyawan Nama karyawan Nomor induk pegawai Alamat tinggal Jenis kelamin Nomor telephon karyawan Tanggal lahir Kode karyawan
b. Tabel Departemen Nama Tabel : departemen Kunci Tabel : kode Fungsi No 1 2 3
: Menyimpan data departemen Nama Field kode Induk Namadept
Tipe mediummint Int Char
Lebar Keterangan 9 Kode departemen 7 Induk departemen 30 Nama departemen
c. Tabel Admin Nama Tabel : user_login Kunci Tabel : login_id Fungsi No 1 2 3
: Menyimpan data administrator Nama Field login_id login_pwd Akses
Tipe Varchar Varchar Varchar
Lebar Keterangan 50 id login 32 Password login 15 Hak akses user
27
d. Tabel Jam Kerja Nama Tabel : schclass Kunci Tabel : shift_id Fungsi No 1 2 3 4 5 6 7 8 9
: Menyimpan data jam kerja Nama Field shift_id schname start_time end_time checkintime1 checkintime2 checkouttime1 checkouttime2 workday
Tipe int varchar time time time time time time double
Lebar Keterangan 4 Id jam kerja 20 Nama jam kerja Jam masuk Jam pulang Batas awal boleh scan masuk Batas akhir boleh scan masuk Batas awal boleh scan pulang Batas akhir boleh scan pulang Hitungan hari
e. Tabel Dasar Jadwal Nama Tabel : schedule_detail Kunci Tabel : schedule_id Fungsi No 1 2 3 4 5
: Menyimpan data dasar jadwal Nama Field schedule_id schedule_name dates shift_id holiday
Tipe Int varchar tinyint smallint tinyint
Lebar 11 1000 4 6 4
Keterangan Id dasar jadwal Nama dasar jadwal Urutan hari Id jam kerja Hari libur
f. Tabel Jadwal Karyawan Nama Tabel : emp_schedule Kunci Tabel : auto_id Fungsi No 1 2 3
: Menyimpan data batasan tanggal pejadwalan Nama Field auto_id schedule_id Pin
Tipe int int int
Lebar 11 11 18
Keterangan Id jadwal karyawan Id dasar jadwal Nomor id karyawan
28
g. Tabel Izin Nama Tabel : ex_absent Kunci Tabel : ex_id Fungsi No 1 2 3 4 5 6
: Menyimpan data izin Nama Field ex_id Pin Dates jenis_izin alasan absen
Tipe int int date text varchar int
Lebar 11 11
300 1
Keterangan Id izin Nomer pin karyawan Tanggal izin Jenis izin Alasan izin karyawan Jumlah ijin absen
h. Tabel Jenis Izin Nama Tabel : absent Kunci Tabel : absent_id Fungsi No 1 2
: Menyimpan data jenis izin Nama Field absent_id absent_name
Tipe Tinyint varchart
Lebar 4 100
Keterangan Id presensi Tanggal scan karyawan
i. Tabel Hari Libur Nama Tabel : holiday Kunci Tabel : holiday_id Fungsi
: Menyimpan data hari libur
No 1 2 5 6
Tipe Int date varchar Int
Nama Field auto_id dates holiday_note holy_day
Lebar 4 200 1
Keterangan Id hari libur Tanggal hari libur Keterangan libur Jumlah hari libur
29
j. Tabel Mesin Nama Tabel : device Kunci Tabel : devid_auto Fungsi No 1 2 3 4
: Menyimpan data mesin Nama Field devid_auto ip_adress device_name comm_day
Tipe Int varchar varchar time
Lebar 4 15 50
Keterangan Nomor id Nama departemen Nama karyawan Waktu scan masuk
k. Tabel Kalender Nama Tabel : calendar Kunci Tabel : dates Fungsi No 1
: Menyimpan data tanggal Nama Field dates
Tipe Date
Lebar
Keterangan Tanggal kalender
l. Tabel Presensi Nama Tabel : att_log Kunci Tabel : att_id Fungsi No 1 2 3 4 5
: Menyimpan data presensi Nama Field att_id dates pin verify_mode checkstatus
Tipe bigint date time varchar Tinyint Int
Lebar 20 32 4 5
Keterangan Id presensi Tanggal scan karyawan No pin karyawan Mode scan karyawan Status scan karyawan
30
6. Flowchart a.
Flowchart Sistem Dari tabel-tabel yang telah dirancang berupa file-file basis data, maka dapat dibangun suatu rancangan flowchart system. Rancangan ini dapat digunakan sebagai alat bantu didalam menentukan langkah kerja yang akan dilakukan programmer.
31
b. Flowchart Program Flowchart program adalah bagan dengan simbol-simbol tertentu yang menggambarkan urutan proses dan hubungan antar proses secara terperinci didalam suatu program.
Gambar. Flowchart program menu utama
32
Gambar. Flowchart program sub menu input
33
Gambar. Flowchart program sub menu presensi
34
Gambar. Flowchart program sub menu laporan
35
K. Hasil Penelitian Teknik Pengumpulan data, dari penelitian yang dilakukan di kantor PT. Biometrik Solusi Yogyakarta untuk memperoleh data-data yang digunakan dalam membantu kelancaran penyusunan laporan skripsi ini yaitu : 1. Data Primer a) Teknik Interview : Wawancara langsung dengan penyaji informasi dari pihak Kantor PT. Biometrik Solusi Yogyakarta. b) Teknik Observasi Pengamatan dilakukan dengan cara mengamati secara langsung kemudian dilanjutkan dengan pencatatan secara cermat dan sistematis proses yang diamati. 2. Data Sekunder a) Studi Literatur dimana pengumpulan data dilakukan dengan cara membaca literatur yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. b) Metode analisa data, yang dilakukan dengan menganalisa data-data yang berupa tabel-tabel yang ada di PT. Biometrik Solusi Yogyakarta.
L. Pembahasan 1. Bagaimana perancangan menu-menu programnya agar di peroleh gambaran perancangan program dari “Sistem Manajemen Presensi di PT. Biometrik Solusi Yogyakarta” ? Mengenai perancangan programnya terdapat 6 menu terdiri dari 14 sub menu yang mempunyai fungsi untuk pemanggilan form-form lainnya.
36
2. Bagaimana perancangan
alur
progam
(flowchart) Sistem Manajemen
Presensi di PT. Biometrik Solusi Yogyakarta” ? Teknik perancangan sebuah program dengan struktur yang baik, biasanya diawali dengan pembuatan diagram aklir (flowchart). Diagram alir ini digunakan untuk menggambarkan terlebih dahulu mengenai apa yang harus di kerjakan sebelum memulai merancang program. 3. Bagaimana perancangan dan simulasi program dari Sistem Manajemen Presensi di PT. Biometrik Solusi Yogyakarta” ? Aplikasi yang digunakan dalam pembuatan program simulasi yaitu dengan menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7.0 dengan database Mysql yang mana bahwa pemrograman ini menggunakan database yang sangat kuat dan cukup stabil untuk digunakan sebagai media untuk penyimpanan data
M. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil analisis, perancangan dan pembuatan program aplikasi Sistem Manajemen Presensi Karyawan di PT. Biometrik Solusi Yogyakarta adalah sebagai berikut : 1. Sistem informasi yang dibuat mampu membantu perusahaan untuk mengubah sistem presensi yang telah berjalan secara manual menjadi suatu sistem presensi yang terkomputerisasi. 2. Sistem informasi yang dibuat mampu membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerja dan etos kerja serta kedisiplinan kerja kepada para staffnya. 3. Sistem informasi yang dibuat mampu membantu pendataan dan daftar hadir para staff dengan memberikan suatu solusi optimal yang telah terkomputerisasi. 4. Sistem aplikasi presensi ini mampu untuk melakukan beberapa fasilitas dan fungsi seperti mempunyai password yang berguna untuk melindungi pemakaian sistem oleh orang yang tidak berwenang, sistem mempunyai fasilitas pengendali error yaitu berupa pesan kesalahan atau proses yang
37
akan muncul dalam sistem presensi, mampu menyimpan data-data mengenai data pribadi dan data presensi para staff, dan sistem dapat melakukan pencarian data. 5. Sistem informasi yang dibuat mampu memberikan suatu report secara berkala tentang data dan daftar kehadiran staff sebagai bahan acuan peningkatan etos dan kedisiplinan staff dalam perusahaan. 6. Sistem informasi yang dibuat mampu memberikan input perbaikan guna meningkatkan sistem yang sudah ada agar lebih optimal.
N. Saran Untuk pengembangan lebih lanjut dari sistem yang telah dibuat dapat dijabarkan beberapa hal yang menjadi kelemahan sistem ini adalah belum bisa menangani masalah penggajian karyawan secara maksimal, misalnya adanya pengurangan gaji jika ada keterlambatan atau pulang cepat. Kemudian sistem yang ada agar bisa dikembangkan dan bisa digunakan di lingkup perusahaan-perusahaan lain, seperti sekolah, kantor, hotel, home industry, perguruan tinggi, supermarket dan lain-lain.
