Richtlijn Optare DLO ‘Uw arbeidsvoorwaarden op maat’ Wageningen UR (Stichting DLO) stelt u ook dit jaar weer in staat uw arbeidsvoorwaardenpakket gedeeltelijk zelf samen te stellen. U bepaalt zelf of het voor u aantrekkelijk is geld of tijd anders in te zetten dan standaard is geregeld. Uw keuzes hebben gevolgen voor bijvoorbeeld uw salaris en/of uw aantal verlofuren. Met het simulatiemodel onder de medewerkerbutton op het bureaublad op uw PC kunt u uw eigen pakket samenstellen. Spelenderwijs ontdekt u de gevolgen van bepaalde keuzes. Simuleren kan van maandag 21 oktober t/m vrijdag 22 november 2013. De laatste dag voor een definitieve keuze in Optare voor 2014 is dus vrijdag 22 november 2013. Antwoorden op vragen vindt u op www.intranet.wur.nl → People → Arbeidsvoorwaarden → Optare. U kunt ook uw leidinggevende raadplegen of de 1e lijns Optare-helpdesk van het organisatieonderdeel waar u werkzaam bent.
Wie kan gebruik maken van Optare DLO Alle werknemers van de Stichting DLO, die een arbeidsovereenkomst hebben met een vast of tijdelijk dienstverband en voltijd of deeltijd werken en een vast salaris hebben. Werknemers zonder arbeidsverplichting, oproepkrachten, stagiairs, uitzendkrachten etc. kunnen helaas niet deelnemen. Bij meerdere arbeidsrelaties met de Stichting DLO worden de salarissen bij elkaar opgeteld. Deze optelsom is het salaris waarmee gerekend wordt voor Optare DLO. Bij een arbeidsrelatie met de Stichting DLO en met Wageningen University kunt u een of meer keuze(s) maken in twee verschillende simulatiemodellen. Helaas is het niet mogelijk dit geautomatiseerd te combineren. Nieuwe werknemers: In oktober zijn de medewerkers van Stichting DLO geïnformeerd dat zij kunnen deelnemen aan Optare 2014. Bent u nadien in dienst gekomen of zijn uw gegevens nog niet in het personeels– en salarissysteem bekend dan heeft u deze informatie niet ontvangen. Een
voorwaarde om te kunnen meedoen is dat uw gegevens op uiterlijk 15 november in deze systemen zijn verwerkt. Optare 2014 is te benaderen middels de medewerkerbutton op het bureaublad op uw PC via Tabblad Optare.
Hoe werkt Optare DLO In Optare DLO zet u geld of tijd in (= bron) om er iets anders voor terug te ruilen (= doel). Hieronder een overzicht van de combinaties van bronnen en doelen.
bronnen
verlofuren
salaris
vakantie-uitkering
eindejaarsuitkering
X
X
X
doelen Sabbatical leave
X
Verlenging ouderschapsverlof
X
Studieverlof
X
Extra verlofuren* Vakbondscontributie
X
X
X
X
Contributie Bedrijfsfitness
X
X
X
X
ABP extra pensioen
X
X
X
X
Fietsplan
X
X
X
X
Aanvulling reiskostenvergoeding*
X
X
X
X
Extra salaris
X
X
(Levensloop)
X
X
Het aankopen van extra verlof is op grond van fiscale regelgeving gemaximeerd tot 10% van de overeengekomen arbeidsduur. (dat is voor DLO werknemers met een fulltime functie gesteld op 180 uur. Voor deeltijders geldt dit naar rato van de arbeidsduur).
Het inzetten van compensatie-uren is met ingang van Optare 2013 niet langer toegestaan.
Keuze maken Simuleer vrijblijvend met het inzetten van bronnen voor doelen van 21 oktober tot en met 22 november 2013. Maak zo uw uiteindelijke keuze(s). Uitleg over de precieze werking van het simulatiemodel ‘Optare’ vindt u in onder de helpknop in de module Optare in uw medewerkerbutton. Vragen Raadpleeg eerst de ‘meest gestelde vragenlijst’ (Q&A). Staat uw vraag hier niet bij, neem dan contact op met de Optare-helpdesk van het organisatieonderdeel waar u werkzaam bent. Deze is beschikbaar van 21 oktober tot en met 22 november 2013.
bronnen Om extra arbeidsvoorwaarden te ontvangen, moet u andere arbeidsvoorwaarden geheel of gedeeltelijk inleveren. Deze bronnen zijn: ·
salaris
·
vakantie-uitkering
·
verlofuren ( inzet van compensatie-uren is vanaf 2013 niet langer toegestaan)
·
eindejaarsuitkering
salaris Het inzetten van bruto salaris ten behoeve van een Optare doel wordt in een boekjaar gedurende een periode van twaalf maanden (januari t/m december) door de personeelsen salarisadministratie verwerkt. Het administratief verwerken van deze keuze zal altijd met terugwerkende kracht met als ingangsdatum 1 januari plaatsvinden. Salaris kunt u inzetten tot uw inkomen het wettelijk minimum loon bereikt. In het simulatiemodel wordt gerekend met € 1.477,80,- per maand (= stand 1 juli 2013) op voltijdbasis. U levert een gedeelte van uw bruto salaris per maand in. Maakt u dit jaar voor het eerst een keuze voor een fiets, dan is de peildatum 15 augustus 2013. Ook hier geldt dat met de tegenwaarde van uw ingezette verlofuren -eenmalig
bepaald op 15 augustus 2013- het eerstkomende jaar zal worden gerekend. Levert het gestelde maximum van 36 verlofuren niet voldoende op om een fiets aan te schaffen, wordt er in dit geval een uitzondering gemaakt en mag u meer verlofuren (met een maximum van 72 uur) inzetten om het gewenste bedrag te bereiken. Bedenk u daarbij wel dat het minimum aantal verlof–uren (= 4x de met u overeengekomen arbeidsduur per week) niet mag worden aangetast. vakantie-uitkering Vakantiegeld kunt u inzetten voor zover de minimum vakantie-uitkering volgens de CAO Stichting DLO in stand blijft. Dit is € 163,84 per maand op voltijdbasis. U kunt uw vakantie-uitkering eenmaal per jaar inzetten. Het door u gekozen bedrag wordt in één keer ingehouden op uw vakantie-uitkering in de maand mei 2014. eindejaarsuitkering U kunt uw eindejaarsuitkering 1x per jaar – in decemberinzetten. verlofuren Voor 2014 moet u minimaal 144 vakantie-uren (4 weken van 36 uur) reserveren voor vrije tijd of vakantie (volgens CAO Stichting DLO). Voor deeltijdwerknemers geldt dit minimum naar rato. U kunt maximaal 72 verlofuren inzetten voor Optare. (Met Verlofuren wordt bedoeld uitsluitend vakantie-uren. Compensatie-uren mogen vanaf 1 januari 2013 niet langer worden ingezet.) De ingezette verlofuren worden per 1 januari van het betreffende boekjaar van het verloftegoed afgeschreven. Maximaal 36 verlofuren voor geld Voor doelen waar uw verlof wordt omgezet in een geldelijke waarde (bijvoorbeeld fiets of levensloop of extra salaris) kunt u maximaal 36 verlofuren inzetten. De overige 36 verlofuren kunt u eventueel nog inzetten voor bijvoorbeeld sabbatical leave, verlenging ouderschaps- of studieverlof.
0,681% bruto maandsalaris per dag Bij het inzetten van verlofuren ontvangt u per dag 0,681% van uw bruto maandsalaris. Als bruto maandsalaris geldt uw salaris op 15 augustus van 2013 bij volledige werktijd.
doelen Door één of meerdere bronnen in te zetten, kunt u bepaalde arbeidsvoorwaarden (extra) ontvangen. Deze doelen zijn:
a:
extra verlofuren 2014
b:
extra verlof na 2014
-
sabbatical leave
-
ouderschapsverlof
-
studieverlof
c:
extra salaris (levensloop)
d:
fiscaal aantrekkelijke regelingen
-
fietsplan
-
aanvulling reiskostenvergoeding*
-
contributie Bedrijfsfitness
-
vakbondscontributie
-
ABP extra pensioen
a: extra verlof 2014 Door het inzetten van uw salaris, en/of vakantie- en/of eindejaarsuitkering ontvangt u extra verlofuren voor 2014. Op grond van fiscale regelgeving is het aantal extra verlofuren beperkt tot 10% van de met u overeengekomen arbeidsduur. (dat is voor DLO werknemers met een fulltime functie gesteld op 180 uur. Voor deeltijders geldt dit naar rato van de arbeidsduur) Tevens geldt dat uw salaris en/of vakantie-uitkering niet onder het wettelijk minimumloon (per 1 juli 2013: € 1477,80) mag komen. De extra verlofuren moet u in 2014 opnemen. b: extra verlof nà 2014 Voor het sparen voor een langdurig verlof, dat u nà 2014 wilt opnemen, bestaat een maximum van 72 verlofuren per jaar. Verder gelden aanvullende eisen. Zo kunt u het
verlof uitsluitend gebruiken voor sabbatical leave, verlenging ouderschapsverlof en verlenging studieverlof. Ook geldt een minimale en maximale spaarperiode. In het jaar dat u het langdurig verlof opneemt, kunt u de opgespaarde periode nog verlengen. Verlengingsmogelijkheden:
voor sabbatical leave opgespaarde verloftegoeden uit de Spaarvariant van de CAO Stichting DLO
(artikel 5.1.1 lid 2);
het omzetten van salaris, en/of vakantie- en/of eindejaarsuitkering van dat jaar in verlof;
het verlof (door inzet van verlofuren).
sabbatical leave Sabbatical leave is een langere verlofperiode waarbinnen u aandacht besteedt aan uw eigen inzetbaarheid (employability). U neemt dus verlof om fysiek en/of geestelijk op te laden, of om uw creativiteit en inspiratie een nieuwe impuls te geven. U kunt maximaal 7 jaren compensatie-uren sparen volgens de Spaarvariant van de CAO Stichting DLO (artikel 5.1.1 lid 2). Met Optare DLO kunt u 72 verlofuren per jaar extra sparen. U moet de Spaarvariant wel inzetten voor sabbatical leave. Maak zelf afspraken met uw leidinggevende over de sabbatical leave; wanneer neemt u het op, wanneer bent u weer terug, wat doen we met achterblijvende werkzaamheden, enzovoorts. Deze afspraken moeten van tevoren schriftelijk worden vastgelegd. vereisten voor sabbatical leave:
u neemt deel aan of begint met de Spaarvariant van de CAO Stichting DLO (artikel 5.1.1 lid 2,). U hebt met uw leidinggevende afgesproken het opgespaarde verlof voor sabbatical leave te bestemmen. Deze afspraak ligt schriftelijk vast;
u neemt het opgespaarde verlof gelijk met uw sabbatical leave op;
u spaart maximaal 72 extra verlofuren. Het wettelijk minimum aantal vakantieuren (144 op voltijdbasis) moet over het kalenderjaar 2014 intact blijven. Bij deeltijdwerk is het minimum aantal uren evenredig minder.
Bij uitdiensttreding tijdens de spaarperiode gelden de ‘uitdiensttredingsregels’ voor verlofuren uit de CAO Stichting DLO (artikel 5). Meer informatie over sabbatical leave vindt u in de ‘Spaarvariant van de CAO Stichting DLO (artikel 5.1.1 lid 2). ouderschapsverlof Voor verlenging van ouderschapsverlof kunt u maximaal 72 verlofuren per jaar sparen gedurende minimaal 1 jaar en maximaal 3 jaar. U geeft van te voren aan hoeveel verlofuren u wilt sparen en over welke aaneengesloten periode (1, 2 of 3 jaar). Meer informatie over ouderschapsverlof vindt u in de ‘CAO Stichting DLO (artikel 5.3.1 lid 4)’ studieverlof Voor verlenging van studieverlof kunt u maximaal 72 verlofuren per jaar sparen gedurende minimaal 1 jaar en maximaal 3 jaar. U geeft van tevoren aan hoeveel verlofuren u wilt sparen en over welke aaneengesloten periode (1,2 of 3 jaar). U kunt opnieuw van deze mogelijkheid gebruik maken, als u uw studieverlof heeft genoten. Dit studieverlof is een aanvulling op het studieverlof dat aan u kan worden verleend op grond van de Scholingsstimuleringsregeling. Dat verlof is bestemd voor een studie of opleiding die het functioneren nu en in de toekomst bevordert of met de eigen loopbaanontwikkeling te maken heeft. c: extra salaris U kunt maximaal 36 verlofuren per kalenderjaar inzetten voor extra salaris*. De uitbetaling is in december 2014. Door het inzetten van maximaal 36 verlofuren creëert u extra capaciteit voor de werkgever. Dit onderstreept het belang dat zowel deze keuze als de wijze waarop deze extra tijd wordt ingevuld, met uw leidinggevedende overeengekomen moet worden. *al dan niet voor extra storting (in de maand mei) op een door u gekozen levenslooprekening, te maximeren op een bedrag overeenkomend met 36 verlofuren per boekjaar. Daarbij moet wel rekening worden gehouden met de gestelde voorwaarden met betrekking tot de deelname aan de levensloopregeling en als u daaraan voldoet, het maximaal toegestane te sparen bedrag in dat kader.
d: fiscaal aantrekkelijke regelingen Met deze regelingen kunt u een belastingvoordeel behalen en het inzetten van bronnen voordelig maken. U kunt verlofuren (maximaal 36 per kalenderjaar) inzetten, maar ook salaris en/of vakantie-uitkering en/of eindejaarsuitkering. De bruto waarde van deze bronnen kunt u als netto bedrag inzetten. U betaalt over de ingezette bronnen dan geen loonbelasting. In Optare DLO zijn de volgende fiscale vrijstellingsmogelijkheden opgenomen: -
fietsplan
-
aanvulling reiskostenvergoeding
-
vakbondscontributie
-
contributie Bedrijfsfitness
-
ABP extra pensioen
Fietsplan De Stichting DLO biedt u een maximale renteloze lening van € 749,- (incl. BTW) om een fiets aan te schaffen. Hiervoor geldt dat u gedurende het jaar 2014 in beginsel* maximaal 36 verlofuren per kalenderjaar inzet. Aanvullend geldt een extra renteloze lening van maximaal € 246,- (incl. BTW) voor accessoires zoals fietssloten, regenkleding of kinderzitjes. Deze lening geldt alleen, als u ook voor de lening voor een fiets heeft gekozen. Daarnaast kunt u een fietsverzekering afsluiten. Let op: Aanschaf van accessoires zonder fiets worden in deze regeling niet gehonoreerd. U bent volgens de uitvoeringsregeling ook zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van uw fiets. Dat houdt in dat u niet een fiets voor een minimaal bedrag kunt aanschaffen en vervolgens een meerjarig onderhoudscontract onderbrengt in dezelfde in te leveren factuur. * mochten uw 36 verlofuren niet voldoende zijn om het gewenste bedrag te bereiken, wordt in dit geval toegestaan dat u zoveel verlofuren meer inzet totdat het gewenste bedrag wordt behaald (met een maximum van 72 verlofuren). Bedenk u daarbij wel dat het minimum aantal verlof–uren (= 4x de met u overeengekomen arbeidsduur per week) niet mag worden aangetast.
duurder of goedkoper Let op: u kunt een fiets aanschaffen die duurder is dan € 749,-. Dan geniet u geen fiscaal voordeel over het extra bedrag. Is uw fiets goedkoper dan het bedrag waarvoor u bronnen heeft ingezet, dan krijgt u de restwaarde als bruto salaris, dus met inhouding van de verschuldigde loonbelasting, terug. Over de restwaarde geniet u namelijk geen fiscaal voordeel. aflossing Bij aankoop schiet u het bedrag voor. Na het inleveren van uw factuur wordt het totaalbedrag in één keer op uw rekening gestort. Dit gebeurt zo mogelijk bij de eerstvolgende salarisuitkering, maar uiterlijk in de maand mei 2014. U lost de lening in één jaar (2014) af. fietsverklaring Als u gebruik maakt van de fietsregeling, betaalt u niet langer loonbelasting. De vergoeding die u van de werkgever krijgt overgemaakt is dus volledig belastingvrij. Voor dat fiscale voordeel moet u een verklaring invullen dat u van plan bent de fiets te gebruiken op meer dan de helft van het aantal dagen dat u bij Stichting DLO werkt. Deze ‘fietsverklaring’ wordt automatisch uitgeprint als u uw definitieve aanvraag uitdraait. Let op dat u deze verklaring bij uw aanvraag indient. Zonder deze kunt u niet deelnemen aan de regeling. 1x in 3 jaar U kunt deze regeling maar één keer per drie jaar kiezen. Als u dus korter geleden dan 3 jaar een fiets heeft aangeschaft onder de geldende spelregels van Optare, kunt u de regeling dit jaar dus niet kiezen! Als de oude regeling is verlopen, kunt u weer aan een nieuwe regeling meedoen. Koop na schriftelijke bevestiging Let op: U kunt de fiets officieel pas aanschaffen nadat u de schriftelijke bevestiging heeft ontvangen van uw keuze(s), ondertekend door de gevolmachtigd directeur van uw organisatieonderdeel. Deze ontvangt u uiterlijk 1 maart 2014. Pas dan is uw aanvraag formeel goedgekeurd. Kiest u ervoor om toch al (na 1 januari 2014) een fiets aan te schaffen, voordat u de bevestigingsbrief heeft ontvangen, (maar u al wel een goedkeuringshandtekening van uw
leidinggevende heeft) doet u dat op eigen risico, immers uw aanvraag kan nog worden afgewezen! Zie procedure van aanvraag. De factuur van de fiets, die afkomstig moet zijn van een bij de Nederlandse Kamer van Koophandel ingeschreven bedrijf, moet gedateerd zijn binnen twee maanden na dagtekening van bovenstaande schriftelijke bevestiging. Meer informatie over het fietsplan vindt u in de ‘Uitvoeringsregeling Vrije Vergoeding Fiets Woon-werkverkeer Stichting DLO’. Aanvulling reiskostenvergoeding Deze keuzemogelijkheid stelt u in staat een belastingvrije aanvulling op uw reiskostenvergoeding te ontvangen volgens de ‘Uitvoeringsregeling Verplaatsingskosten WUR’. Deze regeling keert n.l. niet de maximale, wettelijk toegestane vergoedingen uit. Met deze aanvulling kunt u wel de maximale belastingvrije vergoeding ontvangen (zie artikel 4 van de ‘regeling Vrije Vergoeding (aanvulling) Reiskosten Stichting DLO’). U kunt deelnemen als u regelmatig (minimaal 1 dag per week) heen en weer reist tussen uw woonadres en uw vaste werkadres. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van de wijze van reizen. Openbaar vervoer U ontvangt maximaal een volledige vergoeding van de daadwerkelijke en aantoonbare kosten, minus de vergoedingen die u al ontvangt uit de bestaande verplaatsingskostenregeling Wageningen UR. Eigen vervoer U ontvangt maximaal de wettelijk vastgestelde maximumvergoeding, minus de vergoedingen die u al ontvangt uit de bestaande verplaatsingskostenregeling. De bedragen zijn afhankelijk van uw reisafstand en het aantal reisdagen per week. Meer informatie over de reiskostenvergoeding kunt u vinden in de ‘regeling Vrije Vergoeding (aanvulling) Reiskosten Stichting DLO’. Belastingvrije vergoeding Vakbondscontributie Als u kunt aantonen dat u vakbondslid bent (middels een kopie van een bankafschrift en dat inlevert tezamen met uw aanvraagformulier Optare) kunt u door inzet van de bron “verlof, bruto salaris, vakantie-uitkering of eindejaarsuitkering” van de werkgever
maandelijks een belastingvrije vergoeding voor de door u betaalde vakbondscontributie ontvangen. Voorwaarden belastingvrije vergoeding Vakbondscontributie De belastingvrije vergoeding voor de Vakbondscontributie is afhankelijk van de door u betaalde contributie en wordt maandelijks uitbetaald bij uw salaris. De werkgever bewaart de bewijzen van uw betaling van de vakbondscontributie in zijn administratie. Als bij belastingcontrole blijkt dat niet aan deze voorwaarden is voldaan, zijn eventuele fiscale gevolgen voor rekening van de werknemer. Dit betekent dat een eventuele naheffingsaanslag loonheffing (inclusief rente en boete) op u als werknemer zal worden verhaald, voor zover deze aanslag betrekking heeft op de te vergoeden vakbondscontributie. Belastingvrije vergoeding contributie Bedrijfsfitness Als u als deelnemer op 1 januari van een jaar aantoonbaar bent ingeschreven bij een instellling die voor Wageningen UR de Bedrijfsfitness organiseert en er wordt daarvoor contributie ingehouden op uw salaris, kunt u door inzet van bronnen van de werkgever maandelijks een belastingvrije vergoeding voor de door u betaalde contributie Bedrijfsfitness ontvangen. Voorwaarden belastingvrije vergoeding contributie Bedrijfsfitness U dient op 1 januari van het jaar waarin uw Optarekeuze moet ingaan te zijn ingeschreven als deelnemer aan de Bedrijfsfitness. Ook dient er contributie te worden ingehouden op uw salaris. Als u op het keuzetijdstip (tussen 21 oktober en 22 november 2013) nog geen deenemer bent aan de Bedijfsfitness en u maakt toch de keuze om per 1 januari van het volgende jaar in aanmerking te willen komen voor de maandelijkse belastingvrije vergoeding, zal een afschrift van uw Optare-keuzeformulier als aanmeldings- en machtigingsformulier worden beschouwd en worden doorgezonden naar het betreffende Bedrijfsfitnessonderdeel (bijvoorbeeld Sports Centre de Bongerd). De verwerking van uw Optarekeuze zal plaatsvinden zodra de inschrijving en inhouding van de contributie op uw salaris is gerealiseerd.
De gemaakte Optarekeuze geldt voor de periode van één jaar en is gekoppeld aan uw deelname aan de Bedrijfsfitness. De maandelijkse vergoeding zal uitsluitend worden beëindigd bij afloop van het betreffende keuzejaar (of bij beëindiging van het dienstverband) en bij het beëindigen van uw deelname aan de Bedrijfsfitness. Als deze beëindiging tussentijds en tijdelijk is, komt u daarna niet meer in aanmerking voor de maandelijkse vergoeding. ABP extra pensioen Optare geeft u onder bepaalde voorwaarden de mogelijkheid belastingvrij te sparen voor extra ouderdoms- en/of nabestaandenpensioen. Om te weten te komen of u aan deze fiscale voorwaarden voldoet, kunt u aan de hand van uw pensioenoverzicht de klantenservice van het ABP bellen tel 045-5796070. Blijkt uit deze informatie dat u inderdaad recht heeft op een dergelijke spaarmogelijkheid, dan kunt u deze keuze in Optare maken.
Fiscale gevolgen en gevolgen sociale zekerheid Bijna alle keuzes waarbij u geld ruilt voor tijd of andersom, hebben fiscale en sociale verzekerings-gevolgen. fiscaal aantrekkelijke regelingen Het inzetten van salaris en/of vakantie-en/of eindejaarsuitkering voor fiscaal aantrekkelijke regelingen, leidt tot een lager bruto inkomen en daarmee tot lagere premies voor sociale zekerheid. U loopt daarmee het risico een lagere werkloosheids- of arbeidsongeschiktheidsuitkering te ontvangen als dit binnen een half jaar respectievelijk een jaar na inzet aan de orde is. Gevolgen van keuzes voor de pensioengrondslag zijn er niet. Het inzetten van verlofuren als bron voor extra salaris heeft geen gevolgen in fiscale zin, voor het brutoloon sociale verzekeringen of voor de pensioengrondslag. Als u verlofuren als bron inzet voor extra inkomen, dan wordt dat aangemerkt als loon voor de heffing van loonbelasting/premie volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen. Het extra inkomen zal in de vorm van een toeslag in december van het Optarekeuzejaar worden uitbetaald.(dus niet in het jaar van uw keuze!) Deze toeslag wordt niet opgenomen in de grondslagen voor salarisgerelateerde uitkeringen, zoals vakantie-uitkering, eindejaarsuitkering, toelage onregelmatige dienst en overwerkvergoeding, maar zal wel worden opgenomen in de pensioengrondslag.
Kijk regelmatig op www.intranet.wur.nl → People → Arbeidsvoorwaarden → Optare voor eventuele aanpassingen van de gevolgen op grond van eventuele wetswijzigingen.
gevolgen bij arbeidsongeschiktheid, buitengewoon verlof of beëindiging dienstverband Arbeidsongeschiktheid en buitengewoon verlof Bij arbeidsongeschiktheid en gedeeltelijk buitengewoon verlof wijzigen uw Optareafspraken en uw (eventueel aangepaste) salaris in principe niet. Bij volledig buitengewoon verlof zonder behoud van uw salaris wordt uw deelname aan Optare DLO nader bepaald, of vindt er voorafgaand aan het verlof verrekening met uw netto salaris plaats. Stichting DLO beoordeelt voorkomende gevallen altijd individueel. Vindt er geen opbouw van verlofuren meer plaats, dan bepaalt u samen met uw leidinggevende of u het volgende jaar aan Optare kunt deelnemen. Indien blijkt dat u uw opgegeven verlofuren niet kunt inleveren, vindt volgens de fiscale regels verrekening van deze verlofuren met uw bruto dan wel netto salaris plaats. Beëindiging dienstverband Bij beëindiging van uw dienstverband in de loop van een kalenderjaar, wordt de inzet van bronnen en doelen evenredig met de duur van uw dienstverband verrekend. Let op: vooral bij de fiscale regelingen kan dit tot grote gevolgen leiden! De juridische formulering in dat soort gevallen luidt als volgt: “Indien het dienstverband van de werknemer om wat voor reden dan ook tussentijds in het betreffende boekjaar eindigt of wordt beëindigd, is de werknemer aan de Stichting DLO een compensatie verschuldigd ten bedrage van het op dat moment openstaande restantbedrag in verband met de reeds ontvangen vergoeding voor de fiets. Voorzover moge¬lijk zal deze compensatie bij de eerstvolgende salarisbetaling in één keer worden ingehouden op het netto salaris van de werknemer”.
deelnemen Wat u moet doen als u wilt deelnemen, Stap1: Simuleren en keuzes voorbereiden
U kunt het Optare-programma benaderen via uw MedewerkerButton. Van maandag 21 oktober tot en met vrijdag 22 november 2013 hebt u de mogelijkheid te simuleren met het inzetten van bronnen en het kiezen van doelen. U kunt dan vrijblijvend keuzes maken en weer veranderen. Het programma geeft direct aan wat de gevolgen zijn voor uw salaris, het aantal verlofuren etc. Stap 2: Overleg met uw leidinggevende Voordat u de Optare-aanvraag definitief indient moet u zich ervan verzekeren dat uw leidinggevende kan instemmen met de door u gewenste keuzes. Geef daarom tijdig bij uw leidinggevende aan dat u bent geïnteresseerd in deelname. Hij/zij kan de mogelijkheden van Optare persoonlijk met u doornemen (bijvoorbeeld aan de hand van het door u uitgeprinte concept-aanvraagformulier) en uw eventuele vragen beantwoorden. Uw leidinggevende beoordeelt of de optelsom van de keuzes van alle werknemers binnen uw organisatieonderdeel organisatorisch en roostertechnisch verantwoord is. Levert dit problemen op, zoek dan samen een oplossing, zodat uw keuze in onderling overleg zo nodig kan worden herzien. Een verzoek tot omzetting van tijd in geld kan niet om financiële redenen worden afgewezen. Als u geen computer tot uw beschikking heeft, kunt u na overleg met de Optare Helpdesk van het organisatieonderdeel waar u werkzaam bent, samen met uw leidinggevende (een) keuze(s) maken. Stap 3: Definitieve keuze maken Bent u zeker van uw keuzes en heeft uw leidinggevende ermee ingestemd , maak dan uw aanvraag definitief. Gebruik hiervoor de knop ‘Maak definitief’ in het Optare-programma. U kunt dit doen tot en met uiterlijk vrijdag 22 november 2013 . Hierna kunt u geen aanvraag meer indienen of aanpassen.. Print het definitieve aanvraagformulier vervolgens uit. Als u heeft gekozen voor de aanschaf van een fiets moet u ook een afzonderlijke verklaring inleveren. Deze verklaring wordt bij het uitprinten van uw definitieve aanvraag automatisch afgedrukt. Uw leidinggevende ontvangt direct nadat u uw keuzes definitief heeft gemaakt een bericht via de e-mail.
Let op: u kunt slechts één maal per kalenderjaar een definitieve aanvraag indienen! Stap 4: Aanvraagformulier (laten) ondertekenen en inleveren bij HR-afdeling Het uitgeprinte exemplaar van uw definitieve aanvraag moet door uzelf en door uw leidinggevende worden ondertekend en daarna worden ingeleverd bij uw eigen HRafdeling. Uiterlijk 22 november 2013 moet het ondertekende formulier aangeleverd worden bij HR. Maak een kopie van uw definitieve aanvraagformulier zodat u later kunt controleren of de juiste keuzes zijn verwerkt. Stap 5: Beoordeling en toekenning In de periode van december 2013 tot maart 2014 worden de Optare-aanvragen beoordeeld (o.a. aan de hand van de verlofadministratie). Voor 1 maart 2014 ontvangt u schriftelijk bericht over de toekenning van uw aanvraag. Stap 6 (indien van toepassing): Facturen fiets inleveren Als u meedoet aan het fietsplan moet u de originele (Nederlandse) aankoopfacturen zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk vrijdag 18 april 2014 inleveren bij de Personeelsen Salarisadministratie Let op: als u de factuur niet op tijd indient, wordt uw aanvraag alsnog afgewezen. Stap 7: Verwerking aanvraag en uitbetaling Tussen 1 maart 2014 en de uitbetaling van uw salaris over mei 2014 wordt uw aanvraag verwerkt. De keuze(s) word(t)en eventueel met terugwerkende kracht geëffectueerd. De uitbetaling van door u "verkocht" verlof vindt plaats in december 2014. De storting van uw tegenwaarde van verlofuren t.b.v. levensloop wordt verwerkt in de maand mei 2014. Let op: als u een aanvraag heeft ingediend, kunt u er niet op terugkomen. U bent zelf te allen tijde verantwoordelijk voor de gevolgen van uw keuze(s), ook bij een eventuele wijziging in uw aanstelling (bijvoorbeeld minder salaris en/of minder verlof) of andere persoonlijke omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de uitvoering van Optarekeuzes.
vragen Bij inhoudelijke vragen raadpleeg de volgende bronnen:
·
Uw leidinggevende
·
Lijst met meest gestelde vragen (Q&A)
·
Helpdesk Optare van het organisatieonderdeel waar u werkzaam bent
Heeft u na het lezen van de Q&A-lijst nog vragen, neem dan bij voorkeur per e-mail contact op met de helpdesk Optare. Zie Overzicht adressen helpdesk DLO. De helpdesk is bereikbaar van 21 oktober tot en met 22 november 2013. Na deze periode kunt u met vragen contact opnemen met de afdeling HR van uw organisatieonderdeel. Versie 1 oktober 2013
