L1 APPENDIX 1 INTERVIEW & OBSERVATION
L1.1 Interview Result Interview was done at PT. Perkasa Pilar Utama Head Office with Mr Tan Gwan An, Owner of PT. Perkasa Pilar Utama on 06-08-2013. Interview is done in bahasa indonesia. 1. Project apa yang dapat kami lakukan untuk skripsi kami? Answer: Kami memiliki project yang sedang berjalan dimana kami telah memiliki aplikasi yang telah jadi dan kami sedang mencari client baru. Namun bila kalian hanya memilih topik perancangan basis data dimana kalian hanya membuat dokumentasi ERD nya dari aplikasi itu maka kurang greget hasilnya. Maka itu saya sarankan kalian untuk sembari membuat BI juga untuk aplikasi calisto. 2. Cakupan pembahasan skripsi kami kira – kira apa saja pak? Answer: Kalian cukup membuat BI untuk penjualan dimana itu merupakan salah satu dari banyak module yang ada di calisto. Dan untuk pembuatan BI itu sendiri kami membebaskan kalian untuk membentuk BI yang kira – kira cocok untuk kami tambahkan ke program kami dimana itu akan memberikan manfaat tambahan untuk kami juga. 3. Untuk perancangan dan tools yang akan kami gunakan kira–kira apa saja pak? Answer: Sebenarnya terserah kalian bagaimana nantinya kalian mau membuat dengan tools apa. Namun saya menyarankan untuk mencari yang termudah untuk kalian pakai sehingga tidak merepotkan kalian juga. Contohnya seperti QlikView yang nanti bisa kami berikan kepada kalian installernya. 4. Berarti tugas kami adalah membuat fungsi reporting BI untuk module penjualan dari calisto kan pak? Answer: Ya betul, kalian silahkan berunding dengan dosen pembimbing atau team project kami untuk mencari tahu kira–kira report apa yang cocok untuk ditambahkan pada aplikasi calisto ini.
L2 Interview was done at PT. Perkasa Pilar Utama Head Office with Ronald Willem, Business Analyst of PT. Perkasa Pilar Utama 07-08-2013. Interview is done in bahasa indonesia. 1. Kira–kira apa yang harus kami lakukan dalam perancangan BI ini? Answer : Saya akan membahas tentang aplikasi calisto ini kepada kalian dan nantinya saya akan mencoba memberikan contoh dimensi apa saja yang bisa kalian buat untuk BI kalian nanti. Untuk reportingnya jangan terlalu berpikir over complicated, keep it simple saja. 2. Kira–kira kami ingin membuat report untuk Sales performance monitoring, Customer segmentation, dan Item positioning menurut bapak bagaimana? Answer : Bila kalian sudah bisa membuat dashboard seperti itu maka saya rasa sudah cukup bagi saya untuk membantu reporting callisto ini.
Interview was done at PT. Perkasa Pilar Utama Head Office with Adrian Theodore, Technical Analyst of PT. Perkasa Pilar Utama 26-08-2013. Interview is done in bahasa indonesia. 1. Kira – kira kalau kami ingin mendapatkan informasi mengenai visi misi dan struktur organisasi tentang perusahaan ini bagaimana ya? Answer : Kalau untuk visi dan misi beserta background perusahaan bisa kalian dapatkan nanti melalui flyer yang biasa kami berikan juga ke client. Untuk soft copynya nanti bisa saya berikan ke kalian kok. Soal struktur organisasi sih nanti saya coba minta dulu ke Pak Tan, siapa tahu dia punya struktur organisasinya. Atau nanti saya coba tanya ke bagian HRD dulu apakah kita pernah buat atau tidak. 2. Lalu jumlah karyawan yang ada disini ada berapa ya? Answer : Untuk saat ini jumlah keseluruhan dari karyawan disini sih 40 orang. Kalau kalian lihat disini lagi sepi ya karena mereka sekarang lagi pada ke proyek. Jadinya mereka saat ini tidak disini karena kita kalau kerja proyek ya kerjanya di kantor client. Tapi kalau proyeknya udah pada kelar ya mereka balik lagi deh kesini jadi rame lagi. 3. Lalu apabila kami ingin memakai tools lain selain QlikView dari pihak perusahaan tidak keberatan? Answer : Tidak masalah, bila itu justru mempermudah pekerjaan kalian dan hasilnya bagus maka kami pun sebenarnya tidak keberatan.
L3 4. Untuk rencana pembangunan data warehousenya sendiri kami berencana untuk menggunakan SQL server sebagai database management systemnya. Bagaimana menurut anda? Answer : Tidak masalah sih, kemarin ini ada yang magang seperti kalian sih pakainya oracle. Tapi kalau memang misalnya kalian lebih bisa pakai SQL ya tidak apa – apa. Namun disini belum pernah ada yang pernah pakai SQL server sih jadi kalau mau belajar soal SQL nya coba cari – cari tutorial aja ya. 5. Untuk spesifikasi server dan client yang dapat kami gunakan dalam penulisan skripsi kami kira – kira bagaimana ya? Untuk contohnya nanti bisa kami kirimkan sih. Answer : Untuk spesifikasi nanti sih kirimin dulu aja contohnya. Untuk contohnya bisa kirim ke email aja nanti. Nanti saya kirimin salah 1 client kita yang menggunakan calisto.
Interview was done at PT. Perkasa Pilar Utama Head Office with Ronald Willem, Business Analyst of PT. Perkasa Pilar Utama 28-08-2013. Interview is done in bahasa indonesia. 1. Bisa tolong berikan pengarahan pak soal bagaimana rancangan BI yang nantinya bakal kami buat? Answer : Untuk ERD yang kalian akan gunakan nanti akan saya share ke kalian table – tablenya apa saja. Untuk sekarang mari kita bahas tentang dimensi – dimensi yang dapat digunakan. Untuk dimensinya kalian gunakan waktu, barang, customer, dan site. Untuk perhitungan measurenya kalian bisa cari total sales dari attribute yang nanti saya akan terangkan di ERD yang akan saya berikan. 2. Jadi kira – kira yang sebenarnya membedakan report yang bisa dihasilkan dengan adanya data warehouse dengan report operasional biasa itu apa ya pak? Answer : Kalau report operational hanya digunakan untuk melihat bagaimana kegiatan operasional perusahaan bagaimana. Contohnya seperti bulan ini ada berapa transaksi atau untuk mengawasi barang apa saja yang terjual kira – kira apa saja dan sebagainya. Dikemas dengan detail dan kurang ringkas, beda dengan report data warehouse. Report data warehouse
L4 berbentuk lebih ringkas dimana tidak terlalu detail namun berbentuk seperti rekap. Dan dengan bantuan tools BI maka akan bisa ditampilkan visualisasi dan dapat membuat berbagai macam laporan. 3. Untuk pertanyaan seputar sistem calisto dan table databasenya nanti bisakah kami mengontak bapak melalui email atau yang lain? Jujur saja sekarang ini masih banyak yang mau kita tanyakan. Answer : Silahkan email saja, nanti emailnya saya akan ketikan di proyektor. Bila ada pertanyaan silahkan kirim email dan dengan senang hati saya akan jawab. 4. Untuk cara mengenerate report dari calisto, bisakah bapak memberikan contoh bagaimana report itu bisa kami buat? Answer : Silahkan pilih module yang ada di menu calisto lalu klik folder report dan pilih report yang kalian mau buat. Contoh reportnya misalkan report invoice, sales order analysis report atau delivery order report. Silahkan dicoba – coba saja, bila ada kendala nanti bisa tanya saya lagi.
Interview was done at PT. Perkasa Pilar Utama Head Office with Ronald Willem, Business Analyst of PT. Perkasa Pilar Utama 18-09-2013. Interview is done in bahasa indonesia. 1. Pak saat ini kami ingin mencoba membuat dashboard menggunakan tools yang bernama Tableau. Apakah bapak ada ide bagaimana bentuk dashboard yang akan kami buat ? Answer : Untuk itu saya serahkan saja pada kalian, kalau kalian bertanya pada saya bagaimana menggunakan tableau jujur saja saya tidak paham. Saya tidak pernah menggunakan tools Tableau ini. Untuk layoutnya sendiri, seperti yang dulu saya pernah bahas bahwa keep it simple saja. Gunakan grafik seperti bar untuk membuat perbandingan dan kalau bisa mengandung beberapa variable untuk memperluas pandangan. 2. Untuk itu berarti kami harus menampilkan trend penjualan juga ya pak ? Answer : Alangkah baiknya bila dashboard kalian bisa menampilkan trend penjualan dimana itu bisa membantu untuk melihat kondisi penjualan dari waktu ke waktu. Silahkan dibuat bila kalian bisa membuatnya. 3. Baiklah pak, untuk ERDnya kami sudah buat ke dalam microsoft visio secara kasar. Bisa minta tolong comment dan revisinya bila kami ada salah?
L5 Answer : Untuk ERDnya bila ada revisi nanti saya coba tandai.
L1.2 Observation Result PT. Perkasa Pilar Utama is a company that run in information technology industry. The employee that focus on information technology job mainly go to the client to do project. And the employee that currently doing meeting and preparing project implementation are staying at the head office. The company business value are written at their flyer and can be use to write their vision and mision. The company organization strucutre can be look at 3.3 section. When the internship period begin, the advisor of this IS major project and the other project team from the company are doing meeting and presentation to make sure that all project member are having same understanding about the project. From the presentation and training the flow of business process of the business application for project implementation are discussed. The project team mainly discuss about sales distribution module and some part of financial module. And of course the project team discuss about how to operate the business application that are going to be implemented. The trainer every wednesday to train the project team and giving new explanation every week about the business application. The application name is calisto. And from the agreement with the owner and the trainer that also act as business analyst in the company they decide to give our IS major project group a project about business intelligence for sales. And the trainer start to discuss about how the application relational table structure and talking about the sugestion for the thesis project. The trainer also showing how to create report by using the current business application that called calisto. In the sales module, the main focus for sales analysis are Sales Order Analysis report. The report form are still focus on the operational activity report. From that report, it can act as a reference for creating a business intelligence dashboard.
L6 APPENDIX 2 DASHBOARDS
Figure L2.1 Sales Performance Monitoring Dashboard
L7
Figure L2.2 Sales Forecast Dashboard
L8
Figure L2.3 Item Positioning Dashboard
L9
Figure L2.4 Customer Segmentation Dashboard
L10 APPENDIX 3 OPERATIONAL REPORT
Figure L3.1 Sales Order Summary Report
Figure L3.2 Daily Sales Order Report
Figure L3.3 Sales Order Summary Report
L11
Figure L3.4 Sales Invoice Detail Report
Figure L3.5 Sales Invoice Detail Report (Cont)
Figure L3.6 Sales Invoice Summary Report
