Aplkasi Pengelolaan Data Pemakaian Bahan dan Peminjaman Alat Laboratorium Oleh Praktikan Pada Politeknik Kesehatan

Aplkasi Pengelolaan Data Pemakaian Bahan dan Peminjaman Alat Laboratorium Oleh Praktikan Pada Politeknik Kesehatan

Credit : [email protected]

DAFTAR ISI Pengantar ...................................................................................................................................................... 3 Keterlibatan Data .......................................................................................................................................... 4 Data transaksional ................................................................................................................................ 4 Data Dasar/Data Prasyarat ................................................................................................................... 4 Manfaat Informasi ........................................................................................................................................ 5 Manfaat Informasi ........................................................................................................................................ 6 Tata Cara Peroperasian Program .................................................................................................................. 7 Menjalankan Progam ................................................................................................................................ 7 Login .......................................................................................................................................................... 7 Mengelola data Dasar ............................................................................................................................... 9 Setting Data Jurusan ............................................................................................................................. 9 Melangkapi Data Lab .......................................................................................................................... 10 Mengelola Nomenklatur Bahan Lab ................................................................................................... 10 Mengelola Nomenklatur Alat Lab ....................................................................................................... 12 Update Fitur Keamanan ...................................................................................................................... 13 Mengelola Data Persediaan .................................................................................................................... 15 Penambahan Bahan Lab ..................................................................................................................... 15 Penambahan Alat Lab ......................................................................................................................... 18 Kerusakan/Kehilangan Bahan Lab....................................................................................................... 20 Kerusakan/Kehilangan Alat Lab .......................................................................................................... 22 Pencatatan Transaksi Data...................................................................................................................... 25 Pemakaian Bahan Lab ......................................................................................................................... 25 Peminjaman/Penggunaan Alat Lab ..................................................................................................... 28 Permintaan Paket Praktikum .............................................................................................................. 32 Penggantian Alat Hilang/Rusak ........................................................................................................... 37 Mengelola Data Praktikan................................................................................................................... 39 Menfaatkan Informasi Laporan .............................................................................................................. 42 Melihat Stok Bahan ............................................................................................................................. 42 Melihat Pergerakan Stok Bahan (Stock Opname) ............................................................................... 43 Melihat informasi Inventaris Alat ....................................................................................................... 45

1

Melihat pergerakan Inventaris Alat .................................................................................................... 45 Memeriksa informasi kegiatan Praktikan ........................................................................................... 46 Melihat Informasi Kumulasi Praktikan ............................................................................................... 47 Credit Point and Support ............................................................................................................................ 49

2

MANUAL PENGGUNAAN APLKASI LABORATORIUM LOGISTIC UTILITY PENGANTAR Untuk institusi pendidikan laboratorium menjadi prioritas pertama untuk transfer ilmu, terkait keterampilan teknis kepada para peserta didiknya. Kegiatan Praktikum oleh para praktikan, selalu melibatkan sejumlah alat-alat dan material untuk percobaan-percobaan. Untuk alasan tertentu seperti pemeliharaan dan pengelolaan logistik, alat-alat lab dan bahan-bahan lab tersimpan dan dicatat secara teratur oleh laborat atau pengelola lainya. Arus keluar masuknya alat-alat lab, bahan-bahan praktikum, baik karena kegiatan praktikum, ataupun akibat pergerakan logistic lainya, dicatat secara rinci untuk mengetahui kondisi terkini dari ketersediaan alat dan bahan tersebut. Pencatatan rinci ini, meskipun sudah dipahami sebagai kegiatan yang wajib, terkadang sangat memberatkan. Kesalahan mungkin terjadi seperti human error, atau disaster seperti kehilangan dan lainnya. Penundaaan akibat kesibukan atau bisa jadi antrian panjang oleh praktikan yang akan segera menggunakan alat dan bahan lab, bisa memicu kesalahan dalam mengutip, atau bahkan terlupakan sama sekali. Penggunaan Aplikasi bukan berarti membuat semua pekerjaan tersebut menjadi mudah. Kemudahan adalah hal yang subjektif. Mengumpulkan berlembarlembar kertas untuk menghitung status bahan, misalnya stok terakhir, bisa jadi sangat merepotkan. Dan bahkan informasi yang dihasilkan belum tentu akurat. Penggunaan Aplikasi/Program lebih tepatnya membuat pekerjaan rumit menjadi tercatat dan terlacak dengan baik. Jika ada manfaat dalam bentuk automasi, itu adalah keniscayaan yang menjadi nilai tambah. 3

KETERLIBATAN DATA Aplikasi Laboratorium Logistic Utility (Lablog) ini dimaksudkan untuk membantu mendigitalkan segala pencatatan terkait pergerakan supply alat dan bahan lab. Untuk tujuan tersebut ada beberapa data utama, dan data-data prasyarat yang harus terlibat.

DATA TRANSAKSIONAL Aplikasi ini mencatat kegiatan yang berpengaruh kepada naik-turunnya stok persediaan alat dan bahan. Dalam operasional Lab, diketahui ada kegiatan peminjaman alat, dan permintaan bahan oleh praktikan. Dalam keilmuan inventaris dan logistic secara sederhana ada kegitan penerimaan alat dan bahan tanpa mengindahkan moda penerimaannya. Dan yang terakhir adalah pencatatan terhadap kehilangan/kerusakan alat dan bahan. Ini untuk mengakoimodasi segala bentuk pengurangan alat yang tidak diakomodir oleh system.

Penerimaan

Pemakaian

Kerusakan

DATA DASAR/DATA PRASYARAT Data dasar dan data prasyarat dalam kasus yang lebih luas, akan dipisahkan pengelolaannya, tetapi utnuk tujuan penyederhanaan penyatuan kedua data ini masih tidak menghilangkan fungsi utamanya. Prasyarat merupakan data yang tidak terkait dengan transasksi utama, tetapi diperlukan oleh kelengkapan data lainya. Dalam kasus aplikasi ini, transaksi utama ini Data dasar yang terlibat adalah Data bahan lab (Nomenklatur Bahan), Data Alat lab ( Nomenklatur Alat), dan Data Praktikan. Sedangkan untuk mendukung pencatatan transaksional juga diperlukan data Laboratorium, Data Profil Jurusan, Data Keamaan Pengguna, dan data-data Konfigurasi.

4

MANFAAT INFORMASI Sebuah Sistem dinilai dari seberapa besar manfaat yang hasilkannya. Manfaat bisa berupa penghematan waktu, solusi terhadap permasalahan, keakuratan menyediakan informasi dan bermacam lagi. Program Lablog ini, Secara umum mampu memberikan informasi dengan akurat mengenai status ketersedian bahan lab, dan Status stok inventaris Alat lab-nya. Dan lebih jauh memungkinkan untuk melihat pergerakan bahan atau alat pada waktu tertentu melalui menu stok opname. Informasi yang sifatnya pelacakkan, seperti data kegiatan praktikan merupakan nilai tambah akibat pencatatan yang detail terhadap pemakaian bahan lab oleh praktikan. Dalam sudut pandang yang berbeda informasi mengenai kumulatif pemakaian bahan dan alat juga bisa dilakukan.

5

FORMULASI DAN MEKANISME Stok adalah jumlah ketersedian bahan periode tertentu. Nilai Stok sangat dipengaruhi oleh pergerakkan bahan yang dimaksud yaitu bahan masuk, dan bahan keluar. Nilai perbedaan dari kumulasi masuk dan Keluar ini lah yang menjadi status stok. Pada aplikasi Lablog, untuk pencataan bahan masuk disebut sebagai penerimaan bahan, Yang berarti segala bentuk penerimaan. Penerimaan bisa berbentu pembelian, pengadaan, mutasi, return dll. Pada aplikasi yang lebih kompleks dan melibatkan banyak pos, setiap jenis penerimaan bisa jadi mempunyai pintu pencatatan tersendiri.

Pengurangan Bahan secara system hanya melalui penggunaan oleh praktikan. Secara rutin praktikan akan mengambil bahan melalui transaksi permintaan bahan. Namun demikian, program Lablog juga menyiapkan pencatatan untuk pengurangan bahan akibat bencana, seperti kehilangan, dan juga akibat transaksi lain yang digeneralis untuk tujuan penyederhanaan system. Kerusakan, mutasi, pengembalian, kehilangan dan semua jenis bentuk pengurangan yang disebabkan oleh selain kegiatan praktikan.

Penambahan/ Penerimaan

System

Penggunaan oleh Praktikan

Penggunaan oleh Praktikan

6

TATA CARA PEROPERASIAN PROGRAM MENJALANKAN PROGAM Pada dasarnya Program Lablog adalah aplikasi berbasis web, atau web base application. Untuk menjalankan aplikasi berbasis web diperlukan beberapa browser pada sisi client (client-side), dan koneksi yang baik kepata system server pada sisi sever (server-side). Namun Demikian program Lablog ini sudah berupa portable yang sudah menjadi paket untuk dieksekusi. Pada saat pertama kali menjalankan aplikasi Lablog, akan diperlukan persetujuan sebagai bentuk keamanan system. Secara lengkap penjelasan ini bisa ditemukan pada Manual Petunjuk instalasi bagian Instalasi Untuk kebutuhan single machine.

LOGIN Setelah menjalankan File paket services “portable.exe”, secara otomatis akan menjalakan browser yang tersedia pada computer, perlu diingat aplikasi akan berjalan dengan kondisi terbaik menggunakan browser firefox, atau chrome. Browser pertama kali akan memanggil dan menampilkan halaman login. Halaman login ini merupakan pintu awal masuk kedalam aplikasi. Masuk kedalam aplikasi memerlukan hak akses berupa username dan password. Untuk kebutuhan distribusi, disediakan username dan password berupa  

Username : admin Password : admin

Informasi password untk selanjutnya tersedia menu untuk mengubah password berikut informasi akses lainya. 7

Jika Browser yang dipanggil adalah chrome, karena settingan komputernya secara default adalah chrome. Sedangkan anda lebih familiar menggunakan firefox, maka silahkan menjalankan firefox, kemudian buka halaman login dengan cara menuliskan alat yang sama pada firefox seperti yang tertera pada chrome.

Logo

Menu

Judul/Title dan deskripsi

Logout

Layout-out utama program Lablog

8

MENGELOLA DATA DASAR Data dasar bukan merupakan data yang inngin dikelola dan diresumekan sebagai informasi yang berguna, tetapi data dasar menjadi prasyarat agar pencatatan terhadap data transaksi utama bisa terjadi. Sebagai Ilustrasi, System tidak mungkin merekam berapa jumlah bahan yang masuk, yang keluar, ataupun yang habis, jika system tidak mengenal data bahan lab (momenklatur bahan lab).

SETTING DATA JURUSAN Menu Setting data jurusan ditemukan pada menu Profil Jurusan/Prodi. Menu ini berisi pengisian Informasi Umum dan pengaturan judul serta ganbar latar program. Secara lengkap, form untuk pengisian data tersebut bisa dilihat pada gambar disamping ini. Data nama prodi/Jrusan juga dimanfaatkan pada lembar download, judul/title pada tampilan apliasi juga sebagai data profil. Demikian juga halnya dengan Data Poltekkes. Data kelengkapan lain hanya dimanfaatkan sebagai kelengkapan data saja. Dua data yang unik adalah data logo dan data background, kedua data ini berisi file dengan tipe jpg dan png. Data logo akan digunakan sebagai tampilan logo pada halaman depan program, dan gambar background digunakan oleh program sebagai latar belakang dari program lablog.

9

MELANGKAPI DATA LAB Kelengkapan data yang pertama adalah data laboratorium. Menu laboratorium, terdapat pada data administrasi setelah profil jurusan. Pada halaman menu pengelolaan data laboratorium terdapat tombol [+] untuk menambahkan laboratorium baru. Data yang perlu dilengkapai adalah nama laboratorium yang akan direkam. Sinonim merupakan penyebutan lain dari nama lab, bisa berupa singkatan atau kode. Untuk me-update data atau menghapus data bisa menggunakan tombol aksi pada setiap data lab sepeti gambar disamping. Khusus untuk penghapusan data, Selalu diperhatikan agar tidak menghapus data yang sudah digunakan sebagai data transaksi. Karena bisa berdampak pada transaksi yang menggunakan data datar tersebut.

MENGELOLA NOMENKLATUR BAHAN LAB Nomenklatur Bahan Lab, digunakan untuk mengelola data bahan-bahan lab, mulai dari penamaannya, pengkodean, dan pengelompokan data bahan-bahan laba.

Pencarian Dan Navigasi Data Bahan Lab Pada sebelah kiri adalah navigasi pengelompokan bahan-bahan lab, terdiri dari Lima (5) pengelompokkan yaitu : Bahan padat, Bahan Cair, Bahan Gas, Media lainya, dan bahan Radioaktif. Pemilihan kelompok bahan lab secara otomatis hanya menampilkan daftar bahan dengan kelompok tersebut.

10

Pencarian dengan kata kunci tertentu berfungsi untuk memfilter bahan-bahan lab yang memiliki elemen nama seperti text pencarian. Pencarian akan memfilter data baik elemen text pencarian berrada diawal, di tengah atau di akhir data.

Menambahakan Bahan Baru Membukan form penambahan bahan baru dengan cara meng-klik tombol [+] pada bagian atas halaman.

Kelengkapan data Bahan lab meliputi data : Kode bahan, Sebagai kemudahan pembeda data, menghindari kerancuan data dan penamaan yang berbeda. Name, penyebutan bahan Sinonim, Nama lain dari bahan, bisa berupa singkatan, atau kode kimianya. Satuan, digunakan sebagai satuan pneggunaan, sebagai contoh permintaan praktikkan untuk praktikum akan menggunakan bahan lab dengan satuan ini. Satuan Besar, digunakan untuk satuan penerimaan barang. Penggunaan dua jenis satuan ini untuk memudahkan dan dalam proses penerimaannya. Sebagai contoh, bahan cair seperti katalis atau reagen digunakan oleh praktikan per ml, atau mungkin per cc. Sedangkan saat penerimaan menggunaan satuan Ampul, yaitu 50 ml. Pengali, merupakan rasio yang menghubungkan antara satuan kecil dengan satuan besar, seperti pada contoh sebelumnya 1 ampul setara dengan 50 ml, maka factor pengalinya adalah 50.

11

Update dan penghapusan Data Update data diaktifkan dengan memanggil form perubahan data, yaitu dengan meng-click tombol update. Khusus untuk penghapusan data, Selalu diperhatikan agar tidak menghapus data yang sudah digunakan sebagai data transaksi. Karena bisa berdampak pada transaksi yang menggunakan data tersebut.

MENGELOLA NOMENKLATUR ALAT LAB Nomenklatur Bahan Lab, digunakan untuk mengelola data bahan-bahan lab, mulai dari penamaannya, pengkodean, dan pengelompokan data bahan-bahan laba.

Pencarian Data Alat Lab Pada data Nomenklatur Alat hanya navigasi pencarian Alat-alat Lab. Tidak terdapat pengelompokkan Alat seperti halnya bahan lab. Pencarian dengan kata kunci tertentu berfungsi untuk memfilter data Alat-alat lab yang memiliki elemen nama seperti text pencarian. Pencarian akan memfilter data baik elemen text pencarian berada diawal, di tengah atau di akhir.

Menambahakan Alat lab Baru Membukan form penambahan alat lab baru dengan cara meng-klik tombol [+] pada bagian atas halaman. Aksi tersebut akan memanggil halaman form pengisian Alat lab. Isian Data Alat lab pun berbeda dengan data

12

bahan lab, karena alat lab hanya memiliki satu jenis satuan untuk semua alat lat, yaitu unit. Sehingga pengisiannya hanya melibatkan data : Code, yaitu pengkodean alat-alat lab untuk menghindari duplikasi data dan keragaaman data. Name, yaitu text penamaan data Alat lab Sinonim merupakan nama lain dari alat, bisa jadi nama pasar, singkatan atau kode lainya.

UPDATE FITUR KEAMANAN Semua system, baik yang sederhana maupun yang sangat kompleks, selalu menyiapkan ruang untuk pengelolaan keamaanannya. Aplikasi Lablog ini juga menyediakan fitur untuk mengelola data Akun sebagai perwakilan dari fitur keamanan. Halaman Data akun menampilkan informasi Nama, Nip, Foto dan lainnya. Data ini jika suatu saat diputuskan untuk menjadi system Intranet, atau multi user maka sudah siap untuk dilakukan. Untuk mulai melakukan perubahan data maka aktifkan link “Update data”. Foto bisa diganti dengan file foto dengan format jpg dan png. Agar diperhatikan dimensi foto yang diperlukan. Kelengkapan data lainya bisa disesuaikan dengan kebutuhan data, seperti alamt email, no telp, Nip dan lainya.

13

Khusus untjk password, akan muncul form lain yang menanyakan data password baru dan password lama. Metode ini dinilai lebih efektif dan untuk menghindari password diganti dengan tidak sengaja oleh user.

14

MENGELOLA DATA PERSEDIAAN Persediaan adalah kumulasi jumlah bahan/alat yang dimaksud saat periode tertentu. Jumlah persediaan ini secara realtime dipengaruhi oleh kegiatan pencatatan operasional pada program. Sebagai jump-start (lompatan awal) pencatatan persediaan ini, adalah dengan menghitung stokk real yang ada saat ini, dan menambahkannya sebagai data pemasukan/penerimaan. Dengan cara tersebut maka Stok bisa terekam dengn akurat. Kelemahan dari Tips ini adalah kegiatan sebelum pencatatan akan diabaikan semua. Cara ini juga bisa digunakan ketika jumlah pencatatan sudah sangat banyak, dan ingin memperbaharui system dari awal, Maka status stok terakhir bisa kembali di anggap sebagai penerimaan Bahan kembali.

PENAMBAHAN BAHAN LAB Pada aplikasi Lablog, untuk pencataan bahan masuk disebut sebagai penerimaan bahan, Yang berarti segala bentuk penerimaan. Penerimaan bisa berbentu pembelian, pengadaan, mutasi, return dll. Pada aplikasi yang lebih kompleks dan melibatkan banyak pos, setiap jenis penerimaan bisa jadi mempunyai pintu pencatatan tersendiri. Menu penerimaan Bahan berada pada posisi teratas dari pencatatan Persediaan.

Pada Gambar berikutnya akan ditunjukkan layout dari peneriman bahan dan bagian-bagiannya.

15

Layout Form penambahan Bahan lab

Kelengkapan Data

Pencarian Nama Bahan

Daftar pencarian Bahan yang tersedia

Sebelah Kiri Form terdapat Isian sebagai berikut: Tanggal Masuk, Yaitu tanggal pengakuan bahan diterima sebagai stok. Judul, penting digunakan untuk penanda saat pencarian data penerimaan. No referensi, nomor ini bisa dibuat berurutan, atau bisa dugnakan sebagai penghubung jika peneriaan bahan terkait surat penerimaan seperti DO dan lainya. Pada sisi sebelah kanan, adalah detail daftar bahan-bahan yang diterima, meliputi data : Nama bahan, data ini diperoleh dari daftar yang dimunculkan oleh system. Melalui kolom pencarian nama bahan, system akan memanggil semua data bahan lab yang sudah terdaftar pada database nomenklatur bahan. Jumlah, kuantitas bahan yang diterima sebagai persediaan . 16

Satuan, adalah satuan penerimaan bahan. Jika pada data dasar nomenklatur bahan didaftarkan dua jenis satuan, maka pada menu ini bisa memilih satuan maka yang akan digunakan. System akan secara otomatis menghitung menggunakan factor pengali.

Mencari Data Penerimaan Data-data penerimaan yang telah tersimpan, bisa ditemukan pada dafar penerimaan. Halaman daftar ini bisa dibuka dengan meng-click tombol list [=]. Pencarian data penerimaan, bisa mengggunakan judul dari penerimaan, dan dengan menggunakan no referensi. Untuk alasan inilah perlunya penggunaan judul yang mudah dibedakan, dan format no referensi yang mudah dicari. Daftar penerimaan bahan ini akan diurutkan sesuai dengan tanggal penerimaan, dengan urutan data yang terbaru berada paling atas.


17

PENAMBAHAN ALAT LAB Pada aplikasi Lablog, untuk pencataan alat masuk disebut sebagai penerimaan alat, Yang berarti segala bentuk penerimaan. Penerimaan bisa berbentuk pembelian, pengadaan, mutasi, return dll. Pada aplikasi yang lebih kompleks dan melibatkan banyak pos, setiap jenis penerimaan bisa jadi mempunyai pintu pencatatan tersendiri. Menu penerimaan Alat berada pada posisi kedua dari pencatatan Persediaan, setelah penerimaan Bahan.

Layout Form penambahan Alat lab

Kelengkapan Data

Pencarian Nama Alat Lab

Daftar pencarian Alat Lab yang tersedia

Sebelah Kiri Form terdapat Isian sebagai berikut: Tanggal Masuk, Yaitu tanggal pengakuan alat lab diterima sebagai inventaris lab. Judul, pentng digunakan untuk penanda saat pencarian data penerimaan alat. No referensi, nomor ini bisa dibuat berurutan, atau dugnakan sebagai penghubung jika penerimaan alat terkait surat seperti DO dan lainya. 18

Pada sisi sebelah kanan, adalah detail daftar alat lab yang diterima, meliputi data : Nama alat lab, data ini diperoleh dari daftar yang dimunculkan oleh system. Melalui kolom pencarian nama alat lab, system akan memanggil semua data alat lab yang sudah terdaftar pada database nomenklatur alat lab. Jumlah, kuantitas alat lab yang diterima sebagai inventaris .

Mencari Data Penerimaan Data-data penerimaan Alat lab yang telah tersimpan, bisa ditemukan kembali pada dafar penerimaan. Halaman daftar ini bisa dibuka dengan meng-click tombol list [=]. Pencarian data penerimaan, bisa mengggunakan judul dari penerimaan, dan dengan menggunakan no referensi. Untuk alasan inilah perlunya penggunaan judul yang mudah dibedakan, dan format no referensi yang mudah dicari. Daftar penerimaan Alat lab ini akan diurutkan sesuai dengan tanggal penerimaan, dengan urutan data yang terbaru berada paling atas.


19

KERUSAKAN/KEHILANGAN BAHAN LAB Meskipun telah dilakukan pengelolaan yang intense terhadap sediaan bahan, akan tetapi selalu terjadi hal-hal yang tidak terduga, salah satunya adalah kehilangan dan kerusakan. Bahan yang rusak akibat jamur, oksidasi, atau kontaminasi lainya pasti terjadi. Kehilangan akibat hilagn secara fisik, atau hilang akibat salah dalam menera juga bisa terjadi. Program Lablog sudah menyediakan menu untuk pencatatan hilagnnya stok akibat hal-hal yangtidak terduga seperti itu. Pada system yang lengkap seperti enterprise Resources planning (ERP) atau supplay chain management (SCMS), hamper semua kejadian yang melibatkan perubahan stok tersedia pos pencatatnnya. Program Lablog menyederhanankan pos-pos tersebut dan focus pada akurasi perhitungan stoknya. Pergerakkan Stok yang tidak tersedia pos pencatatnya dalam system, bisa menggunakan pos pencatatan sebagai bahan hilang/rusak.

Layout Form kerusakan/kehilangan bahan lab

Kelengkapan Data kerusakan

Pencarian Nama Bahan Lab

Daftar pencarian Bahan Lab yang tersedia 20

Sebelah Kiri Form sebagai berikut: Tanggal, Yaitu tanggal terjadinya kehilangan atau kerusakan bahan lab. Judul, pentng digunakan untuk penanda saat pencarian data kerusakan/kehilangan bahan. No referensi, nomor ini bisa dibuat berurutan, atau bisa digunakan sebagai penghubung jika kerusakan bahan lab terkait surat pelaporan dll.

Pada sisi sebelah kanan, adalah detail daftar bahan lab yang dilaporan sebagai kerusakan, meliputi data : Nama bahan lab, data ini diperoleh dari daftar yang dimunculkan oleh system. Melalui kolom pencarian nama bahan lab, system akan memanggil semua data bahan lab yang sudah terdaftar pada database nomenklatur bahan lab. Jumlah, kuantitas bahan lab yang dilaporkan sebagai jumlah kerusakan/kehilangan. Satuan, secara otomatis akan menggunakan satuan penggunaan, atau satuan kecil

Mencari Data kerusakan/kehilangan Data-data kerusakan/kehilangan Alat lab yang telah tersimpan, bisa ditemukan kembali pada dafar kerusakan. Halaman daftar ini bisa dibuka dengan meng-click tombol list [=].

Pencarian data kerusakan/kehilangan, bisa mengggunakan judul, dan dengan menggunakan no referensi. Untuk alasan inilah perlunya penggunaan judul yang mudah dibedakan, dan format no referensi yang mudah dicari. 21


KERUSAKAN/KEHILANGAN ALAT LAB Kehilangan atau kerusakan disini dipisahkan secara khusus yang bukan akibat kegiatan praktikan. Karena kerusakan oleh praktikan sudah disediakan sebagai kerusakan praktikan. Pencatatan kehilangan/kerusakan adalah seperti karena penyimpanan, alat rusak/hilang oleh kejadian pencurian dan lainya. Pembeda utamanya adalah, kerusakan/ kehilangan oleh praktikan menjadi tanggungjawab praktikan untuk pengembalian, tetapi kerusakan/ hilang disini yang bukan tanggung jawab praktikan.

22

Layout Form kerusakan/kehilangan bahan lab

Kelengkapan Data kerusakan

Pencarian Nama Alat Lab

Daftar pencarian Alat Lab yang tersedia

Sebelah Kanan Form sebagai berikut: Tanggal, Yaitu tanggal terjadinya kehilangan atau kerusakan alat lab. Judul, pentng digunakan untuk penanda saat pencarian data kerusakan/kehilangan Alat lab. No referensi, nomor ini bisa dibuat berurutan, atau bisa digunakan sebagai penghubung jika kerusakan Alat lab terkait surat pelaporan dll.

Pada sisi sebelah kanan, adalah detail daftar alat lab yang dilaporan sebagai kerusakan, meliputi data : Nama alat lab, data ini diperoleh dari daftar yang dimunculkan oleh system. Melalui kolom pencarian nama alat lab, system akan memanggil semua data alat lab yang sudah terdaftar pada database nomenklatur alat lab. 23

Jumlah, kuantitas alat lab yang dilaporkan sebagai jumlah kerusakan/kehilangan.

Mencari Data kerusakan/kehilangan Data-data kerusakan/kehilangan Alat lab yang telah tersimpan, bisa ditemukan kembali pada dafar kerusakan. Halaman daftar ini bisa dibuka dengan meng-click tombol list [=].

Pencarian data kerusakan/kehilangan, bisa mengggunakan judul dari data kerusakan, dan dengan menggunakan no referensi. Untuk alasan inilah perlunya penggunaan judul yang mudah dibedakan, dan format no referensi yang mudah dicari.


24

PENCATATAN TRANSAKSI DATA Sata transasksi, atau transactional data, merupakan fasilitas pencatatan utama yang emncadi focus dari system. Pencatatan transaksi utama ini akan diakses setiap hari, dan setiap hari datanya akan bertambah. Data transaksi utama ini lah yang menjadi pokok informasi yang akan dihasilkan system.

PEMAKAIAN BAHAN LAB Lablob digunakan oleh institusi poltekkes, untuk merekam data penggunaan bahan lab dan peminjaman alat-alat lab oleh praktikan, Sepanjang hari sepanjang tahun. Menu pencatatan pemakaian bahan ini berada pada sub menu pancatatan, digunakan untuk mencatat, permintaan bahan-bahan lab oleh praktikan. Bahan yang telah diminta akan dianggap sebagai pengurangan oleh system. Disebabkan karena bahan tersebut akan habis.

Layout halaman input permintaan bahan lab

25

Sisi Sebelah Kiri Tanggal, tanggal pemakaian/permintaan bahan . Lab, Pilihan keterangan praktikum pada ab. Keterangan, adalah sebagai pengganti redaksional pengingat bisa diisi dengan nama praktikum, atau dibiarkan kosong saja. NIM, kolom ini adalah kolom yang menarik. NIM yang dimaksud adalah nim mahasiswa praktikan, akan tetapi tidak bisa menginput nim secara bebas, melalinkan ada proses cross check dengan database praktikan yang pernah direkam. Jika NIM ditemukan pada database maka akan tampil nama praktikan dan link untuk membuka halaman record dari praktikan tersebut.

Jika data NIM tidak ditemukan, akan muncul peringatan untuk melengkapi data praktikan baru, jika memang yang dimaksud adalah praktikan baru. Data praktikan baru antara lain: NIM Nama Juruan dan angkatan Kontak Data praktikan baru akan tersimpan pada database praktikan, dan input berikutnya dipanggil denan NIM nya.

26

Sisi sebelah Kanan Sisi kanan mengadopsi pola peng-entry-an data sebelumnya dengan pemanfaatan pencarian nama bahan lab. Nama bahan lab, data ini diperoleh dari daftar yang dimunculkan oleh system. Melalui kolom pencarian nama bahan lab, system akan memanggil semua data bahan lab yang sudah terdaftar pada database nomenklatur bahan lab. Jumlah, kuantitas bahan lab yang diminta oleh praktikan. Satuan, secara otomatis akan menggunakan satuan penggunaan, atau satuan kecil

Mencari Data pemakaian Bahan lab Data-data pemakaian bahanlab yang telah tersimpan, bisa ditemukan kembali pada daftar pemakaian bahan. Halaman daftar ini bisa dibuka dengan meng-click tombol list [=].

Daftar rekaman pemakaian bahan, berbeda dengan daftar sebelumnya, karena pemakian ini memiliki ikantan yang sama pada data praktikannya. Sehingga dirancang pencarian data pemakaian bahan bisa juga mencari data peminjaman alat, dan data permintaan paket. Bahakan bisa sekaligus menampilkan semua datanya. Pada kolom Jenis, terdapat penanda A, B dan A&B yang berarti,   

A Peminjaman Alat Lab B Pemakaian Bahan Lab A& B Permintaan Paket (alat dan bahan)

Jika Pencarian dikunci pada pilihan Pemakaian bahan maka hanya menamoilkan data bahan. 27

Pencarian Lanjut Data pemakaian bahan bisa menjadi sangat banyak mengingat tingkat intensifnya penggunaan data. Sehingga disediakan filter lain dalam pencarian. Dengan menekan link expand, mana membuka filter pencarian baru antara lain:   

Jenis labnya Tanggal minimal Dan Tanggal maksimal.


PEMINJAMAN/PENGGUNAAN ALAT LAB Menu pencatatan pemakaian alat ini berada pada sub menu pancatatan, digunakan untuk mencatat, permintaan alat-alay lab oleh praktikan. Alat yang dipinjam tidak akan serta merta dianggap pengurangan Stok.

28

Layout halaman input permintaan alat lab

Sisi Sebelah Kiri Tanggal, tanggal pemakaian/permintaan Alat Lab Lab, Pilihan keterangan praktikum pada Lab. Keterangan, adalah sebagai pengganti redaksional pengingat bisa diisi dengan nama praktikum, atau dibiarkan kosong saja. NIM, Jika NIM ditemukan pada database maka akan tampil nama praktikan dan link untuk membuka halaman record dari praktikan tersebut.

29

Jika data NIM tidak ditemukan, akan muncul peringatan untuk melengkapi data praktikan baru, jika memang yang dimaksud adalah praktikan baru. Data praktikan baru antara lain: o o o o

NIM Nama Juruan dan angkatan Kontak

Data praktikan baru akan tersimpan pada database praktikan, dan input berikutnya dipanggil denan NIM nya.

Sisi sebelah Kanan Sisi kanan mengadopsi pola peng-entry-an data sebelumnya dengan pemanfaatan pencarian nama Alat lab. Nama alat lab, data ini diperoleh dari daftar yang dimunculkan oleh system. Jumlah, kuantitas alat lab yang diminta oleh praktikan.

Mencari Data pemakaian Alat lab Data-data pemakaian alat lab yang telah tersimpan, bisa ditemukan kembali pada daftar pemakaian alat. Halaman daftar ini bisa dibuka dengan meng-click tombol list [=]. Daftar rekaman pemakaian Alat, sama dengan dengan daftar pemakaian bahan sebelumnya, karena pemakian ini memiliki ikatan yang sama pada data praktikannya. Dari menu daftar pemakian alat ini, bi sadialnjutkan dengan menu kehilangan oleh praktikan.

30

Pencarian Lanjut Data pemakaian Alat bisa menjadi sangat banyak mengingat tingkat intensifnya penggunaan data. Sehingga disediakan filter lain dalam pencarian. Dengan menekan link expand, mana membuka filter pencarian baru antara lain:   


Pencatatan Alat Hilang Pencatatan Alat hilang dilakukan ketika alat ayng dipinjam oleh praktikan mengalami kerusakan atau hilang. Pencatatan dilakukan dengan menemukan data pemakaian yang terkait, kemudian memilih link kehilangan. Hanya alat yang tercata pada peminjaman yang bisa dicatat sebagai hilang atau rusak. Jumlah alat yang hilagn atau rusak maksimal sejumlah laat yang dipinjam sebelumnya. Alat yang dicata sebagai alat hilang akan mengurangi jumlah inventasi alat.

Perlu diperhatikan Data pemakaian alat yang telah tercatat sebagai alat hilang tidak dapat di update sebagai data peminjaman, juga tidak dapat dihapus. Jika terjadi kekeliruan data pada pencatatan peminjaman alat, maka terlebih dahulu menghapus data kehilangan, agar tombol update dan delete aktif kembali.

31


PERMINTAAN PAKET PRAKTIKUM Menu pencatatan paket praktikum ini sebetulnya merupakan pengganbungan permintaan alat dan permintaan bahan dalam satu paket. Agar tidak perlu mencatatakan pada peminjalan alat, dan sekaligus pada pemakaian bahan, maka disediakan permintaaan paket praktikum. Didalam Menu ini tercapat pencatatan bahan, yang diaggang pengurangan oleh system, dan pencataaan peminjaan alat. Alat yang dipinjam tidak akan serta merta dianggap pengurangan Stok.

32

Layout halaman input permintaan alat lab

Layout paket praktikum, karena mencatat dua entitas sekaligus yaitu pemakaian bahan dan peminjaman alat, sehingga kedua pencarian dan penambahnak entitas tersebut tersedia pada bagian sebelah kanan.

Sisi Sebelah Kiri Tanggal, tanggal pemakaian/permintaan Alat Lab Lab, Pilihan keterangan praktikum pada Lab. Keterangan, bisa diisi dengan nama praktikum, atau dibiarkan kosong saja. NIM, Jika NIM ditemukan maka akan tampil nama praktikan dan link untuk membuka halaman praktikan.

33

Jika data NIM tidak ditemukan, akan muncul peringatan untuk melengkapi data praktikan baru.

Sisi sebelah Kanan Bagian atas adalah penambahan data bahan lab. Nama bahan lab, data ini diperoleh dari daftar yang dimunculkan oleh system. Jumlah bahan lab yang diminta. Satuan, secara otomatis menggunakan satuan penggunaan.

Baian Bawah adalah penambahna Alat lab. Nama alat lab, data ini diperoleh dari daftar yang dimunculkan oleh system. Jumlah, kuantitas alat lab yang diminta oleh praktikan.

34

Mencari Data paket praktikum Data-data pemakaian paket praktikum sama seberti pemaiakan bahan dan peminjaman alat. Halaman daftar ini bisa dibuka dengan mengclick tombol list [=].

Daftar ini juga sama dengan dengan daftar pemakaian bahan sebelumnya, karena pemakian ini memiliki ikatan yang sama pada data praktikannya. Dari menu daftar pemakian alat ini, bisa dilanjutkan dengan menu kehilangan oleh praktikan.

Pencarian Lanjut Disediakan expansi filter dalam pencarian data paket praktikum, seperti halnya pemakaian abahan dan peminjaman alat. Dengan menekan link expand, mana membuka filter pencarian baru antara lain:   


Pencatatan Alat Hilang Pencatatan Alat hilang dilakukan ketika alat yang dipinjam oleh praktikan mengalami kerusakan atau hilang. Pencatatan dilakukan dengan menemukan data pemakaian yang terkait, kemudian memilih link kehilangan.

35

Hanya alat yang tercata pada peminjaman yang bisa dicatat sebagai hilang atau rusak. Jumlah alat yang hilang atau rusak maksimal sejumlah laat yang dipinjam sebelumnya. Alat yang dicata sebagai alat hilang akan mengurangi jumlah inventasi alat.

Perlu diperhatikan Data pemakaian paket praktikum yang telah tercatat sebagai alat hilang tidak dapat di update, juga tidak dapat dihapus. Jika terjadi kekeliruan data pada pencatatanya, maka terlebih dahulu menghapus data kehilangan, agar tombol update dan delete aktif kembali.


36

PENGGANTIAN ALAT HILANG/RUSAK Kelihangan Alat atau kerusakan alat lab oleh praktikan, merupakan tanggungjawab yang harus diganti oleh pihak terkait. Dalam hal ini praktikan harus mengganti kerusakan alat tersebut. Pencatatan penggantian alat ini, tentu saja pada data kehilangan ;yang sudah tersimpan sebelumnya. Yang berarti, tidak bisa mengentrykan data penggantian jika memang sebelumnya tidak tercatat kehilangan.

Pencarian Data dengan NIM Kehilangan Alat pastilah telah terjadi peminjaman sebelumnya. Sehingga untuk kasus penggantin oleh individu disediakan pencarian dengan focus kepada Data praktikannya. Halaman pengantian, diawali dengan entry NIM praktikan terkait. System akan mencari data praktikan, dan mencari data peminjaman alat yang dimiliki oleh praktikan tersebut. Jika NIM yang di inputkan keliru, maka data praktikan juga tidak akan muncul. Sehingga NIM adalah kunci utama untuk menemukan data praktikan. Data praktikan yang pernah melakuakn peminjaman akan muncul pada bagian kiri, dengan link ekhilangan untuk menge-check ada tidaknya kehingan. Tersedia tombol “Set Penggantian” untuk mengatur catatan pengggantian alat. Tombol tersebut akan mebukan halaman penggantian alat.

37

Penggantian alat yang telah dirusakkan/ dihilangkan, dicatat dengan mengisi jumlah penggantian alatnya. Maksimal jumlah penggantian alat adalah sejumlah alat yang dihilangkan/dirusakkkan.

Pencarian Data Dengan Status Pencarian data kehilangan bisa dengan pencarian data yang lebih advance, yaitu melalui membukan daftar data penggntian dan kehilangan.

Sisi sebelah Kiri Sisi sebelah kiri adalah data data kehingan dari semua kasus kehilangan oleh praktikan yang tealh tercatat. Yang perlu diperhatikan adalahlink kehilangan, link ini akan berwarna kuning, jika ada kehilangan/kerusakan alat yang belum diganti. Dana kau berubah menjadi abu-abu jika sudah diganti / lunas.

Sisi sebelah kanan Sisi kanan berisi data rinci alat yang hilang berikut informasi jumlah yang telah diganti. Baik sudah selesai diganti atau belum selesai, data akan tetap tampil. Juga tombol “set penggantian” untuk mebukan form penggantian alat.

38

Pencarian Data Dengan Mode Advance Secara lengkap seluruh filter pencarian bisa dipanggil dengan menekan link Expand. Filter-filter ini akan menyaring daftar kehilangan catatan kehilangan alat. Dengan informasi pencarian, Nama Praktikan, yaitu nama ketika melakukan peminjaman. Status, berisi data selesai, dan belum diganti. Jika proses yang akan dilakukan akan peng-update-an data maka perlu untuk memanggil data kehilangan yang sudah diganti. Lab, filter berdasarkan kelompok laboratorium. Tanggal mulai dan tanggal selesai sekaligus membatasi langsung waktu pencarian.

MENGELOLA DATA PRAKTIKAN Pencatatan peminjaman bahan lab dan alat lab oleh praktikan selama oprasional dari program Lablog, akan menghasilkan data perrgerakan STOk dan data Konsumsi bahan lab dan alat lab oleh praktikan. Proghram Lablob juga menyediakan pengelolaan data Praktikan secara langsung, dan bisa dimanfaatkan lebih optimal.

Mencari Data Praktikan Daftar seluruh praktikan baik yang dicatat melalui proses peminjaman bahan/alat, atau pun data praktikan yang ditambahkan secara manual pada menu praktikan, semuanya tersimpan serbagai database praktikan.

39

Pencarian data praktikan, misalnya karena ingin menelusuri catatan pemakaian bahannya, bisa menggunakan dua filter,  

Nama Praktikan NIM Praktikan

Kedua entitas pencarian tersebut perlu diperhatikan saat meng-input data praktikan. Seperti diketahui agar kemudian hari, memudahkan untuk pencarian Datanya.

Kumulasi Konsumsi Bahan dan Alat Setiap data praktikan memiliki link menuju halaman yang lebih rinci tentang konsumsi bahan dan kumulasi peminjaman alat lab nya.

40

Nilai yang tertera adalah nilai kumulatif, Yang artinya merupakan resume dari kegiatan peminjaman/pemakaian selama ini. Informasi detail ada padat halaman “view detail” untuk haban dan alat.

Catatan pemakaian bahan lab Lihat laporan kegiatan praktikan.

Catatan peminjaman Alat lab Lihat laporan kegiatan praktikan.

Menambahkan praktikan baru Menambahkan praktikan baru, seperti penambahan data lainya pada program Lablog, yaitu melalui tombol [+]. TOmbol ini akan membawa kepada form penambahan praktikan baru. Data praktikan, ada yang sifatnya mandatory, atau harus terisi, Yaitu:  

No Induk Praktikan, NIM Nama Praktikan.

Kedua data ini adalah data yang merepresentasikan data praktikan itu sendiri.

41


MENFAATKAN INFORMASI LAPORAN Sebuah Sistem dinilai dari seberapa besar manfaat solusi terhadap permasalahan, dan keakuratan menyediakan informasi. Secara umum mampu memberikan informasi dengan akurat mengenai status ketersedian bahan lab, dan Status stok inventaris Alat lab-nya. Informasi yang sifatnya pelacakkan, seperti data kegiatan praktikan merupakan nilai tambah akibat pencatatan yang detail terhadap pemakaian bahan lab oleh praktikan.

MELIHAT STOK BAHAN Melihat stok Bahan tersedia pada menu Pelaporan. Inforamsi Stok adalah Informasi minimum yang harus dimiliki system pencatatan bahan logistic. Stok Bahan disa diakses melalui menu tock Bahan. Terdapat navigasi sesuai pengelompokkan bahan, seperti bahan padat, bahan cari, bahan Gas, Media lainya. Berpindah dari kelompok bahan ke kelompok lainnya dengan meng-click tabulasi kelompok bahan.

42

Penggunaan perbedaan warna, hitam dan abuabu untuk membantu membedakan stok yang kosong dengan yang tersedia. Jika ingin melihat rincian pergerakan stok bahan dari hari ke hari dapat membuka halaman stok opname melalui link “stop opname”, Atau membuka secara madiri menu stok Opname.

MELIHAT PERGERAKAN STOK BAHAN (STOCK OPNAME) Dengan Fitur Stok Opname kita bisa mengikuti pergerakan Stok bahan dari tanggal ke tanggal. Sehingga jika ditemukan anomaly lebih memudahkan untuk menelusurinya.

Mencari bahan dan periode Opname Untuk mendapatkan data pergerakan stok bahan tertentu, kita harus menggunakan inputan filter. Nama bahan, akan membantu mengusulkan nama-nama bahan ketika di-entrykan sejumlah text nama bahan. Dilanjutkan dengan memilih Periode yaitu menetukan bulan dan tahun berapa catatan pergerakan stok bahan yang akan di lihat.

43

Sisi sebelah kiri Sisi kiri akan menampilkan bahan lab yang ditemukan. Informasi Lengkap berikut dengan Stok terakhir dalam satuan kecil dan satuan besar.

Sisi sebelah Kanan SIsi kanan berisi inforamsi pergerakan stok bahan, setiap kali terjadi transaksi pergeseran nilai. Tetapi hanya nilai kumulasi pergeraknnya dan saldonya. Untuk info lebih rinci lagi, hingga ke data transaksionalnya bisa dibuka lagi dengan tombol “search” di setiap baris data.

Aksi tersebut akan membuka halaman aliran Bahan pertanggal yang dimaksud. Akan tetapi dari halaman ini juga dissediakn untuk mengganti tanggal jika ingin melihat data pada tanggal lain.

44

MELIHAT INFORMASI INVENTARIS ALAT Informasi inventaris alat adalah inforamsi ketersediaan Alat lab, seperti halnya stok bahanbahan lab. Inventaris ALat lab merekam semua kegiatan pengadaan, kerusakan, kehilangan oleh praktikan dan me-resume menjadi data ketersediaan Alat lab status terakhir.

ika ingin melihat rincian pergerakan Alat dari hari ke hari dapat membuka melalui link “view Inventasis Movement”.

MELIHAT PERGERAKAN INVENTARIS ALAT Melalui link invetaris movement, akan di munculkan halaman yang berisi filter data. Filter ini akan secara default terisi dengan informasi yang diperoleh dari halaman sebelumnya. Pilihan Alat lab yang dimaksud, dan periode terakhir pergerakan yang tercatat pada system.

45

Sisi sebelah kiri Sisi kiri akan menampilkan alat lab yang ditemukan. Informasi Lengkap berikut dengan ketersediaan terakhir.

Sisi sebelah Kanan SIsi kanan berisi informasi pergerakan inventaris alat lab, setiap kali terjadi transaksi pergeseran nilai. Tetapi hanya nilai kumulasi pergeraknnya dan saldonya. Untuk info lebih rinci lagi, hingga ke data transaksionalnya bisa dibuka lagi dengan tombol “search” di setiap baris data.

MEMERIKSA INFORMASI KEGIATAN PRAKTIKAN Program Lablog memiliki catatan terhadap semua pemakaian Bahan dan alat lab oleh praktikan. Setiap kali terjadi kerusakan Alat oleh praktikan. Dan apakah kehilangan itu diganti atau diabaikan. Semua catatan tersebut secara rinci tersimpan pada system Lablob. Untuk mengakes informasi ini, perlu membuka halaman Kegiatan Praktikan.

Sebagai navigasi utama adalah filter menggunakan pencarian NIM praktikan. NIM ini akan membuka apakah tersedia data atau tidak. Kesalahan dalam meng-entri-kan data NIM akan menyebabkan tidak ditemukannya data.

46

Data praktikan yang muncul sesuai dengan NIM yang diinputkan pada kolom pencarian. Pada sisi kanan tertera catatan pemakaian bahna-bahan lab semala ini.

Untuk melihat catatan Peminjaman Alat, dengan membuka tabulasi Peminjaman Alat yang ada diatas sebelah kiri.

Catatan Peminjaman Alat mereka secara rinci semua Inforamsi terkait peminjaman. Tanggal peminjaman, jumlah alat yang digunakan dan jika terjadi kerusakan alat/ kehilangan alat, catatan ini juga menampilkan lengkap beserta jumlah penggantiannya.

MELIHAT INFORMASI KUMULASI PRAKTIKAN Setiap data praktikan memiliki link menuju halaman yang rinci tentang konsumsi bahan dan kumulasi peminjaman alat lab nya. Melaui menu Daftar Praktikan, bisa ditelursuri lebih lnajut informasi praktikan tersebut.

Nilai yang tertera adalah nilai kumulatif, Yang artinya merupakan resume dari kegiatan peminjaman/pemakaian selama ini. Informasi detail ada padat halaman “view detail” untuk haban dan alat.

47

Catatan pemakaian bahan lab Lihat laporan kegiatan praktikan.

Catatan peminjaman Alat lab Lihat laporan kegiatan praktikan.

48

CREDIT POINT AND SUPPORT Please feel free fo contact the creator of the Program.

AQGE PRIWIBOWO [email protected] www.facebook.com/aqgep www.twitter.com/aqgepriwibowo 0821-3844-1106

49

Aplkasi Pengelolaan Data Pemakaian Bahan dan Peminjaman Alat Laboratorium Oleh Praktikan Pada Politeknik Kesehatan

Recommend Documents