Aplikovaná informatika Možnosti využití informačních systémů v práci manažera – velitele. ZEMÁNEK, Z. - PLUSKAL, D. - SMETANA, B.
Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Název projektu: Inovace magisterského studijního programu Fakulty ekonomiky a managementu Registrační číslo projektu: CZ.1.07/2.2.00/28.0326
1
Možnosti využití informačních systémů v práci manažera – velitele. 1. Základy užití IS 2. Informační systémy v procesu řízení 3. Přínosy IS 4. Kontrolní otázky a úkoly samostudia
2
Cíle přednášky
1. Objasnit kategorie a užití IS a analyzovat souvislosti. 2. Nastínit význam IS v procesu řízení. 3. Uvést přínosy IS a jejich kategorizaci.
3
Systém Účelově definovaná množina prvků a vazeb mezi nimi, která vykazuje jako celek určité vlastnosti, popř. chování. Prvek ► nedělitelná část celku. Vazba ► přímé spojení mezi dvěma prvky nebo jejich množinami. Podstatnou částí je struktura ► skladba či způsob uspořádání prvků a vazeb. Obvykle se skládá z ucelených dílčích částí ► subsystémů. [1] Norbert Wiener – otec kybernetiky a teorie systému. 4
Systém Okolí systému ► účelově definovaná množina prvků, které nejsou součástí uvažovaného systému, ale mají k němu podstatné vazby. Vztah systému a jeho okolí je účelově charakterizován jeho vstupy a výstupy. Vstup ► množina vazeb nebo proměnných veličin, jejichž prostřednictvím okolí působí na systém, popř. jeho části. Výstup ► množina vazeb nebo proměnných veličin, j ejichž prostřednictvím systém působí na své okolí. 5
Informační systém (IS)
Definice:
Soubor lidí, metod a technických prostředků zajišťujících sběr, přenos, uchování, zpracování a prezentaci dat, jehož cílem je tvorba a poskytování informací podle potřeb jejich příjemců, činných v systémech řízení.
Složení: Technické prostředky (hardware). Programové prostředky (software). Organizační prostředky (orgware) - nařízení a pravidla definující provozování a řízení IS. Lidská složka (peopleware) - adaptace a účinné fungování člověka v prostředí IS. Reálný svět jako kontext IS - informační zdroje, legislativa, normy, … 6
Užití a kategorie IS Územní rozsah působnosti mezinárodní, národní, regionální.
Věcný (tematický) rozsah polytematické, monotematické.
Účelová specializace druhy informačních zdrojů, druhy informací, druhy funkcí.
Institucionálně funkční charakter podnikové, resortní, kulturních institucí, komerční, osobní. 7
Užití a kategorie IS Oblast určení výstupů (služeb) pro ekonomiku a řízení, pro vědu, výzkum a vzdělávání.
Způsob získávání informací přímo, dokumentové, syntetizující.
Způsob zpracování a prezentace informací dokumentografické, faktografické, s vyhodnocovacími a logickými prvky.
Použitá generace informačních technologií offline, online; izolované, v sítích. 8
Užití IS ve struktuře subjektu Podle organizačních úrovní podnikové (firemní), skupinové, osobní.
Podle vztahu k systému řízení transakční systémy (TPS), manažerské informační systémy (MIS), systémy pro podporu rozhodování (DSS), informační systémy pro vrcholové řízení (EIS). 9
Informační systémy v procesu řízení Ředitelé, náměstci…. Vrcholový management EIS
Strategické řízení
Vedoucí odborů, útvarů… Střední management
DSS MIS
Mistři, vedoucí skupin Operativní management
TPS
Taktické řízení
Operativní řízení
10
Řídicí a informační pyramida
11
Transakční systémy (Transaction Processing Systems)
TPS
Systém zpracování transakcí ¨ je bezprostředně spojený s určitým typem procesu v rámci organizace. Subsystémy podporující: dílenské, skladovací a transportní operace výrobních podniků, konstrukční a technologické procesy, rezervační systémy dopravy, turistiky, hotelů, provoz na přepážkách bank, pošty, …, poskytování zákaznických služeb v distribuci. 12
Manažerské informační systémy (Management Information Systems) Podpora taktického a operativního řízení. Převažují evidenční a analytické operace.
MIS
Cílem úloh je zajištění průběžné evidence procesů a zdrojů, zpracování dokumentů požadovaných legislativou i vnitřními předpisy, zpracování ekonomických a jiných analýz.
Vlastnosti: Trvalý provoz, vysoké nároky na archivaci a zálohování dat, zajištění bezpečnosti provozu, průkaznost operací (obchodní a finanční moduly). 13
Kritické faktory úspěchu:
MIS
Správná volba aplikačního softwaru (ASW) a správná strategie jeho uvedení do provozu. Kvalita použitých metod a nástrojů implementace.
Typické funkce: účetnictví, prodej a nákup, personalistika, PaM. 14
Systémy pro podporu rozhodování (Decision Support Systems)
DSS
Jsou především určeny pro podporu středních složek managementu. Mají schopnost provádět rozmanité analýzy dat. Jedná se o počítačovou podporu metod rozhodovací analýzy a operační systémové analýzy. Poskytují managementu komfort v tom smyslu, že mu umožní rychle provádět příslušné výpočty a manipulace se vstupními daty.
15
Částečný předpoklad: uživatel rozumí podstatě metody, ví, kdy a proč ji má použít, jaká vstupní data musí zajistit pro její aplikaci na svůj problém.
DSS
Umožňují provádět: detailní analýzy, podporují tvorbu plánů, rozpočtů a prognóz, srovnávání různých variant scénářů s ekonomickými a provozními faktory apod.
Mají schopnost prezentovat informace prostřednictvím grafických výstupů. 16
IS pro vrcholové řízení (Executive Information Systems)
EIS
Komplexní analýzy, podklady pro rozhodování Generace strukturovaných výstupů s vysokou vypovídací hodnotou. Rychlé a jednoduché vytváření nových pohledů na data, jejich agregace a řazení do nových souvislostí. Analýzy trendů a odchylek, analýzy scénářů, práce s historickými daty, a předvídání budoucího vývoje, přístup k interním i externím datům. Jednoduché ovládání, přehledná prezentace. 17
Nároky: Nižší nároky na zajištění provozu (malý počet uživatelů), provozní podpora konverzí dat z databází MIS, CIS do databází EIS. Specifická podpora uživatelů a podpora průběžných modifikací aplikací.
EIS
Podpora analytické činnosti: finanční řízení, prodej, nákup, marketing, personalistika, výroba. 18
Přínosy informačních systémů
Motto:
Pokud nehovoříte o přínosech informačního systému před začátkem projektu, můžete očekávat, že na konci projektu budete spíše vyčíslovat ztráty při investování do použitých informačních technologií. Laddy Brand - kanadský informační expert 19
Přínosy a priority IKT pro IS Moderní informační a komunikační technologie aplikované kvůli trendu – bez analýzy přínosů. Stanovení přínosů není možné bez analýzy aktiv pracoviště – firmy. Nástrojem pro úvahy může být Bostonská matice (BCG) – schéma pro úvahy o přínosech. [2] 20
Přínosy a priority IKT pro IS
Hvězdy - vysoké tempo růstu s relativně velkým podílem na trhu. Předpoklad - v budoucnu se stanou hlavním zdrojem zisku.
[3] 21
Přínosy a priority IKT pro IS
Otazníky - nízký relativní podíl na rychle rostoucím trhu. Nestabilní = mohou být ziskové i ztrátové. Předpoklad - volba vhodné marketingové strategie. [3] 22
Přínosy a priority IKT pro IS
Dojné (peněžní) krávy - dobré tržní postavení a stabilní zisk pro financování rozvoje. Předpoklad - nezbytná ochrana.
[3] 23
Přínosy a priority IKT pro IS
Hladoví (bídní) psi – nízký zisk, neperspektivní. Předpoklad – nutná inovace nebo zastavení aktivit. [3] 24
Přínosy IS?? Je velký rozdíl mezi tisícem různého hmyzu, který nám krouží kolem hlavy na pasece a stejným tisícem druhů hmyzu uspořádaným přehledně podle příslušného taxonomického systému. Je nutné poznat různé pohledy na přínos IS. Není možné hodnotit přínosy bez jejich taxonomie – rozdělení.
25
Přístupy k přínosům IS Podstatná část vedoucích pracovníků ztotožňuje pojem přínosy s pojmem úspory. Možnosti přístupu k přínosům IS jsou širší. Úspory jsou charakterizovány rozdílem snížených nákladů v době před a po zavedení informačního systému. Úspory nemohou být větší, než vynaložené náklady. Výnosy – například příjem peněz za služby, které firma v oblasti informatiky zavede. [4] 26
Přístupy k přínosům IS Výhody - využívání progresivních informačních technologií umožňuje získat konkurenční výhodu před ostatními firmami. Příležitosti - v současné tržní ekonomice je nutné, aby podnikatelé dokázali rychle využít příležitostí, které se na trhu vyskytnou i s pomocí IS. Důležitá je role osobních informačních systémů [4] (OIS) a jejich provázanost s IS.
27
Konkretizace přínosů IS Přínosy musí být jednotlivě a adresně kvalifikovány a kvantifikovány se znalostí současného stavu! Musí být určena odpovědnost za jejich dosažení, stanoven termín a způsob jejich vyhodnocení! Přínosy bychom měli umět objektivně změřit! it [4] 28
Konkretizace přínosů IS Pokud takové objektivní vyhodnocení neumíme nebo nemůžeme provést, neměli bychom takový přínos použít k vyhodnocení užitečnosti informačního systému. Je potřeba zajistit evidenci a vykazování přínosů. Mnohé přínosy jsou opomíjeny prostě proto, že jejich výskyt nikdo nesleduje. Evidence a sledování vyžaduje vynaložení určité námahy a určitého času - tato činnost vyvolává odpor = využívejme pro evidenci [4] možnosti IS! IS 29
Rozdělení přínosů Přínosy plánované a skutečné - struktura plánu přínosů a vykazování skutečných přínosů měly na sebe bezprostředně vázat. Přínosy pozitivně a negativně pojaté - zvýšení výnosů nebo snížení ztrát. Přínosy očekávané a neočekávané (resp. předpokládané a nepředpokládané) - neočekávaný a plánovaný vliv vnějších i vnitřních faktorů. Přínosy prokázané a odhadnuté - některé přínosy lze prokázat jen s vynaložením vysokých nákladů, nebo by jejich prokazování trvalo dlouho či by bylo spojeno s jinými problémy. Proto kromě prokázaných přínosů můžeme pro některé provést expertní odhad jejich výše. [4] 30
Rozdělení přínosů Přínosy jednorázové a opakované jednorázové přínosy se projeví pouze jednou v určitém časovém okamžiku, některé přínosy se opakují. Přínosy vyčíslitelné a obtížně vyčíslitelné – přínosy, které lze či nelze kvantifikovat (finančně), jsou někdy označované jako kvalitativní. Například měřítko stresu. Podobné případy lze řešit dvěma cestami: cestami vyjmenováním těchto přínosů v samostatné kategorii, tj. jejich explicitním uvedením ale bez vyčíslení, pokusit se vyčíslit přínos nějakým zprostředkovaným způsobem – přes jiný ukazatel. ukazatel Přínosy přímé a nepřímé - přímé přínosy se vztahují bezprostředně na oblast, kde informační systém působí. Nepřímé se mohou projevit například v dobrém jménu firmy.
[4] 31
Rozdělení přínosů Přínosy finanční a naturální – v tržní ekonomice - vyjádření přínosů ve finančních jednotkách. ch Někdy v jiných jednotkách, majících význam pro konkrétní případ (množství důležité suroviny). Důležitou naturální jednotkou je čas! Čas je dnes kritickým faktorem úspěchu! Přínosy neadresné a adresné - adresné přiřazeny konkrétnímu pracovišti, konkrétnímu procesu, konkrétně prováděným činnostem. Na druhé straně - že zisk firmy se zvýší o 2% bez udání důvodu. Někdy bývá zvykem hovořit o všeobecných a konkrétních přínosech. Přínosy členěné podle konkrétních zdrojů - přínosy materiálové, v oblasti jakosti, v oblasti režijních materiálů, využití ploch, zvýšení produktivity práce, apod. Jsou důležité pro zdůvodnění modernizace IS. [4] 32
Kontrolní otázky a úkoly samostudia
Projděte kategorie a užití IS a analyzujte souvislosti. Objasněte význam IS v procesu řízení. Uveďte přínosy IS a příklady z praxe. 33
Zdroje – doplňující studijní literatura: 1. HRONEK, Jiří. Informační systémy [online]. 2007 [cit. 2013-11-9].
Dostupné z: http://phoenix.inf.upol.cz/esf/ucebni/infoSys.pdf
2. BCG Matice. Http://cs.wikipedia.org [online]. 2007 [cit. 2013-11-10].
Dostupné z: http://cs.wikipedia.org/wiki/BCG_matice
3. ČEVELOVÁ, Magdalena. Bostonská matice. Http://www.cevelova.cz
[online]. 2010 [cit. 2013-11-10]. Dostupné z: http://www.cevelova.cz/bostonska-matice/
4. LACKO, Branislav. Přínosy informačních systémů.
Http://www.systemonline.cz [online]. 2000 [cit. 2013-11-11]. Dostupné z: http://www.systemonline.cz/clanky/prinosy-informacnichsystemu.htm
34
