MODUL APLIKASI PERKANTORAN (PENGOLAH ANGKA, PENGOLAH KATA, DAN PRESENTASI)
KELAS XII SEMESTER 2 SMA ISLAM AL – IZHAR PONDOK LABU
PERANGKAT LUNAK PERKANTORAN perangkat lunak perkantoran yang di dalamnya terdapat fungsi pengolah kata (word processing), pengolah lembar kerja (spreadsheet), pembuatan gambar (drawing), pembuatan presentasi (presentation), pengolahan data, web editor, database, dan formula editing. Di bawah ini adalah daftar beberapa format dokumen dalam sebuah perangkat lunak perkantoran : NO 1 2 3
JENIS PENGOLAH KATA PENGOLAH KERJA PEMBUATAN PRESENTASI
PERANGKAT LUNAK Microsoft Word for Windows 97/2003 Microsoft Word for Windows 2007 Open Office.Org Writer Microsoft Excel for Windows 97/2003 Microsoft Excel for Windows 2007 Open Office.Org Calc Microsoft Power Point for Windows 97/2003
FORMAT DEFAULT *.doc *.docx *.odt *.xls *.xlsx *.ods *.ppt
Microsoft Power Point for Windows 2007 Open Office.Org Impress
*.pptx *.odp
Paket program‐program perkantoran yang terdiri dari: 1) program perkantoran untuk mengolah kata seperti halnya Microsoft Word pada paket Microsoft Office, OpenOffice.org pada Paket Open Source, Word Perfect, WordStart, dan ChiWriter. Berguna untuk pembuatan dokumen tulisan semisal surat, buku, laporan, fax dan lain‐lain. 2) aplikasi perkantoran berupa spreadsheet yang lengkap. Menyediakan tool untuk perhitungan otomatis, pengambilan keputusan, perhitungan statistik, pengolahan hingga penyajian data, pembuatan grafik dan fasilitas‐fasilitas spreadsheet lainnya seperti Open Office.Org Calc, dan Microsoft Excel for Windows 97/2003. 3) program untuk membuat presentasi sebagaimana Microsoft PowerPoint pada Microsoft Office, dan OpenOffice.org Impress Pada OpenOffice.org . Ia dapat digunakan untuk membuat presentasi dengan mudah dan cepat. 1
A. PENGOLAHAN KATA Sebagaimana pada program‐program pengolah kata pada umumnya, jendela Aplikasi pengolahan kata terdiri dari toolbar‐toolbar, area kerja, status bar dan sebagainya yang mempunyai tampilan mirip dengan program pengolah kata tersebut. 1. Area Kerja Aplikasi Pengolahan Kata a. Menu Bar Menu Bar menampilkan semua menu pokok beserta submenunya yang ada pada program. Menu Bar terletak pada bagian atas di bawah Title Bar. Menu Bar dapat diakses langsung dengan mengkliknya menggunakan mouse, dapat juga dengan menggunakan keyboard. Untuk cara dengan menggunakan keyboard ini, Anda bisa menekan kombinasi tombol Alt + huruf dari menu yang digarisbawahi. Misalnya Anda ingin mengkases menu Format, Anda bisa menekan tombol Alt+O, karena pada menu Format huruf O digaris bawahi. Bila menu sudah dibuka, untuk mengakses submenunya cukup tekan tombol sesuai dengan huruf yang digaris bawahi. Jadi misalnya Anda ingin membuat dokumen baru melalui menu bar menggunakan keyboard ketikkan secara berurut: Alt+F kemudian N kemudian T, dokumen baru yang masih kosong akan dibuka. Lakukan cara yang sama untuk mengakses menu‐ menu yang lain. Jika Anda perhatikan, tampilan sub menu Menu Bar sangat berbeda‐beda dan bervariatif. Hal ini mempunyai makna dan pengertian sendiri‐sendiri dalam perangkat lunak pengolahan kata tersebut. GAMBAR 1.1 MENU BAR b. Toolbar Toolbar adalah kumpulan perintah‐perintah yang dapat diakses setiap saat yang disimbolkan dengan gambar‐gambar tertentu sesuai dengan perintah yang diwakilinya, misalnya perintah menyimpan disimbolkan dengan gambar disket. Toolbar‐toolbar pokok adalah Function Bar, Object Bar, Main Toolbar dan Hyperlink Bar. 2
c. Ruler Ruler adalah penggaris yang menggambarkan ukuran tinggi dan lebar kertas yang terdapat pada dokumen yang kita buat. Ada dua jenis ruler, yaitu vertikal dan horizontal yang masing‐ masing menggambarkan tinggi dan lebar kertas. Sebagaimana komponen jendela yang lainnya ruler dapat kita tampilkan dan dapat pula kita sembunyikan. Salah satu cara untuk menampilkan atau menyembunyikan ruler adalah dengan: Klik menu View Ruler, jika pada awalnya menu ini terdapat tanda ceknya berarti ruler sudah ditampilkan, jika Anda mengklik sekali berarti Anda menghilangkan tanda cek tersebut, yang berarti menyembunyikan ruler. Untuk menampilkan kembali lakukan dengan cara yang sama, klik menu View ‐ Ruler untuk memberi cek.
GAMBAR 1.2 RULER 2. Membuka File Untuk membuka file lakukan langkah‐langkah sebagai berikut: 1. Langkah pertama: a) Tekan kombinasi tombol Ctrl+O pada keyboard. Atau b) Klik menu File ‐ Open . c) Klik icon menu Open pada toolbar. 2. Akan ditampilkan kotak dialog Open. 3. Pada OS Windows, tentukan drive tempat penyimpanan file yang akan dibuka dengan mengklik combo bok Look in Gambar (5.5). Jika file terletak dalam sebuah folder tertentu, klik dua kali untuk membuka folder dalam kotak di bawah combo box Look in, dan cari sampai ketemu. Kemudian klik dua kali pada file tersebut maka file akan di buka. 3
3. Menyimpan File Supaya hasil kerja kita dapat dibuka dilain waktu, maka hasil kerja tersebut harus disimpan menjadi suatu file. Untuk menyimpan file lakukan langkah‐langkah sebagai berikut: 1. Langkah pertama: a) Tekan kombinasi tombol Ctrl+S pada keyboard. Atau
b) Klik menu File ‐ Save atau c) Klik icon menu Save pada toolbar Maka akan ditampilkan kotak dialog Save As.
2. Pada OS Windows, tentukan drive tempat dimana file tersebut akan disimpan dengan mengklik combo box Save in:. Tentukan juga folder untuk menyimpan file tersebut dengan mengklik dua kali nama folder yang terletak pada kotak besar di bawah combo box Save in: Anda juga dapat membuat folder baru dengan mengklik icon New folder yang terdapat pada kotak dialog tersebut. 3. Tentukan nama untuk file yang hendak disimpan pada combo box File name:. ¾ Tentukan format file atau tipe file pada combo box Save as type:. ¾ Anda dapat menerapkan cara yang sama pada kotak dialog Save . ¾ Terakhir klik Ok atau langsung tekan Enter untuk menyimpan. 4. PROSES PENGEDITAN APLIKASI PENGOLAHAN KATA
1. Menyeleksi Teks Menyeleksi atau menge‐blok adalah aktifitas yang sangat sering dilakukan dalam proses pengeditan suatu dokumen. Biasanya dilakukan untuk memberikan format karakter atau paragraf jika karakter atau paragraf tersebut sudah ditulis, menghapus, dan lain sebagainya. 4
Untuk melakukan penyeleksian dapat dilakukan dengan menggunakan keyboard atau mouse. a. Menggunakan Keyboard Pertama letakkan kursor pada awal teks yang akan diseleksi, kemudian: •
Tekan tombol Shift + anak panah ke kanan atau ke kiri; untuk menyeleksi teks mulai dari kursor diletakkan ke arah kanan atau kiri tiap‐tiap satu huruf.
•
Tekan tombol Shift + anak panah ke atas atau ke bawah; untuk menyeleksi teks mulai dari kursor diletakkan ke satu‐baris ke atas atau ke bawah.
•
Tekan tombol Shift+Ctrl + anak panah ke kanan atau ke kiri; untuk menyeleksi mulai dari kursor diletakkan ke kanan atau kiri tiap‐tiap satu kata.
Tekan tombol Ctrl+A; untuk menyeleksi semua objek (baik teks atau gambar) yang ada dalam dokumen (Select all).
2. Menggunakan Mouse Pertama letakkan kursor pada awal teks yang akan diseleksi, kemudian: ¾ Untuk menyeleksi beberapa kata, klik pada awal kata kemudian drag ke akhir kata tersebut. ¾ Untuk menyeleksi beberapa baris, klik pada awal baris kemudian drag hingga ke akhir baris tersebut. ¾ Untuk menyeleksi satu kata saja, klik dua kali pada kata tersebut. ¾ Untuk menyeleksi satu baris, klik tiga kali pada baris tersebut. ¾ Untuk menyeleksi beberapa bagian yang tidak berurutan Anda bisa menggunakan tombol Ctrl pada keyboard. Caranya seleksi salah satu bagian tersebut, kemudian sambil menekan tombol Ctrl seleksi bagian yang lain, begitu seterusnya. 5
5. Cut, Copy dan Paste Fasilitas Cut, Copy dan Paste sangat sering digunakan saat pengeditan suatu dokumen. Cut digunakan untuk memindah obyek ke Clipboard, Copy digunakan untuk menyalin obyek ke Clipboard, sementara itu Paste digunakan untuk menyalin obyek dari Clipboard ke tempat baru yang kita tentukan. Clipboard adalah suatu ruang penyimpanan sementara yang digunakan untuk menyimpan obyek saat kita memakai fasilitas Cut dan Copy. Saat kita menjalankan fasilitas Cut maka suatu obyek tersebut akan di dipindahkan ke Clipborad dan saat kita memakai fasilitas Copy maka obyek tersebut akan dikopi/disalin ke Clipboard. Kesimpulannya, Cut digunakan untuk memindahkan objek, sementara itu Copy digunakan untuk menyalin objek ke tempat baru. Lalu bagaimana menggunakannya?
1. Cut ¾ Blok atau seleksi objek yang akan dipindah. ¾ Tekan kombinasi tombol Ctrl+X; atau pilih menu Edit ‐ Cut; atau Klik kanan pada objek yang diseleksi tersebut, kemudian pilih Cut dari menu context yang muncul. ¾ Objek yang diseleksi tersebut akan hilang (dipindah ke Clipboard). ¾ Letakkan kursor pada tempat yang baru di mana objek tersebut akan dipindah. ¾ Tekan kombinasi tombol Ctrl+V; atau Pilih menu Edit ‐ Paste; atau Klik kanan pada tempat baru tersebut, kemudian pilih Paste dari menu context yang muncul. ¾ Objek yang Anda pilih sudah dipindah ke tempat yang baru tersebut. 2. Copy ¾ Blok atau seleksi objek yang akan dicopy/disalin ¾ Tekan kombinasi tombol Ctrl+C; atau Pilih menu Edit ‐ Copy; atau Klik kanan pada objek yang diseleksi tersebut, kemudian pilih Copy dari menu context yang muncul. ¾ Objek yang diseleksi tersebut akan dicopy/disalin ke Clipboard. ¾ Letakkan kursor pada tempat yang baru di mana objek hasil salinan tersebut akan ditempatkan. 6
¾ Tekan kombinasi tombol Ctrl+V; atau Pilih menu Edit ‐Paste; atau ¾ Klik kanan pada tempat baru tersebut, kemudian pilih Paste dari menu context yang muncul. ¾ Objek yang Anda pilih sudah dicopy ke tempat yang baru tersebut. 6. Mengatur Ukuran Kertas dan Margin Margin adalah batas daerah pengetikan dengan kertas. Untuk mengatur margin, buka kotak dialog Page Style sebagaimana yang telah diterangkan di atas. Aktiflah pada tab Page . Pada tab ini Anda bisa mengatur hal‐hal sebagai berikut: a) Pada combo box yang berlabelkan Format pilih ukuran kertas yang Anda kehendaki, apakah folio, A4, A5 dan lain‐lain. Bila ukuran kertas yang Anda inginkan tidak ada, Anda bisa memilih pilihan User, kemudian memberikan nilai panjang kertas pada spin box berlabel Width, dan nilai tinggi kertas pada spin box berlabel Height. b) Pada bagian Orientation, pilihlah radio button berlabel Portrait apabila Anda ingin.model pencetakan berdiri, dan Landscape bila Anda ingin model pencetakan menyamping/Melebar Kesamping. c) Pada bagian Margin, tentukan batas pengetikan terhadap tepi kertas dengan mengisikan bilangan pada masing‐masing kotak. Left untuk kiri, Right untuk kanan, Top untuk atas, dan Bottom untuk bawah. Margin digunakan untuk memberikan jarak antara tepi kertas dengan tulisan. d) Indent digunakan untuk mengatur jarak antara garis margin dengan tulisan. e) Page, digunakan untuk mengatur susunan halaman. f)
Pada combo box berlabel Format, pilih model angka yang digunakan sebagai nomor halaman jika halaman dokumen akan diberi nomor halaman.
7. Membuat Halaman Berkolom Dalam membuat dokumen kadang kita menginginkan agar dokumen kita dipecah secara vertikal. Hal ini biasanya digunakan agar baris yang kita ketikkan tidak memanjang ke kiri (karena ukuran kertas yang sangat lebar) melainkan diulang pada baris berikutnya sehingga akan mempermudah dalam membacanya. Format penulisan semacam ini biasa digunakan pada koran, majalah atau buku‐buku yang berdimensi sangat lebar. Di bawah ini adalah cara untuk membuat dokument tersebut dengan cara Klik Menu Format – Pilih Colums – Setting configurasi colums yang diinginkan. 7
8. Format Paragraf Setelah mengatur (format) halaman dan karakter, hal penting lainnya yang perlu diatur adalah paragraf. Mengatur paragraf merupakan langkah yang sangat penting karena dari paragraf‐ paragraf itulah dokumen kita tersusun. Memformat paragraf dapat dilakukan sebelum atau sesudah paragraf tersebut ditulis. Pengaturan paragraf secara detail dapat dilakukan dari kotak dialog Paragraph, namun demikian dalam pemformatan tertentu kita juga dapaat melakukannya daari menu bar yang ada. Pengaturan paragraf ini meliputi: indent dan spasi, perataan, tab, background dan lain‐lain. Kotak dialog Paragraph dapat diaktifkan dari menu Format ‐ Paragraph, atau klik kanan pada sembarang tempat pada area kerja, dari menu context yang muncul pilih Paragraph. 1. Mengatur Perataan Paragraf Mengatur perataan paragraf dapat dilakukan baik sesudah atau sebelum paragraf ditulis. Jika Anda melakukan sebelum paragraf ditulis maka letakkan kursor pada tempat dimana paragraf akan ditulis, kemudian tentukan pemformatannya sebagaimana diterangkan di bawah ini. Jika paragraf sudah ditulis letakkan kursor pada paragraf yang akan ditentukan pemformatannya sebagaimana ynag diterangkan di bawah ini. Pada kotak dialog Paragraph tab Alignment atur perataan paragraph tersebut dengan memilih salah satu radio button pada bagian yang berlabel Options: a) Left; untuk membuat paragraf rata kiri. b) Right; untuk membuat paragraf rata kanan. c) Center; untuk membuat paragraf rata tengah. d) Justified; untuk membuat paragraf rata kiri‐kanan. GAMBAR 1.3 ALIGNMENT 8
B. PENGOLAH ANGKA Microsoft Excel adalah General Purpose Electronic Spreadsheet yang bekerja dibawah sistem Operasi Windows. Microsoft Excel dapat digunakan untuk menghitung angka‐angka, bekerja dengan daftar data, dan menganalisa data‐data serta mempresentasikannya ke dalam bentuk grafik/diagram. Keuntungan utama dari spreadsheet elektronik adalah data sangat mudah untuk diganti. Jika fungsi dan formula benar telah digunakan, program akan menerapkan perubahan ini secara otomatis. 1. Area Kerja Aplikasi Pengolahan Spreadsheet. GAMBAR 1.4 Jendela Kerja pengolah Kata. 9
a. Cell Sebuah kotak – kotak yang terdapat di area kerja yang dimana adalah pertemuan antara row dan column. Alamat cell dibaca B4 yang dimana berada dikolom 2 (kolom B) dan pada baris 4. b. Row Dimana kotak yang dibaca secara horizontal dan area kerja spreadsheet adalah yang ditandai dengan Angka (1,2,3…..). c. Column Dimana kotak yang dibaca secara Vertikal dan area kerja spreadsheet adalah yang ditandai dengan huruf (A,B,C,D,…..). 2. Operator Perhitungan MS Excel Penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian, dan pangkat dilakukan dengan cara menuliskan alamat selnya bukan angkanya pada formula bar. Misal : Penjumlahan : =A1+B1 atau +A1+B1.
Pengurangan : =A1‐B1 atau +A1‐B1. Perkalian : =A1*B1 atau +A1*B1. Pembagian : =A1/B1 atau +A1/B1. Pangkat 2 : = A1^2 atau A1^2.
3. Fungsi Bantu Statistik a. Max (Range) : mencari nilai terbesar dari suatu range. b. Min (Range) : mencari nilai terkecil dari suatu range. c. Sum (Range) : mencari jumlah dari isi data yang terdapat pada suatu rage. d. Average (Range) : mencari nilai rata‐rata dari suatu range. e. Count (Range) : mencari jumlah data yang terdapat pada suatu range.
10
Range adalalah area sortir suatu cell yang akan dihitung sesuai dengan rumus fungsi yang kita tulis sebelumnya. Contoh : =sum(B1:G1), B1:G1 adalah range. 4. Fungsi Kelompok Text a. Left : mengambil karakter yang ada di sebelah kiri dari satu kesatuan karakter. Penulisan : =LEFT(teks, jumlah_karakter). Contoh : = Left (Orang Pintar, 5) menghasilkan Orang. b. Right : mengambil karakter yang ada di sebelah kanan dari satu kesatuan karakter. Penulisan : =RIGHT(teks, jumlah_karakter). Contoh : = Right (Orang Pintar, 5) menghasilkan intar. c. Mid : mengambil karakter yang ada di tengah dari satu kesatuan karakter. Penulisan : =MID(teks, angka_awal, jumlah_karakter) . = Mid (Orang Pintar,3,6 ) menghasilkan ang Pi. d. Upper : mengubah semua karakter dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi huruf besar / kapital.
Contoh : =UPPER(“saya”) menghasilkan SAYA. Lower : mengubah semua karakter dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi huruf kecil. Contoh : =LOWER(“SAYA”) menghasilkan saya.
e. Proper : mengubah karakter pertama dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi huruf besar / kapital dan mengubah huruf berikutnya dengan huruf kecil. Contoh : =PROPER(“saya sedang praktikum”) menghasilkan Saya Sedang Praktikum f.
Len : mengambil karakter terkiri sejumlah yang dinyatakan pada argumen jumlah_karakter. Contoh : =UPPER(“Praktikum”) menghasilkan 9. 11
5. Fungsi Bantu Logika a. And (Logical 1,logical 2,…,logical 30) menghasilkan argument true jika semua logika benar. b. Or (Logical 1,logical 2,…,logical 30) menghasilkan argument true jika salah satu logika benar. c. Not (Logical) menghasilkan kebalikan logika. d. If (Logical Text, Value True, Value False) menghasilkan argument dengan pemenuhan syarat yang telah ditentukan.
6. Fungsi Lookup Tersebut bisa membantu seseorangmengelola bisnis. Tentu saja bukanbisnis skala enterprise, tapi banyak bagian bisnis yang bisa diselesaikan dengan bantuan spreadsheet. Spreadsheet dirancanguntuk menjadi one stop solution untukberbagai tugas pengelolaan bisnis sederhanaTentu saja, segala kemampuan spreadsheet tersebut sangat ditunjang oleh adanya berbagai fungsi. Mulai dari fungsi matematika, statistika, keuangan, tanggal waktu pemformatan, dan lain sebagainya. Kali inikita akan melihat salah satu fungsi spreadsheet yang sangat berguna, yaitu fungsi lookup. Data yang baik adalah data yang disimpan secara terstruktur dan memiliki integritas tinggi. Dengan demikian, diharapkan tidak ada data yang terduplikasi, tidak konsisten ataupun susah untuk dicari. Ketika merancang suatu data, umumnya kita merancang data master. Data masterharuslah tunggal dan memiliki integras tinggi. Data tersebut mungkin akan dibutuhkan oleh banyak entitas lain. Spreadsheet menyediakan segala fungsi lookup yang diperlukan. Fungsi yang dimiliki, yakni hlookup atau vlookup. 12
Tabel 1
Kode
Harga
KNS‐10100
2000000
KNS‐10210
2500000
KNS‐30300
3250000
KNE‐40000
10000000
KNE‐50000
3500000
Bila tabel master seperti dengan tabel 1 maka kita menggunakan rumus Vlookup( ). Tabel 2
Kode
KNS‐10100
KNS‐10210
KNS‐30300
KNE‐40000
KNE‐50000
Harga
2000000
2500000
3250000
10000000
3500000
Bila tabel master seperti dengan tabel 2 maka kita menggunakan rumus Hlookup( ). 13
C. PEMBUATAN PRESENTASI Ada banyak cara untuk mempresentasikan sesuatu. Presenter dapat menggunakan kalimat ‐ kalimat untuk pesan pesan yang ingin disampaikan. Menggunakan daftar bullet untuk poin poin kunci dengan menggunakan slide atau overhead agar perhatian pendengar dapat terfokus untuk pesan yang disampaikan. Untuk mempresentasikan sebuah proses, prosedur, diagram alur, atau diagram organisasi seringkali memerlukan tampilan visual agar presentasi lebih mudah dipahami. Suara suara dan animasi juga dapat ditambahkan saat presentasi untuk membantu membangun antusias dari pendengar. Detail statistik juga seringkali lebih mudah dipahami jika dipresentasikan dalam bentuk bar diagra atau pie diagram yang dapat memperlihatkan hubungan antara kumpulan data. 1. istilah dalam presentasi a. Slide Transation
Digunakan untuk memberikan effect transisi dengan slide berikutnya.
b. Costum Animation Digunakan untuk memberikan effect animasi terhadap suatu objek yang dipilih.
c. Layout Terdapat banyak jenis – jenis layout suatu slide yang akan digunakan untuk presentasi.
d. On Mouse Click Suatu perintah kejadian yang dimana akan dilaksanakan dengan mengklik kiri.
e. Slide Show Suatu perintah untuk menjalankan atau melihat suatu hasil presentasi yang kita buat dan juga bisa dengan menekan F5 pada keyboard.
14
