APLIKASI PENGELOLAAN DATA KARYAWAN PADA PT. PELAYARAN NUSANTARA “PUTRA SAMUDRA” PALEMBANG
M. Firmansyah (
[email protected]), Nurhidayat(
[email protected]) Inayatullah, S.Kom, M.Si Manajemen Informatika AMIK MDP Abstrak: Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk membuat Aplikasi Pengelolaan Data Karyawan pada PT. Pelayaran Nusantara ”Putra Samudra” palembang, dimana aplikasi ini berfungsi untuk memenuhi kebutuhan sistem yang ada pada PT. Pelayaran Nusantara ”Putra Samudra” Palembang khususnya pada pengelolaan data karyawan. Metodologi yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah metodologi Iterasi dengan melalui empat tahapan yaitu tahap permulaan sistem (system initiation), analisis sistem (system analysis), desain sistem (system design), dan implementasi sistem (system implementation). Kata kunci: Aplikasi,Pengelolaan DataKaryawan, Iterasi. Abstract: The purpose of this final duty is to make application employess data management at PT. Pelayaran Nusantara ”Putra Samudra” Palembang, where this application serves to meet the existing system at PT. Pelayaran Nusantara ”Putra Samudra” Palembang particularly on employees data management. The methodology used in this application is iteration methodology with through four stages, namely system initiation, system analysis, system design and system implementation. Keyword: Aplication, Employees Data Management, Iteration
1 PENDAHULUAN Dalam lingkup bisnis global sekarang ini, setiap perusahaan dituntut untuk mampu bersaing dalam meningkatkan kinerja dan efisiensi saluran distribusi dengan tujuan untuk memperebutkan pasar yang ada serta
mempertahankan dan memperkuat posisi perusahaan dalam menghadapi pesaingnya. Disisi lain perkembangan teknologi informasi memperngaruhi pemrosesan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam rangka pengambilan keputusan.
Perusahaan ini dalam proses mencatat, mengolah, dan menyimpan data masih menggunakan system manual, sehingga banyak menggunakan media dokumen untuk mencatat data karyawan. Proses pencarian data karyawan ini membutuhkan waktu yang lama karena data karyawan masih di data menggunakan arsip dan dokumen. Data karyawan juga rentan akan keutuhan data yang terjadi oleh hal-hal yang tidak di inginkan seperti data yang hilang dan rusak. Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk membuatkan aplikasi yang dapat membantu pihak perusahaan dalam mengelola data karyawan. Maka akan dilakukan kegiatan tugas akhir yang berjudul “APLIKASI PENGELOLAAN DATA KARYAWAN PADA PT. PELAYARAN NUSANTARA “PUTRA SAMUDRA”.
2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Dasar/Umum Dalam penulisan tugas akhir ini, diperlukan suatu pemahaman mengenai dasar-dasar teori yang digunakan dalam penulisan. 2.1.1 Pengertian Aplikasi Menurut Kusnadi (2008, h.15) Tujuan akhir dari penggunaan komputer adalah membantu pekerjaan. Karena keperluan manusia sangat beragam maka komputer dirancang untuk membantu berbagai macam aktivitas manusia. Untuk mencapai tujuan ini maka komponen perangkat lunak lainnya harus ada yaitu program aplikasi. 2.1.2 Permodelan Proses
Permodelan proses adalah teknik mengelola dan mendokumentasikan struktur dan aliran data melalui proses sistem dan atau logika, kebijakan, dan prosedur yang akan diimplementasikan oleh proses sistem. (Jogiyanto 2005, h.326).
2.1.3 Pemodelan Data Pemodelan data sebagai teknik untuk mendefinisikan persyaratan bisnis untuk sebuah database.Pemodelan data kadang disebut pemodelan databasekarena model data kadang-kadang diimplementasikan sebagai sebuah database. (Jeffery L. Whitten 2006, h.280). 2.1.4 Bagan Alir (Flowchart) Flowchart adalah bagan (Chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika (Jogiyanto, 2005, h.795). 2.1.5 Kamus Data Menurut Jogiyanto (2005, h.725), “Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi”. 2.1.6 Rancangan Masukan “Desain input menyajikan tujuan penting untuk menangkap dan mengubah data ke dalam format yang sesuai pada komputer. Sebagian input didesain oleh prototype yang dibangun dengan cepat. Prototype tersebut dimungkinkan sebagai hasil tiruan dari komputer, atau dihasilkan dari prototype struktur database seperti yang sudah dikembangkan untuk Microsoft Access.” (Whitten, 2006, h.584). 2.1.7 Rancangan Keluaran “Desain output adalah komponen yang paling dapat dilihat dari sistem informasi yang bekerja atau berfungsi. Oleh karena itu, output sering menjadi basis
penilaian akhir manajemen terhadap kesuksesan sebuah sistem. Output dapat digolongkan ke dalam dua karakteristik, yaitu berdasarkan pengguna dan distribusinya, dan berdasarkan metode implementasinya”(Whitten, 2006, h.552).
Tahap Perencanaan
Tahap Analisis
Tahap Perancangan
Tahap Implementasi
Tahap Pemeliharaan
2.1.8 Rancangan Dialog Layar Desain dialog layar terminal merupakan rancang bangun dari percakapan antara pemakai sistem (user) dengan computer. Percakapan ini dapat terdiri dari proses memasukkan data ke sistem, menampilkan output informasi kepada user atau dapat keduanya (Jogiyanto 2005,h.391). 2.1.9 Spesifikasi Proses Menurut Jogiyanto (2005, h.705), “Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang keluar dari proses”. 2.1.10 Basis Data (Database) Menurut Adi Nugroho (2011, h.5), “Basis data (database) merupakan sebagai kumpulan terorgranisasi dari data-data yang berhubungan sedemikian rupa sehingga mudah disimpan, dimanipulasi, serta dipanggil oleh pengguna”. 2.1.11 Metodologi Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur,konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin yang lainnya (Jogiyanto 2005, h.59).
Gambar 2.11 Metode Iterasi 2.2 Teori Khusus 2.2.1 Pengertian Aplikasi Program aplikasi (seringkali hanya disebut aplikasi saja) adalah program yang dibuat oleh pemakai yang ditujukan untuk melakukan suatu tugas khusus. Program seperti ini biasa dikelompokkan menjadi dua, yaitu program aplikasi serbaguna dan program aplikasi spesifik. (Abdul Kadir 2003,h.204). 2.2.2 Pengertian Pengelolaan Pengelolaan adalah pekerjaan manajer untuk meyakinkan bahwa apa yang sudah diterapkan telah berjalan dengan semestinya. (Jogiyanto 2009,h.535). 2.2.5
Ruang Lingkup Kegiatan Manajemen Personalia Definisi tentang manajemen sumberdaya manusia mengemukakan fungsi-fungsi personalia, yaitu penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan dan penggunaan sumberdaya manusia. 3. ANALISIS BERJALAN
SISTEM
YANG
3.3 Uraian Prosedur yang Berjalan Untuk mendapatkan pemahaman terhadap aktifitas suatu sistem, maka diperlukan
uraian beberapa aktifitas sistem berhubungan dengan penulisan.
yang
1.0 Personalia
Data_karyawan
Input Karyawan
Data_karyawan_baru
Karyawan
2.0 Data_Kapal
3.4.1.1 Diagram Konteks Lingkup system yang sedang berjalan, ditangani dan dijabarkan dalam bentuk diagram konteks. Dimana pada diagram konteks ini mejelaskan bahwa system sebagai sebuah proses dengan tujuan memberikan gambaran umum tentang sistem.
Data_ABK Ijazah Jabatan Nama_Kapal
Input Kapal
Data_Kapal_baru
Kapal
Data_ABK_baru
ABK
3.0 Input ABK
4.0 Nama_ABK Nama_Kapal Waktu_Jaga
Input Jadwal Jaga Kapal
Data_Jadwal_Jaga_Kapal
Jadwal Jaga Kapal
5.0 Nama_karyawan Keterangan Lama_Cuti
Input Cuti
Data_karyawan_Cuti
Cuti
6.0 Nama_Karyawan Keterangan Tanggal_Berhenti
Data_karyawan Data_Kapal Data_ABK
Pesonalia
Ijazah
Jabatan Nama_Kapal Nama_ABK Waktu_Jaga Lama_Cuti
Keterangan Tanggal_berhenti
Karyawan Karyawan
Input Resign
Laporan_Absen
Laporan_resign Laporan_Kapal
Resign
Data_Absen_Karyawan
Absen
7.0 Karyawan
Laporan_Cuti
Data_Karyawan_Resign
Nama_Karyawan
Laporan_Absen
Pimpinan
Laporan_Karyawan Laporan_Kapal
Input Absen
Data_Absen
8.0 Laporan
Data_jadwal_Jaga_Kapal Data_Karyawan
Data_resign Data_Cuti Data_ABK Data_Kapal
Laporan_Cuti
Pengelolaan Data Karyawan Pada PT. Pelayaran Nusantara “Putra Laporan_ABK Samudra”
Laporan_Resign Laporan_ABK Laporan jadwal_jaga_Kapal
Pimpinan
Laporan_Karyawan Laporan_jadwal_jaga_Kapal Nama_Karyawan
Gambar 3.2 Diagram Konteks yang Berjalan 3.4.1.2 Diagram Nol Diagram Nol menggambarkan proses yang memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai sistem tentang fungsi-fungsi utama atau proses yang ada pada PT. Pelayaran Nusantara “Purta Samudra”.
Gambar 3.3 Diagram Nol 4. PERANCANGAN SISTEM 4.1 Rancangan Basis Data 4.1.1 ERD (Entity Relationship Diagram) Diagram dari hubungan merupakan level tertinggi dari Data Flow Diagram (DFD) yang menggambarkan semua output dari sistem, juga memberikan gambaran keseluruhan sistem. Diagram hubungan hanya mempunyai satu sistem dan tidak mempunyai Datastore.
Kapal
kapal
Jadwal Jaga
No_Kapal
Cuti adm No_Kry(FK) tanggal_mulai tanggal_masuk keterangan_cuti
Id pass
No_Kapal(PK) Nama_Kapal Tahun_Pembangunan Merek Ukuran GT NT
Merek
Pass
Ukuran
No_abk(FK) No_Kapal(FK) Jam_Jaga
mempunyai
Nama_Kry Hadir Izin Alpha tanggal
mempunyai karyawan
No_Kry Nama_Kry
abk
mempunyai
mempunyai
No_abk(PK) Nama_abk Kd_Jabatan(FK) Nama_Ijazah(FK) Mulai_Bekerja BST Pengukuhan No_Kapal Nama_Kapal Buku_Pelaut
abk
No_Kry
No_abk
Nama_Kry
Nama_abk
Alamat
Nama_Jabatan
JenKel
Nama_ijazah
tempat_lahir
Tahun_ijazah
tanggal_masuk
tanggal_lahir
Mulai_Bekerja
jumlah_cuti
Mulai_Bekerja
BST
keterangan_cuti
jenis_kry
Pengukuhan
no_kontak
Nama_Kapal
status_kry
Buku_Pelaut
ijazah Nama_ijazah
Ijazah resign
mempunyai
Nama_ijazah(PK) Tahun_ijazah BST Buku_Pelaut
mempunyai absen No_absen(PK) No_Kry(FK) Hadir Izin Alpha Tanggal
Jam_Jaga
No_Kry
tanggal_mulai
No_Kry(FK) tanggal_berhenti keterangan
Nama_Kapal
absen
mempunyai
resign
Nama_abk
NT
cuti
Karyawan
No_abk
Tahun_Pembangunan
Id
GT
mempunyai
No_Kry(PK) Nama_Kry Alamat JenKel tempat_lahir tanggal_lahir Mulai_Bekerja jenis_kry No_kontak Status_Kry
Jadwal_jaga
Nama_Kapal
adm
mempunyai
Jabatan
Jabatan
No_Kry
Kd_jabatan
Nama_Kry
nama_jabatan
tanggal_berhenti keterangan
Gambar 4.2 Relasi antar Tabel 4.2.1 DFD Logical Sistem yang Diusulkan Aplikasi pengelolaan Data Karyawan ini memiliki ruang lingkup dari para entitasentitas yang secara langsung berhubungan dengan aplikasi ini. Hal ini dapat diperlihatkan pada aliran data konteks atau diagram konteks di bawah ini : Input_Karyawan_Cuti
Kd_Jabatan(PK) Nama_Jabatan
Input_data_Karyawan Ubah_data_karyawan Input_data_abk Ubah_data_abk
Personalia
Karyawan
Input_Data_kapal Hapus_Data_kapal Ubah_Data_Kapal
Gambar 4.1 Entity Relationship Diagram (ERD)
Laporan_absen Input_Jadwal_Jaga
4.1.2 Transformasi Diagram ER ke Tabel Relasi Gambar transfomasi diagram ER merupakan tabel relasi dari tabel relasi ER dapat dilihat pada gambar 4.2.
Input_Ijazah Hapus_Ijazah Input_Jabatan Hapus_Jabatan Data_abk
Aplikasi Pengelolaan Data Karyawan pada PT. Pelayaran Nusantara “Putra Samudra” Palembang Laporan_Absen
Data_Kapal
Data_ijazah Data_Jabatan Rekap_Absen_Karyawan Data_karyawan
Laporan_Jadwal_Jaga Laporan_abk
Input_karyawan_resign Laporan_karyawan
Pimpinan
Laporan_resign Laporan_Cuti
Gambar 4.3 Diagram Konteks yang Diusulkan
4.2.1.1 Diagram Nol yang Diusulkan Status_karyawan_Resign Status_karyawan_Cuti
1.0
User_ dihapus
Tambah_user
Login User
Hapus_user Ubah_user
2.0
User
User_ diubah
Data_ karyawan_ diubah Data_ Karyawan_ baru
Karyawan
Tambah_data_ karyawan
Input Data Karyawan
Ubah_ data_ karyawan
Data_ Tambah_ kapal
Personalia
User_ baru
Data_ Ubah_ kapal Data_ Hapus_ kapal
3.0
Data_ Kapal_ diubah Data_ Kapal_ baru Data_ Kapal_ dihapus
Input Kapal
Kapal
Jabatan_ baru Hapus_ jabatan
Jabatan
Kd_ Jabatan Ijazah_ baru
4.0
Hapus_ Jabatan Tambah_ Jabatan
Input Jabatan
Ijazah
No_ kapal No_kry
ABK 5.0
Data_ABK_ dihapus
Hapus_ Ijazah Tambah_ ijazah
Jadwal_ Jaga_ Kapal
Input Ijazah
Hapus_ jabatan
Resign 6.0 Input_ ABK Hapus_ ABK
7.0 Hapus_ jadwal_jaga_ Kapal
Nama_ ijazah ABK_ baru Data_ ABK_ diubah
Input abk
Ubah_ ABK
ubah_ jadwal_jaga_ Kapal
Tambah_ jadwal_jaga_ Kapal
Input Jadwal Jaga Kapal
No_ kapal No_abk Jadwal_jaga_ Kapal_ ABK
8.0
No_kry
9.0
Nama_ karyawan_ resign
No_kry
Input Cuti Karyawan
Input_ nama_ karyawan
Rekap_absen
Nama_ karyawan_cuti
1. Form Input Karyawan
Cuti
10.0 Input Absen
Karyawan
Gambar 4.25 Form Menu Utama
No_kry
Input Resign
Input_ nama_ Karyawan
No_kry
Laporan_ Absen
Laporan_Absen
Pimpinan
Laporan_ Absen Laporan_Cuti Laporan_ resign Laporan_ Jadwal_ Jaga_ kapal Laporan_ ABK Laporan_kry
11.0 Cetak Laporan
Laporan_ Absen Data_Cuti
Data_ resign
Data_ Jadwal_ Jaga_ Kapal Data_ ABK Data_kry
Gambar 4.4 Diagram Nol yang Diusulkan 4.5.1 Rancangan Layar (Form) 1. FormLogin
Gambar 4.26 Form Input Karyawan
5. PENUTUP
Gambar 4.23 Form Login 1. FormMenu Utama
5.1 Kesimpulan Berdasarkan analisis yang telah dilakukan oleh penulis terhadap permasalahan pada APLIKASI PENGELOLAAN DATA KARYAWAN PADA PT. PELAYARAN NUSANTARA “PUTRA SAMUDRA” di Palembang maka dapat ditarik kesimpulan dari tugas akhir ini adalah : 1. Kekurangan yang terjadi pada PT. Pelayaran Nusantara “Putra Samudra” Palembang dalam
pengelolaan data karyawan dapat diatasi, dengan adanya aplikasi ini. 2. Aplikasi ini dapat membantu dan mempermudah dalam pengelolaan data karyawan serta pencarian data karyawan karena aplikasi ini menyimpan semua data di database. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis ingin menyampaikan saran antara lain : 1. Aplikasi ini dapat diimplementasikan oleh PT. PELAYARAN NUSANTARA “PUTRA SAMUDRA” Palembang.
2. Diharapkan mengadakan pelatihan terhadap staf yang berhubungan dengan aplikasi ini, dan juga diharapkan dapat melakukan pemeliharaan secara rutin terhadap perangkat pendukung aplikasi ini. 3. kedepannya aplikasi ini dapat dikembangkan lagi pada pengelolaan SIM (Sistem Informasi Manajemen) dan SIA (Sistem Informasi Akutansi) dan dalam penggunaan dan pengelolaan datanya serta perlu adanya backup data secara berkala untuk mengantisipasi terjadinya kerusakan data.
DAFTAR PUSTAKA
Komputer, Wahana, 2010, Visual Basic 2008, Andi Offset, Yogyakarta Whitten, L, Jeffery, 2006, Metode Desain dan Analisis Sistem. Andi Offset, Yogyakarta Fatta, Al, Hanif, 2008, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta Utami, Ema, 2008, Mengoptimalkan Query pada Ms SQL Server, Andi, Yogyakarta HM, Jogiyanto, 2005, Analisis dan Disain, Andi Offset, Yogyakarta HM, Jogiyanto, 2009, Sistem Teknologi Informasi, Andi Offset, Yogyakarta W.S Indrawan, 2010, Kamus Lengkap Bahasa Indonesia, Lintas Media, Jombang Solution, Cyberton, 2010, Database SQL Server 2008, Andi Offset, Yogyakarta Nugroho, Adi, 2011, Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data, Andi, Yogyakarta. Sutanta,Edhy, 2004, Sistem Basis Data, Graha Ilmu, Jakarta. Kusnadi, 2008, Sistem Operasi, Andi, Yogyakarta. Komputer, Wahana, 2010, Panduan Aplikatif dan Solusi Membuat Aplikasi Client Server dengan VB 2008, Andi Offset, Yogyakarta. Pengertian Karyawan, diakses pada tanggal 31 maret 2013 dari http://www.kkbi.web.id.
