APLIKASI PENERAPAN METODE REGRESI UNTUK MEMPREDIKSI HUBUNGAN ANTARA BIAYA PROMOSI DAN HASIL PENJUALAN
SKRIPSI
Oleh :
SUWANDY 1145062
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK TIME MEDAN 2015
ABSTRAK
UD. Medan Fiberglass merupakan salah satu perusahaan yang memproduksi dan menjual fiberglass di Medan. Saat ini, UD. Medan Fiberglass tidak dapat memprediksi hubungan antara biaya promosi yang telah dikeluarkan dengan total omset penjualan yang diperoleh perusahaan. Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, maka dapat diterapkan metode regresi. Aplikasi ini dirancang agar dapat melakukan prediksi hubungan antara omset penjualan dengan biaya promosi. Tools yang digunakan untuk melakukan analisis adalah flow of document (FOD), desain dengan menggunakan data flow diagram (DFD), perancangan bentuk antarmuka pemakai dari sistem usulan dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic.NET, database dengan menggunakan Microsoft Office Access 2007. Hasil dari penelitian ini adalah aplikasi yang dapat digunakan untuk menyediakan informasi yang berguna dalam membantu dan memudahkan dalam pengambilan keputusan.
Kata kunci: metode regresi, prediksi hubungan antara omset penjualan dengan biaya promosi, Microsoft Visual Basic 2010, Microsoft Access 2007
i
ABSTRACT UD. Medan Fiberglass is a company that produces and sells fiberglass in Medan. Until now, UD. Medan Fiberglass couldn’t predict connection between promotion cost with sales. To solve this problem, then we could use regression method. This application is designed to predict relation between sales and promotion cost. Tools are used to analyze the flow of document (FOD), the design by using a data flow diagram (DFD), design the user interface form of the proposed system using Microsoft Visual Basic.NET, database using Microsoft Office Access 2007, and the format report of the proposed system using Crystal report 10. The results of this study is an expert system that can be used to provide useful information to assist and facilitate in decision-making.
Keywords : regression method, connection prediction between sales income with promotion cost, Microsoft Visual Basic 2010, Microsoft Access 2007
ii
KATA PENGANTAR Pertama-tama penulis ingin mengucapkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas penyelesaian penulisan skripsi ini. Skripsi ini merupakan salah satu persyaratan dalam penyelesaian studi program Sistem Informasi pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Komputer (STMIK) TIME Medan. Pada penulisan skripsi ini, penulis mengambil judul “Aplikasi Penerapan Metode Regresi untuk Memprediksi Hubungan Antara Biaya Promosi dan Hasil Penjualan”. Penulis melakukan penelitian secara langsung pada perusahaan yang bersangkutan dan menuangkannya dalam bentuk skripsi. Penulis berharap agar skripsi dapat bermanfaat bagi berbagai pihak. Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang bersangkutan. Tanpa bantuan dan bimbingan yang diberikan tentu penulis tidak akan menyelesaikan skripsi ini sesuai dengan yang diharapkan. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1.
Bapak Robet, M.Kom, selaku Dosen Pembimbing I yang telah memberikan
arahan
dan
bimbingan
kepada
penulis
untuk
menyempurnakan skripsi. 2.
Bapak Yusuf Ronny Edward, S. Kom, M.H, M.I.Kom, selaku Dosen Pembimbing II yang telah memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis untuk menyempurnakan skripsi.
3.
Bapak Simon Kanggali, selaku Ketua Yayasan STMIK TIME Medan.
4.
Bapak Prof. Chainur Arrasyid, SH, selaku BPH STMIK TIME Medan.
5.
Bapak Prof. Harlem Marpaung, Ph.D, selaku Ketua STMIK TIME Medan.
iii
6.
Bapak Edi Wijaya, S.Kom., M.Kom., selaku pembantu Ketua I STMIK TIME Medan.
7.
Ibu Feriani Astuti, S.Kom., M.Kom., selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi STMIK TIME Medan.
8.
Staff, Teknisi dan karyawan PT. Medan Fiberglass.
9.
Semua pihak yang telah membantu kelancaran penyelesaian skripsi yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
10.
Kepada kedua orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan material dan moril.
Bila ada kekurangan dan kelebihan dalam skripsi ini, penulis meminta maaf dan mengharapkan kritik dan saran untuk perkembangan dan kemajuan selanjutnya.
Medan,
April 2015 Penulis,
Suwandy
iv
DAFTAR ISI
ABSTRAK ..............................................................................................................
i
ABSTRACT ............................................................................................................. ii KATA PENGANTAR ............................................................................................ iii DAFTAR ISI ........................................................................................................... v DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. vii DAFTAR TABEL ................................................................................................... ix DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... x BAB I
PENDAHULUAN ........................................................................... 01 1.1. Latar Belakang Masalah ............................................................ 01 1.2. Identifikasi Masalah .................................................................. 03 1.3. Batasan Masalah ........................................................................ 04 1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................. 04 1.5. Sistematika Penulisan ................................................................ 05
BAB II
LANDASAN TEORI ...................................................................... 07 2.1. Data ........................................................................................... 07 2.2. Informasi ................................................................................... 09 2.3. Pengetahuan .............................................................................. 11 2.4. Sistem Informasi ....................................................................... 16 2.5. Basis Data (Database) ............................................................... 22 2.5.1. Elemen Dasar Basis Data ............................................... 25 2.5.2. Perancangan Basis Data ................................................. 26 2.5.3. Sistem Basis Data (Database System) ............................ 28 2.6. Data Mining................................................................................ 28 2.7. Metode Regresi ......................................................................... 30
BAB III
METODE PENELITIAN ............................................................... 34 3.1. Tempat dan Jadwal Penelitian .................................................. 34 3.2. Kerangka Kerja ......................................................................... 35 3.2.1. Metode Pengumpulan Data ............................................ 35 3.2.2. Analisa Sistem ................................................................ 36
v
3.2.3. Perancangan Sistem ........................................................ 36 3.2.4. Pembangunan Sistem ..................................................... 37 3.2.5. Uji Coba Sistem ............................................................. 37 BAB IV
ANALISA DAN PERANCANGAN .............................................. 38 4.1. Analisa ...................................................................................... 38 4.1.1. Analisa Proses ................................................................ 38 4.1.2. Analisa Keluaran ............................................................ 39 4.1.3. Analisis Masukan ........................................................... 41 4.1.4. Analisis Data .................................................................. 45 4.2. Perancangan Aplikasi ............................................................... 46 4.2.1. Perancangan DFD .......................................................... 46 4.2.2. Perancangan Kamus Data ............................................... 50 4.2.3. Rancangan Output .......................................................... 51 4.2.4. Rancangan Input ............................................................. 56 4.2.5. Rancangan Database ...................................................... 61
BAB V
HASIL DAN PEMBAHASAN ....................................................... 65 5.1. Hasil ............................................................................................ 65 5.1.1. Kebutuhan Sistem .......................................................... 65 5.1.2. Output Sistem ................................................................. 66 5.2. Pembahasan ............................................................................... 78
BAB V1
KESIMPULAN DAN SARAN ....................................................... 81 6.1. Kesimpulan................................................................................. 81 6.2. Saran ........................................................................................... 81
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1.
Siklus Informasi ................................................................................ 10
Gambar 2.2.
Topologi Pengetahuan ...................................................................... 13
Gambar 2.3.
Komponen dari Sistem Informasi ..................................................... 19
Gambar 2.4.
Jenis-Jenis Sistem Informasi ............................................................ 22
Gambar 2.5.
Struktur Basis Data ........................................................................... 24
Gambar 3.1.
Kerangka Kerja Penelitian ............................................................... 35
Gambar 4.1.
Flow of Document (FOD) dari Proses Penjualan pada Sistem Berjalan ............................................................................................ 39
Gambar 4.2.
Faktur Jual ........................................................................................ 40
Gambar 4.3.
Laporan Penjualan ............................................................................ 41
Gambar 4.4.
Formulir Data Customer ................................................................... 42
Gambar 4.5.
Formulir Data Pemesanan ................................................................ 43
Gambar 4.6.
Formulir Data Barang ....................................................................... 44
Gambar 4.7.
Diagram Konteks Logika dari Sistem Usulan .................................. 46
Gambar 4.8.
DFD Logika Level 0 dari Sistem Usulan ......................................... 47
Gambar 4.9.
DFD Logika Level 1 dari Proses Penjualan ..................................... 48
Gambar 4.10. Rancangan Daftar Customer ............................................................ 51 Gambar 4.11. Rancangan Daftar Barang ................................................................ 52 Gambar 4.12. Rancangan Faktur Penjualan ............................................................ 53 Gambar 4.13. Rancangan Laporan Penjualan ......................................................... 54 Gambar 4.14. Rancangan Laporan Promosi ............................................................ 55 Gambar 4.15. Rancangan Form ‘Barang’ ............................................................... 56 Gambar 4.16. Rancangan Form ‘Customer’ ........................................................... 57 Gambar 4.17. Rancangan Form ‘Penjualan’ ............................................................ 58 Gambar 4.18. Rancangan Form ‘Promosi’ ............................................................. 59 Gambar 4.19. Rancangan Form ‘Perhitungan Regresi’ .......................................... 60 Gambar 4.20. Rancangan Relasi Antar Tabel ......................................................... 65 Gambar 5.1.
Form Main......................................................................................... 67
vii
Gambar 5.2.
Form Data Barang ............................................................................ 68
Gambar 5.3.
Form Data Customer ........................................................................ 69
Gambar 5.4.
Form Data Transaksi Penjualan ....................................................... 70
Gambar 5.5.
Form Data Biaya Promosi ................................................................ 71
Gambar 5.6.
Form Data Perhitungan Regresi ....................................................... 72
Gambar 5.7.
Laporan Daftar Barang ..................................................................... 73
Gambar 5.8.
Laporan Daftar Customer ................................................................. 74
Gambar 5.9.
Laporan Penjualan Per Tanggal ....................................................... 75
Gambar 5.10. Laporan Penjualan Per Barang ......................................................... 76 Gambar 5.11. Laporan Penjualan Per Customer ..................................................... 77 Gambar 5.12. Laporan Promosi Per Tanggal .......................................................... 78 Gambar 5.13. Laporan Promosi Per Tanggal .......................................................... 79
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1.
Empat Mode Pembuatan Pengetahuan ................................................. 15
Tabel 2.2.
Contoh data value dari atribut pada entitas mahasiswa ....................... 25
Tabel 2.3.
Contoh record pada tabel mahasiswa ................................................... 25
Tabel 2.4.
Contoh tabel mahasiswa ....................................................................... 26
Tabel 2.5.
Perbandingan Analisis Statistik dengan Data Mining.......................... 29
Tabel 2.6.
Tabel Perbandingan Antara Biaya Iklan dan Penjualan ....................... 32
Tabel 3.1.
Jadwal Penelitian .................................................................................. 34
Tabel 4.1.
Struktur Tabel TCustomer .................................................................... 61
Tabel 4.2.
Struktur Tabel TBarang ........................................................................ 62
Tabel 4.3.
Struktur Tabel TJual ............................................................................. 62
Tabel 4.4.
Struktur Tabel TDJual .......................................................................... 63
Tabel 4.5.
Struktur Tabel TPromosi ...................................................................... 64
Tabel 4.6.
Struktur Tabel TDPromosi ................................................................... 64
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
: Daftar Riwayat Hidup Mahasiswa
Lampiran 2
: Surat Keputusan Dosen Pembimbing Skripsi
Lampiran 3
: Surat Keterangan dari Perusahaan
Lampiran 4
: Kartu Bimbingan Skripsi
Lampiran 5
: Listing Program
Lampiran 6
: CD Program
x
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Dewasa ini penggunaan teknologi informasi yang diintegrasikan dengan proses pekerjaan di suatu organisasi sudah menjadi kebutuhan mutlak. Hal ini dikarenakan adanya kebutuhan dari organisasi tersebut untuk meningkatkan kemampuannya dalam menganalisis masalah-masalah yang dihadapinya serta dalam pengambilan keputusan. Ketersediaan data dan informasi yang lengkap, benar dan tepat sudah menjadi kebutuhan pokok bagi kelangsungan hidup suatu organisasi. Business Intelligence (BI) merupakan salah satu bentuk implementasi yang mampu menjawab kebutuhan di atas. BI telah banyak digunakan oleh organisasiorganisasi dalam mengelola data dan informasi sampai dengan dukungan pengambilan keputusan. Secara ringkas, BI dapat diartikan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari hasil analisis data yang diperoleh dari kegiatan (usaha) suatu organisasi. BI biasanya dikaitkan dengan upaya untuk memaksimalkan kinerja suatu organisasi. Business Intelligence System merupakan istilah yang umumnya digunakan untuk jenis aplikasi ataupun teknologi yang digunakan untuk membantu kegiatan BI, seperti mengumpulkan data, menyediakan akses, serta menganalisa data dan informasi mengenai kinerja perusahaan. BI dapat membantu suatu organisasi mendapatkan pengetahuan yang jelas mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja organisasi sehingga dapat membantu organisasi dalam pengambilan keputusan serta sekaligus meningkatkan keunggulannya
1
2
(competitive advantage). BI juga dapat membantu suatu organisasi dalam menganalisis perubahan tren yang terjadi sehingga akan membantu organisasi menentukan strategi yang diperlukan dalam mengantisipasi perubahan tren tersebut. UD. Medan Fiberglass merupakan salah satu perusahaan yang memproduksi dan menjual fiberglass di Medan. UD. Medan Fiberglass saat ini mempekerjakan 80 orang karyawan yang termasuk staf di dalamnya. Kualitas barang dan pelayanan kepada pelanggan yang tetap dijaga dan dikontrol selama lebih kurang 10 tahun ini merupakan salah satu keistimewaan dari perusahaan tersebut sehingga pelanggan merasa puas dan senang. Saat ini, UD. Medan Fiberglass masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel untuk mencatat data penjualan dari perusahaan. Selain itu, perusahaan juga melakukan proses promosi terhadap produk yang dijual oleh perusahaan sehingga diharapkan dapat meningkatkan omset penjualan dari produk tersebut. Proses promosi ini pasti memerlukan sejumlah biaya tertentu. Jenis biaya ini disebut sebagai biaya promosi. Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah belum tersedianya informasi hubungan antara biaya promosi dan total omset penjualan, sehingga pihak manajemen tidak dapat memprediksi besar biaya promosi yang harus dikeluarkan untuk meningkatkan omset penjualan dari perusahaan. Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, maka dapat diterapkan metode regresi. Regresi adalah suatu teknik untuk mendapatkan fungsi secara umum yang mewakili atau menyatakan pola data. Karena fungsi yang diperoleh adalah fungsi pendekatan, maka regresi bisa dikatakan suatu teknik untuk memperoleh fungsi pendekatan yang jaraknya paling kecil pada semua data. Bila terdapat data (xi, yi),
3
maka regresi akan menghasilkan fungsi pendekatan ŷ = f(x), yang dalam hal ini a menyatakan intersep atau perpotongan dengan sumbu tegak, dan b adalah kemiringan atau gradiennya. Lambang ŷ digunakan di sini untuk membedakan antara nilai ramalan yang dihasilkan garis regresi dan nilai pengamatan y yang sesungguhnya untuk nilai x tertentu. Garis regresi demikian dapat digambarkan pada diagram pencar. Bila nilai dugaan titik bagi a dan b telah diperoleh dari data contoh, maka garis regresinya dapat digunakan untuk meramalkan nilai ŷ padanan suatu nilai x tertentu. Tentu saja, nilai ramalan ŷ ini merupakan nilai dugaan titik bagi ŷ, sehingga kecil sekali kemungkinannya persis sama. Tetapi, tentu saja kita berharap bahwa keduanya berdekatan. Salah satu rumus yang dapat digunakan untuk menentukan nilai dugaan titik bagi a dan b berdasarkan data contoh adalah metode kuadrat terkecil. Di antara semua kemungkinan garis lurus yang dapat dibuat pada diagram pencar, metode kuadrat terkecil memilih suatu garis regresi yang membuat jumlah kuadrat jarak vertikal dari titik-titik pengamatan ke garis regresi tersebut sekecil mungkin. Penulis merasa tertarik untuk membahas mengenai metode regresi dan menerapkannya untuk melakukan prediksi hubungan antara biaya promosi dengan hasil penjualan. Kelebihan dari aplikasi yang dibuat dibandingkan dengan aplikasi SPSS adalah aplikasi yang dirancang dapat menampilkan detail perhitungan dari metode regresi sehingga dapat digunakan untuk membantu pemahaman mengenai metode regresi. Berdasarkan alasan itulah, maka peneliti merasa tertarik untuk melakukan penelitian dengan memilih judul “Aplikasi Penerapan Metode Regresi untuk Memprediksi Hubungan Antara Biaya Promosi dan Hasil Penjualan“.
4
1.2.
Identifikasi Masalah Adapun permasalahan yang timbul dalam sistem yang diterapkan saat ini
adalah: 1. Tidak dapat mengetahui hubungan antara biaya promosi dengan hasil penjualan. 2. Tidak dapat memperoleh informasi apakah proses promosi berhasil atau tidak. 3. Kesulitan memperoleh informasi apakah kenaikan biaya promosi dapat mendongkrak omset penjualan atau tidak.
1.3. Batasan Masalah Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan tentunya sangat banyak dan kompleks. Untuk itu, ruang lingkup penelitian ini adalah: 1. Input yang dibahas mencakup data biaya promosi per periode dan data omset penjualan per periode. 2. Output yang dihasilkan mencakup laporan hasil prediksi hubungan antara biaya promosi dan hasil penjualan, serta besar nilai prediksi hasil penjualan yang akan diperoleh untuk biaya promosi tertentu. 3. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 2010. 4. Database akan dibuat dengan aplikasi Microsoft Access 2007. 5. Laporan akan dibuat dengan aplikasi Borland Crystal Report 10.
5
1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah menganalisis dan merancang aplikasi untuk memprediksi hubungan antara biaya promosi dan hasil penjualan dengan menggunakan metode regresi. Adapun manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Bagi peneliti, penelitian ini dapat membantu peneliti untuk memahami proses kerja dari metode regresi serta meningkatkan wawasan dan pengetahuan penulis mengenai proses pembuatan perangkat lunak dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic.NET 2010. 2. Bagi perusahaan, laporan yang dihasilkan dapat memberikan masukan kepada perusahaan mengenai kelebihan dan kelemahan sistem yang digunakan serta rancangan program yang dapat digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi. 3. Bagi perpustakaan, penelitian ini dapat menambah referensi mengenai metode regresi. 4. Bagi masyarakat, hasil penelitian ini dapat menjadi referensi dalam mempelajari mengenai metode regresi dan penerapannya dalam memprediksi hubungan antara biaya promosi dan hasil penjualan.
1.5. Sistematika Penulisan Agar pembahasan lebih sistematis, maka skripsi ini dibuat dalam enam bab, yaitu:
6
BAB I
: PENDAHULUAN Berisi tentang latar belakang, identifikasi masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II
: LANDASAN TEORI Berisi tentang penjelasan singkat mengenai sistem informasi, metodologi pengembangan sistem, Data Flow Diagram (DFD), kamus data, basis data, normalisasi, Microsoft Visual Basic 2010, Microsoft Access 2007 dan Crystal Report 10.
BAB III
: METODE PENELITIAN Berisi tentang metode pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan skripsi.
BAB IV
: ANALISA DAN PERANCANGAN Berisi tentang analisis dokumen masukan dan keluaran dari sistem yang digunakan pada sistem berjalan dan perancangan terhadap sistem usulan.
BAB V
: HASIL DAN PEMBAHASAN Berisi tentang tampilan output sistem dan penjabaran singkat mengenai kelebihan dan kelemahan sistem.
BAB VI
: KESIMPULAN DAN SARAN Berisi
tentang
kesimpulan
yang
menyelesaikan skripsi ini dan saran-saran.
dapat
ditarik
setelah
BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Data Data adalah bentuk jamak dari datum, berasal dari bahasa Latin yang
berarti ”sesuatu yang diberikan”. Dalam penggunaan sehari-hari, data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra. Data yang berbentuk bilangan disebut data kuantitatif, harganya berubah – ubah atau bersifat variabel. Dari nilainya, dikenal dua golongan data kuantitatif yaitu, 1. Data dengan variabel diskrit atau singkatnya disebut data diskrit. 2. Data dengan variabel kontinu atau singkatnya disebut data kontinu. Hasil menghitung atau membilang merupakan data diskrit sedangkan hasil pengukuran merupakan data kontinu. Contoh data diskrit yaitu: 1. Keluarga A mempunyai lima anak laki – laki dan tiga anak perempuan. 2. Kabupaten B sudah membangun 85 gedung sekolah. Sedang contoh data kontinu dapat dilihat dalam tiga hal berikut: 1. Tinggi badan seseorang, misalnya 155 cm, 167 cm, atau 172,4 cm. 2. Luas daerah sebesar 425,7 km2. 3. Kecepatan mobil 60 km / jam.
7
8
Data yang bukan kuantitatif disebut data kualitatif. Ini tidak lain daripada data yang dikategorikan menurut lukisan kualitas objek yang dipelajari. Golongan ini dikenal pula dengan nama atribut. Misalnya sembuh, rusak, gagal, berhasil, dan sebagainya. Menurut sumbernya, data terbagi menjadi dua macam yaitu: 1. Data Intern Pengusaha mencatat segala aktivitas perusahaannya sendiri, misalnya keadaan pegawai, pengeluaran, keadaan barang di gudang, hasil jualan, keadaan produksi pabriknya dan lain – lain aktivitas yang terjadi di dalam perusahan itu. Data yang diperoleh demikian merupakan data intern. 2. Data Ekstern Dalam berbagai situasi, untuk perbandingan misalnya, diperlukan data dari sumber lain di luar perusahaan tadi. Data demikian merupakan data ekstern. Data ekstern dibagi menjadi dua yaitu: a. Data Ekstern Primer atau disingkat Data Primer, yaitu data yang dikeluarkan dan dikumpulkan oleh badan yang sama. b. Data Ekstern Sekunder atau disingkat Data Sekunder, yaitu data yang dikeluarkan dan dikumpulkan oleh badan yang berbeda. Menurut Saleh (2008: 12), “data yang baru dikumpulkan dan belum pernah mengalami pengolahan apapun dikenal dengan nama data mentah. Satu hal yang harus diperhatikan yaitu bagaimanapun dan dari manapun data diperoleh, kebenaran data yang diperoleh harus dapat diandalkan”.
9
2.2
Informasi Kata informasi berasal dari kata Perancis kuno informacion (tahun 1387)
yang diambil dari bahasa latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”. Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktifitas dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan” ”Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”. (Wilkinson, 2008: 2) Informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu: 1. Informasi Strategis Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dsb. 2. Informasi Taktis Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan. 3. Informasi Teknis Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi pensediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian. Data diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus
10
informasi (information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycle). Secara ringkas siklus informasi dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 2.1 Siklus Informasi Sumber : Hartono, 2010: 9 Tingkat kualitas informasi dipengaruhi oleh: 1. Akurat (Accurate) Informasi yang disampaikan harus bebas dari kesalahan dan tidak boleh menyesatkan sehingga informasi dapat tersalurkan dan sampai pada pencerminan maksud informasi tersebut 2. Tepat Waktu (Timeliness) Informasi yang dihasilkan tidak terlambat karena akan mempunyai nilai yang tidak baik, yang bisa berakibat fatal dalam pengambilan keputusan. 3. Relevan (Relevance) Informasi tersebut harus dapat memberikan manfaat bagi pemakai. Relevan informasi untuk setiap orang selalu berbeda berdasarkan atas kebutuhan masing-masing orang.
11
Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi, antara lain: 1. Menambah pengetahuan 2. Mengurangi ketidakpastian 3. Mengurangi resiko kegagalan 4. Mengurangi keanekaragaman / variasi yang tidak diperlukan 5. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan. Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya, yaitu: 1. Kemudahan dalam memperoleh. 2. Sifat luas dan kelengkapannya. 3. Ketelitian (accuracy). 4. Kecocokan dengan pengguna (relevance). 5. Ketepatan waktu. 6. Kejelasan (clarity). 7. Fleksibilitas / keluwesannya. 8. Dapat dibuktikan. 9. Tidak ada prasangka. 10. Dapat diukur. (Abdul Kadir, 2010: 31)
2.3
Pengetahuan Pengetahuan adalah informasi atau maklumat yang diketahui atau disadari
oleh seseorang. Pengetahuan termasuk, tetapi tidak dibatasi pada deskripsi,
12
hipotesis, konsep, teori, prinsip dan prosedur yang secara Probabilitas Bayesian adalah benar atau berguna. Dalam pengertian lain, pengetahuan adalah berbagai gejala yang ditemui dan diperoleh manusia melalui pengamatan inderawi. Pengetahuan muncul ketika seseorang menggunakan indera atau akal budinya untuk mengenali benda atau kejadian tertentu yang belum pernah dilihat atau dirasakan sebelumnya. Misalnya ketika seseorang mencicipi masakan yang baru dikenalnya, ia akan mendapatkan pengetahuan tentang bentuk, rasa, dan aroma masakan tersebut. Pengetahuan yang lebih menekankan pengamatan dan pengalaman inderawi dikenal sebagai pengetahuan empiris atau pengetahuan aposteriori. Pengetahuan ini bisa didapatkan dengan melakukan pengamatan dan observasi yang dilakukan secara empiris dan rasional. Pengetahuan empiris tersebut juga dapat berkembang menjadi pengetahuan deskriptif bila seseorang dapat melukiskan dan menggambarkan segala ciri, sifat, dan gejala yang ada pada objek empiris tersebut. Pengetahuan empiris juga bisa didapatkan melalui pengalaman pribadi manusia yang terjadi berulangkali. Misalnya, seseorang yang sering dipilih untuk memimpin organisasi dengan sendirinya akan mendapatkan pengetahuan tentang manajemen organisasi. Selain pengetahuan empiris, ada pula pengetahuan yang didapatkan melalui akal budi yang kemudian dikenal sebagai rasionalisme. Rasionalisme lebih menekankan pengetahuan yang bersifat apriori; tidak menekankan pada pengalaman. Misalnya pengetahuan tentang matematika. Dalam matematika, hasil 1 + 1 = 2 bukan didapatkan melalui pengalaman atau pengamatan empiris, melainkan melalui sebuah pemikiran logis akal budi.
13
Pengetahuan tentang keadaan sehat dan sakit adalah pengalaman seseorang tentang keadaan sehat dan sakitnya seseorang yang menyebabkan seseorang tersebut bertindak untuk mengatasi masalah sakitnya dan bertindak untuk
mempertahankan kesehatannya
atau
bahkan
meningkatkan status
kesehatannya. Rasa sakit akan menyebabkan seseorang bertindak pasif dan atau aktif dengan tahapan-tahapannya. Topologi pengetahuan dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 2.2 Topologi Pengetahuan Sumber : Rajagukguk, 2008: 2 Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti
14
pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Transfer pengetahuan (salah satu aspek dari manajemen pengetahuan) dalam berbagai bentuk, telah sejak lama dilakukan. Contohnya adalah melalui diskusi sepadan dalam kerja, magang, perpustakaan perusahaan, pelatihan profesional, dan program mentoring. Walaupun demikian sejak akhir abad ke-20, teknologi tambahan telah diterapkan untuk melakukan tugas ini, seperti basis pengetahuan, sistem pakar, dan repositori pengetahuan. Tipe pengetahuan dapat dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu: 1. Pengetahuan eksplisit (explicit knowledge), yang dapat dihubungkan pada bahasa formal, mencakup struktur bahasa (kata dan angka), ekspresi matematika, spesifikasi, pedoman, dan sebagainya. Pengetahuan eksplisit dapat disebarkan kepada orang lain dan juga dapat diproses dengan mudah dengan menggunakan komputer, transmisi secara elektronik, atau disimpan dalam database. 2. Pengetahuan tak diucapkan (tacit knowledge), yaitu pengetahuan pribadi yang disimpan sebagai pengalaman pribadi, termasuk hal yang tidak dapat diraba, seperti kepercayaan pribadi, perspektif dan sistem penilaian. Pengetahuan ini sangat susah untuk dihubungkan pada bahasa formal (sulit namun bukan tidak mungkin). Pengetahuan ini terdiri dari pengertian atau wawasan subjektif, intuisi dan dugaan (prasangka / perkiraan). Sebelum pengetahuan ini dapat dikomunikasikan, maka harus dikonversi ke bentuk kata, model atau angka yang dapat dipahami. Sebagai tambahan, terdapat dua dimensi dari pengetahuan tak diucapkan ini, yaitu:
15
a. Dimensi teknis / prosedur (technical dimension / prosedural), mencakup berbagai macam bahasa informil (bahasa tak resmi) dan keahlian yang sering diperoleh dalam bentuk ’mengetahui-bagaimana’ (know-how). Sebagai
contoh,
seseorang
yang
memiliki
keahlian
tertentu
mengembangkan kekayaan dari keahliannya setelah memiliki beberapa tahun
pengalaman.
Tetapi,
orang
tersebut
akan
sangat
sulit
mengungkapkan dengan kata-kata mengenai prinsip teknik atau sains dari keahliannya. Pengertian pribadi yang subjektif, intuisi, dugaan dan inspirasi yang diturunkan dari pengalaman jasmani termasuk dalam dimensi ini. b. Dimensi pemikiran (cognitive dimension), mencakup kepercayaan, persepsi, cita-cita, emosi dan model mental yang tertanam dalam diri seseorang yang diusahakan untuk diakui orang lain. Walaupun hal-hal tersebut tidak dapat diungkapkan dengan mudah, dimensi pengetahuan ini membuat cara bagi seseorang untuk merasakan dunia disekelilingnya. Empat mode dari pembuatan atau pengubahan pengetahuan yang diturunkan dari kedua pengetahuan di atas adalah: Tabel 2.1 Empat Mode Pembuatan Pengetahuan
Dari tacit knowledge
Ke tacit knowledge
Ke explicit knowledge
Sosialisasi (Socialization)
Eksternalisasi (Externalization)
Dari explicit knowledge
(Rajagukguk, 2008: 4)
Internalisasi
Kombinasi
(Internalization)
(Combination)
16
1. Socialization : dari tacit ke tacit, yaitu membagikan (bertukar) pengalaman untuk membuat tacit knowledge, seperti membagikan model mental dan keahlian teknis. Mode ini juga termasuk pengamatan, peniruan (imitasi) dan latihan. Namun, pengalaman merupakan kuncinya. 2. Internalization : dari explicit ke tacit, yaitu memasukkan atau menambahkan explicit knowledge ke dalam tacit knowledge, yang memiliki hubungan yang erat dengan ‘belajar dengan melakukan’ (learning by doing). Secara normal, pengetahuan diungkapkan atau digambarkan menjadi dokumen atau cerita oral (lisan). 3. Externalization : dari tacit ke explicit, yaitu proses inti dari mengungkapkan tacit knowledge menjadi konsep eksplisit melalui metafora, analogi, konsep, hipotesis, atau model. Perlu diingat bahwa ketika seseorang mengkonsep sebuah gambar, maka akan diungkapkan intisarinya dengan bahasa. 4. Combination : dari explicit ke explicit, yaitu sebuah proses menyusun konsep menjadi sebuah sistem bahasa. Pertukaran individu dan menggabungkan pengetahuan melalui media, seperti dokumen, rapat dan penggolongan. Edukasi formal dan banyak program latihan melakukan hal ini.
2.4
Sistem Informasi “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat managerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah laporan yang diperlukan”. (Jeffrey L.Whitten, Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Dittman, 2011: 10)
17
Peranan dari sistem informasi antara lain: 1. Mempermudah
manajemen
didalam
pelaksanaan
pekerjaan,
karena
pemasukan data hanya melalui satu unit dengan prosedur-prosedur yang ditetapkan. 2. Memudahkan pelaksanaan pekerjaan antar bagian karena data dapat diakses dengan cepat. 3. Memudahkan manajemen dalam proses pengendalian, karena tersedia datadata baru. Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yaitu : 1. Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
18
4. Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi merupakan kotak alat dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). 5. Blok Basis Data (Database Block) Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. 6. Blok Kendali (Controls Block) Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan dari sistem itu sendiri, kesalahan, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. (Hartono, 2010: 12) Building block tersebut dapat digambarkan seperti terlihat pada gambar berikut:
19
Gambar 2.3 Komponen dari Sistem Informasi Sumber : Hartono, 2010: 14 Sistem informasi juga dikembangkan untuk berbagai tujuan yang berbedabeda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian: 1. Transaction Processing Systems (TPS) TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji
dan
inventarisasi. TPS berfungsi pada
level organisasi yang
memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer. 2. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS) OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya
20
secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing. KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat. 3. Sistem Informasi Manajemen (SIM) SIM tidak menggantikan TPS, tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data). 4. Decision Support Systems (DSS) DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung
pembuat
keputusan
diseluruh
tahap-tahapnya,
meskipun
keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan. 5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI) AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatanpendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems)
21
secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meninggalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yakni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan antarmuka pengguna. 6. Group
Decision
Support
Systems
(GDSS)
dan
Computer-Support
Collaborative Work Systems (CSCW) Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semiterstruktur dan tak terstruktur, maka group decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan. 7. Executive Support Systems (ESS) ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempattempat yang bisa diakses seperti kantor. (Kenneth E.Kendall dan Julie E.Kendall(I), 2010: 2)
22
Gambaran dari pembagian sistem informasi ini dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 2.4 Jenis-Jenis Sistem Informasi Sumber: Kenneth E.Kendall dan Julie E.Kendall(I), 2010: 2
2.5
Basis Data (Database) Sebuah basis data pada hakikatnya merupakan computerized record
keeping system. Sebuah basis data dioperasikan di atas SPBD (Sistem Pengolahan Basis Data). Sebuah SPBD pada dasarnya adalah sebuah mesin semu (virtual machine) yang mendefinisikan tipe-tipe (data), operasi-operasi (yang terkait dengan tipe-tipe tersebut), nilai-nilai dan aturan perubahan nilai objek-objek sesuai dengan tipe setiap objek. Basis data (database) adalah kumpulan dari kelompok data (tabel-tabel) yang saling berhubungan, sehingga membentuk suatu bangunan data yang dapat menginformasikan tentang suatu perusahaan atau institusi. Basis data tidak hanya merupakan kumpulan file. Lebih dari itu, basis data adalah pusat sumber data yang caranya dipakai oleh banyak pemakai untuk berbagai aplikasi. Inti dari basis
23
data adalah database management system (DBMS), yang membolehkan pembuatan, modifikasi, dan pembaharuan basis data; mendapatkan kembali data; dan membangkitkan laporan. Tujuan basis data yang efektif yaitu: 1. Memastikan bahwa data dapat dipakai di antara pemakai untuk berbagai aplikasi. 2. Memelihara data baik keakuratan maupun kekonsistenannya. 3. Memastikan bahwa semua data yang diperlukan untuk aplikasi sekarang dan yang akan datang akan disediakan dengan cepat. 4. Membolehkan basis data untuk berkembang dan kebutuhan pemakai untuk berkembang. 5. Membolehkan pemakai untuk membangun pandangan personalnya tentang data tanpa memperhatikan cara data disimpan secara fisik. Tujuan yang telah disebutkan di atas memberikan keuntungan dan kerugian pendekatan basisdata. Pertama, pemakaian data berarti bahwa data perlu disimpan hanya sekali. Membantu mencapai integritas data, karena mengubah data yang diselesaikan lebih mudah dan dapat dipercaya jika data muncul hanya sekali dalam banyak file berbeda. Ketika pemakai memerlukan data khusus, basisdata yang dirancang dengan baik (well-designed) memenuhi lebih dahulu kebutuhan data yang demikian. Akibatnya, data memiliki kesempatan tersedia yang lebih baik dalam basisdata daripada dalam sistem file yang konvensional. Basisdata yang dirancang dengan baik juga lebih fleksibel daripada file terpisah, karena itu, basisdata dapat berkembang seperti pada perubahan kebutuhan pemakai dan aplikasinya. Akhirnya, pendekatan basisdata memiliki keuntungan yang membolehkan
24
pemakai untuk memiliki pandangan sendiri mengenai data. Pemakai tidak perlu memperhatikan struktur sebenarnya basisdata atau penyimpan fisiknya. Kerugian pertama pendekatan basisdata adalah bahwa semua data disimpan dalam satu tempat. Oleh karena itu, data lebih mudah diserang bencana dan membutuhkan backup yang lengkap. Terdapat risiko bahwa administrator basisdata menjadi satu-satunya orang yang mempunyai hal istimewa atau kemampuan cukup untuk mendekati data. Prosedur birokratis perlu untuk memodifikasi atau memperbaharui basisdata secara lengkap yang terlihat tidak dapat diatasi. (Kenneth E. Kendall & Julie E. Kendall, (2), 2010: 128) Kerugian lain terjadi ketika usaha untuk mencapai dua tujuan efektif untuk mengatur sumber data, seperti: 1. Menjaga waktu yang diperlukan untuk insert, update, menghapus dan memperoleh kembali data untuk suatu jumlah yang dapat dipertahankan. 2. Menjaga harga penyimpanan data untuk jumlah yang dapat diterima. Sebuah basis data terdiri atas beberapa tabel (sesuai dengan kebutuhan program). Sebuah tabel terdiri atas beberapa record dan sebuah record terdiri atas beberapa field. Gambar berikut merupakan gambar struktur basis data.
Gambar 2.5 Struktur Basis Data Sumber: Kristanto, 2011: 16
25
2.5.1
Elemen Dasar Basis Data Beberapa elemen dasar dari basis data adalah sebagai berikut:
1. Entitas (entity), yaitu bagian eksternal dari suatu sistem (seperti orang, bagian, kelompok orang, atau objek) yang berinteraksi dengan sistem itu sendiri. Contoh : Mahasiswa, Pegawai, dan sebagainya. 2. Atribut (field), yaitu item-item yang terdapat pada sebuah entitas yang dapat bertindak sebagai pengenal bagi entitas tersebut. Contoh : Mahasiswa dapat memiliki atribut nomor induk, nama, umur, alamat, dan sebagainya. 3. Data value, yaitu nilai atau isi dari masing-masing atribut. Contoh : Mahasiswa dapat memiliki data-data value berikut ini, Tabel 2.2 Contoh data value dari atribut pada entitas mahasiswa Atribut
Data value
Nama
Suwandi
Jenis Kelamin
Laki-laki
4. Rekaman (record), yaitu kumpulan dari atribut-atribut (medan data) yang menginformasikan sebuah entitas secara lengkap. Contoh : tabel Mahasiswa dapat memiliki beberapa record berikut ini, Tabel 2.3 Contoh record pada tabel mahasiswa Nama
Jenis Kelamin
Tommi
Laki-laki
Hendra
Laki-aki
5. Tabel (file), yaitu kumpulan dari record-record sejenis dengan panjang elemen yang sama tapi data valuenya berbeda.
26
Contoh : tabel Mahasiswa Tabel 2.4 Contoh tabel mahasiswa Nama
Jenis Kelamin
Tommi
Laki-laki
Hendra
Laki-laki
…
…
(Oetomo, 2011: 112)
2.5.2
Perancangan Basis Data Perancangan basis data adalah suatu proses sistematis untuk menghasilkan
rencana arsitektur (struktur) basis data yang baik, stabil dan optimal. Dalam merancang basis data ini, perlu dilakukan langkah-langkah perancangan basis data yang terdiri dari: 1. Formulasi dan analisis kebutuhan. Formulasi dan analisis kebutuhan ini bertujuan untuk mengetahui atau mengidentifikasi dan mendokumentasi kebutuhan data bagi organisasi (perusahaan). Pada tahap ini akan dihasilkan spesifikasi kebutuhan data yang dibuat berdasarkan identifikasi dan prediksi terhadap kebutuhan akan informasi keseluruhan dan juga kebutuhan akan proses atau transaksi data operasional. 2. Perancangan model konseptual. Tahap ini ditujukan untuk merancang rencana arsitektur dari basis data secara detail yang sering disebut dengan model konseptual (skema konseptual) sehingga menghasilkan suatu struktur informasi/ Model konseptualisasi ini berisi:
27
a. Entitas dalam enterprise. b. Atribut masing-masing entitas. c. Hubungan antar entitas. d. Perancangan model implementasi (logika). Tahapan ini bertujuan untuk menghasilkan struktur basis data secara logika dengan melalui penggabungan dan penyaringan data dari struktur informasi yang telah ada sebelumnya, dan disesuaikan dengan spesifikasi program aplikasi yang akan digunakan dalam penyelesaian keseluruhan sistem yang dirancang nantinya. 3. Perancangan model fisik Pada tahap inilah akan dihasilkan struktur basis data yang disusun dengan memperhatikan berbagai data yang telah diperoleh sebelumnya. Pembangunan sistem informasi bertumpu pada kualitas database yang disusun dan dibentuk. Database yang dibentuk diharapkan memiliki sifat-sifat antara lain: 1. Efisien dan efektif dalam pengorganisasiannya, artinya untuk menambah, menyisipkan atau menghapus data dapat dilakukan dengan mudah dan sederhana. 2. Bebas redudansi, meskipun pada batas-batas tertentu yang dapat ditolerir, redudansi juga diperbolehkan misalnya untuk mengurangi kompleksitas dalam penulisan program. 3. Fleksibel, artinya database dapat diakses dengan mudah, dinamis dan tidak tergantung sepenuhnya pada aplikasi-aplikasi tertentu.
28
4. Sistem database yang dapat dikases secara bersama dalam lingkungan jaringan sehingga mendukung penggunaan bersama dan distribusi data. (Oetomo, 2011: 115)
2.5.3
Sistem Basis Data (Database System) Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen yang saling
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem basis data adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling terkait dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam dalam suatu organisasi. Tujuan utama dalam merancang sistem basis data adalah : 1. Data harus tersedia bila pemakai ingin menggunakannya. 2. Data yang disimpan dapat dilakukan pembaharuan dan memperoleh kembali informasi. Kelebihan dari pendekatan database adalah : 1. Mengurangi duplikasi data (data redundancy). 2. Meningkatkan hubungan data (data relatability). (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall (II), 2010: 133)
2.6
Data Mining Data Mining seringkali diartikan dengan “menulis banyak laporan dan
query”. Namun pada kenyataannya kegiatan data mining tidak melakukan pembuatan laporan dan query sama sekali. Data mining dilakukan dengan tool khusus, yang mengeksekusi operasi data yang telah didefinisikan berdasarkan model analisis. Data mining adalah ekstraksi informasi atau pola yang penting
29
atau menarik dari data yang berada pada basisdata yang besar yang selama ini tidak diketahui tetapi mempunyai potensi informasi yang bermanfaat. Konsep data mining muncul dikarenakan timbulnya data explosion akibat dari penumpukan data oleh sistem pengolahan basis data terpadu di suatu organisasi. Proses data mining menggunakan berbagai perangkat analisis data untuk menemukan pola dan hubungan dalam data yang mungkin dapat digunakan untuk membuat prediksi yang valid. Data mining menganalisis data untuk menemukan informasi yang tersembunyi pada sejumlah besar data yang disimpan. Data mining merupakan proses yang berbeda dengan analisis statistik biasa. Tabel berikut menyajikan perbandingan antara keduanya: Tabel 2.5 Perbandingan Analisis Statistik dengan Data Mining Analisis Statistik Biasanya
dimulai
dengan
Data Mining hipotesis Data
(sebuah pertanyaan atau asumsi)
mining
tidak
membutuhkan
hipotesis
Untuk menyesuaikan dengan hipotesisnya Algoritma data mining dapat dengan maka dibangun sebuah persamaan
otomatis mengembangkan persamaan.
Hanya menggunakan data numerik
Tool data mining dapat menggunakan tipe data yang berbeda-beda, tidak hanya data numerik
Dapat
dilakukan
pencarian
dan Data mining bergantung pada data yang
penyaringan terhadap data kotor selama bersih dan terdokumentasi dengan baik proses analisisnya Hasil yang diperoleh diinterpretasikan Hasil data mining sulit diinterpretasikan, sendiri dan menyampaikan hasil tersebut dan masih harus melibatkan ahli statistik kepada manajer dan eksekutif perusahaan
dalam menganalisis hasil tersebut dan menyampaikan hasil tersebut kepada eksekutif organisasi
Sumber: Saleh, 2008: 127
30
Hasil dari operasi data mining berupa tabel-tabel dan file-file yang berisi data analisis yang dapat diakses dengan query dan reporting tools. Terdapat empat operasi umum data mining yaitu : 1. Predictive and Classification Modeling, yang biasa digunakan untuk memperkirakan suatu kejadian khusus. Diasumsikan bahwa seorang analis mempunyai pertanyaan khusus untuk ditanyakan. 2. Link Analysis, yang digunakan untuk mencari hubungan antara record-record pada basis data. 3. Database Segmentation, yang digunakan untuk mengelompokkan recordrecord yang berhubungan ke dalam segmen-segmen. Pengelompokkan ini merupakan langkah pertama dari pemilihan data, sebelum operasi data mining lainnya dilakukan. 4. Deviation Detection, yang digunakan untuk mencari record-record yang dipandang tidak normal dan memberikan alasan untuk anomali tersebut. (Saleh, 2008: 127)
2.7
Metode Regresi Regresi adalah suatu teknik untuk mendapatkan fungsi secara umum yang
mewakili atau menyatakan pola data. Karena fungsi yang diperoleh adalah fungsi pendekatan, maka regresi bisa dikatakan suatu teknik untuk memperoleh fungsi pendekatan yang jaraknya paling kecil pada semua data. Bila terdapat data (xi, yi), maka regresi akan menghasilkan fungsi pendekatan ŷ = f(x), yang dalam hal ini a menyatakan intersep atau perpotongan dengan sumbu tegak, dan b adalah kemiringan atau gradiennya. Lambang ŷ digunakan di sini untuk membedakan
31
antara nilai ramalan yang dihasilkan grasi regresi dan nilai pengamatan y yang sesungguhnya untuk nilai x tertentu. Garis regresi demikian dapat digambarkan pada diagram pencar. Bila niai dugaan titik bagi a dan b telah diperoleh dari data contoh, maka garis regresinya dapat digunakan untuk meramalkan nilai ŷ padanan suatu nilai x tertentu. Tentu saja, nilai ramalan ŷ ini merupakan nilai dugaan titik bagi ŷ, sehingga kecil sekali kemungkinannya persisi sama. Tetapi, tentu saja kita berharap bahwa keduanya berdekatan. Salah satu rumus yang dapat digunakan untuk menentukan nilai dugaan titik bagi a dan b berdasarkan data contoh adalah metode kuadrat terkecil. Di antara semua kemungkinan garis lurus yang dapat dibuat pada diagram pencar, metode kuadrat terkecil memilih suatu garis regresi yang membuat jumlah kuadrat jarak vertikal dari titik-titik pengamatan ke garis regresi tersebut sekecil mungkin. Jadi, bila ei menyatakan smpangan vertikal dari titik ke-i ke garis regresi, maka metode kuadrat terkecil menghasilkan rumus untuk menghitung a dan b sehingga jumlah kuadrat semua simpangan itu minimum. Jumlah kuadrat semua simpangan ini disebut jumlah kuadrat galat sekitar garis regresi dan dilambangkan dengan JKG. Jadi, jika kita diberikan segugus data berpasangan {(xi, yi); i = 1, 2, ..., n}, maka kita harus menentukan a dan b sehingga meminimumkan: n
n
JKG = ∑ ei2 = ∑ (yi – a – bxi)2 i=1
i=1
Agar dapat lebih memahami mengenai regresi ini, maka diberikan sebuah contoh sederhana berikut ini:
32
Sebuah penelitian dilakukan oleh seorang pedagang eceran untuk menentukan hubungan antara biaya pemasangan iklan per minggu dan hasil penjualannya. Data yang diperoleh adalah sebagai berikut: Tabel 2.6 Tabel Perbandingan Antara Biaya Iklan dan Penjualan Biaya Promosi ($) = x
Penjualan ($) = y
65
85
50
74
55
76
65
90
55
85
70
87
65
94
70
98
55
81
70
91
50
76
55
74
Cara prediksi hubungan antara biaya promosi dengan hasil penjualan dapat dirincikan sebagai berikut: 1. Tentukan garis regresi bagi data dalam tabel.
Sehingga:
33
b = [(12)(61685) – (725)(1011)] / [(12)(44475) – (725)2] b = 0.897 a = 84.250 – (0.897)(60.417) = 30.056 Dengan demikian, garis regresinya adalah: ŷ = 30.056 + 0.897x 2. Berdasarkan rumusan yang diperoleh pada hasil perhitungan di atas, maka dapat diprediksi total penjualan dari biaya promosi yang dikeluarkan. Misalkan biaya promosi x = 50, maka ŷ = 74.9. Sedangkan apabila biaya promosi x = 70, maka ŷ = 92.8. (Saleh, 2008: 129)
BAB III METODE PENELITIAN
3.1
Tempat dan Jadwal Penelitian Penelitian dilakukan di UD. Medan Fiberglass Medan. Penelitian dimulai
dari Bulan November 2014 dan berakhir pada Bulan April 2015. Berikut dijabarkan jadwal penelitian selengkapnya: Tabel 3.1 Jadwal Penelitian
Waktu Kegiatan
November
Desember
Januari
Februari
Maret
April
2014
2014
2015
2015
2015
2015
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Identifikasi Masalah
dan
Pengumpulan Data Analisa Sistem Perancangan Sistem Pembangunan Sistem Uji Coba Sistem Penulisan Laporan Skripsi
34
35
3.2
Kerangka Kerja Dalam melakukan perancangan sistem, diperlukan sebuah kerangka kerja
yang dijadikan sebagai panduan mengenai langkah-langkah yang harus dikerjakan. Adapun kerangka kerja yang dibuat penulis seperti Gambar 3.1: Identifikasi Masalah
Pengumpulan Data
Analisa Sistem
Perancangan Sistem
Pembangunan Sistem
Uji Coba Sistem
Gambar 3.1 Kerangka Kerja Penelitian
3.2.1
Metode Pengumpulan Data Dalam melakukan penelitian ini, penulis melakukan pengumpulan data
dengan cara sebagai berikut: 1. Pengamatan (Observation) Pengamatan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah dengan mengamati secara langsung terhadap penerapan sistem di perusahaan yang diteliti. 2. Wawancara (Interview) Dalam hal ini dilakukan tanya jawab dengan pimpinan UD. Medan Fiberglass Medan mengenai aspek-aspek dan kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi yang diterapkan.
36
3. Studi Dokumen Dalam proses ini, dilakukan pengambilan contoh dari tampilan format laporan yang digunakan pada UD. Medan Fiberglass Medan untuk diolah dan disusun dalam skripsi ini.
3.2.2
Analisa Sistem UD. Medan Fiberglass merupakan salah satu perusahaan yang
memproduksi dan menjual fiberglass di Medan. Dewasa ini, UD. Medan Fiberglass memiliki jumlah penjualan yang cukup tinggi baik tunai maupun kredit. Perusahaan mencatat data penjualan ke dalam sebuah buku pengelolaan data penjualan. Namun, UD. Medan Fiberglass tidak dapat memprediksi hubungan antara biaya promosi yang telah dikeluarkan dengan total omset penjualan yang diperoleh perusahaan. Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, maka dapat diterapkan metode regresi.
3.2.3
Perancangan Sistem Mengacu kepada analisis sistem berjalan yang dilakukan, diperoleh
berbagai permasalahan yang dihadapi oleh UD. Medan Fiberglass. Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, maka dirancang sistem usulan dengan prosedur kerja yang dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Pertama kali harus dilakukan penginputan data awal pada menu ‘Master’. 2. Proses transaksi mencakup proses prediksi hubungan antara biaya promosi dengan omset penjualan perusahaan.
37
3. Data transaksi tersebut akan diolah dan dibuat menjadi bentuk laporan sehingga dapat diperoleh informasi mengenai semua proses transaksi yang terjadi. Pada laporan juga disediakan fasilitas pencarian data, sehingga staf perusahaan dapat mencari data yang diperlukan pada laporan secara efektif dan efisien serta pihak manajemen perusahaan dapat mengetahui hubungan antara biaya promosi dengan omset penjualan perusahaan.
3.2.4
Pembangunan Sistem Sistem akan dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft
Visual Basic 2010 dengan laporan dirancang dengan menggunakan aplikasi Crystal Report 10 dan database dirancang dengan aplikasi Microsoft Access 2007.
3.2.5
Uji Coba Sistem Proses dilanjutkan dengan melakukan coding terhadap perangkat lunak
untuk melakukan koneksi ke database dan melakukan proses testing and debugging terhadap coding yang dirancang tersebut.
BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN
4.1.Analisa Sebelum melakukan perancangan sistem usulan baru, maka perlu dilakukan analisis terhadap sistem berjalan, yang mencakup analisis proses, analisis keluaran, analisis masukan dan analisis data. Berikut perinciannya.
4.1.1.
Analisa Proses Saat ini, dalam melakukan semua transaksi bisnisnya, UD. Medan
Fiberglass Medan menggunakan Microsoft Excel dalam proses pencatatan transaksi penjualan barang. Proses penjualan akan dimulai dengan adanya data pemesanan barang dari customer yang akan ditindaklanjuti oleh staf penjualan dengan mengirimkan data penjualan kepada customer yang bersangkutan. Proses penjualan akan menggunakan barang di gudang sehingga akan mengurangi jumlah barang di gudang. Data ini diperlukan untuk melakukan pengontrolan jumlah barang di gudang. Agar dapat memperoleh informasi mengenai semua proses transaksi yang terjadi, maka data transaksi tersebut akan diolah dan dibuat menjadi bentuk laporan. Adapun laporan yang terdapat pada sistem berjalan yaitu laporan penjualan, dan laporan stok. Gambar berikut ini merupakan model flow of document (FOD) dari proses penjualan pada sistem yang sedang berjalan.
38
39
Gambar 4.1 Flow of Document (FOD) dari Proses Penjualan pada Sistem Berjalan
4.1.2.
Analisa Keluaran Dokumen keluaran yang terdapat pada sistem berjalan pada perusahaan,
yaitu: 1. Faktur Jual Laporan ini dirancang dengan menggunakan Microsoft Excel dan disimpan dengan dikelompokkan berdasarkan tanggal dan bulan transaksi. Apabila terdapat pemesanan barang lagi, maka hanya mengganti tanggal, data
40
customer dan data rincian barang yang akan dipesan saja. Tampilan faktur jual dapat dilihat pada Gambar 4.2.
Gambar 4.2 Faktur Jual Nama
: Faktur Jual.
Fungsi
: Menginformasikan rincian data barang yang ingin dipesan oleh customer.
Media
: Kertas.
Distribusi
: Bagian Penjualan, Gudang dan Customer.
Rangkap
: Tiga.
Frekwensi
: Setiap terjadi transaksi penjualan barang.
Volume
: Satu kali per transaksi.
Hasil Analisis
: Rancangan faktur tidak mencantumkan nomor telepon sehingga tidak dapat dihubungi apabila supir tidak menemukan lokasi customer.
41
2. Laporan Penjualan. Berisi data pemesanan barang dan status pemenuhan dari setiap pemesanan customer. Tampilan Laporan Penjualan dapat dilihat pada Gambar 4.3.
Gambar 4.3 Laporan Penjualan Nama
: Laporan Penjualan.
Fungsi
: Menginformasikan rincian data pemesanan barang dan status pemenuhan dari setiap pemesanan customer.
Media
: Kertas.
Distribusi
: Manajer Operasional.
Rangkap
: Satu.
Frekwensi
: Setiap bulan secara periodik.
Volume
: Satu kali per bulan.
Hasil Analisis
: Laporan tidak mencantumkan total harga barang yang dipesan oleh customer dan tidak terdapat laporan penjualan per barang.
4.1.3.
Analisis Masukan Masukan (input) yang terdapat pada sistem berjalan pada perusahaan,
yaitu:
42
1. Formulir Data Customer Data customer akan diketik dan disimpan ke dalam suatu file Microsoft Excel. Data ini akan digunakan pada saat customer melakukan pemesanan barang dan pada transaksi penjualan barang. Adapun rincian dari data customer dapat dilihat pada gambar 4.4. FORMULIR DATA CUSTOMER
Kode
:
Nama
:
Alamat
:
Kota
:
Contact Person
:
No. Telp
:
No. HP
:
Gambar 4.4 Formulir Data Customer Nama
: Formulir Data Customer.
Fungsi
: Menginformasikan rincian data customer.
Media
: Kertas.
Rangkap
: Satu.
Frekwensi
: Setiap terjadi penambahan customer baru.
Volume
: Satu kali per penambahan customer.
Hasil Analisis
: Data rincian telah cukup lengkap, karena telah mencakup semua informasi yang diperlukan.
43
2. Formulir Data Pemesanan Data pemesanan ini dibuat dengan menggunakan Microsoft Excel dan akan dicetak keluar melalui media printer. Data ini akan dibuat apabila terdapat pemesanan barang dari customer. Format rincian formulir data pemesanan dapat dilihat pada gambar 4.5. FORMULIR DATA PEMESANAN
Tanggal
:
Nama
:
Kode Barang
Nama Barang
Qty
Harga
Gambar 4.5 Formulir Data Pemesanan Nama
: Formulir Data Pemesanan.
Fungsi
: Menginformasikan rincian data pemesanan.
Media
: Kertas.
Rangkap
: Satu.
Frekwensi
: Setiap terjadi transaksi pemesanan barang.
Volume
: Satu kali per transaksi.
44
Hasil Analisis
: Data rincian telah cukup lengkap, karena telah mencakup semua informasi yang diperlukan.
3. Formulir Data Barang Data ini merupakan kumpulan barang yang dijual oleh perusahaan. Adapun format rincian data barang dapat dilihat pada gambar 4.6. FORMULIR DATA BARANG
Kode Barang
Nama Barang
Harga
Gambar 4.6 Formulir Data Barang Nama
: Formulir Data Barang.
Fungsi
: Menginformasikan rincian data barang yang dijual oleh perusahaan.
Media
: Kertas.
Rangkap
: Satu.
Frekwensi
: Setiap terjadi penambahan barang baru.
Volume
: Satu kali per penambahan barang.
Hasil Analisis
: Data rincian telah cukup lengkap, karena telah mencakup semua informasi yang diperlukan. Data lainnya seperti satuan, merek dan ukuran tidak diperlukan, karena merek
45
yang dijual hanyalah merek perusahaan sendiri sedangkan satuan dan ukuran yang digunakan juga hanya 1 buah saja, karena perusahaan tidak menjual barang secara eceran.
4.1.4.
Analisis Data Berdasarkan analisis proses, masukan dan keluaran di atas, maka penulis
memperoleh beberapa data berikut: 1. Nama Data Store Deskripsi
: Barang : Kumpulan data barang yang dijual oleh perusahaan.
Media
: File Microsoft Excel dan Kertas
Kaitan dengan data masukan
: Merupakan data rincian barang yang akan dijual kepada customer.
Kaitan dengan data keluaran
: Digunakan sebagai data dalam pembuatan laporan stock, laporan penjualan dan faktur jual.
2. Nama Data Store
: Customer
Deskripsi
: Kumpulan data rincian customer.
Media
: File Microsoft Excel
Kaitan dengan data masukan
: Merupakan data rincian mengenai customer.
Kaitan dengan data keluaran
: Digunakan sebagai data dalam pembuatan faktur jual dan laporan penjualan.
46
3. Nama Data Store Deskripsi
: Penjualan : Kumpulan data penjualan barang kepada customer.
Media
: File Microsoft Excel dan Kertas
Kaitan dengan data masukan
: Merupakan data pemesanan barang dari customer.
Kaitan dengan data keluaran
: Digunakan sebagai data dalam pembuatan laporan stock dan surat tagihan.
4.2.Perancangan Aplikasi Pembahasan analisis sistem usulan mencakup perancangan diagram konteks dan data flow diagram (DFD) beserta perancangan kamus data serta perancangan input dan output.
4.2.1. Perancangan DFD Berdasarkan analisis sistem berjalan yang dilakukan maka dapat digambarkan diagram konteks dari sistem usulan seperti terlihat pada gambar 4.7.
47
Gambar 4.7 Diagram Konteks Logika dari Sistem Usulan Dari diagram konteks pada gambar 4.7 diatas, terlihat bahwa dalam sistem informasi persediaan pada perusahaan terdapat empat buah entitas yaitu pemasok, gudang, customer dan manajer operasional. Dari diagram konteks tersebut, dapat dirincikan lebih lanjut proses-proses yang terlibat dalam sistem seperti terlihat pada DFD Level 0 pada gambar 4.8.
48
Gambar 4.8 DFD Logika Level 0 dari Sistem Usulan Dari gambar 4.8 di atas, terlihat bahwa terdapat empat proses yang terdapat dalam DFD level 0 sistem informasi operasional pada perusahaan yang sedang berjalan, yaitu Penjualan, Persediaan dan Pembuatan Laporan. Agar dapat memperoleh informasi mengenai semua proses transaksi yang terjadi, maka data transaksi tersebut akan diolah dan dibuat menjadi bentuk laporan. Adapun laporan yang terdapat pada sistem usulan yaitu laporan pembelian, laporan penjualan dan laporan stok.
49
Setiap proses yang terdapat dalam DFD level 0 di atas, dapat dirincikan lebih lanjut lagi seperti terlihat pada gambar 4.9. 1. DFD Level 1 dari Proses Penjualan:
Gambar 4.9 DFD Logika Level 1 dari Proses Penjualan Logika proses dari setiap proses yang terdapat pada DFD Level dari proses penjualan adalah sebagai berikut: Nomor
: 1.1
Nama
: Membuat Kode Customer.
Masukan
: Data Customer.
Keluaran
: Record Customer.
Logika Proses : DO Masukkan Data Customer IF Data Customer belum terdapat pada tabel Customer THEN DO Buat kode Customer yang baru
50
DO Simpan data Customer ke tabel Customer ENDIF
Nomor
: 1.2
Nama
: Membuat Data Penjualan.
Masukan
: Record Customer, Data Order Penjualan dan Record Barang.
Keluaran
: Record Penjualan dan Saldo Penjualan.
Logika Proses : DO Baca Record Customer dari Tabel Customer DO Baca Record Barang dari Tabel Barang DO Masukkan data order Penjualan IF Data Penjualan belum terdapat pada tabel Penjualan THEN DO Simpan data Penjualan ke tabel Penjualan Jlh_Stock_Sekarang = Jlh_Stock_Sebelumnya – Qty_Jual ELSE Jlh_Stock_Sementara = Jlh_Stock_Sebelumnya + Qty_Jual_pada_Tabel DO Update data Penjualan ke tabel Penjualan Jlh_Stock_Sekarang = Jlh_Stock_Sementara – Qty_Jual ENDIF
Nomor
: 1.3
Nama
: Mencetak Faktur Penjualan.
Masukan
: Record Penjualan.
Keluaran
: Faktur Penjualan.
51
Logika Proses : DO Baca Record Penjualan dari Tabel Penjualan DO Cetak faktur Penjualan
4.2.2. Perancangan Kamus Data Dari analisa sistem berjalan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa dibutuhkan suatu database untuk menyimpan data-data pada sistem pembelian, penjualan dan persediaan perusahaan. Berikut adalah kamus data yang diperlukan. 1. Data Barang
= KodeStock + NamaStock + Satuan + Harga Beli + Harga Jual + (Keterangan) + Jenis + Saldo + SaldoHrg
2. Data Customer
= KodeCust + NamaCust + Alamat + Kota + ContactP + NoTelp + E-mail + NoHP + (Keterangan)
3. Data Penjualan
= NoFaktur + TglFaktur + KodeCust + NamaCust + Alamat + Kota + (Keterangan) + {Item Data Barang Jual}+ TotalHarga + Disc
4. Item Data Barang Jual = KodeStock + NamaStock + Qty + Harga + SubTotal + TotalHargaAverage 4.2.3. Rancangan Output Rancangan output dari sistem informasi dapat dirincikan sebagai berikut: 1. Daftar Customer.
52
Rancangan daftar Customer akan menampilkan data-data Customer yang melakukan transaksi penjualan dengan perusahaan. Rancangan daftar Customer ini dapat dilihat pada gambar 4.10.
Gambar 4.10 Rancangan Daftar Customer Nama Keluaran
: Daftar Customer
Fungsi
: Menampilkan daftar rincian customer
Media
: Kertas
Frekwensi
: Setiap terjadi penambahan customer baru
Volume
: Satu kali per transaksi penambahan customer baru
Keterangan
:
a. Daftar customer diurutkan berdasarkan kode customer. b. Data dari laporan diambil dari tabel Customer. c. Laporan ini dapat ditampilkan dengan cara mengklik tombol ’Cetak’ pada form Master Customer.
2. Daftar Barang.
53
Rancangan daftar barang akan menampilkan data-data barang yang ditawarkan oleh perusahaan. Rancangan daftar barang ini dapat dilihat pada gambar 4.11.
Gambar 4.11 Rancangan Daftar Barang Nama Keluaran
: Daftar Barang
Fungsi
: Menampilkan daftar rincian barang
Media
: Kertas
Frekwensi
: Setiap terjadi penambahan tipe barang baru
Volume
: Satu kali per transaksi penambahan tipe barang baru
Keterangan
:
a. Daftar barang diurutkan berdasarkan kode barang. b. Data dari laporan diambil dari tabel Barang. c. Laporan ini dapat ditampilkan dengan cara mengklik tombol ’Cetak’ pada form Master Barang.
3. Faktur Penjualan.
54
Rancangan faktur penjualan akan menampilkan data-data rincian barang yang dijual kepada Customer beserta data rincian Customer yang membeli barang. Rancangan faktur penjualan ini dapat dilihat pada gambar 4.12.
Gambar 4.12 Rancangan Faktur Penjualan Nama Keluaran
: Faktur Penjualan
Fungsi
: Mencetak faktur penjualan sebagai bukti penjualan barang kepada customer
Media
: Kertas
Frekwensi
: Setiap terjadi transaksi penjualan barang
Volume
: Satu kali per transaksi
Keterangan
:
a. Daftar stock diurutkan berdasarkan kode stock.
55
b. Data dari laporan diambil dari tabel Penjualan, Detail Penjualan, Customer dan Barang. c. Laporan ini dapat ditampilkan dengan cara menekan tombol ’Cetak’ pada form Transaksi Penjualan.
4. Laporan Penjualan Rancangan laporan penjualan per tanggal akan menampilkan data-data rincian penjualan barang kepada Customer dengan pengelompokan berdasarkan tanggal transaksi. Rancangan laporan penjualan ini dapat dilihat pada gambar 4.13.
Gambar 4.13 Rancangan Laporan Penjualan Nama Keluaran
: Laporan Penjualan
Fungsi
: Menampilkan laporan penjualan barang kepada customer
Media
: Kertas
Frekwensi
: Setiap akhir bulan
Volume
: Satu kali per bulan
Keterangan
:
56
a. Daftar barang dikelompokkan berdasarkan kode barang dan diurutkan berdasarkan tanggal transaksi. b. Data dari laporan diambil dari tabel Penjualan, Detail Penjualan, Customer dan Barang. c. Laporan ini dapat ditampilkan dengan cara mengakses menu ’Laporan’ >> ’Penjualan’.
5. Laporan Promosi Rancangan laporan promosi per tanggal akan menampilkan data-data rincian promosi barang pada periode tertentu dengan pengelompokan berdasarkan tanggal transaksi. Rancangan laporan promosi ini dapat dilihat pada gambar 4.14.
Gambar 4.14 Rancangan Laporan Promosi Nama Keluaran
: Laporan Promosi
Fungsi
: Menampilkan laporan promosi barang
Media
: Kertas
Frekwensi
: Setiap akhir bulan
Volume
: Satu kali per bulan
Keterangan
:
57
a. Daftar barang dikelompokkan berdasarkan kode barang dan diurutkan berdasarkan tanggal transaksi. b. Data dari laporan diambil dari tabel Promosi, Detail Promosi dan Barang. c. Laporan ini dapat ditampilkan dengan cara mengakses menu ’Laporan’ >> ’Promosi’.
4.2.4. Rancangan Input Rancangan input dari sistem informasi dapat dirincikan sebagai berikut: 1. Form ’Barang’. Rancangan antarmuka ini digunakan untuk melakukan penginputan data barang yang ditawarkan kepada Customer. Rancangan ini dapat ditampilkan dengan mengakses menu ’Master’ >> ’Barang’. Rancangan form ’Barang’ ini dapat dilihat pada gambar 4.15.
Gambar 4.15 Rancangan Form ’Barang’ Nama Masukan
: Form Input Data Barang
Fungsi
: Menampilkan antarmuka untuk pengisian data barang
Frekwensi
: Setiap terjadi penambahan tipe barang baru
Volume
: Satu kali per transaksi penambahan tipe barang baru
Keterangan
:
a. Data yang diisikan pada form ini akan disimpan pada tabel barang.
58
b. Data pada tabel barang hanya dapat dihapus apabila data tersebut tidak dipakai pada tabel detail penjualan dan detail retur penjualan. c. Data harga beli dan harga jual hanya berfungsi sebagai referensi pada transaksi pembelian dan penjualan.
2. Form ’Customer’. Rancangan antarmuka ini digunakan untuk melakukan penginputan data Customer yang menyupplai barang kepada perusahaan. Rancangan ini dapat ditampilkan dengan mengakses menu ’Master’ >> ’Customer’. Rancangan form ’Customer’ ini dapat dilihat pada gambar 4.16.
Gambar 4.16 Rancangan Form ’Customer’ Nama Masukan
: Form Input Data Customer
Fungsi
: Menampilkan antarmuka untuk pengisian data customer
Frekwensi
: Setiap terjadi penambahan customer baru
Volume
: Satu kali per transaksi penambahan customer baru
Keterangan
:
a. Data yang diisikan pada form ini akan disimpan pada tabel customer.
59
b. Data pada tabel customer hanya dapat dihapus apabila data tersebut tidak dipakai pada tabel pembelian dan retur pembelian.
3. Form ’Penjualan’. Rancangan antarmuka ini digunakan untuk melakukan penginputan data transaksi penjualan barang kepada Customer. Rancangan ini dapat ditampilkan dengan mengakses menu ’Transaksi’ >> ’Penjualan’. Rancangan form ’Penjualan’ ini dapat dilihat pada gambar 4.17.
Gambar 4.17 Rancangan Form ’Penjualan’ Nama Masukan
: Form Input Data Penjualan
Fungsi
: Menampilkan antarmuka untuk pengisian data penjualan
Frekwensi
: Setiap terjadi transaksi penjualan
Volume
: Satu kali per transaksi
Keterangan
:
Data yang diisikan pada form ini akan disimpan pada tabel penjualan dan detail penjualan.
60
4. Form ’Promosi’. Rancangan antarmuka ini digunakan untuk melakukan penginputan data promosi barang. Rancangan ini dapat ditampilkan dengan mengakses menu ’Transaksi’ >> ’Promosi’. Rancangan form ’Promosi’ ini dapat dilihat pada gambar 4.18.
Gambar 4.18 Rancangan Form ’Promosi’ Nama Masukan
: Form Input Data Promosi
Fungsi
: Menampilkan antarmuka untuk pengisian data promosi
Frekwensi
: Setiap terjadi transaksi promosi barang
Volume
: Satu kali per transaksi
Keterangan
:
Data yang diisikan pada form ini akan disimpan pada tabel promosi dan detail promosi.
5. Form ’Perhitungan Regresi’. Rancangan antarmuka ini digunakan untuk melakukan perhitungan regresi terhadap data transaksi penjualan dan promosi. Rancangan ini dapat
61
ditampilkan dengan mengakses menu ’Transaksi’ >> ’Perhitungan Regresi’. Rancangan form ’Perhitungan Regresi’ ini dapat dilihat pada gambar 4.19.
Gambar 4.19 Rancangan Form ’Perhitungan Regresi’ Nama Masukan
: Form Perhitungan Regresi
Fungsi
: Menampilkan antarmuka untuk perhitungan regresi
Frekwensi
: Setiap ingin dilakukan perhitungan regresi antara data penjualan dan promosi
Volume
: Satu kali per transaksi
Keterangan
:
Data yang digunakan pada proses ini diperoleh dari tabel Penjualan, Penjualan Detail, Promosi dan Promosi Detail.
62
4.2.5. Rancangan Database Perancangan database dilakukan dengan menggunakan Microsoft Access 2003. Desain database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur tabel. Adapun tabel yang terdapat dalam database adalah sebagai berikut. 1. Tabel TCustomer, berfungsi untuk mencatat data-data dari pelanggan yang akan memesan barang. Nama Tabel
: TCustomer
Primary Key : KodeCust Struktur
: Tabel 4.1 Struktur Tabel TCustomer
Field
Type
Size
Description
KodeCust
Text
10
Kode pelanggan
NamaCust
Text
50
Nama pelanggan
Alamat
Text
50
Alamat pelanggan
Kota
Text
50
Kota domisili pelanggan
KodePos
Text
20
Kode pos tempat tinggal pelanggan
ContactP
Text
50
Orang yang dapat dihubungi (wakil dari pelanggan)
NoTelp
Text
50
Nomor telepon pelanggan
Fax
Text
50
Nomor faximile pelanggan
Keterangan
Text
50
Keterangan tambahan mengenai Pelanggan
Disc
Text
50
Persentase potongan harga (discount) secara total
63
2. Tabel TBarang, berfungsi untuk mencatat data-data dari barang jadi yang dijual. Nama Tabel
: TBarang
Primary Key : KodeBarang Struktur
: Tabel 4.2 Struktur Tabel TBarang Field
Type
Size
KodeBarang
Text
20
Kode barang
NamaBarang
Text
50
Nama barang
Satuan
Text
10
Satuan barang
HJual
Description
Number Double Harga jual barang
Keterangan
Text
50
Keterangan mengenai barang
3. Tabel TJual, berfungsi untuk mencatat data-data transaksi penjualan barang. Nama Tabel
: TJual
Primary Key : NoFaktur Struktur
: Tabel 4.3 Struktur Tabel TJual
Field
Type
Size
Description
NoFaktur
Text
20
Nomor faktur
TglFaktur
Date/Time
Short Date
Tanggal faktur
KodeCust
Text
20
Kode pelanggan
Terms
Number
Byte
Lama waktu jatuh tempo (hari)
TotalHarga
Number
Double
Total harga penjualan
64
Disc
Number
Double
Persentase potongan harga (discount) secara total
SisaPiutang
Number
Double
Sisa
piutang
dari
faktur
bersangkutan Keterangan
Text
100
Keterangan tambahan lainnya
4. Tabel TDJual, berfungsi untuk mencatat data-data transaksi penjualan barang secara mendetail. Nama Tabel
: TDJual
Primary Key : NoFaktur dan KodeBarang Struktur
: Tabel 4.4 Struktur Tabel TDJual
Field
Type
Size
Description
NoFaktur
Text
20
Nomor faktur
KodeBarang
Text
20
Kode barang jadi
Qty
Number
Integer
Jumlah barang yang dijual
Harga
Number
Double
Harga jual per unit barang
SubTotal
Number
Double
Total harga penjualan barang
5. Tabel TPromosi, berfungsi untuk mencatat data-data transaksi promosi barang. Nama Tabel
: TPromosi
Primary Key : NoBukti Struktur
:
yang
65
Tabel 4.5 Struktur Tabel TPromosi Field
Type
Size
Description
NoBukti
Text
20
Nomor bukti promosi
Periode
Date/Time
Short Date
Periode promosi
TotalHarga
Number
Double
Total harga biaya promosi
Keterangan
Text
100
Keterangan tambahan lainnya
6. Tabel TDPromosi, berfungsi untuk mencatat data-data transaksi promosi barang secara mendetail. Nama Tabel
: TDJual
Primary Key : NoFaktur dan KodeBarang Struktur
: Tabel 4.6 Struktur Tabel TDPromosi
Field
Type
Size
Description
NoBukti
Text
20
Nomor bukti promosi
KodeBarang
Text
20
Kode barang
Harga
Number
Double
Harga promosi
Hubungan antar tabel pada database dapat digambarkan seperti terlihat pada gambar berikut:
66
Gambar 4.20 Rancangan Relasi Antar Tabel
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1.Hasil Hasil yang dibahas mencakup kebutuhan sistem, output sistem dan analisa perangkat lunak.
5.1.1. Kebutuhan Sistem Untuk menjalankan sistem yang dirancang, diperlukan beberapa aplikasi pendukung, yaitu sebagai berikut : 1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Untuk bisa menjalankan sistem ini, maka hardware yang direkomendasikan adalah satu set lengkap perangkat komputer yang memiliki spesifikasi berikut: a. Processor Intel(R) Core(TM)2 T7300 @ 1.60 GHz. b. RAM 1 GB. c. Harddisk 160 GB. d. Monitor. e. Keyboard dan Mouse 2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Adapun perangkat lunak untuk menjalankan program ini adalah : a. Sistem operasi Windows XP/Vista. b. Microsoft Visual Basic 2010. c. Microsoft Access 2007 untuk pembuatan database.
66
67
5.1.2. Output Sistem Perangkat lunak ini memiliki tampilan output yang dapat dirincikan sebagai berikut: 1. Form yang pertama kali muncul pada saat menjalankan perangkat lunak adalah form Main yang dapat dilihat pada gambar 5.1:
Gambar 5.1 Form Main
2. Untuk melakukan pengisian data barang, maka dapat mengklik menu ‘Data Barang’ seperti terlihat pada gambar 5.2:
68
Gambar 5.2 Form Data Barang
3. Untuk melakukan pengisian data customer, maka dapat mengklik link ‘Data Customer’ seperti terlihat pada gambar 5.3:
69
Gambar 5.3 Form Data Customer
4. Untuk melakukan pengisian data transaksi penjualan, maka dapat mengklik link ‘Data Transaksi Penjualan’ seperti terlihat pada gambar 5.4:
70
Gambar 5.4 Form Data Transaksi Penjualan
5. Untuk melakukan pengisian data transaksi biaya promosi terhadap setiap produk, maka dapat mengklik link ‘Data Biaya Promosi’ seperti terlihat pada gambar 5.5:
71
Gambar 5.5 Form Data Biaya Promosi
Setelah melakukan pengisian semua data yang diperlukan, maka pemakai dapat menjalankan metode regresi untuk memprediksi total omset penjualan yang dapat diperoleh untuk biaya promosi tertentu. Tampilan form Perhitungan Regresi dapat dilihat pada gambar berikut:
72
Gambar 5.6 Form Perhitungan Regresi
Contoh hasil perhitungan dari proses prediksi omset penjualan untuk biaya promosi yang dimasukkan dapat dilihat pada perincian berikut: Perbandingan Antara Biaya Iklan dan Penjualan periode 2015 --------------------------------------------------------------------------Bulan
Biaya Promosi (x)
Penjualan (y)
--------------------------------------------------------------------------4
9,250,000
19,890,000
5
2,500,000
77,265,000
Xi = 9250000 + 2500000 = 11750000 Yi = 19890000 + 77265000 = 97155000
Xi * Yi = 11750000 * 97155000 = 1.14157125E+15 Xi * Yi = 11750000 ^ 2 = 138062500000000
XMean = 11750000 / 2 = 5875000 YMean = 97155000 / 2 = 48577500
73
b = (2 * 1.14157125E+15 - 11750000 * 97155000) / (2 * 138062500000000 11750000 ^ 2 = 8.26851063829787
a = 48577500 - 8.26851063829787 * 5875000 = 0
0 + 8.26851063829787 * 1500000 = 12402765.9574468
Prediksi
Total
Penjualan
untuk
Biaya
Promosi
sebesar
1500000
adalah
12402765.9574468
Berdasarkan hasil perhitungan dari metode regresi, maka untuk biaya promosi sebesar Rp. 1.500.000,- diprediksi akan memperoleh omset penjualan sebesar Rp. 12.402.765,95. Sementara itu, dari hasil pengamatan dari tabel perbandingan biaya promosi dan omset penjualan untuk setiap bulannya, diperoleh informasi bahwa kenaikan biaya promosi tidak berpengaruh terhadap omset penjualan dari perusahaan. Hasil pengisian data dan proses di atas dapat ditampilkan dalam bentuk laporan. Adapun laporan yang terdapat pada sistem dapat dirincikan sebagai berikut: 1. Laporan Daftar Barang
Gambar 5.8 Laporan Daftar Barang
74
2. Laporan Daftar Customer
Gambar 5.9 Laporan Daftar Customer 3. Laporan Penjualan Per Tanggal
75
Gambar 5.10 Laporan Penjualan Per Tanggal
4. Laporan Penjualan Per Barang
76
Gambar 5.11 Laporan Penjualan Per Barang
5. Laporan Penjualan Per Customer
77
Gambar 5.12 Laporan Penjualan Per Customer
6. Laporan Promosi Per Tanggal
78
Gambar 5.13 Laporan Promosi Per Tanggal
7. Laporan Promosi Per Barang
79
Gambar 5.14 Laporan Promosi Per Barang
5.2.
Pembahasan Kelemahan yang terdapat pada sistem berjalan pada perusahaan sekarang
ini adalah:
80
1. Dengan sistem manual, pencarian data jauh lebih lambat. 2. Informasi penjualan per customer dan penjualan per barang tidak tersedia secara cepat (instant). Saat ini, untuk memperoleh laporan tersebut, staf administrasi harus mensortir kembali transaksi penjualan. Hal ini tentunya akan menyita waktu. 3. Belum tersedia informasi prediksi total omset penjualan yang dapat diterima apabila dikeluarkan sejumlah biaya promosi tertentu. Keuntungan dari sistem yang sedang berjalan pada perusahaan sekarang ini adalah: 1. Format dari dokumen dan laporan yang digunakan dapat diubah menurut kebutuhan perusahaan. 2. Tidak memerlukan biaya yang besar karena sebagian besar pekerjaan dilakukan secara manual. Keunggulan dari sistem baru yang diusulkan kepada perusahaan dapat dirincikan sebagai berikut: 1. Proses pengolahan dan pencarian data menjadi lebih efisien. 2. Tersedianya laporan yang diinginkan dalam waktu yang relatif singkat. 3. Sistem dapat memberikan informasi mengenai hubungan antara biaya promosi dengan hasil penjualan. 4. Dari hasil perhitungan metode regresi, dapat diketahui apakah proses promosi berhasil atau tidak. 5. Dengan membandingkan hasil perhitungan metode regresi dengan omset penjualan, maka dapat diperoleh informasi apakah kenaikan biaya promosi dapat mendongkrak omset penjualan atau tidak.
81
Kelemahan dari sistem baru yang diusulkan kepada perusahaan dapat dirincikan sebagai berikut: 1. Tidak terdapat pemfilteran spesial untuk laporan, sehingga sistem tidak dapat menampilkan beberapa laporan khusus, seperti laporan barang yang paling laris pada periode tertentu, dan sebagainya. 2. Belum tersedia fasilitas untuk melakukan pengaturan hak akses dari setiap pemakai yang menggunakan sistem. Contoh perhitungan metode regresi antara biaya promosi dan omset penjualan adalah sebagai berikut: Perbandingan Antara Biaya Iklan dan Penjualan periode 2015 --------------------------------------------------------------------------Bulan
Biaya Promosi (x)
Penjualan (y)
--------------------------------------------------------------------------4
9,250,000
19,890,000
5
2,500,000
77,265,000
Xi = 9250000 + 2500000 = 11750000 Yi = 19890000 + 77265000 = 97155000
Xi * Yi = 11750000 * 97155000 = 1.14157125E+15 Xi * Yi = 11750000 ^ 2 = 138062500000000
XMean = 11750000 / 2 = 5875000 YMean = 97155000 / 2 = 48577500
b = (2 * 1.14157125E+15 - 11750000 * 97155000) / (2 * 138062500000000 11750000 ^ 2 = 8.26851063829787
a = 48577500 - 8.26851063829787 * 5875000 = 0
0 + 8.26851063829787 * 500000 = 4134255.31914894
Prediksi
Total
4134255.31914894
Penjualan
untuk
Biaya
Promosi
sebesar
500000
adalah
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
6.1.Kesimpulan Setelah menyelesaikan skripsi ini, penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem dapat memberikan informasi mengenai hubungan antara biaya promosi dengan hasil penjualan. 2. Dari hasil perhitungan metode regresi, dapat diketahui apakah proses promosi berhasil atau tidak. 3. Dengan membandingkan hasil perhitungan metode regresi dengan omset penjualan, maka dapat diperoleh informasi apakah kenaikan biaya promosi dapat mendongkrak omset penjualan atau tidak.
6.2.Saran Adapun berbagai saran untuk melengkapi kesimpulan yang diambil adalah sebagai berikut : 1. Perlu dilakukan pelatihan terhadap karyawan yang akan menggunakan perangkat lunak sehingga karyawan mampu mengakses dan menggunakan semua fasilitas yang disediakan oleh perangkat lunak, seperti memberikan pelatihan cara melakukan pengisian dan penyimpanan data master dan transaksi pada perangkat lunak, cara mencetak laporan, dan sebagainya. 2. Perangkat lunak perlu ditambahkan sebuah fasilitas back up database, untuk mencegah kehilangan data.
81
DAFTAR PUSTAKA
Budi Sutedjo Dharma Oetomo, 2012, Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta. Hartono, J., 2010, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Jeffrey L.Whitten, Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Dittman, 2011, Metode Desain dan Analisis Sistem, Edisi 6 Bahasa Indonesia, CV. Andi Offset, Yogyakarta. Kadir, A., 2010, Pengenalan Sistem Informasi, Edisi 1, Penerbit Andi, Yogyakarta. Kendall, K.E. dan Kendall, J.E., 2010, Analisis dan Perancangan Sistem, Jilid 1, Alih Bahasa Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Prenhallindo, Jakarta. Kristanto, Harianto, 2011, Konsep dan Perancangan Database, Penerbit Andi, Yogyakarta. Rajagukguk, R., 2008, Memulai Business Intelligence dengan MS Office PerformancePoint Server 2007, Penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. Saleh, S., 2008, Statistik Deskriptip, UPP AMP YKPN.
