Modul ke:
Aplikasi Komputer Microsoft Access 2010 : Teori dan fungsi yang digunakan dalam MS. Access 2010
Fakultas
Ekonomi
Program Studi
Manajemen www.mercubuana.ac.id
Safitri Juanita, S.Kom, M.T.I
Sejarah Microsoft Access SEJARAH • Microsoft Access adalah sebuah program program aplikasi basis data computer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point. • Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.
Sejarah Microsoft Access • Microsoft Access dapat menggunakan data yang tersimpan didalam bentuk format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua container basis data yang mendukung standar ODBC (Open Data Base Connectivity). • ODBC adalah : sebuah standariasasi untuk konektifitas antar mesin basis data. Standar ini menyediakan API (Application Programming Interface)yang dapat menjalankan dan mengkoneksikan sebuah aplikasi dengan sebuah sistem manajemen basis data (SDMBD). • Para pengguna programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang komplek.
DATABASE • Database (Basis data) yang paling, sederhana adalah kumpulan dari tabel. Satu tabel merepresentasikan suatu entitas tertentu. Suatu entitas terdiri dari beberapa atribut.
Contoh Struktur DataBase Keterangan : a. Tabel Pegawai mewakili entitas Pegawai b. Atribut-atribut yang ada pada tabel pegawai disebut Field atau Kolom c. Isi dari masing-masing atribut atau field disebut record atau baris. Tabel-tabel ada dikumpulkan dalam satu container atau wadah. Wadah inilah yang sering disebut Database. Jadi dalam satu database terdiri atas tabel pegawai, jabatan, golongan, absen dsb.
Microsoft Access • Access adalah alat yang dapat Anda gunakan dengan cepat dan mudah mengembangkan aplikasi database relasional yang membantu Anda mengelola informasi. • Anda dapat membuat database untuk membantu Anda melacak hampir semua jenis informasi, seperti persediaan, kontak profesional, atau proses bisnis. • Bahkan, akses dilengkapi dengan template yang dapat Anda gunakan langsung untuk melacak berbagai informasi, membuat hal-hal mudah bahkan untuk pemula
Cari dan menerapkan sebuah template • Access menyediakan Anda dengan berbagai macam template yang dapat Anda gunakan untuk mempercepat proses database kreasi Anda. • Template adalah database siap digunakan yang berisi semua tabel, query, form, dan laporan yang diperlukan untuk melakukan tugas tertentu. Sebagai contoh, ada banyak template yang dapat digunakan untuk melacak masalah, mengelola kontak, atau mencatat biaya. Beberapa template berisi catatan beberapa sampel untuk membantu menunjukkan penggunaannya. • Database Template dapat digunakan begitu saja, atau anda dapat menyesuaikan mereka agar lebih sesuai kebutuhan Anda.
• Untuk menemukan dan menerapkan sebuah template ke database Anda, lakukan hal berikut: – Pada tab File, klik Baru.
• Di bawah Template tersedia, lakukan salah satu berikut: – Untuk menggunakan kembali template yang Anda baru saja digunakan, klik Template terbaru, kemudian pilih template yang Anda inginkan.
• Untuk menggunakan template yang sudah Anda telah menginstal, – klik Template Saya, kemudian pilih template yang Anda inginkan.
• Untuk mencari template pada Office.com, di bawah Template Office.com, – klik sebuah kategori template, pilih template yang Anda inginkan, kemudian klik Download untuk mendownload template dari Kantor. Com ke komputer Anda.
• Opsional, klik ikon folder di sebelah kotak File Name untuk menelusuri ke lokasi di mana Anda ingin membuat database. • Jika Anda tidak menunjukkan lokasi tertentu, akses menciptakan database di lokasi default yang ditampilkan di bawah kotak File Name. – Klik Create.
• Akses menciptakan database dan membukanya untuk digunakan.
Membuat database dari awal • CATATAN Jika Anda ingin informasi menyeluruh mengenai pengantar ke konsep di balik menggunakan Access untuk membuat database . • Jika tidak ada template yang sesuai dengan kebutuhan Anda, atau jika Anda memiliki data dalam program lain yang ingin Anda gunakan di akses, Anda dapat memutuskan bahwa lebih baik untuk membuat database dari awal. • Pada Access 2010, Anda memiliki pilihan: database desktop standar, atau web database.
• Untuk membuat database baru, lakukan hal berikut: – Mulai Access. – Pada tab Baru di Backstage, klik Blank Database atau Database Web Blank.
• PENTING Pilihan yang Anda buat di sini akan menentukan fitur apa saja yang tersedia dalam database. Desktop database tidak dapat dipublikasikan ke Web, dan database web tidak mendukung beberapa fitur desktop, seperti query total. – Di sebelah kanan, ketik nama untuk database Anda di kotak File Name.
• Untuk mengubah lokasi di mana Anda membuat file, klik Browse di sebelah kotak File Name, browse dan pilih lokasi baru, dan kemudian klik OK. – Klik Create.
• Akses menciptakan database, dan kemudian membuka meja kosong (bernama Table1) dalam tampilan datasheet. • Akses menempatkan kursor dalam sel kosong pertama di Klik untuk Menambahkan kolom dari tabel baru.
Buka database Access yang ada • TIP Untuk segera membuka salah satu dari beberapa database terakhir yang Anda pernah dibuka, pada tab File, klik terbaru, kemudian klik nama file. – Pada tab File, klik Open. – Klik shortcut di kotak dialog Buka - atau, di Lihat di kotak, klik drive atau folder yang berisi database yang Anda inginkan. – Dalam daftar folder, klik dua kali folder sampai Anda membuka folder yang berisi database.
• Bila Anda menemukan database, lakukan salah satu berikut: • Untuk membuka database dalam mode standar terbuka, klik dua kali. • Untuk membuka database untuk akses bersama dalam multiuserlingkungan, sehingga baik Anda dan pengguna lain bisa baik membaca dan menulis ke database pada saat yang sama, klik Buka. • Untuk membuka database untuk akses read-only, sehingga Anda dapat melihatnya tetapi tidak dapat mengeditnya, klik tanda panah di sebelah tombol Buka, kemudian klik Open Read-Only.
• Untuk membuka database untuk akses eksklusif, sehingga tidak ada orang lain dapat membukanya saat Anda terbuka, klik tanda panah di sebelah tombol Buka, kemudian klik Buka eksklusif. • Untuk membuka database untuk akses read-only, klik tanda panah di sebelah tombol Buka, kemudian klik Open Eksklusif Read-OnlyPengguna lain yang masih bisa membuka database, tetapi mereka hanya memiliki akses read-only.
• Jika Anda tidak dapat menemukan database yang ingin Anda buka – Pada kotak dialog Open, klik shortcut My Computer - atau, di Lihat di kotak, klik My Computer. – Dalam daftar drive, klik kanan drive yang Anda pikir mungkin berisi database, dan kemudian klik Cari. – Masukkan kriteria pencarian, lalu tekan ENTER untuk mencari database. – Jika database ditemukan, membukanya dengan mengklik dua kali di kotakSearch Results dialog.
• CATATAN Karena pencarian dimulai dari kotak dialog Buka, Anda harus mengklikCancel pada kotak dialog tersebut sebelum database akan terbuka. – Anda dapat langsung membuka file data dalam format file eksternal (seperti dBASE, Paradox, Microsoft Exchange, atau Excel). Anda juga dapat langsung membuka sumber data ODBC, seperti Microsoft SQL Server atau Microsoft FoxPro. Akses secara otomatis membuat database Access baru dalam folder yang sama seperti file data, dan menambahkan link ke setiap tabel dalam database eksternal.
Memulai menggunakan database baru Anda • Tergantung pada template yang Anda gunakan, Anda mungkin perlu melakukan satu atau lebih hal berikut untuk memulai dengan database baru: • Jika Access menampilkan kotak dialog Login dengan daftar kosong pengguna, gunakan prosedur berikut untuk memulai: Klik New User. Isi formulir Pengguna Rincian. Klik Simpan & Tutup. Pilih nama pengguna baru saja Anda masukkan, dan kemudian klik Login. – Jika Akses menampilkan lembar kosong, Anda dapat mulai mengetik data yang langsung ke datasheet tersebut, atau klik tombol lain dan tab untuk mengeksplorasi database. – – – –
• Jika Akses menampilkan halaman Persiapan, Anda dapat mengklik link pada halaman tersebut untuk mempelajari lebih lanjut tentang database, atau klik tombol lain dan tab untuk mengeksplorasi database. • Jika Akses menampilkan pesan peringatan keamanan di bar pesan, dan Anda mempercayai sumber dari template, klik Aktifkan Konten. • Jika database membutuhkan login, Anda perlu login lagi.
Daftar Pustaka • http://aangrapei.wordpress.com/2011/10/09/belaj ar-dasar-acces-2010/ • http://ondisurya.blogspot.com/2012/04/belajarprogram-access.html
Terima Kasih Safitri Juanita, S.Kom, M.T.I
