APLIKASI KEARSIPAN BUKU PANDUAN [Pick the date] Ranai - [2013]
1
DAFTAR ISI
I.
PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Ruang Lingkup
II.
PENGGUNAAN APLIKASI KEARSIPAN A. Login Sebagai Petugas Arsip
Aplikasi Kearsipan
2
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Kompleksitas permasalahan yang dihadapi oleh sebuah lembaga menuntut pemberdayaan seluruh sumber daya yang dimiliki lembaga demi terselesaikannya permasalahan dengan cepat dan tepat. Tidak terkecuali manajemen sumber daya konseptual berupa nformasi. Manajemen informasi yang tepat akan dapat mendukung semua aktivitas lembaga yang berujung pada peningkatan produktivitas dan profit yang diperoleh lembaga. Akan tetapi tidak jarang kekacauan manajemen /penanganan pada informasi seperti adanya pemberian informasi yang tidak tepat akibat kekacauan organisasi informasi atau lambatnya aliran informasi yang diterima mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan keputusan sehingga sebuah lembaga harus menanggung resiko bahkan kerugian yang cukup besar. Rekaman informasi sebuah lembaga dapat dilihat dari keberadaan arsipnya.. Sebenarnya arsip tidak pernah diciptakan secara khusus, akan tetapi arsip akan lahir apabila ada aktivitas di dalam lembaga. Dengan demikian, arsip akan menjadi bukti dokumenter atau sebagai alat pengingat sekaligus pengawas berbagai kegiatan lembaga yang bersangkutan. The Australia Standar AS 4390 – 1996 sebagaimana dikutip Kennedy dan Schauder ( 1998 : 5) mendefinisikan arsip sebagai rekod yang memiliki nilai berkelanjutan. Pengertian rekod itu sendiri adalah “… informasi terekam, dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh organisasi atau perorangan dalam suatu transaksi bisnis atau dibentuk dan dijaga sebagai bukti dari suatu aktivitas. Dalam pengertian ini keberadaan arsip diperlukan demi terlaksananya aktivitas lembaga yang efisien dan efektif. Pengertian ini juga senada dengan Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang menyebutkan bahwa arsip mencakup naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembagalembaga negara dan badan pemerintahan, swasta, atau perorangan dalam bentuk dan corak apapun dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Dan tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Aplikasi Kearsipan
3
Dalam pengertian ini pengolahan arsip ditujukan bagi pemanfaatan dan pelestarian arsip bagi kegiatan administrasi dan memori kolektif bangsa. Sementara itu didalam Undang-undang No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, pada pasal 1 disebutkan bahwa : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi Kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Undangundang tersebut sangat menganjurkan pemanfaatan teknologi informasi guna meningkatkan tata kelola kearsipan yang handal. Sementara itu menurut Sauki (1999 : 6) setidaknya ada 4 fungsi arsip yaitu (1) sebagai memori kolektif instansi (corporate memory), (2) sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), (3) sebagai bahan pendukung proses pengadilan (lagition support), dan (4) penyusutan berkas kerja (retention). Fungsi-fungsi ini akan dapat dicapai apabila arsip dikelola dengan tepat antara lain melalui Sistem Informasi Kearsipan. Sistem informasi kearsipan disusun berdasarkan analisa terhadap kebutuhan lembaga yang bersangkutan sehingga penggunaannya dapat memberikan solusi dan keunggulan kompetitif bagi lembaga penciptanya.
Aplikasi Kearsipan
4
B. Tujuan Perancangan dan pembangunan sistem informasi kearsipan disusun dengan maksud dan tujuan sebagai berikut : a) Meningkatkan kemampuan kinerja Arsip Lembaga agar tercapai efektifitas dan efisiensi unit kearsipan yang melayani pelaksanaan kerja di berbagai bidang / unit kerja. b) Mengembangkan sistem teknologi informasi kearsipan dan menafaatkannya sebagai sumber informasi dengan menghasilkan sistem informasi kearsipan yang akuntabel untuk menunjang kelancaran tugas Lembaga. c) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia pengelola kearsipan agar memiliki keahlian di bidang manajemen kearsipan dinamis dan statis yang profesional. d) Meningkatkan fasilitas sarana prasarana penunjang kegiatan kearsipan guna menelaah menganalisis, dan menyajikan data yang berhubungan dengan arsip dinamis dan arsip statis untuk kepentingan Lembaga.
Output yang diharapkan dari perencanaan dan pembangunan sistem informasi kearsipan ini adalah : a. Tersediannya Sistem Informasi Kearsipan yang handal sehingga menunjang efektivitas dan efisiensi aktivitas lembaga. b. Memberikan kemudahan bagi pengelolaan, akses dan distribusi arsip sehingga dapat mempertinggi nilai informasi dan mengoptimalkan, memperlancar dan meningkatkan kinerja lembaga. c. Tersedianya sumber daya yang mampu mengoperasikan sistem manajemen kearsipan tersebut.
Aplikasi Kearsipan
5
Value ALFRED berikut ini menjadi rambu-rambu dibangunnya sistem informasi kearsipan : a. Administrative value (A): Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan administrasi / tanggungjawab kedinasan b. Legal value (L): Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan hukum / tanggung jawab kewenangan c. Fiscal value (F): Merupakan nilai guna yang berbubungan dengan tanggung jawab keuangan. d. Research value (R) : Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab pengembangan. e. Education value (E) : Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab intelektual/prestasi budaya. f. Documentative value (D) : Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab pendokumentasian.
Aplikasi Kearsipan
6
C. Manfaat Manfaat menggunakan sistem informasi kearsipan : a. Meningkatkan efesiensi waktu untuk pengelolaan dokumen dan persuratan. b. Memfasilitasi proses persuratan, baik surat masuk maupun surat keluar. c. Sebagai backup arsip yang sangat effektif. d. Memudahkan pengguna untuk keperluan laporan kearsipan.
Aplikasi Kearsipan
7
PENGGUNAAN APLIKASI KEARSIPAN A. Login Sebagai Petugas Arsip 1. Membuka Aplikasi Disposisi Elektronik dan Kearsipan (AdMail) Pada contoh berikut ini akan digunakan user: 0023 sebagai Petugas Arsip RSUD. Langkah-langkahnya sebagai berikut : Petugas Arsip harus login ke AdMail
Setelah login berhasil, kemudian membuka menu Surat >> Arsip
Aplikasi Kearsipan
8
Daftar Arsip akan tampil seperti contoh tampilan gambar berikut ini:
Untuk menambah Arsip Baru klik tombol “Arsip Baru”
Akan tampil Form Arsip Baru
Aplikasi Kearsipan
9
A. Input Arsip Baru Langkah-langkah untuk menginput Arsip Baru adalah sebagai berikut : Untuk mengisi kolom Tgl. Arsip, klik pada link kalender di sebelah kanan kolom untuk memunculkan kalender, kemudian pilih tanggalnya, seperti ditunjukkan gambar
Isikan Bentuk dan Klasifikasi dengan cara klik panah pilih salah satu, untuk Kategori dan Lokasi Arsip, double klik pada kolomnya seperti gambar di bawah ini
Aplikasi Kearsipan
10
Pada kolom “Perihal” dan “Isi Ringkas” isikan secara manual sedangkan untuk kolom
”Lampiran”, klik tombol ”kotak merah” untuk melampirkan file hasil scanning surat masuk
Akan muncul jendela ”browse”, pilih file yang akan di attach, kemudian klik tombol ”Open”
Aplikasi Kearsipan
11
Bila semua kolom telah terisi, maka klik tombol ”Simpan” yang ada di menu Bar maka form pengisian akan tertutup sendiri
Aplikasi Kearsipan
