APLIKASI DAILY ACTIVITY

DOKUMEN USER MANUAL APLIKASI DAILY ACTIVITY (Dashboard)

Tanggal

:

Oktober 2008

Pusintek Setjen Departemen Keuangan Oktober 2008

Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)

DAFTAR ISI Hal 1. Pendahuluan

.................................................................................

1

1.1

Latar Belakang

.................................................................................

1

1.2

Tujuan

.................................................................................

1

1.3

Ruang Lingkup

.................................................................................

1

1.4

Spesifikasi Modul Terintegrasi

.................................................................................

2

.................................................................................

3

.................................................................................

3

2. Prosedur Login

.................................................................................

4

3. Main Menu

.................................................................................

5

4. Rapim Monitoring

.................................................................................

6

Rapat

.................................................................................

6

4.1.1 Permintaan Rapat

.................................................................................

6

4.1.2 Persiapan Rapat

.................................................................................

10

4.1.3 Pelaksanaan Rapat

.................................................................................

15

4.1.4 Penundaan Rapat

.................................................................................

17

4.1.5 Pembatalan Rapat

.................................................................................

19

Pelaksanaan Tindak Lanjut

.................................................................................

20

4.2.1 Off-Track

.................................................................................

21

4.2.2 On-Track

.................................................................................

28

4.2.3 Alert

.................................................................................

29

4.2.4 Selesai

.................................................................................

30

4.2.5 Komentar Tindak Lanjut

.................................................................................

31

4.2.6 Usulan Perpanjangan

.................................................................................

33

Pencarian

.................................................................................

34

4.3.1 Cari Rapat

.................................................................................

34

4.3.2 Cari Tindak Lanjut

.................................................................................

36

4.3.3 Cari File

.................................................................................

39

1.5 Diagram Aliran Data Modul Rapim Monitoring 1.6 Diagram Aliran Data Modul SMS Gateway

4.1

4.2

Waktu 4.3

i Pushaka – Pusintek


4.4

Statistik

.................................................................................

41

4.4.1 Statistik Rapat

.................................................................................

41

4.4.2 Statistik Tindak Lanjut 1

.................................................................................

43

4.4.3 Statistik Tindak Lanjut 2

.................................................................................

44

Pending Matters

.................................................................................

46

.................................................................................

48

Kegiatan

.................................................................................

48

5.1.1 Permintaan Kegiatan

.................................................................................

48

5.1.2 Persiapan Kegiatan

.................................................................................

51

5.1.3 Pelaksanaan Kegiatan

.................................................................................

53

5.1.4 Penundaan Kegiatan

.................................................................................

56

5.1.5 Pembatalan Kegiatan

.................................................................................

57

Kalender

.................................................................................

59

5.2.1 Kalender Harian

.................................................................................

60

5.2.2 Kalender Bulanan

.................................................................................

61

5.2.3 Kalender Tahunan

.................................................................................

62

Statistik Kegiatan

.................................................................................

64

.................................................................................

65

6.1 SMS Masuk

.................................................................................

65

6.2 SMS Keluar

.................................................................................

66

6.3 Kirim SMS

.................................................................................

67

6.4 Broadcastes SMS

.................................................................................

68

6.5 Statistik SMS

.................................................................................

70

6.6 Cari SMS

.................................................................................

71

.................................................................................

74

4.5

5. Kalender Kegiatan 5.1

5.2

5.3

6. SMS Gateway

7. Perhatian Publik 7.1

Artikel Baru

.................................................................................

74

7.2

Cari Artikel

.................................................................................

75

7.3

Topik Artikel

.................................................................................

76

8. Matriks Monitoring

.................................................................................

79

8.1

Input Matriks

.................................................................................

79

8.2

Display Matriks

.................................................................................

82

8.3

Pending Matriks

.................................................................................

83

8.4

Statistik Matriks

.................................................................................

85

.................................................................................

87

9. Penutup

ii

Pushaka – Pusintek


DAFTAR GAMBAR Hal Gambar 2.1.

User Login

.......................................................

4

Gambar 2.2.

Message User Login

.......................................................

4

Gambar 3.1.

Menu Utama Dashboard

.......................................................

5

Gambar 4.1.1

Menu Rapat

.......................................................

6

Gambar 4.1.1.1 Menu Permintaan Rapat

.......................................................

6

Gambar 4.1.1.2 Permintaan Rapat

.......................................................

7

Gambar 4.1.1.3 Form Permintaan Rapat

.......................................................

7

Gambar 4.1.1.4 Detil Permintaan Rapat

.......................................................

8

Gambar 4.1.1.5 Form Agenda

.......................................................

9

Gambar 4.1.1.6 Detil Agenda Rapat

.......................................................

9

Gambar 4.1.2.1 Menu Persiapan Rapat

.......................................................

10

Gambar 4.1.2.2 Detil Persiapan Rapat

.......................................................

11

Gambar 4.1.2.3 Detil Persiapan Rapat dgn Reguler User

.......................................................

11

Gambar 4.1.2.4 Detil Persiapan Rapat dgn Executive User

.......................................................

12

Gambar 4.1.2.5 Detil Agenda Rapat

.......................................................

13

Gambar 4.1.2.6 Detil Undangan Rapat

.......................................................

13

Gambar 4.1.2.7 Detil Peserta Rapat

.......................................................

14

Gambar 4.1.2.8 Detil File Bahan Rapat

.......................................................

14

Gambar 4.1.3.1 Menu Pelaksanaan Rapat

.......................................................

15

Gambar 4.1.3.2 Detil Pelaksanaan Rapat

.......................................................

16

Gambar 4.1.3.3 Detil Pelaksanaan Rapat dgn executive user

.......................................................

16

Gambar 4.1.3.4 Detil Pelaksanaan Rapat dgn reguler user

.......................................................

17

Gambar 4.1.4.1 Menu Penundaan Rapat

.......................................................

17

Gambar 4.1.4.2 Detil Penundaan Rapat

.......................................................

18

Gambar 4.1.4.3 Edit Detil Penundaan Rapat

.......................................................

18

Gambar 4.1.5.1 Menu Pembatalan Rapat

.......................................................

19

Gambar 4.1.5.2 Detil Pembatalan Rapat

.......................................................

20

Gambar 4.2.1

.......................................................

21

Gambar 4.2.1.1 Off Track

.......................................................

21

Gambar 4.2.1.2 Daftar Off Track

.......................................................

22

Gambar 4.2.1.3 Detil Off Track

.......................................................

22

Gambar 4.2.1.4 Form Kesimpulan Rapat

.......................................................

23

Gambar 4.2.1.5 Form Tindak Lanjut

.......................................................

23

Menu Pelaksanaan Rapat

iii Pushaka – Pusintek


Gambar 4.2.1.6 Form Komentar

.......................................................

24

Gambar 4.2.1.7 Form Peserta Rapat

.......................................................

25

Gambar 4.2.1.8 Form File Bahan Rapat

.......................................................

26

Gambar 4.2.1.9 Form File Hasil Rapat

.......................................................

27

Gambar 4.2.2.1 On Track

.......................................................

29

Gambar 4.2.2.2 Daftar On Track

.......................................................

29

Gambar 4.2.3.1 Alert

.......................................................

30

Gambar 4.2.3.2 Daftar Alert

.......................................................

30

Gambar 4.2.4.1 Selesai

.......................................................

31

Gambar 4.2.4.2 Daftar Selesai

.......................................................

31

Gambar 4.2.5.1 Komentar Tindak Lanjut

.......................................................

32

Gambar 4.2.5.2 Statistik Komentar Tindak Lanjut

.......................................................

32

Gambar 4.2.6.1 Usulan Perpanjangan Waktu

.......................................................

33

Gambar 4.2.6.2 Parameter Usulan Perpanjangan Waktu

.......................................................

33

Gambar 4.3.1

.......................................................

34

Gambar 4.3.1.1 Cari Rapat

.......................................................

34

Gambar 4.3.1.2 Form Parameter Cari Rapat

.......................................................

35

Gambar 4.3.1.3 Hasil Cari Rapat

.......................................................

36

Gambar 4.3.2.1 Cari Tindak Lanjut

.......................................................

37

Gambar 4.3.2.2 Form Parameter Cari Tindak Lanjut

.......................................................

37

Gambar 4.3.2.3 Hasil Cari Tindak Lanjut

.......................................................

38

Gambar 4.3.3.1 Cari File

.......................................................

39

Gambar 4.3.3.2 Form Parameter Cari File

.......................................................

39

Gambar 4.3.3.3 Hasil Cari File

.......................................................

40

Gambar 4.4.1

Menu Statistik

.......................................................

41

Gambar 4.4.1.1 Statistik Rapat

.......................................................

41

Gambar 4.4.1.2 Hasil Statistik Rapat

.......................................................

42

Gambar 4.4.1.3 Daftar Statistik Rapat

.......................................................

42

Gambar 4.4.2.1 Statistik Tindak Lanjut 1

.......................................................

43

Gambar 4.4.2.2 Hasil Statistik Tindak Lanjut 1

.......................................................

43

Gambar 4.4.2.3 Daftar Statistik Tindak Lanjut 1

.......................................................

44

Gambar 4.4.3.1 Statistik Tindak Lanjut 2

.......................................................

44

Gambar 4.4.3.2 Hasil Statistik Tindak Lanjut 2

.......................................................

45

Menu Pencarian

iv Pushaka – Pusintek


Gambar 4.4.3.3 Statistik Tindak Lanjut selesai & belum

.......................................................

45

Gambar 4.4.3.4 Statistik Tindak Lanjut per Unit Eselon I

.......................................................

46

Gambar 4.5.1

Pending Matters

.......................................................

46

Gambar 4.5.2

Parameter Pending Matters

.......................................................

47

Gambar 4.5.3

Detil Pending Matters

.......................................................

47

Gambar 5.1.1

Kalender Kegiatan

.......................................................

48

Gambar 5.1.1.1 Menu Permintaan Kegiatan

.......................................................

48

Gambar 5.1.1.2 Add Kegiatan

.......................................................

49

Gambar 5.1.1.3 Form Permintaan Kegiatan

.......................................................

49

Gambar 5.1.1.4 Daftar Permintaan Kegiatan

.......................................................

51

Gambar 5.1.2.1 Menu Persiapan Kegiatan

.......................................................

52

Gambar 5.1.2.2 Persiapan Kegiatan

.......................................................

52

Gambar 5.1.2.3 Daftar Persiapan Kegiatan

.......................................................

52

Gambar 5.1.3.1 Menu Pelaksanaan Kegiatan

.......................................................

54

Gambar 5.1.3.2 Pelaksanaan Kegiatan

.......................................................

54

Gambar 5.1.3.3 Daftar Pelaksanaan Kegiatan

.......................................................

55

Gambar 5.1.4.1 Menu Penundaan Kegiatan

.......................................................

56

Gambar 5.1.4.2 Penundaan Kegiatan

.......................................................

56

Gambar 5.1.4.3 Daftar Penundaan Kegiatan

.......................................................

57

Gambar 5.1.5.1 Menu Pembatalan Kegiatan

.......................................................

58

Gambar 5.1.5.2 Daftar Pembatalan Kegiatan

.......................................................

58

Gambar 5.2.1

.......................................................

59

Gambar 5.2.1.1 Kalender Harian

.......................................................

60

Gambar 5.2.1.2 Detil Kalender Harian

.......................................................

60

Gambar 5.2.2.1 Menu Kalender Bulanan

.......................................................

61

Gambar 5.2.2.2 Kalender Bulanan

.......................................................

61

Gambar 5.2.2.3 Daftar Kalender Bulanan

.......................................................

62

Gambar 5.2.3.1 Menu Kalender Tahunan

.......................................................

63

Gambar 5.2.3.2 Kalender Tahunan

.......................................................

63

Gambar 5.3.1

Menu Statistik Kegiatan

.......................................................

64

Gambar 5.3.2

Statistik Kegiatan

.......................................................

64

Gambar 6.1

Menu Dashboard SMS Gateway

.......................................................

65

Gambar 6.1.1

Menu SMS Masuk

.......................................................

65

Gambar 6.1.2

Detil SMS Masuk

.......................................................

66

selesai

Menu Kalender

v Pushaka – Pusintek


Gambar 6.2.1

Menu SMS Keluar

.......................................................

66

Gambar 6.2.2

Detil SMS Keluar

.......................................................

67

Gambar 6.3.1

Menu Kirim SMS

.......................................................

67

Gambar 6.3.2

Detil Kirim SMS

.......................................................

68

Gambar 6.3.3

Form Kirim SMS

.......................................................

68

Gambar 6.4.1

Menu Broadcast SMS

.......................................................

69

Gambar 6.4.2

Detil Broadcast SMS

.......................................................

69

Gambar 6.4.3

Form Broadcast SMS

.......................................................

70

Gambar 6.5.1

Menu Statistik SMS

.......................................................

70

Gambar 6.5.2

Detil Statistik SMS

.......................................................

71

Gambar 6.6.1

Menu Cari SMS

.......................................................

72

Gambar 6.6.2

Detil Cari SMS

.......................................................

72

Gambar 6.6.3

Hasil Cari SMS

.......................................................

73

Gambar 7.1.1

Menu Artikel Baru

.......................................................

74

Gambar 7.1.2

Daftar Artikel Baru

.......................................................

74

Gambar 7.2.1

Menu Cari Artikel

.......................................................

75

Gambar 7.2.2

Parameter Cari Artikel

.......................................................

75

Gambar 7.3.1

Menu Topik Artikel

.......................................................

76

Gambar 7.3.2

Daftar Topik Artikel

.......................................................

76

Gambar 7.3.3

Form Perekaman Topik Artikel

.......................................................

77

Gambar 8.1

Menu Matrik Monitoring

.......................................................

79

Gambar 8.1.1

Input Matriks

.......................................................

79

Gambar 8.1.2

Daftar Matriks

.......................................................

80

Gambar 8.1.3

Detil Matriks

.......................................................

80

Gambar 8.1.4

Form Perekaman Matriks

.......................................................

81

Gambar 8.1.5

Form Perekaman Sub Item

.......................................................

81

Gambar 8.1.6

Form Status Tindakan

.......................................................

82

Gambar 8.2.1

Menu Display Matriks

.......................................................

82

Gambar 8.2.2

Display Matriks

.......................................................

83

Gambar 8.2.3

Detil Display Matriks

.......................................................

83

Gambar 8.3.1

Menu Pending Matriks

.......................................................

84

Gambar 8.3.2

Pending Matriks

.......................................................

84

Gambar 8.3.3

Parameter Pending Matriks

.......................................................

85

Gambar 8.4.1

Menu Statistik Matriks

.......................................................

85

Gambar 8.4.2

Statistik Matriks

.......................................................

85

vi Pushaka – Pusintek


1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Adanya kebutuhan yang sangat tinggi atas permintaan rapat yang berasal dari Menteri Keuangan maupun dari Unit Eselon I lainnya di lingkungan Departemen Keuangan maupun dari Departemen Lain, sehingga diperlukan adanya suatu fasilitas pengelolaan yang baik dan akurat sesuai dengan tingkat kepentingan terhadap permintaan rapat tersebut. Untuk mendukung aktivitas dan frekuensi permintaan agenda rapat tersebut telah disiapkan suatu dashboard untuk memudahkan dan mengelola agenda rapat yang dapat dilakukan secara online maupun menggunakan fasilitas sms gateway. 1.2 Tujuan Dokumen ini dimaksudkan untuk menjadi pedoman bagi Unit Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan dan diharapkan dengan adanya dokumen manual ini, dapat diperoleh manfaat antara lain sebagai berikut :

Memberi kemudahan kepada Unit Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan dalam hal memonitor agenda rapat yang diajukan maupun telah disetujui serta mengetahui sejauh mana agenda rapat tersebut akan dilaksanakan.

Memberikan informasi kepada unit pengguna dalam hal ini Unit Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan dalam mengevaluasi hasil tindak lanjut hasil rapat dari setiap Unit Eselon 1 yang menjadi penanggung jawabnya.

Memberikan kemudahan kepada Unit Eselon I dalam hal meminta agenda rapat baik secara on line maupun menggunakan fasilitas SMS Gateway yang sudah disiapkan dalam dashboard.

1.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup penggunaan dashboard ini dibagi kedalam 3 jenis pengguna yaitu: 1.3.1 Reguler User (Unit Eselon I), bertugas dan mempunyai wewenang dalam hal :

Melakukan Permintaan Rapat.

Menambahkan File Bahan Rapat.

Mengupdate komentar sebagai penjelasan atas status tindak lanjut rapat.

1.3.2 Executive User (Pushaka), bertugas dan mempunyai wewenang dalam hal : Pushaka – Pusintek

1


Melakukan Permintaan Rapat

Menyetujui Permintaan Rapat

Berhak membatalkan Rapat

Berhak menunda Rapat

Menentukan peserta Rapat

Menambahkan file hasil bahan rapat

1.3.3 Administrator bertugas dan mempunyai wewenang dalam hal :

1.4

Pengelolaan Data Referensi

Pengelolaan User dan hak akses

Update daftar rapat

SPESIFIKASI MODUL TERINTEGRASI Adapun spesifikasi sistem yang dibutuhkan untuk bisa menjalankan aplikasi antara lain : Sistem Operasi

Windows XP / Server / Vista Linux OS Mac OS

Database Server

MySQL Server 5.0

Web Server

Apache 2.0

Programming Language

PHP 5.0 Microsoft Office Open Office Adobe Acrobat Reader Winzip Mozilla Firefox Internet Explorer Opera Safari

External Application

Web Browser

Adapun spesifikasi hardware untuk server yang disarankan agar bisa mendukung sistem : Processor

Intel Xeon 1.6Ghz

Memory

2 GB ECC DDR2

Harddisk

SATA 160 GB

Jaringan

Ethernet Card support 10/100/1000 Mbps


2


Adapun spesifikasi hardware untuk client yang disarankan agar bisa menggunakan sistem Processor

Intel Pentium 4 1.6 Ghz

Memory

512 MB DDR2

Harddisk

IDE / SATA 80GB

Jaringan

Ethernet Card support 10/100 Mbps

1.5 Diagram Aliran Data Modul Rapim Monitoring

1.6 Diagram Aliran Data Modul SMS Gateway


3


2

Prosedur Login

Prosedur Login ini berguna untuk dapat membatasi akses terhadap aplikasi, dibutuhkan fasilitas untuk authorisasi user menggunakan id pengenal (user id) dan kata kunci (password).

Kolom “User”

Kolom “Password”

Tombol “Reset” Tombol “Login”

Gambar 2.1 User Login Petunjuk Kegiatan : o

Aktifkan komputer

o

Klik icon Internet Explorer Browser pada Desktop, akan tetapi lebih disarankan menggunakan Mozilla, Opera maupun Safari.

o

Pada kolom Address ketik http://pushaka.depkeu.go.id/daily_activity

o

Tampilan yang akan anda dapatkan adalah tampilan user login seperti gambar 2.1.

o

Masukkan user pengguna pada kolom ”User”.

o

Masukkan password pengguna pada kolom ”Password”.

o

Klik Tombol ”Login” maka akan muncul layar Main Menu dari menu Dashboard Daily Activity seperti tampak pada Gambar 3.1 , apabila user id dan password yang anda isikan tidak terdaftar maupun layar dibiarkan lama tanpa aktivitas maka akan tampil layar message yang berisi pesan ” Wrong user id / password entered, or your session was expired ! please re-login ” seperti gambar 2.2 .

o

Tombol Reset berfungsi apabila anda ingin mengosongkan layar isian kolom user id dan kolom password.

Gambar 2.2 Message User Login


4


3

Main Menu

Menu Utama setelah Login berhasil adalah tampilan layar Menu Utama Dashboard sepeti gambar 3.1.

Statistik

Filter Tahun

Gambar 3.1 Menu Utama Dashboard •

Informasi yang ada dalam Menu Utama Dashboard atau gambar 3.1 meliputi antara lain :

•

Statistik dari status tindak lanjut tiap Unit Eselon I.

•

Data statistik dapat berubah sesuai dengan kondisi data dengan merubah parameter tahun yang sudah disediakan di ”Filter Tahun”.

•

Indikator status On-Track, Alert, Off-Track dan Selesai terbanyak bagi Unit Eselon I dalam bentuk jarum jam.

•

Status tindak lanjut disamping dalam bentuk statistik, dalam dashboard ditampilkan juga dalam bentuk grafik pie seperti tampak pada gambar 3.1 di pojok kanan bawah.

•

Untuk mempermudah pencarian rapat maupun pending matters dapat dilakukan melalui menu ”Short Cut Menu” dari menu utama Dashboard ini.

•

Fasilitas menu lain yang ada di Dashboard antara lain : 1. Rapim Monitoring 2. Kalender Kegiatan 3. SMS Gateway 4. Perhatian Publik 5. Matrik Monitoring


5


4 4.1

Rapim Monitoring

Rapat Menu Rapat ini berfungsi untuk mengakomodir semua kegiatan rapat, ada 5 kegiatan antara lain : Permintaan Rapat, Persiapan Rapat, Pelaksanaan Rapat, Penundaan Rapat dan Pembatalan Rapat. Klik pada menu Rapim Monitoring dari dashboard yang ada tampak layar seperti gambar 4.1.1 berikut ini.

Rapim Monitoring

Rapat

Gambar 4.1.1 Menu Rapat 4.1.1

Permintaan Rapat Menu ini berfungsi untuk memasukkan data Rapat atas permintaan unit-unit Eselon I. Kegiatan perekaman ini bisa juga dilakukan langsung oleh unit-unit Eselon I yang bersangkutan dengan menggunakan user masing-masing yang sudah disiapkan. Untuk melakukan kegiatan Permintaan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan seperti tampak pada gambar 4.1.1.1. Permintaan Rapat

Rapim Monitoring

Rapat

Gambar 4.1.1.1 Menu Permintaan Rapat


6


Untuk merekam permintaan rapat yang baru klik pada menu ”Permintaan Rapat” seperti gambar 4.1.1.1, selanjutnya akan tampil layar seperti gambar gambar 4.1.1.2 dibawah ini.

Icon “Add Permintaan Rapat

Gambar 4.1.1.2 Permintaan Rapat Klik pada icon “Add Permintaan Rapat” layar berikutnya akan tampir layar untuk perekaman permintaan rapat seperti gambar 4.1.1.3 berikut ini.

Tema Rapat Sms Tema Rapat Tgl Rapat Jam Mulai Jenis Rapat

Jam Selesai

Image File

Tombol “Save”

Gambar 4.1.1.3 Form Permintaan Rapat Petunjuk Pengisian : o Inisitor, elemen ini sudah secara otomatis terisi berdasarkan user login yang masuk o Tema Rapat, isikan pada kolom ini dengan tema dari rapat. o Sms Tema Rapat, isikan pada kolom ini dengan uraian singkat dengan tema dari rapat Pushaka – Pusintek

7


o Tgl Rapat, isikan kolom ini dengan tanggal dari permintaan rapat tersebut akan dilaksanakan dengan format dd/mm/yyyy o Jam Mulai, isikan kolom ini dengan jam yang akan dilaksanakan rapat tersebut dengan format hh:mm:ss o Jenis Rapat, kolom jenis rapat ini disediakan beberapa pilihan, klik pada tombol drill down pada kolom jenis rapat. o Image File, pilih nama file dari image file yang ada yang sesuai dengan tema rapat. o Image Preview, kolom ini secara otomatis akan tampil preview image sesuai dengan nama file yang telah di isikan pada kolom image file. o Status Rapat, untuk permintaan rapat yang baru di kolom ini sudah terisi dengan status rapatnya ”Konfirmasi” o Tombol Save, klik tombol ini apabila data permintaan rapat akan disimpan, kemudian akan muncul message seperti dibawah ini, untuk menyakinkan bahwa record tersebut benar akan disimpan, klik tombol ”OK”, untuk membatalkan kegiatan rekam data klik tombol ”Cancel.

Hasil dari perekaman permintaan rapat dapat dilihat pada gambar 4.1.1.4 berikut ini.

Icon “Edit Permintaan Rapat”

Permintaan rapat

Icon “Add Agenda

Gambar 4.1.1.4 Detil Permintaan Rapat


8


Icon “Edit Permintaan Rapat” berfungsi apabila ada updating terhadap data pokok rapat. Klik icon “Add Agenda” untuk menambahkan agenda rapat yang ada. Tampilan form untuk menambahkan agenda terlihat seperti gambar 4.1.1.5.

Permintaan Rapat

Agenda Rapat

Tombol “Save”

. Gambar 4.1.1.5 Form Agenda Isikan pada elemen ”Agenda Rapat” dengan uraian agenda rapat. Klik tombol ”Save” untuk menyimpan data agenda rapat. Hasil perekaman agenda diatas akan tampak seperti gambar 4.1.1.6 berikut ini.

Icon “Edit Permintaan Rapat”

Detil Agenda Rapat Icon “Delete Agenda”

Icon “Edit Agenda”

Gambar 4.1.1.6 Detil Agenda Rapat Klik icon ”Edit Agenda” untuk updating data Agenda Rapat, untuk menghapus agenda rapat klik icon “Delete Agenda”, maka akan tampil layar message untuk meyakinkan bahwa record agenda tersebut akan benar-benar akan dihapus. Akan tampak layar message seperti berikut ini.


9


Klik tombol “OK” apabila record tersebut benar akan dihapus, untuk membatalkan kegiatan delete tersebut klik tombol “Cancel”. 4.1.2

Persiapan Rapat Menu ini berfungsi untuk memasukkan data agenda, peserta rapat, undangan serta file bahan rapat bila ada. Kegiatan melengkapi data rapat tersebut dilakukan oleh unit pemohon permintaan rapat, selanjutnya approvel bahwa persiapan rapat tersebut sudah “OK” dilakukan oleh executive user dalam hal ini pihak Pushaka. Untuk melakukan kegiatan Persiapan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan seperti tampak pada gambar 4.1.2.1.

Persiapan Rapat

Rapim Monitoring Rapat

Gambar 4.1.2.1 Menu Persiapan Rapat Klik pada sub menu ”Persiapan Rapat” seperti pada gambar 4.1.2.1 tersebut diatas, maka akan tampak detil Persiapan Rapat gambar 4.1.2.2.


10


Icon “Persiapan OK”

Icon “Ditunda”

Icon “Detil”

Gambar 4.1.2.2 Detil Persiapan Rapat Klik icon detil untuk melengkapi data agenda, peserta rapat, undangan dan file bahan rapat. Untuk melengkapi data tersebut tergantung dengan user yang aktif, bila yang aktif reguler user maka tampilan detil berikutnya seperti tampak pada gambar 4.1.2.3, sedangkan bila user yang aktif adalah executive user maka layar detil berikutnya yang tampak adalah seperti gambar 4.1.2.4. Klik icon ”Persiapan OK” apabila data sudah lengkap, dan secara otomatis rapat tersebut masuk ke dalam kegiatan ”Pelaksanaan Rapat”, sedangkan apabila rapat tersebut ditunda maka klik pada icon ”Ditunda” maka secara otomatis rapat tersebut masuk ke kegiatan ”Penundaan Rapat”.

Deskripsi File Tombol “Browse”

Kelompok Arsip Subkelompok Arsip Tombol “Save”

Gambar 4.1.2.3 Detil Persiapan Rapat dgn Reguler User Pushaka – Pusintek

11


Petunjuk Pengisian : o Nama File, klik pada tombol ”Browse” untuk memilih nama file yang akan di upload, isikan pada kolom deskripsi file dengan uraian singkat deskripsi dari file yang akan diupload. o Deskripsi, isikan pada kolom ini uraian singkat dari deskripsi nama file yang akan diupload. o Kelompok Arsip, pilih pada tombol yang ada sesuai dengan kelompok dari arsip tersebut. o Subkelompok Arsip, tombol pilih ini akan aktif apabila kelompok arsip sudah terisi, pilih subkelompok arsip tersebut. o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data yang ada, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan perekaman penambahan file bahan rapat.

Icon “Add Agenda”

Icon “Edit Undangan”

Icon “Add Peserta” Icon “Add Bahan Rapat”

Gambar 4.1.2.4 Detil Persiapan Rapat dgn Executive User Petunjuk Pengisian : o Add Agenda, klik pada icon ”Add Agenda” untuk menambahkan agenda rapat, tampilan layar seperti pada gambar 4.1.2.5. o Edit Undangan, klik pada icon ”Edit Undangan” untuk meng-update nomor surat undangan, tanggal undangan dan lokasi, tampilan layar seperti pada gambar 4.1.2.6.


12


o Add Peserta, klik pada icon ”Add Peserta” untuk menambahkan siapa saja peserta rapat yang hadir, beserta unit organisasinya, tampilan layar seperti pada gambar 4.1.2.7. o Add Bahan Rapat, klik pada icon ”Add Bahan Rapat” untuk menambahkan file bahan rapat, deskripsi bahan rapat, kelompok arsip, subkelompok arsip, lokasi arsip tersebut disimpan dan status file tersebut. Tampilan layar seperti pada gambar 4.1.2.8.

Agenda Rapat

Tombol “Cancel” Tombol “Save”

Gambar 4.1.2.5 Detil Agenda Rapat Petunjuk Pengisian : o Agenda Rapat, isikan pada kolom ini dengan agenda rapat. o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data agenda rapat, untuk membatalkan kegiatan perekaman agenda rapat klik tombol ”Cancel”.

No Undangan Tgl Undangan Lokasi Rapat

Tombol “Cancel”

Tombol “Save”

Gambar 4.1.2.6 Detil Undangan Rapat Pushaka – Pusintek

13


Petunjuk Pengisian : o No Undangan, isikan pada kolom ini dengan nomor undangan. o Tgl Undangan, isikan pada kolom ini dengan tanggal kapan rapat tsb akan dilaksanakan dengan format dd/mm/yyyy, atau bisa juga dilakukan dengan klik pada icon disebelah kanan akan muncul layar kalender. o Lokasi Rapat, isikan pada kolom ini dengan lokasi dimana rapat tersebut akan dilaksanakan. o Tombol Save, klik tombol ”Save” untuk menyimpan data, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

Nama Peserta Unit Organisasi

Tombol “Cancel” Tombol “Save”

Gambar 4.1.2.7 Detil Peserta Rapat Petunjuk Pengisian : o Nama Peserta, isikan pada kolom ini dengan nama peserta yang hadir. o Unit, isikan pada kolom ini dengan unit organisasi dari peserta tersebut. o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data peserta rapat, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman data peserta rapat. Form ini dapat merekam 5 peserta sekaligus dalam satu kali kegiatan perekaman.

Nama File

Icon “Browse”

Deskripsi File Kelompok Arsip Subkelompok Arsip Lokasi Arsip Status File


14


Gambar 4.1.2.8 Detil File Bahan Rapat Petunjuk Pengisian : o

Nama File, untuk pengisian pada kolom ini, klik pada icon ”Browse” kemudian pilih file yang akan diupload.

o

Deskripsi File, isikan pada kolom ini dengan uraian deskripsi file.

o

Kelompok Arsip, klik pada icon top down yang ada pilih kelompok arsip yang tersedia.

o

Subkelompok Arsip, icon top down pada kolom ini akan aktif apabila kolom kelompok arsip sudah terisi, pilih sesuai dengan subkelompok arsip.

o

Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan lokasi arsip dimana arsip tsb disimpan.

o

Status File, pilih pada radio button yg ada apakah file yang diupload tsb bahan rapat atau hasil rapat.

o

Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data bahan rapat, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman bahan rapat.

4.1.3

Pelaksanaan Rapat

Rapat yang sudah diagendakan dan sudah dilaksanakan tentunya menghasilkan kesimpukan dan tindak lanjut. Executive user sebagai supervisor berhak mengupdate/menambahkan agenda, peserta rapat, kesimpulan dan tindak lanjut. Sedangkan member/unit atau yang biasa disebut reguler user yang terkait hanya dapat menambahkan komentar yang ada. Untuk melakukan kegiatan Pelaksanaan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan seperti tampak pada gambar 4.1.3.1. Pelaksanaan Rapat

Matrik Monitoring Rapat


15


Gambar 4.1.3.1 Menu Permintaan Rapat Klik pada sub menu ”Pelaksanaan Rapat” seperti pada gambar 4.1.3.1 tersebut diatas, maka akan tampak detil Pelaksanaan Rapat seperti gambar 4.1.3.2.

Info record tsb ada file bahan rapat Icon “Edit Detil”

Status jumlah record terakhir Info jumlah halaman

Gambar 4.1.3.2 Detil Pelaksanaan Rapat Apabila user yang aktif sebagai executive user, maka user tsb berhak untuk mengupdate data peserta, agenda, kesimpulan, tindak lanjut, file hasil rapat dengan klik pada icon “Edit Detil” layar berikutnya akan tampak seperti gambar 4.1.3.3, sedangkan bila user yang aktif sebagai regular user, maka user tersebut tidak berhak untuk update semua kegiatan tampilan layar untuk regular user tampak seperti gambar 4.1.3.4.


16


Gambar 4.1.3.3 Detil Pelaksanaan Rapat dgn Executive User

Gambar 4.1.3.4 Detil Pelaksanaan Rapat dgn Reguler User 4.1.4

Penundaan Rapat

Di menu Penundaan Rapat ini kegiatan yang dilakukan adalah memanage semua data Permintaan Rapat yang tidak disetujui sehingga perlu penjadwalan ulang maupun agenda Permintaan Rapat tersebut dibatalkan. Kegiatan Penundaan Rapat ini hanya bisa dilakukan oleh executive user. Untuk melakukan kegiatan Penundaan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan seperti tampak pada gambar 4.1.4.1.

Penundaan Rapat


Gambar 4.1.4.1 Menu Penundaan Rapat Klik pada sub menu ”Penundaan Rapat” seperti pada gambar 4.1.4.1 tersebut diatas, maka akan tampak detil Penundaan Rapat seperti gambar 4.1.4.2.


17


Dibatalkan

Jadwal Ulang

Edit Detil

Gambar 4.1.4.2 Detil Penundaan Rapat Bila ada penambahan agenda klik pada hyperlink “Edit Detil” layar berikutnya akan tampil seperti gambar 4.1.43.

Add Agenda

Gambar 4.1.4.3 Edit Detil Penundaan Rapat Klik pada icon “Add Agenda” untuk melakukan penambahan agenda, layar berikutnya tampak seperti gambar 4.1.2.5, lakukan kegiatan pengisian agenda seperti kegiatan pengisian agenda di Persiapan Rapat. Bila agenda rapat tersebut akan dijadwal ulang dikarenakan tanggal agenda rapat berubah, klik pada icon “Jadwal Ulang” di gambar 4.14.2 diatas, maka akan tampil message konfirmasi seperti dibawah ini untuk meyakinkan apakah rapat tersebut benar akan di jadwal ulang, klik tombol “OK” maka secara otomatis agenda rapat tersebut tercatat kembali di persiapan rapat, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan jadwal ulang tersebut.


18


Untuk membatalkan agenda rapat tersebut klik pada icon “Dibatalkan” pada gambar 4.14.2 diatas, maka akan tampil message pemberitahuan apakah record tersebut benar akan dibatalkan seperti gambar dibawah ini, klik tombol “OK” untuk membatalkan agenda rapat dan secara otomatis agenda rapat tersebut tercatat di kegiatan Pembatalan Rapat, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut.

4.1.5

Pembatalan Rapat

Di kegiatan Menu Pembatalan Rapat ini adalah memanage semua data Penundaan Rapat yang telah dibatalkan sehingga memerlukan penjadwalan ulang maupun data Penundaan Rapat tersebut akan dihapus. Kegiatan Pembatalan Rapat ini hanya bisa dilakukan oleh executive user. Untuk melakukan kegiatan Pembatalan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan seperti tampak pada gambar 4.1.5.1.

Pembatalan Rapat


Gambar 4.1.5.1 Menu Pembatalan Rapat Klik pada sub menu ”Pembatalan Rapat” seperti pada gambar 4.1.5.1 tersebut diatas, maka akan tampak detil Pembatalan Rapat seperti gambar 4.1.5.2.


19


Delete Jadwal

Jadwal Ulang

Edit Detil

Gambar 4.1.5.2 Detil Pembatalan Rapat Bila agenda rapat akan di jadwal ulang, klik pada icon “Jadwal Ulang” maka akan muncul layar konfirmasi apakah agenda rapat tersebut benar akan di jadwal ulang, klik tombol “OK” maka agenda rapat tersebut akan tercatat di kegiatan Permintaan Rapat, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

Apabila agenda rapat tersebut akan dihapus, maka klik pada icon “Delete Jadwal” di gambar 4.1.5.2 diatas, maka layar berikutnya akan tampil message seperti dibawah, klik tombol “OK” bila agenda rapat tersebut benar akan dihapus, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

4.2


Menu ini berfungsi untuk memonitor semua hasil tindak lanjut, dalam menu ini ada 7 sub kegiatan dalam menu Pelaksanaan Tindak Lanjut, antara lain : Off-Track, On-Track, Alert, Selesai, Komentar Tindak Lanjut dan Usulan Perpanjangan Waktu. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut”, tampilan layar seperti pada gambar 4.2.1 berikut ini.


20



Gambar 4.2.1 Menu Pelaksanaan Tindak Lanjut 4.2.1

Off-Track

Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang sudah lewat batas waktu di layar data tersebut diberi tanda dengan bola berwarna merah. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Off Track”, tampilan layar seperti gambar 4.2.1.1. Off Track

Rapim Monitoring


Gambar 4.2.1.1 Off Track Klik “Off Track” untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status off track. Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak lanjut, peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta merubah status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status off track tampak seperti pada gambar 4.2.1.2.


21


Edit Detil Status Off Track (warna merah)

Gambar 4.2.1.2 Daftar Off Track Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari pelaksanaan tindak lanjut, gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3.

Add Agenda

Add Tindak Lanjut

Add Kesimpulan

Add Peserta Hyperlink Komentar

Add File Bahan Rapat

Add File Hasil Rapat

Gambar 4.2.1.3 Detil Off Track Untuk menambahkn Agenda baru, klik pada icon “Add Agenda” dan langkah berikutnya dapat dilihat di modul “Permintaan Rapat”. Untuk menambahkan kesimpulan rapat klik pada icon “Add Kesimpulan” pada gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.4. Pushaka – Pusintek

22

g Jawab an

Save


Kesimpulan Rapat

Tombol Save

Gambar 4.2.1.4 Form Kesimpulan Rapat Isikan pada kolom ”Kesimpulan Rapat” dengan uraian dari kesimpulan rapat yang ada, klik tombol ”Save” untuk menyimpan data kesimpulan rapat tersebut, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman kesimpulan rapat. Untuk menambahkan tindak lanjut, klik pada icon “Add Tindak Lanjut” pada gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.5.

Tindak Lanjut Batas Akhir Status Tindakan Penanggung Jawab Pendukung

Gambar 4.2.1.5 Form Tindak Lanjut Petunjuk Pengisian : o Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian dari Tindak Lanjut. o Batas Akhir, isikan pada kolom ini dengan tanggal batas akhir agenda rapat tersebut dengan format tanggal dd/mm/yyyy. o Status Tindakan, kolom ini akan terisi secara otomatis sesuai dengan tanggal batas akhir yang diisikan. o Penanggung Jawab, pilih pada tombol top down yang ada dengan Unit Eselon I sebagai penanggung jawab dari hasil tindak lanjut. o Pendukung, isikan pada kolom ini dengan uraian Unit Eselon I sebagai penanggung jawab selanjutnya.


23


o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan isian dari form tindak lanjut diatas, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman tindak lanjut. Untuk menambahkan Komentar, klik pada icon “Hyperlink Komentar ” pada gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya seperti tampak berikut ini.

add Komentar

Klik pada icon ”Add Komentar” maka akan tampak gambar 4.2.1.6.

Tipe Komentar Komentar

Tombol Save

Gambar 4.2.1.6 Form Komentar Isikan komentar ke dalam kolom Komentar, pilih pada

radio button di tipe

komentar yang ada, ada 3 tipe komentar yaitu : Komentar tindak lanjut, Usulan perpanjangan waktu, Penyelesaian tindak lanjut. Apabila dipilih radio button yang penyelesaian tindak lanjut, maka status tindakan dalam keadaan apapun akan berubah menjadi selesai. Klik tombol ”Save” untuk menyimpan komentar yang sudah diisikan, maka akan muncul message berikut ini untuk meyakinkan apakah kegiatan tersebut diatas benar akan disimpan, klik tombol ”OK” untuk menyimpannya, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan.


24


Untuk menambahkn peserta rapat, klik pada icon “Add Peserta” pada gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.7. Peserta Unit Instansi Status Hadir

Tombol Save

Gambar 4.2.1.7 Form Peserta Rapat Petunjuk Pengisian : o

Peserta, isikan pada kolom ini bisa dengan nama peserta yang menghadiri rapat maupun nama jabatan dari peserta yang hadir tersebut.

o

Unit, pilih pada icon top down yang ada dengan nama unit dari peserta yang hadir.

o

Instansi, isikan pada kolom ini dengan uraian nama instansi peserta yang hadir.

o

Status Hadir, pilih radio button yang ada, bila peserta tersebut menghadiri rapat maka pilih radion button ”Ya” dan begitu sebaliknya.

o

Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data peserta berikutnya akan muncul layar message untuk meyakinkan apakan data peserta tersebut benar akan disimpan, klik tombol ”OK” untuk menyimpannya, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman data peserta. Dalam form ini disediakan 3 nama peserta untuk dapat di rekam sekaligus untuk mempercepat perekaman data peserta.


25


Untuk menambahkan file bahan rapat, klik pada icon “Add Bahan Rapat” pada gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.8.

Nama File Deskripsi File Kelompok Arsip Subkelompok Arsip Lokasi Arsip Status File

Gambar 4.2.1.8 Form File Bahan Rapat Petunjuk Pengisian : o Nama File, klik pada icon “Browse” maka akan tampak tampilan windows baru untuk mencari dimana file bahan rapat tersebut disimpan. o Deskripsi file, isikan pada kolom ini dengan uraian penjelasan dari nama file bahan rapat o Kelompok Arsip, pilih pada bar top down untuk memilih kelompok arsip sesuai dengan kelompok dari file bahan rapat tersebut. o Subkelompok Arsip, kolom ini akan aktif bar top downnya apabila kolom kelompok arsip sudah terisi. Pilih pada subkelompok arsip sesuai dengan subkelompok arsip dari file bahan rapat. o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan keterangan dimana file bahan rapat tersebut akan disimpan. o Status file, pilih radio button yang ada apakah status bahan rapat tersebut masih dalam bentuk file bahan rapat atau file hasil rapat.


26


o

Klik tombol “Save” untuk menyimpan file bahan rapat tersebut, akan muncul message seperti dibawah ini, klik tombol “OK”, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

Untuk menambahkan file hasil rapat, klik pada icon “Add Hasil Rapat” pada gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.9.

Nama File Icon “Browse” Deskripsi Status File

Kelompok Arsip Subkelompok Arsip Lokasi Arsip

Gambar 4.2.1.9 Form File Hasil Rapat Petunjuk Pengisian : o Nama File, klik pada icon “Browse” maka akan tampak tampilan windows baru untuk mencari dimana file bahan rapat tersebut disimpan. Tampilan windows seperti tampak dibawah ini, pilih file yang akan di upload, kemudian klik “Open”

File Upload Tombol “Opem”


27


o Deskripsi File, isikan pada kolom ini dengan uraian penjelasan dari nama file hasil rapat o Kelompok Arsip, pilih pada bar top down untuk memilih kelompok arsip sesuai dengan kelompok dari file hasil rapat tersebut. o Subkelompok Arsip, kolom ini akan aktif bar top downnya apabila kolom kelompok arsip sudah terisi. Pilih pada subkelompok arsip sesuai dengan subkelompok arsip dari file hasil rapat. o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan keterangan dimana file hasil rapat tersebut akan disimpan. o Status file, pilih radio button yang ada apakah status bahan rapat tersebut masih dalam bentuk file bahan rapat atau file hasil rapat. o

Klik tombol “Save” untuk menyimpan file bahan rapat tersebut, akan muncul message seperti dibawah ini, klik tombol “OK”, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

4.2.2 On-Track Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang selesai tepat waktu yang sudah ditentukan. Di layar data tersebut diberi tanda dengan bola berwarna hijau. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “On Track”, tampilan layar seperti gambar 4.2.2.1.


28


On Track

Rapim Monitoring Pelaksanaan Tindak Lanjut

Gambar 4.2.2.1 On Track Klik “On Track” untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status on track. Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak lanjut, peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta merubah status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status on track tampak seperti pada gambar 4.2.2.2.

Hyperlink “Edit Detil” Status On Track

Gambar 4.2.2.2 Daftar On Track Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari pelaksanaan tindak lanjut dengan status On Track, gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track. 4.2.3 Alert Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang penyelesaiannya dengan batas waktu tinggal 1 minggu lagi. Di layar data tersebut diberi tanda dengan bola berwarna kuning. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik


29


sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Alert”, tampilan layar seperti gambar 4.2.3.1.

Alert

Pelaksanaan Tindak Lanjut Rapim Monitoring

Gambar 4.2.3.1 Alert Klik “Alert” untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status Alert. Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak lanjut, peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta merubah status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status alert tampak seperti pada gambar 4.2.3.2.

Hyperlink “Edit Detil”

Status Alert

Gambar 4.2.3.2 Daftar Alert Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari pelaksanaan tindak lanjut dengan status Alert, gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track. 4.2.4 Selesai Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang penyelesaiannya sudah dianggap selesai sesuai batas waktu yang sudah ditentukan. Di layar data tersebut diberi tanda dengan bola berwarna biru. Klik menu “Rapim Pushaka – Pusintek

30


Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Selesai”, tampilan layar seperti gambar 4.2.4.1.

Selesai

Rapim Monitoring Pelaksanaan Tindak Lanjut

Gambar 4.2.4.1 Selesai Klik “Selesai” untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status Selesai. Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak lanjut, peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta merubah status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status alert tampak seperti pada gambar 4.2.4.2.


Status Selesai

Gambar 4.2.4.2 Daftar Selesai Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari pelaksanaan tindak lanjut dengan status Selesai, gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track. 4.2.5 Komentar Tindak Lanjut Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut baik yang berstatus Off Track, On Track, Alert maupun Selesai. Klik menu “Rapim Pushaka – Pusintek

31


Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Komentar Tindak Lanjut”, tampilan layar seperti gambar 4.2.5.1.

Komentar Tindak Lanjut

Matrik Monitoring Pelaksanaan Tindak Lanjut

Gambar 4.2.5.1 Komentar Tindak Lanjut Klik “Komentar Tindak Lanjut” untuk melihat statistik pelaksanaan tindak lanjut dengan status Off Track, On Track, Alert maupun Selesai. Dalam statistik tersebut juga diinformasikan jumlah tindak lanjut per status tindakan dan per Unit Eselon I, sehingga memudahkan bagi Unit Eselon I tersebut untuk mengetahui setiap status tindak lanjutnya. Tampilan daftar komentar tindak lanjut dengan ke empat jenis status tindakan tampak seperti pada gambar 4.2.5.2


Gambar 4.2.5.2 Statistik Komentar Tindak Lanjut Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari komentar tindak lanjut, gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan


32


selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track. 4.2.6 Usulan Perpanjangan Waktu Menu ini berfungsi untuk mempermudah monitoring terhadap daftar agenda yang meminta unsulan perpanjangan waktu. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Usulan Perpanjangan Waktu”, tampilan layar seperti gambar 4.2.6.1.

Usulan Perpanjangan Waktu Rapim Monitoring Pelaksanaan Tindak Lanjut

Gambar 4.2.6.1 Usulan Perpanjangan Waktu Klik “Usulan Perpanjangan Waktu”. Akan tampak layar parameter untuk mempermudah pencarian dengan kriteria yang sudah ditentukan berdasarkan parameter. Tampilan parameternya seperti pada gambar 4.2.6.2 Tindak Lanjut Penanggung Jawab Pendukung Mulai Tgl Berakhir Tgl Icon “Show” Detil

Gambar 4.2.6.2 Parameter Usulan Perpanjangan Waktu Dibawah tampilan layar parameter terdapat detil daftar agenda yang mempunyai usulan perpanjangan waktu.


33


4.3 Pencarian Menu ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian Agenda Rapat, Tindak Lanjut maupun pencarian File, klik sub menu “Pencarian” di menu utama Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.1 berikut ini. Pencarian

Rapim Monitoring

Gambar 4.3.1 Menu Pencarian 4.3.1 Cari Rapat Menu Cari Rapat ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian semua jenis rapat dengan kriteria tertentu sesuai dengan parameter yang sudah diisikan. Klik sub menu ”Pencarian” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.1.1 berikut ini. Cari Rapat

Pencarian

Rapim Monitoring

Gambar 4.3.1.1 Cari Rapat Klik ”Cari Rapat”, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada gambar 4.3.1.2 berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria yang


34


diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Dari Tgl Sampai Tgl Dari Jam Sampai Jam Jenis Rapat Kesimpulan Rapat

Unit

Tindak Lanjut

Status Rapat

Penanggung Jawab

Tema Rapat

Pendukung

Agenda Rapat

Status Tindakan

Icon “Show”

Gambar 4.3.1.2 Form Parameter Cari Rapat Petunjuk Pengisian : o

Dari Tgl, isikan pada kolom ini dengan tanggal awal pencarian.

o

Sampai Tgl, isikan pada kolom ini dengan tanggal akhir pencarian.

o

Dari Jam, isikan pada kolom ini dengan waktu awal dari rapat tersebut.

o

Sampai Jam, isikan pada kolom ini dengan waktu akhir dari rapat.

o

Jenis Rapat, isikan pada kolom ini dengan jenis rapat yang diinginkan dengan cara meng-klik tombol top down yang ada disebelah kanan.

o

Unit, pilih unit yang sesuai dengan yang akan dicari dengan meng-klik tombol top down yang ada disebelah kanan.

o

Status Rapat, isikan pada kolom ini dengan status rapat yang diinginkan.

o

Rapat Id, isikan pada kolom ini dengan rapat id, dimana rapat id ini merupakan identetitas dari rapat tersebut.

o

Tema Rapat, isikan pada kolom ini dengan tema rapat yang diinginkan.

o

Agenda Rapat, isikan pada kolom ini dengan agenda rapat.

o

Kesimpulan Rapat, isikan pada kolom kesimpulan rapat.

o

Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian tindak lanjut.

o

Penanggung Jawab, pilih pada tombol top down yang ada dengan Unit Eselon I sebagai unit penanggungjawab.

o

Pendukung, isikan pada kolom ini dengan nama Unit Eselon I yang bertanggung jawab terhadap agenda rapat tersebut selain penanggungjawab yang utama. Pushaka – Pusintek

35


o

Status Tindakan, isikan pada kolom ini dengan status tindakan.

o

Icon Show, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka akan muncul message seperti dibawah ini.

Klik tombol “OK”, maka hasil pencarian dari kegiatan diatas, akan tampak seperti pada gambar 4.3.1.3, untuk membatalkan kegiatan pencarian tekan tombol ”Cancel”.


Gambar 4.3.1.3 Hasil Cari Rapat Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari rapat hasil pada form pencarian. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track. 4.3.2 Cari Tindak Lanjut Menu Tindak Lanjut ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian rapat yang sudah ditindak lanjut dengan kriteria tertentu sesuai dengan parameter yang sudah diisikan. Klik sub menu ”Pencarian” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.2.1 berikut ini.


36


Cari Tindak Lanjut

Pencarian

Rapim Monitoring

Gambar 4.3.2.1 Cari Tindak Lanjut Klik ”Cari Tindak Lanjut”, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada gambar 4.3.2.2 berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Tindak Lanjut Penanggung Jawab Pendukung Status Tindakan Mulai Tgl Berakhir Tgl Icon “Show”

Gambar 4.3.2.2 Form Parameter Cari Tindak Lanjut Petunjuk Pengisian : o

Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian tindak lanjut.

o

Penanggung Jawab, klik pada tombol pilihan yang ada Unit Eselon I sebagai penanggung jawab tindak lanjut tersebut.

o

Pendukung, yang bertanggung jawab terhadap agenda rapat tersebut selain penanggungjawab yang utama.

o

Status Tindakan, klik pada tombol pilihan yang ada apakah status tindakan tersebut off track, on track, alert maupun selesai.


37


o

Mulai Tgl, isikan pada kolom yang ada dengan tanggal mulai tindak lanjut yang akan dicari dengan format dd/mm/yyyy.

o

Berakhir Tgl, isikan pada kolom yang ada dengan tanggal terakhir tindak lanjut yang akan dicari dengan format dd/mm/yyyy.

o

Icon “Show”, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka akan muncul message seperti dibawah ini.



Gambar 4.3.2.3 Hasil Cari Tindak Lanjut Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari tindak lanjut hasil pencarian. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.


38


4.3.3 Cari File Menu Cari File ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian file bahan rapat maupun file hasil rapat dengan kriteria tertentu sesuai dengan parameter yang sudah diisikan. Klik sub menu ”Pencarian” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.2.1 berikut ini.

Cari File Pencarian Rapim Monitoring

Gambar 4.3.3.1 Cari File Klik ”Cari File”, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada gambar 4.3.3.2 berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria pencarian file yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Nama File Deskripsi File Kelompok Arsip Subkelompok Arsip Lokasi Arsip Status File

Jenis File

Tombol “Show”

Gambar 4.3.3.2 Form Parameter Cari File Petunjuk Pengisian : o Nama File, isikan pada kolom ini dengan nama file dari file dokumen yang akan dicari. Pushaka – Pusintek

39


o Deskripsi File, isikan pada kolom ini dengan deskripsi file. o Kelompok Arsip, klik tombol top down yang ada, pilih kelompok arsip sesuai dokumen yang akan dicari. o SubKelompok Arsip, kolom ini akan aktif bila kolom kelompok arsip sudah terisi, pilih subkelompok arsip yang ada. o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan lokasi arsip. o Jenis File, pilih pada kolom ini dengan jenis file yang akan dicari apakah dalam bentuk audio video, dokumen maupun gambar. o Status File, pilih salah satu radio button yang ada, apakah file tersebut file bahan rapat atau file hasil rapat. o

Tombol Show, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka akan muncul message seperti dibawah ini.


Nama File

Gambar 4.3.3.3 Hasil Cari File Hasil pencarian file akan tampak seperti daftar tersebut diatas, klik pada hyperlink “Nama File” maka layar akan menampilkan detil dari file hasil pencarian. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti Pushaka – Pusintek

40


penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track. 4.4 Statistik Menu ini berfungsi untuk memudahkan bagi semua level user dalam hal

memonitor

statistik rapat berdasarkan kelompok data dan gambar statistik tersebut dapat berbentuk 3 macam pilihan sesuai keinginan yaitu dalam bentuk pie, line maupun bar, klik sub menu “Statistik” di menu utama Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.4.1 berikut ini.

Rapim Monitoring

Statistik

Gambar 4.4.1 Menu Statistik

4.4.1 Statistik Rapat Menu Statistik Rapat ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan executive user maupun level user yang lain dalam hal memonitor statistik rapat berdasarkan Jenis Rapat, Status Rapat, maupun Inisiator. Klik sub menu ”Statistik” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.4.1.1 berikut ini. Statistik Rapat

Statistik Rapim Monitoring

Gambar 4.4.1.1 Statistik Rapat


41


Klik ”Statistik Rapat” seperti gambar 4.4.1.1. diatas, maka akan muncul layar parameter beserta hasil statistik dalam bentuk bar seperti tampak pada gambar 4.4.1.2 berikut ini. Mulai Bulan Sampai Bulan Tahun Kelompok Data Type Chart Statistik dalam bentuk Bar Tombol “Show”

Gambar 4.4.1.2 Hasil Statistik Rapat Untuk merubah tampilan statistik diatas dalam bentuk chart yang lain pilih pada kolom type chart sedangkan untuk melihat perubahan statistik rapatnya, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Adapun parameter yang disediakan antara lain : Mulai sampai dengan Bulan Rapat yang diinginkan dan kelompok data yang terdiri dari jenis rapat, status rapat dan inisiator. Klik tombol “Show” untuk meng-execute parameter diatas, dan hasilnya tampak seperti gambar 4.4.1.3.

Hyperlink “Edit Data”

Gambar 4.4.1.3 Daftar Statistik Rapat Klik pada hyperlink “Edit Data” maka layar akan menampilkan detil rapat.. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.


42


4.4.2 Statistik Tindak Lanjut 1 Menu Statistik Rapat 1 ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan executive user maupun level user yang lain dalam hal memonitor statistik rapat berdasarkan Penanggung Jawab, Status Tindakan dan Jenis Rapat. Klik sub menu ”Statistik” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.4.2.1 berikut ini. Statistik Tindak Lanjut 1 Statistik Rapim Monitoring

Gambar 4.4.2.1 Statistik Tindak Lanjut 1 Klik ”Statistik Tindak Lanjut 1” seperti gambar 4.4.2.1. diatas, maka akan muncul layar parameter beserta hasil statistik dalam bentuk pie seperti tampak pada gambar 4.4.2.2 berikut ini.

Parameter

Tombol “Show” Statistik dalam bentuk Pie “Detil”

Gambar 4.4.2.2 Hasil Statistik Tindak Lanjut 1 Untuk merubah tampilan statistik diatas dalam bentuk chart yang lain pilih pada kolom type chart pada parameter sedangkan untuk melihat perubahan statistik rapatnya, isikan parameter yang ada dan sesuaikan dengan kriteria yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Adapun parameter yang disediakan antara lain : Mulai sampai dengan Bulan Rapat yang diinginkan dan kelompok data yang terdiri dari Penanggung Jawab, Status tindakan serta Jenis Rapat. Klik tombol “Show” untuk meng-execute parameter diatas. Pushaka – Pusintek

43


Jumlah tindak lanjut setiap Unit Eselon I tergambar dalam diagram pie diatas, klik pada hyperlink ”Detil” maka akan muncul daftar dari Statistik Tindak Lanjut Unit Eselon I tersebut seperti tampak pada gambar 4.4.2.3.

“Edit Detil”

Gambar 4.4.2.3 Daftar Statistik Tindak Lanjut 1 Klik pada hyperlink “Edit Data” maka layar akan menampilkan detil rapat.. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track. 4.4.3 Statistik Tindak Lanjut 2 Menu Statistik Rapat 1 ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan executive user maupun level user yang lain dalam hal memonitor statistik rapat berdasarkan periode bulan dan tahun saja. Klik sub menu ”Statistik” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.4.3.1 berikut ini.

Statistik Tindak Lanjut 2 Statistik Rapim Monitoring

Gambar 4.4.3.1 Statistik Tindak Lanjut 2 Klik ”Statistik Tindak Lanjut 2” seperti gambar 4.4.3.1. diatas, maka akan muncul layar parameter beserta hasil statistik dalam bentuk line seperti tampak pada gambar 4.4.3.2 berikut ini.


44


Parameter

Tombol “Show” “Detil”

“Detil”

Gambar 4.4.3.2 Hasil Statitik Tindak Lanjut 2 Isikan pada parameter dengan periode bulan dan tahun rapat yang diinginkan. Adapun parameter yang disediakan antara lain : periode bulan awal sampai dengan bulan akhir rapat dan tahun rapat yang diinginkan Klik tombol “Show” untuk meng-execute parameter diatas. Klik ”Detil” di diagram line maupun di daftar statistiknya maka akan tampil rekapitulasi statistik tindak lanjut dengan status selesai dan belum selesai dalam bulan dan tahun yang sama seperti pada gambar 4.4.3.3.

Status “Belum Selesai”

Status Selesai “Edit Detil”

Gambar 4.4.3.3 Statistik Tindak Lanjut selesai dan belum selesai Klik pada icon ”Edit Detil” untuk mengetahui daftar rincian status tindak lanjut baik yang selesai maupun belum selesai per bulan dan tahun yang sama per Unit Eselon I. Tampilan daftar seperti gambar 4.4.3.4 berikut ini


45


Unit Eselon I

Gambar 4.4.3.4 Statistik Tindak Lanjut per Unit Eselon I 4.5 Pending Matters Menu ini berfungsi untuk memantau semua jenis rapat dengan status tindak lanjutnya hanya Off Track saja dan secara periodik rapat tsb akan ditinjau ulang dan ditindaklanjuti. Klik sub menu “Pending Matters” di menu utama Rapim Monitoring, tampilan layar seperti gambar 4.5.1.

Pending Matters Rapim Monitoring

Gambar 4.5.1 Pending Matters Setelah klik menu “Pending Matters” layar berikutnya akan tampil seperti pada gambar 4.5.2, default parameter yang ada adalah range tanggal mulai pelaksanaan rapat sampai dengan tanggal berakhir pelaksanaan rapat, apabila akan mempersempit pencarian dengan kriteria tertentu, dalam parameter disediakan selain elemen tanggal adalah Tindak Lanjut, Penanggung Jawab dan Pendukung, klik tombol “Show” untuk meng-execute parameter tersebut.


46


Tombol “Show”

Parameter

Icon “Edit Detil”

Gambar 4.5.2 Parameter Pending Matters Klik pada icon “Edit Detil” pada gambar 4.5.2 untuk melihat detil dari record pending matters tersebut. Tampilan layar seperti gambar 4.5.3, adapun kegiatan yang bisa dilakukan terhapat data pending matters adalah hanya penambahan ”Komentar”saja.

Gambar 4.5.3 Detil Pending Matters


47


5 5.1

Kalender Kegiatan

Kegiatan

Menu kalender kegiatan ini berfungsi untuk mengetahui dan memonitor kegiatan Menteri Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya di lingkungan Departemen Keuangan. Yang tercatat dalam kalender kegiatan ini semua kegiatan Non Rapim sejak mulai permintaan sampai dengan tindak lanjut. Pilih di menu utama ”Kalender Kegiatan”, tampilan menu akan tampak seperti gambar 5.1.1. Informasi yang ada dalam menu utama ini antara lain : Kalender Kegiatan bulan dan tahun terakhir (current date system). Untuk melihat kalender tahun yang lain, pilih pada icon ”Tahun” yang ada kemudian klik tombol ”Show”.

Kalender Kegiatan Kalender bulan current Tahun

Show

Gambar 5.1.1 Kalender Kegiatan 5.1.1 Permintaan Kegiatan Menu Permintaan Kegiatan ini berfungsi untuk mencatat bila ada kegiatan non rapim yang baru. Permintaan kegiatan baru ini akan tercatat sesuai dengan user yang aktif. Untuk menambahkan record kegiatan baru, pilih ”Permintaan Kegiatan” dari sub menu ”Kegiatan” seperti tampak pada gambar 5.1.1.1 berikut ini

Permintaan Kegiatan

Kegiatan

Gambar 5.1.1.1 Permintaan Kegiatan


48


Klik “Permintaan Kegiatan” maka akan tampil layar gambar 5.1.1.2. Pada tampilan gambar tersebut terdapat icon ”Add Kegiatan” beserta parameter Bulan dan Tahun Kegiatan. Parameter tersebut berfungsi untuk merubah tampilan pada dashboard dengan status kegiatan berdasarkan parameter yang diinginkan. Bulan Kegiatan Tahun Kegiatan Tombol “Show”

Icon “Add Kegiatan”

Gambar 5.1.1.2 Add Kegiatan Klik tombol “Show” apabila ada perubahan pada parameter, maka akan tampil layar berikutnya seperti berikut ini, klik tombol “OK” untuk melanjutkan kegiatan, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

Untuk menambahkan kegiatan baru, klik pada icon “Add Kegiatan” pada gambar 5.1.1.2 diatas, maka akan muncul gambar 5.1.1.3.

Agenda Acara SMS agenda acara Contact Person Tgl Kegiatan Jam Mulai Jam Selesai Tempat Status Informasi Tombol “Save”

Keterangan

Gambar 5.1.1.3 Form Add Kegiatan Pushaka – Pusintek

49


Petunjuk Pengisian : o Agenda Acara, isikan kolom ini dengan agenda acara dari kegiatan tersebut. o Sms Agenda Acara, isikan dengan kolom ini dengan uraian singkat untuk dapat dikirimkan via sms. o Contact Person, isikan dengan nama yang diberi tanggung jawab terhadap kegiatan tersebut. o Tgl Kegiatan, isikan kolom ini dengan kapan tanggal kegiatan itu diselenggarakan dengan cara mengisi pada kolom tersebut atau dengan cara klik pada icon kalender yang ada. o Jam Mulai, isikan pada kolom ini dengan waktu kapan kegiatan dimulai. o Jam Selesai, isikan pada kolom ini dengan waktu kapan kegiatan tersebut selesai. o Tempat, isikan pada kolom ini dengan lokasi tempat kegiatan tersebut terselenggara. o Status Informasi, pilih pada radio button yang ada kegiatan tersebut bersifat pribadi atau dinas. o Status Kegiatan, kolom ini sudah terisi otomatis dengan status kegiatan ”Konfirmasi”. o Jenis Kegiatan, kolom ini sudah terisi otomatis dengan jenis kegiatan “Non Rapim”. o Keterangan, isikan kolom ini dengan keterangan dari kegiatan tersebut. Untuk menyimpan record kegiatan itu klik pada tombol ”Save” yang ada, maka muncul message seperti dibawah ini, klik ”OK” untuk melanjutkan kegiatan, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut.


50


Icon “Edit Kegiatan” Icon “Ditunda” Icon “Disetujui”

Gambar 5.1.1.4 Daftar Permintaan Kegiatan Bila Permintaan Kegiatan tersebut akan ditunda, maka klik pada icon “Ditunda”, maka selanjutnya permintaan kegiatan tersebut masuk kedalam menu “Penundaan Kegiatan” dan tidak terdaftar di dalam menu ”Permintaan Kegiatan”, berikutnya untuk memastikan permintaan kegiatan tersebut akan ditunda muncul message seperti dibawah ini, klik tombol ”OK” untuk melanjutkan kegiatan, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan penundaan.

Bila Permintaan Kegiatan tersebut disetujui, klik pada icon “Disetujui”, akan muncul message berikut ini, klik ”OK” untuk melanjutkan kegiatan, berikutnya permintaan kegiatan tersebut masuk kedalam menu “Persiapan Kegiatan”, klik “Cancel” untuk membatalkan kegiatan persetujuan tersebut.

5.1.2 Persiapan Kegiatan Semua permintaan kegiatan yang sudah disetujui maka akan tampil di menu ”Persiapan Kegiatan”. Di menu utama dashboard klik menu utama ”Kalender Kegiatan”, kemudian klik sub menu ”Kegiatan” selanjutnya pilih menu ”Persiapan Kegiatan” seperti gambar 5.1.2.1 seperti dibawah ini.


51


Persiapan Kegiatan

Kegiatan

Gambar 5.1.2.1 Menu Persiapan Kegiatan Klik menu “Persiapan Kegiatan” pada gambar 5.1.2.1 diatas, maka akan tampak gambar 5.1.2.2 berikut ini. Informasi yang ada dalam gambar tersebut antara lain, informasi jumlah persiapan kegiatan dalam tanggal dan bulan current. Bila menginginkan informasi kegiatan dalam bulan yang lain, pilih bulan pada “Parameter Bulan” kemudian klik tombol “Show”.

Parameter Bulan

Dalam tgl tersebut ada 2 Persiapan Kegiatan

Gambar 5.1.2.2 Persiapan Kegiatan

Icon “Persiapan OK” Icon “Ditunda”

Icon “Edit Detil”

Gambar 5.1.2.3 Daftar Persiapan Kegiatan


52


Tidak semua data Persiapan Kegiatan akan dilaksanakan. Persiapan Kegiatan tersebut dapat juga ditunda. Dalam gambar 5.1.2.3 terdapat Icon show ”Edit Detil” yang berfungsi apabila kegiatan tersebut perlu dilengkapi. Icon show ”Ditunda” dimana icon ini berfungsi apabila kegiatan tersebut akan ditunda dalam pelaksanaan sehingga data kegiatan tersebut berpindah di ”Penundaan Kegiatan”. Klik pada icon ”Ditunda” maka akan muncul layar message berikut ini. Klik tombol ”OK” untuk meyakinkan kegiatan tersebut benar akan ditunda, klik tombol ”Cancel” bila ingin membatalkan kegiatan.

Bila Persiapan Kegiatan tersebut sudah dianggap lengkap dan dapat dilaksanakan, maka klik icon “Persiapan OK” pada gambar 5.1.2.3 diatas, maka layar berikutnya akan tampil message seperti berikut ini. Klik tombol “OK” untuk melanjutkan kegiatan, dan kegiatan tersebut otomatis akan tercatat

kedalam “Pelaksanaan

Kegiatan”. Klik tombol “Cancel” bila akan membatalkan kegiatan tersebut.

5.1.3 Pelaksanaan Kegiatan Menu pelaksanaan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan yang sudah dilaksanakan. Di dashboard pilih menu utama ”Kalender Kegiatan” kemudian pilih menu ”Kegiatan” dan selanjutnya pilih sub menu ”Pelaksanaan Kegiatan” maka akan tampil layar seperti gambar 5.1.3.1 berikut ini.


53


Pelaksanaan Kegiatan

Kegiatan

Gambar 5.1.3.1 Menu Pelaksaan Kegiatan Klik menu “Pelaksanaan Kegiatan” pada gambar 5.1.3.1 diatas, maka akan tampak gambar 5.1.3.2 berikut ini. Informasi yang ada dalam gambar tersebut antara lain, informasi jumlah pelaksanaan kegiatan dalam tanggal dan bulan current. Bila menginginkan informasi kegiatan dalam bulan yang lain, pilih bulan pada “Parameter Bulan” kemudian klik tombol “Show”.

Tombol “Show”

Parameter Bulan

Dalam tgl tersebut terdapat 1 Pelaksanaan Kegiatan

Gambar 5.1.3.2 Pelaksanaan Kegiatan Double Klik pada tanggal yang terdapat Pelaksanaan Kegiataannya seperti pada gambar 5.1.3.2 diatas, maka layar berikutnya akan tampil seperti gambar 5.1.3.3 berikut ini.


54


Parameter Tanggal Kegiatan

Tombol “Show”

Gambar 5.1.3.3 Daftar Pelaksanaan Rapat Pada tampilan gambar diatas akan menampilkan hanya pelaksanaan kegiatan sesuai dengan pilihan tanggal yang dipilih, bila akan mencari pelaksaan kegiatan pada tanggal yang lain, isikan pada parameter tanggal kegiatan dengan tanggal yang diinginkan kemudian klik tombol “Show”.


55


5.1.4 Penundaan Kegiatan Menu penundaan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan yang ditunda. Kegiatan tersebut dapat dijadwal ulang maupun dibatalkan. Di dashboard pilih menu utama ”Kalender Kegiatan” kemudian pilih menu ”Kegiatan” dan selanjutnya pilih sub menu ”Penundaan Kegiatan” maka akan tampil layar seperti gambar 5.1.4.1 berikut ini.

Penundaan Kegiatan Kegiatan

Gambar 5.1.4.1 Menu Penundaan Kegiatan Double Klik pada tanggal yang terdapat Penundaan Kegiataannya seperti pada gambar 5.1.4.2, maka layar berikutnya akan tampil seperti gambar 5.1.4.3.

Tombol “Show”

Parameter Bulan

Dalam tanggal tsb terdapat 1 Penundaan Kegiatan

Gambar 5.1.4.2 Penundaan Kegiatan


56


Icon “Jadwal Ulang” Icon “Dibatalkan”

Gambar 5.1.4.3 Daftar Penundaan Kegiatan Apabila Penundaan Kegiatan tersebut akan dijadwal ulang, maka klik pada icon “Jadwal Ulang”, maka akan tampak message berikut ini. Klik tombol “OK” untuk meyakinkan bahwa penundaan kegiatan itu benar akan di jadwal ulang dan secara otomatis data tersebut tercatat di “Permintaan Kegiatan” kembali. Klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

Apabila Penundaan Kegiatan tersebut akan dibatalkan, maka klik pada icon ”Dibatalkan”, maka akan tampak message berikut ini. Klik tombol ”OK” untuk meyakinkan bahwa penundaan kegiatan itu benar akan dibatalkan maka secara otomatis data tersebut tercatat di ”Pembatalan Kegiatan”. Klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

5.1.5 Pembatalan Kegiatan Menu pembatalan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan yang dibatalkan. Dalam menu pembatalan kegiatan ini dimungkinkan kegiatan yang telah dibatalkan untuk dijadwal ulang maupun kegiatan tsb dihapus. Klik ”Pembatalan


57


Kegiatan” pada menu utama kegiatan kalender seperti tampak pada gambar 5.1.5.1 berikut ini.

Pembatalan Kegiatan

Kegiatan

Gambar 5.1.5.1 Menu Pembatalan Kegiatan Klik menu “Pembatalan Kegiatan” pada gambar 5.1.5.1, layar berikutnya tampak seperti gambar 5.1.5.2 yang menampilkan informasi detil daftar Pembatalan Kegiatan.

Parameter Tanggal Kegiatan Tombol “Show” Icon “Jadwal Ulang Icon “Hapus Kegiatan” Icon “Show Detil”

Gambar 5.1.5.2 Daftar Pembatalan Kegiatan Isikan pada “Parameter Tanggal Kegiatan” untuk menampilkan detil pembatalan kegiatan yang sesuai dengan tanggal parameter. Icon “Show Detil” pada gambar di atas berfungsi untuk melihat dan mengupdate dari detil Pembatalan Kegiatan. Icon “Hapus Kegiatan” berfungsi bila detil pembatalan kegiatan tersebut akan dihapus dari database, klik icon ini maka layar berikutnya muncul message sebagai berikut. Klik tombol “OK” untuk meyakinkan detil tersebut benar akan dihapus, sebaliknya klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.


58


Klik icon “Jadwal Ulang” bila detil pembatalan kegiatan tsb akan dijadwal ulang, layar berikutnya seperti berikut ini, klik tombol “OK” maka detil pembatalan kegiatan tersebut akan tercatat kembali di Permintaan Kegiatan, dan klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

5.2 Kalender Menu kalender ini berfungsi untuk mengetahui dan memonitor kegiatan baik Menteri Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya. Kalender kegiatan ini dapat diakses sesuai dengan login yang aktif, sehingga tampilan dari kalender kegiatan tersebut sesuai dengan user yang login kecuali kegiatan Menteri Keuangan menjadi tanggung jawab Pushaka. Pilih di menu utama ”Kalender Kegiatan”, tampilan menu akan tampak seperti gambar 5.2.1. Informasi yang ada dalam menu utama ini antara lain : Kalender Harian, Kalender Bulanan dan Kalender Tahunan. Untuk melihat kalender tahun yang lain, pilih pada parameter ”Tahun” yang ada kemudian klik tombol ”Show”.

Kalender

Parameter “Tahun”

Gambar 5.2.1 Menu Kalender


59


5.2.1 Kalender Harian Menu ini berfungsi untuk memudahkan executive user untuk mengetahui kegiatan harian Menteri Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya sesuai dengan user login masing-masing. Pilih di menu utama ”Kalender Kegiatan”, pilih menu ”Kegiatan”, kemudian pilih sub menu ”Kalender Harian” maka tampilan menu akan tampak seperti gambar 5.2.1.1 berikut ini.

Kalender Harian

Kalender

Gambar 5.2.1.1 Kalender Harian Untuk menampilkan detil dari kegiatan kalender harian tersebut, klik pada sub menu ”Kalender Harian”, maka tampilan layar berikutnya seperti gambar 5.2.1.2.

Icon Kalender

Parameter Tanggal

Gambar 5.2.1.2 Detil Kalender Harian Untuk mencari tanggal kegiatan yang lain isikan pada parameter tanggal seperti gambar 5.2.1.2 diatas, atau dengan cara klik pada icon ”Kalender”, maka layar berikutnya akan tampil message seperti berikut ini, klik tombol ”OK” untuk malanjutkan proses berikutnya.


60


5.2.2 Kalender Bulanan Menu ini berfungsi untuk memudahkan executive user untuk mengetahui kegiatan harian Menteri Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya dalam 1 bulan sesuai dengan user login masing-masing. Pilih di menu utama ”Kalender Kegiatan”, pilih menu ”Kegiatan”, kemudian pilih sub menu ”Kalender Harian” maka tampilan menu akan tampak seperti gambar 5.2.2.1 berikut ini.

Kalender Bulanan Kegiatan

Gambar 5.2.2.1 Menu Kalender Bulanan Klik menu “Kalender Bulanan”, maka akan tampak layar seperti gambar 5.2.2.2 berikut ini yang menampilkan daftar kegiatan dalam bulan yang bersangkutan.

Parameter Bulan Tombol “Show”

Dalam tanggal tsb terdapat Kegiatan

Gambar 5.2.2.2 Kalender Bulanan Untuk mencari kegiatan dalam bulan yang lain, isikan pada kolom ”Parameter Bulan” kemudian klik tombol ”Show”, selanjutnya akan tampil layar berikut ini, Pushaka – Pusintek

61


untuk melanjutkan kegiatan klik tombol ”OK”, untuk membatalkan kegiatan klik tombol ”Cancel.

Apabila akan melihat lebih detil dari kegiatan yang ada, double klik pada tanggal yang diinginkan maka akan tampak detil kegiatan seperti gambar 5.2.2.3 berikut ini. Adapun informasi dalam tampilan tersebut antara lain, waktu (jam) dari pelaksanaan kegiatan, Agenda acara, tempat (lokasi) dari kegiatan tersebut, PIC (penanggung jawab) dari kegiatan tersebut dan status kegiatan.

Gambar 5.2.2.3 Daftar Kalender Bulanan 5.2.3 Kalender Tahunan Menu ini berfungsi untuk memudahkan executive user untuk mengetahui rekapitulasi kegiatan harian Menteri Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya dalam 1 tahun sesuai dengan user login masing-masing. Pilih di menu utama ”Kalender Kegiatan”, pilih menu ”Kegiatan”, kemudian pilih sub menu ”Kalender Harian” maka tampilan menu akan tampak seperti gambar 5.2.3.1 berikut ini.


62


Kalender Tahunan

Kegiatan

Gambar 5.2.3.1 Menu Kalender Tahunan Klik pada sub menu ”Kalender Tahunan” maka akan tampak layar rekapitulasi kegiatan dalam 1 tahun seperti tampak pada gambar 5.2.3.1.

Tahun Kegiatan

Bulan Kegiatan

Gambar 5.2.3.2 Kalender Tahunan


63


5.3 Statistik Kegiatan Menu statistik kegiatan ini berfungsi untuk mengetahui statistik kegiatan berdasarkan parameter yang telah disediakan. Tampilan statistik dapat dipilih bentuknya dapat berupa pie, bar maupun line. Pilih di menu utama ”Kalender Kegiatan”, tampilan menu akan tampak seperti gambar 5.3.1.

Statistik Kegiatan

Gambar 5.3.1 Menu Statistik Kegiatan Klik di menu “Statistik Kegiatan” pada gambar 5.3.1 diatas tampilan layar berikutnya seperti tampak pada gambar 5.3.2 berikut ini.

Parameter Statistik Kegiatan dalam bentuk Bar Tombol “Show”

Gambar 5.3.2 Statistik kegiatan Dengan mengisikan parameter yang ada diatas, maka tampilan statistik kegiatan diatas akan sesuai dengan parameter yang telah diisikan, adapun kolom dari parameter yang ada adalah sbb : mulai bulan, sampai bulan, tahun, kelompok data yang terdiri dari contact person, status kegiatan, jenis kegiatan, status informasi, periode kegiatan serta type chart yang terdiri dari bentuk Pie, Bar maupun Line.


64


6

SMS Gateway

Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang masuk maupun yang keluar, disamping itu dapat juga untuk mengirimkan sms ke satu nomor tujuan tertentu maupun dapat juga ke beberapa nomor sekaligus. Adapun nomor yang dituju harus sudah didaftarkan terlebih dahulu melalui menu ”Referensi” dengan sub menu ”Unit” dimana menu tersebut adanya di menu BackOffice dengan user akses sebagai executive user. Klik menu ”SMS Gateway” di Menu Utama Dashboard SMS Gateway maka akan tampak seperti tampak pada gambar 6.1. Sms Gateway

Gambar 6.1 Menu Dashboard SMS Gateway 6.1

SMS Masuk

Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang masuk / diterima saja. klik menu ”SMS Masuk”, tampilan layar adalah seperti gambar 6.1.1 dibawah ini. SMS Masuk

Gambar 6.1.1 Menu SMS Masuk Klik pada icon “SMS Masuk” maka akan tampak detil dari semua sms yang masuk seperti tampak pada gambar 6.1.2 berikut ini. Pushaka – Pusintek

65


Informasi yang ada di detil SMS Masuk ini antara lain : isi dari sms (message), tipe sms, nomor pengirim sms (sender), nama pengirim (member name), dan tanggal kapan sms tersebut dikirim (Date Time).

Message Tipe SMS

Sender Member Name Date Time

Gambar 6.1.2 Detil SMS Gateway 6.2

SMS Keluar Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang keluar saja baik yang berasal dari kegiatan single sms melalui menu ”Send SMS” maupun pengiriman sms melalui menu ”Broadcast SMS”, tampilan layar adalah seperti gambar 6.2.1 dibawah ini.

SMS Keluar

Gambar 6.2.1 Menu SMS Keluar Klik pada icon “SMS Keluar” maka akan tampak detil dari semua sms yang keluar seperti tampak pada gambar 6.2.2 berikut ini.


66


Gambar 6.2.2 Detil SMS Keluar Informasi yang ada di detil SMS Keluar ini antara lain : isi dari sms (message), tipe sms, nomor penerima sms (recipient), nama penerima (member name) bila sudah terdaftar, dan tanggal kapan sms tersebut diterima (Date Time). 6.3 Kirim SMS Menu ini berfungsi untuk mengirimkan SMS ke satu nomor saja dengan syarat nomor yang dituju tersebut sudah terdaftar, tampilan layar adalah seperti gambar 6.3.1 dibawah ini.

Kirim SMS

Gambar 6.3.1 Menu Kirim SMS Klik pada icon “Kirim SMS” maka akan tampak detil dari semua sms yang dikirim seperti tampak pada gambar 6.3.2 berikut ini.


67


Add New Record

Gambar 6.3.2 Detil Kirim SMS Informasi yang ada di detil Kirim SMS ini antara lain : isi dari sms (message), tipe sms, nomor penerima sms (recipient), dan tanggal kapan sms tersebut dikirim (Date Time). Untuk mengirim sms klik icon ”Add New Record” maka layar sms seperti gambar 6.3.3 berikut ini.

Recipient Msisdn Message

Tombol “Save”

Gambar 6.3.3 Form Kirim SMS Petunjuk Pengisian : o Recipient Msisdn, isikan pada kolom recipient ini dengan nomor telepon yang akan menerima sms. o Message, isikan pada kolom ini dengan isi dari sms yang akan dikirimkan. o Tombol Save, untuk menyimpan sms tersebut sekaligus mengirimkan sms, klik tombol “Cancel” utnuk membatalkan kegiatan Kirim SMS. 6.4 Broadcast SMS Menu ini berfungsi untuk mengirimkan SMS ke satu nomor saja maupun langsung ke beberapa nomor yang dituju dengan syarat nomor yang dituju tersebut sudah terdaftar, tampilan layar adalah seperti gambar 6.4.1 dibawah ini.


68


Broadcast SMS

Gambar 6.4.1 Menu Broadcast SMS Klik pada icon “Broadcast SMS” maka akan tampak detil dari semua sms yang dikirim seperti tampak pada gambar 6.4.2 berikut ini.

Add New Record

Edit Detil

Delete

Gambar 6.4.2 Detil Broadcast SMS Informasi yang ada di detil Broadcast SMS ini antara lain : isi dari sms (message), tipe sms, nomor penerima sms (recipient) nomor penerima ini bisa lebih dari satu nomor, status sms bila berisi ”N” itu berarti sms tersebut belum terkirim ke nomor yang dituju sedangkan bila status sms ”Y” artinya sms tersebut sudah terkirim, dan tanggal kapan sms tersebut dikirim (modified date). Untuk mengirim sms klik icon ”Add New Record” maka layar sms seperti gambar 6.4.3 berikut ini.


69


Gambar 6.4.3 Form Broadcast SMS Petunjuk Pengisian : o Recipient, isikan pada kolom recipient ini dengan nomor telepon yang akan menerima sms. Pilih / select nomor yang akan menerima sms. o Message, isikan kolom ini isi dari sms yang akan dikirimkan. o Date send, kolom ini secara otomatis akan terisi tanggal current date, sedang bila akan merubah tanggal kirim klik pada icon yang ada pilih pada menu kalender. o Time send, isikan dengan waktu kapan sms tsb akan dikirim. o Tombol Save, untuk menyimpan sms sekaligus mengirimkan sms tersebut. 6.5 Statistik SMS Menu ini berfungsi untuk memonitor perkembangan sms yang masuk maupun yang keluar berdasarkan parameter dengan hasil tampilan yang bisa diubah sesuai kebutuhkan dalam bentuk pie, line maupun bar. Tampilan layar adalah seperti gambar 6.5.1 dibawah ini.

Statistic SMS

Gambar 6.5.1 Menu Statistik SMS Pushaka – Pusintek

70


Klik pada icon “Statistik SMS” maka akan tampak parameter beserta statistic dalam bentuk bar seperti tampak pada gambar 6.5.2 berikut ini. Mulai Bulan Sampai Bulan Tahun Kelompok SMS Jenis SMS

Type Chart Show

Gambar 6.5.2 Detil Statistik SMS Tampilan chart yang ada dapat berubah sesuai dengan isi dari parameter yang ada. Elemen dalam parameter tersebut antara lain : o Mulai Bulan, pilih pada icon yang ada awal bulan yang diinginkan o Selesai Bulan, pilih pada icon yang ada akhir bulan yang diinginkan. o Tahun, pilih pada icon yang ada tahun yang diinginkan. o Kelompok SMS, pilih pada icon yang ada, sms ini dikelompokkan kedalam 3 kategori yaitu : tipe sms, kategori sms dan periode sms. o Type Chart, pilih icon yang ada, type chart ini terdiri dari 3 bentuk chart yaitu : bar, line dan pie o Jenis SMS, klik pada radio button yang ada, pilihannya hanya 2 yaitu: receive sms dan outgoing sms. o Show, klik tombol ini untuk memproses isi dari parameter dan menghasilkan tampilan grafik sesuai pilihan. 6.6 Cari SMS Menu ini berfungsi untuk mempermudah pencarian sms, baik sms masuk maupun sms keluar. Tampilan layar adalah seperti gambar 6.6.1 dibawah ini.


71


Cari SMS

Gambar 6.6.1 Menu Cari SMS Klik pada icon “Cari SMS” maka akan tampak parameter seperti tampak pada gambar 6.6.2 berikut ini. Dari Tanggal Sampai Tanggal Message Tipe SMS Kategori SMS Jenis SMS Show

Gambar 6.6.2 Detil Cari SMS Elemen dalam parameter tersebut antara lain : o Dari tanggal, pilih pada icon yang ada berikutnya akan muncul kalender dan pilih tanggal awal yang diinginkan. o Sampai tanggal, pilih pada icon yang ada berikutnya akan muncul kalender dan pilih tanggal akhir yang diinginkan. o Message, isikan dengan uraian sms yang akan dicari. o Tipe SMS, pilih icon yang ada sesuai dengan tipe yang diinginkan. o Kategori SMS, pilih icon yang ada, kategori ini terdiri dari 3 yaitu : sms kalender, sms rapat dan sms umum. o Jenis SMS, pilih pada radio button yang ada, jenis sms tersebut ada 2, yaitu sms masuk dan sms keluar. o Show, klik tombol ini untuk memproses isi dari parameter tampilan berikutnya adalah layar seperti berikut ini.


72


Klik tombol “OK” maka layar berikutnya akan tampak seperti gambar 6.6.3 untuk melihat hasil dari pencarian sesuai dengan isi dari parameter.

Gambar 6.6.3 Hasil Cari Rapat


73


7

Perhatian Publik

7.1 Artikel Baru Menu ini berfungsi untuk memonitor artikel-artikel yang masuk, dimana tidak semua artikel yang masuk dapat dipublish, perlu pengecekan atau persetujuan dari pihak Pushaka apakah artikel tersebut layar untuk dipublish. Buka dashboard yang ada, pilih menu utama “Perhatian Publik”, pilih sub menu “Artikel Baru”, tampilan layar seperti gambar 7.1.1 berikut ini. Artikel Baru

Top 5 Artikel Baru

Gambar 7.1.1 Menu Artikel Baru Klik pada sub menu “Artikel Baru”, maka akan tampil daftar artikel-artikel seperti pada gambar 7.1.2. Icon “Edit Artikel” berfungsi apabila artikel yang baru tersebut ada data yang perlu dilengkapi sebelum artikel tersebut di publish. Icon “Publish Artikel” berfungsi apabila artikel yang baru tersebut perlu di tampilkan dalam dashboard yang ada. Icon “UnPublish Artikel” berfungsi bila artikel yang baru tersebut tidak layak atau tidak up to date untuk dipublish atau ditampilkan ke dalam dashboard.

Icon “UnPublish Artikel” Icon “Publish Artikel”

Icon “Edit Artikel”

Gambar 7.1.2 Daftar Artikel Baru


74


7.2 Cari Artikel Menu ini berfungsi untuk mempermudah executive user maupun administrator user dalam hal pencarian artikel. Pilih menu “Perhatian Publik”, kemudian pilih sub menu “Cari Artikel”, tampilan layar tampak seperti gambar 7.2.1.

Cari Artikel

Gambar 7.2.1 Menu Cari Artikel Klik sub menu “Cari Artikel” gambar diatas, maka layar berikutnya akan tampak layar parameter cari artikel seperti tampak pada gambar 7.2.2 berikut ini.

Parameter Cari Artikel

Tombol “Show”

Gambar 7.2.2 Parameter Cari Artikel Adapun isi dari parameter cari artikel tersebut adalah sebagai berikut : o Dari tanggal dengan format dd/mm/yyyy o Sampai tanggal dengan format dd/mm/yyyy o Topic artikel o Deskripsi topic o Judul artikel o Sumber artikel Pushaka – Pusintek

75


o Resum artikel Klik tombol “Show” untuk melanjutkan kegiatan pencarian artikel. 7.3 Topik Artikel Menu ini berfungsi untuk mengelompokkan artikel-artikel yang ada ke dalam suatu topik. Klik menu ”Perhatian Publik” pada dashboard, selanjutnya pilih sub menu ”Topik Artikel” maka tampilan tampak seperti gambar 7.3.1 dibawah ini. Topic Artikel

Gambar 7.3.1 Menu Topik Artikel Klik menu “Topik Artikel” seperti tampak pada gambar diatas, maka layar berikutnya akan tampak daftar topic artikel seperti gambar 7.3.2 berikut ini. Icon “Add Topik

Icon “UnPublish Artikel

Icon “Publish Artikel Icon “Edit Artikel” Hyperlink Artikel

Gambar 7.3.2 Daftar Topik Artikel Adapun fasilitas yang dalam dalam topik artikel tersebut antara lain : o Hyperlink Artikel, akan berfungsi apabila jaringan internet tetap aktif untuk membuka file artikel tersebut.


76


o Edit Artikel, icon ini berfungsi apabila administrator user akan melengkapi data artikel. o Publish Artikel, berfungsi untuk memindahkan artikel tersebut ke dalam dashboard. Klik icon ini maka akan muncul message sebagai berikut.

Klik tombol “OK” untuk melanjutkan kegiatan publish topik artikel, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan. o UnPublish Artikel, icon ini berfungsi sebaliknya dari icon publish. Klik icon ini maka tampak message sebagai berikut.

Klik tombol “OK” apabila artikel tersebut benar tidak akan di tampilkan dalam dashboard, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan. o Add Topik , icon ini berfungsi untuk menambahkan topik baru, klik icon “Add Topik” ini maka akan muncul gambar form perekaman topic artikel seperti tampak pada gambar 7.3.3 berikut ini. Topik Artikel List Web Referensi

List Type Dokumen Resume Artikel

Tombol “Save”

Gambar 7.3.3 Form Perekaman Topik Artikel Pushaka – Pusintek

77


Petunjuk Pengisian : •

Topik Artikel, Isikan pada kolom topik artikel dengan kalimat yang yang menjadi topik dalam artikel tersebut untuk mempermudah pencarian.

•

Specified Web Reference Daftar list referensi web yang ada akan tercantum semua disini, dan semua list tersebut dalam kondisi Select, apabila ada beberapa referensi web yang tidak digunakan, pilih dengan Unselect.

•

Specified Document Type Daftar list tipe dokumen yang ada akan tercantum semua disini, dan semua list tersebut dalam kondisi Select, apabila ada beberapa tipe dokumen yang tidak digunakan, pilih dengan Unselect.

•

Tombol Save, Cancel Klik tombol ”Save” berfungsi bila semua elemen dari layar 7.3.3 tersebut diatas sudah terisi dan data tersebut akan disimpan, dengan catatan elemen ”Topik Artikel” wajib diisi, akan muncul layar untuk meyakinkan benar record tsb akan disimpan, kemudian klik tombol ”OK”, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan perekaman


78


8

Matrik Monitoring

Menu ini berfungsi untuk mengelola matriks. Dalam kegiatan ini dapat dilakukan penambahan matriks maupun pengurangan matriks, bila matriks tersebut sudah tidak diperlukan lagi. Kegiatan matriks ini hanya bisa dilakukan oleh administrator user saja. Ada 4 kegiatan dalam matriks monitoring ini, yaitu antara lain : Input Matriks, Display Matriks, Pending Matriks dan Statistik Matriks. Klik menu ”Matrik Monitoring” di dashboard seperti tampak pada gambar 8.1.

Gambar 8.1 Menu Matriks Monitoring 8.1 Input Matriks Menu ini berguna untuk menambahkan matrik baru maupun menghapus matrik yang sudah ada bila matrik tersebut tidak perlu ditampilkan di dashboard. Klik menu ”Input Matriks” seperti gambar 8.1.1 berikut ini.

Input Matriks

Gambar 8.1.1 Input Matriks


79


Tampilan berikutnya akan tampak seperti gambar 8.1.2 yang memberikan informasi antara lain : Nama atau jenis matriks yang ada serta status tindak lanjut dari matriks tersebut. Ada 4 jenis status tindak lanjut yang ada yaitu : On-Track, Off-Track, Alert maupun Selesai.

Icon “Show Detil”

Gambar 8.1.2 Daftar Matriks Klik pada icon “Show Detil” untuk melihat rincian detil dari matriks tersebut. Klik icon ini layar selanjutnya tampak seperti gambar 8.1.3

Icon “Add” Icon “Down Up” Icon “Hapus Sub Item”

Icon “Add Sub Item Icon “Edit Indiktor”

Gambar 8.1.3 Detil Matriks Fungsi dari icon yang ada pada gambar tersebut diatas antara lain : Icon ”Add”, berfungsi untuk menambahkan record baru dari item matrik. Klik icon ”Add” ini maka akan muncul gambar 8.1.4.


80


Kebijakan

Tombol “Save”

Gambar 8.1.4 Form Perekaman Matriks Isikan pada kolom Kebijakan dengan uraian untuk menambahkan pada detil row yang ada, display order berfungsi untuk mengurutkan row yang ada. Untuk merubah urutan tampilan klik pada icon ”Down” bila detil tersebut akan ditempatkan pada posisi dibawahnya dari posisi sebelumnya, sedangkan apabila akan ditempatkan pada posisi diatas dari posisi sebelumnya klik pada icon ”Up”. Untuk menambahkan sub item atau menambahkan kolom di sebelah kanannya, klik icon ”Add Sub Item”, maka tampilan layar berikutnya seperti gambar 8.1.5 berikut ini.

Tindakan

Tombol “Save”

Tombol “Cancel”

Gambar 8.1.5 Form Perekaman Sub Item Isikan pada kolom Tindakan dengan Uraian Tindakan dari matriks, klik tombol “Save” untuk menyimpan kegiatan atau klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan. Icon ”Edit Indicator” berfungsi untuk merubah status tindakan yang ada, klik icon ini maka layar berikutnya tampak seperti gambar 8.1.6. Pushaka – Pusintek

81


Status Tindakan Tanggal Penyelesaian Penanggung Jawab

Keterangan Tombol “Save”

Tombol “Cancel”

Gambar 8.1.6 Form Status Tindakan Ada 4 pilihan status tindakan yaitu : On Track, Off Track, Alert dan Selesai, klik pada icon drop down list pada kolom status tindakan. Isikan Tanggal Penyelesaian dengan format dd/mm/yyyy. Kolom penanggung jawab, pilih pada icon drop down list yang ada sebagai unit penanggung jawab matriks tersebut, isikan kolom keterangan dengan penjelasan tentang matriks yang ada. Klik tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan tersebut diatas, sebaliknya untuk membatalkan kegiatan klik tombol ”Cancel”. 8.2 Display Matriks Menu ini berfungsi hanya untuk memonitor matrik-matrik yang ada, dapat juga untuk melihat status tindakan dari matrik tersebut. Di dashboard pilih menu ”Matriks Monitoring”, selanjutnya pilih sub menu ”Display Matriks”, kegiatan tersebut dapat dilihat pada gambar 8.2.1 berikut ini.

Display Matriks

Gambar 8.2.1 Menu Disply Matriks


82


Klik sub menu “Display Matriks”, layar berikutnya adalah gambar 8.2.2 dimana dalam gambar tersebut akan tampak statistik yang menunjukkan banyaknya matriks untuk setiap status tindak lanjut.


Gambar 8.2.2 Display Matriks Untuk melihat detil status tindak lanjut dari matriks tersebut, klik pada icon “Show Detil” , maka layar akan tampak seperti gambr 8.2.3, dimana dalam layar tersebut ditampilkan detil dari matriks dengan status tindak lanjut serta untuk mempermudah pencarian di layar tersebut juga tersedia parameter dengan fasilitas pencarian berdasarkan elemen sbb : Penanggung Jawab, Pendukung dan Status Tindakan.

Parameter

Gambar 8.2.3 Detil Display Matriks 8.3 Pending Matriks Menu Pending Matriks ini berfungsi untuk memonitor semua matriks dengan tindak lanjut berstatus Off-Track saja yang biasanya disebut denga status pending. Di menu ini disediakan juga parameter untuk mempermudah pencarian dengan


83


kriteria tertentu. Di menu “Matriks Monitoring” pilih sub menu “Pending Matriks”, tampilan seperti pada gambar 8.3.1.

Pending Matriks

Gambar 8.3.1 Menu Pending Matriks Klik “Pending Matriks”, tampilan berikutnya akan tampak statistik matriks seperti gambar 8.3.2.


Gambar 8.3.2 Pending Matriks Untuk melihat detil dari pending matriks, klik icon “Show Detil”, layar berikutnya seperti tampak pada gambar 8.3.3. Untuk mempermudah dan mempersempit pencarian, isikan pada parameter yang tersedia elemen-elemen sbb : Penanggung Jawab, Pendukung, Tanggal Mulai dan Berakhirnya target penyelesaian tindak lanjut.


84


Parameter

Gambar 8.3.3 Parameter Pending Matriks 8.4 Statistik Matriks Menu Statistik Matriks ini berfungsi untuk melihat perkembangan matriks dalam bentuk statistik yang dapat diubah bentuk statistiknya sesuai pilihan. Adapun bentuk statistik tersebut ada 3 macam yaitu, dalam bentuk Pie, Bar maupun Line. Di menu “Matriks Monitoring” pilih sub menu “Statistik Matriks”, tampilan seperti pada gambar 8.4.1.

Statistic Matriks

Gambar 8.4.1 Menu Statistik Matriks Setelah klik sub menu “Statistik Matriks” maka tampilan berikutnya seperti tampak pada gambar 8.4.2 berikut ini. Parameter

Tombol “Show” Tampilan Statistik dalam bentuk Bar

Gambar 8.4.2 Statistik Matriks Pushaka – Pusintek

85


Tampilan statistic dalam bentuk chart akan berubah sesuai dengan parameter yang diisikan.Adapun elemen-elemen dalam parameter tersebut adalah : Mulai Bulan, Sampai Bulan, Tahun, Nama Matriks, Kelompok Data dan Type Chart. Klik tombol “Show”, apabila ada perubahan terhadap parameter untuk merubah tampilan Statistik dalam bentuk lain sesuai dengan pilihan dalam parameter. Selanjutnnya akan tampil layar messager berikut ini. Klik tombol “OK” untuk melanjutkan kegiatan.


86


9

Penutup

Diharapkan setiap Unit Eselon I maupun Unit Eselon II di lingkungan Departemen Keuangan dalam waktu yang tidak terlalu lama sudah menggunakan Aplikasi Daily Activity ini untuk mempermudah dan mempercepat kegiatan permintaan agenda rapat secara on line maupun melalui fasilitas SMS Gateway. Untuk mempermudah dan mempercepat penggunaan Aplikasi yang sudah disiapkan, maka beberapa waktu yang lalu sudah dilakukan sosialisasi dan petugas yang diberi tanggung jawab di Unit Eselon I maupun Unit Eselon II masing-masing sudah dibuatkan user untuk mengaksesnya. Diharapkan kedepan aplikasi yang telah dibangun ini semakin berkembang dan semakin besar manfaatnya, sehingga pekerjaan permintaan agenda rapat pada khususnya dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu.


87

APLIKASI DAILY ACTIVITY

Recommend Documents