APLIKASI DAILY ACTIVITY. DOKUMEN USER MANUAL (BackOffice)

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

APLIKASI DAILY ACTIVITY DOKUMEN USER MANUAL (BackOffice)

Jakarta,

September 2008

Ni Made Watimena S Nip.060076404

Pusintek Setjen Departemen Keuangan September 2008

Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator)

DAFTAR ISI Hal 1. Pendahuluan

.................................................................................

1

1.1

Latar Belakang

.................................................................................

1

1.2

Tujuan

.................................................................................

1

1.3

Ruang Lingkup

.................................................................................

2

1.4

Spesifikasi Modul Terintegrasi

.................................................................................

2

1.5

Alur Proses Matrik Rapim

.................................................................................

4

2. Prosedur Login

.................................................................................

5

3. Main Menu

.................................................................................

7

4. Matriks Rapim

.................................................................................

9

4.1

Permintaan Rapat

.................................................................................

9

4.2

Persetujuan Rapat

.................................................................................

16

4.3

Persiapan Rapat

.................................................................................

19

4.4

Pelaksanaan Rapat

.................................................................................

25

4.5

Penundaan Rapat

.................................................................................

31

4.6

Pembatalan Rapat

.................................................................................

33

4.7

Dashboard Rapat

.................................................................................

26

4.8

Daftar Rapat

.................................................................................

37

4.9

Daftar File

.................................................................................

40

.................................................................................

44

5. Kalender Kegiatan 5.1

Permintaan Kegiatan

.................................................................................

44

5.2

Persetujuan Kegiatan

.................................................................................

47

5.3

Persiapan Kegiatan

.................................................................................

49

5.4

Pelaksanaan Kegiatan

.................................................................................

51

5.5

Penundaan Kegiatan

.................................................................................

52

5.6

Pembatalan Kegiatan

.................................................................................

54

5.7

Daftar Kegiatan

.................................................................................

56

.................................................................................

60

6.1 Incoming SMS

.................................................................................

60

6.2 Outgoing SMS

.................................................................................

61

6.3 Broadcast SMS

.................................................................................

62

6.4 Broadcastes SMS

.................................................................................

64

6.5 Send SMS

.................................................................................

65

6. SMS Gateway

i

Pushaka – Pusintek


7. Perhatian Publik

.................................................................................

67

7.1

Web Referensi

.................................................................................

67

7.2

Tipe Dokumen

.................................................................................

71

7.3

Topik Artikel

.................................................................................

72

7.4

Daftar Artikel

.................................................................................

73

8. Matriks Monitoring

.................................................................................

77

8.1

Setup Item Data

.................................................................................

77

8.2

Input Data

.................................................................................

78

8.3

Display Data

.................................................................................

81

.................................................................................

82

9.1 Unit

.................................................................................

82

9.2 Status

.................................................................................

85

9.3 Rapat Supervisor

.................................................................................

85

9.4 Jenis File

.................................................................................

88

9.5 Kelompok Arsip

.................................................................................

90

9.6 Subkelompok Arsip

.................................................................................

91

.................................................................................

94

9. Menu Referensi

10. Control Panel 10.1

User Setup

.................................................................................

94

10.2

Member List

.................................................................................

98

.................................................................................

1022

11. Penutup

ii



DAFTAR GAMBAR Hal Gambar 2.1.

User Login

.......................................................

5

Gambar 2.2.

Message User Login

.......................................................

6

Gambar 3.1.

Main Menu

.......................................................

7

Gambar 3.2.

Detil Main Menu

.......................................................

8

Gambar 4.1.1. Menu ”Permintaan Rapat”

.......................................................

9

Gambar 4.1.2. Menu Utama Permintaan Rapat

.......................................................

9

Gambar 4.1.3. Form Perekaman Rapat

.......................................................

10

Gambar 4.1.4. Daftar Inisiator

.......................................................

10

Gambar 4.1.5. Kalender

.......................................................

11

Gambar 4.1.6. Daftar Jenis Rapat

.......................................................

12

Gambar 4.1.7. Form Add Image

.......................................................

12

Gambar 4.1.8. Form Parameter Pencarian data

.......................................................

13

.......................................................

14

Gambar 4.1.10 Form Edit Permintaan Rapat

.......................................................

15

Gambar 4.1.11 Form Agenda

.......................................................

15

Gambar 4.1.12 Form Add Agenda Rapat

.......................................................

16

Gambar 4.1.13 Contoh Penambahan Agenda

.......................................................

16

Gambar 4.2.1. Menu ”Persetujuan Rapat”

.......................................................

17

Gambar 4.2.2. Menu Utama Persetujuan Rapat

.......................................................

17

Gambar 4.2.3

Show Detil Persetujuan Rapat

.......................................................

18

Gambar 4.2.4

Message ”Disetujui”

.......................................................

18

Gambar 4.2.5

Message ”Ditunda”

.......................................................

19

Gambar 4.3.1. Menu ”Persiapan Rapat”

.......................................................

19

Gambar 4.3.2

Menu Utama ”Persiapan Rapat”

.......................................................

20

Gambar 4.3.3

Show Detil Persiapan Rapat

.......................................................

20

Gambar 4.3.4

Form Add Agenda Persiapan Rapat

.......................................................

21

Gambar 4.3.5

Form Add Peserta

.......................................................

22

Gambar 4.3.6

Message Peserta Rapat

.......................................................

22

Gambar 4.3.7

Form Add file bahan Rapat

.......................................................

23

Gambar 4.3.8

File Upload

.......................................................

23

Gambar 4.3.9

Message ”Persiapan OK”

.......................................................

24

.......................................................

25

Permintaan Rapat Gambar 4.1.9

Contoh hasil Pencarian data Permintaan Rapat

Gambar 4.4.1. Menu ”Pelaksanaan Rapat”

iii Pushaka – Pusintek


Gambar 4.4.2

Form I Pelaksaan Rapat

..............................................................

25

Gambar 4.4.3

Form II Pelaksaan Rapat

..............................................................

26

Gambar 4.4.4

Tampilan layar Peserta

..............................................................

26

Gambar 4.4.5

Tampilan layar Bahan Rapat

..............................................................

27

Gambar 4.4.6

Tampilan layar Agenda

..............................................................

27

Gambar 4.4.7

Tampilan layar Kesimpulan

..............................................................

27

Gambar 4.4.8

Form pengisian Kesimpulan

..............................................................

28

Gambar 4.4.9

Tampilan layar Tindak Lanjut

..............................................................

28

Gambar 4.4.10 Form Tindak Lanjut

..............................................................

29

Gambar 4.4.11 Informasi Tindakan

..............................................................

30

Gambar 4.4.12 Form Komentar

..............................................................

31

Gambar 4.5.1. Menu ”Penundaan Rapat”

..............................................................

31

Gambar 4.5.2

Menu Utama Penundaan Rapat

..............................................................

32

Gambar 4.5.3

Detil Penundaan Rapat

..............................................................

32

Gambar 4.5.4

Message ”Jadwal Ulang”

..............................................................

33

..............................................................

33

Gambar 4.6.1. Menu ”Pembatalan Rapat”

..............................................................

34

Gambar 4.6.2 Menu Utama Pembatalan Rapat

.............................................................

34

Gambar 4.6.3

Detil Pembatalan Rapat

..............................................................

35

Gambar 4.6.4


..............................................................

35

..............................................................

36

Gambar 4.7.1. Menu ”Dashboard Rapim”

..............................................................

36

Gambar 4.8.1. Menu ”Daftar Rapat”

..............................................................

37

Gambar 4.8.2

Form Jadwal Rapat

..............................................................

38

Gambar 4.9.1. Menu ”Daftar File”

..............................................................

40

Gambar 4.9.2

Form Entry Daftar File

..............................................................

41

Gambar 4.9.3

Form Upload file

..............................................................

41

Gambar 4.9.4

Form Edit Daftar File

..............................................................

42

Gambar 4.9.5

Message ”Delete” Daftar File

..............................................................

43

Gambar 5.1

Menu Utama Kalender

..............................................................

44

Penundaan Rapat Gambar 4.5.5

Message ”Dibatalkan” Penundaan Rapat

Pembatalan Rapat Gambar 4.6.5

Message ”Delete” Pembatalan Rapat

Kegiatan

iv



Gambar 5.1.1

Menu Utama Permintaan

..............................................................

45

..............................................................

45

Kegiatan Gambar 5.1.2

Layar Rincian Kegiatan per Eselon I

Gambar 5.1.3

Form Edit Kegiatan

..............................................................

46

Gambar 5.1.4

Save Permintaan Kegiatan

..............................................................

46

Gambar 5.1.5

Delete Permintaan Kegiatan

..............................................................

47

Gambar 5.2.1

Menu Utama Persetujuan

..............................................................

48

..............................................................

48


Layar Rincian Persetujuan Kegiatan

Gambar 5.2.3

Message ”Disetujui”

..............................................................

49

Gambar 5.2.4


..............................................................

49

Gambar 5.3.1

Menu Persiapan Kegiatan

..............................................................

50

Gambar 5.3.2

Layar Rincian Persiapan

..............................................................

50


Message ”Persiapan”

..............................................................

51

Gambar 5.3.4


..............................................................

51

Gambar 5.4.1

Menu Utama Pelaksanaan

..............................................................

51

..............................................................

52


Layar Rincian Pelaksanaan Kegiatan

Gambar 5.4.3


..............................................................

52

Gambar 5.5.1

Menu Utama Penundaan

..............................................................

53

..............................................................

53


Layar Rincian Penundaan Kegiatan

Gambar 5.5.3


..............................................................

54

Gambar 5.5.4

Message ”Dibatalkan”

..............................................................

54

Gambar 5.6.1

Menu Utama Pembatalan

..............................................................

55

..............................................................

55


Layar Rincian Pembatalan Kegiatan

Gambar 5.6.3


..............................................................

56

Gambar 5.6.4

Message ”Hapus Kegiatan”

..............................................................

56

Gambar 5.7.1

Daftar Kegiatan

..............................................................

57

v



Gambar 5.7.2

Layar Perekaman Kegiatan

..............................................................

57

Gambar 5.7.3

Layar Edit Kegiatan

..............................................................

59

Gambar 5.7.4

Message ”Delete”

Gambar 6.1

Menu Utama SMS Gateway

..............................................................

60

Gambar 6.1.1

Menu Incoming Gateway

..............................................................

61

Gambar 6.1.2

Message Delete

..............................................................

61

Gambar 6.2.1

Menu Outgoing SMS

..............................................................

62

Gambar 6.3.1

Menu Broadcast SMS

..............................................................

62

Gambar 6.3.2

Form Perekaman Broadcast

..............................................................

63

59

SMS Gambar 6.4.1

Menu Broadcasted SMS

..............................................................

65

Gambar 6.5.1

Menu Send SMS

..............................................................

66

Gambar 6.5.2

Form Perekaman Send SMS

..............................................................

66

Gambar 7.1

Menu Utama Perhatian Publik

..............................................................

68

Gambar 7.1.1

Menu Web Referensi

..............................................................

68

Gambar 7.1.2

Form Perekaman Web

..............................................................

69

Referensi Gambar 7.1.3

Message Save

..............................................................

69

Gambar 7.1.4

Form Update Web Referensi

..............................................................

70

Gambar 7.2.1

Menu Tipe Dokumen

..............................................................

71

Gambar 7.2.2

Form Perekaman Tipe

..............................................................

71

Dokumen Gambar 7.2.3

Form Update Tipe Dokumen

..............................................................

72

Gambar 7.3.1

Menu Utama Topik Artikel

..............................................................

73

Gambar 7.3.2

Form Perekaman Topik

..............................................................

74

Artikel Gambar 7.3.3

Detil Topik Artikel

..............................................................

75

Gambar 7.4.1

Menu Daftar Artikel

..............................................................

76

Gambar 7.4.2

Form Update Artikel

..............................................................

76

Gambar 8.1

Menu Matrik Monitoring

..............................................................

77

Gambar 8.1.1

Menu Setup Item Data

..............................................................

77

Gambar 8.1.2

Form Perekaman Matrik

..............................................................

78

Gambar 8.2.1

Menu Utama Input Data

..............................................................

79

Gambar 8.2.2

Detil Input Data

..............................................................

79

Gambar 8.2.3

Form Rekam Item Matrik

..............................................................

79

Gambar 8.2.4

Form Rekam Sub Item

..............................................................

80

vi



Gambar 8.2.5

Form Status Tindakan

..............................................................

80

Gambar 8.3.1

Menu Utama Display Data

..............................................................

81

Gambar 8.3.2

Detil Display Data

..............................................................

81

Gambar 9.1

Menu Utama Referensi

..............................................................

80

Gambar 9.1.1

Menu Utama Unit

..............................................................

83

Gambar 9.1.2

Form Unit

..............................................................

83

Gambar 9.1.3

Form Edit Unit

..............................................................

84

Gambar 9.1.4

Message ”Delete” Unit

..............................................................

85

Gambar 9.2.1

Menu Utama Status

..............................................................

85

Gambar 9.3.1

Menu Utama Rapat Supervisor

..............................................................

86

Gambar 9.3.2

Form Rapat Supervisor

..............................................................

86

Gambar 9.3.3

Form Edit Rapat Supervisor

..............................................................

87

Gambar 9.3.4

Message ”Delete” Rapat

..............................................................

87

Supervisor Gambar 9.4.1

Menu Utama Jenis File

..............................................................

88

Gambar 9.4.2

Form Jenis File

..............................................................

89

Gambar 9.4.3

Message ”Delete” Jenis File

..............................................................

89

Gambar 9.5.1

Menu Utama Kelompok Arsip

..............................................................

90

Gambar 9.5.2

Form Kelompok Arsip

..............................................................

90

Gambar 9.5.3

Message ”Delete” Kelompok

..............................................................

91

..............................................................

92

Arsip Gambar 9.6.1 Menu Utama Subkelompok Arsip Gambar 9.6.2

Form Subkelompok Arsip

..............................................................

92

Gambar 9.6.3

Message ”Delete”

..............................................................

93

..............................................................

93

Gambar 10.1.1 Menu Utama User Setup

..............................................................

94

Gambar 10.1.2 Form User Setup dengan hak

..............................................................

95

..............................................................

95

..............................................................

96

Subkelompok Arsip Gambar 9.6.4

Form Edit SubKelompok Arsip

akses Matrik Rapim Gambar 10.1.3 Form User Setup dengan hak akses Kalender Kegiatan Gambar 10.1.4 Form User Setup dengan hak akses SMS Gateway

vii



Gambar 10.1.5 Form User Setup dengan hak

..............................................................

96

..............................................................

97

..............................................................

97

..............................................................

98

Gambar 10.2.1 Menu Utama Member List

..............................................................

98

Gambar 10.2.2 Form Perekaman Member List

..............................................................

99

Gambar 10.2.3 Form Edit Member List

.............................................................. 100

Gambar 10.2.4 Message ”Delete” Member

.............................................................. 101

akses Perhatian Publik Gambar 10.1.6 Form User Setup dengan hak akses Referensi Gambar 10.1.7 Form User Setup dengan hak akses Control Panel Gambar 10.1.8 Contoh form pengisian User Setup

List

viii


Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)

1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Untuk

mendukung

tugas

sehari-hari

Menteri

Keuangan

dalam

menjalankan aktivitasnya dengan frekuensi yang begitu tinggi maka diperlukan adanya suatu pengelolaan yang baik dan akurat sesuai dengan tingkat kepentingannya terutama yang berkaitan dengan kegiatan rapat yang perlu dan harus dihadiri oleh Menteri Keungan. Inisiator atau permintaan rapat dapat berasal dari Menteri Keuangan atau dari Unit Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan maupun dari Departemen Lain. Agenda rapat yang dibahas tidak hanya meliputi kondisi internal Departemen Keuangan saja akan tetapi juga meliputi kondisi ekonomi yang menjadi perhatian publik. Oleh sebab itu, untuk mendukungnya diperlukan informasi yang memadai dan akurat. Setiap hasil rapat dibutuhkan evaluasi dari pelaksanaan tindak lanjut sehingga Menteri Keuangan dapat menentukan langkah lebih lanjut dari hasil pelaksaan rapat pimpinan tersebut. 1.2 Tujuan Dokumen manual ini dimaksudkan untuk membantu PUSHAKA (Pusat Analisa dan Harmonisasi Kebijakan) sebagai unit kerja yang bertanggung jawab atas ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh Menteri Keuangan dan UnitUnit Eselon I dilingkungan Departemen Keuangan sehingga aktivitas yang dijalankannya dapat direncanakan, dipersiapkan, dilaksanakan serta dievaluasi hasilnya. Diharapkan dengan adanya dokumen manual ini, dapat diperoleh manfaat antara lain sebagai berikut :

Memberi kemudahan dan membantu PUSHAKA dalam menyimpan dan mengelola segala informasi yang berkaitan dengan kegiatan rapat pimpinan, sehingga dapat diakses dengan mudah dan cepat jika dibutuhkan sewaktu waktu.

Memberi kemudahan dan membatu PUSHAKA dalam mengevaluasi hasil tindak lanjut hasil rapat dari setiap Unit Eselon 1 yang menjadi penanggung jawabnya.


1


•

Memberi kemudahan pengaturan jadwal aktivitas Menteri Keuangan sehari-hari baik berupa kegiatan rapat pimpinan maupun kegiatan lainnya.

1.3 Ruang Lingkup 1.3.1

Dapat diperoleh informasi kegiatan Rapat Pimpinan, mulai dari Permintaan Rapat, Persetujuan Rapat, Persiapan Rapat, Pelaksanaan Rapat, Penundaan Rapat dan Pembatalan Rapat hingga sampai kepada hasil evaluasi Tindak Lanjut Rapat. Segala informasi yang terkait dengan rapat diharapkan dapat diakses melalui modul ini.

1.3.2

Menjadi tugas Administrator untuk mengatur hak akses setiap user, baik user PUSHAKA maupun Unit Eselon I lainnya di lingkungan Departemen Keuangan

1.3.3

Administrator bertugas dan bertanggung jawab mengelola semua tabel Referensi yang tersedia antara lain : tabel Unit, tabel Status, tabel Rapat Supervisor, tabel Jenis File, tabel Kelompok Arsip dan tabel Subkelompok Arsip.

1.4 Spesifikasi Modul Terintegrasi Adapun spesifikasi sistem yang dibutuhkan untuk bisa menjalankan aplikasi antara lain : Sistem Operasi

Windows XP / Server / Vista Linux OS Mac OS

Database Server

MySQL Server 5.0

Web Server Programming Language

Apache 2.0

PHP 5.0

Microsoft Office Open Office Adobe Acrobat Reader Winzip Mozilla Firefox Internet Explorer Opera Safari

External Application

Web Browser


2


Adapun spesifikasi hardware untuk server yang disarankan agar bisa mendukung sistem : Processor

Intel Xeon 1.6Ghz

Memory

2 GB ECC DDR2

Harddisk

SATA 160 GB

Jaringan

Ethernet Card support 10/100/1000 Mbps

Adapun spesifikasi hardware untuk client yang disarankan agar bisa menggunakan sistem Processor

Intel Pentium 4 1.6 Ghz

Memory

512 MB DDR2

Harddisk

IDE / SATA 80GB

Jaringan

Ethernet Card support 10/100 Mbps


3


1.5 Alur Proses Matriks Rapim Urutan proses aliran data pada modul Matriks Rapim ini digambarkan pada diagram berikut ini : Mulai

Permintaan Rapat

• Jadwal Rapat • Tema Rapat • Agenda

Disetujui

Persetujuan Rapat

Persiapan Rapat

• Peserta Rapat • File Bahan Rapat

Tunda Rapat

Pelaksanaan Rapat Jadwal Ulang

Penundaaan Rapat

Batalkan Rapat

Jadwal Ulang

• Keputusan • Tindak Lanjut • File Hasil Rapat • Status Tindak Lanjut • Komentar

Pembatalan Rapat

Hapus Rapat Selesai


4


2 Prosedur Login Prosedur Login ini berguna untuk dapat membatasi akses terhadap aplikasi, dibutuhkan fasilitas untuk authorisasi user menggunakan id pengenal (user id) dan kata kunci (password).

Kolom “User”

Kolom “Password” Tombol “Reset” Tombol “Login”

Gambar 2.1 User Login Petunjuk Kegiatan : •

Aktifkan komputer

•

Klik icon Internet Explorer Browser pada Desktop, akan tetapi lebih disarankan menggunakan Mozilla, Opera maupun Safari.

•

Pada kolom Address ketik http://pushaka.depkeu.go.id/daily_activity.

•

Tampilan yang akan anda dapatkan adalah tampilan user login seperti gambar 2.1.

•

Masukkan user Admin pada kolom ”User”.

•

Masukkan password Admin pada kolom ”Password”.

•

Klik Tombol ”Login” maka akan muncul layar Main Menu dari menu Daily Activity Monitoring seperti tampak pada Gambar 3.1 , apabila user id dan password yang anda isikan tidak terdaftar maupun layar dibiarkan lama tanpa aktivitas maka akan tampil layar message yang berisi pesan ” Wrong user id /


5


password entered, or your session was expired ! please re-login ” seperti gambar 2.2 . •

Tombol Reset berfungsi apabila anda ingin mengosongkan layar isian kolom user id dan kolom password.

Gambar 2.2 Message User Login


6


3 Main Menu Menu Utama setelah Login berhasil adalah tampilan layar Main Menu sepeti gambar 3.1.

“Main Menu”

Nama “Tabel”

Total “Record”

Total “Length”

Tanggal “Update”

Gambar 3.1 Main Menu •

Di tampilan Menu Utama atau gambar 3.1 informasi yang didapat antara lain :

•

Nama tabel-tabel yang digunakan dalam aplikasi ini semua tercantum dalam tampilan layar seperti dalam gambar 3.1.

•

Dari setiap nama tabel yang ada dapat juga diketahui jumlah record yang ada dalam tabel tsb dengan melihat kolom Total ”Record”

•

Informasi jumlah record length dari setiap tabel dapat dilihat di kolom Total ”Length”

•

Informasi tanggal terakhir tabel tersebut di update dapat dilihat pada kolom Tanggal ”Update”

•

Klik pada icon Main Menu untuk mengekplorasi isi dari menu utama yang terdiri dari : 1. Matrik Rapim 2. Kalender Kegiatan 3. SMS Gateway 4. Perhatian Publik 5. Matrik Monitoring Pushaka – Pusintek

7


6. Referensi 7. Control Panel Tampilan layar dari sub-sub Main Menu seperti gambar 3.2 berikut ini.

Sub-sub Main Menu

Gambar 3.2 Detil Main Menu


8


4 Matrik Rapim 4.1 Permintaan Rapat Menu ini berfungsi untuk memasukkan data Rapat atas permintaan unit-unit Eselon I. Kegiatan perekaman ini bisa juga dilakukan langsung oleh unit-unit Eselon I yang bersangkutan dengan menggunakan user masing-masing yang sudah disiapkan.

Menu “Permintaan Rapat”

Gambar 4.1.1 Menu ”Permintaan Rapat” •

Klik pada menu ”Permintaan Rapat” seperti gambar 4.1.1, selanjutnya akan tampil layar perekaman data rapat seperti gambar 4.1.2 dibawah ini.

Tombol “Add New Record” Icon “Show Detil” Icon “Edit” Icon “Delete”

Gambar 4.1.2 Menu Utama Permintaan Rapat Pushaka – Pusintek

9


•

Untuk merekam data rapat baru, klik tombol ”Add New Record”, maka akan tampak layar seperti gambar 4.1.3 Drop douwn List Inisiator Tema Rapat Tanggal Rapat Jam Mulai Jam Selesai Jenis Rapat Image Title Tombol “Save” Tombol “Add” Tombol “Reload” Tombol “Batal”

Gambar 4.1.3 Form Perekaman Rapat Petunjuk Kegiatan : •

Inisiator Klik pada tombol drop down list untuk memilih inisiator yang sudah terdaftar. Ada 15 Unit Eselon I yang terdaftar sebagai inisiator rapat, apabila ada Unit baru yang belum terdaftar maka bisa dilakukan panambahan record baru melalui Menu Refereni Bab 5. Untuk menghemat tempat tampilan uraian Unit Eselon I dengan uraian singkat, apabila akan melihat uraian panjang dari Unit Eselon I tsb dengan cara klik pada tombol sebelah kanan drop down list tsb, maka tampilan layar seperti gambar 4.1.4.

Tombol “Advance” Tombol “Show” Parameter Daftar Unit Eselon I

Tombol “Choose”

Gambar 4.1.4 Daftar Inisiator Pushaka – Pusintek

10


Gambar 4.1.4 menunjukkan daftar Unit Eselon I yang terdaftar, klik pada tombol ”Choose” untuk memilih Unit Eselon I sebagai inisiator. Gunakan ”Parameter” apabila ingin mencari Unit Eselon I tertentu, dengan cara mengetikkan nama Unit Eselon I tsb pada colom ”Parameter” kemudian klik tombol Show, maka layar akan menampilkan Unit Eselon I itu saja yang sesuai dengan parameter yang diisikan. •

Tema Rapat Diisi dengan tema Tema Rapat sesuai dengan tema rapat yang telah diagendakan.

•

Tanggal Rapat Diisi dengan tanggal rapat yang akan dilaksanakan, di tampilan layar sudah terisi default tanggal current komputer aktif. Isikan tanggal ini dengan format dd/mm/yyyy. Dapat juga pengisian tanggal rapat ini dengan melihat kalender dengan cara clik pada tombol di sebelah kanan kolon tanggal rapat, tampilan kalender sepert gambar 4.1.5.

Kalender

gambar 4.1.5 Kalender •

Jam Mulai Diisi dengan jam/waktu kapan rapat akan dimulai dengan format hh:mm:ss

•

Jam Selesai Diisi dengan jam/waktu rapat tsb selesai dengan format hh:mm:ss

•

Jenis Rapat Pushaka – Pusintek

11


Klik pada tombol drop down list untuk memilih Jenis Rapat. Ada 6 Jenis Rapat yang ada. Adapun Jenis Rapat tersebut adalah : Rapimum, Rapimsus, Rapimtas, Rakor dan Forsa. Dapat juga dengan cara klik pada tombol sebelah kanan drop down list tsb, maka tampilan layar seperti gambar 4.1.6. Untuk memilih Jenis Rapat yang ada klik pada tombol ”Choose”.

Tombol “Choose”

Daftar Jenis Rapat

Gambar 4.1.6 Daftar Jenis Rapat •

Image Title Pilih Image Title yang ada dengan cara klik pada drop down list, pilih Image Title yang sesuai dengan tema rapat yang ada, maka secara otomatis pada kolom Image preview akan tampil gambar yang sesuai dengan Image Title. Apabila dari semua Image Title yang ada tidak sesuai dengan tema rapat, maka dapat ditambahkan gambar/image dengan cara klik pada tombol ”Add” yang terletak disebelah ujung paling kanan setelah tombol pilihan Image Title. Tampilan form seperti gambar 4.1.7.

Folder Name

Browse Image File

Image Title

Gambar 4.1.7 Form Add Image Pushaka – Pusintek

12


Pada kolom Folder Name pilih folder sesuai dengan tema rapat, ada 6 jenis folder yang disiapkan antara lain : Artikel, Catalog, Event, Leader, Product, Rapat. Masing-masing folder ini akan menyimpan image file sesuai tema yang diinginkan. Isikan pada Image Title dengan judul sesuai tema yang ada. Pada kolom Image file, klik pada tombol browse untuk memilih file image yang akan ditambahkan pada folder yang sudah disediakan. Klik tombol ”Save” untuk Image file kedalam folder atau klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan semua kegiatan tsb diata. •

Tombol Save Tombol ”Save” berfungsi bila kegiatan perekaman Permintaan Rapat akan disimpan

•

Tombol Reload Tombol ”Reload” berfungsi bila semua kolom dalam layar ”Permintaan Rapat” akan dikosongkan.

•

Tombol Cancel Tombol ”Cancel” berfungsi bila kegiatan perekaman Permintaan Rapat batal disimpan. Apabila data dari Permintaan Rapat sudah banyak atau sudah lebih dari 2 layar, untuk memudahkan pencarian dengan menggunakan parameter yang sudah disediakan. Parameter tsb seperti tampak pada layar 4.1.8.

Filter Data Parameter

Tombol “Show”

Gambar 4.1.8 Form Parameter Pencarian data Permintaaan Rapat Pushaka – Pusintek

13


Ada 8 jenis filter data yaitu berdasarkan Tgl Rapat, Jam Mulai, Jam Selesai, Tema Rapat, Jenis Rapat, Inisiator, Status Rapat dan Detil. Pilih pada icon Filrer data berdasarkan salah satu dari 8 jenis filter yang ada kemudian isikan pada kolom ”Parameter” kata kunci yang akan dicari kemudian klik tombol ”Show”, maka pada layar akan muncul data sesuai dengan parameter dan filter data yang diinginkan. Seperti tampak pada contoh gambar 4.1.9 dibawah ini.

Contoh Filter data “Tgl Rapat”

Contoh Parameter “18/12/2006”

Contoh Hasil Pencarian berdasarkan Tgl Rapat 18/12/2006

Gambar 4.1.9 Contoh hasil Pencarian data Permintaan Rapat Apabila ada perubahan data terhadap Permintaan tersebut, dapat dilakukan Edit data melalui menu utama Permintaan Rapat seperti pada gambar 4.1.2, pilih icon ”Edit”, maka akan tampil layar Form Edit Permintaan

Rapat seperti

contoh gambar 4.1.10. Form edit ini sama dengan kegiatan Rekam hanya perbedaannya untuk edit form yang tampil adalah data yang sudah ada hanya tinggal menambahkan atau meng-update apabila ada elemen yang harus dilengkapi.


14


Gambar 4.1.10 Form Edit Permintaan Rapat Untuk penambahan agenda dapat dilakukan melalui menu Permintaan Rapat ini dengan cara klik tombol ”Show Detil” pada Gambar 4.1.2 Menu Utama Permintaan Rapat, maka akan tampak seperti gambar 4.1.11 dibawah ini.

Icon “Add Agenda”

Gambar 4.1.11 Form Agenda Klik pada icon ”Add Agenda” maka akan tampak layar seperti gambar 4.1.12. elemen yang diisikan cukup pada kolom Agenda Rapat saja. Klik tombol ”Save” apabila akan menyimpan data agenda rapat, klik tombol ”Cancel” bila kegiatan penambahan agenda rapat tsb akan dibatalkan.


15


Kolom “Agenda Rapat”

Tombol “Save”

Tombol “Cancel”

Gambar 4.1.12 Form Add Agenda Rapat Hasil dari perekaman Agenda baru seperti tampak pada gambar 4.1.13. apabila Agenda yang ada akan dihapus maka klik pada icon ”Delete” begitu juga sebaliknya apabila akan melakukan update / edit terhadap agenda yang ada klik pada ikon ”Edit”

Icon “Edit”

Icon “Delete”

Contoh Agenda Baru

Gambar 4.1.13 Contoh Penambahan Agenda 4.2 Persetujuan Rapat Di menu kegiatan Persetujuan Rapat ini dilakukan apabila permintaan rapat yang ada disetujui akan dilaksanakan sesuai permintaan. Yang berhak melakukan approch terhadap kegiatan Persetujuan Rapat ini hanya bisa dilakukan oleh petugas ”Admin” saja. Sedangkan pihak user/member hanya bisa memonitor melalui dashboard yang sudah disediakan. Tanggal dan waktu Pelaksanaan

Rapat

dapat

berubah


tidak

sesuai

permintaan,

karena 16


menyesuaikan dengan agenda kegiatan Menteri Keuangan. Semua record yang ada di Permintaan Rapat pasti tercantum juga di data Persetujuan Rapat dengan status rapat ”Konfirmasi”. Klik pada menu ”Persetujuan Rapat” seperti tampak di gambar 4.2.1.

Menu “Persetujuan Rapat”

Gambar 4.2.1 Menu ”Persetujuan Rapat” Tampilan layar berikutnya adalah gambar 4.2.2 seperti dibawah ini yang menampilkan semua data Perminataan Rapat yang belum mendapatkan Persetujuan Rapat.

Status Rapat “Konfirmasi”

Icon “Show Detil” Icon “Disetujui” Icon “Ditunda”

Gambar 4.2.2 Menu Utama Persetujuan Rapat Petunjuk Kegiatan : •

Icon Show Detil


17


Klik icon Show Detil untuk melihat lebih detil dari data Permintaan Rapat yang akan di setujui, tampilan layar seperti gambar 4.2.3

Icon “Kembali ke Persetujuan Rapat”

Gambar 4.2.3 Show Detil Persetujuan Rapat •

Icon Disetujui Klik icon ”Disetujui” ini apabila agenda Permintaan Rapat tsb dapat dilaksanakan sesuai jadwal. Akan tampil layar message gambar 4.2.4 seperti dibawah ini, klik ”OK”, maka secara otomatis Permintaan Rapat tsb sudah tidak tampak dilayar 4.2.2 Menu Utama Persetujuan Rapat dan secara otomatis akan berpindah ke kegiatan Persiapan Rapat.

Gambar 4.2.4 Message ”Disetujui” •

Icon Ditunda Icon ini berfungsi apabila Perminataan Rapat tersebut perlu ditinjau ulang, dikarenakan jadwal yang diminta bentrok dengan jadwal agenda Menteri Keuangan. Untuk meyakinkan apakah Permintaan Rapat tsb akan ditunda maka akan tampil layar message gambar 4.2.5 seperti dibawah ini, klik ”OK”, maka secara otomatif record tersebut berpindah ke menu kegiatan Penundaan Rapat.


18


Gambar 4.2.5 Message ”Ditunda” •

Icon Kembali ke Persetujuan Rapat Icon ini berfungsi untuk kembali ke menu / kegiatan sebelumnya.

4.3 Persiapan Rapat Di kegiatan Persiapan Rapat ini yang harus dilakukan antara lain : -

Menambahkan Agenda baru atau meng-update / meng-edit data Agenda yang sudah ada.

-

Menambahkan para peserta rapat yang akan hadir dalam rapat tsb.

-

Menambahkan file bahan untuk rapat baik dalam bentuk dokumen maupun bahan presentasi.

Klik pada menu ”Persiapan Rapat” seperti tampak di gambar 4.3.1.

Menu “Persiapan Rapat”

Gambar 4.3.1 Menu ”Persiapan Rapat” Tampilan layar berikutnya adalah gambar 4.3.2 seperti dibawah ini yang menampilkan semua data dengan kondisi status rapat ”Persiapan”.


19


Status Rapat “Persiapan” Icon “Show Detil”

Icon “Persiapan OK”

Gambar 4.3.2 Menu Utama ”Persiapan Rapat” Petunjuk Kegiatan : •

Icon Show Detil Klik icon show detil ini untuk lebih memastikan isi dari detil persiapan rapat tsb. Dapat juga dilakukan penambahan agenda baru maupun meng-udate / meng-edit agenda yang sudah ada. Disamping itu dapat menambahkan para peserta rapat yang akan hadir dalam rapat tsb juga dapat menambahkan file bahan rapat baik dalam bentuk dokumen maupun bahan presentasi. Adapun tampilan gambar detil persiapan rapat seperti gambar 4.3.3 dibawah ini

Icon “Add Agenda” Icon “Edit” Icon “Delete”

Icon “Add Peserta” Icon “Add File”

Gambar 4.3.3 Show Detil Persiapan Rapat Pushaka – Pusintek

20


Petunjuk Kegiatan: •

Icon Add Agenda Klik icon Add Agenda apabila persiapan rapat tersebut memerlukan tambahan agenda baru. Isikan uraian agenda ke dalam kolom ”Agenda Rapat”, kemudian klik tombol ”Save” apabila agenda rapat tsb akan disimpan, klik tombol ”Reload” bila ingin mengosongkan elemen pada kolom Agenda Rapat, klik tombol ”Cancel” apabila ingin membatalkan kegiatan tsb dan layar kembali ke kegiatan yang sebelumnya. Adapun tampilan layar seperti gambar 4.3.4 dibawah ini.

Kolom “Agenda Rapat”

Tombol “Save” Tombol “Reload”

Tombol “Cancel”

Gambar 4.3.4 Form Add Agenda Persiapan Rapat •

Icon Add Peserta Klik icon ”Add Peserta” maka akan tampak form untuk menambahkan peserta rapat yang akan hadir seperti gambar 4.3.5 dibawah ini. Peserta rapat yang hadir tidak terbatas, hanya di form ini tersedia untuk 5 peserta rapat, apabila peserta rapat lebih dari itu, maka rekam ulang kegiatan yang sama melalu icon ”Add Peserta” dan begitu seterusnya. Tanda ”*” di form tsb mempunyai arti bahwa pada kolom tersebut wajib diisi. Tombol ”Save” berfungsi apabila data pada form peserta akan disimpan ke dalam database, tombol ”Reload” berfungsi apabila form yang sudah terisi akan dikosongkan kembali, dan tombol ”Cancel” berfungsi untuk membatalkan kegiatan perekaman peserta rapat.


21


Kolom Nama Peserta Kolom Unit Peserta

Tombol “Save” Tombol “Reload” Tombol “Cancel”

Gambar 4.3.5 Form Add Peserta Klik tombol ”Save” maka akan tampil layar message seperti gambar 4.3.6 yang bermaksud untuk memberitahukan apakah peserta rapat yang ada dalam form perekaman tsb yakin akan disimpan. Klik tombol ”OK” untuk proses write ke database, klik tombol ”Cancel” untuk kembali ke layar form perekaman peserta rapat.

Gambar 4.3.6 Message Peserta Rapat •

Icon Add File Icon ini berfungsi untuk menambahkan file bahan rapat apabila sudah ada. File yang akan diupload dapat berbentuk file dokumen maupun file bahan presentasi. Klik pada icon ”Add File” maka akan tampak form seperti gambar 4.3.7 dibawah ini.


22


Nama File

Tombol “Browse”

Deskripsi file Kelompok Arsip SubKelompok Arsip Lokasi Arsip Button “Hasil Rapat” Button “Bahan Rapat” Tombol “Cancel”

Tombol “Save”

Tombol “Reload”

Gambar 4.3.7 Form Add file bahan Rapat Petunjuk Kegiatan : •

Tombol Browse Tombol browse ini berfungsi untuk menempatkan file bahan rapat. Klik pada kolom Nama File maupun pada tombol ”Browse” maka akan muncul layar seperti gambar 4.3.8 dibawah ini. Pilih file yang akan diupload kemudian klik tombol ”Open”, maka secara otomatis nama file yang dipilih tadi sudah tercantum di kolom ”Nama File”. Bila file yang akan diupload tidak muncul dilayar, klik tombol ”Updown” atau tombol ”Up One Level”

Tombol “UpDown” Tombol “Up One Level” Contoh file yang akan di upload

Tombol “Open”

Gambar 4.3.8 File Upload •

Deskripsi File Isikan pada kolom deskripsi file ini uraian dari nama bahan rapat atau hasil rapat.


23


•

Kelompok Arsip Pilih kelompok arsip yang terdaftar dengan klik pada tombol drop down list pada kolom kelompok arsip, ada 14 kelompok arsip yang sudah terdaftar

•

SubKelompok Arsip Kolom subkelompok arsip ini dapat diisi maupun dipilih apabila Kelompok Arsip sudah terisi terlebih dahulu. List pada subkelompok arsip akan sesuai dengan kelompok arsip yang sudah dipilih sebelumnya.

•

Lokasi Arsip Isikan kolom Lokasi Arsip dengan uraian tempat dimana arsip tersebut disimpan, hal ini untuk memudahkan pencarian dokumen apabila diperlukan dikemudian hari.

•

Status File Pilih radio button di kolom Status File, ada 2 pilihan bila dokumen yang diupload masih untuk bahan rapat maka klik pada radio button ”Bahan Rapat” apabila dokumen yang diupload sudah berupa hasil rapat maka klik pada radio button ”Hasil Rapat”.

•

Icon Persiapan Rapat OK Icon ini berfungsi apabila semua persiapan rapat sudah lengkap. Klik tombol Persiapan Rapat, maka akan muncul message seperti gambar 4.3.9 dibawah ini.

Gambar 4.3.9 Message ”Persiapan OK” Klik tombol ”OK” maka record persiapan rapat tersebut secara otomatis akan berpindah ke Pelaksanaan Rapat dan status rapat berubah menjadi ”Pelaksanaan”, klik tombol ”Cancel” apabila akan membatalkan kegiatan.


24


4.4 Pelaksanaan Rapat Rapat yang sudah diagendakan dan sudah dilaksanakan tentunya menghasilkan kesimpukan

dan

tindak

lanjut.

Admin

sebagai

supervisor

berhak

mengupdate/menambahkan agenda, peserta rapat, kesimpulan dan tindak lanjut. Sedangkan member/unit yang terkait hanya dapat menambahkan komentar yang ada. Tampilan gambar menu Pelaksanaan Rapat seperti gambar 4.4.1 dibawah ini.

Menu “Pelaksanaan Rapat”

Gambar 4.4.1 Menu ”Pelaksanaan Rapat” Klik tombol ”Pelaksanaan Rapat” maka akan tampil menu utama Pelaksanaan rapat seperti gambar 4.4.2 dan gambar 4.4.3 dibawah ini.

Icon Edit Peserta

Icon Delete Peserta

Daftar Peserta

Gambar 4.4.2 Form I Pelaksaan Rapat


25


Informasi lokasi File

Icon Add Agenda Kesimpulan

Komentar Agenda Rapat

Gambar 4.4.3 Form 2 Pelaksanaan Rapat Petunjuk Kegiatan : •

Daftar Peserta Semua peserta rapat yang hadir akan muncul dilayar ini, untuk menambahkan peserta rapat yang baru klik icon ”Add Peserta”, apabila akan update/edit peserta rapat klik pada ikon ”Edit Peserta”, dan bila ada peserta rapat yang akan dihapus klik pada ikon ”Delete Peserta”. Contoh tampilan seperti gambar 4.4.4. Icon “Delete Peserta” Icon “Edit Peserta Icon “Add Peserta”

Gambar 4.4.4 Tampilan layar Peserta •

Informasi Lokasi File Kolom ini menginformasikan antara lain deskripsi file, nama file, kelompok arsip, subkelompok arsip dan lokasi arsip. Apabila ada penambahan bahan rapat maupun hasil rapat klik pada tombol ”Add File”. Untuk update/edit bahan rapat maupun hasil rapat yang sudah ada klik pada tombol ”Edit File Hasil”. Klik ”Delete File” untuk menghapus file bahan rapat maupun hasil rapat. Contoh tampilan lokasi file seperti gambar 4.4.5.


26


Icon “Delete File”

Icon “Add File”

Icon “Edit File Hasil”

Gambar 4.4.5 Tampilan layar Bahan Rapat •

Agenda Rapat Daftar agenda rapat dalam pelaksanaan rapat tampak seperti pada gambar 4.4.6. Agenda rapat tersebut akan menghasilkan suatu kesimpulan maupun beberapa kesimpulan dalam satu kali pelaksanaan rapat. Untuk menambahkan kesimpulan klik pada icon ”Add Kesimpulan”, tampilan form ada di gambar 4.4.8.

Icon “Add Kesimpulan” Icon “Delete Agenda”

Icon “Edit Agenda”

Gambar 4.4.6 Tampilan layar Agenda •

Kesimpulan Kesimpulan dari agenda rapat yang dihasilkan dapat dilihat seperti tampak di gambar 4.4.7 dibawah ini.

Icon “Edit Kesimpulan Icon “Delete Kesimpulan” Icon “Add Tindakan”

Gambar 4.4.7 Tampilan layar Kesimpulan Pushaka – Pusintek

27


Klik tombol ”Edit Kesimpulan” untuk update/edit kesimpulan yang ada. Klik tombol ”Delete Kesimpulan” untuk menghapus kesimpulan yang ada dan apabila dalam kesimpulan tersebut menghasilkan tindak lanjut, untuk menambahkan record baru tindak lanjut melalui icon ”Add Tindakan”. Adapun form untuk perekaman tindak lanjut seperti gambar 4.4.9.

Kesimpulan Rapat


Gambar 4.4.8 form pengisian Kesimpulan Isikan uraian hasil kesimpulan rapat pada kolom ”Kesimpulan Rapat”. Tombol ”Save” berfungsi untuk menyimpan hasil kesimpulan rapat. Tombol ”Reload” berfungsi untuk mengosongkan kolom kesimpulan rapat dan tombol ”Cancel” berfungsi untuk membatalkan kegiatan perekaman kesimpulan rapat tsb. •

Tindak Lanjut Kesimpulan rapat yang ditindak lanjuti akan tercatat seperti tampak pada gambar 4.4.9.

Status Tindakan Icon “Edit Tindakan” Icon “Add Tindakan

Icon “Delete Tindakan”

Komentar

Gambar 4.4.9 Tampilan layar Tindak Lanjut


28


Hasil kesimpulan yang ada dapat menghasilkan beberapa tindakan. Klik pada icon ”Add Tindakan” pada kolom kesimpulan untuk menambahkan record baru tindak lanjut. Tampilan layar form tindak lanjut seperti tampak pada gambar 4.4.10.

Kolom “Tindak Lanjut” Batas akhir Status Tindakan Penanggung Jawab Tombol “Save”

Tombol “Cancel” Tombol “Reload”

Gambar 4.4.10 Form Tindak Lanjut Petunjuk Kegiatan : •

Kolom Tindak Lanjut Berisi uraian tindak lanjut hasil kesimpulan dalam agenda rapat.

•

Batas Akhir Isikan dengan tanggal batas terakhir kesimpulan tersebut ditindaklanjuti. Klik pada kolom batas akhir maka akan muncul tampilan kalender untuk mempermudah pengisian.

•

Status Tindakan Kolom ini akan secara otomatis terisi berdasarkan batas akhir yang ditentukan. Ada 4 kategori status tindakan yaitu, On-Track atau yang berwarna hijau berarti apabila status tindak lanjut ’SELESAI’ sampai dengan tanggal yang ditentukan sebagai target penyelesaian tindak lanjut, Alert atau berwarna kuning berarti apabila status tindak lanjut ’SELESAI’ apabila tanggal lebih dari tanggal yang ditentukan sebagai target penyelesaian tindak lanjut selisihnya belum melebihi 7 hari, Off-Track atau berwarna Merah berarti apabila status tindak lanjut ’SELESAI’ apabila tanggal sudah lebih 7 hari dari tanggal yang ditentukan sebagai target penyelesaian tindak lanjut.


29


•

Penanggung Jawab Kolom ini berisi daftar unit yang menjadi penanggung jawab dari tindak lanjut yang ada. Klik pada tombol drop down list maka akan muncul daftar unit yang akan dipilih.

•

Tombol Save, Reload dan Cancel

•

Klik tombol ”Save” untuk menyimpan hasil perekaman tindak lanjut, klik tombol ”Reload” untuk mengosongkan layar yang ada dan klik tombol ”Cancel” apabila akan membatalkan kegiatan perekaman tindak lanjut.

•

Komentar Informasi komentar dari tindak lanjut dapat dilihat dari Gambar 4.4.9 (Layar Tindak Lanjut) di baris bawah yang tertulis ”Terdapat 0 record komentar, lihat komentar”, kalimat diatas berarti tindak lanjut tersebut belum ada komentarnya untuk menambahkan komentar klik pada hyperlink ”Komentar” maka akan muncul layar Informasi Tindakan seperti gambar 4.4.11 dibawah ini.

Tombol “Add Komentar”

Gambar 4.4.11 Informasi Tindakan Klik tombol ”Add Komentar” pada gambar 4.4.11 untuk menambahkan komentar pada tindak lanjut, maka akan tampak form perekaman komentar seperti gambar 4.4.12 dibawah ini.


30


Kolom Komentar Tipe Komentar

Gambar 4.4.12 Form Komentar Isikan uraian komentar pada kolom ”Komentar”. Ada 3 jenis tipe komentar yaitu : -

Komentar Tindak Lanjut

-

Usulan Perpanjangan Waktu

-

Penyelesaian Tindak Lanjut

Klik salah satu pada radio button pada tipe komentar yang ada. 4.5 Penundaan Rapat Di menu Penundaan Rapat ini kegiatan yang dilakukan adalah memanage semua data Permintaan Rapat yang tidak disetujui sehingga perlu penjadwalan ulang maupun agenda Permintaan Rapat tersebut dibatalkan. Tampilan gambar menu Penundaan Rapat seperti gambar 4.5.1 dibawah ini.

Menu “Penundaan Rapat”

Gambar 4.5.1 Menu ”Penundaan Rapat”


31


Klik pada menu ”Penundaan Rapat” maka akan tampil Menu Utama Penundaan Rapat seperti gambar 4.5.2 dibawah ini.

Status Rapat “Ditunda” Icon “Show Detil” Icon “Jadwal Ulang” Icon “Dibatalkan”

Gambar 4.5.2 Menu Utama Penundaan Rapat Petunjuk Kegiatan : •

Icon Show Detil Klik icon show detil ini untuk lebih memastikan isi dari detil penundaan rapat tsb. Tampilan gambar detil penundaan rapat seperti gambar 4.5.3 dibawah ini.

Gambar 4.5.3 Detil Penundaan Rapat •

Icon Jadwal Ulang Klik icon Jadwal Ulang apabila Penundaan Rapat tersebut akan dimintakan kembali untuk dijadwal Ulang. Klik icon ”Jadwal Ulang” maka akan tampil message untuk memastikan apakah record tsb akan dijadwal ulang. Tampilan layar message seperti gambar 4.5.4. Kegiatan Jadwal Ulang ini bila dilakukan


32


maka akan secara otomatis memindahkan record Penundaan Rapat tsb ke daftar Permintaan Rapat dan sekaligus juga terdaftar di Persetujuan Rapat.

Gambar 4.5.4 Message ”Jadwal Ulang” Pembatalan Rapat •

Icon Dibatalkan Icon ”Dibatalkan” ini berfungsi untuk merubah status rapat dari ”Ditunda” menjadi ”Dibatalkan” dan secara otomatis record yang dibatalkan tersebut akan berpindah ke menu Pembatalan Rapat. Klik icon ”Dibatalkan” maka akan tampil message untuk memastikan apakah record tsb akan dibatalkan. Tampilan layar message seperti gambar 4.5.5.

Gambar 4.5.5 Message ”Dibatalkan” Pembatalan Rapat 4.6 Pembatalan Rapat Di kegiatan Menu Pembatalan Rapat ini adalah memanage semua data Penundaan Rapat yang telah dibatalkan sehingga memerlukan penjadwalan ulang maupun data Penundaan Rapat tersebut akan dihapus. Adapun tampilan gambar menu Pembatalan Rapat seperti gambar 4.6.1 dibawah ini.


33


Menu “Pembatalan Rapat”

Gambar 4.6.1 Menu ”Pembatalan Rapat” Klik pada menu ”Pembatalan Rapat” maka akan tampil Menu Utama Pembatalan Rapat seperti gambar 4.6.2 dibawah ini.

Icon “Show Detil” Icon “Jadwal Ulang” Icon “Delete”

Gambar 4.6.2 Menu Utama Pembatalan Rapat Petunjuk Kegiatan : •

Icon Show Detil Klik icon show detil ini untuk lebih memastikan isi dari detil pembatalan rapat tsb. Klik icon ”Kembali ke Pembatalan Rapat” apabila ingin menampilkan layar sebelumnya. Tampilan gambar detil Pembatalan Rapat seperti gambar 4.6.3 dibawah ini


34


Icon “Kembali ke Pembatalan Rapat”

Gambar 4.6.3 Detil Pembatalan Rapat •

Icon Jadwal Ulang Klik icon Jadwal Ulang apabila Pembatalan Rapat tersebut akan dimintakan kembali untuk dijadwal Ulang. Klik icon ”Jadwal Ulang” maka akan tampil message untuk memastikan apakah record tsb akan dijadwal ulang. Tampilan layar message seperti gambar 4.6.4. Kegiatan Jadwal Ulang ini bila dilakukan maka akan secara otomatis memindahkan record Pembatalan Rapat tsb ke daftar Permintaan Rapat dan sekaligus juga ke daftar Persetujuan Rapat.

Gambar 4.6.4 Message ”Jadwal Ulang” Pembatalan Rapat •

Icon Delete Icon Delete ini berfungsi apabila agenda Pembatalan Rapat dengan status rapat ”Dibatalkan” ini tidak mendapat rekomendasi untuk dijadwal ulang sehingga agenda rapat tersebut harus dihapus. Klik tombol icon ”Delete” maka akan tampil message untuk memastikan apakah record dengan status rapat dibatalkan tsb betul-betul akan dihapus dari database. Tampilan message ”Delete” seperti gambar 4.6.5 dibawah ini.


35


Gambar 4.6.5 Message ”Delete” Pembatalan Rapat 4.7 Dashboard Rapat Modul ini akan menampilkan informasi dalam bentuk grafik, gauge dan tabel statistik. Fungsinya agar mempermudah evaluasi status rapat, status pelaksanaan tindak lanjut, dan jumlah arsip yang berhasil dikumpulkan dari kegiatan rapat berdasarkan kelompoknya. Tabel statistik akan menampilkan jumlah tindak lanjut rapat berdasarkan status nya per eselon 1 yang menjadi penanggung jawabnya. Apabila jumlah tersebut di-klik maka akan tampil daftar tindak lanjut rapat sesuai dengan status tindak lanjut dan penanggung jawab yang dipilih. Tampilan dashboard masih dalam pembangunan, oleh karena itu belum kami sajikan dalam manual ini.

Menu “Dashboard Rapat”

Gambar 4.7.1 Menu ”Dashboard Rapat”


36


4.8 Daftar Rapat Menu ini ditujukan agar pengguna aplikasi khususnya Administrator mudah melakukan pencarian data rapat sesuai dengan karakteristik modul sebagai berikut :

Multi kriteria

Antar kriteria dihubungkan dengan kondisi “AND”

Item data yang dapat dicari antara lain : o Tanggal Rapat (Menggunakan batas awal & akhir tanggal pencarian) o Tema Rapat o Jenis Rapat o Inisiator Rapat o Jam Mulai o Jam Selesai o Status Rapat o Quality Control o Detail

Disamping itu menu ini juga berfungsi untuk memonitor sudah sejauh mana status rapat tersebut, hal ini dapat diketahui dengan melihat pada gambar 4.8.1 kolom “Status Rapat”. Tombol “Add New Record”

Icon “Show Detil” Icon “Edit Jadwal” Icon “Delete” Daftar Rapat

Gambar 4.8.1 Menu ”Daftar Rapat” Untuk penambahan record baru rapat, tekan tombol ”Add New Record”, maka akan tampak form perekaman jadwal rapat seperti gambar 4.8.2 berikut ini. Pushaka – Pusintek

37


Inisiator Tema Rapat Tgl Rapat Jam Mulai Jam Selesai Jenis Rapat Image Title Tombol “Save” Status Rapat Tombol “Reload” Tombol “Cancel”

Gambar 4.8.2 Form Jadwal Rapat Petunjuk Kegiatan : •

Inisiator Isikan kolom inisiator dengan memilih tombol drop down list yang ada, atau dapat juga dengan klik pada tombol paling kanan maka akan muncul layar seperti dibawah ini.

“Choose”

Klik pada hyperlink ”Choose” untuk memilih Unit Eselon I sebagai inisiatornya. •

Tema Rapat Isikan kolom tema rapat dengan uraian tema rapat yang ada

•

Tgl Rapat


38


Isikan kolom tanggal rapat dengan format yang sudah ditentukan yaitu dd/mm/yyyy atau dengan klik tombol paling kanan maka akan muncul layar kalender seperti berikut ini.

Layar Kalender

•

Jam Mulai Isikan kolom jam mulai dengan format hh:mm:ss

•

Jam Selesai Isikan kolom jam selesai dengan format hh:mm:ss

•

Jenis Rapat Isikan kolom jenis rapat dengan cara memilih daftar yang sudah ada, klik drop down list maka akan muncul 6 jenis rapat.

•

Image Title Isikan kolom image title dengan cara memilih image yang sudah tersedia, apabila pilihan gambar yang tersedia tidak memenuhi kriteria dengan tema rapatnya maka dapat menambahkan image baru. Klik tombol ”Add” yang terletak di paling kanan dari kolom image title, maka layar form akan tampak sebagai berikut.

•

Status Rapat Isikan kolom status rapat dengan memilih list yang ada, adapun status rapat ada 5 jenis yaitu : konfirmasi, persiapan, pelaksanaan, ditunda dan dibatalkan. Pushaka – Pusintek

39


•

Tombol Save, Reload, Cancel Semua kolom diatas wajib diisi kecuali kolom status rapat, jenis rapat dan image title. Klik tombol ”Save” untuk menyimpan, klik tombol ”Reload” untuk mengosongkan semua kolom yang ada dan klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman.

4.9 Daftar File Menu ini berfungsi untuk mengetahui dan mendapatkan secara mudah dalam pencarian dokumen. Untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian nantinya semua dokumen bahan rapat maupun hasil rapat baik dalam bentuk softcopy maupun hardcopy dikelompokkan berdasarkan kelompok arsip dan subkelompok arsip. Untuk mempermudah dan mempercepat kegiatan perekaman daftar file ini, dalam satu kegiatan perekaman dapat memasukkan data sekaligus 5 bahan rapat atau hasil rapat. Tombol “Add New Record”

Icon “Edit” Icon “Delete” Daftar File

Gambar 4.9.1 Menu ”Daftar File” Untuk merekam dokumen bahan rapat atau hasil klik tombol ”Daftar File” di menu Daftar File seperti gambar 4.9.1 maka akan tampak layar form entry Daftar File seperti gambar 4.9.2 berikut ini.


40


Nama File

Deskripsi File Kelompok Arsip SubKelompok Lokasi Arsip Status File

Gambar 4.9.2 Form Entry Daftar File Petunjuk Kegiatan : •

Nama File Untuk pengisian pada kolom nama file klik pada tombol ”Browse” maka akan tampil layar upload seperti gambar 4.9.3 berikut ini.

File yang akan di Upload

File Upload Tombol “Open”

Gambar 4.9.3 Form Upload file Klik di file yang akan di upload, kemudian klik tombol ”Open”, maka nama file tersebut akan secara otomatis masuk ke kolom nama file. •

Deskripsi File Isikan kolom deskripsi file ini dengan uraian panjang dan penjelasan rinci dari dokumen yang akan diupload supaya mudah dimengerti.

•

Kelompok Arsip Isikan kolom kelompok arsip ini dengan memilih drop down list yang ada, terdapat 14 pilihan disana. Pushaka – Pusintek

41


•

Subkelompok Arsip Kolom subkelompok arsip ini akan aktif apabila kolom kelompok arsip sudah terisi. Klik tombol drop down list yang ada untuk memilih subkelompok arsip.

•

Lokasi Arsip Isikan kolom lokasi arsip ini dengan lokasi tempat dimana bahan rapat maupun hasil rapat dalam bentuk hardcopy disimpan. Pengisian pada kolom ini sebaiknya se informatif mungkin, supaya dapat mempermudah bagi staf Pushaka maupun Staf Menteri Keuangan dalam pencarian berkas bahan rapat maupun hasil rapat.

•

Status File Pilih pada radio button yang ada, apakah dokumen tersebut sebagai bahan rapat atau hasil rapat.

•

Untuk merubah atau update terhadap file hasil upload, maka klik tombol ”Edit” di Menu Daftar File seperti gambar 4.9.1, maka akan muncul layar form edit seperti gambar 4.9.4 berikut ini. Kolom nama file tidak dimunculkan pada layar, apabila akan mengganti atau upload ulang bahan rapat maupun hasil rapat klik tombol ”Browse” yang terletak sebelah kanan kolom nama file, sedangkan elemen / kolom yang lain untuk kegiatan update/edit diinformasikan dan tampak dilayar.

Gambar 4.9.4 Form Edit Daftar File •

Apabila bahan rapat maupun hasil rapat yang telah ada akan dihapus, klik pada icon ”Delete” di Menu Daftar File seperti gambar 4.9.1, maka akan muncul form message untuk meyakinkan apakan record tersebut benar-benar akan


42


dihapus seperti tampak gambar 4.9.5 dibawah, apabila klik ”OK” maka record tersebut akan terhapus dari database, sedangkan bila ingin membatalkan kegiatan delete tersebut klik tombol ”Cancel”.

Gambar 4.9.5 Message ”Delete” Daftar File


43


5 Kalender Kegiatan Menu kalender kegiatan ini berfungsi untuk mengetahui dan memonitor kegiatan Menteri Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya di lingkungan Departemen Keuangan. Yang tercatat dalam kalender kegiatan ini semua kegiatan Rapim maupun diluar kegiatan Rapim yang disebut dengan kegiatan Non Rapim. Semua kegiatan Rapim mulai permintaan sampai dengan tindak lanjut tercatat di kegiatan kalender ini. Kalender kegiatan ini terdiri dari 7 sub menu, klik menu utama maka akan tampak ke sebelas sub menu seperti tampak pada gambar 5.1.

Menu “Kalender Kegiatan”

Gambar 5.1 Menu Utama Kalender Kegiatan 5.1

Permintaan Kegiatan Klik pada menu ”Permintaan Kegiatan” seperti gambar 5.1, selanjutnya akan tampil layar yang memberikan informasi daftar jumlah kegiatan yang ada baik rapim maupun non rapim per unit eselon I seperti tampilan gambar 5.1.1 berikut ini.


44


Icon “Show Detil Permintaan Kegiatan

Gambar 5.1.1 Menu Utama Permintaan Kegiatan Klik icon ”Show Detil” untuk mendapatkan informasi lebih detil tiap unit eselon I. Layar detil berikutnya akan tampak seperti gambar 5.1.2 berikut ini.

Icon “Back” Icon “Add New Record” Icon “Edit Kegiatan”

Icon “Del Kegiatan”

Gambar 5.1.2 Layar Rincian Kegiatan per Eselon I Informasi pada gambar 5.1.2 antara lain : contact person, unit, agenda acara, tgl kegiatan, jam mulai, jam selesai, tempat, jenis kegiatan dan control Edit dan Delete kegiatan. Untuk mengupdate / edit salah satu kegiatan yang ada klik icon ”Edit Kegiatan” yang ada maka akan tampil layar form edit kegiatan seperti tampak pada gambar 5.1.3 berikut ini.


45


Unit Contact Person Agenda Acara Tgl Kegiatan Jam Mulai Jam Selesai Tempat Jenis Kegiatan

Keterangan Tombol Save, Reload, Cancel

Gambar 5.1.3 Form Edit Kegiatan Petunjuk Pengisian :

Unit pilih pada icon pop up pada kolom unit atau klik pada icon sebelah kanan dari kolom unit, kemudian pilih unit yang ada.

Contact Person Isikan pada

colom contact person dengan uraian

nama

yang

bertanggungjawab atau pihak yang dapat dihubungi terhadap permintaan kegiatan tsb.

Agenda Acara Isikan kolom agenda acara, dengan uraian agenda

dari permintaan

kegiatan.

Tgl Kegiatan Isikan pada kolom tanggal kegiatan dengan tanggal kegiatan yang akan dilaksanakan dengan format dd/mm/yyyy.

Jam Mulai Isikan pada kolom jam mulai dengan jam kegiatan yang akan dilaksanakan dengan format hh:dd:ss.

Jam Selesai Isikan pada kolom jam selesai dengan waktu selesainya kegiatan tsb dilaksanakan dengan format hh:dd:ss.

Tempat Isikan pada kolom tempat dengan lokasi kegiatan tersebut dilaksanakan. Pushaka – Pusintek

46


Jenis Kegiatan Pilih pada kolom jenis kegiatan tersebut Rapim ataukah Non Rapim

Keterangan Isikan pada kolom keterangan dengan uraian keterangan dari kegiatan bila diperlukan.

Tombol Save dan Cancel Klik tombol ”Save” bila kegiatan tersebut diatas akan di simpan ke dalam database. Untuk meyakinkan record tersebut akan disimpan maka akan tampil message seperti gambar 5.1.4 berikut ini. Klik icon ”Cancel” apabila ingin membatalkan kegiatan.

Gambar 5.1.4 Save Permintaan Kegiatan Untuk menghapus kegiatan yang ada klik icon ”Del Kegiatan” dari menu Layar Rincian Kegiatan per Eselon I (gambar 5.1.2), maka akan tampil layar seperti gambar 5.1.5 berikut ini untuk meyakinkan apakah record tersebut benar-benar akan dihapus dari database, klik icon ”OK” maka record tersebut akan terhapus, klik ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

Gambar 5.1.5 Delete Permintaan Kegiatan 5.2

Persetujuan Kegiatan Di menu kegiatan Persetujuan Kegiatan ini dilakukan apabila permintaan kegiatan yang ada disetujui akan dilaksanakan sesuai permintaan. Yang berhak melakukan approch terhadap kegiatan Persetujuan Kegiatan ini hanya bisa dilakukan oleh petugas ”Admin” saja. Sedangkan pihak user/member hanya bisa memonitor melalui dashboard yang sudah disediakan. Tanggal dan Pushaka – Pusintek

47


waktu Pelaksanaan Kegiatan dapat berubah tidak sesuai permintaan, karena menyesuaikan dengan agenda kegiatan Menteri Keuangan. Semua record yang ada di Permintaan Kegiatan pasti tercantum juga di data Persetujuan Kegiatan. Klik pada menu ”Persetujuan Kegiatan” maka akan tampak layar seperti di gambar 5.2.1.

Persetujuan Kegiatan

Icon “Show Detil”

Gambar 5.2.1 Menu Utama Persetujuan Kegiatan Informasi yang ada dalam menu utama persetujuan kegiatan adalah jumlah kegiatan per unit Eselon I. Untuk mengetahui lebih detil dari kegiatan tsb, klik icon ”Show Detil” maka akan tampak layar gambar 5.2.2 seperti berikut ini.

Icon “Back”

Icon “Disetujui”

Icon “Ditunda”

Gambar 5.2.2 Layar Rincian Persetujuan Kegiatan Di layar rincian persetujuan kegiatan ini informasi yang ada antara lain : contact person, unit, agenda acara, tgl kegiatan, jam mulai, jam selesai, tempat, jenis kegiatan , control disetujui dan ditunda. Klik icon “Disetujui”, apabila permintaan kegiatan tersebut disetujui untuk dilaksanakan sesuai Pushaka – Pusintek

48


jadwal yang sudah ditentukan. Layar berikutnya akan muncul message untuk meyakinkan bahwa permintaan tersebut benar-benar disetujui seperti tampak pada gambar 5.2.3 berikut ini. Record yang sudah disetujui maka secara otomatis akan berpindah ke menu kegiatan Persiapan Kegiatan.

Gambar 5.2.3 message “Disetujui” Apabila permintaan kegiatan tersebut belum mendapat persetujuan dan jadwal permintaan kemungkinan berubah maka klik icon “Ditunda”. Akan muncul message seperti gambar 5.2.4 berikut ini. Bila record tersebut ditunda, maka secara otomatis record tersebut tidak tampil di menu persetujuan kegiatan dan akan masuk ke menu penundaan kegiatan untuk dijadwal ulang kembali.

Gambar 5.2.4 message “Ditunda” 5.3

Persiapan Kegiatan Semua permintaan kegiatan yang sudah disetujui maka akan tampil di menu persiapan kegiatan. Klik menu persiapan kegiatan maka akan tampak layar gambar 5.2.5 seperti dibawah ini.


49


Icon “Show Detil” Persiapan Kegiatan

Gambar 5.3.1 Menu Persiapan Kegiatan Informasi yang ada dalam menu utama persiapan kegiatan adalah jumlah kegiatan per unit Eselon I. Untuk mengetahui lebih detil dari kegiatan tsb, klik icon ”Show Detil” maka akan tampak layar gambar 5.2.6 seperti berikut ini.

Icon “Persiapan” Icon “Ditunda”

Gambar 5.3.2 Layar Rincian Persiapan Kegiatan Di layar rincian persiapan kegiatan ini informasi yang ada antara lain : contact person, unit, agenda acara, tgl kegiatan, jam mulai, jam selesai, tempat, jenis kegiatan , control persiapan dan

ditunda. Klik icon “Persiapan, apabila

tersebut benar akan dilaksanakan sesuai jadwal yang sudah ditentukan. Layar berikutnya akan muncul message untuk meyakinkan bahwa persiapan tersebut benar-benar akan dilaksanakan seperti tampak pada gambar 5.2.7 berikut ini. Record yang sudah dipersiapkan maka secara otomatis akan berpindah ke menu kegiatan Pelaksanaan Kegiatan. Pushaka – Pusintek

50


Gambar 5.3.3 message ”Persiapan” Apabila kegiatan yang sudah di setujui tersebut tidak dapa dilaksanakan dan perlu ditunda, maka klik icon ”Ditunda” dari menu layar rincian persiapan persetujuan seperti gambar 5.2.6 di halaman sebelumnya, akan tampak message ditunda seperti tampak pada gambar 5.2.8 berikut ini. Record yang ditunda akan masuk ke dalam menu Penundaan Kegiatan.

Gambar 5.3.4 message ”Ditunda” 5.4

Pelaksanaan Kegiatan Menu pelaksanaan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan yang sudah dilaksanakan. Klik Pelaksanaan Kegiatan pada menu utama maka akan tampil layar seperti gambar 5.4.1 berikut ini.

Icon “Show Detil” Pelaksanaan Kegiatan

Gambar 5.4.1 Menu Utama Pelaksanaan Kegiatan Klik icon ”Show Detil” untuk melihat lebih detil kegiatan dalam satu Unit Eselon I . Tampak layar berikutnya seperti gambar 5.4.2 berikut ini.


51


Icon “Back”

Icon “Ditunda”

Gambar 5.4.2 Layar Rincian Pelaksanaan Kegiatan Pada layar rincian pelaksanaan kegiatan seperti tampak tersebut diatas informasi yang didapat antara lain : contact person, unit, agenda acara, tgl kegiatan, jam mulai, jam selesai, tempat, jenis kegiatan dan control. Control yang ada adalah icon ”Ditunda”. Klik icon ini apabila kegiatan tersebut akan ditunda pelaksanaannya. Maka akan muncul message seperti tampak pada gambar 5.4.3 berikut ini.

Gambar 5.4.3 Message ”Ditunda” 5.5

Penundaan Kegiatan Menu penundaan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan yang ditunda. Kegiatan tersebut dapat dijadwal ulang maupun dibatalkan. Klik menu Penundaan Kegiatan maka akan tampak layar seperti gambar 5.5.1 berikut ini.


52


Icon “Show Detil” Penundaan Kegiatan

Gambar 5.5.1 Menu Utama Penundaan Kegiatan Di menu utama penundaan kegiatan hanya menampilkan unit Eselon I dan jumlah kegiatan, apabila ingin melihat detil dari kegiatan dalam satu unit eselon I tersebut klik icon ”Show Detil”, maka akan tampak layar seperti gambar 5.5.2 berikut ini.

Icon “Jadwal Ulang Icon “Dibatalkan

Gambar 5.5.2 Layar Rincian Penundaan Kegiatan Klik icon ”Jadwal Ulang” apabila permintaan kegiatan yang ada jadwal yang diajukan perlu di ubah sehingga harus dijadwal ulang kembali dan record yang dijadwal ulang akan secara otomatis ada di menu permintaan kegiatan kembali. Message yang muncul apabila icon jadwal ulang diklik akan tampak seperti gambar 5.5.3 berikut ini.


53


Gambar 5.5.3 Message ”Jadwal Ulang” Klik icon ”Dibatalkan” apabila kegiatan tersebut akan dibatalkan dikarenakan pada waktu yang telah ditentukan kegiatan tersebut tidak dapat dilaksanakan sehingga harus dibatalkan. Message yang muncul bila icon ini di klik adalah seperti tampak pada gambar .5.5.4 berikut ini dan record yang telah dibatalkan akan secara otomatis masuk ke menu Pembatalan Kegiatan.

Gambar 5.5.4 Message ”Dibatalkan” 5.6

Pembatalan Kegiatan Menu pembatalan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan yang dibatalkan. Dalam menu pembatalan kegiatan ini dimungkinkan kegiatan yang telah dibatalkan untuk dijadwal ulang. Klik ”Pembatalan Kegiatan” pada menu utama kegiatan kalender maka akan tampak menu utama pembatalan kegiatan seperti tampak pada gambar 5.6.1 berikut ini.


54



Pembatalan Kegiatan

Gambar 5.6.1 Menu Utama Pembatalan Kegiatan Klik icon ”Show Detil” untuk melihat data pembatalan kegiatan lebih terinci per Unit Eselon I. Tampilan layar rincian akan tampak seperti gambar 5.6.2 dibawah ini.

Icon “Back”

Icon “Jadwal Ulang”

Icon “Hapus Kegiatan”

Gambar 5.6.2 Layar Rincian Pembatalan Kegiatan Kegiatan yang sudah dibatalkan dapat dijadwal ulang dengan cara klik pada icon ”Jadwal Ulang” seperti tampak pada gambar 5.6.2, akan muncul layar message seperti gambar 5.6.3 yang berfungsi untuk meyakinkan apakah record tersebut benar-benar akan di jadwal ulang. Klik icon ”OK” maka secara otomatis record tersebut berpindah ke menu ”Permintaan Kegiatan” maupun ”Persetujuan Kegiatan”.


55


Gambar 5.6.3 Message ”Jadwal Ulang” Apabila record yang sudah dibatalkan tersebut akan dihapus maka klik icon ”Hapus Kegiatan” seperti tampak pada layar 5.6.4, selanjutnya akan muncul layar message untuk meyakinkan apakah record tersebut benar-benar akan dihapus klik tombol ”OK”, klik ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan penghapusan kegiatan pembatalan.

Gambar 5.6.4 Message ”Hapus Kegiatan” 5.7

Daftar Kegiatan Menu ini ditujukan agar pengguna aplikasi khususnya Administrator mudah melakukan

pencarian

data

rapim

maupun

kegiatan

sesuai

dengan

karakteristik modul sebagai berikut :

Multi kriteria

Antar kriteria dihubungkan dengan kondisi “AND”

Item data yang dapat dicari antara lain : o Unit (Menggunakan batas awal & akhir tanggal pencarian) o Agenda Acara o Tgl Kegiatan o Contact Person o Jam Mulai o Jam Selesai o Tempat o Jenis Kegiatan


56


Untuk mempermudah pencarian kegiatan maupun rapim isikan pada kolom multi kriteria yang ada kemudian klik icon ”Show”, maka tampilan layar sesuai dengan kriteria yang sudah ditentukan seperti tampak pada gambar 5.7.1

Icon “Add New Record”

Daftar Kegiatan

Gambar 5.7.1 Daftar Kegiatan Untuk menambahkan kegiatan baru, klik pada icon ”Add New Record” maka tampilan layar perekaman tampak seperti gambar 5.7.2 berikut ini.

Unit Contact Person Agenda Acara Tgl Kegiatan Jam Mulai Jam Selesai Jenis Kegiatan Tombol Save, Reload, Cancel

Keterangan

Gambar 5.7.2 Layar Perekaman Kegiatan Petunjuk Kegiatan:

Unit Isikan kolom unit dengan Unit Eselon I yang ada dengan cara pilih pada pop up yang ada. Pushaka – Pusintek

57


Contact Person Isikan / ketik Nama atau Unit Kerja yang bertanggu jawab terhadap permintaan kegiatan tersebut.

Agenda Acara Isikan pada kolom agenda dengan uraian kegiatan yang diajukan.

Tgl Kegiatan Isikan kolom tanggal kegiatan dengan format dd/mm/yyyy.

Jam Mulai Isikan kolom pada jam mulai dengan format hh:mm:ss.

Jam Selesai Isikan pada kolom jam selesai dengan format hh:mm:ss.

Jenis Kegiatan Pilih radio button yang ada dengan jenis kegiatan Rapim atau Non Rapim.

Status Informasi Pilih radio button yang ada dengan status informasi Dinas atau Pribadi.

Status Kegiatan Pilih di kolom status kegiatan dengan 5 jenis status antara lain: konfirmasi, persiapan, pelaksanaan, ditunda dan dibatalkan.

Keterangan

Tombol Save dan Cancel Klik tombol ”Save” untuk menyimpan data perekaman kegiatan, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman. Untuk mengupdate / edit data kegiatan, pilih data kegiatan yang akan diupdate kemudian klik icon “Edit” dari menu gambar 5.7.1, maka akan tampak layar edit data kegiatan seperti tampak pada gambar 5.7.3 berikut ini.


58


Gambar 5.7.3 Layar Edit Kegiatan Lakukan edit terhadap elemen-elemen yang ada seperti tampak pada gambar 5.7.3. Apabila edit sudah dilakukan dan kegiatan edit tersebut akan di simpan maka klik tombol ”Save” untuk membatalkan kegiatan klik tombol ”Cancel”. Untuk menghapus / delete kegiatan yang sudah ada, klik icon ”Del” dari layar Edit Kegiatan (gambar 5.7.3), tampak gambar 5.7.4 berikut ini. Klik tombol ”OK” untuk meyakinkan record tersebut benar-benar akan dihapus, untuk membatalkan kegiatan klik tombol ”Cancel”.

Gambar 5.7.4 Message “Delete”


59


6 Menu SMS Gateway Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang masuk maupun yang keluar, disamping itu juga dapat untuk mengirimkan sms ke satu nomor tujuan tertentu maupun dapat juga ke beberapa nomor sekaligus. Adapun nomor yang dituju harus sudah didaftarkan terlebih dahulu melalui menu ”Referensi” dengan sub menu ”Unit”. Klik menu ”SMS Gateway” di Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak Menu Utama SMS Gateway seperti tampak pada gambar 6.1.

Tombol “SMS Gateway”

Gambar 6.1 Menu Utama SMS Gateway Ada 5 kegiatan dalam menu SMS Gateway ini, antara lain : Incoming SMS, Outgoing SMS, Broadcast SMS, Broadcasted SMS dan Send SMS. 6.1 Incoming SMS Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang masuk / diterima saja. klik menu ”Incoming SMS” maka tampilan layar adalah seperti gambar 5.1.1 dibawah ini. Informasi yang di dapat antara lain : pengirim sms (sender name), nomor hp pengirim (sender msisdn), isi dari sms (message), waktu pengiriman (date time). Control yang disediakan hanya untuk kegiatan ”Delete” saja. Apabila ada sms yang dianggap tidak perlu atau sms yang masuk harus dihapus dengan cara klik tombol icon ”Delete”, maka akan muncul message seperti gambar 6.1.2 untuk meyakinkan apakah record tersebut benar akan dihapus, kemudian klik tombol ”OK” untuk menghapus, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan. Pushaka – Pusintek

60


Tombol “Incoming SMS”

Tombol “Delete”

Gambar 6.1.1 Menu Incoming SMS

Gambar 6.1.2 Message Delete 6.2 Outgoing SMS Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang keluar saja baik yang berasal dari kegiatan single sms melalui menu ”Send SMS” maupun pengiriman sms melalui menu ”Broadcast SMS”. Klik menu ”Outgoing SMS” maka tampilan layar adalah seperti gambar 6.2.1 dibawah ini. Informasi yang di dapat antara lain : nama / unit penerima sms (recipient name), no penerima sms (recipient msisdn), isi sms (message), waktu pengiriman sms (date time), control yang disediakan hanya untuk kegiatan ”Delete” saja. Apabila ada sms yang dianggap tidak perlu dan harus dihapus maka dengan cara klik tombol icon ”Delete”, maka akan muncul message seperti gambar 6.1.2 untuk meyakinkan apakah record tersebut benar akan dihapus, kemudian klik tombol ”OK” untuk menghapus, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan.


61


Tombol “Outgoing SMS”

Tombol “Delete”

Gambar 6.2.1 Menu Outgoing SMS 6.3 Broadcast SMS Menu ini berfungsi untuk mengirimkan SMS ke satu nomor saja maupun langsung ke beberapa nomor yang dituju dengan syarat nomor yang dituju tersebut sudah terdaftar. Klik menu ”Broadcast SMS” maka tampilan layar adalah seperti gambar 6.3.1 dibawah ini.

Tombol “Broadcast SMS”

Tombol “Add New Record”

Gambar 6.3.1 Menu Broadcast SMS Untuk mengirimkan sms melalui menu broadcast ini klik pada menu utama broadcast kemudian klik tombol ”Add New Record” maka akan tampil form perekaman seperti gambar 6.3.2 dibawah ini.


62


Recipient Message Date Send Time Send Tombol “Save”

Tombol “Cancel”

Tombol “Reload”

Gambar 6.3.2 Form Perekaman Broadcast SMS Petunjuk Kegiatan : •

Recipient Select

pada unit yang akan menerima sms pada kolom recipient (unit

organisasi yang ada dalam kolom) ini hanya untuk mengirim sms ke satu unit organisasi saja apabila semua unit yang akan menerima sms maka semua unit yang ada pada kolom recipient di select all. Apabila ada penambahan unit baru yang akan menerima sms maka cara penambahannya melalui menu Referensi dengan sub menu “Unit”. •

Message Isikan pada kolom message dengan pesan sms yang akan dikirimkan.

•

Date Send Isikan kolom date send dengan tanggal kapan sms tersebut dikirimkan dengan format dd/mm/yyyy, klik pada kolom tersebut atau klik pada icon disebelah kanan sejajar dengan kolom date send maka akan tampil layar kalender seperti dibawah ini.


63


•

Time Send Isikan pada kolom time send ini dengan waktu kapan sms tersebut akan dikirimkan secara otomatis. Sms akan terkirim secara otomatis apabila kolom date send yang diisikan minimal sama dengan tanggal server dan time send yang diisikan tidak boleh lebih kecil dari time server. Contoh, apabila date pada server tercatat 04/10/2008 dan time pada server tercatat pukul 12:39 maka kolom pada date send terisi minimal sama dengan date pada server yaitu 04/10/2008 dan kolom time send minimal terisi pukul 12:40.

•

Tombol Save, Reload dan Cancel Klik tombol ”Save” apabila semua kolom yang ada sudah terisi semua dan record tersebut akan dikirim ke nomor yang sudah diselect dan secara otomatis tercatat dalam Broadcasted SMS. Klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan pengiriman sms. Data sms yang sudah lengkap akan tetapi belum terkirim akan tercatat di broadcast sms seperti tampak pada layar dibawah ini.

icon “Edit” Icon “Delete”

Klik tombol “Edit” apabila ada kesalahan dalam memasukkan data sms yang akan dikirimkan. Klik tombol “Delete” untuk menghapus data sms yang belum terkirim sesuai jadwal yang telah ditentukan dalam date dan time. 6.4 Broadcasted SMS Menu ini berfungsi untuk memonitor semua SMS yang dikirimkan lewat menu broadcast. Sms yang sudah berhasil dikirim sesuai jadwal yang sudah ditentukan dalam date dan time secara otomatis tidak tercantum dalam data broadcast sms dan secara otomatis akan tercatat di broadcasted sms. Apabila Pushaka – Pusintek

64


sms tersebut masih tercantum di menu broadcast sms itu berarti sms tersebut belum berhasil terkirim ke nomor yang dituju, perlu di cek ulang apakah pengisian pada kolom date send dan time send sudah benar sesuai dengan syarat yang sudah ditentukan. Klik menu ”Broadcast SMS” maka tampilan layar adalah seperti gambar 6.4.1 dibawah ini.

Tombol “Broadcasted SMS”

Icon “Delete”

Gambar 6.4.1 Menu Broadcasted SMS Adapun informasi yang ada dalam menu broadcastes sms antara lain : daftar penerima sms (recipient), isi dari sms (message), kapan sms tersebut dikirim (date send), kapan waktu pengiriman sms (time send), status send bila tertulis “N” itu berarti sms tersebut belum terkirim sedangkan bila tertulis “Y” itu berarti sms tersebut sudah berhasil dikirim, create date yang memberikan informasi tanggal dan waktu kapan sms tersebut dibuat sesuai dengan tanggal sistem desktop yang aktif, modified date berisi informasi tanggal dan waktu kapan terakhir sms tersebut di edit/update bila terjadi perubahan. Di kegiatan menu broadcasted sms ini hanya tersedia kontrol untuk delete/hapus record saja. 6.5 Send SMS Menu ini berfungsi untuk mengirimkan sms yang ditujukan ke satu nomor saja dan tidak harus ke nomor yang sudah terdaftar. Klik menu ”Send SMS” maka tampilan layar adalah seperti gambar 6.5.1 dibawah ini.


65


Tombol “Send SMS”


Gambar 6.5.1 Menu Send SMS Klik pada tombol ”Add New Record” untuk mengirim sms baru. Tampilan layar Perekamannya adalah sebagai berikut seperti tampak pada gambar 6.5.2.

Recipien Message

Tombol “Save”

Tombol “Cancel”

Gambar 6.5.2 Form perekaman Send SMS Petunjuk Kegiatan : •

Recipient Msisdn Isikan pada kolom recipient msisdn dengan nomor telpon yang akan menerima sms

•

Message Isikan kolom message dengan uraian sms yang akan dikirimkan

•

Tombol Save, Reload dan Cancel Klik tombol ”Save” bila semua field pada form perekaman send sms sudah terisi dan data sms tersebut akan dikirim, tombol ”Reload” berfungsi untuk Pushaka – Pusintek

66


mengosongkan layar yang ada, tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan pengiriman sms tersebut. Tanda bintang (*) pada setiap kolom isian itu berarti kolom tersebut harus diisi.


67


7 Perhatian Publik Menu ini berfungsi untuk mengelola tabel-tabel pendukung antara lain : tabel referensi web, tabel tipe dokumen dan tabel topik artikel. Klik menu ”Perhatian Publik” di Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak Menu Utama Perhatian Publik seperti tampak pada gambar 7.1.

“Perhatian Publik”

Gambar 7.1 Menu Utama Perhatian Publik Ada 4 kegiatan dalam menu Perhatian Publik ini yaitu : 7.1

Web Referensi Menu ini berguna untuk mencatat dan mengelola daftar alamat web site yang dibutuhkan. Klik menu ”Web Referensi” maka tampilan layar adalah seberti gambar 7.1.1 berikut ini.


Icon “Edit” Icon “Delete” Menu “Web Referensi

Gambar 7.1.1 Menu Web Referensi


68


Apabila ada web site baru yang belum terdaftar, dapat ditambahkan dengan cara klik icon ”Add New Record” pada tampilan gambar 7.1.1, maka akan tampak layar perekaman data web referensi sepeti tampak pada gambar 7.1.2 berikut ini.

Web Reference Tombol “Save” Tombol “Cancel”

Gambar 7.1.2 Form Perekaman Web Referensi Petunjuk Kegiatan : •

Reference Isikan pada kolom Referense dengan alamat / address dari web site yang dibutuhkan.

•

Tombol Save, Reload dan Cancel Klik tombol ”Save” apabila kolom reference sudah terisi. Klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman web referensi . Setelah klik tombol ”Save” maka akan muncul layar message seperti gambar 7.1.3 berikut ini. Klik tombol ”OK” untuk meyakinkan bahwa record tersebut benar-benar akan disimpan, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman.

Gambar 7.1.3 Message ”Save”


69


Apabila di kegiatan perekaman tersebut kolom web reference tidak diisi dan kemudian klik tombol ”Save” maka akan muncul message pemberitahuan bahwa elemen tersebut harus diisi seperti tampak pada gambar berikut ini.

Untuk update data yang sudak ada klik icon ”Edit” pada gambar 7.1.1 maka akan tampil form update data web referensi seperti tampak pada gambar 7.1.4 berikut ini.

Gambar 7.1.4 Form Update Web Referensi Untuk menghapus / delete record klik icon ”Delete” pada gambar 7.1.1, maka akan tampil message untuk meyakinkan apakah record tersebut benar-benar akan dihapus.

Klik tombol ”OK” bila record tersebut benar akan dihapus, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan.


70


7.2

Tipe Dokumen Menu ini berfungsi untuk mengelola berbagai jenis tipe dokumen yang ada. Klik tombol ”Tipe Dokumen” maka akan muncul gambar 7.2.1 dibawah ini.


Icon “Edit” Tipe Dokumen Icon “Del”

Gambar 7.2.1 Menu Tipe Dokumen Untuk penambahan tipe dokumen yang baru klik icon ”Add New Record” pada gambar 7.2.1, maka akan tampil form perekaman seperti tampak pada gambar 7.2.2 berikut ini.

Dokumen Type

Tombol “Save” Tombol “Cancel”

Gambar 7.2.2 Form Perekaman Tipe Dokumen Isikan pada kolom ”Dokumen Type” dengan nama extention dari tipe dokumen yang akan direkam, seperti : doc, htm, exc dan lain sebagainya. Klik tombol ”Save” untuk menyimpan dari perekaman tipe dokumen yang ada. Akan tampil message seperti berikut ini.


71


Klik tombol ”OK” apabila record tersebut akan disimpan, klik tombol ”Cancel” apabila kegiatan perekaman akan dibatalkan. Apabila kolom Dokumen Type tidak diisi kemudian klik tombol ”Save”, maka akan muncul message pemberitahuan seperti berikut ini.

Apabila ada perubahan terhadap penamaan tipe dokumen dapat dilakukan update melalui kegiatan edit pada menu utama Tipe Dokumen (gambar 7.2.1) klik icon ”Edit” maka akan tampak layar update seperti gambar 7.2.3

Tombol “Save”

Gambar 7.2.3 Form Update Tipe Dokumen Lakukan update pada kolom ”Dokumen Type”, kemudian klik tombol ”Save” untuk menyimpannya klik tombol ”Cancel” untu membatalkan kegiatan update. Untuk menghapud tipe dokemen yang sudah ada lakukan delete tipe dokumen tersebut melalui menu utama Tipe Dokumen kemudian pilih icon ”Del”, maka muncul message seperti berikut ini. Pushaka – Pusintek

72


Klik tombol ”OK” bila record tipe dokumen tersebut benar-benar akan di delete, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan delete tersebut. 7.3

Topik Artikel Menu ini berfungsi untuk mengelompokkan artikel-artikel yang ada ke dalam suatu topik. Klik tombol ”Topik Artikel” pada menu utama Perhatian Publik maka akan muncul gambar 7.3.1 dibawah ini.

Icon “Add New Record” Icon “Show Detil” Icon “Edit” Icon “Del”

Gambar 7.3.1 Menu Topik Artikel Klik icon ”Add New Record” untuk menambahkan pengelompokan artikel dalam suatu topik, tampilan layar berikutnya akan muncul form seperti tampak pada gambar 7.3.2.


73


Keyword

List Web Referensi

List Tipe Dokumen Tombol “Save”

Tombol “Cancel”

Gambar 7.3.2 Form Perekaman Topik Artikel Petunjuk Pengisian : •

Keyword Isikan pada kolom keyword dengan kalimat yang yang menjadi topik dalam artikel tersebut untuk mempermudah pencarian.

•

Specified Web Reference Daftar list referensi web yang ada akan tercantum semua disini, dan semua list tersebut dalam kondisi Select, apabila ada beberapa referensi web yang tidak digunakan, pilih dengan Unselect.

•

Specified Document Type Daftar list tipe dokumen yang ada akan tercantum semua disini, dan semua list tersebut dalam kondisi Select, apabila ada beberapa tipe dokumen yang tidak digunakan, pilih dengan Unselect.

•

Tombol Save, Cancel Klik tombol ”Save” berfungsi bila semua elemen dari layar 7.3.2 tersebut diatas sudah terisi dan data tersebut akan disimpan, dengan catatan elemen ”Keyword” wajib diisi, akan muncul layar untuk meyakinkan benar record tsb akan disimpan, kemudian klik tombol ”OK”, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan perekaman.


74


Untuk mem-publish artikel hasil perekaman dengan cara klik icon ”Show Detil” pada menu Utama Topik Artikel seperti tampak pada gambar 7.3.1 diatas, kemudian akan tampak layar detil seperti gambar 7.3.3 berikut ini.

Icon “Back”

Icon “Publish

Icon “UnPublish”

Gambar 7.3.3 Detil Topik Artikel Apabila artikel tersebut akan di publish ke dashboard, maka pada artikel yang akan di publish tersebut, klik icon ”Publish” akan muncul message konfirmasi seperti berikut ini. Klik tombol ”OK” maka status publish artikel tersebut menjadi ”Y”

Dan sebaliknya apabila artikel tersebut tidak akan ditampilkan di dashboard, status publish artikel tersebut harus dalam kondisi ”N” dengan cara klik icon ”UnPublish” pada, maka akan muncul message konfirmasi seperti berikut ini. Klik tombol ”OK” untuk memastikan bahwa artikel tersebut benar tidak di publish ke dashboard.


75


7.4

Daftar Artikel Menu ini berfungsi untuk memonitor semua artikel yang ada, sekaligus dapat juga dilakukan update terhadap elemen keyword, resume dan status publish. Dari menu Perhatian Publik gambar 7.1, klik menu Daftar Artikel akan tampil layar seperti tampak pada gambar 7.4.1 berikut ini.

Icon “Edit” Icon “Publish”

Icon “UnPublish”

Gambar 7.4.1 Menu Daftar Artikel Klik icon ”Edit” untuk mengupdate elemen keyword, resume maupun status publish pada artikel yang sudah ada, selanjutnya akan muncul form edit seperti gambar 7.4.2 berikut ini. Klik tombol ”Save” apabila hasil updating tersebut akan disimpan.

Keyword

Resume

Status Publish

Gambar 7.4.2 Form Update Artikel Untuk update status pablish, klik pada icon ”Publish” maupun icon “UnPublish” di layar seperti gambar 7.4.1. Pushaka – Pusintek

76


8 Matriks Monitoring Menu ini berfungsi untuk mengelola matrik. Dalam kegiatan ini dapat dilakukan penambahan matrik maupun pengurangan matrik bila matrik tersebut sudah tidak diperlukan lagi. Kegiatan matrik ini hanya bisa dilakukan oleh admin saja. Klik menu ”Matrik Monitoring” di Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak Menu Utama Matrik Monitoring seperti tampak pada gambar 8.1.

Matrik Monitoring

Gambar 8.1 Menu Utama Matrik Monitoring Ada 3 kegiatan dalam menu Matrik Monitoring ini yaitu : 8.1

Setup Item Data Menu ini berguna untuk menambahkan matrik baru maupun menghapus matrik yang sudah ada bila matrik tersebut tidak perlu ditampilkan di dashboard. Klik menu ”Setup Item Data” maka tampilan layar adalah seberti gambar 8.1.1 berikut ini.


Icon “Del”

Gambar 8.1.1 Menu Setup Item Data Pushaka – Pusintek

77


Untuk menambahkan matrik baru kedalam dashboard, klik pada gambar 8.1.1 icon ”Add New Record”,maka tampilan layar berikutnya akan tampak seperti gambar 8.1.2 berikut ini.

Nama Matrik

Item Matrik

Tombol Save, Reload, Cancel

Gambar 8.1.2 Form Perekaman Matrik Petunjuk Pengisian : •

Nama Matrik Isikan pada kolom elemen matrik dengan nama matrik yang akan ditampilkan dalam dashboard

•

Item Matrik Isikan pada kolom item matrik dengan nama elemen-elemen yang akan menjadi bagian dari matrik.

•

Tombol Save, Cancel Klik tombol ”Save” untuk menyimpan data matrik, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman data matrik. Untuk menghapus matrik, klik tombol ”Del” pada menu utama Setup Item Data.

8.2

Input Data Menu ini berfungsi untuk memasukkan / menambahkan record data ke dalam setiap matrik. Klik pada menu ”Input Data” pada gambar 8.2.1 berikut, kemudian klik icon ”Show Detil” untuk menambahkan record detil matrik.


78



Gambar 8.2.1 Menu Utama Input Data Klik icon ”Show Detil” maka akan tampil layar detil seperti tampak pada gambar 8.2.2 berikut ini,

Icon “Add” Tombol “Douwn / up Icon “Hapus Sub Item Icon “Add Sub Item”

Edit Status

Gambar 8.2.2 Detil Input Data Fungsi dari icon yang ada pada gambar tersebut diatas antara lain : Icon ”Add”, berfungsi untuk menambahkan record baru dari item matrik. Klik icon ”Add” ini maka akan muncul gambar 8.2.3. Kebijakan

order

Gambar 8.2.3 Form Perekaman Item Matrik Pushaka – Pusintek

79


Isikan pada kolom Kebijakan dengan uraian untuk menambahkan pada detil row yang ada, display order berfungsi untuk mengurutkan row yang ada. Untuk merubah urutan tampilan klik pada icon ”Down” bila detil tersebut akan ditempatkan pada posisi dibawahnya dari posisi sebelumnya, sedangkan apabila akan ditempatkan pada posisi diatas dari posisi sebelumnya klik pada icon ”Up”. Untuk menambahkan sub item atau menambahkan kolom di sebelah kanannya, klik icon ”Add Sub Item”, maka tampilan layar berikutnya seperti gambar 8.2.4 berikut ini.

Sub Item

Gambar 8.2.4 Form Rekam Sub Item Icon ”Edit Indicator” berfungsi untuk merubah status tindakan yang ada, klik icon ini maka layar berikutnya tampak seperti gambar 8.2.5. Status Tindakan Tgl Penyelesaian Penanggung Jawab

Gambar 8.2.5 Form Status Tindakan Ada 4 pilihan status tindakan yaitu : On Track, Off Track, Alert dan Selesai, klik pada icon drop down list pada kolom status tindakan.


80


8.3

Display Data Menu ini berfungsi hanya untuk memonitor matrik-matrik yang ada, dapat juga untuk melihat status tindakan dari matrik tersebut. Klik menu ”Display Data” maka tampilan layar adalah seberti gambar 8.3.1 berikut ini.

Icon “Show Detil” Display Data

Gambar 8.3.1 Menu Utama Display Data Klik icon ”Show Detil” untuk melihat status tindakan pada record detil tersebut. Maka tampilan layar akan tampil seperti gambar 8.3.2 berikut ini.

Gambar 8.3.2 Detil Display Data.


81


9 Referensi Menu ini berfungsi untuk mengelola tabel-tabel pendukung. Adapun tabel pendukung tersebut antara lain : -

Unit

-

Status

-

Rapat Supervisor

-

Jenis File

-

Kelompok Arsip

-

Subkelompok Arsip

Klik menu ”Referensi” di Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak Menu Utama Referensi seperti tampak pada gambar 9.1.

Tabel-tabel Pendukung

Tombol “Referensi

Gambar 9.1 Menu Utama Referensi 9.1 Unit Menu ini berfungsi untuk mengelola unit-unit Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan. Klik tombol ”Unit” maka akan muncul gambar 9.1.1 dibawah ini.


82



Icon “Edit Unit” Icon “Delete Unit” Tombol “Unit”

Gambar 9.1.1 Menu Utama Unit Informasi dari tampilan Menu Utama Unit yang ada antara lain, nama singkat Unit Eselon dan Uraian panjangnya, Nomor telpon yang bisa dihubungi dan Email Address. Untuk menambahkan record baru Unit Eselon I klik pada tombol ”Add New Record” maka akan tampak gambar 9.1.2 Form Unit seperti dibawah ini. Unit Nama Unit Mobile No Order Email Address Tombol “Save” Tombol “Reload” Tombol “Cancel”

Gambar 9.1.2 Form Unit Petunjuk Kegiatan : •

Unit Isikan kolom Unit dengan uraian pendek dari Unit Eselon I.

•

Nama Unit Isikan kolom Nama Unit dengan uraian panjang dari Unit Eselon I.

•

Mobile No


83


Isikan kolom Mobile No dengan nomor HP yang bisa dihubungi dengan format contoh +62xxxxxxxxxx •

Order Isikan kolom ini dengan urutan angka dari Unit Eselon I tersebut sesuai dengan urutan Unit Eselon I.

•

Email Address Isikan kolom Email Address ini dengan alamat email Unit Eselon I.

•

Tombol Save, Reload, Cancel Klik tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan perekaman data Unit Eselon I, klik tombol ”Reload” untuk mengosongkan/menghapus isian dari kolom pada form Unit dan klik tombol ”Cancel” apabila kegiatan perekaman data Unit Eselon I dibatalkan dan layar akan kembali ke menu sebelumnya. Semua kolom yang bertanda bintang harus diisi. Untuk mengupdate/merubah identitas Unit Eselon I yang sudah ada dapat dilakukan melalui tombol ”Edit Unit” pada Menu Utama Unit (lihat gambar 9.1.1). Klik icon ”Edit Unit” maka akan tampak layar form edit unit seperti gambar 9.1.3.

Gambar 9.1.3 Form Edit Unit Apabila ada perubahan struktur organisasi di Unit Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan dan mengakibatkan hilangnya salah satu atau berberapa Unit Eselon I maka Unit Eselon I tersebut harus dihapus dari daftar file. Klik pada icon ”Delete Unit” pada pada Menu Utama Unit (lihat gambar 6.1.1), maka akan muncul message seperti gambar 9.1.4 untuk meyakinkan apakah Pushaka – Pusintek

84


Unit Eselon I tersebut benar-benar akan dihapus. Klik tombol ”OK” untuk menghapus Unit Eselon I tersebut dari database atau klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan.

Gambar 9.1.4 Message ”Delete” Unit 9.2 Status Menu ini berfungsi untuk memberikan informasi kepada admin apakah rapat tersebut berstatus dibatalkan, ditunda, konfirmasi, pelaksanaan maupun persiapan. Adapun tampilan menu utama status seperti pada gambar 9.2.1.

Gambar 9.2.1 Menu Utama Status 9.3 Rapat Supervisor Menu ini berfungsi untuk memberikan batasan terhadap petugas administrator berdasarkan jenis tugas yang ada. Klik tombol ”Rapat Supervisor” pada layar Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak informasi daftar nama supervisor dan jenis tugas masing-masing seperti pada gambar 9.3.1.


85


Tombol “Add New Record” Icon “Edit” Icon “Delete”

Tombol “Rapat Supervisor”

Jenis Tugas Nama Supervisor

Gambar 9.3.1 Menu Utama Rapat Supervisor Untuk menambahkan nama petugas supervisi, klik pada tombol ”Add New Record” yang terletak disebelah kiri atas dari Menu Utama Rapat Supervisor, maka akan tampak layar form perekaman seperti gambar 9.3.2 dibawah ini.

Nama Supervisor Jenis Tugas Mobile No Email Address Tombol “Save” Tombol “Reload” Tombol “Cancel”

Gambar 9.3.2 Form Rapat Supervisor Petunjuk Kegiatan : •

Nama Supervisor Isikan kolom Nama Supervisor ini dengan nama petugas yang bertindak sebagai Administrator.

•

Jenis Tugas Isikan kolom Jenis Tugas dengan memilih pada tombol drop down list yang ada.

•

Mobile No Pushaka – Pusintek

86


Isikan kolom Mobile No dengan nomor HP yang bisa dihubungi dengan format contoh +62xxxxxxxxxx •

Email Address Isikan kolom Email Address ini dengan alamat email petugas supervisor yang bersangkutan. Sebaiknya alamat email yang diisikan adalah email yang terdaftar di depkeu.go.id, dan cara pengisiannya tanpa diikuti dengan @depkeu.go.id, cukup isikan alamat email depannya saja.

•

Tombol Save, Reload, Cancel Klik tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan perekaman data, klik tombol ”Reload” untuk mengosongkan/menghapus isian dari kolom pada form rapat supervisor dan klik tombol ”Cancel” apabila kegiatan perekaman data rapat supervisor dibatalkan dan layar akan kembali ke menu sebelumnya. Semua kolom yang bertanda bintang harus diisi.

Gambar 9.3.3 Form Edit Rapat Supervisor Bila ada perubahan terhadap identitas petugas supervisor maka dapat dilakukan dengan cara klik icon ”Edit” pada Menu Utama Rapat Supervisor seperti tampak pada gambar 9.3.1, maka tampilan layar edit seperti gamba 9.3.3.

Gambar 9.3.4 Message ”Delete” Rapat Supervisor


87


Untuk menghapus / delete petugas supervisor klik icon ”Delete” pada Menu Utama Rapat Supervisor, maka akan muncul message untuk meyakinkan apakah record petugas supervisor tersebut benar-benar akan dihapus seperti tampak pada gambar 9.3.4, klik tombol ”OK’ apabila record tersebut benar akan dihapus dari database dan klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan delete tersebut. 9.4

Jenis File Menu ini berfungsi untuk menambahkan jenis atau tipe file yang akan di upload ke dalam database. File ini adalah file bahan rapat atau file hasil keputusan rapat. Untuk sementara ada 3 jenis atau tipe file yang ada yaitu dalam bentuk file dokumen, dalam bentuk Audio Visual dan dalam bentuk gambar. Ketiga jenis file tersebut dalam bentuk softcopy. Klik tombol ”Jenis File” pada layar Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak informasi jenis file yang ada seperti pada gambar 9.4.1. Tombol “Add New Record”

Tombol “Jenis File

Informasi Jenis File

Tombol “Edit”

Tombol “Delete”

Gambar 9.4.1 Menu Utama Jenis File Untuk menambahkan jenis file yang lain apabila ada klik pada tombol ”Add New Record” maka akan tampak layar form perekaman jenis file seperti pada gambar 9.4.2.


88


Jenis File


Gambar 9.4.2 Form Jenis File Petunjuk Kegiatan : •

Jenis File Isikan pada kolom Jenis file uraian dari jenis file yang ada.

•

Tombol Save, Reload, Cancel Klik tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan perekaman data, klik tombol ”Reload” untuk mengosongkan/menghapus isian dari semua kolom yang ada dan klik tombol ”Cancel” apabila kegiatan perekaman data dibatalkan dan layar akan kembali ke menu sebelumnya. Kolom jenis file harus diisi. Klik tombol ”Delete” pada menu utama jenis file untuk menghapus jenis file yang ada, maka akan muncul message seperti gambar 9.4.3 untuk meyakinkan apakah record jenis file tersebut akan dihapus. Klik tombol ”OK” apabila record jenis file tersebut benar-benar akan dihapus dari database dan klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut dan layar akan kembali ke menu sebelumnya.

Gambar 9.4.3 Message ”Delete” Jenis File


89


9.5 Kelompok Arsip Menu ini berfungsi untuk mengelompokkan arsip-arsip bahan rapat maupun hasil pembahasan rapat. Pengelompokan ini berdasarkan fungsi dan tugas pokok Unit Eselon I yang bersangkutan. Klik tombol ”Kelompok Arsip” pada layar Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak informasi kelompok arsip yang ada seperti pada gambar 9.5.1.


Icon “Edit Kelompok Arsip” Icon “Delete”

Tombol “Kelompok Arsip”

Gambar 9.5.1 Menu Utama Kelompok Arsip Untuk menambahkan kelompok arsip apabila belum ada dalam daftar klik pada tombol ”Add New Record” maka akan muncul form perekaman kelompok arsip seperti tampak pada gambar 7.5.2 berikut ini. Kelompok Id Kelompok Arsip


Gambar 9.5.2 Form Kelompok Arsip Petunjuk Kegiatan : •

Kelompok Id Isikan kolom kelompok id ini dengan huruf abjad. Cek terlebih dahulu huruf abjad terakhir yang ada. Pushaka – Pusintek

90


•

Kelompok Arsip Isikan kolom kelompok arsip ini dengan uraian kelompok arsip.

•

Tombol Save, Reload, Cancel Klik tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan perekaman data, klik tombol ”Reload” untuk mengosongkan/menghapus isian dari semua kolom yang ada dan klik tombol ”Cancel” apabila kegiatan perekaman data dibatalkan dan layar akan kembali ke menu sebelumnya. Kolom kelompok arsip harus diisi. Klik tombol ”Delete” pada menu utama kelompok arsip untuk menghapus kelompok arsip yang ada, maka akan muncul message seperti gambar 9.5.3 untuk meyakinkan apakah record jenis file tersebut akan dihapus. Klik tombol ”OK” apabila record jenis file tersebut benar-benar akan dihapus dari database dan klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut dan layar akan kembali ke menu sebelumnya

Gambar 9.5.3 Message ”Delete” Kelompok Arsip 9.6

SubKelompok Arsip Menu ini berfungsi untuk mengelompokkan arsip-arsip bahan rapat maupun hasil pembahasan rapat berdasarkan kelompok arsip yang sudah ada. Klik tombol ”SubKelompok Arsip” pada layar Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak informasi subkelompok arsip yang ada seperti pada gambar 9.6.1.


91


“Add New Record”

Icon “Edit” Subkelompok Arsip

Icon “Delete”

Gambar 9.6.1 Menu Utama Subkelompok Arsip Untuk menambahkan subkelompok arsip apabila belum ada dalam daftar klik pada tombol ”Add New Record” maka akan muncul form perekaman subkelompok arsip seperti tampak pada gambar 9.6.2 berikut ini. Kelompok Arsip Subkelompok Id Tombol “Save” Tombol “Reload”

Subkelompok Arsip

Tombol “Cancel”

Gambar 9.6.2 Form Subkelompok Arsip Petunjuk Kegiatan : •

Kelompok Arsip Isikan kolom kelompok arsip dengan cara klik pada tombol drop down list yang ada.

•

Subkelompok Id Isikan kolom subkelompok id dengan 2 digit angka yang berurutan.

•

Subkelompok Arsip Isikan kolom subkelompok arsip ini dengan uraian dari subkelompok arsip tersebut.

•



92


Klik tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan perekaman data, klik tombol ”Reload” untuk mengosongkan/menghapus isian dari semua kolom yang ada dan klik tombol ”Cancel” apabila kegiatan perekaman data dibatalkan dan layar akan kembali ke menu sebelumnya. Kolom subkelompok arsip harus diisi. Klik tombol ”Delete” pada menu utama subkelompok arsip untuk menghapus subkelompok arsip yang ada, maka akan muncul message seperti gambar 7.6.3 untuk meyakinkan apakah record jenis file tersebut akan dihapus. Klik tombol ”OK” apabila record jenis file tersebut benar-benar akan dihapus dari database dan klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut dan layar akan kembali ke menu sebelumnya.

Gambar 9.6.3 Message ”Delete” Subkelompok Arsip Klik tombol ”Edit” pada menu utama subkelompok arsip untuk mengupdate data dari subkelompok arsip yang ada, maka akan tampak layar seperti gambar 9.6.4.

Gambar 9.6.4 Form Edit SubKelompok Arsip


93


10 Control Panel Untuk dapat membatasi akses setiap user terhadap modul-modul yang terintegrasi dalam aplikasi, dibutuhkan fasilitas untuk melakukan pemilahan hak transaksi data secara detail. Berdasarkan kewenangan dan tanggung jawabnya, pengguna aplikasi dibedakan atas : 1.

Regular User Pengguna aplikasi ini adalah para eselon 1 yang akan diberikan hak untuk mengakses modul-modul aplikasi dengan pembatasan akses untuk melakukan transaksi data (penambahan, pembaharuan dan penghapusan data)

2.

Super User Pengguna aplikasi ini adalah para eselon 1 yang akan diberikan hak untuk mengakses modul-modul aplikasi dengan kewenangan yang lebih luas dibandingkan dengan regular user.

3.

Administrative User Pengguna aplikasi ini mendapat hak akses penuh untuk melakukan penambahan data, perubahan data, pencarian data, penghapusan data, pengelolaan user, pengelolaan aplikasi dan pengelolaan database.

Dalam hal ini petugas Admin sebagai Administrative User yang mendapat hak akses penuh dapat melakukan setup terhadap user-user yang ada sesuai kebutuhan. Pengaturan setup terhadap user melalui Menu Control Panel ini. 10.1 User Setup Tombol “Add New Record”

User Setup

Gambar 10.1.1 Menu Utama User Setup Pushaka – Pusintek

94


Klik pada tombol ”User Setup” maka akan tampak gambar 10.2.1 yang menginformasikan antara lain : user yang terdaftar, level dari masing-masing user, dari unit mana user tersebut, siapa yang membuat user tersebut dan kapan terakhir user tersebut di modifikasi.

Menu bar “Matrik Rapim”

Gambar 10.1.2 Form User Setup dengan hak akses Matrik Rapim Untuk menambahkan user baru dengan hak akses Matrik Rapim, klik pada tombol ”Add New Record” dan pilih pada menu bar pada layar dibawah ”Matrik Rapim” maka akan tampak form seperti gambar 10.1.2. Klik tanda cek box (√) pada kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√) artinya user tersebut mempunyai hak akses penuh bisa add record, edit record dan delete record. Adapun hak akses Matrik Rapim ini meliputi : Permintaan Rapat, Persetujuan Rapat, Persiapan Rapat, Pelaksanaan Rapat, Penundaan Rapat, Dashboard Rapat, Daftar Rapat, Daftar File dan Statistik Rapat.

Menu bar “Kalender Kegiatan”

Gambar 10.1.3 Form User Setup dengan hak akses Kalender Kegiatan


95


Untuk menambahkan user baru dengan hak akses Kalender Kegiatan, klik pada tombol ”Add New Record” dan pilih pada menu bar pada layar dibawah ”Kalender Kegiatan” maka akan tampak form seperti gambar 10.1.3. Klik tanda cek box (√) pada kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√) artinya user tersebut mempunyai hak akses penuh bisa add record, edit record dan delete record. Adapun hak akses Kalender Kegiatan ini meliputi : Daftar Kegiatan.

Menu bar “SMS Gateway”

Gambar 10.1.4 Form User Setup dengan hak akses SMS Gateway Untuk menambahkan user baru dengan hak akses SMS Gateway, klik pada tombol ”Add New Record” dan pilih pada menu bar pada layar dibawah ”SMS Gateway” maka akan tampak form seperti gambar 10.1.4. Klik tanda cek box (√) pada kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√) artinya user tersebut mempunyai hak akses penuh bisa add record, edit record dan delete record. Adapun hak akses SMS Gateway ini meliputi : SMS Inbox dan SMS Outbox.

Menu bar “Perhatian Publik”

Gambar 10.1.5 Form User Setup dengan hak akses Perhatian Publik Pushaka – Pusintek

96


Untuk menambahkan user baru dengan hak akses Perhatian Publik, klik pada tombol ”Add New Record” dan pilih pada menu bar pada layar dibawah ”Perhatian Publik” maka akan tampak form seperti gambar 10.1.5. Klik tanda cek box (√) pada kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√) artinya user tersebut mempunyai hak akses penuh bisa add record, edit record dan delete record. Adapun hak akses Perhatian Publik ini meliputi : Home, Article, Catalog, Forum, Faq, Download, Link, Contact Us dan Image.

Menu bar “Referensi”

Gambar 10.1.6 Form User Setup dengan hak akses Referensi Untuk menambahkan user baru dengan hak akses Referensi, klik pada tombol ”Add New Record” dan pilih pada menu bar pada layar dibawah ”Referensi” maka akan tampak form seperti gambar 10.1.6. Klik tanda cek box (√) pada kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√) artinya user tersebut mempunyai hak akses penuh bisa add record, edit record dan delete record. Adapun hak akses Referensi ini meliputi : tabel Unit, Status, Rapat Supervisor, Jenis File, Kelompok Arsip dan Subkelompok Arsip.

Gambar 10.1.7 Form User Setup dengan hak akses Control Panel Pushaka – Pusintek

97


Untuk menambahkan user baru dengan hak akses Control Panel, klik pada tombol ”Add New Record” dan pilih pada menu bar pada layar dibawah ”Control Panel” maka akan tampak form seperti gambar 10.1.7. Klik tanda cek box (√) pada kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√) artinya user tersebut mempunyai hak akses penuh bisa add record, edit record dan delete record. Adapun hak akses Control Panel ini meliputi : User Setup, Member List, Dept Setup, Maintenance, App Config, Event Log, User Active dan User Log. Contoh form User yang sudah terisi seperti tampak pada gambar 10.1.8. dibawah ini.

Gambar 10.1.8 Contoh form pengisian User Setup 10.2 Member List Menu ini berfungsi untuk mengelola dan memonitor user-user yang ada. Klik pada menu utama ”Member List” maka akan tampak layar seperti gambar 10.2.1 berikut ini Tombol “Add New Record”

Icon “Edit” Icon “Delete”

Member List

Gambar 10.2.1 Menu Utama Member List Pushaka – Pusintek

98


Untuk menambahkan member yang belum terdaftar dapat dilakukan melalui menu utama member list klik tombol ”Add New Record” maka akan muncul form perekaman member list seperti gambar 10.2.2 berikut ini. Unit Member Name Member Level Password User id


Gambar 10.2.2 Form Perekaman Member List Petunjuk Kegiatan : •

Unit Isikan kolom unit ini dengan memilih pada tombol drop down list maka akan muncul daftar 16 Unit Eselon I yang terdaftar atau dapat juga klik pada tombol paling kanan dari kolom unit maka akan muncul tampilan gambar seperti dibawah ini, untuk memilihnya tekan tombol ”Choose”.

Tombol “Choose”

•

Member Name Isikan kolom member name ini dengan nama atau Unit Eselon I yang bertanggung jawab.

•

Member Level Pilih radio button pada kolom member level, ada 2 level yang harus dipilih yaitu : Reguler atau Executive. Pushaka – Pusintek

99


•

User Id Isikan kolom user id ini dengan user masing-masing pengguna

•

Password Isikan kolom password ini dengan kata kunci masing-masing pengguna.

•

Tombol Save, Reload, Cancel Klik tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan perekaman data, klik tombol ”Reload” untuk mengosongkan/menghapus isian dari semua kolom yang ada dan klik tombol ”Cancel” apabila kegiatan perekaman data dibatalkan dan layar akan kembali ke menu sebelumnya. Kolom User Id harus diisi. Klik tombol ”Delete” pada menu utama member list untuk menghapus member yang ada, maka akan muncul message seperti gambar 10.2.4 untuk meyakinkan apakah record member tersebut akan dihapus. Klik tombol ”OK” apabila record member tersebut benar-benar akan dihapus dari database dan klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut dan layar akan kembali ke menu sebelumnya. Untuk melakukan update pada member list, klik pada icon ”Edit” di Menu Utama Member List gambar 8.2.1, maka tampak layar edit seperti gambar 10.2.3 berikut ini. Khusus isi dari kolom password tidak tampak di layar.

Gambar 10.2.3 Form Edit Member List Untuk menghapus / delete data member list, klik icon ”Delete” pada Menu Utama Member List maka akan muncul message seperti gambar 10.2.4 untuk meyakinkan apakah member list tersebut benar-benar akan dihapus, bila benar akan dihapus maka klik tombol ”OK” maka member tersebut akan terhapus


100


dari daftar member list dan bila akan membatalkan kegiatan delete tersebut tekan icon ”Cancel”.

Gambar 10.2.4 Message ”Delete” Member List


101


11 Penutup Teknologi Komputer yang menyangkut hal pengadministrasian agenda rapat yang selama ini dilakukan oleh staf Pushaka atas permintaan Unit Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan sebelum menggunakan Aplikasi Daily Activity masih dilakukan secara manual dengan menggunakan MS-Word maupun MS-Excel. Kegiatan administrasi ini harus teliti dalam pengerjaannya karena erat kaitannya dengan laporan hasil dari Tindak Lanjut Rapat dari setiap Unit Eselon I kepada Menteri Keuangan. Diharapkan dengan adanya buku ini akan memberi kemudahan kepada staf Pushaka dalam mengelola pengadministrasian agenda rapat dan juga memberikan tuntunan bagi petugas yang diberi tanggung jawab dalam pengoperasian aplikasi ini khususnya petugas admin. Kami sangat mengharapkan masukan dari semua pihak yang terkait untuk lebih sempurnanya sistem Aplikasi Daily Activity ini agar informasi tentang Matriks Rapim, Kalender Kegiatan, SMS Gateway, Perhatian Publik dan Matriks Monitoring dapat memenuhi kebutuhan pihak-pihak lain yang memerlukannya.


102

APLIKASI DAILY ACTIVITY. DOKUMEN USER MANUAL (BackOffice)

Recommend Documents