EUROPESE COMMISSIE
Brussel, 20.6.2012 COM(2012) 330 final
ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE OP HET SPECIAAL VERSLAG VAN DE EUROPESE REKENKAMER DE DOELTREFFENDHEID VAN PERSONEELSONTWIKKELING BIJ DE EUROPESE COMMISSIE
NL
NL
ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE OP HET SPECIAAL VERSLAG VAN DE EUROPESE REKENKAMER DE DOELTREFFENDHEID VAN PERSONEELSONTWIKKELING BIJ DE EUROPESE COMMISSIE SAMENVATTING I. De Commissie is er zich van bewust dat haar personeel cruciaal is om haar rol doeltreffend te kunnen vervullen en erkent dat het belangrijk is dat zij haar personeelsleden ondersteunt bij het ontwikkelen van hun vaardigheden tijdens hun loopbaan. De Commissie heeft de voorbije jaren verschillende initiatieven genomen om haar personele middelen beter te beheren. Bij de administratieve hervorming die in 2000 van start ging, werd het personeelsbeleid gedeeltelijk gedecentraliseerd en werden sommige verantwoordelijkheden op het gebied van personeels- en loopbaanontwikkeling aan de DG's gedelegeerd. Momenteel is de Commissie een nieuw informatiesysteem voor functies aan het ontwikkelen en is zij het huidige e-cv aan het herzien om de competenties te kunnen inventariseren. Daarnaast werd een herziening van de beoordelings- en bevorderingssystemen uitgevoerd, die in 2012 in werking is getreden. Om ervoor te zorgen dat in de hele Commissie een coherente benadering wordt gevolgd en beste praktijken op het gebied van personeelsbeleid worden gedeeld, worden er netwerken van lokale personeelsdiensten, van opleidingscoördinatoren en van loopbaanadviseurs opgezet. III. De Commissie is bezig met de ontwikkeling van informatiesystemen over de vaardigheden van haar personeelsleden en hun ontwikkelingsbehoeften. Met de volgende versie van het e-cv zullen alle leidinggevenden gemakkelijker informatie kunnen vinden over de vaardigheden van de personeelsleden. Op centraal niveau concentreert de Commissie zich op het versterken van de kennis en de competenties die nuttig zijn voor de personeelsleden van alle DG's. Elk DG beschikt over een lokaal opleidingsbudget, dat het op de ontwikkelingsbehoeften op specifieke beleidsterreinen kan afstemmen. Momenteel worden een meerjarige leer- en ontwikkelingsstrategie en een herzien mobiliteitsbeleid voorbereid. Ontwikkelingsactiviteiten, waaronder taalcursussen, zijn een investering op lange termijn in de doeltreffendheid van het personeel van de Commissie. Het nut kan niet altijd onmiddellijk worden gemeten in de huidige functie. V. De directe leidinggevenden bespreken samen met hun personeelsleden de individuele opleidingsbehoeften en de benutting van de op het werk verworven vaardigheden. Personeelsleden die goed presteren, krijgen erkenning en worden bevorderd. V. (a) De Commissie heeft besloten vanaf 2012 niet langer gebruik te maken van de opleidingsplannen, omdat die meer een bureaucratische aangelegenheid waren geworden dan een echte analyse van de behoeften. De Commissie beschikt over volledige informatie over de opleidingscursussen die worden aangevraagd en gevolgd. De directe leidinggevenden nemen de eindbeslissing over welke cursussen wanneer kunnen worden gevolgd en houden daarbij rekening met het belang van de dienst. V. (b) Het gemiddelde aantal opleidingsdagen en het gemiddelde aantal dagen informeel onderwijs voldoen tezamen aan de doelstelling van 10 dagen per persoon die de Commissie in 2002 heeft vastgelegd (vroeger was de doelstelling 2,5 dagen). Het is duidelijk dat er een levenscycluseffect is, waarbij personeelsleden met weinig ervaring meer opleiding nodig hebben dan ervaren personeelsleden.
2
V. (c) Het is onvermijdelijk dat tijdens taalcursussen die gedurende vier maanden twee maal per week plaatsvinden, sommige lessen worden verzuimd vanwege dienstreizen, dringende prioriteiten op het werk, ziekte en, occasioneel, jaarlijks verlof. Ondanks deze afwezigheden slaagt driekwart van de deelnemers voor de eindtesten. V. (d) De Commissie is van mening dat het feit of een organisatie al dan niet een beroep doet op interne docenten, geen bewijs vormt van de waarde die zij aan opleiding hecht. V. (e) De directe leidinggevende moet ervoor zorgen dat nieuwe vaardigheden op de werkvloer worden toegepast. Veel van dergelijke vervolgactiviteiten zijn informeel en kunnen derhalve moeilijk worden gemeten. V. (f) De Commissie bevestigt dat het in het nieuwe systeem de bedoeling is een duidelijker onderscheid te maken tussen de goede en de slechte presteerders en degenen wier prestaties onvoldoende zijn, niet te bevorderen. VI. In sommige gevallen kan het kosteneffectief en nuttig zijn om de verworven kennis te testen en de personeelsleden en leidinggevenden te vragen of opleidingscursussen relevant zijn. Het is echter maar zelden mogelijk om een direct en causaal verband te leggen tussen een specifieke ontwikkelingsactiviteit (bv. een opleidingscursus) en een organisatorisch doel (bv. vermindering van de uitstoot van broeikasgassen). VII. De Commissie is het eens met de aanbevelingen van de Rekenkamer. OPMERKINGEN 10. In het oude systeem van vergelijkende onderzoeken konden de kennis en vaardigheden van de kandidaten worden getest. Na aanwerving werd met deze kennis en vaardigheden rekening gehouden in het informatiesysteem voor functies (functiebeschrijvingen), de beoordelingsgesprekken, de opleidingsplannen en de leer- en ontwikkelingsstructuur in het algemeen. Het systeem van vergelijkende onderzoeken van EPSO is recentelijk geëvolueerd naar een assessment van de competenties van de kandidaten en naar aanleiding daarvan heeft de Commissie een nieuw project ingevoerd om de procedures van het personeelsbeleid af te stemmen op het kader van acht kerncompetenties (dat in de vergelijkende onderzoeken van EPSO wordt gebruikt), zodat de instrumenten van het personeelsbeleid coherent zijn. Daarnaast zal de Commissie met het e-cv en de bijbehorende zoekmachine die momenteel worden ontwikkeld, een beter overzicht kunnen krijgen van de vaardigheden waarover de personeelsleden beschikken. 11. (a) De mogelijk slechte invloed van overwegingen met betrekking tot bevordering op de beoordeling is een van de redenen waarom de Commissie van één enkel volledig geïntegreerd beoordelings- en bevorderingssysteem is overgeschakeld op twee onderscheiden systemen waarin beoordeling en bevordering duidelijk gescheiden worden beheerd. 11. (b) Er bestaat een kader om gevallen van onderprestatie vast te stellen. Volgens de Rekenkamer wordt er in de praktijk weinig gebruik van gemaakt. 12. Momenteel wordt er gewerkt aan aanzienlijke verbeteringen van het e-cv en de bijbehorende zoekmachine. De leidinggevenden en de personeelsleden zullen in de loop van 2012 van de nieuwe instrumenten gebruik kunnen maken. Zodra de instrumenten beschikbaar zijn, zal alle personeelsleden worden gevraagd hun e-cv in te vullen. 13. Om te helpen geaggregeerde gegevens op te stellen over de vaardigheden die in de Commissie en haar DG's voorhanden zijn, en over de vaardigheden die voor een functie vereist zijn, werkt de Commissie momenteel aan de verbetering van het informatiesysteem voor functies en het e-cv. Leidinggevenden zullen worden aangemoedigd vacatureberichten bekend te maken en daarnaast het
3
arbeidsaanbod binnen de Commissie te onderzoeken en intern geschikte kandidaten te zoeken met behulp van de zoekmachine voor e-cv's, waarvan zij in de loop van 2012 gebruik zullen kunnen maken. De personeelsleden zullen worden aangemoedigd hun e-cv in te vullen en up-to-date te houden, zodat zij beter zichtbaar zijn op de interne arbeidsmarkt van de Commissie. Daarnaast is de Commissie onlangs gestart met het herontwerpen van haar bedrijfsprocessen, waarbij het de bedoeling is de informatiesystemen voor het personeelsbeleid te integreren en met name de gegevens in verband met de vaardigheden en de competenties van aangeworven personeelsleden met behulp van het informatiesysteem voor functies en het e-cv te consolideren. 14. Het moet worden beklemtoond dat de centrale en de lokale opleiding elk een eigen rol vervullen. De helft van het budget voor opleiding is gedecentraliseerd naar de DG's, zodat zij dit kunnen afstemmen op hun eigen specifieke doelen. De andere helft wordt centraal beheerd en wordt gebruikt voor de versterking van de kennis en de competenties die relevant zijn voor de doeltreffendheid van de personeelsleden van alle DG's. De gecentraliseerde opleiding is derhalve algemener en minder specifiek dan de gedecentraliseerde opleiding. Het is niet de bedoeling dat in de gecentraliseerde opleiding een sterk verband wordt gelegd met specifieke beleidsdoelstellingen. De doelstelling van de taalcursussen is het vergemakkelijken van, enerzijds, de interne communicatie tussen de personeelsleden van de Commissie en, anderzijds, de communicatie tussen de personeelsleden van de Commissie en externe belanghebbenden, waaronder de lidstaten en hun burgers. 15-16. Gezamenlijk antwoord. De Commissie is gestart met een interne denkoefening over hoe de interne mobiliteit kan/moet worden verbeterd. In het voorstel wordt onder meer gesuggereerd om bij het beheer van de loopbaan van de personeelsleden het belang van en het nut voor de Commissie meer voorop te stellen. Door het e-cv te gebruiken voor het zoeken naar mogelijke kandidaten, zou de mobiliteitsprocedure doeltreffender kunnen worden gemaakt en zou voor elke functie de juiste persoon kunnen worden gevonden. 18. Andere vragen van de controle-enquête kregen positievere antwoorden van de leidinggevenden. Uit de enquête blijkt dat 81% van de respondenten denkt dat de opleiding voor de personeelsbeoordeling nuttig was voor het voorbereiden van de beoordelingsgesprekken en 73% dat die opleiding nuttig was voor het voeren van de beoordelingsgesprekken. 19. (a) Niet alle taalcursussen moeten een direct verband hebben met de huidige functie van een personeelslid. Gelet op artikel 45, lid 2, van het Statuut moet de Commissie ervoor zorgen dat alle personeelsleden die nog niet hebben aangetoond dat zij over voldoende kennis van een derde taal beschikken, taalcursussen kunnen volgen om dat vereiste niveau te behalen. Het is de bedoeling dat ambtenaren door die verplichte derde taal tijdens hun loopbaan polyvalenter en flexibeler zijn. 19. (c) Opleidingen worden door de hiërarchie gevalideerd, die daarbij rekening houdt met het belang van de dienst. 20. Zie het antwoord op punt 15. 21. In de eerste plaats is ieder personeelslid zelf verantwoordelijk voor het beheer van zijn loopbaan. Niettemin geeft de Commissie advies in het belang van de dienst, zodat ook de behoeften van de organisatie kunnen worden vervuld tijdens de loopbaan van ieder personeelslid. In de eerste plaats wordt het advies gegeven door de directe leidinggevenden. Er kan ook advies worden ingewonnen bij de centrale en de lokale diensten voor loopbaanadvies. Deze functies zijn zichtbaar en er kan gemakkelijk informatie worden gevonden. De Commissie is aan het nagaan hoe de centrale en de lokale diensten voor loopbaanadvies en de lokale personeelsdiensten de personeelsleden actiever kunnen helpen bij het beheer van hun
4
loopbaan, en de mobiliteit kunnen sturen. Tekstvak 1 – Loopbaanadvies in DG Communicatie In heel wat andere DG's, agentschappen en andere EU-instellingen wordt dezelfde benadering gevolgd als bij DG COMM. 28. Het juiste ogenblik om van functie te veranderen, hangt van verschillende factoren af. Eén element is de bijdrage die een personeelslid in zijn huidige functie kan leveren en die doorgaans na een bepaald aantal jaren in de functie vermindert. Even belangrijk voor de timing van een verandering van functie is de vraag of er een andere functie vacant is die aansluit op het profiel van het betrokken personeelslid. De ideale termijn in een functie varieert dus van persoon tot persoon en van functie tot functie en verandert vaak tijdens een loopbaan. De doelstelling is mobiliteit zodanig te beheren dat de juiste persoon met de juiste competenties op het juiste ogenblik de juiste functie bekleedt. Mobiliteit maakt reeds deel uit van de cultuur van de Commissie en wordt doorgaans goed aanvaard. Mobiliteit zou echter actiever moeten worden toegepast om de competenties te vergroten en tijdens de hele loopbaan prestaties te garanderen. 30. De Commissie heeft besloten vanaf 2012 niet langer gebruik te maken van de opleidingsplannen, omdat die meer een bureaucratische aangelegenheid waren geworden dan een echte analyse van de behoeften. De opleidingsplannen waren niet flexibel genoeg om rekening te houden met de evoluerende behoeften van de personeelsleden en waren derhalve niet nuttig om de echte behoeften te kwantificeren. 31. Het is onvermijdelijk dat tijdens taalcursussen die gedurende vier maanden twee maal per week plaatsvinden, sommige lessen worden verzuimd vanwege dienstreizen, dringende prioriteiten op het werk, ziekte en, occasioneel, jaarlijks verlof. Ondanks deze afwezigheden slaagt driekwart van de deelnemers voor de eindtesten. 64% van het middenkader is het ermee eens dat taalcursussen de personeelsleden helpen hun werk beter te doen. Voorts kan een taalcursus die in de huidige functie niet direct nuttig is, dat in de toekomst wel zijn voor de Commissie. Zie het antwoord op punt 19(a). 32. Zie het antwoord op punt 31. 34. Het is duidelijk dat er een levenscycluseffect is, waarbij personeelsleden met weinig ervaring meer opleiding nodig hebben dan ervaren personeelsleden. 36. Veranderingen van functie worden voor iedere ambtenaar van de Commissie geregistreerd in de database Sysper 2. De Commissie werkt aan manieren om betekenisvolle en coherente statistieken over mobiliteit op te stellen, voornamelijk over mobiliteit binnen het DG. 37. De Commissie is van mening dat het feit of een organisatie al dan niet een beroep doet op interne docenten, geen bewijs vormt van de waarde die zij aan opleiding hecht. Voorts worden vele vormen van opleiding en coaching niet formeel geregistreerd in Syslog en derhalve kunnen zij moeilijk worden gekwantificeerd. Coaching kan tussen collega's plaatsvinden of door leidinggevenden worden geboden. Tekstvak 3 – Voorbeelden van vervolgactiviteiten om het geleerde te versterken en toe te passen Naast de punten die door de Rekenkamer worden opgemerkt, wordt de deelnemers van het extern programma voor managementontwikkeling systematisch gevraagd om tijdens lunchsessies de in de cursus verworven kennis met andere leidinggevenden te delen. 40. (b) Het nieuwe bevorderingssysteem dat in 2012 in werking trad, moet ervoor zorgen dat personeelsleden die niet voldoende presteren, niet worden bevorderd totdat zij beter presteren. De DG's moeten personeelsleden voor bevordering voorstellen en er zijn geen stimulansen om slechte
5
presteerders voor te stellen. 41. Er bestaat een kader om gevallen van onderprestatie vast te stellen. Er wordt een opleiding aangeboden om gevallen van onderprestatie aan te pakken, die zeer op prijs wordt gesteld. Als de lokale personeelsdienst ondersteuning vraagt, wordt de centrale dienst voor loopbaanadvies (SCOP) betrokken bij het aanpakken van een geval van onderprestatie. De SCOP, de plaatselijke loopbaanadviseur, de directe leidinggevende en het betrokken personeelslid gaan dan samen na hoe de neerwaartse tendens kan worden omgekeerd voordat op grond van artikel 51 van het Statuut de formele procedure voor de behandeling van gevallen van onvoldoende geschiktheid voor het ambt wordt gestart. De Commissie heeft geen reden om aan te nemen dat deze maatregelen ondoeltreffend zijn. 42. De betrokkenheid van een personeelslid bij de ontwikkeling van zijn vaardigheden komt aan bod in het beoordelingsverslag, namelijk in de rubrieken bekwaamheid en gebruik van talen en in de rubriek efficiëntie (in het onderdeel verwezenlijkingen). Bij de beoordelingsronde van 2012 werd ook nog de rubriek opleiding toegevoegd. De betrokkenheid van een personeelslid bij de ontwikkeling van de vaardigheden van anderen komt aan bod in de rubrieken efficiëntie, bekwaamheid (opleidingsvaardigheden), gedrag (werken met anderen) en verantwoordelijkheden (managementvaardigheden, waaronder feedback en coaching) van het beoordelingsverslag. Bevordering hangt af van de criteria die in het Statuut zijn vastgesteld, namelijk de beoordelingsverslagen, het gebruik van andere talen en de gedragen verantwoordelijkheden. Een snelle bevordering zal doorgaans worden gerechtvaardigd op grond van uitstekende prestaties, maar de competenties en de opleidingscapaciteit van het betrokken personeelslid zijn een belangrijke factor in zijn prestaties. In het nieuwe beoordelingssysteem dat sinds 2012 wordt gebruikt, wordt de bijdrage van opleiding en ontwikkeling aan de prestaties uitdrukkelijker erkend. Er is immers een nieuwe rubriek opleiding toegevoegd, waarin het personeelslid en de beoordelaar opmerkingen kunnen toevoegen. 45. Met het verbeterde informatiesysteem voor functies, het verbeterde e-cv en de bijbehorende zoekmachine zullen zowel de personeelsleden als de leidinggevenden beter geïnformeerde besluiten over loopbaanontwikkeling en mobiliteit kunnen nemen. Bij de oudere personeelsleden moet niet zozeer hun perceptie van hun beperktere mogelijkheden van mobiliteit worden aangepakt. Wel moet er een globaal beheer komen van de talenten, loopbaan en prestaties van alle personeelsleden, zodat zij tijdens hun mogelijk zeer lange loopbaan goede prestaties blijven leveren en betrokken blijven. 47. Zie het antwoord op punt 30. 48. Niet alleen veranderingen in de werkprioriteiten vormen een reden om opleidingen niet bij te wonen, maar ook het feit dat een personeelslid dringend en onverwacht op kantoor moet blijven of een dienstreis moet maken, of ziek is. 54. Het is moeilijk om een direct en causaal verband te leggen tussen een specifieke ontwikkelingsactiviteit (bv. een opleidingscursus) en een organisatorisch doel (bv. vermindering van de uitstoot van broeikasgassen). Het effect van opleiding kan maar zelden op een betrouwbare manier worden onderscheiden van de vele andere factoren die tot het resultaat kunnen hebben bijgedragen. Uit onderzoek van het CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development), het grootste professioneel orgaan voor personeelsbeleid en -ontwikkeling van Europa, blijkt dat niveau 4 van het model van Kirkpatrick maar uiterst zelden door organisaties wordt toegepast. Wanneer het doel uiterst precies is vastgesteld (bv. de klanttevredenheid verbeteren) en opleiding de belangrijkste manier is om het probleem op te lossen, kan het worden toegepast. Voor het algemene leer- en ontwikkelingsbeleid van de Commissie zijn deze voorwaarden zeker niet vervuld.
6
57. Zie het antwoord op punt 45. 58. Zie het antwoord op punt 54. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN 59. De Commissie is bezig met de ontwikkeling van informatiesystemen over de vaardigheden van haar personeelsleden en hun ontwikkelingsbehoeften. Met de volgende versie van het e-cv zullen alle leidinggevenden gemakkelijker informatie kunnen vinden over de vaardigheden van de personeelsleden. Op centraal niveau concentreert de Commissie zich op het versterken van de kennis en de competenties die nuttig zijn voor de personeelsleden van alle DG's. Elk DG beschikt over een lokaal opleidingsbudget, dat het op de ontwikkelingsbehoeften op specifieke beleidsterreinen kan afstemmen. 60. Momenteel worden een meerjarige leer- en ontwikkelingsstrategie en een herzien mobiliteitsbeleid voorbereid. 61. Ontwikkelingsactiviteiten, waaronder taalcursussen, zijn een investering op lange termijn in de doeltreffendheid van het personeel van de Commissie. Het nut kan niet altijd onmiddellijk worden gemeten in de huidige functie. Aanbeveling 1 Eerste alinea: de Commissie is het eens met de door de Rekenkamer geformuleerde aanbeveling, die wordt uitgevoerd. (a) Het kader met kerncompetenties waarvan EPSO in de selectieprocedure gebruikmaakt, wordt momenteel opgenomen in het nieuwe beoordelingssysteem. De volgende versies van de functiebeschrijvingen en het e-cv zijn op dit kader afgestemd. Ook de opleidingscatalogus wordt geherstructureerd volgens het competentiekader. (b) De Commissie zal haar planning om de aanwervingsbehoeften voor de hele instelling te bepalen en de vergelijkende onderzoeken van EPSO te programmeren, op de middellange termijn (vijf jaar) uitbreiden. (c) De Commissie is van plan om een coherente leer- en ontwikkelingsstrategie voor de toekomst voor te bereiden. Voor het midden- en het hoger kader bestaat er al jaren een mobiliteitsbeleid. Voor de externe en de interne mobiliteit van de personeelsleden worden richtsnoeren opgesteld. De interne arbeidsmarkt zal beter werken dankzij het informatiesysteem voor functies en het e-cv. Aanbeveling 2 Eerste alinea: de Commissie is het eens met de aanbeveling van de Rekenkamer. (a) DG HR werkt momenteel aan de ontwikkeling en de verbetering van het e-cv en de bijbehorende zoekmachine. De personeelsleden zullen actief worden aangemoedigd hun e-cv in te vullen en up-to-date te houden. Het nut daarvan, zoals het zichtbaar maken van het individuele profiel op de interne arbeidsmarkt en betere mogelijkheden voor mobiliteit en netwerken, zal worden toegelicht. (b) De personeelsleden en de directe leidinggevenden zullen richtsnoeren krijgen over hoe de beoordelingsronde de gelegenheid kan bieden om het e-cv te bekijken en bij te werken. (c) De zoekmachine zal worden ontwikkeld en binnen nu en een jaar samen met het herziene e-cv ter beschikking worden gesteld. De leidinggevenden zullen toegang krijgen tot dit instrument en uitleg krijgen over hoe het kan worden gebruikt en welk nut het kan hebben (beter overzicht van de vaardigheden van de personeelsleden, betere werking van de interne arbeidsmarkt, gemakkelijkere en doeltreffendere manier om de specifieke vaardigheden op te sporen die voor specifieke teams of
7
taskforces nodig zijn). (d) Zie (c). (e) Met het nieuwe e-cv zal het gemakkelijker worden om geschikte kandidaten op te sporen en manieren te ontwikkelen om de interne mobiliteit te ondersteunen. Overeenkomstig de bepalingen van het Statuut zal de Commissie de DG's richtsnoeren verstrekken om het nieuwe e-cv op een transparante en doeltreffende manier te gebruiken. (f) De Commissie is het eens met het voorstel dat de personeelsleden beter moeten worden ondersteund bij het identificeren van opleidingsbehoeften. In het beoordelingsverslag is een rubriek gewijd aan het identificeren van de opleidingsbehoeften van het personeelslid. De leidinggevenden worden aangemoedigd om de dialoog over opleiding met de personeelsleden te versterken. (g) Opleiding in het algemeen en taalcursussen in het bijzonder zijn een investering, die niet noodzakelijkerwijs verband houdt met de huidige functie, maar belangrijk kan zijn voor de toekomstige loopbaanontwikkeling en de ontwikkeling en de evolutie van de organisatorische behoeften van de Commissie. Daarom moet die investering algemeen op de lange termijn worden beschouwd. De Commissie zal de leidinggevenden richtsnoeren verstrekken over hoe het belang van de dienst bij een opleidingsactiviteit, met inbegrip van taalcursussen, kan worden bepaald. (h) De personeelsleden moeten zodanig in hun loopbaanontwikkeling worden ondersteund dat zowel zijzelf als de Commissie daar profijt van hebben. Om rekening te houden met de aanbeveling van de Rekenkamer, zal de Commissie in haar beoordelingsprocedure een bespreking van de loopbaanvooruitzichten op de middellange en de lange termijn met de directe leidinggevende opnemen. (i) De Commissie zal een verdere analyse maken van de manier waarop het loopbaanadvies wordt gegeven en nadenken over hoe die functie moet worden ontwikkeld, rekening houdend met het feit dat er moet worden bezuinigd. De Commissie zal nagaan hoe het profiel kan worden versterkt van de personeelsleden die voor loopbaanadvies verantwoordelijk zijn. 63. De steun om vaardigheden in het werk toe te passen, is moeilijk meetbaar, omdat die steun per definitie informeel is. 64. De Commissie heeft besloten vanaf 2012 niet langer gebruik te maken van de opleidingsplannen, omdat die meer een bureaucratische aangelegenheid waren geworden dan een echte analyse van de behoeften. Het is duidelijk dat er een levenscycluseffect is, waarbij personeelsleden met weinig ervaring meer opleiding nodig hebben dan ervaren personeelsleden. Het is onvermijdelijk dat tijdens taalcursussen die gedurende vier maanden twee maal per week plaatsvinden, sommige lessen worden verzuimd vanwege dienstreizen, dringende prioriteiten op het werk, ziekte en, occasioneel, jaarlijks verlof. Ondanks deze afwezigheden slaagt driekwart van de deelnemers voor de eindtesten. De Commissie is van mening dat het feit of een organisatie al dan niet een beroep doet op interne docenten, geen bewijs vormt van de waarde die zij aan opleiding hecht. Veranderingen van functie worden voor iedere ambtenaar van de Commissie geregistreerd in de database Sysper 2. 65. Het is de taak van de directe leidinggevende om ervoor te zorgen dat nieuwe vaardigheden op de werkvloer worden toegepast. Veel van dergelijke vervolgactiviteiten zijn informeel en kunnen derhalve moeilijk worden gemeten. 66. De Commissie bevestigt dat het in het nieuwe systeem de bedoeling is een duidelijker onderscheid te maken tussen de goede en de slechte presteerders en degenen wier prestaties
8
onvoldoende zijn, niet te bevorderen. Aanbeveling 3 Eerste alinea: de Commissie is het eens met deze aanbeveling. Het systeem voor personeelsbeheer (Sysper 2) is ontworpen om informatie over personeelsleden te beheren, terwijl de Commissie ook geaggregeerde gegevens nodig heeft. De Commissie zal een kosten-batenanalyse maken van de ontwikkeling van een systeem dat beantwoordt aan de aanbeveling van de Rekenkamer en bepalen welke prioriteit de uitvoering van dat systeem ten opzichte van de andere geplande IT-ontwikkelingsprojecten moet krijgen. (a) Alle personeelsleden en leidinggevenden hebben reeds toegang tot een opleidingspaspoort via de database Sysper 2, waarin deze informatie per personeelslid is opgenomen. De Commissie is het ermee eens dat zij ook geaggregeerde gegevens moet hebben per personeels- en functiecategorie. (b) Deze informatie wordt op individueel niveau geregistreerd. Veranderingen van functie worden voor iedere ambtenaar van de Commissie geregistreerd in de database Sysper 2. De Commissie werkt aan manieren om betekenisvolle en coherente statistieken over mobiliteit op te stellen, voornamelijk over mobiliteit binnen het DG. Aanbeveling 4 Eerste alinea: de Commissie is het eens met het beginsel van deze aanbeveling, dat in het nieuwe beoordelingssysteem is weerspiegeld. (a) De Commissie zal nagaan hoe de betrokkenheid van personeelsleden bij de ontwikkeling van hun vaardigheden en het geven van cursussen aan bod is gekomen in de beoordelings- en bevorderingsronde van 2012. Afhankelijk van het resultaat van deze beoordeling, zal de Commissie de leidinggevenden zo nodig duidelijkere richtsnoeren verstrekken. (b) De Commissie is het ermee eens dat de directe leidinggevenden een actieve rol moeten spelen in het aanpakken van onderprestatie en dat zij hen daarin moet blijven steunen. Voorts moeten de procedures voor de behandeling van gevallen van onvoldoende geschiktheid voor het ambt overeenkomstig artikel 51, lid 1, van het Statuut worden herzien. De Commissie zal raadplegingen starten om nieuwe procedures aan te nemen. (c) De Commissie zal nagaan hoe in de beoordelingsronde van 2012 met die punten rekening is gehouden. Zij zal zo nodig de leidinggevenden duidelijkere richtsnoeren verstrekken. Daarnaast zal zij de kwestie van de opleidingsbehoeften van oudere personeelsleden met hogere rangen aanpakken in de meerjarige leer- en ontwikkelingsstrategie. Aanbeveling 5 Eerste alinea: de Commissie is het eens met de aanbeveling van de Rekenkamer. De validering van nieuwe vaardigheden is in het algemeen uitermate wenselijk. In de leer- en ontwikkelingsstrategie zal worden verduidelijkt welke opleidingstrajecten hiervoor geschikt kunnen zijn, hoe de verwerving van nieuwe vaardigheden kan worden getest en wanneer het kosteneffectief is om dat te doen. In de meerjarige leer- en ontwikkelingsstrategie zal ook de kwestie van de vervolgactiviteiten aan bod komen. 68. In sommige gevallen kan het kosteneffectief en nuttig zijn om de verworven kennis te testen en de personeelsleden en leidinggevenden te vragen of opleidingscursussen relevant zijn. Het is echter maar zelden mogelijk om een direct en causaal verband te leggen tussen een specifieke ontwikkelingsactiviteit (bv. een opleidingscursus) en een organisatorisch doel (bv. vermindering van de uitstoot van broeikasgassen). Aanbeveling 6
9
Eerste alinea: de Commissie is het ermee eens dat de doeltreffendheid van ontwikkelingsactiviteiten moet worden beoordeeld. Om de doeltreffendheid van ontwikkelingsactiviteiten zo goed mogelijk te beoordelen, zal de Commissie in de meerjarige leeren ontwikkelingsstrategie de door de Rekenkamer aangehaalde punten opnemen.
10
