Analyse dossier Huis van de gemeente Inleiding Op de huidige locatie van het gemeentehuis in Panningen wordt het Huis van de gemeente voor Peel en Maas ontwikkeld. Er moet een goed functionerend huis van de gemeente worden gerealiseerd met een uitstekende dienstverlening passend bij de ambitie van de gemeente Peel & Maas, binnen de ruimtelijke en financiële mogelijkheden. Het nieuwe huis van de gemeente wordt ontwikkeld omdat de huidige huisvesting van de gemeente Peel & Maas om een aantal redenen niet voldoet. Het huidige gebouw past niet bij de visie van de gemeente Peel & Maas op dienstverlening en bij de ambitie van de gemeente. In de dienstverlening van de gemeente staat de burger centraal en wordt grote waarde gehecht aan het ontmoeten en samenwerken met de burger en tussen burgers onderling. De huidige huisvesting biedt onvoldoende ruimte om dat tot zijn recht te laten komen. Bovendien ondersteunt de structuur van het gebouw (kleine kamers en veel gangen) de uitgangspunten; ontmoeten, samenwerken, openheid, integraliteit en transparantie niet. Op het fysieke vlak voldoet het gebouw op een aantal punten niet: Ten eerste is het bestaande gebouw te klein voor het huisvesten van alle medewerkers. Ten tweede zijn de klimaatinstallaties niet uitgerust voor het aantal mensen dat zich in het gebouw bevinden. Als derde is vanuit energetisch oogpunt het gebouw niet meer van deze tijd. Als vierde is de tijdelijke aanbouw uit 2010 uit oogpunt van goed werkgeverschap niet geschikt om veel langer dan 5 jaar te gebruiken. De klimatologische en energetische eigenschappen van de tijdelijke aanbouw zijn niet toereikend.
Stand van zaken De stand van zaken inzake de realisatie van het Huis van de gemeente wordt hieronder weergegeven aan de hand van de kaders die door de raad zijn vastgesteld: Passende dienstverlening; afstemmen werkprocessen op de vraag van de burger. Raad 22 mei 2012: Door het maken van een laagdrempelig en overzichtelijk openbaar gebied met daarin verschillende gebieden en faciliteiten wordt een basis gelegd om onze inwoners op een adequate en respectvolle wijze te helpen in een omgeving die daar het beste bij past. Het openbare gebied is de meest directe schakel tussen de inwoner en ons. Stand van zaken: De passende dienstverlening is in maart 2013 door het college vastgesteld. Basis hiervoor waren een herijking van de bestaande dienstverlening en de wensen en uitgangspunten voor het nieuwe Huis van de Gemeente. De vastgestelde dienstverlening is uitgangspunt geweest bij de uitwerking en vormgeving van het interieur ontwerp. Vanaf 22 april 2014 wordt er ervaring op gedaan met nieuwe openingstijden en wijze van werken als opmaat naar het Huis van de Gemeente in 2015. Huis van de Gemeente; het is het huis van alle inwoners van Peel en Maas; het bruisende hart van de gemeenschap. Raad 22 mei 2012: In het Huis van de Gemeente werken inwoners en gemeente samen aan de samenleving, het is uitnodigend en burgers voelen zich er welkom. Wij nodigen uit tot samenwerking. Het Huis van de Gemeente komt ook tot stand door onder andere functies op te nemen die innovatie en dienstverlening door samenwerking versterken. Wij bieden ruimte aan ketenpartners om hun dienstverlening te integreren met onze dienstverlening in de publieksruimte. Op deze wijze krijgt de inwoner zijn antwoord in één keer vanuit samenwerkende instanties aan één loket. Stand van zaken: In de aanloop naar het Huis van de Gemeente wordt door de ketenpartners op het gebied van zorg (schakelplein) en op het gebied van informatieverstrekking (bibliotheek) en de gemeente nauw samengewerkt in de voorbereiding naar de opening en samenwerking in 2015. De doelstelling is een integraal antwoord waar het kan en daar ervaring in op doen door samenwerking en onderlinge afstemming waarbij van elkaar geleerd wordt hoe dat antwoord gestalte moet krijgen. Toegesneden/aansluitende werkstijl; inrichting werkruimten moet aansluiten op de werkstijl die nodig is om de passende dienstverlening te kunnen leveren. Raad 22 mei 2012: Vanuit onze ambitie samenwerken en ontmoeten is gekeken naar een
toegesneden werkstijl. Daarbij onderscheiden we drie werkstijlen: bedenken, verwerken en delen. Elk van deze stijlen heeft zijn eigen kenmerken, stelt andere eisen aan de omgeving en faciliteiten en passen elk op hun eigen manier bij onze ambities. Stand van zaken: Bij de uitwerking van de plannen is het maximale binnen de mogelijkheden ontworpen. Het resultaat is een door alle betrokkenen gedragen ontwerp geworden. De laatste uitwerkingen van het interieur worden in het derde kwartaal van 2014 afgerond. Hierna wordt overgegaan naar de uitvoering van het interieur. Naast de ondersteuning van de juiste faciliteiten door het interieur vindt ondersteuning ook plaats door een passende digitale werkplekondersteuning en persoonlijke werkuitrusting. Ook hier is het afgelopen jaar aan gewerkt en is geanticipeerd op de opening in 2015, zodat de organisatie er ook daadwerkelijk klaar voor is en toe uitgerust is. Duurzaamheid; energieneutraal, hergebruik van grondstoffen, toepassing van technieken die duurzaamheid stimuleren en natuurlijke materialen. Het gebouw kan mee verschuiven met het verschuiven van maatschappelijke opvattingen zonder ingrijpende veranderingen en hoge kosten. Raad 22 mei 2012: Wij willen een klimaatneutraal gebouw dat zowel qua gebruik als techniek uitgaat van verstandige keuzes op de lange termijn. Een nuchtere benadering. Zo krijgt het gebouw geen gasaansluiting, wordt uitgegaan van warmte-koudeopslag in de bodem in combinatie met warmtepompen voor energieopwekking en passen wij intelligente verlichting toe die alleen brandt wanneer het nodig en die tevens een laag energie verbruik heeft. Stand van zaken: De vraagkant van energie is geminimaliseerd door het gebouw (de schil) goed te isoleren en door het toepassen van energiezuinige systemen zowel op het gebied van verlichting en ventilatie als op het gebied van kantoorautomatisering. Bij de uitwerking van de plannen is gebleken dat warmte-koudeopslag niet haalbaar was. Vanuit de huiskamergesprekken is het idee naar voren gebracht om te gaan voor een ander duurzaam en energieneutraalsysteem bestaande uit een energiebuffer met warmte terugwinning (“ijsverwarming”) in combinatie met zonnecellen. Dit systeem wordt samen met lokale kennisdragers uitgewerkt en uitgevoerd binnen de financiële randvoorwaarden zoals door de raad gesteld. Uit optimalisatie van het systeem zal blijken of het geheel zonder aanvullende gasverwarming binnen de financiële kaders te realiseren valt. Vernieuwbouw; van het huidige gemeentehuis in Panningen om daar een gebouw te ontwikkelen dat het waard is om voor toekomstige generaties te behouden. Raad 22 mei 2012: Vernieuwbouw is verbouw geworden. Uit een zorgvuldige analyse blijkt dat het huidige pand na een ingrijpende renovatie op basis van onze ambities en uitgangspunten (open ruimtes, transparant, communicatief, flexibel, multifunctioneel, bezettingsgraad van 75%), heel efficiënt te gebruiken is. Stand van zaken: Het uiteindelijke ontwerp voldoet aan de gestelde uitgangspunten. Het gebouw is ontworpen met als uitgangspunt multifunctionaliteit van ruimtes en flexibiliteit m.b.t. toekomstig gebruik. Ten tijde van het vaststellen van het definitief ontwerp is de bewijslast daarvan getoond. Op basis hiervan is het plan besteksgereed gemaakt. Het onderdeel van de bezettingsgraad is aangepast en verkleind naar 67%. De aanbesteding heeft plaatsgevonden en hierbij is gebleken dat de verbouwing binnen het gestelde budget uitgevoerd wordt. De verbouwing is gestart op 7 april 2014 met een gedegen voorbereiding van de uitvoering, de fysieke start is begonnen op 26 mei 2014. Betrokkenheid raad, college, inwoners, medewerkers en directie; de doelgroepgebruikers betrekken bij de inrichting van het gebouw. Raad 22 mei 2012: In het vervolgproces worden gebruikers betrokken bij de ontwikkeling van hun eigen ruimte zoals dat ook gebeurd is bij het tot stand komen van de onderbouwing van het eindvoorstel: de raad bij het gebied dat voor de raad bestemd is; burgers bij het gebied dat voor burgers bestemd is; medewerkers bij het gebied waar zij gaan werken. Op dit moment loopt al een burgerconsultatie over het Klant Antwoord Centrum. Stand van zaken: Burgers zijn betrokken bij diverse ontwerpstappen in de voorbereiding van het Huis van de Gemeente vanuit diverse geledingen. De raad is met een werkgroep van de raad betrokken bij de uitwerking van de raadsruimten. De medewerkers zijn betrokken met diverse groepen en specialisten voor de diverse werkruimten. In het derde kwartaal van 2014 worden de inrichtingsontwerpen afgerond en vindt er nog terugkoppeling van het resultaat
plaats naar de diverse betrokkenen. Communicatie; opstellen communicatieplan gericht op een actieve en regelmatige informatieverstrekking over de plannen en voortgang. Raad 22 mei 2012: Er is een communicatieplan opgesteld. Stand van zaken: Het opgestelde communicatieplan is dynamisch en wordt permanent bijgesteld aan de actualiteit en de stappen in het proces. Er wordt gebruik gemaakt van de diverse media om te informeren en te communiceren met alle betrokkenen. Planning; plan van aanpak, het tijdspad en het financieringsplan uitwerken. Raad 22 mei 2012: De planning gaat uit van een aanbesteding van de bouw rond de zomer van 2013 en een definitieve oplevering van het gebouw eind 2014. De hoofdlijn van de planning bestaat uit: o Selectie architect met adviseurs 14 maart 2012 –12 juli 2012 o Ontwerpperiode juli 2012 –april 2013 o Selectie aannemer april 2013-september 2013 o Verbouwperiode augustus 2013-einde 2014 o Inrichten maart 2014-december 2014 Stand van zaken: Naar aanleiding van de motie van de raad van 18 september 2012 en de gevolgde huiskamergesprekken in 2012 zijn de uitgangspunten herijkt, is er een ander ontwerp gemaakt en de planning bijgesteld. In december 2013 is gestart met de Europese aanbesteding van de verbouwing en de daadwerkelijke fysieke start van de verbouwing heeft op 26 mei 2014 plaatsgevonden. De oplevering van de verbouwing is gepland in juli 2015. Daarna moet het gebouw nog ingericht worden en is de planning er op gericht om het Huis in november 2015 in gebruik te nemen. Wijze van aanbesteding; integrale aanbesteding die de bouw, het onderhoud en de tijdelijke huisvesting omvat. Raad 22 mei 2012; De markt wordt gevraagd in te schrijven op basis van een vast bedrag en met voorstellen ter optimalisatie te komen. Wij gaan de markt hierbij tegelijkertijd uitdagen om de door ons gevraagde kwaliteit tegen de laagste prijs te leveren. Stand van zaken: De aanbesteding heeft plaatsgevonden op basis van een integrale aanpak in één perceel door één aannemer. In de voorbereiding van de aanbesteding heeft een optimalisatieslag plaatsgevonden en is gekozen voor een gedetailleerde uitwerking zodat de uitvraag zo eenduidig als mogelijk was. Ook het onderhoud aan het gebouw is aanbesteed. Er is aanbesteed volgens de methodiek van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Dit heeft geleid tot een gunning aan die partij met de beste score op de gunningcriteria. De gunning viel binnen het beschikbare budget. Selectie architect; voorselectie door het College, maar de Raad wil betrokken worden bij de architectenkeuze. Raad 22 mei 2012: De Europese selectie van de architect is op 14 maart jl. gestart. De architect wordt gevraagd zelf de door hem/haar gewenste of benodigde adviseurs in te schakelen en zo integraal verantwoordelijk te zijn voor de het te leveren resultaat. Het meest passende bureau wordt voorgelegd aan de klankbordgroep van de Raad. Stand van zaken: Dit onderdeel is overeenkomstig het gestelde door de raad uitgevoerd.
Financiën In de Raad van 22 mei 2012 is een krediet beschikbaar gesteld van € 18.796.000 (inclusief ketenpartners). In dit bedrag is tevens opgenomen een bedrag van € 250.000 voor verhuiskosten en openingskosten. De exploitatiekosten (exclusief de kapitaallasten) worden geraamd op € 420.000. Deze zijn ook opgenomen in de begroting 2014-2017 voor eenzelfde bedrag. Schoonmaakkosten 140.000 Technisch onderhoud 101.000 Voorziening groot onderhoud 86.000 Energiekosten 90.000 Overig 3.000
420.000 In het najaar van 2012 zijn diverse huiskamergesprekken gehouden met diverse geledingen uit de maatschappij over de vernieuwbouw van het gemeentehuis. Deze gesprekken hebben er uiteindelijk voor gezorgd dat de verbouwing van het gemeentehuis soberder wordt uitgevoerd en dat het krediet naar beneden is bijgesteld naar € 13.722.000. In de Raad van 12 november 2013 is het krediet voor het Gemeentehuis officieel naar beneden e bijgesteld naar € 13.722.000 (zie 2 bijstellingsrapportage 2013). Met de huidige stand van het werk en aanbesteding wordt binnen het gestelde budget gebleven. Dit geldt zowel voor het budget voor het beschikbaar gestelde krediet als voor de geprognosticeerde onderhoudsbudget/exploitatiekosten. Nadat alle onderdelen zijn uitgewerkt en ingekocht kan een definitieve berekening worden opgesteld. Het beschikbare budget blijft hierbij uiteraard leidend. Op dit moment (7 juli 2014) is van het beschikbaar gestelde krediet van € 13.722.000 een bedrag uitgegeven van € 1.921.946. Hieronder is een specificatie opgenomen van de begroting, de al gedane uitgaven en de aangegane verplichtingen.
Act. 11 21 31 32 41 42 43 44 45 999
Activiteit Grondkosten (bouwrijp maken) Bouwkosten Inrichtingskosten Terrein Voorbereiding en begeleiding Heffingen Verzekeringen Aanloopkosten Overig Algemeen Vernieuwbouw HvdG
Begroot 90.000 8.862.500 1.473.500 210.000 2.225.000 41.000 50.000 320.000 450.000 13.722.000
Werkelijk Verplichting 90.898 308.663 7.808.547 75.000 1.387.787 495.114 39.702 46.141 50.375 63.600 74.000 1.6201.921.946 8.516.261
De niet verrekenbare b.t.w. is opgenomen onder de post “overig”. Gemeente Peel & Maas, augustus 2014
Bijlage: risicoanalyse
Restant 898745.290 1.398.500 210.000 342.099 1.298 3.859 206.025 376.000 1.620 3.283.793
1 a
b
2
Risico / gebeurtenis inhoudelijk Uitvoering van de verbouwing: Wijziging op de plannen cq het bestek. Vertraging in de uitvoering. De tijdelijke huisvesting is afgestemd op de uitvoeringstermijn van het gehele werk, cq verbouwing en inrichten/gebruiksgereed maken van het gebouw. Het in gebruik nemen van het gebouw is gepland in november 2015. De kans is altijd aanwezig dat de termijn niet gehaald wordt. Personeel nvt
3 a
Juridisch Geschil met de aannemer.
b
Faillissement aannemers
4
Gevolgen / Effect
Beheersmaatregelen
Wijzigingen hebben altijd een financieel effect. Uitwerken van de wijziging kost geld evenals de uitvoering zelf. Bovendien is het risico op fouten groter. Als de gemeente hier niet op zou anticiperen zouden de kans aanwezig zijn dat het personeel weer moeten verhuizen naar andere tijdelijke locatie met als gevolg extra kosten en overlast voor zowel de klant als de medewerkers.
Het werk is inhoudelijk vanuit het conceptuele niveau gedegen uitgewerkt, keuzes zijn gemaakt en acceptatie van de beperking van het budget is uitgangspunt bij het geheel. Er worden dan ook geen wijzigingen op het bestek uitgevoerd. Hierop is geanticipeerd bij het afsluiten van de gebruiksovereenkomst van de tijdelijke huisvesting in de SIF door het opnemen van de mogelijkheid tot verlenging. De aanbouw aan de Wilhelminastraat is ons eigendom.
Bij een complex werk als de verbouwing bestaat er altijd de mogelijkheid op een geschil. De gevolgen zijn afhankelijk van de aard van het geschil. Er zijn veel partijen betrokken bij de verbouwing. Het grootste deel van het werk wordt uitgevoerd door één partij. Het werk van de verbouwing is in één perceel aanbesteed. Bij een faillissement zal er altijd sprake zijn van stagnatie in de uitvoering en meerkosten.
In het bestek zijn procesafspraken opgenomen hoe omgegaan wordt met een geschil. Dit is geen garantie op gelijk, maar wel op een correcte afhandeling.
Het beschikbare budget is gelimiteerd.
Aan de hand van een financiële projectadministratie wordt het beschikbare budget beheerst waarbij iedere voorgenomen
In de inschrijvingsfase zijn de nodige eisen aan partijen gesteld waaraan voldaan moest worden om te mogen inschrijven. In het bestek zijn de nodige preventieve maatregelen opgenomen om eventuele schade beperkt te houden. Onder andere door middel van een bankgarantie en een betalingsregeling/betalingsritme van gereed werk.
Informatisering nvt
5 a
Financieel Budget
b
Budgetoverschrijding bij overige inkooptrajecten tbv de verbouwing en inrichting.
c
Uitwerken van bestek naar werktekeningen en uitvoering van de verbouwing.
d
Meer en minderwerk
e
Uitvoeringsrisico’s
f
Energiebuffer (ijsverwarming) inhoudelijk. Uitgangspunt bij dit onderdeel is dat lokale kennisdragers vanuit de huiskamergesprekken een alternatief hebben aangedragen voor de energievoorziening en de buffer voor de opslag van energie. Door de voorbereiding, uitvoering en exploitatie door lokale partijen met ondersteuning van het Total Engeneeringsteam van de gemeente te doen, worden nieuwe kansen voor werkgelegenheid gezien. Bovendien wordt met het gekozen systeem aan de duurzaamheidvoorwaarden voldaan.
Er zijn vele onderdelen welke separaat worden ingekocht/aanbesteed. Bv. los en vast meubilair en vele andere inrichtingsonderdelen. Ook voor de verbouwing worden nog een aantal zaken separaat ingekocht. Bij de uitwerking van een verbouwing komen altijd onvoorziene zaken naar voren en zaken welke om een andere dan de bedachte oplossing vragen. Bij meer en minderwerk is er altijd een financiële component Uitvoering van een bouwkundig werk kent bij de voorbereiding en uitvoering de nodige risico’s. Fouten kunnen worden gemaakt waarvan de gevolgen een financiële component hebben, bv een fout in de constructieberekening. Bij de uitvoering kan iets wat goed is (bestaand gebouw bv.) beschadigd worden. Op dit moment wordt het systeem van een energiebuffer (“ijsverwarming”) in combinatie met zonnecellen door lokale kennisdragers uitgewerkt. Dit moet uitgevoerd worden binnen de financiële randvoorwaarden zoals door de raad gesteld. Uit optimalisatie van het systeem zal blijken of het geheel zonder aanvullende gasverwarming binnen de financiële kaders te realiseren valt. De gemeente verwacht hier in oktober 2014 duidelijkheid over te krijgen. Het beschikbaar gestelde krediet en/of de opgenomen exploitatielasten zijn de randvoorwaarde voor de uitwerking en
opdracht wordt getoetst aan de beschikbare middelen. Een verplichtingenadministratie maakt onderdeel uit van deze projectadministratie. Voor de beheersing van de kosten is een werkbegroting opgesteld van de onderdelen welke ingekocht moeten worden. Er wordt nadrukkelijk gestuurd op beheersing van budget. Niets wordt gegund/ingekocht waar geen afdoende middelen binnen het budget tegenoverstaan. Om genoemde zaken op te kunnen vangen is een post onvoorzien in de begroting opgenomen. Er is een werkbegroting opgesteld waarmee gestuurd wordt op beheersing van kosten. Meevallers worden uitgewisseld met tegenvallers in deze volgorde of er worden andere keuzes gemaakt die passen binnen het budget. Voor beide risico’s is een verzekering afgesloten. Voor de voorbereiding een XOV verzekering en voor de uitvoering een CAR verzekering. Daarnaast is in het bestek het nodige geregeld met betrekking tot de aannemer.
Iedere tussenstap van de uitwerking wordt getoetst aan de randvoorwaarden.
Energiebuffer financieel
De uitvoering moet afgestemd worden met de aannemer van de verbouwing. Uitvoering is kritisch vanwege de beperkte fysieke ruimte voor plaatsing en bouwplaats en vanwege faseringsafstemming.
Energiebuffer alternatief
Voor het uitvoeren van de energiebuffer moet er veel geregeld worden. Denk daarbij o.a. aan het oprichten van een organisatie (coöperatie) voor aanleg en beheer/exploitatie, financiering van de investering door de op te richten organisatie, uitwerking van geheel binnen de randvoorwaarden, voorbereiden uitvoering door lokale partijen etc. Hier zit altijd een risico in dat het niet gaat lukken om wat voor reden dan ook.
Als alternatief is er dan de uitvoering van de energiebuffer door een andere partij in opdracht van de gemeente.
Zie 1a
Zie 1a
Als de projectleiding niet goed geregeld zou zijn zou dit grote gevolgen kunnen hebben voor de beheersing van het project.
Er is één eindverantwoordelijke projectleider voor het geheel van het beoogde resultaat. Verder zijn in de projectorganisatie veel partijen en collega’s betrokken waarbij de verantwoordelijkheid in onderdelen is opgesplitst en met meerdere ogen en vanuit diverse invalshoeken de onderdelen bewaakt worden.
Om ook de lokale werkgelegenheid en expertise bij de verbouwing te kunnen
In het bestek is een coördinatieregeling opgenomen ten aanzien van de uit te voeren werkzaamheden door derden bij de
Politiek Wijzigingen
8
Ook hier wordt gestuurd op uitvoering binnen het beschikbare budget. Omdat een derde partij de uitvoering, de investering en exploitatie verzorgt geldt hier de randvoorwaarde van het exploitatiebudget. Voor de onvoorziene zaken is er een post onvoorzien opgenomen in de begroting ter hoogte van € 450.000. Bij een noodzakelijke hogere investering t.g.v. de uitwerking op uitvoeringsniveau en dus hogere kapitaallast kan deze post ook hier ingezet worden. Aanpak was al een onderdeel van de aanbesteding en gunning aan de aannemer van de verbouwing. De eerder genoemde coördinatieregeling is er om een goede afstemming te waarborgen.
Energiebuffer uitvoering
6
7
uitvoering. Niet voldoen aan de financiële randvoorwaarden van de projectbegroting.
Organisatie en leiderschap Projectleiding
Samenwerking Aantal betrokken partijen
betrekken is het geheel van werkzaamheden in vele grotere en kleinere onderdelen opgesplitst. Dit maakt het toch al complexe werk nog complexer. Er zit een organisatorisch en coördinatie risico in deze keuze. En ook een financieel. De voorbereidingskosten zijn hoger en alle in te kopen werkzaamheden moeten wel binnen het budget passen.
verbouwing. Hier ligt een taak en een verantwoordelijkheid bij de aannemer van de verbouwing. Als uitvoering hiervan is een coördinatieoverleg ingesteld door de aannemer. Bij de inkoop van de diverse werkzaamheden en leveringen wordt een relatie gelegd met de voorwaarden in het uitvoeringsbestek van de verbouwing. Er wordt met uniforme voorwaarden, afgestemd op onze inkoopvoorwaarden, ingekocht. Hierdoor weet iedere partij nadrukkelijk wat van hem/haar verwacht wordt en waar aan voldaan moet worden. Op deze wijze worden ook de voorbereidingskosten enigszins beperkt.
