Analyse Digitaal Tekeningbeheer

Analyse Digitaal Tekeningbeheer

Stafafdeling Bouwspeurwerk BSW nummer : BSRAP-R-02.023 Status : Definitief Datum : Juni 2002 Opsteller : ir. M. Dreschler

abcdefgh

jklmnopq I & A Ontwikkeling Infrastructuur AWO/COGO

Ministerie van Verkeer en Waterstaat

jklmnopq Bouwdienst Rijkswaterstaat

Analyse Digitaal Tekeningbeheer COGO / AWO Projectrapportage

Juni 2002

Status: Definitief, goedgekeurd door AWO

Principaal: ing. H. Rozeboom

Bevoegd gezag: ing. H. Kieft

datum:

datum:

………………………

………………………

handtekening: ………………………


Projectbegeleider: ing. P. van der Ploeg

Projectleider: ir. M. Dreschler

datum:

datum:

………………………


………………………


Inhoudsopgave .............................................................................................

Inhoudsopgave

1

1

Inleiding

3

2 2.1 2.2

Onderzoeksmethodologie Projectdoel Aanpak

5 5 5

3 3.1 3.2

Uitvoering onderzoek Totstandkoming vragenlijst Representativiteit bevindingen

7 7 7

4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7

Bevindingen Interviews Samenvatting interviews Digitaal tekeningbeheer Tevredenheid ten aanzien van het digitale tekeningbeheer Beheersoftware en RMA/DMS Beheerprocedures Schematisch overzicht Infrastructuur GIS informatie

9 9 9 9 9 9 10 10 10 11

5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4

Scenario’s en beheervarianten Scenario’s Scenario 1: Afwachten van centrale ontwikkelingen Scenario 2: Decentraal ontwikkelen eigen systemen Scenario 3: Centraal aansluiten op RMS/DMS Scenario 4: Ontwikkelingen centraal 4e kwadrant systeem Beheervarianten Variant 1: Huidige situatie Variant 2: Ontsluiten beheerinformatie Variant 3: Centrale meta-data Variant 4: Centraal beheersysteem

13 13 13 14 15 16 17 17 17 18 18

6 6.1 6.2 6.3

Advies Afweging scenario’s Afweging beheervarianten Advies AWO

19 19 19 19

Bijlagen

Analyse Digitaal Tekeningenbeheer

21

1

2


1 Inleiding .............................................................................................

Door de leden van de Vakgroep AWO is te kennen gegeven dat de mogelijkheden om te komen tot een uniforme oplossing voor het (digitaal) beheersen en archiveren van tekeningen onderzocht moeten worden. Momenteel beslist elke RD en/of SD zelf hóe en óf het gebeurt. Zowel ACAD als MX lopen zo langzamerhand stuk op hoe lopende en afgesloten projecten op te bergen c.q. te archiveren. Als mogelijke oplossing is geopperd om een centrale database (+ beveiliging) op te zetten. De overdracht naar het Rijksarchief dient te worden gegarandeerd. Hierbij speelt de reproduceerbaarheid op de langere termijn een rol. Enkele Directies hebben al initiatieven c.q. programma’s lopen, andere nog niet. De behoefte bestaat (in de trant van RTW) aan een eenduidig en helder systeem teneinde op uniforme wijze naar buiten (ook naar derden) te treden. In eerste instantie is dan ook gedacht om door middel van uniforme, heldere en landelijke afspraken (coderingen, zoekcriteria, etc.) te komen tot de door elke ontwerper te gebruiken centrale database, met als doel het aanmaken en archiveren van tekeningen alsmede het op een goede manier doorgeven van deze gegevens aan het Rijksarchief. In het werkplan COGO-2001 (A-2001-7) is de hierboven geschetste oplossing van de centrale database overgenomen. Er zijn echter ontwikkelingen gaande, zowel binnen het Ministerie als binnen Rijkswaterstaat waarop dient te worden aangesloten, te weten de implementatie van een RMA-DMS door projectbureau DIA (Duurzaam Integraal Archiefbeheer). Hierdoor zal het archiveren van alle documenten binnen 2 jaar centraal en digitaal geregeld worden middels een RMA (Record Management Applicatie). Tevens zijn er plannen om tijdens de gebruiksfase de zogenaamde “kantoor” documenten te beheren middels een DMS (Document Management Systeem). Er is echter geen RWS-brede oplossing voor het beheer van “technische” documenten (waaronder digitale tekeningen) tijdens het ontwerpproces. Hierdoor ontstaat als het ware een vierde kwadrant waar vooralsnog geen invulling aan is gegeven, zie figuur 1. Statische fase

Dynamische fase

“4e kwadrant” systemen

“Technische” documenten

RMA (archief)

DMS

“Kantoor” documenten

Geen invulling aan 4e kwadrant

Figuur 1

Er is geconstateerd dat er een aantal diensten of Directies is dat reeds een 4e kwadrant systeem heeft geïmplementeerd danwel hier mee bezig is, terwijl andere diensten of Directies nog helemaal niets hebben. In het kader van beleidsvoorbereiding is het derhalve verstandig om bij alle diensten en Directies de werkwijzen en wensen ten aanzien van het (digitaal) beheersen en archiveren van tekeningen te inventariseren.


3

4


2 Onderzoeksmethodologie .............................................................................................

De doelstelling van dit hoofdstuk is drieledig: • Project aanpak verantwoorden • Traject dat leidt tot conclusies aangeven • Leeswijzer voor dit rapport

2.1 Projectdoel Zoals beschreven in het projectplan is het doel van het project Analyse Digitaal Tekeningenbeheer een stuk beleidsvoorbereiding en daar heeft de AWO het volgende voor nodig: Overzicht Een rapport dat een inventarisatie weergeeft van de diverse bij de diensten en Directies aanwezige werkwijzen en wensen ten aanzien van het (digitaal) beheersen en archiveren van tekeningen. Advies Op basis van het overzicht en de in het project opgedane kennis en ervaring wordt een advies voor een eventueel vervolgtraject gedaan. Hoe tot deze doelen gekomen wordt is in het volgende beschreven.

2.2 Aanpak Om te komen tot een inventarisatie van de diverse bij de diensten en Directies aanwezige werkwijzen en wensen ten aanzien van het (digitaal) beheersen en archiveren van tekeningen, worden de volgende stappen gevolgd:

Vragenlijst (Hoofdstuk 3.1 & Bijlage A) ↓ Interviews (Hoofdstuk 3.2 & Bijlage B) ↓ Inventarisatie huidige & gewenste situatie (Hoofdstuk 4)

Om tot een advies voor een eventueel vervolgtraject te komen, worden de volgende stappen gevolgd:

Inventarisatie huidige & gewenste situatie (Hoofdstuk 4) ↓ Uitgewerkte scenario’s (Hoofdstuk 5) ↓ Het geadviseerde scenario (Hoofdstuk 6)

Omdat bij de stappen de hoofdstuknummers zijn toegevoegd is dit tevens de leeswijzer.


5

6


3 Uitvoering onderzoek .............................................................................................

3.1 Totstandkoming vragenlijst Teneinde een zo relevant mogelijk spectrum van de huidige situatie in kaart te brengen, zijn de volgende drie vragen geformuleerd: • • •

Wat doen jullie nu met technische documenten (met name tekeningen)? Met welke middelen & structuren beheren jullie? Hoe gaat dat; wat gaat goed en wat zijn de knelpunten?

Om een beeld te krijgen van de gewenste situatie zijn de volgende drie vragen opgesteld: • • •

Wat willen jullie bereiken? Waar is behoefte aan; wat mist er? Wat is het tijdspad van eigen en gewenste ontwikkelingen?

Deze zes globale vragen zijn zo volledig als mogelijk uitgewerkt, zie bijlage A.

3.2 Representativiteit bevindingen Hoe op de vragen geantwoord wordt is afhankelijk van met wie je om tafel zit. Om een tot een zo representatief mogelijk beeld te komen zijn de AWO leden benaderd om de personen te vinden die het beste in staat waren iets te vertellen over de huidige en gewenste situatie ten aanzien van het digitale tekeningenbeheer. Voor de namen en functies van de geïnterviewden wordt verwezen naar bijlage B, waar ook de overige gegevens van de gesprekken vermeld staan. De bevindingen in dit rapport gaan dus niet voor 100% op voor een gehele Directie, of de verzameling van de Regionale Directies. Ten aanzien van de situatie van het digitaal tekeningbeheer zijn er niet alleen tussen de Directies maar ook binnen de Directie verschillen. Maar globaal gezien geeft het een indicatie, een aardig overzicht van de situatie van het digitaal tekeningbeheer bij Rijkswaterstaat. De insteek van de behoeftebepaling is operationeel geweest; zij die in de praktijk met digitale tekeningen in projecten bezig zijn. De organisatorische insteek; zij die er uiteindelijk gebruik van maken is hierbij niet als primaire focus gekozen. In het kader van het Cogo project ‘Handreiking documentbeheer’ is in de afgelopen periode wel een aantal projectmanagers/-leiders geïnterviewd. Hieruit kwam naar voren dat over het algemeen de PM/PL redelijk tevreden is; de projectorganisatie ‘red het’ om telkens weer de vragen naar informatie te kunnen beantwoorden. Hoewel dit positief is, ontbreekt hierdoor wel een prikkel richting het management voor verbetering. Dit is in figuur 2 weergegeven.


7

Management OK, geen prikkel

PM / PL

DIV’er

Project secretaris inrichting

Project archief

Project medewerker Locale bestanden

vulling (?)

Tekenaar Locale bestanden

Project share

Digitaal archiefsysteem Figuur 2

Projectorganisatie rond digitaal tekeningenarchief

Figuur 2 geeft de projectorganisatie beknopt weer. In de figuur is aangegeven dat de projectmedewerkers / -tekenaars vaak lokaal bestanden opslaan (op eigen PC). Gezamenlijk is er sprake van een projectomgeving (of –share). Het projectarchief met de digitale tekeningen is al dan niet gekoppeld of geïntegreerd met deze projectomgeving.

8


4 Bevindingen .............................................................................................

4.1 Interviews Alle Regionale Directies zijn benaderd, omdat zij allen tekeningen produceren. Van de specialistische diensten zijn alleen de Bouwdienst en de Meetkundige Dienst benaderd. Alhoewel de Meetkundige Dienst digitale tekeningen niet beheert (omdat het slechts afgeleiden van de database zijn), is de vele uitwisseling van digitale informatie die tussen RD’s en MD plaatsvindt en het specialisme in ICT voldoende reden voor een gesprek geweest. Bij de overige specialistische diensten RIKZ, RIZA, DWW en AVV worden dermate weinig tekeningen geproduceerd, dat daar de beheerproblematiek minder relevant is. Voor het houden van de interviews is een vragenlijst ontwikkeld (zie bijlage A). In de praktijk werd de vragenlijst al snel terzijde gelegd en achteraf als een soort checklist er bij gepakt.

4.2 Samenvatting interviews De “ruwe data” afkomstig uit de interviews (zie bijlage B) is in deze paragraaf samengevat. Daarbij wordt in het kort de grote lijn en tendens van de gesprekken die er geweest zijn weergegeven. 4.2.1 Digitaal tekeningbeheer

Bij alle Directies worden de digitale bestanden op een (project) server gezet, en daar in een aantal directories bijgehouden. De (project)servers zijn bij iets minder dan de helft van de Directies niet goed beveiligd tegen het (per ongeluk) overschrijven van informatie door een niet-bevoegde persoon. Het analoge origineel zit, met of zonder handtekening in het projectdossier, en wordt daar ook vanuit gearchiveerd. Scannen vindt niet veel plaats, en levert ook niet altijd het gewenste resultaat op. Digitale documenten worden eigenlijk niet gearchiveerd om te bewaren, ze staan alleen tijdens het project op de server. Aan het einde van het project worden enkel de analoge, vaak getekende of gestempelde, documenten gearchiveerd. Door het gebrek aan regels en hulpmiddelen wordt aan de ‘digitale duurzaamheid’ geen aandacht besteed, niet vanuit de projectorganisatie, maar ook niet vanuit de DIV-organisatie. 4.2.2 Tevredenheid ten aanzien van het digitale tekeningbeheer

Bij de meeste Directies denkt men dat de ‘klanten’ wel tevreden zullen zijn met de manier van digitaal archiveren. Uiteindelijk kan men altijd terugvallen op het analoge origineel, want het de papieren situatie is goed geregeld. Zelf is men minder tevreden over de digitale situatie; ongeveer de helft van de Directies vindt dat het digitale beheer beter georganiseerd zou kunnen worden. Een aantal Directies geeft aan dat er knelpunten op dit vlak zijn, sommigen dat het digitaal beheer problematisch is. Het is dan meestal niet duidelijk wat de procedures (structuur, afspraken) zijn. De opmerking dat er zoveel coderingsystematieken zijn als dat er tekenaars in dienst zijn (of zelfs meer) is meerdere malen gehoord. 4.2.3 Beheersoftware en RMA/DMS

Ongeveer de helft van de Directies heeft zelf een commercieel tekeningenbeheer systeem, de rest heeft een index op een file server (een Access database of spreadsheet) of niets. De veranderingen op het vlak van software liggen meestal in de sfeer van versie-ophogingen van in gebruik zijnde software en niet de invoer van nieuwe systemen. De meeste Directies zien een nieuw RMA/DMS systeem wel positief in. Dat zou vooral de brede kaartenbak-functie moeten invullen/oplossen. De helft is echter niet echt op de hoogte van het RMA/DMS van het projectbureau DIA. Men verwacht wel op korte termijn duidelijkheid te krijgen over de planning en wanneer men wat kan verwachten. Enkele Analyse Digitaal Tekeningenbeheer

9

Directies verwachten voor eind 2003 concrete acties in de vorm van (proef)implementaties van het RMA/DMS. 4.2.4 Beheerprocedures

Bestanden worden meestal op afdeling of project en met volgnummer een gecodeerd. Codes van derden worden er soms bij geregistreerd. Elke Directie heeft wel richtlijnen voor het tekeningenverkeer, de meeste gebruiken RTW of gaan dat toepassen in de nabije toekomst, waarmee RTW heel breed toegepast lijkt te worden, de meeste Directies hebben naast RTW hun eigen richtlijnen erbij , een enkele Directie heeft alleen eigen richtlijnen. De archivering kan per project verschillen, afhankelijk van de verantwoordelijken. De bewaartermijn heeft men meestal geen zicht op; dat is een zaak van de DIV’er. Het inzicht in de kosten en mogelijke opbrengsten van gestructureerd tekeningbeheer ontbreekt. 4.2.5 Schematisch overzicht

In de onderstaande figuur is een schematisch overzicht opgenomen van een aantal aspecten zoals die in de vragenlijst naar voren zijn gekomen. Directie DLB DZL DON DNB DZH RDIJ DUT BD

DNN DNH MD

%

Aspect Tekeningenbeheer De 'klant' is tevreden Zelf tevreden over het (digitale) archiefsysteem Problemen rond (digitaal) archiefbeheer Hardware / Infrastructuur Digitaal op server Beveiligd tegen verkeerde opslag Digitaal archief voor duurzaam beheer Huidig Tekeningbeheer Systeem een spreadsheet of tabel een eigen Access applicatie Techarch een commercieel EDM systeem een commercieel PDM systeem Documentbeheer in het algemeen Gebruiken NDM Zijn toe aan een RMA/DMS Hebben een commercieel DMS systeem Richtlijnen RTW toegepast Overige (eigen) richtlijnen

x x .

x x

x

x x .

x . .

x

x x x

x x

x x .

x . .

x . x

x x .

.

x

x

x x .

x x

x

x x x

x x x

x

x

. .

x

82% 55% 41%

x x

x x

100% 64% 14%

.

x x x

x x

x x

x . x

x .

x

x

. x

x x

x .

x

x

x x

x x

x

x x

x x

x x

x

x

x

. x

27% 36% 36% 36% 9%

55% 50% 9%

x

73% 82%

Legenda: x = aspect is van toepassing voor Directie . = aspect is in mindere mate van toepassing voor Directie % = mate waarin aspect naar voren komt. Is overigens afhankelijk van geïnterviewde afdeling/persoon (zie § 3.2), maar overall gezien geeft het een aardig beeld. 4.2.6 Infrastructuur

Wat opvalt in de beantwoording van de gewenste situatie is naast de behoefte aan functionaliteit het verbeteren van de infrastructuur. Een aantal Directies geeft aan dat het netwerk een slechte performance heeft, en ziet dat ook als barrière voor het kunnen invoeren en geaccepteerd worden van ICT-oplossingen.

10


4.2.7 GIS informatie

GIS vormt de basis van de informatie waar veel Directies mee werken. De GIS informatie zelf wordt door de Meetkundige Dienst (MD) beheerd in een grote database. De Directies krijgen delen uit deze database. Het opnieuw inmeten van een gebied gebeurt door de MD, waarna de Directie een nieuwe set GIS informatie krijgt. De MD zelf heeft voor GIS een geïntegreerde database waar zij geen versiebeheer op uitvoert. Zij ziet zichzelf enigszins buiten de overige 4e kwadrant oplossingen geplaatst. In de onderstaande figuur is aan het plaatje met de 4 kwadranten diepte gegeven. Zie figuur 1, bladzijde 3. In de diepte is de gelaagdheid voor de verschillende Directies aangegeven.

MD GIS Dxx GIS Dxx GIS

Dxx GIS

“Kantoor”documenten

Figuur 3

GIS informatie bij MD en Directies

In de bovenstaande figuur is aangegeven het GIS in het 4e kwadrant feitelijk een sub-set is van de MD-GIS omgeving. In het kader van dit onderzoek wordt het GIS dan ook gezien als één van de te beheren informatiesets.


11

12


5 Scenario’s en beheervarianten .............................................................................................

Op basis van de inventarisatie huidige & gewenste situatie en andere ontwikkelingen binnen V&W en Rijkswaterstaat worden in dit gedeelte een viertal scenario’s en beheervarianten aangeven waarvoor gekozen kan worden.

5.1 Scenario’s In het onderstaande gedeelte worden 4 scenario’s geschetst. Hierbij wordt telkens grafisch schematisch aangeven hoe dit scenario er uit zou zien. 5.1.1 Scenario 1: Afwachten van centrale ontwikkelingen

In dit zogenaamde 0-scenario worden er geen nieuwe acties uitgezet bij de RD’s; dit houdt in dat wordt afgewacht wat de ontwikkelingen vanuit DIA (V&W en HK) zijn op het gebied van RMA/DMS. De eigen systemen die de RD nu heeft worden als voorheen beheerd en waar men dat nodig vindt ook verder ontwikkeld. Bij de komst van het RMA/DMS uitfaseren of integreren met de eigen oplossing voor het 4e kwadrant. Voor-/nadelen + minimale voor-investeringen; pas wanneer het RMA/DMS moet worden ingevoerd komen er kosten − wanneer het RMA/DMS is ingevoerd, moet het 4e kwadrant nog geheel worden ingevuld − er zullen veel verschillende interfaces zijn tussen RMA/DMS en de 4e kwadrantsystemen bij de RD’s

Dxx

Dxx

SDx

Dxx

Figuur 4

Scenario 1: afwachten centrale ontwikkelingen

In de bovenstaande figuur is aangegeven dat de ene Directie vooral interesse zal hebben in een interface met het RMA-gedeelte (van dynamisch naar statisch archief), terwijl een andere Directie bijvoorbeeld meer interesse zal hebben in de integratie met de office documenten in het DMS voor het beheer van de bestekken met bijbehorende tekeningen. Analyse Digitaal Tekeningenbeheer

13

5.1.2 Scenario 2: Decentraal ontwikkelen eigen systemen

In dit scenario wordt niet gewacht op de ontwikkelingen vanuit DIA op het gebied van RMA/DMS. De RD’s besluiten zelf wat voor hen het beste is voor de komende periode. Eigen systemen worden zelfstandig verder ontwikkeld naar behoefte, of men kiest de komende periode zelf welk systeem het best aan de eigen behoefte voldoet. Bij de komst van het RMA/DMS zal het RMA waarschijnlijk ingevoerd worden voor statische archivering. Of men het DMS er ook bij wil hebben zal afhangen van de inmiddels gepleegde eigen investeringen. Waar gewenst zal het RMA en/of DMS worden geïntegreerd met het eigen tekeningenbeheersysteem. Voor-/nadelen + maximale eigen vrijheid voor de komende periode; niet hoeven wachten op centrale ontwikkelingen + geen des-investeringen; wanneer het RMA/DMS er is kan dit al dan niet worden ingevoerd − het gebruik van het DMS-deel kan een des-investering zijn; wanneer met de DMS niet gebruikt, komt men in de organisatie alleen te staan in de gekozen 4e kwadrantoplossing − de interfaces zijn tussen het RMA en evt. DMS en het eigen 4e kwadrantsysteem zullen moeten worden gemaakt en bijgehouden

SDx

Dxx

Dxx

Dxx

Figuur 5

Scenario 2: ontwikkelen eigen systeem

In de bovenstaande figuur is te zien dat de rol van het DMS ten opzicht van de overige scenario’s kleiner is geworden. De kans is namenlijk groot dat wanneer de Directie zelf zijn systeem verder gaat ontwikkelen, het office-deel van DMS grote kans loopt hier in terecht te komen. Wanneer het RMA/DMS er dan is, is het de vraag of men het eigen systeem of delen daarvan wil uitfaseren.

14


5.1.3 Scenario 3: Centraal aansluiten op RMS/DMS

In dit scenario wordt een gezamenlijk initiatief ontwikkeld door de RD’s om met passende oplossingen voor de RD’s te komen en die aan te gaan sluiten op het RMA/DMS systeem dat centraal door het DIA projectbureau wordt ingevoerd. Er komt een gezamenlijk initiatief om een functionele behoefte voor een 4e kwadrant beheersysteem te definiëren. Aansluitend op de bestaande RTW richtlijnen worden beheerstandaarden (voor meta-data) ontwikkeld met de bijbehorende interface naar het RMA/DMS. De RD’s kunnen in dit scenario nog wel steeds zelfstandig besluiten wat voor hen het beste is voor de komende periode, maar de kaders ontstaan vanuit een georganiseerd collectief. De zelf gebouwde systemen kunnen evt. nog een periode blijven bestaan, maar zullen zij in de tijd worden uitgefaseerd voor een goed passende en op het RMA/DMS aansluitende oplossingen. Er zijn hierbij meerdere (commerciële) systemen mogelijk, indien zij maar aan de functionele eisen en standaarden voldoen. Voor-/nadelen + vrijheid in de komende periode om al met het 4e kwadrant aan de slag te gaan + meer eenheid in de locale systemen − veel interfaces tussen het RMA/DMS en het eigen 4e kwadrantsysteem (worden wel op basis van meta-data standaarden uitgevoerd).

1.2 1.1

SDx

Dxx DONDxx Dxx

2.2 2.1


Figuur 6

Scenario 3: centraal aansluiten op RMA/DMS

In de bovenstaande figuur zijn 4 interfaces aangegeven. Zij kunnen op basis van standaard (meta-data) modellen worden ontwikkeld; 1.1 Het overdragen van definitieve tekeningen naar het statisch archief 1.2 Het gebruiken van oude archiefinformatie in de dynamische fase (kennisfunctie) 2.1 Het overdragen van ‘plaatjes’ van tekeningen aan de projectomgeving 2.2 Het gebruiken van document-/ besteksinformatie uit het DMS in de dynamische fase


15

5.1.4 Scenario 4: Ontwikkelingen centraal 4e kwadrant systeem

In dit scenario wordt er vanuit de regionale Directies zelf één centraal systeem ontwikkeld. Dit systeem zal zich richten op het zogenaamde 4e kwadrant, wat door het RMA/DMS project niet ‘gedekt’ wordt, dit om het DIA project functioneel niet te overlappen. Dit scenario ligt het meest in lijn met de aanleiding tot dit AWO project. Om tot dit RWS brede, centrale, uniform systeem te komen, moet een strategie geformuleerd worden: • Het gezamenlijk uitspreken van de intentie om over drie tot vijf jaar tot een uniform systeem te komen. • Het stopzetten van de ontwikkeling van huidige systemen (wel beheer en ‘cosmetische’ ingrepen) • Contactpersonen van Regionale Directies gaan met elkaar om tafel zitten en gezamenlijk een plan (voorstel + eisen en wensen) opstellen • Keuze en implementatie van centraal systeem Er moet voor gezorgd en gewaakt worden dat de regie als collectief van Directies in eigen hand wordt gehouden; partijen als DIA en het HK zullen worden betrokken. Voor-/nadelen + vrijheid in de komende periode om al met het 4e kwadrant aan de slag te gaan + minimaal aantal interfaces tussen RMA/DMS en 4e kwadrant systeem − alle eigen ontwikkelen worden uitgefaseerd hetgeen een des-investering is − de gezamenlijke centrale oplossing hoeft bij de individuele RD’s nog niet de beste oplossing te zijn; veel overkill aan functionaliteit

1.2 1.1 2.2 2.1


Figuur 7

Scenario 4: Centraal 4e kwadrant systeem

Het bovenstaande plaatje ziet er van de 4 het eenvoudigst uit. Zoals bij de nadelen al staat aangegeven is hiermee niet gezegd dat het ook voor de Directies de meest passende oplossing is.

16


5.2 Beheervarianten Naar aanleiding van de scenario’s en verwachtingen ten aanzien de infrastructuur wordt in het onderstaande gedeelte ingegaan op de mogelijke beheersvarianten voor digitaal tekeningenbeheer vanuit het gezichtspunt van de systeemarchitectuur. 5.2.1 Variant 1: Huidige situatie

Deze variant is 0-variant en de weergave van de huidige situatie, waarbij er sprake is van een versnipperd beheer. Het beheer van de digitale tekeningen is binnen elke Directie anders geregeld. Vaak zijn er intern bij de Directie al verschillende systemen aanwezig; een index in een spreadsheet of een beperkte database met meta-data1 over de bestanden. Index Meta-dB

Bestanden Meta-dB

Bestanden Bestanden

EDM/PDM

Centrale server Figuur 8

Variant 1: Huidige situatie

Het bovenstaande figuur is aangegeven dat een aantal bestanden op een centrale fileserver kan staan, danwel dat de bestanden middels een EDM/PDM met een locale meta-database worden beheerd. 5.2.2 Variant 2: Ontsluiten beheerinformatie

In de tweede variant worden de verschillende deel-indexen ontsloten middels een centrale raadpleegfunctie. Dit kan zowel binnen de eigen Directie plaatsvinden, als daarbuiten, afhankelijk van de behoefte en beschikbare infrastructuur.

Raadpleegschil Index

Bestanden Meta-dB

Meta-dB Bestanden

Bestanden

EDM/PDM


Variant 2: Ontsluiten beheerinformatie

Het bovenstaande figuur laat zien dat de ontsluiting gebeurt door de meta-data in de verschillende systemen te raadplegen. Vervolgens kunnen de bijbehorende bestanden geraadpleegd worden. Wanneer de raadpleegschil over de verschillende Directies heen, en daarmee buiten de locale netwerken, functioneert hangt er qua responsetijd veel af van de snelheid van de totale infrastructuur.

1 Meta-data = gegevens over gegevens; de informatie over de opgeslagen bestanden zelf (opslagplaats, auteur, datum, versie, etc.)


17

5.2.3 Variant 3: Centrale meta-data

In deze variant wordt er een centrale database ingericht met daarin alleen de meta-data. Omdat ten opzicht van de grafische informatie zelf de meta-data een klein volume heeft, is het mogelijk deze informatie snel te kunnen raadplegen. Het overhalen van de inhoudelijk digitale informatie vergt veel meer van het netwerk.

Raadpleegschil

Meta-dB

Bestanden Bestanden Bestanden


Variant 3: Centrale meta-data

De bovenstaande figuur laat een centrale meta-data server zien, met locaal de bestanden. in principe is deze configuatie bedoeld voor het over de Directies heen centraal beheren van informatie. Technologisch gezien zijn er hiervoor niet veel beperkingen. Men is binnen de Directie wel afhankelijk van de centrale infrastructuur tussen de Directies. Ligt het centrale netwerk eruit, dan heeft men enkel locaal de bestanden. Vanwege de beveiliging hierop zijn deze meestal versleuteld opgeslagen en niet buiten het centrale systeem om te benaderen. 5.2.4 Variant 4: Centraal beheersysteem

In de laatste variant wordt er voor het beheer van de informatie een centraal beheersysteem ingericht. Elke Directie kan hierin werken. De bestanden worden ook centraal beheerd.

Raadpleegschil

Meta-dB

Bestanden

Centrale EDM/PDM server Figuur 11

Variant 4: Centrale beheersysteem

Omdat zowel de beheer informatie als de bestanden zelf centraal bijgehouden worden, is net als in de voorgaande variant de Directie afhankelijk van de centrale infrastructuur. Ligt het netwerk er in dit geval uit, dan heeft men niets, ook geen locale bestanden.

18


6 Advies ............................................................................................

In het voorgaande hoofdstuk is een viertal scenario’s en varianten aangegeven. Bij de scenario’s waren al kort enige voor- en nadelen aangegeven. In dit hoofdstuk zal een afweging worden gemaakt van de scenario’s en varianten en zal tot een advies worden gekomen.

6.1 Afweging scenario’s Hoewel het vierde scenario met de centrale integrale oplossing voor het 4e kwadrant de aanleiding was voor dit onderzoek, verdient dit scenario gezien de bevindingen toch niet de eerste voorkeur. Een aantal Directies is op dit moment bezig haar tekening beheersystemen te verbeteren c.q. vernieuwen en zit derhalve niet op een centraal project op dit vlak te wachten. Men wil ook niet blijven wachten op het RMA/DMS, en dat hoeft ook niet want hierin is geen 4e kwadrant oplossing opgenomen. Wat wel nodig is, is eenduidigheid en standaardisatie van de manier waarop het 4e kwadrant wordt ingericht. Hierdoor wordt het aantal oplossingen beperkt en kan beter worden aangesloten op de ontwikkelingen rond het nieuwe RMA/DMS. De eerste twee scenario’s sluiten op het bovenstaande niet goed aan. Scenario 3 verdient daarom de voorkeur. Voor het uitwerken zijn de volgende activiteiten in scenario 3 voorzien; • Centraal organiseren aanvullend project (behoefte, plan) • à la RTW komen tot een uniforme definitie van de behoeften in het 4e kwadrant • Vaststellen meta-data interfaces tussen 4e kwadrant systeem en RMA/DMS systeem • Decentraal ontwikkelen en implementeren van op DIA aansluitende eigen 4e kwadrant systeem. Het streven is hierbij het aantal verschillende systemen/oplossingen zoveel mogelijk te beperken. Er kan bijvoorbeeld naar gestreefd worden dat er alleen een heavy (3D) en light (2D) oplossing overblijven voor het 4e kwadrant. Afhankelijk van de behoefte ter plekke kan dan voor de lichtere of zwaardere oplossing gekozen worden.

6.2 Afweging beheervarianten Van de 4 varianten verdienen de laatste twee centraal georganiseerde varianten niet de voorkeur. De afhankelijkheid van de individuele Directies van de centrale infrastructuur en het mogelijk niet beschikbaar zijn van het netwerk liggen aan deze afweging ten grondslag. Het streven is om intern met een centrale beheersomgeving te werken; zoals in de figuur bij variant 1 en 2 rechts staat aangegeven. Hiernaast heeft variant 2 de voorkeur; het streven moet zijn de individuele beheersomgevingen in een groter verband te kunnen benaderen. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van aanwezige infrastructuur (Intranet). Wanneer de infrastructuur niet beschikbaar is, kan toch locaal worden doorgewerkt.

6.3 Advies AWO Het advies aan de AWO is om, in lijn met de keuze voor scenario 3, een project te starten waarbij gezamenlijk eisen worden opgesteld ten aanzien van: • het beheer in de dynamische fase (terugvindbaarheid, uniforme naamgeving, workflow, versie en statusbeheer) • het overdragen van definitieve tekeningen + metadata (interface 1.1) • hoe in de dynamische fase om te gaan met informatie uit de statische fase (interface 1.2) • de koppeling van tekeningen en documenten (interfaces 2.1 en 2.2) • de moeite die het kost om het beheersysteem aan te passen aan updates van het tekenprogramma • hoe er rekening gehouden wordt met de RTW Analyse Digitaal Tekeningenbeheer

19

Zodra er een breed gedragen pakket van functionele eisen bekend is, zal iedere Directie voor zich moeten bepalen hoe lang nog hun huidige tekeningenbeheersysteem voldoet aan bovengenoemde eisen. Vervolgens kan iedere Directie, afhankelijk van de situatie van hun systeem, tot één van de volgende acties overgaan: Situatie Huidig systeem zal komende 5 jaar aan eisen voldoen, eventueel met kleine aanpassingen Huidig systeem zal slechts met grote aanpassingen aan eisen voldoen

Er is op dit moment geen systeem

Aanbevolen actie Huidig systeem behouden, eventueel kleine aanpassingen uitvoeren Keuze maken tussen • met huidige systeem doorgaan en grote aanpassingen uitvoeren • huidig systeem uitfaseren en op basis van de opgestelde eisen, in overleg met de overige RD’s in een soortgelijke situatie, een pakket selecteren en implementeren Op basis van de opgestelde eisen, in overleg met de overige RD’s in een soortgelijke situatie, een pakket selecteren en implementeren

Dus: een centraal project starten om de gezamenlijke behoefte ten aanzien van het digitale tekeningbeheer in de dynamische fase & de interfaces met het RMA/DMS verder uit te werken. Op basis hiervan per Directie bepalen welke actie gewenst is.

20


Bijlagen .............................................................................................

Bijlage A

Gebruikte vragenlijst

23

Bijlage B

Interviews

25


21

22


Bijlage A

Gebruikte vragenlijst

.............................................................................................

Huidige situatie 1. Wat doen jullie nu (met digitale bestanden) • Waar (in) worden documenten bewaard? • Welke gegevens worden per type document en per type file vastgelegd? (attributen, verplicht, niet verplicht) • Wordt er een coderingsystematiek gebruikt voor het vastleggen van de documenten? • Zijn er meerdere coderingsystematieken in gebruik en past u soms dubbele coderingen toe? • Wie zijn de betrokken personen bij documentbeheer? • Voor wie wordt er gearchiveerd? Is de klant tevreden? • Wat wordt binnen het project (secretariaat) geregistreerd en wat wordt binnen DIV geregistreerd? • Registreert de postkamer ook documenten? • Zijn er voorschriften voor documenten (inhoud, lay-out, codering) en files? • Zijn er interne en/of externe richtlijnen voor digitaal documentbeheer? Hoe worden deze richtlijnen naar onderaannemers gehanteerd? • Hoe specifiek zijn deze richtlijnen voor ? • Hoe wordt omgegaan met documenten die van buiten de organisatie komen zoals email? • Verschilt de archivering per project? • Verschilt de archivering van lijnen project documenten? • Hoe legt u de bewaartermijnen vast van documenten t.b.v. de archiefwetgeving? • Hoe gaat u om met goedkeuringen / versies / revisies? • Hoe wordt omgegaan met digitale links tussen documenten? (bijv. Excel tabellen of XREFs in AutoCAD) • Hoe is de organisatorische beveiliging van digitale documenten geregeld? 2. Waarmee; met welke middelen & structuren beheren jullie? • Wordt er gebruik gemaakt van een projectarchief • Is dit een kast, ordners, verdeeld over afdelingen, gecentraliseerd • In welk systeem worden documenten geregistreerd? (Word Excel, Database, DMS, EDM/PDM) • Database: Oracle, Sybase, Dbase, Access • DMS: welke? • EDM/PDM: welke • Scant u documenten om ze vervolgens digitaal te beheren? 3. Hoe gaat dat; wat gaat goed en wat zijn de knelpunten? • Wat loopt er goed? • Is men tevreden over de (digitale) archiefsystemen? • Zijn er problemen in het terugzoeken van documenten? • Zijn er wel eens documenten of files kwijt • Wat zijn de knelpunten in de (digitale) archivering? • Hoe vindt de overdracht van het digitale archief plaats naar de DIV afdeling? Knelpunt? • Wat kost het documentbeheer en wat levert het op?


23

Toekomstige situatie 4. Wat wil bereiken? • Zijn er bepaalde doelen gesteld (beschikbaarheid, bereikbaarheid, etc) • Worden er op korte termijn veranderingen verwacht? 5. Waar heeft u behoefte aan? wat mist er (functioneel gescheiden RMA/DMS/PDM) • Is er behoefte aan verandering van organisatorische richtlijnen? Wat is hiervan de reden? • Is er behoefte aan verandering van systeemtechnische ondersteuning? Wat is de reden hiervan? • Waaraan wordt gedacht? Leven er ideeën hoe invulling kan worden gegeven aan digitaal archief beheer? • Bent u op de hoogte van de ontwikkelingen op het gebied van RMA/DMS? Wat kan dit voor u betekenen? 6. Tijdspad van eigen en gewenste ontwikkelingen • Wanneer wil e.e.a. gerealiseerd hebben? • Welke ontwikkelingen op het gebied van digitaal archief beheer zijn er gaande?

24


Bijlage B

Interviews

.............................................................................................

Interview gegevens, geordend per datum

DLB Datum: woensdag 16 januari 2002 Locatie: Maastricht Aanwezig: • Frank van der Heuvel, afdeling Nieuwe werken Infrastructuur, (Geo)Informatievoorziening en Advies, Geo-loket DLB, Beheer Centraal Technisch Archief DZL Datum: woensdag 23 januari 2002 Locatie: Middelburg Aanwezig: • Kees Schefferlie, afdeling RWI, AWO lid DON Datum: woensdag 13 februari 2002 Locatie: Arnhem Aanwezig: • Piet Geurtjens, medewerker projectenautomatisering, AWO lid • Martijn Heemink, projectleider wegontwerp (IXN) DNB Datum: vrijdag 15 maart 2002 Locatie: Den Bosch Aanwezig: • Matthijn de Vette, afdeling IVAS (Specialismen, ondersteuning en advisering) gegevensbeheerder, trekker ODM DZH Datum: woensdag 27 maart 2002 Locatie: Rotterdam Aanwezig: • Hans Bosman, hoofd automatisering ontwerpafdeling, lid AWO • Kees Neelen, automatisering ontwerpafdeling, applicatiespecialist RDIJ Datum: Donderdag 28 maart 2002 Locatie: Lelystad Aanwezig: • Hans Stasse, coördinator archief en registratuur (FD, Facilitaire Dienst RDIJ + RIZA) • Hill Rozeboom, PAT (Planvorming & Aanleg nieuwe werken), COGO lid, Relatiemanager van dit project • Jan Kersten, CAD nieuwe werken, AWO lid


25

DUT * Datum: Donderdag 28 maart 2002 Locatie: Nieuwegein Aanwezig: • Harry Tieman, Ontwerpafdeling, AWO lid • Marcel van Montfoort, Ontwerpafdeling. Aandachtgebieden: automatisering, control, bedrijfsvoering, management informatie. Projectleider “Technisch Documentbeheer” BD Datum: donderdag 4 april 2002 Locatie: Utrecht Aanwezig: • Hans Kieft, stafafdeling bouwinformatica. Disciplineleider deelgebied Informatie Voorziening DNN Datum: vrijdag 19 april 2002 Locatie: Leeuwarden Aanwezig: • Pieter van der Ploeg, Ontwerpafdeling, AWO lid, projectbegeleider van dit project. • Otto Bruggink, Projectleider bij afdeling WXT • Harold Slomp, Coördinator Documentaire Informatie Voorziening DNH Datum: dinsdag 23 april 2002 Locatie: Haarlem Aanwezig: • Marco Nijman, Ontwerpafdeling TZO, werkgroep archivering • Robert Baten, functioneel beheer CAD directie Noord-Holland, AWO lid MD ** Datum: woensdag 24 april 2002 Locatie: ’s Heer Arendskerke (Zeeland) Aanwezig: • Piet Hollestelle, AWO lid • Melanie Heffelaar, Achief en Documentbeheer. • Rinus Polderman, Oracle specialist * Opmerking bij DUT: De weergave die geschetst word is die van VI. Binnen de WED wordt er anders met tekeningen omgegaan. Er worden verschillende coderingen gebruikt bij droog en nat. Bij droog wordt voor het beheer gebruik gemaakt van een Excel bestand. Bij nat wordt een tekeningbeheerpakket gebruikt. Binnen nat is er ook nog onderscheid tussen werktuigbouwkundige en elektrotechnische tekeningen. Situatie WED: er worden door de WED geen tekeningen overgedragen ter archivering aan SX. Alleen als het bestekstekeningen zijn die dus deel uitmaken van een bestek. Alleen analoog. Projectleider is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de tekeningen. Opdrachtgever, afdelingshoofd spelen geen rol. Archivering gebeurt digitaal op de netwerkserver. Mappenstructuur per object en project. ** Opmerking bij MD: alhoewel de situatie van de Meetkundige Dienst niet vergelijkbaar is met die van de overige Directies, is de vele uitwisseling van digitale informatie die tussen RD’s en MD plaatsvindt en het specialisme in ICT voldoende reden voor een gesprek geweest. Voor meer informatie omtrent GIS wordt verwezen naar http://www.venwnet.minvenw.nl/gisplaza/

26


Huidige situatie 1. Wat doen jullie nu (met digitale bestanden) Waar (in) worden documenten bewaard? DLB Dynamisch (digitaal) op het netwerk, beschermd met leesrechten, te managen via Explorer. Statisch op CD Rom. De bestanden (projectgegevens) worden tevens analoog op microfilm bewaard. DZL Tijdens productie fase op het netwerk, jaarproductie op 10 CD’s, bestekstekeningen die naar Den Haag gaan op film/calque (tevens worden van de tekeningen microfilms gemaakt door van Buuren, Lelystad) DON Alle Autocad tekeningen bewaren we in AutoEDMS (Document Management System) Op dit moment op 1 server, maar men wil er een aparte fileserver van 150 GB voor aanschaffen. Dit ivm backups, maar ook als licentieserver. DNB - Digitaal op lokale server (Ook diskette’s en CD’s) - Analoog: kalk - papier - Microfiche DZH Document is een papieren stuk, een digitaal bestand kan breder zijn. We hebben het over tekeningen en bestanden. Er zijn veel 3D modellen. Staan op het ontwerpsysteem; na afronding wordt er een CD gemaakt die bij het projectdossier wordt bewaard. Dit is geen archivering; we houden daar niet allemaal informatie van bij. Tekeningen worden allemaal digiaal gemaakt. De afdruk met de handtekening zit in het projectdossie. De meta-informatie wordt door de archiefman bewaard. Hou registreerd met een nummer alle tekeningen, en legt een microfilm set aan (ook op HK, 3 sets) van alle tekeningen. Digitaal gebruikt men een digitaal archiefsysteem, met synchronisatie onderhoek. (zelf in VB gemaakt). Gebaseerd op Internet, met viewer De presentatie kan per plot verschillen (replr technisch gezien). Digitale archief: scheelt tijd om te wijzigen. In meta-informatie staat wat er gewijzigd is. RDIJ Opmerking vooraf: document ≠ digitale tekening! Op netwerk en in kasten. Is per project/ per projectmedewerker geregeld, iedereen organiseert het voor zichzelf. DUT - Analoog: in kasten - Digitaal op server, directory structuur ingedeeld per jaar BD Projectshares. DNN Op server en op CD’s DNH Digitale tekeningen worden bewaard in project directory op server en back-up tapes MD Oracle Database. MD denkt overigens niet in documenten. Eigenlijk beheerd de MD maar één document (“heel Nederland” zit in database). Van de database wordt niet de geschiedenis bijgehouden. Op die manier heb je altijd de meest actuele situatie. Mocht het nodig zijn te reconstrueren hoe het vroeger was, dan kunnen oude luchtfoto’s geraadpleegd worden. Welke gegevens worden per type document en per type file vastgelegd? (attributen, verplicht, niet verplicht) DLB Zie Tekarch DZL Zie tekeninghoofd AMW (Auto Manager Workflow 6.1 van Cyco) DON Inhoud tekeninghoofd, gebruik RTW. + zoekgegevens archiefbeheerder DNB - Hele lijst: alle dé gegevens in digitaal beheersysteem, verplicht ? - (Blok, gebied, nadere locatie en bladnr.) DZH Titelhoofd, eTransmit commando van AutoCAD 2002I (alle instellingen), X-refs nodig, font files etc nodig. Metagegevens in titelhoofd gestandaardiseerd in RTW. RDIJ Tekeninghoofd gebaseerd op (oude) RWS richtlijn. DUT Volgens Tekarch. Voor CAD tekeningen meta data zoals beschreven in project technisch tekeningenbeheer (ANIO) BD Voor kantoor documenten eigen Acces applicatie BD DRS, met verplichte velden volgens het kwaliteitssysteem “Elementair” DNN Afhankelijk van afdeling. Over het algemeen volgens WDF, een “doorontwikkeling” van Tekarch.


27

DNH MD

Middels RX index. (zonder koppeling naar de plaats van de digitale tekeningen) n.v.t. Wel hebben objecten bepaalde attributen.

Wordt er een coderingsystematiek gebruikt voor het vastleggen van de documenten? DLB Zie Tekarch DZL Zie tekeninghoofd AMW DON ONIX nummers (Oost-Nederland afdeling IX) DNB NBIV nummer : Noord-brabant = NB; Afdeling = IV; Jaartal = 2002; Afdelingscode (50-tallen) = 50; Volgnummer = 001 DZH RTW RDIJ Ja, die van het Centraal Archief DUT Ja. Naamgeving bij ontwerpafdeling: Afdeling – jaar – wegnr. – volgnr. (– versienr. bv. A, 01 of datum)(dit geldt voor de droge afdeling ANIO gaat dit jaar nog over op een codering erg lijkend op TTB codering, ANC gebruikt nog geen codering, AND heeft een codering opgezet gerelateerd aan de lokatie en onderdeel)) BD Ja, diverse. Afdelingscoderingen. Codering van tekeningen verschilt met overige documenten. DNN Volgens WDF tool DNH Tekeningnummer: NHTZ-2002-71…. Worden pas afgegeven als tekening af is. In geval van uitbesteding worden er wel reserveringen gevraagd voor tekeningen nummers. MD n.v.t. Zijn er meerdere coderingsystematieken in gebruik en past u soms dubbele coderingen toe? DLB Nee DZL Ja, op tekening (Bijvoorbeeld Bouwdienst nummer in het hoofd als het een Bouwdienst bestek is, maar eigen (AMW) nummer net buiten het tekening kader) DON Dubbele codering bij tekeningen van derden (zit ook in RTW) DNB - We registeren de coderingen van derden - Voor de tekeningen hebben we er één per afdeling, ook overlap - Voor de objecten etc. zijn er meerdere (TISBO – DISK – ITSM etc) DZH Neen, alleen het ZHTX nummer = tekeningnummer van DZH RDIJ Stempels van ingenieursbureaus staan boven tekeningen (stukje reclame), inclusief nummer DUT Nee, geen nummer van ingenieursbureaus erop. (bij ANIO wel, in de tekenhoofden en in het archiefsysteem is er ruimte voor de projectcode van het ingenieursbureau, als de tekeningen bewerkt worden krijgen ze een RWSDUT stempel) BD Ja. In het documentbeheersysteem Axalant heeft een tekening één unieke naam (de cid, computer id = database code), daaraan kan je meerdere logische namen koppelen. DNN Volgens WDF tool DNH 1 coderingsystematiek. MD CTE code van CROW (Classificatie Topografische Elementen) Wie zijn de betrokken personen bij documentbeheer? DLB CBE, DLB, lokale databeheerder, zie http://intranet:[email protected]/rws/dlb/start/Organisatie/Orga nogram/AfdelingsIndex.asp?NewsAfdelingID=35&module=CBE DZL Tekenaars en projectleiders DON Archief en nieuwe werken DNB Alleen ik voor tekeningen bij IVA, NDM door centraal-DNB DZH Alle producenten RDIJ Alle projectmedewerkers + FD (= Facilitaire Dienst) DUT Opsteller, projectverantwoordelijke, tekeningenbeheerder (ANIO) daarna wordt het overgenomen door projectleider, dienstkring en archief. Digitaal blijft er wel een kopie bij zowel DUT als dienstkring, ter overbrugging van de “momentopname” van de Meetkundige Dienst (?, dit bergrijp ik niet, gaat het over DTB en GIS informatie?) BD In principe iedereen DNN Iedereen

28


DNH MD

Afdeling ondersteuning Iedereen; onderscheid naar verantwoordelijkheid is beter

Voor wie wordt er gearchiveerd? Is de klant tevreden? DLB Voor projecten binnen RWS DLB; ja. DZL Tekenaars en projectleiders, ja DON (enge vraag…. )Archief en nieuwe werken, en zij zijn tevreden. Het echte nut moet nog bewezen worden, of men snel tekeningen kan terugvinden zal over een jaar blijken. Wel is het al heel nuttig voor nieuwe medewerkers gebleken, die direct alle bestanden van een project kunnen vinden. DNB - De hele afdeling en de directie - Nee, ze kunnen (zelf) niks terugvinden DZH Voor DZH zelf en dienstkring, zijn tevreden. RDIJ Voor het nageslacht, voor de verantwoording, voor jezelf DUT In eerste instantie voor jezelf, later voor anderen. Ervaren gebruikers weten de weg en zijn dus tevreden (AutoCad tekeningen worden gelijk voor iedereen opgeslagen andere documenten worden binnen ANIO zoveel als mogelijk in het projectarchief op de gedeelde netwerkschijf bewaard) BD Voor de BD èn de RD’s. Klanten zijn tevreden. DNN Voor jezelf. Als je jezelf als klant ziet kan gesteld worden dat de klant niet tevreden is met huidige manier van werken; systeem is niet helder DNH TZO, is niet bekend. (intern wel) MD Via internet beschikbaar stellen van gegevens is het streven. Wat wordt binnen het project (secretariaat) geregistreerd en wat wordt binnen DIV geregistreerd? DLB Technische tekeningen bij CBE en rapporten (bestek) bij DIV DZL DIV registreert alle officiële in –en uitgaande stukken. In de projecten is het (in de praktijk) niet zo strak geregeld. DON Geen idee DNB - Project: Alle project zaken, tekeningen ? - ? IVA(S): Alleen de definitieve tekeningen DZH Pas als project is afgerond. Uitgaande post staan in projectdossier, maar worden ook centraal opgeslagen. RDIJ Dat verschilt per projectsecretariaat, afhankelijk van de discipline. Soms worden documenten zelfs naar het huisadres gestuurd; de FD (DIV) komt er dan niet aan te pas! Met name digitale documenten ontspringen de dans. DUT Projectsecretariaat: werktekeningen SXP (Martin Veen): tekeningen die met brief weggaan (bestekstekeningen) BD Alle projectdocumenten worden gedurende de levensloop door projectmedewerkers beheerd, na afsluiting van het project wordt het overgedragen aan de DIV afdeling, waarbij het archief wordt opgeschoond. DNN Project directory op server. Melding van tekening in NDM DNH Zie voorgaande vragen. Producten van TZO worden niet rechtstreeks bij de DIV geregistreerd. MD Contractstukken, niet de tekeningen Registreert de postkamer ook documenten? DLB Ja, middels NDM DZL Ja, maar op een ander systeem en niet inhoudelijk DON Geen idee DNB ja in NDM (niet toegankelijk voor mij) DZH Ja, adres. Uitgaand en inkomend RDIJ Ja, kantoordocumenten in “InfoSource, tekeningen in “perfectview” een doorontwikkelde Acces-applicatie. Perfectview staat binnen RDIJ met name bekend als het adresboek. DUT In- en uitgaande post (interne documenten niet). De papieren situatie is op orde en is nog steeds de officiële weg. Door de nieuwe middelen die er zijn wordt die echter steeds minder bewandeld. Digitaal is het helaas een chaos!


29

BD DNN DNH MD

Soms, maar in principe worden ze decentraal beheerd Papier loopt goed Geen digitale tekeningen Nee

Zijn er voorschriften voor documenten (inhoud, lay-out, codering) en files? DLB RTW DZL Ja DON RTW en AutoEDMS DNB - RTW - WOCAD - K-zorg DZH RTW RDIJ RTW niet. Wel standaard kaders, layers zijn per discipline geregeld DUT RTW, handboek Utrecht (alleen tekeningen, voor de rest natuurlijk huisstijl) BD RTW voor tekeningen. Hoofdstuk uit kwaliteitssysteem voor documenten DNN RTW gepland voor na de zomer vakantie van dit jaar, eerst invoering van AutoCAD 2002 DNH UT = Uniformiteit tekeningen. Afdeling TZO implementeert dit jaar RTW MD Volgens richtlijnen van de WOCAD gebruikersgroep Zijn er interne en/of externe richtlijnen voor digitaal documentbeheer? Hoe worden deze richtlijnen naar onderaannemers gehanteerd? DLB Arch 2000 wordt inderdaad ook aan de uitbesteding/externen voorschreven en gebruikt. DON Ook derden dienen gebruik te maken van RTW DZL Ja; nummering kan opgelegd worden aan onderaannemer DNB Aanvullende richtlijnen AutoCAD RWS DZH Landelijke richtlijn. DCK Dutch Country Kit = inhoudelijke standaard voor MX (is eigenlijk een 3D RTW, is ook vanuit RWS ontstaan) En RTW = standaard voor tekeningen (2D) RDIJ Archiefwet DUT Geen officiële directiebrede richtlijnen, bv. VIVO wil AC 2000 BD Onderaannemers krijgen nummering DNN Wordt aan gewerkt, er is een p.v.a. voor een werkgroep. Verder staan er natuurlijk richtlijnen in het kwaliteitssysteem DNH * Intern; 1) tijdens ontwikkeling staan bestanden in projectdir. Het eindproduct wordt opgeslagen in dir. Klaar binnen de projectdir. Twee keer per jaar worden de dir. Klaar op CD-ROM gezet. * Extern; niet bekend. MD Qua codering & nauwkeurigheid bestaat de “Meet & Verwerkings Instructie” (ook wel inwininstructie of DTB handboek). Deze wordt ook door onderaannemers gehanteerd. Hoe specifiek zijn deze richtlijnen voor ? DLB ? DZL Wordt RTW DON Alleen AutoEDMS voor DON, RTW is landelijk. Archiefwet voor het Archief (ieder z’n richtlijn!) DNB - Gedetailleerd - Hoe goed worden ze gecontroleerd door het project ?? DZH Niet RDIJ Per (vak)discipline een standaard DUT Bepaald ieder voor zich, in de toekomst vanwege het project “Technisch Documentbeheer” dus niet meer. BD Richtlijnen zijn voor wat betreft tekeningen specifiek. (Optegra, Axalant) DNN Als het p.v.a. voor de werkgroep wordt opgepakt, zullen er ongetwijfeld richtlijnen geformuleerd worden. DNH Bestaan geen centrale afspraken over. UT (Uniformiteit tekeningen) is van TZO

30


MD

Meet & Verwerkings Instructie geldt voor MD

Hoe wordt omgegaan met documenten die van buiten de organisatie komen zoals e-mail? DLB Mits bovensectoraal geo-gegeven, dan archivering op CD DZL Hangt er vanaf wat het voorstelt DON E-mails niet opslaan, belangrijke informatie altijd in bijlage DNB Niet DZH Digitale tekeningen van derden alleen via een gebrande CD, krijgen een DZH identificatie. Aannemer registratie blijft erbij (stukje boven het hoofd). RDIJ Opmerking: via ftp komen er ook bestanden binnen. Hoe met documenten van buiten wordt omgegaan is ter beoordeling van degene die het binnen krijgt. DUT Als ’t bestand belangrijk is wordt het in een directory geplaatst. Zodra de informatie geplot is, wordt het digitale bestand al snel verwijderd. (Bij ANIO niet) Als contractueel is afgesproken dat informatie digitaal wordt aangeleverd, wordt een CD-ROM gewenst. (CD rom heeft altijd wel voorkeur) BD Zie VenW brede richtlijn emailverkeer (http://www.venwnet.minvenw.nl/cend/doi/informatievraagstukken/VWfolder.pdf ) DNN Er zijn richtlijnen voor emailverkeer, daarin wordt veel verantwoordelijkheid aan de medewerkers gelaten, wat er weer toe leidt dat iedereen er een eigen invulling aan geeft. DNH Tekeningen kleiner dan 8 MB worden door de E-mail ontvanger als tussenproduct verwerkt. MD De attachments die bij de email zitten worden gezien als tussenproducten. Die worden tijdelijk opgeslagen (“C:\Temp”) en nadat ze in de database zijn ingevoerd verwijderd. Verschilt de archivering per project? DLB Nee, gebeurt centraal. DZL ja DON Ja DNB Geen idee maar vrees van wel DZH neen RDIJ Ja, nogal DUT Duidelijk. Archivering van MX heeft binnen de projectomgeving een eigen structuur BD In principe niet, in de praktijk wel. Zie werkwijze projectarchivering in hoofdstuk documentbeheer van kwaliteitssysteem DNN Ja DNH Verantwoordelijkheid ligt bij het bureauhoofd MD n.v.t. Verschilt de archivering van lijnen project documenten? DLB Nee DZL Ja DON Het projectmatig werken zit vrij goed tussen de oren, dus projectarchieven zijn over het algemeen wel in orde. Stafverslagen zijn ook wel ergens te vinden, maar dit is niet gereguleerd. DNB Volgens mij niet DZH Ja, lijn altijd gearchiveerd en project aan einde project RDIJ Ja. Bij afloop van een project zijn projectdocumenten goed geregeld. Lijndocumenten niet. DUT Ja BD Ja, zie structuurplan DIV DNN Ja DNH MD n.v.t. Bij overdracht verschuift verantwoordelijkheid. Bewaren hoeft niet, volgens de regels. Hoe legt u de bewaartermijnen vast van documenten t.b.v. de archiefwetgeving?


31

DLB DZL DON DNB DZH RDIJ DUT BD DNN DNH MD

Termijnen liggen vast per object Alle documenten worden bewaard; servers zijn groot genoeg! Uitzoeken kost meer! Geen idee -> daar is het archief voor! Bovendien bewaart men liever alles. In SmarTeam, maar ben het niet eens zoals het nu is gedaan in de nieuwe versie zorg ik dat het beter klopt. Geen idee, doet de DIVer BSD RWS, wordt gedaan door FD Doet SXP (rollen tekeningenkast naar hem toe) Zie werkwijze projectarchivering BSD => activiteitenlijst Volgens de wetgeving n.v.t.

Hoe gaat u om met goedkeuringen / versies / revisies? DLB Autorisaties + versiebeheer DZL Nieuwe versie nieuw nummer DON Wordt geregeld door AutoEDMS (voor tekeningen) DNB Ik niet ik krijg alleen definitieve en vraag dan wel om een handtekening van de projectleider DZH In het tekeningnummer opgeslagen. (A, B etc en datum) RDIJ Is vastgelegd in de AO(administratieve organisatie) procedures van de afdeling. Dit punt heeft de aandacht, met name de digitale “as build” tekeningen van buiten. DUT Dat doet ieder op z’n eigen manier. Tekeningen gaan pas naar buiten als er officiële goedkeuring is. BD Bij tekeningen via “EDM” DNN Er wordt aan versiebeheer gedaan. Probleem is echter dat soms niet duidelijk is wat de laatste versie is; “versie 6, maar is versie 7 er al?” DNH Goedgekeurde tekeningen worden voorzien van een handtekening en tekeningnummer en worden analoog opgeslagen. De afdeling maakt geen gebruik van digitale handtekeningen. Digitale tekeningen worden zonder handtekening opgeslagen in de dir. Klaar binnen de projectdir. Bij revisies krijgt de tekening een nieuw tekening nummer en de oude vervalt. MD In database wordt geschiedenis niet bewaard, zodat je altijd de meest recente versie hebt. Wel is men bezig om datums aan de objecten te koppelen, om te zien hoe recent ze zijn. Update van de database gebeurt aan de hand van opdrachten en verzoeken. Hoe wordt omgegaan met digitale links tussen documenten? (bijv. Excel tabellen of XREFs in AutoCAD) DLB Archief kent geen links. Tekening wordt gebonden. Wel nummers van bijbehorende briefdocumenten bijsluiten. DZL Bij archivering binding toepassen DON X-refs alleen in werktekeningen, zodra akkoord automatisch gekoppeld DNB Niet, dat mag nu niet alle tekeningen zijn “gebind” DZH Binden wordt zo groot. Met eTransmit kunnen je alle informatie (ARX DBX worden allemaal gebruikt. Alle files erbij. RDIJ Moeilijk in AutoCad 14 DUT “Binden”. Lukt alleen niet met foto’s è foto erbij archiveren (altijd koppelen, Gis schijf heeft de originele dtb's die aangeleverd worden door MD) we zijn wel bezig met foto's (ism GIS) BD Bij archivering “binden”. DNN Persoonsafhankelijk. Vaak binden, maar je kan de X-refs ook in stand houden door de bestanden waar je naar verwijst ook op de CD te branden. DNH Geen links, oftewel “binden” (kennis erbij) MD n.v.t. Hoe is de organisatorische beveiliging van digitale documenten geregeld? DLB Door databeheerders. DZL Op NT en AMW niveau

32


DON DNB DZH RDIJ DUT BD DNN

DNH MD

Niet zo best - Alleen ik heb rechten om daar te schrijven etc. - In SmarTeam is dat helemaal ideaal, registratie wie, wat, waar en wanneer Read only op tekeningen archief systeem. Beveiliging tegen kwijtraken bestaat uit analoge opslag. Tekeningen zijn makkelijk wijzigbaar Via rechten op projectshare “Shares” en wachtwoorden. Verder maakt automatiseringsafdeling (WX, DXI) iedere nacht Back-ups. Voor hacker beveiliging wordt verwezen naar de intranetsite over informatiebeveiliging en VIR http://www.ib.venwnet.minvenw.nl/ Het origineel hangt analoog in de kast, waar alleen de beheerder bij kan. Verder zijn er rechten op shares en worden er back-ups gemaakt * Backups naar CUC (Computer Uitwijk Centrum) in Lelystad * Hackers zijn nooit 100 % uit te sluiten

2. Waarmee; met welke middelen & structuren beheren jullie Wordt er gebruik gemaakt van een projectarchief DLB ?!? DZL Afhankelijk van project DON Ja DNB Per project DZH Ja RDIJ Ja DUT Ja (Tekeningen nog niet, per juni/juli 2002 wel ANIO) BD Ja DNN Ja DNH Ja, lopende projecten worden beheerd door de ontwerpbureaus. MD Nee; centrale database Is dit een kast, ordners, verdeeld over afdelingen, gecentraliseerd DLB … DZL Beide DON Kast met ordners per project DNB Ordner neem ik aan DZH Kast per project (bij TXE, de projectmanager heeft ook een archief, TXE heeft voor het ontwerp ook een archief, de PM geeft een opdracht voor het ontwerp). RDIJ Kast met ordners per project. De grotere projecten hebben hiervoor een medewerker. DUT Ja. Gecentraliseerd: SXP (projectarchief wordt per projectleider onderhouden en niet door SXP- ANIO) BD Kan allemaal. Afhankelijk van project/lijnarchief DNN Project(leider)afhankelijk. Dit kan problematisch zijn bij wisseling van personen, wat eerder regel is dan uitzondering. Digitale bestanden op CD zetten is in ieder geval geen goede oplossing, want die CD verdwijnt in een bak en de tekening vind je nooit meer terug. DNH MD In welk systeem worden documenten geregistreerd? (Word Excel, Database, DMS, EDM/PDM) DLB In Tekarch 2000, per project DZL Tekeningen in AMW, NDM voor DIV DON Excel DNB NDM en SmarTeam DZH Tekeningen Database RDIJ (lees documenten = tekeningen) In Perfectview, centraal. Puur op papier! DUT NDM, soms Excel/Access, verkenner è staat voor iedereen vrij BD MS Access (BD DRS), Optegra, Axalant


33

DNN DNH MD

Lijsten met mappen. Projectsecretarissen, het Centraal Punt, bedrijfsbureaus en de afdeling RV (bestuurlijk juridisch) houden lijsten in Word of Excel bij. RX index = Excel InfoCAM (pakket afkomstig uit Zwitserland) is de pre-/postprocessor voor de database

Database: Oracle, Sybase, Dbase, Access DLB Tekarch 2000 = Access applicatie DZL AMW: Dbase-compatible database DON Geen DNB Oracle (,maar anderen kunnen ook) DZH Database, meestal Access RDIJ DUT BD Zowel Optegra als Axalant maken gebruik van Oracle DNN DNH Acces MD Oracle DMS: welke? DLB … DZL AMW DON AutoEDMS DNB SmarTeam DZH Neen RDIJ DUT BD nog niet. (verwijzing naar projectbureau DIA http://www.venwnet.minvenw.nl/cend/faz/home/fmkennis/ap/dia/index.htm ) DNN DNH MD n.v.t. Als je de topografische elementen ziet als documenten, dan is InfoCAM het DMS EDM/PDM: welke DLB … DZL Geen DON Geen DNB SmarTeam DZH Neen RDIJ Voor facturen zijn ze wel met workflow bezig DUT BD Optegra + Axalant DNN DNH Geen PDM systeem. Overigens worden wel enkele “standaardcomponenten” in bibliotheken bewaard. Zo hoeft niet steeds het wiel opnieuw uitgevonden te worden, dit lijkt op PDM. MD Scant u documenten om ze vervolgens digitaal te beheren? DLB Nee DZL Soms DON Nee DNB Ja, maar alleen de analoge. scan in .tiff formaat kan problematisch zijn, bv. 0.18 lijnen vallen soms weg DZH Nee (wel van plan) RDIJ Ja, archief zet ze soms om in .pdf. In AutoCad 14 is direct 1 op 1 converteren naar .pdf haast niet mogelijk DUT Archief maakt alleen omschrijving, niet om het te beheren

34


BD DNN DNH MD

Nog niet - (heel soms wordt er gevectoriseerd) Komt (nog) niet voor. Gaat wel gebeuren, niet alleen om snel op afstand over tekening te beschikken, maar voornamelijk om ruimte te besparen. Ja, luchtfoto’s. Daarbij ontbreekt hoogte-info, vandaar dat nu gebruik gemaakt wordt van lasers en stereometrie

3. Hoe gaat dat; wat gaat goed en wat zijn de knelpunten? Wat loopt er goed? DLB … DZL Alles DON Autocad DNB ja DZH .. RDIJ Projectarchivering DUT Zolang er geen problemen zijn gaat het goed. Pas als een tekening niet wordt teruggevonden is er een probleem BD In principe loopt het goed DNN Door de automatisering ligt de tekeningenproductie hoger dan vroeger. Het beheer is hiermee echter recht evenredig afgenomen! DNH Het analoge archief MD Het enige wat fout kan gaan is dat per ongeluk een oud bestand teruggezet wordt in de database Is men tevreden over de (digitale) archiefsystemen? DLB ja DZL ja DON Ja, met wat vraagtekens DNB nee DZH ja RDIJ het is nog analoog (en daar is men tevreden mee) DUT Zelfs als men niet tevreden is zal je het niet snel te weten komen; men hangt niet graag de vuile was buiten! Zolang tekeningen vaak genoeg worden teruggevonden is geen signaleringssysteem dat aangeeft dat het digitale documentbeheer beter moet. BD Ja, voorlopig is papier nog leidend. DNN Nee DNH We hebben geen digitaal archief MD Ja, alleen de snelheid van datalijnen mag wel beter Zijn er problemen in het terugzoeken van documenten? DLB … DZL nee DON Geen tekeningen, andere documenten geregeld DNB Volgens “één systeem” opgeslagen DZH nee RDIJ Dienstkringen beheren helemaal niets. Soms worden projecten te vroeg overgedragen, dit leidt dan tot veel zoekopdrachten DUT Ja. Door de door automatisering toegenomen productie (van concepten) groeit ook de noodzaak voor een beheersysteem! BD Digitaal ongetwijfeld wel. Met papieren archieven bijna nooit DNN DNH In principe niet. MD Nee Zijn er wel eens documenten of files kwijt DLB … DZL Zeer zelden DON Ja DNB ja


35

DZH RDIJ DUT BD DNN

DNH MD

nee Nee Komt voor. Backup systeem biedt dan uitkomst. Als het echt problematisch was geweest, had er wel meer vaart achter digitaal tekeningenbeheer gezeten. Ongetwijfeld Komt voor, CD’s met tekeningen verdwijnen soms “in blau hinein”. Maar je hebt niet alleen te maken met het kwijtraken van tekeningen, maar ook met tijdsverlies als gevolg van het terugvinden, converteren en opwerken van tekeningen. Is wel eens voorgekomen. Nee. Op dit punt is men extra scherp vanwege accountantscontrole

Wat zijn de knelpunten in de (digitale) archivering? DLB Versie formaten, GIS gegevens DZL Naleving procedures (mensen met veel rechten kunnen ze omzeilen en dat zijn net de personen die ook heel veel in de workflow moeten doen, dus dat schiet er wel eens bij in, maar de inschatting of dat kan wordt wel gemaakt) DON Niet beslissen wat wel en wat niet, geen goed beheer DNB Je kan een feit archiveren, maar zoek dan de bijbehorende feiten er maar bij DZH Nee, Overgang van 14 naar 2002, omdat de structuur veranderd is (kleur bepaald niet langer de dikte op een afdruk) RDIJ Draagvlak. Verder is er behoefte aan workflow DUT Het ontbreken van structuur en afspraken BD Gebrek aan ondersteuning door systemen DNN Conversie, zoekmechanisme DNH Dat het er niet is. MD Hoe vindt de overdracht van het digitale archief plaats naar de DIV afdeling? Knelpunt? DLB … DZL Nog geen digitale overdracht DON Sluit volgens mij op elkaar aan DNB - Ad hoc - Niet juist en vaak “intern” niet voldaan aan de regels DZH geen knelpunt RDIJ Digitaal wordt niet overgedragen! DUT BD Wordt straks geregeld via RMA/DMS. Nu nog papieren overdracht (geen knelpunt) DNN Alhoewel een regel in de archiefwet zegt dat het digitale origineel bewaard moet blijven, is dit vanwege de “digitale duurzaamheid” een probleem. Data verouderd en om nou een computer in een kluis te gaan bewaren… DNH Er vind geen overdracht plaats TZO => DIV. MD Wat kost het documentbeheer en wat levert het op? DLB … DZL Veel - veel DON Geen idee DNB - Kost behoorlijk, maar “ondergeschoven kindje” ? - Zou meer kunnen kosten, maar dan levert het ook op - Momenteel veel ergernis DZH het levert files op RDIJ Kost niet alleen veel geld, maar ook menskracht. Het levert terugvindbaarheid op. DUT Misschien levert het niets op. Terugvragen gebeurt niet. Grootste winst zou zitten in een verbeterd beheer voor de dynamische fase. (het kost nu vooral veel tijd) BD ?? DNN Je moet over inspanning praten. De mogelijkheid dat een digitaal beheerssysteem zich terug gaat betalen is er. DNH Is nooit geïndexeerd. Archief heeft eigenlijk een soort loketfunctie en dat bewijst zich pas als er veel zoekvragen zijn.

36


MD

Bijhouden kost tijd. Pas bij terugzoeken betaald ’t zich terug

Toekomstige situatie 4. Wat wil bereiken? Zijn er bepaalde doelen gesteld (beschikbaarheid, bereikbaarheid, etc) DLB Nee DZL Systeem (AMW) moet van buitenlocaties makkelijk geraadpleegd kunnen worden, ook inhoudelijk op tekeningen niveau. DON Alle Autocad bestanden hierin beschikbaar DNB - Archief kloppend krijgen - Verbeter slag functionaliteit - Centraal archief met decentrale “vaults” DZH Het verdwijnen van fysieke media RDIJ Meer digitaal is wenselijk, maar om dit te realiseren moet het wel door ’t management gedragen worden DUT Project “Technisch Documentbeheer”. Betrouwbaar en snel technische documenten bereiken. Workflow van ontstaan tot archivering. (maar we praten hier alleen over tekeningen nog niet over alle andere digitale documenten) BD Ja DNN Het “4e kwadrant” m.b.v. een werkgroep invullen. Eerst de situatie inventariseren, daarna richtlijnen en daarna een heldere situatie DNH Alle analoge bestekstekeningen worden gescand, alle tekeningen analoog en digitaal worden gemicrofilmd. Ook wordt als doel gesteld dat RX index implementeert wordt in het TZO archief programma. Ten aanzien van de dynamische fase is er eigenlijk geen beleid, omdat de behoefte van DMS voor tekeningen niet “gedragen” wordt. Een bureauhoofd draagt de papieren tekening over en daarmee houdt de formele verantwoordelijkheid op. Zijn hoogste prioriteit is om de tekening op tijd te leveren, hij zit dus niet te wachten op de problemen die het invoeren van een DMS met zich meebrengt (fte beheerder, kosten software, verantwoordelijkheden) MD Alle informatie in de database via internet voor opdrachtnemers met viewer beschikbaar stellen Worden er op korte termijn veranderingen verwacht? DLB CBE (zie verslag) DZL Nee (verhuizing 2004) DON Nee DNB - Ja, implementatie nieuwe versie SmarTeam met uitgebreide functionaliteit - Daarna vullen en optimaliseren DZH Ja, continue aan het veranderen. Directies wel betrekken bij veranderingen; voordelen moeten duidelijk zijn RDIJ * Updaten van AutoCAD 14 naar 2002 (zonder CADmap) * Bestekken online DUT Zie 6. (niet op korte termijn helaas) BD Ja, invoering RMA/DMS (VenW/RWS breed) DNN Het invoeren van AutoCAD 2002 met CADmap, voor de zomervakantie DNH De bovengenoemde doelen moeten naar verwachting eind 2003 zijn gerealiseerd MD Juli 2002 zal ESRI (= RWS GIS leverancier) InfoCAM vervanger 5. Waar heeft u behoefte aan? wat mist er (functioneel gescheiden RMA/DMS/PDM) Is er behoefte aan verandering van organisatorische richtlijnen? Wat is hiervan de reden? DLB Nee, vanuit Geo gezien niet. Vanuit DIV echter wel! DZL Nee, die verandering is net geweest. RWI is voor WED en dienstkringen aanspreekpunt geworden wat betreft upgrades. DON Nee DNB Ik vind dat archief moet beginnen bij starten van een nieuw document (PDM?)


37

DZH

RDIJ DUT BD DNN DNH

MD

Er wordt weinig voorgeschreven, er is weinig dwang. Nieuwe manier is een drempel om te veranderen. Nieuwe werkwijzen moet je stapsgewijs invoeren. Liever 1x per jaar een stapje dan eens per 5 jaar een te grote stap. Is goed dat er vanuit het management richtlijnen komen; structuur, eenheid. Het overzicht (t.a.v. richtlijnen, systemen en werkwijzen) mist. (m.a.w. een KWALITEITSBEHEERSSYSTEEM) In principe niet, afhankelijk van implementatie RMA/DMS Welke organisatorische richtlijnen? Hiërarchisch (in lijn) of richtlijnen t.a.v. bestanden? Ja, in de praktijk is naar voren gekomen dat er tekeningen verloren zijn gegaan en zoektijden zijn te lang. Vastgestelde digitale tekeningen kunnen nog steeds digitaal gemuteerd worden. Niet direct behoefte aan verandering van richtlijnen, mede dankzij het handboek uitbesteding loopt het op dit moment goed

Is er behoefte aan verandering van systeemtechnische ondersteuning? Wat is de reden hiervan? DLB Nee DZL Zie 4. DON Nee DNB Idee: glasvezel netwerk van VIC net (http://www.venwnet.minvenw.nl/vicnet/) gebruiken voor snellere overdracht zware tekeningen DZH nee RDIJ Over de servercapaciteit en de spreiding daarvan (centraal/decentraal – automatiseringsafdeling RSA/projecten) bestaat discussie. Aspecten die hier bij spelen zijn eigendom van/verantwoordelijkheid over informatie, veiligheid (backups, leesrechten), herkenbaarheid. DUT Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van waar je hem stelt. Afdelingen zijn zelf functioneel verantwoordelijk. Over het algemeen is er behoefte aan snellere lijnen. BD Ja. Duurzame digitale opslag. (éénduidige eenmalige opslag) DNN Systeemtechnische ondersteuning is volgend. Maar er is wel behoefte aan een RWS centrale fileserver zodat ook de tekeningen van andere directies bekeken kunnen worden. Een centrale “kaartenbak” met verwijzingen naar vele fileservers is niet meer dan een tussenoplossing. DNH Ja, I.p.v. RX Index, Data manager. Dit is een programma die de tekening kan opzoeken en direct de digitale tekening kan localiceren. MD Sneller netwerk Waaraan wordt gedacht? Leven er ideeën hoe invulling kan worden gegeven aan digitaal archief beheer? DLB … DZL Voor RWI is dit voor tekeningenbeheer ingevuld met AMW DON Geen idee DNB SmarTeam als beheerder van de tekeningen van de wieg tot aan de dood (vernietiging) DZH RMA/DMS wordt aan gedacht RDIJ DUT Ja (zie 4.) BD RMA/DMS DNN Zie vorige antwoord DNH Ja, maar stapje voor stapje. MD Ja, niet meer met documenten werken, want dat zijn slechts afgeleiden van de database. Dit verschilt overigens met de situatie bij de RD’s. Bent u op de hoogte van de ontwikkelingen op het gebied van RMA/DMS? (verwijzing naar DIA http://www.venwnet.minvenw.nl/cend/faz/home/fmkennis/ap/dia/index.htm ) Wat kan dit voor u betekenen? DLB Nee (presentatie van geweest) DZL Nee, ook niet veel mee te maken. DIV afdeling misschien wel.

38


DON DNB DZH RDIJ DUT BD DNN DNH MD

Niet echt enigszins Ja, zelf bijhouden – DIA meter FD (Facilitaire dienst) wel, RSA wel, DT lid RS wel Ja. Ontwikkelingen RMA/DMS staan op dit moment los van 4e kwadrant Ja. Ondersteuning van documenten archiefbeheer Ja. Er wordt landelijk over nagedacht Onvoldoende, zeker op het gebied van digitale tekeningen beheer. -

6. Tijdspad van eigen en gewenste ontwikkelingen Wanneer wil e.e.a. gerealiseerd hebben? DLB ? DZL RWI heeft AMW DON Geen idee DNB Implementatie van SmarTeam 4.0 bij alle afdelingen binnen een jaar ? DZH Voor DMS is er nu al behoefte (ASAP??) RDIJ DIA komt eraan, maar er moet nog veel gebeuren DUT Eerst een draagvlakonderzoek voor het project “Technisch Documentbeheer”. Dat project stelt de volgende stappen voor: pilot van een jaar, gefaseerde implementatie en raamcontract. BD Snel, al vanaf 1998 DNN Vòòr de invoering van het RMA/DMS (zeg 2004) moet er zekerheid zijn DNH Eind 2003 MD zie 4. Welke ontwikkelingen op het gebied van digitaal archief beheer zijn er gaande? DLB … DZL Momenteel upgrade naar AMW 6 DON Geen idee DNB - Scannen en digitaal rondsturen - Online bestekken DZH Wachten op landelijke ontwikkelingen RDIJ DIA DUT BD 01-01-2003: proefimplementatie RMA/DMS. Hiervoor participerend in RMA/DMS traject vanaf 1998 DNN Formering van werkgroep ter invulling van 4e kwadrant. En dit project, toch? DNH Zie vragen hierboven. MD -


39

.............................................................................................

Colofon Uitgegeven door:

Bouwdienst Rijkswaterstaat

Informatie: Telefoon: Fax:

[email protected] 030-285 8163 030-288 8419

Uitgevoerd door:

M. Dreschler, Afdeling Bouwinformatica A. de Kok, EDS Solutions Consulting

BSW nummer: Oplage

BSRAP – R – 02023 1e druk juni 2002 40

Opmaak:

Standaard V&W Huisstijl, Versie 2.2.0

Datum:

Juni 2002

40


Analyse Digitaal Tekeningbeheer

Recommend Documents