ANALSIS SWOT EPASDIK PUSDIKLAT – KU DALAM RANGKA KEBUTUHAN DIKLAT KEMENKEU Oleh : Pandu Patriadi
I. A.
PENDAHULUAN Latar Belakang
Kementerian Keuangan Republik Indonesia (Kemenkeu RI) yang terdiri dari 11 Unit Eselon I dengan jumlah pegawai sebanyak 65.000 orang (data per Desember 2014) yang tersebar di seluruh Indonesia menghadapi permasalahan yang sangat komplek dan dinamis dari tahun ke-‐tahun. Hal ini terkait dengan lingkup tugas Kemenkeu RI yang sangat luas untuk menjadi pengelola keuangan negara, kekayaan negara dan bendahara umum negara (BUN). Untuk menghadapi kompleksitas tsb. diperlukan dukungan sumber daya manusia (SDM) yang mempunyai profesionalisme, kompetensi dan komitmen yang tinggi. Untuk itu diperlukan program pendidikan dan pelatihan (diklat) yang sesuai bagi kebutuhan (needs) Unit Eselon I sebagai unit pengguna (user) hasil diklat dan pegawai sebagai SDM Kemenkeu. Kebutuhan diklat Kemenkeu yang terdiri dari diklat hard skill dan soft skill harus dilaksanakan oleh Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan (BPPK) sesuai dengan PMK 184/ 2010 tentang Organisasi dan Tatakerja Kementerian Keuangan. Sesuai Tusi BPPK pada KMK 184/ 2010, BPPK diharapkan menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan (diklat) secara efektif, efisien dan sesuai dengan kebutuhan Unit Eselon 1 sebagai unit pengguna (user) dengan senantiasa melakukan penyempurnaan atas program-‐program diklat yang diselenggarakan. Penyempurnaan dapat dilakukan melalui optimalisasi fungsi evaluasi seperti evaluasi pasca diklat (epasdik). Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum (Pusdiklat KU) adalah Satu dari Tujuh Unit Eselon II di-‐lingkungan BPPK tentunya harus dapat melaksanakan penyempurnaan diklat melalui optimalisasi dengan menggunakan pendekatan evaluasi pascadiklat (epasdik) yang tepat dan berguna. Sehingga metode epasdik dapat dikembangkan untuk didedikasikan untuk memenuhi kebutuhan (needs) diklat Unit Eselon I Kemenkeu. Pada proses diklat BPPK menghadapi banyak permasalahan klasik pengelolaan diklat, hal ini tentunya menjadi masalah pada output diklat dan outcome diklat yang dihasilkan nantinya. Adapun permasalahan yang dihadapi terkait training process adalah : (i) Pada proses penyusunan kebutuhan diklat user atau training needs analysis (TNA) : adanya tidak konsistensi antara kebutuhan diklat yang diminta user dengan peserta diklat yang akan dikirim user. Hal ini terjadi karena dilingkungan Unit Eselon I belum disusun secara lengkap standar kompetensi jabatan (SKJ) unit masing-‐masing pegawai. 1
(ii) Pada proses pengembangan kurikulum dirasakan adanya distorsi antara program diklat yang telah disusun pada tahun sebelumnya dianggap tertinggal pada saat program diklat dilaksanakan. Hal ini dapat terjadi karena perkembangan yang cepat dan dinamis terkait perubahan-‐perubahan : peraturan perundang-‐undangan; kebijakan terkait; perkembangan ekonomi global; data dan informasi mutakhir, metode, tools analysis dan implementasi. (iii) Pada saat penyelenggaraan diklat (delivery), pada tahap ini kualitas dan kompetensi Tim Pengajar Diklat yang bisa terdiri dari Widyaiswara (WI) Kemenkeu, Pejabat Struktural Kemenkeu, Dosen Perguruan Tinggi, Konsultan atau Pakar di bidang Terkait Diklat. Walaupun sudah dilakukan koordinasi antara Penyelenggara dan Tim Pengajar Diklat sering terjadi masih adanya ketidaksesuaian materi diklat dengan materi yang disampaikan Pengajar Diklat. Mulai tahun 1981 (KMK 97/ 1981) Pusdiklat KU bertugas menyelenggarakan Diklat baik hard skill dan sebagian soft skill pegawai-‐pegawai bagi 6 (enam) Unit Eselon I Kemenkeu yaitu Sekretariat Jenderal (Sekjen), Inspektorat Jenderal (Itjen), Bapepam-‐ LK, Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang (DJPU), Badan Kebijakan Fiskal (BKF) dan Badan Pendidikan Pelatihan Keuangan (BPPK). Sejak 2 Januari 2013 karena Bapepam -‐ LK menjadi Otoritas Jasa Keuangan (OJK) maka Pusdiklat KU menyelenggarakan kebutuhan diklat untuk 5 (lima) Unit Eselon I Kemenkeu akan tetapi dalam pelaksanaan diklat 6 (enam) Unit Eselon I lainnya juga mengirim peserta untuk mengikuti diklat Pusdiklat KU. Hal ini dikarenakan selain menyelenggarakan Diklat Teknis Umum (DTU) untuk seluruh Unit Eselon I seperti terkait bidang ilmu (rumpun diklat) Sosial Politik, Hukum, Ekonomi Makro, Metode Penelitian, SIM – IT, Bahasa Inggris dan bidang-‐bidang ilmu lainnya yang berkembang pesat dan dibutuhkan oleh semua Unit Eselon I Kemenkeu. Karena luasnya lingkup diklat yang harus diselenggarakan oleh Pusdiklat KU dengan total SDM 80 orang pegawai (per Desember 2014) dimana sudah termasuk 9 Widya Iswara dan 2 Pranata Komputer, tentunya akan menghadapi banyak permasalahan dalam penyelenggarakan diklat yang sesuai dengan needs Unit Eselon I Kemenkeu yang memiliki Tugas dan Fungsi (Tusi) berbeda satu sama lainnya.
B.
Lingkup Bahasan
Lokus penelitian ini adalah Unit Eselon II Pusdiklat KU, sementara lingkup bahasan terkait dengan evaluasi pasca diklat (epasdik) Pusdiklat KU untuk memenuhi kebutuhan diklat Kementerian Keuangan pada umumnya dan khususnya pada lima (5) unit eselon I yang merupakan pengguna utama (main user) program diklat dari Pusdiklat KU (Sekjen, Itjen, DJPU, BKF, dan BPPK) dan 6 unit Eselon 1 lainnya di lingkungan Kemenkeu. Karena epasdik merupakan produk unggulan dan strategis Pusdiklat KU maka analisis penelitian ini adalah wilayah kerja Pusdiklat KU dan IKU epasdik di Eselon II. Waktu pengamatan adalah pengembangan epasdik pada tahun 2014 dengan referensi tahun 2011, 2012 dan 2013. 2
C.
Tujuan Penelitian Tujuan penelitian adalah untuk melakukan analisis SWOT bagi pengembangan EPASDIK PUSDIKLAT KU dalam Rangka Kebutuhan Diklat Kemenkeu
D.
Metode Pengumpulan Data dan Analisis
Dalam penelitian ini menggunakan metode pengumpulan datadan metode analisis sebagaimana uraian berikut ini. Metode Pengumpulan Data (Data Collect Method) Melakukan pengumpulan data dengan menggunakan metode sebagai berikut: (i) Studi Lapangan (Field Research), yang ditujukan untuk memperoleh data primer, yang didasarkan pada pengalaman penulis dalam pelaksanaan tugas di wilayah kerja lokus. (ii) Studi Kepustakaan (Library Research), yang ditujukan untuk memperoleh data sekunder yang berasal dari literatur-‐literatur yang ada, seperti textbook, laporan/dokumen, informasi dan data dari internet, UU dan peraturan per-‐UU yang relevan lainnya. Metode Analisis (Analysis Method) Untuk menguraikan masalah yang dihadapi hingga menetapkan alternatif pemecahan masalah yang tepat menggunakan Metode Analisis Internal dan Eksternal (Strenght – Weakness – Opportunity – Threats (SWOT)) yang mempertimbangkan faktor Internal dan Eksternal dalam optimalisasi epasdik Kemenkeu di Pusdiklat KU. Dengan metode SWOT, analisis dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: (i) Identifikasi faktor internal dan eksternal; (ii) Pembandingan urgensi faktor-‐faktor internal dan eksternal; (iii) Evaluasi kemampuan dan kapasitas faktor-‐faktor; (iv) Penentuan faktor kunci keberhasilan; (v) Penyusunan strategi; dan (vi) Mengkaji kesulitan yang akan muncul atas strategi yang ditetapkan serta cara mengatasinya
E.
Deskripsi Organisasi Pusdiklat KU
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor : 66/PMK.01/2009 tanggal 1 April 2009 Tentang Organisasi dan Tata Kerja BPPK maka Pusdiklat KU adalah Unit Eselon II BPPK yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala BPPK. Sesuai dengan Peraturan tersebut, Pusdiklat KU mempunyai tugas melaksanakan penyelenggaraan pendidikan, pelatihan, dan penataran keuangan negara berdasarkan undang-‐undang dan peraturan perundang-‐undangan yang berlaku. Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan serta Penataran tersebut adalah dalam rangka meningkatkan 3
SDM pada umumnya dan pegawai Kemenkeu dalam lingkup wilayah kerja Pusdiklat KU pada khususnya.
1.
Visi dan Misi Organisasi
Visi Pusdiklat KU adalah “Menjadi Lembaga Pendidikan dan Pelatihan di Bidang Keuangan Umum yang Terdepan dalam Menghasilkan Sumber Daya Manusia yang Amanah, Profesional dan Berintegritas Tinggi. Adapun Misi sebagai penjabaran Visi Pusdiklat KU adalah : 1. Melaksanakan pengembangan sumber daya manusia (SDM) pengelola keuangan dan kekayaan negara di bidang keuangan umum melalui pendidikan dan pelatihan. 2. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan di bidang keuangan umum dengan tata kelola yang baik. 3. Meningkatkan kegiatan penelitian di bidang pengembangan SDM serta Selanjutnya untuk menyelenggarakan tugas tersebut di atas, Pusdiklat KU mempunyai Tugas dan Fungsi (Tusi) : Pusdiklat KU mempunyai tugas membina diklat keuangan negara di bidang lain selain anggaran, perpajakan, kepabeanan dan cukai, kebendaharaan umum, kekayaan negara dan perimbangan keuangan berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan Kepala BPPK.
2.
Struktur Organisasi
Agar dapat menjalankan tugas serta melaksanakan fungsi yang telah ditetapkan, Pusdiklat KU mempunyai struktur organisasi sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum (Ka. Kapusdiklat KU) Kepala Bagian Tata Usaha (Ka. Bag. TU) Kepala Bidang Perencanaan dan Pengembangan (Ka. Bid. Renbang) Kepala Bidang Penyelenggaraan (Ka. Bid. Penyelenggaraan) Kepala Bidang Evaluasi dan Pelaporan Kinerja (Ka. Bid. Evalapkin) Kelompok Jabatan Fungsional/Widyaiswara
F. Dasar Teori Analisis SWOT Dengan mengunakan Identifikasi dan Analisis Strenght – Weakness – Opportunity – Threat (SWOT) akan diindentifikasi faktor-‐faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi kinerja terkait evaluasi pasca diklat. Selama tahun 2012, 2013 dan 2014 Pusdiklat KU menyelenggarakan rata-‐rata 130 jenis diklat (produk diklat) dengan jumlah kegiatan yang langsung diselenggarakan Pusdiklat KU (diluar 11 (sebelas) Balai Diklat Daerah, BPPK) sebanyak 200 kegiatan diklat (events). Fungsi evaluasi yang diselenggarakan meliputi 3 (tiga) hal, yaitu: evaluasi perencanaan, evaluasi penyelenggaraan, dan evaluasi pascadiklat (epasdik). Kajian ini difokuskan padafungsi evaluasi pascadiklat. Epasdik dilakukan dengan mengkaji 4
kemanfaatan program diklat untuk menunjang kinerja alumni diklat. Hal ini menjadi wujud penyempurnaan program-‐program diklat BPPK, dimana menjadi Indikator Kinerja Utama (IKU) Pusdiklat KU dengan persentase diklat yang berkontribusi pada peningkatan kinerja alumni. Adapun dasar pemilihan diklat yang akan dijadikan objek epasdik dikarenakan oleh beberapa hal sebagai berikut: (1) Pilihan program diklat yang akan disurvei mewakili karakteristik program diklat Pusdiklat Keuangan Umum; (2) Program diklat dilaksanakan Tahun Anggaran 2014; (3) Materi diklat langsung dapat dimanfaatkan oleh peserta; (4) Jumlah alumni memenuhi syarat sebagai calon responden; (5) Calon responden mudah untuk disurvei dalam sisi kesediaan waktu.
II. IDENTIFIKASI FAKTOR-‐FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL A. Identifikasi Faktor-‐faktor Internal dan Eksternal
1. Faktor Internal Identifikasi Faktor Kekuatan (Strenght (+)) Identifikasi faktor internal yang merupakan kekuatan (strength) organisasi yang secara riil mempunyai potensi untuk mendukung perbaikan kinerja dalam upaya meningkatkan pengembangan epasdik sehingga laik untuk menjadi faktor kekuatan (Strenght) adalah sebagai berikut : 1. Komitmen Pimpinan Pusdiklat KU utk Memberikan Diklat Terbaik 2. Selalu Ada Penyesuaian Materi Diklat Dengan “needs” Unit Es. I (user) 3. Dukungan Dana DIPA APBN b. Identifikasi Faktor Kelemahan (Weakness (-‐)) Identifikasi faktor internal yang merupakan kelemahan (weakness), yang secara riil menjadi titik kelemahan dan berpotensi mereduksi kekuatan internal dalam upaya epasdik untuk meningkatkan kinerja alumni diklat. Adapun faktor kelemahan adalah sebagai berikut : 1. Terbatasnya SDM yg Memahami Metodologi R and D Epasdik 2. Materi Diklat Sering Ketinggalan Jaman (Old To Date) 3. Belum Sinerginya Perencanaan Keuangan dng Pelaksanaan Diklat a.
2.
Faktor Eksternal
Identifikasi Faktor Peluang (Opportunity (+)) Identifikasi faktor eksternal yang menjadi peluang (opportunity)), yang secara riil mempunyai potensi untuk mendukung perbaikan kinerja alumni diklat adalah sebagai berikut : 1. Dukungan Tenaga Ahli Diluar Kemenkeu yg Ahli R and D Epasdik a.
5
2.
Dinamika Kebutuhan Diklat Unit Es. I (User) Menjadi Peluang Pengembangan Materi Diklat 3. Adanya Dana Diklat di Unit Es. I yang Masih Dapat Digunakan b. Identifikasi Faktor Ancaman (Threats (-‐)) Identifikasi faktor eksternal yang merupakan tantangan (threats) yang merupakan faktor yang secara riil mereduksi kekuatan internal dalam upaya meningkatkan eksternal. Adapun faktor tantangan adalah sebagai berikut: 1. Kinerja Alumni Diklat Tdk Sesuai Harapan Unit Eselon I (User) 2. Banyak Lembaga Diklat di DN maupun LN yg Menawarkan Diklat Dng Materi Diklat yg Lebih Baik 3. Dana Diklat Unit Es. I yg Telah Diserahkan Pusdiklat KU BPPK dapat Ditinjau apabila Unit Es. I Selaku User Apabila Tdk Puas Selanjutnya semua faktor tersebut di atas akan dijelaskan lebih detil, dan untuk selanjutnya akan dianalisis guna mencari bobot faktor, nilai dukungan, dan nilai keterkaitannya.
Tabel 1 Identifikasi Faktor-‐faktor Internal
No Perspektif 1 2 I Internal
II
Internal
Faktor-‐faktor 3 Strenght (+)
Keterangan 1. Komitmen Pimpinan utk Memberikan Diklat Terbaik dan Melakukan Perbaikan Terus Menerus 2. Secara Terus Menerus Materi Diklat & Kualitas Pengajar Selalu “Dievaluasi” Sesuai Masukan Diklat dan Kondisi Mutakhir
1. Komitmen Pimpinan Pusdiklat KU utk Memberikan Diklat Terbaik 2. Selalu Ada Penyesuaian Materi Diklat Dengan “Needs” Unit Es. I (User)
1. Langkanya SDM BPPK Kemenkeu yg Menguasai Bidang “Teknologi Pendidikan” 2. Adanya “Lag” Up Date Materi Diklat & Kualitas Pengajar dng Permasalahan Mutakhir & Current Issue” yd Dihadapi Unit Es I. Kemenkeu 3. Masih Kurang Sinkronnya Perencanaan Keuangan – Jadwal Diklat – Spesifikasi Peserta yg Disyaratkan
Weakness (-‐)
1. Terbatasnya SDM yg Memahami Metodologi R & D Epasdik 2. Materi Diklat sering Ketinggalan Jaman (Old To Date) 3. Belum Sinerginya Perencanaan Keuangan dng Pelaksanaan Diklat
6
Untuk mempermudah pada tahap analisis secara terstruktur faktor-‐faktor internal akan disederhanakan (lebih pendek kalimatnya) sehingga pada proses analisis dengan menggunakan excel dapat dibaca secara cepat, adapun faktor-‐faktor tsb akan diurutkan secara sistematik dan diaplikasikan pada program komputer excel, sbb : 1. Komitmen Pimpinan Pusdiklat KU 2. Selalu Ada Penyesuaian Materi Diklat 3. Dukungan Dana Diklat (DIPA) 4. Terbatasnya SDM yg Memahami Epasdik 5. Materi Diklat sering Ketinggalan Jaman 6. Belum Sinerginya Perencanaan Keuangan Diklat
No 1 III
Perspektif 2 Eksternal
Tabel 2 Identifikasi Faktor-‐faktor Eksternal Faktor-‐faktor 3 Opportunity (+)
IV
Eksternal
Threats (-‐)
1. Dukungan Tenaga Ahli Diluar Kemenkeu yg Ahli R & D Epasdik 2. Dinamika Kebutuhan Diklat Unit Es. I (User) Menjadi Peluang Pengembangan Materi Diklat 3. Adanya Dana Diklat di Unit Es. I yang Masih Dapat Digunakan
1. Kinerja Alumni Diklat Tdk Sesuai Harapan Unit Eselon I (User) 2. Banyak Lembaga Diklat di DN maupun LN yg Menawarkan Diklat dng Materi Diklat yg Lebih Baik 3. Dana Diklat Unit Es. I yg Telah Diserahkan Pusdiklat KU BPPK dapat Ditinjau apabila Unit Es. I Selaku User Apabila Tdk Puas
Keterangan 4
1. Melakukan Kerjasama dng Institusi dng Tenaga Ahli yg Berkompeten pd Bidang “Teknologi Pendidikan” 2. Perkembangan TUSI Unit Es. 1 Kemenkeu Sbg User Diklat Tentunya Harus Diperhatikan Pusdiklat KU BPPK, Hal ini Terkait dng Materi Diklat & Kualitas Pengajar 3. Kemenkeu Mendukung Pendanaan Diklat (DIPA, Loan & Hibah) dan Pengelolaan Diklat di BPPK Kemenkeu 1. Perserta Diklat yg Dikirim Unit Es. 1 Belum Memiliki SJK sehingga Peserta Diklat belum Standar & Output Tdk Sama 2. Perkembangan Dinamis yg Ada terkait TUSI Unit Es. I Tidak Bisa Dipenuhi Semua oleh Pusdiklat KU (Terkait Materi dan Pengajar Diklat) 3. Unit Es. 1 Kemenkeu Sering Tdk Sabar pd Kualitas Materi & Pengajar Diklat Shg Dng Dana Diklat yg Dimiliki Mengadakan Diklat sendiri
7
Untuk mempermudah pada tahap analisis secara terstruktur faktor-‐faktor internal maupun eksternal akan disederhanakan sehingga pada proses analisis dengan menggunakan excel dapat dibaca secara cepat. 1. Dukungan Tenaga Ahli Diluar Kemenkeu 2. Dinamika Kebutuhan Diklat Unit Es. I (User) 3. Adanya Dana Diklat di Unit Es. I yang Masih Dapat Digunakan 4. Kinerja Alumni Diklat Tdk Sesuai Harapan Unit Eselon I 5. Banyak Lembaga Diklat di DN -‐ LN 6. Dana Diklat Unit Es. I Dapat Ditinjau Lagi
III.
ANALISIS SWOT PADA FAKTOR-‐FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL
A.
Analisis Bobot Faktor
Selanjutnya setelah dapat diidentifikasi faktor-‐faktor internal maka dapat dilakukan tahapan analisis sesuai dengan metode analisis SWOT. Dalam tabel 3. dapat ditentukan urgensi masing-‐masing faktor-‐faktor, dari komparasi antar faktor menunjukan seberapa penting atau mendesak menjadi kebutuhan untuk mencapai sasaran. Faktor yang dilakukan mempunyai nilai tertinggi adalah 5 (NF = 5) dan terendah adalah 1 (NF=1). Dalam tabel 3 dapat ditentukan urgensi masing-‐masing faktor-‐faktor, dari komparasi antar faktor menunjukan seberapa penting atau mendesak menjadi kebutuhan untuk mencapai sasaran. Faktor yang dilakukan mempunyai nilai tertinggi adalah 5 (NF = 5) dan terendah adalah 1 (NF=1).
Tabel 3 Komparasi Urgensi Faktor-‐faktor Internal dan Eksternal Faktor Internal Faktor yang lebih urgen
No
Strengths (+) a b c
Komitmen Pimpinan Pusdiklat KU Selalu Ada Penyesuaian Materi Diklat Dukungan Dana Diklat (DIPA) BPPK Kemenkeu
Weaknesses (-‐) d e f
a a a a a a
Terbatasnya SDM yg Memahami Epasdik Materi Diklat sering Ketinggalan Jaman Belum Sinerginya Perencanaan Keuangan Diklat
Jumlah
b a b b e f
c a b c c f
d a b c d f
e f a f e f c f b f e e
Total 4 2 2 2 2 3 15
BF 27% 13% 13% 13% 13% 20% 100% 8
No
Opportunities (+) a b c
Dukungan Tenaga Ahli Diluar Kemenkeu Dinamika Kebutuhan Diklat Unit Es. I (User) Adanya Dana Diklat di Unit Es. I
Threaths (-‐) d e f
Faktor Eksternal
Kinerja Alumni Diklat Tdk Sesuai Harapan Unit Es. I Banyak Lembaga Diklat Pesaing di DN -‐ LN Dana Diklat Unit Es. I Dapat Ditinjau Lagi
Total
Faktor yang lebih urgen a a a d a a
b a b b b f
c a b c c f
d d b c d d
e f a a b f c f d d e e
Total 4 3 2 3 1 2 15
BF 27% 20% 13% 20% 7% 13% 100%
Hasil dari k omitmen pembobotan faktor internal (Tabel 3.), dua faktor terbesar b erasal pimpinan Pusdiklat KU dengan BF sebesar 27%, dan belum sinerginya perencanaan keuangan diklat sebesar 20%. Adapun dari hasil pembobotan faktor eksternal (Tabel 3.), faktor peluang terbesar berasal dari dukungan tenaga akhli diluar Kemenkeu dengan BF sebesar 27%, dinamika kebutuhan diklat Unit Eselon I sebesar 20%, dan kinerja diklat tidak sesuai harapan Unit Eselon I dengan BF sebesar 20%.
B.
Analisis Nilai Dukungan dan Keterkaitan
Perbedaan antara nilai keterkaitan (NK) dengan nilai dukungan (ND) adalah bahwa nilai keterkaitan merupakan nilai sinergi antar faktor sedangkan nilai dukungan merupakan nilai masing-‐masing faktor. Pada tabel diatas nilai dukungan terbesar adalah 5 dan terendah adalah 1. Dengan menggunakan tabel Nilai Dukungan (ND), seluruh faktor mendapatkan nilai yang tinggi atau dapat diartikan memiliki pengaruh yang cukup kuat. Pengaruh yang paling kuat ada pada Komitmen Pimpinan Pusdiklat KU dengan skor 5. Sedangan ND terendah ada pada 3 faktor dengan skor 2 yaitu : Terbatasnya SDM yang memahami Epasdik; Materi diklat ketinggalan jaman; Banyak lembaga pesaing di DN dan LN; dan Dana diklat unit Es. I dapat ditinjau lagi sebagaimana terlihat pada Tabel 4.
9
Tabel 4. Nilai Dukungan (ND) Faktor-‐faktor Internal dan Eksternal No
Faktor Internal/ Eksternal
Strenght (+) 1 Komitmen Pimpinan Pusdiklat KU 2 Selalu Ada Penyesuaian Materi Diklat 3 Dukungan Dana Diklat (DIPA) BPPK Kemenkeu Weaknesses (-‐)
Nilai Dukungan (ND) 5 4 4
4 5 6
Terbatasnya SDM yg Memahami Epasdik 2 Materi Diklat sering Ketinggalan Jaman 2 Belum Sinerginya Perencanaan Keuangan Diklat 3 Jumlah Opportunities (+) 7 Dukungan Tenaga Ahli Diluar Kemenkeu 4 8 Dinamika Kebutuhan Diklat Unit Es. I (User) 3 9 Adanya Dana Diklat di Unit Es. I 3 Threats (-‐) 10 Kinerja Alumni Diklat Tdk Sesuai Harapan Unit Es. I 3 11 Banyak Lembaga Diklat Pesaing di DN -‐ LN 2 12 Dana Diklat Unit Es. I Dapat Ditinjau Lagi 2 Perbedaan antara nilai keterkaitan (NK) dengan nilai dukungan (ND) adalah bahwa nilai keterkaitan merupakan nilai sinergi antar faktor sedangkan nilai dukungan merupakan nilai masing-‐masing faktor. Pada tabel diatas nilai dukungan terbesar adalah 5 dan terendah adalah 1. Dengan melihat hasil Nilai Relatif Keterkaitan (NRK) yang menyandingkan seluruh faktor, dapat dikatakan bahwa semua faktor memiliki saling keterkaitan yang dekat. Hal ini dapat dilihat dari NRK setiap faktor yang rata-‐ratanya berkisar antara 2,18 s.d. 3,55. Dengan demikian seluruh faktor yang ada memiliki pengaruh yang signifikan terhadap kinerja epasdik di Pusdiklat KU. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 5. di bawah ini. 10
Tabel 5. Keterkaitan Antar Faktor-‐faktor Internal dan Eksternal
No
Faktor Internal/ Eksternal Faktor Internal
1
Komitmen Pimpinan Pusdiklat KU
3
4
2
2
4
3
3
3
4
2
1
31
2
Selalu Ada Penyesuaian Materi Diklat
3
5
3
3
3
3
3
3
2
3
3
34
3
Dukungan Dana Diklat (DIPA) BPPK Kemenkeu
4
5
3
4
5
2
2
1
4
3
3
36
Kelemahan
4
Terbatasnya SDM yg Memahami Epasdik
2
3
3
3
2
3
0
0
3
5
4
28
5
Materi Diklat sering Ketinggalan Jaman
2
3
4
3
3
2
1
1
3
1
3
26
6
Belum Sinerginya Perencanaan Keuangan Diklat
4
3
5
2
3
5
2
1
4
2
4
35
Faktor Eksternal
7
Dukungan Tenaga Ahli Diluar Kemenkeu
3
3
2
3
2
5
5
3
5
4
4
39
8
Dinamika Kebutuhan Diklat Unit Es. I (User)
3
3
2
3
3
2
5
3
2
2
3
31
9
Adanya Dana Diklat di Unit Es. I
3
3
3
3
3
3
3
3
2
3
3
32
10
Ancaman Kinerja Alumni Diklat Tdk Sesuai Harapan Unit Es. I
4
2
4
3
3
3
4
2
2
3
3
33
11
Banyak Lembaga Diklat Pesaing di DN -‐ LN
2
3
3
5
1
2
4
2
3
3
3
31
12
Dana Diklat Unit Es. I Dapat Ditinjau Lagi
1
3
3
4
3
4
4
3
3
3
3
34
s1 s2 s3 w1 w2 w3 o1 1 2 3 4 5 6 7
o2 8
o3 t1 t2 t3 9 10 11 12 TNRK NRK
C. Faktor Kunci Untuk menentukan faktor kunci keberhasilan perlu ditentukan Total Nilai Bobot (TNB) dari setiap faktor dengan cara menjumlahkan Nilai Bobot Dukungan (NBD) dengan Nilai Bobot Keterkaitan (NBK). Untuk melakukan evaluasi faktor-‐faktor internal dan eksternal dapat menggunakan formula yang tersaji pada tabel 6 sebagai berikut : 11
2,82 3,09 3,27 2,55 2,36 3,18 3,55 2,82 2,91 3,00 2,82 3,09
Tabel 6 Evaluasi Faktor-‐faktor Internal dan Eksternal No
Faktor Internal/ Eksternal
Kekuatan (Jumlah) Rencana pembentukan kantor modern Rencana penerapan sistem Komputer Pelayanan Adanya fungsi pengendalian internal
Kelemahan (Jumlah) Terbatasnya SDM yg Memahami Epasdik kurangnya softcompetency SDM belum optimalnya prosedur pelayanan
Peluang (Jumlah) tumbuhnya industry strategis yang pesat rencana pengembangan pel.tanjung intan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
BF %
ND
27% 13% 13%
5 4 5
13% 13% 20%
27% 20% 13%
NBD 1,33 0,53 0,67
2 3 3
4 3 3
NRK
TNB
2,82 3,09 3,27
0,27 0,40 0,60
1,07 0,60 0,40
NBK
0,75 0,41 0,44
2,55 2,36 3,18
3,55 2,82 2,91
2,08 0,95 1,10
0,34 0,32 0,64
0,95 0,56 0,39
0,61 0,72 1,24
2,01 1,16 0,79
Total nilai 4,13 2,56 3,96 2,40
Ancaman (Jumlah) kebijakan di bidang impor , ekspor dan cukai yang berubah 20% 4 0,80 3,00 0,60 1,40 luasnya wilayah pengawasan 7% 2 0,13 2,82 0,19 0,32 adanya revisi target di akhir tahun 13% 2 0,27 3,09 0,41 0,68 Dari Tabel 6 maka evaluasi faktor internal dan eksternal dapat diketahui posisi ordinat organisasi (pada kuadrat S-‐W dan O-‐T). Dimana posisi faktor-‐faktor Internal dan eksternal adalah : Internal : Strenght (Kekuatan (+)) = 4,13 Weakness (Kelemahan (-‐))= 2,56 Posisi Ordinat ______________ (+) 1,57 Eksternal : Opportunity (Peluang (+)) = 3,96 Threats (Ancaman (-‐)) = 2,40 Posisi Ordinat ______________ (+) 1,56 12
D. Peta Posisi Kekuatan Koordinat Organisasi (Pusdiklat KU) pada SW adalah (+) 1,57 dan Koordinat Organisasi pada OT adalah (+) 1,56, artinya ada di Kwadran I atau SO, artinya strategi lebih kearah ekspansi/ pengembangan/ pertumbuhan/ perluasan dalam program yang fokus pada pengembangan epasdik untuk memenuhi kebutuhan diklat 6 (enam) Unit Eselon I Kementerian Keuangan.
POSISI KEKUATAN ORGANISASI 4,13 S 1,57
T
0
1,56
2,40
O 3,96
W 2,56
PIM III ANGKATAN 45
Strategi
E.
Gambar 1. Peta Strategi Pusdiklat KU – BPPK
Berdasarkan hasil analisis tabel evaluasi faktor internal dan eksternal dapat ditindaklanjuti dengan menyusun langkah-‐langkah yang tepat untuk memperbaiki kinerja penanaman modal mulai dari penyusunan strategi dan rencana kegiatan hingga rencana pelaksanaan dan penanggungjawabnya.
1.
Rumusan Strategi
Langkah pertama adalah membuat formulasi strategi adalah menentukan faktor kunci keberhasilan yang dapat dilihat pada Tabel 7 ini.
13
Tabel 7 Faktor Kunci Keberhasilan Lingkup
Faktor
Nilai
Keterangan
Internal
Strenght (+)
Internal
Weakness (-‐)
Eksternal
Opportunity (+)
Eksternal
Threats (-‐)
S1 = 2,08 S3 = 1,10 W3 = 1,24 W2 = 0,72 O1 = 2,01 O2 = 1,16 T1 = 1,40 T2 = 0,68
Komitmen Pimpinan Pusdiklat KU Dukungan Dana Diklat DIPA BPPK Belum Sinerginya Perencanaan Keu Diklat Materi Diklat Sering Ketinggalan Jaman Dukungan Tenaga Ahli diLuar Kemenkeu Dinamika Kebutuhan Diklat Unit Es. 1 Kinerja Alumni Diklat Tdk sesuai Harapan Banyak Lembaga Diklat Pesaing di DN/LN
Setelah diketahui faktor-‐faktor kunci keberhasilan maka pada penyusunan strategi harus berkonsentasi pada faktor-‐faktor kunci terlebih dahulu, sehingga penyusunan formulasi strategi pada Tabel 8 adalah :
Tabel 8 Formulasi Strategi SWOT ST : Diversifikasi (1) Melakukan Mobilisasi sumberdaya (Pengajar, Dana) (2) Melakukan Inovasi Produk Diklat
WT : Defensif & Survival (1) Mengadakan Konsolidasi dan koordinasi Internal dan Eksternal BPPK (2) Mengadakan Placement Test utk Standarisasi Peserta Diklat
SO : Ekspansi & Pertumbuhan (1) Mengembangkan Pelayanan Diklat yg Cepat (2) Menyusun Standar Kompetensi Jabatan (SKJ) utk Mempermudah Mengirim Peserta Diklat WO : Stabilitas & Rasionalisasi (1) Melakukan Capacity Building kpd Tenaga Pengajar (2) Mengembangkan SIM-‐IT Diklat yg Bisa Diakses User
14
2. Penjelasan Strategi Berdasarkan analisis SWOT, empat strategi yang dapat meningkatkan efektifitas pengembangan epasdik Pusdiklat KU untuk memenuhi kebutuhan diklat 6 (enam) Unit Eselon I Kementerian Keuangan adalah menentukankebijakan atau strategi atau mengoptimalkan kekuatan untuk memanfaatkan peluang (SO), yakni kearah ekspansi. Sebelum dan sesudah menentukan strategi ekspansi yang harus segera dilakukan dalam jangka pendek (1 tahun) dan menengah (2 sd 3 tahun) adalah : 1. Mengadakan Konsolidasi dan koordinasi Internal dengan Unit Eselon II dilingkungan BPPK 2. Mengadakan Konsolidasi dan koordinasi Eksternal dengan 6 (enam) Unit Eselon 1 Kementerian keuangan 3. Mengadakan Placement Test utk Standarisasi Peserta Diklat Terutama yang terkait diklat Bahasa Inggris (TOEFL), SIM IT, Kuantitatif dan Keuangan 4. Strategi menggunakan kekuatan untuk mencegah dan mengatasi kelemahan faktor internal dan ancaman faktor eksternal.
3. Rencana Kegiatan Dengan memperhatikan penjelasan strategi di atas, dapat di susun rencana kegiatan, termasuk penanggung jawab, waktu pelaksanaan, dan perkiraan biaya yang dibutuhkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 9. di bawah ini.
Sasaran Prioritas Rekomendasi Strategis Epasdik Pengembangan Diklat
Tabel 9. Strategi dan Rencana Kegiatan (Strategi SO) Strategi Rencana Kegiatan Penanggung Waktu Jawab Mengembangkan Pelayanan Epasdik Diklat yg Cepat
Hasil Epasdik Dipublikasi Secara Berkala; Hasil Evaluasi Diklat Menjadi Pegangan Pengembangan Diklat Menyusun Standar Melakukan Inisiasi utk Kompetensi Jabatan Pelatihan SKJ diseluruh Unit (SKJ) utk Es.1; Mempermudah Mengirim Peserta Diklat Mengadakan Placement Test utk Mengetahui Peta Kemampuan Peserta Menyusun SOP Melakukan Diskusi dng Standarisasi Proses Pakar Metodologi Epasdik Epasdik Diklat Mengadakan Kegiatan Penelitian terkait Epasdik Diklat
Rekomendasi Strategis Epasdik utk Pengembangan Diklat
Rekomendasi Strategis Epasdik utk Pengembangan Diklat
Biaya
Kepala Bid. Evalapkin
Q1, Q2, Q3, Q4
Rp 200 Juta
Kepala Bid. Evalapkin
Q2, Q4
Rp 250 Juta
Kepala Bid. Evalapkin
Q2, Q4
Rp 250 Juta
15
4. Perkiraan Kesulitan dan Cara Mengatasi Untuk mencapai perencanaan strategis, secara generik perlumemperhatikan kesulitan-‐kesulitan yang mungkin dihadapi, antara lain : (1) Menyamakan persepsi untuk merumuskan pencapaian target penanaman modal; (2) Adanya konflik kepentingan antar unit terkait; (3) Membutuhkan anggaran yang relatif besar; (4) Membutuhkan tenaga ahli di bidang tertentu seperti metodologi riset dan analisis kuantitatif. Tindakan antisipasi secara generik untuk mengatasi berbagai kesulitan tersebut, yaitu: (1) Membuat pakta integritas dan kontrak kinerja; (2) Membuat Program Koordinasi, Integrasi, Sosialisasi, dan Sinkronisasi; (3) Melakukan kerjasama dengan konsultan; (4) Mengadakan capacity building. Selanjutnya secara lebih terperinci perkiraan kesukaran dan cara mengatasi permasalahan sekitar epasdik dapat dilihat pada Tabel 10 di bawah ini.
No
Strategi
Tabel 10. Perkiraan Kesukaran dan Cara Mengatasinya Perkiraan Kesulitan Cara Mengatasi
1
Mengembangkan Pelayanan Epasdik Diklat yg Cepat
Kesiapan dan Main Set SDM Puslitbang KU dan BPPK utk Janji Layanan
2
Menyusun Standar Kompetensi Jabatan (SKJ) utk Mempermudah Mengirim Peserta Diklat
Menyamakan persepsi terkait lingkup SKJ 6 Unit Eselon I Kemenkeu
3
Menyusun SOP Standarisasi Proses Epasdik Diklat
Tidak ada SDM yang menguasai Metodologi Epasdik secara kuat di BPPK Kemenkeu
Membuat IKU Terkait Layanan Prima; Membuat Counter Layanan yang Standar Menyusun draf PMK terkait SKJ, bekerjasaman dengan Unit Terkait; Melengkapi Dokumentasi TNA, GBPP, Proposal Membuat Jaringan Pakar dng Pengajar (Widyaiswara, Dosen, Konsultan, Pejabat Struktural) utk melakukan dokumentasi; Kerjasama dengan konsultan SOP
16
IV.
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
A.
Kesimpulan
Sesuai KMK Nomor 184 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan, Pusdiklat KU mempunyai tugas membina diklat keuangan negara di bidang lain selain anggaran, perpajakan, kepabeanan dan cukai, kebendaharaan umum, kekayaan negara dan perimbangan keuangan berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan Kepala BPPK Kementerian Keuangan. Pusdiklat KU sangat diharapkan dapat menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan (Diklat) keuangan negara di bidang selain anggaran, perpajakan, kepabeanan dan cukai, kebendaharaan umum, kekayaan negara dan perimbangan keuangan secara efektif, efisien dan sesuai dengan kebutuhan unit pengguna (user) dengan senantiasa melakukan penyempurnaan atas program-‐program diklat yang diselenggarakan. Penyempurnaan dapat dilakukan melalui optimalisasi fungsi evaluasi seperti epasdik. Puslitbang KU adalah Satu dari Tujuh Unit Eselon II di-‐lingkungan BPPK tentunya harus dapat melaksanakan penyempurnaan diklat melalui optimalisasi dengan menggunakan pendekatan epasdik yang tepat dan berguna. Sehingga metode epasdik dapat dikembangkan untuk didedikasikan untuk memenuhi kebutuhan (needs) diklat Unit Eselon I Kemenkeu. Pengembangan Epasdik Pusdiklat KU untuk memenuhi kebutuhan diklat Kemenkeu inilah menjadi alasan pentingnya penelitian. Lokus penelitian adalah Bidang Evaluasi dan Pelaporan Kinerja (Evalapkin) yang merupakan Unit Eselon III Pusdiklat KU, BPPK Kemenkeu sebagai unit yang melaksanakan tugas epasdik. Metode analisis yang dipakai adalah analisis SWOT dengan terlebih dahulu mengidentifikasi berbagai faktor internal dan eksternal secara sistematis sehingga dapat menjadi dasar untuk menyusun strategi organisasi. Analisis didasari pada hubungan dan interaksi antara faktor-‐faktor internal yang terdiri dari faktor unggulan (+) dan lemahan (-‐) dengan faktor-‐faktor eksternal yang terdiri dari kesempatan (+) dan tantangan (-‐).
B.
Rekomendasi
Berdasarkan hasil Analisis SWOT diindentifikasikan 8 (delapan) faktor kunci keberhasilan yang mempengaruhi pengembangan Epasdik Pusdiklat KU untuk memenuhi kebutuhan diklat Kemenkeu pada tahun 2014. Faktor-‐faktor kunci tersebut adalah : Faktor Internal (Strenght (+)) yang terdiri Komitmen Pimpinan Pusdiklat KU dan Dukungan Dana Diklat (DIPA) BPPK Kemenkeu. Faktor Internal (Weakness (-‐)) yang terdiri Belum Sinerginya Perencanaan Keuangan Diklat dan Materi Diklat Sering yang Ketinggalan Jaman. Sedangkan Faktor Eksternal (Opportunity (-‐)) terdiri dari Dukungan Tenaga Ahli Diluar Kemenkeu dan adanya Dinamika Kebutuhan Diklat Unit Es. 1. Faktor Eksternal (Threats (-‐)) terdiri dari Kinerja Alumni Diklat yang tidak sesuai dengan Harapan Unit Eselon I dan Banyaknya Lembaga Diklat Pesaing di DN dan LN. Berdasarkan analisis SWOT, empat strategi yang dapat meningkatkan efektifitas pengembangan epasdik Pusdiklat KU untuk memenuhi kebutuhan diklat 5 (lima) Unit Eselon I Kementerian Keuangan adalah menentukan kebijakan atau strategi atau 17
mengoptimalkan kekuatan untuk memanfaatkan peluang (SO), yakni kearah ekspansi. Sebelum dan sesudah menentukan strategi ekspansi yang harus segera dilakukan dalam jangka pendek (1 tahun) dan menengah (2 sd 3 tahun) adalah : (1) Mengadakan Konsolidasi dan koordinasi Internal dengan Unit Eselon II dilingkungan BPPK; (2) Mengadakan Konsolidasi dan koordinasi Eksternal dengan 5 (lima) Unit Eselon 1 Kementerian keuangan; (3) Mengadakan Placement Test utk Standarisasi Peserta Diklat terutama yang terkait diklat Bahasa Inggris (TOEFL), SIM IT, Kuantitatif; Manajemen Keuangan dan Akutansi; (4) Strategi menggunakan kekuatan untuk mencegah dan mengatasi kelemahan faktor internal dan ancaman faktor eksternal. Pencapaian indikator kinerja utama (IKU) Pusdiklat KU pada tahun 2014 terkait Jumlah dan kualitas “Rekomendasi Strategis” Hasil Epasdik kepada Unit Eselon I (Pengguna atau User) diharapkan dapat meningkat kualitasnya dibandingkan tahun 2012 dan 2013 atau tahun-‐tahun sebelumnya. Peningkatan kualitas dapat dilihat dari beberapa perspektif seperti (i) Meningkatnya kualitas metodologi penelitian (research design) Epasdik; (ii) Meningkatnya kualitas kuesioner untuk responden (alumni diklat, atasan alumni diklat dan teman sejawat alumni diklat); (iv) Meningkatnya kualitas rekomendasi diklat sehingga dapat memberi masukan yang berguna dan signifikan bagi Unit Eselon I sebagai pengguna diklat dan rekomendasi bagi Pimpinan Pusdiklat KU – BPPK untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan diklat.
DAFTAR PUSTAKA Gasperz, Prof, 228, Balanced Scorecard and Six Sigma, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Kirkpatrick, Donald L & Kirkpatrick, James D., 2008, Evaluating Training Programs, Berrett-‐ Koehler Publishers Ins, San Francisco. Lembaga Administrasi Negara, Modul Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III, Pemberdayaan Sumber Daya Manusia, Tahun 2008. Lembaga Administrasi Negara, Modul Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III, Kepemimpinan Dalam Organisasi, Tahun 2008. Lembaga Administrasi Negara, Modul Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III, Teknik-‐Teknik Analisis Manajemen, Tahun 2008. Sarwono, Jonathan, 2006, Metode Penelitian, Kuantitatif dan Kualitatif, Graha Ilmu, Jakarta. Sekaran, Uma, 2006, Metodologi Penelitian Untuk Bisnis Edisi 4, Salemba Empat, Jakarta. Sugiyono, 2005, Metode Penelitian Bisnis, Alfabeta, Bandung . 18
Undang-‐Undang dan Peraturan Perundang-‐undangan UU Nomor 17 Tahun 2004 Tentang Keuangan Negara UU Nomor 1 Tahun 2004 Tentang Perbendaharan Negara Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 25/KEP/M.PAN/7/2004 Tentang Pedoman Tatalaksana Pelayanan Umum. KMK Nomor 184 Tahun 2010 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan PER-‐1/PP/2012 Tentang Pedoman Evaluasi dan Rekomendasi Diklat di Lingkungan Kementerian Keuangan KEP-‐312/PP/2011 tentang Pedoman Evaluasi Pascadiklat di Lingkungan Kementerian Keuangan
19
