Minggu 3 ANALISIS SISTEM AKUNTANSI Sub Pokok Bahasan : a. Langkah-langkah analisis sistem akuntansi b. Mengidentifikasi Masalah c. Memahami Kerja dari Sistem Akuntansi yang ada d. Menganalisis Hasil Penelitian e. Membuat Laporan Hasil Analisis Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan – kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
a) Langkah-langkah analisis sistem akuntansi Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah – langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem, sebagai berikut : 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem 4. Report, yaitu membuat laoporan hasil analisis
b) Identify, Mengidentifikasi Masalah Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Tugas yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Mengidentifikasi penyebab masalah Kalau analis sistem tidak dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah, maka proses analisis sistem tidak akan berjalan dengan mestinya, yaitu tidak akan efisien dan efektip. Misalnya saja, jika anda akan berusaha memperbaiki kerusakan mobil, tetapi tidak dapat megidentifikasi terlebih dahulu penyebab permasalahnya, maka proses perbaikan mobil tidak akan berjalan efektif dan efesien. Apakah anda akan membongkar mobil tersebut dengan melepas semua komponennya untuk menemukan mengapa mobil tersebut jalanya tersendat – sendat ? tentu ini Jogiyanto,HM, 2008.
merupakan pekerjaan analis yang tidak benar. Untuk kasus mobil ini, dapat di identifikasikan bahwa penyebab masalahnya adalah karena proses pembakaran yang tidak sempurna sehingga mengakibatkan jalannya mobil tersendat – sendat. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat di mulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek – subyek permasalahan yang telah di utarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap perencanaan sistem. 2. Mengidentifikasi titik keputusan Setelah penyebab terjadinya masalah dapat di identifikasi, selanjutnya juga harus diidentifikasi titik keputusan penyebab maslaah tersebut. Pada kasus mobil yang mempunyai masalah jalannya tersendat dan telah dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini adalah pembakaran yang kurang sempurna, maka selanjutnya perlu di identifikasi lebih lanjut titik keputusan yang menyebabkan pembakaran menjadi tidak sempurna Titik keputusan menunjukan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Analis sistem bila telah dapat megidentifikasi terlebih dahulu, maka dapat memulai penelitiannya di titik – titik keputusan tersebut. 3. Mengidentifikasi personil – personil kunci Setelah titik – titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil – personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan masalah tersebut. Identifikasi personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada diperusahaan serta dokumen deskripsi jabatan.
c) Understand, Memahami Kerja dari Sistem Akuntansi yang ada Langkah kedua dari tahap analisis sistem telah memahami kerja dari sistem yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperolah data, penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary survey) sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey).
Jogiyanto,HM, 2008.
Memahami kerja sistem yang ada dengan mempelajari secara rinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajarinya dengan melakukan penelitian pendahuluan atau survei sistem. (menguraikan secara rinci hasil dari identify). Digambarkan dengan Aliran Sistem Informasi yang sedang berjalan/lama. Syarat dari ASI (Aliran Sistem Informasi), Tentukan : 1. Personil yang terlibat 2. Aktivitas/kegiatan yang dilakukan dalam suatu sistem (IPO) 3. Tujuan dari sistem (Pemakai dari sistem/akhir dari outputnya) 4. Alur sistemnya harus sistematis, dari atas ke bawah, dari kiri ke kanan, tidak terbalik Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang perlu dilakuakannya, yaitu : 1. Menentukan jenis penelitian Sebelum penelitian di lakukan, sebaiknya terlebih dahulu jesnis dari penelitian untu masing – masing titik keputusan yang akan di teliti. Jenis penelitian (wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengambilan sampel) tergantung dari jenis data yang ingin diperoleh. Jenis data yang ingin diperoleh dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau output dan input yang digunakan oleh sistem. - Penelitian yang menggunakan teknik wawancara dan observasi tepat digunakan untuk jenis data operasi, pengendalian dan perlengkapan yang digunakan oleh sistem. - Penelitian yang menggunakan teknik daftar pertanyaan lebih tepat digunakan untuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harys dikunjungi satu persatu. - Penelitian yang menggunakan teknik pengambilan sampel tepat digunakan untuk megumpulkan input atau output sistem yang mempunyai jumlah banyak. 2. Merencanakan jadual penelitian b. Mengatur jadual wawancara c. Mengatur jadual observasi d. Mengatur jadual pengambilan sampel
Jogiyanto,HM, 2008.
3. Membuat penugasan penelitian Koordinator analis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masing – masing anggota team analis sistem ini dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus di lakukan. 4. Membuat agenda wawancara Sebelum wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana bila waktu dan materi wawancara ini direncanakan terlebih dahulu. Rencana ini dapat ditulis diagenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Tujuan utama pembuatan agenda wawancara yang akan digunakan dalam wawancara adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan. 5. Mengumpulkan hasil penelitian Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi dari hasil penelitian ini diperlukan untuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut : 1. Membantu kelengkapan (aid completeness) 2. Membantu analisis (aid to analysis) 3. Membantu komunikasi (aid communication) 4. Membantu pelatihan (aid to training) 5. Membantu keamanan (aid to security)
d) Analyze, Menganalisis Hasil Penelitian Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukan bahwa banyak analis sistem yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya. (dapat digambarkan dengan ASI yang diusulkan/baru). Berdasarkan data yang diperoleh dari hasil penelitian yang dilakukan maka perlu : a.
Menganalisis kelemahan sistem
b.
Menganalisis distribusi pekerjaan
c.
Menganalisis pengukuran pekerjaan
d.
Menganalisis keandalan
e.
Menganalisis dokumen
f.
Menganalisis teknologi Jogiyanto,HM, 2008.
Yang paling penting diperhatikan pada tahap Analyze, yaitu : 1. Menganalisis kelemahan Sistem 2. Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen
e) Report , Membuat Laporan Hasil Analisis Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis sistem dan teamnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering committe yang nantinya akan di teruskan ke manajemen. Membuat suatu urutan kejadian dalam analisis dan memberikan keterangan serta gambaran yang jelas dengan alat bantu analisis sistem, sehingga memudahkan penggunaan dalam memahaminya dan juga sebagai dokumentasi bagi pengembangan sistem selanjutnya. Membuat laporan analisis yang berisi tentang masalah, pemecahannya, dan memberikan solusi untuk pemecahannya, dengan meminta persetujuan manajemen. Tujuan : a)
Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
b) Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen c)
Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
d) Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.
- HAPPY READING-
Jogiyanto,HM, 2008.
