ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO SURAKARTA

SKRIPSI

Oleh : LULIANA ELIN K7407020

P. IPS / PAP

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011 commit to user


digilib.uns.ac.id

ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO SURAKARTA

Oleh : LULIANA ELIN K7407020

SKRIPSI

Ditulis dan diajukan untuk memenuhi syarat mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan Program Pendidikan Ekonomi BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011 commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

PERSETUJUAN

Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Persetujuan Pembimbing

Pembimbing I,

Pembimbing II,

Drs.Sutaryadi, M. Pd

Tutik Susilowati S.Sos, M. Si

NIP. 19540526 198103 1 004

NIP. 19751021 200501 2 001

commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

HALAMAN PENGESAHAN

Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta dan diterima untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan.

Pada hari : Tanggal

:

Tim Penguji

Nama Terang dan Tanda Tangan

1. Ketua

: Dra. C. Dyah S. I, M. Pd

1. ………….

2. Sekretaris : Susantiningrum S.Pd, S.E, MAB

2. ................ 3. …………

3. Anggota 1 : Drs.Sutaryadi, M. Pd 4. Anggota 2 : Tutik Susilowati S.Sos, M. Si

Disahkan oleh Fakultas keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Dekan,

Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd NIP 19600727 198702 1 001 commit to user

iv

4. ………….


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK

Luliana Elin. ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO SURAKARTA. Skripsi. Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret, Maret 2011. Penelitian

ini

bertujuan

untuk

mengetahui

(1)

bagaimana

pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta; (2) faktor-faktor apakah yang mendukung dan menghambat

pengorganisasian

yang

berasaskan

perumusan

tujuan,

departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta; (3) bagaimana upaya yang

dilakukan

untuk

mengatasi

faktor-faktor

yang

menghambat

pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha

pada kantor

BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Penelitian ini menggunakan pendekatan atau bentuk penelitian kualitatif dengan metode deskriptif. Strategi yang digunakan strategi tunggal terpancang. Sumber datanya adalah informan, tempat dan peristiwa serta dokumen dan arsip. Teknik sampling yang digunakan adalah teknik purposive random sampling dan teknik snowball sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi dan mengkaji dokumen. Untuk keabsahan data, menggunakan trianggulasi data atau sumber dan trianggulasi metode. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan adalah analisis interaktif. Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa: (1) Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta sudah menerapkan asas perumusan tujuan yang jelas dalam pelaksanaan pengorganisasian kantor. Hal ini ditunjukkan dengan adanya tujuan yang diyakini dan dijadikan pedoman semua pegawai yang telah dirumuskan dengan mengacu pada visi Bagian Tata Usaha yaitu mendukung kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD Prof. Dr. commit to user Soeharso Surakarta; (2) asas departemenisasi telah diterapkan, ditunjukkan v


digilib.uns.ac.id

dengan adanya pembagian departemen pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta berdasarkan Keputusan Menteri Sosial RI Nomor: 55/ HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003; (3) dalam asas pembagian kerja di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta masih belum sepenuhnya diterapkan asas The right man in the right place pada pembagian tugas karena masih terdapat pegawai dengan latar belakang yang tidak sesuai dengan bidang pekerjaan yang diberikan dan masih terdapat juga pegawai yang belum menguasai komputer dalam pelaksanaan tugasnya. Pada Bagian Tata Usaha ini juga masih terdapat pegawai yang malas dalam mengerjakan tugasnya, seperti menunda pekerjaan, baru mengerjakan tugas bila mendekati deadline, dan baru menyerahkan tugas bila ditagih oleh pimpinan; (4) asas koordinasi dalam pengorganisasian dilakukan dengan menyelaraskan sumber daya manusia yang ada dengan tugas

yang dikerjakan dalam rangka mempermudah dan

memperlancar pencapaian tujuan. Namun, di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso masih terdapat kurangnya koordinasi dengan pusat yang ditunjukkan dengan masih adanya penempatan pegawai dari pusat yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan BBRSBD karena penyaringan pegawai dilakukan oleh pusat sedangkan BBRSBD hanya menerima pegawai yang dipilih pusat; (5) pelaksanaan asas kesatuan perintah Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta memiliki saluran perintah dan tanggung jawab yang jelas sesuai dengan struktur organisasi. Namun, masih terdapat pegawai yang menerima tugas dari dua atasan dalam waktu yang bersamaan sehingga pegawai harus pintar untuk memilih tugas mana yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam penyelesaian tugas-tugas tersebut.

commit to user

vi


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT

Luliana Elin. ANALYSIS OF ORGANIZING THE ADMINISTRATION OFFICE AT BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR. SOEHARSO IN SURAKARTA. Script. Surakarta: Pedagogic and Education Science Faculty, Sebelas Maret University, March 2011. This research aims to know (1) how organizations that is based on the goals formulation, departemenization, job description, coordination, and unity of command in the Administration Office of BBRSBD Prof Dr. Soeharso Surakarta, (2) whether the factors that support and hinder the organization that is based on the goals formulation, departemenization, job description, coordination, and unity of command in the Administration Office of BBRSBD Prof Dr.

Soeharso

Surakarta, (3) how the efforts to overcome the hinder factors the organization that is based on the goals formulation, departemenization, job description, coordination, and unity of command in the Administration Office of BBRSBD Prof Dr. Soeharso Surakarta. This study used approach or research forms of qualitative research with descriptive method. Strategies used a single strategy fixed. Data sources are informants, places and events as well as documents and archives. The sampling technique used was purposive random sampling technique and snowball sampling techniques. Data collection techniques used was interviews, observation and reviewing documents. The data validity, using triangulation of data or source and triangulation method. While the data analysis technique used is an interactive analysis. Based on research results, it can be concluded that: (1) Administration Office at BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta already applying the principle of formulating a clear objective in implementation organizing of office. This is indicated by the objectives and guiding believed all employees who have been formulated with reference to the vision of Administration Office is supporting the smooth running of technical services at BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta, commit user indicated by the division of the (2) departemenization principle has beentoapplied,

vii


digilib.uns.ac.id

department in the Administration Office of BBRSBD Prof.

Dr.

Soeharso

Surakarta accordance to the Ministry of Social Affairs No: 55 /HUK/ 2003 dated July 23, 2003, (3) the principle of job description in the Administration Office of BBRSBD Prof.

Dr.

Soeharso Surakarta is still not fully implemented the

principle of the right man in the right place at the division of duties because there are employees with a background that does not comply with the given field of work and there are also employees who have not mastered the computer in performing its duties. In the Administration Office is also still there are employees who are lazy in doing their duties, such as delaying the work, doing the tasks when approaching deadlines, and submit a task when billed by the leadership, (4) the principle of coordination within the organization is done by aligning the human resources available with the tasks done in order to simplify and accelerate the goal achievement. However, in the Administration Office of BBRSBD Prof. Dr. Soeharso there is still a lack of coordination with the center as indicated by the persistence of staffing of the center that does not comply with the required BBRSBD because employee screening conducted by the center while BBRSBD only receive the employee who selected by center, (5) implementation of the principle of unity of command Administration Office of BBRSBD Prof.

Dr.

Soeharso Surakarta has a command line and clear responsibilities in accordance with the organizational structure. However, there are employees who received the assignment from two superiors in the same time so that employees have to be smart to choose which tasks are done in advance to avoid chaos in the completion of those tasks.

commit to user

viii


digilib.uns.ac.id

MOTTO

Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman dan orang-orang yang diberi ilmu pengetahuan beberapa derajat (Q.S. Mujadillah : 11) Many things may come to those who wait, but the only things that is left by those who work hard. Banyak hal mungkin datang kepada mereka yang menunggu, tetapi hanya hal-hal yang disisakan oleh mereka yang bekerja keras. (Abraham Lincoln)

Tidak ada apa pun yang pernah datang kepada orang yang layak memiliki kecuali sebagai hasil dari kerja keras. (Booker T. Washington)

Inti dari kepemimpinan adalah Anda harus memiliki visi dan mengarahkan organisasi ke arah yang tepat , Anda tidak bisa meniup terompet sembarangan. (Theodore M. Hesburg)

commit to user

ix


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN Kusuntingkan skripsi ini untuk :

Bapak dan Ibuku tercinta yang tak pernah putus memanjatkan do’a kebaikan untukku

Fika (Phikachu) Adikku tersayang yang sekaligus menjadi teman dan sahabatku kapanpun dan dimanapun

My Sista “FELNIEZDYTHA” (febe, niken, ezty, mb dee, yunita) kebersamaan penuh kenangan dan kegilaan yang tak kan pernah terlupakan

PAP - FKIP – UNS Surakarta almamater tercinta tempatku menimba ilmu

commit to user

x


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum wr. wb Puji syukur Alhamdulillah peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan hidayah-Nya, peneliti diberi kemampuan dan kemudahan sehingga mampu menyelesaikan penyusunan skripsi dengan judul “ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO SURAKARTA dengan baik dan lancar. Penyusunan skripsi ini sebagai syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan di Program Pendidikan Ekonomi BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam proses penyelesaian skripsi ini, tentu saja peneliti mengalami berbagai hambatan dan kesulitan. Namun, berkat bantuan, bimbingan dan pengarahan dari berbagai pihak, akhirnya kesulitan-kesulitan yang timbul dapat teratasi. Oleh karena itu, atas segala bentuk bantuannya, peneliti sampaikan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd selaku Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin penulisan skripsi ini. 2.

Bapak Drs. Syaiful Bachri, M. Pd selaku Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah menyetujui permohonan penyusunan skripsi ini.

3. Bapak Sutaryadi selaku Ketua Program Studi Pendidikan Ekonomi Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS sekaligus Pembimbing I yang telah memberikan izin penelitian ini dan memberikan pengarahan, bimbingan serta motivasi tiada henti kepada peneliti selama pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini. 4. Ibu Dra. C. Dyah S. I, M. Pd selaku Ketua BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Program Studi Pendidikan Ekomomi Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah memberikan ijin peneliti untuk menyusun skripsi ini.

commit to user

xi


digilib.uns.ac.id

5. Ibu Tutik Susilowati, S. Sos, M. Si selaku Pembimbing II yang telah banyak memberikan pengarahan, bimbingan dan dukungan kepada peneliti selama pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini. 6. Bapak Drs. Ign. Wagimin, M. Si selaku Pembimbing Akademik yang telah banyak membimbing peneliti selama menimba ilmu di sini. 7. Bapak Djoko Santoso, Bapak Andre N. Rahmanto, Bapak J. Widodo, Bapak Anton Subarno, Bapak Hery Sawiji, Ibu Tri Murwaningsih, Ibu Patni Ninghardjanti, Ibu Wiedy Murtini dan Ibu Susantiningrum, selaku Bapak dan Ibu dosen di BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran FKIP UNS atas bimbingan dan segala ilmu yang telah diajarkan selama ini. 8. Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Sub-sub Bagian, Staff dan seluruh karyawan Kantor Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta yang telah membantu kelancaran penelitian ini. 9. Kepala Bidang Program dan Advokasi Sosial BBRSBD atas segala bantuan dan arahan dalam mendukung kelancaran penelitian ini. 10. Ayahanda dan Ibunda tercinta, atas perjuangan dan kerja keras yang tak pernah putus untuk kebahagiaanku. 11. Adikku tersayang “fika”, yang mendorongku menyelesaikan skripsi ini agar cepat selesai. 12. Sahabat-sahabatku “FELNIEZDYTHA” (febe yang gila musik, niken yang pintar, esty yang sensitif, mb dyah yang dewasa abis dan ita yang lucu tapi tukang ngaret) yang telah menjadi teman baikku dan banyak memberikan semangat untukku. 13. Anak-anak Kost “Rinenggo”, kost “Damai” dan kost “Gubug Esem” yang telah baik hati menampungku di kos menunggu jeda waktu kuliah selama ini. 14. Teman-teman PPL- ku (Anin, Novi, Wiwid, Tyas, Nurul, Aulia, Mas Adyn dan Tyo) atas secuil waktu kebersamaan berjuang di Karanganyar tenteram. 15. Teman-teman kelas A-1 Pendidikan Ekonomi dan kelas A PAP’07 yang karena terlalu banyak maka tidak bisa disebutkan satu persatu atas segala kenangan terindah berjuang dalam meniti masa depan, bersama kalian haricommit to user hari kuliahku tidak membosankan kawan.

xii


digilib.uns.ac.id

16. Hari- com dan Narziz- com, atas bantuan yang diberikan dalam penyusunan skripsiku. 17. Semua pihak yang telah banyak membantu penyusunan skripsi ini.

Dengan semua kemampuan yang ada, peneliti berusaha menyajikan skripsi ini dalam bentuk yang sebaik-baiknya. Namun, peneliti menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam skripsi ini. Oleh karena itu, saran dan kritik sangat peneliti harapkan guna kesempurnaan skripsi ini. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi peneliti khususnya dan pembaca pada umumnya. Amin. Wassalamu’alaikum wr. wb

Surakarta,

Maret 2011

Peneliti

commit to user

xiii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL ....................................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN ....................................................................

iii

HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................

iv

ABSTRAK ....................................................................................................

v

MOTTO ........................................................................................................

ix

PERSEMBAHAN .........................................................................................

x

KATA PENGANTAR ..................................................................................

xi

DAFTAR ISI .................................................................................................

xiv

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................

xviii

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................

xix

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ............................................................

1

B. Perumusan Masalah ...................................................................

5

C. Tujuan Penelitian .......................................................................

6

D. Manfaat Penelitian .....................................................................

7

BAB II LANDASAN TEORI A. Tinjauan Pustaka ........................................................................

8

1. Tinjauan tentang manajemen................................................

8

a. Definisi Manajemen ........................................................

8

b. Pentingnya Manajemen Bagi Organisasi ........................

9

c. Sarana Manajemen ..........................................................

10

d. Fungsi Manajemen ..........................................................

11

2. Tinjauan tentang pengorganisasian ......................................

13

a. Pengertian Pengorganisasian ..........................................

13

b. Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen .................

14

c. Pentingnya pengorganisasian bagi Organisasi ................

14

d. Proses Pengorganisasian .................................................

16

e. Struktur Organisasi .........................................................

17

f. Manfaat Struktur Organisasi ........................................... commit to user g. Asas Organisasi ...............................................................

18

xiv

19


digilib.uns.ac.id

1) Perumusan Tujuan yang Jelas...................................

21

2) Departemenisasi........................................................

22

3) Pembagian Kerja.......................................................

22

4) Koordinasi ................................................................

23

5) Kesatuan Perintah ....................................................

24

3. Tinjauan tentang tata usaha ..................................................

25

a. Pengertian Tata Usaha ....................................................

25

b. Peranan Tata usaha dalam Organisasi.............................

27

c. Jenis - Jenis Kegiatan Tata Usaha ...................................

28

d. Pengorganisasian Dalam Tata Usaha ..............................

30

e. Hambatan

-

hambatan

dalam

Pelaksanaan

Pengorganisasian Tata Usaha ......................................... f. Cara

Untuk

Mengatasi

Hambatan

30

Pelaksanaan

Pengorganisasian Bagian Tata Usaha .............................

32

B. Hasil Penelitian yang Relevan ...................................................

34

C. Kerangga Berpikir ......................................................................

35

BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Tempat dan Waktu Penelitian ....................................................

37

1. Tempat Penelitian .................................................................

37

2. Waktu Penelitian ..................................................................

38

B. Bentuk dan Strategi Penelitian ...................................................

38

1. Bentuk Penelitian .................................................................

38

2. Strategi Penelitian .................................................................

39

C. Sumber Data...............................................................................

39

D. Teknik Sampling ........................................................................

41

E. Teknik Pengumpulan Data .........................................................

42

F. Validitas Data.............................................................................

44

G. Analisis Data ..............................................................................

46

H. Prosedur Penelitian ....................................................................

49

BAB IV HASIL PENELITIAN A. Deskripsi Lokasi Penelitian .......................................................

51

1. Sejarah Berdiri ...................................................................... commit to user 2. Visi dan Misi ........................................................................

51

xv

53


digilib.uns.ac.id

3. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi ..................................

54

4. Struktur Organisasi ...............................................................

55

5. Job Description ....................................................................

56

B. Deskripsi Permasalah Penelitian ................................................

58

1. Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ...................

58

a. Perumusan Tujuan yang Jelas..........................................

58

b. Departemenisasi...............................................................

60

c. Pembagian Kerja..............................................................

63

d. Koordinasi .......................................................................

67

e. Kesatuan Perintah ............................................................

70

2. Faktor-faktor

yang

Pengorganisasian

Mendukung

Bagian Tata

dan

Usaha

Menghambat Pada

Kantor

BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ............................... a. Faktor-faktor

yang

Mendukung

72

Pengorganisasian

Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta .......................................................... b. Faktor-faktor

yang

Menghambat

72

Pengorganisasian

Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta .......................................................... c. Cara

Memecahkan

Masalah

yang

74

Menghambat

Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ..........................

77

C. Temuan Studi yang Dikaitkan dengan Teori .............................

80

1. Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ...................

80

a. Perumusan Tujuan yang jelas .........................................

81

b. Departemenisasi ..............................................................

82

c. Pembagian Kerja .............................................................

83

d. Koordinasi .......................................................................

84

e. Kesatuan Perintah ...........................................................

85

commit to user

xvi


digilib.uns.ac.id

2. Hambatan-hambatan yang Terjadi dalam Pelaksanaan Pengorganisasian

Bagian Tata

Usaha

Pada

Kantor

BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ...............................

86

3. Upaya-upaya yang Dilakukan di Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta Dalam Mengatasi Hambatan-hambatan yang Terjadi Dalam Pelaksanaan Pengorganisasian .............................................

89

BABV SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN A. Simpulan ....................................................................................

92

B. Implikasi ....................................................................................

93

C. Saran ..........................................................................................

94

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................

96

LAMPIRAN ..................................................................................................

98

commit to user

xvii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 1. Kerangka Pemikiran...................................................................

36

Gambar 2. Siklus Penentuan Informan Menggunakan Teknik Snowball Sampling ....................................................................................

42

Gambar 3. Teknik Trianggulasi Data/ Sumber ............................................

46

Gambar 4. Teknik Trianggulasi Metode ......................................................

46

Gambar 5. Skema Model Analisis Interaktif ...............................................

49

Gambar 6. Bagan Prosedur Penelitian .........................................................

50

Gambar 7. Struktur Organisasi BBRSBD Prof. Dr. Soeharso .....................

55

Gambar 8. Struktur Organisasi Tata Usaha .................................................

61

commit to user

xviii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman Lampiran 1. Jadwal Penelitian .....................................................................

98

Lampiran 2. Visi, Misi, dan Tujuan Tata Usaha ..........................................

99

Lampiran 3. Struktur Organisasi BBRSBD Prof. Dr. Soeharso ..................

100

Lampiran 4. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha...................................

101

Lampiran 5. SK Menteri Sosial....................................................................

102

Lampiran 6. Job Diskripsi Sub Bagian Kepegawaian ..................................

109

Lampiran 7. Job Diskripsi Sub Bagian Keuangan .......................................

113

Lampiran 8. Job Diskripsi Sub Bagian Umum ............................................

117

Lampiran 9. Data Sub Bagian Kepegawaian ...............................................

124

Lampiran 10. Data Sub Bagian Keuangan .....................................................

125

Lampiran 11. Data Sub Bagian Umum ..........................................................

126

Lampiran 12. Pedoman Wawancara ..............................................................

127

Lampiran 13. Field Note ................................................................................

129

Lampiran 14. Surat Permohonan Ijin Menyusun Skripsi ...............................

149

Lampiran 15. Surat Permohonan Ijin Penelitian ............................................

151

Lampiran 16. Surat Permohonan Ijin Research .............................................

152

Lampiran 17. Surat Ijin Menyusun Skripsi ....................................................

153

Lampiran 18. Surat Keterangan Penelitian ....................................................

154

commit to user

xix


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Semua instansi baik instansi pemerintah maupun swasta, dalam kegiatannya selalu mengadakan suatu aktivitas pekerjaan tertentu yang mengarah pada tercapainya tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan organisasi seorang pemimpin harus mampu mendayagunakan elemen-elemen dasar yang mendukung yaitu ”the six M’s” yang mencakup men, materials, machines, methods, money, dan market. Tujuan organisasi dicapai melalui penggunaan sumber daya manusia, sumber daya alam dan penerapan manajemen yang baik. Manajemen merupakan elemen penting dalam hal melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efisien. Henri Fayol dalam Winardi (1990:3) mengatakan bahwa ”sistem syaraf pada hewan sangat mirip dengan aktivitas-aktivitas manajerial pada sebuah organisasi sosial”. Manajemen memasuki semua fase sebuah organisasi dan bersifat penting untuk mencapai suatu koordinasi upaya apabila orang-orang bersatu guna mencapai suatu tujuan bersama. Penerapan fungsi-fungsi manajemen perlu dipertimbangkan dalam kerangka organisasi tertentu mengingat suatu keadaan mengalami perubahan secara terus menerus. Seorang pemimpin harus menghadapi segala macam jenis ketidakpastian ketika berupaya mencapai tujuan-tujuan organisasi. Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan harus diramu dan diterapkan secara tepat sesuai dengan situasi yang berlaku. Dalam upaya mencapai tujuan organisasi seorang pemimpin harus menerapkan dan melaksanakan fungsi manajemen melalui aktivitas manajerial yaitu planning, organizing, actuating dan controlling. Agar tujuan organisasi tercapai,

maka

sumber

daya

dalam

organisasi

diorganisasikan, diarahkan dan diawasi dengan baik. commit to user

1

harus

direncanakan,


digilib.uns.ac.id 2

Tujuan organisasi tidak dapat dicapai secara perorangan karena manusia memiliki keterbatasan baik itu keterbatasan dalam kemampuan berpikir maupun kekuatan fisik. Manusia menyadari bahwa tujuan akan lebih mudah untuk dicapai dengan adanya hubungan kerjasama. Tujuan organisasi dapat dicapai lebih efektif dan efisien melalui kerjasama antar berbagai pihak yang diselenggarakan sesuai ketentuan bersama. Dalam suatu organisasi terdapat orang yang dipimpin dan orang yang memimpin. Bagi seorang yang memegang peran sebagai pimpinan harus mampu menjalankan fungsi-fungsi manajemen. Salah satu fungsi manajemen adalah pengorganisasian, dimana seorang pemimpin melakukan rangkaian kegiatan pengaturan pekerjaan serta menetapkan jalinan hubungan kerja antar satuan organisasi atau para pejabatnya dalam rangka menghasilkan struktur organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi. Salah satu sarana agar organisasi dapat berjalan dengan baik adalah dengan menerapkan asas organisasi. Dengan adanya pengorganisasian yang tepat atas para individu yang ada dalam satu organisasi akan memberikan kejelasan ekspektasi-ekspektasi kinerja individual dan tugas-tugas yang terspesialisasi bagi para individu terkait sehingga memberi kemudahan dalam pelaksanaan pekerjaan organisasi. Setiap individu akan memahami benar apa yang menjadi tugas-tugasnya sehingga dapat menghindari timbulnya duplikasi, konflik, dan penyalahgunaan sumber-sumber daya baik itu sumber daya material dan sumber daya manusia. Pengorganisasian merupakan kegiatan manajemen yang menghasilkan struktur organisasi yaitu suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan diantara bidang kerja, maupun individu-individu yang menunjukkan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem kerjasama. Dengan pengorganisasian hubungan kerja baik diantara individu maupun fungsi ditetapkan, diatur, dan disusun

sehingga membentuk suatu

kerangka yang mempunyai pola tetap, susunan logis dan bentuk teratur. Agar fungsi pengorganisasian dapat dilaksanakan dengan tepat diperlukan pedoman yaitu asas organisasi. Asas organisasi terdiri dari beberapa commit user point yang keseluruhan mengarah pada to tercapainya tujuan. Penelitian ini lebih


digilib.uns.ac.id 3

memfokuskan

pada

asas

organisasi

yang

berupa

perumusan

tujuan,

departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi dan kesatuan perintah. Dalam pengorganisasian tujuan yang jelas akan mempermudah dalam menentukan bentuk dan struktur organisasi. Selain itu tujuan yang jelas juga akan mempermudah dalam menentukan jumlah dan penempatan pegawai. Untuk mencapai tujuan diperlukan keselarasan gerak, keselarasan aktivitas, dan keselarasan tugas antar satuan organisasi sehingga diperlukan suatu koordinasi yang baik dari pimpinan. Koordinasi merupakan kegiatan menghubungkan, menyatupadukan dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga berlangsung secara tertib dan seirama menuju tercapainya tujuan. Koordinasi dilakukan dengan melaksanakan pembagian tugas yang ada dalam organisasi ke dalam satuan-satuan tertentu. Tugas harus diberikan kepada individu yang tepat agar pelaksanaan tugas tersebut lancar sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi. Individu dengan pekerjaan yang sejenis dalam organisasi dikelompokkan dalam satu fungsi yang akan diserahi bidang kerja tertentu guna mencapai efektifitas dan efisiensi pelaksanaan pekerjaan kantor. Individu hanya menerima perintah dan tanggung jawab dari satu atasan dan dilaksanakan dengan menggunakan saluran komunikasi yang tegas sehingga dapat menghindarkan dari kemungkinan adanya kekembaran atau kevakuman dalam pelaksanaan pekerjaan yang disebabkan karena adanya bawahan yang dapat menerima perintah lebih dari satu atasan. Kantor merupakan pusat kegiatan pemikiran dan saraf bagi organisasi untuk mengendalikan seluruh tingkah laku dan perbuatan organisasi menuju pada tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam menjalankan aktivitas kerja kantor diperlukan adanya kerjasama antara bagian yang satu dengan yang lain mengingat pelaksanaan suatu aktivitas kerja kantor akan selalu berhubungan satu sama lain dan tidak dapat berjalan sendiri-sendiri karena kantor merupakan suatu organisasi yang tidak pernah terlepas dari pengorganisasian oleh manajer kantor dalam mencapai tujuan. Pekerjaan-pekerjaan yang dilaksanakan di kantor satu sama lain saling commit to user berhubungan. Satu pekerjaan mempengaruhi pekerjaan yang lain. Ibarat pabrik,


digilib.uns.ac.id 4

pekerjaan kantor merupakan rantai yang akan menggerakkan roda-roda lain dalam pabrik itu. Salah satu mata rantai terganggu mesin-mesin lain juga akan terganggu. Oleh karena itu, perhatian penempatan orang untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan di dalam kantor harus dilakukan dengan tepat, sehingga perputaran ”rantai” dalam mencapai tujuan organisasi dapat berjalan lancar. Demikian pula dengan kantor Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta, dalam menjalankan aktivitas kerja kantor tidak pernah terlepas dari kegiatan tata usaha yang meliputi menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan mengirim keterangan-keterangan dalam setiap usaha kerjasama atau sering disebut dengan pekerjaan kantor (office work). Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, bagian tata usaha Departemen Sosial Kota Surakarta dibagi menjadi tiga sub bagian yaitu sub bagian keuangan, sub bagian kepegawaian dan sub bagian umum. Setiap sub bagian mempunyai tugas sesuai tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Pekerjaan tata usaha merupakan bagian kecil dalam pekerjaan kantor secara keseluruhan, tetapi karena pekerjaan ini menyelinap disetiap pekerjaan dan struktur, maka peranannya cukup penting dan membutuhkan perhatian yang sungguh-sungguh dari pimpinan. Agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik, diperlukan hubungan yang baik antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Dengan terselenggaranya hubungan yang baik oleh pimpinan dan dipahami benar oleh semua anggota maka suatu usaha kerjasama dalam suatu organisasi dapat berjalan dengan baik. Bagian tata usaha kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta juga tidak terlepas dari aktivitas pengorganisasian. Setiap bagian diorganisasikan dengan membagi bagian tata usaha menjadi tiga sub bagian dan menempatkan individu-individu yang dirasa tepat menduduki jabatan pada sub bagian tersebut disertai dengan pelimpahan wewenang dan tanggungjawab terhadap pelaksanaan tugas untuk mempermudah tercapainya tujuan. Berdasarkan

studi

pendahuluan,

peneliti

melihat

masih

belum

diterapkannya asas the right man in the right place pada pengorganisasian bagian commit user tata usaha Kantor BBRSBD Prof. Dr. to Soeharso Surakarta Surakarta. Hal ini


digilib.uns.ac.id 5

terlihat dengan masih adanya penempatan pegawai tata usaha yang belum menguasai penggunaan komputer di bagian administrasi yang justru sebagian besar pekerjaannya menggunakan komputer. Selain itu, masalah lain yang peneliti temukan yaitu adanya pegawai tata usaha yang ”menganggur” karena tidak ada pekerjaan padahal masih dalam jam kerja, tetapi dilain pihak terdapat pegawai yang bekerja dengan keras menyelesaikan tugasnya. Melihat keadaan tersebut, peneliti menjadi mengetahui bahwa terdapat masalah lain yaitu koordinasi yang kurang baik terlihat dari kurangnya keselarasan antara tugas dan individu pelaksananya. Peneliti tertarik untuk mengetahui lebih jauh mengenai pengorganisasian bagian tata usaha pada suatu lembaga instansi pemerintahan. Sehubungan dengan hal tesebut, dalam kesempatan ini peneliti akan melakukan penelitian mengenai “Pengorganisasian Bagian Tata Usaha

pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi

Soasial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta.”

B. Rumusan Masalah Kegiatan penelitian muncul karena adanya suatu masalah yang harus dipecahkan secara ilmiah. Masalah merupakan suatu gejala yang menimbulkan kesulitan sehingga menggerakkan manusia untuk menyelesaikannya. Menurut pendapat Winarno Surachmad (1998 : 34) ”masalah adalah setiap kesulitan yang menggerakkan manusia untuk memecahkannya ”. Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: a.

Bagaimanakah

pelaksanaan

pengorganisasian

yang

berasaskan

perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta? b.

Faktor-faktor

apa

saja

yang

mendukung

dan

menghambat

pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha commit to user


digilib.uns.ac.id 6

pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta? c.

Bagaimanakah upaya yang dilakukan untuk mengatasi faktor-faktor yang menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta?

C. Tujuan Penelitian Tujuan merupakan suatu arah dan cara yang hendak ditempuh dalam melaksanakan suatu kegiatan. Untuk itu dalam melaksanakan suatu kegiatan tidak bisa terlepas dari tujuan yang hendak dicapai. Dengan demikian jika masalah dalam suatu penelitian sudah ditentukan maka tujuan penelitian tersebut adalah untuk memecahkan masalah yang telah dirumuskan sebelumnya. Tujuan dari penelitian ini yang hendak dicapai adalah: a.

Untuk mendeskripsikan bagaimana pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

b.

Untuk

mengetahui

faktor-faktor

apakah

yang

mendukung

dan

menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta. c.

Untuk mendeskripsikan bagaimana upaya yang dilakukan untuk mengatasai faktor-faktor yang menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta. commit to user


digilib.uns.ac.id 7

D. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat menghasilkan suatu informasi secara rinci, akurat, dan aktual dalam menjawab persoalan yang timbul dalam penelitian ini, sehingga memberikan manfaat baik manfaat teoritis maupun manfaat praktis. Manfaat merupakan sesuatu hal yang baik yang dapat dirasakan setelah suatu kegiatan selesai dilaksanakan. Manfaat penelitian merupakan sesuatu yang penting karena memberikan gambaran jelas dalam menjawab suatu permasalahan baik secara teoritis maupun praktis. Penelitian yang baik akan menghasilkan informasi yang akurat, rinci, dan faktual. Adapun manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini antara lain: a.

1. Manfaat Teoretis Sebagai pengembangan dan tindak lanjut dari pemahaman tentang pengorganisasian dalam rangka meningkatkan profesionalitas organisasi dalam melaksanakan tugasnya.

b.

Untuk memperluas wawasan dan pengetahuan secara luas dan mendalam tentang ilmu organisasi dan manajemen.

a.

2. Manfaat Praktis Sebagai dasar acuan dan masukan bagi peneliti berikutnya yang meneliti permasalahan serupa secara lebih mendalam.

b.

Bagi kantor sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan langkahlangkah kebijakan pengorganisasian lebih lanjut dimasa yang akan datang.

commit to user


digilib.uns.ac.id 8

BAB II LANDASAN TEORI A. Tinjauan Pustaka Mengkaji teori-teori yang relevan dalam suatu penelitian sangat diperlukan. Kajian teoritis pada dasarnya merupakan pengkajian terhadap pengetahuan ilmiah yang sudah ada. Hal yang dikaji dapat berupa teori-teori terbentuk suatu konsep, hukum dan prinsip yang relevan dengan permasalahan penelitian. Dengan mengkaji teori-teori yang relevan dengan masalah merupakan langkah awal untuk mencari jawaban atas permasalahan tersebut.

1. Tinjauan Tentang Manajemen a. Definisi Manajemen Mengenai definisi manajemen, hingga saat ini belum ada keseragaman pendapat. Hal ini dapat dilihat dari beberapa definisi tentang manajemen yang berbeda oleh sejumlah pakar. Namun dari definisi tersebut secara garis besar dapat diidentifikasikan sebagai berikut, yaitu 1) Manajemen sebagai seni (art), 2) Manajemen sebagi proses (process), dan 3) Manajemen sebagai ilmu (science). Manullang (2002: 17) mendefinisikan manajemen sebagai seni dan ilmu, hal ini dapat dilihat dari pendapatnya bahwa ”Manajemen adalah seni dan ilmu

perencanaan,

pengorganisasian,

penyusunan,

pengarahan,

dan

pengawasan daripada sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu”. Sedangkan George R Terry dalam Malayu S.P. Hasibuan (2005: 2) mendefinisikan manajemen dengan memandangnya sebagai sudut proses, hal ini dapat dilihat dari pendapatnya bahwa Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya. commit to user

8


digilib.uns.ac.id 9

Menurut L. Trewathn dan M. Gene Newport (1990: 4) dalam bukunya yang berjudul ”Management” menyatakan bahwa ”Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan serta mengawasi aktivitasaktivitas sesuatu organisasi dalam rangka upaya mencapai suatu koordinasi sumber-sumber daya manusia dan sumber-sumber daya alam dalam hal pencapaian sasaran secara efektif serta efisien”. Dari beberapa pendapat mengenai manajemen sebagaimana tersebut diatas, peneliti dapat menarik suatu pengertian bahwa manajemen merupakan seni, ilmu dan proses perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan

untuk

mencapai

tujuan

yang

telah

ditetapkan

melalui

pemanfaatan sumber-sumber daya yang ada.

b. Pentingnya Manajemen Bagi Organisasi Semua organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti akan memerlukan manajemen untuk mencapai kelancaran tugas sehari-hari. Tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh organisasi akan berhasil apabila organisasi tersebut mampu membuat suatu perencanaan, mengorganisasir, menggerakan serta melakukan pengawasan dengan baik. Perencanaan yang baik tidak akan ada artinya apabila wadah untuk melaksanakan rencana tersebut tidak ada. Untuk itu maka perlu dibentuk suatu organisasi yang tepat agar dimungkinkan adanya suatu pembagian kerja dan wewenang yang jelas. Tujuannya adalah untuk mendukung pelaksanaan kerja dan mencegah over lapping dalam pelaksanaan kerja. Tindakan selanjutnya adalah organisasi harus mampu menggerakkan orang-orang sesuai dengan rencana organisasi yang telah ditetapkan. Dan langkah akhir adalah kemampuan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan. Menurut Malayu S.P. Hasibuan (2007: 4) pentingnya dilakukan manajemen yaitu: 1) Pekerjaan berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri, sehingga diperlukan pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam penyelesaiannya. 2) Perusahaan baru dapat berhasil dengan baik, jika manajemen diterapkan commit to user dengan baik.


digilib.uns.ac.id 10

3) Manajemen yang baik akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki. 4) Manajemen yang baik akan mengurangi pemborosan-pemborosan. 5) Manajemen menetapkan tujuan dan usaha untuk mewujudkannya dengan memanfaatkan 6 M dalam proses manajemen tersebut. 6) Manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan. 7) Manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan secara teratur. 8) Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan. 9) Manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap kerja sama sekelompok orang. Menurut Hani Handoko (1992: 6) ada tiga alasan utama diperlukannya manajemen, yaitu: ”1) untuk mencapai tujuan, 2) untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, dan 3) untuk mencapai efisiensi dan efektivitas”. Dari beberapa pendapat mengenai pentingnya manajemen sebagaimana tersebut diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa manajemen sangat diperlukan untuk mencapai efisiensi, efektivitas serta mencapai keteraturan, kelancaran dan kesinambungan usaha dalam rangka mencapai tujuan.

c. Sarana Manajemen Untuk melaksanakan aktivitas manajemen dan memudahkan tercapainya tujuan organisasi, seorang pimpinan memerlukan sarana untuk mendukung proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Manullang (2002: 5) sarana atau alat manajemen untuk mencapai tujuan adalah: 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Manusia (men) Uang (money) Bahan-bahan (material) Metode (method) Mesin (machine) Pasar (market) Menurut Ign.Wagimin dalam bukunya Pengantar Manajemen (2005: 4)

alat untuk mencapai tujuan meliputi: commit to user



1) 2) 3) 4) 5)

Man power Method Machine Material Money Sedangkan Menurut Winardi (1990: 5) sarana atau alat untuk mencapai

tujuan dikenal dengan istilah ”the six M’s” yaitu : 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Men (manusia) Materials (bahan-bahan) Machines (mesin-mesin) Methods (metode-metode) Money (uang) Markets (pasar) Dari beberapa pendapat mengenai sarana manajemen sebagaimana

tersebut diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa untuk mencapai tujuan organisasi memerlukan alat atau sarana yang meliputi Men (manusia), money (uang), material (bahan), method (metode), machine (mesin), dan market (pasar). d. Fungsi Manajemen Sampai saat ini kita banyak menjumpai dan membaca pendapat tentang fungsi-fungsi

manajemen.

Mengenai

perumusan

fungsi

manajemen,

dikalangan para teoritis belum ditemukan kata sepakat, terbukti banyak ditemukannya berbagai perumusan-perumusan dengan istilah yang beragam. Dalam buku Principle of Management, George R Terry (1991: 83) mengemukakan bahwa fungsi-fungsi manajemen terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan, dan pengawasan atau sering disingkatnya menjadi P.O.A.C. Pendapat selengkapnya adalah : “ These four fundamental function of management – planning, organizing, actuating and controlling – constitute the process of management”. (Terry, 1991 : 83) yang berarti ini adalah empat fungsi pokok manajemen – perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan – merupakan proses dari manajemen. Selanjutnya dalam bukunya tersebut, Terry memberikan ringkasancommit to user ringkasan mengenai pernyataan dari fungsi-fungsi pokok manajemen mulai



dari aktivitas perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan. Pertama, perencanaan adalah untuk menentukan tujuan-tujuan dan jalannya suatu tindakan untuk kemudian ditindaklanjuti. Kedua, pengorganisasian adalah untuk mendistribusikan pekerjaan diantara kelompok dan untuk membangun dan mengenal kebutuhan kerjasama dan wewenang. Ketiga, menggerakkan adalah anggota kelompok melaksanakan

tugasnya dengan

antusias. Keempat, pengawasan adalah aktivitas untuk menyesuaikan dengan rencana. Sedangkan menurut

Luther Gullich dalam Winardi (1990: 4) fungsi

manajemen terdiri dari tujuh point yang sering disingkat dengan POSDCORB yaitu : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

Planning Organizing Staffing Directing Coordinating Reporting Budgeting Lain halnya dengan apa yang dikemukakan oleh Manullang (2002: 20)

dalam bukunya Dasar-dasar Manajemen, dimana beliau mengkombinasikan pendapat beberapa tokoh. Ada 13 yang dijadikan acuan sebagai bahan untuk mengemukakan pendapatnya, masing-masing adalah pendapat Louis A. Allen, Prajudi Atmosudirdjo, John Robert Beisline, Ph.D, Henry Fayol, Luther Gullich, Koonz dan O’Donnel, William H Newman, Dr. S.P Siagian, MPA, William Sriegel, George R. Terry, Lyndal F. Urwick, Dr. Winardi, SE dan The Liang Gie. Fungsi manajemen menurut Manullang (2002: 20) ada 10 yaitu: 1) Forecasting 2) Palnning termasuk Budgeting 3) Organizing 4) Staffing atau Assembling Resources 5) Directing atau Commanding 6) Leading 7) Coordinatig 8) Motivating 9) Controlling dan commit to user 10) Reporting



Dari beberapa pendapat mengenai fungsi manajemen seperti yang dikemukakan beberapa tokoh tersebut, peneliti dapat menarik satu kesimpulan bahwa fungsi manajemen yang merupakan aktivitas paling sederhana dan fundamental dalam kegiatan organisasi meliputi fungsi perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan. Keempat aktivitas inilah yang memegang peranan penting dalam mencapai tujuan organisasi.

2. Tinjauan Tentang Pengorganisasian Salah satu fungsi manajemen adalah pengorganisasian. Pada penelitian ini peneliti memfokuskan masalah penelitian pada fungsi manajemen yang berupa fungsi pengorganisasian. a. Pengertian pengorganisasian Manullang (2002: 59) dalam bukunya Dasar-dasar Manajemen mengemukakan pendapatnya tentang pengorganisasian : ”Pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas manajemen dalam pengelompokkan orang-orang serta penerapan tugas, fungsi, wewenang serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitas-aktivitas berdaya guna dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu”. Pengorganisasian

menurut

T.

Hani

Handoko

(2001:

167)

”Pengorganisasian merupakan suatu proses merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien”. Sedangkan James AF Stoner (1995: 183) mengemukakan bahwa: ”Pengorganisasian adalah cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan diantara anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien”. Dari beberapa pendapat diatas, peneliti dapat menarik suatu pengertian bahwa pengorganisasian merupakan rangkaian kegiatan pengaturan pekerjaan commit to userantar satuan organisasi atau para serta menetapkan jalinan hubungan kerja



pejabatnya dalam rangka menghasilkan struktur organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

b. Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen Setiap organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta

dalam

rangka mewujudkan tujuannya tentu melibatkan segenap orang, fasilitas dan dana. Agar segenap orang, fasilitas dan dana tersebut dapat terarah pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien maka diperlukan adanya pengelolaan dan pengaturan. Proses pengelolaan dan pengaturan segenap orang, fasilitas dan dana dalam rangka pencapaian tujuan inilah yang disebut manajemen. Manajemen adalah proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Bergeraknya suatu organisasi kearah tercapainya tujuan, ditentukan oleh kemampuan manajer dalam melaksanakan fungsi-fungsi

manajemen.

Salah

satu

diantaranya

adalah

fungsi

pengorganisasian yang merupakan suatu gugusan prinsip atau norma kerja untuk membantu manajer mengorganisir dan memimpin organisasi dengan lebih baik. Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang sangat penting dilaksanakan oleh pimpinan untuk menghasilkan suatu struktur organisasi yang sehat dan efisien yang memungkinkan akan dapat menjamin pelaksanaan kerja secara lancar dan wewenang setiap satuan organisasi dengan tertib serta memungkinkan dapat mencapai tujuan secara efisien.

c. Pentingnya pengorganisasian bagi Organisasi Pada dasarnya kemampuan manusia itu terbatas, baik itu fisik, pengetahuan, waktu dan perhatian sedangkan kebutuhan manusia tidak terbatas. Usaha untuk memenuhi kebutuhan, terbatasnya kemampuan dalam melakukan pekerjaan mendorong manusia membagi pekerjaan, tugas, dan commit to userfungsi manjemen yaitu fungsi tanggung jawab dengan melaksanakan



pengorganisasian. Dengan adanya pengorganisasian ini, maka terbentuklah kerjasama dan keterkaitan formil dalam suatu organisasi. Dalam organisasi ini maka pekerjaan yang berat dan sulit akan dapat diselesaikan dengan baik serta tujuan yang diinginkan tercapai. Adapun manfaat pengorganisasian menurut Winardi (2007: 21) adalah sebagai berikut: 1) Kejelasan tentang ekspektasi-ekspektasi kinerja individual dan tugastugas yang terspesialisasi. 2) Pembagian kerja, yang menghindari timbulnya duplikasi, konflik, dan penyalahgunaan sumber-sumber daya. 3) Terbentuknya suatu arus aktivitas kerja yang logis, yang dapat dilaksanakan baik oleh individu-individu atau sebagai kelompokkelompok. 4) Saluran-saluran komunikasi yang mapan, yang membantu pengambilan keputusan dan pengawasan. 5) Mekanisme-mekanisme yang mengoordinasi, memungkinkan tercapainya harmoni antara anggota organisasi yang terlibat dalam aneka macam kegiatan. 6) Upaya-upaya yang difokuskan yang berkaitan dengan sasaran-sasaran secara logis dan efisien. 7) Struktur-struktur otoritas tepat, yang memungkinkan kelancaran perencanaan dan pengawasan pada seluruh organisasi yang bersangkutan. Adapun menurut S.P. Siagian (2005: 60) pengorganisasian dapat memberikan kejelasan mengenai beberapa hal, yaitu: 1) 2) 3) 4)

Siapa melakukan apa. Siapa bertanggung jawab kepada siapa. Siapa yang berhubungan dengan siapa dan dalam hal apa. Saluran komunikasi apa yang terdapat dalam organisasi, bagaimana cara memanfaatkannya, dan untuk kepentingan apa. 5) Jaringan informasi apa yang terdapat dalam organisasi. Dari beberapa pendapat diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa pengorganisasian memiliki beberapa manfaat yaitu memberikan kejelasan mengenai pembagian tugas individu, penempatan jabatan individu, hubungan kerja, saluran komunikasi, dan memberikan kemudahan dalam pengawasan. commit to user



d. Proses pengorganisasian Pada dasarnya proses pengorganisasian suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien meliputi dua aspek yaitu: 1) Departemenisasi 2) Pembagian kerja (T. Hani Handoko). Sedangkan proses pengorganisasian menurut T. Hani Handoko (2001:168) ditunjukkan dengan 3 langkah, yaitu : 1) Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi 2) Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang 3) Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengorganisasi pekerjaan para anggota menjadi satu kesatuan yang terpadu dan harmonis. Proses pengorganisasian menurut Samuel Certo dalam Winardi (2007:24) adalah sebagai berikut: 1) 2) 3) 4)

Melaksanakan refleksi tentang rencana-rencana dan sasaran-sasaran. Menetapkan tugas-tugas pokok Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian Mengalokasikan sumber-sumber daya dan petunjuk-petunjuk untuk tugastugas bagian tersebut 5) Mengevaluasi hasil-hasil dan strategi pengorganisasian yang diimplementasi. Adapun langkah-langkah yang diperlukan dalam pengorganisasian menurut Malayu S.P Hasibuan (2005: 33) adalah: 1) Tujuan, manajer harus mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai: apa profit motive atau service motive. 2) Penentuan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus mengetahui, merumuskan dan menspesifikasikan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan menyusun daftar kegiatan-kegiatan yang dilakukan. 3) Pengelompokkan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus mengelompokkan kegiatan-kegiatan ke dalam beberapa kelompok atas dasar tujuan yang sama; kegiatan-kegiatan yang bersamaan dan berkaitan erat disatukan ke dalam satu departemen atau satu bagian. 4) Pendelegasian wewenang, artinya manajer harus menetapkan besarnya wewenang yang akan didelegasikan kepada setiap departemen. 5) Rentangan kendali, artinya manajer harus menetapkan jumlah karyawan pada setiap departemen atau bagian. commit to user



6) Perincian peranan perorangan, artinya manajer harus menetapkan dengan jelas tugas-tugas setiap individu karyawan, supaya tumpang tindih tugas terhindarkan. 7) Tipe organisasi, artinya manajer harus menetapkan tipe organisasi apa yang akan dipakai. 8) Struktur organisasi, artinya manajer menetapkan struktur orgaisasi yang akan dipergunakan. Dari beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa proses pengorganisasian meliputi: 1) Mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai. 2) Merinci seluruh pekerjaan yang akan dilaksanakan. 3) Membagi pekerjaan menjadi tugas-tugas setiap individu. 4) Mengalokasikan sumber daya untuk penyelesaian tugas. 5) Menentukan jalainan hubungan untuk mengorganisasi pekerjaan setiap individu sehingga menjadi suatu kesatuan yang terpadu.

e. Struktur Organisasi Pelaksanaan proses pengorganisasian secara baik akan membuat suatu organisasi mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. Proses ini akan menghasilkan struktur organisasi. Struktur organisasi berguna untuk merubah organisasi tak terwujud menjadi konkrit karena akan membuat jelas organisasi yang dimaksud. Agar struktur organisasi tersebut jelas dan tegas kemudian dituangkan dalam suatu bagan organisasi. The Liang Gie (2000: 43) mengemukakan ” Struktur organisasi adalah kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan diantara bidang-bidang kerja, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan dan peranan masing-masing dalam kebulatan bersama”. Struktur organisasi menurut Malayu S.P Hasibuan (2005: 34) adalah: ”Struktur adalah suatu gambar yang menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi”. commit to user



Sedangkan T. Hani Handoko (2001: 169) mengemukakan bahwa: ”Struktur organisasi adalah kerangka yang menunjukkan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisiposisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi”. Dari pendapat beberapa tokoh diatas dapat ditarik suatu pengertian bahwa struktur organisasi merupakan suatu kerangka susunan hubunganhubungan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab, dan wewenang dari orang-orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan.

f. Manfaat struktur organisasi Pengorganisasian merupakan proses yang mana struktur organisasi dibuat dan ditegakkan. Struktur organisasi yaitu suatu kerangka susunan hubunganhubungan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari orang-orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan.

”Produktivitas

tinggi tergantung pada sumber daya dan struktur yang cocok untuk melaksanakan pekerjaan yang harus dilakukan” (Winardi, 1990: 379). Di dalam praktek, hanya struktur organisasi yang sehat dan efisien yang memungkinkan akan dapat menjamin pelaksanaan kerja dan wewenang setiap satuan organisasi dengan tertib, serta memungkinkan dicapainya perbandingan terbaik

antara

usaha

dengan

hasil

kerjanya.

Dan

hanya

dengan

pengorganisasian suatu struktur organisasi dapat terwujud. Untuk itu, diperlukan pemikiran dan pekerjaan. Secara garis besar, kegunaan atau faedah struktur organisasi adalah : 1) Untuk mengetahui besar kecilnya organisasi. 2) Untuk mengetahui jenis atau macam jabatan yang ada. 3) Untuk mengetahui fungsi dan kedudukan dari masing-masing pejabat. 4) Untuk mengetahui saluran kekuasaan dan tanggung jawab dari pucuk pimpinan sampai bawahan. 5) Untuk mengetahui bentuk organisasi. commit to user



Malayu S.P. Hasibuan (2005: 34) mengemukakan bahwa struktur organisasi dapat memberikan informasi penting yang meliputi: 1) Tipe organisasi yang dipergunakan. 2) Pendepartemenan organisasi, artinya memberikan informasi mengenai dasar pendepartemenan. 3) Kedudukan, artinya memberikan informasi mengenai apa seseorang termasuk kelompok manajerial atau karyawan operasional. 4) Jenis wewenang, artinya memberikan informasi tentang wewenang yang dimiliki seseorang. 5) Rentang kendali, artinya memberikan informasi mengenai jumlah karyawan dalam setiap departemen. 6) Manajer dan bawahan, artinya memberikan informasi mengenai garis perintah dan tanggung jawab. 7) Tingkatan manajer, artinya memberikan informasi mengenai Top manager, middle manager dan lower manager. 8) Bidang pekerjaan, artinya memberikan informasi mengenai tugas-tugas serta tanggung jawab yang dilakukan pada bagian tersebut. 9) Tingkat manajemen, artinya memberikan informasi mengenai hierarki manajemen secara keseluruhan. 10) Pimpinan organisasi, artinya memberikan informasi mengenai, apa pimpinan tunggal atau pimpinan kolektif . Dari pendapat beberapa tokoh diatas dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa struktur organisasi dapat memberikan informasi tentang bentuk organisasi, besar kecilnya organisasi, kedudukan pejabat dan hubungan kekuasaan dan tanggung jawab antar satuan organisasi atau pejabat dalam suatu organisasi.

g.

Asas Organisasi Salah satu syarat agar pengorganisasian dapat berjalan dengan baik perlu berpedoman dan meyakini asas-asas organisasi. Asas organisasi berguna pada waktu membentuk struktur organisasi yang sehat dan efisien. Asas organisasi mempunyai dua peranan penting yaitu : 1) Pedoman untuk membentuk struktur organisasi yang sehat 2) Pedoman untuk melakukan kegiatan organisasi agar dapat berjalan secara lancar (Sutarto, 2000: 43) Asas organisasi merupakan salah satu sarana agar organisasi berjalan commit to user dengan baik dan satuan organisasi yang bersangkutan sehat dan efisien, karena



pada umumnya organisasi banyak mengalami masalah diantaranya para pejabat yang bekerja dengan tidak mengetahui dan meyakini tujuan organisasi tempat kerjanya, masalah bagaimana cara menempatkan satuan-satuan organisasi dalam struktur organisasi yang tepat sesuai dengan perannya, masalah kekosongan pekerjaan atau kekembaran jabatan. Oleh karena itu, perlu adanya kesadaran para pejabat untuk meyakini dan melaksanakan asasasas organisasi dalam praktek atau pada proses pengorganisasiannya. Adapun asas-asas organisasi tersebut seperti yang dikemukakan Sutarto (2000: 61) adalah sebagai berikut : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11)

Perumusan tujuan Departemenisasi Pembagian kerja Koordinasi Pelimpahan wewenang Rentangan kontrol Jenjang organisasi Kesatuan perintah Fleksibelitas Berkelangsungan Keseimbangan Menurut S.P. Siagian (2005: 69) asas organisasi meliputi 15 aspek yang

meliputi: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15)

Kejelasan tujuan yang ingin dicapai Pemahaman tujuan oleh para anggota organisasi Penerimaan tujuan oleh para anggota organisasi Kesatuan arah Kesatuan perintah Fungsionalisasi Deliniasi berbagai tugas Keseimbangan antara wewenang dab tanggung jawab Pembagian tugas Kesederhanaan struktur Pola dasar organisasi yang relatif permanen Adanya pola pendelegasian wewenang Rentang pengawasan Jaminan pekerjaan Keseimbangan antara jasa dana imbalan

Sedangkan menurut Ign. Wagimin (2005: 53) asas organisasi meliputi 7 commit to user aspek, yaitu:



1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

Perumusan tujuan yang jelas Pembagian tugas pekerjaan Delegasi kekuasaan Rentangan kekuasaan Tingkatan tata jenjang Kesatuan perintah dan tanggung jawab Koordinasi Dari beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, peneliti dapat menarik

suatu kesimpulan bahwa asas organisasi meliputi: 1) Perumusan tujuan yang jelas 2) Departemenisasi 3) Pembagian kerja 4) Koordinasi 5) Kesatuan perintah Dalam penelitian ini, asas organisasi yang menjadi fokus penelitian adalah kelima asas tersebut diatas. Adapun penjelasan asas organisasi tersebut adalah sebagai berikut : 1) Perumusan tujuan dengan jelas Tujuan yang telah dirumuskan dengan jelas akan memudahkan untuk dijadikan pedoman dalam menetapkan haluan organisasi, pemilihan bentuk organisasi, pembentukan struktur organisasi, penentuan macam pekerjaan yang akan dilakukan, kebutuhan pejabat.”(Sutarto, 2000: 55) Menurut S.P. Siagian (2005: 70) perumusan tujuan penting, hal ini sesuai dengan apa yang dikemukakan ”Adanya tujuan yang jelas biasanya membantu manajer dalam organisasi untuk memperhitungkan tindakan apa yang perlu diambil dalam mengatasi keadaan yang tidak menguntungkan berkat

pengetahuan

manajerial,

pengalaman

dan

kemampunanya

menggunakan gaya kepemimpinannya yang dipandang paling tepat. Sebaliknya pengetahuan, ketrampilan, pengalaman dan gaya kepemimpinan tidak akan banyak manfaatnya apabila tidak diketahui dengan jelas ke arah mana organisasi akan dibawa”. Adapun pentingnya perumusan tujuan menurut Sutarto (2000: 61) commit to user adalah sebagai berikut :



a) Organisasi tanpa tujuan tak ada artinya dan hanya merupakan penghamburan uang belaka. b) Organisasi didirikan untuk mencapai hasil-hasil tertentu. c) Dasar dari organisasi terletak pada maksud dan tujuan yang telah ditentukan. d) Tujuan organisasi harus dimengerti dan diterima oleh para pegawai dan dicamkan sedalam-dalamnya. Tujuan merupakan sasaran yang hendak dicapai yang diusahakan dengan kerjasama sekelompok orang. Tujuan organisasi harus dirumuskan dan ditetapkan dengan jelas karena menjadi pedoman dalam menentukan arah organisasi, pemilihan bentuk dan struktur, macam pekerjaan dan penempatan pejabat. Tujuan harus dimengerti dan dipahami oleh setiap anggota organisasi karena dengan memahami maka seorang pejabat dapat menyadari apa yang diharapkan oleh organisasi. 2) Departemenisasi “Departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok aktivitas yang berdasarkan kesamaan sifatnya atau pelaksanaannya.” (Sutarto, 2000: 66) Menurut Ig. Wursanto (2002: 242) ”Departemenisasi adalah proses penggabungan pekerjaan ke dalam kelompok pekerjaan yang sejenis”. Setelah merumuskan tujuan organisasi selanjutnya adalah menyusun satuan

organisasi,

menjalankan

proses

fungsi-fungsi

menyusun tertentu

satuan-satuan

organisasi

inilah

disebut

yang

yang proses

departemenisasi. 3) Pembagian kerja Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Oleh karena itu, pembagian kerja dapat diartikan dalam dua macam: Apabila dihubungkan dengan satuan organisasi, maka pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu. Apabila dihubungkan dengan pejabat, maka commit to user pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokkan tugas-tugas



yang sejenis atau erat hubunganannya satu sama lain untuk dijabat atau dipegang oleh seorang pejabat tertentu. (Sutarto, 2000: 104) Adapun pentingnya pembagian kerja menurut Luther Gulick dalam Sutarto (2000: 105) adalah sebagai berikut: a) Karena orang berada dalam pembawaan, kemampuan serta kecakapan dan mencapai ketangkasan yang besar dan spesialisasi. b) Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang sama. c) Karena orang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama. d) Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas sehingga seseorang dalam rentangan hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui lebih banyak daripada sebagian sangat kecil daripadanya. Menurut Ig. Wursanto (2002: 230) Pembagian tugas sangat penting karena beberap alasan, yaitu: a) Pengetahuan, kemampuan dan keahlian seseorang sangat terbatas, sehingga tidak mungkin seseorang melakukan semua jenis pekerjaan sementara kegiatan dalam organisasi sangat kompleks. b) Seseorang tidak mungkin mampu mengerjakan dua jenis pekerjaan yang berbeda pada waktu yang sama. c) Tidak mungkin seseorang dapat berada pada dua tempat pada saat yang sama. d) Setiap orang, disamping mempunyai banyak kekurangan dan kelemahan, dalam hal-hal tertentu pasti mempunyai kelebihan yang tidak dimiliki oleh orang lain. Pembagian kerja penting untuk dilaksanakan karena bertujuan untuk menempatkan individu yang tepat untuk menyelesaikan tugas tertentu dan menghindari pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya karena hanya akan menimbulkan pemborosan sumberdaya organisasi. 4) Koordinasi Menurut James D Mooney dalam Sutarto (2000: 141) mengemukakan bahwa koordinasi adalah pengaturan usaha sekelompok orang secara teratur untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya suatu tujuan bersama. Menurut Ig. Wagimin (2005: 58) ” Koordinasi merupakan aktivitas manajemen yang berupa menghubung-hubungkan, menyatupadukan dan commit to user



menyelaraskan

orang-orang

dan

pekerjaannya

sehingga

kesemuanya

berlangsung secara tertib dan seirama menuju tercapainya tujuan”. Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan kesalarasan gerak, keselarasan aktivitas dan keselarasan tugas antar satuan organisasi yang ada di dalam organisasi. Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan mengintegrasikan segala tindakan, supaya terarah kepada sasaran yang ingin dicapai. Tujuan organisasi akan tercapai secara efektif apabila semua pejabat dan semua unit/ satuan organisasi serta sumber daya diselaraskan dengan tujuan organisasi. 5) Kesatuan perintah ”Kesatuan perintah adalah bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang pejabat atasan tertentu” (Sutarto, 2000: 191). Menurut Ig. Wursanto (2002: 223) ”Kesatuan perintah adalah bahwa setiap pegawai dalam organisasi hendaknya mempunyai seorang atasan langsung”. Dalam pelaksanaan asas ini, hendakya dibuat garis-garis saluran perintah dan tanggungjawab dengan jelas yang menujukkan dari siapa seorang pejabat menerima perintah dan kepada siapa dia bertanggungjawab, begitu juga sebaliknya kepada siapa dia melapor dan dari siapa dia memperoleh

laporan.

Pelaksanaan

asas

ini

dapat

menghindarkan

kemungkinan adanya kekembaran atau kevakuman dalam pelaksanaan pekerjaan yang disebabkan karena adanya bawahan yang dapat menerima tugas lebih dari satu atasan. Dari uraian diatas, dengan adanya pengorganisasian maka kegiatan yang dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggota organisasi akan mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. Melalui landasan teori mengenai pengorganisasian dapat diketahui indikator perlunya pengorganisasian dalam suatu organisasi sebagai berikut : commit to user



a. Cara manajer merancang struktur organisasi untuk penggunaan sumber daya yang paling efektif. b. Sistem kerja organisasi didalam mengatur kegiatan-kegiatannya. c. Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dari manajer dan bawahan secara vertikal dan horizontal. d. Kerjasama antar unit kerja e. Struktur dan bagan organisasi.

3. Tinjauan Tentang Tata Usaha a. Pengertian Tata Usaha Setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti tidak terlepas dari keharusan menyelenggarakan pekerjaan tata usaha. Tata usaha tentu terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan yang tertinggi sampai lapisan yang terbawah. Diantara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik dari atas kebawah dan sebaliknya maupun dari samping ke sisi lainnya serta silang-menyilang dari dan kemana pun, tentu terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha. Pekerjaan tata usaha tidak dapat dielakkan karena berhubungan dengan penyediaan, penyimpanan, dan penyampaian berbagai bahan keterangan dan informasi yang diperlukan oleh setiap anggota organisasi dalam melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan tanggungjawab

dan

wewenang masing-masing. Bahan keterangan merupakan unsur yang sangat penting dalam suatu organisasi, oleh sebab itu pengaturannyapun merupakan hal yang sangat penting untuk diketahui. Pengaturan bahan bahan keterangan tersebut dinamakan tata usaha. Tata usaha merupakan salah satu dari unsurunsur administrasi yang ada disetiap organisasi perkantoran. Jadi antara tata usaha dan organisasi perkantoran terdapat hubungan yang erat sekali. Menurut The Liang Gie dalam Djoko Santosa (2003: 7) menyatakan bahwa unsur-unsur administrasi meliputi delapan unsur,yaitu: 1) Organisasi 2) Managemen 3) Komunikasi

commit to user



4) 5) 6) 7) 8)

Ketatausahaan Perbekalan Keuangan Kepegawaian Perwakilan Kantor tata usaha dirasa sangat penting keberadaannya. Kantor ini hidup

sebagai satuan terpusat yang memberikan pelayanan dan diterima sebagai sekutu penuh dalam usaha-usaha produktif dari suatu organisasi. Tanpa kantor tata usaha roda-roda kegiatan tidak akan berjalan dengan lancar. Tata usaha ini jelas sangat penting bagi setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebab dalam pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apapun dalam sebuah organisasi perkantoran manapun tentu dilaksanakan kegiatan tata usaha. Tata usaha melayani pelaksanaan suatu pekerjaan operatif dengan menyediakan keterangan yang diperlukan. Keterangan tersebut memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik. Tata usaha menurut pendapat Saiman (2002: 14) menyatakan bahwa: ”Tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusuan keterangan-keterangan,

sehingga

keterangan-keterangan

itu

dapat

dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan”. Tata usaha menurut The Liang Gie (2000: 16) adalah: ” Tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Sedangkan pengertian tata usaha menurut Hadari Nawawi dan Martini Hadari (1996: 147) adalah : ”Tata usaha sebagai kegiatan menghimpun, mencatat, mengadakan, menggandakan, menyimpan, dan mengirim berbagai bahan atau data/ informasi untuk mewujudkan tugas-tugas pokok organisasi”. commit to user



Dari pendapat di atas dapat ditarik suatu pengertian bahwa tata usaha adalah

kegiatan

menghimpun,

mencatat,

mengolah,

menggandakan,

menyimpan dan mengirim berbagai bahan keterangan atau informasi yang dapat dipergunakan secara langsung oleh pimpinan organisasi atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan bahan informasi tersebut.

b. Peranan Tata Usaha dalam Organisasi Tata usaha merupakan salah satu unsur administrasi dalam suatu kantor atau organisasi, sehingga tata usaha sifatnya membantu/ menunjang bagi kelancaran kegiatan pokok perkantoran/ organisasi. Hal ini sesuai dengan pendapat Woworuntu dalam Saiman (2002: 15) yaitu administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data, tulis menulis dari proses tersebut. Tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan menjadi lebih baik. Tata usaha juga membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat. Kegiatan tata usaha sangat diperlukan dalam suatu organisasi karena kegiatan tata usaha juga ikut menentukan berhasil atau tidaknya tujuan organisasi secara efisien. Apabila kegiatan tata usaha tidak mendapat perhatian yang cukup akan mempengaruhi aktivitas/ pekerjaan lainnya termasuk menghambat pimpinan dalam pembuatan keputusan. Hal ini juga akan mengakibatkan organsasi yang bersangkutan sulit berkembang dan tujuan organisasi sulit tercapai secara efisien. Tata usaha perlu mendapat perhatian, karena tata usaha ikut menentukan berhasil atau tidaknya tujuan organisasi tercapai secara efisien. commit to user



Tata usaha mempunyai peranan yang sangat penting dalam melancarkan aktivitas dan perkembangan suatu organisasi pada keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. Adapun peranan tata usaha menurut The Liang Gie (2000: 20) adalah sebagai berikut: 1) Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapi tujuan dari sesuatu organisasi. 2) Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. 3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

c. Jenis-jenis Kegiatan Tata Usaha Tata usaha adalah kegiatan yang berkaitan dengan penyediaan, penyimpanan dan penyampaian bahan keterangan atau informasi. Fungsi tata usaha pada dasarnya adalah untuk memudahkan atau meringankan pekerjaan perkantoran. Sehingga fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data/ informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja organisasi yang dilakukan dengan pencatatan, penyimpanan, penggandaan semua data atau informasi yang berupa warkat-warkat yang selalu siap apabila sewaktuwaktu diperlukan. Tata usaha juga berfungsi memberikan pelayanan, dalam arti membantu personel lain dari dalam maupun luar organisasi yang memerlukan data atau informasi agar dapat melaksanakan pekerjaannya secara efektif. Adapun ciri-ciri tata usaha menurut The Liang Gie (2000: 21) adalah sebagai berikut : 1) Merupakan pekerjaan pelayanan 2) Bersifat merembes ke segenap bagian dari organisasi dan dapat dilaksanakan dimanapun sampai diluar kantor. 3) Dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi dari pucuk pimpinan sampai pegawai-pegawai terbawah. Kegiatan tata usaha menurut Saiman (2002: 15) dapat dikelompokkan sebagai berikut :

commit to user



1) Korespondensi dan laporan, kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus dilaporkan kepada pimpinan. 2) Tata hubungan yaitu berhubungan dengan proses surat menyurat, pencatatan dan penerimaan telepon serta faksimile ataupun internet. 3) Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data statistik dan lain-lain. 4) Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor/ organisasi. Adapun kegiatan tata usaha menurut J.C Doyner dalam bukunya Hadari Nawawi dan Martini Hadari (1996: 148) dapat dibedakan sebagai berikut: 1) Menerima informasi seperti surat-surat, daftar-daftar, standar harga, kutipan-kutipan dan sebagainya. 2) Mencatat data/ informasi seperti persediaan peralatan, data kepegawaian, hasil kerja dan lain-lain. 3) Menghimpun, menyusun dan mengklasifikasikan data/keterangan (informasi) seperti penomoran surat, arsip surat dan sebagainya. 4) Melayani/memberikan data/informasi, seperti mengkonsep surat, mendistribusikan surat dan lain-lain. 5) Menjamin agar tugas –tugas pokok dapat dilaksanakan. Sedangkan The Liang Gie (2000: 16) mengemukakan kegiatan tata usaha meliputi sebagi berikut: 1) Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. 2) Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan denganberbagai peralatan tulis ketyerangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. 3) Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keteranganketerangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. 4) Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. 5) Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. 6) Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Dari pendapat-pendapat di atas dapat ditarik suatu pengertian bahwa kegiatan tata usaha berkaitan dengan kegiatan menghimpun, mencatat, commit to user



mengelola, mengadakan, mengirim, menyimpan bahan keterangan/ informasi yang diperlukan bagi organisasi serta menjamin agar kegiatan-kegiatan pokok organisasi dapat dilaksanakan secara efektif. Masing-masing kegiatan tata usaha ini apabila dijalankan pada suatu kantor akan sangat berguna dalam mencapai tujuan organisasi secar efisien. Dengan aktivitas tata usaha pimpinan dapat memperoleh keterangan/ informasi yang dijadikan dasar untuk menentukan tindakan dan kebijaksanaan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

d. Pengorganisasian dalam Tata Usaha Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu mempunyai segi ketatausahaan. Kantor tempat kegiatan tata usaha dilaksanakan kini tidak lagi dipandang sebagi tempat kerja tambahan saja dalam suatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan. Karena tata usaha juga ikut berperan dalam menentukan berhasil atau tidaknya tujuan organisasi secara efisien. Oleh karena itu, pengorganisasian didalam tata usaha sangat diperlukan dan harus mendapatkan perhatian agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Pengorganisasian dalam tata usaha adalah aktivitas yang dilaksanakan oleh manajer atau pimpinan organisasi yang dilaksanakan dengan melakukan kegiatan pengaturan pekerjaan serta menetapkan jalinan hubungan kerja antar satuan organisasi atau para pejabat yang ada dalam tata usaha guna mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

e. Hambatan-Hambatan dalam Pelaksanaan Pengorganisasian Tata Usaha Dalam menjalankan aktivitas tata usaha dalam suatu organisasi perkantoran pasti tidak terlepas dari kendala-kendala yang menghambat jalannya pelaksanaan pengorganisasian tat usaha tersebut. Hambatanhambatan tersebut akan mengakibatkan pengorganisasian tata usaha menjadi commit to user tidak lancar. Adapun hambatan-hambatan tersebut adalah sebagai berikut:



1) Beban kerja yang tidak merata Pembagian kerja yang tidak merata akan menimbulkan rasa tidak adil diantara pegawai. Selain itu, pembagian kerja yang tidak merata juga akan berakibat buruk bagi pegawai yaitu pejabat yang dianggap rajin pada suatu ketika tidak mampu lagi bila ditambahi beban kerja, sedangkan pejabat yang semula dianggap pemalas akan menjadi bertambah malas. Pejabat yang banyak menganggur akan mengganggu pejabat lain yang sibuk melaksanakan tugasnya, misalnya mengajak bicara dengan topik yang sama sekali tidak ada kaitannya dengan urusan pekerjaan, menggerombol untuk mengerumpi dan bersendau gurau, dan lalu lalang diruang kerja tanpa tujuan yang jelas. Beban kerja atau aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban tugas masing-masing pejabat hendaknya merata sehingga dapat dihindarkan adanya satuan organisasi yang terlalu banyak aktivitasnya dan ada satuan yang terlalu sedikit aktivitasnya, demikian pula dapat dihindarkan adanya pejabat yang terlalu bertumpuk-tumpuk tugasnya dan ada pejabat yang sangat sedikit tugasnya sehingga nampak terlalu banyak menganggur. (Sutarto, 2000: 122) 2) Kurangnya koordinasi Koordinasi adalah suatu kondisi dimana terkandang aspek-aspek tidak terjadinya kekacauan, percekcokan, kekembaran atau kekosongan kerja, sebagai

akibat

dari

pada

pekerjaan

menghubung-hubungkan,

menyatupadukan, dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya dalam suatu kerja sama yang diarahkan pada pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi akan terlihat dengan adanya gejala-gejala berikut: a) Petugas atau satuan-satuan organisasi bertengkar menuntut suatu bidang kerja atau wewenang yang masing-masing menganggap termasuk dalam lingkungan tugasnya. Dalam hal ini sering terjadi kekembaran dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang memboroskan tenaga, waktu dan material. b) Petugas-petugas atau satuan-satuan organisasi saling melemparkan sesuatu tanggung jawab kepada pihak lain karena masing-masing to user merasa bahwa sesuatucommit pekerjaan tidak termasuk dalam ruang lingkup



tugasnya. Pengingkaran tanggung jawab biasanya mengakibatkan adanya kekosongan tindakan yang semestinya dijalankan. c) Pencapaian tujuan organisasi tidak berjalan secara lancar karena suasana organisasi terasa serba kacau, para petugas nampak serta ragu dalam pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan, ternyata serba salah saling berbenturan atau bahkan hasil pekerjaan yang satu sering dihapuskan oleh pekerjaan yang lain tanpa disadari. (Sutarto, 2000: 130) Dalam

melakukan

pengorganisasian

sangat

diperlukan

asas

koordinasi. Struktur organisasi yang dibuat harus dikoordinasikan secara baik dengan menyelaraskan sumber daya dan pekerjaan yang akan dilaksanakan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Apabila di dalam kegiatan pengorganisasian tata usaha hanya melaksanakan asas departemenisasi dan pembagian tugas tanpa melaksanakan asas koordinasi, maka akan menyebabkan tiap-tiap satuan organisasi atau tiap-tiap pejabat akan berjalan sendiri-sendiri tanpa adanya kesatuan arah sehingga tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya akan sulit tercapai secara efektif.

f. Cara Untuk Mengatasi Hambatan Pelaksanaan Pengorganisasian Tata Usaha Suatu pengorganisasian tata usaha akan berjalan dengan lancar apabila hambatan-hambatan yang terjadi di dalam pengorganisasian tata usaha tersebut dapat teratasi dengan baik. Adapun cara untuk mengatasi hambatan tersebut adalah sebagai berikut: 1) Pembagian kerja yang merata Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Oleh karen itu, pembagian kerja diartikan dalam dua macam: Apabila dihubungkan dengan satuan organisasi, maka pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu. Apabila dihubungkan dengan pejabat, maka pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokkan tugas-tugas yang sejenis atau erat hubunganannya satu sama lain untuk dijabat atau dipegang oleh seorang pejabat tertentu. (Sutarto, 2000: 104) commit to user



Pembagian kerja yang merata ini tidak berarti bahwa setiap satuan organisasi yang ada atau setiap pejabat yang ada harus tepat sama jumlah tugasnya. Beban kerja yang sama berarti kurang lebih sama, meskipun ada perbedaan tetapi tidak menyolok. Misalnya dalam suatu organsasi terdapat 3 orang pejabat yaitu P, Q dan R, maka beban kerjanya yang merata misalnya P memegang 7 macam tugas, Q memegang 5 macam tugas dan R memegang 8 macam tugas. Sedangkan beban kerja yang tidak merata misalnya P memegang 2 macam tugas, Q memegang 12 macam tugas dan R memegang 20 macam tugas. Pembagian beban kerja yang merata tidak akan menimbulkan rasa iri bagi pegawai, sehingga kegiatan organisasi dapat berjalan secara efektif dan efisien. 2) Adanya koordinasi Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan keselarasan gerak, keselarasan aktivitas dan keselarasan tugas antar satuan organisasi yang ada di dalam organisasi dengan memadukan perasaan, harapan, kehendak, latar belakang, kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung. Dalam keterpaduan itu semua kelebihan individu dimanfaatkan untuk kepentingan bersama sehingga memungkinkan kerjasama ditingkatkan efisiensi dan efektivitasnya dalam mencapai tujuan. Untuk itu koordinasi harus ditumbuhkan sebagai sesuatu kebutuhan pada setiap personal atau unit/ satuan kerja dan bukan selalu harus dipaksakan. Apabila dalam suatu organisasi dilakukan koordinasi maka ada beberapa manfaat yang dapat diambil, yaitu: a.

b.

c. d. e.

Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan lepas satu sama lain antara satuan-satuan organisasi atau antara para pejabat yang ada dalam organisasi. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan atau suatu pendapat bahwa satuan organisasinya atau pejabatnya merupakan yang paling penting. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan timbulnya pertentangan antar satuan organisasi atau antar pejabatnya. Dengan koordinasi dapat dihindarkan timbulnya rebutan fasilitas. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekembaran pengerjaan terhadap sesuatu aktivitas oleh satuan-satuan commit to user



f. g.

h.

i. j. k. l.

organisasi atau kekembaran pengerjaan terhadap tugas oleh para pejabat. Dengan koordinasi dapat dihindarkan terjadinya peristiwa waktu menunggu yang memakan waktu lama. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pengerjaan terhadap sesuatu aktivitas oleh satuan-satuan organisasi atau kekosongan pengerjaan terhadap sesuatu tugas. Dengan koordinasi dapat ditumbuhkan kesadaran antar pejabat untuk saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama sehingga dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kebaikan bagi dirinya atas kerugian atau kejatuhan sesama pejabat lainnya. Dengan koordinasi dapat dijamin kesatuan sikap antar pejabat. Dengan koordinasi dapat dijamin adanya kesatuan kebijaksanaan antar pejabat. Adanya kesatuan langkah antar pejabat. Dengan koordinasi dapat dijamin adanya kesatuan tindakan antar pejabat.( Sutarto, 2000: 146) B. Hasil Penelitian yang Relevan

1. Efranda Efristiyana (2010) dalam jurnalnya yang berjudul ”Organisasi dan Pengorganisasian Kantor” menyimpulkan bahwa dari hasil penelitian yang telah dilakukan dapat diketahui: (1) Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya organisasi yaitu seperti uang, material, mesin, metode, lingkungan, sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang dipergunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian kerja atau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. (2) Prinsip organisasi yaitu keberhasilan organisasi ditentukan oleh banyak faktor yang diantaranya adalah penerapan berbagai prinsip dasar organisasi yang dimaksud prinsip dasar ialah berbagai aspek yang diperhatikan dalam proses kerjasama sehingga organisasi berjalan lancar dan mencapai tujuan yang ditentukan. (http://ephastikoz.blogspot.com/2010/05/pengorganisasian-kantor.html) commit to user



2. Dwi Cahayani (2011) dalam jurnalnya yang berjudul “Pengorganisasian” menyimpulkan bahwa: (1) pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. (2) Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. (3) Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil. (http://cahayaniiminoz.blogspot.com/2011/01/organizing-ataupengorganisasian_05.html)

C. Kerangka Berpikir Kerangka berpikir merupakan alur berpikir yang dipergunakan dalam penelitian, yang digambarkan secara menyeluruh dan sistematis setelah mempunyai teori yang mendukung judul penelitian. Berdasarkan teori yang mendukung penelitian ini maka dibuat suatu kerangka pemikiran sebagai berikut: Dalam suatu organisasi kantor dalam melaksanakan kegiatan aktivitasnya diperlukan seorang pimpinan dalam hal ini adalah kepala kantor

untuk

mengorganisir sumber daya yang ada dalam organisasinya dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Setiap

pimpinan

dalam

pelaksanaan

tugas,

aktivitas

dan

kepemimpinannya untuk mencapai tujuan harus melaksanakan fungsi manajemen melalui aktivitas manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan. Tujuan organisasi dapat dicapai lebih efektif dan efisien melalui kerjasama antar berbagai pihak yang diselenggarakan sesuai ketentuan bersama. Agar penyelenggaraan usaha kerjasama dalam suatu organisasi berjalan dengan baik perlu suatu pengorganisasian yang baik pula. commit to user



Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang dilakukan dengan mengadakan pengaturan pekerjaan dan menetapkan jalinan hubungan kerja antar satuan organisasi atau para pejabatnya dalam rangka menghasilkan struktur organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Agar pengorganisasian dapat dilaksanakan dengan baik maka pimpinan perlu berpedoman pada asas organisasi. Salah satu peranan penting asas organisasi merupakan pedoman untuk membentuk struktur organisasi. Dengan berpegang pada asas organisasi tersebut, dalam proses pelaksanaannya serangkaian kegiatan pengorganisasian maka akan dapat menghasilkan suatu struktur organisasi yang sehat dan efisien yang memungkinkan akan dapat menjamin pelaksanaan kerja secara lancar dan wewenang setiap satuan organisasi dengan tertib serta memungkinkan dapat mencapai tujuan secara efisien. Dalam rangka menciptakan struktur organisasi yang sehat dan pencapaian tujuan organisasi tentu tidak terlepas dari adanya faktor pendukung dan faktor penghambat. Dari faktor pendukung dan penghambat akan memudahkan bagi pihak-pihak yang berhubungan untuk mencari pemecahan masalah dalam menciptakan struktur organisasi yang sehat dan efisien serta aktivitas berjalan lancar dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Penelitian ini difokuskan pada pengorganisasian bagian tata usaha kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Untuk menjelaskan kerangka pemikiran diatas, maka dapat digambarkan sebagai berikut:

Kantor Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta

-

Penerapan asas organisasi: Perumusan tujuan Departemenisasi Pembagian kerja Koordinasi, dan Kesatuan perintah

Gambar 1. Kerangka Pemikiran commit to user

Tujuan Tercapai



BAB III METODE PENELITIAN Menurut Suharsimi Arikunto (2002: 136) ”Metode penelitian adalah cara yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data penelitiannya”. Sedangkan menurut Cholid Narbuko dan Abu Achmadi (2003: 1) ”Metodologi penelitian berasal dari kata ’Metode’ yang artinya cara yang tepat untuk melakukan sesuatu; dan ’Logos’ yang artinya ilmu atau pengetahuan. Jadi metodologi artinya cara melakukan sesuatu dengan menggunakan pikiran secara seksama untuk mencapai tujuan”. Berdasarkan pendapat para ahli di atas, maka peneliti dapat menyimpulkan bahwa metodologi adalah ilmu yang mengarah kepada cara-cara ilmiah yang digunakan dalam penelitian untuk menemukan, mengembangkan dan menguji kebenaran suatu pengetahuan untuk mencapai tujuan tertentu. Metodologi dalam suatu penelitian sangat penting artinya sebab dengan mempergunakan teknik, cara, dan prosedur yang sistematis dan teliti dapat diperoleh hasil penelitian yang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Dalam penelitian ini, aspek metodologi yang dipergunakan terdiri dari tempat penelitian dan waktu penelitian, bentuk dan strategi penelitian, cara penentuan sumber data, cara penentuan teknik pengumpulan data, cara penentuan teknik sampling, validitas data, cara teknik analisis dan prosedur penelitian.

A. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat Penelitian Suatu penelitian memerlukan tempat yang akan dijadikan sebagai latar untuk memperoleh data yang berguna dalam mendukung tercapainya tujuan penelitian. Dalam penelitian ini, tempat yang dipilih untuk dijadikan sebagai lokasi penelitian adalah Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta dengan alasan: commit to user

37



a. Belum ada peneliti lain yang melakukan peneliti mengenai pengorgsanisasian Bagian Tata Usaha di Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta. b. Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta terdapat masalah mengenai pengorganisasian kantor yaitu belum diterapkannya asas the right man in the right place, adanya pegawai tata usaha yang ”menganggur” karena tidak ada pekerjaan padahal masih dalam jam kerja dan koordinasi yang kurang baik.

2. Waktu penelitian Pelaksanaan penelitian dilakukan selama delapan bulan dengan waktu diperhitungkan mulai dari pembuatan proposal sampai dengan terselesaikannnya laporan penelitian dalam bentuk skripsi yaitu dari bulan Juli 2010 sampai dengan bulan Maret 2011 (jadwal terlampir).

B. Bentuk dan Strategi Penelitian 1. Bentuk Penelitian Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan bentuk penelitian kualitatif karena peneliti tidak memberikan tindakan apapun terhadap obyek penelitian. Peneliti hanya melihat, mengobservasi, mengumpulkan dan menafsirkan data yang ada di lapangan sebagaimana adanya untuk kemudian mengambil kesimpulan. Penelitian kualitatif adalah suatu proses penelitian dan pemahaman yang berdasarkan metode yang menyelidiki suatu fenomena sosial dan masalah manusia. Pada pendekatan kualitatif, peneliti membuat suatu gambaran kompleks, meneliti kata-kata, laporan terinci dari pandangan responden, dan melakukan studi pada situasi yang alami. Metodologi kualitatif merupakan prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata yang mengarah pendeskripsian secara rinci dari orang-orang dan perilaku yang diamati. commit to user



2. Strategi Penelitian

Strategi yang digunakan dalam penelitian ini mengacu pada penelitian deskriptif, dengan menggambarkan keadaan obyek penelitian pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang ada.”Penelitian diskriptif menunjukkan bahwa penelitian mengarah kepada pendeskripsikan secara rinci dan mendalam mengenai kondisi apa yang sebenarnya terjadi menurut apa yang ada dilapangan” (HB. Sutopo, 2002: 110). Strategi penelitian menggunakan strategi tunggal terpancang. Istilah tunggal artinya penelitian ini berusaha untuk memfokuskan pada suatu lokasi dan satu masalah saja yaitu tentang Pengorganisasaian Bagian Tata Usaha pada Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Terpancang artinya ketika peneliti terjun ke lapangan, sudah memiliki bekal yang berupa teoriteori yang sudah ada.

C. Sumber Data

Penelitian kualitatif memposisikan peneliti sebagai instrumen utamanya, peneliti harus selalu berusaha untuk memperoleh informasi sebanyak mungkin tentang fenomena yang menjadi obyek penelitiannya agar data yang diperoleh menjadi akurat. Dengan ketepatan pemilihan dan penentuan sumber data akan menentukan ketepatan dan kekayaan data yang diperoleh. Menurut HB. Sutopo (2002: 52), sumber data terdiri dari ”Nara sumber, peristiwa atau aktivitas, tempat dan lokasi, benda, beragam gambar atau rekaman,dokumen dan arsip”. Sedangkan sumber data dalam penelitian kualitatif menurut Lofland dalam Lexy J. Moleong (2005: 157) adalah ”Kata-kata dan tindakan selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain”. Adapun sumber data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Informan Informan merupakan pihak-pihak yang berkaitan dengan permasalahan commit to user yang diteliti. Menurut Lexy J. Moleong (2005: 90),”Informan adalah orang



yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian”. Informan atau narasumber harus mempunyai banyak pengetahuan dan pengalaman tentang latar penelitian dan dapat memberikan informasi yang tepat kepada peneliti. Menurut HB. Sutopo (2002; 50),”Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data manusia sangat penting peranannya sebagai individu yang memiliki informasinya”. Informan merupakan tumpuan pengumpulan data bagi peneliti dalam mengungkapkan permasalahan penelitian. Adapun informan dalam penelitian ini adalah: a. Pimpinan dalam hal ini Kepala Tata Usaha Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta b. Pegawai atau staf Bagian Tata Usaha Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta 2. Tempat dan Peristiwa Tempat dan peristiwa yang berkaitan dengan permasalahan penelitian yang merupakan salah satu jenis data yang dimanfaatkan oleh peneliti Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktivitas yang dilakukan dapat digali lewat sumber lokasinya baik tempat maupun lingkungannya. Tempat yang digunakan sebagai lokasi penelitian adalah Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta. 3. Dokumen dan Arsip Dokumen atau arsip yang berhubungan dengan obyek penelitian merupakan sumber data yang penting dalam penelitian kualitatif terutama apabila sasaran terarah pada latar belakang peristiwa masa lampau dan yang berkaitan dengan peristiwa masa kini yang harus dipelajari. Dalam penelitian ini yang menjadi sumber data penelitian meliputi segala bentuk literatur/ arsip/ pustaka dan dokumen yang relevan dengan obyek penelitian.

commit to user



D.

Teknik Sampling

Teknik sampling merupakan kegiatan untuk merumuskan tentang siapa dan berapa banyak jumlah yang akan dijadikan sumber informasi. Penelitian kualitatif memiliki konsep tersendiri dalam menentukan subyek penelitian. Konsep subyek penelitian dalam penelitian kualitatif berhubungan dengan apa dan siapa yang diteliti. Bagaimana memilih dan menetapkan kriteria subyek penelitian yang representatif sesuai dengan fokus masalah penelitian. Menurut HB. Sutopo (2002: 52) ”Teknik cuplikan merupakan suatu bentuk khusus atau proses bagi pemusatan atau pemilihan informan dalam penelitian yang mengarah pada seleksi”. Sedangkan Menurut Hadari Nawawi (1995: 152), ”Teknik sampling adalah cara menentukan sampel yang jumlahnya sesuai dengan ukuran sampel yang akan dijadikan sumber data sebenarnya, dengan memperhatikan sifat-sifat dan penyebaran populasi agar dapat diperoleh sampel representatif atau benarbenar mewakili populasi”. Berdasarkan pendapat beberapa ahli tersebut jelas bahwa pemilihan informan dalam penelitian harus dilakukan secara selektif dengan menggunakan berbagai pertimbangan dari segi kekayaan dan kedalaman informasi yang dimiliki. Adapun dalam teknik pengambilan sampel berkaitan dengan pembatasan jumlah dan jenis data yang digunakan pada penelitian, peneliti menggunakan teknik-teknik : 1. Purposive Random Sampling Pengambilan sampel menggunakan teknik sampel yang bertujuan atau purposive sampling, Peneliti memilih untuk mencari informan kunci yang dianggap mengetahui informasi dan masalah penelitian secara mendalam dan dapat dipercaya dapat menjadi sumber yang handal. Penentuan sampel tidak ditekankan pada jumlah, melainkan lebih ditekankan pada kualitas pemahaman terhadap masalah yang diteliti. Dalam menentukan informan dalam penelitian, peneliti memilih secara acak (random) informan yang akan diwawancarai. Oleh karena itu, teknik sampling yang digunakan peneliti dalam melakukan penelitian ini adalah purposive random sampling. commit to user



2.

Snowball sampling Dalam teknik ini peneliti menentukan informan yang mengetahui tentang masalah penelitian, dan informan awal yang terpilih dapat menunjukan informan yang lebih tahu sesuai dengan perkembangan informasi yang diinginkan. Menurut Lee dan Berg dalam Iskandar (2009: 115) Strategi dasar teknik bola salju (snowball sampling) ini dimulai dengan menetapkan satu atau beberapa orang informan kunci (key informants) dan melakukan interview terhadap mereka secara bertahap atau berproses, kepada mereka kemudian diminta arahan, saran, petunjuk siapa sebaiknya yang menjadi informan

berikutnya

yang

menurut

mereka

memiliki

pengetahuan,

pengalaman, informasi yang dicari, selanjutnya teknik yang sama sehingga akan diperoleh jumlah informan yang semakin lama semakin besar”. Adapun proses teknik bola salju dapat digambarkan, sebagai berikut: 4 1 8 Key Informant

5

2

10

6

9

3 7

Gambar 2. Siklus Penentuan Informan Menggunakan Teknik Snowball Sampling Sumber: Iskandar (2009 : 116) E. Teknik Pengumpulan Data

Data sangat diperlukan dalam penelitian guna membuktikan kebenaran membutuhkan data yang obyektif. Untuk mendapatkan data yang obyektif, perlu diperhatikan mengenai teknik pengumpulan data yang digunakan sebagai alat commit to user



pengumpul dan pengambil data. Adapun teknik pengumpulan data yang peniliti gunakan adalah: 1.

Wawancara Lexy J. Moleong (2005: 186) menyatakan bahwa ”Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu”. Menurut Dedy Mulyana (2004: 180),”Wawancara adalah bentuk komunikasi antara dua orang, melibatkan seseorang yang ingin memperoleh informasi dari seorang

lainnya

dengan

mengajukan

pertanyaan-pertanyaan

lainnya,

berdasarkan tujuan tertentu”. Wawancara merupakan suatu teknik yang digunakan untuk mendapatkan informasi dengan cara tanya jawab antara peneliti dan informan dalam hubungan tatap muka yang dilaksanakan secara sistematis dan mendalam serta berlandaskan pada tujuan penlitian. Teknik wawancara yang digunakan oleh peneliti adalah teknik wawancara terstruktur yaitu suatu cara mengumpulkan data dan informasi dimana peneliti telah menentukan format masalah yang akan diwawancarai, yang berdasarkan masalah yang akan diteliti. Teknik wawancara terstruktur digunakan untuk menghindari terlalu meluasnya arah pembicaraan dalam wawancara yang dilakukan. Peneliti membuat pedoman dalam pelaksanaan wawancara di lapangan. 2. Observasi Menurut Iskandar (2009: 121) ” Kegiatan observasi meliputi melakukan pengamatan, pencatatan secara sistematik kejadian-kejadian, perilaku, obyekobyek yang dilihat dan hal-hal lain yang diperlukan dalam mendukung penelitian yang sedang dilakukan”. Hal ini sesuai dengan pendapat yang dikemukakan Kartini Kartono (1996: 157) yang menyatakan bahwa: ”Observasi adalah studi yang disengaja dan sistematis tentang fenomena sosial dan gejala-gejala alam dengan jalan pengamatan dan pencatatan”. Berdasarkan commitdapat to usermenyimpulkan bahwa observasi pendapat tokoh di atas peneliti



merupakan teknik pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan langsung ke lokasi dan mengadakan pencatatan secara sistematis mengenai fenomena yang sedang diamati. Dengan observasi kita dapat mengumpulkan informasi dan data yang berhubunga dengan ruang/ tempat, pelaku, obyek, perbuatan, kejadian/ peristiwa, waktu dan perasaan. Dalam penelitian ini, observasi dilakukan dengan cara peneliti terjun langsung ke lokasi penelitian yaitu Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta untuk melakukan pengamatan dan pencatatan secara langsung mengenai perilaku dan kondisi lingkungan penelitian terhadap hal yang ada hubungannya dengan kegiatan ketatausahaan. 3. Mengkaji dokumen dan arsip Yaitu teknik pengumpulan data dengan mempelajari membaca dan mencatat apa yang tersirat dan tersurat dalam dokumen, laporan peraturan dan literatur yang lainnya yang relevan dengan penelitian. Teknik dokumentasi ini dilakukan dengan mencatat dan mengumpulan data melalui penelaahan dokumen yang ada, dengan maksud untuk melengkapi data yang diperlukan dalam analisis terhadap masalah yang dikaji. Dalam penelitian ini peneliti mengumpulkan data dengan mempelajari dokumen, arsip, laporan dan peraturan-peraturan yang ada di Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Dokumen tersebut antara lain berupa struktur organisasi, data-data tentang pegawai, pedoman uraian tugas masing-masing pegawai dan lain-lain. Dalam pengumpulan data ini, peneliti tidak sekedar mencatat isi penting yang tersurat dalam dokumen atau arsip, tetapi juga tentang maknanya yang tersirat.

F. Validitas Data

Semua data yang dikumpulkan, dicatat, dan digali dalam kegiatan penelitian harus diusahaka kemantapan dan kebenarannya, oleh karena itu setiap peneliti harus bisa memilih dan menentukan cara-cara yang tepat untuk commit to user mengembangkan validitas data yang diperolehnya. Menurut Suharsimi Arikunto



(2002: 144), ”Validitas data adalah suatu ukuran yang menunjukkan tingkattingkat kevalidan atau kesahihan suatu instrumen”. Validitas data menunjukkan sejauh mana alat pengukur mengukur sejauh mana apa yang ingin diukur. Validitas data merupakan sarana untuk menjaga keabsahan data yang dikumpulkan dan untuk menghindari adanya bias penelitian. Untuk memastikan validitas data dalam penelitian ini dipergunakan trianggulasi. Trianggulasi menurut Iskandar (2009: 154) yaitu: ”Teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap suatu data”. Usaha trianggulasi dilakukan dengan maksud untuk memperoleh data yang dapat dipercaya kebenarannya. Trianggulasi yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah triaggulasi data dan trianggulasi metode. Dalam trianggulasi data, peneliti menggunakan beberapa sumber data untuk mengumpulkan data dengan permasalahan yang sama. Artinya bahwa data yang ada di lapangan diambil dari beberapa sumber obyek penelitian yang berbeda. Trianggulasi metode, artinya bahwa dalam mengumpulkan data, peneliti menggunakan teknik atau metode yang berbeda yaitu membandingkan antara hasil wawancara dengan sumber data dengan data hasil pengamatan peneliti dan isi dokumen yang bekaitan. Adapun penjelasan teknik trianggulasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1.

Trianggulasi data / sumber Teknik ini mengarahkan peneliti untuk menggunakan beragam sumber data yang tersedia dalam pengumpulan data, artinya data yang sama atau sejenis akan lebih mantap kebenarannya bila digali dari beberapa sumber data yang berbeda. Dengan demikian apa yang diperoleh dari sumber yang satu, bisa lebih teruji kebenarannya bilamana dibandingkan dengan data sejenis yang diperoleh dari sumber lain yang berbeda, baik kelompok sumber sejenis maupun sumber yang berbeda. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini: commit to user



Informan 1 data

wawancara

Informan 2 Informan 3

Gambar 3. Teknik Trianggulasi Data/sumber Sumber: H.B Sutopo, 2002: 80 2.

Trianggulasi metode Jenis trianggulasi ini dilakukan dengan mengumpulkan data sejenis tetapi dengan menggunakan teknik atau metode pengumpulan data yang berbeda. Dalam trianggulasi metode, ditekankan pada penggunaan metode pada sumber data yang sama untuk menguji kemantapan informasinya. Dengan menguunakan metode yang berbeda untuk suatu informasi yang sama, peneliti dapat menarik kesimpulan atas data yang digali secara lebih mantap. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Wawancara data

Kuesioner

Sumber data

Observasi

Gambar 4. Teknik Trianggulasi Data/sumber Sumber: H.B Sutopo, 2002: 81 G. Analisis Data Menurut Lexy J. Moleong (2005: 248),”Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori, dan satuan uraian dasar sehingga ditemukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis data seperti commit to user yang disarankan data.” Jadi, analisis data dalam penelitian ini dilaksanakan



setelah data diperoleh dengan cara mengurutkan data yang telah dikumpulkan ke dalam kelompok tertentu. Analisis dalam penelitian kualitatif sangat tergantung pada kemampuan peneliti dalam menerjemahkan data berdasarkan kedalaman dan keluasan wawasannya. Analisis penelitian kualitatif biasanya dilakukan bersamaan dengan proses pegumpulan data, atau dilakukan dilapangan. Berdasarkan data yang diperoleh diperlukan analisis terhadap data sehingga diperoleh suatu kesimpulan. “Analisis kualitatif merupakan kegiatan yang dilakukan bersamaan saat peneliti mulai turun ke lapangan sebagai kegiatan awal penelitian dan saling menjalin diatara reduksi data, sajian data, dan penarikan kesimpulan atau verifikasai” (Farouk Muhammad & H. Djali, 2003: 106). Sedangkan model anlisis yang peneliti gunakan adalah model analisis mengalir atau saling terjalin. ”Model analisis interaktif mengalir atau saling terjalin adalah pengumpulan data, pengolahan data, dan penarikan kesimpulan sebagai suatu proses siklus” Untuk lebih jelasnya dalam model ini tiga komponen analisis yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan atau verifikasi dilakukan dalam bentuk interaktif dengan proses siklus. Mattew B. Miles dan Michael Hubberman (1992: 19) mengatakan bahwa: “Reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan atau verifikasi sebagai suatu yang jalin menjalin pada saat sebelum, selama dan sesudah pengumpulan data dalam bentuk yang sejajar, untuk membangun wawasan umum yang disebut analisis”. Langkah-langkah yang dilakukan dalam analisis data antara lain: 1. Reduksi Data Reduksi data merupakan proses pemilihan, pemusatan dan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan, dan transformasi data kasar yang muncul dari catatan-catatan tertulis di lapangan. Reduksi data berlangsug secara terusmenerus selama penelitian berlangsung. Redukasi data merupakan suatu tahap analisis dimana peneliti menajamkan, membuang yang tidak perlu dan mengorganisasi data dengan cara sedemikian rupa hingga kesimpulancommit to user kesimpulan finalnya dapat ditarik dan verifikasi.



2. Penyajian Data Penyajian data merupakan suatu kegiatan untuk menyusun sekumpulan informasi yang dapat memberi kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. Untuk memudahkan peneliti dalam mengambil kesimpulan, maka data yang sudah terkumpul perlu disajikan dalam bentukbentuk tertentu guna menggabungkan informasi yang tersusun dalam bentuk padu. Penyajian data akan membantu peneliti untuk memahami dan menginterpretasikan apa yang terjadi dan apa yang seharusnya dilakukan tersebut dengan teori-teori yang relevan. 3. Penarikan Kesimpulan Penarikan kesimpulan merupakan analisis rangkaian pengolahan data yang berupa gejala kasus yang didapat di lapangan. Penarikan kesimpulan bukanlah langkah final dari suatu kegiatan analisis, karena kesimpulankesimpulan terkadang masih kabur sehingga perlu diverifikasi. Verifikasi merupakan kegiatan untuk menguatkan kesimpulan. Apabila ternyata belum juga diperoleh data valid, maka proses analisis diulang lagi dari awal sampai diperoleh data yang benar-benar akurat sehingga dapat dipertanggung jawabkan. Tiga hal utama dalam analisis data yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan yang saling berkaitan dan dilakukan secara terus menerus dalam proses pelaksanaan pengumpulan data. Data yang terkumpul disusun secara singkat dengan membuat rumusan pokok data yang penting. Kemudian disajikan dalam penyajian data yang berupa cerita sistematis dan logis dengan suntingan peneliti supaya makna peristiwa menjadi lebih jelas dipahami. Reduksi dan sajian data ini menjadi dasar bagi peneliti dalam membuat kesimpulan. Apabila simpulan kurang mantap karena kurangnya rumusan dalam reduksi data dan sajian data, maka peneliti wajib kembali melakukan kegiatan pengumpulan data yang sudah terfokus untuk mencari pendukung simpulan yang ada dan juga bagi pendalaman data. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada skema model analisis interaktif dibawah ini: commit to user



Pengumpulan data

Reduksi Data

Sajian Data

Kesimpulan / Verifikasi

Gambar 5. Skema Model Analisis Interaktif Sumber: Matthew B. Milles & A. Michael Hubeman dalam Iskandar, 2009:139 H. Prosedur Penelitian

Dalam penelitian ini peneliti melakukan beberapa langkah atau melalui beberapa prosedur yang dapat dilakukan secara sistematis. Adapun prosedur yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Tahap persiapan Dalam tahap ini peneliti mengumpulkan bahan informasi dan teori yang dapat mendukung permasalahan. Tahap ini dimulai dari pembuatan rancangan penelitian, penyusunan proposal, memilih lokasi, mengurus perijinan dan persiapan pelaksanaan teknis. 2. Tahap pelaksanaan Tahap pelaksanaan dilakukan dengan terjun ke lapangan dan memulai untuk menggali data yang relevan dengan tujuan penelitian. 3. Tahap analisis Untuk analisis awal penelitian ini dilakukan sejak pengumpulan data di lapangan, sedangkan analisis akhir dilakukan setelah penggalian data dianggap cukup mendukung maksud dan tujuan penelitian. Tahap ini merupakan usaha untuk menemukan tema-tema yang relevan dengan masalah penelitian. Setelah data yang dikumpulkan relevan dengan masalah penelitian, data tersebut kemudian dianalisis kembali secara intensif dan mendalam untuk kemudian ditarik suatu kesimpulan.

commit to user



4. Tahap penulisan laporan penelitian Pada tahap ini peneliti akan menuliskan hasil penelitiannya dalam bentuk skripsi. Hasil laporan ini kemudian digandakan sesuai kebutuhan guna pelaporan kepada pihak-pihak terkait. Untuk lebih memudahkan peneliti dalam melangkah, peneliti sajikan skema prosedur penelitian sebagai berikut:

Persiapan penelitian

Pengumpulan data dan analisis awal

Analisis Akhir

Penarikan kesimpulan Penulisan laporan penelitian Penggandaan Laporan

Gambar 6. Bagan Prosedur Penelitian

commit to user



BAB IV HASIL PENELITIAN A. Deskripsi Lokasi Penelitian 1. Sejarah Berdiri Sejarah berdirinya BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta, diawali dengan sejarah pertumbuhan Rehabilitasi Centrum Prof. Dr. Soeharso Surakarta yang dalam hal ini tidak dapat dipisahkan dengan perjuangan Bangsa Indonesia. Semasa revolusi fisik tahun 1945 - 1950 banyak sekali rakyat, terutama pemuda pejuang yang cacat, diakibatkan oleh pertempuran dalam melawan penjajah untuk mempertahankan kemerdekaan Republik Indonesia. Pada tahun 1946 dimulailah percobaan-percobaan pembuatan kaki atau tangan tiruan (protese) untuk pelayanan kepada para korban perang yang bertempat di garasi mobil Rumah Sakit Umum Surakarta oleh almarhum Prof. Dr. Soeharso dan almarhum Bapak R. Soeroto Reksopranoto. Segala peralatan dan biaya berasal dari para dermawan. Pada pertengahan tahun 1948 pembuatan protese mendapat perhatian dari Kementrian Kesehatan dengan mengeluarkan biaya untuk memindahkan ruangan pembuatan protese dari garasi ke Rumah Sakit Darurat yang terletak di belakang rumah sakit tersebut. Sambil menunggu selesainya pembuatan protese, kepada para penyandang cacat diberikan pelatihan berupa keterampilan kerja. Pada permulaan tahun 1950 almarhum Jenderal Gatot Subroto yang pada waktu itu selaku Gubernur Militer Jawa Tengah memberi bantuan perbaikan dan bangunan aula serta gedung olah raga Rumah Sakit Darurat itu yang kemudian dipergunakan sebagi “modal“ berdirinya Rehabilitasi Centrum. Kemudian Kementrian Sosial menyusul membangun kantor, gedung, tempat latihan kerja dan tenaga pegawai. Pada tahun 1951 almarhum Jenderal Gatot Subroto menyerahkan bangunan itu kepada Dr. Soeharso dan pada tanggal 28 Agustus 1951 secara resmi berdirilah “BALAI PEMBANGUNAN PENDERITA CACAT” (Rehabilitasi Centrum) yang pertama di Indonesia. commit to user

51



Pada tahun 1954 Departemen Kesehatan menempatkan aparatnya untuk melaksanakan tugas kerja yaitu melaksanakan pelayanan rehabilitasi medis, Departemen Tenaga Kerja melaksanakan penyaluran kerja sesuai dengan bidangnya masing-masing dan Departemen Sosial menangani pekerjaan RC di bidang seleksi dan persiapan pengasramaan, pendidikan dan latihan kerja, serta pelayanan rehabilitasi sosial dengan Lembaga Rehabilitasi Penderita Cacat (LRPC). Departemen Kesehatan Republik Indonesia kemudian mendirikan Lembaga Protese Surakarta yang menangani pekerjaan RC dibidang pelayanan medis. Pada tahun 1954 juga lembaga ini kemudian diubah namanya menjadi Lembaga Ortophedi dan Prothese (LOP) yang telah mempunyai Rumah Sakit Orthopedi serta bengkel pembuatan alat-alat orthopedi dan protese. Pada tahun 1982 LRPC diubah menjadi Pusat Rehabilitasi Penderita Cacat Tubuh (PRPCT) “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta. Pada tahun 1994 PRPCT “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta diubah menjadi pusat Pusat Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (PRSBD) “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta. Dengan terbitnya SK Menteri Sosial RI Nomor: 55/ HUK/ 2003, tanggal 23 Juli 2003 nama PRSBD “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta diubah menjadi Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta sampai sekarang. Seiring dengan laju perkembangan teknologi, Rumah Sakit Orthopedi dan Prothese pada tahun 1986 pindah ke Pabelan Surakarta, karena lokasi kampus PRPCT

“Prof.

Dr.

Soeharso”

Surakarta

tidak

memungkinkan

untuk

pengembangan. Kemudian nama lembaga tersebut berubah menjadi Rumah Sakit Ortophedi “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta (RSO). Sampai dengan sekarang untuk pelayanan rehabilitasi medis bagi kelayakan BBRSBD “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta masih dirujuk ke RSO “Prof. Dr. Soeharso” Pabelan Surakarta. Selain

lembaga-lembaga

tersebut,

Departemen

HANKAM

juga

menempatkan Depot Subsistensi di Pusat Rehabilitasi Sosial Bina Daksa “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta untuk megurusi masalah-masalah khusus penyandang cacat ABRI Veteran yang kemudian instansi ini berubah namanya menjadi Depo commit to user Rehabilitasi Centrum (DOREHAB CENTRUM) dibawah induk administrasi



Angkatan Darat yang kemudian menjadi “DEPO REHABILITASI CACAT 02” (DOREHAB CAT 02), sekarang namanya PUSREHABCAT DEPHAN sampai saat ini masih melatih para penyandang cacat ABRI di BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Sementara itu Departemen Tenaga Kerja yang dulu juga membuka perwakilannya di komplek RC ini khususnya untuk megurusi penyaluran kerja para penyandang cacat yang telah selesai direhabilitasi, tahun 1984 sudah kembali bergabung di kantor indukya, namun kerjasama untuk penyaluran masih berlanjut sampai sekarang. Pada tahun 1957 Lembaga Orthopedi dan Prothese (LOP) Prof. Dr. Soeharso mendapat kepercayaan PBB untuk menyelenggarakan Seminar Rehabilitasi yang diikuti oleh 13 Negara Asia dan Timur Jauh. Sesuai dengan namanya, tugas maupun fungsinya, sejak tahun 1983 PRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta dijadikan pusat untuk training bagi tenaga Kader Rehabilitasi, baik tingkat nasioal yang diselenggarakan oleh Departemen Sosial Republik Indonesia bekerjasama dengan UNDP/ ILO dan tingkat internasional, yaitu: Training on Rehabilitation for the Phisicvally Handicaped Person’s, Program TCDC (Technical Coorperation Among Development Countries)

2. Visi dan Misi a. Visi Meningkatkan kualitas hidup penyandang cacat tubuh yang mandiri dan sejahtera.

b. Misi 1) Melakukan restorasi kecacatan. 2) Membentuk pribadi yang tangguh 3) Menciptakan individu yang terampil

commit to user



3. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi a. Kedudukan Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah Unit Pelaksana Teknis di bidang Rehabilitasi Sosial Bina Daksa di lingkungan Departemen Sosial Republik Indonesia yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur Jenderal Pelayanan dan Rehabilitasi Sosial. b. Tugas Pokok BBRSBD mempunyai tugas pokok melaksanakan Pelayanan dan Rehabilitasi Sosial, Resosialisasi, Penyaluran dan Bimbingan Lanjut bagi penyandang

tuna

daksa

agar

mampu

berperan

dalam

kehidupan

bermasyarakat, Rujukan Nasional, Pengkajian dan Penyiapan Standar Pelayanan, pemberian informasi serta koordinasi dengan instansi terkait sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. c. Fungsi 1) Pelaksanaan penyusunan rencana dan program serta evaluasi dan penyusunan laporan. 2) Pelaksanaan Registrasi, Observasi, Identifikasi, Penyelenggaraan Asrama. 3) Pemeliharaan serta penetapan Diagnosa Sosial, Kecacatan serta Perawatan Medis. 4) Pelaksanaan Bimbingan Sosial, mental, keterampilan dan fisik. 5) Pelaksanaan Resosialisasi , Penyaluran dan Bimbingan Lanjut. 6) Pemberian Informasi dan Advokasi. 7) Pengkajian dan Pengembangan Standar Pelayanan dan Rehabilitasi Sosial. 8) Pengelolaan Urusan Tata Usaha.

commit to user



4.Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI BBRSBD “PROF. DR. SOEHARSO” SURAKARTA KEPALA

Bagian TU

Sub bagian keuangan

Bidang program dan advokasi sosial

Sub bagian umum

Bidang Rehabilitasi Sosial

Sub bagian kepegawaian n

Bidang penyaluran dan bimbingan lanjut

Seksi program

Seksi identifikasi

Seksi penyaluran

Seksi advokasi

Seksi bim. sosial

Seksi kerjasama

Seksi evaluasi dan laporan

Seksi bim. keterampilan

Seksi bimbingan lanjut

Kelompok fungsional Instalasi bengkel protese dan ortose Instalasi perawatan revalidasi Instalasi penambahan pengetahuan Instalasi unit produksi (workshop) Gambar 7. Struktur Organisasi BBRSBD Prof. Dr. Soeharso commit to user



5. Job Description

Bagian Tata Usaha merupakan Bagian dari Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta yang melaksanakan tugas sebagai pusat atau sentral dari seluruh kegiatan administrasi di lingkungan BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Bagian Tata Usaha berada langsung di bawah tanggung jawab Kepala Balai dengan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian Tata Usaha. Kepala bagian Tata Usaha ini membawahi tiga Sub Bagian yang meliputi Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Keuangan. Tiap-tiap Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian, dan setiap Kepala Sub Bagian bertanggung jawab mengkoordinasi staff yang ada di bawahnya. Adapun kegiatan pada Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Keuangan adalah sebagai berikut: a. Sub Bagian Umum, meliputi : 1) Urusan Ketatausahaan, yang melakukan tugas berkaitan dengan surat menyurat, kearsipan dan pengetikan laporan. 2) Urusan Kehumasan, yang melakukan tugas berkaitan dengan kehumasan. 3) Urusan perpustakaan, yang melakukan tugas membuat daftar inventaris perpustakaan dan bertanggung jawab terhadap pengelolaan ruang perpustakaan 4) Urusan Transportasi,

yang melakukan tugas melayani permohonan

pelayanan kendaraan dinas baik dalam kota maupun luar kota. 5) Urusan Keamanan, yang melakukan tugas membantu menjaga keamanan dan ketertiban. 6) Urusan Rumah Tangga, yang melakukan tugas urusan rumah tangga secara keseluruhan. 7) Urusan Inventaris, yang melakukan tugas berkaitan dengan inventarisasi barang milik negara. 8) Urusan Perlengkapan, yang melakukan tugas bekaitan dengan barangbarang persediaan kantor. commit to user



9) Urusan Pengadaan, yang melakukan tugas berkaitan dengan pengadaan barang/ jasa. b. Sub Bagian Kepegawaian 1) Urusan Tata Usaha Kepegawaian, yang melakukan tugas berkaitan dengan ketatausahaan seluruh pegawai. 2) Urusan Umum dan Kesejahteraan, yang melakukan tugas berkaitan dengan kesejahteraan pegawai. 3) Urusan Mutasi Pegawai, yang melakukan tugas menyelesaikan mutasi kerja baik intern maupun ekstern. 4) Urusan Pengembangan dan Karier Pegawai, yang melakukan tugas berkaitan dengan pelaksanaan orientasi pegawai baru, administrasi diklat dan ijin belajar pegawai. 5) Urusan Administrasi Jabatan Fungsional, melakukan tugas dan kegiatan administrasi jabatan fungsional dan meneruskan laporan kegiatan jabatan fungsional. c.

Sub Bagian Keuangan 1) Bendahara Pengeluaran, yang melakukan tugas pertanggung jawaban pengeluaran anggaran. 2) Bendahara Penerima, yang melakukan tugas menerima, menyiapkan, menata, mengusahakan dan membuat laporkan PNBP sesuai aturan yang berlaku. 3) Membuat Daftar Gaji, mempersiapkan berkas atau kelengkapan sesuai format aplikasi gaji. 4) Pelaksana

Urusan

Gaji,

yang

melakukan

pembayaran gaji pegawai.

commit to user

tugas

melaksanakan



B. Deskripsi Permasalahan Penelitian 1. Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta

Salah satu syarat agar kegiatan organisasi dapat berjalan dengan baik dalam rangka mencapai tujuan organisasi perlu berpedoman dan melaksanakan asas-asas organisasi. Adapun asas organisasi yang dilaksanakan dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut : a. Perumusan Tujuan yang Jelas Setiap organisasi dalam bentuk apapun tentunya didirikan dalam rangka mencapai tujuan. Begitu juga pada Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso yang merupakan salah satu bagian kantor yang ada pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Tujuan Bagian Tata Usaha dirumuskan dengan mengacu pada visi Bagian Tata Usaha yaitu mendukung kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20 Januari 2011. “Pada BBRSBD ini bila digambarkan secara garis besar terdiri dari dua bagian yaitu Bagian Teknis Pelayanan dan Bagian Pendukung. Bagian teknis pelayanan terdiri dari Bidang Resos dan Penyuluhan Bimbingan Lanjut sedangkan Bagian pendukung terdiri dari Bagian Ketatausahaan dan Program Advokasi Sosial. Jadi keberadaan Bagian Tata Usaha disini sebagai pendukung yang membantu lancarnya pelayanan teknis, kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan Bidang Resos dan Penyuluhan Bimbingan Lanjut itu didukung oleh Bagian Tata Usaha yaitu dengan melaksanakan kegiatan administrasi.” Hal senada juga diungkapkan oleh informan II pada wawancara tanggal 24 Januari 2011. “Tujuan Bagian Tata Usaha dirumuskan dengan mengacu pada visi Tata Usaha yaitu mendukung lancarnya pelayanan teknis.” commit to user



Tujuan dari Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah memberikan pelayanan dibidang administrasi baik di lingkungan BBRSBD maupun pelayanan administrasi bagi masyarakat. Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20 Januari 2011. “Bagian Tata Usaha ini merupakan bagian pendukung yang membantu kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta dengan melaksanakan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi yang dilakukan yaitu ketatausahaan baik pelayanan administrasi bagi BBRSBD Prof. Dr. Soeharso maupun masyarakat. Jadi pelayanannya tidak hanya untuk BBRSBD saja, tapi juga masyarakat yang membutuhkan. Seperti kalau ada penelitian seperti mbak ini, juga harus melalui Bagian Tata Usaha dahulu yang memproses.” Hal senada juga diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal 24 Januari 2011. Bagian Tata Usaha Mempunyai tujuan melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian, keuangan, dan umum pada seluruh satuan organisasi pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. “Tujuan Bagian Tata Usaha disini untuk melaksanakan kegiatan administrasi. Semua kegiatan administrasi di BBRSBD terpusat pada bagian Tata Usaha, cakupan kegiatannya banyak mbak...disini ada tiga sub bagian, sub bagian kepegawaian nanti ada rinciannya lagi tugas apa yang dikerjakan, begitu juga dengan sub bagian keungan dan sub bagian umum”. Semua staff Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta mengetahui dengan baik tujuan pokok Bagian Tata Usaha dan Tujuan ini dijadikan seluruh pegawai sebagai pedoman dalam pelaksanaan aktivitas sehari-hari. Seperti yang diungkapkan oleh informan II pada wawancara tanggal 24 Januari 2011. “Tujuan pokok itu dijadikan sebagai pedoman dalam bekerja, kami semua disini tahu tujuan pokok Bagian Tata Usaha BBRSBD. Pada saat awal masuk bekerja atau ketika ada pegawai yang dipindah tugaskan akan diberi buku pedoman ketatausahaan, buku ini berisi tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan tata usaha mulai dari tujuan, struktur commit to user ini dapat membantu pegawai organisasi, dan job diskripsi. Buku



memahami segala sesuatu yang berhubungan dengan Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta.” Hal senada juga diungkapkan oleh informan VI pada wawancara tanggal 29 Januari 2011. “Tujuan pokok ada dalam buku pedoman ketatausahaan dan pada job diskripsi, sehingga kita tahu karena masing-masing staff diberi job diskprisi.” Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta dirumuskan dengan mengacu pada visi Bagian Tata Usaha yaitu mendukung kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Adapun tujuan pokok Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta yaitu melaksanakan kegiatan administrasi ke dalam dan ke luar. Administrasi ke dalam yaitu memberikan pelayanan administrasi di lingkungan BBRSBD Prof. Dr. Soeharso yang meliputi administrasi umum, keuangan dan kepegawaian. Sedangkan administrasi keluar yaitu memberikan pelayanan administrasi bagi masyarakat seperti perijinan penelitian, PKL, psichoterapy dan lain-lain. Sosialisasi tujuan pokok Bagian Tata Usaha pada staff dilakukan dengan mencantumkan tujuan pokok tersebut pada buku pedoman ketatausahaan dan pada job diskripsi yang diberikan pada saat pegawai mulai bekerja atau terdapat pegawai baru yang dipindah tugaskan. Setiap staff mengetahui tujuan pokok Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta dan tujuan ini dijadikan sebagai pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

b. Departemenisasi Dalam rangka memudahkan pencapaian tujuan yaitu memberikan pelayanan administrasi disusun satuan-satuan kerja untuk menangani bidang kerja tertentu. Satuan kerja pada Bagian Tata Usaha ini terdiri dari tiga Sub Bagian yang meliputi Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Keuangan. Setiap Sub Bagian memiliki pegawai dengan jumlah yang commit to user berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan.



KEPALA KEPALA TU

KEPALA SUB BAGIAN UMUM Staf f

Staf f

KEPALA SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN

Staf f

Staf f

Staf f

Staf f

KEPALA SUB BAGIAN KEUANGAN Staf f

Staf f

Staf f

Gambar 8. Struktur Organisasi Tata Usaha

Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20 Januari 2011. “Tata usaha di BBRSBD ini terdiri dari tiga sub bagian Tata Usaha, yang pertama sub bagian kepegawaian yang ruang lingkup kerjanya mengurusi urusan administrasi kepegawaian seperti pengembangan karir, kesejahteraan dan jabatan fungsional. Kedua sub bagian keuangan yang ruang lingkup kerjanya mengurusi urusan administrasi keuangan dan yang ketiga sub bagian umum yang rung lingkup kerjanya melaksanakan administrasi umum seperti surat masuk dan surat keluar, urusan rumah tangga, kehumasan dan lain-lain. Pada masing-masing sub bagian tersebut juga ada kepalanya. Jumlah pegawai setiap Sub Bagian disini tidak sama karena masing-masing Sub Bagian juga mengurusi pekerjaan yang berbeda, jadi jumlah pegawainya disesuaikan dengan kebutuhan tiap Sub Bagian. Di Sub Bagian Kepegawaian ada 10 orang staff, Sub Bagian Keuangan 12 staff, sedangkan di Sub Bagian Umum itu ada 49 staff, itu sudah mencakup seluruhnya termasuk keamanan dan rumah tangga. Tapi kalau yang ada di kantor Tata Usaha ini staff Sub Bagian Umum ada 9 orang.” Hal senada juga diungkapkan oleh informan IV pada wawancara tanggal 27 Januari 2011. “Bagian ketatausahaan di sini terdiri dari tiga sub bagian yaitu sub bagian kepegawaian, keuangan dan umum. Sub bagian kepegawaian mengurusi hal yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian seperti masalah kesejahteraan, mutasi, kenaikan pangkat. Sub bagian keuangan mengurusi hal yang berkaitan dengan administrasi keungan rutin dan belanja atau pembangunan, pengeluaran rutin seperti masalah gaji, commit to user pembayaran pajak dan kegiatan rutin mulai dari merencanakan anggaran.



Kalau pengeluaran belanja atau pembangunan yaitu yang tidak setiap tahun ada seperti misalnya pagar yang tiba-tiba ambruk dan harus diperbaiki. Untuk yang terakhir sub bagian umum itu mengurusi hal yang berkaitan dengan administrasi umum seperti urusan surat menyurat, kearsipan, kehumasan, dan pengelolan barang inventaris.” Pembagian Departemenisasi atau satuan kerja pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta dilakukan berdasarkan Keputusan Menteri Sosial RI Nomor: 55/ HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003 dimana dalam Surat Keputusan tersebut tertulis bahwa Bagian Tata Usaha terdiri dari tiga Sub Bagian yang meliputi Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Keuangan. Pembagian Departemenisasi atau satuan kerja ini dari awal berdirinya BBRSBD hingga sekarang terdiri dari tiga Departemen. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20 Januari 2011 “Dari awal Bagian Tata Usaha di BBRSBD ini terdiri dari tiga Sub Bagian yaitu Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Keuangan. Pedoman pembagian ini berdasarkan pada SK Menteri Sosial Nomor: 55/ HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003.” Hal senada juga diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal 24 Januari 2011 “Pembagian Sub Bagian pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso ini berpedoman pada SK Menteri Sosial Nomor: 55/ HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003. Kalau mau lihat biar lebih jelas, Mbak boleh pinjam SK Menteri Sosial ini di perpustakaan ada.” Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta dibagi kedalam satuan-satuan organisasi yang terdiri dari tiga Sub Bagian Tata Usaha yaitu Sub Bagian Kepegawaian, Sub Bagian Keuangan dan Sub Bagian Umum. Tiap-tiap Sub Bagian memiliki bidang kerja tertentu dan memiliki jumlah pegawai yang tidak sama karena disesuaikan dengan kebutuhan pada masing-masing tiap Sub Bagian. Pembagian Departemenisasi atau satuan kerja pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta dilakukan berdasarkan Keputusan Menteri Sosial RI commit to user Nomor: 55/ HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003 dimana dalam Surat Keputusan



tersebut tertulis bahwa Bagian Tata Usaha terdiri dari tiga Sub Bagian yang meliputi Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Keuangan. Pembagian Departemenisasi atau satuan kerja ini dari awal berdirinya BBRSBD hingga sekarang terdiri dari tiga Departemen. Sub Bagian Kepegawaian mengurusi administrasi yang bekaitan dengan kepegawaian seperti tata kelola administrasi kepegawaian, kesejahteraan, mutasi, pengembangan karir dan urusan administasi jabatan fungsional. Sub Bagian Keuangan mengurusi administrasi yang berkaitan dengan keuangan yaitu administrasi keungan rutin dan pembangunan, sedangkan Sub Bagian Umum mengurusi administrasi umum seperti urusan surat menyurat, kearsipan, kehumasan, dan pengelolan barang inventaris.

c. Pembagian Kerja Setiap orang diciptakan disamping mempunyai kelemahan juga mempunyai kelebihan. Dengan segala keterbatasan yang dimiliki sudah tentu setiap orang tidak akan mampu mengerjakan semua jenis pekerjaan pada waktu yang sama, oleh karena itu untuk memudahkan dalam pencapaian tujuan tiap satuan organisasi dilakukan pembagian tugas pada masing-masing staff. Agar pelaksanaan suatu pekerjaan dapat berjalan lancar, maka dalam penempatan pegawai perlu berpedoman pada asas The right man in the right place. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan II pada wawancara tanggal 24 Januari 2011 “Tidak mungkin semua pekerjaan dapat dilakukan sendiri, bagaimanapun kerjasama pasti sangat diperlukan. Oleh karena itu pembagian kerja pada setiap staff harus dilakukan dan pembagian kerja itu tidak boleh sembarangan harus sesuai asas the right man in the right place agar semuanya lancar dan tujuan tercapai.” Hal senada juga diungkapkan oleh

informan VII pada wawancara

tanggal 29 Januari 2011 “Tentu saja ada pembagian tugas dan itu sangat penting untuk kelancaran penyelesaian kerja, disini ada pembagian tugas pada staff sehingga setiap staff punya tanggung jawab terhadap tugas yang commit to user diembankan kepadanya”.



Asas The right man in the right place masih belum bisa sepenuhnya diterapkan pada pembagian tugas di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Masih terdapat pegawai yang belum menguasai komputer dalam pelaksanaan tugasnya, selain itu masih terdapat juga pegawai dengan latar belakang yang tidak sesuai dengan pekerjaan yang diberikan. Seperti yang diungkapkan informan II pada wawancara tanggal 24 Januari 2011. “Kalau masalah latar belakang pendidikan dengan pekerjaan ya belum sesuai, misalnya arsiparis disini ada tiga tapi semuanya latar belakang pendidikannya tidak ada yang berkaitan dengan kearsipan. Arsiparis disini yang dua orang lulusan SMPS Pelayanan sosial dan yang satu lulusan SMA-IPA, sedangkan saya sendiri ini lulusan FKIP Bahasa Indonesia dan malah tidak bisa komputer.” Hal senada juga diungkapakan oleh informan pada wawancara tanggal 24 Januari 2011. “Tidak seluruh pekerjaan disini dikerjakan oleh ahlinya, jadi asas the right man in the right place belum bisa jalan disini. Di Sub Bagian Kepegawaian ini misalnya ada juga yang lulusan hukum dan Keguruan. Di Sub Bagian Keuangan itu juga kurang akuntan, padahal untuk mengurusi masalah keuangan itu sangat dibutuhkan seorang akuntan. Tenaga ahli dibidang IT juga kurang, kalau ada masalah mengenai komputer ya kebingungan sampai saya harus meminta bantuan teman saya yang bukan pegawai sini.” Pembagian kerja penting untuk dilaksanakan karena bertujuan untuk menempatkan individu yang tepat untuk menyelesaikan tugas tertentu. Masingmasing staff mempunyai tugas sendiri-sendiri sesuai dengan bagiannya supaya pelaksanaan kerja dapat berjalan lancar. Setiap staff melaksanakan pekerjaan sesuai dengan rincian pembagian tugas yang terdapat pada job diskripsi. Seperti yang diungkapkan oleh informan V pada wawancara tanggal 27 Januari 2011. “Di Sub Bagian umum ini terdapat 8 staff, 9 dengan kepala Sub Bagian. Kepala Sub Bagian Umum yaitu Pak Wahyono selaku koordinator, Sekretaris Kepala Balai ada Ibu Sri Mulyani, ada Pak Agus yang menangani pranata kehumasan, kemudian operator telepon ada pak Makali, masalah pengadaan dibawah tanggung jawab Pak Teguh, Pak commit to user Mardiyanto menangani perpustakaan sedangkan yang bertanggung jawab



sebagai arsiparis ada tiga orang yaitu Bu Nur, Bu Titik dan saya sendiri Bu Roslina”. Hal senada juga diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal 24 Januari 2011. “Kami bekerja sesuai dengan pembagian tugas yang ada pada job diskripsi. Kalau di Sub Bagian Kepegawaian ini ada 10 staff, itu sudah termasuk saya selaku Ketua Sub Bagian Kepegawaian, ada Bu Sri Murwati yang mengurusi tata usaha kepegawaian, beliau dibantu oleh Bu Tutiyati, Urusan mutasi pegawai dibawah tanggung jawab Pak Sumina dan dibantu oleh Bu Eni, Ada Bu Sumarni yang megurusi pengembangan karir pegawai, terus urusan kesejahteraan yang bertanggung jawab Pak Titus, beliau dibantu oleh Bu Umi dan Pak Ngadimin, dan yang terakhir yaitu menangani urusan administrasi jabatan fungsional ada Bu Partinah." Kepala Sub Bagian memiliki wewenang untuk membagi tugas pada setiap staff yang merupakan bawahannya. Pembagian tugas yang diberikan pada masing-masing staff sebagian besar dilakukan berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja. Kepala Sub Bagian akan memberikan tugas pada staff yang berada di bawah tanggung jawabnya dengan menyesuaikan kemampuan dan pengalaman kerja yang dimiliki oleh staff dengan tugas yang akan diberikan. Seperti yang diungkapkan informan

IV pada wawancara tanggal 27

Januari 2011 “Pembagian kerja disini sebagian besar dilakukan berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja tapi juga ada yang berdasarkan latar belakang pendidikan. Seperti dibagian Keuangan ini karena pekerjaannya berkaitan dengan masalah keuangan diutamakan pegawai yang lulusan ekonomi akuntansi dan keuangan perbankan yang mengurusi masalah pokok keuangan seperti Bu Eklar, Bu Yustina dan Pak Seto sedangkan yang lainnya kita melihat dari pengalaman kerja dan kemampuan mereka dalam melaksanakan suatu pekerjaan.” Hal senada juga diungkapakan oleh informan V pada wawancara tanggal 24 Januari 2011. “Disini pembagian kerjanya lebih condong didasarkan pada kemampuan dan pengalaman kerja. Jadi begini mbak...pegawai di sini itu kalau dilihat mampu menyelesaiakan commit tugas tertentu to user maka akan diberikan kepadanya tugas tersebut, jadi tidak harus didasarkan latar belakang pendidikan.



Tapi diusahakan kalau ada SDM yang sesuai maksudnya antara pendidikan dan tugasnya ya lebih diutamakan orang tersebut karena dianggap mengusai bidangnya seperti keuangan itu sebagian besar lulusan ekonomi perbankan. Tapi kalau tidak ada yang sesuai dengan pendidikannya dipilih yang mampu melaksanakan tugas tersebut.” Dalam pembagian tugas yang diberikan pada pegawai masih terdapat ketidaksesuaian yaitu adanya pembagian beban kerja yang tidak merata. Adanya pembagian kerja yang tidak merata akan menimbulkan rasa tidak adil diantara pegawai. Seperti yang diungkapkan oleh informan V pada wawancara tanggal 27 Januari 2011. “Terkadang tugas yang diberikan itu banyak mbak.. tapi untuk orangorang tertentu. Kemungkinan orang-orang ini dipilih karena dirasa mampu menyelesaiakan tugas tersebut. Saya pernah mengalami tugas yang begitu banyak terus tidak cukup waktu untuk diselesaikan di kantor akhirnya saya kerjakan di rumah. Ya kalau ditanya pernah merasa cemburu atau iri dengan teman lain ketika melihat teman bisa santaisantai sedangkan saya harus ngebut kerja ya pasti merasa iri lah mbak.. tapi bagaimana lagi, itu sudah tanggung jawab. Atasan sudah mempercayakannya pada saya, sehingga saya harus berusaha menyelesaikan tugas tersebut dengan baik.” Hal senada juga diungkapkan oleh informan VII pada wawancara pada tanggal 29 Januari 2011 “Ini lagi tidak ada kerjaan ya.. paling baca koran atau nonton TV, kalau Ibu yang satu ini lagi sibuk ngetik laporan jadi tidak bisa diganggu dulu.” Adanya pegawai yang menganggur pada saat jam kerja dikarenakan adanya pegawai yang malas dalam mengerjakan tugas seperti suka menundanunda pekerjaan, baru mengerjakan tugas kalau mendekati deadline dan baru menyerahkan tugas bila ditagih oleh atasan. Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20 Januari 2011 “Kalau pegawai yang malas, mengerjakan tugas seenaknya sendiri ya pasti tidak akan maju-maju. Pegawai yang seperti ini pasti akan jadi orang yang disuruh-suruh terus karena memang dari dirinya sendiri tidak punya keinginan untuk maju.” commit to user



Hal senada juga diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal 9 Februari 2011 “Kalau pegawai yang bandel itu dimana-mana pasti ada, disini juga begitu. Ada pegawai yang suka menunda-nunda pekerjaan, misalnya kalau diberi tugas sukanya mengerjakan mepet waktu deadline, baru menyerahkan tugas kalau ditagih sama pimpinan.” Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa dilaksanakan pembagian kerja terhadap staff Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta yang berpedoman pada job diskripsi. Pembagian tugas tersebut dilakukan berdasarkan Kemampuan kerja, pengalaman kerja dan latar belakang pendidikan. Asas The right man in the right place masih belum bisa sepenuhnya diterapkan pada pembagian tugas di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta karena masih terdapat pegawai yang belum menguasai komputer dalam pelaksanaan tugasnya, selain itu masih terdapat juga pegawai dengan latar belakang yang tidak sesuai dengan bidang pekerjaan yang diberikan seperti arsiparis dengan latar belakang pendidikan SMPS Pelayanan Sosial dan SMA-IPA. Di Bagian Tata Usaha ini juga masih terdapat pembagian beban kerja yang belum merata, pada waktu jam kerja ada pegawai yang sibuk bekerja sedangkan dilain pihak ada pegawai yang bersantai-santai. Hal ini dikarenakan adanya pegawai yang malas dalam mengerjakan tugasnya, seperti menunda pekerjaan dan baru mengerjakan tugas bila mendekati deadline, serta baru menyerahkan tugas bila ditagih oleh pimpinan.

d. Koordinasi Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan mengintegrasikan segala tindakan, supaya terarah kepada sasaran yang ingin dicapai. Tujuan organisasi akan tercapai secara efektif apabila semua pejabat dan semua unit/satuan organisasi serta sumber daya diselaraskan dengan tujuan organisasi. Koordinasi dalam pengorganisasian yang dilakukan pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. commit to user Soeharso Surakarta dilakukan dengan menyelaraskan orang-orang dan



pekerjaannya sehingga kesemuanya berlangsung secara tertib dan seirama menuju tercapainya tujuan. Seperti yang diungkapkan informan II pada wawancara tanggal 24 Januari 2011 “Dalam melakukan proses pembagian kerja dan menerapkan hubungan kerja antar staff harus diikoordinasikan dengan baik, sebagai atasan saya tahu kinerja staff bawahan saya sehingga bila memberikan tugas dan tanggung jawab harus saya pilih yang sesuai sehingga benar-benar mampu menyelesaikan tugas jadi tidak menghambat.” Hal senada juga diungkapakan oleh informan IV pada wawancara tanggal 24

Januari

2011

“Koordinasi

juga

harus

dilakukan

dalam

proses

pengorganisasian yaitu dengan menyesuaikan kemampuan staff dan tugas yang dibebankan kepadanya.” Untuk menyelaraskan tugas dengan pejabatnya dalam memperlancar pekerjaan diperlukan adanya koordinasi. Koordinasi dapat dilakukan dengan mengadakan rapat secara berkala. Begitu juga pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta, kegiatan rapat juga dilakukan baik dengan Kepala Balai, antar Sub Bagian dan dengan teman dalam satu Sub Bagian. Seperti yang diungkapkan informan II pada wawancara tanggal 24 Januari 2011. “Ya pasti ada koordinasi disini, koordinasi dilakukan dengan mengadakan pertemuan. Biasanya Kepala Balai bersama Kepala tiap Sub Bagian Tata Usaha akan mengadakan rapat rutin yang dilakukan minimal sebulan 2 kali. Tapi kalau ada hal-hal yang perlu dirapatkan segera, biasanya juga ada rapat lagi sesuai kebutuhan. Seperti kemarin itu ketika ada kunjungan menteri kita juga adakan rapat biar semuanya lancar. Begitu juga rapat dengan teman satu Sub Bagian juga dilakukan sesuai kebutuhan, misalnya ketika ada pekerjaan khusus.” Hal senada juga diungkapakan oleh informan VI pada wawancara tanggal 29 Januari 2011. “Kalau rapat antar Sub Bagian biasanya di pimpin oleh Kepala Balai, jadwalnya tidak mesti biasanya dua minggu sekali. Kalu rapat di tiap Sub Bagian itu tidakformal seperti ngobrol-ngobrol biasa, malah bisa setiap to user hari sebelum mulai kerjacommit itu kepala Sub bagian memberikan pengarahan



kepada staff apa-apa saja yang harus dikerjakan, ini pekerjaan yang mesti kita kerjakan, begini-begini silahkan Saudara laksanakan.” Pimpinan bertanggung jawab memimpin jalannya rapat agar berjalan dengan baik. Pimpinan akan meminta pendapat dari anggota rapat apabila dalam koordinasi menemukan jalan buntu untuk kemudian didiskusikan dan diperoleh jalan yang terbaik sesuai dengan keputusan bersama. Seperti yang diungkapkan informan I pada wawancara tanggal 20 Januari 2011. “Kalau pada saat mengalami jalan buntu, biasanya pimpinan akan berdiskusi dan meminta pendapat pada anggota rapat. Dari semua pendapat itu akan dibicarakan bersama lagi untuk diambil yang terbaik.” Hal senada juga diungkapkan oleh informan VII pada wawancara tanggal 29 Januari 2011. “Kita dapat mengutarakan pendapat kita ketika rapat. Pada saat rapat kita tidak hanya duduk dan diam saja, kita membicarakan hal-hal yang perlu dibicarakan. Ya seperti rapat-rapat pada umumnya, pimpinan memberi arahan pada anggotanya mengenai suatu pekerjaan, pimpinan meminta pertanggung jawaban pekerjaan yang telah dilakukan staffnya, juga diskusi masalah tertentu. Bila menemui jalan buntu, pimpinan akan meminta pendapat kita bagaimana jalan terbaiknya, dari pendapat kita itu pimpinan akan mengambil keputusan terbaik sesuai dengan yang telah kita diskusikan.” Pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso masih terdapat kurangnya koordinasi dengan pusat yang ditunjukkan dengan masih terdapatnya penempatan pegawai dari pusat yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan BBRSBD. Seperti yang diungkapkan informan III pada wawancara tanggal 24 Januari 2011 “Departemen yang melakukan penyaringan penempatan pegawai disini, kita hanya tinggal menerima pegawai. Apapun latar belakang pegawai tersebut kita harus menerima, tinggal kita yang ada disini harus pintar-pintar menempatkan pegawai tersebut sesuai dengan kemampuan yang dimiliki agar dapat bekerja secara maksimal.” Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa koordinasi yang dilakukan dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar to user Rehabilitasi Sosial Bina Daksacommit (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah



dengan menyelaraskan sumber daya manusia yang ada dengan tugas yang dikerjakan dalam rangka mempermudah dan memperlancar pencapaian tujuan. Koordinasi juga dilakukan dengan mengadakan rapat secara berkala. Kegiatan rapat juga dilakukan baik dengan Kepala Balai, antar Sub Bagian dan dengan teman dalam satu Sub Bagian. Rapat dengan Kepala Balai dilakukan minimal sebulan 2 kali, apabila terdapat hal-hal yang perlu dirapatkan segera, ada rapat lagi sesuai kebutuhan. Begitu juga koordinasi dengan teman satu Sub Bagian juga dilakukan sesuai kebutuhan, misalnya ketika ada pekerjaan khusus. Pimpinan akan menanyakan penadapat staff yang hadir pada rapat tersebut untuk kemudian mengambil keputusan terbaik sesuai dengan yang telah didiskisikan bersama apabila dalam koordinasi menemui jalan buntu.” Di Bagian Tata Usaha ini, masih terdapat kurangnya koordinasi dengan pusat yang ditunjukkan dengan masih terdapatnya penempatan pegawai dari pusat yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan BBRSBD karena penyaringan pegawai dilakukan oleh pusat sedangkan BBRSBD Prof. Dr. Soeharso hanya menerima pegawai yang dipilih pusat.

e. Kesatuan Perintah Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta merupakan satuan kerja yang berada di bawah Kepala BBRSBD dimana Bagian Tata Usaha BBRSBD ini dipimpin oleh Kepala Bagian yang membawahi tiga Kepala Sub Bagian Tata Usaha beserta bawahannya, sehingga segala aktivitas di Bagian Tata Usaha di bawah perintah Kepala Balai melalui Kepala Bagian Tata Usaha kemudian Kepala Bagian Tata Usaha memerintahkan kepada bawahannya untuk melaksanakan tugas tertentu. Seperti yang diungkapkan informan II pada wawancara tanggal 24 Januari 2011 “Biasanya saya dapat tugas dari Kepala Bagian Tata Usaha kemudian baru tugas tersebut saya arahkan pada staff yang akan membantu saya dalam menyelesaikan pekerjaan.” commit to user



Hal senada juga diungkapakan oleh informan VI pada wawancara tanggal 29 Januari 2011 “Semua tugas yang berkaitan dengan urusan kantor dilaksanakan sesuai dengan petunjuk Kepala BBRSBD.” Sesuai dengan struktur organisasi yang ada, tugas yang telah selesai dikerjakan akan dilaporkan pada pimpinan secara bertahap dimulai dari pimpinan yang jabatannya rendah menuju jabatan yang lebih tinggi. Seperti yang diungkapkan informan VI pada wawancara tanggal 29 Januari 2011. “Tugas berasal dari Kepala Balai, kemudian dilanjutkan Kepala Bagian Tata Usaha Kepada Kepala Sub Bagian, baru Kepala Sub Bagian mengarahkan pada staff. Begitu pula dengan pertanggung jawaban tugas yang telah selesai dikerjakan. Staff akan melaporkan tugasnya pada Kepala Sub Bagian, Kepala Sub Bagian melaporkan pada Kepala Bagian Tata Usaha, Baru setelah itu dilaporkan pada Kepala Balai.” Hal senada juga diungkapakan oleh informan VII pada wawancara tanggal 29 Januari 2011. “Pertanggungjawaban tugas itu bertahap mulai staff, Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Bagian Tata Usaha Kemudian Kepala Balai. Jadi kalau saya menyelesaikan tugas saya akan melaporkan hasilnya pada kepala Sub Bagian baru beliau yang akan meneruskan pada Kepala Bagian Tata Usaha dan Kepala Bagian Tata Usaha yang melaporkan pada Kepala Balai.” Dalam pelaksanaannya masih terdapat pegawai yang menerima tugas dari dua atasan dalam waktu yang bersamaan sehingga menuntut pegawai harus pintar dalam memutuskan memilih pekerjaan mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam penyelesaian tugas. Seperti yang diungkapkan oleh informan V pada wawancara tanggal 27 Januari 2011 “Bila dapat tugas dari dua atasan, biasanya saya pilih tugas mana yang lebih penting untuk diselesaiakan dulu, tugas yang dapat diselesaikan belakangan maksudnya tidak harus segera dilaporkan saya kerjakan berikutnya.” Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan asas kesatuan perintah Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina commit to user



Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta memiliki saluran perintah dan tanggung jawab yang jelas sesuai dengan struktur organisasi. Pemberian tugas dilakukan melalui saluran perintah yang dilakukan secara bertahap dimulai dari Kepala Balai, Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Sub Bagian, baru Kepala Sub Bagian mengarahkan pada staff. Begitu juga dengan pertanggungjawaban tugas dilakukan bertahap mulai dari staff, Kepala Sub Bagian, Kepala Sub Bagian melaporkan pada Kepala Bagian Tata Usaha, baru setelah itu di laporkan pada Kepala Balai. Namun, pada pelaksanaan aktivitas sehari-hari masih terdapat pegawai yang menerima tugas dari dua atasan dalam waktu yang bersamaan sehingga pegawai harus pintar dalam memutuskan untuk memilih tugas mana yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam penyelesaian tugas-tugas tersebut.

2. Faktor–faktor yang Mendukung dan Menghambat Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta

a. Faktor–faktor yang Mendukung Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta Dalam proses pengorganisasian segenap aktivitas dan sumber daya manusia dalam suatu kantor tentu saja tidak terlepas dari faktor yang mendukung. Adapun faktor-faktor yang mendukung pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut : 1) Kuantitas Pegawai yang Memadai Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta dapat berjalan lancar karena didukung oleh kuantitas sumber daya manusia yang memadai. Jumlah pegawai pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. commit to user Soeharso Surakarta ada 67 orang pegawai.



Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20 Januari 2011 “Jumlah pegawai yang ditempatkan di Bagian Tata Usaha BBRSBD ini banyak

sehingga kita tidak kekurangan pegawai. Jumlah

pegawainya ini ada 67 orang.” Hal ini senada dengan yang diungkakan oleh informan VI pada tanggal 29 Januari 2011 “Kami tidak khawatir pekerjaan akan tebengkalai karena pegawai disini memadai jumlahnya. Dengan pegawai yang jumlahnya memadai memungkinkan kelancaran dalam penyelesaian suatu tugas.” Dari data yang diperoleh dapat disimpulkan bahwa faktor pendukung dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah kuantitas pegawai yang memadai yaitu sebanyak 67 pegawai yang siap menerima tugas tertentu sehingga tidak ada pekerjaan yang terbengkalai.

2) Pengalaman Kerja yang Cukup Pengalaman kerja merupakan faktor yang mendukung dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Dengan pengalaman kerja

yang cukup memadai

akan membantu

pegawai

menyelesaikan suatu pekerjaan. Seperti yang diungkapkan oleh informan II pada wawancara tanggal 24 Januari 2011. “Penempatan Pegawai disini bersifat rollingan. Sebelum ditempatkan disini pernah bekerja pada bidang lainnya begitu pula sebaliknya. Sebagian besar pegawai disini sudah bekerja cukup lama, kalau di Tata Usaha ini kebanyakan pegawaianya sudah puluhan tahun pengalaman kerja disini. Seperti saya sendiri pengalaman kerja itu penting, jadi Kepala Bagian itu gampang-gampang susah selain harus bisa mengkoordinasi masalah pekerjaan, kita juga harus bisa merangkul teman-teman semua. Tapi alhamdulillah sebelum menjadi Kepala Bagian Tata Usaha, saya juga pernah menjabat menjadi kepala pada beberapa bidang lainnya, jadi saya juga tidak begitu kesulitan.” commit to user



Hal ini senada dengan yang diungkapkan oleh informan VII pada tanggal 29 Januari 2011 “Pada mulanya pegawai disini ditempatkan pada bagian tertentu kemudian dirolling pada bagian-bagian yang sesuai dengan kemampuannya sehingga kami memiliki pengalaman kerja yang cukup karena tidak hanya bekerja pada satu bidang. Saya sudah bekerja disini kurang lebih 19 tahun lamanya.” Dari data yang diperoleh dapat disimpulkan bahwa faktor pendukung pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah pengalaman kerja pegawai yang cukup memadai karena penempatan pegawai dilakukan dengan sistem rolling dan sebagian besar pegawai sudah bekerja dalam waktu yang lama, sebelum ditempatkan pada bidang tertentu pegawai tersebut telah memiliki pengalaman kerja pada bidang yang ditempati sebelumnya. Hal ini berlaku terutama untuk pekerjaan tertentu seperti arsiparis, dengan pengalaman kerja yang memadai mampu menyelesaikan tugasnya dengan baik. b. Faktor – Faktor yang Menghambat Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta Dalam proses pengorganisasian segenap aktivitas dan sumber daya manusia dalam suatu kantor tentu saja tidak terlepas dari faktor yang menghambat. Adapun faktor – faktor yang menghambat pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut : 1) Kemampuan Kerja Sumber Daya Manusia yang Belum merata Sumber daya manusia merupakan pelaku kegiatan organisasi yaitu mulai dari pimpinan yang menata, mengelola serta mengawasi organisasi sampai dengan staff yang yang melaksanakan kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan. Manusia merupakan elemen penting dalam suatu organisasi karena commit to user manusia merupakan motor pennggerak dalam kegiatan organisasi. Meskipun



dalam suatu organisasi telah memanfaatkan teknologi mesin tetapi sumber daya manusia tetap memegang peran utama dalam mencapai tujuan. Agar aktivitas organisasi berjalan lancar harus didukung dengan kemampuan kerja pegawai yang memadai. Sedangkan kemampuan kerja sumber daya manusia yang terdapat di Bagian Tata Usaha masih belum merata. Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20 Januari 2011 “Kendala yang dihadapi dalam pengorganisasian karena kinerja pegawai disini tidak merata. Masih ada pegawai yang karena usia, pendidikan, pengalaman masih belum maksimal kinerjanya. Misalnya, disini masih ada pegawai yang belum bisa mengoperasikan komputer dengan baik dalam menjalankan tugasnya.” Hal ini senada dengan yang diungkapkan oleh informan II pada tanggal 24 Januari 2011. “Kemampuan mengoperasikan komputer untuk teman-teman bedabeda, tapi kalau Saya sendiri malah tidak bisa. Kalau ada tugas yang berhubungan dengan pengoperasian komputer misalnya masalah pengetikan data-data tertentu biasanya saya akan menyuruh staff untuk mengerjakannya, sedangkan saya hanya membuat konsepnya saja.” Dari data yang diperoleh dapat disimpulkan bahwa hambatan dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah kemampuan kinerja pegawai yang masih belum merata, misalnya dalam pengoperasian komputer.

2) Terbatasnya tenaga ahli sesuai bidangnya Keahlian seseorang dalam mengerjakan suatu aktivitas sangat dibutuhkan untuk memperoleh hasil yang maksimal. Tetapi pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta ini keahlian pegawai sesuai dengan bidang kerjanya masih terbatas.

commit to user



Seperti yang diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal 24 Januari 2011. “Tidak seluruh pekerjaan disini dikerjakan oleh ahlinya, jadi asas the right man in the right place belum bisa jalan sepenuhnya disini. Di Sub Bagian Kepegawaian ini misalnya ada juga yang lulusan hukum dan Keguruan. Di Sub Bagian Keuangan itu juga kurang akuntan, padahal untuk mengurusi masalah keuangan itu sangat dibutuhkan seorang akuntan. Tenaga ahli dibidang IT juga kurang, kalau ada masalah mengenai komputer ya kebingungan sampai saya harus meminta bantuan teman saya yang bukan pegawai sini.” Hal senada juga diungkapkan oleh informan V pada wawancara tanggal 27 Januari 2011. “Tugas saya di sini sebagai arsiparis, tetapi latar belakang pendidikan saya tidak ada kaitannya dengan arsiparis. Saya lulusan SLTA mbak..Meskipun tidak ada background kearsipan pekerjaan ini dapat saya lakukan karena penempatan tugas disini bersifat rollingan jadi punya pengalaman yang cukup. Asal mau belajar, sejalan waktu pekerjaan juga akan terbiasa dilakukan.” Dari data yang diperoleh dapat disimpukan bahwa hambatan yang ditemui dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah terbatasnya tenaga ahli sesuai bidangnya seperti ahli bidang IT dan akuntan. Untuk menempatkan seseorang pada jabatan tertentu harus dilihat dari kemampuan dan pengalaman kerja. Seperti menempatkan lulusan SLTA menjadi arsiparis dimana latar belakang pendidikannya tidak berhubungan dengan kearsipan.

3) Sulitnya meminta pegawai baru sesuai kebutuhan Peneliti memperoleh informasi setelah melakukan wawancara dengan informan III pada tanggal 24 Januari 2011 “Sulit untuk mengajukan pegawai baru sesuai kebutuhan yang diperlukan disini, kita sudah mengajukan tapi sampai sekarang belum ada tanggapan. Semuanya tergantung Departemen yang melakukan penyaringan kita hanya tinggal menerima.” commit to user



Hal senada juga diungkapkan oleh informan IV pada wawancara tanggal 27 Januari 2011 “Kita sulit menambah pegawai baru karena di sini sudah dirasa banyak pegawainya. Pegawai yang bekerja di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ada 67 orang.” Dari data yang diperoleh dapat disimpulkan bahwa hambatan yang ditemui dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah sulitnya meminta pegawai baru sesuai dengan kebutuhan karena di kantor BBRSBD sudah dirasa banyak pegawainya dan hanya bisa menerima pegawai yang telah dipilih oleh Departemen.

c. Upaya Mengatasi Masalah yang Menghambat Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta Hambatan yang menjadi kendala pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta tidak dijadikan sebagai suatu hal yang harus dihindari, pihak kantor tentu tidak tinggal diam dan terus berupaya untuk menyelesaikan hambatan ini. 1) Mengadakan Pelatihan Kepada Pegawai Untuk mengatasi kendala belum meratanya kemampuan kerja sumber daya manusia, dalam hal ini Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta mengadakan pelatihan pada pegawainya. Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20 Januari 2011. “Usaha untuk meningkatkan kinerja pegawai yaitu dengan dilakukan pelatihan dan diklat, dan kami telah menerapkannya pada pegawai disini. Pelatihan yang dilakukan yaitu pelatihan komputer. Sedangkan diklat yang dilakukan seperti diklat kearsipan, aplikator dan perbendaharaan. Ada juga diklat pimpinan yang berlaku untuk jabatan struktural.” commit to user



Hal ini sesuai dengan yang diungkapakan oleh informan VII pada tanggal 29 Januari 2011 “Di sini ada pelatihan komputer untuk pegawai pada periode waktu tertentu. Dengan pelatihan ini pengetahuan dan keterampilan kami menjadi bertambah. Selain itu juga ada diklat kearsipan, perbendaharaan dan aplikator” Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa untuk mengatasi kendala yang ada dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta mengadakan pelatihan dan diklat pada pegawainya. Pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan komputer, sedangkan diklat yang dilakukan adalah diklat pimpinan, diklat kearsipan, diklat aplikator dan diklat perbendaharaan.

2) Mengajukan permintaan pegawai sesuai spesifikasi yang dibutuhkan Untuk mengatasi kendala terbatasnya tenaga ahli sesuai bidangnya, dalam hal ini Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta berusaha mengajukan permintaan pegawai sesuai spesifikasi yang dibutuhkan. Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20 Januari 2011 “Sebenarnya masih kurang tenaga ahli tapi kami sudah berusaha untuk mengajukan permohonan penambahan pegawai baru sesuai dengan yang kami butuhkan disini. Karena kami berada di bawah tanggung jawab Direktorat Jenderal Rehabilitasi Sosial bila mengajukan penambahan pegawai ya harus melalui Resos dulu.” Hal ini senada dengan yang diungkapkan oleh informan III pada tanggal 24 Januari 2011 “Kami sudah mengajukan permohonan ke Dirjen Rehabilitasi sosial tapi sampai sekarang belum ada tanggapan.” Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa bahwa untuk mengatasi kendala yang ada dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. commit to user



Soeharso Surakarta adalah dengan Mengajukan permintaan pegawai sesuai spesifikasi yang dibutuhkan.

3) Menempatkan

Pegawai

Sesuai

Latar

Belakang

Pendidikan

dan

Kemampuan Kerja Untuk mengatasi kendala sulitnya meminta pegawai baru sesuai kebutuhan, dalam hal ini Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta berusaha memanfaatkan potensi pegawai yang ada secara maksimal dengan berusaha menempatkan pegawai sesuai latar belakang pendidikan dan kemampuan kerjanya. Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20 Januari 2011. “Dilihat dahulu kinerja pegawai, kemampuannya menyelesaikan suatu pekerjaan apakah bagus atau tidak sebagai dasar untuk menempatkan dan memberikan tugas pada pegawai tersebut. Kita memantau bagaimana pegawai bekerja sehingga kita dapat menentukan kesesuaian pegawai tersebut dengan tugas yang harus dikerjakan.” Hal ini sesuai yang diungkapkan oleh informan IV pada wawancara tanggal 27 Januari 2011 “Pegawai yang ditempatkan pada bagian keuangan ini sebagian besar adalah pegawai yang memiliki latar belakang pendidikan ekonomi keuangan perbankan karena di sini mengurusi masalah administrasi keuangan.” Hal senada juga diungkapkan oleh informan II pada wawancara tanggal 24 Januari 2011. “Pemberian tugas pada pegawai di sini selain dipilih dari latar belakang pendidikan juga karena kemampuan pegawai, seperti Pak agus di tata usaha ini dipilih mengurusi masalah kehumasan karena beliau fasih berbahasa inggris meskipun beliau dalam pengetahuan surat-menyurat kurang begitu menguasai. Kalau Bu Roslina dipilih karena beliau mampu mengerjakan tugas kearsipan dengan baik meskipun beliau lulusan SLTA. Sedangkan saya sendiri lulusan FKIP Bahasa Indonesia, tapi di sini saya dipilih menjadi Kepala Sub Bagian Umum.” commit to user



Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa bahwa untuk mengatasi kendala yang ada dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah dengan menempatkan pegawai sesuai Latar belakang pendidikan dan Kemampuan Kerja seperti menempatkan lulusan ekonomi keuangan perbankan pada bagian keuangan dan memilih pegawai yang dirasa mampu mengerjakan suatu tugas dengan baik meskipun tidak sesuai dengan latar belakang pendidikannya.

C. Temuan Studi yang Dikaitkan dengan Teori Dalam bab ini, peneliti menganalisis data yang berhasil dikumpulkan di lapangan sesuai dengan rumusan masalah yang selanjutnya dihubungkan dengan teori yang sudah ada. Untuk lebih jelasnya akan diuraikan sebagai berikut. 1. Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta Bagian Tata Usaha merupakan salah satu jajaran di bawah Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta yang melaksanakan tugas sebagai pusat atau sentral dari seluruh kegiatan administrasi di lingkungan BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Adapun kegiatan tersebut meliputi administrasi Umum, administrasi Kepegawaian dan administrasi Keuangan. Pengorganisasian merupakan aktivitas yang dilaksanakan oleh pimpinan dalam melaksanakan asas organisasi untuk menjaga kontinuitas organisasi dan agar semua aktivitas berjalan ke arah tujuan yang hendak dicapai. Agar pengorganisasian dapat berhasil dengan baik maka perlu berpegang pada assa-asas organisasi walaupun dalam hal ini tidak mutlak semua asas dilaksanakan. Adapun pelaksanaan asas-asas organisasi Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut : commit to user



a. Perumusan Tujuan yang Jelas Tujuan adalah kebutuhan manusia baik jasmani maupun rokhani yang diusahakan untuk dicapai dengan kerjasama sekelompok orang. Kebutuhan manusia yang hendak dicapai itu harus dirumuskan secara jelas. Seperti yang diungkapkan Sutarto (2000: 55) bahwa “Tujuan yang telah dirumuskan dengan jelas akan memudahkan untuk dijadikan pedoman dalam menetapkan haluan organisasi, pemilihan bentuk organisasi, pembentukan struktur organisasi, penentuan macam pekerjaan yang akan dilakukan, kebutuhan pejabat Tujuan yang terumus dengan jelas harus diketahui serta diyakini oleh setiap pejabat dalam organisasi. Perumusan tujuan yang jelas dimaksudkan agar pegawai mudah memahami apa yang diharapkan oleh organisasi dan menjadi pedoman melaksanakan aktivitas untuk mencapai tujuan. Tujuan pokok dari Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta dirumuskan dengan mengacu pada tugas pokok Bagian Tata Usaha yaitu sebagai bagian pendukung yang membantu kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Adapun tujuan pokok Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta yaitu melaksanakan kegiatan administrasi ke dalam dan ke luar. Administrasi ke dalam yaitu memberikan pelayanan administrasi di lingkungan BBRSBD Prof. Dr. Soeharso yang meliputi administrasi umum, keuangan dan kepegawaian. Sedangkan administrasi keluar yaitu memberikan pelayanan administrasi bagi masyarakat seperti perijinan penelitian, PKL, psichoterapy dan lainlain. Semua pegawai atau staff Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta mengetahui dengan baik tujuan pokok Bagian Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Tujuan ini dijadikan seluruh pegawai sebagai pedoman dalam pelaksanaan commit to user aktivitas sehari-hari.



Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan Sutarto (2000 : 55) bahwa “Tujuan yang telah dirumuskan dengan jelas haruslah diketahui serta diyakini oleh oleh setiap pejabat dalam organisasi sejak dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling rendah.” Berdasarkan teori yang ada maka terdapat kesesuaian dengan kenyataan yang ada di Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta. b. Departemenisasi Setelah merumuskan tujuan organisasi selanjutnya adalah menyusun satuan organisasi, proses menyusun satuan-satuan organisasi yang menjalankan

fungsi-fungsi

tertentu

inilah

yang

disebut

proses

departemenisasi. “Departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok aktivitas yang berdasarkan kesamaan sifatnya atau pelaksanaannya.” (Sutarto, 2000: 66) Untuk melaksanakan administrasi ketatausahaan pada Kantor Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta dibentuk satuan-satuan organisasi yang disebut Sub Bagian. Setiap Sub Bagian diserahi bidang kerja tertentu. Adapun bidang kerja yang berada di bawah Bagian Tata Usaha adalah sebagai berikut: 1) Sub

Bagian

Umum,

melaksanakan

urusan

surat

menyurat,

perlengkapan dan rumah tangga serta kehumasan 2) Sub

Bagian

Kepegawaian,

melaksanakan

pengelolaan

urusan

administrasi kepegawaian. 3) Sub Bagian Keuangan, melaksanakan pengelolaan urusan administrasi keuangan rutin dan pembangunan, sumber-sumber lain serta penyiapan bahan kebendaharaan, verifikasi dan akutansi. Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta terdiri dari satuan-satuan commit user BBRSBD Prof. Dr. Soeharso organisasi yang tidak terpisah daritoKantor



Surakarta. Adapun satuan organisasi di Bagian Tata Usaha adalah Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian, dan Sub Bagian Keuangan. Masing-masing Sub Bagian dipimpin olek Kepala Sub Bagian. Kepala Sub Bagian membawahi staff-staff. Berdasarkan teori yang ada maka terdapat kesesuaian dengan pembagian kerja dapat dihubungkan kenyataan yang ada di Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta. c. Pembagian Kerja Dengan satuan organisasi dan dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Oleh karena itu, pembagian kerja dapat diartikan dalam dua macam: Apabila dihubungkan dengan satuan organisasi, maka pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu. Apabila dihubungkan dengan pejabat, maka pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokkan tugas-tugas yang sejenis atau erat hubunganannya satu sama lain untuk dijabat atau dipegang oleh seorang pejabat tertentu. (Sutarto, 2000: 104) Pembagian kerja penting untuk dilaksanakan karena bertujuan untuk menempatkan individu yang tepat untuk menyelesaikan tugas tertentu dan menghindari pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya karena hanya akan menimbulkan pemborosan sumberdaya organisasi. Pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta masih belum diterapkannya the right man in the right place. Hal ini dapat dilihat dari dalam pelaksanaan pekerjaan masih adanya penempatan pegawai tata usaha yang belum menguasai penggunaan komputer dibagian administrasi yang justru sebagian besar pekerjaannya menggunakan komputer, kurangnya tenaga ahli bidang IT pada bagian Tata Usaha sehingga apabila terjadi masalah yang berhubungan dengan IT harus memanggil orang luar yang ahli. Beban kerja atau aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban tugas masing-masing pejabat hendaknya merata sehingga dapat commit to user yang terlalu banyak aktivitasnya dihindarkan adanya satuan organisasi



dan ada satuan yang terlalu sedikit aktivitasnya, demikian pula dapat dihindarkan adanya pejabat yang terlalu bertumpuk-tumpuk tugasnya dan ada pejabat yang sangat sedikit tugasnya sehingga nampak terlalu banyak menganggur. (Sutarto, 2000: 122) Pembagian kerja yang tidak merata akan menimbulkan rasa tidak adil diantara pegawai. Selain itu, pejabat yang banyak menganggur akan mengganggu pejabat lain yang sibuk melaksanakan tugasnya. Seperti yang diungkapkan Sutarto (2000: 101) bahwa ”Dengan telah dimilikinya daftar perincian tugas bagi para pejabat maka dapat dihindarkan terjadinya pejabat yang bekerja ahanya sekedar menunggu perintah saja dan dapat dihindarkan pula adanya pejabat yang hanya memenuhi syarat formal datang di kantor tetapi tidak mengerjakn apa-apa.” Pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta terdapat pembagian beban yang tidak merata. Hal ini terlihat dari adanya pegawai tata usaha yang ”menganggur” karena tidak ada pekerjaan padahal masih dalam jam kerja, tetapi dilain pihak terdapat pegawai yang bekerja dengan keras menyelesaikan tugasnya. Adanya pegawai yang menganggur dikarenakan adanya pegawai yang malas dalam mengerjakan tugasnya, seperti menunda pekerjaan dan baru mengerjakan tugas bila mendekati deadline, serta baru menyerahkan tugas bila ditagih oleh pimpinan. d. Koordinasi Menurut James D. Mooney dalam Sutarto (2000: 141) mengemukakan bahwa koordinasi adalah pengaturan usaha sekelompok orang secara teratur untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya suatu tujuan bersama. Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan kesalarasan gerak, keselarasan aktivitas dan keselarasan tugas antar satuan organisasi yang ada di dalam organisasi. Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan mengintegrasikan segala tindakan, supaya terarah kepada sasaran yang ingin dicapai.

commit to user



Dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta masih terdapat kurangnya koordinasi dengan pusat sehingga sulit memperoleh tenaga ahli yang sesuai bidangnya. Hal ini dapat dilihat dari masih terdapatnya pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya sehingga penyelesaian pekerjaan kurang maksimal seperti penempatan pegawai yang tidak sesuai dengan latar belakang pendidikan. Berdasarkan teori yang ada maka terdapat ketidaksesuaian dengan kenyataan yang ada di Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta. e. Kesatuan Perintah ”Kesatuan perintah adalah bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang pejabat atasan tertentu” (Sutarto, 2000: 191). Pelaksanaan asas ini dapat menghindarkan kemungkinan adanya kekembaran atau kevakuman dalam pelaksanaan pekerjaan yang disebabkan karena adanya bawahan yang dapat menerima tugas lebih dari satu atasan. Pada Sub Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta setiap staff memiliki memiliki saluran perintah dan tanggung jawab yang jelas sesuai dengan struktur organisasi. Pemberian tugas dilakukan melalui saluran perintah yang dilakukan secara bertahap dimulai dari Kepala Balai, Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Sub Bagian, baru Kepala Sub Bagian mengarahkan pada staff. Begitu juga dengan pertanggungjawaban tugas dilakukan bertahap mulai dari staff, Kepala Sub Bagian, Kepala Sub Bagian melaporkan pada Kepala Bagian Tata Usaha, baru setelah itu di laporkan pada Kepala Balai. Namun, pada kenyataannya masih terdapat pegawai yang masih menerima tugas dari dua atasan pada waktu bersamaan. Sutarto (2000: 172) mengemukakan bahwa tidak adanya kesatuan perintah akan menimbulkan pula tiada jelasnya tanggung jawab. Apabila commit to userkepala menimbulkan pertanyaan ada beberapa perintah dari beberapa



perintah manakah

yang harus didahulukan, kepada

siapakah dia

bertanggung jawab, kepada atasan langsung atau kepada setiap pejabat atasan yang memerintahkan tadi, hal ini tidak jelas, dengan demikian pasti akan berakibat mengacauakan jalannya organisasi. Jika di cocokkan dengan teori yang diungkapkan oleh Sutarto maka asas kesatuan perintah masih belum dilaksanakan secara baik karena masih terdapat staff di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso yang menerima tugas yang diberikan oleh dua atasan pada saat yang bersamaan sehingga staff harus pintar dalam memutuskan untuk memilih tugas mana yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam penyelesaian tugas-tugas tersebut.

2. Hambatan-hambatan yang Terjadi dalam Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta Dalam proses pengorganisasian segenap aktivitas dan sumber daya manusia dalam suatu kantor tentu saja tidak terlepas dari faktor yang menghambat. Adapun faktor-faktor yang menghambat pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut : a. Kinerja Pegawai yang Belum Merata Salah satu hambatan pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta yaitu masih belum meratanya kinerja yang dimiliki pegawai seperti terebatasnya tenaga ahli yang sesuai dengan bidangnya dan keterampilan pengusaan komputer yang masih belum memadai. Kurangnya pengusaan keterampilan yang dimiliki pegawai menyebabkan pelaksanaan pekerjaan terhambat. Pegawai akan kurang begitu cekatan dalam melaksanakan tugasnya. Ini akan berdampak buruk apabila tidak ada upaya commit user untuk mengatasinya. Seperti yang to dikemukakan oleh Sondang P. Siagian



(2002:40)

menyatakan

bahwa:

“Memang

terbukti

bahwa

dengan

penempatan yang tidak tepat, kinerja seseorang tidak sesuai dengan harapan manajemen dan tuntutan organisasi.” Pembagian kerja dilaksanakan karena bertujuan untuk menempatkan individu yang tepat untuk menyelesaikan tugas tertentu dan menghindari pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya karena hanya akan menimbulkan

pemborosan

sumberdaya

organisasi.

Seperti

yang

dikemukakan oleh Hadari Nawawi dan Martini Hadari (1994: 82) bahwa: “ Prinsip The right man in the right place tidak boleh diabaikan dalam usaha membuat organisasi berfungsi secara maksimal.”

b. Beban Kerja yang Tidak Merata Hambatan lain dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta yaitu pembagian beban kerja yang belum merata. Hal ini terlihat dari adanya pegawai tata usaha yang ”menganggur” karena tidak ada pekerjaan padahal masih dalam jam kerja, tetapi dilain pihak terdapat pegawai yang bekerja dengan keras menyelesaikan tugasnya. Adanya pegawai yang menganggur dikarenakan adanya pegawai yang malas dalam mengerjakan tugasnya, seperti menunda pekerjaan dan baru mengerjakan tugas bila mendekati deadline, serta baru menyerahkan tugas bila ditagih oleh pimpinan. Pembagian kerja yang tidak merata akan menimbulkan rasa tidak adil diantara pegawai. Pejabat yang banyak menganggur akan mengganggu pejabat lain yang sibuk melaksanakan tugasnya, misalnya mengajak bicara dengan topik yang sama sekali tidak ada kaitannya dengan urusan pekerjaan, menggerombol untuk mengerumpi dan bersendau gurau, dan lalu lalang diruang kerja tanpa tujuan yang jelas. Seperti yang dikemukakan oleh Sutarto (2000:122) Beban kerja atau aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban tugas masing-masingcommit pejabat hendaknya merata sehingga dapat to user dihindarkan adanya satuan organisasi yang terlalu banyak aktivitasnya



dan ada satuan yang terlalu sedikit aktivitasnya, demikian pula dapat dihindarkan adanya pejabat yang terlalu bertumpuk-tumpuk tugasnya dan ada pejabat yang sangat sedikit tugasnya sehingga nampak terlalu banyak menganggur.

c. Kurangnya Koordinasi Dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta masih terdapat kurangnya koordinasi. Hal ini dapat dilihat dari masih terdapat kurangnya koordinasi dengan pusat sehingga sulit memperoleh tenaga ahli

yang sesuai bidangnya. Hal ini dapat dilihat dari masih

terdapatnya pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya sehingga penyelesaian pekerjaan kurang maksimal seperti penempatan pegawai yang tidak sesuai dengan latar belakang pendidikan. Selain itu masih terdapat pegawai yang menerima tugas yang diberikan oleh dua atasan pada saat yang bersamaan sehingga staff harus pintar dalam memutuskan untuk memilih tugas mana yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam penyelesaian tugas-tugas tersebut. Dalam

melakukan

pengorganisasian

sangat

diperlukan

asas

koordinasi. Struktur organisasi yang dibuat harus dikoordinasikan secara baik dengan menyelaraskan sumber daya dan pekerjaan yang akan dilaksanakan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Apabila di dalam kegiatan pengorganisasian tata usaha hanya melaksanakan

asas

departemenisasi

dan

pembagian

tugas

tanpa

melaksanakan asas koordinasi, maka akan menyebabkan tiap-tiap satuan organisasi atau tiap-tiap pejabat akan berjalan sendiri-sendiri tanpa adanya kesatuan arah sehingga tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya akan sulit tercapai secara efektif. Seperti yang dikemukakan oleh Sutarto (2000: 142) yang menyatakan bahwa: ”Melaksanakan asas departemenisasi dan pembagian kerja tanpa melaksanakan asas kooordinasi akan menumbuhkan peristiwa dimana tiap-tiap satuan organisasi atau tiap-tiap commit userkesatuan arah.” pejabat berjalan sendiri-sendiri tanpatoada



3. Upaya-upaya yang Dilakukan di Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta Dalam Mengatasi Hambatan-hambatan yang Terjadi Dalam Pelaksanaan Pengorganisasian a. Memperbaiki dan Menyesuaikan Kinerja Pegawai Sesuai Pekerjaan Salah satu upaya Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta untuk mengatasi belum meratanya kinerja yang dimiliki pegawai melalui pelatihan dan dengan mengutamakan penempatan pegawai sesuai dengan latar belakang pendidikan dan kemampuan kerja yang dimiliki. Pelatihan yang dilakukan seperti pelatihan komputer dan diklat-diklat yang akan membantu meningkatkan pengetahuan dan keterampilan pegawai dalam pelaksanaan

tugas.

Diklat-diklat

yang

dilakukan

seperti

diklat

kepemimpinan, kearsipan, aplikator dan perbendaharaan. Sedangkan penempatan pegawai diutamakan yang sesuai dengan latar belakang pendidikan dan kemampuan kerjanya untuk memerlancar pelaksanaan tugas di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Dalam peningkatan, pengembangan dan pembentukan tenaga kerja dilakukan melalui upaya pembinaan, pendidikan dan pelatihan. Seperti yang dikemukakan oleh Oemar Hamalik (2001: 10) bahwa: Pelatihan adalah suatu proses yang meliputi serangkaian tindak (upaya) yang dilaksanakan dengan sengaja dalam bentuk pemberian bantuan kepada tenaga kerja yang dilakukan oleh tenaga profesional kepelatihan dalam satuan waktu yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan kerja peserta dalam bidang pekerjaan tertentu guna meningkatkan efektivitas dan produktivitas dalam satuan organisasi. b. Pembagian Beban Kerja yang Merata Dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta terdapat pembagian beban yang masih belum merata sehingga masih ada pegawai yang ”menganggur” karena tidak ada pekerjaan padahal masih dalam jam kerja. Salah satu upaya yang dilakukan untuk mengatasi commit to user



hambatan ini adalah dengan melakukan pembagian beban kerja yang merata pada pegawai. Pembagian kerja yang merata ini tidak berarti bahwa setiap satuan organisasi yang ada atau setiap pejabat yang ada harus tepat sama jumlah tugasnya. Beban kerja yang sama berarti kurang lebih sama, meskipun ada perbedaan tetapi tidak menyolok. Misalnya, dalam suatu organsasi terdapat 3 orang pejabat yaitu P, Q dan R, maka beban kerjanya yang merata misalnya P memegang 7 macam tugas, Q memegang 5 macam tugas dan R memegang 8 macam tugas. Sedangkan beban kerja yang tidak merata misalnya P memegang 2 macam tugas, Q memegang 12 macam tugas dan R memegang 20 macam tugas. Pembagian beban kerja yang merata tidak akan menimbulkan rasa iri bagi pegawai, sehingga kegiatan organisasi dapat berjalan secara efektif dan efisien. Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (2002: 232) bahwa “Beban tugas atau work load dari masing-masing pejabat hendaknya sama atau seimbang. Jangan sampai ada pegawai yang mempunyai tugas sangat banyak sedang pejabat yang lain terlalu sedikit.”

c. Adanya Koordinasi yang Baik Salah satu upaya Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta untuk mengatasi kurangnya koordinasi adalah dengan melakukan koordinasi yang baik.

Koordinasi dalam pengorganisasian yang dilakukan dengan

berusaha menempatkan pegawai sesuai latar belakang pendidikan dan kemampuan kerjanya. Selain itu, koordinasi dengan pusat juga harus dilakukan dengan mengajukan syarat penerimaan pegawai sesuai dengan yang dibutuhkan di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan keselarasan gerak, keselarasan aktivitas dan keselarasan tugas antar satuan organisasi yang ada to userperasaan, harapan, kehendak, latar di dalam organisasi dengancommit memadukan



belakang, kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung. Dalam keterpaduan itu semua kelebihan individu dimanfaatkan untuk kepentingan bersama sehingga memungkinkan kerjasama ditingkatkan efisiensi dan efektivitasnya dalam mencapai tujuan. Seperti yang dikemukakan oleh James D Mooney dalam Sutarto (2000: 141) bahwa koordinasi adalah pengaturan usaha sekelompok orang secara teratur untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya suatu tujuan bersama.

commit to user



BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN A. Simpulan Berdasarkan pembahasan dan analisis yang telah dilakukan, maka dapat ditarik kesimpulan yang sekaligus menjawab perumusan masalah dan tujuan yang telah ditetapkan dalam penelitian ini. Adapun kesimpulan yang dapat peneliti rangkum sebagai berikut. 1.

Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta sudah menerapkan asas perumusan tujuan yang jelas dalam pelaksanaan pengorganisasian kantor. Hal ini ditunjukkan dengan adanya tujuan yang diyakini dan dijadikan pedoman semua pegawai yang telah dirumuskan dengan mengacu pada visi Bagian Tata Usaha yaitu mendukung kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Adapun tujuan pokok Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta yaitu melaksanakan kegiatan administrasi ke dalam dan ke luar.

2.

Asas departemenisasi telah diterapkan pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Hal ini ditunjukkan dengan adanya pembagian departemen atau satuan kerja pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta dilakukan berdasarkan Keputusan Menteri Sosial RI Nomor: 55/ HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003 dimana dalam Surat Keputusan tersebut tertulis bahwa Bagian Tata Usaha terdiri dari tiga Sub Bagian yang meliputi Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Keuangan.

3.

Dalam asas pembagian kerja di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta masih belum bisa sepenuhnya diterapkan asas The right man in the right place pada pembagian tugas karena masih terdapat pegawai dengan latar belakang yang tidak sesuai dengan bidang pekerjaan yang diberikan seperti arsiparis dengan latar belakang pendidikan SMPS Pelayanan commit to user

92



Sosial dan SMA-IPA. Selain itu, masih terdapat juga pegawai yang belum menguasai komputer dalam pelaksanaan tugasnya. Pada Bagian Tata Usaha ini juga masih terdapat pegawai yang malas dalam mengerjakan tugasnya, seperti menunda pekerjaan dan baru mengerjakan tugas bila mendekati deadline, serta baru menyerahkan tugas bila ditagih oleh pimpinan. 4.

Asas koordinasi yang dilakukan dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah dengan menyelaraskan sumber daya manusia yang ada dengan tugas yang dikerjakan dalam rangka mempermudah dan memperlancar pencapaian tujuan. Akan tetapi, di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso masih terdapat kurangnya koordinasi dengan pusat yang ditunjukkan dengan masih terdapatnya penempatan pegawai dari pusat yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan BBRSBD karena penyaringan pegawai dilakukan oleh pusat sedangkan BBRSBD Prof. Dr. Soeharso hanya menerima pegawai yang dipilih pusat.

5.

Pelaksanaan asas kesatuan perintah Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta memiliki saluran perintah dan tanggung jawab yang jelas sesuai dengan struktur organisasi. Namun, pada pelaksanaan aktivitas sehari-hari masih terdapat pegawai yang menerima tugas dari dua atasan dalam waktu yang bersamaan sehingga pegawai harus pintar dalam memutuskan untuk memilih tugas mana yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam penyelesaian tugas-tugas tersebut.

B. Implikasi Berdasarkan simpulan yang telah diuraikan sebelumnya, implikasi hasil penelitian ini sebagai berikut. 1.

Menimbulkan inspirasi bagi Kantor Tata Usaha Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta untuk melaksanakan asas-asas organisasi yang terdiri dari perumusan rujuan yang commit to user jelas, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi dan kesatuan perintah



secara maksimal. Hal ini bertujuan agar pengorganisasian di Bagian Tata Usaha dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 2.

Mendorong peneliti lain untuk melaksanakan penelitian dengan mengambil tema pengorganisasian kantor. hasil penelitian ini dapat dijadikan pedoman bagi peneliti lain sebagai tambahan kajian teori pada penelitian sejenis.

3.

Dengan pelaksanaan pengorganisasian kantor yang sesuai dengan asas, maka memperlancar pelaksanaan pekerjaan secara lebih maksimal dan efisiensi kerja dapat tercapai.

C. Saran Berdasarkan simpulan dan implikasi hasil penelitian yang telah dikemukakan, maka peneliti memberikan beberapa saran yang diharapkan dapat memberikan manfaat bagi seluruh personil yang berada di Kantor Tata Usaha Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Adapun saran-saran yang dapat peneliti sampaikan adalah sebagai berikut. 1. Kepada Para Pegawai Bagian Tata Usaha Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta. a. Semua pegawai sebaiknya meningkatkan penguasaan IPTEK terutama dalam hal pengoperasian komputer mengingat pekerjaan administrasi Bagian Tata Usaha sebagian besar pekerjaannya menggunakan komputer. b. Kesadaran dalam penyelesaian tugas secara maksimal harus ditanamkan pada diri pada semua pegawai sehingga dapat dihindarkan terjadinya pegawai yang bekerja hanya sekedar menunggu perintah saja dan dapat dihindarkan pula adanya pegawai yang hanya memenuhi syarat formal datang di kantor tetapi tidak mengerjakan apa-apa. 2. Kepada Pimpinan Bagian Tata Usaha Bagian Tata Usaha Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta. a. Dalam menempatkan pegawai sebaiknya benar-benar memperhatikan kemampuan, pengalaman, dan latar belakang pendidikan sehingga commit to user pegawai dapat melaksanakan pekerjaanya secara maksimal.



b. Koordinasi dengan pusat perlu ditingkatkan dengan mengajukan syarat dalam penyeleksian pegawai yang disesuaikan dengan kriteria yang di butuhkan di Bagian Tata Usaha Bagian Tata Usaha Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta sehingga produktifitas pegawai dapat dimaksimalkan. c. Dalam pemberian tugas kepada staff sebaiknya dilakukan sesuai dengan arus pemberian tugas sehingga staff tidak mengalami kebingungan karena menerima perintah dari dua atasan.

commit to user

ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO SURAKARTA

Recommend Documents