ANALISIS PENGGUNAAN SOFTWARE AKUNTANSI DAN ALAT-ALAT PENUNJANG TRANSAKSI DALAM BISNIS RITEL TOSERBA BC MART
Okky Christ Natanael Program Studi Akuntansi Universitas Kristen Satya Wacana
PENDAHULUAN Ritel merupakan mata rantai yang penting dalam proses saluran distribusi barang dan merupakan mata rantai terakhir dalam suatu proses distribusi. Melalui bisnis ritel, suatu barang yang diproduksi bisa bertemu langsung dengan konsumen. Fungsi sederhana dari bisnis ritel sebenarnya untuk memenuhi kebutuhan pribadi, keluarga, kelompok, atau konsumen akhir. Produk yang dijual pada umumnya merupakan pemenuhan kebutuhan sehari-hari termasuk produk yang terkait dengan keperluan rumah tangga. Bisnis ritel di Indonesia saat ini tumbuh sangat pesat seiring dengan bergesernya gaya hidup masyarakat dari tradisional ke modern. Oleh karena itu, peluang emas ini dimanfaatkan oleh peritel-peritel yang mempunyai modal besar dan dengan kemampuan manajemen ritel modern baik secara jaringan maupun sendirian (stand alone). Kehadiran bisnis ritel modern pada dasarnya memanfaatkan pola belanja masyarakat terutama kelas menengah dan ke atas yaitu mereka cenderung menyukai berbelanja di tempat yang nyaman, bersih, dan rapi. Selain faktor bergesernya gaya hidup masyarakat, perkembangan bisnis ritel yang pesat ini juga tidak lepas dari faktor meningkatnya jumlah penduduk dan juga meningkatnya pendapatan per kapita penduduk Indonesia yang menyebabkan taraf hidup masyarakat semakin meningkat. Hal ini membawa dampak kepada pola perilaku belanja masyarakat, dimana semakin meningkatnya taraf hidup maka tuntutan pemenuhan kebutuhan akan semakin meningkat pula.
1
Pada dasarnya keberhasilan dari bisnis ritel ini selalu terkait pada masalah pengadaan dan penjualan barang dagangan, baik secara kuantitas maupun kualitas, serta harga yang rendah guna meningkatkan jumlah kunjungan konsumen. Penjualan sendiri merupakan tulang punggung dalam bisnis ritel untuk mengembangkan usaha dalam rangka memperoleh lebih banyak keuntungan. Sebagai ujung tombak dalam memasarkan produk kepada konsumen, perusahaan dapat terus berkembang untuk meningkatkan penjualan apabila aktivitas penjualan dikelola dengan baik dan salah satunya adalah dengan pencatatan penjualan yang cepat dan tepat dalam upaya menghasilkan laporan penjualan. Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu penjualan tunai yang diasumsikan bahwa pembeli akan memiliki barang setelah barang tersebut dibayar di kasir. Dari hasil penjualan itulah perusahaan memperoleh pendapatan untuk menutupi biaya-biaya operasional yang telah dikeluarkan dan juga laba. Untuk mendukung sistem pengadaan dan penjualan barang dagangan yang baik, maka pelaku bisnis ritel modern membutuhkan bantuan teknologi seperti software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam rangka membantu kegiatan operasional perusahaan. Software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi memegang peranan penting dalam menjalankan proses transaksi agar dapat bekerja lebih cepat dan sistematis serta membantu proses controlling dan pengambilan keputusan terkait pengadaan barang dan penetapan harga. Oleh karena pentingnya teknologi dalam menunjang kegiatan bisnis ritel modern ini, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian lebih lanjut terkait software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam bisnis ritel apakah penggunaannya sudah memberikan manfaat sesuai yang diharapkan oleh pihak manajemen. Peneliti memilih Toserba BC Mart sebagai objek penelitian dengan sebelumnya melihat fakta di lapangan bahwa Toserba ini tergolong sebagai bisnis ritel modern yang menggunakan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan sehari-hari di samping adanya bisnis ritel tradisional yang pada umumnya tidak menggunakan bantuan teknologi. Peneliti tertarik untuk menganalisis penggunaan software akuntansi dan alat-alat
2
penunjang transaksi dalam bisnis ritel Toserba BC Mart, karena toserba ini tergolong sebagai bisnis ritel modern yang masih berkembang dan memerlukan penilaian lebih lanjut serta sumbangan pemikiran terkait penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi yang dipakai saat ini. Secara umum penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran tentang penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam bisnis ritel Toserba BC Mart. Sedangkan secara khusus, penelitian ini bertujuan untuk menganalisis penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam bisnis ritel Toserba BC Mart serta manfaat sejauh apa yang dapat diberikan dari penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi di Toserba BC Mart ini dalam kegiatan operasional sehari-hari. Melalui penelitian ini diharapkan mampu memberikan sejumlah manfaat bukan hanya bagi pembaca saja, melainkan juga bagi perusahaan. Manfaat bagi pembaca adalah dapat memberikan tambahan pengetahuan mengenai penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam bisnis ritel. Sedangkan bagi pihak manajemen Toserba BC Mart diharapkan dapat memberikan masukan dan sumbangan pemikiran terkait informasi dan analisis penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi yang dipakai saat ini. Selain itu penelitian ini juga diharapkan dapat menambah perbendaharaan ilmiah dan sekaligus sebagai sumbangan pemikiran guna menunjang penelitian selanjutnya terutama yang berhubungan dengan penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam bisnis ritel. KERANGKA TEORITIS Software Akuntansi dan Alat-alat Penunjang Transaksi Seiring dengan berkembangnya trend bisnis ritel dari tahun ke tahun, teknologi dan informasi juga terus berkembang. Hal ini tak lepas dari perhatian para peritel modern yang juga menggunakan teknologi dalam mendukung kegiatan operasionalnya yang diharapkan dapat menghasilkan informasi dengan cepat, tepat, dan akurat. Penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang 3
transaksi dalam bisnis ritel modern ini sendiri menunjuk pada pemakaian istilah Point of Sale atau POS yang berarti titik penjualan atau titik layanan. Istilah POS yang dimaksudkan dalam bisnis ritel modern yaitu pemakaian dari perangkat keras (hardware) seperti: barcode scanner, cash drawer, dan receipt printer; dan perangkat lunak (software) yang digunakan dalam proses pembelian barang oleh pembeli atau waktu dimana barang tersebut dibeli dan dibayarkan di kasir. Melihat dari penggunaannya sekarang, POS juga bisa ditemui di supermarket, restoran, toko-toko atau outlet di pusat perbelanjaan. Menurut McLeod dan Schell (2007) software adalah perangkat pendukung yang digunakan untuk mengolah data dan menunjuk pada pemakaian aplikasi tertentu. Barcode scanner adalah alat yang digunakan untuk membaca kode berbentuk garis-garis vertikal yang terdapat pada produk-produk konsumsi yang biasanya memiliki kemasan (http://www.pusatbarcode.com). Cash drawer atau laci uang elektronik adalah laci yang berisi rak-rak yang digunakan untuk penyimpanan uang berdasarkan nominal dan jenis uang yang dibedakan antara uang kertas dan uang logam (http://www.pusatbarcode.com). Receipt printer atau mesin pencetak struk adalah alat yang digunakan untuk mencetak daftar harga dan barang-barang yang telah dibeli atau dibelanjakan oleh pembeli (http://www.pusatbarcode.com). Hall (2011) menyatakan bahwa: “POS systems are used extensively in grocery stores, department stores, and other types of retail organizations where only cash, checks, and bank credit card sales are valid.” (p.185) Jadi, software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi ialah serangkaian alat yang digunakan untuk membantu proses operasional perusahaan dengan mengolah data-data yang terkait dengan kegiatan utama perusahaan tersebut. Menurut Mahmudi (2009: 2) terdapat beberapa pertimbangan dalam penggunaan software sebagai alat yang membantu proses pekerjaan akuntansi supaya menjadi lebih cepat dan tepat di antaranya adalah sebagai berikut: 1. User friendly (mudah digunakan) 2. Tingkat keamanan yang valid untuk setiap user
4
3. Kemampuan eksplorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses ekspor dan impor file yang merepotkan 4. Menampilkan laporan keuangan komparasi 5. Software tersebut telah teruji terlebih dahulu Software yang berkualitas (Putra, 2012) setidaknya memenuhi 5 kriteria dasar berikut ini: 1. Fungsionalitas Sebuah software yang dipakai tentunya harus berfungsi seperti yang diharapkan penggunanya. 2. Resource yang dibutuhkan rendah Semakin rendah resource yang dibutuhkan, maka semakin baik software tersebut. Resource di sini bisa berarti prosesor, memori, media penyimpan, dan sistem operasi yang dibutuhkan. 3. Cepat dalam memberikan output (responsiveness) Software yang berkualitas juga cepat dalam memberikan output. Semakin cepat semakin bagus, kalau perlu realtime. 4. Dokumentasi Software yang berkualitas juga akan memberikan dokumentasi yang sangat jelas dan detail. 5. Intuitif Intuitif artinya mudah dipahami dan user setidaknya langsung tahu fungsi dari masing-masing tombol, toolbar, menu, atau tampilan tanpa harus diajarkan terlebih dahulu. Bisnis Ritel Kekuatan bisnis ritel di Indonesia muncul pertama kali pada tahun 1958 yaitu dengan berdirinya Matahari sebagai salah satu bisnis ritel yang menggunakan konsep departement store, selanjutnya dengan berdirinya Sarinah dengan konsep convenience store pada tahun 1960 dan masih banyak lagi bisnis ritel hingga saat ini dengan beragam konsep lainnya. Adapun kata ritel sendiri berasal dari bahasa
5
Inggris yaitu retail yang berarti eceran dan sebenarnya merupakan terjemahan asli dari bahasa Perancis retaillier yang berarti memotong atau membagi dalam bagian yang lebih kecil. Menurut Vinci (2009) bisnis ritel merupakan suatu aktivitas yang mencakup penjualan barang dan jasa kepada konsumen akhir. Bisnis ritel merupakan tahap paling akhir dalam proses distribusi. Sedangkan menurut Thoyib (1998), “Bisnis ritel adalah seluruh aktivitas dagang yang dikelola oleh pengecer dan melibatkan penjualan langsung pada konsumen”. METODE PENELITIAN Satuan analisis dalam penelitian ini adalah organisasi; yaitu Toserba BC Mart yang menggeluti bisnis ritel di jalan Kartini No.2 Kota Salatiga. Satuan pengamatannya adalah software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi yang digunakan dalam Toserba BC Mart untuk membantu kegiatan operasional perusahaan. Ada dua sumber data yang dipakai dalam penelitian ini, yaitu data primer yang diperoleh langsung dari responden melalui wawancara tidak terstruktur secara mendalam kepada manajer, direktur, dan karyawan toko terkait software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi yang digunakan dalam Toserba BC Mart. Sedangkan untuk data sekunder, diperoleh dari publikasipublikasi maupun literatur perpustakaan dan website terkait topik penelitian ini. Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah melalui wawancara yaitu kepada manajer, direktur, dan karyawan toko. Selain itu juga dilakukan studi kepustakaan guna memperoleh data-data teoritis terkait penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam bisnis ritel Toserba BC Mart. Adapun wawancara bertujuan untuk memperoleh data-data yang diperlukan untuk penelitian dan yang menunjang penelitian, salah satunya seperti tampilan layar (screenshoot) dari penggunaan software akuntansi yang diterapkan dalam bisnis ritel Toserba BC Mart. Dalam penelitian ini penulis menggunakan teknik analisis data kualitatif untuk menganalisis penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam bisnis ritel Toserba BC Mart. Selain itu, terdapat beberapa langkah analisis
6
untuk menjawab masalah penelitian yang telah dirumuskan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Memahami cara penggunaan dan fungsi-fungsi toolbar di menu utama dan sub menu dari software akuntansi yang digunakan dalam bisnis ritel Toserba BC Mart. 2. Memahami respon pengolahan data oleh software akuntansi apabila ada transaksi penjualan terjadi. 3. Menganalisis kebutuhan pengguna (user) software akuntansi terkait segi atau kriteria dasar menurut Putra dalam jurnalnya yang berjudul “Kriteria Dasar Software yang Berkualitas”. 4. Menganalisis kebermanfaatan dan kelemahan yang dimiliki dari penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam Toserba BC Mart. 5. Menyimpulkan dan memberikan rekomendasi penelitian sesuai hasil analisis penelitian. ANALISIS DATA Profil Perusahaan Toserba BC Mart adalah toko fisik berlantai satu yang bergerak di bidang bisnis ritel atau eceran yang terletak di jalan Kartini No. 2 Kota Salatiga. Toserba BC Mart memiliki jam operasional dari pukul 07.30 hingga pukul 22.30 tiap harinya. Struktur organisasi yang dimiliki toko ini sederhana, yaitu jabatan direktur sekaligus sebagai pemilik toko dipegang oleh bapak Joko Anis Suwantoro; jabatan manajer dipegang oleh bapak Sumarno; serta karyawan toko yang terdiri atas dua orang kasir serta tiga orang pramuniaga yang mana bekerja secara shift atau bergantian. Toserba BC Mart memiliki gudang yang terpisah dari lokasi bangunan utama. Toserba BC Mart hanya menjual secara tunai (cash) dengan beraneka macam barang dagangan, seperti: peralatan dan keperluan rumah tangga, perlengkapan bayi, makanan dan minuman ringan, serta produk-produk ritel pada umumnya. Toserba BC Mart menggunakan beberapa peralatan modern untuk
7
mendukung usahanya di antaranya software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi, seperti: barcode scanner, cash drawer, dan mesin pencetak struk; serta beberapa perangkat CCTV untuk menunjang keamanan. Toserba BC Mart menggunakan software akuntansi iPOS 3.0 yang mana terhubung ke dalam alat-alat penunjang transaksinya sebagai satu kesatuan sistem POS. Software iPOS 3.0 ini dikembangkan oleh Inspirasi yang berkantor pusat di Denpasar, Bali dan pertama kali diluncurkan pada September 2008. Sasaran dari software iPOS 3.0 adalah membantu menangani penjualan dan kontrol stok siap pakai yang ditujukan untuk usaha mikro dan perdagangan yang biasanya digunakan di toko atau mini market. Sedangkan untuk alat-alat penunjang transaksinya, Toserba BC Mart menggunakan barcode scanner CS-1000 yang dilengkapi dengan tiang penyangga, dapat membaca secara otomatis tanpa menekan tombol dengan jarak baca hingga 25 cm, dan mengonsumsi daya 425 mW ketika beroperasi; mesin pencetak struk (receipt printer) Epson TM-U220D yang menggunakan tinta dan memiliki kecepatan 4,7 lps (lines per second); serta cash drawer Compact S100 yang mana memiliki lima kolom penyimpanan uang, dilengkapi dengan kunci pengaman di bagian luar, dan kompatibel dengan berbagai software akuntansi POS yang terintegrasi dengannya. Toserba BC Mart telah menggunakan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi sejak dari awal tahun 2010 hingga sekarang tanpa pernah melakukan penggantian salah satu dari alat tersebut. Pemeliharaan hanya dilakukan untuk mesin pencetak struk (receipt printer) dimana dua minggu sekali selalu rutin dilakukan penggantian komponen pita tinta. Alat-alat penunjang transaksi yang digunakan dalam bisnis ritel Toserba BC Mart lebih banyak membantu dalam pelaksanaan proses transaksi penjualan kepada pembeli. Cash drawer menyimpan sejumlah uang hasil transaksi penjualan dan merespon dalam database sistem software akuntansi POS terkait file kas dan penjualan. Receipt printer memberikan output berupa kertas struk sebagai tanda bukti pembelian sekaligus memberikan sejumlah informasi terkait barang yang dibeli dan harga yang telah dibayarkan oleh pembeli. Sedangkan untuk barcode
8
scanner bisa berfungsi sebagai input dan output, sebagai input ketika barcode scanner mendaftarkan kode item (barcode) dari barang-barang yang sudah dibeli dan dimasukkan sebagai persediaan toko, dan sebagai output ketika data barang telah dikeluarkan dari persediaan toko sebagai akibat telah laku terjual dalam hal ini saat terjadinya proses transaksi penjualan. Software Package dari iPOS 3.0 Software iPOS 3.0 memiliki beberapa fitur untuk mengolah data seperti: 1. Data Item Barang 2. Supplier 3. Pelanggan 4. Sales 5. Kartu Stok 6. Kas 7. Item Masuk dan Keluar 8. Pemesanan (PO) 9. Pembelian 10. Penjualan 11. Kasir 12. Hutang 13. Piutang 14. Laporan Master Data (Item, Supplier, Pelanggan, Sales, dan Mutasi Kas) 15. Laporan Persediaan (Stok Minimum, Kartu Stok, Item Masuk dan Keluar) 16. Laporan Pembelian, Retur Pembelian 17. Laporan Penjualan, Retur Penjualan 18. Laporan Penjualan Per Kasir 19. Laporan Penjualan Per Item 20. Laporan Grafik Penjualan (Per Item, Per Hari, Per Bulan, Per Pelanggan) 21. Laporan Laba Kotor 22. Laporan Hutang Piutang
9
Selain itu software iPOS 3.0 juga memiliki fitur-fitur lain di antaranya terkait: 1. User akses (Modul Kasir atau Penjualan) 2. Record yang tidak terbatas 3. Import Data dari Excel, Backup & Restore Data 4. Sistem Harga Pokok menggunakan sistem Rata-rata (AVG) dan LIFO 5. Dapat membuat beberapa database (untuk beberapa toko yang berbeda) 6. Dapat dijalankan dalam jaringan komputer (LAN) 7. Dapat menggunakan Barcode Scanner (harus menginstall driver dahulu) 8. Dapat menggunakan Receipt Printer (harus menginstall driver dahulu) Tampilan menu utama dari software akuntansi iPOS 3.0 terlihat seperti pada gambar berikut ini:
Gambar 1.1 Menu Utama iPOS 3.0 Sumber : data yang telah diolah Adapun fungsi 7 toolbar yang terdapat di menu utama iPOS 3.0 sebagai berikut: 1) Utama untuk kembali lagi ke jendela menu utama seperti pada tampilan awal
10
2) Master Data untuk memasukkan, mencari, dan mengolah data terkait Daftar Item barang, Supplier, Pelanggan, Sales, User, Setting Kas, dan Kas Keluar Masuk 3) Pembelian memasukkan, mencari dan mengolah data terkait Transaksi Pembelian 4) Penjualan memasukkan, mencari, dan mengolah data terkait Transaksi Penjualan 5) Laporan menampilkan laporan data terkait Data Master, Persediaan, Pembelian, Penjualan, Hutang Piutang 6) Pemeliharaan Data hal-hal yang terkait Backup dan Restore Data, Import Data, pengaturan Database, dan termasuk Data Perusahaan 7) Keluar untuk menutup atau keluar dari pemakaian software Respon pengolahan data oleh iPOS 3.0 apabila ada transaksi penjualan terjadi diperankan oleh PC (Personal Computer) dan keyboard yang digunakan oleh kasir dan terlihat dalam screenshoot sebagai berikut:
Gambar 2.1 Transaksi Penjualan Sebelum Input Data Sumber : data yang telah diolah
11
Tampilan sebelum adanya transaksi penjualan di layar PC kasir terlihat seperti pada Gambar 2.1. Kasir (user) akan masuk atau klik toolbar “Kasir” manakala akan memulai transaksi baru yaitu melalui tahapan langkah pertama melalui tombol navigasi “Tambah” atau shortcut F9 pada keyboard yang fungsinya juga sama untuk memulai pencatatan transaksi baru (Gambar 2.2). Selanjutnya, kasir menggunakan barcode scanner untuk membaca barcode dari barang yang dibeli dan secara otomatis “Kode Item” barang akan terinput di layar (Gambar 2.3). Kuantitas atau banyaknya jumlah barang yang dibeli bisa diedit melalui tombol “Edit Item” (Gambar 2.3) atau shortcut F7 pada keyboard guna menambah, mengalikan, atau bahkan mengurangi apabila ada kesalahan atau pembelian batal dari suatu item barang. Berikutnya jumlah uang yang dibayarkan dari pembeli diinput pada kolom “Pembayaran” lalu diperoleh sisa kembalian sebagai hasil pembayaran pada kolom “Sisa” (Gambar 2.3). Untuk melakukan penarikan laci kas (cash drawer) maka langkah selanjutnya menekan shortcut F11 yang mana akan otomatis keluar pesan peringatan untuk mencetak struk bukti pembelian dari tampilan layar (Gambar 2.3) dan mesin pencetak struk akan merespon untuk mencetak struk tersebut.
Gambar 2.2 Transaksi Penjualan Saat Input Kode Item Sumber : data yang telah diolah 12
Gambar 2.3 Transaksi Penjualan Saat Input Data Hingga Pembayaran Sumber : data yang telah diolah Transaksi yang melibatkan pembelian kepada supplier dan penjualan kepada para pembeli menghasilkan sejumlah laporan yang digunakan oleh pihak manajemen sebagai dasar dalam mengambil keputusan strategis yang diaplikasikan ke dalam berbagai bentuk kebijakan pengembangan dan pembangunan usaha bisnis ritel Toserba BC Mart. Laporan yang diolah dan dihasilkan oleh iPOS 3.0 ini di antaranya adalah laporan persediaan (kartu stok), laporan pembelian, laporan penjualan, dan laporan laba-rugi. Berikut adalah beberapa screenshoot yang menampilkan berbagai laporan tersebut:
13
Gambar 3.1 Laporan Persediaan (Kartu Stok) Sumber : data yang telah diolah
Gambar 3.2 Laporan Pembelian Sumber : data yang telah diolah
14
Gambar 3.3 Laporan Penjualan Sumber : data yang telah diolah
Gambar 3.4 Laporan Laba-Rugi Sumber : data yang telah diolah
15
Gambaran Kegiatan Nyata Dalam Bisnis Ritel Toserba BC Mart Toserba BC Mart melayani penjualan secara tunai kepada setiap pembeli. Pembeli memilih dan mengambil sendiri barang atau produk yang akan mereka beli. Pembeli dapat menggunakan keranjang belanja yang telah disediakan toko untuk mengangkut barang-barang yang akan dibeli jika diperlukan. Proses penjualan akhir dan transaksi pembayaran melibatkan interaksi antara kasir dan pembeli. Di sini kasir akan mulai mengakses software akuntansi pada PC (Personal Computer) kasir dan menginput data barang-barang yang dibeli oleh pembeli dengan bantuan barcode scanner, lalu pembeli menyerahkan uang kepada kasir setelah mengetahui berapa yang harus mereka bayarkan sesuai yang tertera di layar PC (Personal Computer) kasir. Uang yang diserahkan pembeli oleh kasir jumlahnya diinput ke dalam file penjualan sistem software akuntansi toko, lalu uang tersebut dimasukkan ke cash drawer elektronik. Kasir akan memberikan uang kembalian jika uang yang dibayarkan pembeli berlebih dari nominal yang seharusnya. Selanjutnya, cash drawer elektronik ditutup oleh kasir dan mesin pencetak struk akan mencetak bukti pembelian yang nantinya akan diserahkan kepada pembeli beserta barang-barang yang telah dibeli. Transaksi penjualan juga tetap dilayani oleh kasir, meskipun ada kejadian listrik mati. Di sini kasir akan mencatat secara manual nama, jumlah, dan harga dari setiap barang yang dibeli dan data harga diambil dari buku petunjuk harga yang disusun oleh manajer. Selanjutnya, kasir menjumlahkan keseluruhan harga barang tersebut dengan menggunakan kalkulator dan biasanya akan dibantu oleh karyawan lainnya untuk masalah pengecekan harga. Ketika menangani uang pembayaran, cash drawer elektronik dibuka dan ditutup lagi oleh kasir dengan menggunakan kunci biasa. Toserba BC Mart mencatat dan mengelola setiap barang yang masuk dan keluar baik jenis, jumlah, dan harganya. Pencatatan dan pengelolaan data barang yang masuk sepenuhnya menjadi tugas manajer. Setiap ada barang yang masuk manajer akan selalu memperbaharui data inventori toko dimana untuk pencatatan data barang yang masuk tersebut manajer akan dibantu oleh barcode scanner yang bekerja secara otomatis mendaftarkan kode produk atau barcode, nama, serta jenis
16
barang ke dalam file persediaan sistem software akuntansi toko. Sedangkan untuk jumlah dan harga barang, diinput secara manual oleh manajer ke dalam file persediaan sistem software akuntansi toko melalui keyboard dan PC (Personal Computer) di bagian meja kerja manajer. Selanjutnya, barang-barang yang datanya telah dicatat dan dikelola dalam sistem software akuntansi dipilih dan disortir mana saja yang akan ditransfer ke gudang dan mana saja yang akan disimpan untuk stok langsung siap jual di toko. Sedangkan untuk pencatatan dan pengelolaan data barang yang keluar, secara otomatis sudah terdokumentasi ketika sistem software akuntansi menangani proses penjualan antara kasir dan pembeli. Manajer Toserba BC Mart juga memiliki tugas dan tanggungjawab dalam hal mencatat dan mengelola kas masuk dan kas keluar. Setiap kali ada kas yang masuk seperti penarikan rekening atau perubahan modal akibat laba, manajer mencatat dan membukukannya secara manual ke dalam file kas masuk sistem software akuntansi. Begitu pula halnya dengan kas yang keluar, manajer selalu mencatat dan memperbaharui data dalam file kas keluar sistem software akuntansi dengan beberapa transaksi yang dilakukan harus diotorisasi oleh direktur atau pemilik toko terlebih dahulu, seperti: pembayaran ataupun pelunasan kepada supplier dalam jumlah yang besar, pembayaran beban-beban operasional toko, dan pembayaran gaji karyawan. Jumlah kas yang keluar dan masuk, tanggal terjadinya transaksi, dan rincian transaksi dicatat dan diinput oleh manajer ke dalam sistem software akuntansi toko. Hal ini dilakukan secara kontinyu setiap kali ada transaksi terkait kas masuk dan kas keluar terjadi. Manajer Toserba BC Mart selalu memantau dan mengontrol jumlah persediaan barang di toko pada hari-hari tertentu melalui file persediaan sistem software akuntansi toko. Hal ini dimaksudkan untuk kesiapan dalam hal pemesanan dan penyediaan stok barang dari supplier tanpa adanya keterlambatan waktu yang lama. Manajer mencatat barang apa saja yang akan dipesan dan melakukan panggilan kepada supplier terkait pemesanan barang tersebut. Biasanya manajer juga akan melakukan pemesanan ketika didatangi oleh tenaga penjualan (sales) dari supplier terkait masalah pembayaran hutang usaha sebelumnya.
17
Transaksi pembelian oleh Toserba BC Mart kepada supplier terbagi atas dua, yaitu secara tunai dan kredit. Hanya sebagian kecil transaksi pembelian secara kredit dilakukan oleh Toserba BC Mart kepada supplier. Manajer Toserba BC Mart diberi kewenangan oleh direktur atau pemilik Toserba BC Mart untuk menangani pembayaran dan pelunasan hutang dengan nominal yang tidak terlalu besar. Sedangkan untuk pembayaran dan pelunasan dengan nominal yang besar, transaksi harus diotorisasi terlebih dahulu oleh direktur. Manajer juga selalu memperbaharui data dalam file hutang sistem software akuntansi toko setiap transaksi pembelian, pembayaran, dan pelunasan hutang kepada supplier selesai dilakukan. Manajer Toserba BC Mart mempertanggungjawabkan laporan laba-rugi setiap akhir bulan kepada direktur atau pemilik toko. Laporan laba-rugi ini menjadi dasar dalam mengambil keputusan strategis oleh direktur dan diaplikasikan dalam berbagai bentuk kebijakan pengembangan dan pembangunan usaha bisnis ritel Toserba BC Mart. Selain itu, manajer juga mempertanggungjawabkan laporan yang lainnya seperti laporan penjualan dan laporan pembelian kepada direktur atau pemilik Toserba BC Mart itu sendiri. Harapan Dari Para Pengguna Software Akuntansi dan Alat-alat Penunjang Transaksi Yang Digunakan di Toserba BC Mart Lokasi yang strategis di dekat sekolahan dan perempatan jalan besar membuat Toserba BC Mart dipenuhi oleh banyak pembeli pada jam-jam tertentu. Biasanya para pembeli hanya sekedar membeli satu atau dua jenis barang, namun jumlah pembeli yang terkadang banyak memberikan dampak berupa antrian pembeli di bagian kasir. Toserba BC Mart hanya memiliki satu titik pos kasir dilengkapi dengan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi yang diharapkan dapat membantu mengurangi jumlah antrian dengan bekerja secara cepat dan efisien demi kenyamanan dan kepuasan pelanggan. Perputaran persediaan dan penjualan barang dalam bisnis ritel Toserba BC Mart terjadi setiap hari. Hal ini membutuhkan penyediaan informasi dan data yang
18
seharusnya bisa dikelola dan terdokumentasi dengan baik oleh software akuntansi toko. Data barang yang masuk dan keluar diperlukan pihak manajemen untuk menganalisa penjualan dan pesanan pembelian terkait persediaan toko. Selain itu, data barang yang masuk menjadi kunci dalam penjualan saat barcode scanner yang digunakan oleh kasir membaca kode barang tersebut dan mengubahnya menjadi data barang yang keluar sebagai akibat barang tersebut telah laku terjual. Aspek pengawasan dan pengendalian kas menjadi sorotan yang penting dalam bisnis ritel Toserba Mart. Hal ini yang mendorong direktur sekaligus pemilik dari Toserba BC Mart menekankan kinerja yang benar dalam hal pengelolaan kas oleh manajernya. Manajer berharap melalui software akuntansi yang digunakan dalam bisnis ritel Toserba BC Mart, jumlah dan riwayat kas yang masuk dan keluar dapat diketahui secara pasti serta mudah untuk menelusurinya kembali. Persediaan toko selalu menjadi perhatian manajer, karena perputaran persediaan dan tingkat penjualan tiap jenis barang berbeda-beda tiap harinya. Manajer dibantu oleh software akuntansi dalam mengontrol dan mengelola persediaan toko. Manajer berharap melalui software akuntansi yang digunakan dapat membantunya dalam mengatasi hal ini sekaligus dapat memberikan gambaran nyata mengenai grafik atau statistik persediaan dan penjualan dari bermacammacam barang yang ada di Toserba BC Mart untuk setiap harinya. Toserba BC Mart memiliki beberapa supplier tetap dan bekerjasama dengan beberapa penyedia barang dagangan lainnya. Demi menunjang sistem akuntabilitas yang baik, maka pihak manajemen melakukan pencatatan dan pengelolaan kartu hutang termasuk di dalamnya berisi data-data supplier. Pihak manajemen mengharapkan dengan diterapkankannya software akuntansi yang digunakan di Toserba BC Mart saat ini dapat membantu dalam hal pencatatan dan pengelolaan kartu hutang secara jelas dan detail serta dapat menyimpan data supplier yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk keperluan operasional toko. Kinerja perusahaan dapat juga terlihat dari laporan yang dihasilkan atas kegiatan operasional perusahaan itu sendiri. Laporan-laporan ini di antaranya seperti:
19
laporan persediaan, pembelian, penjualan, dan laba-rugi. Melalui software akuntansi yang digunakan dalam bisnis ritel Toserba BC Mart saat ini diharapkan mampu menampilkan laporan-laporan tersebut secara berkala. Pihak manajemen memerlukan laporan-laporan ini sebagai dasar dalam mengambil keputusan strategis perusahaan. Para pengguna software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam bisnis ritel Toserba BC Mart mengharapkan pemisahan fungsi dan tugas yang jelas termasuk dalam hal mengakses penggunaan software akuntansi tersebut. Untuk menjamin keamanan di antara para pengguna software akuntansi dalam bisnis ritel Toserba BC Mart, maka harus ada ketersediaan opsi untuk memisahkan hak akses dan otoritas pengguna satu sama lain dan dapat dibedakan. Software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi memegang peranan penting bagi para pengguna dalam bisnis ritel Toserba BC Mart, khususnya untuk kasir dan pihak manajemen. Oleh karena pentingnya peranan ini, maka software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi diharapkan mudah dipahami dan dioperasikan oleh para pengguna dalam kegiatan operasional sehari-hari perusahaan. Analisis Kebutuhan Pengguna Analisis kebutuhan pengguna (user) dari software yang digunakan terkait segi atau kriteria fungsionalitas mencakup dalam hal-hal berikut ini: 1. Pencatatan dan pengelolaan data barang yang masuk dan keluar 2. Akses untuk mengetahui info stok atau persediaan barang satuan, partai besar, dan barang konsinyasi 3. Akses untuk mengetahui jumlah persediaan terkini 4. Perlindungan atas hak akses dan otoritas pengguna untuk kasir, manajer, dan administrator lain 5. Kesesuaian sistem harga pokok dalam bisnis ritel yang dijalankan 6. Dapat menghasilkan laporan secara periodik dan rinci di antaranya laporan persediaan, pembelian, penjualan, dan laba-rugi 20
7. Dapat menampilkan statistik persediaan, penjualan, dan posisi keuangan dalam kondisi yang sebenarnya 8. Dapat dijalankan dalam jaringan komputer 9. Dapat terhubung dalam satu sistem POS termasuk di dalamnya penggunaan alat-alat penunjang transaksi seperti barcode scanner, cash drawer, dan mesin pencetak struk Analisis kebutuhan pengguna (user) dari software yang digunakan terkait segi atau kriteria resource yang dibutuhkan mencakup dalam hal-hal berikut ini: 1. Prosesor yang dibutuhkan tersedia di pasaran 2. Memori dan kapasitas penyimpanan yang diperlukan tidak terlalu besar 3. Sistem operasi yang dibutuhkan tersedia di pasaran dan kompatibel dengan berbagai software lainnya Analisis kebutuhan pengguna (user) terkait segi atau kriteria yang lainnya lebih menitikberatkan pada: 1. Kemampuan software mengolah data dan memberikan output yang cepat 2. Pendokumentasian atau pencatatan yang jelas dan detail 3. Penggunaan software itu sendiri yang mudah dipahami dan dioperasikan
21
Tabel 1.1 Tabel Analisis Kekuatan dan Kelemahan Software iPOS 3.0 Berdasarkan Kriteria Dasar Software Yang Berkualitas KRITERIA DASAR
SOFTWARE iPOS 3.0
SOFTWARE YANG
KEKUATAN
BERKUALITAS
1.
Fungsionalitas
KELEMAHAN
- Pencatatan dan pengelolaan
- Akses untuk mengetahui info stok
data barang yang masuk dan
barang satuan, partai besar, dan
keluar
barang konsinyasi
- Akses untuk mengetahui
- Kesesuaian sistem harga pokok
kondisi persediaan terkini
dalam usaha ritel yang dijalankan
- Perlindungan atas hak akses
- Dapat menghasilkan laporan
dan otoritas pengguna
secara periodik dan rinci
- Dapat dijalankan dalam
- Dapat menampilkan statistik
jaringan komputer
persediaan, penjualan, dan posisi
- Dapat terhubung dalam satu
keuangan dalam kondisi yang
sistem POS
sebenarnya
- Prosesor yang dibutuhkan 2.
Resource yang dibutuhkan
- Memori dan kapasitas penyimpanan yang diperlukan
-
- Sistem operasi yang dibutuhkan
3.
Cepat dalam
- Pengolahan data
memberikan
- Akses masuk ke file dengan
output
cepat
-
- Informasi dihasilkan dan ditampilkan dengan jelas dan 4.
Dokumentasi
-
detail - Kemampuan merangkum setiap jejak informasi terdahulu Mudah dipahami dan
5.
Intuitif
dioperasikan oleh para
-
pengguna
Sumber : data yang telah diolah Hasil analisis dari software package dan penilaian software iPOS 3.0 terkait kriteria dasar software yang berkualitas menunjukkan bahwa:
22
1. Dari segi atau kriteria fungsionalitas a. Data barang yang masuk dan keluar dapat dicatat dan dikelola dengan baik. Di samping itu, software juga dapat menangani pencatatan data barang yang hilang dan atau kelebihan setelah dilakukan stok opnam. b. Terdapat kelemahan yaitu tidak mampunya software dalam mengelola data barang konsinyasi, sehingga berdampak pada catatan penjualan dan perhitungan laba toko. Sedangkan untuk akses info stok atau persediaan barang satuan dan partai besar (baik jumlah, jenis, dan satuan), dapat dilakukan dan dikelola dengan baik. c. Kondisi persediaan terkini dapat ditunjukkan oleh software melalui gambaran statistik persediaan yang dapat diakses setiap harinya. d. Software mampu memberikan perlindungan terhadap hak akses dan otoritas oleh para penggunanya dengan menerapkan username dan password. e. Terdapat kelemahan oleh software dimana sistem harga pokok penjualan yang diterapkan hanya rata-rata dan LIFO. Hal ini yang menyulitkan pihak manajemen untuk melakukan penyesuaian dalam membuat
laporan laba-rugi, sehingga ekspektasi dan analisis
keuntungan dalam kondisi yang sebenarnya tidak dapat diketahui secara pasti. f. Terdapat kelemahan oleh software dimana laporan pembelian dan penjualan tidak dapat dihasilkan secara mingguan, namun hanya dapat dihasilkan secara bulanan seperti halnya laporan laba-rugi. Sedangkan untuk laporan persediaan, dapat dihasilkan secara mingguan. Selain itu, laporan laba-rugi yang dihasilkan hanya dalam bentuk laporan laba-rugi sederhana dan kurang terperinci. g. Terdapat
kelemahan
yaitu
tidak
mampunya
software
untuk
menampilkan statistik posisi keuangan dalam hal ini terkait kas masuk dan kas keluar. Sedangkan untuk statistik atau grafik persediaan dan penjualan, sudah dapat ditampilkan oleh software meski dalam bentuk sederhana.
23
h. Software dapat dioperasikan dalam jaringan komputer oleh para penggunanya selama itu terkoneksi ke dalam sistem dan protokol yang sama. i.
Software dapat terhubung dalam satu sistem POS yang terintegrasi dengan penggunaan alat-alat penunjang transaksi, seperti: barcode scanner, cash drawer, dan mesin pencetak struk.
2. Dari segi atau kriteria resource yang dibutuhkan a. Prosesor minimum yang dibutuhkan cukup rendah, yaitu pentium III atau pentium IV yang juga mudah didapatkan di pasaran. b. Memori minimum yang dibutuhkan juga rendah hanya sebesar 128 mb. c. Kapasitas penyimpanan database software yang dibutuhkan juga rendah, yaitu hanya sebesar 50 mb. d. Sistem operasi yang dibutuhkan tersedia di pasaran yaitu Windows XP/Vista dimana sistem ini mudah kompatibel dengan berbagai software lainnya juga. 3. Dari segi atau kriteria cepat dalam memberikan output (responsiveness) Software yang digunakan dalam bisnis ritel Toserba BC Mart memiliki respon cepat dalam hal mengolah data dan proses pengambilan file terkait kegiatan operasional sehari-hari. 4. Dari segi dokumentasi Software mampu menghasilkan dan menampilkan informasi yang jelas dan detail termasuk dalam kemampuannya merekam jejak informasi yang terdahulu. 5. Dari segi atau kriteria intuitif Para pengguna software dan alat-alat penunjang transaksi mudah untuk memahami dan mengoperasikannya dalam kegiatan operasional seharihari serta tampilan yang dimiliki dari software ini cukup sederhana dan komunikatif.
24
Berdasarkan hasil analisis penelitian yang telah dilakukan, penggunaan software akuntansi dalam bisnis ritel Toserba BC Mart masih memiliki beberapa kelemahan dari segi atau kriteria fungsionalitas. Untuk beberapa kelemahan yang dimiliki, penulis merekomendasikan beberapa software akuntansi bisnis ritel yang bisa memberikan manfaat yang sesuai dengan diharapkan pihak manajemen Toserba BC Mart, seperti: Postronix Retail Manager System (RAMSYS) dan Xpress POS yang bisa menghasilkan dan menampilkan laporan pembelian dan penjualan secara mingguan serta grafik posisi keuangan yang lebih beragam. Selain itu, ada pula iPOS 4.0 yang bisa menangani dan mengelola barang konsinyasi dan sudah menerapkan sistem harga pokok FIFO. Berbagai software akuntansi tersebut mampu menangani beberapa kelemahan dari software iPOS 3.0 yang digunakan dalam bisnis ritel Toserba BC Mart saat ini. KESIMPULAN Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam bisnis ritel Toserba BC Mart belum sepenuhnya memberikan manfaat sesuai yang diharapkan oleh pihak manajemen. Dalam hal ini kriteria fungsionalitas dari software yang digunakan belum memenuhi apa yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dalam menunjang kegiatan operasional toko sehari-hari. Software akuntansi yang digunakan dalam bisnis ritel Toserba BC Mart hanya memenuhi beberapa hal saja yang diharapkan oleh pihak manajemen, seperti: pencatatan dan pengelolaan terkait barang dagangan inti Toserba BC Mart, penanganan dan kontrol stok toko, perlindungan atas hak akses dan otoritas pengguna software, kemampuan software yang dapat bekerja dalam jaringan komputer dan berintegrasi dalam satu sistem POS, serta resource yang dibutuhkan tidak menyulitkan dan mudah didapatkan. Di samping itu, software akuntansi yang digunakan juga cepat dalam memberikan output, mampu
mendokumentasikan
informasi
dengan
jelas
dan detail
sesuai
kapasitasnya, serta memiliki tampilan intuitif dan pengoperasian yang mudah dijalankan oleh para penggunanya. Hal-hal inilah yang masih menjadi pertimbangan bagi pihak manajemen Toserba BC Mart untuk tetap menggunakan
25
software akuntansi yang ada sampai saat ini meskipun ditemukan adanya kelemahan dan kekurangan dalam penggunaannya. SARAN Penulis menyarankan kepada pihak manajemen Toserba BC Mart untuk melakukan penyesuaian atas akun-akun transaksi yang terdapat dalam buku besar perusahaan (general ledger) terutama akun-akun yang terkena dampak dari beberapa kelemahan yang dimiliki dari penggunaan software iPOS 3.0 agar ke depannya selalu relevan dengan apa yang diharapkan oleh pihak manajemen. Di samping itu, untuk ke depannya pihak manajemen apabila dalam membeli dan menggunakan suatu software akuntansi sebaiknya terlebih dahulu melakukan analisis dan penilaian terkait fungsi dan hal apa saja yang dibutuhkan untuk pengelolaan bisnis ritel Toserba BC Mart saat itu.
26
DAFTAR PUSTAKA Hall, James A, 2011, Introduction to Accounting Information Systems (7th Edition), South-Western CENGAGE Learning, Canada. Mahmudi, Ali, 2009, MYOB Accounting & Premier (Edisi Kedua), PT Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta. McLeod Jr, Raymond & George P. Schell, 2007, Management Information Systems, Prentice Hall International, Inc, USA. Putra, Chandra Adi. 2012. Kriteria Dasar Software Yang Berkualitas. http://www.candra.web.id/2012/10/06/ciri-ciri-software-berkualitas. 18 September 2013. Thoyib, Usman, 1998, Manajemen Perdagangan Eceran, Penerbit Ekonisia, Yogyakarta. Vinci, Maharani, 2009, Manajemen Bisnis Eceran, Penerbit Sinar Baru Algensindo, Bandung.
27
28
LEMBAR WAWANCARA 1. Apa nama software akuntansi yang dipakai oleh Toserba BC Mart ? J: iPOS versi 3.0 2. Sudah berapa lama software tersebut dipakai ? J: sejak tahun 2010 3. Terkait pertanyaan tentang fungsionalitas software, 3.1 mampukah software mencatat penjualan yang terjadi baik itu barang dagangan dan atau konsinyasi ? J: untuk konsinyasi belum mampu 3.2 apakah software mampu mencatat dan menangani info setiap barang satuan dan lot/partai besar ? J: mampu 3.3 apakah software mampu meng-update jumlah persediaan terkini untuk setiap barang ? J: mampu 3.4 apakah software mampu melindungi hak akses pengguna (kasir, manajer, administrator), dalam hal ini ada semacam protokol password untuk masuk terlebih dahulu ? J: iya, tidak semua orang bisa mengakses software 3.5 apakah lokasi database software terpasang di drive/direktori yang lain juga ? J: tidak 3.6 apakah software mampu menghasilkan laporan penjualan per jam, per hari dan per bulan ? J: bisa 3.7 apakah software mampu menghasilkan laporan laba rugi per hari dan per bulan ? J: bisa 3.8 apakah software mampu menghasilkan output statistik persediaan saat ini, penjualan, dan posisi keuangan ? J: untuk statistik posisi keuangan belum dapat dihasilkan 29
4. Apa saja standar minimum resource yang dibutuhkan untuk instalasi software yang dipakai saat ini ? J: prosesor pentium III, memori 128 mb, kapasitas penyimpanan, 50mb, Windows 5. Apakah software responsif/cepat dalam memberikan output termasuk pengolahan data ? J: cepat, hanya saja jika record data terlalu penuh bisa menjadi lamban maka sebagian data lama perlu diekspor ke Excel 6. Apakah software memberikan dokumentasi yang jelas; dalam hal ini memberikan output sesuai dengan yang diharapkan user ? J: ya 7. Apakah software memiliki tampilan yang intuitif; dalam hal ini terdapat tombol,icon, dan atau toolbar yang setidaknya user langsung tahu fungsi tersebut tanpa harus diajarkan terlebih dahulu ? Jika ya, contohnya apa ? J: ya 8. Apakah software memiliki penanganan otomatis terkait padamnya listrik mendadak; dalam hal ini sistem back up atau restore data yang baik ? J: ya 9. Apa sajakah alat-alat penunjang transaksi yang digunakan di Toserba BC Mart ? J: barcode scanner, cash drawer, dan receipt printer 10. Apa sajakah yang menjadi harapan dari para pengguna software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi yang digunakan di Toserba BC mart ? J: mengurangi jumlah antrian; informasi dan data barang masuk keluar bisa terkelola dengan baik; kas masuk keluar bisa tercatat dengan baik berikut dengan historinya; jumlah persediaan toko terkini dapat selalu dipantau; mampu mengelola kartu hutang; laporan-laporan atas kegiatan operasional dan keuangan dapat dihasilkan secara berkala; adanya pemisahan atas hak akses pengguna; dan penggunaan sehari-hari yang mudah dipahami dan dioperasikan.
30
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama
: Okky Christ Natanael
NIM
: 232009047
Jenis Kelamin
: Laki - laki
Alamat Asal
: Tlogo Mukti Raya E – 15, Semarang
Judul Skripsi
: “ANALISIS PENGGUNAAN SOFTWARE AKUNTANSI DAN ALAT-ALAT PENUNJANG TRANSAKSI DALAM BISNIS RITEL TOSERBA BC MART”
RIWAYAT PENDIDIKAN : 1. 1996 - 2003 SD Kristen 01 YSKI Semarang 2. 2003 - 2006 SMP Kristen YSKI Semarang 3. 2006 - 2009 SMA Kristen YSKI Semarang 4. 2009 - 2013 Fakultas Ekonomika dan Bisnis di Universitas Kristen Satya Wacana PENGALAMAN SEMINAR DAN KEPANITIAAN : 1. Seminar Enterpreneurship 2009 2. Seminar Nasional On Accounting “Peran Akuntansi Dalam Pemberantasan Korupsi” 3. Seminar Redenominasi Rupiah 4. Seminar Peran Perbankan & Sektor Bisnis Dalam Era Masyarakat Ekonomi ASEAN 5. Panitia Pekan Olahraga Mahasiswa 2011
31
