BAB 11 Penanganan Kebocoran dan Kehilangan dalam Bisnis Ritel Dalam perdagangan eceran atau ritel, adalah penting untuk mengenali kemungkinan-kemungkinan kebocoran yang terjadi di dalam perusahaan. Hal ini perlu dilakukan karena sangat berpengaruh pada pencapaian target laba yang diinginkan. Hasil penjualan yang terus meningkat bukan selalu berarti labanya ikut meningkat, karena ada banyak kemungkinan kebocoran-kebocoran dalam pengelolaannya. Sebaliknya meskipun hasil penjualan tidak meningkat, laba mungkin masih bisa ditingkatkan kalau kebocoran-kebocoran yang terjadi bisa lebih ditekan. Untuk itu kita perlu mengerti berbagai kebocoran yang bisa terjadi dan mencari jalan keluar, cara-cara mengatasinya. 11.1 Shrinkage dan Losses Secara umum kerugian atau losses yang terjadi dalam bisnis ritel dibedakan menjadi : •
Kerugian yang Diketahui Misalnya : Barang kotor, rusak, cacat, dsb
•
Kerugian yang Tidak Diketahui Misalnya : Nilai barang yang dicuri, kesalahan pencatatan administrasi, dsb. Perbedaan antara nilai barang (retail price) yang dicatat berdasarkan
barang yang dibeli dan diterima dengan nilai fisik barang (retail price) yang ada di toko dalam bisnis ritel dikenal dengan istilah shrinkage.
11.2 Tempat-tempat di mana ada kemungkinan terjadi kebocoran Kebocoran yang menyebabkan kerugian dapat dilakukan pihak extern maupun intern perusahaan.
a.
Kebocoran yang dilakukan pihak ekstern perusahaan
1. Terjadinya perampokan 2. Pencurian oleh pembeli. Modus operandi yang dilakukan pencuri ini bisa bermacam-macam, diantaranya : -
menyembunyikan barang dan menyelundupkan keluar toko tanpa bayar
-
makan dan minum tanpa bayar
-
menukar label harga barang yang lebih mahal denganyang murah
-
bekerjasama dengan kasir dengan membayar harga barang lebih dari yang seharusnya atau membayar jumlah barang yang lebih sedikit dari jumlah yang seharusnya.
-
Bekerjasama dengan karyawan toko menyelundupkan barang keluar toko
3. Pencurian oleh pemasok. Pemasok barang ke toko, bisa pula mempunyai indikasi untuk melakukan kecurangan, diantaranya : -
mengubah jumlah barang pada faktur pembelian, lebih besar dari jumlah barang yang sebenarnya dikirim
-
mengubah harga pada faktur pembelian lebih tinggi dari pada dalam surat pesanan.
-
melakukan
kolusi
dengan
bagian
penerimaan
barang
dalam
menerbitkan faktur fiktif
b.
-
memberikan barang yang kualitasnya kurang baik
-
memberikan barang tidak sesuai dengan apa yang tercantum di faktur
-
mengurangi jumlah barang dalam karton orisinil Kebocoran yang terjadi akibat kelalaian pihak intern perusahaan
Berdasarkan fakta di lapangan, ternyata ditemukan bahwa pencurian lebih banyak dilakukan oleh staff / karyawan di dalam perusahaan. Hal ini tetap
menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Ada banyak sebab terjadinya kebocoran akibat kelalaian pihak intern perusahaan, diantaranya 1. Oleh Kasir -
uang pembayaran dari konsumen tidak disetorkan
-
mengetel harga barang lebih rendah dari harga sebenarya
-
mengetel jumlah barang lebih sedikit dari jumah sebenarnya
-
memanipulasi kupon
-
melakukan kerjasama dengan karyawan lain maupun dengan pembeli yang sudah dikenal
2.
membayar kembalian lebih banyak dari seharusnya Oleh Bagian Pembelian
-
membeli barang lebih mahal dari pada harga yang sebenarnya
-
membeli barang lebih banyak dari pada yang dibutuhkan
-
membeli barang yang tidak diminati oleh konsumen
3.
Oleh Bagian Penerimaan Barang -
menerima barang lebih sedikit dari pada jumlah yang ada pada faktur
-
menerima faktur pembelian yang harganya lebih mahal dari harga yang ada pada surat pesanan
4.
menerima barang yang kualitasnya lebih rendah dari seharusnya Terjadi kerusakan barang akibat penanganan barang yang kurang baik
-
bercampurnya barang makanan dengan barang bukan makanan yang mengandung racun, sehingga terjadi kontaminasi
-
menempatkan barang di tempat yang tidak sesuai dengan jenis barangnya, misal : seharusnya ditempatkan yang dingin, tapi ditempatkan di tempat yang panas dan sebaliknya.
-
Menempati barang terlalu tinggi sehingga tumpukan yang paling bawah menjadi rusak
5.
Tidak melakukan FIFO sewaktu mengeluarkan barang Terjadi kerusakan barang akibat rusaknya peralatan
-
kerusakan chiler atau freezer
-
sanitasi yang kurang baik
-
alat pengangkut barang yang kurang baik
-
keadaan rak yang kurang baik
6.
Kesalahan-kesalahan Administrasi dan Pembukuan -
Kesalahan dalam penerimaan uang tunai
-
Kesalahan dalam transfer intern / ekstern
-
Kesalahan dalam menentukan jumlah yang harus dibayar customer
-
kurang cermat dalam melakukan kalkulasi maupun salah tulis /ketik
-
kesalahan dalam penerimaan dari supplier , tidak sesuai dengan faktur
-
kesalahan penempelan harga
-
kesalahan pencatatan oleh operator ekspedisi
7.
Kesalahan Stock Opname -
kurang cermat dalam menghitung stock fisik barang
11.3 Cara-cara Penanggulangan Kebocoran Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menanggulangi kebocoran adalah sebagai berikut : a. Menciptakan Sistem Pengawasan : 1. Pengawasan terhadap Kasir - melakukan audit terhadap kasir dengan melakukan kunjungan mendadak ke area kerja kasir - mencocokkan uang tunai yang ada di kas dengan nilai yang tercantum di struk kasir - pengawasan terhadap gerak gerik kasir 2. Pengawasan terhadap Pembelian -
melakukan study banding harga dari pemasok lain
-
melakukan penelitian terhadap perputaran stock barang
-
memberi tanggung jawab bagian pembelian terhadap barang yang telah dibeli sampai barang tersebut habis dijual
3. Pengawasan terhadap bagian Penerimaan Barang -
mengecek ulang barang yang telah diterima oleh bagian penerimaan barang dengan bagian toko
4. Pengawasan terhadap Penanganan Barang -
mengawasi penempatan barang makanan dan bukan makanan.
-
Mengawasi penempatan barang kering dan barang yang perlu dingin
-
Mengawasi tumpukan-tumpukan barang jangan samapi melebihi batas yang seharusnya
-
Mengawasi pelaksanaan FIFO
5. Pengawasan terhadap kerusakan Peralatan -
mengawasi dan merawat sanitasi secara teratur
-
mengawasi dan merawat chiler dan freezer secara teratur
-
menjaga peralatan toko agar tetap dalam kondisi baik
6. Pengawasan terhadap Pembukuan -
Perlu diadakan audit pembukuan secara periodik
7. Pengawasan terhadap Pelaksanaan Stock Opname -
Perlu
melakukan
audit
fisik
ulang
secara
acak
terhadap
penghitungan fisik barang -
Perlu audit ulang terhadap penyimpangan menyolok antara antara hasil stock fisik dengan nilai stock yang ada di buku
8. Pengawasan terhadap keteledoran Kasir -
Kasir yang sering teledor dalam mengetel barang harus dilatih kembali kalau perlu dipindah ke tempat lain
b. Pemberi Insentif kepada Karyawan 1. Pemberi insentif atas keberhasilan menekan tingkat kebocoran
2. Pemberi insentif peningkatan hasil penjualan dan laba 3. Pemberian pengharagaan agar yang dapat menunjukkan terjadinya kebocoran Dilihat dari horison waktunya, shrinkage dapat ditinjau sebagai berikut : •
In the Past Bila kebocoran atau kehilangan telah terjadi (dicari atau tidak) maka biasanya pihak manajemen mentolerirnya atau memakluminya sebagai problem tanpa pencegahan. Untuk solusi berikutnya dilakukan auditing dan recovery (pemotongan gaji) apabila kebocoran tersebut disebabkan oleh pihak intern perusahaan. Sedangkan bila yang melakukannya pihak ekstern dilakukan
upaya
penyelesaian
melalui
jalur
hukum
atau
melalui
penggantian barang. •
Recently Kehilangan atau kebocoran bisa merupakan kejahatan dan kelemahan operasional
manajemen.
Langkah
mengantisipasinya
adalah
dengan
membuat atau meninjau ulang prosedur security system. Untuk itu diperlukan
kepedulian
dari
pihak
manajemen
dalam
operasional
manajemen, pengawasan toko, pengawasan intern, pemberian penghargaan atau hukuman kepada pegawai yang tersangkut dengan kebocoran dalam perusahaan, tanggung jawab terhadap setiap tugas yang diberikan kepada setiap pegawai.
