ANALISIS PENENTUAN TINGKAT PERSEDIAAN BAHAN BAKU YANG EKONOMIS DALAM KEADAAN PROBABILISTIK (Studi Kasus pada UD “g” di Banyuwangi) ( Tugas Mata Kuliah Seminar Manajemen Operasional ) PROPOSAL SKRIPSI
oleh M. L. Hakim 070810201205
JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS JEMBER 2010
1. Judul : ANALISIS PENENTUAN TINGKAT PERSEDIAAN BAHAN BAKU
YANG EKONOMIS DALAM KEADAAN PROBABILISTIK (Studi Kasus pada UD “g” di Banyuwangi)
2.
Latar Belakang Sejalan dengan berkembangnya suatu perusahaan, maka masalah-masalah yang timbul juga akan semakin banyak dan kompleks, selain itu juga perusahaan akan menghadapi persaingan yang semakin banyak dan ketat. Perusahaan yang ingin tetap bertahan dalam dunia usaha harus menjalankan strategi bisnis yang tepat untuk setiap operasi yang dilakukannya. Perusahaan tersebut juga perlu mempersiapkan dirinya dalam menyongsong era globalisasi. Salah satu cara yang dapat ditempuh untuk dapat lebih bersaing adalah dengan dapat memenuhi permintaan konsumennya. Oleh sebab itu perusahaan dituntut untuk dapat selalu memenuhi permintaan konsumen baik dari segi kuantitas, kualitas, maupun ketepatan waktu penyerahan hasil produksi yang dipesan, sehingga apabila faktor-faktor ini dapat dipenuhi maka konsumen akan merasa puas, dan ini berarti konsumen akan menjadi loyal terhadap perusahaan. Ketika rasa loyal konsumen diterima oleh perusahaan, maka perusahaan memiliki keunggulan dibandingkan dengan perusahaan pesaingnya. Setiap perusahaan, baik itu perusahaan jasa maupun manufaktur selalu memerlukan persediaan. Tanpa adanya persediaan, maka para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaan pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan konsumen. Hal ini mungkin terjadi, karena tidak selamanya barang-barang atau jasa tersedia pada setiap saat, yang berarti pula bahwa perusahaan akan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan yang seharusnya perusahaan dapatkan.
Jadi persediaan sangat penting artinya untuk setiap perusahaan baik perusahaan yang menghasilkan barang atau jasa. Demikian halnya dengan industri kerupuk rambak yang ada di Banyuwangi, salah satunya adalah UD “g”, perusahaan yang terletak di singotrunan kabupaten Banyuwangi ini memproses bahan baku kulit menjadi barang jadi berupa kerupuk rambak. Bahan baku utama pada UD “g” yaitu kulit sapi di dapatkan melalui pembelian pada supplier lokal. Kebijakan
dalam
melakukan
pembelian
bahan
baku
biasanya
hanya
menggunakan dua cara yaitu kas dan kredit. Dalam proses produksi yang lancar harus tersedia tenaga kerja, mesin, bahan baku, dan dana yang cukup. Dalam melakukan proses produksinya di perusahaan sering terjadi kesalahan baik yang bersifat operasional maupun yang tidak. Kesalahan dalam proses produksi yang bersifat operasional seperti keterlambatan dan kesalahan pembelian bahan baku dapat menyebabkan terlambatnya hasil produk atau ketidaksesuaian dalam kualitas hasil produksi. Salah satu cara untuk menunjang kelancaran proses produksi adalah dengan menghindari kesalahan yang dapat terjadi pada waktu pembelian bahan baku, yaitu dengan perlu adanya pengendalian pembelian bahan baku yang memadai.Menyadari betapa pentingnya peranan persediaan bahan baku pada sebuah perusahaan khususnya pada UD “g”, oleh karena itu penulis melakukan penelitian dengan judul “Analisis Penentuan Tingkat Persediaan Bahan Baku Yang Ekonomis Dalam Keadaan Probabilistik (Studi Kasus pada UD “g” di Banyuwangi)”
3. Rumusan Masalah
Pada dasarnya persediaan untuk mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan atau pabrik yang harus dilakukan secara berturut-
turut, perusahaan perlu mengadakan pengelolaan persediaan bahan baku sehingga proses produksi dapat terjaga kelancarannya. Perusahaan UD ‘g” adalah perusahaan yang ada di kabupaten Banyuwangi. Perusahaan ini bergerak dalam bidang pembuatan Kerupuk Rambak. Perusahaan UD “g” seringkali mengalami kekurangan ataupun kelebihan bahan baku, hal ini disebabkan karena pemakaian bahan baku yang berfluktuasi serta pola pemesanan yang tidak pasti, sehingga perusahaan harus menentukan jumlah pembelian bahan baku yang ekonomis sehingga tidak terjadi kekurangan ataupun kelebihan persediaan bahan baku. Dari uraian yang disebutkan diatas, maka permasalahan yang akan dibahas dalam skripsi ini dapat diuraikan sebagagi berikut : 1. Berapa besarnya safety stock (persediaan minimum) yang tepat? 2. Kapan reorder point (titik pemesanan kembali) dilakukan? 3. Berapa jumlah pembelian bahan baku yang ekonomis setiap kali pesan
dalam keadaan probabilistik? 4. Berapa total biaya persediaan bahan baku? 5.
Tujuan dan Manfaat 5.1 Tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Untuk menentukan besarnya safety stock (persediaan minimum) 2. Menentukan reorder point (titik pemesanan kembali) 3. Menentukan jumlah pembelian bahan baku yang ekonomis
4. Menentukan total biaya persediaan bahan baku
5.2 Manfaat dilakukannya penelitian ini adalah:
1. Bagi penulis Bagi penulis sendiri penelitian ini akan memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai persediaan bahan baku yang ekonomis baik secara teoritis maupun praktis. 2. Bagi perusahaan Bagi perusahaan hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan suatu sumbangan pemikiran dalam menilai dan mengevaluasi mengenai penentuan tingkat persediaan bahan baku. 3. Bagi masyarakat Bagi masyarakat khususnya lingkungan perguruan tinggi hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai bahan untuk menanmbah informasi tentang penentuan tingkat persediaan bahan baku.
6.
Tinjauan Pustaka 6.1 Pengertian dan Peranan Persediaan Dalam melaksanakan proses produksi seperti yang direncanakan perusahaan harus memperhatikan semua aspek yang mempengaruhi kelancaran proses produksi, salah satu faktor yang menjamin lancarnya proses produksi adalah bahan baku. Pengertian mengenai persediaan adalah (Sofjan Assauri, 1980:176) : sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode normal, atau persediaan barang-barang
yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Adapun alasan diperlukannya persediaan oleh suatu perusahaan atau pabrik adalah karena: a. Dibutuhkannya waktu untuk menyelesaikan operasi produksi untuk memindahkan produk dari suatu tingkat ke tingkat proses lain, yang disebut persediaan dalam proses pemindahan. b. Alasan organisasi, untuk memungkingkan satu unit atau bagian membuat jadwal operasinya secara bebas tidak tergantung dari yang lainnya. Pada dasarnya persediaan akan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang, menurut Sujadi Prawirosentono (2000:69) persediaan yang diadakan mulai dari bahan baku sampai barang jadi, antara lain berguna untuk: 1. Mengurangi risiko keterlambatan datangnya bahan-bahan yang dibutuhkan untuk menunjang proses produksi perusahaan. 2. Mengurangi risiko penerimaan bahan baku yang dipesan tetapi tidak sesuai dengan pesanan sehingga harus dikembalikan. 3. Menyimpan bahan/barang yang dihasilkan secara musiman (seasonal)
sehingga dapar digunakan seandainya pun bahan/barang itu tidak tersedia di pasaran. 4. Mempertahankan stabilitas operasi produksi perusahaan, berarti menjamin kelancaran proses produksi. 5. Upaya pengguna mesin yang optimal, karena terhindar dari terhentinya
operasi produksi karena ketidakadaan persediaan (stock out).
6. Memberikan pelayanan kepada langganan dengan sebaik-baiknya dimana keinginan langganan pada suatu waktu dapat dipenuhi dengan memberikan jaminan tetap tersedianya barang jadi tersebut. Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara terus menerus diperoleh, diubah, yang kemudian dijual kembali. Sebagian besar dari sumber-sumber perusahaan juga sering dikaitkan 6.2
Jenis persediaan Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2001:474)
mengemukakan
bahwa ada empat jenis persediaan yaitu : 1. Persediaan bahan baku 2. Persediaan barang dalam proses 3. Persediaan barang spare-part 4. Persediaan barang jadi Sedangkan menurut Freddy Rangkuti (2004:12) ada lima jenis persediaan yaitu : 1. Persediaan bahan mentah (raw material) 2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/components) 3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies) 4. Persedaan barang dalam proses (work in process), dan 5. Persedaan barang jadi (finished goods)
6.3
Fungsi persediaan Persediaan dapat melayani beberapa fungsi yang akan menambahkan
fleksibilitas operasi perusahaan (Jay Heizer dan Barry Render, 2005:60) menyebutkan empat fungsi persdiaan adalah : 1. Untuk men-decouple atau memisahkan beragam bagian proses produksi. 2. Untuk men-decouple perusahaan dari fluktuasi permintaan dan menyediakan persediaan barang-barang yang akan memberikan plihan dari pelanggan. 3. Untuk mengambil keuntungan diskon kuantitas 4. Untuk menjaga pengaruh inflasi dan naiknya harga Sedangkan Freddy Rangkuti (2004:15) menyebutkan bahwa fungsifungsi persediaan adalah sebagai berikut : 1. Fungsi decoupling Adalah persedaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier. Persdediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaanya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman 2. Fungsi Economic Lot Sizing Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan pembeliaan, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal ni disebabkan perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, resiko, dan sebagainya)
3. Fungsi antisipasi Apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data_data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam ha ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasonal inventories). Disamping itu, perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan barang_barang selama periode tertentu. Dalam hal ini perusahaan memerlukan persediaan ekstra yang disebut persediaan pengaman (safety stock/inventories). 6.4
Faktor-faktor yang mempengaruhi persediaan Perumusan penentuan kebijaksanaan persediaan bahan baku, perlu
diperhitungkan faktor-faktor yang akan mempengaruhi kuantitas persediaan itu sendiri. Adapun faktor-faktor tersebut adalah. (Agus Ahyari, 1985:60) 1. Perkiraan pemakaaian 2. Harga bahan baku 3. Biaya-biaya persediaan 4. Pemakaina bahan 5. Waktu tunggu Terdapat beberapa faktor yang menentukan besarnya persediaan yang harus diadakan, dimana fkctor-faktor tersebut saling bertautan satu sama lain. Menurut Sujadi Prawirosentono (2000:71) faktor-faktor dominan yang dimaksud adalah sebagai berikut: a)
Perkiraan pemakaian bahan
Penentuan besarnya persediaan bahan yang diperlukan harus sesuai dengan kebutuhan pemakaian bahan tersebut dalam suatu periode produksi tertentu. Perencanaan pemakaian bahan baku pada suatu periode yang lalu (actual usage) dapat digunakan untuk memperkirakan kebutuhan bahan. Alasannya adalah bahwa pemakaian bahan periode lalu merupakan indicator tentang penyerapan bahan oleh proses produksi. Dengan demikian, bila kondisinya sama berarti pada periode yang akan datang dapat ditentukan besarnya persediaan bahan baku bersangkutan.
b)
Harga bahan Harga bahan yang diperukan merupakan faktor lainnya yang dapat mempengaruhi besarnya persediaan yang harus diadakan. Harga bahan ini bila dikalikan dengan jumlah bahan yang diperlukan merupakan kebutuhan modal yang harus disediakan untuk membeli persediaan tersebut.
c)
Biaya persediaan Terdapat beberapa jenis biaya untuk menyelenggarakan persediaan bahan. Adapun jenis biaya persediaan adalah biaya pemesanan (biaya order) dan biaya penyimpanan bahan gudang.
d)
Waktu menunggu pesanan (lead time) Waktu menunggu pesanan (lead time) adalah waktu antara atau tenggang waktu sejak pesanan dilakukan samoai dengan saat pesanan tersebut masuk ke gudang. Waktu tenggang ini merupakan salah satu faktor yang perlu diperhatikan agar bahan/barang yang dipesan datang tepat pada waktunya. Artinya, jangan sampai terjadi kehabisan bahan di gudang 6.5
Biaya-biaya persediaan
Manajemen perusahaan harus dapat menentukan kuantitas pembelian yang paling optimal sehingga biaya-biaya persediaan akan dapat ditekan serendah mungkin untuk mencapai effisiensi. Biaya-biaya yang timbul dari penyelenggaraan persediaan adalah. (sofyan Asauri: 1993:223) 1. Biaya pemesanan (ordering cost) Biaya pemesanan adalah biaya yang terkait langsung dengan kegiatan pemesanan yang dilakukan perusahaan mulai pesanan dilakukan sampai barang atau bahan tersebut dikirim dan diserahkan digudang atau daerah pengelolaan (process area). 2. Biaya penyimpanan (carrying cost)
Biaya penyimpanan adalah merupakan biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan sehubungan dengan adanya bahan baku yang disimpan di dalam perusahaan yang bersangkutan. Biaya ini berhubungan dengan tingkat rata-rata persediaan yang terdapat di gudang, sehingga besarnya bervariasi tergantung dari besar kecilnya rata-rata persediaan yang ada. 3. Biaya kehabisan atau kekurangan persediaan (stock out cost) Adalah biaya-biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi karena adanya permintaan bahan yang meningkat. Menurut Freddy Rangkuti (2004:16) dalam pembuatan setiap keputusan yang akan mempengaruhi besarnya (jumlah) persediaan, biaya-biaya variable berikut ini harus dipertimbangkan: 1. Biaya Penyimpanan (Holding Costs atau Carrying Costs)
Terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak atau rata-rata persediaan
semakin tinggi. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah: a. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pendingin ruangan dan sebagainya). b. Biaya modal (opportunity cost of capital) yaitu alternative pendapatan atas
dana yang diinvestasikan dalam persediaan. c. Biaya keusangan. d. Biaya penghitungan fisik. e. Biaya asuransi persediaan. f. Biaya pajak persediaan. g. Biaya pencurian, pengrusakan atau perampokan. h. Biaya penanganan persediaan dan sebagainya. 2. Biaya Pemesanan atau Pembelian (ordering costs atau procuremental costs).
Biaya-biaya ini meliputi: a. Pemrosesan pemesanan dan biaya ekspedisi. b. Upah. c. Biaya telepon. d. Pengeluaran surat-menyurat. e. Biaya pengepakan dan penimbangan. f. Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan.
g. Biaya pengiriman ke gudang. h. Biaya utang lancer dan sebagainya. Pada umumnya, biaya pemesanan (di luar biaya bahan dan potongan kuantitas) tidak naik bila kuantitas pesanan bertambah besar. Tetapi, apabila semakin banyak komponen yang dipesan setiap kali pesan, jumlah pesanan per periode turun, maka biaya pemesanan total akan turun. Ini berarti, biaya pemesanan total per periode (tahunan) adalah sama dengan jumlah pesanan yang dilakukan setiap periode dikalikan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali pesan.
3. Biaya Penyiapan (manufacturing) atau set up costs.
Hal ini terjadi apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri “dalam pabrik”perusahaan, perusahaan menghadapi biaya penyiapan (set up costs) untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya ini terdiri dari: a. Biaya mesin-mesin menganggur. b. Biaya persiapan tenaga kerja langsung. c. Biaya penjadwalan. d. Biaya ekspedisi dan sebagainya. Seperti halnya biaya pemesanan, biaya penyiapan total per periode adalah sama dengan biaya penyiapan dikalikan jumlah penyiapan per periode. 4. Biaya Kehabisan atau Kelangkaan Bahan (shortage costs)
Adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah sebagai berikut: a. Kehilangan penjualan. b. Kehilangan langganan. c. Biaya pemesanan khusus. d. Biaya ekspedisi. e. Selisih harga. f.Terganggunya operasi. g. Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial dan sebagainya. Biaya kekurangan bahan, sulit diukur dalam praktek, terutama karena kenyataannya biaya ini sering merupakan opportunity costs, yang sulit diperkirakan secara objektif.
6.6
Metode Penilaian Persediaan
Penentuan harga pokok persediaan sangat bergantung dari metode penilaian yang dipakai. Masalah yang sering timbul dalam penentuan metode yang dipakai adalah bagaimana menentukan harga pokok persediaan seandainya masing-masing unit dari produk yang sama dibeli dengan harga yang berlainan. Sebelum menentukan metode mana yang lebih sesuai untuk suatu perusahaan maka ada beberapa cara yang dapat digunakan menurut Sofjan Assauri (2004:173) diantaranya adalah: a. Cara First In First Out (FIFO Method)
Cara ini didasarkan atas asumsi bahwa harga barang yang sudah terjadi dinilai menurut harga pembelian barang yang terdahulu masuk. Dengan demikian persediaan akhir dinilai menurut harga pembelian barang yang akhir masuk. Kelebihan metode ini yaitu dalam suatu periode inflasi, penggunaan metode FIFO akan menghasilkan jumlah laba bersih yang tinggi dibandingkan kedua metode lainnya. Sedangkan kelemahannya yaitu bahwa ada kecenderungan memaksimalkan dampak kenaikan inflasi atau deflasi terhadap jumlah yang dilaporkan sebagai kaba bersih. b. Cara Rata-rata ditimbang (weight Average Method)
Cara ini berbeda dengan cara yang dijelaskan sebelumnya karena didasarkan atas harga rata-rata dimana harga tersebut dipengaruhi oleh jumlah barang yang diperoleh pada masing-masing harganya. Dengan demikian persediaan yang dinilai berdasarkan harga rata-rata. Kelebihan metode ini yaitu penetapan persediaan dapat dikatakan bebas dari naik atau turunnya harga, sehingga laba bersih yang dilaporkan atau harga pokok persediaan menjadi titik berpengaruh. Sedangkan kelemahan metode ini adalah terletak pada sistem pencatatan akan lebih banyak dibandingkan dengan kedua metode lainnya. Tambahan beban administrasi akan lebih besar apabila frekuensi pembelian cukup banyak dan jenis barang yang dibeli bermacam-macam. c. Cara Last-In-First-Out (LIFO method)
Cara ini didasarkan atas asumsi bahwa barang yang telah terjual dinilai menurut harga pembelian yang terakhir masuk. Sehingga persediaan yang masih ada/stock, dinilai berdasarkan harga pembelian barang yang terdahulu. Sebagai contoh perusahaan yang menerapkan metode ini pada umumnya terdapat pada perusahaan-perusahaan yang memiliki tingkat perputaran (turn over) penjualan yang sangat tinggi. Kelebihan metode ini yaitu terletak dalam laporan rugi atau laba, metode LIFO memberikan nilai yang tertinggi terhadap barang yang dijual. d. Perbandingan atas Hasil Penilaian Bilamana keadaan harga adalah stabil, maka semua cara penilaian menghasilkan angka yang sama. Akan tetapi bila fluktuasi harga tidak stabil (turun naik) maka masing-masing cara akan menghasilkan angka yang berbeda.
6.7
Economic Order Quantity ( EOQ )
Jumlah atau besarnya pesanan yang diadakan hendaknya menghasilkan biaya-biaya yang timbul dalam persediaan adalah minimal. Untuk menentukan jumlah pesanan yang ekonomis ini, kita harus berusaha memperkecil biayabiaya pemesanan (ordering costs) dan biaya-biaya penyimapanan (carrying costs). Dalam usaha ini kita berhadapan dengan dua sifat biaya yang agak bertentangan. Sifat yang pertama menekankan agar jumlah pemesanan sangat kecil sehingga “carrying costs” menjadi kecil, tetapi sebaliknya “ordering costs” menjadi sangat besar selam satu tahun. Dengan demikian memperhatikan kedua sifat tersebut di atas, maka dapatlah kita loihat bahwa jumlah pesanan yang ekonomis ini terletak antara dua pembatasan yang ekstrem tersebut, yaitu dimana jumlah “ordering costs” adalah sama dengan jumlah “carrying costs”
atau jumlah ordering costs dan carrying costs adalah yang paling minimal selama satu tahun. Jadi jumlah pesanan yang paling ekonomis (economic order quantity), menurut Sofjan Assauri (2004:182) dapat diartikan sebagai: “Economic order quantity merupakan jumlah atau besarnya pesanan yang memiliki jumlah “ordering costs” dan “carrying costs” per tahun paling minimal”. Sedangkan menurut Freddy Rangkuti (2004:11) economic order quantity, dapat diartikan sebagai: “Jumlah pembelian bahan mentah pada setiap kali pesan dengan biaya yang paling rendah”. Metode ini dapat digunakan untuk barang-barang yang dibelu atau barang-barang yang diproduksi sendiri. Menurut LAlu SUmayang (2003:206) ada beberapa asumsi yang harus dipenuhi agar metode ini dapat digunaskan, yaitu: a. Kecepatan permintaan tetap dan terus-menerus. b. Lead time yaitu waktu antara pemesanan sampai dengan pemesanan datang
harus tetap. c. Tidak pernah ada kejadian persediaan habis atau stock out.
d. Material dipesan dalam paket atau lot dari pesanan datang pada waktu yang bersamaan dan tetap dalam bentuk paket. e. Harga per unit tetap dan tidak ada pengurangan harga walaupun pembelian dalam jumlah volume yang besar. f. Besar carrying costs tergantung secara garis lurus dengan rata-rata jumlah
inventory. g. Besar ordering costs atau set up costs tetap untuk setiap lot yang dipesan dan
tidak tergantung pada jumlah item pada setiap lot. h. Item adalah produk satu macam dan tidak ada hubungan dengan produk lain.
6.8 Pemesanan yang Ekonomis Oleh karena persediaan bahan-bahan yang diadakan telah dipakai untuk proses produksi, maka bahan-bahan tersebut harus disediakan lagi untuk proses produksi selanjutnya. Untuk dapat disediakannya bahan-bahan itu, maka bahanbahan tersebut harus dipesan lagi. Pemesanan yang dilakukan hendaknya ekonomis atau efisien, dimana jumlah yang dipesan haruslah didasarkan atas kebutuhan untuk proses produksi dan pertimbangan-pertimbangan biaya yang terjadi akibat pemesanan bahan dalam jumlah tersebut. 6.9 Cara-cara Pemesanan (Order System) dalam Pengendalian Persediaan Dalam usaha untuk menutupi kebutuhan persediaan, maka dilakukan kegiatan pemesanan bahan. Pemesanan bahan yang dibutuhkan pada saat persediaan mencapai titik tertentu (order point system) dan pemesanan yang dilakukan pada saat diaman waktu tertentu yang telah ditetapkan dicapai (order cycle system). a) Order Point System Yang dimaksud Order Point System adalah suatu sistem atau cara pemesanan bahan dimana pesanan dilakukan apabila persediaan yang ada telah mencapai suatau tingkat tertentu. Jadi dengan order point system, ditentukan jumlah persediaan pada tingkat tertentu yang merupakan batas waktu dilakukannya pemesanan yang disebut “order point” atau “reader point. Apabila bahan-bahan yang tersedia terus dipergunakan, maka jumlah persediaan makin menurun dan sampai suatu saat akan mencapai titik batas dimana pemesanan harus dilakukan kembali. Dalam sistem ini pesanan yang diadakan dalam jumlah yang tetap dari bahan-bahan yang dipesan yang disebut juga dengan “fixed order quantity system”. Oleh karena pemesanan dilakukan pada waktu persediaan yang ada mencapai titik atau tingkat tertentu, maka jarak waktu pemesanan antara satu pesanan dengan pesanan lain, tidaklah sama, yang tergantung pada fluktuasi penggunaan bahan dalam persediaan dan fluktuasi waktu antara pesanan diadakan sampai dengan
bahan-bahan yang dipesan diterima di gudang perusahaan pabrik. Keuntungan dari sistem ini adalah pengawasan atas jumlah dan waktu pemesanan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Kesukaran pelaksanaan sistem pemesanan ini adalah apabila perusahaan menggunakan bahan-bahan atau barang-barang dalam persediaan yang terdiri dari beberapa jenis, sedangkan saat pemesanan jenis barang /bahan yang satu dengan yang lain tidak sama. Dalam pelaksanaan sistem pemesanan seperti ini biasanya dapat dilakukan dalam dan variasi yaitu yang disebut dengan “two bin and bag account system” dan “one storage bin system”. • Two and bag account system Dengan cara ini, perusahaan menggunakan dua kantong (bin) dimana kantong pertama merupakan tempat persediaan bahan-bahan yang jumlahnya sama dengan jumlah persediaan pada tingkat “order point” dan berfungsi sebagai persediaan cadangan. Sedangkan persediaan bahanbahan selebihnya ditempatkan pada kantong kedua. Penggunaan bahanbahan, mula-mula diambil dari kantong kedua sampai habis dan pada saat kantong kedua habis maka pemesanan kembali harus dilakukan. Cara atau sistem ini adalah sederhana dan mudah untuk dilakukan pengendalian bahan maupun pencatatan. • One storage bin system Dengan cara ini, perusahaan banyak menggunakan satu kantong persediaan. Di dalam kantong persediaan (storage bin) ini diadakan pembagian terhadap persediaan yaitu menjadi dua bagian. Bagian pertama untuk memenuhi atau menyuplai kebutuhan bahan-bahan sehari-hari/rutin dan bagian kedua untuk memenuhi kebutuhan atau penggunaan bahanbahan selama periode pengisisan kembali. Cara ini member keuntungan berupa kesederhanaan dalam pencatatan persediaan.
b) Order Cycle System Yang dimaksud dengan order cycle system adalah suatu sistem atau cara pemesanan bahan dimana jarak atau interval waktu dari pemesanan tetap, misalnya tiap-tiap minggu atau tiap-tiap bulan. Jadi dengan order cycle system ditentukan waktu pemesanan dengan jarak yang tetap. Sedangkan tiap-tiap pesanan mempunyai jumlah barang yang berfluktuasi tergantung pada banyaknya pemakaian bahan dalam jarak/interval waktu antara pesanan yang lalu dengan pesanan berikutnya. Oleh karena didasarkan pada jarak waktu yang tetap, maka pemesanan dilakukan tanpa memperhatikan jumlah persediaan yang masih ada. Order cycle system dapat digunakan untuk mengawasi persediaan barang-barang yang banyak jenisnya serta lebih tinggi nilainya. Akan tetapi pengendalian persediaan model ini kaku dan mahal, karena pada waktu tertentu setiap jenis bahan-bahan/barang-barang dalam persediaan harus diperhatikan dan harus diadakan perkiraan lebih dahulu mengenai kemungkinan turun dan naiknya pemakaian/penggunaan bahan-bahan. Bila terjadi kesalahan perkiraan dapat mengakibatkan persediaan yang berlabihan ataupun kehabisan persediaan. 6.10 Jumlah Pemesanan yang Ekonomis Menurut Sofjan Assauri 92004:182) dalam penentuan atau pemecahan jumlah pesanan yang ekonomis ini dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu dengan menggunakan table (tabular approach) dengan menggunakan grafik (graphical approach) dan dengan menggunakan rumus (formula approach). 1) Tabular Approach
Penentuan jumalh pemesanan yang paling ekonomis dengan “tabular approach” dilakukan dengan cara menyusun suatu daftar atau table jumlah pesanan dan jumlah biaya per tahun. Tentunya jumlah pesanan yang mengandung jumlah biaya yang terkecil merupakan jumlah pesanan yang paling ekonomis (economics order quantity). 2) Graphical Approach
Penentuan jumlah pemesanan yang ekonomis dengan “Graphical Approach” dialakukan dengan cara menggambarkan grafik-grafik carrying costs, ordering costs dan total costs dalam satu gambar, dimana suatu sumbu horizontal jumlah pesanan (order) per tahun dan sumbu vertikal besarnya biaya dari ordering costs, carrying costs dan total costs. 3) Dengan menggunakan rumus (Formula Approach)
Cara penentuan jumlah pesanan yang ekonomis dengan menurunkan di dalamnya rumus-rumus matematika dapat dilakukan dengan memperhatikan bahwa jumlah biaya persediaan yang minimum terdapat jika ordering costs sama dengan carrying costs. Rumus-rumus matematika yang dapat digunakan menggunakan simbolsimbol atau notasi menurut Hani Handoko (2000:40) adalah sebagai berikut:
EOQ =
Dimana: D = Penggunaan atau permintaan yang diperkirakan per periode waktu S = Biaya pemesanan (persiapan pesanan dan penyiapan mesin) per pesanan H = Biaya penyimpanan per unit per tahun. Kemudian: Q = persediaan rata-rata 2 D = jumlah pesanan Q Q H 2 6.11 Persediaan Pengaman (Safety Stock/Buffer Stock)
Dengan adanya model EOQ ini sebenarnya masih ada kemungkinan terjadinya out of stock atau kekurangan persediaan dalam produksi. Kemungkinan ini dapat disebabkan oleh: a. Penggunaan bahan baku di dalam proses produkasi lebih besar daripada
yang diperkirakan sebelumnya. Hal ini akan berakibat persediaan akan habis diproduksi sebelum pembeliaan atau pemesanan yang berikutnya datang sehingga terjadinya out of stock. Hal ini berarti terjadi ketidakpastian dalam pemakaian bahan baku. b. Pemesanan atau pembelian bahan baku itu tidak dapat datang pada
waktunya (terlambat). Hal ini berarti terjadi lead time tidak tepat. Ketidakpastian jumlah dan waktu permintaan, lead time dan jumlah serta penyelesaian produksi merupakan problem yang sering terjadi. Ketidakpastian ini dapat menyebabkan kehabisan persediaan atau sebaliknya jumlah persediaan yang terlalu banyak. Risiko kehabisan persediaan antara lain disebabkan oleh hal-hal berikut: •
Permintaan yang lebih besar.
•
Lead time bertambah.
•
Permintaan terlalu tinggi. Untuk mengantisipasi ketidakpastian tersebut, khusunya dalam
permintaan dan lead time, maka disediakan suatu jumlah tertentu (safety stock) yang akan mengurangi risiko kehabisan persediaan. Menurut Sofjan Assauri (2004:186) persediaan pengaman (safety stock) adalah: “Persediaan pengaman (safety stock) adalah persediaan tambahan yang diadakan
untuk
melindungi
atau
menjaga
kemungkinan
terjadinya
kekurangan bahan (stock out)”. Semakin besar tingkat safety stock-nya maka kemungkinan kahabisan persediaan semakin kecil. Akan tetapi, akibatnya adala biaya simaoan semakin besar karena jumlah total persediaan meningkat. Bila demikian,
tujuan minimasi total biaya persediaan tidak tercapai karena total biaya dalam model persediaan didapatkan pada titik keseimbangan antara kelebihan dan kehabisan persediaan. Tetapi dengan diadakannya safety stock adalah mengurangi kerugian yang ditimbulkan karena terjadinya stock out, selain itu safety stock juga berperan untuk menjaga kelangsungan proses produksi dapat berjalan sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
6.8
7.
Kerangka konseptual
Metode Penelitian
7.1 Tempat dan Waktu Penelitian Penulis melakukan penelitian pada UD “g” yang berlokasi di jalan bromo 63 kelurahan singotrunan kecamatan banyuwangi, Banyuwangi. Waktu penelitian akan dilakukan yaitu sejak bulan September hingga November 2010. 7.2 Penentuan Populasi, Sampel, dan Informan penelitian Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri dari objek dan subyek yang menjadi kuantitas dan karakteristik tertentu yang diterapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiyono,1997 : 57).
Didalam menyelesaikan permasalahan persediaan bahan baku pada UD “g”, data-data yang diambil adalah data-data periode juni 2007 samapai dengan Mei 2010 karena pertimbangan dan kebijakan dari pihak DU “g”. Adapun populasi dari data-data tersebut adalah semua data yang bersangkutan dengan produksi yang dilakukan oleh UD “g”. Dalam menganalisis data-data tersebut, penulis hanya mengambil beberapa sampel dari data yang ada, yaitu data tentang persediaan bahan baku untuk produk yang dlakukan oleh UD “g”. Informasi ini diperoleh dari pemilik perusahaan karena kami anggap orang yang menguasai dan memahami objek penelitian dan mampu menjelaskan secara rinci masalah yang diteliti. 7.3 Definisi Operasional Operasional variabel adalah suatu cara untuk mengukur suatu konsep dan bagaimana sebuah konsep harus diukur sehingga terdapat variabel-variabel yang saling memperani dan diperani. Dalam penelitian ini penulis menggunakan dua variabel : 1. Variabel independen atau variabel bebas
Variabel ini dianggap menyebabkan, mempengaruhi atau menghasilkan suatu akibat. Sebuah variabel digolongkan dalam variabel independen apabla ada hubungan dengan variabel lain, sehingga berfungsi menerangkan variabel lainnya. Sesuai dengan judul skripsi ini maka, variabel independen nya adalah : penentuan tingkat persediaan bahan baku yang ekonomis, karena persediaan bahan baku yang tidak baik akan menyebabkan kelancaran proses produksi jadi terhambat. 2. Variabel dependen atau variabel terikat
Variabel ini dipengaruhi oleh variabel lain. Suatu variabel digolongkan kedalam variabel dependen jika dalam hubungannya dengan variabel lain fungsinya diterangkan. Sesuai dengan judul skripsi maka variabel dependen adalah kelancaran proses produksi, karena dalam menunjang proses produksi diperlukan suatu penentuan tingkat persediaan bahan baku yang ekonomis. Hubungan antara variabel independen dan variabel dependen merupakan hubungan kausal, dalam arti bahwa variabel yang satu merupakan penyebab logis variabel lainnya, yaitu variabel dependen tergantung variabel independen. 7.4 Rancangan Penelitian
Penelitian yang dilakukan adalah penelitian terapan dengan metode deskriptif yang berbentuk studi perkembangan (development studies). Penelitian deskriptif merupakan metode penelitian yang berusaha menggambarkan dan menginterpretasi objek sesuai dengan apa adanya ( Best,1982:119). Penelitian deskriptif dimaksudkan untuk mengungkapkan suatu masalah yang ada pada masa sekarang, dalam hubungannya dengan kondisi waktu yang terus berjalan secara berkesinambungan. Kekurangan, kelemahan ataupun kekeliruan yang menjadi
masalah
dalam
aspek
kehidupan
tertentu
akan
diungkapkan
perkembangannya selama jangka waktu tertentu berdasarkan data dan fakta yang aktual. Permasalahan yang ada akan dideskripsikan sebagaimana adanya sekarang, datanya bersumber dari masa lalu yang tidak putus/berhenti sampai saat penelitian dilakukan. Disamping data tersebut, perkembangannya pun masih akan berkelanjutan sehingga dalam kaitannya dengan fungsi waktu akan dapat digambarkan kecendrungan perkembangannya dimasa yang akan datang. 7.5 Sumber Data
Data bersumber dari data-data historis perusahaan yang diperlukan untuk penelitian ini berupa laporan-laporan yang diperoleh penulis dari perusahaan baik data primer maupun sekunder. 7.6 Teknik Perolehan Data 1. Metode observasi
Yaitu pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan lansung dan melakukan pencatatan secara sistematis pada keadaan yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. 2. Metode interview Yaitu metode pengumpulan data dengan mengadakan Tanya jawab dengan pmpinan perusahaan serta karyawan perusahaan yang ada hubungannya dengan masalah yang dibahas. 7.7 Teknik Analisis Data Langkah-langkah yang dilakukan dalam analisis ini adalah : 1. Menentukan besarnya cadangan persediaan (safety stock) dengan tahapan-
tahapan sebagai berikut : a. Memberikan volume penjualan untuk periode yang akan datang dengan trend linear menggunakan least square (Gunawan, 1996:159) Y = a + bx a = ∑Y n b=∑xY ∑ x2 dimana : Y = Penjualan yang diramalkan
a = Nilai trend pada periode pasar b = Tingkat perkembangan nilai yang diramal x = Unit yang dihitung dari periode dasar b. Menentukan budget produksi 1) Sebelum menentukan budget produksi 7.8 Kerangka Pemecahan Masalah
8. Daftar Pustaka Heizer, J., dan Render, B. 2005. “Operations Management.” Edisi Ketujuh. Jakarta: Salemba Empat. Ahyari,A. 1986. Manajemen Produksi. Edisi Keempat.Yogyakarta:BPFE http://digilib.petra.ac.id/viewer.php? submit.x=12&submit.y=16&submit=prev&page=3&qual=high&submitval=prev &fname=%2Fjiunkpe%2Fs1%2Feman%2F1997%2Fjiunkpe-ns-s1-199731491054-10461-bokor-chapter2.pdf http://www.penalaran-unm.org/index.php/artikel-nalar/penelitian/163-penelitiandeskriptif.html http://arifkurniawan045.blogspot.com/2007/12/populasi-penelitian.html http://dansite.wordpress.com/2009/03/31/pengertian-persediaan-inventory/ http://www.bibsonomy.org/bibtex/2216f99af5b05534c6b5436d29552e6cb/yoga
