ANALISIS PELAKSANAAN AKUISISI ARSIP KANTOR WILAYAH DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM PROVINSI JAWA TENGAH PADA MASA ORDE BARU SEBAGAI UPAYA PENYELAMATAN ARSIP BERNILAI GUNA SEKUNDER DI BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH Oleh : Hendra Wirawan Primadani Pembimbing : 1. Tri Maryanto AA, S.Sos 2. Dr. Agustinus Supriyono, M.A Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro
INTISARI Judul skripsi ini adalah Analisis Pelaksanaan Akuisisi Arsip Sebagai Upaya Penyelamatan Arsip Bernilaiguna Sekunder Di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses pelaksanaan akuisisi arsip pada masa orde baru dari Kantor Wilayah Departemen Pekerjaan Umum Provinsi Jawa Tengah yang dilaksanakan oleh Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah sebagai bentuk implementasi kebijakan akuisisi yang dibuat oleh pemerintah sebagai upaya penyelamatan arsip bernilaiguna sekunder setelah instansi tersebut terlikuidasi pasca jatuhnya orde baru. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif. Dalam tehnik pengumpulan data dilakukan dengan cara melakukan wawancara dengan narasumber yang terlibat dalam proses pelaksanaan, pengumpulan dokumen pendukung, dan observasi dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap arsip-arsip yang tersimpan di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Pengolahan data menggunakan analisis domain yang dituangkan secara deskriptif. Hasil penelitian menunjukan bahwa pelaksanaan akuisisi yang dilakukan oleh Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah terhadap arsip-arsip dari Kantor Wilayah Departemen Pekerjaan Umum Provinsi Jawa Tengah dilaksanakan pada tahun 1999-2001, sedangkan pengolahan sampai penyimpanan dilakukan pada tahun 2001-2007. Kegiatan akuisisi dilaksanakan sebagai bentuk implementasi dari kebijakan akuisisi yang dibuat oleh pemerintah guna menyelamatkan arsip 1
dan penyediaan informasi yang mempunyai nilaiguna sekunder dari Kantor Wilayah Departemen Pekerjaan Umum Provinsi Jawa Tengah pada masa orde baru setelah instansi tersebut terlikuidasi pasca jatuhnya masa orde baru. Jenis fisik arsip yang diakuisisi adalah jenis fisik arsip tekstual, kartografi, dan foto. Teknis pelaksanaan akuisisi dilakukan dalam tiga tahapan yaitu : proses pendataan, proses pengolahan, dan proses penyerahan. Dalam proses penyimpanan dilakukan menurut jenis fisik arsipnya seperti : arsip tekstual disimpan di boks dan dimasukan ke roll o’pact, arsip kartografi disimpan di peralon dan vertical filing plane, sedangkan arsip foto belum diolah. Dari hasil penelitian dapat diambil kesimpulan bahwa pelaksanaan akuisisi arsip tersebut merupakan bentuk implementasi keluarnya kebijakan akuisisi. Jenis arsip yang diakuisisi adalah arsip tekstual, kartografi dan foto. Tehnik pelaksanaannya dibagi menjadi tiga tahapan yaitu : proses pendataan, proses pengolahan, dan proses penyerahan. Dalam proses penyimpanan dilakukan menurut jenis fisik arsipnya seperti : arsip tekstual disimpan di boks dan dimasukan ke roll o’pact, arsip kartografi disimpan di peralon dan vertical filing plane, sedangkan arsip foto belum diolah.
Kata kunci : Akuisisi arsip, Orde Baru, Arsip Bernilaiguna Sekunder
1. PENDAHULUAN
seiring dengan perjalanan kegiatan
Kebutuhan akan suatu informasi
suatu instansi, yang terekam dalam
yang
merekam
kejadian
suatu
berbagai bentuk media seperti :
peristiwa atau kegiatan pada masa
kertas (konvensional), video, foto,
lampau, dewasa ini menjadi salah
kaset (audio-visual), dan elektronik
satu kebutuhan yang mutlak bagi
(arsip dalam bentuk file dan hanya
masyarakat
sebagai
bisa
peningkatan
wawasan,
sarana
dibuka
dengan
software
ilmu
komputer seperti : word, excel,
pengetahuan, dan sebagai wujud
power point (microsoft office), Pdf
interaksi masyarakat kepada dunia
(adobe reader), dan perangkat lunak
luar, Berkaitan dengan hal tersebut,
lainnya yang mendukung sarana
informasi
audio-visual serta mempunyai nilai
yang
dibutuhkan
oleh
masyarakat dapat diperoleh melalui
informasi
arsip. Arsip merupakan salah satu
nilaiguna primer dan sekunder.
sumber
informasi
yang
yang
mengandung
tercipta 2
Pasca jatuhnya orde baru yang
mulai dari arsip tersebut tercipta
kemudian disusul munculnya era
sampai arsip tersebut disusutkan
reformasi
memberikan
(menjadi musnah atau permanen bila
pengaruh yang besar terhadap proses
memiliki nilai guna sekunder). Salah
likuidasi dari kantor wilayah suatu
satu upaya menjaga fisik dan nilai
depatemen sebagai sebagai wujud
informasi yang terkandung dalam isi
pelaksanaan
arsip
ternyata
asas
dekonsentrasi
adalah
pemerintahan, dimana departemen
menyelenggarakan
pusat
pelestarian
mempunyai
perwakilan
arsip
dengan kegiatan dan
pewarisan
instansi di daerah provinsi dan
informasi sebagai memori kolektif
kabupaten atau kota dengan struktur
kehidupan berbangsa dan bernegara
vertikal. Sebagai salah satu instansi
kepada generasi bangsa Indonesia
pemerintah
yang akan datang.
yang
bertugas
mendukung tugas pekerjaan umum
Sesuai dengan uraian latar belakang
pemerintahan di wilayah provinsi
permasalahan
khususnya
dapat
permasalahan yang hendak dibahas
tersebut
dalam skripsi ini adalah sebagai
dipastikan menyimpan
jawa
tengah,
instansi informasi
yang
terkandung dalam arsip, seperti:
di
atas,
maka
berikut: 1.
Apakah proses akuisisi arsip
proyek-proyek pembangunan yang
yang
dilaksanakan instansi tersebut dalam
Arsip Daerah Provinsi Jawa
rangka menjalankan tugas pokok dan
Tengah tersebut sudah sesuai
fungsinya
dengan
sebagai
instansi
yang
dilakukan
oleh
prosedur
Badan
dalam
bergerak dalam bidang pekerjaan
kebijakan-kebijakan pemerintah
umum.
mengenai pelaksanaan akuisisi
Mengingat pentingnya arsip sebagai
arsip.
sumber informasi khususnya arsip-
2.
Bagaimana tahapan dan cara
arsip yang tercipta pada masa orde
yang
baru, maka diperlukan penanganan,
Arsip Daerah Provinsi Jawa
pengelolaan, dan pemeliharaan baik
Tengah dalam proses akuisisi,
fisik
meliputi :
maupun nilai
informasinya
dilakukan
oleh
Badan
3
a. Bagaimana cara mendata arsiparsip
dari
Departemen
Kantor
Wilayah
Pekerjaan
hibah atau kesepakatan lainnya (ANRI :2007: 19). Menurut
Umum
Provinsi Jawa Tengah yang akan
undang-undang
nomor
43
tentang kearsipan akuisisi arsip
diakuisisi. b. Bagaimana
cara
menentukan
menilai
arsip
dan
proses
penambahan
tersebut khasanah
bernilaiguna sekunder. c. Bagaimana cara yang dilakukan dalam proses penyerahan dan penyimpanan
adalah
arsip-arsip
lembaga
arsip
statis
kearsipan
pada yang
dilaksanakan melalui kegiatan
yang
telah dinilai mempunyai nilaiguna
penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya
sekunder. d. Apa sarana yang digunakan dalam
dari
pencipta
arsip kepada lembaga kearsipan.
proses penyimpanan. 2.2 Ketentuan 2.
2.1 Akuisisi Arsip
2.2.1 Pembentukan Tim Pelaksana
Penarikan atau akuisisi arsip merupakan
menambah
kegiatan
khasanah
arsip
berasal dari inisiatif lembaga kearsipan
untuk
melakukan
“jemput bola” ke pihak lembagalembaga Negara / badan-badan pemerintahan.
Akuisisi
Arsip
KERANGKA KONSEP
statis
Teknis
Untuk
badan-
badan swasta dan perorangan
akuisisi Menurut
Surat
Keputusan
Kepala
Arsip
Nasional
Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 1999 Tentang Pedoman Pelaksanaan Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru, tim pelaksana tersebut terdiri dari beberapa anggota dari lembaga kearsipan
dapat dilakukan dengan cara 4
sebagai pelaksana kegiatan dan
Arsip
beberapa anggota dari instansi
bersangkutan.
yang
bersangkutan
di
instansi
yang
guna
3. Membuat Daftar Pertelaan
membantu tim pelaksana dari
Arsip (DPA) berdasarkan
lembaga
hasil pencatatan.
kearsipan
untuk
memperlancar dalam kegiatan
4. Melakukan penataan Arsip
pendataan arsipnya, sehingga
sesuai dengan sistematika
hasil akuisisi mencapai tingkat
Daftar
maksimal dan tepat waktu.
(DPA).
2.2.2 Pendataan Arsip
dalam
yang pendataan
Arsip meliputi: 1. Penjajakan kerja
dan
Penilaian analisa
informasi informasi
sekelompok ke
Arsip
2.3 Penilaian Arsip
Kegiatan-kegiatan dilakukan
Pertelaan
unit-unit
satuan
kerja
instansi.
menentukan
adalah terhadap
arsip nilai
untuk
guna
dan
jangka simpan arsip dinilai dari kaidah hukum dan kepentingan
2. Pengumpulan data dengan
operasional lembaga pencipta
cara pencatatan Arsip di
serta kepentingan lainnya (ANRI
satuan
: 1999: 44).
kerja
instansi,
mengenai : volume Arsip,
2.4 Penyerahan Arsip
kondisi fisik, kurun waktu,
Proses
dan
akuisisi adalah penyerahan arsip
substansi
informasi
akhir
dari
kegiatan
dari masing-masing instansi ke 5
lembaga
kearsipan.
Hal
ini
dimaksudkan agar setiap instansi
pendekatan
melestarikan
menyampaikan keberadaan
dan
informasi
dan
peran
yang
negara
dan
antar
variabel
sebagai satu kesatuan yang utuh. Dalam penelitian ini tidak akan menggunakan
pendekatan
statistik/kuantitatif bermakna
bagi
bangsa, kepada generasi yang akan datang. Lembaga kearsipan
lain.
Dalam pendekatan ini, perlu memandang
dapat
kuantitatif
menghasilkan dalam
dalam
temuan.
penelitian
ini
Serta akan
mendiskripsikan data–data yang diperoleh dari lapangan. Yaitu
berkewajiban merawat,
mengelola,
dan
menyampaikan
secara obyektif kepada generasi
penggambaran pelaksanaan
tentang akuisisi
arsip
Departemen Pekerjaan Umum Kantor Wilayah Provinsi Jawa
mendatang
informasi
instansi-instansi
tentang
bersangkutan
sebagai cermin dan jati diri
Tengah pasca likuidasi setelah jatuhnya masa orde baru yang dilakukan oleh Badan Arsip Dan Perpustakaan
bangsa.
Provinsi
Jawa
Tengah. Tiga tehnik pengumpulan data
3.
yang digunakan dalam penelitian
METODE PENELITIAN Metode
penelitian
yang
ini,
yaitu
:
Observasi,
digunakan dalam penelitian ini
Wawancara, Dan Studi Pustaka.
adalah
Adapun tehnik analisis data yang
metode
penelitian
kualitatif. Menurut Strauss &
digunakan adalah :
Corbin, jenis penelitian kualitatif
1. Mengorganisasi Data
adalah jenis penelitian yang
2. Membuat Kategori
menghasilkan
3. Sintesisasi
temuan
yg
diperoleh tanpa menggunakan
4. Menulis Laporan
prosedur
.
statistik
atau
6
tahun
5. ANALISIS DATA
1999.
Akuisisi
itu
Pelaksanaan akuisisi arsip yang
mengacu kepada kebijakan yang
dilaksanakan
dibuat oleh pemerintah yaitu:
secara
umum
dilakukan berdasarkan kebijakan yang
dikeluarkan
oleh
a. Keputusan
Kepala
Arsip
Nasional Republik Indonesia
pemerintah pusat (ANRI) Hal
Nomor:
tersebut
dibuktikan
Tentang
wawancara
Pelaksanaan Akuisisi Arsip
dapat
berdasarkan
hasil
1
Tahun
1999
Pedoman
dengan salah satu narasumber
Nasional Orde Baru.
yang ikut terlibat dalam proses
b. Keputusan Gubernur
Jawa
pelaksanaan akuisisi tersebut. Ia
Tengah Tanggal Nomor: 40
menjelaskan
Tahun 1999 tentang Petunjuk
Arsip
bahwa
Dan
Badan
Perpustakaan
Pelaksanaan
Akuisisi
Provinsi Jawa Tengah yang pada
Nasional Arsip Kabinet Orde
saat itu masih bernama Badan
Baru
Arsip Daerah Provinsi Jawa
Reformasi Pembangunan di
Tengah.
Merupakan
Provinsi Jawa Tengah.
lembaga
pemerintahan
sebuah yang
dan
c. Instruksi
Arsip
Kabinet
Gubernur
Jawa
mendukung dan membantu tugas
Tengah tanggal 8 oktober
gubernur
melakukan
1999 Nomor: 045/40/1999
pembinaan di bidang kearsipan
tentang Petunjuk Pelaksanaan
terhadap satuan kerja perangkat
Akuisisi
daerah wilayah Provinsi jawa
Kabinet Orde Baru dan Arsip
Tengah.
Kabinet
Sebagai
dalam
lembaga
Nasional
kearsipan,
Pembangunan
salah satu tugas badan tersebut
Jawa Tengah.
Arsip
Reformasi di
Provinsi
adalah melaksanakan kegiatan
Berdasarkan hasil wawancara, arsip
akuisisi arsip instansi-instansi
yang diakuisisi sebagai arsip statis
baik pemerintah maupun swasta
dari Kantor Wilayah Departemen
yang
Pekerjaan
terlikuidasi
setelah
munculnya era reformasi pada
Umum
Provinsi
Jawa
Tengah terbagi menjadi tiga jenis 7
fisik arsip, yaitu : arsip tekstual, arsip
nilaiguna baik nilaiguna primer
kartografi, dan arsip foto.
maupun nilai guna sekunder.
Secara
perinci
tahapan
akuisisi
dilakukan dalam 3 langkah secara berurutan yaitu sebagai berikut:
Surat
perihal
penarikan atau akuisisi arsip. b) Membentuk
Tim
Pelaksana
Akuisisi. c) Mengadakan Survey ke Kantor
Pekerjaan
Departemen Umum
Provinsi
Jawa Tengah.
definitif,
penataan
dalam
boks arsip dan membuatkan
3. Dalam Proses Penyerahan Arsip a) Membuat
Berita
Acara
penyerahan. b) Melakukan penyerahan Arsip Badan
Arsip
Daerah
Provinsi Jawa Tengah. Sarana
yang
menyimpan
digunakan arsip-arsip
untuk tersebut
dibedakan menurut jenis fisik arsip,
d) Menata arsip dalam boks dan membuat
melakukan
Ke
Wilayah
nomor
Daftar Pertelaan Arsip.
1. Dalam Proses Pendataan Arsip a) Mengirim
c) Membuat
Daftar
Pertelaan
Arsip sementara.
seperti berikut : 1) Arsip
tekstual
disimpan
mengunakan boks arsip dan ditata
e) Membawa Arsip Ke Record Center Badan Arsip Daerah
dalam almari geser 2) Arsip
kartografi
disimpan
Provinsi Jawa Tengah.
mengunakan vertikal filing plane
2. Dalam Proses Pengolahan Arsip
dan almari arsip, sedangkan arsip
a) Melakukan
Penilaian
Arsip
kartografi yang berukuran besar
terhadap setiap series arsip
diletakan di meja karena tidak
apakah masih aktif, inaktif atau
adanya media penyimpanan.
statis. b) Melakukan penilaian substansi
3) Arsip foto dari kantor Wilayah Departemen
Pekerjaan
Umum
informasi setiap seri arsip,
Provinsi
apakah hanya memiliki nilai
diolah
guna primer, atau memiliki
informasi yang terkandung dalam
Jawa
Tengah
karena
belum
kurangnya
foto. 8
6.
Arsip Kabinet Reformasi
SIMPULAN Dari
seluruh
uraian
dalam
skripsi ini, khususnya analisis data dalam bab V, dan sesuai dengan
permasalahan yang
dirumuskan
dalam
akhirnya
dapat
bab
I,
ditarik
Pembangunan di Provinsi Jawa Tengah. c. Instruksi Gubernur Jawa Tengah tanggal 8 oktober 1999 Nomor: 045/40/1999 tentang
Petunjuk
kesimpulan sebagai berikut:
Pelaksanaan
Akuisisi
1. Proses pelaksanaan akuisisi
Nasional Arsip Kabinet
arsip yang dilakukan oleh
Orde
Badan Arsip Daerah Provinsi
Kabinet
Jawa Tengah tersebut sudah
Pembangunan di Provinsi
sesuai dengan prosedur dari
Jawa Tengah.
kebijakan-kebijakan
yang
Baru
dan
Arsip
Reformasi
2. Cara yang dilakukan dalam
dibuat pemerintah mengenai
mendata
pelaksanaan akuisisi arsip.
Kantor Wilayah Departemen
Adapun kebijakan pemerintah
Pekerjaan
tersebut
Jawa Tengah adalah sebagai
adalah
sebagai
arsip-arsip
Umum
berikut :
berikut :
a. Keputusan Kepala Arsip
a. Mengirim
Nasional
Republik
Indonesia Nomor: 1 Tahun 1999 Tentang Pedoman Pelaksanaan
Akuisisi
Arsip Nasional Orde Baru. b. Keputusan Gubernur Jawa
penarikan
Provinsi
Surat
perihal
atau
akuisisi
arsip. b. Membentuk
Tim
Pelaksana Akuisisi. c. Mengadakan Survey ke Kantor
Wilayah
Tengah Tanggal Nomor:
Departemen
40 Tahun 1999 tentang
Umum
Petunjuk
Tengah.
Pelaksanaan
dari
Pekerjaan
Provinsi
Jawa
Akuisisi Nasional Arsip Kabinet Orde Baru dan 9
d. Menata arsip dalam boks dan
membuat
Daftar
Pertelaan Arsip sementara. e. Membawa Record
Arsip Center
Arsip
Daerah
Ke Badan
Provinsi
Jawa Tengah. 3. Dalam
yang
penilaian
cara
sebagai
berikut :
menurut
seri arsip substansi
informasi setiap seri arsip
dilakukan
jenis
a. Arsip
fisik
tekstual box
arsip
disimpan arsip
dan
kemudian dimasukan kedalam almari geser atau roll o’pact. kartografi
(rancang
bangun atau gambar tehnik) disimpan
b. penilaian
diolah.
menggunakan sarana seperti :
b. Arsip
a. melakukan penilaian setiap
belum
Penyimpanan
didalam
proses
dilakukan
dengan baik kecuali arsip foto
vertikal
menggunakan filing
plane
dan
peralon.
c. Melakukan analisis apakah arsip
tersebut
memiliki
nilai guna sekunder. 4. Cara yang dilakukan dalam proses
penyerahan
membuat
adalah
berita
acara
penyerahan
dan
melaksanakan
penyerahan
arsip. 5. Penyimpanan
arsip
dari
Kantor Wilayah Departemen Pekerjaan
Umum
Provinsi
Jawa Tengah sudah dilakukan
DAFTAR PUSTAKA Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: 1 Tahun 1999 Tentang Pedoman Pelaksanaan Akuisisi Arsip Nasional Orde Baru. Martono, Boedi. 1997. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan. Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, Dan R&D. Bandung : Alfabeta. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
10
