ANALISIS MANFAAT INVESTASI E-FILING DI PT. PINDAD (PERSERO) PADA UNIT DIREKTORAT PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN (DITRENBANG)

ANALISIS MANFAAT INVESTASI E-FI LI N G DI PT. PINDAD (PERSERO) PADA UNIT DIREKTORAT PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN (DITRENBANG) Cherrilyne Anne Citra Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Advent Indonesia Abstrak Dalam perkembangan dunia bisnis pada saat ini, persaingan pengembangan sebuah organisasi sangat membutuhkan teknologi dikarenakan teknologi semakin meningkat dan mempengaruhi perkembangan kinerja pada setiap perusahaan. Teknologi informasi yang digunakan oleh PT.PINDAD (Persero) adalah E-Filing. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui manfaat yang diperoleh PT.PINDAD (Persero) dari dilakukannya investasi teknologi informasi, serta mengetahui perkembangan yang terjadi setelah memanfaatkan sebuah sistem baru. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode information economics. Hasil analisa yang dicapai penulis di salah satu unit PT.PINDAD (Persero) yaitu unit Direktorat Perencanaan dan Pengembangan (Ditrenbang) yang telah menggunakan teknologi informasi pada kegiatan operasionalnya memiliki strategi yang kuat dengan dukungan teknologi informasi yang telah dijalankan sehingga Teknologi Informasi pada perusahaan telah berkembang. Perhitungan cost benefit diperoleh ROI sebesar 70,8% yang menunjukkan jumlah yang cukup besar dan memberikan waktu pengembalian sepanjang 1 tahun 6 bulan 11 hari yang berarti pada tahun ke – 2 perusahaan akan mendapatkan keuntungan yang didapatkan dengan perhitungan payback period. Kata – kata kunci : Cost Benefit, E-Filing, Return On Investment, Information Economics

Analysis Benefit of Investment E-Filing in PT. Pindad Directorate of Planning And Development Abstract Today, in the development of the business world, competition on development of an organization really needs technology because technology is increasing more and influencing the development of the performance in every company. Information Technology that is used by PT. PINDAD (Persero) is E-Filing. The purpose of this study is to see the benefit that PT.PINDAD (Persero) received from investing on information technology, as well as to see the development that has happened after applying a new system. The method that is used in this research is the information economics method. The result of the analysis from one of the units of PT. PINDAD (Persero) was that the Direktorat Perencanaan dan Pengembangan unit (Ditrenbang) which has used information technology in operational activity, has a strong strategy with the supporting of the information technology that has been applied therefore the Information Technology of the company has developed. Calculation of the cost benefit resulted in an ROI of 70,8%

Jurnal TeIKa, Volume 6 Nomor 1, Desember 2016

which shows a relatively large amount that can give a payback period of 1 year 6 months and 11 days which means that in the 2nd year the company will receive a profit where this data is obtained through the payback period calculation. Key words : Cost Benefit, E-Filing, Return On Investment, Information Economics PENDAHULUAN Latar Belakang Teknologi Informasi sangat berkembang pesat pada zaman ini. Di era globalisasi dimana teknologi informasi semakin meningkat mempengaruhi perkembangan kinerja pada setiap perusahaan, baik perusahaan swasta maupun perusahaan pemerintah. Beberapa perusahaan memanfaatkan teknologi informasi namun ragu dalam keuntungannya atau manfaat yang akan didapatkannya disebabkan kurangnya keuntungan pasti dari mengimplementasikan Teknologi informasi itu sendiri serta dalam pengembalian investasi Teknologi Informasi yang terkadang tidak terlihat dan sulit untuk diukur. Dengan memanfaatkan teknologi informasi seperti Perangkat lunak dalam membantu kelangsungan sebuah perusahaan, akan banyak aspek-aspek yang ikut terpengaruh dalam sisi positif maupun dalam sisi negatif. Selain itu dengan memilih megimplementasikan Teknologi Informasi pada perusahaan dapat mendukung operational serta menjadi salah satu keunggulan dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat. PT. PINDAD (Persero) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri logam yang memproduksi peralatan pertahanan keamanan (produk militer) dan peralatan industri non-pertahanan (produk komersial). PT. PINDAD (Persero) telah memutuskan untuk mengimplementasikan teknologi informasi dengan melakukan investasi teknologi informasi. Adapun tujuan PT. PINDAD (Persero) mengimplementasikan Teknologi Informasi dalam operasional kerja adalah untuk meraih keunggulan operasional PT.PINDAD (Persero). Salah satu bentuk teknologi yang di adopsi dan digunakan oleh PT. PINDAD adalah E-Filing. Berdasakan hal-hal yang diatas, sampai sejauh ini perusahaan belum melakukan penganalisaan manfaat yang didapatkan atas pengimplementasian E-Filing. Oleh sebab itu dilakukan evaluasi investasi teknologi informasi pada PT. PINDAD (Persero). Landasan Teori A. Model bisnis Model bisnis sangat penting dalam menjalankan sebuah bisnis. Ada kutipan dari Ramon menyatakan bahwa yang disebut model bisnis adalah, “The logic of the firm, the way it operates and how it creates values for its stakeholders”. B. Perkembangan Bisnis Dalam bisnis keuntungan atau laba memang menjadi sebuah prioritas bagi banyak perusahaan, namun itu bukan satu-satunya yang menjadikan anda membangun sebuah perusahaan menjadi besar. Fokus pada pertumbuhan dan perkembangan bisnis adalah sebuah cara untuk membuat usaha anda lebih besar lagi. Bila perusahaan besar maka keuntungan yang besarpun sudah pasti didapatkan. C. Perkembangan Bisnis Teknologi Informasi 18

Analisis Manfaat Investasi E-filing di PT. PINDAD (PERSERO) Pada Unit Direktorat Perencanaan dan Pengembangan (DITRENBANG)

Dalam publikasi United Nations for Development Program (UNDP) Driving and Communications Technology for Development [2001] disebutkan Teknologi informasi dan komunikasi telah menjadi sebuah alat yang efektif dalam ‘peperangan’ melawan kemiskinan dunia. Teknologi informasi dan komunikasi telah memberikan kesempatan bagi Negara- Negara berkembang untuk mencapai sasaran penting dan pembangunan, yaitu pengentasan kemiskinan, jaminan kesehatan dasar, dan pendidikan yang lebih efektif. D. Investasi Teknologi Informasi Dalam pemanfaatan teknologi informasi, dibutuhkan biaya dalam pembuatan, pembelian, dan segala aspek yang dibutuhkah dalam pengimplementasian teknologi informasi yang disebut investasi. a. Pengertian Investasi Sula [2004:359] menyatakan, “Investasi adalah menanamkan atau menempatkan aset, baik berupa harta maupun dana, pada sesuatu yang diharapkan akan memberikan hasil pendapatan atau akan meningkatkan nilainya di masa mendatang.” b. Investasi Teknologi Informasi Ada berbagai cara untuk mendefinisikan investasi teknologi informasi. Keen memandang investasi informasi teknologi sebagai istilah yang berlaku untuk berinvestasi peralatan, aplikasi, layanan dan teknologi. Berbeda dengan Ewil dan Olso yang melihat investasi informasi teknologi sebagai biaya yang berhubungan dengan perolehan komputer, komunikasi, perangkat lunak, jaringan dan personil untuk mengelolah dan mengoperasikan sistem informasi manajemen. E. Metode Perhitungan Investasi TI Dalam menghitung manfaat – manfaat perlu adanya perhitungan yang dilakukan menurut pendekatan investasi TI. a. Return On Investment (ROI) Pendekatan ROI ini terdiri dari sejumlah pendekatan formal.Beliau juga mengatakan bahwa contoh dari ROI ini adalah paybak method yang menghitung durasi waktu yang diperlukan dalam mengembalikan investasi yang telah dialokasikan. Namun sebahagian kalangan mengganggap pendekatan ini terlampau sederhana. b. Cost-Benefit Analysis (CBA) Metode CBA adalah pendekatan yang mencoba untuk menentukan atau menghitung nilai dari setiap elemen teknologi informasi yang memiliki kontribusi terhadap biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang diperoleh. c. Multi objective, Multi Criteria Method (MOMC) Salah satu variasi CBA yang cukup banyak dipergunakan adalah MOMC. Metode ini berlandaskan bahwa pada perusahaan terdapat sejumlah stakeholder yang masing-masing dari stakeholder memiliki pendapat yang berbeda terhadap value dari biaya maupun manfaat dari sejumlah aspek dalam teknologi informasi. Dalam MOMC ini ukuran yang dipandang lebih penting dibandingkan dengan nilai uang, yaitu utility. d. Boundary Values Metode ini melakukan komparasi atau perbandingan antara rasio perusahaan dengan rasio rata-rata industri yang diperoleh dengan cara menghitung biaya total yang dikeluarkan untuk investasi teknologi informasi.

Information

19


e. Return On Management (ROM) ROM didefinisikan sebagai hasil perhitungan dari total pendapatan perusahaan dikurangi dengan seluruh biaya dan nilai tambah dari masingmasing sumber daya – termasuk modal (capital) – kecuali biaya manajemen dan hal terkait dengan manajemen. f. Information Economics (IE) IE bertujuan untuk menjembatani aspek kuantitatif dan kualitatif dari manfaat teknologi informasi, isu tangible dan intangible, hal-hal yang penuh ketidakpastian baik secara strategis maupun operasional. g. Critical Success Factors (CSF) Metode ini menentukan visi, misi, dan obyektif bisnis setelah itu para pimpinan perusahaan berusaha untuk mengidentifikasikan critical success faktors atau faktor – faktor yang dipandang sebagai sebagai kunci keberhasilan bisnis perusahaan. h. Value Analysis (VA) VA diperuntukkan untuk teknologi informasi yang memberikan sprektrum manfaat yang cukup luas, termasuk hal-hal intangible. i. Experimental Methods Membayangkan atau memperkirakan apa yang akan terjadi seandainya sistem telah selesai dibangun sangant sulit dilakukan oleh para pengambil keputusan, terutama mereka yang belum memiliki pengalaman atau pengetahuan cukup mengenai dampak teknologi informasi bagi bisnis. F. Evaluasi Investasi TI dengan menggunakan Metode Informasi Economics (IE) a. Pengertian Information Economics Information Economics (IE) adalah varian dari cost-benefit analysis yang disesuaikan untuk mengatasi intangible dan ketidakpastian yang ditemukan dalam proyek sistem informasi. Metode ini dikatakan merupakan sebuah teknik CBA yang diperluas karena adanya tiga pendekatan tambahan yang diberlakukan, yaitu: • Value linking – yang membahas dampak konsekuensi dari perubahan utama di berbagai fungsi organisasi akibat diterapkannya sebuah sistem baru; • Value Acceleration – yang mencoba untuk mendefinisikan nilai tambah yang akan dinikmati oleh perusahaan seandainya sistem baru dipergunakan; dan • Job Enrichment – yang menggambarkan hasil evaluasi terhadap nilai tambah lainnya terkait dengan peningkatan kompetensi dan keahlian dari karyawan perusahaan yang diperoleh karena diterapkannya sistem baru. b. Manfaat Teknologi Informasi bagi Perusahaan Terdapat tiga jenis manfaat (benefit), yaitu: 1. Tangible benefit adalah manfaat yang memiliki dampak langsung kepada keuntungan perusahaan yang dapat dinilai dengan uang. 2. Quasi-tangible benefit adalah manfaat yang berfokus pada peningkatan efisiensi perusahaan dan keuntungan perusahaan. 3. Intangible benefit adalah manfaat yang berfokus pada pengingkatan efektivitas perisahaan.” 20


Biaya – biaya akan dihitung dengan menggunakan beberapa perhitungan standart untuk menganalisis biaya. Sedangkan manfaat akan dihitung dengan menggunakan pendekatan yang terkait dengan manfaat teknologi informasi melalui analisa cost benefit. c. Cost Benefit Analysis Menurut [17] Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi yang dinamakan Cost Benefit Analysis atau Analisis Biaya dan Manfaat. Adapun tujuan dari analisis biaya dan manfaat ini adalah untuk membeikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru “lebih besar” dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.Dibawah ini merupakan beberapa metode yang digunakan dalam menghitung analisis cost benefit:

1. Break Even Point

Analisis titik impas adalah suatu kondisi ketika perusahaan tidak mengalami laba dan kerugian yang artinya seluruh biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan produksi itu dapat ditutupi dari pendapatan perusahaan.

2. Payback Period Payback period adalah uji kuantitatif yang digunakan untuk menghitung

jangka waktu yang diperlukan untuk membayar kembali biaya investasi yang telah dikeluarkan.

3. Return On Investment Return on Investment (ROI) adalah besarnya keuntungan yang bisa

diperoleh (dalam %) selama periode waktu yang telah ditentukan untuk menjalankan proyek. Jika nilai ROI bernilai positif maka ROI akan dianggap layak, jika bernilai negatif maka akan dianggap tidak layak.

Metodologi Penelitian Dan Perhitungan A. PT. PINDAD (persero) PT. PINDAD adalah Perusahaan Industri Manufaktur Indonesia yang bergerak dalam bidang Produk Militer dan Produk Komersial. Kegiatan PT. PINDAD mencakup desain dan pengembangan, rekayasa, perakitan dan fabrikan serta perawatan. Berdiri pada tahun 1908 sebagai bengkel peralatan militer di Surabaya dengan nama Artillerie Constructie Winkel (ACW), bengkel ini berkembang menjadi sebuah pabrik dan sesudah mengalami perubahan nama pengelola menjadi Artillerie Inrichtingen (AI) kemudian dipindahkan lokasinya ke Bandung pada tahun 1923. Pada tahun 1942, di masa penjajahan Jepang, namanya berganti menjadi Dai Ichi Kozo (DIK) dan pada tahun 1947 berganti nama menjadi Leger Productie Bedrijven (LPB). Setelah kemerdekaan, Pemerintah Belanda pada tahun 1950 menyerahkan pabrik tersebut kepada Pemerintah Indonesia, dan pada tanggal 29 April 1950, yang selanjutnya diperingati sebagai hari jadi Perusahaan, pabrik tersebut diberi nama Pabrik Senjata dan Mesiu (PSM) yang berlokasi di PT. PINDAD sekarang ini. Pada tahun 1962 Pabrik Senjata dan Mesiu (PSM) berubah menjadi sebuah industri alat peralatan militer yang dikelola oleh Angkatan Darat, sehingga namanya menjadi Perindustrian Angkatan Darat (PINDAD).

21


PT. PINDAD berubah status menjadi Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dengan nama PT. PINDAD (Persero) pada tanggak 29 April 1983, kemudian pada tahun 1989 perusahaan ini berada dibawah pembinaan Badan Pengelola Industri Strategis (BPIS) yang kemudian pada tahun 1999 berubah menjadi PT. Prakarya Industri (Persero) dan kemudian berubah lagi namanya menjadi PT. Bahana Prakarya Industri Strategis (Persero). Tahun 2002 PT. BPIS (Persero) dibubarkan oleh Pemerintah, dan sejak itu PT. PINDAD beralih status menjadi PT. PINDAD (Persero) yang langsung berada dibawah pembinaan Kementerian BUMN. B.

Visi Perusahaan Menjadi produsen peralatan pertahanan dan keamanan terkemuka di Asia pada tahun 2023, melalui upaya inovasi produk dan kemitraan strategik.

C.

Misi Perusahaan Melaksanakan usaha terpadu di bidang peralatan pertahanan dan keamanan serta peralatan industrial untuk mendukung pembangunan nasional dan secara khusus untuk mendukung pertahanan dan keamanan negara. D.

Unit Direktorat Perencanaan dan Pengembangan (Ditrenbang) Penelitian dilakukan di unit Direktorat Perencanaan dan Pengembangan atau disingkat dengan Ditrenbang. Unit Ditrenbang ini memanfaatkan sistem E-Filing dalam operasional kerja yang berhubungan dengan surat – menyurat. Adapun kerja unit Ditrenbang pada perusahaan PT. PINDAD (Persero) adalah untuk pengaturan sumber daya manusia. Segala kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari segi administrasi, pengaturan, serta rencana – rencana yang akan dilaksanakan. E. Teknologi Informasi pada Perusahaan Teknologi yang digunakan unit Ditrenbang guna mendukung produktifitas kerja adalah E-Filing. Adapun fungsi-fungsi yang dimiliki oleh E-Filing akan dijelaskan dibawah ini. a. Penjelasan Umum Didalam PT. PINDAD (Persero) terutama di unit Ditrenbang memiliki operasional kerja yang menggunakan surat sebagai mobilisasi informasi rapat ataupun tugas kerja/ disposisi. Dengan banyaknya kertas yang dikeluarkan untuk menyampaikan informasi membuat tumpukan kertas yang terlalu banyak. Untuk mengantisipasi tumpukan kertas yang terlalu banyak yang memiliki limbah kertas yang sangat banyak sehingga dapat merusak lingkungan dengan limbah kertas yang tidak dapat memuai dibuatlah sebuah software E-Filing yang bertujuan untuk penghematan. Teknologi informasi yang telah diterapkan oleh PT. PINDAD (Persero) yang disebut E-Filing yang merupakan aplikasi agenda surat digunakan untuk mendukung proses bisnis yang terjadi di PT. PINDAD (Persero) yaitu dalam pengendalian surat masuk dan surat keluar. Aplikasi yang telah digunakan oleh PT. PINDAD (Persero) ini meningkatkan efisiensi , produktifitas, efisiensi biaya, waktu, keamanan surat, serta mutu bagi perusahaan itu sendiri.

22


E-Filing mempunyai fungsi – fungsi sebagai berikut: Username dan password, fungsi ini digunakan kepada pemakai dalam menggunakan aplikasi sesuai dengan otoritas masing-masing. 2. Pengagendaan surat, fungsi ini menggantikan fungsi agenda, baik agenda masuk internal external maupun agenda keluar internal dan external. Pada pengagendaan surat keluar, terdapat daftar surat masuk untuk memilih asal surat yang menjadi acuan surat balasan.

1.

3. Upload dokumen, fungsi yang menggantikan proses penggandan dokumen yang akan diedarkan. 4. Pencatatan waktu agenda surat, waktu yang disesuaikan dengan waktu server secara otomatis. 5. Tanggal digital, tanggal surat tidak perlu di tulis/diketik manual karna dapat dipilih langsung dari tanggal digital.

6.

Pencarian surat, pengguna dapat dengan mudah mencari surat yang didinginkan berdasarkan nomor surat, asal surat, perihal surat, nomor agenda surat, tanggal agenda surat, dan lokasi surat. 7. Penerimaan disposisi, fungsi ini berguna untuk menerima disposisi dari atasannya serta menanggapinya. 8. Mengubah surat yang belum didisposisi, pengguna dapat mengubah data mengenai surat yang bersangkutan jika surat belum didisposisi oleh pemilik surat tersebut.

23


9. Menghapus surat yang belum didisposisi, pengguna dapat menghapus surat jika belum didisposisikan. 10. Mendisposisi surat, mengubah perintah disposisi, mengganti daftar orang yang didisposisi, menampilkan daftar orang yang menerima disposisi. 11. Arsip, E-Filing dapat menjadi arsip dalam segala jenis surat menyurat serta disposisi yang telah keluar.

F. Data-data Data-data yang didapatkan berdasarkan data yang telah diberikan kepada penulis yang berkaitan dengan biaya yang berhubungan langsung dengan sistem E-Filing dari biaya pengadaan sampai pada biaya yang dikeluarkan sebelum dan sesudah di gunakan sistem yang menjadi pendukung operasional kerja pada unit Ditrenbang. a. Biaya Investasi Biaya investasi ini merupakan biaya yang dikeluarkan untuk pembuatan software dan biaya-biaya yang berkaitan dalam pengimplementasian teknologi informasi di PT. PINDAD (Persero) yang tertera pada tabel 1. Tahun 2011

TABLE I. Total Biaya Investasi

Jumlah

Rp 5.840.500

Biaya-biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan sistem E-Filing ini merupakan biaya pembelian scanner guna menscan surat lalu file scan dimasukkan ke dalam sistem E-Filing sebagai isi dari surat. Untuk mendukung kegunaan sistem E-Filing ini dilakukan training – training untuk unit ditrenbang yang dilakukan 2 kali training yaitu training materi yang menjelaskan guna dan kinerja dari E-Filing dan selanjutnya dilakukan training implementasi yang berguna untuk melatih user menggunakan sistem E-Filing agar operasional menggunakan E-Filing berjalan dengan benar serta tepat. Biaya pembuatan merupakan biaya yang dikeluarkan sepanjang pembuatan E-Filing. Pembelian Hard disk driver (HDD) dikarenakan E-Filing menggunakan server yang telah ada sehingga diperlukan space tambahan untuk menyimpan file-file surat yang digunakan. b. Biaya Operasional Biaya operasional di bawah ini merupakan biaya-biaya yang dikeluarkan dimana biaya pada tabel 3.2 merupakan biaya yang berkaitan langsung 24


dengan surat menyurat yang digunakan pada operasional di unit Ditrenbang sebelum diimplementasikannya E-Filing. TABLE II. Biaya Operasional Pra Implementasi

Tahun

Total

2011

Rp 1.505.800

2012

Rp 1.505.800

2013

Rp 1.505.800

Biaya – biaya operasional ini merupakan biaya yang mendukung alur kerja di PT. PINDAD (Persero) pada unit ditrenbang di bagian surat-menyurat daan pemberian tugas dengan menggunakan kertas, buku, map, dan alat tulis. Buku Buku agenda merupakan buku yang digunakan sebagai catatan buku tempat untuk mengagenda surat – surat yang masuk, surat yang keluar, kertas tugas-tugas (disposisi). Pengagendaan surat merupakan surat yang masuk digandakan untuk didisposisikan kepada bagian-bagian yang dituju. Lembar disposisi merupakan lembar untuk pemberian tugas. Alat tulis adalah alat yang digunakan pada pencatatan surat di agenda dan pencatatan pada buku ekspedisi yang merupakan buku yang digunakan sebagai pencatatan tanda terima disposisi. Folder arsip digunakan untuk pengelompokan arsip-arsip. Serta map disposisi digunakan sebagai tempat pengantaran disposisi. TABLE III. Biaya operasional pasca implementasi

Item

Total

Folder arsip

Rp 54.000

Print Surat keluar

Rp116.000

Biaya penambahan space server

Rp 22.472,442

Total

Rp 192.472,442

Dari tabel III merupakan biaya operasional setelah diimplementasikan EFiling pada unit ditrenbang. Setelah ada E-Filing banyak bagian-bagian yang tidak perlu digunakan lagi pada operasional sebelum adanya E-Filing seperti folder arsip

sebagai folder pengarsipan dalam bentuk nyata. Surat keluar merupakan surat yang diberikan keluar unit karena unit lain belum memakai aplikasi E-Filing. Pada aplikasi yang baru ini di perlukan space tambahan pada server yang telah ada. Setiap satu tahun dikeluarkan biaya Rp 22.472,442 dan dibulatkan menjadi Rp 22.472 pada penggunaan space di unit ditrenbang.

25


G. Perhitungan dengan metode Information Economics a. Pendekatan Cost-Benefit Ada 4 buah pendekatan yang masing-masingnya terkait dengan manfaat teknologi informasi ; 1. Mereduksi biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan (cost

displacement);

2. 3. 4.

Menghindari biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan (cost avoidance) Memperbaiki kualitas keputusan yang diambil (decision analysis) ; dan Menghasilkan dampak positif yang diperoleh perusahaan (impact analysis).

1. Cost Displacement Pendekatan ini digunakan pada saat teknologi informasi digunakan guna meningkatkan kinerja efisiensi, dimana dalam hal ini memanfaatkan keunggulan yang ditawarkan untuk mengurangi total biaya yang harus dikeluarkan perusahaan. Seperti software E-Filing, dengan digunakannya EFiling maka tidak diperlukan kertas disposisi maupun kertas dari surat-surat yang beredar didalam unit Ditrenbang. Manfaat yang dapat dilihat pada biaya- biaya yang direduksi adalah sebagai berikut: Manfaat per tahun

26

TABEL IV. Manfaat per tahun cost displacement

Reduksi buku agenda

Rp 600.000

Reduksi penggandaan surat

Rp 98.800

Reduksi lembar disposisi

Rp 261.000

Reduksi alat tulis

Rp 96.000

Reduksi folder arsip

Rp 54.000

Reduksi map disposisi

Rp 30.000

Reduksi buku ekspedisi

Rp 18.000

Total

Rp 1.157.800


2. Cost Avoidance Prinsip dari cost avoidance adalah menghindari atau mengantisipasi pengeluaran biaya yang tidak perlu karena adanya teknologi informasi. Dengan dipergunakannya E-Filing tidak diperlukan lagi pengeluaran biaya karyawan untuk keperluan mengantarkan surat serta meminta tanda tangan bukti surat dalam buku ekspedisi dan pengeluaran kertas yang berlebihan. Manfaat yang didapat jika melihat sisi pengeluaran biaya yang tidak dibutuhkan adalah sebagai berikut: Manfaat per tahun Total

TABLE V. Manfaat per tahun cost avoidance

Rp 1.157.800

3. Decision Analysis Penerapan E-Filing untuk mempercepat proses pemberian disposisi, surat, serta keputusan pada kegiatan operasional yang ada di unit ditrenbang. Unit ditrenbang mengalami kesulitan dalam proses alur surat dalam merespon baik berupa jawaban surat maupun tindakan / action terhadap masalah yang dilaporkan melalui surat. Dengan dibangunnya sistem ini yang membantu unit ditrenbang dalam mempercepat alur surat menyurat. Manfaat yang didapatkan pada pendekatan decision analysisi ini tidak terlalu besar dikarenakan efek yang didapat tidak terlalu ekonomis karena aplikasi E-Filing yang digunakan oleh unit ditrenbang tidak berhubungan langsung terhadap operasional transaksi barang produksi pada PT. PINDAD (Persero). 4. Impact Analysis Manfaat yang lain yang biasanya diperoleh dari mengimplementasikan teknologi informasi terkait dengan penghematan waktu, yang berdampak langsung terhadap penghematan biaya yang didapat. Dengan penerapan E-filling menggantikan proses surat menyurat yang manual. Manfaat yang didapat pada perhitungan impact analysis yang dimana dilihat/dihitung dari penghematan waktu yang didapat setelah menggunakan EFiling. Sebelum adanya sistem diterapkan, dalam satu hari setiap kurir dapat melakukan pengantaran surat ataupun disposisi sebanyak 7 kali dengan masingmasing lama pengantaran sekitar 7 menit dan tandatangan bukti terima sekitar 4 menit. Total waktu yang digunakan kurir dalam mengantarkan suratnya dalam satu hari adalah 77 menit, dengan adanya sistem baru atau E-Filing maka lama pengiriman surat hanya selama 2 menit dari 7 menit, dan tanda bukti terima manjadi 1 menit sehingga adanya penghematan waktu yang didapat dari total waktu yang digunakan menjadi 21 menit dengan total 7 pengiriman. Dengan adanya E-Filing pengantaran surat menjadi lebih cepat.

27


TABEL VI. Manfaat Waktu per hari impact analysis

Manfaat per hari

Reduksi durasi pengiriman surat dari 7 menjadi 2 menit

5 menit

Reduksi waktu waktu yang diperlukan dalam bukti penerimaan surat

3 menit

Total waktu yang tereduksi

8 menit

Waktu kerja dalam satu bulan memiliki 26 hari kerja yang setiap harinya bekerja selama 7 jam 30 menit atau 450 menit waktu kerja sehingga waktu bekerja pegawai dalam satu bulan adalah 11.700 menit. Unit Ditrenbang memiliki pegawai yang mempunyai tugas menjadi kurir surat yang memiliki upah kerja sepanjang satu bulan sebesar Rp 1.500.000. Untuk mengetahui biaya pengeriman surat dalam satu bulan penulis menghitung upah kerja dengan waktu kerja pengiriman surat seperti berikut: Manfaat yang berikutnya adalah manfaat dalam mengurangi keluhan yang dilihat melalui jumlah keluhan yang di keluhkan karna satu dan dua hal dalam pengiriman dan penerimaan surat. Adapun jumlah keluhan yang keluhkan sebanyak 3 buah keluhan sepanjang 1 hari dengan diimplementasikan TI pada unit ditrenbang menjadi 1 keluhan perhari. Keluhan-keluhan yang terjadi dilayani oleh kurir surat yang biasanya menggunakan waktu 15 menit untuk menyampaikan keluhan sehingga dengan berkurangnya jumlah keluhan 3 menjadi 1, maka waktu yang dihemat sebesar 30 menit. Jika biaya upah kurir sebesar Rp 1.500.000, maka perhitungan keuntungan biaya adalah sebagai berikut: Jika dihitung dalam 1 tahun untuk manfaat-manfaat yang telah didapat setelah diimplementasi dan digunakannya software E-Filing adalah sebagai berikut: TABLE VII. Manfaat biaya impact analysis

Keterangan

1 Bulan

1 Tahun

Manfaat biaya waktu Manfaat biaya keluhan

Rp 186.660 Rp 49.500

Rp 2.239.920 Rp 594.000 Rp 2.833.920

Total

Dari perhitungan manfaat impact analysis ini didapatkan manfaat – manfaat sebesar Rp 2.833.920. H. Perhitungan Analisis Biaya dan Manfaat Setelah didapatkan dan diketahui seluruh biaya-biaya dan manfaat yang telah diperhitungkan Dengan data yang di dapatkan maka seluruh manfaat dan biaya dapat ihitung dengan perhitungan cost-Benefit sebagai berikut: 28


a. Break Even Point 14,000,000 12,000,000

Titik Break Even Point

Jumlah (Rp)

10,000,000 8,000,000 6,000,000

Gambar 1 Break Even Point padatahun ke 2

4,000,000 2,000,000

0Biaya Manfaat

1

Tahun

2

3

Menurut Prasetya (2009:119), analisis break even point (BEP) ini bertujuan untuk menemukan satu titik, dalam unit atau rupiah, yang menunjukkan biaya sama dengan pendapatan. Dengan mengetahui titik BEP, analis dapat mengetahui berapa perusahaan mencapai titik impasnya, yaitu tidak rugi, tetapi juga tidak untung. b. Payback Period Analisis payback period ini mencari jangka waktu yang diperlukan untuk pengembalian biaya investasi yang digunakan. Periode pengembalian sudah dapat dicapai pada tahun tahun ke 2, secara detailnya adalah 1 tahun, 6 bulan, 11 hari. c.

Analisis Return On Investment (ROI) Return on investment untuk mengevaluasi keputusan yang telah dijalankan.

Perhitungan persentase manfaat yang dihasilkan oleh sistem dibandingkan dengan biaya pengadaan sistem. Total Biaya Operasional sistem: Biaya operasional tahun 1 : Rp 192.472 Biaya operasional tahun 2 : Rp 192.472 Biaya operasional tahun 3 : Rp 192.472 (+) Total biaya : Rp 577.416

Untuk mengetahui nilai uang sekarang dengan menghitung biaya yang dikeluarkan sepanjang 3 tahun dengan mengunakan PV. Perhitungan dilakukan di Microsoft excel dengan rumus menurut (1) Kurniawan (2007:151) sebagai berikut: Pv (rate, mper, pmt, fv, type) Keterangan: • Rate, tingkat suku bunga. • Nper, jangka waktu (periode) perhitungan. • Pmt, Pembayaran yang dilakukan pada setiap jangka waktu. • Fv, nilai uang di masa akan datang yang ingin didapatkan setelah pembayaran terakhir. 29


•

Type, jenis pembayaran yang diwakili oleh nilai 0 dan 1. Jika nilainya 0 atau tidak ditulis maka pembayaran dilakukan di akhir periode, jika 1 maka pembayaran dilakukan di awal periode.

Tingkat suku bunga di ambil dari standart bunga yang diberikan bank sebesar 5%. Dari rumus yang di atas maka nilai uang saat ini adalah: (Rp - 524.148,99) Yang digenapkan menjadi Rp - 524.149. Tanda negatif yang berada di depan hasil perhitungan nilai uang merupakan sebuah tanda yang menyatakan bahwa biaya yang dihitung adalah biaya pengeluaran. Biaya perhitungan sitem: Biaya investasi : Rp 5.840.500 Nilai uang saat ini : Rp 524.149 (+) Total biaya : Rp 6.364.649 Total Total Total Total Total

keuntungan yang didapat: manfaat pada tahun 1 : Rp 3.991.720 manfaat pada tahun 2 : Rp 3.991.720 manfaat pada tahun 3 : Rp 3.991.720 (+) manfaat : Rp 11.975.160 Manfaat yang didapat yang dinilai melalui aspek keuangan juga dicari nilai uang sekarang dengan menggunakan perhitungan di microsoft office excel dengan rumus pv, yaitu sebagai berikut: (Rp 10.870.443,62) yang dibulatkan menjadi Rp 10.870.444. Pmt diberi tanda negatif dikarenakan bukan merupakan pembayaran melainkan uang yang diterima. Kurniawan (2007:152). Perhitungan ROI menurut (2) Fatta (2007 : 83 ) adalah : ROI = ROI = 70,8 % Dari hasil perhitungan ROI, Sistem ini akan memberikan tingkat pengembalian investasi untuk pengadaan sistem E-Filing setelah 3 tahun sebesar 70,8%. Analisis Dan Evaluasi Perhitungan A. Perhitungan Analisis Biaya dan Manfaat Teknik menganalisis menggunakan perhitungan ini merupakan sarana pengukuran keuangan yang umum dalam memperkirakan alternative dan menentukan hasil. Perhitungan melihat dari analisis biaya pengadaan / investasi dari sebuah sistem, analisis perkembangan proyek TI, analisis biaya berjalan proyek, serta menganalisis manfaat-manfaat yang didapatkan untuk mengetahui seberapa baik suatu investasi teknologi informasi (TI). Karena itu, analisis Cost – Benefit menjadi bagian dalam metode information economics. a. Analisa Break Even Point Analisa break even point ini berfungsi untuk melihat titik temu impas dimana titik yang tidak menunjukkan rugi ataupun untung. Titik impas 30


diketahui melalui biaya yang dikeluarkan dengan manfaat – manfaat yang didapatkan setelah menggunakan E-Filing. Hasil dari grafik yang telah digambarkan menunjukkan waktu titik impas diantara tahun pertama dan tahun kedua. Biaya dari titik impas sebesar Rp 6.200.000. b. Analisa PayBack Period Perhitungan payback period ini berguna untuk menghitung jangka waktu pengembalian biaya investasi yang dikeluarkan dalam proyek TI. Setelah dihitung menggunakan rumus yang ada, perhitungan menghasilkan sisa biaya pada tahun pertama sebesar Rp 2.041.252 yang dimana dari perhitungan payback period ini dapat dilihat bahwa yang biaya yang ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas pada waktu 1,53 tahun atau 1 tahun, 6 bulan, 11 hari, yang berarti bahwa pada tahun ke 2 mulai dapat mengambil keuntungan dari sistem tersebut. Jika dibandingkan dengan rencana pengimplementasian sistem ini pada unit Ditrenbang melalui hitungan yang terdapat didalam proposal yang diberikan, maka hasil dari perhitungan penelitian ini menghasilkan waktu yang tidak jauh beda yaitu pertengahan tahun ke-2. Sehingga kurang dari dua tahun, biaya investasi awal sudah dapat dicapai. Dari perbandingan yang diatas jelas dapat kita lihat bahwa perencanaan implementasi TI serta setelah berjalannya teknologi informasi pada unit Ditrenbang memiliki hasil yang bisa dikatakan sama yang berarti perencanaan yang dilakukan sesuai dengan kenyataan yang berjalan sehingga dapat disimpulkan bahwa investasi IT pada unit Ditrenbang sangat baik dan memiliki jangka waktu pengembalian investasi yang cukup pendek dan sesuai dengan hasil perencanaan melalui proposal. c.

Analisa Return on Investment (ROI)

Setelah diketahui kapan diketahui investasi ini akan kembali, penulis ingin mengetahui berapa persen pengembalian yang akan didapatkan melalui perhitungan return on investment (ROI) ini. Hasil dari perhitungan ROI setelah dihitung present value untuk mengetahui nilai uang saat ini memberikan hasil 70,8% dari biaya pengadaan yang dimana akan memberikan keuntungan setelah tahun ke - 3. Jika dibandingkan dengan investasi yang dilakukan dalam mendeposito di dalam bank, bank akan memberikan bunga sebesar 5% sepanjang 12 bulan. Dari bunga yang diberikan kita dapat melihat manfaat yang akan didapatkan melalui perhitungan berikut: Manfaat = Bunga X biaya investasi =5 X 5.840.500 100 = 292.025 / tahun Jika dihitung manfaat yang didapat selama 3 tahun, maka jumlah manfaat yang didapatkan sebesar Rp 876.075. Dari perhitungan yang dilakukan, manfaat yang didapatkan tidak sebesar manfaat yang didapatkan pada investasi teknologi informasi yang dilakukan unit Ditrenbang di PT. PINDAD (Persero). Selain manfaat yang dihitung dengan uang, manfaat 31


lainnya tidak didapatkan jika mendepositokan investasi kedalam bank seperti manfaat produktifitas, waktu, dan masih banyak manfaat yang tidak dapat diukur. Salah satu keuntungan berinvestasi melalui teknologi informasi ialah biaya yang digunakan untuk mendapatkan banyak manfaat – manfaat tangibel dan intangibel. Sedangkan dengan berinvestasi kepada bank, uang yang di investasikan hanya berdiam didalam tabungan dan tidak dapat menaikkan manfaat yang banyak. B. Analisis Perhitungan a. Manfaat dari Biaya Dari perbandingan perhitungan, cost-benefit mengurangi biaya berjalan dengan manfaat-manfaat yang didapat sehingga menghasilkan pengembalian biaya investasi selama kurang lebih 2 tahun sehingga dapat disimpulkan bahwa dari segi manfaat biaya, investasi TI pada unit Ditrenbang di PT.PINDAD (Persero) memberikan manfaat ekonomis bagi perusahaan. b. Manfaat dari Operasional, dan Efisiensi Waktu Manfaat operasional lainnya yang didapatkan dengan dilakukannya implementasi E-Filing adalah unit ini menjadi lebih menggunakan perangkat komputer dalam pekerjaan yang dilakukan pada unit Ditrenbang sehingga dengan digunakannya teknologi informasi dapat meraih keunggulan operasional PT. PINDAD (Persero) seperti harapan yang dilakukan pada proposal yang telah dibuat. c. Manfaat dari Pendapatan Perusahaan Dari penjelasan aplikasi yang digunakan, menerangkan bahwa aplikasi tidak berhungungan langsung terhadap biaya penjualan produk yang di produksi oleh PT.PINDAD (Persero) karena aplikasi yang digunakan bergerak dibidang surat-menyurat dan disposisi pada unit Ditrenbang sehingga dengan diimplementasikannya aplikasi E-Filing ini manfaat tidak dapat dilihat dan dihitung. d. Manfaat dari Citra Perusahaan Jika di lihat pada visi perusahaan yang menyatakan bahwa PT. PINDAD (Persero) ingin menjadi produsen peralatan pertahanan dan keamanan terkemuka di Asia pada Tahun 2023, maka dapat dikatakan bahwa aplikasi E-Filing dapat menjadi salah satu pendorong dan pendukung visi yang dituliskan dengan cara mengimplementasikan aplikasi E-Filing pada seluruh bagian unit di PT. PINDAD (Persero) sehingga mempercepat segala waktu yang berhubungan dengan produksi senjata. Dengan waktu yang cepat sehingga pemesanan senjata menjadi sangat cepat dan citra dari PT. PINDAD (Persero) meningkat dan terkenal dengan perusahaan yang baik dalam produktifitas. KESIMPULAN Kesimpulan

32


Setelah melakukan penelitian dengan menghitung manfaat dari segala aspek terhadap investasi teknologi informasi yang dilakukan unit ditrenbang, maka kesimpulan terhadap masalah yang diidentifikasikan adalah: 1. Perhitungan – perhitungan yang dilakukan menunjukkan bahwa investasi teknologi yang dilakukan pada unit Ditrenbang di PT.PINDAD (Persero) memiliki hasil pengembalian investasi yang akan kembali pada pertengahan tahun ke -2 dan pengembalian biaya yang cukup besar setelah 3 tahun sebesar 70,8% yang dimana sesuai dengan perencanaan yang dilakukan oleh pemilik sistem sehingga sistem yang digunakan berjalan dengan harapan. 2. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, operasional unit ditrenbang dari segi waktu dan biaya sangat memberikan manfaat yang baik bagi perusahaan. Serta dengan dilakukannya pemanfaatan e-filing ini maka dapat dinyatakan bahwa unit Ditrenbang telah mempunyai strategi bisnis yang tepat yang membantu perkembangan perusahaan dikarenakan telah memiliki bekal dalam persaingan bisnis di jaman ini melalui e-filing walaupun tidak berhubungan lansung dengan proses penjualan, tetapi dengan adanya teknologi informasi

Referensi 1. T. S. Pambudi, Riding the Wave Strategi Handal Menaklukan Industri Software. Jakarta, 2010, pp. 48. 2. Prarptiwi, I. Senda, Cara Mudah bagi UKM Mendobrak Kebekuan Bisnis. Jakarta, 2010, pp. 63. 3. N. Supriatna, Sejarah. Bandung, 2006, pp. 63. 4. M. J. Schnierderjans, J. L. Hamaker, A. M. Schnierderjans, Information Edition. Singapore: Technology Investment Decision-Making Methodologi World Scientific Publishing Co. Pte. Ltd, 2010, pp. 8. 5. R. E. Indrajit, Kajian Strategi Cost Benefit Teknologi Informasi. Yogyakarta: C.V Andi Offset, 2004, pp. 17. 6. M. A. Mahmood, E. J. Szewczak, Measuring Information Technology

Investment Payoff: Cotemporary Approaches. USA: Idea Group Publishing, 1999, pp.189.

7. Herdanti, A. A. Nugroho, D. Legiastuti, Nikmah. (2011, Juni.). Analisis Investasi Sistem Informasi dengan Menggunakan Metode Information Economics (Studi Kasus: PT. NASA). Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi. Pp A-108. 8. Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi modern. Yogyakarta: C.V Andi Offset, 2007, pp. 77. 9. Sugiono, Asuransi Syariah (Life and General): Konsep dan Sistem Operasional. Jakarta: Gema Insani Press, 2009, pp. 91. 10. Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi modern. Yogyakarta: C.V Andi Offset, 2007, pp. 77. 11. Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi modern. Yogyakarta: C.V Andi Offset, 2007, pp. 78. 33

ANALISIS MANFAAT INVESTASI E-FILING DI PT. PINDAD (PERSERO) PADA UNIT DIREKTORAT PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN (DITRENBANG)

Recommend Documents