Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009
ANALISIS KETIDAKSTABILAN JADWAL PRODUKSI : STUDI KASUS DI SEBUAH PERUSAHAAN FARMASI Anton Sinatra, I Nyoman Pujawan Program Studi Magister Manajemen Teknologi Bidang Keahlian Manajemen Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember email:
[email protected]
ABSTRAK Berbagai perubahan yang terjadi di hilir maupun hulu pada supply chain memaksa perusahaan untuk sering kali melakukan revisi pada jadwal produksi yang telah dibuat. Perubahan yang terlalu sering terjadi menciptakan efek kontraproduktif bagi perusahaan. Pada penelitian ini akan mencoba untuk mengkuantifikasikan tingkat ketidakstabilan jadwal di PT. Interbat, sebuah perusahaan yang berskala global dan bergerak di bidang industri farmasi (obat). Analisis juga dilakukan terhadap faktorfaktor penyebab terjadinya ketidakstabilan jadwal maupun dampak yang diakibatkan oleh ketidakstabilan tersebut. Hasil mengindikasikan bahwa mayoritas permasalahan ketidakstabilan jadwal diakibatkan oleh perubahan pesanan pelanggan. Faktor lain yang intensitasnya lebih kecil adalah keterlambatan bahan baku maupun faktor-faktor internal di dalam sistem produksi. Sejumlah rekomendasi untuk mengurangi intensitas ketidakstabilan jadwal juga dirumuskan. Kata kunci : Ketidakstabilan Jadwal, Pengukuran Ketidakstabilan, Analisis Dampak.
PENDAHULUAN Latar Belakang PT. Interbat adalah perusahaan yang bergerak dibidang industri farmasi yang memproduksi begitu banyak obat dengan berbagai macam bentuk sediaan. Adapun sediaan ini mulai dari sediaan tablet, kapsul, krim, injeksi dan suppositoria, dimana pemasaran produknya ditujukan untuk pasar domestik maupun ekspor ke beberapa negara Afrika dan Asia. Total jumlah produk yang diproduksi PT. Interbat mencapai 250 item. Hal ini yang harus diperhitungkan apabila dilakukan pemesanan ke supplier untuk mengantisipasi terjadinya keterlambatan. Perusahaan menerima pesanan dengan kontrak dimana waktu pengiriman dan jumlah barang sudah ditentukan. Hal ini membuat perusahaan harus membuat perkiraan waktu selesai (due date) barang yaitu dimulai saat job order diterima sampai barang jadi yang siap dikirim. Seringkali PT. Interbat tidak mampu menyelesaikan job order yang diterima, hal ini terkait dengan masalah keterlambatan waktu pengiriman barang (delivery time) yang pada akhirnya mengakibatkan adanya komplain dari konsumen. Keterlambatan pengiriman barang dari perusahaan diakibatkan karena sering berubahnya jadwal produksi. Ketidakstabilan jadwal produksi disebabkan oleh banyak faktor mulai dari faktor internal maupun eksternal. Diharapkan ketidakstabilan jadwal produksi ini dapat dikurangi sehingga tetap mendapat hasil yang paling optimal bagi perusahaan dan bagi customer.
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009
Perumusan Permasalahan Permasalahan yang akan dibahas adalah : Seberapa besar ketidakstabilan terjadi. Apa saja yang yang menjadi penyebabnya. Bagaimana cara untuk mengatasinya. Karena masalah dampak perubahan penjadwalan produksi sangat luas maka dilakukan pembatasan masalah sebagai berikut produk sediaan hanya difokuskan pada sediaan semisolid yaitu cream, ointment dan gel saja. Fokus peneliti dibatasi pada produk – produk ini karena pada sediaan semisolid merupakan produk yang sering terjadinya ketidakstabilan jadwal produksi. Waktu pengamatan selama 1 tahun, yaitu tahun 2008. Asumsi – asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut perubahan jadwal yang terjadi pada minggu yang lebih awal dianggap memberikan dampak yang sama dengan perubahan yang terjadi di minggu yang lebih akhir METODE PENELITIAN Mulai Survey dan Observasi awal
Studi kepustakaan Penentuan model yang digunakan
1. 2.
1. 2.
Pengumpulan data Pengumpulan data primer maupun sekunder Menggunakan perhitungan Schedule Instability
Perhitungan dan Analisa Hasil Menggunakan Diagram Pareto Menganalisa dengan diagram sebab - akibat
Solusi perbaikan Ketidakstabilan Penjadwalan
Selesai Gambar 1. Flowchart Metodologi Penelitian
Penentuan Model yang digunakan Untuk mengukur seberapa besar perubahan jadwal yang terdapat pada Rencana Induk produksi, model yang digunakan adalah model perhitungan Schedule Instability seperti pada persamaan 3.1 (Jinxing Xie, 2004). Model tersebut pada intinya adalah mencari besarnya perbedaan angka jadwal induk produksi dari satu siklus perencanaan ke siklus perencanaan berikutnya untuk semua item (produk) dalam suatu rentang horizon perencanaan tertentu.
ISBN : 978-979-99735-8-0 A-4-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009 M k + N −1
n
I =
∑∑ ∑ i =1 k >1
Qtik − Qtik −1
t =M k
,
(1)
S
Dimana, notasi-notasi pada model di atas memiliki arti sebagai berikut: i, indeks item. n, jumlah keseluruhan item. t, periode waktu k, siklus perencanaan ,jumlah pemesanan yang terencana untuk item i pada perode t selama siklus pereperencanaan k. , periode awal dari siklus perencanaan k N, panjang perencanaan horizon, dan S, Total jumlah pemesanan dari keseluruhan siklus perencanaan. PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Tabel 1. Hasil Perhitungan Instability periode Januari – Desember 2009 No
Nama Produk
1.
Digenta Cream
329.9
Rata rata 29.9
2.
Moisderm 20%
0
86.8
0
0
13.6
0
90.9
59.2
0
0.1
0
250.7
22.7
3.
Zoter Cream
14.5
0
91.3
0
74.5
0
56.8
0
2.02
0
4.16
243.2
22.1
4.
Neosinol Cream
0
47.3
1.03
0
96.8
0
5.95
0
36.3
0
48.3
235.7
21.4
5.
Triamcort – A
0
6
0
93.1
27.5
0
0
0
50
22.2
14.5
213.3
19.3
6.
Tracne 0.5 %
3.6
84.3
0
28
0
0
16.3
0
19
0
0
151.2
13.7
7.
Interquin 5%
0
55.5
0
0
0
14.3
5
18.5
40
0
17.5
150.8
13.7
8.
Nerilon Cream
26.3
12.7
0
0
9.7
8.5
21.7
2.3
44.3
13.5
8.69
147.8
13.4
9
Intercon Cream
0
145.7
13.2
143.3
13.0
10.
Futaderm Ointment
11.
Infeld Gel
12.
14.
Interzol Cream Intercon Ointment Futaderm Cream
15.
Moisderm 10%
16.
Clinium 1%
17. 18. 19. 20.
13.
21. 22. 23. 24.
15.6
FebMar 0
MarApr 1.59
Perubahan Penjadwalan Periode Januari – Desember 2008 (%) AprMeiJunJulAgtSepOktNovMei Jun Jul Agt Sept Okt Nov Des 6 75 0 88.5 0 63.9 6.6 84.1
JanFeb 4.26
0
19.2
26.9
0
9.09
50
0
1
0
0
20.3
52.5
0
2.2
6.8
3.3
0
0
48
0
31.2
83.3
0
0
2.6
0
37.5
4.2
4.6
4.5
2.43
0
28.6
0
15
2.59
9.0
0
0
20.3
0
5.2
9.18 0.7 1.7 0
10.2 0.7 0 2.2
0 10.1 10.7 3.1
7.6 4.3 3.0 11
10.6
0
0
3.6
3.7
0
6.1
13.8
0
0
0
0
4.8
0
TOTAL
0
0
0
0.5
3.7
0
117.1
10.6
0
62.3
0
24.1
112.1
10.1
100.7
9.1
0
2.5
0
0
12.5
0
83.3
0
8
0
4.7
4.3
0
10
0
5.5
6.2
3.8
77.2
7.0
8.5
25.5
0
0
18.9
73.5
0
14.8
6.6
0
0
5.7
14.6
10.7
71.3
Intersun Cream Inerson Cream Tracne 0.01 % Salticin Cream Dermanide Cream Interbi cream Lotasbat Ointment Lotasbat Cream
0 0 0 6.17
6.4
4 3.7 15.7 0
1 0 0 2.1
10 8.8 5.7 2.6
11.7 1.5 3.8 0.3
0 0 0.5 17.5
3.1 26.4 8 0
56.8
5.1
0
2.2
7.3
0
6.4
0
9.09
56.2 49.3 45.2 39.3
5.1 4.4 4.1 3.5
0
0
0
3.6
0
0
18.7
0
3.8
5.4
0
0
0
0.2
0
3.9
32.1 27.2
2.9 2.4
0
5.3
0
7.5
0
0
0
2.6
0
0
9,8
TOTAL
114.6
407.8
190.7
245.5
347
204.6
359.8
166.5
366
108.6
370.3
25.2
2.2
Hasil perhitungan pada tabel 1 diatas dalam bentuk presentase dan sudah berurutan mulai dari tingkat presentase yang paling besar hingga yang paling kecil. Presentase paling besar mempunyai pengertian bahwa besarnya tingkat perubahan jadwal produksi, dan sebaliknya presentase yang paling kecil menunjukkan bahwa kecil juga tingkat perubahan jadwal produksi yang terjadi. Presentase item atau produk yang terbesar atau paling sering mengalami perubahan atau ketidakstabilan jadwal produksi adalah produk Digenta dengan
ISBN : 978-979-99735-8-0 A-4-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009
presentase total 329.9 atau rata – rata 29.9%. dan item atau produk yang paling jarang mengalami perubahan atau keridakstabilan penjadwalan jadwal produksi adalah Lotasbat cream. Hal ini diakibatkan karena kedua produk ini diproduksi dalam jumlah sedikit dan tergolong slow moving (permintaan pasar tergolong sedikit) secara jelasnya untuk hasil perhitungan peritem atau perproduk akan ditunjukkan pada gambar 2.
Gambar 2. Pengurutan Ketidakstabilan Jadwal Produksi Berdasarkan Item / Produk
Gambar 3. Pengurutan Ketidakstabilan Jadwal Produksi Berdasarkan Periode
Gambar 3 menunjukan besarnya perubahan berdasarkan perperiode total semua item atau produk mulai dari periode yang terkecil hingga yang terbesar secara berurutan, yang terkecil menunjukkan bahwa pada periode tersebut kecil juga perubahan jadwal produksi yang terjadi dan yang terbesar menunjukkan bahwa pada periode tersebut besar juga perubahan jadwal produksi yang terjadi. Angka yang terkecil yaitu pada bulan Oktober – November 2008 sedangkan tingkat perubahan penjadwalan produksi yang terbesar yaitu pada bulan Februari dan Maret 2008.
ISBN : 978-979-99735-8-0 A-4-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009 Tabel 2. Data Presentase Faktor Penyebab Ketidakstabilan Jadwal PT.Interbat Total Produk No. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Faktor Penyebab Permintaan/Lonjakan Marketing Keterlambatan Bahan Baku Keterlambatan Bahan Kemas Kerusakan Mesin Perbaikan Tempat Kapasitas Mesin Total
Jumlah 98 41 13 4 2 1 159
Persentase 61.63% 25.78% 8.17% 2.51% 1.25% 0.62% 100%
Berikut ini gambar 4. akan menunjukkan presentase dalam bentuk diagram pie. Hasil perhitungan menunjukkan bahwa permintaan marketing atau permintaan customer hampir mendominasi keseluruhan faktor penyebab ketidakstabilan jadwal produksi pada perusahaan ini yaitu sebesar 61.63%.
Gambar 4. Faktor Penyebab Ketidakstabilan Jadwal produksi PT. Interbat
ISBN : 978-979-99735-8-0 A-4-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009
Gambar 5. Diagram Pareto
Diagram pareto diatas mengindikasikan, jenis ketidakstabilan yang harus diatasi dahulu ialah permintaan marketing (customer demand). Faktor penyebab inilah kemungkinan karena kurang tanggapnya antisipasi perusahaan dalam pemenuhan kebutuhan permintaan pelanggan yang melakukan permintaan dengan jumlah yang tak terduga dan cepat. Kapasitas Mesin
Keterlambatan Bahan Baku (Raw Material)
Perubahan Permintaan Marketing (Customer Order)
Ketersediaan bahan baku Di pasaran
Lonjakan permintaan pelanggan
Pergantian supplier Pemilihan supplier yang salah Perhitungan kurang tepat
Forecast error
Pengiriman yang terlambat Rejection
Ketidakstabilan Jadwal Pergantian supplier
Perluasan tempat
Ketersediaan bahan baku cetakan Peraturan BPOM dan Menkes yang berubah
Perbaikan tempat sesuai Standarsd CPOB
Pengiriman yang telambat
Perawatan mesin
Kerusakan mesin
Rejection
Perbaikan tempat
Keterlambatan Bahan Kemas (Other Material)
Kerusakan Mesin, Maintenance, dll (Technical)
Gambar 6. Diagram Sebab – Akibat
ANALISA HASIL Solusi dan Rekomendasi Solusi dari penyebab ketidaktabilan jadwal produksi secara berurutan yang harus diperbaiki berdasarkan prioritas, mulai prioritas I hingga prioritas X ditunjukkan pada tabel 3. Tabel 3. Prioritas untuk Solusi Ketidakstabilan Jadwal Produksi Prioritas Prioritas I
Solusi / rekomendasi - Menggunakan metode peramalan yang akurat / tepat sehingga dapat mengurangi waktu setup produk karena tidak terjadi perubahan rencana / jadwal produksi. - Meningkatkan koordinasi antara marketing dengan departemen yang lainnya.
ISBN : 978-979-99735-8-0 A-4-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009 Prioritas II
Freezing scheduling
Prioritas III
Mempunyai cadangan supplier lain.
Prioritas IV
Membuat kesepakatan kerjasama dengan supplier/ vendor
Prioritas V
Buffer stock
Prioritas VI
- Membuat kesepakatan dept. Quality Control dengan supplier. - Memilih supplier yang sudah teruji kredibilitasnya.
Prioritas VII
Proof running atau ACC di tempat supplier untuk mempercepat proses produksi dan pengiriman (Apabila ada peraturan pemerintah untuk merubah cetakan pada bahan kemas).
Prioritas VIII
- Perawatan yang berkala. - Pembuatan Standard Operation Procedure untuk mempermudah pengoperasian dengan baik dan benar.
Prioritas IX Prioritas X
Perlu adanya pengalokasian tempat sementara namun tetap memenuhi standard Memperbaiki perhitungan kapasitas mesin.
Prioritas menjadi pedoman atau panduan bagi perusahaan dalam mengurangi angka ketidakstabilan jadwal produksi. Selain itu menjadi continous improvement bagi perusahaan untuk lebih meningkatkan kinerja agar lebih baik dari sebelumnya. KESIMPULAN 1. Terdapat enam penyebab ketidakstabilan jadwal produksi yang terbagi menjadi dua faktor yaitu : a. Faktor Eksternal yaitu faktor penyebab ketidakstabilan jadwal produksi yang disebabkan oleh ekstern perusahaan yang meliputi permintaan marketing, keterlambatan bahan baku dan keterlambatan bahan kemas. b. Faktor Internal yaitu faktor penyebab ketidakstabilan jadwal produksi yang disebabkan oleh intern perusahaan yang meliputi kerusakan mesin, perbaikan tempat dan kapasitas mesin. Dari dua kategori tersebut yang paling dominan dalah penyebab eksternal. 2. Permintaan marketing atau permintaan pelanggan merupakan faktor penyebab ketidakstabilan penjadwalan yang paling dominan didalam perusahaan Interbat. 3. Akibat yang paling dominan oleh perusahaan karena ketidakstabilan jadwal produksi adalah keterlambatan pengiriman barang ke palanggan atau distributor. 4. Dari sisi item (produk), ketidakstabilan jadwal produksi paling sering terjadi pada produk Digenta Cream, hal ini terkait dengan permintaan produk yang cukup dinamis. Maksudnya produk Digenta adalah produk yang multifungsi sehingga permintaannya lebih banyak daripada yang lainnya dan menyebabkan ketidakstabilan jadwal produksi tertinggi. SARAN Saran – saran yang diberikan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Diperlukan kerjasama dan koordinasi yang baik antara manajemen yang terkait dalam intern. Antara marketing dengan PPIC serta dengan bagian produksi. Tahap demi tahap dilakukan perbaikan dan koordinasi yang lebih baik. Perbaikan yang
ISBN : 978-979-99735-8-0 A-4-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009
terus menerus (continous improvement) sehingga tahap demi tahap permasalahan dapat jelas diselesaikan dan dikurangi dengan baik. 2. Membangun hubungan yang baik dengan supplier sehingga dapat berkoordinasi dengan baik. Sering mengadakan pertemuan – pertemuan guna membahas tentang solusi atau jalan keluar yang terbaik bagi kedua belah pihak ataupun sistem kerja yang baik. Untuk Supplier baru harus mengadakan audit eksternal dan perjanjian awal yan DAFTAR PUSTAKA Blackburn, J.D., Kropp, D. H., and Millen, R. A., 1985, System nervousness : causes and cure. Engineering Cost and Production Economics, 9, 141 – 146 Carlson C.J., jucker, J. V., and Kropp, D. H., 1979, Less nervousness MRP systems: a dynamic economic lot sizing approach. Management Science, 25(8), 754-761 Chase, R.B.; F.R. Jacobs; and N.J. Aquilano (2004) Operation Management: for Competitive Advantage. Tenth Edition. McGraw-Hill, New York. Herjanto, Eddy (2007) Manajemen Operasi. Edisi ketiga. PT. Gramedia, Jakarta. Ho, C.- J., and Ireland, T. C., 1998, Corelating MRP system nervousness with forecast errors. International Journal of Production Research, 36(8), 2285 – 2299 Ho, C.- J., & Ho, K., (1999), Evaluation The Effectiveness of Using Lot Sizing Rules To Cope With MRP System Nervousness, Production Planning & Control Journal, Vol. 18, No.2, pp. 150 – 161. Inman , R. R., Gonsalvez, D. J., 1997, The causes of Schedule instability in an automotive supply Chain. Production and Inventory Management Journal, 38(2), 26 - 32 Jinxing Xie, T.S. Lee, Xiande Zhao (2004) Impact of forecasting error on the performance of capacitated multi-item production systems, China. Kabak K.E., Ornek A.M. (2006) An improved metric for measuring multi-item multi-level schedule instability under rolling schedules. Kadispasaoglu, S., and Sridharan, V., 1995, Alternative approaches for reducing schedule instability in multistage manufacturing under demand uncertainty. Journal of Operations management, 13, 193-211 Kadispasaoglu, S. N., and Sridaharan, S. V., 1997, Measurement of instability in multilevel MRP Systems. International Journal of Production Research, 35(3), 713737 Mather, H., 1977, Reschedule the reschedule you just rescheduled-way of life for MRP? Production and Inventory management, 18(1), 60 – 79 Nasution, A.H. (2003) Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Edisi Kedua. Guna Widya, Surabaya.
ISBN : 978-979-99735-8-0 A-4-8
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009
Pujawan, I. N., and Kingsman, B. G., 2000, System nervousness and inventory locations. Proceeding of the 31st Decision Science Institute National Meeting, pp.1174 – 1176. Pujawan I.N. (2004) Schedule nervousness in a manufacturing : a case study. Production Planning and Control, 15(5), 515-524. Sridharan, V., Berry, W., and Udayabanu, V., 1987, Freezing the master production schedule under rolling planning horizons. Management Science, 33(9), 1137 – 1149. Sridharan, V. & LaForge, R.L., (1989), The Impact of safety Stock on Schedule Instability, Cost and service, Journal of Operation management, Vol. 8, No.4, pp.327-347 Steele, D. C., (1975) The Nervous MRP system: how to do battle. Production and Inventory management, 16(4), 83 – 89. Zao, X., Goodale, J.C & Lees, T.S., (1995) Lot Sizing Rules and Freezing The MPS in MRP Systems Under Demand Uncertainty, International Journal of production Research, Vol.33, No. 8, pp. 2241-2276
ISBN : 978-979-99735-8-0 A-4-9
