ANALISIS KESENJANGAN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE GAP) ANTARA MANAJER DAN KARYAWAN KOPERASI PETERNAK SAPI BANDUNG UTARA (KPSBU)
Oleh ANNISA SARI WAHYUNI H24104080
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010
ABSTRAK
Annisa Sari Wahyuni. H24104080. Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge GAP) Antara Karyawan dan Manajer Koperasi Peternak Sapi Bandung Utara (KPSBU). Di bawah bimbingan Anggraini Sukmawati dan Utami Dyah Syafitri Sejalan dengan perkembangannya, KPSBU termasuk kedalam organisasi yang memiliki bidang usaha. Sebagai organisasi yang telah tumbuh dan berkembang, KPSBU terus meningkatkan kemampuan SDM yang dimiliki untuk menghadapi kuatnya persaingan. Oleh karena itu, KPSBU harus mampu mengoptimalkan potensi sumber daya yang dimiliki melalui pengembangan SDM. Agar dapat meningkatkan nilai tambah. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pengembangan SDM adalah adanya kesenjangan pengetahuan yang dimiliki karyawan, KPSBU mampu menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan tersebut, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kualitas SDM. Adapun tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi sumber-sumber yang ada pada KPSBU, menganalisis pengetahuan yang diharapkan oleh KPSBU untuk dimiliki oleh karyawan dan menganalisis adanya kesenjangan pengetahuan pada KPSBU antara karyawan dan manajer. Penelitian ini menggunakan Analisis Pengetahuan Model KM Zack seperti yang digunakan Setiarso (2008). Analisis tersebut dilakukan untuk mendokumentasikan posisi pengetahuan organisasi saat ini dan menganalisisnya dengan berdasarkan apa yang harus diketahui oleh organisasi. Dengan menganalisis Kesenjangan Pengetahuan (K-GAP). Sumber pengetahuan KPSBU terdiri dari tiga sumber yaitu kompetensi karyawan, struktur internal dan struktur eksternal. Pengetahuan yang diharapkan KPSBU untuk dikuasai oleh karyawan dan manajer adalah visi bersama, pengelolaan percakapan, mobilisasi penggerak pengetahuan, penyediaan lingkungan yang kondusif, penyebaran pengetahuan internal, pengetahuan perusahaan dan kreasi pengetahuan. Terdapat kesenjangan pengetahuan antara tingkat kepentingan pengetahuan dengan tingkat penguasaan pengetahuan di KPSBU. Masih ada keahlian/keterampilan karyawan yang belum dimanfaatkan secara optimal oleh KPSBU. Hal ini disebabkan karena karyawan belum diberi kesempatan secara optimal untuk mengembangkan keahlian yang mereka miliki. Dari hasil pengelolaan data dapat dilihat bahwa pengetahuan mengenai visi bersama memiliki nilai K-Gap tertinggi yaitu 0,646. Artinya Pengetahuan visi bersama memiliki tingkat kepentingan yang tinggi tetapi karyawan memiliki tingkat penguasaaan yang rendah. Terendah dari hasil pengelolaan data KPSBU yaitu penyediaan lingkungan yang kondusif dengan nilai -0,521 yang artinya memiliki tingkat kepentingan yang rendah dan karyawan memiliki tingkat penguasaan yang tinggi.
ANALISIS KESENJANGAN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE GAP) ANTARA KARYAWAN DAN MANAJER PETERNAK SAPI BANDUNG UTARA (KPSBU)
SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor
Oleh ANNISA SARI WAHYUNI H24104080
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Bogor pada tanggal 4 januari 1987. Penulis merupakan anak kedua dari dua bersaudara dari pasangan Bapak Kusmawan dan Ibu Yayu. Penulis menempuh pendidikan di SDN Pengadilan IV Bogor dan menyelesaikannya pada tahun 1998. Kemudian penulis melanjutkan pendidikan pada SLTPN 7 Bogor dan lulus pada tahun 2001. Pada tahun yang sama penulis melanjutkan pendidikan di SMUN 2 Bogor dan lulus pada tahun 2004. Pada tahun 2004, penulis diterima pada program S1 Institut Pertanian Bogor melalui jalur Undangan Seleksi Masuk Institut Pertanian Bogor (USMI IPB) di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) IPB. Selama kuliah penulis aktif dalam kelembagaan kemahasiswaan Centre of Management (COM@) periode 2005-2006 dan aktif dalam beberapa kegiatan kepanitiaan. Pada tahun 2010 penulis melakukan penelitian untuk tugas akhir pendidikan yang berjudul Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge GAP) antara Manajer dan Karyawan Koperasi Peternak Sapi Bandung Utara (KPSBU).
iii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat,
hidayah
dan
karunia
yang
diberikan
sehingga
penulis
dapat
menyelesaikan skripsi dengan judul Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge GAP) antara Manajer dan Karyawan Koperasi Peternak Sapi Bandung Utara (KPSBU). Skripsi ini merupakan syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Penulis menyadari dalam penyususnan skripsi ini, banyak pihak yang telah memberikan saran, bimbingan, bantuan dan dukungan. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Ir. Angraini Sukmawati, M.M selaku dosen pembimbing pertama yang telah memberikan bimbingan, saran, dorongan dan pengarahan yang sangat berarti kepada penulis selama penelitian. 2. Utami Dyah Syafitri, S.Si., M.Si selaku dosen pembimbing kedua yang dengan sabar memberikan bimbingan, saran dan pengarahan serta motivasi kepada penulis. 3. Dra. Siti Rahmawati, M.Pd selaku dosen penguji sidang yang telah bersedia menguji dan memberikan kritik dan saran dalam perbaikan skripsi. 4. Seluruh staf pengajar dan Tata Usaha Departemen Manajemen FEM IPB yang telah membantu penyusunan dan penyelesaian skripsi ini. 5. Kedua orang tua yaitu Yayu Yuliati dan Kusmawan Natadisastra atas semua kasih sayang yang tak ada hentinya, perhatian, curahan doa serta pengorbanan, motivasi dan nasehat yang diberikan kepada penulis. 6. Fajar Mutaqien dan Nuni Masita kedua saudaraku yang sudah memberikan semangat, motivasi dan bantuannya agar penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. 7. Keluarga besar H.M. Ilyas dan keluarga besar Raden Utju Natadisastra yang telah memberikan motivasi, semangat dan bantuannya agar penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
iv
8. Bu Yeyet, mas Iwan, mas Hadi, mas Dedi, mas Agus, beserta para tenaga kependidikan di seluruh Fakultas IPB yang sangat terbuka menerima penulis. Terima kasih atas segala kebaikan dan doa yang diberikan kepada penulis selama melakukan penelitian. Mohon maaf telah banyak merepotkan. 9. Mumuh, mbak Asih, pak Maman, Rojer dan Babeh atas masukan, bantuan dan semangat selama penelitian berlangsung. 10. Mas Didik, Rani, Fifi, Heri, Barita, koprol, Qubil, Gita, Iqoh, Ayu, Irma, Bagus, Ani, Windiarti dan semua teman-teman yang menjadi tempat berbagi bagi penulis dan bantuannya agar penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. 11. Kawan-kawan Manajemen 41 dan 43, yang telah menjadi teman yang menyenangkan dan atas bantuannya selama ini. 12. Teman-teman pengurus COM@ periode 2005/2006 dan periode 2006/2007, terimakasih atas dukungannya. Besar harapan penulis agar skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak, yaitu IPB sebagai sumbang saran yang positif. Selain itu, memberikan manfaat bagi masyarakat umum sebagai sumber data dan informasi yang layak sebagai langkah awal penelitian lainnya.
Bogor, Oktober 2010
Penulis
v
DAFTAR ISI
Halaman ABSTRAK RIWAYAT HIDUP ............................................................................................. iii KATA PENGANTAR ......................................................................................... iv DAFTAR TABEL ............................................................................................... viii DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... ix DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... x I.
PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ....................................................................................... 1.2. Perumusan Masalah ................................................................................ 1.3. Tujuan Penelitian. ................................................................................... 1.4. Manfaat Penelitian .................................................................................. 1.5. Ruang Lingkup Penelitian.......................................................................
1 3 4 4 4
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Pengetahuan .......................................................................... 6 2.1.1. Transformasi Data menjadi Informasi .......................................... 8 2.1.2. Transformasi Data menjadi Pengetahuan.. ................................... 8 2.1.3. Komponen Pengetahuan .............................................................. 9 2.1.4. Jenis-jenis Pengetahuan................................................................ 10 2.2. Manajemen Pengetahuan ......................................................................... 13 2.3. Penciptaan Pengetahuan........................................................................... 16 2.3.1. Sosialisasi...................................................................................... 16 2.3.2. Eksternalisasi................................................................................ 16 2.3.3. Kombinasi..................................................................................... 16 2.4. Knowledge GAP ..................................................................................... 17 2.4.1. Pengetahuan Wajib dan Pengetahuan Pilihan bagi Karyawan .... 17 2.4.2. Kesenjangan Pengetahuan............................................................ 18 2.4.3. Strategi Pengelolaan Pengetahuan................................................ 19 2.5. Pengaruh Manajemen Pengetahuan pada Organisasi........................... 20 2.6. Penelitian Terdahulu........................................................................... 20 III. METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran................................................................................ 21 3.1.1. Kerangka Pemikiran Komseptual ................................................. 21 3.1.2. Kerangka Pemikiran Operasional................................................. 21 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................................. 24 3.3. Jenis dan Sumber Data ............................................................................ 24 3.4. Metode Pengumpulan dan Penelitian...................................................... 24 3.5. Metode Pengambilan Sampel ................................................................. 24 3.5.1. Skala Likert ................................................................................... 24 3.5.2. Uji Validitas .................................................................................. 26
vi
3.5.3. Uji Reliabilitas .............................................................................. 27 3.5.4. Analisis Kesenjangan Pengetahuan .............................................. 29 IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Organisasi .................................................................. 31 4.1.1. Sejarah, Visi dan Misi KPSBU ..................................................... 31 4.1.2. Rencana Kerja .............................................................................. 31 4.1.3. Bidang Organisasi ........................................................................ 33 4.1.4. Bidang Usaha ............................................................................. 34 4.2. Karakteristik Responden ......................................................................... 35 4.3. Pengetahuan yang Diharapkan KPSBU .................................................. 38 4.4. Analisis K-GAP (Kesenjangan Pengetahuan)......................................... 39 4.5. Implikasi Manajerial ............................................................................... 42 V. KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan ................................................................................................ 43 2. Saran........................................................................................................... 43 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 44 LAMPIRAN ....................................................................................................... 47
vii
DAFTAR TABEL
No Halaman 1. Perbedaan antara tacit knowledge dan eksplisit knowledge .......................... 1 2. Bobot nilai jawaban responden ...................................................................... 29 3. Nilai rentang skala.......................................................................................... 40 4. Tingkat reliabilitas metoda alpha cronbach ................................................... 42 5. Pemberian nilai dalam analisis kesenjangan .................................................. 43 6. Analisis kesenjangan pengetahuan................................................................. 45
viii
DAFTAR GAMBAR
No Halaman 1. Hirarki pengetahuan Liebowitz dan Beckman ............................................... 22 2. Kerangka kesenjangan pengetahuan Zack ..................................................... 24 3. Kerangka pemikiran ....................................................................................... 30 4. Karakteristik responden berdasarkan jenis kelamin ....................................... 35 5. Karakteristik responden berdasarkan usia ...................................................... 36 6. Karakteristik responden berdasarkan tingkat pendidikan .............................. 37 7. Karakteristik responden berdasarkan tingkat penghasilan ............................. 37
ix
DAFTAR LAMPIRAN
No Halaman 1. Uji validitas .................................................................................................... 47 2. Uji reliabilitas ................................................................................................. 51 3. Kuesioner ....................................................................................................... 54
x
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Sumber daya manusia merupakan modal yang paling berharga bagi suatu organisasi dalam membangun dan membesarkan organisasi atau perusahaannya. Organisasi semakin membutuhkan SDM yang berkualitas untuk menghadapi persaingan yang semakin ketat. Persaingan yang ketat tersebut menuntut organisasi untuk menyesuaikan dengan tuntutan pasar yang memerlukan respon yang cepat dan fleksibel dalam meningkatkan pelayanan terhadap
pelanggan.
Hal
ini
membuat
organisasi
harus
mampu
memanfaatkan secara maksimal daya pikir dan kreatifitas karyawan sehingga menghasilkan output atau keluaran yang bersifat inovatif dan sesuai dengan tuntutan pasar. Sejalan dengan pertumbuhan dan perkembangan kehidupan aktivitas manusia yang selalu bergerak maka kebutuhan akan manusia yang berkualitas meningkat dengan pesat. Menyadari akan persaingan yang semakin berat, maka diperlukan perubahan paradigma organisasi dari yang semula mengandalkan pada resource-based (berbasis sumber daya) menjadi knowledge-based (berbasis pengetahuan). Pengetahuan bagi organisasi tidak saja mencakup kemampuan profesional seperti pengetahuan deskriptif, pengetahuan teknikal dan pengetahuan analitik, tetapi juga termasuk kreafitas diri, pengalaman, konsep, nilai-nilai, kepercayaan dan cara kerja yang dapat dibagikan serta dikomunikasikan. Pengetahuan yang dimiliki setiap karyawan dalam suatu organisasi tidak ada yang sama persis. Untuk itu knowledge sharing (berbagi pengetahuan) dikalangan karyawan menjadi penting dalam meningkatkan kapabilitas sumber daya manusia dalam menghasilkan suatu inovasi bagi organisasi. Keunggulan pengetahuan terletak pada keberlangsungannya sehingga manajemen pengetahuan semakin diperlukan untuk mengelola dan memanfaatkan secara maksimal setiap pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan dan membuat pengetahuan tersebut menjadi pengetahuan yang dimiliki organisasi.
2
Mengelola knowledge (pengetahuan) sebenarnya merupakan bagaimana organisasi mengelola karyawan mereka dari berapa lama mereka menghabiskan waktu untuk teknologi informasi dan bagaimana orang-orang dari berbagai tempat yang berbeda mulai saling berbicara dan berbagi pengetahuan. Dengan adanya penerapan manajemen pengetahuan yang diterapkan oleh organisasi, akan memudahkan seseorang mengetahui organisasi agar mendapatkan informasi dan pengetahuan berharga terutama yang berhubungan dengan pekerjaannya dalam organisasi. Selain itu juga memungkinkan karyawan untuk mengembangkan pengetahuan yang lebih dalam yang dimiliki oleh organisasi dan melakukan pertukaran pengetahuan yang lebih dalam yang dimiliki oleh organisasi dan melakukan pertukaran pengetahuan dengan anggota lainnya. Namun di Indonesia organisasi atau perusahaan yang telah menerapkan manajemen pengetahuan masih sedikit. Banyak organisasi sebagai organisasi bisnis yang belum mengenal dan memahami istilah manajemen pengetahuan dalam organisasinya terutama organisasi dalam skala kecil dan menengah. Hal ini sangat berbeda dengan organisasi kelas dunia yang telah melakukan investasi secara maksimal untuk Sistem Manajemen Pengetahuan. Sejalan dengan perkembangannya, koperasi termasuk ke dalam organisasi yang memiliki bidang usaha. Sebagai organisasi yang telah tumbuh dan berkembang, KPSBU terus meningkatkan kemampuan SDM yang dimiliki untuk menghadapi kuatnya persaingan. Oleh karena itu, KPSBU harus mampu mengoptimalkan potensi sumber daya yang dimiliki melalui pengembangan SDM yang berkelanjutan. Agar dapat meningkatkan nilai tambah. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pengembangan SDM adalah adanya knowledge gap (kesenjangan pengetahuan) yang dimiliki karyawan, KPSBU mampu menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan tersebut, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kualitas SDM.
3
1.2. Perumusan Masalah Knowledge (pengetahuan) dalam perusahaan merupakan sumber keunggulan organisasi yang sangat berharga, karena pengetahuan dapat mengarahkan organisasi menjadi lebih handal, berkesinambungan dan berdaya saing. Pengelolaan pengetahuan sebagai sumber keunggulan organisasi merupakan sala satu keberhasilan organisasi dalam meraih tujuan yang ditetapkan. Keberhasilan dalam meraih tujuan yang ditetapkan organisasi sangat ditentukan oleh adanya SDM yang berkualitas. Kualitas SDM
harus
membawa
penyadaran
untuk
mengantisipasi
kesiapan
membangun masyarakat berbasis pengetahuan yang menjadi prasyarat keunggulan persaingan abad 21 untuk mendapatkan SDM yang berkualitas diperlukan proses knowledge sharing (berbagi pengetahuan). Banyaknya
organisasi
yang
bergerak
dibidang
jasa
yang
bermunculan semakin membuat persaingan menjadi lebih ketat. Organisasiorganisasi tersebut berani memberikan pelayanan yang lebih menarik yang dapat memikat perhatian konsumen pengguna jasa. Hal inilah yang menyebabkan diperlukannya manajemen pengetahuan dalam suatu organisasi. Koperasi yang telah menerapkan manajemen pengetahuan akan menghasilkan terobosan dan inovasi yang bernilai tinggi. Salah satu organisasi yang membutuhkan manajemen pengetahuan yang baik adalah koperasi. Berbagi pengetahuan akan menghasilkan suatu inovasi yang bernilai tinggi. Inovasi ini muncul karena situasi bisnis saat ini dipengaruhi oleh banyak sekali perubahan yang berjalan cepat dan sulit diramalkan. Perubahan-perubahan tersebut merupakan terutama disebabkan oleh pesatnya perkembangan teknologi informasi, terjadi globalisasi, serta demokratisasi, sehingga berbagi pengetahuan menjadi semakin penting untuk diterapkan dalam suatu organisasi. Dalam mengembangkan berbagai pengetahuan diperlukan empat fungsi yaitu using knowledge (penggunaan pengetahuan),
finding knowledge (penemuan pengetahuan), creating
knowledge (penciptaan pengetahuan) dan packing knowledge (pengemasan pengetahuan). Berdasarkan uraian diatas, maka permasalahan yang dapat dirumuskan adalah sebagai berikut:
4
1. Pengetahuan apa saja yang diharapkan oleh KPSBU untuk dimiliki oleh karyawan? 2. Apakah terjadi kesenjangan pengetahuan pada KPSBU antara karyawan dan manajer? 1.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan latar belakang dan perumusan masalah yang telah diuraikan, maka tujuan penelitian ini adalah: 1. Mengidentifikasi pengetahuan yang diharapkan oleh KPSBU untuk dimiliki oleh karyawan. 2. Menganalisis adanya kesenjangan pengetahuan pada KPSBU antara karyawan dan manajer. 1.4. Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan memberi manfaat: 1. Bagi pihak koperasi, hasil penulisan ini diharapkan dapat menjadi salah satu bahan masukan dan pemikiran dalam menciptakan manajemen pengetahuan di dalam organisasi. 2. Bagi peneliti lain, hasil penulisan penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan dan bahan rujukan bagi peneliti selanjutnya tentang manajemen pengetahuan dalam organisasi. 1.5. Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini difokuskan untuk mengkaji sumber pengetahuan yang telah dimiliki oleh KPSBU, pengetahuan yang diharapkan oleh organisasi serta pengetahuan yang telah dimiliki oleh karyawan KPSBU khususnya kesenjangan pada pengetahuan. Penelitian ini dilakukan dengan melakukan penyebaran kuesioner kepada karyawan dan juga didukung dengan studi literatur.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Pengetahuan Menurut Davenport dan Prusak yang dikutip (Munir, 2008), pengetahuan atau knowledge bukanlah data, bukan pula informasi, namun sulit sekali untuk dipisahkan dari keduanya. Data dan informasi merupakan bahan baku yang diolah oleh aksi atau tindakan menjadi pengetahuan. Menurut Probst, Raub dan Romhardt yang diacukan (Munir, 2008), pengetahuan adalah kognisi dan keterampilan yang digunakan oleh manusia untuk
memecahkan
masalah.
Definisi
paling
sederhana
mengenai
pengetahuan adalah kapasitas untuk melakukan tindakan dengan efektif. Pengertian pengetahuan lainnya dikemukakan oleh Woolf yang diacukan (Munir, 2008) yaitu informasi yang terorganisasi sehingga dapat diterapkan untuk memecahkan masalah. Definisi ini hampir mirip dengan Turban et al yang dikutip (Munir, 2008) yang mengatakan bahwa “pengetahuan adalah informasi yang telah dianalisis dan di organisasi sehingga dapat di mengerti dan dapat digunakan untuk memecahkan masalah serta mengambil keputusan”. Druckter yang diacukan (Tobing, 2007) mendefinisikan pengetahuan sebagai informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal ini terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak atau ketika informasi tersebut memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif dari tindakan sebelumnya. Pengertian pengetahuan menurut Kamus Webster yaitu pengetahuan sebagai kondisi proses pemahaman mental melalui instruksi, kajian penelitian atau pengalaman satu atau lebih kejadian, kenyataan, prinsip, atau persepsi terhadap suatu objek. Bentuk umum dari pengetahuan dapat berupa pengalaman, konsep, nilai-nilai atau kepercayaan yang dapat meningkatkan kemampuan individu dalam mengambil tindakan yang efektif.
7
Kapabilitas Organisasi
Keahlian
Pengetahuan
Informasi
Data
Symbol Gambar 1. Hirarki pengetahuan Liebowitz dan Beckman Kapabilitas organisasi adalah keahlian-keahlian yang ada di organisasi dikombinasikan menjadi kemampuan untuk menghasilkan produk, baik barang atau masa atau proses dengan kualitas prima. Marquardt yang diacukan (Munir, 2008), seorang ahli dalam pembelajaran organisasi, juga menambahkan bahwa dalam kapabilitas organisasi terkandung pula kemampuan untuk belajar menyerap pengetahuan, mengkombinasikan pengetahuan, menciptakan pengetahuan baru dan memanfaatkannya untuk menghasilkan inovasi. Menurut Liebowitz dan Beckman yang dikutip (Munir, 2008) keahlian adalah penggunaan pengetahuan secara pantas dan tepat untuk memecahkan masalah, meningkatkan kinerja dan mencapai hasil luar biasa. Orang dengan banyak pengetahuan belum tentu dapat menggunakan secara efektif pengetahuanpengetahuannya itu tanpa didukung oleh pengalaman dalam menerapkan pengetahuannya itu dan mengakumulasikan hasil pembelajarannya dalam bentuk pengetahuan baru yang berkualitas. Informasi adalah data yang diproses agar dapat dimanfaatkan, informasi yang menjawab pertanyaan
8
tentang who, what, where
dan when. Data merupakan kumpulan dari
simbol-simbol. 2.1.1. Transformasi Data Menjadi Informasi Menurut Davenport dan Prusak yang dikutip (Tobing, 2007) pengetahuan berasal dari informasi dan informasi berasal dari data. Untuk mendapatkan suatu informasi maka manusia harus mengelola data yang terkumpul menjadi sesuatu yang bermakna dan berguna. Sehingga dibutuhkan proses transformasi dari data menjadi informasi
melalui
beberapa
langkah
yaitu
Contextualized,
Catagorized, Calculated, Corrected dan Condensed. Langkah pertama adalah Contextualized yaitu memahami manfaat dari data yang dikumpulkan. Catagorized yaitu memahami unit analisis atau komponen kunci dari data. Calculated yaitu menganalisis data secara matematik atau secara statistik. Corrected yaitu menghilangkan kesalahan (eror) dari data sedangkan Condensed yaitu meringkas data dalam bentuk yang lebih singkat atau jelas. 2.1.2. Transformasi Informasi Menjadi Pengetahuan Proses transformasi informasi menjadi pengetahuan melalui empat tahapan yang dikemukakan oleh Davenport dan Prusak (Setiarso, 2008) yaitu : 1. Comparison adalah membandingkan informasi pada suatu situasi tertentu dengan situasi lainnya yang lebih diketahui. 2. Consequences
adalah
menemukan
implikasi-implikasi
dari
informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan dan tindakan. 3. Connections adalah menemukan hubungan-hubungan bagianbagian kecil dari informasi dengan hal-hal lainnya. 4. Conversations adalah membicarakan pandangan, pendapat serta tindakan orang lain terkait informasi tersebut.
9
2.1.3. Komponen Pengetahuan Pengetahuan merupakan hasil dari proses pembelajaran. Untuk meningkatkan pemahaman mengenai pengetahuan maka perlu mengetahui komponen-komponen kunci dari pengetahuan. Komponen kunci tersebut terdiri atas pengalaman, kebenaran mendasar, penalaran, petunjuk praktis, intuisi (nilai-nilai keyakinan) (Munir, 2008). 1. Pengalaman atau Experience Merujuk pada apa yang pernah kita lakukan dan apa yang pernah kita alami di masa lalu. Pengetahuan terus berkembang melalui pengalaman, termasuk apa yang diserap manusia dari berbagai pelatihan yang pernah diikuti, buku yang pernah dibaca, nasihatnasihat juga pembelajaran informal di dalam maupun di luar organisasi. 2. Kebenaran mendasar atau Ground Truth Merujuk pada mengetahui apa yang benar-benar terjadi dan apa yang tidak terjadi. Seringkali manusia hanya mengetahui apa yang seharusnya terjadi melalui teori. Namun apa yang benar-benar terjadi
diperoleh
melalui
pengamatan
langsung.
Dengan
menghadapi kebenaran mendasar selama menjalani kehidupan, manusia terus berubah pengetahuannya. 3. Penalaran atau Judgement Pengetahuan
juga
membuat
manusia
dapat
menalar
dan
memodifikasi pengetahuan yang telah dimilikinya sebagai respon terhadap situasi dan informasi-informasi yang baru. 4. Petunjuk praktis atau Rule of Thumb Petunjuk praktis adalah panduan tindakan manusia yang terbentuk dan berkembang melalui pengalaman coba-coba dan observasi dalam waktu panjang. Petunjuk praktis merupakan pola yang diperoleh melalui pengalaman dalam menghadapi suatu kejadian secara berulang-ulang. Sehingga terbentuk suatu solusi jalan pintas
10
untuk masalah baru yang mirip dengan masalah terdahulu yang pernah berhasil dipecahkan. 5. Intuisi Intuisi adalah Compressed Expertie atau keahlian yang telah dipadatkan, sulit dipisah-pisahkan karena seolah-olah telah menjadi satu kesatuan. Nilai-nilai (value) dan keyakinan (beliefs) manusia yang berada di dalam maupun di luar suatu organisasi sangat mempengaruhi pengetahuan organisasi tersebut. Hal ini disebabkan karena organisasi terbentuk dan beroperasi pada lingkungan yang terdiri dari manusia dimana nilai-nilai dan keyakinan manusia tersebut sangat mempengaruhi pemikiran dan tindakan manusia tersebut. 2.1.4. Jenis-jenis Pengetahuan Pengetahuan dapat dikategorikan dengan beberapa cara yaitu berdasarkan taksonomi, tipe dan juga tingkatan. Berdasarkan taksonomi pengetahuan dibedakan menjadi tacit-explicit, generalcontext
specific
serta
individual-collective.
Pada
hakekatnya
knowledge pengetahuan berada di dalam pikiran manusia yang berupa tacit knowledge. Carla O’Dell (Tobing, 2007) mengatakan bahwa 80 persen knowledge adalah berupa tacit knowledge dan 20 persen berupa explicit knowledge. Tacit knowledge merupakan knowledge yang diam di dalam pikiran manusia dalam bentuk intuisi, judgement, skill, value dan belief yang sangat sulit di formalisasikan dan dibagi dengan yang lain. Nonaka menyatakan bahwa tacit pengetahuan atau pengetahuan terbatinkan terletak dalam benak manusia, bersifat sangat personal, dan sulit dirumuskan sehingga sulit untuk di komunikasikan dan sulit disampaikan pada orang lain. Yang termasuk ke dalam pengetahuan ini adalah perasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh, pengalaman fisik dan petunjuk praktis.
11
Explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat atau sudah termodifikasi dalam bentuk dokumen atau bentuk berwujud lainnya sehingga dapat dengan mudah ditransfer dan di distribusikan dengan menggunakan
berbagai
media.
Jenis
pengetahuan
ini
dapat
diekspresikan dalam kata-kata dan angka serta dapat disampaikan dalam bentuk formula, spesifikasi produk, prosedur operasi standar, bagan, manual-manual dan sebagainya (Munir, 2008). Pengetahuan ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lainnya secara formal dan sistematis. Perbedaan antara pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit dapat dilihat dalam Tabel 1. Tabel 1. Perbedaan antara tacit knowledge dan explicit knowledge Tacit Knowledge (Subjektif) Knowledge of experience
Explicit Knowledge (Objektif) Knowledge of rationality
Simultaneous knowledge
Sequential knowledge
Analog knowledge
Digital knowledge
Selain tacit knowledge dan explicit knowledge, juga terdapat kategori lainya yaitu berdasarkan tipe meliputi declarative (know about), procedural (know how), causal (know why), conditional (know when) dan relational (know with). Pengetahuan ini berguna untuk pemetaan dan pengelolaan knowledge di organisasi. Namun untuk kepentingan audit pengetahuan di organisasi, digunakan kategorisasi pengetahuan sesuai dengan tingkatannya. Pengetahuan yang di miliki organisasi terdiri dari tiga tingkatan yaitu pengetahuan inti (core knowledge),
pengetahuan
lanjut
(advanced
knowledge)
dan
pengetahuan inovatif (innovative knowledge) (Munir, 2008). Pengetahuan inti (core knowledge) adalah tingkat dan cakupan pengetahuan yang dibutuhkan hanya untuk sekedar dapat beroperasi dalam
industri
atau
lingkungan
dimana
organisasi
berada.
Pengetahuan ini tidak menjamin keunggulan bersaing perusahaan. Namun dalam skala industri, pengetahuan ini diperlukan sebagai penghalang masuk industri karena pengetahuan ini biasanya pasti dan
12
memang harus dimiliki oleh perusahaan yang bermain dalam industri yang bersangkutan. Pengetahuan lanjut merupakan pengetahuan yang dimiliki perusahaan yang ingin dipertimbangkan sebagai pemain yang tangguh dalam industri atau organisasi nirlaba yang ingin mempunyai kinerja prima. Pengetahuan inovatif merupakan pengetahuan yang membuat perusahaan
mampu
menjadi
pemimpin
dalam
persaingan.
Pengetahuan ini membuat perusahaan melakukan diferensiasi untuk membedakan dirinya dengan pesaingnya. Sebagai tambahan, Machlup yang dikutip (Munir, 2008) membedakan adanya tiga jenis pengetahuan yaitu knowing that, knowing what, dan knowing how. Knowing that berhubungan dengan pengetahuan proposisi misalnya kebenaran. Jenis pengetahuan ini mempunyai makna bahwa kita percaya sesuatu itu adalah demikian dan bukan lainnya. Knowing what menurut Machlup, kebanyakan orang yang merasa mengetahui tentang suatu hal yang kompleks sebenarnya hanya mengetahui sebagian saja dari keseluruhan pengetahuan proporsi. Knowing how merupakan jenis pengetahuan yang paling banyak dimiliki oleh organisasi saat ini karena berhubungan dengan kemampuan melakukan suatu tugas atau kegiatan. Semua jenis pengetahuan tersebut dikumpulkan dari sumbersumber yang berbeda. Menurut Leonord dan Barton yang dikutip (Siswanto, 2006), sumber pengetahuan terdiri dari dua yaitu employee knowledge (pengetahuan pekerja) dan knowledge embedded in physical system (kompetensi pekerja & kemampuan professional). Sumber lainnya dapat berupa human capital, organizational capital dan customer capital, yang dikemukakan oleh Petrash yang diacukan (Siswanto, 2006). Menurut Sveiby yang dikutip (Siswanto, 2006), employee competencies, internal structures dan external structures merupakan sumber-sumber untuk mendapatkan pengetahuan.
13
Employee competencies berhubungan dengan kompetensi, pengalaman, know what, know how dan know why serta kreativitas diri yang dimiliki karyawan (Munir, 2008). Sumber pengetahuan yang kedua adalah struktur internal yaitu kemampuan mengelola organisasi untuk memenuhi atau memberi kepuasan pada kebutuhan pasar. Kebutuhan mengelola mengacu pada struktur organisasi, proses, sistem,
paten,
budaya,
pengalaman,
dan
pengetahuan
yang
terdokumentasi. Terakhir adalah struktur eksternal yang berkaitan dengan hubungan antar organisasi dan stakeholder, seperti hubungan pelanggan atau pemasok, merek dan reputasi. 2.2. Manajemen Pengetahuan Menurut Tiwana yang dikutip (Munir, 2008), manajemen pengetahuan adalah pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai dan menghasilkan
keuntungan
bersaing
atau
kinerja
prima.
Manajemen
pengetahuan juga merupakan pendekatan-pendekatan sistematik yang membantu muncul dan mengalirnya informasi dan pengetahuan kepada orang yang tepat pada saat yang tepat untuk menciptakan nilai. Ini merupakan definisi dari American Productivity and Quality Centre (Tobing, 2007). Di
lain
pihak,
Nonaka
mengungkapkan
bahwa
mengumpulkan,
mengorganisasi,
yang
manajemen
diacukan
(Budihardjo,
pengetahuan
menciptakan
2003)
adalah
usaha
pengetahuan
baru,
menyebarkannya ke organisasi dan memanfaatkan pengetahuan tersebut dalam teknologi dan produk baru. Manajemen pengetahuan merupakan proses yang terus menerus harus dilakukan oleh perusahaan, sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya organisasi yang akan membentuk organisasi yang berbasis
pengetahuan.
Pengetahuan
organisasi
merupakan
perpaduan
pengetahuan individu dan pengetahuan kelompok yang dikelola menjadi keunggulan organisasi. Ketidakmampuan organisasi dalam mengelola pengetahuan dapat mengakibatkan gagalnya organisasi melakukan inovasi berkelanjutan. Keterlibatan manajemen bersumber pada hambatan penciptaan pengetahuan individu dan hambatan organisasi yang terkait dengan paradigma perusahaan.
14
Manajemen
pengetahuan
merupakan
pengelolaan
pengetahuan
perusahaan melalui proses yang sistematik dan spesifik untuk setiap organisasi
dalam
rangka
memperoleh,
mengelola,
mempertahankan,
menerapkan, membagi dan memperbaharui baik pengetahuan yang bersifat tacit maupun explicit oleh pekerja dengan tujuan meningkatkan kinerja organisasi dan menciptakan nilai. Kerangka manajemen pengetahuan melibatkan sumber daya manusia, informasi dan teknologi. Faktor penting yang berhubungan dengan sumber daya manusia antara lain: (1) mengetahui dengan pasti apa yang membuat komunitas tertarik, (2) mengidentifikasi pengetahuan penting bagi sumber daya manusia dan (3) menggunakan manajemen kinerja untuk menghadapi perubahan budaya. Suatu organisasi atau perusahaan melakukan manajemen pengetahuan dengan melibatkan tujuh aktifitas. Lai dan Tsai-Hsin Chu yang diacukan (Siswanto, 2006) mengelompokkan aktivitas manajemen pengetahuan menjadi tujuh yaitu : 1. Inisiasi Inisiasi memerlukan perencanaan untuk perubahan sebelum peluncuran suatu proyek implementasi manajemen pengetahuan. Hal ini berarti jika organisasi mampu menciptakan iklim atau membuat anggota organisasi sadar akan perlunya perubahan sebelum peluncuran, proses implementasi akan menjadi lebih mudah. Tahap ini memunculkan kesadaran mengenai perlunya pengelolaan pengetahuan bagi organisasi. Hal ini dapat dilakukan melalui identifikasi kebutuhan pengetahuan dan kompetensi inti. Pengetahuan akan berguna jika disesuaikan dengan visi dan misi organisasi. 2. Pemunculan Tahap
ini
berhubungan
dengan
pengadaan
sistem
manajemen
pengetahuan. Pengetahuan dapat dimunculkan melalui identifikasi pengetahuan saat ini dalam organisasi, sumber / pemilik pengetahuan dan pemimpinnya melalui pengumpulan dan impor pengetahuan dan teknologi dari luar organisasi atau pembelajaran dari pengetahuan yang ada saat ini.
15
3. Pemodelan Nonaka dan Takerchi yang dikutip (Siswanto, 2006) mengemukakan bahwa terdapat waktu yang sesuai untuk melakukan proses penyaringan pengetahuan. Tahap ini berfokus pada pemilihan dan strukturisasi pengetahuan yang telah dimodelkan. Dengan kata lain, tahap ini memberi perhatian pada pemodelan pengetahuan dan merepresentasikan pemodelan tersebut untuk digunakan kemudian. 4. Pengumpulan Pengetahuan yang telah dibangun sangat berharga bagi organisasi. Untuk itu penting bagi organisasi mengumpulkan semua pengetahuan baik pengetahuan tacit maupun pengetahuan explicit. 5. Distribusi dan Transfer Tahap ini berfokus pada bagaimana mendistribusikan pengetahuan pada anggota organisasi. Pengetahuan dibuat selalu tersedia bagi anggota organisasi atau orang lain dengan membuat proses interaksi atau infrastruktur teknologi informasi. Dalam hal ini terdapat dua strategi distribusi manajemen pengetahuan yaitu push dan pull. Strategi push (dorong) memiliki penyedia pusat yang menentukan informasi apa yang akan di distribusikan dan kepada siapa, sedangkan strategi pull (tarik) penggunalah yang menentukan kebutuhan pengetahuan dan harus selalu memotivasi diri untuk mencari dan memperoleh kembali suatu pengetahuan. 6. Penggunaan Nilai dari pengetahuan hanya dapat direalisasikan ketika pengetahuan tersebut diterapkan untuk membantu penyelesaian masalah. Tahapan ini berfokus pada bagaimana menggunakan pengetahuan dalam rangka menghasilkan nilai komersial. 7. Evaluasi Evaluasi berkaitan dengan pengkajian, kinerja dan dampak manajamen pengetahuan serta deteksi terhadap pengetahuan baru yang telah tercipta. Selain itu juga berkaitan dengan apakah suatu pengetahuan telah usang (“out of date”).
16
2.3. Penciptaan Pengetahuan Menurut Nonaka dan Takeuchi yang dikutip (Setiarso, 2008), terdapat empat
proses
penciptaan
(kreasi)
pengetahuan
yaitu
sosialisasi
(Socialization), ekstrenalisasi (Externalization), kombinasi (Combination) dan internalisasi (Internallization). Kemampuan penciptaan pengetahuan organisasi bergantung pada kemampuan semua individu dalam organisasi untuk dapat mengakses, gagasan, informasi dan pengalaman karyawan lain melalui intranet atau pihak lain di luar organisasi. 2.3.1. Sosialisasi (Socialization) Sosialisasi adalah konversi pengetahuan tacit ke pengetahuan tacit dan proses sharing serta penciptaan pengetahuan tacit melalui interaksi dan pengalaman langsung (Tobing, 2000). Istilah sosialisasi ini digunakan untuk menekankan pentingnya kegiatan bersama antara sumber pengetahuan dan penerima pengetahuan. Proses sosialisasi dapat dilakukan melalui pertemuan tatap muka seperti rapat, diskusi dan pertemuan bulanan. 2.3.2. Eksternalisasi (Externallization) Eksternalisasi merupakan pengartikulasian pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit melalui proses dialog dan refleksi. Melalui cara ini pengetahuan terkristalisasikan sehingga dapat didistribusikan ke pihak lain dan menjadi basis bagi pengetahuan baru. Pada tahap ini, pengetahuan tacit diekspresikan dan diterjemahkan menjadi metafora, konsep, hipotesis, diagram, model atau prototype sehingga dapat dimengerti oleh semua pihak. 2.3.3. Kombinasi (Combination) Kombinasi
merujuk
pada
konversi
pengetahuan
dari
pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan eksplisit yang baru melalui sistemisasi dan pengaplikasian pengetahuan eksplisit dan informasi.
Dengan
cara
ini
pengetahuan
ditukarkan
dan
dikombinasikan melalui media seperti dokumen-dokumen, rapat-rapat, percakapan telepon dan komunikasi melalui jaringan komputer.
17
Dalam praktiknya kombinasi bergantung pada tiga proses. Pertama, pengetahuan eksplisit dikumpulkan dari dalam dan luar organisasi/perusahaan,
kemudian
dikombinasikan.
Kedua,
pengetahuan eksplisit disunting atau diproses agar dapat lebih bermanfaat
bagi
perusahaan.
Pengetahuan
eksplisit
tersebut
disebarkan ke seluruh perusahaan melalui berbagai media. 2.3.4. Internalisasi (Internalization) Internalisasi merupakan proses pembelajaran dan akuisisi pengetahuan yang dilakukan oleh anggota organisasi terhadap pengetahuan eksplisit yang disebarkan ke seluruh organisasi melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi pengetahuan tacit anggota organisasi. Internalisasi
pengetahuan
digunakan
untuk
memperluas,
memperdalam serta mengubah pengetahuan tacit yang dimiliki oleh setiap anggota organisasi/perusahaan. Bila pengetahuan berhasil diinternalisasikan ke dalam pengetahuan tacit para individu dalam bentuk model mental bersama maka pengetahuan ini akan menjadi aset yang luar biasa bagi perusahaan. 2.4. Knowledge Gap (Kesenjangan Pengetahuan) 2.4.1. Pengetahuan Wajib dan Pengetahuan Pilihan bagi Karyawan Suatu perusahaan harus menentukan pengetahuan yang wajib dimiliki oleh karyawan dan pengetahuan pilihan. Pengetahuan wajib adalah pengetahuan yang perlu dan harus dimiliki oleh karyawan untuk melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Pengetahuan pilihan didefinisikan sebagai pengetahuan pelengkap yang dapat membantu dalam pelaksanaan tugas karyawan. Pengetahuan wajib sangat perlu untuk dikembangkan dan ditingkatkan. Peningkatan ini dapat dilakukan melalui diklat, workshop, seminar dan lainnya (Setiarso, 2008).
18
2.4.2. Kesenjangan Pengetahuan Seringkali pengetahuan yang dimiliki karyawan tidak sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan. Kondisi ini memungkinkan munculnya
kesenjangan
pengetahuan
di
perusahaan.
Dengan
dilakukannya suatu proses penilaian kesenjangan pengetahuan di dalam suatu perusahaan, maka dapat diketahui keadaan pengetahuan yang dibutuhkan dan pengetahuan yang sekarang tersedia (Setiarso, 2008). Sesudah pengetahuan yang dibutuhkan dapat diidentifikasi maka dilakukan analisis kesenjangan pengetahuan berdasarkan kerangka Zack (Gambar 2). Terdapat suatu metode yang dapat digunakan untuk mengatasi kesenjangan pengetahuan yaitu metode delivery. Metode delivery digunakan untuk mensuplai pengetahuan dalam rangka memenuhi pengetahuan yang terjadi. Organisasi dapat menyediakan pengetahuan dengan berbagai cara antara lain: 1. Melakukan kodifikasi pengetahuan, menyimpannya di knowledge base perusahaan & memberi otoritas kepada pekerja/unit yang membutuhkan untuk mengakses pengetahuan yang dibutuhkan. 2. Mengirim personil yang telah diseleksi untuk mengikuti pelatihan untuk mengakuisisi pengetahuan yang dibutuhkan. 3. Mengundang pakar (internal atau eksternal) untuk membagikan pengetahuan yang melalui program yang mirip in house training. 4. Melakukan studi banding kepada perusahaan lain yang dianggap memiliki pengetahuan yang dibutuhkan. 5. Mendorong anggota organisasi untuk menggali secara mandiri pengetahuan yang dibutuhkan, misalnya melakukan bedah buku, melakukan riset, membuat prototype dan memfasilitasi kelompok diskusi intensif dalam bentuk Special Interest Group (SIG), Focus Group Discussion (FGD) atau Community of Practice (CoP).
19
Apa yang harus diketahui oleh perusahaan
Hubungan / Link
Apa yang harus dikerjakan oleh perusahaan
(Knowledge Strategy)
Knowledge Gap
Apa yang telah diketahui oleh perusahaan
Strategic Gap
Hubungan / Link
Apa yang dapat dilakukan oleh perusahaan
(Strategic Knowledge)
Gambar 2. Kerangka kesenjangan pengetahuan Zack 2.4.3. Strategi Pengelolaan Pengetahuan Hansen, Nohria, dan Tierney yang dikutip (Munir, 2008) mengemukakan cara organisasi mengelola pengetahuan yang dimiliki dibagi atas dua ekstrim yaitu: strategi kodifikasi (Codification Strategy) dan strategi personalisasi (Personalization Strategy). Bila pengetahuan diterjemahkan dalam bentuk eksplisit secara berhati-hati (Codified) dan disimpan dalam basis data sehingga pengguna yang membutuhkan dapat mengakses pengetahuan tersebut, maka cara mengelola seperti itu dikatakan menganut strategi kodifikasi. Namun pengetahuan tidak hanya eksplisit saja, melainkan juga pengetahuan yang terpikirkan (tacit). Pengetahuan tacit amat sangat sulit diterjemahkan ke dalam bentuk eksplisit, oleh sebab itu pengetahuan-pengetahuan dialihkan dari satu pihak ke pihak lain melalui hubungan personal yang intensif, cara mengelola pengetahuan seperti ini disebut strategi personalisasi. Jadi fungsi utama dari jaringan komputer baik internet atau intranet, bukan saja menyimpan atau
mendokumentasikan
pengetahuan
melainkan
juga
untuk
20
memfasilitasi lalu lintas komunikasi antar individu dalam suatu organisasi merupakan strategi personalisasi. Strategi kodifikasi digunakan untuk menyimpan pengetahuan di dalam empat penyimpanan yang terstruktur dari pengetahuan sebagai database untuk penggunaan yang berulang-ulang. Davenport dan Prusak menyatakan bahwa tujuan kodifikasi adalah membuat pengetahuan organisasi ke dalam suatu bentuk yang membuat pengetahuan organisasi tersebut dapat diakses oleh personil yang membutuhkannya (Tobing, 2007). Strategi yang kedua yaitu strategi personalisasi adalah strategi yang diadopsi oleh organisasi untuk memberikan solusi dari masalah biasa sampai masalah yang unit. 2.5. Pengaruh Manajemen Pengetahuan pada Organisasi Organisasi yang telah menerapkan manajemen pengetahuan, secara sadar telah mengidentifikasi pengetahuan yang dimiliki untuk meningkatkan kinerja organisasi serta menghasilkan berbagai inovasi yang memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan, selain itu manajemen pengetahuan juga dapat meningkatkan efisiensi. Beberapa manfaat dari adanya penerapan Manajemen Pengetahuan adalah (Febriyanti, 2005): 1. Mengetahui dan menyadari nilai dari aset-aset tanwujud (Intangible Asset). 2. Memiliki kesempatan untuk meningkatkan nilai tambah pada proses bisnis utama. 3. Menyebarluaskan praktek yang benar dengan berbagi pengetahuan dari pengetahuan individual dan bagian dari organisasi. 4. Mengembangkan pengetahuan mengenai konsumen sehingga mampu mengantisipasi keinginan konsumen. Hal tersebut dilakukan dengan melakukan interaksi yang intensif dengan konsumen ataupun distributor. 5. Meningkatkan efisiensi dalam organisasi. Informasi yang sistematik yang dapat menyediakan kebutuhan eksternal, disisi lain, pengetahuan internal telah diketahui sehingga dapat mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan yang ada. 6. Membantun kompetensi untuk mengantisipasik kebutuhan yang tidak terduga.
21
7. Menjadikan organisasi yang inovatif. 8. Mempercepat proses aliran pengetahuan. Infrastruktur teknologi yang efektif
membantu
untuk
menghubungkan
pengetahuan
karyawan
sehingga pengetahuan lebih mudah diakses dan mengalir lebih cepat dari seseorang yang mengetahui kepada seseorang yang membutuhkan. 2.6. Penelitian Terdahulu Lasma (2009) melakukan penelitian yang berjudul Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge Gap) Karyawan PT PELNI PERSERO Direktorat SDM dan Umun. Alat analisis yang digunakan adalah analisis kesenjangan pengetahuan dengan uju validitas dan reabilitas. Berdasarkan penelitian yang dilakukan didapatkan hasil bahwa terdapat kesenjangan pengetahuan antara tingkat kepentingan pengetahuan dengan tingkat penguasaan pengetahuan PT PELNI Persero Direktorat SDM dan Umum.
Masih
ada
keahlian/keterampilan
karyawan
yang
belum
dimanfaatkan secara optimal oleh perusahaan. Hal ini disebabkan karena karyawan belum diberi kesempatan secara optimal untuk mengembangkan keahlian yang mereka miliki. Selain itu juga dapat disebabkan oleh penempatan posisi karyawan yang tidak sesuai dengan keahlian/pengetahuan karyawan. Dari hasil pengolahan data dapat dilihat bahwa pengetahuan mengenai dana PSO (Public Service Obligate) memiliki nilai K-GAP tertinggi yaitu 1,25. Artinya pengetahuan PSO memiliki tingkat kepentingan yang tinggi tetapi karyawan memiliki tingkat penguasaan yang rendah. Sedangkan pengetahuan tentang konsep lalu lintas dokumen kepegawaian memiliki nilai K-Gap terendah yaitu sebesar 0,2 yang berarti karyawan mampu menguasai pengetahuan tersebut dengan baik
III. METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran 3.1.1. Kerangka Pemikiran Konseptual Menghadapi persaingan di dunia usaha yang semakin ketat, koperasi diharapkan untuk terus berkembang. Terdapat kecenderungan bahwa semakin kecil suatu koperasi maka semakin kecil pula peranan manajemen tenaga kerja. Sebaliknya semakin besar koperasi maka semakin besar pula peranan manajemen tenaga kerja didalamnya. Hal ini berarti makin dibutuhkannya manajemen yang berkualitas, kebijakan yang mantap dan administrasi ketenagakerjaan yang lebih teratur. Telah banyak koperasi yang tumbuh dan berkembang di Indonesia, sehingga KPSBU perlu melakukan penciptaan keunggulan jasa sebagai nilai tambah bagi koperasi. Keunggulan jasa tersebut dapat diperoleh dengan mengembangkan pengetahuan jasa yang dimiliki karyawan untuk meningkatkan kualitas KPSBU, karena pengetahuan yang ada baik pengetahuan yang dimiliki karyawan maupun pengetahuan organisasi dikelola dengan baik. Manajemen
pengetahuan
adalah
pengelolaan
pengetahuan
organisasi untuk menciptakan nilai dan menghasilkan keunggulan bersaing atau kinerja prima yang dikutip (Tiwana, 2000). Melalui manajemen pengetahuan, secara sadar organisasi mengidentifikasi pengetahuan
yang
dimiliki
dan
memanfaatkannya
untuk
meningkatkan kinerja dan menghasilkan berbagai inovasi. Organisasi yang memiliki banyak pengetahuan berkualitas belum tentu mampu menghasilkan barang/jasa yang berkualitas, menciptakan lingkungan kerja yang kondusif, menghasilkan inovasi dalam bentuk jumlah dan ragam produk baru yang dihasilkan, kemasan baru atau cara baru dalam memproduksi suatu produk yang diacukan (Munir, 2008). Namun, seringkali pengetahuan yang diharapkan koperasi untuk dimiliki oleh karyawan berbeda dengan pengetahuan yang telah
22
dimiliki oleh manajer. Keadaan seperti itu disebut Knowledge Gap (kesenjangan pengetahuan). Kesenjangan pengetahuan dapat dianalisis dengan cara mengolah data-data untuk menghitung rata-rata tingkat kepentingan dan rata-rata tingkat penguasaan terhadap pengetahuan yang dibutuhkan oleh karyawan. Dengan dilakukannya proses penilaian kesenjangan pengetahuan
(K-Gap)
di
dalam suatu
organisasi, maka dapat diketahui keadaan pengetahuan yang dibutuhkan dan pengetahuan yang sekarang tersedia. Semakin meningkatnya pengetahuan yang dimiliki karyawan maka dapat meningkatkan kinerja organisasi yang dikutip (Setiarso, 2008). 3.1.2. Kerangka Pemikiran Operasional Penelitian yang dilakukan ini merupakan penelitian mengenai manajemen pengetahuan yang diharapkan dapat bermanfaat bagi koperasi. Dengan mengelola pengetahuannya koperasi mampu meningkatkan daya saing. Penelitian ini menggunakan Analisis Pengetahuan Model KM Zack seperti yang digunakan Setiarso (2008). Analisis
tersebut
dilakukan
untuk
mendokumentasikan
posisi
pengetahuan organisasi saat ini dan menganalisisnya dengan berdasarkan apa yang harus diketahui oleh organisasi. Dalam menerapkan manajemen pengetahuan di suatu organisasi, langkah pertama yang harus dilakukan oleh pengelola pengetahuan adalah menganalisis tentang kondisi ketersediaan pengetahuan organisasi untuk menentukan kebutuhan pengetahuan organisasi dan mengidentifikasi unit serta personil mana yang membutuhkan pengetahuan tersebut. Untuk melakukan analisis ini kerangka yang ditawarkan oleh Zack dapat digunakan. Output yang diharapkan dari analisis tersebut adalah teridentifikasinya kesenjangan pengetahuan berupa daftar dari pengetahuan yang dibutuhkan tetapi belum sepenuhnya dimiliki dan dikelola oleh perusahaan. Analisis manajemen pengetahuan pada KPSBU dilakukan dengan melakukan identifikasi terhadap strategi organisasi yang berupa kebijakan, sasaran dan tujuan organisasi dalam beberapa tahun
23
ke depan. Identifikasi tersebut diperoleh dari data sekunder perusahaan yang berupa Rencana Kerja KPSBU dilakukan untuk mengetahui aset pengetahuan yang dimiliki oleh koperasi. Dengan mengetahui aset organisasi yang diperlukan oleh organisasi, dilakukan analisis kesenjangan karyawan pada organisasi. Analisis yang digunakan adalah analisis kesenjangan (Gap Analysis). Berdasarkan
hasil
analisis
kesenjangan
akan
diperoleh
pengetahuan organisasi yang mempengaruhi daya saing Koperasi. Dari hasil analisis kesenjangan dan analisis proses pembelajaran organisasi yang ada saat ini, dirumuskan rekomendasi yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam mengelola pengetahuan. Koperasi Susu Visi dan Misi
Strategi Koperasi Susu (Kebijakan, Sasaran dan Tujuan Perusahaan) (Data Sekunder)
Rencana Kerja dimiliki organisasi
Pengetahuan dan penyebaran pengetahuan organisasi Gap Analysis
Kesenjangan pengetahuan antara karyawan dan manajer
REKOMENDASI
Gambar 3. Kerangka Pemikiran
24
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan pada Koperasi Peternak Sapi Bandung Utara (KPSBU) yang berlokasi di Lembang, Bandung. Penelitian ini dilakukan dengan sengaja (Purposife) dengan mempertimbangkan bahwa KPSBU merupakan organisasi yang bergerak di bidang usaha dan bidang pelayanan. Penelitian ini dilakukan selama tiga bulan, yang dimulai dari bulan Juni hingga Agustus 2010. 3.3. Jenis dan Sumber Data Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini data sekunder. Data primer diperoleh langsung dari KPSBU melalui penyebaran kuesioner kepada karyawan, sedangkan data sekunder diperoleh dari data primer yang telah diolah lebih lanjut dan disajikan baik oleh pihak pengumpul data primer maupun oleh pihak lain. Selain itu data sekunder dapat juga diperoleh dengan cara mempelajari buku-buku yang relevan dengan topic yang akan diteliti. 3.4. Metode Pengumpulan Data Penelitian Penelitian ini menggunakan Penelitian Kepustakaan Library Research dan mempelajari buku-buku, literatur-literatur, dokumen-dokumen dan catatan perkuliahan yang berhubungan dengan topik yang diteliti, dengan tujuan untuk mendapatkan data sekunder yang berhubungan dengan penelitian. Selain itu digunakan pula data-data yang berasal dari perusahaan seperti laporan-laporan perusahaan. 3.5. Metode Pengambilan Sampel Responden dari penelitian ini merupakan karyawan KPSBU. Penarikan sampel dalam penelitian ini menggunakan metode sensus. Metode ini dipilih karena objek yang akan diteliti berukuran kecil dan mudah dijumpai yaitu seluruh karyawan KPSBU. 3.5.1. Skala Likert Skala Likert digunakan untuk mengubah data kualitatif menjadi data kuantitatif. Skala ini mengukur tingkat kesetujuan atau ketidaksetujuan responden terhadap serangkaian pertanyaan yang
25
diajukan dalam kuesioner yang dikutip (Istijanto, 2006). Dalam skala likert, kemungkinan jawaban tidak hanya “setuju” dan “tidak setuju”, melainkan dibuat dengan banyak kemungkinan. Adapun langkahlangkah pengolahan dan analisis data dengan menggunakan Skala Likert sebagai berikut yang diacukan (Umar, 2005) : a. Memberi skor pada setiap jawaban responden sesuai dengan bobot yang telah ditentukan dalam Skala Likert. Pembobotan nilai jawaban dapat dilihat dalam Tabel 2. b. Membuat tabulasi dari skor-skor nilai yang telah diperoleh dari jawaban responden. c. Masing-masing kategori ditentukan berdasarkan rumus rentang kriteria (Nilai Skor Rataan) yaitu Rentang Skala yang dapat dilihat pada Tabel 3. d. Respon yang memiliki skor nilai yang sama untuk setiap item pertanyaan dikelompokkan berdasarkan kategori jawaban (1 – 5) lalu di hitung jumlah dan rataannya. Kesimpulan diambil berdasarkan rataan terbesar dari setiap rataan jawaban responden yang telah di hitung. e. Jumlah responden per item pertanyaan dikelompokkan dan dijumlahkan menjadi per indicator sesuai kategori jawaban. Rataan dan jumlah responden di hitung untuk memperoleh kesimpulan pada tiap indicator berdasarkan rataan terbesar. Perhitungan pada metode ini menggunakan Microsoft Excel 2007. Tabel 2. Bobot nilai jawaban responden Jawaban Responden
Bobot Nilai
Sangat Setuju
5
Setuju
4
Ragu-ragu
3
Tidak Setuju
2
Sangat Tidak Setuju
1
Bobot nilai pada setiap jawaban responden akan di hitung untuk mendapatkan nilai rataan. Nilai rataan tersebut menunjukkan tingkat
26
kesetujuan karyawan seperti yang tertera pada Tabel 3. Adapun cara menghitung skor rataan tersebut adalah : Xbar =
∑ ( Xi − ni) , ………………………..(1) r
Keterangan : Xbar
= nilai rataan skor
X
= skor nilai jawaban responden ke I
ni
= jumlah jawaban untuk skor I
r
= total responden
Langkah selanjutnya adalah menggunakan rentang skala penilaian dengan menentukan nilai rataan selang dengan rumus sebagai berikut : b−a .................................................(2) m
Rs =
5 −1 5
Rs
=
Rs
= 0,8
Keterangan : a = skor kategori terendah b = skor kategori tertinggi m = jumlah kategori Tabel 3. Nilai Rentang Skala (Skor Rataan) Skor Rataan
Penilaian
1,0 – 1,8
Sangat tidak setuju
1,8 – 2,6
Tidak setuju
2,6 – 3,4
Cukup setuju
3,4 – 4,2
Setuju
4,2 – 5,0
Sangat setuju
3.5.2. Uji Validitas
Pengujian validitas dilakukan untuk menunjukkan sejauh mana suatu alat pengukur dapat mengukur apa yang ingin diukur. Kuesioner disebut sahih jika memiliki butir-butir pertanyaan kuesioner yang saling berhubungan dengan konsep yang diinginkan. Apabila ada pertanyaan yang tidak berhubungan berarti pertanyaan tersebut tidak sahih dan akan dihilangkan atau diganti dengan konsep lainnya yang
27
lebih sahih. Untuk mengukur validitas kuesioner adalah dengan menggunakan rumus Teknik Korelasi Product Moment Pearson : Rhitung =
n (Σ x y ) − (Σ x ) (Σ y ) [ n Σ x 2 − (Σ x ) 2 ] [ n Σ y 2 − ( Σ y ) 2 ]
.............(3)
Dimana : Rhitung = Indeks validitas n
= Banyaknya butir pertanyaan
X
= Skor pertanyaan tiap nomor
Y
= Skor total pertanyaan Jika R hitung > R table, maka korelasi butir pertanyaan/atribut
tersebut valid. Hasil uji validitas dapat dilihat pada Lampiran 2. Hasil pengujian validitas untuk masing-masing hasil pengukuran tingkat kepentingan dan tingkat kepuasan terhadap seluruh pernyataan lebih besar dari r tabel pada α = 5%. Untuk responden yang berjumlah 40 digunakan r hitung sebesar 0,312. Hal ini menunjukkan bahwa seluruh pertanyaan nyata dan dapat dinyatakan sahih. Responden dapat mengerti maksud dari setiap pernyataan dalam kuesioner. 3.5.3. Uji Reliabilitas
Jika alat ukur dinyatakan sahih, selanjutnya alat ukur reliabilitas tersebut diuji. Reliabilitas adalah suatu nilai yang menunjukkan konsistensi alat pengukur didalam mengukur gejala yang sama. Setiap alat pengukur seharusnya memiliki kemampuan untuk memberikan hasil pengukuran yang konsisten. Bila suatu alat pengukur dipakai dua kali untuk mengukur gejala yang sama dan memberikan hasil pengukuran yang relative konsisten maka alat pengukur tersebut dapat dikatakan reliable. Kuesioner yang reliable adalah kuesioner yang apabila dicocokkan berulang-ulang kepada kelompok yang sama akan menghasilkan data yang sama. Dalam mengukur reliabilitas kueisioner digunakan teknik Cronbach Alpha. Teknik Cronbach Alpha digunakan untuk mencari reliabilitas instrument yang skornya bukan 0-1, tetapi merupakan rentang antara beberapa nilai misalnya 0-10 atau 0-100 atau bentuk skala 1-3, 1-5, 1-7 dan seterusnya.
28
Rumus Teknik Cronbach Alpha adalah : ⎡ k ⎤ ⎡ Σσ t 2 ⎤ ………………………… (4) r11 = ⎢ − − 1 ⎥ ⎢ 2 ⎥ − k 1 t σ ⎣ ⎦ ⎣ ⎦
Dimana : r11
= Reliabilitas instrument
k
= Banyak butir pertanyaan
αt2
= Ragam total
Σ αt2
= Jumlah ragam butir
Uji reliabilitas dilakukan kepada 24 orang responden dari karyawan dan 8 orang dari manajer KPSBU berdasarkan teknik Cronbach Alpha. Selain itu didapat nilai 0,865 untuk tingkat kepentingan dan 0,885 untuk tingkat penguasaan pengetahuan (dimana nilai tersebut berada pada rentang skala alpha lebih dari 0,7 yakni masuk criteria reliable). Berdasarkan uji reliabilitas tersebut, dapat disimpulan bahwa kemungkinan terjadinya kesalahan dalam kuesioner rendah, sehingga penggunaannya dapat diandalkan dan mampu memberikan hasil pengukuran yang konsisten apabila peneliti menyebarkan kuesioner secara berulang dan dalam waktu yang berlainan. Hasil uji reliabilitas selengkapnya dapat dilihat pada Lampiran 2. Tabel 4. Tingkat reliabilitas metode alpha cronbach Alpha
Tingkat Reliabilitas
0,00 – 0,20
Kurang Reliabel
> 0,20 – 0,41
Agak Reliabilitas
> 0,40 – 0,60
Cukup Reliabilitas
> 0,60 – 0,80
Reliabilitas
> 0,80 – 1,00
Sangat Reliabilitas
3.5.4. Analisis Kesenjangan Pengetahuan
Dilakukan untuk menilai pengetahuan dan keahlian yang dimiliki oleh koperasi saat ini, serta mengidentifikasi bagian yang dianggap kuat ataupun yang memerlukan perbaikan. Analisis dilakukan dengan
29
mengisi level saat ini dan level kebutuhan yang dikutip (Society for Marketing Profesional Services, 1999). Pengisian ini dilakukan dengan memberikan nilai pada penguasaan saat ini dan level kepentingan (Tabel 2). Skala yang digunakan adalah skala ordinal 1–5 (Tabel 3). Setelah kuesioner terkumpul, data diolah dengan menghitung rata-rata tingkat kepentingan dan rata-rata tingkat penguasaan terhadap pengetahuan yang dibutuhkan oleh karyawan. Rumus perhitungan nilai kepentingan untuk setiap pengetahuan yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : NKi =
(K1 x 1) + (K2 x 2) + (K3 x 3) + (K4 x 4) ………………(5) r
Keterangan : Nki = Nilai kepentingan terhadap pengetahuan i K1 = Jumlah responden dengan jawaban A K2 = Jumlah responden dengan jawaban B K3 = Jumlah responden dengan jawaban C K4 = Jumlah responden dengan jawaban D r
= Total responden
Rumus perhitungan nilai penguasaan untuk setiap pengetahuan yang dibutuhkan sebagai berikut : NPi =
(P1 x 1) + (P2 x 2) + (P3 x 3) + (P4 x 4) ………….(6) r
Keterangan : NPi= Nilai penguasaan terhadap pengetahuan i P1 = Jumlah responden dengan jawaban A P2 = Jumlah responden dengan jawaban B P3 = Jumlah responden dengan jawaban C P4 = Jumlah responden dengan jawaban D r
= Total responden
Tabel 5. Pemberian nilai dalam analisis kesenjangan Area Pengetahuan Sub Sistem : 1. ………………….
1
Penguasaan Saat ini 2 3 4 5
1
Kepentingan 2 3 4 5
30
Tabel 6. Skala dalam analisis kesenjangan 1
2
3
4
Tidak penting/ tidak menguasai
Kurang penting/ kurang menguasai
Cukup penting/ cukup menguasai
Penting/ menguasai
5 Sangat penting/ sangat menguasai
Data primer yang diperoleh dari kuesioner yang diberikan kepada responden menggambarkan penilaian tingkat pengetahuan yang ada dalam koperasi tersebut. Kesenjangan pengetahuan diperoleh dari selisih angka penguasaan saat ini dengan angka kepentingan pada masing-masing variabel dari dimensi penentu area pengetahuan. Penilaian kebutuhan dan saat ini menggunakan skala 1 sampai 5 dan kesenjangan pengetahuan untuk masing-masing variabel didapatkan dengan menghitung rata-rata kesenjangan dari responden.
31
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Organisasi 4.1.1. Sejarah, Visi dan Misi KPSBU KPSBU berdiri sejak tahun 1971 dan terus berupaya mencapai tujuan menjadi koperasi susu terdepan di Indonesia dalam menyejahterakan anggota. Keunggulan organisasi ini adalah Anggota yang setia dan aktif dalam menjalankan semua tujuannya. Adapun visi nya yaitu menjadikan koperasi susu terdepan di Indonesia dalam menyejahterakan Anggota. Sedangkan misi nya antara lain: (1) Menyejahterakan anggota melalui layanan prima dalam industri persusuan dengan manajemen yang berkomitmen dan (2)
Meningkatkan
kapasitas
kelembagaan
koperasi
melalui
pendidikan, pemberdayaan SDM dan kemitraan strategis. Selain itu, KPSBU mempunyai nilai-nilai yang terdiri dari inovatif, dinamis, berorientasi pada kualitas, keterbukaan, keadilan, demokratis dan mandiri. 4.1.2. Rencana Kerja Koperasi akan mendapat ujian dengan bermunculannya para “pemain baru” pada usaha persusuan yang langsung mendatangi Anggota Koperasi untuk membeli susu dengan harga sangat menarik. Maka pemahaman berkoperasi bagi seluruh insan koperasi perlu ditingkatkan. Ditingkat budidaya ternak sapi perah juga akan tidak mudah karena umumnya peternakan tidak memiliki lahan rumput dan rumput harus didatangkan dari tempat yang sangat jauh yang mengakibatkan harga rumput menjadi sangat mahal sehingga jumlah yang diberikan kepada ternak dibawah standar, untuk menutupi kekurangan rumput biasanya para Anggota memberikan onggok sampeu, hampas tahu dan mako melebihi standar yang akibatnya biaya produksi sangat besar di Indonesia maka terjadi persaingan dalam penggunaan bahan baku konsetrat, disamping itu produksi Bio
32
ethanol dari sumber pangan seperti jagung, singkong dan lain sebagainya. Maka upaya yang harus dilakukan adalah memperbaiki sistem pemeliharaan ternak sapi perah yang berbasis rumput dan mengurangi pemakaian konsentrat atau mako. Peternakan sapi perah harus berbasis lahan yang luas sedangkan lembang semakin sempit dan semakin tidak memberikan ruang yang layak bagi peternakan sapi perah. Maka KPSBU harus mengembangkan uasaha ke wilayah luar Lembang, untuk itu KPSBU pada tahun 2008 menyusun program kerja sebagai berikut: A. Bidang Kelembagaan 1. Program Lanjutan a. Pelatihan Diksarkop untuk anggota dan karyawan b. Pendidikan dan Pelatihan Karyawan di dalam dan luar negeri c. Pelayanan kesehatan serta santunan kematian bagi anggota. d. Santunan beasiswa bagi 200 orang anak Anggota. e. Meningkatkan kemitraan dengan instansi terkait. f. Penyelesaian bangunan kantor. g. Hitanan masal untuk anak anggota. 2. Program Utama a. Revitalisasi Anggota penggarap PHBM HMT di lahan Perum Perhutani. b. Penanaman rumput dan legum (kacang-kacangan) di luar Lembang c. Pengajuan Badan Hukum KPSBU menjadi koperasi Primer Tingkat Propinsi Jawa Barat. d. Sosialisasi dan perintisan kawasan pola 10-100-1000-10.000 e. Memasyarakatkan penggunaan biogas. 3. Anggota Aktif dan Penerima THR a. Anggota Aktif tahun 2008 adalah anggota yang aktif menjual susu kepada KPSBU sebanyak 12 liter perhari selama 8 (delapan) bulan dengan jumlah 2.880 liter per tahun (berhak mendapat undangan RAT dan Kartu Sehat).
33
b. Anggota Penerima THR adalah Anggota yang aktif menjual susu kepada KPSBU sebanyak 12 liter perhari selama 7 (tujuh) bulan dengan jumlah 2.520 liter. B. Bidang Persusuan 1. Program Rutin Persusuan a. Penanggulangan penyakit mastitis subklinis, sulit bunting dan penyakit menular. b. Penyuluhan teknis peternakan sapi perah. c. Peremajaan angkutan susu yang sudah tidak efisien. d. Renovasi dan pembangunan tempat penampungan susu. e. Pengujian kualitas susu kepada Anggota yang hasil menjadi faktor penentu harga susu bagi Anggota. f. Penyempurnaan parameter pembayaran harga susu kepada Anggota. g. Dibangun sistem kendali mutu dari tingkat Anggota sampai IPS. 2. Program Unggulan Persusuan a. Mikleanisasi bagi seluruh Anggota. b. Kredit sapi bergulir mandiri. C. Bidang Persusuan a. Membangun pabrik mini pasteurisasi dan yoghurt. b. Membangun pembibitan sapi perah. c. Mengembangkan usaha waserda dan simpan pinjam. d. Membuka pasar lelang sapi perah. e.Penanganan sapi afkir. 4.1.3. Bidang Organisasi 1. Pengurus Pengurus KPSBU Lembang terdiri dari 3 ( tiga ) orang,yaitu : a. Drs. Dedi Setiadi SP sebagai Ketua
(2006-2011)
b. Drh.Ramdan Sobahi sebagai sekretaris (2006-2011) c. Toto Abidin sebagai Bendahara
(2006-2011)
34
2. Pengawas Pengawas terdiri dari 3 ( tiga ) orang dengan susunan sebagai berikut: a. Ketua
: Jajang Sumarno,BE
(2003-2008)
b. Anggota
: Asep Hamdani
(2004-2009)
c. Anggota
: Mansur Hamzah
(2007-2012)
3. Anggota Jumlah Anggota dan calon anggota KPSBU yang menyetor susu per 31 Desember 2007 adalah 4.474 orang atau 71,86% dari jumlah anggota dan calon anggota dengan populasi sapi laktasi 9.419 ekor. Realisasi dari program kerja KPSBU tahun 2007 bahwa bagi peternak yang memiliki sapi laktasi 1 (satu) ekor, maka KPSBU memberikan fasilitas untuk menjadi penyetor susu KPSBU, jumlah penyetor per 31 Desember 2007 adalah 82 orang. 4.1.4. Bidang Usaha 1. Penanganan susu a. Volume susu yang disetor peternak ke KPSBU pada tahun 2007 adalah 37.425.742 liter atau 102.536,28 liter per hari. Jadi melebihi rencana tahun 2007 yang ditargetkan 100.000 liter per hari. b. Administrasi dan pengarsipan dibagian produksi kurang tertib Sehingga menyulitkan dalam pemeriksaan. c. Pemakaian kartu setoran susu anggota sebagai salah satu bukti transaksi belum menyeluruh. d. Penerapan milk can anggota belum dilakukan dan hal ini akan menyebabkan penerimaan susu dari anggota tidak akurat. e. Penerimaan susu oleh bagian produksi dari PAD tidak akurat sehingga tidak bisa menjadi control terhadap susu yang disetorkan PAD. f. Penjualan susu ke bagian eceran jumlah liternya tidak akurat. g. Pengiriman susu KPSBU tidak hanya ke IPS tunggal sehingga KPSBU mempunyai pembanding.
35
h. Rencana pendapatan dari produksi susu tidak tercapai,menurut rencana anggaran tahun 2007 Rp. 15.907.430.000,00 dan realisasinya Rp. 15.778.395.938,94 atau hanya tercapai 99,19% dari rencana. 2. Pertokoan a. Pendapatan pertokoan diperoleh dari pendapatan waserda (penjualan barang kebutuhan sehari-hari dan barang untuk keperluan peternakan) dan penjualan susu eceran. b. Rencana pendapatan pertokoan terlampaui. Menurut rencana anggaran tahun 2007 Rp.770.477.802,00 dan realisasinya Rp 868.814.775,98 atau 112,76 persen dari rencana. c. Anggota KPSBU yang memanfaatkan pelayanan waserda ratarata per bulan hanya 22,35 persen dari jumlah anggota yang menyetor susu atau 16 persen dari seluruh anggota. 4.2. Karakteristik Responden Karakteristik responden yang diamati dalam penelitian ini terdiri dari empat karakteristik yaitu usia, jenis kelamin, tingkat pendidikan dan penghasilan. 1. Jenis Kelamin Responden dalam penelitian ini berjumlah 24 orang yang terdiri atas 15 responden berjenis kelamin laki-laki dan 9 responden berjenis kelamin perempuan. Dilihat dari hasil penyebaran kuesioner responden berjenis kelamin laki-laki lebih mendominasi yaitu sebesar 62,5 persen dan 37,5 persen responden berjenis kelamin perempuan serta jumlah manajer sebanyak 8 orang berjenis kelamin Laki-laki.
Gambar 4. Karakteristik responden berdasarkan jenis kelamin
36
2. Usia Sebagian besar responden memiliki usia kurang dari 25 tahun dengan jumlah 5 orang atau 21 persen, usia diantara 26-35 tahun dengan jumlah 8 orang atau 33 persen, usia diantara 36-45 tahun dengan jumlah 6 orang atau 25 persen, usia lebih dari 46 tahun sekitar 3 orang atau 12,5 persen dan tidak mencantumkan usia sekitar 2 orang atau 9 persen. Sehingga dapat disimpulkan rentang usia pada KPSBU dengan usia 2635 tahun. Sedangkan pada tingkat manajer terdiri dari 2 orang pada usia 36-45 tahun dan 6 orang dengan usia lebih dari 46 tahun.
Gambar 5. Karakteristik responden berdasarkan usia 3. Tingkat Pendidikan Sebagian besar responden memiliki tingkat pendidikan SD dengan jumlah 2 orang atau 8,33 persen, responden memiliki tingkat pendidikan SMP sekitar 1 orang atau 4,17 persen, responden memiliki tingkat pendidikan SMA dengan jumlah 15 orang atau 62,5 persen, responden dengan tingkat pendidikan D3 dengan jumlah 4 orang atau 16,67 persen, responden dengan tingkat pendidikan S1 dengan jumlah 2 orang atau 8,33 persen. Dari hasil penyebaran kuesioner ternyata, karyawan KPSBU di dominasi oleh karyawan dengan tingkat pendidikan SMA. Sedangkan pada tingkat manajer terdiri dari 1 orang tamat SD, 3 orang tamat SMA, 1 orang tamat D3 dan 3 Orang Tamat Sarjana (S1).
37
Gambar 6. Karakteristik responden berdasarkan tingkat pendidikan 4. Tingkat Penghasilan Karakteristik responden berdasarkan tingkat penghasilan dengan gaji kurang dari Rp 1 juta sejumlah 6 orang atau 25 persen, dengan gaji antara Rp 1 juta sampai Rp 1,49 juta sejumlah 16 orang atau 66,67 persen dan sejumlah 2 orang atau 8,33 persen berada pada rentang gaji antara Rp 2 juta sampai Rp 2,49 juta. Sehingga dapat dikatakan responden dalam penelitian ini sebagian besar dengan rentang gaji antara Rp 1 juta sampai 1,49 juta. Sedangkan untuk tingkat manajer terdiri dari 6 orang yang mempunyai gaji kurang dari Rp 1 juta, 1 orang dengan gaji antara Rp 1 Juta sampai Rp 1,49 juta dan yang terakhir dengan gaji antara 1,5 juta sampai 1,99 juta sebanyak 1 orang. Dapat dikatakan bahwa pada tingkat manajer didominasi dengan rentang gaji kurang dari Rp 1 juta.
Gambar 7. Karakteristik responden berdasarkan tingkat penghasilan
38
4.3.
Pengetahuan yang Diharapkan KPSBU Koperasi besar maupun koperasi dengan skala kecil pasti membutuhkan suatu pengetahuan dalam menjalankan usaha mereka. Setiap koperasi pasti menginginkan karyawan mereka dapat bekerja dengan baik dengan memanfaatkan pengetahuan yang mereka miliki, begitu juga dengan KPSBU. Pengetahuan yang diharapkan KPSBU untuk dimiliki oleh karyawan mereka meliputi: 1. Visi Bersama Visi KPSBU adalah menjadi koperasi susu terdepan di Indonesia dalam menyejahterakan Anggota. KPSBU harus memiliki tujuan bersama dan memiliki komitmen terhadap pekerjaanya sehingga tujuan dari koperasi akan tercapai yaitu dengan cara saling memberikan sumber-sumber informasi seperti buletin dan papan pengumuman untuk mengingatkan karyawan. 2. Pengelolaan Percakapan Karyawan KPSBU harus mampu berbicara aktif dalam setiap pertemuanpertemuan/rapat koperasi. Ada hak peserta dalam pertemuan/rapat pada KPSBU antara lain: Bagi karyawan/anggota aktif mempunyai hak untuk memilih dan dipilih dan dapat menyampaikan saran serta pendapatnya, bagi karyawan/anggota aktif yang berhalangan hadir dan mewakilkan tidak mempunyai hak memilih dan dipilih dan yang terakhir bagi pembina dapat memberikan arahan-arahan sesuai dengan fungsinya. 3. Mobilisasi Penggerak Pengetahuan Karyawan harus berani mengemukakan pendapat dan menyampaikan inspirasi mereka. Adapun harapan yang terkait dalam mobilisasi penggerak pengetahuan, bukan hanya manajer yang berperan aktif tetapi juga ada penggerak lainnya seperti karyawan dan anggota. 4. Penyediaan Lingkungan yang Kondusif Penyediaan lingkungan yang kondusif disini ditujukan kepada karyawan yang mempunyai kebebasan untuk menggunakan fasilitas KPSBU seperti menggunakan ruang pertemuan dan fasilitas internet milik KPSBU untuk
39
kepentingan
koperasi.
Sehingga
karyawan
banyak
memberikan
pengetahuan atau pengalaman kepada karyawan lainnya. 5. Penyebaran Pengetahuan Internal Adapun penyebaran pengetahuan internal ditujukan kepada karyawan oleh manajer dan antara karyawan dengan karyawan lainnya. Dengan kata lain manajer menanamkan manajemen profesional yang bercirikan berorientasi pada tujuan, bekerja sebagai tim, cukup kompetititf untuk mendukung koperasi dalam lingkungan yang kompetitif, biaya yang efektif dan berorientasi pada mutu dan memiliki kepekaan sosial yang tinggi serta menciptakan lingkungan dan situasi kerja yang nyaman. 6. Pengetahuan Perusahaan Pengetahuan perusahaan diharapkan dimiliki karyawan meliputi: a. Meningkatkan pemeriksaan administrasi keuangan. b. Membangun komunikasi yang aktif dengan anggota. c. Meningkatkan hubungan yang harmonis dengan anggota melalui silaturahmi. d. Meningkatkan pengawasan terhadap usaha dan pelayanan Koperasi Susu. 7. Kreasi Pengetahuan Pendidikan dasar-dasar perkoperasian menjadi tolak ukur pengembangan kreasi pengetahuan agar menjadi program rutin penyuluhan dan pembinaan anggota yang diprioritaskan bagi calon anggota sebagai salah satu syarat untuk menjadi anggota sebagaimana diatur dalam Anggaran Rumah Tangga Koperasi Susu. 4.4. Analisis K-GAP (kesenjangan pengetahuan) Dengan dilakukannya proses penilaian kesenjangan pengetahuan (KGAP) di dalam suatu perusahaan maka dapat diketahui keadaan pengetahuan yang dibutuhkan dan pengetahuan yang tersedia sekarang. Untuk mendapatkan nilai kesenjangan pengetahuan (K-GAP) diperlukan dua hal, yaitu tingkat kepentingan dan tingkat penguasaan pengetahuan. Tingkat kepentingan menunjukkan seberapa penting pengetahuan tersebut bagi koperasi yang diaplikasikan kepada manajer sedangkan tingkat penguasaan
40
pengetahuan menunjukkan sejauh mana karyawan mampu menguasai pengetahuan. Setelah mendapatkan nilai tingkat kepentingan dan tingkat penguasaan pengetahuan maka nilai K-GAP dapat ditentukan dengan menghitung selisih antara tingkat kepentingan dengan tingkat penguasaan pengetahuan. Semakin kecil selisih antara tingkat kepentingan dengan tingkat penguasaan maka semakin kecil pula terjadinya kesenjangan pengetahuan di suatu perusahaan, maka semakin besar pula kesenjangan pengetahuan
yang
terjadi
dalam
perusahaan.
Selisih
yang
besar
menunjukkan perusahaan tidak mampu mengelola pengetahuan yang dimiliki dengan baik. Kesenjangan pengetahuan di dalam KPSBU dihitung dengan melihat perbedaan antara tingkat kepentingan pengetahuan menurut manajer dengan tingkat
penguasaan
pengetahuan
menurut
karyawan.
Kesenjangan
pengetahuan di dalam KPSBU dapat dilihat pada Tabel 6. Tabel 6. Analisis Kesenjangan Pengetahuan (K-GAP) Item
Tingkat Kepentingan 1 2
3
4
5
Nki
Tingkat Penguasaan 1 2
3
4
5
Npi
K-GAP NkiNpi
Visi Bersama
0 0
0
3
18
4,563
4 0
8
67
16
3,917
0,646
Pengelolaan Percakapan
1 1
1
19
14
3,75
5 4
6
92
12
3,865
-0,115
Mobilisasi Penggerak
2 1
2
17
19
3,625
6 1 10
100
17
3,688
-0,063
2 4
3
22
3
2,937
5 9 21
63
16
3,406
-0,469
0 2
3
14
3
3,188
6 5 18
33
6
3,313
-0,125
Pengetahuan Perusahaan
1 4 11
14
12
3,188
3 5 18
92
20
3,708
-0,521
Kreasi Pengetahuans
2 2
41
27
3,844
7 7 31
165
41
3,740
0,104
Pengetahuan Penyediaan Lingkungan yang Kondusif Penyebaran Pengetahuan Internal
5
Setelah mendapatkan nilai kesenjangan pengetahuan (K-GAP), maka pengetahuan tersebut dapat dikategorikan menjadi dua yaitu pengetahuan wajib dan pengetahuan pilihan. Dari hasil penyebaran kuesioner yang telah dilakukan tidak terdapat pengetahuan pilihan karena semua pengetahuan tersebut memiliki nilai kepentingan diantara 3 dan 4 yang berarti termasuk kedalam pengetahuan wajib. Pengetahuan mengenai visi bersama memiliki
41
nilai tingakat kepentingan tertinggi yaitu sebesar 4,563. Pengetahuan ini memiliki nilai tertinggi karena manajer menginginkan adanya kerja keras, kebersamaan,
keharmonisan
dan
profesionalisme
semua
komponen
Koperasi Susu mulai dari pengurus, pengawas, manajer, karyawan dan anggota. Diurutan kedua ditempati oleh pengelolaan kreasi pengetahuan dengan nilai 3,844. Kreasi pengetahuan merupakan salah satu modal karyawan yang diberikan oleh manajer dengan diadakannya pelatihanpelatihan dan pendidikan tentang perkoperasian untuk karyawan Koperasi Susu. Sedangkan tingkat kepentingan pengetahuan terendah adalah penyediaan lingkungan yang kondusif dengan jumlah 2,937. Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak manajer diketahui bahwa penyediaan lingkungan yang kondusif masih sangat kurang. Hal ini dapat dilihat dari kurangnya fasilitas yang diberikan koperasi kepada karyawan. Tingkat penguasaan pengetahuan mengenai visi bersama berada pada tingkat pertama dengan skor 3,917 artinya karyawan koperasi memiliki tujuan bersama serta adanya komitmen terhadap tujuan koperasi. Kemudian disusul dengan pengelolaan percakapan dengan nilai 3,865 artinya karyawan mampu berbicara aktif dalam setiap pertemuan-pertemuan/rapat koperasi sehingga manajer selalu mengevaluasi dan mengkaji kembali hasil-hasil pertemuan koperasi untuk dapat dijadikan ide baru/bahasan untuk dapat dijadikan ide baru/bahasan dalam pertemuan berikutnya. Nilai terendah dari tingkat penguasaan pengetahuan adalah penyebaran pengetahuan internal. Tingkat penguasaan terhadap pengetahuan diatas dikatakan baik karena pengetahuan tersebut berhubungan dengan pekerjaan karyawan Koperasi Susu. Dari hasil pengolahan data dapat dilihat bahwa visi bersama memiliki nilai K-GAP tertinggi yaitu 0,646. Artinya Visi Bersama memiliki tingkat kepentingan yang tinggi tetapi karyawan memiliki tingkat penguasaaan yang rendah. Karyawan menyadari bahwa Visi Bersama dalam koperasi sangat penting tetapi pengetahuan tersebut tidak berkaitan dengan bidang pekerjaan mereka. Sehingga mereka hanya menganggap Visi Bersama untuk
42
diketahui saja dan bukan untuk dipahami lebih mendalam, padahal koperasi menginginkan karyawan memahami dengan sangat baik Visi Bersama, hal inilah yang menyebabkan adanya kesenjangan pengetahuan tentang Visi Bersama.
Karyawan
memandang
bahwa
visi
bersama
merupakan
tanggungjawab pengurus dan manajer sehingga terjadilah kesenjangan pengetahuan. Pengetahuan organisasi yang terendah yaitu Penyediaan Lingkungan yang Kondusif dengan nilai -0,521. Dengan kata lain dapat dikatakan bahwa tingkat penguasaan pengetahuan lebih besar dibandingkan tingkat kepentingan. Pengetahuan ini memiliki nilai terendah karena pengetahuan tersebut merupakan bidang pekerjaan yang dilakukan karyawan dalam kehidupan
sehari-hari,
sehingga
mereka
memahami
dengan
baik
pengetahuan tersebut. Kontradiksi kesenjangan pengetahuan pada KPSBU menandakan bahwa KPSBU dapat mengelola pengetahuan yang ada dengan baik. Sehingga memungkinkan karyawan untuk mengabaikan pengetahuan tertentu yang mereka anggap kurang penting. Padahal pengetahuan tersebut memiliki tingkat kepentingan yang tinggi bagi koperasi. Untuk itu KPSBU perlu mengelola pengetahuan yang ada agar tidak terjadi kesenjangan pengetahuan. Untuk mengatasi kesenjangan pengetahuan karyawan, KPSBU telah melakukan beberapa cara untuk mencari sumber-sumber pengetahuan yang dibutuhkan seperti mengadakan pelatihan, seminar, rotasi/perputaran karyawan,
menggunakan
jasa
konsultan
dan
pendidikan
tentang
perkoperasian. 4.5. Implikasi Manajerial Dalam mengintegrasikan dan menerapkan pengetahuan organisasi atau perusahaan merupakan hal yang sangat penting dalam menciptakan dan mempertahankan keunggulan bersaing. Manajemen pengetahuan adalah pengelolaan
pengetahuan
organisasi
untuk
menciptakan
nilai
dan
menghasilkan keuntungan bersaing atau kinerja prima. Manajemen pengetahuan juga merupakan pendekatan-pendekatan sistematik yang
43
membantu muncul dan mengalirnya informasi dan pengetahuan kepada karyawan dikutip (Munir, 2008). Proses manajemen pengetahuan secara sederhana terdiri atas proses menciptakan, memperoleh, mengakuisisi, membagi dan menggunakan nilai pengetahuan untuk meningkatkan kinerja di dalam suatu perusahaan. Pengetahuan yang dimiliki perusahaan dapat berasal dari kompetensi karyawan, struktur internal perusahaan dan struktur eksternal perusahaan. Hasil penelitian ini, terdapat 7 pengetahuan yang diharapkan perusahaan. Terdapat perbedaan antara tingkat kepentingan dengan tingkat penguasaan pengetahuan sehingga menimbulkan kesenjangan pengetahuan yang hasilnya kurang baik. Untuk mengatasi kesenjangan tersebut, Koperasi Susu dapat melakukan akuisisi pengetahuan dari pihak luar seperti pelatihan, seminar, pendidikan perkoperasian, riset, survei, pembentukan kelompok pengembangan pengetahuan seminar (community of practices) untuk mengembangkan pengetahuan karyawan.
V. KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan Pengetahuan yang diharapkan KPSBU untuk dikuasai oleh Manajer dan karyawan adalah visi bersama, pengelolaan percakapan, mobilisasi penggerak pengetahuan, penyediaan lingkungan yang kondusif, penyebaran pengetahuan internal, pengetahuan perusahaan dan kreasi pengetahuan. Adapun visi dari KPSBU adalah menjadikan koperasi susu terdepan di Indonesia dalam menyejahterakan Anggota. Terdapat kesenjangan pengetahuan antara tingkat kepentingan pengetahuan dengan tingkat penguasaan pengetahuan di KPSBU. Masih ada keahlian/keterampilan karyawan yang belum dimanfaatkan secara optimal oleh perusahaan. Hal ini disebabkan karena karyawan belum diberi kesempatan secara optimal untuk mengembangkan keahlian yang mereka miliki. Dari hasil pengelolaan data dapat dilihat bahwa pengetahuan mengenai visi bersama memiliki nilai K-Gap tertinggi yaitu 0,646. artinya Pengetahuan Visi Bersama memiliki tingkat kepentingan yang tinggi tetapi karyawan memiliki tingkat penguasaaan yang rendah. Karyawan menyadari bahwa Visi Bersama dalam koperasi sangat penting tetapi pengetahuan tersebut tidak berkaitan dengan bidang pekerjaan mereka. Sedangkan, dalam hal ini ada pengetahuan perusahaan yang terendah yaitu penyediaan lingkungan yang kondusif dengan nilai -0,521. Dengan kata lain dapat dikatakan bahwa tingkat penguasaan pengetahuan lebih besar dibandingkan tingkat kepentingan. Pengetahuan ini memiliki nilai terendah karena pengetahuan tersebut merupakan bidang pekerjaan yang dilakukan karyawan dalam kehidupan sehari-hari, sehingga mereka memahami dengan baik pengetahuan tersebut 2. Saran 1). Sebaiknya KPSBU lebih sering memberikan pelatihan dibidang perkoperasian sehingga para karyawan memiliki pengetahuan yang optimal untuk mendukung sumber-sumber pengetahuan KPSBU.
45
2). Sebaiknya KPSBU terus meningkatkan pengetahuan karyawan, yang bersumber dari visi bersama karena memiliki nilai yang tinggi. Cara yang dapat dilakukan adalah menyamakan tujuan perkoperasian dan merencanakan tujuannya. 3). Sebaiknya KPSBU memfasilitasi karyawan untuk melanjutkan pendidikan mereka ke tingkat yang lebih tinggi bagi karyawan yang memiliki kompetensi yang dapat diandalkan oleh koperasi untuk meningkatkan daya
saing
perusahaan
perkoperasian atau beasiswa.
dengan
cara
memberikan
pendidikan
DAFTAR PUSTAKA
Budihardjo, S. Aplikasi Knowledge Management dalam Meningkatkan Kinerja Perusahaan Melalui Inovasi. Buletin Forum Manajemen Prasetiya Mulyatahun XVII No. 80, Jakarta. Febriyanti, L. 2005. Strategi Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) di PT Perkebunan Nusantara VIII, Gunung Mas, Bogor. Tesis pada Program Studi Magister Manajemen Agribisnis Sekolah Pascasarjana, Institut Pertanian Bogor, Bogor. Lasma. 2009. Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge GAP) Karyawan PT Pelni Persero Direktorat SDM dan Umum, Skripsi Departemen Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Bogor. Munir, N. 2008. Knowledge Management Audit Pedoman Evaluasi Kesiapan Organisasi Mengelola Pengetahuan. PPM, Jakarta. Setiarso, B., N. H. Triyono. 2008. Penerapan Knowledge Management pada Organisasi. Graha Ilmu, Yogyakarta. Siswanto. 2006. Sistem Manajemen Pengetahuan Perusahaan: Integrated Competency Based HRD System, Jurnal Kelompok Manajemen Keahlian Manajemen Industri, Jakarta. Tobing, P. L. 2007. Knowledge Manajemen Konsep, Arsitektur dan Implementasi. Graha Ilmu, Yogyakarta. Umar, H. 2003. Riset Sumber Daya Manusia dalam Organisasi. PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
LAMPIRAN
55
Lampiran 3. Kuesioner penelitian No Kuesioner: KUESIONER PENELITIAN ANALISIS KESENJANGAN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE GAP) KARYAWAN KOPERASI SUSU Bapak/ Ibu yang terhormat Kuesioner ini diberikan dalam rangka penyusunan tugas akhir Annisa Sari Wahyuni pada Karyawan Koperasi Susu, Bandung. Saya memohon kesediaan Bapak/Ibu untuk mengisi kuesioner ini secara lengkap dan benar. Semua informasi yang diterima sebagai hasil dari kuesioner ini bersifat rahasia dan dipergunakan hanya untuk kepentingan penelitian. Atas kerjasama Bapak / Ibu, saya ucapkan terima kasih.
IDENTITAS RESPONDEN 1. Jenis Kelamin
: a. Laki-laki
2. Umur
: ...................Tahun
b. Perempuan
3. Jabatan/tugas Bapak/Ibu saat ini : ........................................................ 4. Lama Bekerja
: ....................Tahun
5. Apakah sebelumnya pernah berpengalaman bekerja pada koperasi lain? (a)Pernah
(b) Tidak Pernah
6. Kalau pernah, berapa lama bekerja di koperasi sebelumnya:...................Tahun 7. Latar belakang pendidikan formal Bapak/Ibu adalah: (a) Tamat SD
(b) Tamat SMP
(d) Tamat Diploma (D3) (e) Tamat Sarjana (S1)
(c) Tamat SMA (f) Tamat Pascasarjana
8. Kisaran gaji yang diterima dari Koperasi sebagai Karyawan: (a) Kurang dari Rp 1 Juta (b) Antara Rp 1 Juta sampai Rp 1,49 Juta (c) Antara Rp 1,5 Juta sampai Rp 1,99 Juta (d) Antara Rp 2 Juta sampai Rp 2,49 Juta (e) Antara Rp 2,5 Juta sampai Rp 2,99 Juta (f) Antara Rp 3 Juta sampai Rp 3,49 Juta (g) Antara Rp 3,5 Juta sampai Rp 3,99 Juta (h) Antara Rp 4 Juta sampai Rp 4,49 Juta (i) Antara Rp 4,5 Juta sampai Rp 4,99 Juta (j) Lebih dari Rp 5 Juta
56
Lanjutan lampiran 3. Pernyataan-pernyataan dalam kuesioner ini mempunyai 5 alternatif jawaban, yaitu : STS
: Sangat Tidak Setuju
TS
: Tidak Setuju
RR
: Ragu-ragu
S
: Setuju
SS
: Sangat Setuju
Berilah tanda silang (X) pada salah satu kotak jawaban yang paling sesuai. No Pernyataan STS Visi Bersama 1. Menurut saya saat ini koperasi memiliki tujuan bersama 2. Menurut saya saat ini terdapat suatu kesepakatan umum oleh semua karyawan (mulai dari karyawan terendah sampai dengan pemimpin tertinggi) terhadap visi bersama koperasi 3. Seluruh karyawan koperasi, memiliki komitmen terhadap tujuan koperasi 4. Sebagai karyawan koperasi, saya merasa dilibatkan dalam merencanakan tujuan koperasi Pengelolaan Percakapan 1. Manajer sering mendorong karyawan untuk aktif berbicara dalam setiap pertemuanpertemuan/rapat koperasi 2. Di dalam pertemuan/rapat koperasi, manajer sering mengingatkan agar fokus pembicaraan tidak meluas ke arah yang tidak perlu 3. Di dalam setiap pertemuan/rapat koperasi,manajer sering memonitor topik masalah yang dibahas (baik itu masalah lanjutan maupun masalah baru) 4. Setiap pembicaraan/pembahasan dalam pertemuan/rapat koperasi, selalu diarahkan kepada munculnya ide baru, pelayanan baru, produk baru dan cara kerja baru 5. Manajer selalu mengevaluasi dan mengkaji kembali hasil-hasil pertemuan koperasi untuk dapat dijadikan ide baru
TS
RR
S
SS
57
Lanjutan lampiran 3. No Pernyataan STS Mobilitas Penggerak Pengetahuan 1. Manajer selalu mencari tahu masalah/hambatan-hambatan yang sedang dihadapi koperasi 2. Manajer selalu mengungkapkan masalah/hambatan tersebut dan membahasnya dalam pertemuan-pertemuan formal maupun informal koperasi 3. Manajer selalu mengkoordinir kegiatankegiatan koperasi yang mendukung kemajuan kemampuan dan pengetahuan 4. Manajer sering memberikan arahan kepada para karyawan tentang pengetahuan yang dibutuhkan koperasi 5. Manajer seringkali menjelaskan kepada para karyawan tentang visi dan misi koperasi kami 6. Manajer juga sering menjelaskan kepada para karyawan tentang pentingnya pengetahuan bagi daya saing koperasi Penyediaan Lingkungan yang Kondusif 1. Saya merasa aman dan nyaman berada di dalam ruangan kantor saya 2. Para karyawan sangat dibebaskan untuk menggunakan fasilitas ruang pertemuan milik koperasi untuk kepentingan koperasi 3. Para karyawan sangat dibebaskan untuk menggunakan fasilitas internet miliki koperasi untuk kepentingan koperasi 4. Koperasi sering mengadakan kegaiatankegiatan tambahan bagi karyawan diluar kegiatan kantor 5. Selama ini Bapak/Ibu banyak memberikan pengetahuan/pengalaman kepada karyawan lain Penyebaran Pengetahuan Internal 1. Buletin/majalah tentang kemajuan dan pengetahuan koperasi terkini selalu dibagikan kepada seluruh karyawan koperasi 2. Selama ini koperasi sering mengadakan pertemuan-pertemuan untuk membangkitkan kreasi pengetahuan di antara karyawan 3. Manajer sangat bertanggungjawab mengkoordinir penyebaran pengetahuan.
TS
RR
S
SS
58
Lanjutan lampiran 3. No Pernyataan STS 1. Pengetahuan yang dimiliki Koperasi (tempat saya bekerja saat ini) tergolong berteknologi tinggi dan sangat kompleks 2. Pengetahuan yang dimiliki koperasi saat ini lebih baik dibandingkan pengetahuan yang dimiliki koperasi-koperasi pesaing 3. Keunggulan bersaing koperasi didasarkan pengetahuan-pengetahuan yang dimiliki koperasi 4. Beberapa bentuk pengetahuan koperasi, jarang dimiliki oleh koperasi-koperasi pesaing 5. Beberapa bentuk pengetahuan koperasi, sulit ditiru oleh koperasi-koperasi pesaing 6. Koperasi selalu membangun program untuk meningkatkan sumber daya pengetahuan koperasi Kreasi Pengetahuan 1. Saya selalu mengembangkan ide-ideyang saya peroleh dari luar koperasi untuk dikembangkan di dalam koperasi 2. Saya selalu mempelajari keinginan pelanggan 3. Saya selalu mempelajari kemampuan yang dimiliki koperasi pesaing 4. Untuk memahami kebutuhan pasar,saya selalu berusaha mendapat informasi tentang pengetahuan yang dibutuhkan dari media cetak (buku,koran) 5. Untuk memahami kebutuhan pasar,saya selalu berusaha mendapat informasi tentang pengetahuan yang dibutuhkan dari media elektronik (TV, radio,internet) 6. Karyawan koperasi sering berinisiatif menjumpai pihak pelanggan tanpa ada perintah dari pihak manajer 7. Untuk memahami dan mengetahui keinginan pelanggan tanpa ada perintah dari manajer 8. Antara sesama karyawan koperasi (termasuk manajer) selalu saling berbagi pengetahuan 9. Cara kerja koperasi lebih mengutamakan kerjasama antar karyawan daripada secara individual (sendiri-sendiri)
TS
RR
S
SS
59
Lanjutan lampiran 3. No Pernyataan STS 10. Baik karyawan maupun manajer koperasi, sering saling memberikan informasi pengetahuan dengan teman seprofesi dan koperasi lain tentang pengetahuan yang dibutuhkan 11. Baik karyawan maupun manajer koperasi, sering saling memberikan informasi pengetahuan dengan para pakar tentang pengetahuan yang dibutuhkan
TS
RR
S
SS
47
Lampiran 1. Uji validitas R TABEL = 0,404 BAGIAN 1. Visi Bersama Correlation Total P1
Pearson Correlation
0,919
P2
Pearson Correlation
0,931
P3
Pearson Correlation
0,870
P4
Pearson Correlation
0,772
Bagian 2. Pengelolaan Percakapan Correlation Total P1
Pearson Correlation
0,874
P2
Pearson Correlation
0,841
P3
Pearson Correlation
0,894
P4
Pearson Correlation
0,788
P5
Pearson Correlation
0,777
Bagian 3. Mobilisasi Penggerak Pengetahuan Correlation Total P1
Pearson Correlation
0,828
P2
Pearson Correlation
0,834
P3
Pearson Correlation
0,964
P4
Pearson Correlation
0,922
P5
Pearson Correlation
0,957
P6
Pearson Correlation
0,939
48
Lanjutan lampiran 1. Bagian 4. Penyediaan Lingkungan yang Kondusif Correlation Total P1
Pearson Correlation
0,759
P2
Pearson Correlation
0,848
P3
Pearson Correlation
0,846
P4
Pearson Correlation
0,898
P5
Pearson Correlation
0,798
Bagian 5. Penyebaran Pengetahuan Internal Correlation Total P1
Pearson Correlation
0,907
P2
Pearson Correlation
0,901
P3
Pearson Correlation
0,900
Bagian 6. Pengetahuan Perusahaan Correlation Total P1
Pearson Correlation
0,786
P2
Pearson Correlation
0,956
P3
Pearson Correlation
0,957
P4
Pearson Correlation
0,779
P5
Pearson Correlation
0,903
P6
Pearson Correlation
0,917
49
Lanjutan lampiran 1. Bagian 7. Kreasi Pengetahuan Correlation Total P1
Pearson Correlation
0,894
P2
Pearson Correlation
0,944
P3
Pearson Correlation
0,673
P4
Pearson Correlation
0,789
P5
Pearson Correlation
0,792
P6
Pearson Correlation
0,732
P7
Pearson Correlation
0,925
P8
Pearson Correlation
0,822
P9
Pearson Correlation
0,930
P10
Pearson Correlation
0,905
P11
Pearson Correlation
0,879
51
Lampiran 2. Uji reabilitas Bagian 1. Visi Bersama Case Processing Summary N Cases
Valid Excludeda Total
24
% 100,0
0
,0
24
100,0
Reliability Statistics Cronbach's Alpha ,877
N of Items 4
Bagian 2. Pengelolaan Percakapan Case Processing Summary N Cases
Valid Excludeda Total
24
% 100,0
0
,0
24
100,0
Reliability Statistics Cronbach's Alpha ,866
N of Items 5
Bagian 3. Mobilisasi Penggerak Pengetahuan Case Processing Summary N Cases
Valid Excludeda Total
Reliability Statistics Cronbach's Alpha ,958
N of Items 6
24
% 100,0
0
,0
24
100,0
52
Lanjutan lampiran 2. Bagian 4. Penyediaan Lingkungan yang Kondusif Case Processing Summary N Cases
Valid
24
% 100,0
0
,0
24
100,0
Excludeda Total
Reliability Statistics Cronbach's Alpha ,885
N of Items 5
Bagian 5. Penyebaran Pengetahuan Internal Case Processing Summary N Cases
Valid
24
Excludeda Total
% 100,0
0
,0
24
100,0
Reliability Statistics Cronbach's Alpha ,878
N of Items 3
Bagian 6. Pengetahuan Perusahaan Case Processing Summary N Cases
Valid
24
% 25,3
Excludeda
71
74,7
Total
95
100,0
Reliability Statistics Cronbach's Alpha ,942
N of Items 6
53
Lanjutan lampiran 2. Bagian 7. Kreasi Pengetahuan Case Processing Summary N Cases
Valid
24
% 34,3
Excludeda
46
65,7
Total
70
100,0
Reliability Statistics Cronbach's Alpha ,956
N of Items 11
HALAMAN PENGESAHAN
Judul Skripsi: Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge GAP) antara Manajer dan Karyawan Koperasi Peternak Sapi Bandung Utara (KPSBU) Nama
: Annisa Sari Wahyuni
NIM
: H24104080
Menyetujui
Dosen Pembimbing I
Dosen Pembimbing II
(Ir. Anggraini Sukmawati, M.M.) NIP: 196710201994032001
(Utami Dyah Syafitri, S.Si, M.Si.) NIP: 197709172005012001
Mengetahui: Ketua Departemen,
(Dr. Ir. Jono M. Munandar, MSc) NIP : 196101231986011002
Tanggal Lulus :
1 Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge Gap) antara Karyawan dan Manajer Koperasi Peternak Sapi Bandung Utara (KPSBU) Annisa Sari Wahyuni *, Anggraini Sukmawati **, Utami Dyah Syafitri ** Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor ABSTRACT Judul dari penelitian ini “Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge Gap) antara Karyawan dan Manajer Koperasi Peternak Sapi Bandung Utara (KPSBU)”. Adapun tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi sumber-sumber yang ada pada KPSBU, menganalisis pengetahuan yang diharapkan oleh KPSBU untuk dimiliki oleh karyawan dan menganalisis adanya kesenjangan pengetahuan pada KPSBU antara karyawan dan manajer. Penelitian ini menggunakan Analisis Pengetahuan Model KM Zack seperti yang digunakan Setiarso (2008). Analisis tersebut dilakukan untuk mendokumentasikan posisi pengetahuan organisasi saat ini dan menganalisisnya dengan berdasarkan apa yang harus diketahui oleh organisasi. Dengan menganalisis Kesenjangan Pengetahuan (K-GAP). Sumber pengetahuan KPSBU terdiri dari tiga sumber yaitu kompetensi karyawan, struktur internal dan struktur eksternal. Pengetahuan yang diharapkan KPSBU untuk dikuasai oleh karyawan dan manajer adalah visi bersama, pengelolaan percakapan, mobilisasi penggerak pengetahuan, penyediaan lingkungan yang kondusif, penyebaran pengetahuan internal, pengetahuan perusahaan dan kreasi pengetahuan. Terdapat kesenjangan pengetahuan antara tingkat kepentingan pe ngetahuan dengan tingkat penguasaan pengetahuan di KPSBU. Masih ada keahlian/keterampilan karyawan yang belum dimanfaatkan secara optimal oleh KPSBU. Hal ini disebabkan karena karyawan belum diberi kesempatan secara optimal untuk mengembangkan keahlian yang mereka miliki. Dari hasil pengelolaan data dapat dilihat bahwa pengetahuan mengenai visi bersama memiliki nilai K-Gap tertinggi yaitu 0,646. Artinya Pengetahuan visi bersama memiliki tingkat kepentingan yang tinggi tetapi karyawan memiliki tingkat penguasaaan yang rendah. Karyawan menyadari bahwa visi bersama dalam KPSBU sangat penting tetapi pengetahuan tersebut tidak berkaitan dengan bidang pekerjaan mereka. Sedangkan dalam hal ini ada pengetahuan KPSBU yang terendah yaitu penyediaan lingkungan yang kondusif dengan nilai -0,521. Keywords: Knowledge Management PENDAHULUAN Latar Belakang Sumber Daya Manusia merupakan modal yang paling berharga bagi suatu organisasi dalam membangun dan membesarkan organisasi atau perusahaannya. Organisasi semakin membutuhkan SDM yang berkualitas untuk menghadapi persaingan yang semakin ketat. Persaingan yang ketat tersebut menuntut organisasi untuk menyesuaikan dengan tuntutan pasar yang memerlukan respon yang cepat dan fleksibel dalam meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan. Hal ini membuat organisasi harus mampu memanfaatkan secara maksimal daya pikir dan kreatifitas karyawan sehingga menghasilkan output atau keluaran yang bersifat inovatif dan sesuai dengan tuntutan pasar. Sejalan dengan pertumbuhan dan perkembangan kehidupan aktivitas manusia yang selalu bergerak maka kebutuhan akan manusia yang berkualitas meningkat dengan pesat. Menyadari akan persaingan yang semakin berat, maka diperlukan perubahan paradigma organisasi dari yang semula mengandalkan pada resourcebased (berbasis sumber daya) menjadi knowledge-based (berbasis pengetahuan).
Pengetahuan bagi organisasi tidak saja mencakup kemampuan profesional seperti pengetahuan deskriptif (know what), pengetahuan teknikal (know how) dan pengetahuan analitik (know why), tetapi juga termasuk kreafitas diri, pengalaman, konsep, nilai-nilai, kepercayaan dan cara kerja yang dapat dibagikan serta dikomunikasikan. Pengetahuan yang dimiliki setiap karyawan dalam suatu organisasi tidak ada yang sama persis. Untuk itu knowledge sharing (berbagi pengetahuan) dikalangan karyawan menjadi penting dalam meningkatkan kemampuan manusia untuk berfikir secara logika dalam menghasilkan suatu bentuk inovasi. Keunggulan pengetahuan terletak pada keberlangsungannya sehingga manajemen pengetahuan semakin diperlukan untuk mengelola dan memanfaatkan secara maksimal setiap pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan dan membuat pengetahuan tersebut menjadi pengetahuan yang dimiliki organisasi. Mengelola knowledge (pengetahuan) sebenarnya merupakan “bagaimana organisasi mengelola karyawan mereka dari berapa lama mereka menghabiskan waktu untuk teknologi informasi” dan “bagaimana orang-orang dari
2 berbagai tempat yang berbeda mulai saling berbicara dan berbagi pengetahuan (yang sekarang populer dengan nama lerning organizatation)”. Dengan adanya manajemen pengetahuan yang diterapkan oleh organisasi, akan memudahkan seseorang mengetahui organisasi untuk mendapatkan informasi dan pengetahuan berharga terutama yang berhubungan dengan pekerjaannya dalam organisasi. Selain itu juga memungkinkan karyawan untuk mengembangkan pengetahuan yang lebih dalam yang dimiliki oleh organisasi dan melakukan pertukaran pengetahuan yang lebih dalam yang dimiliki oleh organisasi dan melakukan pertukaran pengetahuan dengan anggota lainnya. Namun di Indonesia organisasi atau perusahaan yang telah menerapkan manajemen pengetahuan masih sedikit. Banyak organisasi sebagai organisasi bisnis yang belum mengenal dan memahami istilah manajemen pengetahuan dalam organisasinya terutama organisasi dalam skala kecil dan menengah. Hal ini sangat berbeda dengan organisasi kelas dunia yang telah melakukan investasi secara maksimal untuk Sistem Manajemen Pengetahuan. Sejalan dengan perkembangannya, koperasi termasuk ke dalam organisasi yang memiliki bidang usaha. Sebagai organisasi yang telah tumbuh dan berkembang, KPSBU terus meningkatkan kemampuan SDM yang dimiliki untuk menghadapi kuatnya persaingan. Oleh karena itu, KPSBU harus mampu mengoptimalkan potensi sumber daya yang dimiliki melalui pengembangan SDM yang berkelanjutan. Agar dapat meningkatkan nilai tambah. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pengembangan SDM adalah adanya knowledge gap (kesenjangan pengetahuan) yang dimiliki karyawan, KPSBU mampu menentukan langkahlangkah yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan tersebut, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kualitas SDM. Perumusan Masalah 1. Sumber-sumber pengetahuan apa yang telah dimiliki oleh KPSBU? 2. Pengetahuan apa saja yang diharapkan oleh KPSBU untuk dimiliki oleh karyawan? 3. Apakah terjadi kesenjangan pengetahuan pada KPSBU antara karyawan dan manajer? Tujuan Penelitian 1. Mengidentifikasi sumber-sumber pengetahuan yang ada pada KPSBU. 2. Menganalisis pengetahuan yang diharapkan oleh KPSBU untuk dimiliki oleh karyawan. 3. Menganalisis adanya kesenjangan pengetahuan pada KPSBU antara karyawan dan manajer.
Manfaat Penelitian 1. Bagi pihak organisasi, hasil penulisan ini diharapkan dapat menjadi salah satu bahan masukan dan pemikiran dalam menciptakan manajemen pengetahuan di dalam organisasi. 2. Bagi penulis, hasil penulisan ini sebagai aplikasi dari ilmu yang diperoleh selama masa perkuliahan. 3. Bagi peneliti lain, hasil penulisan penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan dan bahan rujukan bagi peneliti selanjutnya tentang manajemen pengetahuan dalam organisasi. Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini difokuskan untuk mengkaji sumber pengetahuan yang telah dimiliki oleh KPSBU, pengetahuan yang diharapkan oleh organisasi serta pengetahuan yang telah dimiliki oleh karyawan KPSBU khususnya kesenjangan pada pengetahuan. Penelitian ini dilakukan dengan melakukan penyebaran kuesioner kepada karyawan dan juga didukung dengan studi literatur. METODOLOGI PENELITIAN Kerangka Pemikiran Konseptual Menghadapi persaingan di dunia usaha yang semakin ketat, koperasi diharapkan untuk terus berkembang. Terdapat kecenderungan bahwa semakin kecil suatu koperasi maka semakin kecil pula peranan manajemen tenaga kerja. Sebaliknya semakin besar koperasi maka semakin besar pula peranan manajemen tenaga kerja didalamnya. Hal ini berarti makin dibutuhkannya manajemen yang berkualitas, kebijakan yang mantap dan administrasi ketenagakerjaan yang lebih teratur. Telah banyak koperasi yang tumbuh dan berkembang di Indonesia, sehingga KPSBU perlu melakukan penciptaan keunggulan jasa sebagai nilai tambah bagi koperasi. Keunggulan jasa tersebut dapat diperoleh dengan mengembangkan pengetahuan jasa yang dimiliki karyawan untuk meningkatkan kualitas KPSBU, karena pengetahuan yang ada baik pengetahuan yang dimiliki karyawan maupun pengetahuan organisasi dikelola dengan baik. Manajemen pengetahuan adalah pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai dan menghasilkan keunggulan bersaing atau kinerja prima yang dikutip (Tiwana, 2000). Melalui manajemen pengetahuan, secara sadar organisasi mengidentifikasi pengetahuan yang dimiliki dan memanfaatkannya untuk meningkatkan kinerja dan menghasilkan berbagai inovasi. Organisasi yang memiliki banyak pengetahuan berkualitas belum tentu mampu menghasilkan barang/jasa yang berkualitas,
3 menciptakan lingkungan kerja yang kondusif, menghasilkan inovasi dalam bentuk jumlah dan ragam produk baru yang dihasilkan, kemasan baru atau cara baru dalam memproduksi suatu produk yang diacukan (Munir, 2008). Namun, seringkali pengetahuan yang diharapkan koperasi untuk dimiliki oleh karyawan berbeda dengan pengetahuan yang telah dimiliki oleh manajer. Keadaan seperti itu disebut Knowledge Gap (kesenjangan pengetahuan). Kesenjangan pengetahuan dapat dianalisis dengan cara mengolah data-data untuk menghitung ratarata tingkat kepentingan dan rata-rata tingkat penguasaan terhadap pengetahuan yang dibutuhkan oleh karyawan. Dengan dilakukannya proses penilaian kesenjangan pengetahuan (KGap) di dalam suatu organisasi, maka dapat diketahui keadaan pengetahuan yang dibutuhkan dan pengetahuan yang sekarang tersedia. Semakin meningkatnya pengetahuan yang dimiliki karyawan maka dapat meningkatkan kinerja organisasi yang dikutip (Setiarso, 2008). Kerangka Pemikiran Operasional Penelitian yang dilakukan ini merupakan penelitian mengenai manajemen pengetahuan yang diharapkan dapat bermanfaat bagi koperasi. Dengan mengelola pengetahuannya koperasi mampu meningkatkan daya saing. Penelitian ini menggunakan Analisis Pengetahuan Model KM Zack seperti yang digunakan Setiarso (2008). Analisis tersebut dilakukan untuk mendokumentasikan posisi pengetahuan organisasi saat ini dan menganalisisnya dengan berdasarkan apa yang harus diketahui oleh organisasi. Dalam menerapkan manajemen pengetahuan di suatu organisasi, langkah pertama yang harus dilakukan oleh pengelola pengetahuan adalah menganalisis tentang kondisi ketersediaan pengetahuan organisasi untuk menentukan kebutuhan pengetahuan organisasi dan mengidentifikasi unit serta personil mana yang membutuhkan pengetahuan tersebut. Untuk melakukan analisis ini kerangka yang ditawarkan oleh Zack dapat digunakan. Output yang diharapkan dari analisis tersebut adalah teridentifikasinya kesenjangan pengetahuan berupa daftar dari pengetahuan yang dibutuhkan tetapi belum sepenuhnya dimiliki dan dikelola oleh perusahaan. Analisis manajemen pengetahuan pada KPSBU dilakukan dengan melakukan identifikasi terhadap strategi organisasi yang berupa kebijakan, sasaran dan tujuan organisasi dalam beberapa tahun ke depan. Identifikasi tersebut diperoleh dari data sekunder perusahaan yang berupa Rencana Kerja KPSBU dilakukan untuk mengetahui aset pengetahuan yang dimiliki oleh koperasi. Dengan mengetahui aset organisasi
yang diperlukan oleh organisasi, dilakukan analisis kesenjangan karyawan pada organisasi. Analisis yang digunakan adalah analisis kesenjangan (Gap Analysis). Berdasarkan hasil analisis kesenjangan akan diperoleh pengetahuan organisasi yang mempengaruhi daya saing Koperasi. Dari hasil analisis kesenjangan dan analisis proses pembelajaran organisasi yang ada saat ini, dirumuskan rekomendasi yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam mengelola pengetahuan. Koperasi Susu
Strategi Koperasi Susu (Kebijakan, Sasaran dan Tujuan Perusahaan)
Rencana Kerja
Pengetahuan dan penyebaran pengetahuan organisasi Gap Analysis Kesenjangan pengetahuan antara karyawan dan manajer
REKOMENDASI
Gambar 2. Kerangka Pemikiran Operasional Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan pada Koperasi Peternak Sapi Bandung Utara (KPSBU) yang berlokasi di Lembang, Bandung. Penelitian ini dilakukan dengan sengaja (Purposive) dengan mempertimbangkan bahwa KPSBU merupakan organisasi yang bergerak di bidang usaha dan bidang pelayanan. Penelitian ini dilakukan selama tiga bulan, yang dimulai dari bulan Juni hingga Agustus 2010. Jenis dan Sumber Data Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini data sekunder. Data primer diperoleh langsung dari KPSBU melalui penyebaran kuesioner kepada karyawan, sedangkan data sekunder diperoleh dari data primer yang telah diolah lebih lanjut dan disajikan baik oleh pihak pengumpul data primer maupun oleh pihak lain. Selain itu data sekunder dapat juga diperoleh dengan cara mempelajari buku-buku yang relevan dengan topik yang akan diteliti. Metode Pengumpulan Data Penelitian ini menggunakan Penelitian Kepustakaan (Library Research) dan mempelajari buku-buku, literatur-literatur, dokumen-dokumen dan catatan perkuliahan yang berhubungan
4 dengan topik yang diteliti, dengan tujuan untuk mendapatkan data sekunder yang berhubungan dengan penelitian. Selain itu digunakan pula datadata yang berasal dari perusahaan seperti laporanlaporan perusahaan. Metode Pengolahan dan Analisis Data Skala Likert digunakan untuk mengubah data kualitatif menjadi data kuantitatif. Skala ini mengukur tingkat kesetujuan atau ketidaksetujuan responden terhadap serangkaian pertanyaan yang diajukan dalam kuesioner yang dikutip (Istijanto, 2006). Dalam skala likert, kemungkinan jawaban tidak hanya “setuju” dan “tidak setuju”, melainkan dibuat dengan banyak kemungkinan. Adapun langkah-langkah pengolahan dan analisis data dengan menggunakan Skala Likert sebagai berikut yang diacukan (Umar, 2005) : a. Memberi skor pada setiap jawaban responden sesuai dengan bobot yang telah ditentukan dalam Skala Likert. Pembobotan nilai jawaban dapat dilihat dalam Tabel 2. b. Membuat tabulasi dari skor-skor nilai yang telah diperoleh dari jawaban responden. c. Masing-masing kategori ditentukan berdasarkan rumus rentang kriteria (Nilai Skor Rataan) yaitu Rentang Skala yang dapat dilihat pada Tabel 3. d. Respon yang memiliki skor nilai yang sama untuk setiap item pertanyaan dikelompokkan berdasarkan kategori jawaban (1 – 5) lalu di hitung jumlah dan rataannya. Kesimpulan diambil berdasarkan rataan terbesar dari setiap rataan jawaban responden yang telah di hitung. Jumlah responden per item pertanyaan dikelompokkan dan dijumlahkan menjadi per indicator sesuai kategori jawaban. Rataan dan jumlah responden di hitung untuk memperoleh kesimpulan pada tiap indicator berdasarkan rataan terbesar. Perhitungan pada metode ini menggunakan Microsoft Excel 2007. Tabel 2. Bobot Nilai Jawaban Responden Jawaban Responden Bobot Nilai Sangat Setuju 5 Setuju 4 Ragu-ragu 3 Tidak Setuju 2 Sangat Tidak Setuju 1 Analisis Kesenjangan Pengetahuan Dilakukan untuk menilai pengetahuan dan keahlian yang dimiliki oleh koperasi saat ini, serta mengidentifikasi bagian yang dianggap kuat ataupun yang memerlukan perbaikan. Analisis dilakukan dengan mengisi level saat ini dan level kebutuhan yang dikutip (Society for Marketing Profesional Services, 1999). Pengisian ini dilakukan dengan memberikan nilai pada penguasaan saat ini dan level kepentingan (Tabel
2). Skala yang digunakan adalah skala ordinal 1–5 (Tabel 3). Setelah kuesioner terkumpul, data diolah dengan menghitung rata-rata tingkat kepentingan dan rata-rata tingkat penguasaan terhadap pengetahuan yang dibutuhkan oleh karyawan. Rumus perhitungan nilai kepentingan untuk setiap pengetahuan yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : Nki= (K1x1)+(K2x2)+(K3x3)+(K4x4) R ………....(1)Keterangan : Nki = Nilai kepentingan terhadap pengetahuan i K1 = Jumlah responden dengan jawaban A K2 = Jumlah responden dengan jawaban B K3 = Jumlah responden dengan jawaban C K4 = Jumlah responden dengan jawaban D R = Total responden Rumus perhitungan nilai penguasaan untuk setiap pengetahuan yang dibutuhkan sebagai berikut : NPi= (P1x1)+(P2x2)+(P3x3)+(P4x4) ………….(2) R Keterangan : NPi = Nilai penguasaan terhadap pengetahuan i P1 = Jumlah responden dengan jawaban A P2 = Jumlah responden dengan jawaban B P3 = Jumlah responden dengan jawaban C P4 = Jumlah responden dengan jawaban D R = Total responden .HASIL DAN PEMBAHASAN Karakteristik Responden Karakteristik responden yang diamati dalam penelitian ini terdiri dari empat karakteristik yaitu usia, jenis kelamin, tingkat pendidikan dan penghasilan. 1. Jenis Kelamin Responden dalam penelitian ini berjumlah 24 orang yang terdiri atas 15 responden berjenis kelamin laki-laki dan 9 responden berjenis kelamin perempuan. Dilihat dari hasil penyebaran kuesioner responden berjenis kelamin laki-laki lebih mendominasi yaitu sebesar 62.5 persen dan 37,5 persen responden berjenis kelamin perempuan serta jumlah manajer sebanyak 8 orang berjenis kelamin Laki-laki. 20 15 10 5 0 Laki-laki
Perempuan
(Jenis Kelamin)
Gambar 4. Karakteristik responden berdasarkan jenis kelamin.
5 2.
Usia Sebagian besar responden memiliki usia kurang dari 25 tahun dengan jumlah 5 orang atau 21 persen, usia diantara 26-35 tahun dengan jumlah 8 orang atau 33 persen, usia diantara 36-45 tahun dengan jumlah 6 orang atau 25 persen, usia lebih dari 46 tahun sekitar 3 orang atau 12,5 persen dan tidak mencantumkan usia sekitar 2 orang atau 9 persen. Sehingga dapat disimpulkan rentang usia pada KPSBU dengan usia 26-35 tahun. Sedangkan pada tingkat manajer terdiri dari 2 orang pada usia 36-45 tahun dan 6 orang dengan usia lebih dari 46 tahun.
10 8 6 4 2 0
20 < 25
26‐35
36‐45
>45
Tidak Menjawab
(USIA dalam Tahun)
Gambar 5. Karakteristik responden berdasarkan usia. 3. Tingkat Pendidikan Sebagian besar responden memiliki tingkat pendidikan SD dengan jumlah 2 orang atau 8,33 persen, responden memiliki tingkat pendidikan SMP sekitar 1 orang atau 4,17 persen, responden memiliki tingkat pendidikan SMA dengan jumlah 15 orang atau 62,5 persen, Responden dengan tingkat pendidikan D3 dengan jumlah 4 orang atau 16,67 persen, Responden dengan tingkat pendidikan S1 dengan jumlah 2 orang atau 8,33 persen. Dari hasil penyebaran kuesioner ternyata, karyawan KPSBU di dominasi oleh karyawan dengan tingkat pendidikan SMA. Sedangkan pada tingkat manajer terdiri dari 1 orang tamat SD, 3 orang tamat SMA, 1 orang tamat D3 dan 3 Orang Tamat Sarjana (S1). 16 14 12 10 8 6 4 2 0 SD
SMP
SMA
D3 S1 (Pendidikan)
Gambar 5. Karakteristik responden berdasarkan tingkat pendidikan. 4.
Karakteristik responden berdasarkan tingkat penghasilan dengan gaji kurang dari Rp 1 juta sejumlah 6 orang atau 25 persen, dengan gaji antara Rp 1 juta sampai Rp 1,49 juta sejumlah 16 orang atau 66,67 persen dan sejumlah 2 orang atau 8,33 persen berada pada rentang gaji antara Rp 2 juta sampai Rp 2,49 juta. Sehingga dapat dikatakan responden dalam penelitian ini sebagian besar dengan rentang gaji antara Rp 1 juta sampai 1,49 juta. Sedangkan untuk tingkat manajer terdiri dari 6 orang yang mempunyai gaji kurang dari Rp 1 juta, 1 orang dengan gaji antara Rp 1 Juta sampai Rp 1,49 juta dan yang terakhir dengan gaji antara 1,5 juta sampai 1,99 juta sebanyak 1 orang. Dapat dikatakan bahwa pada tingkat manajer didominasi dengan rentang gaji kurang dari Rp 1 juta.
Tingkat Penghasilan
15 10 5 0 < Rp 1jt
Rp 1-1,49jt
(GAJI)
Rp 2-2,49jt
Gambar 6. Karakteristik responden berdasarkan tingkat penghasilan. Analisis Sumber-sumber Pengetahuan Semua jenis pengetahuan dikumpulkan dari sumber-sumber yang berbeda. Menurut Leonard dan Barton (1995), sumber pengetahuan terdiri dari dua yaitu employee knowledge (pengetahuan pekerja) dan knowledge embedded in physical system (kompetensi pekerja & kemampuan profesional). Sumber lainnya dapat berupa human capital, organizational capital dan customer capital, yang dikemukakan oleh Petrash yang diacukan (Siswanto,2006). Menurut Sveiby yang dikutip (Siswanto,2006), employee competencies, internal structures dan external structures merupakan sumber-sumber untuk mendapatkan pengetahuan. Berdasarkan hasil pengelolaan data terhadap sumber-sumber pengetahuan, KPSBU memiliki nilai rata-rata dari skor rataan sebesar 3,63. Hal ini menunjukkan bahwa responden setuju terhadap cara KPSBU untuk mendapatkan pengetahuan. Sumber-sumber pengetahuan KPSBU terdiri dari tiga sumber yaitu employee competencies, internal structures dan external structures. Employee competencies berhubungan dengan kompetensi, pengalaman, know what, know how dan know why serta kreatifitas diri yang
6 dimiliki karyawan yang dikutip (Munir, 2008). Sumber pengetahuan yang berasal dari employee competencies pada KPSBU didapat dengan tujuh cara yaitu visi bersama, pengelolaan percakapan, mobilisasi penggerak pengetahuan, penyediaan lingkungan yang kondusif, penyebaran pengetahuan internal, pengetahuan perusahaan dan kreasi pengetahuan. Employee competencies KPSBU memiliki nilai untuk visi bersama dalam perusahaan sebesar 3,9, pengelolaan percakapan sebesar 3,8, Mobilisasi Penggerak Pengetahuan sebesar 3,6, penyediaan lingkungan yang kondusif sebesar 3,5, penyebaran pengetahuan internal sebesar 3,2, pengetahuan perusahaan sebesar 3,7 dan kreasi pengetahuan sebesar 3,7. Visi bersama memiliki nilai tertinggi untuk sumber pengetahuan yang berasal dari employee competencies yaitu 3,9. Nilai ini menunjukkan bahwa karyawan setuju terhadap cara ini untuk mendapatkan dan meningkatkan pengetahuan karyawan. Visi organisasi menjadi cara/sumber yang efektif bagi karyawan, karena dengan adanya visi organisasi,maka karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka dengan baik dan benar. Cara yang kedua adalah pengelolaan percakapan dengan nilai 3,8 artinya karyawan mampu berbicara secara aktif dalam setiap pertemuan-pertemuan/rapat koperasi. Karyawan diharapkan mampu mengevaluasi dan mengkaji kembali hasil-hasil pertemuan koperasi untuk dapat dijadikan ide baru/bahasan untuk pertemuan-pertemuan/rapat selanjutnya. Karyawan KPSBU diharapkan memiliki pengetahuan perusahaan dan kreasi pengetahuan. Cara ini memiliki nilai 3,7 artinya pengetahuan yang dimiliki koperasi tergolong berteknologi tinggi, memiliki pengetahuan yang lebih baik dibandingkan pesaing dan selalu mengembangkan ide-ide yang diperoleh diluar koperasi untuk dikembangkan didalam koperasi. Mobilisasi penggerak pengetahuan berada di urutan kelima dengan nilai 3,6 yang maksudnya adalah para manajer/atasan selalu mencari tahu permasalahan yang sedang dihadapi koperasi dan mengungkapkan permasalahan tersebut pada pertemuan-pertemuan formal maupun informal serta manajer juga sering menjelaskan kepada para karyawan mengenai pentingnya pengetahuan bagi daya saing koperasi. Penyediaan lingkungan yang kondusif untuk karyawan di Koperasi menduduki urutan keenam yakni sebesar 3,5. Hal ini dapat dilihat dari adanya kegiatan-kegiatan yang diadakan koperasi diluar kegiatan kantor, karyawan dibebaskan untuk menggunakan fasilitas internet untuk kepentingan koperasi sehingga para karyawan mengetahui kemajuan teknologi. Penyebaran pengetahuan internal memiliki urutan terendah dalam sumber-sumber pengetahuan yaitu
dengan nilai 3,2. Hal ini disebabkan kurang terkoordinirnya penyebaran pengetahuan yang dimiliki koperasi dan karyawan kurang mengetahui tentang kemajuan dan pengetahuan koperasi terkini. Tabel 7. Sumber-sumber Pengetahuan No . 1. 2. 3.
Pernyataan
Visi Bersama Pengelolaan Percakapan Mobilisasi Penggerak Pengetahuan 4. Penyediaan Lingkungan yang Kondusif 5. Penyebaran Pengetahuan Internal 6. Pengetahuan Perusahaan 7. Kreasi Pengetahuan Rata-rata
Skor Rataan
Keterangan
3,9 3,8 3,6
Setuju Setuju Setuju
3,5
Setuju
3,2 3,7 3,7 3,63
Cukup Setuju Setuju Setuju Setuju
Pengetahuan yang diharapkan KPSBU Koperasi besar maupun koperasi dengan skala kecil pasti membutuhkan suatu pengetahuan dalam menjalankan usaha mereka. Setiap koperasi pasti menginginkan karyawan mereka dapat bekerja dengan baik dengan memanfaatkan pengetahuan yang mereka miliki, begitu juga dengan KPSBU. Pengetahuan yang diharapkan KPSBU untuk dimiliki oleh karyawan mereka meliputi: 1. Visi Bersama Untuk mewujudkan visi dan misi KPSBU didalam perekonomian Indonesia yang semakin sulit dan persaingan yang semakin hebat diperlukan kerja keras, kebersamaan, keharmonisan dan profesionalisme semua komponen KPSBU mulai dari pengurus, pengawas, manajer, karyawan dan anggota. 2. Pengelolaan Percakapan Karyawan KPSBU harus mampu berbicara aktif dalam setiap pertemuanpertemuan/rapat koperasi. Ada hak peserta dalam pertemuan/rapat pada KPSBU antara lain: Bagi karyawan/anggota aktif mempunyai hak untuk memilih dan dipilih dan dapat menyampaikan saran serta pendapatnya, bagi karyawan/anggota aktif yang berhalangan hadir dan mewakilkan tidak mempunyai hak memilih dan dipilih dan yang terakhir bagi pembina dapat memberikan arahan-arahan sesuai dengan fungsinya. 3. Mobilisasi Penggerak Pengetahuan Mobilisasi penggerak pengetahuan pada KPSBU ini yang berperan penting adalah Manajer. Dengan kata lain, manajer harus selalu mengingatkan karyawan tentang visi dan misi KPSBU dan mendorong karyawan untuk memberikan pelayanan prima kepada seluruh anggota. Peningkatan disiplin, tanggung jawab dan kejujuran
7 karyawan dilakukan melalui pembinaan mental serta penerapan aturan dan sanksi yang tegas. 4. Penyediaan Lingkungan yang Kondusif Penyediaan lingkungan yang kondusif disini ditujukan kepada karyawan yang mempunyai kebebasan untuk menggunakan fasilitas KPSBU seperti menggunakan ruang pertemuan dan fasilitas internet milik KPSBU untuk kepentingan koperasi. Sehingga karyawan banyak memberikan pengetahuan atau pengalaman kepada karyawan lainnya. 5. Penyebaran Pengetahuan Internal Adapun penyebaran pengetahuan internal ditujukan kepada karyawan oleh manajer dan antara karyawan dengan karyawan lainnya. Dengan kata lain manajer menanamkan manajemen profesional yang bercirikan berorientasi pada tujuan, bekerja sebagai tim, cukup kompetititf untuk mendukung koperasi dalam lingkungan yang kompetitif, biaya yang efektif dan berorientasi pada mutu dan memiliki kepekaan sosial yang tinggi serta menciptakan lingkungan dan situasi kerja yang nyaman. 6. Pengetahuan Perusahaan Keunggulan bersaing koperasi didasarkan pengetahuan-pengetahuan yang dimiliki oleh koperasi. Koperasi selalu membangun program untuk meningkatkan sumberdaya pengetahuan koperasi dengan cara: a. Meningkatkan pemeriksaan administrasi keungan. b. Membangun komunikasi yang aktif dengan anggota. c. Meningkatkan hubungan yang harmonis dengan anggota melalui silaturahmi. d. Meningkatkan pengawasan terhadap usaha dan pelayanan Koperasi Susu. 7. Kreasi Pengetahuan Pendidikan dasar-dasar perkoperasian menjadi tolak ukur pengembangan kreasi pengetahuan agar menjadi program rutin penyuluhan dan pembinaan anggota yang diprioritaskan bagi calon anggota sebagai salah satu syarat untuk menjadi anggota sebagaimana diatur dalam Anggaran Rumah Tangga Koperasi Susu. Analisis Kesenjangan Pengetahuan Dengan dilakukannya proses penilaian kesenjangan pengetahuan (K-GAP) di dalam suatu perusahaan maka dapat diketahui keadaan pengetahuan yang dibutuhkan dan pengetahuan yang tersedia sekarang. Untuk mendapatkan nilai kesenjangan pengetahuan (K-GAP) diperlukan dua hal, yaitu tingkat kepentingan dan tingkat
penguasaan pengetahuan. Tingkat kepentingan menunjukkan seberapa penting pengetahuan tersebut bagi koperasi yang diaplikasikan kepada manajer sedangkan tingkat penguasaan pengetahuan menunjukkan sejauh mana karyawan mampu menguasai pengetahuan. Setelah mendapatkan nilai tingkat kepentingan dan tingkat penguasaan pengetahuan maka nilai KGAP dapat ditentukan dengan menghitung selisih antara tingkat kepentingan dengan tingkat penguasaan pengetahuan. Semakin kecil selisih antara tingkat kepentingan dengan tingkat penguasaan maka semakin kecil pula terjadinya kesenjangan pengetahuan di suatu perusahaan, maka semakin besar pula kesenjangan pengetahuan yang terjadi dalam perusahaan. Selisih yang besar menunjukkan perusahaan tidak mampu mengelola pengetahuan yang dimiliki dengan baik. Terdapat kesenjangan pengetahuan didalam KPSBU yaitu adanya perbedaan antara tingkat kepentingan pengetahuan dengan tingkat penguasaan pengetahuan. Kesenjangan pengetahuan di dalam KPSBU dapat dilihat pada Tabel 9 (Terlampir). Setelah mendapatkan nilai kesenjangan pengetahuan (K-GAP), maka pengetahuan tersebut dapat dikategorikan menjadi dua yaitu pengetahuan wajib dan pengetahuan pilihan. Dari hasil penyebaran kuesioner yang telah dilakukan tidak terdapat pengetahuan pilihan karena semua pengetahuan tersebut memiliki nilai kepentingan diantara 3 dan 4 yang berarti termasuk kedalam pengetahuan wajib. Pengetahuan mengenai visi bersama memiliki nilai tingakat kepentingan tertinggi yaitu sebesar 4,563. Pengetahuan ini memiliki nilai tertinggi karena manajer menginginkan adanya kerja keras, kebersamaan, keharmonisan dan profesionalisme semua komponen Koperasi Susu mulai dari pengurus, pengawas, manajer, karyawan dan anggota. Diurutan kedua ditempati oleh pengelolaan kreasi pengetahuan dengan nilai 3,844. Kreasi pengetahuan merupakan salah satu modal karyawan yang diberikan oleh manajer dengan diadakannya pelatihan-pelatihan dan pendidikan tentang perkoperasian untuk karyawan Koperasi Susu. Sedangkan tingkat kepentingan pengetahuan terendah adalah penyediaan lingkungan yang kondusif dengan jumlah 2,937. Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak manajer diketahui bahwa penyediaan lingkungan yang kondusif masih sangat kurang. Hal ini dapat dilihat dari kurangnya fasilitas yang diberikan koperasi kepada karyawan. Tingkat penguasaan pengetahuan mengenai visi bersama berada pada tingkat pertama dengan skor 3,917 artinya karyawan koperasi memiliki tujuan bersama serta adanya
8 komitmen terhadap tujuan koperasi. Kemudian disusul dengan Pengelolaan percakapan dengan nilai 3,865 artinya karyawan mampu berbicara aktif dalam setiap pertemuan-pertemuan/rapat koperasi sehingga manajer selalu mengevaluasi dan mengkaji kembali hasil-hasil pertemuan koperasi untuk dapat dijadikan ide baru/bahasan untuk dapat dijadikan ide baru/bahasan dalam pertemuan berikutnya. Nilai terendah dari tingkat penguasaan pengetahuan adalah penyebaran pengetahuan internal. Tingkat penguasaan terhadap pengetahuan diatas dikatakan baik karena pengetahuan tersebut berhubungan dengan pekerjaan karyawan Koperasi Susu. Dari hasil pengolahan data dapat dilihat bahwa visi bersama memiliki nilai K-GAP tertinggi yaitu 0,646. Artinya Visi Bersama memiliki tingkat kepentingan yang tinggi tetapi karyawan memiliki tingkat penguasaaan yang rendah. Karyawan menyadari bahwa Visi Bersama dalam koperasi sangat penting tetapi pengetahuan tersebut tidak berkaitan dengan bidang pekerjaan mereka. Sehingga mereka hanya menganggap Visi Bersama untuk diketahui saja dan bukan untuk dipahami lebih mendalam, padahal koperasi menginginkan karyawan memahami dengan sangat baik Visi Bersama, hal inilah yang menyebabkan adanya kesenjangan pengetahuan tentang Visi Bersama. Karyawan memandang bahwa visi bersama merupakan tanggungjawab pengurus dan manajer sehingga terjadilah kesenjangan pengetahuan. Dalam hal ini ada Pengetahuan Perusahaan yang terendah yaitu Penyediaan Lingkungan yang Kondusif dengan nilai -0,521. Dengan kata lain dapat dikatakan bahwa tingkat penguasaan pengetahuan lebih besar dibandingkan tingkat kepentingan. Pengetahuan ini memiliki nilai terendah karena pengetahuan tersebut merupakan bidang pekerjaan yang dilakukan karyawan dalam kehidupan sehari-hari, sehingga mereka memahami dengan baik pengetahuan tersebut. Adanya kesenjangan pengetahuan pada Koperasi Susu menandakan bahwa koperasi susu dapa mengelola pengetahuan yang ada dengan baik. Sehingga memungkinkan karyawan untuk mengabaikan pengetahuan tertentu yang mereka anggap kurang penting. Padahal pengetahuan tersebut memiliki tingkat kepentingan yang tinggi bagi koperasi. Untuk itu Koperasi Susu perlu mengelola pengetahuan yang ada agar tidak terjadi kesenjangan pengetahuan. Untuk mengatasi kesenjangan pengetahuan karyawan, Koperasi Susu telah melakukan beberapa cara untuk mencari sumber-sumber pengetahuan yang dibutuhkan seperti mengadakan pelatihan, seminar, rotasi/perputaran karyawan, menggunakan jasa konsultan dan pendidikan tentang perkoperasian.
Implikasi Manajerial Dalam mengintegrasikan dan menerapkan pengetahuan organisasi atau perusahaan merupakan hal yang sangat penting dalam menciptakan dan mempertahankan keunggulan bersaing. Manajemen pengetahuan adalah pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai dan menghasilkan keuntungan bersaing atau kinerja prima. Manajemen pengetahuan juga merupakan pendekatanpendekatan sistematik yang membantu muncul dan mengalirnya informasi dan pengetahuan kepada karyawan dikutip (Munir, 2008). Proses manajemen pengetahuan secara sederhana terdiri atas proses menciptakan, memperoleh, mengakuisisi, membagi dan menggunakan pengetahuan untuk meningkatkan kinerja di dalam suatu perusahaan. Pengetahuan yang dimiliki perusahaan dapat berasal dari kompetensi karyawan, struktur internal perusahaan dan struktur eksternal perusahaan. Berdasarkan hasil penelitian mengenai sumber-sumber pengetahuan karyawan, didapatkan bahwa visi bersama memiliki nilai tertinggi yaitu sebesar 3,90 yang berarti karyawan setuju terhadap cara ini untuk mendapatkan dan meningkatkan pengetahuan karyawan. Visi organisasi menjadi cara/sumber yang efektif bagi karyawan, karena dengan adanya visi organisasi, maka karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka dengan baik dan benar. Oleh karena itu, sebaiknya Koperasi Susu melakukan kegiatan yang dapat meningkatkan pengalaman karyawan dalam bekerja, misalnya melakukan rotasi/perputaran karyawan. Dengan ini, maka setiap karyawan akan memiliki keahlian dan kemapuan dalam setiap bidang kerja. Dari hasil penelitian tersebut, terdapat 7 pengetahuan yang diharapkan perusahaan. Terdapat perbedaan antara tingkat kepentingan dengan tingkat penguasaan pengetahuan sehingga menimbulkan kesenjangan pengetahuan. Untuk mengatasi kesenjangan tersebut, Koperasi Susu dapat melakukan akuisisi pengetahuan dari pihak luar seperti pelatihan, seminar, pendidikan perkoperasian, riset, survei, pembentukan kelompok pengembangan pengetahuan seminar (community of practices) untuk mengembangkan pengetahuan karyawan. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan 1. Sumber pengetahuan KPSBU terdiri dari tiga sumber yaitu kompetensi karyawan, struktur internal dan struktur eksternal. Kompetensi karyawan KPSBU didapat dengan cara mengikuti pelatihan/pendidikan perkoperasian, mengamati karyawan lain
9
2.
3.
dalam melakukan pekerjaannya, belajar dari pengalaman dan lain sebagainya. Struktur intenal KPSBU didapat dengan cara rotasi/perputaran karyawan dan membentuk suatu tim yang anggotanya terdiri dari berbagai bagian. Sumber pengetahuan yang berasal dari struktuk eksternal yaitu informasi dari pihak luar, dengan cara mengundang pakar atau konsultan untuk meningkatkan pengetahuan karyawan KPSBU. Pengetahuan yang diharapkan KPSBU untuk dikuasai oleh Manajer dan karyawan adalah visi bersama, pengelolaan percakapan, mobilisasi penggerak pengetahuan, penyediaan lingkungan yang kondusif, penyebaran pengetahuan internal, pengetahuan perusahaan dan kreasi pengetahuan. Terdapat kesenjangan pengetahuan antara tingkat kepentingan pengetahuan dengan tingkat penguasaan pengetahuan di KPSBU. Masih ada keahlian/keterampilan karyawan yang belum dimanfaatkan secara optimal oleh perusahaan. Hal ini disebabkan karena karyawan belum diberi kesempatan secara optimal untuk mengembangkan keahlian yang mereka miliki. Dari hasil pengelolaan data dapat dilihat bahwa pengetahuan mengenai visi bersama memiliki nilai K-Gap tertinggi yaitu 0,646. artinya Pengetahuan Visi Bersama memiliki tingkat kepentingan yang tinggi tetapi karyawan memiliki tingkat penguasaaan yang rendah. Karyawan menyadari bahwa Visi Bersama dalam koperasi sangat penting tetapi pengetahuan tersebut tidak berkaitan dengan bidang pekerjaan mereka. Sedangkan, dalam hal ini ada pengetahuan perusahaan yang terendah yaitu penyediaan lingkungan yang kondusif dengan nilai -0,521. Dengan kata lain dapat dikatakan bahwa tingkat penguasaan pengetahuan lebih besar dibandingkan tingkat kepentingan. Pengetahuan ini memiliki nilai terendah karena pengetahuan tersebut merupakan bidang pekerjaan yang dilakukan karyawan dalam kehidupan sehari-hari, sehingga mereka memahami dengan baik pengetahuan tersebut.
Saran 1. Sebaiknya KPSBU lebih sering memberikan pelatihan dibidang perkoperasian sehingga para karyawan memiliki pengetahuan yang optimal untuk mendukung sumber-sumber pengetahuan KPSBU. 2. Sebaiknya KPSBU terus meningkatkan pengetahuan karyawan, yang bersumber dari visi bersama karena memiliki nilai yang
3.
tinggi. Cara yang dapat dilakukan adalah menyamakan tujuan perkoperasian dan merencanakan tujuannya. Sebaiknya KPSBU memfasilitasi karyawan untuk melanjutkan pendidikan mereka ke tingkat yang lebih tinggi bagi karyawan yang memiliki kompetensi yang dapat diandalkan oleh koperasi untuk meningkatkan daya saing perusahaan dengan cara memberikan pendidikan perkoperasian atau beasiswa.
DAFTAR PUSTAKA Budihardjo, S. Aplikasi Knowledge Management Dalam Meningkatkan Kinerja Perusahaan Melalui Inovasi. Buletin Forum Manajemen Prasetiya Mulyatahun XVII No. 80. Febriyanti, L. 2005. Strategi Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) di PT. Perkebuanan Nusantara VIII, Gunung Mas, Bogor. Tesis pada Program Studi Magister Manajemen Agribisnis Sekolah Pascasarjana, Institut Pertanian Bogor, Bogor. Lasma. 2009. Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge GAP) Karyawan PT Pelni Persero Direktorat SDM dan Umum, Skripsi Departemen Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Bogor. Munir, N. 2008. Knowledge Management Audit Pedoman Evaluasi Kesiapan Organisasi Mengelola Pengetahuan. PPM, Jakarta. Setiarso, B., N. H. Triyono. 2008. Penerapan Knowledge Management pada Organisasi. Graha Ilmu, Yogyakarta. Siswanto. 2006. Sistem Manajemen Pengetahuan Perusahaan: “Integrated Competency Based HRD System”, JurnalKelompok Manajemen Keahlian Manajemen Industri. Tobing, P. L. 2007. Knowledge Manajemen Konsep, Arsitektur dan Implementasi. Graha Ilmu, Yogyakarta. Umar, H. 2003. Riset Sumber Daya Manusia dalam Organisasi. PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
10
