1 ANALISIS JABATAN PEGAWAI DI BAGIAN HUKUM SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN SEMARANG
Oleh : Murni Septiyanti, Herbasuki N, Nina Widowati*)
Jurusan Administrasi Publik Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Diponegoro Profesor Haji Soedarto, Sarjana Hukum, Tembalang, Semarang Kotak Pos 50275 Telepon (024) 024-7465407 Faksimile 024-7465405 Laman : http://www.undip.ac.id email :
[email protected]
ABSTRACT In the arrangement of human resources management of civilian workers, basic information about the position information is needed that obtained from job analysis, therefore, the first step that must be done in the recruitment of employees is job analysis. The step that aimed is to obtain information about the characteristics of existing jobs in each work unit which further defined or formulated into each position. Job analysis activities is one of the crucial activities in Human Resource Management, particularly in the recruitment stage to determine the appropriate Human Resources at the required position, but the job analysis has not been carried out in the Law Section of Semarang District Secretariat which eventually led to the transfer of employees to the Department of only the most qualified legal notice that is hindering the performance of the organization. Thus, it is necessary to formulate an analytical description and specification of office in Semarang District Legal Department. Keywords: personnel planning, job analysis
daya
Pendahuluan Manajemen
Sumber
Daya
Manusia di sektor publik berusaha mengungkap manusia sebagai sumber
seutuhnya
dalam
konsepsi
pembangunan bangsa yang utuh dan menyeluruh. Masalah – masalah yang dihadapi
oleh
organisasi
(negara)
semakin kompleks karena manajemen *) Penulis Penanggung Jawab
harus menghadapi kemajuan teknologi,
2 pembatasan
berbagai
peraturan
lingkungan
di
mana
organisasi
pemerintah, pertumbuhan persaingan
bergerak, yaitu tuntutan tugas yang
nasional
dan
internasional
kelak
(globalisasi),
tuntutan
peningkatan
pekerja baru. Misalnya, tidak akan ada
perhatian pegawai, dan seterusnya.
yang menyanggah bahwa mencari
Faktor – faktor organisasional, seperti
tenaga
semakin tingginya tingkat pendidikan
berpengalaman biasanya lebih sukar
pegawai,
dibandingkan dengan usaha mencari
peningkatan
heterogenitas
akan
dikerjakan
kerja
oleh
para
yang
sudah
angkatan kerja, pelonjakan biaya –
tenaga
biaya
menyelesaikan pendidikan formalnya.
personalia
produktivitas
dan
telah
penurunan
menempatkan
kerja
Dalam
yang
kaitan
ini
terlihat
perhatian yang besar pada masalah
pentingnya
MSDM.
tentang analisis jabatan.
Tantangan
utama
adalah
bagaimana mengelola SDM yang ada
arti
baru
peranan
saja
betapa
informasi
Pentingnya analisis jabatan di
dalam organisasi yang efektif dan
lingkungan
menghapuskan praktek – praktek yang
terlihat
tidak efektif.
peraturan yang mengatur bagaimana
Perlu
ditekankan
terlebih
dahulu bahwa dalam menjalankan tugasnya
mencari
calon
–
calon
analisis
organisasi
dari
pemerintah
disusunnya
jabatan
berbagai
seharusnya
dilaksanakan. Sejak diberlakukannya Permendagri No. 4 tahun 2005 tentang
pegawai, para pencari tenaga kerja
Pedoman
suatu
lingkungan Departemen Dalam Negeri
organisasi
harus
menyadari
Analisis
dan
kendala.
dan
jabatan mulai dilaksanakan di berbagai
pengalaman banyak orang dalam hal
organisasi pemerintah namun belum
rekrutmen
bahwa
dilaksanakan secara menyeluruh dari
terdapat beberapa kendala yang biasa
tingkat pusat hingga daerah karena
dihadapi para pencari tenaga kerja.
analisis jabatan belum dirasa menjadi
Salah satunya adalah kendala dari
hal krusial dalam perekrutan pegawai.
faktor eksternal yang bersumber dari
Selain itu otonomi daerah yang belum
penelitian
menunjukkan
Daerah,
di
bahwa mereka menghadapi berbagai Berbagai
Pemerintah
Jabatan
analisis
3 berjalan dengan maksimal membuat
organisasi pemerintahan dari pusat
analisis jabatan baru dilaksanakan di
hingga daerah akan membawa efisiensi
organisasi pemerintahan tingkat pusat
dan efektivitas bagi proses perekrutan
saja.
Sumber
Seiring
berkembangnya
Daya
Manusia
yang
pemerintahan daerah sebagai dampak
berkompeten untuk mengisi kebutuhan
berjalannya
pegawai
otonomi
daerah
di
di
berbagai
organisasi
Indonesia, terlihat bahwa kebutuhan
pemerintahan serta dapat menghindari
akan
praktik
pelaksanaan
analisis
jabatan
nepotisme
karena
proses
semakin besar. Pelaksanaan analisis
perekrutan pegawai akan didasarkan
jabatan selain penting untuk proses
pada merit system atau perekrutan
rekrutmen di setiap badan / lembaga /
berdasar kemampuan dan prestasi kerja
instansi
pegawai.
pemerintahan
juga
sangat
Penataan
PNS
melalui
penting untuk menghindari terjadinya
analisis jabatan merupakan titik awal
praktik
dalam
nepotisme
di
organisasi
perencanaan
pegawai
baik
pemerintahan daerah dimana proses
jumlah maupun kualitas (kompetensi),
perekrutan
rekruitmen dan penempatan (promosi),
pegawai
telah
menjadi
wewenang tiap daerah.
penyusunan sasaran kinerja pegawai,
Melihat bahwa Permendagri
peningkatan kompetensi (diklat), dan
Nomor 4 Tahun 2005 tentang Pedoman
penentuan
Analisis
(penataan organisasi).
Jabatan
Departemen
di
Dalam
lingkungan Negeri
dan
besaran
Pendekatan
yang
organisasi
digunakan
Pemerintah Daerah sudah tidak sesuai
dalam penelitian ini adalah metode
dengan perkembangan, maka disusun
kualitatif.
Permendagri Nomor 35 Tahun 2012
dilakukan dalam situasi yang wajar
tentang Pedoman Analisis Jabatan di
(natural
lingkungan Kementerian Dalam Negeri
dikumpulkan
dan
Dengan
kualitatif. Dalam penelitian ini lebih
diterbitkannya peraturan baru yang
memfokuskan pada penyajian uraian
mengatur pedoman analisis jabatan
pekerjaan atau deskripsi jabatan (job
secara rinci serta mewajibkan seluruh
description), persyaratan jabatan (job
Pemerintah
Daerah.
Penelitian
setting)
dan
umumnya
kualitatif
data
yang bersifat
4 specification)
pengamatan
yang berjumlah 10 orang, dengan
terhadap kesesuaian kriteria pegawai
demikian jumlah subyek penelitian
dengan analisis pekerjaan yang telah
yang akan dianalisis adalah 14 orang.
dirumuskan
Tipe
Pedoman
yang
penelitian ini adalah kualitatif maka
penelitian
ini
teknik
sampel,
Permendagri RI Nomor 35 tahun 2012
(informan) yang dipilih adalah sistem
mengenai Pedoman Analisis Jabatan.
purposive sampling, yakni pemilihan
Dari
sekelompok subjek didasarkan atas ciri
diharapkan
–
bagaimanakah
ciri
serta
sebelumnya.
pengambilan
tertentu
yang
dipandang
digunakan adalah
penelitian
dalam
Lampiran
yang
dilakukan
dapat
terlihat
kesesuaian
formasi
mempunyai sangkut paut yang erat
pegawai dengan analisis jabatan yang
dengan
telah dirumuskan di Bagian Hukum
populasi
yang
diketahui
sebelumnya. Situs penelitian yang
Sekretariat
dipilih
Semarang.
adalah
Sekretariat Semarang
Bagian
Daerah yang
Hukum
Daerah
Kabupaten
Kabupaten
belum
pernah
Pembahasan
mengadakan analisis jabatan yang
Setelah melaksanakan analisis
sebelumnya. Sesuai dengan penelitian
jabatan, dapat diperoleh uraian jabatan
yang akan dilakukan yaitu mengenai
dan spesifikasi jabatan dari masing –
analisis jabatan, maka informan yang
masing jabatan di Bagian Hukum
dipilih
Sekretariat
merupakan
keseluruhan
Daerah
Kabupaten
pegawai yang ada di Bagian Hukum
Semarang, dari Kepala Bagian Hukum,
Sekretariat
Kepala
Daerah
Kabupaten
Subbagian
Perundang
–
Semarang yang terdiri dari Kepala
undangan, Kepala Subbagian Bantuan
Bagian Hukum, Kepala Subbagian
Hukum, Kepala Subbagian Pengkajian,
Perundang
–
undangan,
Kepala
Dokumentasi dan Publikasi Produk
Subbagian Bantuan Hukum, Kepala
Hukum serta staff dari masing –
Subbagian Pengkajian, Dokumentasi
masing subbagian. Terdapat 10 kriteria
dan Publikasi Produk Hukum serta
persyaratan
staff di masing – masing subbagian
dipenuhi
jabatan
oleh
masing
yang –
harus masing
5 pegawai, yaitu pangkat, pengetahuan,
khususnya pelatihan untuk pengolahan
keterampilan, pendidikan, kursus /
data mengenai peraturan perundang –
pelatihan, pengalaman kerja, bakat
undangan atau produk hukum, padahal
kerja, temperamen kerja, minat kerja,
2
dan
Perundang
kondisi
fisik.
Kesepuluh
orang
pegawai –
di
subbagian
undangan
notabene
persyaratan tersebut wajib dipenuhi
adalah pegawai yang baru dipindahkan
oleh masing – masing pegawai agar
ke Bagian Hukum untuk mengisi
kinerja pegawai di Bagian Hukum
kekosongan pegawai. Kedua pegawai
semakin optimal. Spesifikasi jabatan
tersebut masih memiliki pengetahuan
yang telah didapat dapat digunakan
serta
untuk
antara
mencukupi dalam melaksanakan tugas
formasi
pokok dan fungsinya di Bagian Hukum
pegawai di instansi tersebut. Analisis
karena sebelumnya mereka belum
yang
melihat
memiliki pengalaman jabatan yang
jabatan
berhubungan
melihat
analisis
kesesuaian
jabatan
dengan
dilakukan
kesesuaian
dengan
antara
analisis
keterampilan
yang
dengan
belum
peraturan
dengan formasi pegawai menunjukkan
perundang – undangan ataupun produk
bahwa
pegawai
hukum. Banyak kesulitan yang ditemui
memenuhi 100% persyaratan jabatan
oleh kedua pegawai tersebut dalam
untuk
belum
masing
seluruh –
masing
jabatan.
menjalankan
tugas
pokok
dan
Terdapat 3 orang pegawai yang belum
fungsinya masing – masing, sementara
memenuhi 100% persyaratan jabatan,
itu juga banyak produk hukum daerah
yaitu 2 orang pegawai di subbagian
yang harus diselesaikan. Pemindahan
Perundang – undangan dan 1 orang
kedua pegawai yang bersangkutan
pegawai di subbagian Pengkajian,
menjadi tantangan baru di Bagian
Dokumentasi dan Publikasi Produk
Hukum untuk tetap menyelesaikan
Hukum.
berbagai produk hukum tepat pada
Persyaratan
yang
belum
dipenuhi oleh ketiga pegawai tersebut
waktunya
adalah persyaratan pelatihan karena
keterampilan
ketiganya
memperoleh
peraturan perundang – undangan bagi
kesempatan untuk mengikuti pelatihan,
kedua pegawai tersebut. Tantangan
belum
dan dalam
mengajarkan menyusun
6 tersebut dapat menjadi hambatan bagi
minimum yang harus dipenuhi oleh
organisasi dalam mencapai tujuannya
para
dengan efektif dan efisien karena
memenuhi jenjang pendidikan SMA.
beban
akan
Selain itu, dibutuhkan keterampilan
bertambah sementara produk hukum
mengolah data yang berkaitan dengan
yang dikerjakan dituntut untuk dapat
peraturan perundang – undangan bagi
diselesaikan tepat waktu.
sebagian besar pegawai, sedangkan
kerja
para
pegawai
Di antara 14 orang pegawai di
pegawai
pegawai
yang
tersebut
adalah
menduduki
jabatan
Bagian Hukum, 11 orang pegawai
sebagai Administrasi Kepegawaian dan
telah
Administrasi
memenuhi
keseluruhan
Anggaran
tidak
persyaratan jabatan di jabatan masing –
diwajibkan memenuhi keterampilan
masing.
tersebut karena tugas pokok dan
Persyaratan
yang
harus
dipenuhi oleh setiap pegawai berbeda –
fungsinya
beda sesuai dengan jabatan masing –
penyusunan, analisa maupun evaluasi
masing.
peraturan
Persyaratan
umum
untuk
tidak
berkaitan
perundang
–
dengan
undangan.
menjadi pegawai di Bagian Hukum
Persyaratan – persyaratan lain seperti
adalah
kepangkatan, usia dan kondisi fisik
menempuh
pendidikan
–
minimum sebagai sarjana di bidang
masing
hukum, namun terdapat pengecualian
dipenuhi dan diatur secara khusus
di beberapa jabatan yaitu pada jabatan
dalam peraturan perundang - undangan
Administrasi Administrasi
Kepegawaian Anggaran
di
pendidikan
pegawai
telah
dan Bagian
Penutup
Hukum yang tidak diwajibkan untuk menempuh
masing
minimum
Berdasarkan presentase yang harus
dipenuhi
untuk
melihat
sarjana bidang hukum karena tugas
kesesuaian antara formasi pegawai
pokok dan fungsi masing – masing
dengan analisis jabatan yang telah
jabatan tersebut tidak berkaitan dengan
dirumuskan
di
penyusunan, analisa ataupun evaluasi
Sekretariat
Daerah
produk
Semarang,
hukum
dan
peraturan
perundang – undangan. Pendidikan
seluruh
Bagian
Hukum Kabupaten
pegawai
telah
memenuhi spesifikasi jabatan karena
7 seluruh
pegawai
presentase
telah
minimum
melampaui
pokok dan fungsinya. Hal yang tidak
persyaratan
kalah penting setelah terpenuhinya
jabatan yaitu 60%. Sebelas dari 14
spesifikasi
pegawai di Bagian Hukum telah
pendidikan, pengalaman jabatan dan
memenuhi
persyaratan
keterampilan yang dibutuhkan dalam
jabatan yang dibutuhkan, sedangkan 2
suatu pekerjaan adalah memperhatikan
orang
70%
factor – factor penunjang bagi pegawai
seorang
agar dapat melaksanakan tugas pokok
pegawai memenuhi 90% persyaratan
dan fungsinya dengan baik seperti
jabatan.
pelatihan. Terdapat banyak hal yang
100%
hanya
persyaratan
dari
memenuhi
jabatan
dang
Analisis jabatan sangat penting
perlu
dalam
jabatan
dipertimbangkan
seperti
dalam
untuk dilaksanakan di setiap instansi
penempatan pegawai khususnya dalam
pemerintahan
instansi
untuk
mengetahui
pemerintahan
agar
kesesuaian pegawai yang menempati
kemampuan pegawai dapat disalurkan
suatu jabatan dengan spesifikasi yang
di bagian yang tepat dan spesifikasi
dibutuhkan. Analisis jabatan seringkali
penempatan
tidak dilaksanakan karena keterbatasan
terpenuhi dengan optimal.
sumber
daya
mengerjakan
manusia analisis
Pengangkatan
pegawai
pegawai
pun
dapat
untuk jabatan. atau
pemindahtugasan pegawai dari suatu
Daftar Pustaka
instansi ke instansi lainnya hanya
Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Rineka Cipta
mempertimbangkan beberapa aspek saja dan tidak menyeluruh apabila bagian dalam instansi pemerintahan tidak
mempunyai
analisis
jabatan
masing – masing. Tidak terpenuhinya spesifikasi
suatu
jabatan
akan
mempersulit pegawai yang menempati jabatan dalam melaksanakan tugas
Bogdan, Robert dan Steven J. Taylor. 1992. Pengantar Metoda Penelitian Kualitatif. Surabaya : Usana Offset Printing Gomes, Faustino Manajemen
Cardoso. Sumber
1995. Daya
8 Manusia. Yogyakarta : Andi Offset
Daya Manusia. Jakarta : Graha Ilmu
Handoko, T. Hani. 2008. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia ed.2. Yogyakarta : BPFE
Usman, Husaini dan Setiady Akbar, Purnomo. 2001. Metode Penelitian Sosial. Jakarta : Bumi Aksara
Hasibuan, Malayu. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Bumi Aksara
-----------------------------------------------
Kencana Syafiie, Inu. 2006. Ilmu Administrasi Publik. Jakarta : Rineka Cipta Matindas, R. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia lewat Konsep A.K.U (Ambisi, Kenyataan, Usaha). Jakarta : Pustaka Utama Gravity Moekijat. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : CV. Mandar Maju Rachmawati, Ike Kusdyah. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : ANDI OFFSET S. Schuler, Randall dan E. Jackson, Susan. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia : Menghadapi Abad ke – 21 (6th edition). Jakarta : Erlangga Sofyandi, Herman. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Graha Ilmu T. Sulistiyani, Ambar dan Rosidah. 2009. Manajemen Sumber
Permenpan dan RB No. 33 Tahun 2011 tentang Pedoman Analisis Jabatan Permendagri No. 35 tahun 2012 tentang Analisis Jabatan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah Presentasi Badan Kepegawaian Negara pada Pusdiklat Kepegawaian tahun 2012
