ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMENT TRANSAKSI PADA PERUSAHAAN LSC (LAPTOP SERVICE CENTER) DI YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Candra Budhi Hermawan 07.11.1400
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
1
2
Analysis and Design Of Information Transaction Management System On LSC (Laptop Service Center) Company In Yogyakarta ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMENT TRANSAKSI PADA PERUSAHAAN LSC (LAPTOP SERVICE CENTER) DI YOGYAKARTA
Candra Budhi Hermawan Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Today, companies increasingly need the right information, fast, and relevant, with is used to manage the company’s management. To obtain the desired information then have to use good information system. Information system in an enterprise can be considered as a system that provides all the information needed for the company, whenever such information is required. This system can store, retrieve, transform, proses information received by using information system. Information system is devided into several types such as Transaction Processing System (TPS). Office Automation System (OAS), Knowlage Work System (KWS), Management Information System (MIS), Decision Support System (DSS). Information systems are often used is the Management Information System(MIS) that the applicability in use in a computer or a stand alone which is in industry or business scope is small eg in one building or a single room. The old system of doing the counting process is still using the conventional system where the recording of transactions (bookkeeping) are still written manually which is very large probability of error (human error). Counting process is also usually done when the transaction and the process stops (days, weeks, or months) and become an obstacle when the owner can not see the transaction data at any given time quickly and accurately. For this reason the author attempt to create a Management Information System. Keyword : Information Sistem, Management Applications, Company
3
1. Pendahuluan Dewasa ini perusahaan semakin memerlukan informasi yang tepat, cepat, dan relevan, yang digunakan untuk mengelola manajemen perusahaan. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan maka harus menggunakan sistem informasi yang baik. Sistem informasi pada sebuah perusahaan dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan semua informasi yang dibutuhkan untuk perusahaan tersebut, kapanpun informasi tersebut dibutuhkan. Sistem ini dapat menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi. Sistem informasi dibagi dalam beberapa jenis diantaranya Transaction Processing System (TPS), Office Automation System (OAS), Knowledge Work System (KWS), Management Information System (MIS), Decision Support System(DSS). Sistem Informasi yang sering digunakan adalah Management Information System (MIS) atau sering disebut juga Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dalam penerapanya di gunakan dalam satu komputer atau stand alone yang mana di gunakan pada usaha industri atau bisnis yang ruang lingkupnya kecil misal dalam satu gedung atau satu ruangan. Sistem lama dalam melakukan proses penghitungan masih menggunakan sistem konvensional dimana dalam pencatatan transaksi (pembukuan) masih ditulis secara manual yang kemungkinan kesalahan sangatlah besar (human error). Proses penghitungan tersebut juga biasanya dilakukan ketika kegiatan transaksi dan proses berhenti (hari, minggu, atau bulan) dan menjadi kendala ketika pemilik perusahaan tidak bisa melihat data transaksi pada waktu tertentu secara cepat dan akurat. Untuk itulah penulis mencoba untuk
membuat
sebuah Sistem Informasi Manajemen Transaksi
dengan tambahan penghitungan dan pembukuan sehingga dapat membantu pengusaha dalam mengelola dan mengembangkan usahanya.
2.
Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem1 Berbicara mengenai masalah sistem sangatlah banyak pengertian yang dinyatakan oleh beberapa ahli. Apapun pengertian itu pada akhirnya sebuah sistem akan mengarah pada tujuan awal sebuah organisasi. Sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. 1
Hanif Al Fatta. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi”,2007,hal3.
4
2.2 Karakteristik Sistem2 Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu, yaitu mempunyai komponenkomponen (Components), batas sistem (Boundary), Lingkungan luar (Environment), Penghubung (Interface), masukan (Input), Keluaran (Output), Pengolah (Process), dan sasaran (Objective) atau Tujuan (Goal).
2.3 Klasifikasi Sistem
3
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut : a. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan (human made system) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sedangkan sistem buatan merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human machine system, c.
Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat di prediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem tertutup (closing system) dan sistem terbuka (open system) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan pihak luar. Secara teoritis sistem tersebut ada, tapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system.
2 3
Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. “Analisis & DESAIN Sistem Informasi”,2005,hal 3. Ibid
5
Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau sub sistem yang lainnya.
2.3 Konsep Pemodelan Sistem 2.3.1 Flowchart
4
Flowchart merupakan sebuah diagram dengan symbol – symbol grafis yang menyatakan type operasi yang berbeda. Sebagai representasi dari sebuah program, flowcart maupun algoritma dapat menjadi alat
bantu
yang memudahkan
perancangan alur urutan logika suatu program, memudahkan pelacakan sumber kesalahan program, dan alat untuk menerangkan logika program
2,3,2 Diagram Konteks
5
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. 2.3.3 Unified Modeling Language (UML) Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah "bahasa" yg telah menjadi
standar
dalam
industri
untuk
visualisasi,
merancang
dan
mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk 6
merancang model sebuah sistem.
2.4 Konsep Basis Data Adalah kumpulan informasi yang disimpan didalam computer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan sesuatu program computer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan 4
Flowchart, www.wikipedia.org dikses tanggal 9 juli 2011
5
Id.answers.yahoo.com/question/index , diakses tangga l 9-juli-2011
6
Sri Dharwiyanti dan Romi Satria W, Ilmu komputer,2003.
6
untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut system management basis data (Database Managemnet Sistem, DBMS) Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai DBMS.
7
2.5 Perangkat Lunak yang Digunakan Dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Penjualan ini, penyusun menggunakan perangkat lunak (software) Netbeans 6.9, MySql, dan XAMPP.
3 Perangkat lunak yang penyusun gunakan ini mempunyai beberapa
fungsi. Netbeans 6.9 berfungsi untuk pembuatan form aplikasi, sedangkan MySql berfungsi sebagai penampung database, dan XAMPP.
3. Analisis dan Perancangan Sistem Analisis sistem digunakan sebagai acuan dalam tahapan pembuatan program atau aplikasi sehingga pemrograman dapat dibuat dengan lebih terencana dan terarah serta program atau aplikasi layak untuk dibuat dan diimplementasikan.
3.1 Identifikasi Masalah Tujuan dilakukan identifikasi masalah yaitu dengan mendeteksi sistem apabila sistem ini kurang bermanfaat. Adapun permasalahan yang ada pada sistem adalah sebagai berikut : 1. Sistem informasi manajemen transaksi ini akan di aplikasikan pada LSC (Laptop service Service)
yang menyediakan layanan penjualan dan jasa
servis yang berlokasi di Jl. Palagan Tentara Pelajar No.57. 2. Sistem akan memberikan solusi untuk mengelola usahanya dalam hal penginputan data barang, penginputan data user, penginputan harga barang, transaksi penjualan, pengimputan data servis, pengimputan biaya servis, transaksi Analisis kelemahan sistem ini menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Effisiency, Services).
7
Konsep Basis Data, www.wikipedia.org , diakses tanggal 9-juli-2011
7
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem a. Kebutuhan Hardware
Laptop
Processor : Intel ® ATOM (TM) CPU N270 @1.60 GHz (2
: ION
CPUs)
Memory
: 1016 MB RAM
Display
: Mobile Intel (R) 945 Express Chipset Family
Hardisk
: S.ATA 160 GB
Monitor
: LCD 10.1” Wide Screen
b. Kebutuhan Software NetBeans IDE 6.9.1, MySql, dan XAMPP. Dua perangkat lunak yang penyusun gunakan ini mempunyai beberapa fungsi yaitu: 1. Netbeans IDE 6.9.1 berfungsi untuk pembuatan form aplikasi. 2. MySql berfungsi sebagai DBMS (Database Management Sistem). 3. XAMPP berfungsi sebagai server database.
3.3 Analisis Kelayakan Sistem Studi kelayakan merupakan proses mempelajari dan menganalisis masalah yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang harus dicapai. Tujuan utama dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan dari sistem yang lama layak pakai atau tidak. Dalam tahap ini tentunya diperlukan pertimbangan yang sangat matang ketika menentukan seberapa banyak keuntungan yang didapat dan biaya yang diperlukan dari sistem baru tersebut. Sasaran yang akan dicapai dan kondisi lembaga menjadi pertimbangan utama dalam pembuatan sistem baru ini. Beberapa analisis yang digunakan untuk menguji sistem baru ini adalah : Teknologi dan Hukum.
8
3.4 Analisis Biaya dan Manfaat Sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk menilai ini disebut dengan analisis biaya/keuntungan (cost/benefit analysis). Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan pelayanan kepada langganan yang lebih baik. Keuntungan yang sulit diukur langsung dengan uang ini selanjutnya jika ingin ditentukan dalam bentuk nilai uang, maka dapat menaksir efektivitasnya. Jika manfaat-manfaat yang diharapkan lebih kecil dari biaya-biaya yang dikeluarkan maka sistem ini tidak layak dioperasikan atau diterapkan pada instansi tersebut.
9
3.5 Perancangan Sistem Dalam perancangan sistem, proses yang dilakukan adalah sebagai berikut : Menggambar Flowchart D is trib u to r
B a ra n g
S e rv is
T ra n s a k s i
U ser
R ekapan
D a ta D is trib u to r
D a ta B a ra n g
D a ta S e rv is
D a ta T ra n s a k s i
D a ta U s e r
D a ta R e k a p a n
P e n g e lila h a n D a ta D is trib u to r
P e n g e lo la h a n D a ta B a ra n g
P e n g e lo la h a n D a ta S e rv is
P e n g e lo la h a n D a ta T ra n s a k s i
P e n g e lo la h a n D a ta U s e r
P e n g e lo la h a n D a ta R ekapan
D is trib u to r
B a ra n g
S e rv is
T ra n s a k s i
U ser
P e m b u a ta n L a p o ra n D a ta D is trib u to r
P e m b u a ta n L a p o ra n D a ta B a ra n g
P e m b u a ta n L a p o ra n D a ta S e rv is
P e m b u a ta n L a p o ra n D a ta T ra n s a k s i
P e m b u a ta n L a p o ra n D a ta U ser
P e m b u a ta n L a p o ra n D a ta R ekapan
L a p o ra n D a ta D is trib u to r
L a p o ra n D a ta B a ra n g
L a p o ra n D a ta S e rv is
L a p o ra n D a ta T ra n s a k s i
L a p o ra n D a ta U ser
L a p o ra n D a ta R ekapan
N o ta
10
K a ta g o ri U ser
R ekapan
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Uji coba sistem Uji coba sistem dan program `dalam pembuatan Website ini akan dilakukan dengan pengetesan fungsi dan logika yang telah di berikan pada masing-masing program atau modul, apakah masih ada kesalahan atau tidak. Dengan menjalankan program dapat dideteksi kesalahan yang ada dan fungsi-fungsi yang tidak sesuai. Uji coba dilakukan dengan dua metode, yaitu : a. Black Box Testing Pengujian Black Box Testing berfokus pada fungsi sistem, tentang kesalahan interface, fungsi, basis data atau kesalahan kinerja sistem. Pengujian ini dilakukan terhadap seluruh modul yang ada, untuk mencari kesalahan, sehingga apabila ditemukan kesalahan bisa dilakukan perbaikan. Contoh pengujian black box testing adalah koneksi ke database, bila terjadi kesalahan misalnya tampak pada gambar di bawah ini :
b.
White Box Testing Box testing berbeda dengan pengujian black box testing, kalau black box testing
adalah pengujian semua logika dan fungsi, pada pengujian ini dilakukan terakhir sebelum sistem diimplementasikan. Strategi ini digunakan untuk melihat mekanisme internal dari suatu produk perangkat lunak, khususnya untuk mengamati struktur dan logika kode-kode program yang ditulis. Strategi ini dapat dilakukan dengan cara meninjau langsung kode program (source code) yang ditulis dalam membangun perangkat lunak. Termasuk di dalamnya komponenkomponen berupa fungsi (function), prosedur (procedure) ataupun modul-modul eksternal yang digunakan.
11
4.2 Manual program a. Manual program untuk Admin b. Manual program untuk Karyawan
4.3 Pembahasan a. Pembahasan listing program Pada bagian pembahasan listing program (sript), akan di bahas pada bagian-bagian tertentu saja, yaitu listing program pada koneksi ke database, contoh pada validasi login. b. Implementasi database Setelah di rancang struktur database, maka perlu di terapkan dalam mySQL. Sesuai dengan rancangan pada BAB III, maka hasil harus diimplementasikan kedalam mySQL database. Dalam implementasi ada beberapa tabel yang di buat, yaitu :
Tabel Distributor
Tabel Barang
Tabel Servis
Tabel Transaksi
Tabel User
Tabel Rekapan
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan materi pada uraian-uraian sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN TRANSAKSI
PADA PERUSAHAAN LSC
(LAPTOP SERVICE CENTER) ” Maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa: -
Proses pengolahan data yang berjalan selama ini masih menggunakan cara manual, belum adanya program khusus untuk mengolah data mengakibatkan pelayanan informasi mengenai data LSC masih kurang memuaskan. Misalnya saja kerumitan dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan pencatatan data yang membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu sangat perlu
12
dibenahi. Oleh karena itu sistem manual saat ini perlu dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi. -
Adapun kelebihan sistem terkomputerisasi dibandingkan sistem yang ada saat ini (manual) adalah: a. Dapat mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data b. Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan. c.
Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan, pencarian dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang dihasilkan lebih tepat waktu, akurat dan relevan bagi penerima informasi terakhir. Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, diharapkan kegiatan pencatatan, pencarian data serta pembuatan laporan di perusahaan LSC akan lebih efektif dan efisien, sehingga pelayanan terhadap konsumen dapat ditingkatkan.
5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak LSC (Laptop Service Center) di dalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja karyawan penyusun mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan. Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak LSC berguna meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu: 1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi, di mana sistem terkomputerisasi depat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang manual. 2. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penyusun usulkan dalam sistem tersebut dapat digunakan untuk proses pengolahan data. 3. Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh pihak LSC, maka perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan berindak sebagai operator program, proses penginputan data dapat berjalan 4. Dalam pembuatan aplikasi ini penyusun menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan aplikasi dikarenakan keterbatasan penyusun, untuk itu saran dan kritik sangat penyusun harapkan.
13
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2006. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Hanif Jogiyanto, HM. 2005. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Jogiyanto,HM. 2008. Sistem Teknologi Informasi : Pendekatan Terintegrasi Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan, dan Pengelolahan : Andi Kusrini,. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolahan Basis Data : Andi
14
