Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Organisasi Nirlaba : Studi Kasus pada Gereja Huria Kristen Batak Protestan Depok I PENDAHULUAN

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Organisasi Nirlaba : Studi Kasus pada Gereja Huria Kristen Batak Protestan Depok I

Pascal Lahai Roy, Siti Nurwahyuningsih Harahap S1 Reguler Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia

ABSTRAK: Skripsi ini bertujuan untuk menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi yang digunakan dalam kegiatan yang ada pada siklus penerimaan dan pengeluaran Huria Kristen Batak Protestan Depok I. Metode yang digunakan dalam merancang sistem informasi akuntansi adalah metode Framework for the Application of Sistems Thinking (F.A.S.T.). Hasil penelitian berupa prosedur yang diharapkan dapat berguna untuk meningkatkan kinerja pengelola HKBP Depok I maupun untuk penelitian selanjutnya.

Kata Kunci : Gereja; organisasi nirlaba; sistem informasi akuntansi; siklus penerimaan; siklus pengeluaran

PENDAHULUAN Organisasi nirlaba merupakan suatu organisasi yang terbilang unik karena mampu beroperasi dan bahkan bertumbuh tanpa mengandalkan profit melainkan hanya dari sumbangan yang diterima. Hal ini tentunya bisa terjadi jika ada pengelolaan dan pertanggungjawaban dana yang transparan dan akuntabel mengingat para penyumbang umumnya tidak memantau langsung kegiatan operasional harian organisasi tersebut. Agar pengelolaan dana ini efektif dan efisien maka organisasi sektor publik membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi yang handal. Sistem informasi akuntansi yang handal akan meyakinkan sumber pendanaan organisasi bahwa dana yang mereka sumbangkan dikelola dengan baik, hal ini penting mengingat donatur dapat dengan mudah menghentikan pendanaan jika pengelolaannya tidak akuntabel atau terdapat penyelewengan dana. Salah satu bentuk organisasi nirlaba yang umum ditemui adalah organisasi keagamaan yang menerima sumbangan dan amal dari umat, hal ini sejalan dengan salah satu prinsip yang diajarkan agama yakni beramal untuk kemudian disalurkan kepada pihak yang membutuhkan. Adapun dana dan

Analisis dan..., Pascal Lahai Roy, FE UI, 2013

sumbangan yang dikumpulkan ini tidak dapat diawasi secara terus-menerus oleh penyumbang sehingga perlu adanya suatu mekanisme pertanggungjawaban yang handal. Organisasi sektor publik sendiri merupakan sebuah entitas ekonomi yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut (Nordiawan dan Hertianti, 2010): 

Dijalankan tidak untuk mencari keuntungan finansial



Dimiliki secara kolektif oleh publik



Kepemilikan atas sumber daya tidak digambarkan dalam bentuk saham yang dapat diperjualbelikan



Keputusan-keputusan yang terkait kebijakan maupun operasi didasarkan pada konsesus Bentuk dari organisasi sektor publik juga bermacam-macam seperti

pemerintah pusat, pemerintah daerah, yayasan, LSM, rumah sakit, panti asuhan, partai politik, maupun lembaga keagamaan. Dalam penelitian ini objek yang akan diteliti adalah Huria Kristen Batak Protestan (HKBP) Depok I sebagai contoh organisasi nirlaba keagamaan yang juga perlu meyakinkan jemaatnya bahwa pengelolaan yang dijalankan transparan dan bebas dari penyelewengan dana sehingga pengurusnya dapat terus memberikan pelayanan keagamaan. Masalah yang dihadapi adalah tidak adanya prosedur baku dalam siklus penerimaan dan pengeluaran HKBP Depok I sehingga menyebabkan lemahnya pengendalian terhadap risiko penyalahgunaan dana, ini tentu

akan

berdampak

negatif

pada

kepercayaan

para

jemaat

yang

menyumbangkan dananya dan dapat mengakibatkan berhentinya pelayanan HKBP Depok I karena masalah pendanaan. Oleh sebab itu maka penelitian ini bertujuan untuk menganalisis siklus penerimaan dan pengeluaran HKBP Depok I serta merancang model logis dari kedua siklus tersebut agar dapat memahami mekanisme pengelolaan dana yang terjadi serta memberikan saran untuk perbaikan prosedur proses penerimaan dan pengeluaran.


TINJAUAN TEORITIS Proses Pengembangan Sistem Sistem selaku alat yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai tujuan juga ikut beradaptasi, mulai dari suatu bentuk sederhana dengan satu fungsi sampai menjadi bentuk yang rumit dengan beragam fungsi. Hal ini dijelaskan melalui siklus hidup sistem yang terdiri dari siklus pengembangan sistem dan siklus operasi dan perawatan sistem. Pengembangan sistem yang terjadi baik akibat adanya konversi maupun keusangan

memerlukan

suatu

metodologi

pengembangan

sistem

dalam

pelaksanaannya. Adapun metodologi didefinisikan sebagai suatu proses standar untuk membangun dan memelihara sistem tersebut beserta sistem informasi yang lainnya dalam berbagai tahapan siklus hidup sistem yang ada (Bentley dan Whitten, 2007).

Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian sebagaimana dikemukakan oleh Romney (2009) merupakan suatu kebijakan, prosedur, dan aturan yang menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan pengendalian manajemen telah dipenuhi dan respon terhadap risiko telah dilaksanakan. Pengendalian akan menjadi lebih efektif apabila dirancang pada saat sistem sedang dibangun dibandingkan setelah sistem dijalankan. Manajemen juga perlu untuk membuat prosedur untuk memastikan aktivitas pengendalian yang ada dalam sistem benar-benar dijalankan. Adapun aktivitas pengendalian perlu memperhatikan otorisasi transaksi dan aktivitas yang tepat, pemisahan tugas, pengendalian proyek pengembangan dan akuisisi, pengendalian manajemen perubahan, desain dan penggunaan dokumen dan catatan, perlindungan terhadap aset dan data, serta pemeriksaan independen pada kinerja. Otorisasi transaksi dan aktivitas yang tepat mencakup kebijakan pemberian wewenang dan pelimpahan otorisasi untuk memperlancar jalannya aktivitas organisasi. Otorisasi didokumentasikan dalam berbagai macam cara dan bentuk seperti tanda tangan atau memasukan kode otorisasi. Pemisahan tugas terkait dengan pemberian wewenang atas fungsi yang berbeda kepada individu


yang berbeda pula. Hal ini untuk menjaga agar karyawan tidak dapat melakukan kecurangan dan menyembunyikan kecurangan yang dilakukannya. Pengendalian proyek pengembangan dan akuisisi berkaitan dengan pemilihan metodologi yang tepat untuk mengembangkan, mengakuisisi, mengimplementasikan, dan merawat sistem informasi serta teknologi yang digunakan. Metodologi tersebut juga harus dilengkapi dengan pengendalian yang baik untuk keseluruhan fase dan aktivitas yang ada. Pengendalian manajemen perubahan terkait dengan pemanfaatan modifikasi sistem informasi di organisasi untuk mengakomodir proses dengan cara yang baru dan memperoleh keuntungan dari perkembangan teknologi informasi tersebut. Adapun manajemen perubahan sendiri merupakan proses memperoleh keyakinan bahwa perubahan yang diterapkan tidak berdampak negatif terhadap keandalan, keamanan, kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan sistem. Desain dan penggunaan yang tepat dari dokumen dan catatan baik cetak maupun elektronik berguna untuk mempermudah proses serta memastikan keakuratan dan kelengkapan pencatatan atas seluruh data transaksi yang relevan. Bentuk dan isi dokumen harus dibuat seringkas mungkin namun tetap mampu menampung semua informasi yang penting sehingga dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi jumlah kesalahan, serta memfasilitasi pengkajian dan verifikasi. Perlindungan yang dibutuhkan organisasi tidak hanya melindungi kas dan aset fisik seperti persediaan dan perlengkapan, tapi juga perlu melindungi informasi yang dimiliki organisasi. Lemahnya perlindungan atas informasi dapat menimbulkan risiko yang tinggi terkait pencurian dan penyalahgunaan terhadap informasi tersebut, terutama dari pihak internal yang mengerti jalannya sistem informasi perusahaan tersebut. Hal yang tidak disengaja seperti kesalahan dalam penghapusan data, penyebaran virus, dan perbaikan perangkat keras tanpa pengawasan juga dapat mengakibatkan ancaman terhadap informasi. Hal yang perlu diperhatikan dalam menetapkan pengendalian guna melindungi aset adalah menciptakan

dan

menjalankan

kebijakan

dan

prosedur

yang

tepat,

mempertahankan pencatatan yang akurat atas semua aset, membatasi akses terhadap aset, dan melindungi catatan dan dokumen.


Pemeriksaan independen pada kinerja yakni pemeriksaan secara internal untuk memastikan bahwa transaksi telah diproses secara akurat merupakan salah satu elemen pengendalian yang penting. Meskipun bersifat internal pemeriksaan ini harus independen dan akan lebih efektif jika dilakukan oleh orang lain selain oleh orang-orang yang memang bertanggung jawab atas kegiatan terkait. Berikut adalah beberapa pengecekan independen yang sering digunakan: pengkajian oleh manajemen tingkat atas, pengkajian analitis, rekonsiliasi dua catatan independen, perbandingan kuantitas aktual dengan yang tercatat, akuntansi dua lajur, pengkajian pihak independen.

METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan dalam pengembangan sistem dapat diperoleh melalui pembelian maupun pengembangan sistem secara internal dalam suatu organisasi di mana setiap alternatif sistem yang dikembangkan memiliki kekurangan dan kelebihan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi organisasi. Dari berbagai ragam metode yang tersedia, salah satu metode yang dapat digunakan adalah F.A.S.T (Framework for the Application of Sistems Thinking). Berikut adalah tahapan dalam metodologi F.A.S.T. (Bentley dan Whitten, 2007): a) Fase definisi ruang lingkup Dalam fase ini terdapat dua tujuan yang akan dicapai yaitu pertama untuk melihat apakah masalah yang ada cukup material dan kedua, apabila material maka selanjutnya akan ditentukan ukuran dan batasan, visi, kendala-kendala, serta peserta, anggaran serta jadwal dari pengembangan sistem. b) Fase analisis masalah Fase ini mempelajari sistem yang sudah berjalan dan melakukan analisis terkait penemuan yang ada untuk memberikan pemahaman yang mendalam terkait permasalahan yang memicu proyek terkait. Dalam fase ini juga ditentukan apakah manfaat yang akan diperoleh sistem baru melebihi biayanya. c) Fase analisis kebutuhan


Setelah melakukan analisis masalah, fase selanjutnya adalah melakukan analisis kebutuhan. Dalam fase ini dilakukan identifikasi kebutuhan dari sistem ideal yang diharapkan baik dari segi fungsional maupun nonfungsional. d) Fase desain logis Kebutuhan sistem yang diungkapkan dalam kata, pada fase ini akan divisualisasikan dalam gambar yang disebut model sistem untuk validasi kebutuhan dengan akurat dan konsisten sehingga dapat lebih mudah dipahami dimana hal tersebut dilakukan terpisah dan independen dari teknologi yang akan digunakan nanti sebagai solusi. Model yang ada meliputi (1) model logis data, (2) model logis proses, dan (3) model logis user interface. e) Fase analisis keputusan Setelah mengidentifikasi kebutuhan dan model logis dari sistem tersebut telah digambarkan sehingga menghasilkan alternatif sistem baru yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis tersebut. Dalam fase ini maka akan dilakukan beberapa hal yaitu (1) identifikasi solusi teknis yang ada, (2) analisis masing-masing dari solusi tersebut terkait visibilitasnya, dan (3) rekomendasi sistem yang ditargetkan menjadi solusi untuk kemudian didesain. f) Fase desain fisik dan integrasi Pada fase ini, hal yang dilakukan adalah untuk mentransformasikan kebutuhan bisnis yang sebelumnya telah digambarkan dalam model sistem ke dalam spesifikasi desain fisik yang dapat menjadi petunjuk proses pembangunan sistem. Fase ini merupakan kebalikan dari fase desain logis dimana pada fase ini akan banyak berhubungan dengan solusi teknis yang spesifik. g) Fase pembangunan dan pengujian Setelah memperoleh model dan spesifikasi desain fisik dari sistem yang baru, maka proses dapat dilanjutkan dengan aktivitas berikut (1) membangun dan menguji sistem yang memenuhi kebutuhan dan spesifikasi desain fisik dan (2) implementasi penghubung antara sistem


yang ada dengan yang baru. Dalam fase ini komponen yang harus di bangun dan dipasang adalah database, piranti lunak yang dibeli maupun dikembangkan sendiri, serta mengenalkannya pada pengguna dan pihak yang berkepentingan terhadap sistem. Pengenalan sistem sebaiknya dilengkapi dengan sistem bantuan, pemberian pelatihan, meja bantuan pendukung( help desk support), serta instruksi pengendalian. h) Fase pemasangan dan pengantaran Dalam fase ini, terdapat transisi dari penggunaan sistem terdahulu yang digantikan dengan sistem baru. Transisi dapat menimbulkan masalah terkait adaptasi penggunaanya oleh para pengguna sistem tersebut oleh sebab itu dalam tahap ini analis sistem berperan memberikan bantuan teknis kepada pengguna sistem, melakukan konversi database dan dokumen yang ada, serta melakukan pengujian akhir pada sistem. Adapun transisi penggunaan sistem dapat dilakukan secara langsung maupun paralel dengan sistem yang sebelumnya. i) Fase operasi dan perawatan Ketika sistem yang baru telah beroperasi maka diperlukan dukungan atas penggunaan sistem secara berkelanjutan di mana hal tersebut terdiri dari aktivitas-aktivitas berikut : (1) membantu pengguna, (2) memperbaiki kecacatan pada software, (3) memulihkan sistem, dan (4) menyesuaikan sistem dengan kebutuhan yang baru.

HASIL PENELITIAN Hasil penelitian ini berupa dokumentasi tertulis sistem berjalan serta analisis pengendalian yang diterapkan di HKBP Depok I. Adapun siklus yang didokumentasikan mencakup siklus penerimaan dan perancangan. Siklus penerimaan yang dianalisis terdiri dari prosedur penerimaan persembahan, penerimaan lelang, dan penyewaan ruangan. Siklus pengeluaran yang dianalisis terdiri dari pengeluaran untuk kegiatan per seksi, pengeluaran operasional, transfer HKBP Pusat/Distrik, dan penggajian. Tujuh proses ini akan dinarasikan untuk dapat menjelaskan secara menyeluruh proses yang terjadi secara teknis.


Penerimaan Persembahan Penerimaan Persembahan merupakan sumber penerimaan utama gereja, hal ini sesuai dengan sifat gereja sebagai suatu organisasi nirlaba yang memang berfungsi sebagai tempat beramal bagi jemaat. Adapun pembagian jenis persembahan berdasarkan pada jenis kegiatan dan waktu pelaksanaan kebaktian tanpa adanya perbedaan yang terlalu signifikan dalam prosesnya. Proses penerimaan persembahan diawali dengan penunjukan satu orang sintua yang bertugas untuk melayani sebagai kolektan yang mengumpulkan persembahan di acara kebaktian. Adapun untuk persembahan selain yang diserahkan saat kebaktian seperti persembahan ucapan syukur dan persembahan bulanan bisa disampaikan langsung oleh jemaat ke kantor administrasi gereja kepada bendahara atau dititipkan melalui sintua yang ada di daerah sekitar. Sintua bertugas untuk melaporkan jumlah penerimaan persembahan saat kebaktian di rumah jemaat di hari Rabu kepada kepala tata usaha melalui SMS. Persembahan dari rumah jemaat hari Rabu akan diserahkan kepada bendahara saat kebaktian sermon di hari Jumat, sedangkan untuk persembahan yang dikumpulkan sintua saat ibadah minggu dan sermon di hari Jumat akan langsung dibawa ke ruang konsistori gereja untuk digabungkan dengan persembahan lainnya selama seminggu. Persembahan dihitung dan dicatat dalam manifest, yakni formulir berisi informasi jenis, sumber, dan jumlah persembahan, rangkap 3 oleh sintua yang bertugas.. Satu manifest dipegang oleh sintua bertugas, satu diserahkan bersama dengan uang persembahan kepada bendahara, dan satu diserahkan kepada bagian tata usaha. Berdasarkan manifest dan persembahan yang diterima bendahara akan melakukan penghitungan ulang dan membuat nota rincian pecahan uang persembahan. Penerimaan lainnya selama satu minggu juga akan digabungkan dengan persembahan dan disetor ke bank pada hari senin dan bendahara akan menerima bukti setor dari bank, kemudian bendahara menyusun laporan keuangan penerimaan persembahan sesuai nota rincian dan manifest. Dalam proses penyusunan laporan juga akan disimpan data penerimaan persembahan dalam database pada komputer yang dilengkapi dengan antivirus. Semua bukti transaksi dan dokumen disimpan dalam lemari arsip yang terkunci, setelah warta jemaat selesai dibuat satu salinannya juga akan diarsipkan. Kunci


lemari arsip dipegang oleh kepala tata usaha. Laporan keuangan penerimaan akan diperiksa oleh Kepala Tata Usaha dengan manifest yang dipegang oleh bagian Tata Usaha terhadap buku tabungan. Setelah memberikan koreksi (jika ada) bagian Tata Usaha akan memasukkan data ke dalam database warta dan menambahkan informasi mengenai siapa kolektan yang bertugas dalam kebaktian minggu sebagai pertanggungjawaban atas penerimaan persembahan. Warta jemaat akan diperbanyak dan diterbitkan setiap kebaktian hari minggu yang dilakukan di gereja.

Penerimaan Lelang Pada proses penerimaan lelang pertama-tama panitia lelang akan dibentuk dan dilakukan pendaftaran aset yang akan dilelang oleh panitia (dengan sebelumnya berkonsultasi dengan dewan dan pengurus harian). Proses pembayaran dilakukan pada saat acara lelang berlangsung. Pembayaran kas langsung dari peserta kepada panitia lelang sedangkan pembayaran melalui rekening akan dilakukan kemudian tetapi saat acara lelang peserta biasanya membayarkan uang muka terlebih dahulu. Peserta lelang yang telah membayar kas akan mendapat bukti penerimaan dari panitia lelang, sedangkan pembayaran melalui transfer rekening mengandalkan bukti transfer. Pembayaran transfer selanjutnya akan dipantau oleh bendahara setiap minggunya. Kas yang dipegang oleh panita lelang ini kemudian akan disetorkan ke rekening gereja bersama dengan penerimaan lainnya selama seminggu. Kemudian bendahara akan menyusun

laporan dengan

memeriksa

status

pembayaran

transfer

dan

digabungkan dengan penyetoran kas yang telah dilakukan. Laporan penerimaan dari hasil pelelangan dan penjualan aset gereja kemudian akan digabungkan ke database laporan keuangan penerimaan gereja dalam komputer yang dilengkapi antivirus. Laporan ini selanjutnya diserahkan kepada bagian Tata Usaha untuk dibandingkan dengan buku tabungan, diberikan koreksi jika perlu dan ditambahkan dengan informasi mengenai aset yang terjual saat pelelangan, peserta lelang yang membeli, dan status pembayaran dari aset tersebut (diberikan himbauan bagi yang belum melunasi). Bukti transaksi dan satu salinan warta jemaat disimpan dalam lemari arsip yang terkunci, kunci lemari arsip dipegang


oleh kepala tata usaha. Laporan keuangan ini dapat dilihat dalam warta jemaat yang diperbanyak dan diedarkan setiap kebaktian minggu pagi, siang, dan sore agar jemaat dapat memeriksa transaksi pembayaran lelang mereka.

Penerimaan Penyewaan Ruangan Umumnya penyewa akan menghubungi pengurus gereja (bagian Tata Usaha atau bendahara) dengan mendatangi langsung kantor gereja ataupun via telepon, kemudian pesanan ini akan dicatat oleh bagian Tata Usaha pada papan jadwal penggunaan ruangan yang terdapat di kantor administrasi gereja. Informasi penyewaan yang dicatat mencakup tanggal penggunaan ruangan, acara yang akan diadakan, dan pelunasan pembayarannya. Waktu pelunasan pembayaran paling lambat satu hari sebelum acara. Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer rekening atau pembayaran kas melalui bendahara gereja. Pembayaran kas akan dicatat pada bukti penerimaan, dan satu salinannya diberikan pada penyewa. Selanjutnya setelah pembayaran dilakukan bendahara meyetorkan pembayaran ke bank bersama dengan penerimaan lainnya selama seminggu, dan menerima bukti setor. Bendahara kemudian akan menyusun laporan dan menginput laporan ke database komputer yang dilengkapi antivirus. Laporan penerimaan sewa yang dibuat oleh bendahara akan diserahkan kepala tata usaha untuk diverifikasi dengan membandingkannya terhadap buku tabungan (dikoreksi jika ada kesalahan). Laporan yang telah diverifikasi akan dicetak dalam bentuk warta jemaat, diperbanyak, dan diterbitkan di warta jemaat. Semua bukti transaksi dan satu salinan warta jemaat disimpan dalam lemari arsip yang terkunci dan kuncinya dipegang oleh kepala tata usaha.

Pengeluaran untuk Kegiatan per Seksi Pengeluaran per seksi dimulai dengan pengajuan proposal anggaran kegiatan per seksi, dimana bendahara masing-masing seksi menyusun anggaran tahunan dan mengajukannya ke dewan yang membawahinya masing-masing. Setelah anggaran disetujui melalui rapat dewan, maka dewan akan menyampaikan anggaran yang disetujui kepada bendahara sebagai otorisasi pendistribusian dana.


Bendahara menarik dana dari bank atau melakukan transfer ke rekening yang digunakan oleh tiap seksi dengan menggunakan bukti penarikan kas/bukti transfer. Dana ini akan dipergunakan oleh masing-masing seksi untuk melaksanakan kegiatan yang telah direncanakan. Di akhir periode, bendahara seksi yang mengadakan kegiatan akan menyusun laporan pertanggungjawaban yang dilampirkan dengan bukti-bukti transaksi dan menyerahkannya kepada bendahara gereja. Laporan ini akan diteruskan pada dewan setelah bendahara selesai menyusun laporan pengeluaran seksi. Data mengenai pengeluaran per seksi akan disimpan dalam komputer yang dilengkapi dengan antivirus. Laporan pengeluaran per seksi kemudian diperiksa oleh kepala tata usaha dengan membandingkannya terhadap buku tabungan. Setelah bagian Tata Usaha melakukan koreksi, maka warta jemaat akan diperbanyak dan diedarkan pada kebaktian minggu agar jemaat dapat mengetahui penggunaan dana per seksi. Semua bukti transaksi dan satu salinan warta jemaat disimpan dalam lemari arsip yang terkunci dan kunci lemari arsip disimpan oleh kepala tata usaha.

Pengeluaran Operasional Pengeluaran operasional dimulai dengan inventaris kebutuhan oleh pengurus yang disesuaikan dari anggaran pengeluaran operasional periode-periode sebelumnya, pengeluaran ini bersifat rutin sehingga besarannya cenderung sama dengan sedikit variasi. Otorisasi pengeluaran operasional menggunakan otorisasi umum dan tanggung jawab otorisasi diserahkan kepada kepala tata usaha (pengeluaran bernilai dibawah satu juta rupiah cukup diotorisasi oleh kepala tata usaha). Inventaris kebutuhan akan menghasilkan pesanan barang dan jasa kepada vendor. Pembayaran vendor dilakukan secara kas oleh bendahara namun apabila kas yang ada pada bendahara tidak mencukupi maka bendahara boleh menarik kas dari bank menggunakan bukti penarikan kas. Penyelesaian pembayaran akan menghasilkan

bukti

pengeluaran

serta

menambah

aset

gereja

ataupun

menyebabkan diterimanya jasa. Kegiatan selanjutnya adalah pemutakhiran database oleh bendahara dengan memasukkan data dari bukti pengeluaran (dan bukti penarikan kas jika ada) serta data penambahan aset ke dalam komputer yang


dilengkapi dengan antivirus. Bersamaan dengan pemutakhiran database bendahara akan menyusun laporan pengeluaran biaya operasional. Laporan pengeluaran biaya operasional kemudian disampaikan kepada bagian Tata Usaha untuk diperiksa. Setelah proses verifikasi selesai, laporan pengeluaran biaya operasional ditambahkan dengan informasi penambahan aset baru dalam warta jemaat yang diterbitkan setiap kebaktian minggu. Semua bukti transaksi dan satu salinan warta jemaat disimpan dalam lemari arsip yang terkunci, kunci lemari arsip dipegang oleh kepala tata usaha.

Pengeluaran Transfer HKBP Pusat/Distrik Proses dimulai dari Pusat/Distrik mengirimkan surat pemberitahuan kepada gereja perihal permohonan transfer, bagian tata usaha kemudian menyampaikan surat pemberitahuan ini kepada dewan. Dewan melalui Rapat Dewan memutuskan jumlah yang ditransfer dan memberi otorisasi transfer pada bendahara. Proses penetapan transfer ini sendiri sudah dilakukan sejak HKBP Depok I resmi menjadi resort, jumlahnya sudah ditetapkan dari satu kantong persembahan khusus yang diedarkan saat kebaktian minggu. Secara berkala bendahara akan langsung melaksanakan transfer melalui bank dan menyimpan bukti transfer, dan kepala tata usaha mengirimkan surat sebagai respons kepada HKBP Pusat/Distrik. Bendahara kemudian akan menyusun laporan pengeluaran transfer yang digabungkan kedalam laporan keuangan pengeluaran. Data mengenai transfer pusat/distrik akan di simpan dalam komputer yang dilengkapi antivirus. Selanjutnya, laporan pengeluaran transfer akan diserahkan kepada bagian tata usaha untuk dibandingkan dengan buku tabungan oleh kepala tata usaha dan diarsipkan. Laporan pengeluaran transfer yang telah diperiksa akan dicantumkan dalam warta jemaat yang diterbitkan dan diedarkan saat kebaktian minggu. Semua bukti transaksi dan satu salinan warta jemaat disimpan dalam lemari arsip yang terkunci, kunci lemari arsip dipegang oleh kepala tata usaha.

Penggajian


Proses penggajian bulanan dimulai dengan penetapan gaji berdasarkan persetujuan dari rapat dewan yang ditinjau kembali tiap tahun. Adapun otorisasi pembayaran gaji menggunakan otorisasi umum. Setiap akhir bulan kepala tata usaha akan mengotorisasi pembayaran gaji dan menugaskan bendahara untuk melakukan transfer rekening atau menarik kas dengan menggunakan bukti transfer/penarikan kas. Pembayaran secara kas dilakukan di kantor administrasi dengan disaksikan pengurus lainnya yang hadir. Ketika membayar gaji bendahara akan memberikan satu lembar bukti pengeluaran kepada pengurus yang menerima gaji sedangkan aslinya diserahkan kepada kepala tata usaha untuk digunakan memeriksa laporan penggajian. Selanjutnya informasi transfer dan penarikan kas kemudian akan dimutakhirkan datanya dan dimasukkan dalam komputer yang dilengkapi antivirus oleh bendahara dan disusul dengan proses penyusunan laporan penggajian. Laporan penggajian kemudian akan diserahkan kepada bagian tata usaha untuk diperiksa oleh kepala tata usaha dengan membandingkannya terhadap buku tabungan dan bukti pengeluaran. Setelah laporan dalam warta jemaat selesai dikoreksi, warta yang telah diverifikasi diterbitkan dan diedarkan kepada jemaat pada kebaktian minggu. Semua bukti transaksi dan satu salinan warta jemaat disimpan dalam lemari arsip yang terkunci, kunci lemari arsip dipegang oleh kepala tata usaha.

Analisis Sistem Berjalan 

Otorisasi transaksi dan aktivitas : Otorisasi yang digunakan mencakup otorisasi umum dan otorisasi khusus. Penggunaan otorisasi ini memudahkan kinerja pengurus namun memberi ruang untuk adanya penyalahgunaan dari pelimpahan otorisasi karena batasan yang ditetapkan berupa besaran dana yang boleh dikeluarkan yakni satu juta rupiah dan tidak dijelaskan frekuensinya.



Pemisahan tugas : Tidak ada pemisahan tugas untuk fungsi pencatatan dan penjagaan/pemeliharaan aset. Kedua fungsi ini dipegang oleh bendahara sehingga memungkinkan terjadinya manipulasi laporan dan penyalahgunaan wewenang.




Pengendalian proyek pengembangan dan akuisisi : Mengingat proses operasi yang dilakukan tidak terlampau rumit dan tidak terlalu bergantung pada teknologi maka belum diperlukan metodologi pengembangan lanjutan ataupun akuisisi teknologi baru. Adapun penelitian ini menggunakan metodologi pengembangan sistem F.A.S.T. hingga tahap pemodelan desain logis dan tidak sampai perancangan teknis dan teknologi yang digunakan, selain itu teknologi yang dimiliki sekarang cukup memadai untuk mengakomodasi proses operasi HKBP Depok I.



Pengendalian manajemen perubahan : HKBP Depok I belum memiliki pengendalian manajemen perubahan dan belum memerlukan modifikasi sistem informasi karena tidak terdapat perubahan proses operasi yang bergantung pada teknologi secara signifikan. Adapun perubahan sistem informasi yang masih dalam proses perencanaan adalah penambahan media output model logis interface dalam bentuk pembuatan website.



Desain dan penggunaan dokumen dan catatan : Dokumen yang digunakan cukup mampu memenuhi kebutuhan transaksi HKBP Depok I secara efisien, namun

masih

terdapat

kemungkinan

kesalahan

klasifikasi

jenis

penerimaan/pengeluaran karena secara fisik bentuk dokumen sama. Selain itu meski dokumen sudah prenumbered namun penyusunannya masih kurang diperhatikan dan disusun berdasarkan tanggal terjadinya transaksi sehingga dapat terjadi penggunaan/hilangnya dokumen tanpa disadari. 

Perlindungan terhadap aset, catatan, dan data : Arsip bukti transaksi serta satu salinan laporan dalam warta jemaat secara fisik disimpan dalam lemari arsip. Kunci lemari arsip dipegang oleh kepala tata usaha. Penyimpanan data secara elektronik berupa softcopy dari laporan dan data transaksi juga dimasukkan dalam komputer yang dilengkapi antivirus. Sayangnya pengamanan kas yang dipegang bendahara masih sangat kurang mengingat kas yang belum disetor terus dibawa oleh bendahara.



Pemeriksaan independen pada kinerja : Dilakukan oleh kepala tata usaha sebelum warta jemaat diedarkan dan pengecekan ulang oleh jemaat menerima warta jemaat di hari minggu.




Penyebaran informasi : Dilakukan melalui warta jemaat sebagai media pertanggungjawaban penggunaan dana oleh pengurus, warta jemaat juga nantinya akan disampaikan melalui website Gereja yang saat inisedang dalam proses pembuatan.

KESIMPULAN Berdasarkan analisis pada bagian sebelumnya dapat ditarik kesimpulan bahwa secara umum masalah yang ditemukan dalam sistem berjalan di HKBP Depok I dikarenakan tidak adanya prosedur tertulis. Hal ini mengakibatkan munculnya kelemahan karena kurang handalnya pengendalian dan pengawasan. Kelemahan

pengendalian

dan

pengawasan

dapat

berakibat

terjadinya

penyelewengan dana, hilangnya bukti transaksi yang mengakibatkan transaksi tidak dapat dilacak, kesalahan pencatatan, dan penyalahgunaan wewenang. Kelemahan pengendalian dapat dilihat dari adanya :

SARAN Saran yang dapat dilakukan untuk penelitian selanjutnya adalah penggunaan metodologi perancangan sistem selain F.A.S.T. untuk mendapatkan pandangan yang berbeda mengenai perancangan sistem, penelitian mengenai sistem informasi akuntansi yang diterapkan HKBP di tingkat pusat dan distrik, penelitian dengan membandingkan kehandalan sistem informasi akuntansi yang diimplementasikan oleh berbagai gereja. Saran yang dapat diaplikasikan untuk memperbaiki kelemahan mencakup :  Pengembangan alternatif prosedur baru yang menekankan perlunya pemisahan fungsi pencatatan dan penyimpanan yang selama ini dipegang oleh bendahara dengan menyerahkan fungsi pencatatan kepada bagian tata usaha dan menunjuk satu orang dari anggota dewan sebagai pengawas.  Penggunaan

bukti

penerimaan

yang

ditandatangani

jemaat

atau

menggunakan kotak persembahan terkunci sebagai pengamanan tambahan pada kas dari persembahan di rumah jemaat. Memasang brankas di kantor


administrasi gereja sebagai penyimpanan kas yang belum disetorkan ke bank.  Membedakan warna dokumen bukti yang digunakan untuk menghindari kesalahan pencatatan (penerimaan menjadi pengeluaran dan sebaliknya), dan mengarsipkan berdasarkan nomor dokumen bukti untuk memudahkan melacak penggunaan dokumen.  Proposal anggaran untuk pengeluaran per seksi yang telah disetujui dibuatkan format softcopy yang telah disesuaikan dengan laporan keuangan dalam warta jemaat untuk menghindari salah klasifikasi.  Pemeriksaan yang dilakukan tidak hanya memeriksa total melalui buku tabungan tapi juga detil dari bukti transaksi.


KEPUSTAKAAN

Arens et. al. (2009). Auditing and Assurance services : An Integrated Approach Indonesian Adaptation. Prentice Hall : Singapore. Bentley, Lonnie D., & Whitten, Jefferey L. 2007. System Analysis and Design for the Global Enterprise. New York: Mc Graw-Hill Irwin Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission -COSO. (2011, December). Internal Control – Integrated Framework. www.coso.org/documents/coso_framework_body_v6.pdf Nordiawan, Dedi., & Hertianti, Ayuningtyas. 2010. Akuntansi Sektor Publik. Jakarta: Penerbit Salemba Empat Romney, Marshall B., & Steinbart, Paul John. 2009. Accounting Information System. New Jersey: Pearson Education, Inc. Yasabuwana, Gulfano. 2012. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Organisasi Nirlaba : Studi Kasus pada MAsjid Agung Sunda Kelapa. Universitas Indonesia.


Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Organisasi Nirlaba : Studi Kasus pada Gereja Huria Kristen Batak Protestan Depok I PENDAHULUAN

Recommend Documents