ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI JASA REPARASI KAPAL PADA PT. DOK & PERKAPALAN KODJA BAHARI (PERSERO) GALANGAN II

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI JASA REPARASI KAPAL PADA PT. DOK & PERKAPALAN KODJA BAHARI (PERSERO) GALANGAN II Shelly Susilawati1, Veronika Kris Andriyanti2, Elvina Rahardi3, Sugiarto Hartono4 [email protected], [email protected], [email protected], [email protected] Information System and Accounting Department, School of Information System, BINUS University Jl. K. H. Syahdan No. 9 Palmerah, Jakarta Barat 11480

Abstrak Tujuan penelitian skripsi ini ialah menganalisis dan mengidentifikasi masalah pada proses bisnis jasa reparasi kapal yang sedang berjalan pada PT. Dok dan Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II serta merancang sebuah sistem informasi akuntansi yang dapat mengatasi masalah yang teridentifikasi tersebut. Metodologi yang digunakan untuk menganalisis dan merancang adalah metode analisis menggunakan metode pengumpulan data yaitu dengan studi pustaka, studi lapangan (wawancara, survei dan dokumentasi), metode analisis, metode pengolahan data dan metode Object Oriented Analysis & Design dengan pendekatan Unified Process. Hasil yang dicapai ialah adanya sistem informasi akuntansi jasa reparasi kapal yang mampu mendukung aktivitas operasional perusahaan serta mengatasi masalah-masalah yang timbul pada sistem yang berjalan. Simpulan dalam analisis dan perancangan sistem ini adalah sistem informasi akuntansi jasa reparasi kapal dapat mendukung pihak manajemen perusahaan dalam memperoleh informasi yang diperlukan dengan cepat dan akurat serta menyajikan laporan-laporan yang dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan. Kata Kunci : analisis, perancangan, sistem informasi jasa, reparasi kapal. Abstract Research objectives of this thesis is to analyze and identify problems in ship repair business processes that are running on PT. Dok dan Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II also designing an accounting information system that can overcome the problems identified. Methodology used to analyze and design is a method of analysis with the method of data collection such as study literature, field studies (interviews, surveys and documentations), methods of analysis, data processing method and method of Object Oriented Analysis & Design with the Unified Process approach. Results achieved is the accounting information system of ship repair that can support the operational activities of the company as well as overcoming the problems that arise on a running system. Conclusion in this analysis and design system is the accounting information systems of ship repair that can support the management of the company in obtaining the required information quickly and accurately, and presents reports that can assist companies in making decisions. Keywords: analysis, design, information system services, ship repair.

PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi/ Sistem Informasi yang semakin pesat sehingga kebutuhan data yang tepat, akurat, relevan dan tepat waktu sangat diperlukan pada perusahaan, tidak terkecuali data akuntansi yang berpengaruh pada proses bisnis yang berjalan di perusahaan maka dengan menerapkan teknologi informasi/ sistem informasi pada suatu perusahaan dapat dengan mudah mengakses data akuntansi yang dapat diolah menjadi suatu bentuk yang baru melalui inputprocess-output suatu data dapat bertransformasi menjadi suatu informasi. Sebagai sebuah perusahaan jasa BUMN, PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II yang bergerak dibidang usaha industri perkapalan khususnya di bidang pembangunan kapal baru dan reparasi kapal masih menerapkan sistem akuntansi semi manual yang dimana masih menggunakan aplikasi Microsoft office word dan excel dalam setiap pembuatan dokumen yang belum dapat mengintergrasikan antar dokumen dan tidak memiliki database yang mampu menyimpan data pelanggan. Sistem penerimaan kas pada PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II belum sesuai dengan SOP (Standar Operating Procedure) yang telah dibuat dari awal dan bukti pembayaran diserahkan ke pelanggan sebelum pelanggan membayar sehingga perusahaan dapat dinilai belum memiliki pengendalian yang baik dan dimungkinkan dapat mengakibatkan terjadi kerugian pada perusahaan. Oleh karena itu, diperlukannya kegiatan analisis dan perancangan sebuah sistem informasi akuntansi menggunakan program aplikasi untuk mengatasi permasalahan pada siklus pendapatan perusahaan. Program aplikasi yang dirancang akan terintegrasi antar dokumen satu dengan yang lainnya dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II agar data yang dihasilkan dari sistem dapat diolah secara efisien sehingga menjadi informasi yang akurat, relevan, lengkap dan tepat waktu yang dapat berguna bagi perusahaan.

METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan ini, yaitu: 1. Metode Pengumpulan Data a. Studi Pustaka Melakukan studi dengan mencari data dan informasi dari buku-buku yang ada di perpustakaan dan mempelajari teori - teori umum maupun khusus. b. Studi Lapangan Melakukan penelitian langsung ke PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II untuk memperoleh data dan informasi yang tepat. Dengan cara : - Wawancara Mengadakan tanya jawab secara langsung pada pihak-pihak yang terkait untuk memperoleh gambaran secara umum dan masalah – masalah yang berkaitan dengan sistem yang berjalan di dalam perusahaan. Pihak-pihak yang terkait: Bagian SDM Bagian Pemasaran Bagian Renwas Kepala Proyek Bagian Penagihan Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Bagian Gudang - Survei Merupakan kegiatan pengamatan dengan cara mengumpulkan data - data dan mengamati secara langsung untuk mengetahui keadaan terhadap proses bisnis yang berjalan di perusahaan selama kurang lebih 4-5 bulan terhitung dari bulan Agustus 2014 – Desember 2014. 2. Metode Analisis Menganalisis data yang didapatkan dari hasil observasi berbagai sumber dan hasil penelitian langsung pada PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II yang kemudian data yang telah didapat tersebut dianalisa ulang untuk dapat diproses dan diolah lebih lanjut. 3. Metode Pengolahan Data Pengolahan data menjadi informasi dalam penelitian ini didapatkan dari hasil analisa data yang dikumpulkan dan mengolahnya menjadi informasi yang lebih baik dan mudah dimengerti.

4. Metode Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Tabel 1. Metode Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inception

Elaboration

Construction

1. Membuat perencanaan penelitian 2. Membuat penjadwalan penelitian 3. Melakukan wawancara dan survei kepada user/ perusahaan 4. Merancang model domain 5. Merancang model use case 6. Membuat rancangan user interface 7. Membuat rancangan database 8. Merancang security pada sistem yang dibuat 9. Membuat aplikasi sistem informasi kuntansi jasa reparasi kapal

HASIL DAN BAHASAN Flowchart yang berjalan

Gambar 1. Flowchart berjalan PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II

Berdasarkan hasil analisis ditemukan beberapa masalah yang mengganggu kegiatan perusahaan, masalah yang dihadapi antara lain : Tabel 2. Temuan Masalah dan Solusi yang diusulkan Masalah PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II masih menerapkan sistem akuntansi semi manual yaitu dengan Microsoft office word dan excel. Surat – surat yang berkaitan dengan sistem penerimaan kas masih dibuat dengan menggunakan aplikasi Microsoft office word dan excel yang masih berbasis file dan belum terdapat sistem database. Tidak adanya dokumen Bukti Penerimaan Giro Surat permintaan material dan surat permintaan pekerjaan tambahan dibuat dan diisi oleh dua department yang berbeda

Form kuitansi diserahkan ke pelanggan sebelum pelanggan melakukan pembayaran

Proses pembayaran yang tertulis di SOP tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan

Solusi Merancang sistem yang terkomputerisasi untuk PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II Merancang database sistem., Merancang semua form yang terkait ke dalam sistem.

Merancang form Bukti Penerimaan Giro Memisahkan pencatatan Surat Permintaan Material dan Pengeluaran Material pada form yang berbeda., Mengubah Surat Permintaan Pekerjaan Tambahan dengan bukan lagi dibuat oleh Bagian Pemasaran, tetapi Surat Permintaan Pekerjaan Tambahan yang berisi rincian pekerjaan yang harus ditambah dibuat oleh Kepala Proyek. Mengubah proses bisnis untuk sistem pembayaran dengan menyerahkan form kuitansi ke pelanggan setelah pelanggan melakukan pembayaran Menjalankan proses bisnis sesuai dengan prosedur yang ada di SOP

Berdasarkan analisis diatas maka dirancang usulan SIA yang dirancang sesuai dengan kebutuhan seperti yang tertera pada gambar dibawah ini :

Gambar 2. Activity Diagram yang diusulkan

Sistem ini akan digunakan dalam membantu pada proses siklus pendapatan pada jasa reparasi kapal PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II. Berikut adalah beberapa rancangan tampilan layar dari SIA yang diusulkan :

Gambar 3. User interface log-in Tampilan ini merupakan tampilan log-in karyawan sebelum masuk kedalam SIA.

Gambar 4. User interface view history surat kontrak Tampilan diatas merupakan tampilan yang digunakan untuk melihat status surat kontrak sebelumnya.

Gambar 5. User interface search surat rincian perkiraan biaya Tampilan diatas merupakan tampilan yang digunakan untuk mencari surat rincian perkiraan biaya yang sudah tersimpan.

Gambar 6. User interface update surat rincian perkiraan biaya Tampilan diatas merupakan tampilan yang digunakan untuk memperbaharui surat rincian perkiraan biaya yang sudah tersimpan.

Gambar 7. User interface notifikasi penagihan Tampilan diatas merupakan tampilan yang digunakan sebagai sistem notifikasi untuk memberitahukan bahwa surat kontrak mana yang sudah harus ditindak lanjuti ke proses penagihan.

Gambar 8. User interface jurnal penerimaan kas Tampilan diatas merupakan tampilan yang digunakan sebagai system report untuk menunjukkan penerimaan kas perusahaan per periode.

Gambar 9. User interface laporan penerimaan perbaikan kapal Tampilan diatas merupakan tampilan yang digunakan sebagai system report untuk menunjukkan penerimaan perbaikan kapal di perusahaan per periode.

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan Sistem Informasi Jasa Reparasi Kapal pada PT. Dok dan Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II, maka dapat disimpulkan bahwa : PT. Dok dan Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II adalah sebuah perusahaan jasa milik negara yang bergerak dibidang usaha industri perkapalan khususnya di bidang pembangunan kapal baru dan reparasi kapal. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, diketahui bahwa PT. Dok dan Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II masih menerapkan sistem akuntansi semi manual, sehingga terdapat beberapa permasalahan yang terjadi pada perusahaan tersebut. Tanpa sistem yang mendukung, perusahaan dapat memiliki resiko yang dapat merugikan perusahaan, serta kehilangan data dan dapat terjadi human error. Pada sistem yang berjalan terdapat permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, antara lain pencatatan transaksi bisnis pada PT. Dok dan Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II masih secara semi manual yaitu setiap dokumen dibuat dengan Microsoft office word dan excel yang belum dapat mengintegrasikan antar dokumen dan tidak memiliki sistem database, tidak adanya dokumen Bukti Penerimaan Giro, Blanko Surat Permintaan Material dan Surat Permintaan Pekerjaan Tambahan dibuat dan diisi oleh dua departemen yang berbeda, Form kuitansi diserahkan ke pelanggan sebelum pelanggan melakukan pembayaran dan Proses pembayaran yang tertulis pada SOP (Standar Operating Procedure) tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan. Sistem baru yang telah dirancang merupakan suatu sistem yang dibuat untuk mengatasi masalahmasalah yang terdapat pada sistem jasa reparasi kapal pada PT. Dok dan Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II. Sistem yang dirancang menggunakan database untuk penyimpanan data, ada batasan akses dengan menggunakan password untuk user agar kerahasiaan data terjaga dan terdapat notifikasi sebagai pemberitahuan kepada user terutama pada Bagian Penagihan dan Keuangan untuk proses penagihan dan pencairan giro. Sistem ini membuat adanya integrasi yang mendukung dalam jasa reparasi kapal. Saran Beberapa saran yang dapat diusulkan guna membantu PT. Dok dan Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II dalam menerapkan sistem komputerisasi dalam proses bisnis jasa reparasi kapal, sebagai berikut :| 1. Sebelum penerapan sistem, sebaiknya perusahaan perlu memberikan suatu pengarahan dan pelatihan terhadap karyawan mengenai cara pengoperasian aplikasi. 2. Perlu dilakukan backup data dan pengawasan terhadap penggunaan sistem untuk menghindari halhal yang tidak diinginkan, seperti kehilangan data, serta penghapusan data oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. 3. Perlu dilakukan pengendalian yang harus dilakukan oleh PT. Dok dan Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II dalam penyempurnaan sistem jasa reparasi kapal agar sesuai dengan pengembangan dan kebijakan yang berlaku. 4. Melakukan evaluasi sistem secara berkala untuk memantau perkembangan sistem selama sistem berjalan dan perubahan akan kebutuhan. 5. Pengembangan dan pemeliharaan sistem harus dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, sehingga dapat mencapai hasil yang optimal pada saat ini hingga masa mendatang.

REFERENSI Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd S.D. (2005). Object Oriented Analysis and Design with the Unified Process. South-Western: Cengage Learning

RIWAYAT PENULIS Shelly Susilawati lahir di kota Dumai-Riau pada 03 Oktober 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University jurusan Komputerisasi Akuntansi pada 2015. Veronika Kris Andriyanti lahir di kota Jakarta pada 21 Oktober 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University jurusan Komputerisasi Akuntansi pada 2015. Elvina Rahardi lahir di kota Tangerang pada 29 April 1994. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University jurusan Komputerisasi Akuntansi pada 2015. Sugiarto Hartono lahir di kota Semarang pada 12 Desember 1987. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University jurusan Sistem Informasi pada 2009 dan menamatkan pendidikan S2 di Bina Nusantara University jurusan Magister Manajemen Sistem Informasi pada 2011.