ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA FILING DAN ASSEMBLING BERDASARKAN TEORI WISN DI RS.PERMATA MEDIKA SEMARANG TAHUN 2015
Evita Amalina*), Jaka Prasetya,S.Kep,M.Kes **) *) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang **) Pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Jl. Nakula I No 5 – 11 Semarang Email :
[email protected]
Abstrak Based on the number of outpatient visits in 2014, there is likely an increase number that reach 84 879 patients per day. There are 18 polyclinics with the 3 workers at the filing and assembling so that the workload of each officer is too high. This results in a high risk of fatigue and accidents at work for the officers. And more risk appear because the filing location is located in the basement of the hospital. It is necessary to calculate the labor needs to know the workload and the number of officers needed. The objectives of the research is to determine the needs of the work labor which is based on WISN theories for the filing and assembling unit of Permata Medika hospital in Semarang in 2015. This research is descriptive, using observation and interviews as well as using cross sectional approach. The population used in this study is the medical record documents (DRM) in 2014 and the number of workers at the filing and assembling. The population used as a sample are number of visits in 2014 as many as 84 879 and 3 officers at filing and assembling unit. Based on the observation at the filing and assembling unit, it is obtained that the average time per activity per officer in assembling, analyzing the completeness of the contents of DRM, taking the DRM and DRM restoring are A clerk at 28.1, officer B 27, C 26.9 officer. The characteristics of filing and assembling clerk are aged between 22-33 years, graduated from vocational education, D3 RMIK, and S1 Education, Sex - men and women, working experience 1-5 years. Effective days per year for workers are 262. Quantity of work for outpatient DRM filing officer is 27 260 and the quantity of work for assembling is 11,600. From the results of calculations by the method of WISN, it is known that the number of labor needed for filing and assembling are 4 officers. It can be concluded that it is necessary to ass the filing and assembling personnel to match the existing workload. Keywords: Labor, Bibliography: 12 (1980 - 2015)
workload,
filing,
assembling
WISN
1
PENDAHULUAN Rumah sakit adalah suatu unit pelayanan
pencatatatan data rekam medis sesuai
kesehatan yang sangat kompleks dalam
dengan
berbagai jenis pelayanan kesehatan demi
mengendalikan DRM yang dikembalikan di
mewujudkan derajat kesehatan masyarakat
unit pencatat data karena isinya tidak
yang optimal.Sehingga rumah sakit di tuntut
lengkap,(e) mengendalikan penggunanan
untuk
professional
kasus
penyakitnya,(d)
dalam
melakukan
nomor
pelayanan
kesehatan
mendistribusikan
dan
terhadap pasien agar pasien mendapat
penggunaan
formulir
pelayanan yang memuaskan di rumah sakit
medis.Dokumen rekam medis pasien yang
tersebut.[2]
sudah selesai pelayanan kesehatannya dan
berbagai
jenis
Berdasarkan
medis
dan,(f)
mengendalikan rekam
RI
sudah di isi oleh unit pencatat data rekam
No.269/Menkes/Per/III/2008 Bab I,pasal 1,
medis akan di distribusikan ke sub unit
menyebutkan bahwa rekam medis adalah
assembling bersama-sama dengan sensus
berkas yang berisikan catatan dan dokumen
harian rawat inap.
tentang
Permenkes
rekam
identitas
pasien
Seiring
dengan
bertambahnya
,pemeriksaan,pengobatan,tindakan,dan
jumlah dokumen rekam medis dari tahun ke
pelayanan lain yang telah di berikan kepada
tahun,maka masalah tenaga kerja terhadap
pasien.Salah satu bagian yang menunjang
beban kerja perlu di kaji lebih lanjut.Hal ini
kelancaran pelayanan di bidang rekam
di
medis adalah bagian assembling Dalam
suatu
.[2]
unit
maksudkan
rekam
beban kerja.Beban kerja yang tinggi dengan jumlah
yang
menyebabkan
terlaksananya
mengetahui
kesesuaian jumlah tenaga kerja dengan
medis,terdapat berbagai macam sub unit membantu
untuk
sistem
tenaga
yang
tidak
produktifitas
sesuai menurun
rekam medis.salah satunya adalah sub unit
.Apabila hal ini terjadi maka akan dapat
assembling yang mempunyai tugas pokok
mempengaruhi pelayanan di rumah sakit
diantaranya: (a) merakit kembali DRM dari
sub unit rekam medis.
rawat jalan,gawat darurat,rawat inap,untuk
Di Rumah Sakit Permata Medika
menjadi urut dan runtut sesuai dengan
Semarang sub unit filing yang merangkap
kronologi
menjadi
penyakit
pasien
yang
sub
unit
assembling
yang
bersangkutan,(b) meneliti kelengkapan data
mempunyai tugas pokok (a) merakit kembali
yang harus tercatat didalam formulir rekam
dokumen
medis
rekam
kelengkapan data yang seharusnya tercatat
kebenaran
di dalam formulir rekam medis sesuai
sesuai
medisnya,(c)
dengan meneliti
kasus
rekam
medis
(b)
meneliti
2
dengan kasus penyakitnya.petugas filling yang bekerja merangkap menjadi sub unit
c. Memprediksi beban kerja di bagian assembling tahun 2015
assembling sebanyak satu orang.Hari kerja
d. Menghitung hari kerja selama satu
di assembling 6 hari yaitu senin sampai
tahun untuk menghitung waktu kerja
sabtu dan jam kerja di assembling yaitu jam
efektif
07.00-14.00 WIB.Berdasarkan survey awal
RS.Permata Medika Semarang Provinsi
terlihat tumpukan dokumen rekam medis
Jawa Tengah.
yang
belum
diurutkan
dan
di
teliti
di
bagian
e. Mengetahui
jam
assembling
kerja
untuk
ketidaklengkapannya.Petugas diassembling
menghitung jam kerja efektif dalam
yang kadang tidak melihat isi dokumen
waktu satu tahun di bagian assembling
rekam medis,karena dengan adanya tiga
RS.Permata Medika Semarang Provinsi
seorang petugas diassembling dan filing.Hal
Jawa Tengah.
ini
mengakibatkan
mutu
f. Menghitung waktu kerja per kegiatan
pelayanan,karena jika seorang pasien ingin
dan PFD (Personal Fatique Delay)
berobat
untuk menghitung standar beban kerja
kembali
berkurangnya
dan
dokumen
rekam
medisnya belum selesai diurutkan diteliti
kembali
maka
tidak
dan
adanya
kesinambungan informasi kesehatan pasien tersebut.Untuk itu peneliti tertarik untuk
per
tahun
di
bagian
assembling
RS.Permata Medika Semarang Provinsi Jawa Tengah. g. Menghitung beban kerja di bagian
melakukan peneliti tentang analisis beban
assembling
tahun
2015
kerja di sub unit assembling RS.Permata
menggunakan metode WISN.
dengan
METODE PENELITIAN
Medika Semarang. Tujuan Penelitian
Penelitian ini menggunakan jenis
1. Tujuan umum
penelitian deskriptif yaitu jenis penelitin
Untuk mengetahui beban kerja di bagian
yang menggambarkan keadaan
sub
sebenarnya.Metode yang digunakan peneliti
unit
filing
dan
assembling
di
RS.Permata Medika Semarang.
adalah observasi,dengan pendekatan cross
2. Tujuan Khusus
sectional yaitu mengukur standar untuk
a. Mengetahui prosedur tetap pekerjaan di bagian assembling RS.Permata Medika Semarang. b. Mengetahui beban kerja di bagian assembling tahun 2015
pekerjaan yang dilakukan petugas [9]
assembling
Pembahasan Berdasarkan hasil pengamatan
di
RS.Permata Medika Semarang memiliki 3 petugas filing yang merangkap menjadi 3
petugas assembling yang terdiri dari dua
urut atau runtut sesuai dengan kronologi
shift 07.00-14.00, 14.00-21.00 dengan job
pasien
description yang sama yaitu mengambilkan
kelengkapan data yang seharusnya tercatat
DRM pasien lama difiling rawat jalan,
di dalam formulir rekam medis sesuai
membuatkan DRM untuk pasien baru,
dengan
merakit atau menata formulir-formulir yang
kebenaran pencatatan data rekam medis
digunakan di poliklinik dan mengembalikkan
sesuai
DRM filing setelah pelayanan pasien telah
penyakitnya.(4)Mengendalikan
selesai,merakit DRM pasien rawat inap,dan
rekam medis yang dikembalikan ke unit
menganalisa kelengkapan isi DRM.
pencatatan
Berdasarkan teori yang ada tugas pokok petugas filing yaitu (1)Menyimpan DRM dengan metode tertentu dengan kebijakan
rumah
kembali
sakit.(2)Mengambil
DRM
untuk
berbagai
keperluan.(3)Meretensi DRM sesuai dengan ketetapan
yang
pelayanan
di
tentukan
sarana
kesehatan.(4)Memisahkan
penyimpanan DRM aktif dengan DRM in aktif.(5)Membantu dalam nilai guna rekam medis.(6)Menyimpan
DRM
yang
di
abadikan.(7)Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan
formulir
medis.(8)penyimpanan DRM
rekam
DRM.(9)Penyedia
untuk
berbagai
keperluan.(10)Pelindung
arsip-arsip
dari
DRM terhadap kerahasiaan isi data rekam medis.(11)Pelindung kerusakan
DRM
dari
fisik,kimiawi,
bahaya dan
biologi.(12)Adapun tugas pokok dari petugas assembling
yaitu
(1)Merakit
dokumen
rekam
medis
dari
kembali rawat
jalan,gawat darurat,dan rawat inap menjadi
yang
bersangkutan.(2)Meneliti
kasus
penyakitnya.(3)Meneliti
dengan
data
karena
kasus
lainnya
lengkap.(5)Mengendalikan nomor
rekam
dokumen
tidak
penggunaan
medis.(6)Mendistribusikan
dan mengendalikan penggunaan formulir rekam medis.(12)
Berdasarkan
hasil
wawancara
yang
telah dilakukan didapatkan hasil yaitu, umur petugas berkisar antara 22 sampai 33 tahun, jenis kelamin 1 laki-laki dan 2 perempuan, pendidikan terakhir
dari 3
petugas yang ada di filing dan assembling yaitu SMK,S1 pendidikan dan D3 RMIK, dengan lama kerja berkisar antara 1-5 tahun. Berdasarkan karakteristik petugas yang ada diketahui bahwa semakin tinggi usia petugas produktivitas kerjanya semakin menurun, untuk jenis kelamin tidak ada beda
kinerja
antara
petugas
laki-laki
maupun petugas perempuan, sedangkan masa kerja berpengaruh pada kecepatan kerja, karena semakin lama masa kerja petugas pengalaman
dan
petugas
tinggi,
semakin
pengetahuan sehingga
kinerjanya juga semakin cepat. 4
Dengan setiap jam kerja petugas filing
melakukan tugasnya untuk merakit DRM
rawat jalan dan assembling rawat inap
rawat
adalah 7 jam per hari. Menurut teori rata-
kelengkapan formulir DRM rawat inap yaitu
rata seseorang lama bekerja seseorang
petugas A 19.3menit,B 17.9menit, C 18.3
dalam sehari adalah 6 – 8 jam perhari dan
menit.Sedangkan untuk petugas filing yang
selebihnya
bertugas
adalah
istirahat
dipergunakan
untuk
keluarga
masyarakat.
dan
kehidupan Jadi
ataupun
inap,menganalisis
atau
mengambilkian
dalam
formulir-formulir
dalam
mendistribusikan
meneliti
DRM,
yang
merakit
digunakan,
DRM
serta
seminggu seseorang dapat bekerja degan
menggembalikan DRM ke filing memberikan
baik selama 36 – 48 jam. Masing – masing
yaitu petugas A 8.8menit, petugas B 9.1
petugas memiliki cuti sebanyak 12 kali
menit, petugas C 8.6menit.
dalam satu tahun. Faktor kelonggaran dari
Dari
hasil
perhitungan
kebutuhan
delapan petugas berupa rapat sebanyak 12
tenaga kerja filing rawat jalan RS.Permata
kali per tahun dengan waktu 3 jam, dan
Medika Semarang dengan menggunakan
pelatihan selama 1 kali dalam satu tahun.
metode WISN diketahui kebutuhan tenaga
Berdasarkan tupoksi yang berlaku di
filing rawat jalan dibutuhkan 2 petugas dan
RS.Permata Medika Semarang, pengertian
petugas
tugas utama filing
adalah mengambilkan
membutuhkan 3 petugas. Pada saat ini
DRM, membuatkan DRM pasien baru,
sudah terdapat 3 (tiga) petugas, sehingga
mendistribusikan
pada
DRM
dan
assembling
tahun
2015
rawat
perlu
inap
dilakukan
mengembalikkan DRM ke filing,sedangkan
penambahan petugas filing rawat jalan
petugas assembling merakit DRM yang
sebanyak 2 ( dua ) orang.
telah diterima dari pasien rawat inap,dan
Kesimpulan
meneliti isi kelengkapan DRM. Untuk tugas
1.
Kegiatan petugas filing rawat jalan
utama sudah sesuai, akan tetapi karena
adalah mengambilkan DRM pasien
letak poliklinik yang terlalu jauh dari filing
lama
dapat mengakibatkan
tingkat kekelahan
membuatkan DRM untuk pasien
dan resiko kecelakaanya terlalu tinggi ,
baru, mengurutkan formulir-formulir
ditambah lagi dengan filing yang berada di
yang
ruang
mengantarkan DRM ke poliklinik dan
bawah
tanah
mengakibatkan
di
filing
digunakan
lamanya pelayanan dan pendistribusian dari
mengembalikkan
filing ke poliklinik.
setelah
Rata-rata masing
waktu
petugas
kegiatan assembling
rawat
di DRM
pelayanan
jalan,
poliklinik, ke
filing
pasien
telah
masing-
selesai.Sedangkan kegiatan untuk
dalam
petugas assembling adalah merakit 5
dokumen
2.
rekam
medis
dan
menganalisis
atau
meneliti
kelengkapan
formulir
dokumen
DRM,untuk
assembling
11.600 DRM per tahun masingmasing
petugas
Standar
rekam medis rawat inap.
kelonggaran (PFD) untuk masing-
Berdasarkan hasil wawancara yang
masing
telah
assembling
dilakukan
didapatkan
hasil
petugas
filing
sebesar
1
dan tenaga,
yaitu, umur petugas berkisar antara
dengan rata-rata waktu kerja untuk
22 sampai 33 tahun, jenis kelamin 1
masing-masing petugas filing rawat
laki-laki
jalan yaitu 1.834 jam.
dan
2
perempuan,
pendidikan terakhir petugas filing
4.
Berdasarkan
hasil
perhitungan
dan assembling adalah petugas A
dengan metode WISN didapatkan
SMK,petugas
jumlah
B
D3
RMIK,dan
petugas C S1 Pendidikan dengan lama kerja berkisar antara 1-4. Berdasarkan karakteristik petugas
petugas
filing
maupun
assembling yaitu 5 petugas. Saran 1.
Untuk mempertimbangkan naik turun
yang ada diketahui bahwa semakin
tangga untuk pengambilan DRM
tinggi usia petugas produktivitas
yang telah diambilkan oleh petugas
kerjanya semakin menurun, untuk
filing yang akan dibawa ke poliklinik
jenis kelamin tidak ada beda kinerja
dengan ruang rekam medis agar
antara
maupun
tidak terlalu jauh, sehingga DRM
sedangkan
lebih cepat sampai di poliklinik yang
petugas
petugas masa
laki-laki
perempuan, kerja
berpengaruh
pada
kecepatan kerja, karena semakin lama
masa
pengalaman
3.
petugas
kerja dan
dituju. 2.
Dibagian
petugas
merangkap
pengetahuan
assembling
filing
yang
menjadi jumlah
telah petugas
tenaga
kerja
petugas semakin tinggi, sehingga
tidak sesuai dengan beban kerja
kinerjanya juga semakin cepat.
yang ada, maka perlu dilakukan
Volume kegitan pada tahun 2015
penambahan
yaitu untuk filling sebanyak 94 DRM
2orang agar dapat meningkatkan
,unutk
petugas
assembling
produktifitas kerja serta menurunkan
sebanyak
40
untuk
resiko kelelahan pada petugas.
masing-masing
DRM
petugas
tiap
petugas
sebanyak
dan
kuantitas kegiatan pokok tahun 2015 yaitu untuk petugas filing 27.260 6
DAFTAR PUSTAKA
7. Departemen
1. Siswati,Sri.Etika dan Hukum. kesehatan
Raja
Grafindo
Persada.2013 2. Departemen
Kesehatan
RI.Direktorat
Jenderal
Pelayanan
Medik.Pedoman
Pengolahan Rekam Medis Rumah
Saikt
di
Indonesia.Revisi
3. Sastrowinoto,Suyatno,Ir.Meni ngkatkan
produktivitas
dengan
ergonomi.PT
Pustaka
Binaman
Pressindo.1985.
Menteri
Kesehatan
Republik
Indonesia NO.81/MENKES/SK/I/2004 tentang
Pedoman
Penyusunan
Perencanaan
SDM Kesehatan di tingkat Propinsi.Kabupaten/kota serta rumah sakit. Kesehatan
RI.Perlengkapan
Kerja
WISN/WISN
TOOLKIT
Indonesia.pdf (www2.epos.de/uploads/med ia/WISN_TOOLKIT_INDONE SIA.pdf Akses tanggal 20
4. Tarwaka,Solichul
Mei 2015.pukul 16.00 WIB)
HA.Bakri,Lilik sudiajeng.Ergonomi
untuk
kerja
dan
Produktivitas.UNIBA
soebroto,Sritomo.Ergonomi
waktu.PT.Guna
dan Widya
.Jakarta.1995.
Kesehatan.RINEKA
tar Statistik Kesehatan.Buku kedokteran EGC.1995. 11. Soedirman.Uji
Coba
Intervensi Gizi Kerja dalam
Ketahanan
pratikum Dian
Nuswantoro.Semarang.2005 (tidak dipublikasikan).
Penelitian
Rangka
6. Rachmany,Enny.Modul
Ergonomi.Universitas
odologi
10. Chandra,Budiman,dr.Pengan
5. Wignjo Gerak
9. Soekidjo,Notoatmodjo,dr.Met
CIPTA.1980.
PRESS.Surakarta.2004.
Studi
RI,2004.Keputusan
8. Departemen
I.Jakarta.1997.
keselamatan
Kesehatan
Peningkatan Fisik
dan
Produktivitas
Tenaga
Kerja.Departemen
Tenaga
Kerja RI.Jakarta.1986. 12. Protap.RS.Permata
Medika
Semarang.2015 7
8
