ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA DI BAGIAN PENDAFTARAN DENGAN MENGGUNAKAN METODE WISN DI RSI SULTAN AGUNG SEMARANG TAHUN 2015 Osela Maharani*), Maryani Setyowati**) *) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro **) Pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Jl. Nakula 1 No 5 – 11 Semarang Email :
[email protected]
ABSTRACT
Based on preliminary survey of admission section it was found that the workload was too high, because from 4 persons working at Emergency Room in the morning shift only 1 person is handling admission services, on the other hand, the Emergency Room visit rate is 62 patients per day. Workers from Emergency Room and outpatients also have duty to also register the new inpatients, which add the already high workload and long waiting time and also creating a long line at admission section. The fact that service standard is unavailable also leads to occasional long service time for the patients. The objective of this research is to identify workers requirement at admission section in Rumah Sakit Islam Sultan Agung Semarang based on the workload in 2015. This research is a descriptive research, with observation and interview method, and also cross sectional approach. The population in this research is the number of patients’ visit during 2014 and the number of admission staff. From those data, a sample of 100 patients and 7 admission staffs is taken. The observation result for average action time at admission section per patient is as follows: staff A 4,23 minutes, staff B 4,06 minutes, staff C 3,16 minutes, staff D 3,50 minutes, staff E 2,57 minutes, staff F 10,42 minutes and staff G 6,44 minutes. Admission staff characteristics are 23 – 46 years old, education levels are high school, diploma, and university graduates, 2 males and 5 females, length of service is 2 – 26 years. Effective workdays per year are 299 days for outpatient and inpatient staffs, and 365 days for ER staffs. Calculation with WISN method shows that workers requirement at SEC admission is already adequate, Outpatients admission at D Building needs 3 more staffs, MCEB outpatients admission needs 2 more, Inpatients department needs 1 more, and Emergency Room admission is also already adequate. So as conclusions, additional staffs are needed in outpatients and inpatients admission to match the existing workload. Key words References
: Worker, workload, admission, WISN :14 (1986 – 2011)
Latar Belakang
tingkat
dengan beban kerja. Apabila tenaga kerja
kesehatan.[1]
tidak sesuai dengan beban kerja yang ada
Tempat pendaftaran pasien atau
pendaftaran
dikenal pasien
sebagai
maka pekerja akan mengalami kelelahan
loket
merupakan
kerja dan akan mengalami penurunan
bagian
kesadaran sehingga mempengaruhi mutu
terpenting dari pelayanan kesehatan di
pelayanan kesehatan rumah sakit.[2]
rumah sakit, yang memberi pelayanan pertama
kali
pencatatan
kepada
identitas
pasien pasien.
Tujuan
serta
dan
tahun dengan jumlah petugas tetap maka akan mengakibatkan kinerja menurun dan
Tempat
kelelahan, tetapi bila beban kerja sedikit
pendaftaran pasien gawat darurat (TPPGD).
tetapi jumlah petugas yang tersedia petugas
Tempat pendaftaran pasien merupakan
yang tersedia banyak maka akan terjadi
tempat pelayanan pasien pertama kali
kelonggaran. Jumlah petugas di TPPRJ
sehingga perlu ditugaskan seorang petugas
sebanyak 10 orang, di TPPRI sebanyak 2
yang ramah, cepat, teliti, dan rapi. Karena di
orang, TPPGD sebanyak 4 orang dan pada
tempat ini dapat dilihat baik buruknya mutu
petugas TPPGD juga merangkap jabatan
pelayanan suatu rumah sakit dapat dilihat
dengan petugas TPPRI. Pada shift pagi
oleh pasien.[2] Proses
pencatatan
identitas
terdapat 2 petugas TPPRJ bagian MCEB, 2
dan
petugas TPPRJ Gedung D, 1 petugas
proses pelayanan kepada pasien diperlukan
TPPRJ SEC, 1 petugas TPPRI dan 1
penyelenggaraan rekam medis yang dapat terlaksana memberikan
dengan informasi
baik dari
dan data
mutu
bertambahnya beban kerja dari tahun ke
jalan (TPPRJ), Tempat pendaftaran pasien (TPPRI),
peningkatan
kualitas sumber daya manusia. Dengan
yaitu: Tempat pendaftaran pasien rawat
inap
pada
pelayanan yaitu dengan meningkatkan mutu
Tempat
pendaftaran dibagi menjadi tiga bagian
rawat
dan
jumlah tenaga kerja yang ada harus sesuai
tempat yang digunakan untuk meningkatkan
sering
pengetahuan,
keterampilan sedangkan kuantitas adalah
Sarana pelayanan kesehatan adalah
yang
pendidikan,
petugas
dapat
TPPGD,
total
7
petugas
kerja
petugas
pendaftaran pada shift pagi.
yang
lengkap, akurat dantepat waktu jika itu
Tingginya
beban
semua di dukung dengan sumber daya
pendaftaran
manusia yang memadai dilihat dari segi
petugas yang berjumlah 4 orang untuk
kualitas dan kuantitasnya. Kualitas meliputi
melayani di pendaftaran pagi, siang, sore 2
UGD
dikarenakan
jumlah
TUJUAN
dan malam hari dimana rata-rata kunjungan pasien Gawat Darurat perhari 62 pasien.
1. Tujuan Umum
Jadi hanya terdapat 1 petugas gawat darurat
yang
merangkap
tugas
Mengidentifikasi
yaitu
kerja
mendaftarkan pasien, menuliskan identitas
petugas
sangat
Sehingga tinggi
a. Mengidentifikasi
beban kerja
dan
b. Menganalisis
tiap
terdapat standart waktu pelayanan baik
petugas
standart
beban
e. Mengidentifikasi
Oleh karena itu, masalah tenaga kerja perlu
standart
kelonggaran petugas pendaftaran.
jumlah
f. Menghitung
tenaga kerja dengan beban kerja yang akan
kuantitas
kegiatan
tugas tambahan per tahun
suatu
g. Menghitung waktu kerja tersedia
rumah sakit terhadap pasien. Hal ini yang
tiap petugas dan PFD
menjadi penelitian “Analisis Kebutuhan
h. Mengidentifikasi besarnya beban
Tenaga kerja di Bagian Pendaftaran Menggunakan
tugas
kerja petugas pendaftaran
efisiensi waktu pelayanan.
dengan
dan
tiap
d. Mengidentifikasi
kadang terlalu lama sehingga mengurangi
pelayanan
pokok
pendaftaran per tahun.
sehingga dalam proses pelayanan pasien
mutu
tugas
tambahan
untuk pasien lama maupun pasien baru ,
mempengaruhi
dengan
c. Menghitung rata-rata waktu kerja
juga semakin panjang. Kemudian tidak
mengetahui
jabatan
menguraikan job deskriptif.
serta antrian pasien yang akan mendaftar
untuk
karakteristik
petugas.
pelayanan
terhadap pasien pun menjadi sangat lambat
diperhatikan
RSI
2. Tujuan Khusus
mencarikan kamar untuk pasien yang akan inap.
pendaftaran
beban kerja tahun 2015.
rekam medis gawat darurat ke dokter, dan
rawat
bagian
tenaga
Sultan Agung Semarang berdasarkan
pasien kedalam formulir, mengantar formulir
di
di
kebutuhan
kerja per kegiatan petugas.
Metode
i. Mengidentifikasi jumlah kebutuhan
WISN”.Untuk harapan dapat mengetahui
tenaga pendaftaran berdasarkan
bagian mana yang masih memerlukan
beban kerja masing-masing.
petugas pendaftaran tambahan dan bagian
JENIS PENELITIAN
mana yang mengalami kelebihan petugas
Jenis penelitian ini bersifat deskriptif yaitu
pendaftaran untuk pelayanan di tempat
penelitian
pendaftaran yang maksimal.
menganalisis 3
yang
menggambarkan
pelayanan
di
dan
tempat
pendaftaran.
Metode
yang
digunakan
tahun sampai 46 tahun. Lama bekerja 2
adalah metode observasi dan wawancara dengan
melakukan
pengukuran
tahun sampai 26 tahun.
dan
2. Rata-rata Waktu Per Kegiatan
perhitungan data secara langsung.
Dalam pengumpulan data dengan menggunakan
VARIABEL PENELITIAN
metode
penentuan
sampel Stratified Random Sampling dengan
1. Standar beban kerja
data
kunjungan
tahun
a. Kuantitas kegiatan pokok pertahun
sebelumnya.Rata-rata waktu kegiatan.
b. Standar kelonggaran
Hasil perhitungan dapat dilihat pada
c. Waktu kerja tersendiri
table berikut :
d. Kebutuhan tenaga kerja
Hasil
Pengamatan
Pada
Masing-
masing Petugas Pendaftaran di RSI Sultan Agung Semarang :
2. Kapasitas kerja
a. Berdasarkan
a. Umur
pengamatan
waktu
b. Pendidikan
yang di butuhkan petugas A di
c. Jenis kelamin
TPPRJ
d. Lama kerja
dilakukan meliputi pelayanan pasien
3. Metode WISN
baru dan pasien lama di peroleh
SEC,
kegiatan
yang
waktu 4.23 menit. HASIL
b. Berdasarkan
hasil
pendaftaran
pengamatan di
Semarang
RSI
Sultan
karakteristik
waktu
yang di butuhkan petugas B di
1. Kapasitas Kerja Petugas Pendaftaran Dari
pengamatan
petugas
TPPRJ Gedung D, kegiatan yang
Agung
dilakukan meliputi pelayanan pasien
petugas
baru dan pasien lama di peroleh waktu 4.06 menit.
pendaftaran berdasarkan jenis kelamin
c. Berdasarkan
lebih banyak perempuan dibandingkan
pengamatan
waktu
laki-laki dengan jumlah perempuan
yang di butuhkan petugas C di
sebanyak
laki-laki
TPPRJ Gedung D, kegiatan yang
sebanyak 2 orang. Tingkat pendidikan
dilakukan meliputi pelayanan pasien
terbagi dari : SMA, Diploma, dan
baru dan pasien lama di peroleh
Sarjana. Usia petugas pendaftaran 23
waktu 3.16 menit.
5
orang
dan
4
d. Berdasarkan
pengamatan
waktu
pasien yang datang untuk berobat. Dengan
yang di butuhkan petugas D di TPPRJ
MCEB,
kegiatan
hari kerja 6 hari untuk pendaftaran TPPRJ
yang dan
dilakukan meliputi pelayanan pasien baru dan pasien lama di peroleh
pendaftaran
waktu 3.50 menit. e. Berdasarkan
pengamatan
MCEB,
dan
7
hari
TPPGD.
kerja
untuk
Kegiatan
yang
dilakukan petugas TPPRJ dan TPPRI mulai waktu hari Senin sampai Sabtu jam 07.00 sampai
yang di butuhkan petugas E di TPPRJ
TPPRI,
kegiatan
yang
dengan jam 14.00 (shift pagi) dan TPPGD
dilakukan meliputi pelayanan pasien
Senin sampai Minggu jam 07.00 sampai
baru dan pasien lama di peroleh dengan 14.00 (shift pagi).
waktu 2.57 menit. f. Berdasarkan
pengamatan
waktu
Berdasarkan teori fungsi TPPRJ
yang di butuhkan petugas F di TPPRI, kegiatan yang
adalah (a) Melakukan pendaftaran pasien
dilakukan rawat jalan, (b) Mencatat data dasar pasien
meliputi pelayanan pasien baru dan pasien lama di peroleh waktu 10.42
ke
menit. g. Berdasarkan
dalam
dokumen
RM.
(c)
Mendistribusikan dokumen RM ke masing– pengamatan
waktu masing poliklinik. (d) Membantu bagian
yang di butuhkan petugas G di TPPGD, kegiatan yang dilakukan
keuangan
meliputi pelayanan pasien baru dan
mengenai
informasi
jasa
pelayanan IRJ. (e) Memberi informasi lain
pasien lama di peroleh waktu 6.44 bagi pasien,manajemen atau pelanggan
menit.
lain.[5] dan berdasarkan teori fungsi TPPGD
PEMBAHASAN Petugas pendaftaran di RSI Sultan
adalah (a) Melakukan pendaftaran pasien
Agung Semarang di bagi berdasarkan 4
gawat darurat, (b) Mencatat data dasar
kelompok yaitu pendaftaran TPPRJ SEC,
pasien ke dalam dokumen atau formulir RM,
TPPRJ Gedung D, TPPRJ MCEB, TPPRI,
(c) Memasukkan entry data pasien, (d)
dan TPPGD. Berjumlah 7 petugas dalam
Memberikan informasi pelayanan medis, (e)
sift pagi bertugas melayani atau mendaftar 5
Memberikan
informasi
perkiraan
biaya
semakin
lama,
antrian
pendaftarpun
pelayanan medis, (f) Menyediakan formulir
menumpuk dan pasien tidak terpuaskan
data pribadi pasien dan surat pernyataan
atas pelayanan yang lama.
rawat inap, (g) Menjelaskan hak dan
Pada
kenyataan
menunjukkan
kewajiban pasien sebelum pasien rawat
hasil
bahwa
pengamatan
masih
banyak
hambatan ketika pelayanan pasien, ada pun inap. [3]
faktor-faktor lain di luar deskripsi pekerjaan Menurut hasil pengamatan yang
yang telah ditentukan yang mempengaruhi terjadinya
dilakukan kepada petugas TPPRJ dan
hambatan
ketika
pelayanan
pasien, yaitu antara lain: TPPGD melayani pasien yang
datang
1. Pola
mendaftar berobat dan juga mendaftar
2. Karakteristik Petugas KESIMPULAN
pasien yang akan rawat inap dan juga
1. Petugas pendaftaran di RSI Sultan mencarikan kamar. Karena tidak sesuai
Agung
dengan job description petugas TPPRJ dan
Semarang
belum
sesuai
dengan prosedur karena masih ada tugas
TPPGD maka menimbulkan beban kerja
tambahan
untuk
petugas
TPPRJ dan TPPGD yaitu mendaftar tinggi kepada petugas TPPRJ dan TPPGD dampaknya
pelayanan
di
dan mencarikan kamar untuk pasien
pendaftaran
rawat
inap
yang
suharusnya
di
lakukan oleh petugas pendaftaran
TPPRJ dan TPPGD semakin lama dan
rawat inap. untuk
petugas
motivasi
terjadi
kerja
kelelahan
turun
kerja,
2. Petugas
sehingga
pendaftaran
berjumlah
7
orang, 1 orang petugas pendaftaran SEC, 2 orang petugas pendaftaran
mengakibatkan produktivitas kerja menurun
rawat jalan Gedung D, 2 orang karena
salah
mempengaruhi
satu
faktor
produktivitas
yang
petugas
adalah
pendaftaran
rawat
jalan
MCEB, 1 orang petugas pendaftran rawat inap, dan 1 orang petugas
motivasi. Sehingga terkadang pelayanan di
pendaftaran gawat darurat. Ada 5 pendaftaran TPPRJ dan TPPGD menjadi
orang berjenis kelamin perempuan 6
dan 2 orang berjenis kelamin laki-laki,
1876 jam, petugas B 1890 jam,
berumur antara 23 – 46 tahun, riwayat
petugas C 1890 jam, petugas D 1883
pendidikan 4 orang SMA, 1 orang D3
jam, petugas E 1890 jam, petugas F
RMIK, 1 orang D3 Administrasi, dan 1
1869 jam, petugas G 2317 jam.
orang S1 Ekonomi. Lama kerja sekitar
Standar beban kerja per tahun untuk
2 – 26 tahun.
per petugas yaitu sebanyak petugas A
3. Prediksi
beban
petugas
26.609,9 pasien, petugas B 27.931,0
analisa
pasien, petugas C 35.886,0 pasien,
deret berkala / time series data yang
petugas D 32.280 pasien, petugas E
merupakan kuantitas kegiatan pokok
44.124,5 pasien, petugas F 10.761,9
pada tahun 2015 yaitu sebanyak
pasien, petugas G 21.586,9 pasien.
27.606,6 kunjungan SEC, 76.660,1
Standar
kunjungan
rawat jalan, rawat inap, dan gawat
pendaftaran
kerja
berdasarkan
rawat
jalan,
21.898,6
kelonggaran
kunjungan rawat inap, dan 20.845,1
darurat
yang
kunjungan gawat darurat
kelonggaran
pada
merupakan kategori
SEC,
faktor adalah
4. Waktu rata-rata per petugas dalam
sebanyak petugas SEC 1,01 tenaga,
pelayanan adalah sebanyak petugas
petugas rawat jalan gedung D 1,01
A adalah 4,23 menit, petugas B
tenaga, petugas rawat jalan MCEB
adalah 4,06 menit, petugas C adalah
10,1 tenaga, petugas rawat inap 1,01
3,16 menit, petugas D adalah 3,50
tenaga, dan petugas gawat darurat
menit, petugas E adalah 2,57 menit,
1,01 tenaga.
petugas
F
adalah
10,42
menit,
6. Jumlah
kebutuhan
tenaga
kerja
petugas G adalah 6,44 menit. Rata-
berdasarkan metode WISN dengan
rata kuantitas kegiatan per petugas
mempertimbangkan
adalah sebesar 27.604 pasien SEC,
kelonggaran kategori adalah SEC
76.676 pasien rawat jalan, 21.894
sebanyak 1 petugas, TPPRJ Gedung
pasien rawat inap, dan 20.853 pasien
D sebanyak 5 petugas, TPPRJ MCEB
gawat darurat.
sebanyak 4 petugas, TPPRI sebanyak
faktor
5. Waktu kerja tersedia yang di dapat
2 petugas, dan TPPGD sebanyak 1
dari hari kerja efektif 1 tahun dikali
petugas. Bagian SEC RSI Sultan
jam kerja efektif per hari untuk per
Agung Semarang sudah terdapat 1
petugas adalah sebanyak petugas A
orang petugas maka tidak diperlukan 7
penambahan petugas. Bagian TPPRJ
untuk
Gedung
pelayanan rumah sakit.
D
RSI
Sultan
Agung
meningkatkan
kualitas
Semarang sudah terdapat 2 orang
2. Berdasarkan perhitungan kebutuhan
petugas maka perlu penambahan 3
tenaga kerja di bagian pendaftaran di
orang petugas lagi. Bagian TPPRJ
RSI Sultan Agung Semarang tahun
MCEB RSI Sultan Agung Semarang
2015 bagian SEC sebanyak 1 orang
sudah terdapat 2 orang petugas maka
petugas
perlu penambahan 2 orang petugas
perhitungan kebutuhan tenaga jadi
lagi. Bagian TPPRI RSI Sultan Agung
tidak perlu lagi penambahan pada
Semarang sudah terdapat 1 orang
bagian SEC, TPPRJ gedung D dari
petugas maka perlu penambahan 1
hasil
orang petugas lagi. Bagian TPPGD
sebanyak 5 orang petugas sudah
RSI Sultan Agung Semarang sudah
terdapat 2 orang petugas jadi perlu
terdapat 1 orang petugas maka tidak
penambahan lagi 3 orang petugas,
diperlu kan penambahan petugas
TPPRJ MCEB dari hasil perhitungan
7. Usia dan latar belakang pendidikan
sudah
sesuai
perhitungan
membutuhkan
dengan
membutuhkan
sebanyak
4
orang
petugas mempengaruhi pada pola
petugas sudah terdapat 2 orang
kerja yang ada. Semakin besar usia
petugas jadi perlu penambahan lagi 2
petugas, maka kinerja petugas dapat
orang petugas, TPPRI dari hasil
semakin menurun. Selain itu latar
perhitungan membutuhkan sebanyak
belakang
juga
2 orang petugas sudah terdapat 1
mempengaruhi proses penyelesaian
orang petugas jadi perlu penambahan
tugas
lagi
pendidikan
pokok
dari
pendaftaran
tersebut.
petugas,
TPPGD
sesuai dengan perhitungan kebutuhan
1. Diharapkan perhitungan kebutuhan berdasarkan
beban
tenanga
kerja
indicator
dijadikan
staff
masukan
need)dapat
dalam
jadi
tidak
perlu
lagi
penambahan pada bagian TPPGD
dengan menggunakan metode WISN (work
orang
sebanyak 1 orang petugas sudah
SARAN
SDM
1
upaya
perencanaan penambahan petugas
8
DAFTAR PUSTAKA
1. Ilyas, Yaslis., 2004, Perencanaan SDM Rumah Sakit, Teori, Metoda dan Formula,
Fakultas
Kesehatan
Masyarakat
Universitas
Indonesia,
Depok,Jawa Barat 2. Rachmawati, Ike K., 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit ANDI, Yogyakarta 3. Bambang, Shofari. Pembelajaran Mata Kuliah, PSRM II Dasar-Dasar Pelayanan Rekam Medis. Fakultas Kesehatan, UDINUS. Semarang: 2008 (tidak dipublikasikan)
9
