ANALISA KEBUTUHAN RAK FILING AKTIF DI BAGIAN FILING BKPM WILAYAH SEMARANG TAHUN 2014 – 2018
Mohamad Daeroby Abi Yusya Abstract The number of new patient visits each year BKPM semarang region has increased, to influence the amount of additional shelves. shelves are available can not accommodate the number of documents of medical records. Document medical records are too dense in each rack, vulnerable to damage when making, so that documents medical records are stored neatly arranged. The purpose of this study is to predict the need of additional shelf filing active in the region BKPM semarang year 2014 – 2018 This type of research is descriptive method of observation, measurement and the time series approach, the object of research is the document medical record storage shelves active in the region BKPM Semarang. Based on observations of the storage system can be divided into two, namely storage the document medical records active and storage document medical records inactive. The system storage document medical record active centralization. Le save the inpatient documents medical record, out patient and UGD into one folder. Thus the storage load of the year 2008 – 2013 is 80156 Document medical records. Archiving length available is 1000 cm. The average thickness of the document medical record is 0,25 cm. The length required for filimh in 2018 was of 188718,8 documents medical records. Ic can be estimated on the calculation needs storage shelves with as many as 50 small squares method shelves. Planing for the 2013- 2018 replenishment rack requires 50 storage racksthat can accommodate the number of existing dokuments of medical records. If not sufficient then there needs to be consideration of storege space dan can be done in a way to retention document medical record stored every 5 years in the active shelf filing that in view of the date of the last patient visit. Keywords : Filing, The Need For Shelf Filing, Medical Records PENDAHULUAN Menurut
catatan Permenkes
RI
identitas
dan
dokumen
pasien,
tentang
pemeriksaan,
No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang
pengobatan,
tindakan
dan
Rekam Medis pada pasal 1, rekam
pelayanan lain yang telah diberikan
medis adalah berkas yang berisikan
kepada pasien. Setiap rumah sakit harus membuat rekam medis baik itu
rekam medis rawat jalan maupun
filing, serta analising dan reporting.
rekam medis rawat inap. [1]
Filing adalah salah satu bagian dari
Dalam mencapai kesehatan yang
optimal,
kesehatan
sarana
pelayanan
diwajibkan
menyelenggarakan
rekam
untuk medis.
URM merupakan bagian penting yang harus ada di rumah sakit karena rekam medis bertujuan untuk menunjang tertib administrasi dalam rangka
upaya
peningkatan
pelayanan kesehatan di rumah sakit yang didukung oleh suatu sistem pengelolaan
rekam
medis
yang
cepat, tepat, bernilai dan dapat dipertanggung jawabkan.
unit rekam medis yang bertugas menyimpan DRM, mengambil DRM, meretensi
DRM,
dan
dalam
pelaksanaan
DRM.
Filing
terhadap
membantu
pemusnahan
bertanggung
penyimpanan
rekam
medis.
jawab
dokumen Kecepatan
pengambilan dokumen rekam medis pada
bagian
filing
juga
mempengaruhi pelayanan terhadap pasien. Pelayanan yang cepat dan tepat dengan di dukungnya sarana dan prasarana yang ada dibagian filing. Seperti tersedianya rak yang terbuat dari roll opact dan mudahnya
Mutu pelayanan RS akan
dalam pengambilan DRM pasien.
baik bila ditunjang dengan sumber
Tersedianya rak yang mencukupi
daya
berkualitas,
untuk DRM pasien yang tersimpan di
kualitas disini meliputi pengetahuan,
filling DRM aktif sehinnga pasien
tingkat
akan dilayani secara tepat dan
serta
manusia
yang
pendidikan, kesesuaian
ketrampilan, antara
jumlah
cepat. [2]
tenaga yang ada dengan jumlah beban kerja. Unit layanan rekam medis
BKPM Semarang merupakan balai pengobatan masyarakan milik
terbagi menjadi dua, yaitu : unit
pemerintah
kota
Semarang.
pencatat data rekam medis yang
Dibagian filing BKPM Semarang
berada diluar unit rekam medis,
mempunyai dua jenis rak
meliputi : TPPRJ, TPPRI, TPPGD,
terbuat dari roll opact dan besi.
URJ, URI, UGD dan unit pengolah
Difiling BKPM Wilayah Semarang
data rekam medis yang berada
mempunya 20 rak filing. Rak yang
didalam unit rekam medis, meliputi :
terbuat dari roll opact sebanyak 19
assembling, koding dan indeksing,
rak dan rak yang terbuat dari besi
yaitu
sebanyak 1 rak. Masing-masing rak
c. Menghitung
mempunyai dua sisi rak dan tiap rak mempunyai lima sub rak. BPKM Wilayah sistem
Semarang
d. Mempredisikan jumlah dokumen
menggunkan
pasien baru tahun 2014 – 2018
sentralisasi
berdasarkan data pasien baru
penyimpanan
dan
rawat
2008 – 2013.
inap
disimpan
e. Menghitung
menjadi satu. Sistem pemberian nomer
rekam
medis
di
BKPM
Wilayah Semarang menggunakan sistem pemberian nomer secara Unit Numbering
Sistem
(UNS)
yaitu
pemberian nomer rekam medis pada
panjang
pengarsipan yang dibutuhkan. f.
Menghitung
panjang
pengarsipan yang tersedia. g. Menghitung prediksi kebutuhan rak filing tahun 2014 – 2018 di BKPM Wilayah Semarang.
setiap pasien yang datang untuk
METODE PENELITIAN
berobat dan nomer tersebut dapat
Memprediksikan
digunakan
pasien
dan
expantion file.
yaitu dokumen rekam medis rawat jalan
retensi
untuk
berobat
kebutuhan
rak filing pada tahun 2014 – 2018
kembali. Sistem penjajaran di BKPM
dilihat
Wilayah Semarang yang digunakan
DRM pasien baru ada tahun 2008 –
adalah Terminal Digit Filing (TDF)
2013.
yaitu
JENIS
sistem
menjajarkan
penjajaran DRM
dengan
berdasarkan
dari
jumlah
penambahan
PENELITIAN
DAN
RENCANGAN PENELITIAN
urutan nomer rekam medis pada dua
jenis
penelitian
yang
angka kelompok terakhir.
digunakan adalah jenis penelitian
TUJUAN PENELITIAN
deskriptif
Mengetahui jumlah kebutuhan rak di bagian filing BKPM Wilayah Semarang selama lima tahun. Tujuan Khusus a. Mengukur dimensi rak, meliputi panjang rak, sisi rak, sub rak. b. Mengukur
dimensi
dokumen
rekam medis, meliputi panjang, lebar dan tebal DRM.
yaitu
dilakukan
penelitian
untuk
yang
menjelaskan
/mengambarkan kejadian nyata yang diamati. Metode yang digunakan adalah
observasi
mengamati terhadap
yaitu
secara sumber
rancangan
peneliti langsung
penelitian.
penelitian
yang
digunakan adalah prospektif yaitu semua
variabel
diamati
untuk
penelitian
yang
memprediksikan
kebutuhan tahun yang akan datang.
d. Dimensi DRM yaitu menghitung
Metode yang digunakan dengan
rata-rata
melihat jumlah penambahan pasien
menggunakan
tiap tahunnya untuk memprediksikan
yang diambil dari bagian filing.
jumlah penambahan DRM pasien baru untuk tahun berikutnya. Selah data
dianalisa
selanjutnya
menghitung jumlah kebutuhan rak
tebal jangka
DRM sorong
PEMBAHASAN A. Dokumen Rekam Medis Hasil pengukuran rata-rata tebal
filing untuk lima tahun kedepan mulai tahun 2014 sampai dengan
DRM di BKPM Wilayah Semarang
2018.
adalah
Populasi dan sampel
pengukuran samapel sebanyak 100
Populasi penelitian ini adalah DRM pasien baru filing aktif BKPM Wilayah Semarang mulai tahun 2008
0,25 cm diperoleh dari
dokumen rekam medis yang ada di filing aktif BKPM Wilayah Semarang. Sampel tersebut diperolen dari hasil
– 2013. Jumlah populasi tahun 2008 didapatkan sampel sebanyak 99,785 DRM. Metode penghitungan sampel menggunakan random sampling.
penambahan dokumen rekam medis pasien baru tiap tahunnya. Rata – rata tebal dokumen rekam medis
Analisa Data
dihitung
dari
sampel
jumlah
a. Dimensi rak yaitu panjang suatu
penambahan DRM pasien baru dari
rak file yang di ukur dengan
tahun 2008 - 2013 sebanyak 80516
meteran
yang
diambil
dari dokumen rekam medis.
ruangan filing b. Jumlah rak file yaitu menghitung
Jumlah penambahan dokumen
jumlah semua rak file yang ada
rekam medis pasien baru dari 2008
dibagian filing c. Jumlah
sub
rak
yaitu
sebanyak 12929 DRM, tahun 2009
menghitung sub rak dari satu
sebanyak 13259 DRM, tahun 2010
rak file yang diambil dari bagian
sebanyak 11943 DRM, tahun 2011
filling sebanyak
12564,
tahun
2012
sebanyak 12709 DRM, tahun 2013
dari roll opact dengan panjang 100
sebanyak 16752 DRm. Sehingga
cm, lebar 40 cm dan tinggl 200 cm.
jumlah
Rak yang terbuat dari besi memiliki
dari
tahun
2008-2013
sebanyak 80516 DRM. Dari hasil
pannjang
tersebut
jumlah
dokumen rekam medis mempunyai
sampel sebanyak 100 DRM. Dengan
panjang 33 cm sehingga dokumen
melihat jumlah penambahan DRM
rekam medis melibehi panjang dari
tiap tahunnya pihak rumah sakit
panjak rak. Sehingga dokumen tidak
harus
dapat tertata dengan rapi.
dapat
diketahui
memperhatikan
jumlah
30
cm
sedangkan
dokumen
C. Panjang
rekam medis dapat dapat tersimpan
tersedia
dan tertata secara rapi.
Untuk menentukan kebutuhan
penambahan
rak
agar
B. Dimensi rak file
pengarsipan
yang
rak file harus mengetahui panjang
Di BKPM Wilayah Semarang rak
pengarsipan yang tersedia dalam 1
yang digunakan adalah rak yang
rak.
terbuat dari besi dan rak dari roll
kebutuhan rak yang akan diprediksi.
opact. Jumlah dari rak yang terbuat
Rak file yang ada di BKPM Wilayah
dari besi sebanyak 1 rak dengan 2
Smarang dengan panjang 100 cm
sisi dan jumlah rak dari roll opact
dengan jumlah sub rak 10 dengan 2
sebanya 19 rak dengan 2 sisi
sisi
masing-masing rak mempunyai 10
pengarsipan yang tersedia adalah
sub
1000 cm.
rak.
Dimensi
dari
rak
file
tersebut adalah rak terbuat dari besi
Sehingga
dapat
dapat
diketahui
mengetai
panjang
D. Kebutuhan rak
dengan panjang 100 cm, lebar 30
Dalam menghitung kebutuhan
cm dan tinggi 170 cm. Dan rak yang
rak file dihitung berdasarka jumlah
penambahan DRM baru selama 5
Perhitungan prediksi kebutuhan rak
tahun mulai dari tahun 2009-2013
dengan rincian sebagai berikut pada
didapatkan
dari
tahun 2008 membutuhkan 4 rak,
jumlah tersebut adalah 67227 DRM.
pada tahun 2009 membutuhkan 7
Dengan
rak,pada tahun 2010 membutuhkan
jumlah
rincian
rata-rata
tahun
2009
sebanyak 13259 DRM, tahun 2010
11
sebanyak 11943 DRM, tahun 2011
membutuhkan 14 rak, pada tahun
sebanyak 12564 DRM, tahun 2012
2012 membutuhkan 18 rak, pada
sebanyak 12752 DRM. Tahun 2013
tahun 2013 membutuhkan 23 rak,
sebanyak 16752 DRM.
pada tahun 2014 membutuhkan 27
Hasil
prediksi
penambahan
rak,
pada
tahun
2011
rak, pada tahun 2015 membutuhkan
DRM pada tahun 2014-2018 dapat
33
diketahui rata – rata penambahan
membutuhkan 38 rak, pada tahun
tiap
2017 membutuhkan 44 rak, pada
tahun
adalah
tahun
2014
sebanyak 15771 DRm, tahun 2015 sebanyak 16546,2 DRM, tahun 2016
rak,
pada
tahun
2016
tahun 2018 membutuhkan 50 rak. Berdasarkan
pengamatan
sebanyak 17321,4 DRM, tahun 2017
BKPM Wilayah Semarang saat ini
sebanak 18096,6 DRM, tahun 2018
memiliki 20 rak file. Dan dari hasil
sebanyak 18871,8.
prediksi penambahan rak file pada
Pada tabel 4.4 dapat dikethui prediksi
penambahan
rak
tiap
tahun
2018
Semarang
BKPM
Wilayah
membutuhkan
rak
tahunnya mulai tahun 2008 – 2018
sebanyak 50 rak, sehingga perlu
dengan file expantion 25%, retensi
penambahan rak untuk menampung
dihitung pada tahun 2008 sampai
jumlah DRM selama tahun 2018
dengan tahun 2013 sebanyak 10%.
sebanya 30 rak. Agar penyimpanan
dan
penataan
dokumen
tertata
dengan rapi.
dihitung minimal 5 tahun dari sejak tanggal
Luas dari ruang penyimpanan
terakhir
penyimpanan
tidak
kegiatan
untuk
Tujuan
retensi adalah mengurangi beban
filing di BKPM Wilayah Semarang memungkinkan
berobat.
dan
penilai
menyimpan
gunaan
rekam
dilakukannya penambahan jumlah
medis untuk kemudian diabadikan
rak sebanyak 30 rak. Oleh karena
atau dimusnahkan. (2)
itu, perlu dilakukan retensi dokumen rekam
medis
melebihi
aktif
yang
batas
Sehingga
sudah
penyimpanan.
dapat
dilakukannya
pemusnahan dokumen rekam medis guna mengurangi jumlah dokumen rekam medis yang tersimpan di filling
aktif
BKPM
Wilayah
Semarang.
Wilayah
Semarang
sentralisasi
adalah
sengingga
dapat
berpengaruh terhadap penyimpanan DRM yang tiap tahun mengalami peninggkatan
untuk
itu
memperhatikan
tersimpan
Di BKPM Wilayah Semarang tahun
Sistem penyimpana di BKPM
harus jumlah
penambahan rak agar DRM dapat
E. Retensi
dari
F. Sistem penyimpanan
2008
sekarang dilakukannya
sampai
belum retensi
tahun pernah karena
kurangnya petugas untuk melakukan retensi. Penetapan
dan
mempercepat
tertata dalam
rapi
dan
pelayanan
pasien. G. Sistem penjajaran Sistem digunakan
penjajaran di
BKPM
yang Wilayah
Semarang adalah TDF. Sitem ini dokumen
rekam
medis dalam keadaan non aktif yaitu
sangat menjajarkan
bermanfaan DRM
dalam karena
mempermudah
petugas
untuk
5. Rata – rata prediksi penambahah
mencari DRM di rak filing. Selain itu
DRM pasien baru adalah 86607
rak file dapat terisi secara merata.
DRM. 6. Kebutuhan rak file untuk tahu
SIMPULAN Dari hasil pengamatan dan pembahasan yang dilakukan di BKPM Wilayah Semarang tentang
2018 adalah 50 rak file. 7. Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sentralisasi. 8. Sistem penjajaran yang
rata rata tebal dokumen rekam
digunakan adalah Terminal Digit
medis,dimensi rak, panjang
Filing (TDF).
pengarsipan yang tersedia,
B.SARAN
kebutuhan rak, sistem penyimpanan, simtem penjajaran maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Jumlah rak saat ini yang ada di BKPM Wilayah Semarang sebanyak 20 rak. 2. Rata – rata jumlah dokumen
Untuk meningkatkan pelayanan di BKPM Wilayah Semarang tahun kedepan agar lebih berkuliatas dengan : 1. Pada tahun 2018 BKPM Wilayah Semarang memerlukan
rekam medis tahun 2008 – 2013
rak sebanyak 50 rak dan saat ini
adalah 80156 DRM.
tersedia 20 rak sehimga di
3. Rata – rata ketebalan dokumen rekam mesdis adala 0,25 cm. 4. Rata – rata jumlah pasien baru
tahun 2018 BKPM Wilayah Semarang perlu penambahan rak sebanayak 30 rak. Supaya
tahun 2009-2013 adalah 67227
DRM dapat tertampung di dalam
DRM.
rak sehingga DRM tersimpan
dan tertata secara rapi. Tetapi berhubung luas dari ruangan
DAFTAR PUSTAKA 1. Depkes
filing BKPM Wilayah Semarang tidak mampu untuk menampung
RI.
Permenkes
No.269/MENKES/PER/III. 2008. 2. Shofari,
Bambang.
Dasar-
jumlah penambahan rak file
Dasar Pelayanan Rekam Medis.
sehingga perlu dilakuakan
DIII
retensi untuk mengurangi
Nuswantoro. Semarang. 2008
jumlah penyimpanan DRM.
(tidak dipublikasikan)
2. Retensi dilakukan sebagai
3. Huffman,
berikut :
Universitas
Edna
Information
a. Menentukan jadwal dan
K.
Dian
Health
Management.
Phisicians
menyusun tim untuk melakukan retensi.
RMIK.
Record
Compani
Berwyn illinous. 1994. 4. Departemen
b. Melakukan retensi
Kesehatan
Republik Indonesia. Direktorat
sehingga mengurangi
Jendral
beban penyimpanan.
Pedoman Pengelolaan Rekam
3. Dapat dilanjutkan dengan
Medis
penelitian tentang analisa kebutuhan tenaga kerja filing,
Pelayanan
Rumah
Medik.
Sakit
di
Indonesia. Jakarta. 1997. 5.
Shofari,
Bambang.
Rekam
terkait dengan tugas dan
Medis di Pelayanan Kesehatan.
tanggung jawab filing dalam
DIII
penyimpan DRM, pengambilan
Nuswantoro. Semarang. 2008
DRM, penghitungan tingkat
(tidak dipublikasikan).
kehilangan DRM, retensi DRM dan pemusnahan DRM.
RMIK.
Universitas
Dian
6. Mahawati, Eni . Modul Kuliah dan
Petunjuk
Praktikum
Ergonomi.
Universitas
Dian
Nuswantoro. Semarang. 2005 (tidak dipublikasikan). 7. Depkes
RI.
2006.
Pengelolaan Rumah
Sakit
Pedoman
Rekam
Medis
di
Indonesia.
Yanmed,
pedoman
Jakarta. 8. Dirjen
penyelenggaraan dan Prosedur Rekam
Medis
Rumah
Revisi
II,
No.
00.03.2.2.1996. 2006
Sakit YM
