Filing, Record Retention and Form

Filing, Record Retention and Form Yogi Suwarno, MA. Lembaga Administrasi Negara Palangka Raya, 28 Juli 2006

Filing / Penyimpanan

Arsip 



Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apa pun, baik dalam keadaan tungggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan dalam bentuk dan corak apa pun, baik dalam keadaan tungggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan

Arsip

Filing 



Segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan perihal pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat-surat, catatan-catatan, perhitunganperhitungan, grafik-grafik, data atau informasi tertulis lainnya (papers) serta penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan Titik berat filing pada kemudahan penemuan kembali papers  pusat ingatan organisasi

Rasio Kecermatan 

Sistem filing yang sempurna  rasio kecermatan < 0,5%

RK =



Jumlah Arsip tidak ditemukan Jumlah Arsip ditemukan

x 100%

Rasio ini tidak memperhitungkan lama waktu penemuan arsip

Rasio Pemakaian Arsip   

Rasio ini untuk menunjukkan penggunakan arsip yang disimpan Rasio penggunaan arsip aktif mencapai 15 – 20%, atau mungkin lebih. Rasio penggunaan arsip inaktif < 5% RP =



Jumlah Pemakaian Jumlah Arsip

x 100%

Rasio ini berguna untuk mengawasi penyimpangan dan pemindahan arsip

Pembagian Arsip AKTIF

ARSIP DINAMIS (RECORD/ DOKUMEN) INAKTIF

ARSIP

ARSIP STATIS (ARCHIEVE)

Organisasi Arsip (1) 

Sentralisasi Organisasi kecil  Hemat sarana  SDM fokus pada pekerjaan  Tidak duplikasi  Standarisasi jelas (seragam)  Efisien hanya untuk organisasi kecil  Kesulitan akses  Tidak semua arsip dapat diseragamkan 

Organisasi Arsip (2) 

Desentralisasi Pengelolaan arsip sesuai kebutuhan  Kemudahan akses  Penanganan arsip lebih mudah  Penyebaran arsip  duplikasi  Sarana yang boros  SDM yang tidak fokus pada tugas kearsipan  Kegiatan pemusnahan yang boros 

Organisasi Arsip (3) 

Kombinasi Arsip aktif  desentralisasi  Arsip inaktif  sentralisasi 

Prosedur Filing File Pending (follow-up file)  Permanent File 

Pemeriksaan  Mengindeks  Memberi tanda  Menyortir  Menyimpan 

Susunan Penyimpanan Arsip 

Susunan Abjad  alphabetical Sistem Nama  by name  Sistem Geografis  geographical  Sistem Subyek  by subject 



Susunan Nomor Sistem Kronologis  chronological  Sistem Numerik  numerical 

Sistem Abjad (direct filing system) Dokumen cenderung dicari atau diminta melalui nama  Dokumen dengan nama yang sama berkelompok di bawah satu nama  Nama lebih mudah diingat  Surat dan dokumen yang berhubungan dengan nama yang berbeda diletakkan berjauhan 

Sistem Numerik (indirect filing system) Nomor untuk badan atau perorangan bersifat permanen  Biaya tinggi  Susah diingat  perlu indeks  Kode standar untuk subyek  Dewey Decimal Classification (DDC), Universal Decimal Classification (UDC) 

Kelas Utama DDC  

 

000 100 200 300 

 



350

400 … 900

Umum Filsafat Agama Ilmu Sosial Administrasi Negara   

Ilmu Murni

Sejarah & Ilmu Bumi

Sistem Kronologis Digunakan pada arsip inaktif di sentral arsip  Kuitansi 

Pembukuan umumnya kronologis  Kemudahan mencari bukti keuangan  Akses yang cepat 

Cek, file tindak lanjut  Arsip bukti keuangan  30 tahun (KUHD, pasal 6) 

Record Retention Schedule / Jadwal Retensi Arsip

Pemindahan & Pemusnahan 

Keuntungan Penghematan penggunaan ruang kantor  Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan  Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas bekerja dengan arsip 



Pemindahan & pemusnahan mengikuti Jadwal Retensi

Penilaian Arsip 

Kriteria umum (ALFRED) Administrative value  Legal value  Financial value  Research value  Educational value  Documentary value 

Golongan Arsip Arsip Sangat Penting (Vital)  90 – 100 % (Abadi)  Arsip Penting (Important)  50 – 89 % (5 thn Aktif, 25 thn Inaktif)  Arsip Berguna (Helpful)  10 – 49 % (2 thn Aktif, 10 thn Inaktif)  Arsip Tidak Berguna (Non essential)  0 – 9 % (maks 3 bln Aktif) 

Jadwal Retensi

ARSIP AKTIF

ARSIP INAKTIF

PEMUSNAHAN

ARSIP STATIS (ARNAS)

Jadwal Retensi (contoh) Golongan Arsip

Aktif

Inaktif

Abadi / Dimusnahkan

-

-

Abadi

Penting

Surat Perjanjian, Ptgjwb Keu, cek, dll

5 thn

25 thn

Dimusnahkan

Berguna

Lap. Tahunan, Neraca, dll

2 thn

10 thn

Dimusnahkan

Tidak Berguna

Undangan, Pengumuman, dll

1 bln

-

Dimusnahkan

Vital

Arsip Akte-akte, Daftar Saham, SK, dll

Umur Arsip

Form / Formulir

Formulir 

Sesuatu bentuk lembar cetakan dengan kolom-kolom di dalamnya yang harus diisi dengan angka-angka, jawaban-jawaban ataupun keterangan-keterangan yang sesuai dengan pertanyaan-pertanyaan ataupun instruksi-instruksi yang terdapat di dalamnya

Manfaat Formulir   

 

 



Menghindari duplikasi pengutipan Standarisasi kerja Klasifikasi data Penyederhanaan filing Mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja Alat instruksi Alat perencanaan, berisi data kualitatif & kuantitatif Alat kontrol dan evaluasi

Teknologi Komputer Penyimpanan arsip secara elektronik (paperless)  mudah, murah, hemat ruangan  Sebagai sistem dukungan  arsip tidak bersifat otentik  Sistem Informasi Manajemen  TI / Internet 