ANALISA DAN DESAIN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM KEUANGAN PADA PERWAKILAN BPK RI DI KENDARI VERONIKA DEWI PUSPITAYANI NRP. 9108.205.808
LOGO
BAB 1 PENDAHULUAN
Latar Belakang • • • • • • •
melaksanakan salah satu renstra BPK RI proses keuangan masih tergantung dari beberapa orang mutasi dari dan ke Bagian Keuangan Perwakilan BPK RI menunggu pelatihan keuangan dari Kantor BPK Pusat memberikan penjelasan kepada pengguna awam mengurangi penggunaan kertas memanfaatkan sarana jaringan intranet yang ada
Perumusan Masalah • •
Bagaimana menentukan spesifikasi kebutuhan KMS Keuangan pada Perwakilan BPK RI Kendari Bagaimana mendesain sistem KMS Keuangan pada Perwakilan BPK RI Kendari
Ruang Lingkup Penelitian •
•
Menganalisa pengetahuan yang ada untuk menentukan spesifikasi kebutuhan KMS Keuangan pada Perwakilan BPK RI Kendari Membuat desain KMS Keuangan yang dapat memenuhi kebutuhan informasi pada Perwakilan BPK RI di Kendari
Tujuan • membuat desain KMS Keuangan yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan pada tahap analisis. Manfaat • Mendorong proses untuk mengubah pengetahuan individu (tacit) menjadi pengetahuan organisasi (explicit) • Hasil desain KMS Keuangan dapat digunakan sebagai acuan karyawan pada Perwakilan BPK RI di Kendari untuk meningkatkan kelancaran dalam mengerjakan tugas sehari-hari • Pengetahuan organisasi (institusi) maupun individu dapat ditangani secara terpadu
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Knowledge management •
pengelolaan knowledge perusahaan dalam menciptakan nilai bisnis (business value) dan menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan (sustainable competitive advantage) dengan mengoptimalkan proses penciptaan, pengkomunikasian dan pengaplikasian semua knowledge yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan bisnis
Dimensi Pengetahuan • •
Dimensi epistemology – apakah pengetahuan tersebut termasuk tasit atau eksplisit Dimensi ontology – apakah itu diketahui pada level individu, grup, organisasi, atau antar organisasi
Eksternalisasi Tacit Knowledge •
penciptaan knowledge melalui proses interaksi antara pengetahuan eksplisit dan tacit
KMS Komersial
KnowledgeBase Manager Pro bagaimana perusahaan mengkontribusikan knowledge Knowledge Base Manager Pro Knowledgebase Administrasi Manager Pro Knowledge Base berbasis Host
NOVO Solution merupakan help desk berbasis web untuk Better & Faster Support Customer Knowledge Base Novo 4,6, Customer Support Novo, Novo Help Desk Software, Novo Aset 4,6, Dokumen Manager Novo 4,6, Novo Service Desk 4,6 dan
Omni Star KBase merupakan perangkat lunak untuk manajemen pengetahuan banyak digunakan oleh bisnis kecil, universitas, organisasi nirlaba dan organisasi perusahaan.
UML Unified Modeling Language adalah sebuah "bahasa" yang telah menjadi standar dalam industri visualisasi untuk merancang model sistem dan mendokumentasikan sistem piranti lunak UML didefinisikan antara lain dalam diagram use case, class, statechart, activity, dan sequence
Evaluasi • proses pemeriksaan dan analisis, yang menjamin bahwa suatu desain perangkat lunak sesuai dengan spesifikasinya dan memenuhi kebutuhan
BAB 3 METODE PENELITIAN
Tahap Persiapan Studi literatur - menjadi latar belakang disusunnya penelitian ini Mempelajari sistem yang sedang berjalan - kondisi sistem saat ini dapat diketahui
Tahap Evaluasi Infrastruktur Menganalisa infrastruktur Perwakilan BPK RI Kendari menganalisa sistem eksisting terkait infrastruktur kegiatan reviu dokumen, observasi, dan wawancara
Tahap Analisa dan Desain Sistem Analisa kebutuhan Sistem Audit Knowledge Desain sistem (fungsionalitas dan antarmuka) Analisa desain sistem
Tahap Penyelesaian kesimpulan dari hasil desain sistem yang dilakukan saran untuk desain berikutnya agar sistem lebih baik.
BAB 4 DESAIN DAN ANALISA KMS
Infrastruktur No
Hardware
Software
Jaringan
1
Server
Windows server
Intranet
2
PC client
Windows XP
Internet
3
PC stand alone
Windows
4
Notebook
Microsoft Office
5
Printer
Open Office
6
Scanner
Aplikasi perintah membayar
7
Router
Sistem informasi keuangan
8
Switch
Aplikasi gaji
9
IP phone
Aplikasi pelaporan
10
Modem
Sistem informasi inventaris
Knowledge yang telah ada No
Knowledge
Pemilik
Penyimpanan
Pencarian
Perwakilan Individu Hard copy Soft copy 1
SOP
√
√
√
Buku Register
2
Peraturan
√
√
√
Buku Register
3
Handout
√
√
Buku Register
4
SPJ
√
√
5
Notulen rapat
√
√
√
Buku Register
6
Laporan rutin
√
√
√
Buku Register
7
Pengalaman
√
Personal
8
Informasi
√
Personal
9
inovasi (ide)
√
Personal
10
Keahlian
√
Personal
√
Buku Register
KMS Komersial Perbandingan Fitur Knowledge Management Software Fitur Get Knowledge proactively search Provide a useful resource Answer common questions using FAQs Article Import/Export User Subscribed Updates Information access feature Make Knowledge Tailor information based on customer feedback Post Unlimited Articles Users Can Save Articles Unlimited Attachments Archive information as your knowledge base grows Question Management
OmniStar KBase
NOVO Solution
KB Man Pro
√ √ √ √ √ √
√
√
√ √
√ √ √
√ √ √ √ √
√
√
√ √
Fitur
Administration Multi-Level Administrations Password Protect Folders SEO Friendly Articles WYSIWYG features Detailed Reporting Create Internal Staff Articles Built-in Article Editor Create Unlimited Sub-Categories Publication options User Interaction Multi-language Support Mouse-Over Glossary Web Based Work Flow System Layout customization
OmniStar NOVO KBase Solution
√ √ √ √ √ √ √
KB Man Pro
√
√
√
√ √
√
√ √
√ √
√
√
√ √ √
√ √
Wawancara User Pertanyaan : Menurut Anda, bagaimana jika kebutuhan pengetahuan pegawai mengenai sub bagian keuangan di implementasikan menggunakan layanan TI? Menurut Anda, apa saja praktik pengelolaan pengetahuan keuangan yang telah ada dan berjalan efektif saat ini serta ingin dimasukkan dalam KMS yang akan dibangun? Menurut Anda, apa saja yang diperlukan dalam mengimplementasikan KMS Keuangan? Menurut Anda, apa saja konten yang diharapkan dari KMS yang akan dibangun?
Kesimpulan : Perwakilan telah siap dan meningkatkan kinerja serta citra kantor Pengelolaan pengetahuan keuangan yang ada antara lain rapat intern dan sosialisasi. Pengetahuan yang ada dapat dibagi dalam 4 (empat) jenis kelompok besar dan dapat disusun menjadi suatu struktur pengetahuan seperti dalam Gambar 4.6. implementasi KMS menggunakan infrastruktur yang telah ada Selain pembangunan, sebaiknya pemeliharaan juga diperhatikan baik dari segi software (data, sistem, keamanan) maupun hardware (perangkat TI secara fisik). Konten yang diharapkan agar sistem menjadi interaktif dan mudah dicerna diharapkan sebagian besar berisi gambar, contoh kasus, cerita pengalaman dan media interaktif untuk diskusi.
Struktur Pengetahuan Keuangan
Perencanaan
Jenis Kegiatan (RKP & RKPP)
Proses Kerja
Waktu Penyelesaian
Tim Penyusun
Data yang diperlukan
Peraturan
Kelengkapan dokumen
Pelaksanaan
Pertanggungjawaban
Pelaporan
Jenis Kegiatan (Permintaan & pencairan dana)
Jenis Kegiatan (Intern, KPPN, dll)
Jenis Kegiatan (Intern, Dep Keu, LK, dll)
Proses Kerja
Proses Kerja
Proses Kerja
Waktu Penyelesaian
Waktu Penyelesaian
Waktu Penyelesaian
Tim Penyusun
Tim Penyusun
Tim Penyusun
Data yang diperlukan
Data yang diperlukan
Data yang diperlukan
Peraturan
Peraturan
Peraturan
Kelengkapan dokumen
Kelengkapan dokumen
Kelengkapan dokumen
Analisis Kebutuhan Kode
K1
K2
Kebutuhan
User
Sistem dapat melakukan pencarian knowledge yang Pegawai telah tersimpan sesuai struktur knowledge dengan menggunakan keyword Sistem dapat melakukan pengambilan knowledge dari Pegawai sistem dengan mendownload knowledge
Use Case
Search
Prioritas
Tinggi
Search
Rendah
K3
Sistem dapat menampilkan knowledge secara lengkap Pegawai dengan memilih knowledge yang akan dilihat
Search
Sedang
K4
Sistem dapat menampilkan tanya jawab dari seluruh Pegawai pegawai dalam memecahkan permasalahan keuangan
Search
Sedang
K5
Pegawai dapat mengirim knowledge yang dituliskan ke Pegawai sistem untuk disebarluaskan setelah diproses
Create
Tinggi
K6
Pegawai dapat mengirimkan pertanyaan seputar Pegawai permasalahan keuangan kepada sistem dan sistem yang akan mengatur untuk mencarikan jawabannya melalui Kasubag Keuangan maupun forum tanya jawab Pegawai dapat mengirimkan jawaban atas pertanyaan Pegawai yang dilempar ke forum tanya jawab
Create
Sedang
Create
Sedang
K7
Analisis Kebutuhan Kode
K8
Kebutuhan
User
Pegawai dapat mengirimkan komentar atas tanya jawab Pegawai
Use Case
Prioritas
Create
Rendah
Manage user
Tinggi
Staf TI dapat mengelola knowledge dengan memasukkan Staf TI
Manage
Tinggi
knowledge baru ke dalam strukturnya, memberikan status
knowledge
atau artikel yang dipublikasikan K9
Staf TI dapat mengelola data pegawai untuk penambahan, Staf TI mengubahan, dan pengurangan pegawai.
K10
untuk proses editing knowledge, dan membuat keyword untuk mempermudah pencarian knowledge. K11
Sistem dapat membuat laporan secara otomatis setelah Staf TI
Report
Tinggi
Edit
Tinggi
Approval
Tinggi
Approval
Sedang
ditentukan periode laporan dibuat K12
Kasubag
Keuangan
dapat
melakukan
editing
atas Kasubag
knowledge baru yang dikirimkan pegawai agar sesuai Keuangan dengan peraturan yang sedang berlaku K13
Kasubag Keuangan dapat memberikan persetujuan atas Kasubag knowledge yang telah melalui proses editing
K14
Keuangan
Kasubag Keuangan dapat mempublikasikan knowledge Kasubag yang telah disetujui layak untuk konsumsi umum
Keuangan
Identifikasi user
Use Case
UC-1 ID
UC-1
Nama use case
Pengelolaan Knowledge
Actor
Staf TI
Diskripsi singkat
administrator memutakhirkan struktur knowledge dan membuat keyword untuk setiap knowledge yang ada
Prasyarat
berada di halaman home administrator
Kondisi akhir sukses
berhasil menyusun knowledge sesuai struktur dan membuat keywordnya
Aliran normal User action:
System Response :
1. memilih pengaturan knowledge
2. menampilkan daftar knowledge yang
3. memilih knowledge yang akan diatur
belum diatur
5. memilih kode untuk memasukkan
4. menampilkan knowledge dilengkapi tool
knowledge ke dalam struktur knowledge
untuk memutakhirkan knowledge
6. memberikan status untuk editing
9. memutakhirkan struktur, status dan
7. memasukkan keyword
keyword knowledge
8. memilih tombol simpan Alur alternatif: 8.1. jika Staf TI gagal melakukan pemutakhiran struktur, status dan keyword knowledge, maka harus mengulang proses pemutakhiran knowledge
UC-2 ID
UC-2
Nama use case
Pengelolaan user dalam hal ini pegawai perwakilan
Actor
Staf TI
Diskripsi singkat
Staf TI mengelola user melalui editing (menghapus, menambahkan, mengubah data pegawai)
Prasyarat
berada di halaman home administrator
Kondisi akhir sukses
berhasil memutakhirkan data pegawai
Aliran normal User action:
System Response :
1. memilih halaman pengaturan user
2. menampilkan daftar seluruh pegawai
3.a. memilih tambah pegawai
3.a1. menampilkan form tambah pegawai
3.a2.mengisi form tambah pegawai
3.a4.menambah daftar pegawai
3.a3.memililh tombol simpan
3.b1.menampilkan pertanyaan penghapusan
3.b. memilih hapus pegawai
3.b3.menghapus daftar pegawai
3.b2.memilih tombol ya
3.c1. menampilkan data pegawai
3.c.memilih mengubah data pegawai
3.c4. memutakhirkan data pegawai
3.c2.mengubah data pegawai 3.c3.memilih tombol simpan Alur alternative: 3.d. jika Staf TI gagal melakukan pemutakhiran data yang telah dilakukan, maka harus diulang proses pemutakhiran data pegawai.
UC-3
ID
UC-3
Nama use case
Membuat report
Actor
Staf TI
Diskripsi singkat
Staf TI melaporkan seluruh kegiatan yang terjadi dalam sistem KM secara periodik
Prasyarat
Staf TI berada di halaman home administrator
Kondisi akhir sukses
Staf TI berhasil mencetak laporan
Aliran normal User action:
System Response :
1. memilih Report
2. menampilkan form Report
3. mengisi jenis laporan
6. menampilkan laporan sesuai periode dan
4. mengisi periode laporan
tanggal laporan
5. memilih tampilkan laporan
8. menyimpan laporan
7. memilih simpan laporan Alur alternative: 5.1. memilih tombol cetak untuk mencetak laporan.
UC-4 ID
UC-4
Nama use case
Pembuatan Knowledge
Actor
Pegawai
Diskripsi singkat
Pegawai melakukan pengiriman knowledge berupa pengetahuan eksplisit (buku/ manual/ pedoman/ handout diklat), pengetahuan tacit (pengalaman, artikel, inovasi).
Prasyarat
Pegawai berada pada halaman home user
Kondisi akhir sukses
Pengiriman knowledgeberhasil dilakukan
Aliran normal User action:
System Response :
1. memilih CREATE knowledge
2. menampilkan halaman untuk membuat
3. mengisi judul dan penulis knowledge
knowledge
4. menulis dan atau melampirkan
6. mengirim knowledge
knowledge 5. menekan tombol KIRIM Alur alternative: 5.1 jika pengiriman knowledge gagal, maka pegawai harus mengulangi proses pengiriman knowledge dari awal.
UC-5 ID
UC-5
Nama use case
Pencarian knowledge
Actor
Pegawai
Diskripsi singkat
Pegawai mencari knowledge dalam KMS Keuangan
Prasyarat
Pegawai berada pada kolom pencarian di halaman utama
Kondisi akhir sukses
Pegawai berhasil melihat knowledge yang dicari
Aliran normal User action:
System Response :
1. mengetikkan kata kunci di kotak
4. menampilkan daftar judul knowledge
pencarian
yang dicari
2. pilih jenis knowledge/ tanya jawab
6. menampilkan knowledge sesuai keyword
3. pilih tombol GO
8. mengambil knowledge ke perangkat user
5. memilih knowledge yang akan dilihat
10. knowledge dicetak
7. pilih tombol download untuk mengambil knowledge 9. memilih cetak knowledge Alur alternative: 3.1. jika pencarian gagal pegawai harus mengulang proses pencarian
UC-6 ID
UC-6
Nama use case
Penyuntingan knowledge
Actor
Kasubag Keuangan
Diskripsi singkat
Kasubag Keuangan melakukan proses editing pada knowledge yang baru dikirimkan oleh pegawai
Prasyarat
Kasubag Keuangan berada di halaman EDIT untuk manager
Kondisi akhir sukses
Kasubag Keuangan berhasil menyunting knowledge baru
Aliran normal User action:
System Response :
1. memilih halaman edit knowledge
2. menampilkan daftar knowledge yang
3. memilih view untuk knowledge yang
belum di edit
akan di edit
4. menampilkan knowledge yang dipilih
5. melakukan editing terhadap knowledge
8. mengupdate knowledge
6. isi status edited 7. memilih tombol Simpan Alur alternative: 5.1. Kasubag Keuangan memilih tombol BATAL
UC-7 ID
UC-7
Nama use case
Persetujuan Knowledge
Actor
Kasubag Keuangan
Diskripsi singkat
Kasubag Keuangan menyetujui knowledge yang telah di edit sebelumnya untuk dipublikasikan sehingga dapat diakses oleh seluruh pegawai
Prasyarat
Kasubag Keuangan berada pada halaman approval untuk manager
Kondisi akhir sukses
Kasubag Keuangan berhasil menyetujui knowledge
Aliran normal User action:
System Response :
1. memilih halaman approval
2. menampilkan daftar knowledge belum di
3. memilih view untuk knowledge yang akan di
approved
approved
4. menampilkan knowledge yang akan
5. memilih Approved
diapproved
7. memilih Publikasi
6. Knowledge telah disetujui
9. memilih Simpan
8. Knowledge dipublikasi 10. Knowledge disimpan
Alur alternative: 5.1. Knowledge yang tidak disetujui akan tetap tersimpan di kotak approval
Class Diagram
Sequence Diagram
Desain antarmuka KMS Keuangan
Evaluasi KMS Keuangan No
User Interface
Use Case
1
H11
Halaman utama administrator
2
H12
Halaman utama pegawai
3
H13
Halaman utama manager
Edit Approval
4
H21
Halaman
Manage knowledge
Manage Knowledge, User, Report Search Create
Kebutuhan
Keterangan
K9 K10 K11 K1 K5 K6 K7 K8 K12 K13 K14 K10
Ada
Ada
K10
Ada
K9
Ada
Ada
Ada
daftar pengelolaan knowledge 5
H22
Halaman pengelolaan knowledge
6
H31
Halaman daftar user
Manage Knowledge Manage user
Evaluasi KMS Keuangan
No
User Interface
7 8
H32 H33
Halaman tambah user
9
H34
Halaman
Use Case
Kebutuhan
Keterangan
Manage user Manage user
K9 K9
Ada Ada
peringatan Manage user
K9
Ada
Halaman edit user
penghapusan use 10
H41
Halaman pembuatan laporan Report
K11
Ada
11
H42
Halaman tampilan laporan
Report
K11
Ada
12
H5
Halaman create knowledge
Create
K5 K6 K7 K8
Ada
Evaluasi KMS Keuangan No 13
User Interface H61
Use Case
Halaman hasil pencarian
Kebutuhan
Search
Keterangan Ada
K3 14
H62
Search
Halaman tampilan
Edit
K3 K4 K12
Ada
Edit
K12
Ada
K13 K14
Ada
K13 K14
Ada
knowledge 15
H71
Halaman
Ada
daftar edit knowledge 16
H72
17
H81
18
H82
Halaman tampilan edit knowledge Halaman
daftar
approval Approval
knowledge Halaman approval knowledge
Approval
BAB 5 PENUTUP
Simpulan Spesifikasi kebutuhan KMS Keuangan ditentukan dari kebutuhan pengguna dan pengetahuan yang ada serta disesuaikan dengan kemampuan pengguna dalam pembelajaran KMS Keuangan telah didesain sesuai dengan spesifikasi kebutuhan melalui evaluasi perunutan untuk verifikasi ketersediaan desain
Saran Perlu diadakan evaluasi yang berkelanjutan untuk pengembangan desain dan implementasi sistem. Diharapkan desain dan implementasi sistem yang akan datang dapat di integrasikan dengan sistem lainnya.
DAFTAR PUSTAKA Tiwana, Amrit., 6 Desember 1999,The Knowledge Management Toolkit 2nd Edition., Prentice Hall Turban., Aronson., Liang., 2005, Decidion Support System and Intelligent System, Seventh Edition, The McGraw-Hill Companies, Inc Tobing, Paul L., 2007, Knowledge Management Konsep, Arsitektur dan Implementasi, Graha Ilmu J. Rhem, Anthony,2006, UML for Developing Knowledge Management Systems, Auerbach Publications Taylor & Francis Group Boca Raton New York Alan Dennis, 2002, System Analysis and Design An ObjectOriented Approach with UML, John Wiley & Sons, Inc Jefferey A. Hoffer – Joey F. George – Joseph S. Valacich, Modern System Analysis And Design, Fifth Edition, 2008, Prentice Hall
LOGO
www.themegallery.com
