Ambtenaar 2.0 november/december 2011
samen maken we de overheid
Test jezelf: hoe ambtenaar 2.0 ben jij?
Roald Lapperre: directeur 2.0 Slim luisteren in de sociale media 2.0, mag dat wel? Gemeente 2.0: zo doet Veghel dat
2
Cover: op de foto: Sandra Sluijter, gemeente Utrecht. Foto cover: Ron van der Kolk, gemeente Enschede. Illustratie: Gerdien Bathoorn, provincie Utrecht
Foto: Rob Oele, ministerie van EL&I
Inhoud 4 Aan de slag! 6 Roald Laperre, directeur 2.0: ‘Uitlekken is van alle tijden’ 9 Apps2Have: mobiele applicaties voor op het werk 10 Slim luisteren in de sociale media 12 De vijf boeken 13 Neem je eigen laptop mee 14 Niet te moeilijk doen over 2.0-oplossingen 16 Test: Hoe ambtenaar 2.0 ben jij? 18 Achtergrond: internet verandert de samenleving 21 Een ambtenaar 2.0 in de praktijk: brandweervrouw Agaat van der Veer 22 Tien tips voor het opzetten van een online community 23 De vijf netwerken 24 Gemeente 2.0: zo doet Veghel dat 27 Rijkswaterstaat yammert er op los 28 2.0, mag dat wel? 30 Colofon 31 Column Frans Nauta
Wat zijn QR-codes? Auteur: Rein Jonkman, ministerie van VWS QR-codes (Quick Response-codes) zijn tweedimensionale streepjescodes die eruitzien als blokjescodes. Achter een QR-code kan een website, mailadres of stuk tekst zitten. Scan je een QR-code met een app op je smartphone, dan krijg je direct de inhoud te zien. De QR-code bij dit artikel verwijst naar http://ambtenaar20.ning.com/profiles/ blogs/qr-hoe-gaan-we-daarmee-om, waar je meer over de blokjescodes kunt lezen. Je vindt in dit tijdschrift bij elk artikel een QR-code! Meer informatie op http://bit.ly/nJAhiQ
Cocr(e)atie Het internet brengt nieuwe mogelijkheden voor samenwerken. Volgens TNO zijn we zelfs op weg naar een cocratie (zie pagina 19). Deze ontwikkelingen roepen voor ons ambtenaren nieuwe vragen op. Die vragen komen in dit tijdschrift aan bod. Wat de overheid 2.0 voor jouw werk betekent, dat kun je alleen zelf beantwoorden. Met dit tijdschrift hopen we echter wel een aantal handvatten te kunnen bieden. Lees bijvoorbeeld hoe Roald Lapperre, directeur bij het ministerie van EL&I, het aanpakt (pagina 7). Dit tijdschrift is ook een resultaat van cocreatie. Het is tot stand gekomen door kennis en kunde uit verschillende delen van de overheid online bij elkaar te brengen. Vanuit alle bestuurslagen en diverse organisaties is gratis meegeholpen om dit tijdschrift tot stand te brengen. Het staat dan ook bol van de praktijkverhalen: van Veghel tot Oostzaan en van de brandweer tot Rijkswaterstaat. Het bevat handige tips, maar ook links om je verder te verdiepen. Een kwestie van ‘gewoon doen’, is de conclusie in Dordrecht (pagina 14). ‘En van elkaar leren’, wil ik daaraan toevoegen. Daarvoor is Ambtenaar 2.0 immers bedoeld. Dus vraag nog een aantal exemplaren aan en verspreid dit tijdschrift onder je collega’s. Word lid van Ambtenaar 2.0 en deel je eigen ervaringen. Zo maken we de overheid beter. Samen. Davied van Berlo, Programma Ambtenaar 2.0
3
Aan de slag! Auteurs: Marie Louise Borsje, P rogramma Ambtenaar 2.0, Fred IJspeerd, gemeente IJsselstein
Sprekersnetwerk Ambtenaar 2.0 Wil je dat je collega’s ook eens worden bijgepraat over overheid 2.0 en Het Nieuwe Werken? Of organiseer je een congres en zoek je een spreker? Neem dan contact op met het sprekersnetwerk van Ambtenaar 2.0. Meer informatie: http://sprekers.ambtenaar20.nl
De adviestafels van Ambtenaar 2.0 Veel overheidsorganisaties hebben vragen over overheid 2.0, Het Nieuwe Werken, et cetera. Dan helpt het als er veel mensen meedenken. Met de adviestafels van Ambtenaar 2.0 haal je eenmalig nieuwe kennis en ideeën in huis.
Organiseer een Open Koffie Twee keer per maand is er in Den Haag een Open Koffie over een actueel 2.0-onderwerp: netwerken en kennisdelen... met koffie. Wordt er in jouw regio al een Open Koffie georganiseerd? Iets voor jou? Meer informatie: http://openkoffie.ambtenaar20.nl
Meer informatie: http://adviseurs.ambtenaar20.nl Kennis delen over de overheid 2.0 Duizenden ambtenaren zijn al lid van Ambtenaar 2.0. Zowel online als offline discussiëren ze en wisselen ze kennis uit. Meepraten kan via deze online platformen:
TDTrijk: eerste hulp bij 2.0 Train de Trainer is het initiatief waarbij ambtenaren elkaar trainen om collega’s op weg te helpen om instrumenten en 2.0-sites te gebruiken om slimmer te werken. Zoek je een coach en wil je vervolgens je eigen collega’s verder helpen, kijk dan op http://tdtrijk.pleio.nl
Volg een cursus Ambtenaar 2.0 De cursus ‘Werken met web 2.0’ is een driedaagse training om aan de slag te kunnen als een ambtenaar 2.0. Je leert hoe de instrumenten werken, hoe je ze kunt inzetten voor je werk en hoe je dat op een verstandige manier doet. Meer informatie: http://cursus.ambtenaar20.nl
4
Netwerk Ambtenaar 2.0: http://netwerk.ambtenaar20.nl Ambtenaar 2.0 op LinkedIn: http://linkd.in/us8N7J Ambtenaar 2.0 op Yammer: http://yammer.ambtenaar20.nl Lees de boeken van Ambtenaar 2.0 De samenleving is in verandering. Hoe sluiten we daar als overheid en als ambtenaar op aan? Davied van Berlo legt in zijn boeken uit wat deze veranderingen inhouden voor ons ambtenaren en geeft tips om er meerwaarde uit te halen. Meer informatie: http://boek.ambtenaar20.nl
Pleio: de (samen)werkomgeving van de overheid Open een online vergaderzaal voor je team of een intranet voor je hele organisatie. Pleio geeft overheidsorganisaties een gratis platform om intern of extern samen te werken in een veilige omgeving. Meer informatie: www.pleio.nl
Foto: Taco Meeuwsen, gemeente Hellevoetsluis. De Dag van de Ambtenaar 2.0 in 2011 trok 400 bezoekers.
Nog meer van Ambtenaar 2.0 Voorbeelden van overheid 2.0 en online burgerparticpatie zijn te vinden op http://voorbeelden.ambtenaar20.nl Actualiteit en opiniestukken in het dossier Overheid 2.0 van Volkskrant Opinie op http://opinie.ambtenaar20.nl De denktank van Ambtenaar 2.0 organiseert dialogen over sociale innovatie: http://denktank.ambtenaar20.nl Nieuwe termen en begrippen kun je naslaan in het 2.0-woordenboek op http://woordenboek.ambtenaar20.nl Interessante congressen en andere bijeenkomsten voor ambtenaren staan op http://agenda.ambtenaar20.nl
Doet jouw organisatie al mee aan Deelstoel? Op Deelstoel boek je een werkplek bij een andere overheidsorganisatie. Het is tijd- en plaatsonafhankelijk werken in de praktijk en het stimuleert samenwerking en kennisdeling over organisatiegrenzen heen. Doe je mee? Meer informatie: www.deelstoel.nl
Open Innovatie Festival: van 28-11 tot 2-12 Vijf dagen lang zetten ambtenaren, bewoners en bedrijfsleven in tientallen gemeenten zich in voor innovatie in het publieke domein. Het festival wordt georganiseerd op basis van cocreatie en sociaal kapitaal. Het thema dit jaar: Deel de overheid! Meer informatie: www.oif2011.nl
5
6
Foto: Rein Jonkman, ministerie van VWS
Interview met Roald Lapperre: ‘Met 2.0 doe je je werk gewoon beter’ Auteur: Nellie van Beusekom, ministerie van EL&I Eindredactie: Paul Basset, zelfstandig adviseur
Als sociale media ergens een hoofdrol kunnen spelen, is het wel in de internationaal georiënteerde directie Gemeenschappelijk Landbouwbeleid van het ministerie van EL&I.
Het is zo’n typische zomerdag in 2011 waarop de regen met bakken uit de lucht komt. Nadruipend komen we het kantoor van Roald Lapperre binnen en treffen daar iemand die enthousiast praat over Ambtenaar 2.0 en wat de inzet van sociale media zijn directie oplevert.
R
oald Lapperre is directeur van de programmadirectie Gemeenschappelijk Landbouwbeleid (GLB) bij het ministerie van Economische zaken, Landbouw & Innovatie. Hier worden de voorstellen geboren voor de Nederlandse bijdrage voor het Europese landbouwbeleid. De directie GLB is internationaal georiënteerd en onderhandelt met Brussel over het landbouwbeleid. Stakeholders en samenwerkingspartners bevinden zich dan ook overal binnen en buiten de landsgrenzen. Als er ergens ruimte is voor Het Nieuwe Werken dan is het wel hier.
Roald Lapperre: ‘Ambtenaar 2.0? Ja, zo voel ik dat wel. Het is nu mijn normale manier van werken. Je kunt je werk gewoon beter doen met tools uit de sociale media. Bij de start van de directie Gemeenschappelijk Landbouwbeleid, nu 2,5 jaar geleden, kwamen de mensen van vijf verschillende directies. Dan wil je snel een gemeenschappelijke manier vinden om te kunnen samenwerken. We kwamen uit op het GLB-platform: een website met wiki’s waarop de deelnemers informatie kunnen toevoegen of aanpassen. Beleidsnotities worden daarop
7
samen gemaakt. Meerdere mensen brengen hun kennis in en daardoor verbetert de kwaliteit van het beleid. Je komt met een veel breder gedragen verhaal bij de staatssecretaris.’ Samenwerken Het GLB-platform staat open voor iedereen binnen Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Niet alleen beleidsafdelingen doen mee, maar ook agentschappen, die het beleid uitvoeren en elders gehuisvest zijn. Zo is de samenwerking met de nVWA (nieuwe Voedsel- en Warenautoriteit) en Dienst Regelingen (uitvoerder van onder andere landbouwsubsidies) volgens Roald veel beter geworden. ‘Zij zijn er nu vanaf het begin bij betrokken. Daardoor weten we in een vroeg stadium of datgene wat wij bedacht hebben in de praktijk uitvoerbaar is. Als we de hand weten te leggen op een conceptverordening uit Brussel, betrekken we ze meteen bij de beoordeling.’ Maar doet iedereen dan wel mee? Volgens Roald gaat het nu goed. ‘In het begin was dat anders, maar langzamerhand doet bijna iedereen mee. Iedereen neemt kennis van wat er staat. We hebben geen werkoverleg op de afdelingen meer om informatie uit te wisselen. Dat bespaart veel tijd. We gaan ervan uit dat iedereen de basisinformatie uit onze wiki’s kent en kunnen daardoor meteen een slag dieper gaan in discussies.’ Buiten binnenhalen Dat brengt ons bij de vraag of de openheid die er intern is ook voor de ‘buitenwereld’ geldt. Ook die slag heeft de directie Gemeenschappelijk Landbouwbeleid al gemaakt. Een jaar geleden werd de website www.toekomstGLB.nl gelanceerd. Het blijkt een groot succes. Veel boeren en landbouworganisaties praten erop mee. Op de vraag van staatssecretaris Bleker om voorstellen voor het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid, kwamen 69 uitgebreide reacties, waar de directie GLB veel aan had. Roald vertelt dat de discussies op het platform langzamerhand veranderen. Eerst waren deze heel open. ‘Nu worden de
politieke keuzes gemaakt en zeggen we “het kabinet vindt dit en dat belangrijk”. Als er een kamerbrief naar de Tweede Kamer gaat, verschijnt er meteen informatie over op www.toekomstGLB.nl. Dat wordt waanzinnig positief gevonden, gewoon omdat iedereen kan zien wat met zijn bijdrage is gedaan.’ Uitlekken En hoe zit het dan met de angst dat er informatie voortijdig op straat komt te liggen? Het antwoord is duidelijk: ‘Je denkt toch niet dat er niets uitlekt als we geen sociale media gebruiken? Uitlekken is van alle tijden.’ Zelf heeft hij een keer meegemaakt dat er een document onvoldoende vertrouwelijk werd behandeld. ‘We hebben er toen voor gekozen om het te laten staan. Iedereen kon reageren. Angst is bij ons geen issue meer, daarin groei je met elkaar.’ Roald benadrukt dat deze manier van werken van de ambtenaar vraagt dat hij heel scherp is op zijn rol: ‘Een ambtenaar moet zich er altijd van bewust zijn dat hij opereert in een politieke omgeving. Het is de overheid die daar spreekt, niet jij als persoon.’ Vinden nu alle contacten plaats via internet? Roald benadrukt dat dat niet zo is: ‘Er zijn nog steeds bijeenkomsten in het land. Degenen die daar komen zijn geen anderen dan op www. toekomstGLB.nl, het zijn mensen met wie we vroeger ook al om tafel zaten. Het verschil is dat ze nu niet alleen met ons, maar ook met elkaar praten. En dat betekent dat de inbreng breder en deskundiger is. Staatssecretaris Bleker heeft in de Tweede Kamer gezegd dat hij het EU-beleid voor meer dan 50% gedragen wil hebben door de belanghebbers. De instrumenten die we daarvoor nu gebruiken, bieden daar de kans voor. Als het lukt, dan zou dat een heel mooi resultaat van 2.0-werken zijn.’
Bekijk het gehele interview op video: http://bit.ly/p8Pvk4
Crowdsourcing: ‘outsourcing to the crowd’, ofwel het uitbesteden van taken aan mensen buiten de eigen organisatie om de juiste kennis of oplossing te vinden Meer 2.0-terminologie op http://woordenboek.ambtenaar20.nl
8
Apps2Have Auteur: Evelien Fick, Wigo4it; eindredactie: Nellie van Beusekom Apps maken het leven leuker én gemakkelijker. Het zijn kleine applicaties die je kunt downloaden op je smartphone of tablet. Vaak gratis en heel handig. De volgende apps mag je als ambtenaar 2.0 niet missen.
NS Reisplanner Xtra
Dit is de NS Reisplanner Xtra. Iedere ambtenaar met een smartphone heeft de 9292ov-app geïnstalleerd om openbaarvervoerroutes te plannen en op te slaan in de agenda. Wil je heel snel zien of jouw trein vertraagd is? Open dan de reisplanner van de NS. Binnen enkele seconden verschijnt het vertrekbord van het dichtstbijzijnde station op je scherm. Leverancier: Nederlandse Spoorwegen. Gratis
LinkedIn
Gebruik de contactsync-functie van de vernieuwde LinkedIn-app om de adressen uit je adresboek te synchroniseren met LinkedIn. Belt een collega met wie je ook op LinkedIn verbonden bent? Dan krijg je voortaan de LinkedIn-foto van die collega in beeld. Twitter en Facebook hebben vergelijkbare apps. Leverancier: LinkedIn. Gratis
QR Droid en Optiscan
Als jij je visitekaartje als QR-code of Optiscan opgeslagen hebt op je telefoon, kun je jouw contactgegevens snel en eenvoudig met anderen delen. Met QR Droid of Optiscan heb je een QR-codescanner op je telefoon en maak je eenvoudig de visitekaartjes-QR-code van anderen. Leverancier: QR Droid: DroidLa. Gratis voor Android Optiscan: Airsource, €1,99 voor iOS
Read it Later
Kom je onderweg op internet, je mail of waar dan ook iets tegen wat je later rustig wilt lezen, voeg het dan toe aan je leeslijst in Read it Later! De leeslijst kun je later op je pc via de website openen. Het is zelfs mogelijk in de Read it Later-app alle onderdelen uit je leeslijst offline op te slaan, zodat je ook zonder internet de leeslijst op een later moment kunt lezen. Leverancier: Read it Later, Lite: gratis
DocumentsToGo Full Version
Deze app kost ongeveer 10 euro. Heel handig als je samen met collega’s aan een document werkt en vaak de ‘wijzigingen bijhouden’- en ‘commentaar’-functie gebruikt. De app toont je niet a lleen de wijzigingen en het commentaar, maar je kunt ook commentaar toevoegen. Leverancier: DataViz, ca. €10
Alle genoemde apps zijn zowel beschikbaar Foto: Tunnelarmr, Flickr voor Android als iOS als Blackberry 9
Slim luisteren in de sociale media Auteur: Harro Ranter, ministerie I&M Eindredactie: Paul Basset
Waarom luisteren? Burgers zijn mondiger en laten hun commentaar op het functioneren van overheden steeds eerder horen. Daarom kan het erg leerzaam zijn om, als aanvulling op bestaande publieksonderzoeken, te weten welke sentimenten, klachten of ideeën er leven onder burgers en professionals. Waar luisteren? Maar waar moet je gaan luisteren? Dat hangt sterk af van wat je te weten wilt komen. Ben je op zoek naar de m eningen van experts, dan vormen discussiegroepen zoals op LinkedIn een goede bron van informatie. Wil je realtime een incident of evenement volgen, dan kun je met Twitter continu de laatste reacties in de gaten houden. Wil je op een meer continue basis volgen wat de meningen en reacties zijn over jouw organisatie, project of onderwerp, dan is het verstandig om meerdere sociale netwerken in de gaten te houden.
Hootsuite
Een goed begin is het halve werk … Bedenk vooraf goed welk onderwerp je wilt monitoren en welke zoekwoorden daarbij passen. Ga niet uit van ambtelijk jargon, maar gebruik de bewoordingen die burgers, professionals of de media gebruiken. Houd er ook rekening
mee dat berichten op Twitter kort zijn. Belangrijke trefwoorden worden vaak afgekort. Bij twitterberichten over Eindhoven zie je daarom ook (hashtag) #040 of #ehv. Kijk goed welke mogelijkheden de zoekfunctie van Twitter biedt. Twilert Een andere manier om twitterberichten bij te houden is met een attenderingsdienst zoals Tweetalarm, Tweetbeep of Twilert. Je hoeft geen dashboards in de gaten te houden, maar je krijgt vanzelf een e-mail wanneer er over je onderwerp wordt getwitterd. Voor de wat complexere zoekvragen kun je Twilert gebruiken. www.tweetalarm.com www.tweetbeep.com www.twilert.com
Twicsy
10
Twapperkeeper Wil je een onderwerp over een langere periode analyseren, dan is Twapper-
grafieken het aantal tweets per dag, de meest actieve twitteraars, de meest vernoemde internetadressen. www.twapperkeeper.com Luisteren met Hootsuite Hootsuite is een online dashboard waarop je kunt volgen wat er op Twitter en Facebook wordt gezegd. In kolommen kun je verschillende zoekvragen instellen en zo realtime zien wat er wordt gezegd. Het voordeel van Hootsuite is dat je geen speciale software hoeft te installeren en geavanceerde zoekvragen kunt instellen. www.hootsuite.com Twapperkeeperanalyse
keeper een absolute aanrader. Je kunt zoekprofielen voor Twitter instellen en Twapperkeeper haalt vanaf dat moment automatisch alle nieuwe twitterberichten op. Via een analyse-optie zie je in
Twicsy Om te kijken welke foto’s er zijn getwitterd kun je op Twicsy terecht. Wanneer het zoekwoord voorkomt in een twitterbericht met een foto, toont Twicsy de foto. Helaas vindt Twicsy geen foto’s die via het populaire Mobypicture worden getwitterd. www.twicsy.com
Google Alerts Zoeken in Nederlandse weblogs en discussieforums kan heel goed via Google. Onderaan de resultatenlijst van Google Blogsearch en Google Groups vind je de mogelijkheid om via e-mail bericht te krijgen wanneer er nieuwe discussies of blogs gevonden zijn. www.google.nl/blogsearch http://groups.google.com www.google.nl/alerts Netvibes Losse tools zijn handig, maar zou het niet mooi zijn om meerdere sites te kunnen volgen op één dashboard? Dat kan, bijvoorbeeld met Netvibes of iGoogle. Op een dashboard kun je zogenoemde ‘widgets’ plaatsen. Dit zijn informatieblokjes met de laatste twitterberichten, weblogartikelen, foto’s, nieuwsberichten. www.netvibes.com www.google.com/ig Tot slot De beschreven monitoringstools zijn een selectie uit de vele gratis sites die er zijn. Je kunt er prima mee uit de voeten, maar wanneer je het monitoren van de sociale media serieus wilt aanpakken dan is het verstandig om een betaalde oplossing te nemen. Voor meer informatie en voorbeelden: http://bit.ly/pQDZti
Twapperkeeper
11
De Vijf Top 5 ‘must read’-boeken die iedere ambtenaar 2.0 moet kennen Auteurs: Raymond Lunes en Fleur Pullen, Ynnovate. Eindredactie: Anja Kreileman-van Rooyen, gemeente Lopik
Tribes Seth Godin
Een ‘tribe’ is een groep mensen die verbonden zijn: onderling, met een leider en met een idee. ‘Tribes’ zet je aan het denken over leiderschap. http://sethgodin.typepad.com
Onze ijsberg smelt! Succesvol veranderen in moeilijke omstandigheden John Kotter en Holger Rathgeber Ervaar de paniek die een kolonie van 286 pinguïns overvalt als duidelijk wordt dat de gletsjer waarop ze leven op smelten staat. Hoe je als team of organisatie kunt omgaan met veranderingen en kansen kunt creëren.
Easycratie
Alone Together
Bijna elk probleem is in de kern een bureaucratisch probleem. Easycratie is een nieuwe manier van werken, organiseren en samenwerken. www.easycratie.nl
Sherry Turkle, MIT-professor technologie en samenleving, onderzoekt de kracht van onze nieuwe tools om drastisch ons sociale leven te veranderen. De komende generatie zal de route tussen de isolatie en connectiviteit leggen. www.alonetogetherbook.com
De toekomst van werken en organiseren Martijn Aslander en Erwin Witteveen
Tip: download gratis op http://bit.ly/vNiYgb
Why We Expect More from Technology and Less from Each Other Sherry Turkle
Get Social
Online netwerken voor beginners Jeanet Bathoorn Een kennismaking met online netwerken en andere mogelijkheden om informatie online te delen. Handleidingen voor Twitter, Facebook, LinkedIn plus een uitgebreid overzicht van socialemediawebsites. www.get-social.nl
Zoa: een zelfstandig ondernemende ambtenaar, die als een zzp’er binnen de overheid alle beschikbare middelen inzet om zijn taak te vervullen Meer 2.0-terminologie op http://woordenboek.ambtenaar20.nl
12
Helemaal 2.0: kies je e igen ‘gereedschap’! Om goed als ambtenaar 2.0 aan de slag te kunnen is het van belang dat je over de juiste instrumenten beschikt.
W
aarom krijgen veel timmermannen geen hamer en zaag van hun werkgever, maar een vergoeding om die zelf te kopen? Het antwoord is logisch. Wanneer je zelf je gereedschap mag uitzoeken, kies jij als vakman of -vrouw altijd het gereedschap waar jij het beste mee kunt werken. Daarom is het slim om de medewerker tot een bepaald niveau zijn eigen gereedschap te laten uitzoeken. Het gaat de werkgever immers niet om het gereedschap dat zijn mensen gebruiken, maar om het resultaat van de klus. Bovendien zijn de meeste mensen zuiniger op hun privé-eigendommen. Maar hoe gaat dat bij de (lokale) overheid? Daar wordt de kenniswerker veelal verplicht te werken met standaard ‘gereedschap’, zoals computers en software die de werkgever uitzoekt. De computer thuis ervaar je vaak als veel prettiger om te werken, omdat je daar zelf kunt bepalen welke programma’s je installeert. Bovendien is de privécomputer vaak sneller dan die op het werk. Lees het hele artikel op http://bit.ly/dHKplQ
Daarom heeft OVER-gemeenten het principe bring your own device (BYOD) geïntroduceerd. Ambtenaren zijn vrij om hun eigen gereedschap (bijvoorbeeld laptop) te kiezen en gebruiken, zolang het de kwaliteit en kwantiteit van hun werk maar ten goede komt.
Auteur: Ronald Smit, OVER-gemeenten Eindredactie: Kees Groenenboom, provincie Noord-Holland
Om dit BYOD tot een succes te maken, geldt een aantal randvoorwaarden. Zo werkt dit principe het beste in organisaties waar resultaten leidend zijn. Verder is het belangrijk dat iedere medewerker vanaf zijn eigen apparaat het netwerk van de organisatie op kan. Het netwerk van OVER-gemeenten kan vanaf vrijwel ieder apparaat benaderd worden; zelfs vanaf de iPad en iPhone. Op ieder instrument zie je exact dezelfde werkomgeving, alleen de grootte van het scherm varieert. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van hun eigen apparaat. Zodra contact met het beveiligde netwerk van OVER-gemeenten wordt gemaakt, heeft de medewerker de beschikking over de software en veiligheid die de organisatie aanbiedt. Voor velen zal BYOD als muziek in de oren klinken. Voor de mensen die liever (nog) niet meegaan in dit concept, blijven er standaardinstrumenten beschikbaar, zoals een standaard PC op kantoor. Wel probeert OVER-gemeenten ambtenaren te stimuleren om flexibel te werken door aan de medewerkers een persoonsgebonden budget voor ICT-middelen (ICT PGB) beschikbaar te stellen. Dat is geen cadeau, maar net als bij de timmerman een tegemoetkoming in de kosten voor het aanschaffen van gereedschap waar je mee werkt.
13
Gemeente 2.0: een kwest Van vragen over solliciteren tot samen met bewoners werken aan een nieuw verkeersplan. Waarvoor zet onze meest nabije overheid 2.0-oplossingen in?
Auteur: Jakobien Groeneveld, Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten Eindredactie: Nellie van Beusekom
J
osé Soorsma is projectleider van Checkpoint Zuidoost. In juli van dit jaar ging deze online community voor jongeren in Amsterdam Zuidoost van start: ‘Het fysieke jongerenloket bleek weinig succesvol, daarom zijn we begonnen met www.checkpointzo.nl. De website is alleen het startpunt, het volgen via sociale media, zoals Twitter en Facebook, is belangrijker. Het doel van de gemeente is om jongeren informatie aan te bieden over werk, gezondheid, onderwijs en geld. Maar we gaan nog een stapje verder. Uiteindelijk hopen we dat jongeren zelf via de community onderwerpen gaan melden waar zij meer over willen weten. De gemeente kan het aanbod daarop aanpassen.’ Gewoon dóen ‘Het is vooral ‘gewoon doen’ en een beetje lef hebben’, zegt Dea van Soest, projectleider Bewoners Aan Zet bij de gemeente Dordrecht. Dordrecht zet 2.0 vooral in om de burgerparticipatie te vergroten. Via wijkwebsites, zoals www.dordrecht.nl/ binnenstad en www.oudkrispijn.nl, is de gemeente voortdurend in dialoog met haar inwoners over uiteenlopende onderwerpen. ‘De meeste projecten die wij op deze manier communiceren, gaan over zaken die de directe leefomgeving raken van mensen, zoals een nieuw verkeersplan’, vertelt Dea. ‘Maar ook kunnen mensen “Wijkwensen” indienen. Het bijzondere daarvan is dat andere mensen uit die wijk daar eerst op reageren via de website. Mensen vinden het gebruik van sociale media nog wel een beetje eng, merk ik, maar er is steeds meer interesse voor.’ Foto: Sue Hickton, Flickr
14
tie van ‘gewoon dóen’ Jongeren vertellen de gemeente waar ze mee zitten Yammer steeds meer in gebruik Dat mensen sociale media nog een beetje eng vinden, merkt ook Emiel van Kalken. Hij is adviseur sociale media en komt vaak bij gemeenten over de vloer om presentaties te houden: ‘Het is op dit moment nog echt een beetje missionarissenwerk. Gemeenten vinden het interessant en willen er wel meer van weten, maar zijn vooral nog aan het snuffelen aan deze nieuwe technieken.’ Steeds meer gemeenten zetten ook intern sociale media in. Zoals Yammer: een intern platform waarop iedereen kan vertellen waar hij of zij mee bezig is en waarop samengewerkt kan worden. Emiel: ‘Er is veel meer informatie in een organisatie dan mensen vaak beseffen. Een bekend verhaal is dat van een gemeente met een vlinderplaag. Een onderzoeksbureau werd ingezet om uit te zoeken wat daar de oorzaak van was. Toen het rapport verscheen, kwam een ambtenaar naar voren die zei dat vlinders al heel lang zijn hobby zijn en dat hij de gemeente deze informatie zo had kunnen geven.’ Emiel ziet een ontwikkeling naar steeds meer gebruik van 2.0: ‘2.0 is niet meer weg te denken en het is zeker geen hype. Het is alleen nog maar de vraag wat je ermee gaat doen als gemeente.’ Lees het hele artikel op http://bit.ly/nXu8Ki
15
16
1 1
kunnen bijdragen
of haar handelen. Hoe
open en transparant in zijn
Een ambtenaar 2.0 is
Waar werk jij?
4 1
Vraag
weten waar ik mee bezig ben, zodat anderen
D Ik laat via social media (bijv. Twitter of LinkedIn)
Yammer
met andere collega’s op het organisatienetwerk of
C Ik deel al mijn werkzaamheden en documenten
documenten niet
B Mijn werkagenda is voor iedereen in te zien, mijn
kennis en informatie liever voor mijzelf
A Ik vind het gevaarlijk voor de privacy, ik houd mijn
eigenlijk?
open jij eigenlijk? Hoeben open ben jij
ofof haar handelen. Hoe haar handelen.
open en transparant zijn transparant in in zijn
Een2.0 ambtenaar 2.0en is is open
Een ambtenaar
Vraag
5
makkelijker samen kunnen werken
en richt online een projectgroep op, zodat we
D Ik zoek uit welke partijen ik kan betrekken
samenwerken in mijn organisatie
C Ik benader zelf de mensen met wie ik wil
we komen er pas uit als we klaar zijn
B Met collega’s uit mijn eigen team in een hok en
bakkie te doen
A Gezellig, ik zoek een collega op om samen een
Samenwerken, hoe zie jij dat?
2
3 1
Je hebt een Een ambtenaar 2.0 is (beleids-)voorstel open en transparant in zijn gemaakt en wil of haar handelen. Hoe weten wat anderen open ben jij eigenlijk? ervan vinden. Wat doe je?
Vraag
Stel, je bent manager van een afdeling. Welke vorm van sturing past dan bij jou?
6
voorstel online zodat anderen kunnen reageren
D De beste ideeën komen van buiten, dus ik zet het
de organisatie kan reageren
C Ik zet mijn voorstel op Yammer zodat iedereen uit
mee te denken
B Ik vraag collega’s van mijn eigen team/afdeling om
A Ik leg het voorstel voor aan mijn manager
Er wordt veel geschreven over web 2.0 en de gevolgen voor de overheid en de ambtenaren. Maar wat is 2.0 nu eigenlijk? Wanneer ben je ambtenaar 2.0? Doe de test en je weet hoe 2.0 je bent!
Hoe ambtenaar 2.0 ben jij?
17
Maak anderen ook enthousiast!
te vragen en te bouwen op de kennis van anderen.
Jij bent helemaal ambtenaar 2.0. Je durft los te laten,
Meestal antwoord D:
weten waar jij mee bezig bent!
mensen buiten jouw organisatie en andersom. Laat ze
waarschijnlijk zijn jouw ideeën ook bruikbaar voor
beschikbare mensen, middelen en tijd. Zeer
Goed bezig! Je maakt gericht gebruik van de
Meestal antwoord C:
social media.
mensen te betrekken bij jouw werk. Bijvoorbeeld via
controle houden. Het kan handig zijn meer of andere
Je bent betrokken bij je omgeving, maar wilt graag de
Meestal antwoord B:
er gebruik van.
als de mensen die je nabij zijn. Maar er is meer! Maak
nog een ambtenaar 1.0. Jouw wereld is net zo groot
Misschien komt het als een schok, maar je bent nu
Meestal antwoord A:
trein, de koffiebar, op kantoor of thuis.
D Ik heb geen vaste werkplek, ik werk overal: in de
en werk op de locatie waar ik moet zijn
C Ik werk ‘s morgens eerst thuis, vertrek na de files
daar een werkplek
B Ik bekijk ‘s ochtends waar ik afspraken heb en kies
locatie, meestal tussen 9 en 5
A Ik zit iedere werkdag op dezelfde plek op dezelfde
open ben jij eigenlijk?
Auteur: Sandra Sluijter, gemeente Utrecht Eindredactie: Marieke van den Berg, Veiligheidsregio Haaglanden
Samen bereik je immers het meest!
platform en persoonlijke gesprekken
mee te laten denken, zoals via een online
D Ik zet alle mogelijke middelen in om bewoners
aanhaken om hun ideeën op te halen
C Ik zoek uit bij welke bewonersgroepen ik kan
posters op om mensen te trekken
informatiebijeenkomst, regel een zaal en hang
B Ik prik een datum voor een
bewoners ervan vinden
A Ik begin met een voorstel en hoor later wel wat
Jouw gemeente wil een speeltuin aanleggen in een wijk. Wat doe je?
Zo kun je beginnen of je verder ontwikkelen: • Lees de boeken Ambtenaar 2.0 op http://boek.ambtenaar20.nl • Nodig een spreker uit over Ambtenaar 2.0 via http://sprekers.ambtenaar20.nl • Volg een cursus op http://cursus.ambtenaar20.nl • Lees de handreiking via http:// handreiking.ambtenaar20.nl
• Sta open • Werk samen • Laat zien wat je doet • Ga uit van mensen, thema’s en netwerken
voor wie nog wil groeien naar 2.0:
Tips
werk doen, als het resultaat maar goed is
D Het maakt mij niet uit wanneer medewerkers hun
besteden aan eigen plannen en ideeën
C Van mij mogen medewerkers een deel van hun tijd
en hoe
B Ik wil graag sturen op wat mijn medewerkers doen
afdeling tussen 9 en 5
A Mijn medewerkers moeten zichtbaar zijn op mijn
18
Julian Assange volgens VitaliV, Wikimedia Commons
De gebruiker aan de macht of een cocratie? Internet werd door de meeste mensen doodverklaard na het barsten van de internetzeepbel in 2001. Nu weten we wel beter: sociale media zijn niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven.
O
nline community’s, als Facebook en Twitter, worden gekarakteriseerd door de macht van de gebruikers. Sociale media bieden een platform voor de creatie van nieuwe content (zie onderstaande figuur van Slot & Frissen, 2007). Dit ‘nieuwe’ internet werd in 2004 door Tim O’Reilly omschreven als Web 2.0, een nieuwe generatie internetapplicaties die het internet zouden ontwrichten.
Auteurs: Tijs van den Broek, Bas Kotterink, Noor Huijboom, Valerie Frissen, TNO Eindredactie: Kees Groenenboom
Anno 2011 kunnen we vaststellen dat de groei van sociale media exponentieel is geweest.
nieuwe rollen gebruikers
traditionele rollen gebruikers
De rol van de internetgebruiker is actiever geworden door sociale media (Slot & Frissen, 2007)
19
Burgers gebruiken sociale media steeds vaker om betrokken te raken bij politiek. Ze volgen politici op Twitter, starten zelf online petities op www.petities.nl, komen samen via websites als www.MeetUp.com of mobiliseren geld of middelen voor de verkiezingscampagnes, bijvoorbeeld van Barack Obama in 2008. Van politieke partijen naar kwesties Centraal staat het ‘netwerkeffect’ van sociale media. Dit maakt het mogelijk dat mensen zich, ongeacht ruimte en tijd, kunnen mobiliseren rondom specifieke onderwerpen, zoals overlast van hondenpoep in de wijk, verkeersveiligheid of internationaal klimaatbeleid. Daardoor verschuift de manier waarop burgers politiek beoefenen. Sociale media lijken burgers meer richting specifieke kwesties dan politieke partijen te verleiden: de zogenaamde ‘issue-based politics’. Daarnaast lijken de waarden van sociale media, zoals delen, transparantie en gelijkwaardigheid, haaks te staan op de waarden van bestaande instituties in onze samenleving, zoals de overheid en de kerk. De botsing tussen deze waarden is soms sterk merkbaar in het nieuws: de wereld stond op zijn kop door de transparantie van Wikileaks, die zich niets aantrok van de normen en waarden van het Amerikaanse leger of diplomatie. Stemgedrag Er zijn echter talloze online politieke community’s ontstaan die minder controversieel zijn. Een recent voorbeeld is de website www.Wiekiesjij.nl van stichting Het Nieuwe Stemmen, waarop burgers het stemgedrag van politici kunnen volgen en ter verantwoording roepen. Op sociaal vlak drukken de sociale media ook een duidelijk stempel. Sociale netwerken als Facebook en Hyves maken het voor internetgebruikers mogelijk om zichzelf en hun sociale netwerk van vrienden, familie en vage kennissen te etaleren. De architectuur van deze websites dicteert het liefst een vergaande transparantie. Pas sinds enkele jaren krijgen privacyrisico’s op sociale media aandacht: niemand wil bij het afsluiten van een verzekering geconfronteerd worden met uitspraken of foto’s van zijn Hyvespagina. Patiëntenplatforms Sociale media stoppen niet bij de landgrenzen: ze zorgen ervoor dat internetgebruikers zich kunnen groeperen, ongeacht geografische grenzen of tijdverschillen. Hierdoor ontstaan er ‘communities of interest’, die vooraf aan het socialemedia tijdperk waarschijnlijk niet waren ontstaan. Op de website Patientslikeme bijvoorbeeld, zoeken patiënten met zeldzame ziektes elkaar op om troost te zoeken en informatie en ervaringen met elkaar te delen, zoals foto’s en medicijninname. In Nederland zie je dat bepaalde bevolkingsgroepen die een cultuur of interesse delen, samenkomen op online community’s zoals www.Maroc.nl. De vraag is echter of iedereen de mogelijkheid, tijd en vooral zin heeft om deel te nemen op online sociale netwerken. Het risico bestaat dat er een al dan niet bewuste scheiding in de samenleving komt. Mondige burger Een van de grootste veranderingen ligt op institutioneel vlak: de trend van sociale media past bij het tijdperk van de ‘mon-
20
dige’ burger, die op een laagdrempelige manier zijn stem wil laten horen. De overheid is dit echter niet altijd gewend. Waar sociale media uitgaan van openheid, laagdrempelige interactie en informele communicatie, is de overheid als bureaucratie juist gewend aan geslotenheid en formele eenrichtingscommunicatie (van overheid naar burger). De publieke diensten die burgers opzetten, zoals community’s rondom de Mexicaanse griep, lesmateriaal of beoordelingen van artsen, verschillen daarom sterk van traditionele overheidsdiensten. Het risico van deze ontwikkeling is een verdere kloof tussen burger en overheid, waardoor er ruimte zou ontstaan voor een ‘user generated state’: een staat vanuit de gebruikers. Burgers zouden in het slechtste scenario traditionele overheidsdiensten kunnen gaan vermijden en online hun eigen weg in kunnen slaan. Kanteling Sinds enkele jaren merken we een kanteling in denkwijze bij de overheid. Gedreven door online burgers en ‘ambtenaren 2.0’ lijkt er langzaam een ‘creative destruction’ van de formele overheidsbureaucratie in gang. Onder het mom van e-participatie worden bijvoorbeeld sociale media steeds vaker ingezet in het publieke domein. De eParticipatie-Awards van Burgerlink lieten rake voorbeelden zien van het gebruik van sociale media om op nieuwe manieren, samen met burgers, bij te dragen aan de maatschappij. Burgers helpen bijvoorbeeld de wijk netjes te houden (www. verbeterdebuurt.nl), ontwikkelen een visie voor de Amstel (www.deamstelverandert.nl) of ontwikkelen lesmateriaal open voor iedereen (www.wikiwijs.nl). Hoewel deze initiatieven vaak nog in de experimentele fase zitten, worden de contouren zichtbaar van een ‘cocratie’, waarin burgers en overheid meer samenwerken om publieke diensten te creëren. Alleen: dit zijn de winnaars. Een analyse van meer dan 300 participatie-initiatieven laat zien dat deze transitie naar een ‘cocratie’ nog traag verloopt: verreweg de meeste e-participatie-initiatieven zetten internet in om burgers te informeren, of hoogstens te consulteren. Een tempoversnelling bij de overheid is nodig, willen de ambtenaren 2.0 geen roependen in de woestijn worden. Cocratie Kortom, sociale media hebben duidelijk hun sporen achtergelaten in de publieke sector en worden steeds vaker ingezet. In plaats van een door burgers gedomineerde user generated state, lijken we af te stevenen op een cocratie, waarin juist wordt samengewerkt. De ontwikkelingen staan echter niet stil. Nieuwe internetontwikkelingen, zoals open overheidsdata, sensornetwerken of ‘location based services’, zullen de komende jaren hun intrede doen in het publieke domein. De trend van open data, het proactief publiceren van overheidinformatie in een open en door machines te lezen formaat, kan er bijvoorbeeld toe leiden dat de overheid juist minder gaat samenwerken, maar meer publieke diensten volledig uitbesteedt aan de samenleving. Het is aan overheidsorganisaties om zich hierop voor te bereiden, door te experimenteren, maar vooral door stil te staan bij de (mogelijke) effecten.
Een ambtenaar 2.0 in de praktijk
Foto: Geertjan Veenstra, Brandweer Flevoland
Communicatie in de nieuwe tijd
Lees het volledige artikel op http://bit.ly/pdSVaf
Auteur: Lidwien Venselaar, gemeente Lelystad Eindredactie: Paul Basset
‘D
e tijd dat je kon zeggen: “Ik doe mijn werk voor de buitenwereld”, is voorbij. Een ambtenaar 2.0 denkt ook vanuit de buitenwereld. En natuurlijk laat ik de oude communicatie niet los.’ Agaat van der Veer, communicatie adviseur voor de veiligheidsregio én de brandweer Flevoland maakte naam door de manier waarop ze sociale media inzet bij crisiscommunicatie. Zoals bij een ongeluk op de A6, waar Twitter werd gebruikt om alle partijen op de hoogte te houden. ‘Wij hebben aan de lopende band updates geplaatst via Twit-
ter. We waren de media voor en werkten met hen samen. We hebben ook bewust emotie laten doorklinken. Wij ontvingen veel lof, niet alleen van de twittergemeenschap, maar ook van de partijen die bij de hulpverlening betrokken waren. Alle informatie was gebaseerd op tweets en er ontstond geen ruis. Dat was erg prettig.’ Vies gezicht Agaat van der Veer trekt nog net geen vies gezicht bij de vraag of zij ambtenaar 2.0 is: ‘Ik vind ambtenaar 2.0 echt een waardeloze term. “Ambtenaar” roept
stof op en “2.0” geeft het dan wat sjeu. Het is gewoon geen geuzennaam. Daarbij, de term komt nu bij iedereen tussen de oren, maar wat doen we hierna? Gaan we upgraden naar 2.1 of 3.0... of moeten we gewoon stiekem van die term af?’ Veel mensen zien 2.0 als een term die louter met digitaal te maken heeft. ‘Zo zie ik het niet. Voor mij is iemand met een smartphone of Twitter nog niet 2.0. Andersom: als 2.0 ken je wel de netwerksites en heb je de digitale hulpmiddelen. Dat vraagt echt ook een filosofische slag, als je die niet voelt, dan heb je er niks van begrepen.’
21
Bouw en zij zullen komen Tien tips voor het opzetten van een online community Auteur: Ingur Zimmermann, ministerie van I&M. Eindredactie: Anja Kreileman-van Rooyen
1 Een online community opzetten? Zinloos als je doelgroep al ergens anders zit. Sluit je aan, zoek de sleutelfiguren en bouw met hen een relatie. Zij zijn je ambassadeurs.
en verwijs naar je online gemeenschap. Nodig mensen uit en vraag hen mee te doen om iets te bereiken. Vertel iets over de gemeenschap.
6
Grootse Officiële Opening? Doe dat dan met je ambassadeurs. Laat hen anderen opwarmen en start met prikkelende onderwerpen. Schep schaarste door het aantal leden te beperken.
Leid, maar zet de gemeenschap altijd centraal. Help ze zichzelf te helpen met bijvoorbeeld evenementen organiseren of competities. Een sterke gemeenschap stelt duidelijke grenzen om te onderscheiden wie tot de groep behoort en heeft een duidelijk doel. Zorg voor zoveel mogelijk interactie, zodat er relaties tussen groepsleden en dus groepen ontstaan. Geef groepen in je gemeenschap de ruimte. In kleinere groepen zijn mensen actiever.
4 Nodig circa tien sleutelfiguren uit en
7 Vertel wat mensen allemaal kun-
2 Toch een nieuwe groep? Wees geduldig en zet kleine stappen. Stel je op als leider en geef je gemeenschap meteen jouw gezicht.
3 Lanceer bescheiden. Toch een
vraag hen de gemeenschap met je op te bouwen. Zorg dat zij mensen uitnodigen voor een specifiek doel.
5 Richt je op mensen met interesse
9 Ruzie? Goed! Mensen zijn begaan
met het onderwerp. Mensen lopen meestal weg omdat iets saai is, niet vanwege ruzie. Weghalen die post? Nee, richt je op oplossingen: negeren, bespreken, afleiden, verbannen. Is er geen oplossing, vertel dat dan gewoon. Verban alleen als je het zeker weet, want het is ingrijpend.
10 Is je gemeenschap gestorven? Dat
komt waarschijnlijk omdat je er nooit bent, naar een nieuw platform bent verhuisd, je actieve leden zijn vertrokken of de concurrent het beter doet.
Meer over communities? http://bit.ly/hVAoIT
8 Laat zien hoe mensen zich voor de gemeenschap inzetten. De homepage
Foto: Caro Scuro / Caroline on crack, flickr
in je werkveld én in sociale media. Je vindt ze online, bij de klantenservice, op conferenties, of in vriendenkringen. Beantwoord de vragen die ze daar stellen
nen en mogen. Onthaal nieuwe leden persoonlijk. Bespreek wat ze van de gemeenschap verwachten en vraag wat ze kunnen bijdragen. Hoe meer je voor een ander doet, hoe meer iemand teruggeeft.
moet daarvan de spiegel zijn en is jouw verantwoordelijkheid. Beloon met aandacht en erkenning. De beste beloning is aantonen dat hun deelname iets bijdraagt aan jouw organisatie.
22
De Vijf Top 5 van ‘must participate’-netwerken die iedere vernieuwende ambtenaar 2.0 moet kennen Auteurs: Raymond Lunes en Fleur Pullen, Ynnovate Eindredactie: Anja Kreileman-van Rooyen
Ambtenaar 2.0
Om de overheid beter, leuker en meer 2.0 te maken zijn initiatiefrijke ambtenaren nodig die over de grenzen van hun organisatie heen kijken en aan de slag willen met de nieuwe mogelijkheden en middelen. Ambtenaar 2.0 is een netwerk van mensen binnen en buiten de overheid die samen werken aan overheid 2.0. De website is een digitale en fysieke ontmoetingsplaats om dit te realiseren. http://netwerk.ambtenaar20.nl
Ynnovate
Ynnovate is een platform voor het realiseren van een innovatieve overheid. Ynnovators maken zich voor een deel van hun (werk-)tijd vrij voor deelname aan ‘Ynnovate Challenges’ waarbij innovatieve oplossingen worden bedacht en uitgevoerd aan de hand van relevante en actuele overheidsuitdagingen. Ynnovate gaat daarbij uitdrukkelijk op zoek naar de kracht van het netwerk en nieuwe manieren van (samen-)werken. www.ynnovate.it
Slimmernetwerk
Het slimmer proberen te maken van de overheid gebeurt via Slimmernetwerk. Doel van Slimmernetwerk is vernieuwers, zowel leidinggevenden als professionals, met elkaar te verbinden. Kennis over hoe de overheid slimmer kan werken wordt zo verzameld en verspreid. Meedoen kan door deelname aan de Doetanks en de Slimmernetwerk Cafés. www.slimmernetwerk.nl
PICNIC
PICNIC gaat over innovatieve ideeën voor het bedrijfsleven, mensen en de samenleving. Het is een platform dat mensen met verschillende achtergronden bij elkaar brengt, die graag inzichten uitwisselen en zichzelf willen blootstellen aan ideeën buiten hun eigen expertise. PICNIC biedt een online ontmoetingsplaats met de PICNIC Club en het PICNIC News Network. www.picnicnetwork.org
TED
Een wereldwijde community van mensen die streven naar een dieper begrip van de wereld. TEDx-programma’s geven organisaties de mogelijkheid dialoog te stimuleren door een TED-achtige setting op lokaal niveau. www.ted.com
23
24
De smaak van… Veghel 2.0 Hoe ziet een 2.0-gemeente eruit? Paul Basset ging op de koffie in Veghel.
‘Smaakmakend Veghel’ is in 2030 een flexibele organisatie met excellente dienstverlening. De cultuur is open, veilig, betrokken en professioneel. Een organisatie die van buiten naar binnen denkt en proactief de samenwerking met andere stakeholders zoekt.
Auteur: Paul Basset, zelfstandig adviseur dialoogmanagement Eindredactie: Brigitte Beeks, Stadsgewest Haaglanden
De ambtelijke organisatie vormt met inwoners, bedrijven, partners en omliggende gemeenten één grote community waar mensen transparant en open informatie met elkaar delen. Waar multidisciplinaire teams, cocreatie en crowdsourcing heel gewoon zijn. Daar wil ik meer van weten. Dus ga ik lunchen met smaakmakers Tamara Huffmeijer (digitale communicatie), Nadina Hamzic (burgerparticipatie) en Henk de Laat (wijkbeheerder). In de bus vraag ik me af of ze de Brabantse bak al ingeruild hebben voor een sterke macchiato. Maxi-Cosi ‘Ik help graag mensen uit de Maxi-Cosistand te komen’, zegt Tamara Huffmeijer als ik haar naar haar drijfveren vraag. Zij adviseert raadsleden, managers, projectleiders en andere medewerkers die sociale media willen inzetten om slimmer te werken. ‘Veghel heeft zeer bewust geen socialemediabeleid of -strategie. Het moet vanuit mensen zelf komen.’ Gemeentesecretaris Ruud Kleijnen geeft als actief twitteraar het goede voorbeeld.
Van links naar rechts op de foto: Nadina Hamzic-Ibrahimovic, Tamara Huffmeijer en Henk de Laat Foto: Angelique Dortmans, gemeente Veghel
25
Deelstoel De digitale vernieuwing is onderdeel van een bredere organisatieontwikkeling. Zo zal het HRM-beleid zich meer gaan richten op het ontdekken en ontwikkelen van talent. Bijzonder vind ik dat Communicatie een team van de afdeling KlantContactCentrum is en niet andersom. En wil je een middag aan het bureau van de gemeentesecretaris werken, dan kan dat: Veghel doet mee aan Deelstoel. Bestuurscrisis Een omstreden integriteitsverklaring stort Veghel in mei 2008 in een bestuurscrisis. Burgemeester, wethouders en veel ambtelijk managers vertrekken. De komst van burgemeester Ina Adema in maart 2009 brengt rust. Met al haar participatieervaring als Deventer wethouder geeft zij bovendien een nieuwe impuls aan het betrekken van inwoners. Het Bestuursakkoord 2010-2014 spreekt van open communicatie en een positieve benadering van initiatieven. De gemeente zal inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties betrekken bij de voorbereiding en uitvoering van beleid. Met de 12 dorps- en wijkraden wordt gewerkt aan een nieuwe invulling van hun rol, waarbij zij naast gesprekspartner vooral meedenken over het gezamenlijk vormgeven van de participatie van alle inwoners. Raadswerkgroep In nauw overleg met de raadswerkgroep Burgerparticipatie is een nota Burgerparticipatie opgesteld. Zodra die nota is vastgesteld, zal bij ieder project of beleidsvraagstuk worden afgewogen welke rol participanten gaan spelen. ‘Met deze kaders kunnen we dat wat we met participanten afspreken ook waarmaken’, stelt Nadina Hamzic. De Bunders Terwijl ik mijn tweede broodje eet, vertelt zij niet zonder trots hoe de plannen voor de wijk De Bunders zijn opgesteld. De gemeente heeft samen met de wijkraad een visie ontwikkeld voor het opknappen van de openbare ruimte in de gehele wijk. Vervolgens zijn de bewoners per uitvoeringsgebied met nieuwsbrieven, een wijkschouw en een bewonersavond betrokken bij het opstellen van de verbeterplannen.
26
Smaakmakend Veghel Van de 350 medewerkers zit 80 % op Yammer 35 % op LinkedIn 30 % op Facebook 20 % op Twitter
Boerdonk In 2008 hebben de inwoners de Corneliuskapel herbouwd op de plek waar tot 1870 de oude kapel stond. De gemeente heeft voor een mooie recreatieve inpassing gezorgd. Gemeente Veghel en dorpsraad Boerdonk hebben afgesproken dat het budget dat de gemeente voorheen aan groenbeheer besteedde, beschikbaar komt voor de exploitatie van de kapel, de aanleg van een dierenweide én het onderhoud van de plantsoenen door de inwoners zelf.
Wijkbeheerder Iedere organisatie heeft zijn oliemannetje. Veghel heeft Henk de Laat: ‘Mensen weten dat zij bij mij terechtkunnen.’ Als intermediair probeert hij problemen voor te zijn doordat hij ‘de taal van inwoners en ondernemers’ combineert met veel kennissen in de ambtelijke organisatie. Vol Veghelse verhalen schuift Henk aan. Oranjewijk is een oude arbeiderswijk die de komende tijd wordt gerenoveerd. Het is de gemeente al jaren een doorn in het oog dat één van de bewoners de gewoonte heeft om in het plantsoen naast zijn oprit aan zijn auto te sleutelen. Niemand wist hem daar op aan te spreken. De wijkbeheerder verzon een list: ‘Groenbeheer knapt het plantsoen op, op voorwaarde dat hij op zijn oprit gaat sleutelen en zijn oude motorolie inlevert bij de Milieustraat.’ Twitter Binnenkort gaat Henk twitteren om aan iedereen te laten zien wat de gemeente weet op te lossen. Nu koppelt hij alleen terug aan de direct betrokkenen. Henk hoopt ook dat zijn volgers straks met hem meedenken en meedoen. Slimmer werken De koffie is niks, maar verder is Veghel smaakmakend, zoveel is me wel duidelijk. Toch is er nog een wereld te winnen. Zo is Veghel druk met de implementatie van een managementinformatiesysteem en een sociaal intranet met opendatasystemen en samenwerkingsplatforms. Er wordt nagedacht over een ‘bring your own device-programma’. Medewerkers krijgen het apparaat waar zij het liefst mee werken vergoed. ‘Als iedereen echt betrokken is bij zijn werk voor de inwoners van Veghel, moet het toch haalbaar zijn dat tachtig procent digitaal slimmer werkt’, wordt me als lunchtoetje toevertrouwd. Met deze smaakmakers heb ik er alle vertrouwen in dat Veghel 2.0 ruim voor 2030 werkelijkheid is.
Yammer bij Rijkswaterstaat Auteur: Andrea de Palm, Rijkswaterstaat Eindredactie: Brigitte Beeks
Yammer is hot bij Rijkswaterstaat. De uitvoeringsorganisatie van het m inisterie van Infrastructuur en Milieu heeft het nieuwe platform, sinds de invoering eind 2010, enthousiast omarmd. Lees het hele artikel op http://bit.ly/tqozsO
R
ijkswaterstaat is een grote, uitvoerende organisatie die zich kenmerkt door een veelheid aan specialistische kennis. Met het gebruik van Yammer worden vakgebieden, disciplines en specialismen duidelijker en blijft waardevolle kennis binnen de organisatie.
shops, maar voorziet ook in een intranetpagina met een introductiefilmpje, een uitgebreide uitleg en een stappenplan om meteen aan de slag te gaan. Elke nieuwe gebruiker kan bovendien een warm welkom verwachten van helpdesk ‘Frank’, die paraat staat om alle vragen te beantwoorden.
Wat is Yammer? Yammer is een afgeschermd platform binnen een organisatie, dat medewerkers in staat stelt met elkaar te verbinden, kennis te delen en samen te werken. In Yammer kunnen behalve tekstberichten ook links, documenten, afbeeldingen of filmpjes met collega’s worden gedeeld.
Yammer werkt! In de korte tijd sinds Yammer ‘Rijkswaterstaatsbreed’ is gelanceerd, is al op veel verschillende manieren aangetoond dat Yammer werkt. Een vraag op Yammer gesteld, wordt gemiddeld binnen 3 dagen beantwoord.
Hulp De lancering van Yammer is voortvarend gestart met work-
Collega’s weten zich gesteund door een steeds groter wordende groep behulpzame RWS-collega’s die Yammer binnen hun eigen afdeling promoten.
27
Foto: Screenpunk, Flickr
Een 2.0-ambtenaar maakt per definitie gebruik van sociale media. Wat mag je daarbij wel en niet?
Veilig op de elektronische weg 28
Auteur: Mathieu Paapst, Rijksuniversiteit Groningen Eindredactie: Kees Groenenboom
B
ij het beantwoorden van die vraag zul je eerst moeten bepalen wat je rol online is. Ben je bij het gebruik van sociale media altijd ambtenaar, ben je altijd burger of ben je misschien meer een amburgenaar, een combinatie van beide? Je moet dan vooral kijken naar de inhoud van je tweets of van je weblog. Zijn er inhoudelijk verbanden met je functie of met de organisatie waarvoor je werkt? Dan kun je er in beginsel van uitgaan dat je de sociale media gebruikt in de rol van ambtenaar. Maar dan is nog steeds niet duidelijk of je ook namens een bestuursorgaan spreekt. Dat is belangrijk om te weten, omdat daarmee ook duidelijk kan worden of bijvoorbeeld de Algemene wet bestuursrecht (Awb), de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), maar mogelijk ook de Archiefwet van toepassing zijn op wat je hebt gepubliceerd. Om deze vraag te beantwoorden zijn er helaas geen algemene stelregels te geven, omdat de jurisprudentie hierover nogal casuïstisch van aard is. De accountnaam of de accountomschrijving is hier een aanwijzing: gebruik je een account met je eigen naam of juist de naam van je organisatie? Als daaruit blijkt dat je namens de organisatie online bent, dan zijn je handelingen te beschouwen als handelingen van een bestuursorgaan.
Bekijk ook de handreiking van Ambtenaar 2.0 http://bit.ly/vbujgn
Elektronische weg Dan kun je de volgende belangrijke vraag beantwoorden: is met het gebruik van sociale media ‘de elektronische weg’ van artikel 2:15 Awb opengesteld voor burgers? Zij kunnen dan elektronisch berichten verzenden naar het bestuursorgaan. Onder de term ‘elektronische weg’ vallen heel wat mogelijkheden: het zijn niet alleen geschreven berichten, maar ook filmpjes op Youtube, een podcast of een sms. In beginsel zou ook het gebruik van allerlei soorten sociale media onder het toepassingsbereik van de wet kunnen vallen. Maar dan moet er meer gebeuren dan een enkele tweet door een ambte-
naar of door een bestuursorgaan. De elektronische weg moet namelijk expliciet worden opengesteld voor burgers. Bijvoorbeeld door een duidelijke verklaring hierover van het bestuursorgaan op de website. De expliciete kenbaarmaking is alleen niet vereist als aanvragen, verzoeken of bezwaren van burgers vaker elektronisch zijn ingediend en door het bestuursorgaan zijn geaccepteerd, waardoor er een bestendige bestuurlijke praktijk ontstaat. Geheimhoudingsplicht In alle gevallen waarbij je niet ‘namens de organisatie’ spreekt, maar meer als individueel ambtenaar, is de situatie niet minder formeel. Ook dan zul je rekening moeten houden met bijvoorbeeld art. 125a van de Ambtenarenwet, waarin beperkingen zijn opgenomen voor het openbaren van gedachten en gevoelens door ambtenaren. Zo is er een wettelijke geheimhoudingsplicht op informatie waarvan duidelijk is dat deze geheim moet blijven. Op grond van artikel 2:5 Awb is deze geheimhoudingsplicht bovendien ook geldig voor niet-ambtenaren die werkzaam zijn bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan. De beperkingen uit de Ambtenarenwet zijn niet bedoeld om preventief uitingen te toetsen, maar kunnen door de werkgever wel gebruikt worden tot toetsing achteraf. In de ‘aanwijzingen externe contacten rijksambtenaren’ worden in aanwijzing nr. 15 diverse factoren genoemd die hierbij als leidraad kunnen worden gehanteerd. Onwerkbare situaties De komende jaren zal elektronische communicatie via sociale media meer en meer de norm gaan worden. Het verbieden daarvan zal steeds vaker tot onbegrip en zelfs tot onwerkbare situaties gaan leiden. Bovendien is het gebruik door ambtenaren van sociale media al behoorlijk gereguleerd door reeds bestaande wet- en regelgeving. Organisaties in de publieke sector kunnen zich daarom met een gerust hart gaan richten op het faciliteren van het gebruik van sociale media door haar medewerkers.
29
Colofon Hoofdredactie: Davied van Berlo, Programma Ambtenaar 2.0 Eindredactie: Kees Groenenboom, provincie Noord-Holland Grafisch ontwerp en DTP: Lucile Moquette, ministerie van OCW Aan dit tijdschrift werkten mee:
vanuit de volgende organisaties:
Dank aan iedereen die heeft bijgedragen aan deze cocreatie!
November 2011 Druk: OBT, Den Haag Oplage 10.000 Programma Ambtenaar 2.0 www.ambtenaar20.nl
30
Extra exemplaren bestellen? Kijk op http://tijdschrift.ambtenaar20.nl
Ambtenaar 1.0 Braaf Frans Nauta
I
edere projectleider Stadsvernieuwing in Amsterdam startte in de jaren zeventig zijn baan met een gesprek onder vier ogen met wethouder Jan Schaefer. Dat ging ongeveer zo: ‘Als er iets is waar je mee zit, bel je me meteen. Je hebt altijd rechtstreeks toegang tot mij. Als er iets fout is gegaan, wil ik het als eerste horen. Voor de schermen zal ik je altijd verdedigen, achter de schermen zeg ik je ongenadig de waarheid. Ik verwacht van jou hetzelfde.’ Voor de stadsvernieuwers geen kantoor op het stadhuis, maar in de wijk. Zodat ze iedere dag konden zien waar ze aan werkten. De projectgroepen raakten daardoor vernetwerkt met de buurt. Ze smeedden allianties met en tussen bewoners en met corporaties om zo meer beweging te kunnen maken in de buurt. Ik moet wel eens denken aan deze ‘ambtenaren 1.0’ als het gaat over ‘ambtenaar 2.0’. Ze deden alle dingen die we anno 2011 omschrijven met termen als ‘netwerkallianties’, ‘cocreatie’ en ga zo maar door. Bij veel van de terminologie hadden ze ongetwijfeld hun schouders opgehaald. Maar ik denk dat ze behoorlijk verlekkerd hadden gekeken naar de nieuwe mogelijkheden van de technologie. Open data over de wijk, waardoor wijkbewoners de mogelijkheid hebben om data van de gemeente te verrijken. Cloudservices, zodat je in je wijkkantoortje over precies dezelfde data kunt beschikken als op het stadhuis. Met Twitter de pols van de buurt voelen en beïnvloeden. Enzovoort. Het enige waar die oude ambtenaren 1.0 waarschijnlijk wat weemoedig over zouden zijn anno 2011 is de cultuur binnen de overheid. Die zouden ze wel aan de matte kant vinden. Ze zouden zich afvragen waarom de opvolgers van Jan Schaefer zo voorzichtig zijn. En waarom die ambtenaren 2.0 zo braaf zijn. Foto: Paul Basset
31
Dag van de Ambtenaar 2.0 10 februari 2012 Provinciehuis Zuid-Holland Meer informatie: dag.ambtenaar20.nl
32
Foto’s: Taco Meeuwsen, gemeente Hellevoetsluis
