Algemene Leden Vergadering Lawn Tennis Vereniging Best

Jaarverslagen 2014-2015 Prognose 2015-2016

Algemene Leden Vergadering Lawn Tennis Vereniging Best

Jaarverslagen 2014 - 2015 & Prognose 2015 - 2016

Page 1 of 15


In het document vinden jullie de jaarverslagen van het verenigingsjaar 2014 – 2015 en de prognose voor 2015 – 2016 van de verschillende commissies. De verslagen van de onderstaande commissies zijn opgenomen in dit verslag: - Bestuursverslag - Accommodatie Commissie - Communicatie Commissie - Sociale Activiteiten Commissie - Sponsor Commissie - Technische Commissie - Warm bad Commissie

Best, november 2015

Page 2 of 15


JAARVERSLAGEN 2014-2015 Jaarverslag Bestuur Bestuursformatie De bestuursformatie per 18 november 2014 was: Hendry Dhondt Voorzitter en ad iterim Communicatie Commissie Hans van Broekhoven Secretaris en ad iterim Accommodatie Commissie Ko Leenders Penningmeester en ad iterim Sponsor Commissie Bart-Jan Peteri Bestuurslid, Technische Commissie Robert Bol Bestuurslid, Sociale Activiteiten Commissie Robbert Weemaes Bestuurslid, Warm bad Commissie Samenkomsten bestuur Het bestuur heeft vanaf 18 november 2014 in totaal 12 keer vergaderd. De bestuursleden hebben bovendien een ruim aantal keren met hun commissie vergaderd. Ledenadministratie De ledenadministratie is in het beheer van Ilka Jacobs. Er is een persoonlijke inlogcode voor ieder lid beschikbaar om op onze website in te loggen, zodat elk lid zelf zijn of haar gegevens kan bijhouden. Per 1 november 2015 telt LTVB 743 leden seniorleden en 10 jeugdleden. Aandachtspunten In elke bestuursvergadering worden de dagelijkse zaken besproken. Taakverdeling Er is een verdeling van taken binnen het bestuur zodat alle bestaande commissies een contact persoon hebben vanuit het bestuur, zie hierboven bij bestuursformatie. In de laatste maand van het jaar heeft het bestuur met een aantal commissies enkele gesprekken gevoerd om de onderlinge communicatie te verbeteren. Daarnaast zijn alle commissies in het afgelopen jaar uitgenodigd om aan het begin van de bestuursvergadering deel te nemen om de activiteiten van de commissie toe te lichten, tevens hebben zij de mogelijkheid gehad om verbeterpunten te benoemen. Terugloopvrijwilligers Het bestuur maakt zich zorgen over het teruglopen van het vrijwilligers aantal. Met name binnen de accommodatie commissie, barcommissie, barbezetting en sponsorcommissie zijn we op zoek naar nieuwe mensen. Tevens zijn wij als bestuur nog steeds op zoek naar nieuwe mensen om het bestuur compleet te maken. Baromzet Ook het teruglopen van de baromzet heeft binnen het bestuur volop de aandacht, samen met de barcommissie zijn we aan het kijken hoe we dit kunnen aanpakken. Leden aantal Een zorg voor het bestuur is de terugloop van het ledental. Er is in elke vergadering gesproken over dit onderwerp en hoe de terugloop omgekeerd zou kunnen worden. Het is een landelijk probleem dat ook door de KNLTB wordt onderkend. Binnen het bestuur is een bestuurslid belast met ledenwerving en ledenbehoud (warm bad commissie).

Page 3 of 15


LTVB 2.0 Al jaren is er een negatieve tendens zichtbaar in het aantal spelende leden bij LTVB. Dit resulteert niet alleen in een lagere baromzet, maar ook in een minder actieve vereniging. Daarnaast is het moeilijk gebleken diverse vrijwilligersfuncties in te vullen. We zijn onze vrijwilligers ontzettend dankbaar, maar maken ons wel zorgen over hen. Steeds meer rollen en functies komen op de schouders van dezelfde vrijwilligers te liggen. Zij spannen zich enorm in voor de club maar krijgen weinig steun van “nieuwe” vrijwilligers. Het is niet alleen een tendens bij LTVB, maar ook bij de meeste andere vereniging in Nederland. Minder deelname aan competitie, trainingen, toernooien enz. Een nieuwe impuls is nodig om de club bestaansrecht te geven in zijn huidige vorm. Om die reden is project LTVB 2.0 van start gegaan. De doelstellig is duidelijk: “LTVB dient zich, naast de gezelligheid en goede organisatie, qua park vernieuwend te onderscheiden”. Met name voor de jeugd dient het park aantrekkelijker te worden. Jeugd heeft de toekomst en zij zullen daarnaast betrokken ouders naar de club brengen. Dit heeft een aanzuigende werking en zal uiteindelijk resulteren in een grotere groep actieve leden en dus ook vrijwilligers. Wat willen we hiervoor doen? Een nieuwe grote speeltuin, minibaantjes, een goede oefenmuur en een jeugdhoek in de TIL. Dit is slechts een kleine greep uit de veranderingen die we binnen LTVB willen doorvoeren. Overleg met de overige verenigingen De voorzitters van de drie tennisverenigingen komen regelmatig samen om de plannen van ieders vereniging met elkaar te bespreken. Ook zaken die de drie verenigingen betreffen worden dan in eerste aanzet besproken. KNLTB De voorzitter en diverse bestuursleden hebben al dan niet samen met hun commissieleden diverse KNLTBvergaderingen bezocht, o.a. de KNLTB districtsvergaderingen, competitievergaderingen, thema-avonden voor ledenbehoud en ledenwerving en behoud van de vrijwilligers. Overleg bestuur en commissies Het jaarlijks overleg tussen het bestuur en alle commissies heeft ook dit jaar weer plaats gevonden. Tijdens de vergadering hebben het bestuur en de commissies gesproken over de onderlinge communicatie en het uitwisseling van ideeën die leven binnen de commissies. Namens het bestuur, Hans van Broekhoven

Page 4 of 15


Jaarverslag Accommodatie Commissie Bijeenkomsten, samenstelling en taakverdeling De commissie is afgelopen jaar een 4-tal keren bij elkaar geweest. De taken zijn als volgt verdeeld: Hans van Broekhoven Voorzitter en aanspreekpunt Jan Krijger Infra, buitengebeuren en onderhoudsploeg Martien Deneer Clubhuis bouwkundig Voor de installatie W en E en handen spandiensten zijn we nog op zoek naar personen die dit op zich willen nemen. Groenvoorziening & Onderhoud (Algemeen) Onderhoudsploeg De onderhoudsploeg maakt deel uit van de AC en bestaat uit ongeveer 20 personen. Zij zijn elke eerste zaterdagmorgen van de maand verdeeld in 2 groepen (12 keer per jaar) bezig op het tennispark om allerlei reparaties en onderhoudswerkzaamheden uit te voeren. De onderhoudsploeg is nog altijd op zoek naar nieuwe mensen. De mensen van de onderhoudsploeg verdienen een groot compliment voor hun inzet en tijd. Zij zijn de ‘onzichtbare krachten’ die er voor zorgen dat wij als vereniging een fraai en goed onderhouden tennispark blijven houden en dat er veel geld bespaard wordt omdat deze werkzaamheden niet behoeven te worden uitbesteed. Dit geldt overigens ook voor alle andere mensen, die door het uitvoeren van diverse werkzaamheden bijdragen aan het in goede staat houden van ons tennispark. Uitbestede onderhoudsactiviteiten Er worden twee grote jaarlijkse onderhoudsactiviteiten uitbesteed. Dit zijn het groot onderhoud aan de banen en het onderhoud van de baanverlichting. Banen gesloten In de winterperiode kan het voorkomen dat het park niet open is vanwege de slechte weersomstandigheden. We doen er alles aan om de leden op de hoogte te brengen en houden wanneer het park gesloten en open is door de status op de LTVB website te publiceren. Nieuwe netten De banen 1 tot en met 13 zijn in het afgelopen jaar voorzien van nieuwe netten. Vervangen van de toplaag Wederom hebben we het vervangen van de toplaag van de banen nog een jaar kunnen uitstellen. Door het selectief gebruik van de banen hebben we weer kosten bespaard. Aangepast sleutelplan In het afgelopen jaar hebben we het sleutelplan aangepast en zijn de sloten van het paviljoen en voor de rouleersleutel vervangen. Begroeiing De begroeiing op het tennispark staat er goed bij. Dit jaar hebben we het onderhoud uitbesteed maar hebben we het opruimen van het groen zelf uitgevoerd. Veegploeg Sinds dit jaar heeft de LTVB een veegploeg, deze ploeg veegt wekelijks de banen, zodat iedereen gebruik kan maken van goed geveegde banen.

Page 5 of 15


Installatie Er is een inspectie gedaan van de elektrische installatie van het paviljoen, hieruit zijn een aantal aandachtspunten gekomen die in de komende periode opgelost worden. Er heeft ook onderhoud plaats gevonden aan de verwarmingsketel. Verder zijn er geen bijzonderheden te melden met betrekking tot de installatie. Gebouwen Paviljoen Het paviljoen is vorig jaar gerenoveerd. In het afgelopen jaar hebben er geen bijzonderheden plaats gevonden aan het paviljoen. Wij willen iedereen bedanken die op zijn/haar manier heeft bijgedragen voor het onderhoud. Namens de Accommodatie Commissie, Hans van Broekhoven

Jaarverslag Communicatiecommissie Bijeenkomsten, samenstelling en taakverdeling De Communicatiecommissie bestond afgelopen jaar uit Paula Isphording, Pascal Scheepens, Patrick Smits, vliegende keep John van den Broek en Marijke Putmans. De commissie is in 2 vergaderingen bijeen geweest om zaken te bespreken rondom zowel de interne als externe communicatie van de vereniging. Daarnaast is de commissie tijdens een bestuursvergadering aanwezig geweest. Opstart Het afgelopen jaar was voor de communicatiecommissie een opstartperiode. Er bleek veel werk te liggen rondom actuele evenementen en toernooien, waardoor we structurele zaken (zoals bijvoorbeeld de website) naar de lange baan geschoven hebben. DigiTIL Een van de eerste zaken die de commissie heeft opgepakt is de DigiTIL. Deze werd ons inziens te pas en te onpas verspreid, waardoor mensen leesmoe werden (dat was ook te zien aan het aantal afmeldingen). We hebben vanaf januari 2015 gekozen voor een vaste planning, waarbij we op een vaste aanleverdatum alle artikelen aangeleverd krijgen en de DigiTIL (zoveel mogelijk) ook op een vaste datum de deur uit gaat. Artikelen t.b.v. Groeiend Best De afgelopen jaren kwam er van de vereniging vanuit verschillende kanten nogal wat input voor Groeiend Best. Dit was zowel voor ons als voor Groeiend Best niet wenselijk en werkbaar, aangezien daardoor belangrijkere berichten wel eens niet geplaatst werden omwille van minder belangrijke berichten. Daarom is besloten dit beter te gaan coördineren en vanaf medio dit jaar is een van de leden van de commissie contactpersoon en (eind)redacteur voor alle berichten die in Groeiend Best geplaatst moeten worden. Promotie rondom toernooien en activiteiten De promotie rondom toernooien en overige activiteiten is geprofessionaliseerd. Zo heeft de commissie voor de Carnavalsavond, het Thuisblijverstoernooi en de DUW-avond zowel uitnodigingen, kaartjes in de Til, posters als social media verzorgd. Met twee leden van de commissie in de organisatie van de Clubkampioenschappen, was ook dit promotioneel goed verzorgd. Overige communicatiemiddelen Daarnaast heeft de commissie een algemene flyer ontwikkeld voor de vereniging, een flyer voor jeugdleden, evenals een poster; dat alles onder het nieuwe motto van de vereniging ‘Gewoon de gezelligste’. Het is overigens fijn dat we nu vormgeverskwaliteiten binnen de commissie beschikbaar hebben.

Page 6 of 15


Samenwerking Warm bad Commissie Het werven van nieuwe en het behoud van bestaande leden is belangrijker dan ooit. In het afgelopen jaar is er een begin gemaakt met de samenwerking tussen de Warm bad Commissie en de Communicatiecommissie. Tijdens deze gesprekken is besloten een ‘Nieuw ledenpakket’ te ontwikkelen met daarin een welkomstbrief, de promotieflyer (inmiddels gerealiseerd), algemene info over de club en wellicht wat cadeautjes. Wegens tijdgebrek hebben we hier helaas geen vervolg aan gegeven, dus staat dit voor 2015-2016 op de planning Samenwerking Sponsorcommissie Sponsoring en Communicatie hebben veel raakvlakken. Afgelopen jaar zijn er wat punten genoemd om hier ondersteuning in te bieden, echter zijn deze niet concreet uitgewerkt. Issues zijn bijvoorbeeld ondersteuning bij het organiseren van activiteiten zoals een sponsorbijeenkomt/-toernooi en natuurlijk het reclamesysteem. Ook dit willen we in 2015-2016 oppakken. Door de handen ineen te slaan kunnen we als leden/gemeenschap meer voor de sponsoren betekenen. Samenwerking TC en SAC Het afgelopen jaar is er intensiever dan voorgaande jaren samengewerkt met zowel de Technische Commissie als de Sociale Activiteiten Commissie. Denk aan promotie rondom toernooien en of activiteiten via posters, uitnodigingen, banners, Groeiend Best en de DigiTIL. Namens de Communicatiecommissie, Marijke Putmans

Jaarverslag Sociale Activiteiten Commissie Bijeenkomsten, samenstelling en taakverdeling De Sociale Activiteiten Commissie (SAC) bestaat uit de volgende personen: Rob Bol Voorzitter en penningmeester en tevens afgevaardigd naar het bestuur Jeannette van Otten Vice-voorzitter Fried Leenders Inkoop Bernadet van den Wildenberg Coördinatie bardiensten Hennie Rijndorp Donald van Dongen Het SAC-team komt om de 4 á 5 weken bij elkaar om de komende activiteiten voor te bespreken en de afgelopen activiteiten te evalueren. De SAC-medewerkers hebben afgelopen jaar een intensieve rol gespeeld in de realisatie van toernooien en competities. Op de herhaalde oproep om uitbreiding van het SAC-team heeft zich geen enkele vrijwilliger gemeld. Omzet De omzet blijft dit jaar ca. € 20.000 achter bij de begroting, o.a. doordat de competitie teams zelf hun eten meebrengen en het niet meer door de club verkocht wordt. Bovendien is er een directe relatie met de terugloop van leden. Met een bruto marge van ongeveer 50% en gelijkblijvende kosten betekent dit, dat ook het resultaat ca. € 10.000 lager is. Kassasysteem Tegelijk met de vernieuwing van de bar is een nieuw kassasysteem ingevoerd, waarmee het onder andere mogelijk is om de KNLTB clubkaart als betaal middel te gebruiken. Voor het betalen van grotere bedragen en het opladen van de clubkaart met een saldo kan ook gepind worden, zelfs contactloos. Helaas worden de nieuwe betaal mogelijkheden nog onvoldoende gebruikt: slechts 12% wordt elektronisch betaald. Voor competitie teams is gebruik van de teampas nu verplicht: deze werkt als een soort credit kaart, welke aan het eind van de dag afgerekend moet worden.

Page 7 of 15


Frisdranken In plaats van het schenken van glazen frisdrank uit grote flessen zijn we overgestapt op blikjes. Met een fraaie showkoelkast in de bar is tevens duidelijk welke frisdranken we te bieden hebben. Na wat bezwaren in het begin is dit toch een praktische oplossing gebleken. Stroomverbruik Het stroomverbruik van de TIL is te hoog. Door vervanging van 2 oude vrieskisten is er al een besparing bereikt. We hebben nu de verlichting geanalyseerd en denken daar ook op te kunnen besparen. Namens de Sociale Activiteiten Commissie, Rob Bol

Jaarverslag Sponsorcommissie Bijeenkomsten, samenstelling en taakverdeling Het afgelopen jaar heeft de commissie uit drie vrijwilligers bestaan, Niels Starink, René Dietzenbacher en Frans Dijkman. Graag zien wij ons team, zeker met het vertrek van René Dietzenbacher per 1 november, nog met een paar leden uitgebreid worden. Hebt u interesse dan graag een mailtje sturen naar [email protected]. Sponsoren Het afgelopen jaar zijn wij maandelijks bijeen gekomen en zijn we als commissie actief bezig geweest met het onderhouden en versterken van de bestaande sponsorcontacten en het afsluiten van nieuwe sponsorcontracten. Zo zijn er contracten voor een aantal nieuwe bordsponsoren en advertenties (op het scherm in de TIL) getekend en is ook het hoofdsponsorcontract met Decathlon verlengd. Het blijft moeilijk om sponsoren te behouden die niet direct betrokken zijn bij de club. Met name nieuwe baansponsoren zijn erg moeilijk te vinden. De eigen toernooien hebben hun vaste sponsor(en). Voor de clubkampioenschappen is onlangs Joe Mann Paviljoen als sponsor gecontracteerd. Al deze partijen zijn tevreden over de samenwerking. Samenwerking bestuur en commissies De sponsorcommissie werkt nauw samen met andere commissies bij de organisatie van toernooien en bijvoorbeeld alle communicatie naar ‘buiten’ via de communicatiecommissie. Door nieuwe afspraken met het bestuur is hiermee ook een betere afstemming dan voorheen. Namens de Sponsor Commissie, Niels Starink en Frans Dijkman

Page 8 of 15


Jaarverslag Technische Commissie Bijeenkomsten, samenstelling en taakverdeling De TC bestond afgelopen jaar uit: Anny Kreijveld, Ingrid Nelissen, Nienke Adriaanse, Jelmer van den Akker, Marc van Poucke, Mark van Giersbergen, Mischa Courtin en Bart-Jan Peteri. Toegetreden tot de commissie zijn: Nienke Adriaanse, Jelmer van den Akker, en Mark van Giersbergen. Vertrokken als commissielid zijn: Rina Spanjers, Hendry Dhondt en Robbert Weemaes.

Verantwoordlijkheden: Bart-Jan Peteri Nienke Adriaanse Jelmer van den Akker Mischa Courtin Mark van Giersbergen Anny Kreijveld Ingrid Nelissen Marc van Poucke

Voorzitter TC Coördinator Jeugd Toernooileider Longhorn Open Ondersteuning KNLTB Competitie, ICT, Website Competitieleider KNLTB-competitie Toernooileider Decathlon Open + Interne competitie & Mixed Night Competitieleider KNLTB-competitie Coördinator Trainingen

Externe competities Ook in 2015 was er een flinke interesse in de KNLTB competitie, hoewel ook dit jaar een daling in het aantal teams waar te nemen was. In totaal hebben dit jaar 80 teams over de verschillende competities (voorjaar, najaar en winter) gespeeld. Vorig jaar waren dit 92 teams. Met name een afname in de wintercompetitie lijkt hiervan de oorzaak. De vergrijzing zoals deze binnen de club lijkt plaats te vinden weerspiegelt zich in de competities. De vrijdagavond 35+ wordt steeds drukker, waar de zaterdag en de zondag flink aan het teruglopen zijn. Het heeft met name op de zaterdag geresulteerd in wat minder drukte in de kantine. Ballen blijven een onderwerp van gesprek. In de wintercompetitie zijn we gestart met een pilot waar 40% van de teams heeft gekozen voor een andere balsoort dan de Artengo 920. Dit geeft ons de verplichting als TC om hier verder beleid op voor te stellen. Interne competitie De interne winter dubbelcompetitie wordt voor het tweede jaar in de gewijzigde opzet gespeeld. Er wordt in een grotere poule gespeeld over een hele periode. Uit de evaluatie is gebleken dat dit systeem wordt gewaardeerd en dus zal dit jaar de competitie op dezelfde manier worden georganiseerd. Anny Kreijveld wordt hier ondersteund door Mariëlle Dammers. Toernooien Voor de laatste keer was Anny Kreijveld dit jaar de toernooileider van de Decathlon Open, welke in de winter bij LTVB plaatsvindt. Het toernooi was ook dit jaar weer een groot succes. Jelmer van den Akker zal Anny op gaan volgen betreffende dit toernooi en hij heeft hier nog een partner als ondersteuning bij nodig. Dit jaar waren er iets minder deelnemers dan vorig jaar namelijk 487, waar het in 2014 nog 548 betrof. Het is echter nog steeds een zeer goed bezocht toernooi waar in veel categorieën op hoog niveau wordt getennist. De gezelligheid tijdens de traditionele feestavond was als vanouds, zoals het bij LTVB hoort. Jelmer van den Akker beleefde zijn primeur als toernooileider bij de Longhorn Open, het open toernooi van LTVB in de zomermaanden. Dit was een flinke uitdaging omdat het toernooi in dezelfde maand viel als de Besse Besse waardoor inschrijvingen lang uit zijn gebleven. Door een, zeer te waarderen, inspanning van de toernooileiding is het aantal deelnemers uitgekomen op 283. Dit is met name te danken aan de toernooileiding, die vele deelnemers persoonlijk heeft benaderd. Vorig jaar betrof het aantal deelnemers 303. Clubkampioenschappen Voor het eerst sinds 2012 is het dit jaar gelukt om de clubkampioenschappen te organiseren. Dankzij twee enthousiaste vrijwilligers (John van den Broek en Pascal Schepens, ondersteund door hun vriendenteam) hebben uiteindelijk 112 unieke deelnemers en 16 teams zich aangemeld voor deelname.

Page 9 of 15


Met name een gerichte communicatiecampagne heeft dit mogelijk gemaakt. Het concept was vernieuwend te noemen met het Davis Cup onderdeel dat zeer goed is bevallen. Besse Besse Robbert Weemaes en Hendry Dhondt hebben ook dit jaar namens LTVB in de organisatie gezeten van de Besse Besse, samen met de andere twee verenigingen in Best. Het was een mooi toernooi en omdat iedere dag op een ander park werd gespeeld was het gezellig druk. LTVB excelleerde als vanouds in gezelligheid en de kwaliteit van de hapjes. Mixed Nights De warmere dinsdagavonden in het jaar, tussen maart en september, zijn gereserveerd voor de mixed nights. Al jaren een goed bezochte activiteit bij LTVB. Nog steeds wordt deze trouw bezocht door een grote delegatie LTVB’ers die het gezellig laat kunnen maken voor het barpersoneel. Ook dit jaar weer veel dezelfde gezichten, waar niets mis mee is. Wellicht meer promoten onder de nieuwe leden, of een nieuwe ‘husselavond” in het leven roepen. Jeugd Sinds 1 januari is Nienke Adriaanse coördinator van het jeugdtennis bij LTVB. In die periode hadden we nog géén 10(!) jeugdleden. Om die reden is besloten om namens de TC meer de focus te leggen op de jeugd. Allereerst is een jeugdpakket samengesteld met een ongeëvenaarde aanbieding namelijk: €195 euro per jaar en daarvoor krijg je: 34 trainingen (hele jaar), een tennisracket (t/m 14 jaar), deelname competitie, één tennisclinic per maand en een lidmaatschap. Hiervoor is een mooie flyer ontwikkeld. Daarnaast is contact gemaakt met twee basisscholen, de Bernardus en de Zevensprong. Hier zijn kinderen voorgesteld aan de tennissport om hen vervolgens uit te nodigen op een open dag bij LTVB. Deze bezoeken zijn gedaan door Sport Events in de persoon van onze nieuwe jeugdtrainer Remco Landsheer. Ook hiervoor is een flyer ontwikkeld. 28 kinderen hebben hiervan gebruik gemaakt en 24 kinderen daarvan zijn ingegaan op het voorstel om deel te nemen aan schoolsport van LTVB. Trainingen De samenwerking met Tim van Turnhout van trainersbureau Sport Events is afgelopen jaar wederom verlengd. Daarnaast is er een nieuwe trainer aangetrokken voor de jeugd, te weten Remco Landsheer. LTVB staat traditioneel niet bekend als “trainende vereniging”, waardoor het aantal uren dat door Tim wordt verzorgd beperkt blijf tot ongeveer 10 uur. Halverwege 2015 is het trainingsaanbod voor de senioren iets aangepast, we zijn kortere perioden van 8 trainingen gaan aanbieden. Welk resultaat dit heeft gehad dient nog te worden geëvalueerd. Mede dankzij een succesvolle wervingsactie bij de Voedselbank hebben nu ook een aantal jeugdleden de weg gevonden naar de trainingen van LTVB. Remco Landsheer is op dit moment bezig met de 24 kinderen van de schoolsport en hoopt daarmee te bouwen aan een stabiele lichting jeugdige LTVB-spelers. Namens de Technische Commissie, Bart-Jan Peteri

Jaarverslag Warm Bad Commissie Samenstelling, bijeenkomsten en taakverdeling Vanaf 2013 is een gestage afname van het ledenaantal zichtbaar bij zowel de jeugd als de senioren. LTV Best heeft de huidige zorgelijke ontwikkelingen m.b.t. afnemend aantal tennisspelers op de agenda gezet. Aan het eind van 2014 is door het bestuur een nieuwe commissie in het leven geroepen die zich bezig moest gaan houden met ledenwerving en ledenbehoud. Robbert Weemaes is bereid gevonden deze commissie een gezicht te geven. Wendell Rosalina en John Usherwood waren bereid zitting te nemen. Na een oproep in de digiTIL heeft Ingrid Nelissen zich ook gemeld. In 2015 is de commissie 4 keer bijeen geweest. Vanwege het opstartende karakter van de commissie is een taakverdeling nog niet uitgekristalliseerd.

Page 10 of 15


Activiteiten De naam commissie ledenwerving en ledenbehoud is omgedoopt tot warm bad commissie. Om als commissie goed beslagen ten ijs te komen is de eerste periode van 2015 gebruikt om zich te oriënteren op het gebied van ledenbehoud en ledenwerving. Er is deelgenomen aan workshops op dit gebied, die georganiseerd zijn door de KNLTB. Tevens is de district coördinator van KNLTB, Edwin Giethoorn, uitgenodigd bij LTV Best om van gedachten te wisselen over dit onderwerp. In overleg met de technische commissie is besloten om de focusgebieden jeugd en senioren onder te brengen in twee verschillende commissies. De technische commissie focust zich op de jeugd en de warm bad commissie op de senioren. Eén van de belangrijke punten is inzichte te krijgen in wat er leeft bij de (nieuwe) leden. Op vragen als waar is behoefte aan en wat zou moeten veranderen binnen de club moet worden geprobeerd antwoord te krijgen. In samenwerking met de communicatie commissie (Marijke Putmans) is een enquête opgesteld voor leden die in 2014 hebben opgezegd. Om nieuwe leden te betrekken bij de club en ze tevens wegwijs te maken binnen de club is een telefonische enquête opgesteld. Tevens hebben we geïnformeerd bij de nieuwe leden of ze interesse hadden in het buddy concept. Hierbij wordt een LTV Best lid “gekoppeld” aan een nieuw lid. Dit huidige lid dient als vraagbaak en brengt diverse activiteiten bij het nieuwe lid onder de aandacht. Met de ledenadministratie is afgesproken dat de warm bad commissie periodiek een lijst met nieuwe leden toegestuurd krijgt. Deze worden dan door de commissie telefonisch benaderd. Uit de eerste resultaten van deze benadering van de nieuwe leden blijkt dat de gekozen weg niet de juiste blijkt te zijn. We bezinnen ons nog op een andere benadering. Op het gebied van werving is gedacht om een algemene LTV Best folder/flyer te maken. Nadat de eerste ruwe schetsen op papier gezet waren bleek hetzelfde idee bij de communicatie commissie te leven. Zij hebben dit verder opgepakt en uitgewerkt wat resulteerde in een zeer aantrekkelijke folder. De folder zal gebruikt worden als PR middel voor onze commissie. Terugkijkend op het afgelopen jaar blijkt de commissie een iets te lauw bad geweest te zijn. Namens de Warm Bad Commissie, Robbert Weemaes

Page 11 of 15


PROGNOSE Prognose Accommodatie Commissie De AC wil volgend jaar meerdere keren bij elkaar komen om de activiteiten verder uit te werken en daarna in te plannen. Daarnaast willen we met de onderhoudsploeg elke maand op de laatste zaterdagmorgen van 09.00 uur tot 12.00 uur deze activiteiten en andere bijzondere activiteiten uitvoeren. Bekeken wordt hoelang we nog kunnen wachten met het vervangen van de toplagen. Dit is afhankelijk van de lengte van de pool. Baan 3,4 en 5 worden kritisch vandaar dat deze banen minder bespeeld worden door aanpassing in het baan reserverings systeem. Hierdoor kunnen we het vervangen van de toplagen van baan 1 t/m 13 wellicht nogmaals met minimaal 1 jaar uitstellen. Tevens willen we nagaan welke impact de uitkomst van LTVB 2.0 heeft op de AC. De AC streeft er naar om de onderhoudsploeg op peil te houden. Dit is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat het tennispark in goede staat blijft verkeren. Daarom is alle hulp welkom. We streven ernaar voor iedere belangrijke gebeurtenis het park op niveau te hebben. Wij zouden het op prijs stellen dat ook jongere mensen zich zouden aanmelden. Tevens willen we kijken of we de veegploeg verder kunnen uitbreiden met activiteiten. Alle leden maar ook de bezoekers willen allemaal genieten van onze fraaie accommodatie, daarom is het van groot belang dat iedereen goed gebruik blijft maken van onze voorzieningen op het park. Mochten er gebreken zijn dan deze graag doorgeven aan iemand van de commissie zodat het gebrek snel opgelost kan worden. Namens de Accommodatie Commissie, Hans van Broekhoven

Prognose Communicatiecommissie Uitgangspunt In het nieuwe jaar willen we niet alleen reactief, maar ook proactief te werk gaan en zaken aanpakken die al lang liggen. Samenwerking andere commissies Samen sta je sterker. Belangrijk doel voor het komende verenigingsjaar is dan ook actiever samen te gaan werken met de Technische-, Warm Bad-, Sociale Activiteiten, Accommodatie- en Sponsorcommissie. Niet alleen reactief, maar vooral ook proactief door zelf ideeën te opperen en uit te werken. Vrijwilligers Doel is om in 2015-2016 een nieuwe vrijwilligerscampagne te starten om het belang hiervan onder de aandacht te brengen en nieuwe vrijwilligers te werven. Dit in het kader van ‘Voor leden, door leden’. Door bepaalde aspecten (SAC/Onderhoud/Financiën/TC/et cetera) een gezicht te geven, zorgt dit voor meer bekendheid en animo voor de helpende hand. Website De huidige website is aan vernieuwing toe. In het nieuwe verenigingsjaar willen we kijken wat mogelijk is met het systeem en aanpassingen doen in structuur, inhoud en vorm.

Page 12 of 15


Evenementenkalender Een van de ideeën die al langer ligt is het introduceren van een evenementenkalender. Of het promoten van de evenementen via flyerhouders in de Til. Hier willen we een actieve rol in gaan spelen, in samenwerking met de TC en het SAC (m.b.t. het aanleveren van inhoud). Facebook Omdat jongeren voor ons een belangrijke doelgroep vormen en er ook steeds meer ‘oudere jongeren’ op Facebook te vinden zijn, willen we dit wat professioneler aan gaan pakken. Daartoe zal een planning worden gemaakt, waarbij een aantal artikelen ook al ingepland worden. Denk daarbij aan: aankondiging toernooien en activiteiten, tennistips, tennisweetjes, info toernooien wereldwijd, YouTube-filmpjes van leden, acties en dergelijke, maar bijvoorbeeld ook interactie met de leden. Uitbreiding Wens is om de commissie uit te breiden, omdat we dan echt een professionaliseringsslag kunnen maken. Dit moet echter niet ten koste gaan van de werving van vrijwilligers van andere commissies die nog harder zitten te springen om mensen. Namens de Communicatiecommissie, Marijke Putmans

Prognose Sociale Activiteiten Commissie Met ingang van komend jaar willen wij de naam van onze commissie wijzigen in de meer gangbare benaming: Bar commissie. Fried Leenders heeft te kennen gegeven om zijn lidmaatschap van de Barcommissie per 1 november 2015 te beëindigen, waardoor het bevoorraden van de bar een probleem wordt, omdat de andere Barcommissie leden deze werkzaamheden er niet bij kunnen doen. De overige Barcommissie leden hebben aangegeven dat zij het komend jaar lid willen blijven. We blijven initiatieven ontplooien om het Barcommissie-team te versterken. We zouden graag verjonging in ons team willen bereiken. De recente dringende oproep voor Barcommissie-leden of bardienstmedewerkers heeft weinig resultaat gehad. Wellicht moeten we door gebrek aan bar- en keukenpersoneel sommige activiteiten als Barcommissie niet meer ondersteunen. In de uitvoering van taken willen we een andere balans zien te vinden: meer organiseren en minder door Barcommissie-leden laten doen. De samenwerking met de organisatie van de Clubkampioenschappen is zo goed verlopen dat we dit als model willen gebruiken. Vorig jaar is de horeca vergunning van de bar vernieuwd. Eén van de vereisten daarin is, dat barmedewerkers een cursus Verantwoord Alcohol Schenken hebben gevolgd. We zullen in het komend jaar alle barmedewerkers een certificaat Verantwoord Alcohol Schenken moeten laten halen. We streven er naar de cursus in eigen beheer te doen, om ook eigen procedures in de cursus te kunnen opnemen en daardoor de discipline weer wat aan te halen. Anders moeten we gebruik maken van de zelfstudie cursus op internet. Het behalen van 100% certificaten en adequate registratie daarvan is doel voor dit jaar! Het afgelopen jaar hebben we al enkele besparingen op elektriciteit doorgevoerd. Uit een analyse blijkt dat we op korte termijn een flinke besparing op onze lichtrekening kunnen bereiken door de veel brandende lichtpunten te vervangen door LED verlichting. Tegelijk met de inrichting van de bar is in ons magazijn de bier koel installatie vernieuwd. Hierbij is gekozen voor een energie zuinig voor-koel systeem. Dit vereist dat de bierfusten in een gesloten kast voor-gekoeld worden. We zijn hiervoor overgestapt op 20-liter fusten. Omdat deze voor-koelkast ergonomische bezwaren heeft, zoeken we nog samen met Bavaria naar een betere oplossing. Page 13 of 15


Ruim 100 leden benutten nu de mogelijkheid van het nieuwe kassa systeem om zonder contant geld te betalen. Ondanks hun goede ervaring blijft het slechts 15%.. In het kader van ons streven naar minder contant geld, zullen we komend jaar voorstellen doen om minder vrijblijvend hiermee om te gaan. Ook komend jaar zullen wij werken aan het aantrekkelijk houden van onze bar voor de sociale ontmoeting voor en na het tennissen. Vanuit dit oogmerk zullen we ook een actieve rol spelen in de restyling van het tennispark. Namens de Sociale Activiteiten Commissie, Rob Bol

Prognose Sponsorcommissie We gaan het komend jaar de banden met onze bestaande sponsoren verder versterken en hopen op een gestructureerde manier ook nieuwe sponsoren te interesseren voor sponsoring van LTV Best. We hopen dit te gaan doen met nieuwe leden van de sponsorcommissie. Door een verdere professionalisering in de samenwerking met andere commissies en het bestuur moet het mogelijk zijn om meer te doen in minder tijd. Namens de Sponsorcommissie, Niels Starink en Frans Dijkman

Prognose Technische Commissie De speerpunten voor volgend jaar zullen zijn: Jeugd, Trainingen, Competitie, Vernieuwing Park. Jeugd De jeugd heeft de toekomst. In 2015 zijn we begonnen met het nieuwe jeugdbeleid. Een beleid dat geënt is op werving en behoud. In 2016 willen we aangaande werving doorgaan met onze acties om scholen te bezoeken en deelname aan schooltennis. Daarnaast wordt er iedere maand een clinic verzorgd voor bestaande jeugd, waar ook junioren met interesse voor een lidmaatschap aan deel mogen nemen. Voor het behoud van leden ligt een sleutelrol weggelegd voor de trainer. Hij zal de jeugd enthousiast moeten maken en introduceren met het Tenniskids programma van de KNLTB. Hierin wordt iedere maand één keer competitie gespeeld tegen naburige verenigingen. Daarnaast gaan we als TC, wanneer jeugdaantallen toereikend zijn, toernooien en kind/ oudertoernooien organiseren. Trainingen LTVB is als vanouds geen trainende vereniging wanneer je dit afzet tegen het aantal trainingsuren bij verenigingen in de omgeving. Met behulp van de communicatie commissie zal het trainen verder onder de aandacht moeten worden gebracht bij de leden. Gedacht kan hierbij worden aan het gebruik van de banner voor op de TIL en een uitgewerkte flyer met inschrijfdata en het trainingsaanbod. Competitie Competitietennis is dé manier om nieuwe leden aan je te binden en bestaande leden te behouden. Helaas is, in dezelfde tendens als het totale ledenaantal, het aantal competitiespelers gedaald. Aan de competitie commissie is gevraagd hiervoor oog te hebben en een voorstel te doen naar de communicatie commissie. Ook hier is de onbekendheid van inschrijfdata wellicht een reden. Daarnaast bestaat sinds kort weer de mogelijkheid om je op te geven als individu. De competitie commissie gaat zich dan inspannen om tot een team te komen, wanneer mogelijk. De overige punten krijgen natuurlijk de aandacht, maar deze verlopen redelijk naar wens. Bijvoorbeeld de toernooien. Hoewel er een terugloop zichtbaar is, is deze niet schrikbarend. Daarnaast bereiken ons geen verontrustende signalen en is deze daling toe te schrijven aan een kleiner leden aantal en een ongelukkige toernooienkalender. Daar is in de planning voor volgend jaar al rekening mee gehouden Tevens zijn er diverse één-dags-toernooien georganiseerd. Vaak georganiseerd door leden die niet in de TC zitten. Zij hadden wel altijd een aanspreekpunt.

Page 14 of 15


Wij zijn, zonder uitzondering, erg tevreden over deze activiteiten die traditioneel bij LTVB horen, zoals: “het nieuwjaarstoernooi”, “het carnavalstoernooi”, “het jonge senioren toernooi”, “het thuisblijverstoernooi” en het “snerttoernooi”. We zullen ons ervoor inzetten dat deze activiteiten volgend jaar, ondanks de ontzettend drukke activiteitenkalender, met evenveel enthousiasme bezocht en georganiseerd zullen worden.

Namens de Technische Commissie, Bart-Jan Peteri

Prognose Warm Bad Commissie We hebben geleerd van het feit dat 2015 een lauw bad bleek te zijn. 2016 zullen we ons meer gaan profileren binnen maar ook zeker buiten de vereniging. Ledenbehoud Op het gebied van ledenbehoud zal de warm bad commissie een twee sporen traject gaan volgen. De focus zal zowel op nieuwe als op huidige leden komen te liggen. Als je ergens nieuw lid bent geworden is het altijd leuk om een cadeautje te krijgen. Samen met de communicatie commissie zal een nieuwe leden flyer gemaakt worden met alle nuttige informatie van onze vereniging. Bij deze folder zal een klein cadeau worden toegevoegd van één van onze sponsors. Om nieuwe leden te betrekken bij de club en ze wegwijs te maken binnen de club moet de aanpak o.i. drempelverlagend zijn. Er zal gezocht worden naar een format die aanslaat. Om in te kunnen spelen op de behoeften van huidige leden, gaan we proberen erachter te komen wat er leeft bij de huidige leden. Belangrijk hierbij is om te bepalen hoe deze leden benaderd gaan worden. Een voorbeeld: Binnen de club zijn diverse tennisgroepjes actief die op een vaste dag tennissen. Hoe krijgen we dit inzichtelijk en hoe komen we met hen in gesprek. Ledenwerving Uit de gesprekken met de KNLTB blijkt dat je op het gebied van ledenwerving beter kunt focussen op één doelgroep en deze goed uitwerkt dan meerdere doelgroepen half te benaderen. Aan de Warm Bad Commissie de taak om een doelgroep te definiëren en hiervoor een plan op te stellen en uit te voeren. Samenwerking met andere commissies is onontbeerlijk. Een interessante leeftijdscategorie om leden te werven is de categorie 20-25 jarigen die aan teamsport doen. Ervaring leert dat het met sport bezig zijn op gezette tijden en waar aanwezigheid min of meer verplicht is, vaak lastig is in de agenda van deze personen. Tennissen biedt de mogelijkheid om te sporten op tijden waarop het jou uitkomt. Mogelijkheden liggen er om buiten de seizoenen van hockey/voetbal deze jong volwassen groep te laten tennissen. De Warm Bad Commissie zal hiervoor in gesprek gaan met de buurverenigingen en een interessant aanbod gaan uitwerken. De KNLTB heeft ledenwerving en ledenbehoud ook op de agenda staan. De commissie is voornemens deel te nemen aan door KNLTB georganiseerde activiteiten op dit gebied. De KNLTB heeft toegezegd bereid te zijn te fungeren als gesprekspartner waar we indien nodig ook gebruik van zullen maken. Tot slot zien we binnen de vereniging een afname aan deelname aan trainingen en (interne) competitie. In samenwerking met de TC zal getracht worden (nieuwe) leden te enthousiasmeren om deel te nemen aan deze activiteiten. Namens de Warm Bad Commissie, Robbert Weemaes

Page 15 of 15

Algemene Leden Vergadering Lawn Tennis Vereniging Best

Recommend Documents