Algemene INFO Versie 4.05
Quasydoc wat staat voor QUALITY SYSTEM DOCUMENTATION is een internetsoftware voor het beheer van kwaliteitssystemen type ISO9001, ISO17025, HACCP, BRC, IFS, ISO22000, Autocontrole (ACS), VCA, ... . Via internet wordt op huurbasis een universeel bruikbare software aangeboden die de belangrijkste procedures van dergelijke kwaliteitssystemen automatiseert. Quasydoc is vanuit de praktijk ontstaan en biedt dan ook een zeer goede ondersteuning bij het beheer van een kwaliteitssysteem met een aanzienlijke tijdswinst tot gevolg. Bovendien wordt het ook zeer goed onthaald door auditors. Quasydoc groeit mee met zijn klanten. Concreet betekent dit dat universeel bruikbare ideeën zonder meerkost geprogrammeerd worden en voor alle klanten beschikbaar worden gemaakt. Vermits Quasydoc niet gebonden is aan een specifieke software moet er geen enkele licentiekost aan derden worden betaald. Hierdoor kan het zeer goedkoop aan bedrijven worden aangeboden. Het vraagt van een bedrijf geen enkele investering, noch qua software, noch qua hardware, noch qua systeembeheer. Zelfs de backups worden voor u genomen. Naast een basismodule met het beheer van klanten (basis CRM), leveranciers, producten, productstructuren (recepten), organigram, ... zijn er momenteel zestien modules klaar, nl. de module kwaliteitsborging met de onderdelen klantenklachten, leveranciersklachten, niet conforme producten, leveranciersbeoordeling, de module kwaliteitsmanagement met kwaliteitsindicatoren, kwaliteitsdoelstellingen, corrigerende en preventieve maatregelen en periodieke acties, een productiemodule met enerzijds de mogelijkheid tot registratie van procesgegevens (vb. metaaldetector, temperaturen, ...) en anderzijds een eenvoudige planningstool voor productiebedrijven en al het nodige om traceerbaarheid te implementeren, een module kwaliteitshandboek voor het documentbeheer, een module kwaliteitscontrole met interne en externe analyseresultaten, analysecertificaten, communicatie met labo's, een zesde module technisch onderhoud (preventief & curatief), een module stockbeheer (basis WMS) met scanning, geïntegreerd met de productiemodule, een aankoopmodule voor de bestellingen van inkomende goederen, een module custom workflow waarin de gebruiker zijn eigen workflows kan definiëren voor specifieke eigen toepassingen zoals bv. productontwikkeling, leveranciersselectie, goedkeuring klantencontracten, een opleidingsmodule (e-learning) waarbij opleidingen in powerpointformaat via het systeem aan uw medewerkers kunnen worden aangeboden, een module specificatiebeheer voor het beheer van product- & processpecificaties, een module risico-analyse voor de risico inventarisatie en evaluatie van risico’s op de werkplek, een vergadermodule voor planning en verslaggeving van kwaliteitsmeetings, toolboxmmeetings en allerhande andere types vergaderingen, een personeelsmodule voor beheer van functieomschrijvingen en de kwalificatie van het personeel en de module Q-map, waarmee grondplannen kunnen worden opgeladen en voorzien van aanvullende info die dan kan gekoppeld worden aan andere elementen van uw managementsysteem. Met Fieldcheck hebben we ook een mobiele toepassing, waarmee checklists kunnen worden afgewerkt in the field en vaststellingen in Quasydoc verder verwerkt kunnen worden tot acties. Quasydoc kan eenvoudig gekoppeld worden aan de draadloze temperatuursensoren van Rmoni (www.rmoni.com) voor de temperatuursbewaking van gekoelde ruimten en ook voor de bewaking van CCP's zoals kook- en warmhoudtemperaturen. Nieuwe modules HACCP, interne audits, management review, ... zijn aansluitend gepland.
Overzicht Versie 4.04
Basismodule
- Beheer van klanten- en leveranciersgegevens, producten, ... - Organigram.
Module kwaliteitshandboek
- Documentbeheer.
Module kwaliteitsborging
- Klantenklachten & Leveranciersklachten. - Niet conforme producten. - Leveranciersbeoordeling.
Module kwaliteitsmanagement
- Kwaliteitsindicatoren & -doelstellingen. - Corrigerende en preventieve acties. - Periodieke acties.
Module production (ERP light)
- Productieplanning en - rapportering - Traceerbaarheid.
Module logistiek (WMS)
- Ontvangst van goederen, stockbeheer - Opstellen en afhandelen van bestellingen bij leveranciers. - Afhandeling van klantenbestellingen, facturatie inbegrepen
Module kwaliteitscontrole
- Analyseresultaten van interne en externe labo’s. - Beoordeling van die resultaten t.o.v. de specificatienormen.
Module specificatiebeheer
- Beheer van product- en processpecificaties.
Module technisch onderhoud
- Preventief en curatief technisch onderhoud. - Beheer & opvolging onderhoudscontracten
Module opleiding
- E-learning – opleiding aanbieden via Quasydoc - Planning & registratie van opleidingen.
Module custom workflow
- Door de klant zelf te definiëren workflows.
Module risico inventarisatie en evaluatie (RIE)
- Inventarisatie en evaluatie van risico’s op de werkplek. - Link naar documentbeheer en periodieke acties
Module vergaderingen.
- Planning & verslagen van vergaderingen met link naar acties
Module personeel
- Kwalificatie van het personeel - Functieomschrijvingen
Module Q-map
- Opladen grondplannen en voorzien van aanvullende info
Module Fieldcheck
- Vaststellingen met tablet, smartphone, … registreren en doorsturen naar Quasydoc. - Checklists opstellen en mobiel afwerken. Link met andere modules, b.v. technisch onderhoud, corrigerende acties, …
GEPLAND Module HACCP
- HACCP-studie, risicoanalyse - Hygiënecontrole
Module interne audits
- Organisatie en opvolging van interne audits.
Module directiebeoordeling
- Geautomatiseerde directiebeoordelingen
MODULE “KWALITEITSHANDBOEK” Versie 1.01
Met het “Kwaliteitshandboek” van Quasydoc beschikt u over een volledig papierloos documenten-beheerssysteem (opstellen, goedkeuren, verdelen en wijzigingsaanvragen). U bepaalt zelf de indeling van uw handboek : proces- of afdelingsniveau. GEDETAILLEERDE FUNCTIONALITEIT Overzichtsview: Het beginscherm van het kwaliteitshandboek geeft een overzicht weer van alle documenten aanwezig in uw kwaliteitssysteem. De diverse sorteer- en zoekmogelijkheden maken het de gebruiker gemakkelijk om een eigen indeling te maken of een document snel terug te vinden. Bezit u verschillende kwaliteitscertificaten dan kan u een indeling maken per norm die standaard in Quasydoc aanwezig is. Op detailniveau zijn volgende tabbladen voorzien met bijhorende informatie: Algemeen: De basisinformatie voor ieder document: tot welk proces of afdeling het behoort, de naam, het documenttype, de identificatie van het document en eventueel een omschrijving. Normen: U kan een document klasseren onder een hoofdstuk van één of meerdere kwaliteitsnormen die uw bedrijf naleeft. Afhankelijk van de audit die u heeft kan u een andere indeling in uw kwaliteitshandboek maken. Versiebeheer: Documenten worden in dit scherm opgeladen, goedgekeurd, gewijzigd, geraadpleegd, … De versie en de status (nieuw – draft – goedgekeurd – vervallen) van een document is steeds duidelijk weergegeven. Opent u een niet goedgekeurd document dan wordt u duidelijk verwittigd !! Vervallen documenten kan u desgewenst steeds blijven raadplegen. U kan ook steeds zien wie en wanneer een document geraadpleegd heeft. Rechten: Rechten worden per document toegekend aan opstellers, goedkeurders (één of meerdere) en een verdeellijst. Via een icoontje kan u zien wie in het bezit is van een officiële papieren versie. Wijzigingsaanvragen: Iedere gebruiker van een document kan hier op een formele manier, met registratie van afhandeling, een wijziging van een document aanvragen. Ouders en boomstructuur: Via de opbouw van een boomstructuur op het niveau van documenttype, kan u documenten aan elkaar linken. U verkrijgt hierdoor een overzicht met welke andere documenten een link bestaat. Deze documenten kan u dan raadplegen via een rechtstreekse link. Creëer voor klanten: Dit geeft consultants de mogelijkheid om documenten beschikbaar te stellen aan hun klanten. Door de online-werking van Quasydoc is het mogelijk dat consultants het kwaliteitshandboek van meerdere klanten op afstand opvolgen, beheren en bijsturen.
MODULE ”KWALITEITSBORGING” Versie 1.01
De module “Kwaliteitsborging” van Quasydoc combineert en automatiseert alle facetten van uw kwaliteitssysteem die met kwaliteitsborging te maken hebben. We denken hierbij aan behandeling van klantenklachten, leveranciersklachten, leveranciersbeoordelingen, corrigerende en preventieve acties, … . GEDETAILLEERDE FUNCTIONALITEIT Klantenklachten: “Klantenklachten” automatiseert de afhandeling van een klacht van ontvangst, via een behandelaar, de Q-manager, tot aan de uiteindelijke commerciële afhandeling. Op ieder moment heeft u de mogelijkheid om bijlagen toe toevoegen waardoor een volledig papierloos systeem ontstaat. Klachten kunnen niet onbehandeld blijven door een herinneringsysteem per mail. In geval van frequent terugkerende problemen zal Quasydoc u waarschuwen en een corrigerende actie vragen. Leveranciersklachten: De workflow voor afhandeling van leveranciersklachten biedt u een vergelijkbaar systeem aan als bij klantenklachten. De klachten worden op een systematische transparante manier behandeld. Het proces wordt gestuurd door zelf gedefinieerde probleemcodes. De behandelaar hangt af van het type probleem en de kwaliteitsmanager valideert de afhandeling. Alle genomen acties worden weergegeven in een overzichtelijke tabel. Een systeem van strafpunten per leverancier vormt de basis van de leveranciersbeoordeling. Wanneer een bepaalde leverancier te veel strafpunten heeft, eist Quasydoc een gepaste corrigerende actie t.o.v. de leverancier in kwestie. Non-conformiteiten: Door de registratie van uw interne non-conformiteiten bent u zeker van een gecoördineerde afhandeling, en ontdekt u sneller structurele problemen. (H)erkennen en behandelen van interne fouten leidt niet alleen tot een grotere klantentevredenheid (minder klachten) maar zal u op termijn ook geld besparen. Corrigerende en preventieve acties: Stapsgewijze afhandeling van uw corrigerende of preventieve acties is gebaseerd op de eisen uit de ISO9001-norm. Corrigerende acties kunnen manueel worden ingegeven, maar ook geïnitieerd worden vanuit de andere modules zoals vb. De“klachten”-database. De afhandeling gebeurt volledig papierloos in drie stappen, met een coördinator, één of meerdere behandelaar(s) en ten slotte de verificatie. Leverancierbeoordelingen: Elke leverancier die nieuw in Quasydoc wordt ingegeven wordt automatisch na drie maanden ter evaluatie aangeboden. De leveranciersbeoordeling gebeurt onafhankelijk door twee verschillende personen, de key-user en de aankoper. Quasydoc genereert automatisch een mail wanneer u een beoordeling van een leverancier dient uit te voeren. De frequentie van beoordeling hangt af van het resultaat van de vorige beoordeling. De criteria waarvoor u uw leverancier beoordeelt zijn door uzelf te bepalen, bovendien is er een link naar de leveranciersklachtendatabase die een overzicht geeft van alle klachten m.b.t. de te beoordelen leverancier.
MODULE ”KWALITEITSMANAGEMENT” Versie 1.01
In de module “Kwaliteitsmanagement” van Quasydoc komen de beheersmatige aspecten van het kwaliteitssysteem aan bod. Elementen zoals opstellen en opvolging van kwalititeitsindicatoren, kwaliteitsdoelstellingen en periodieke acties … om zowel uw systeem, als de kwaliteit van uw producten continu te verbeteren. GEDETAILLEERDE FUNCTIONALITEIT Kwaliteitsindicatoren: Op basis van de door Quasydoc gegenereerde databases “klantenklachten”, “leveranciersklachten”, “non-conformiteiten”, „interventies technisch onderhoud“, … kan u op eenvoudige wijze kwaliteitsindicatoren aanmaken die u de mogelijkheid geven enkele specifieke elementen van uw kwaliteit in detail op te volgen. De indicatoren worden voorgesteld in de vorm van grafieken voor bv. managementvergaderingen, of voor de opvolging van verbeteracties. De staafdiagrammen geven overzichtelijk o.a. uw klantenklachten per maand weer of per klant, per product, probleemcode, … . Indicatoren die niet uit deze databases komen maar die u toch wenst op te volgen kunnen worden ingeven als een “manuele” indicator. Kwaliteitsdoelstellingen: Op basis van de in de gedefinieerde kwaliteitsindicatoren kan u een set van meetbare doelstellingen opstellen. Quasydoc bewaakt of u uw doelstellingen gaat halen. Een tabel en een staafdiagram geven u de mogelijkheid dit op te volgen en tonen u of u op de goede weg bent. Indien een doelstelling niet bereikt dreigt te worden verwittigt Quasydoc u zodat u tijdig een gepaste corrigerende actie kan nemen! Periodieke acties: Elk kwaliteitssysteem is een evenwicht tussen procedures en andere elementen van documentatie die gevolgd moeten worden en het kwalificeren van mensen voor het uitvoeren van bepaalde taken. Dit onderdeel laat u toe deze taken te plannen. In deze database plant u alle mogelijke actie die met een zekere periodiciteit uitgevoerd dienen te worden. Dagelijks lanceert Quasydoc de uit te voeren acties in de database „te doen“. De uitvoerder wordt op het juiste moment per mail op de hoogte gebracht en kan de uitgevoerde taak bevestigen met toevoeging van de nodige bewijsstukken.
MODULE “PRODUCTIE” Versie 1.00
De productiemodule van Quasydoc is het best te omschrijven als een online mini-ERP pakket. Alles is voorzien om op een vlotte manier uw productie te plannen en achteraf te rapporteren met volledige traceerbaarheid. GEDETAILLEERDE FUNCTIONALITEIT Stap 1 Klantenbestellingen kunnen zowel manueel in Quasydoc worden ingegeven als gedownload worden uit een andere software zoals bij voorbeeld een boekhoudpakket. Speciaal voor de zorgsector kan het ook gelinkt worden aan de maaltijdenregistratiemodule of een ander pakket met die functionaliteit. Stap 2 Op basis van bestellingen en minimum stock genereert Quasydoc automatisch een voorstel van productieplanning. Bereidingen worden ingepland op hun voorkeur productielijn, of bereidingsunit. De gebruiker kan dan de volgorde van bereiding wijzigen, hoeveelheden aanpassen, producten aan andere productielijnen/bereidingsunits toewijzen. Indien gewenst kan er rekening worden gehouden met geplande stilstanden en preventief onderhoud. Stap 3 De definitieve productieplanning wordt gelanceerd. Hier kunnen dan selectief rapporten productieplanning en materiaalbehoefte worden afgedrukt voor de werkvloer. Stap 4 De productie start en grondstoffen en hulpmaterialen worden ofwel manueel of automatisch aan productieorders toegewezen. Dit kan rechtstreeks in Quasydoc gebeuren al dan niet met behulp van een scanner. De toegewezen grondstoffen en hulpmaterialen worden automatisch uit stock geboekt (zie logistieke module). Eindproducten worden gerapporteerd en krijgen een eigen lotnummer. De nodige labels worden vanuit Quasydoc aangemaakt en de stock wordt verhoogd. Naast geproduceerde en verbruikte hoeveelheden is er ook de mogelijkheid om productietijden te registreren zodat er overzichtelijke rendementsrapporten kunnen worden afgedrukt. Stap 5 Al het nodige is voorzien om producten te traceren, zowel voorwaarts als achterwaarts (tracking & tracing).
MODULE “Logistiek” Stockbeheer Versie 2.01
De module stockbeheer is een WMS-module (Warehouse Management System) waarmee bedrijven hun stockbeheer kunnen organiseren. Voedingsbedrijven kunnen zich hiermee bovendien op een vrij goedkope wijze in regel stellen met de wettelijke eisen van traceerbaarheid. Bovendien laat het pakket toe om met één druk op de knop de kosten van de verbruikte goederen over een bepaalde periode op dag-, week-, maand- of jaarbasis op te volgen. GEDETAILLEERDE FUNCTIONALITEIT Ontvangst van goederen: Goederen kunnen zowel manueel als tegen een bestelling (zie bestelmodule) ontvangen worden. Bij ontvangst krijgen de goederen automatisch een uniek intern lotnummer. Aan de hand van het intern lotnummer zijn de leveringsdatum, de hoeveelheid geleverd product en de leverancier snel en eenvoudig te traceren. Tijdens de ontvangst van een levering, kunnen er barcode-etiketten geprint worden. Op de etiketten staat naast een barcode, die het intern lotnummer vertegenwoordigt, het intern lotnummer, de naam van het product, het referentienummer, de vervaldatum en de stocklocatie vermeld. Overzicht stock: Nadat de producten van een etiket voorzien zijn, worden ze op de juiste stocklocatie geplaatst. Binnen dit overzicht kunnen alle mogelijke stockbewegingen en stockcorrecties geregistreerd worden. Dit kan zowel manueel als met behulp van een barcodescanner. Zo kunnen stockverplaatsingen en picking van goederen online via WIFI ofwel via synchronisatie met een basisstation automatisch in Quasydoc worden opgeslagen. Stockblokkeringen: Producten met kwaliteitsafwijkingen kunnen eenvoudig geblokkeerd worden. Zo kunnen ze niet “per ongeluk” gepickt worden. Er is een overzicht van de geblokkeerde producten en men kan op een eenvoudige wijze blokkades gedocumenteerd afhandelen. Historiek stock: Van elk product dat ontvangen werd kan op elk moment een historiek worden opgevraagd. Zo kan men zien hoeveel er van de oorspronkelijk geleverde hoeveelheid nog in de stock aanwezig is, hoeveel er verbruikt is, hoeveel geblokkeerd,… . Kortom een volledige traceerbaarheid van alle stockbewegingen in de tijd. Inventaris stock: Men kan te allen tijde een actuele stock opvragen, zowel naar hoeveelheid als naar waarde. Op het tabblad inventaris stock kunnen er verschillende selecties gemaakt worden, nl. op productgroep, op leverancier en op stocklocatie. Bovendien kunnen er vanuit dit scherm eenvoudige lijsten voor stocktellingen worden afgedrukt. Kosten verbruik: Hier kan men per productgroep de waarde van de verbruikte producten gedurende een bepaalde periode bepalen. Dit kan per dag, week, maand of jaar weergegeven wordt. Ook begin- en einddatum kunnen vastgelegd worden. Al deze gegevens kunnen naar Excel getransporteerd worden om er verdere bewerkingen op uit te voeren. Interne logistiek: Voor organisaties die met afdelingsmagazijnen werken kan de volledige interne logistiek in Quasydoc worden beheerd. Afdelingsmagazijnen kunnen interne bestellingen plaatsen in een centraal magazijn. Deze bestellingen kunnen worden gepickt, op transport gezet en ontvangen.
MODULE “Logistiek” Aankoop / Verkoop Versie 3.00
Quasydoc voorziet een module voor het beheer van uw “aan te kopen producten” enerzijds en ook voor het uitleveren van klantenbestellingen anderzijds. In combinatie met de module “Magazijnbeheer” en “Productie” kan op die manier de hele logistieke keten worden beheerd en volledige traceerbaarheid worden gegarandeerd. Ook afhandeling van aankoopfacturen en uitgaande facturatie Zijn voorzien. De ingaande logistieke stroom wordt gestuurd op basis van minimumstocks voor uw aan te kopen producten. Op basis van de logistieke gegevens wordt een ”Bestelvoorstel” gegenereerd. Bestelvoorstellen kunnen op hun beurt worden omgezet in “Aankooporders”. Er kan voor gekozen worden om deze orders in PDF-formaat uit te printen en manueel te verzenden, handiger is om ze volautomatisch per mail of in overleg met uw leverancier per EDI door te sturen. Aan de uitgaande zijde kunnen klantenorders worden geregistreerd. Deze beïnvloeden de productieplanning in de productiemodule. Deze uitgaande orders genereren pickinglijsten zodat de orders kunnen worden klaargezet en uitgeleverd. GEDETAILLEERDE FUNCTIONALITEIT Informatie op leveranciersniveau : Op leveranciersniveau verzamelt u informatie m.b.t. voorkeursleverancier, leveringsdagen, leveringstermijnen, e-mailadres voor doorgeven van aankooporders, minimum besteleenheden (op productniveau), taal van bestellen ,… Minimumstock aankoopproduct: U bepaalt de minimumstock die u nodig heeft van ieder aankoopproduct, rekeninghoudend met de levertermijn. Van hier uit worden dan de bestelvoorstellen genereerd. Bestelvoorstel: Hierin vindt u alles voorstellen tot aankopen terug met betrekking tot producten die onder de minimumstock zitten. U heeft hier de mogelijkheid om de aankoop te annuleren of bestelhoeveelheden aan te passen. Aankooporders: Hier worden de definitieve aankooporders bevestigd, eventueel nadat u leveringsdata heeft toegekend, artikels heeft toegevoegd, prijzen heeft aangepast, en de wijze van verzending heeft geselecteerd. Binnen de module voorraadbeheer kan de goederenontvangst, bij gebruik van de aankoopmodule, tegen de bestelling gebeuren. Klantenorders: Ingave klantorders met mogelijkheid tot controle kredietlimiet. Pickingopdrachten: Aanmaak pickingopdrachten en verzendlijsten Facturatie: Aanmaak uitgaande facturen en opvolging van de inkomende facturen Koppeling met uw boekhoudpakket: Naar keuze op niveau van grootboekrekening of facturen.
MODULE ”KWALITEITSCONTROLE” Versie 2.00
Via de module “Kwaliteitscontrole” maakt u een analyse en controleplan en communiceert u papierloos met uw intern of extern labo. U geeft online door welke analyses moeten gebeuren, en u ontvangt in automatisch gegenereerde rapporten de resultaten van het labo. De validatie door zowel het labo (verplichting van ISO 17025) als door de aanvrager voorkomt dat ieder verslag nog moet afgetekend worden. Klasseren behoort definitief tot het verleden, en u zal gemakkelijker analyses terugvinden en kunnen vergelijken. In combinatie met de specificatiemodule worden de analyseresultaten zelfs automatisch door Quasydoc beoordeeld, zodat u enkel moet tussenkomen bij afwijkende resultaten. GEDETAILLEERDE FUNCTIONALITEIT Analyse- en controleplan: Hier kan zowel een planning in de tijd als een planning gekoppeld aan logistieke events (leveringen, productieorders, …) worden opgesteld. Ingave stalen (voor de aanvrager): De software laat u toe een productcontrole te organiseren per ontvangen of geproduceerd lot. U kan per lotnummer meerdere stalen aanmaken voor verschillende interne of externe labo’s. Dit kan manueel, rechtstreeks in Quasydoc gebeuren of ook via import uit een excel-bestand. Per staal kunnen meerdere analyses of analysegroepen worden aangevraagd uitgaande van de lijst van analyses die u met het labo in kwestie heeft afgesproken. Er kunnen dus geen analyses worden aangevraagd die het labo niet uitvoert of die niet op voorhand onderling waren vastgelegd. Aangevraagde stalen (voor de aanvrager): Dit scherm geeft u een globaal overzicht van alle aangevraagde stalen ongeacht het labo en de status van uitvoering. De stalen kunnen hier geselecteerd worden per labo, per product, per lot, … . Vanaf dit scherm worden nieuwe aanvragen naar de labo’s verzonden maar ook de door het labo verstuurde resultaten zullen hierin ontvangen en gevalideerd worden. Aangevraagde analyses (voor de aanvrager): Hierin vind je een overzicht van alle analyses die werden aangevraagd. Via de selectieboxen kan je gemakkelijk trends opvolgen op product- of analyseniveau. Ontvangen stalen (voor het labo): Aan labozijde geeft dit scherm de aangevraagde stalen weer van de klanten. Het labo kent een labo-lotnummer toe en bevestigt in dit scherm de ontvangst van de stalen. Na analyse van het staal, zal via deze view het verslag gevalideerd en naar de klant gestuurd worden. Uit te voeren analyses (voor het labo): Het duidelijke overzichtscherm geeft alle analyse weer die nog uitgevoerd dienen te worden. De manier van sorteren wordt door het labo zelf bepaald, zodat de ingave van de resultaten het makkelijkste kan gebeuren. De wijze waarop het resultaat wordt weergegeven is volledig parametriseerbaar en staat zelf toe berekeningen uit te voeren op verschillende analyseresultaten tot een nieuw eindresultaat (vb. energie-inhoud van voedingsstoffen). De bekomen resultaten worden rechtstreeks in verslagvorm geplaatst met alle informatie betreffende de analyse zoals methode – geaccrediteerd - officiële referentiemethode, ... .
MODULE “SPECIFICATIEBEHEER” Versie 2.00
Quasydoc geeft u de mogelijkheid om product- of processpecificaties op te stellen en die in een lay-out naar keuze weer te geven. Leveranciers beheren de specificaties van hun producten in uw lay-out, met een controle dat uw minimale eisen gegarandeerd worden. Een link tussen de module specificatiebeheer en kwaliteitscontrole maakt dat de analyseresultaten automatisch tegen de specificaties kunnen worden gecheckt. Eindproductspecificaties worden berekend op basis van de grondstofgegevens. GEDETAILLEERDE FUNCTIONALITEIT Lay-out specificaties: Bepaal de lay-out van uw generieke specificatie op basis van : - bestaande velden in Quasydoc uit andere databases (leveranciers, klanten, producten) - specifieke informatieve velden die uzelf creëert, o.a. in de vorm van keuzelijstjes. - Parameters, zijn meetbare eigenschappen met toleranties die in uw controleplan kunnen worden opgenomen en die als norm kunnen dienen voor de verificatie van bv. de analyseresultaten in de module kwaliteitscontrole - tekeningen, foto’s, …. Interne product- of processpecificaties: Op het niveau van producten en/of productgroepen kan u uw minimale criteria ingegeven en in de vorm van een interne specificatie afdrukken. - Gegevens beschikbaar in de verschillende andere modules van Quasydoc (leveranciers, klanten, producten, …) worden automatisch ingevuld; - De informatieve velden en parameters kunnen op product of productgroepniveau worden ingegeven. Externe specificaties: Eenmaal de interne specificatie klaar is, wordt ze in elektronische vorm naar uw goedgekeurde leveranciers verzonden met de vraag de fiches in te vullen. De leveranciers krijgen hiertoe een beperkte toegang tot het systeem en kunnen hun eigen productgegevens invullen zonder zicht te hebben op uw minimale interne normen. Goedkeurcyclus en automatisch versiebeheer: Wanneer de leverancier zijn specificatie terug stuurt start een goedkeurcyclus. Quasydoc vergelijkt de leveranciersgegevens met uw minimale interne criteria en maakt een overzichtsrapport. U kan de leveranciersspecificatie maar goedkeuren wanneer aan al de interne eisen voldaan is. Doorrekenen van grondstofspecificaties naar eindproductspecificaties: nutritionele waarden, allergenen, ingrediëntendeclaraties van eindproducten worden door het systeem berekend op basis van de info uit de grondstofspecificaties en zijn zo steeds up-to-date. Voordelen - Al uw gelijkaardige specificaties hebben dezelfde lay-out. Wanneer u de lay-out wijzigt moeten niet alle gegevens opnieuw worden ingegeven. - Er kunnen meerdere lay-outs per product worden gebruikt. - Leveranciers beheren hun gegevens in uw systeem, en u bent steeds “up to date”. - Er wordt automatisch een mail verstuurd naar een leverancier om op gezette tijdstippen te controleren of een specificatie nog up to date is. - U kunt klanten (beperkte) toegang geven tot uw systeem om specificaties te raadplegen van producten die ze bij u afnemen . - Meetresultaten (analyseresultaten, temperaturen, …) worden automatisch geverifieerd t.o.v. ingestelde parameters. U krijgt dus de melding van een non-conformiteit voordat u een verslag heeft.
MODULE ”TECHNISCH ONDERHOUD” Versie 1.00
De module “Technisch onderhoud” laat toe uw preventief onderhoud te plannen, en al het uitgevoerde onderhoud (preventief & curatief t.g.v. storingen) te registreren. Door de link met de module “Productie” worden statistieken zoals “MTTR” (Mean time to repair) en ”MTBF” (Mean time between failure) op machinebasis berekend. U krijgt daardoor een beeld van de storingsgevoeligheid van een machine. U kan dan concluderen om het preventief onderhoud te verhogen, verandering aan de machine aan te brengen of de machine misschien zelfs te vervangen. GEDETAILLEERDE FUNCTIONALITEIT Machines en onderdelen: Via de schermen “Machines” en “Onderdelen” beheert u de basisgegevens van de machines enerzijds en de onderdelen anderzijds. Deze gegevens bepalen de structuur van uw machinepark en vormen de basis voor het plannen van uw preventief onderhoud. Onderhoudsplan: U plant éénmalig het recurrente preventief onderhoud van een machine of onderdeel., inbegrepen de onderhoudsfrequentie, wie het onderhoud moet uitvoeren, al dan niet reinigen en/of ontsmetten, vrijgave van de lijn nodig, … . Dankzij een link met het kwaliteitshandboek kunnen de werkinstructies rechtstreeks gekoppeld worden aan het onderhoudsplan. Interventies: Ieder preventief onderhoud, gegenereerd vanuit het onderhoudsplan, resulteert in een interventie in de database “Interventies”. De uitvoerder wordt hiervan per mail op de hoogte gebracht. Het systeem geeft u de mogelijkheid de prioriteit en volgorde van de interventies vast te stellen. Aansluitend worden werkbonnen gegenereerd. De werkbon verschaft alle informatie m.b.t. het uit te voeren onderhoud, en dient als registratieformulier voor de herstellingtijd, opmerkingen en daadwerkelijke uitvoering (handtekening) voor handelingen zoals : reinigen, ontsmetten, vrijgave … Deze gegevens samen met de eventuele kost van een herstelling worden ingegeven in Quasydoc om de nodige statistieken te berekenen. Herstellingen t.g.v. een storing (curatief onderhoud) kunnen rechtstreeks als een interventie worden toegevoegd en op die manier in rekening worden gebracht bij de berekening van de indicatoren en statistieken.
MODULE ”OPLEIDING” Versie 2.00
Is het geven en registreren van opleidingen binnen uw bedrijf ook zo een tijdrovende bezigheid? Quasydoc biedt u een zeer handige tool nl. “E-learning”. Deze module staat toe dat uw personeel via elektronische weg een opleiding volgt. De opleiding wordt door uzelf of door een externe consultant samengesteld in de vorm van een PowerPoint presentatie. Uw personeel volgt de opleiding op eigen tempo, op een locatie naar uw of hun keuze (via internet). Quasydoc registreert voor u wie welke opleiding gevolgd en voltooid heeft. U beschikt over de mogelijkheid om een opleiding af te sluiten met een vragenlijst. De effectiviteit van een opleiding kan dus onmiddellijk worden gemeten. Ook als consultant of opleidingsbureau kan u handig gebruik maken van deze tool. Van op afstand heeft u de mogelijkheid om uw klanten van opleidingen te voorzien en een volledige opvolging te doen. GEDETAILLEERDE FUNCTIONALITEIT Opladen van een opleiding: U maakt zelf uw opleiding(en) via PowerPoint. Is de kennis m.b.t. een bepaald onderwerp niet aanwezig binnen het bedrijf dan kan u deze eventueel aten maken door een externe consultant, de fabrikant van een machine, ... Wie ?: U bepaalt via paswoorden zelf wie toegang heeft tot welke opleiding. Waar en wanner ?: Het internet is steeds en voor iedereen toegankelijk. Tijd en plaats kunnen geen probleem meer geven. Bovendien moet niet iedereen gelijktijdig gesensibiliseerd worden om een opleiding te volgen. De planning zal een stuk vlotter verlopen, stilstaande productielijnen t.g.v. een opleiding kunnen drastisch verminderd worden. Registratie: Quasydoc registreert wie en wanneer op welke opleiding inlogt, en of deze al dan niet werd voltooid. Manuele registraties behoren dus tot het verleden! Opvolging van opleiding: Door middel van een vragenlijst kan u een test afnemen. U merkt dus onmiddellijk of de opleiding voldoet aan uw verwachtingen. Bovendien kan u langs deze weg ook polsen naar de tevredenheid van de werknemer over de opleiding. Opfrissing van opleidingen: Bepaalde opleiding moeten periodiek herhaald. De tool “Periodieke acties” helpt u daaraan herinneren. Een bestaande PowerPoint-presentatie kan dan gemakkelijk aangepast worden met nieuwe items. U heeft snel een nieuwe opleiding die blijft boeien. Bladert een werknemer “te snel” door een herhalingsopleiding dan kan een test op het einde dit uitwijzen. Beheer van opleidingskosten: ter voorbereiding van de gegevens nodig voor de sociale balans. Kwalificatiematrix: U heeft steeds een actueel overzicht van de actuele status van opleidingen en kwalificaties van al uw werknemers
MODULE ”Custom WORKFLOW” Versie 1.02
“Custom Workflows” zijn procesflows die volledig klantgerelateerd zijn. U hebt zelf de mogelijkheid om specifieke procedures uit uw kwaliteitssysteem in stappen uit te schrijven en het verloop ervan te bepalen. Denk maar eens aan leveranciersselectie, productontwikkeling, …. GEDETAILLEERDE FUNCTIONALITEIT Projecttypes: In het scherm “Projecttypes” maakt u de volledige opbouw van uw procesflow : - U bepaalt de acties en stappen binnen uw procesflow; - U definieert de velden die u nodig heeft : numerieke of alfanumerieke velden, eigen keuzelijsten, “Opmerking”-veld, velden vanuit databases in Quasydoc, datumvelden, of velden om bijlagen toe te voegen; - U schrijft de helpteksten op het niveau van de workflow en indien nodig zelfs per tabblad; - U creëert de gewenste tabbladen; - U bepaalt het verloop van uw proces - U schrijft de mededelingen die verschijnen bij de e-mail’s - U geeft rechten met betrekking tot de velden zoals verplicht veld, enkel leesbaar, … - U kent rechten toe aan de gebruikers van deze procesflow Projecten: Eenmaal de workflow gedefinieerd is het project op status actief wordt gezet verschijnt er een extra menu-item in de module projecten. Vergewis u ervan dat iedereen op de hoogte is, en enkele hekele procedures vanuit kwaliteitssysteem kennen dezelfde structurele opvolging als de flows onder de andere modules in Quasydoc. Voordelen: - Continue opvolging van uw proces - Gegarandeerde afhandeling van uw procedures - Een papierloos systeem, alles kan in bijlage worden toegevoegd - Mogelijkheid om indicatoren te bepalen, op basis van uw eigen flows Mogelijke toepassingen: De workflowmodule van Quasydoc biedt oneindig veel mogelijkheden. Hieronder een greep uit de toepassingen waar Quasydoc-klanten deze module al voor gebruiken. - Leveranciersselectie - Productontwikkeling - Melding van risico’s, accidents & incidents - Ideeënbus - Validatie nieuwe installaties - Verslagen van vergaderingen (vb. Toolbox meetings, kwaliteitsvergaderingen, …) - Allerhande registraties (vb. visuele controles, valregistratie in ziekenhuis, …)
MODULE ”RISICOANALYSE” Versie 1.00
De module “Risicoanalyse” laat toe met behulp van de methode Risico Inventarisatie en Evaluatie (R.I.E.) op een gestructureerde manier een preventiebeleid uit te bouwen. Een risicoanalyse is noodzakelijk om te weten wat er in uw onderneming gaande is op het vlak van welzijn op het werk, om te weten aan welke risico’s de werknemers blootgesteld worden, en welke preventiemaatregelen kunnen helpen om deze risico’s uit te schakelen, te verminderen of zich ertegen te beschermen. GEDETAILLEERDE FUNCTIONALITEIT Risicoanalyse: U maakt een risicoanalyse naar eigen behoefte en indeling : per afdeling, per machine, …. . Verschillende afdelingen maar toch regelmatig dezelfde machines ? Gebruik de knop “Kopieer risicoanalyse” en doe enkel de nodige aanpassingen. Waarden risico’s: U bepaalt zelf de mogelijke waardes voor de waarschijnlijkheid, blootstelling, ernst of effect en documenteert uw analyse. Als basis kan u bv. de methode van Kinney gebruiken. Limieten: Bepaal de limietgrenzen voor u risico’s ! Op basis van kleurcodes geven ze een duidelijk overzicht van de ernst van uw risico in uw overzichttabel. Activiteit / gevaar: Bepaal de gevaren eigen aan uw proces. Selecteer een waarde voor waarschijnlijkheid, blootstelling en effect, Quasydoc berekent zelf het risico ! Via kleurcodes krijgt u een duidelijk overzicht van de ernst van het risico Maatregel: koppel aan ieder gevaar een maatregel waaruit blijkt dat om het risico daalt (W, B en E !). Voeg links toe naar documenten en genereer eventueel “Periodieke acties” ter controle van de genomen maatregel. Pictogrammen: Verhoog de herkenbaarheid van uw gevaren door het toevoegen van pictogrammen aan uw gevaren en maatregelen. Documenten: Voor iedere maatregel heeft u de mogelijkheid om één of meerdere links te leggen naar het kwaliteitshandboek. Periodieke acties: Niet enkel het nemen van een maatregel is van belang, de opvolging is zo mogelijk nog belangrijker. Vergen bepaalde maatregelen een periodieke actie of controle dan kan u een link leggen naar de module “Kwaliteitsborging”. U genereert een “periodieke actie” die u ten gepaste tijde verwittigt van de nemen actie. Zo kan u eenvoudig aantonen dat alle noodzakelijke acties tijdig werden uitgevoerd.
MODULE ”VERGADERINGEN” Versie 1.00
De module “Vergaderingen” laat toe op een gestructureerde manier vergaderingen te plannen, gestandaardiseerde verslagen te maken met link naar de “todo’s” in de periodieke acties en naar corrigerende en preventieve maatregelen. Op die manier kan de opvolging van afgesproken acties conform andere acties gebeuren. GEDETAILLEERDE FUNCTIONALITEIT Definitie van een type vergadering: Per vergadertype kan een naam, de deelnemers (te selecteren uit de users), de notulist en voorzitter te kiezen uit de geselecteerde deelnemers, vaste rubrieken in het verslag, welke Quasydoc users het verslag mogen lezen, … vooraf worden gedefiniëerd. Planning vergaderingen: Vergaderingen kunnen met een bepaalde periodiciteit automatisch gepland worden. De deelnemers krijgen x dagen voordien een reminder met de vraag om agendapunten voor te stellen. Op basis van deze voorstellen wordt een definitieve agenda opgesteld door de voorzitter van de vergadering. Verslaggeving: Van elke vergadering kan een online verslag worden gemaakt. Aanwezigen worden geregistreerd (aanwezig, afwezig, verontschuldigd), losse leden kunnen worden toegevoegd, per rubriek kunnen de relevante items genotuleerd worden. Standaard wordt de mogelijkheid voorzien om het verslag van een vergadering op te bouwen uitgaande van dat van een vorige vergadering al dan niet in combinatie met de agendepunten. Individuele items in het verslag kunnen worden gekoppeld aan een todo of een corrigerende of preventieve maatregel. De streefdatum van de todo of corrigerende of preventieve maatregel wordt zichtbaar in het verslag. Als deze acties uitgevoerd zijn, wordt dat ook automatisch zichtbaar in het verslag. Eenmaal het verslag klaar is kan het niet meer gewijzigd worden zonder de versie aan te passen. Het verslag wordt steeds ook in pdf-formaat beschikbaar gesteld zodat het kan worden afgedrukt.
MODULE ”Field-Check” Versie 1.00
Met de module “Fieldcheck” kan u, met behulp van een mobiel device zoals tablet of smartphone, zowel offline als online vaststellingen in het bedrijf registreren en die naar Quasydoc doorsturen voor verdere afhandeling in één van de andere modules zoals leveranciersklachten, corrigerende- en preventieve acties, technisch onderhoud, … . Dit kan zowel voor losse vaststellingen als voor meer gestructureerde controles op basis van af te werken checklisten. We denken hier bij aan glascontrolelijsten, veiligheids- en hygiënerondgangen, … . GEDETAILLEERDE FUNCTIONALITEIT Checklistsjablonen: In Quasydoc kan u checklisten opstellen waar u ter verduidelijking foto’s kan aan toevoegen. Checklist: Op basis van deze sjablonen kan u, zo vaak als nodig, een checklist genereren en die toewijzen aan een gebruiker die de checklist moet uitvoeren. Mobiel device: Met de mobiele applicatie kan, éénmaal de checklist gesynchroniseerd, deze lijst offline worden afgewerkd. Vaststellingen kunnen worden geregistreerd bij checklistitems. Losse vaststellingen: Los van de checklists kunnen ook losse vaststellingen geregistreerd worden. U merkt een bepaald issue op, neemt een foto en maakt er een vaststelling van. Nog voor u terug op uw plaats bent is de vaststelling al terug te vinden in Quasydoc. Vaststellingen verwerken: De gemaakte vaststellingen kunnen dan met één druk op de knop, zeer eenvoudig worden omgevormd tot een element van één van de andere Quasydoc modules. We denken hierbij o.a. aan leveranciersklachten, interventies van de technische dienst of corrigerende en preventieve maatregelen.
MODULE ”Q-Map” Versie 1.00
De module “Q-Map” laat toe om grondplannen op te laden in Quasydoc en die, in verschillende lagen, te voorzien van extra informatie. Op die manier kunnen bijvoorbeeld milieuaspecten, elementen van uw preventieplan, hygiënezones, looproutes, … eenvoudig visueel worden voorgesteld en gekoppeld aan de andere elementen van uw kwaliteitssysteem. GEDETAILLEERDE FUNCTIONALITEIT Plattegrond toevoegen: U kan zo veel plattegronden toevoegen als u maar wil. Eénmaal opgeladen, kan u zeer eenvoudig in en uitzoomen om desgewenst meer in detail te gaan. De belangrijlste grafische formaten worden ondersteund. Lagen: Per plattegrond kan u dan verschillende lagen definiëren. Dit kan op dit moment hierarchisch op 2 niveau’s. Met behulp van deze lagen kan bepaalde info al dan niet gegroepeerd aan een plattegrond worden toegevoegd en laag per laag worden getoond. Markers: in Quasydoc is een hele lijst van iconen en pictogrammen opgenomen die als tags aan een bepaalde coördinaat van het grondplan kunnen worden toegevoegd. Aan elke marker kunnen nog extra infovelden en eventueel een foto worden gekoppeld. Lijnen: Lijnen en pijlen van verschillende diktes en kleuren kunnen worden toegevoegd. Vlakken: Vlakken in de vorm van polygonen in verschillende randdiktes en kleuren kunnen worden toegevoegd. Kleuren: Hier kan voor de lijnen en de vlakken met behulp van een kleurcode een legende worden uitgewerkt die ook op de map zichtbaar wordt gemaakt.
