ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 41

ARCHIEF VAN DE DIENST VOOR WETENSCHAPPELIJK EN TECHNISCHE INFORMATIE, BELGISCHE TELEMATICA NETWERK (BELNET), BELGISCHE HOGE VERTEGENWOORDIGING VOOR DE RUIMTEVAART ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

door Glenn MAES

Brussel 2010

ARCHIEF VAN DE DIENST VOOR WETENSCHAPPELIJK EN TECHNISCHE INFORMATIE, BELGISCHE TELEMATICA NETWERK (BELNET), BELGISCHE HOGE VERTEGENWOORDIGING VOOR DE RUIMTEVAART ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

door Glenn MAES

Brussel 2010

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL

Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

6

DANKWOORD Allereerst gaat mijn grote dank uit naar dr. Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en naar dr. Rolande Depoortere, diensthoofd van de afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie, omdat zij mij deze opdracht toevertrouwden alsook naar dr. Phillipe Mettens, Voorzitter van de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid, voor het vertrouwen dat hij in mij en in het Rijksarchief stelt en omdat hij mij in zijn instelling heeft ontvangen. Verder zou ik graag mijn oprechte dank betuigen aan alle medewerkers van de POD Wetenschapsbeleid die mij geholpen hebben met het verzamelen, plaatsen en verwerken van de gegevens. Mijn bijzondere dank gaat uit naar dhr. Serge Degeest, die mij heeft geholpen mijn weg te vinden in de soms moeilijke structuur van de POD Wetenschapsbeleid, én naar dhr. De Dobbeleer, die mij meerdere malen in de archiefruimten heeft rondgeleid en regelmatig mijn vragen heeft beantwoord. Ten slotte wil ik alle collega’s van het Rijksarchief bedanken die mij hebben ondersteund bij het uitwerken van deze publicatie. Daarbij denk ik in het bijzonder aan twee collega’s, namelijk Sébastien Soyez en Geert Leloup. Hartelijk bedankt, iedereen! Zonder jullie steun en hulp zou deze publicatie nooit tot stand gekomen zijn. Er rest mij nog te zeggen dat de samenwerking met al deze mensen zeer fijn was en dat ik hoop dat we in de toekomst deze goede samenwerking kunnen blijven behouden. Glenn Maes. Januari 2009.

7

INHOUDSTAFEL DANKWOORD .......................................................................................7 INHOUDSTAFEL ...................................................................................9 LIJST VAN BRONNEN, WERKEN EN WEBSITES .........................11 Bronnen .......................................................................................................................................... 11 Uitgegeven bronnen ........................................................................................................................ 11 werken ............................................................................................................................................ 12 Websites .......................................................................................................................................... 13

LIJST VAN AFKORTINGEN ..............................................................15 INLEIDING ...........................................................................................17 Wat verstaat men onder een selectielijst?....................................................................................... 17 De context van de publicatie en de volgorde van de realisatie....................................................... 17

DE DIENST VOOR WETENSCHAPPELIJKE EN TECHNISCHE INFORMATIE (DWTI) .........................................................................19 HISTORISCH-INSTITUTIONEEL KADER .......................................21 Geschiedenis ................................................................................................................................... 21 Bevoegdheden en activiteiten ......................................................................................................... 21 organisatie en werking ................................................................................................................... 23

ORGANOGRAM...................................................................................25 ARCHIEFVORMING EN BEHEER ....................................................27 Analyse van de archiefvorming ...................................................................................................... 27 Selectie van het archief ................................................................................................................... 27

SELECTIELIJST ...................................................................................29 Gegevens vermeld in de tabel ......................................................................................................... 29 Volgorde waarin de reeksen worden voorgesteld ........................................................................... 30

BELGISCH TELEMATICA NETWERK (BELNET) .......................35 HISTORISCH-INSTITUTIONEEL KADER .......................................37 Geschiedenis ................................................................................................................................... 37 Bevoegdheden en activiteiten ......................................................................................................... 37 organisatie en werking ................................................................................................................... 38

ORGANOGRAM...................................................................................41 ARCHIEFVORMING EN BEHEER ....................................................43 Analyse van de archiefvorming ...................................................................................................... 43 Selectie van het archief ................................................................................................................... 43

SELECTIELIJST ...................................................................................45 Gegevens vermeld in de tabel ......................................................................................................... 45 Volgorde waarin de reeksen worden voorgesteld ........................................................................... 46

DE BELGISCHE HOGE VERTEGENWOORDIGING VOOR HET RUIMTEVAARTBELEID .....................................................................55 HISTORISCH-INSTITUTIONEEL KADER .......................................57 Geschiedenis en bevoegdheden van de archiefvormer ................................................................... 57 Werking en organisatie ................................................................................................................... 57

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER ...................................59 Analyse van de archiefvorming ...................................................................................................... 59 Selectie van het archief ................................................................................................................... 59

9

SELECTIELIJST ...................................................................................61 Gegevens in de tabel vermeld ......................................................................................................... 61 Volgorde waarin de reeksen worden voorgesteld ........................................................................... 62

10

LIJST VAN BRONNEN, WERKEN EN WEBSITES BRONNEN Coperscience, document van de werkgroep tot hervorming van het Federaal Wetenschapsbeleid in het licht van de Copernicus-hervorming. Dienstbericht van de Voorzitter van de POD Wetenschapsbeleid van 4 augustus 2003. Eindverslag van de Regeringscommissaris voor de hervorming van de Wetenschappelijke Inrichtingen van de Staat, 1988. Informatiebrochure MOSAICC (Micro-Organisms Sustainable Use and Access Regulation), 2 p. Inspectieverslag van Marc Therry, 5 november 1995. L’organisation de la Politique scientifique en Belgique et la place qu’occupent les SPPS dans cette structure, februari 1993. La Politique scientifique fédérale dans le cadre de modernisation des administrations publiques, 15 maart 2000. Synoptische Tabel van de activiteiten van de DWTI, 07/01/2008. UITGEGEVEN BRONNEN Activiteitenverslag van de Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele Aangelegenheden, 1997, 179 p. Belgisch Staatsblad , 1932-2008. De Belgische Grondwet, Kamer van Volksvertegenwoordigers, oktober 2007. DUMOULIN (J.), Heeft België nog een federaal wetenschapsbeleid nodig?, maart 1999. GRABERT (M.). COST-A flexible research networking tool, Brussel, 2008. Presentatie ter beschikking gesteld via: http://www.cost.esf.org/index.php?id=985 (geraadpleegd op 27/07/2008). Informatiebrochure van de Belgische Gecoördineerde Verzamelingen voor MicroOrganismen: Internationaal Depositaris onder het Verdrag van Boedapest. Introduction on the Budapest Treaty, World Intellectual Property Organization, 3 p. Jaarverslag van de Diensten voor Wetenschappelijke, Culturele en Technische Aangelegenheden, 2000. Rapports de la Commission Nationale pour l’étude des problèmes que posent à la Belgique et aux Territoires d’Outre-Mer les progrès des Sciences et leurs Répercussions économiques et sociales, Bruxelles, Ministères des Affaires Culturelles, 1957, 484 p.

11

WERKEN BACKELJAUW (D.), EVENA (D.), e.a. Federaal Wetenschapsbeleid. Voorstelling van het Departement, Brussel, POD Wetenschapsbeleid, z.d. COPPENS (H.), Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de Terminologie archivistique en usage aux Archives de l’Etat en Belgique (1994) aangevuld met de lijsten van redactionele vormen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit Archiefterminologie en met verwijzing naar Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland, Brussel, 2004, 229 p. DROSSENS (P.) m.m.v. THERRY (M.), Beleidsdomein Wetenschap: Archiefbeheersplan Administratie, Wetenschap en Innovatie, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Archiefbeheersplannen en Selectielijsten, 10, 2004, 67 p. EYSKENS (G.) en SMITS (J.). Gaston Eyskens: de Memoires, Tielt, Lannoo, 1993, 1005 p. DEN TEULING (A.J.M.), Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, ’s Gravenshage, Stichting Archiefpublicaties, 2003. Guide de l’administration fédérale. Tome I : Les ministères fédéraux. Brussel, College van Secretarissen-Generaal, 1995, 500 p. HONDEGHEM (A.) en DEPRE (R.), red., De Copernicushervorming in perspectief. Veranderingsmanagement in de federale overheid, Brussel, 2005, 447 p. LAUREYS (V.), “Voor een geïntegreerde archivistiek. De bewaar- en vernietigingslijst”, in: Bibliotheek-en archiefgids, 1993 (69), 2, p. 81. LELOUP (G.), Instellingsarchief van het archief van het Koninklijk Museum voor MiddenAfrika: archiefselectielijst, Brussel, 2006, 137 p. MAES (G.). Selectielijst van de Koninklijke Sterrenwacht van België, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 2008, 89 p. THERRY (M.), Koninklijke, ministeriële en andere Besluiten voorbereid door het Bestuur van het Hoger Onderwijs, Wetenschappen en letteren (1900-1922) en het Bestuur van het Hoger Onderwijs en de Wetenschappen (1922-1960), in het bijzonder door de afdeling Wetenschappen. (Ministerie van (Binnenlandse Zaken en) Openbaar onderwijs c.q. Ministerie van Wetenschappen en Kunsten), Brussel, 1997. VAN DER CRUYSSSEN (C.), Het ministerie van Onderwijs en Cultuur (1848-1884; 19071991) deel I: Organisatie, Brussel, 1995, 329 p. VAN DER CRUYSSSEN (C.), Het ministerie van Onderwijs en Cultuur (1848-1884; 19071991) deel III: Repertoria van de wetenschappelijke instellingen van de Staat, van de academies en van de domeinen van Gaasbeek en Mariemont, Brussel, 1996, 46 p. VAN HAEGEDOREN (G.) en SEUTIN (B.). De bevoegdheidsverdeling in het Federale België. Het wetenschappelijk onderzoek. Brugge, Die Keure, 144 p.

12

WEBSITES http://digipat.stis.fgov.be (geraadpleegd op 23/07/2008). http://ec.europa.eu/environment/emas/about/summary_en.htm (geraadpleegd op 01/07/2008). http://ec.europa.eu/research/era/index_en.html (geraadpleegd op 27/6/2007). http://eurofed.stis.fgov.be (geraadpleegd op 24/07/2008). http://www.begrid.be (geraadpleegd op 09/06/2008). http://www.belnet.be (geraadpleegd op 09/06/2008). http://www.belspo.be (geraadpleegd op 07/10/2008). http://www.bhrs.be (geraadpleegd op 02/07/2008). http://www.bluesky.unina.it/ (geraadpleegd op 28/08/2008). http://www.cas.org (geraadpleegd op 04/06/2008). http://www.dns.be (geraadpleegd op 07/07/2008). http://www.esrf.eu/AboutUs/CompanyInfo/ (geraadpleegd op 17/06/08). http://www.eureka.be/about.do (geraadpleegd op 27/06/2008). http://www.hdp.be/HDP_STATICWEB/index.php?p=main6&entity_id=6&main_id=6&langu age=nl (geraadpleegd op 24/05/2008). http://www.iue.it/About/ (geraadpleegd op 08/05/2008). http://www.plan.be/desc.php?lang=nl&TM=30&IS=90 (geraadpleegd op 28/08/2008). http://www.research.be (geraadpleegd op 04/06/2008). http://www.sourceforge.net (geraadpleegd op 07/07/2008). http://www.statbel.fgov.be/fiGurEs/nacebel2008_nl.asp (geraadpleegd op 28/08/2008). http://www.stis.fgov.be (geraadpleegd op 23/07/2008). http://www.stn-international.de/ (geraadpleegd op 04/06/2008). http://www.ugent.be/nl/univgent/feiten (geraadpleegd op 29/09/2008).

13

LIJST VAN AFKORTINGEN BELNET

Belgisch Telematica Netwerk

BCCM

Belgian Coordinated Collections of Micro-Organisms

BGVM

Belgische Gecoördineerde Verzamelingen voor Micro-Organismen

BS

Belgisch Staatsblad

BUOO

Bruto Binnenlandse Uitgaven voor Onderzoek en Experimentele Ontwikkeling

CFS

Comité voor Federale Samenwerking

CIS

Comité voor Internationale Samenwerking

COST

European Cooperation in Scientific and Technical Research

DG

Directoraat-Generaal

DNS

Domain Name System

DPWB

Diensten voor Programmering van het Wetenschapsbeleid

DWTC

Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele Aangelegenheden

DWTI

Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie

EMAS

ECO-Management and Audit Scheme

ERA

European Research Area

ESA

European Space Agency (Europese Ruimtevaartorganisatie)

EU

Europese Unie

EUI

European University Institute

FEDESCO

Facilitates Energy Efficiency

FedMAN

Federal Metropolitan Area Network

FOD

Federale Overheidsdienst

FWI

Federale Wetenschappelijke Instelling(en)

ICWB

Interministeriële Commissie voor Wetenschapsbeleid

IDA

Internationaal Depositaris

15

IM

Instant Messaging

IUAP

Interuniversitaire Attractiepolen

MCWB

Ministerieel Comité voor Wetenschapsbeleid

NCWTD

Nationaal Centrum voor Wetenschappelijke en Technische Documentatie

NDC

Nationale Dienst voor Congressen

NRWB

Nationale Raad voor Wetenschapsbeleid

OESO

Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling

O&O

Onderzoek en Experimentele Ontwikkeling

POD

Programmatorische Overheidsdienst

SAB

Staatsinstelling met Afzonderlijk Beheer

STAT

Statistiek (CFS/STAT)

WIPO

World Intellectual Property Organization

16

INLEIDING WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN SELECTIELIJST? Een selectielijst is, volgens de officiële archiefterminologie van het Rijksarchief, een systematisch geordende lijst waarin een opsomming wordt gegeven van de reeksen archiefbescheiden die door één of meer archiefvormers worden gevormd, met vermelding van hun bewaartermijn1. Een selectielijst is het basisinstrument voor archiefbeheer. Hij geeft een overzicht van alle aanwezige archiefreeksen, dus van de archiefbescheiden die omwille van vormelijke en/of inhoudelijke kenmerken bij elkaar horen2 en een logische entiteit vormen. De selectielijst is een nuttig instrument voor het voorkomen van dubbele klassementen, omdat medewerkers van de verschillende diensten vaak niet weten welk archief elders gevormd wordt. Een dergelijk dubbel klassement kan ongetwijfeld heel nuttig zijn als werkdocument, maar het is onnodig deze dubbels langer dan nodig te bewaren. Dat kost alleen maar plaats of schijfruimte, zodat het bewaren van dubbele klassementen onnodig geld kost. Deze selectielijst kan bovendien als basis dienen voor een ordeningsplan, een plaatsingslijst (een lijst die aanduidt waar de documenten in de archiefruimte te vinden zijn) of een toegang tot het archief. Tot slot kan de selectielijst gebruikt worden om de documentenstroom en - in het verlengde hiervan - de werkstroom te volgen en te verbeteren. Archief is immers de documentatie van werkprocessen binnen een instelling, wat impliceert dat een archiefdocument ook niet los kan gezien worden van zijn context. Indien er geen goed archiefbeleid is ontwikkeld gaan documenten zich al snel opstapelen tot “een hoop papier en computerbestanden” zonder enig informatief nut. Ze kunnen dan zelfs slechte informatie geven. Slechte informatie is minder nuttig dat geen informatie. Maar goede informatie is het nuttigst. DE CONTEXT VAN DE PUBLICATIE EN DE VOLGORDE VAN DE REALISATIE De bezoeken afgelegd in het kader van deze selectielijst, zijn niet de eerste bezoeken van het Rijksarchief bij Wetenschapsbeleid. De eerste selectielijst voor de toenmalige Diensten voor Programmatie van het Wetenschapsbeleid werd in 1991door collega Marc Therry opgesteld. De daaropvolgende jaren heeft hij nog diverse inspectiebezoeken verricht, o.a. op vraag van de archivaris/documentbeheerder van de instelling. Afgaand op de briefwisseling die in het Centraal Dossier van het Algemeen Rijksarchief te vinden is, stellen we vast dat de laatste inspectie van dhr. Therry dateert van 1996. Vanaf 2000 zette collega Michel Oosterbosch de inspecties verder naar aanleiding de zgn. Copernicus-hervorming. Deze inspecties werden aangevuld met een opleiding, die door het Rijksarchief werd georganiseerd en verzorgd, waarna aan de medewerkers werd gevraagd om zelf een selectielijst op te stellen. Wegens tijdsgebrek is het echter bij ontwerpversies gebleven. Deze selectielijst is in verschillende stappen tot stand gekomen. Na een eerste contact tussen het Algemeen Rijksarchief en de POD Wetenschapsbeleid werd een informatiesessie gegeven, die vooral werd bijgewoond door diensthoofden en de van te voren aangewezen contactpersonen van de verschillende diensten. Vervolgens werden alle diensten van de POD Wetenschapsbeleid systematisch bezocht tussen het einde van februari en juni 2008. Sommige diensten hadden zo’n complexe structuur of vormden zo veel verschillende reeksen archief, 1

COPPENS (H.), Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de Terminologie archivistique: usage aux Archives de l’Etat en Belgique (1994) aangevuld met de lijsten van redactionele vormen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit Archiefterminologie en met verwijzing naar Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland, Brussel, 2004, p. 41. 2 Def. nr. 139 in: ibidem, p. 67.

dat het soms onmogelijk was om de hele dienst in één (of een halve) dag te bezoeken, met als gevolg dat er meerdere bezoeken en zendingen nodig waren om de informatie met betrekking tot één dienst te verzamelen. Na elk bezoek werd een voorlopige selectielijst opgesteld en verstuurd naar de contactpersoon van de desbetreffende dienst, met de vraag de ontwerpversie af te toetsen en te becommentariëren. Op basis van de feedback werden de lijsten verbeterd: in sommige gevallen werd een nieuwe versie doorgestuurd, die nogmaals becommentarieerd kon worden. De informatie uit de interviews werd overigens aangevuld met schriftelijke bronnen. Het belangrijkste document was de functiebeschrijving die gemaakt werd in het licht van de Copernicus-hervorming (CoperScience), waarbij wel rekening gehouden moet worden met het feit dat dit document nooit volledig werd toegepast in de dagelijkse werking. Daarnaast vormden de websites van de verschillende diensten (zowel op internet als op extranet) en een aantal jaarverslagen een rijke bron. Voor het wettelijke kader konden we terugvallen op talrijke, in het Belgisch Staatsblad gepubliceerde wetten en uitvoeringsbesluiten. Naast de centrale diensten van de POD Wetenschapsbeleid werden er ook bezoeken gebracht aan en selectielijsten opgesteld voor de volgende Staatsinstellingen met Afzonderlijk Beheer: de Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie (DWTI), het Belgisch Telematica Netwerk (BELNET) en de Hoge Belgische Vertegenwoordiging voor het Ruimtevaartbeleid. Deze selectielijsten zijn achteraan in de publicatie terug te vinden. De samenwerking tussen het Algemeen Rijksarchief en de verschillende archiefvormers eindigt geenszins met de voltooiing van deze selectielijsten. Voor elke instelling zal een vergadering belegd worden over de implementering van deze selectielijst. Bovendien staat het Rijksarchief ook steeds ter beschikking voor advies. De selectielijst beschrijft de situatie zoals ze vandaag geldt. Organisaties evolueren echter en daarom is het belangrijk dat deze lijst regelmatig wordt herzien en geactualiseerd. Het Algemeen Rijksarchief zal dit om de vijf jaar proberen te doen.

DE DIENST VOOR WETENSCHAPPELIJKE EN TECHNISCHE INFORMATIE (DWTI)

20

HISTORISCH-INSTITUTIONEEL KADER

GESCHIEDENIS De Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie is de rechtsopvolger van het Nationaal Centrum voor Wetenschappelijke en Technische Documentatie (NCWTD), dat werd opgericht als onderzoeksprogramma in 19643. Zijn taak was en is nog steeds het opsporen van relevante wetenschappelijke documentatie en vakliteratuur. In de jaren 1970 deed de nieuwe informatietechnologie bij het wetenschappelijk onderzoek zijn intrede en was het NCWTD de Belgische pionier op het gebied van databanken (voor wetenschappelijke literatuur), die via datatransmissienetwerken doorzoekbaar waren. Tijdens de jaren 1980 werd het “online” consulteren van informatie steeds belangrijker en specialiseerde het NCWTD zich verder in deze materie. Het NCWTD werd de vertegenwoordiger van België in het Scientific and Technical Information Network (STN)- International en in Chemical Abstracts Service (CAS) Online. In de jaren 1990 versterkte het NCWTD zijn banden met Europa en ging het steeds meer deelnemen aan internationale projecten. In 1988 werd de NCWTD omgevormd tot een vereniging zonder winstoogmerk (vzw) met overheidsfinanciering4. In 1997 werd deze vzw omgevormd tot een Staatsdienst met Afzonderlijk Beheer binnen de DWTC onder de naam Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie5(zie organigram POD Wetenschapsbeleid, p. 41). Pas in 2000 werden de voorschriften voor het financieel en materieel beheer ingevoerd en verkreeg de dienst een grotere autonomie en een eigen organisatiestructuur.6

BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN 1. Informatiebemiddeling Deze kerntaak van de Diensten voor Wetenschappelijke en Technische Informatie (DWTI) is het verstrekken van wetenschappelijke en technische informatie aan bedrijven, nietcommerciële organisaties en de overheid7. Het werkterrein omvat een breed scala van wetenschappelijke velden, zowel exacte als niet-exacte wetenschappen. Het opsporen van vakliteratuur blijft een belangrijke kerntaak. De instelling stelt op aanvraag van onderzoekers of een onderzoeksinstelling een volledige wetenschappelijke vakbibliografie op. In het verlengde hiervan is de DWTI een documentatiecentrum van wetenschappelijke publicaties. De dienst levert op aanvraag kopieën van onder andere artikels van tijdschriften, normen, rapporten en octrooien. Een onderzoeker kan ook met specifieke wetenschappelijke vragen bij DWTI terecht, maar mag niet verwachten dat de medewerkers van DWTI uitgebreid wetenschappelijk onderzoek leveren of de informatie interpreteren. De dienst zal enkel het antwoord op een specifieke vraag geven. Bijvoorbeeld: als een onderzoeker vraagt naar een fysische eigenschap van een 3

http://www.stis.fgov.be/nl/history.asp (geraadpleegd op 23/07/2008). Statuten (Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van 11/02/1988, nr. 173). 5 Koninklijk Besluit van 19/08/1997 tot oprichting , binnen de Federale diensten voor wetenschappelijke, 4

technische en culturele aangelegenheden, van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer 'Dienst voor wetenschappelijke en technische informatie' (DWTI) (Belgisch Staatsblad van 29/08/1997, p. 22094). 6

Koninklijk Besluit van 01/02/2000 tot vaststelling van de organieke voorschriften voor het financieel en materieel beheer van de Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie als Staatsdienst met Afzonderlijk Beheer (Belgisch Staatsblad van 08/03/2000, p. 06954). Nadien gewijzigd door het Koninklijk Besluit van 18/07/2008 (Belgisch Staatsblad van 31/07/2008, p. 40368). 7 http://www.stis.fgov.be/nl/stid.asp (geraadpleegd op 29/05/2008).

21

Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie – Historisch-institutioneel kader

bepaalde stof wordt deze eigenschap gegeven, zonder meer uitleg van de structuur of waarom de stof deze eigenschap heeft. De aanvrager van de informatie (de “klant”) moet zelf de hem ter beschikking gestelde informatie interpreteren en verwerken. Een ander voorbeeld van informatie opgevraagd kan worden is het CAS-nummer (Chemical Abstracts Servicenummer). Een CAS-nummer is een uniek identificatienummer voor chemische substanties en wordt sinds 1957 gebruikt8. Sinds 2002 bouwt de DWTI, onder de naam SPIDOC, een specifiek kenniscentrum voor informatie aangaande wetenschapsbeleid uit en stelt ze informatiedossiers samen voor de POD Wetenschapsbeleid en eventuele andere overheden.

2. Wetenschappelijke ondersteuning De DWTI is de helpdesk voor het Scientific and Technical Information Network (STN9) en CAS Online voor buitenlandse organisaties. De DWTI onderhoudt ook het Belgisch Portaal voor Onderzoek en Innovatie (Research.be10): een gestructureerde portaalsite in verband met onderzoek, ontwikkeling en innovatie in België. De site geeft een overzicht van de onderzoekscentra, verwijst naar andere websites en geeft een overzicht van websites in verband met internationale samenwerking en subsidieverlenende organisaties.

3. Digitaal patrimonium Via de “dienst” van het Digitaal Patrimonium (DIGIPAT) wil de DWTI Belgische en Europese initiatieven voor de digitalisering van het erfgoed opvolgen en ondersteunen.11 Concreet ondersteunt DIGIPAT digitaliseringsprojecten van de Federale Wetenschappelijke Instellingen en van het Koninklijk Belgisch Filmarchief ,die tot doel hebben de bestaande collecties te digitaliseren. Participanten zijn onder andere: de Koninklijke Bibliotheek, de Koninklijke Sterrenwacht van België, het Belgisch Instituut voor Ruimte-Aëronomie en het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika. DIGIPAT geeft informatieve ondersteuning in verband met digitalisering aan de federale partners en via DIGIPAT zetelt DWTI in de expertcomités van de Europese Unie. Een voorbeeld van een recent project waaraan DIGIPAT zijn medewerking heeft verleend, was eContent Plus. Via DIGIPAT zetelde DWTI in de beheerscommissie van dit financieringsprogramma van de Europese Unie, dat projecten financierde die kwaliteitsvol Europese meertalige documenten via digitale weg toegankelijk moest maken. Het programma begon in 2005 en liep over vier jaar (tot 2008). Via DIGIPAT zetelt DWTI verder in de werkgroep eContent van de Commissie voor Internationale Samenwerking (CIS). Tot slot is de DWTI verantwoordelijk voor de inhoud en het beheer van de website van DIGIPAT, die werd opgestart in 1999.

4. EUROFED EUROFED is opgestart door de DWTI om Federale Wetenschappelijke Instellingen en andere belanghebbenden te ondersteunen en te informeren over de Europese onderzoeks-, cultuur- en innovatieprogramma’s in de context van de Europese Onderzoeksruimte12. Concreet betekent dit dat instellingen bij EUROFED terecht kunnen voor informatie over de Kaderprogramma’s van de Europese Unie en informatievergaderingen. EUROFED verwittigt eventuele belanghebbenden persoonlijk indien er een oproep is tot het indienen van voorstellen die met 8

http://www.cas.org/ (geraadpleegd op 04/06/2008, p. 22094). http://www.stn-international.de/ (geraadpleegd op 04/06/2008). 10 http://www.research.be (geraadpleegd op 04/06/2008). 11 http://digipat.stis.fgov.be/digipat.asp?id=20;50&lang=NL (geraadpleegd op 23/07/2008). 12 http://Eurofed.stis.fgov.be/Eurofed.asp?Id=100&lang=NL(geraadpleegd op 24/07/2008). 9

22

Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie – Historisch-institutioneel kader

het profiel van de desbetreffende instelling overeenkomen en geeft eerstelijnsondersteuning bij het voorbereiden van het voorstel. Tot slot kunnen onderzoeksinstellingen bij EUROFED terecht voor hulp bij hun zoektocht naar buitenlandse partners13. ORGANISATIE EN WERKING De Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie (DWTI) is sinds 1997 een Staatsinstelling met Afzonderlijk Beheer14, met sterke banden met de POD Wetenschapsbeleid. De verschillende diensten van de DWTI zijn moeilijk af te bakenen omdat het een relatief kleine instelling is met vele onderlinge contacten en samenwerkingsinitiatieven. Het in de archiefselectielijst gehanteerd organigram is daarom grotendeels gebaseerd op de Synoptische Tabel van de activiteiten van de DWTI15. Deze tabel somt de verschillende activiteiten op en geeft zo een beeld van het “organigram” zoals het in de praktijk wordt gehanteerd. DWTI wordt geleid door een directeur die op dezelfde hiërarchische lijn staat als de directeurs van de Federale Wetenschappelijke Instellingen. De DWTI heeft een eigen Beheerscommissie. Binnen DWTI bestaan er twee verschillende types afdelingen. Enerzijds zijn er drie ondersteunende diensten. De Dienst Algemeen Beheer groepeert de cellen personeelsbeheer, boekhouding en logistiek beheer. De Dienst ICT staat in voor de ontwikkeling van databanken en de aankoop en het onderhoud van de hard- en de software. De Dienst Promotie en Externe Communicatie staat in voor de contacten met derden. De drie uitvoerende diensten voeren dan weer de kerntaken van DWTI uit. De “Dienst” Wetenschappelijke en Technische Informatie en Documentatie verzamelt de nodige informatie en stelt deze ter beschikking van de klanten. Daarnaast bouwt ze een eigen kennis- en documentatiecentrum uit voor de verschillende wetenschappelijke disciplines waarmee ze in aanraking komt (cfr. supra). De Dienst Informatie en Documentatie inzake Wetenschapsbeleid legt zich toe op het geven van specifieke informatie aangaande het beleid op het gebied van het wetenschapsbeleid en beheert alle door de DWTI opgestarte websites en databanken (DIGIPAT, Research.be). SPIDOC, tot slot, stelt informatiedossiers samen voor het Federaal Wetenschapsbeleid. De Dienst Informatie en Ondersteuning “Europese Onderzoeksruimte” is het nationaal contactpunt voor diverse Europese programma’s zoals bijvoorbeeld eContentPlus. Ze staat de POD Wetenschapsbeleid bij met het financieel beheer van de deelname van het Federaal Wetenschapsbeleid aan Europese projecten. De DWTI is gevestigd in de gebouwen van de Koninklijke Bibliotheek van België (Keizerslaan 4, 1000 België).

13

http://Eurofed.stis.fgov.be/Eurofed.asp?id=100;200&lang=NL (geraadpleegd op 24/07/2008). Koninklijk Besluit van 19 augustus 1997 houdende de oprichting, binnen de Federale Diensten voor Culturele, Wetenschappelijke en Technische Aangelegenheden, van de Staatsdienst met Afzonderlijk beheer “Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie” (DWTI), (Belgisch Staatsblad van 29/08/1997, p. 22094). 15 Synoptische Tabel van de activiteiten van de DWTI, 07/01/2008. 14

23

24

ORGANOGRAM 1. Het huidig organogram16 •

• • • • • •

16

Directie en Administratie o Directeur o Personeelsdienst o Boekhouding Logistieke Voorzieningen Dienst ICT Dienst Promotie, Verspreiding en Externe Communicatie Wetenschappelijke en Technische Informatie en Documentatie Informatie en Documentatie inzake Wetenschapsbeleid Informatie en Ondersteuning “Europese Onderzoeksruimte”

Bron: synoptische tabel van de activiteiten van de DWTI, 07/01/2008.

25

26

ARCHIEFVORMING EN BEHEER ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING De documenten in verband met administratief en boekhoudkundig beheer worden verzameld bij het secretariaat van de dienst. De (papieren) briefwisseling en van de processen-verbaal van de Beheerscommissie worden gescand en via het intranet ter beschikking gesteld. Op wetenschappelijk en technisch gebied beheert iedere medewerker naar eigen goeddunken het archief van zijn/haar specialiteit. Naast het papieren klassement wordt er ook een digitaal klassement aangelegd. De documenten worden soms op de eigen persoonlijke schijf bewaard, maar zijn voor het merendeel raadpleegbaar via het intranet. Men maakt gebruik van een systeem dat intern “File Pool” genoemd wordt en dat toelaat de documenten centraal op te slaan en te delen. Op File Pool is er een full text zoekfunctie die het makkelijk maakt om documenten terug te vinden. Voor het aanmaken van elektronische documenten wordt vooral gebruik gemaakt van de courante Office-toepassingen van Microsoft. Nieuwe documenten worden aangemaakt in de nieuwe Office Open XML formaten van Microsoft. SELECTIE VAN HET ARCHIEF De algemene selectiecriteria voor reeksen van intern beheer en reeksen van financieel beheer zijn gelijkaardig aan die van de POD Wetenschapsbeleid (zie p. 50). Reeksen die een primaire bron vormen voor de studie van de activiteiten zijn heel interessant voor blijvende bewaring. Ook folders en presentaties kunnen als een dergelijke bron worden aanzien, maar er hoeft uiteraard maar één exemplaar van elke folder of presentatie bewaard te worden. Net zoals bij de POD het geval is, kan ook hier onmogelijk alle briefwisseling worden bewaard. De briefwisseling inzake interne werking komt voor permanente bewaring in aanmerking, de briefwisseling voor de helpdesk niet. Klantenlijsten dienen niet blijvend bewaard te worden omdat deze louter een opsomming geven van de klanten en van de diensten waarvan zij gebruik maken.

27

28

SELECTIELIJST De selectielijst is een systematisch overzicht van alle archiefreeksen die, ongeacht hun drager, door een persoon of een instelling opgemaakt en ontvangen zijn in uitvoering van zijn of haar activiteiten. Deze duidt op zijn minst de aard aan van de archiefreeksen, de bewaartermijn van elke reeks en hun definitieve bestemming. De DWTI weten op die manier al van bij de totstandkoming van de documenten, en zelfs nog vóór de totstandkoming ervan, welke vernietigd zullen mogen worden na het verstrijken van hun bewaartermijn en welke blijvend bewaard zullen moeten worden wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde. Een volgens het structureel model opgestelde archiefselectielijst geeft de archiefreeksen weer in de volgorde van het organigram. GEGEVENS VERMELD IN DE TABEL Reekscode De reekscode is een door de auteur aangeduide code met als doel makkelijk documenten te kunnen identificeren. Deze code komt niet overeen met de codes die door de diensten zelf worden gebruikt en hebben enkel als doel de selectielijst overzichtelijker te maken en de procedure voor het aanvragen van vernietigingen te versnellen. Archiefreeksen Het archief wordt per reeks omschreven aangezien deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast zullen worden. Datering (uiterste data) De kolom met uiterste data (de datum van het oudste stuk en de datum van het jongste stuk) is facultatief. In het geval van DWTI was het echter te moeilijk om de uiterste data nauwkeurig te bepalen. Bewaartermijn De bewaartermijn duidt aan hoe lang een reeks binnen een bepaalde dienst bewaard moet worden. De bewaartermijn geeft aan welke de administratieve en/of juridische bewaartermijn is van de betrokken archiefdocumenten: hoe lang de documenten nuttig zijn voor de uitoefening van de taken van de dienst en hoe lang ze juridische bewijskracht kunnen hebben. Deze termijn werd bepaald in samenspraak met de medewerkers van de dienst. Definitieve bestemming De definitieve bestemming wordt door het Rijksarchief bepaald. Er zijn drie mogelijke definitieve bestemmingen: • Bewaren: in dit geval moeten deze archiefreeksen ook na de administratieve bewaartermijn bewaard en tenslotte aan het Rijksarchief moeten worden overgedragen. • Vernietigen: deze reeksen mogen nadat de administratieve bewaartermijn is afgelopen vernietigd worden. • Selecteren: in deze reeksen komen sommige documenten in aanmerking voor bewaring op lange termijn, maar zijn sommige documenten ook minder interessant.

29

Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie - Archiefselectielijst

In voorkomend geval zal de auteur precieze selectiecriteria vermelden in de kolom “opmerkingen”. Deze beslissing gaat in vanaf het verstrijken de bewaartermijn. Opmerkingen In deze kolom is er ruimte voor eventuele verduidelijkingen of verdere informatie. VOLGORDE WAARIN DE REEKSEN WORDEN VOORGESTELD De archiefselectielijst volgt grotendeels het op de Synoptische Tabel gebaseerde “organigram”(zie hoger), van de Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Organisatie. Op de eerste plaats komen de reeksen voor de directie en de administratie, gevolgd door de wetenschappelijke informatie - inclusief de specifieke informatie voor Wetenschapsbeleid (SPIDOC) - en ten slotte de ondersteuning “Europese Onderzoeksruimte”. De dienst ICT wordt niet apart vermeld. Hij heeft vooral een ondersteunende taak en haar archief heeft dan ook veel raakpunten met de andere diensten. De contracten en ander archief met betrekking tot het financieel beheer van de ICT-dienst wordt bij de Dienst Boekhouding bewaard. Zijn helpdeskfunctie leunt ofwel aan de dienst die de wetenschappelijke informatie verstrekt ofwel bij de dienst voor de ondersteuning van de “Onderzoeksruimte”. Eerst worden de reeksen vermeld met betrekking tot de interne werking van de dienst, gevolgd door de reeksen die gevormd werden bij het uitvoeren van de taken van DWTI en tot slot de reeksen documentatie en overzichtsdocumenten.

30


Code van de reeks

Reeks

Bewaar- Definitieve termijn bestemming

A. DIRECTIE EN ADMINISTRATIE Archief met betrekking tot het algemeen beheer A.001

Dienstnota’s

10 jaar

bewaren

A.002

Interne nota’s

10 jaar

bewaren

10 jaar

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Beheerscommissie A.003

Deze reeks bevat de uitnodigingen, de notulen van de vergadering, de voorbereidende documenten en de bijlagen bij de rapporten

A.004

Contracten en overeenkomsten met verschillende instellingen

10 jaar

bewaren

A.005

Aanwervingscontracten

10 jaar

bewaren

A.006

Verzekerings- en onderhoudscontracten

10 jaar

vernietigen

A.007

Zendingsverslagen

10 jaar

bewaren

31

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

Archief met betrekking tot het financieel beheer (Dienst Boekhouding) A.008

Databank voor het boekhoudkundig beheer

10 jaar

vernietigen

A.009

Bestelbonnen

10 jaar

vernietigen

A.010

Facturen

10 jaar

vernietigen

A.011

Rekeninguittreksels

10 jaar

vernietigen

A.012

Jaarrekeningen

10 jaar

bewaren

B. WETENSCHAPPELIJKE EN TECHNISCHE INFORMATIE EN DOCUMENTATIE B.001

Briefwisseling in verband met het Scientific Technical and Scientific Network (STN) en de Online Chemical Abstracts Service (CAS) Deze reeks bevat briefwisseling over allerhande (algemene) onderwerpen, waaronder veel briefwisseling voor de Helpdesk (informaticaproblemen)

B.002

Rapporten SPIDOC

10 jaar

selecteren

10 jaar

bewaren

32

Briefwisseling aangaande de interne werking bewaren, briefwisseling aangaande de helpdesk vernietigen


Code van de reeks

Reeks


B.003

Nieuwsbrieven (zowel van de DWTI als EUROFED, SPIDOC en andere organisaties)

2 jaar

bewaren

B.004

Aanvragen voor lijsten van artikels en normen

5 jaar

vernietigen

B.006

Aanvragen voor fotokopieën of elektronische versies van artikels (extern)

5 jaar

vernietigen

B.007

Lijst van klanten voor informatiebemiddeling

10 jaar

vernietigen

tot ingrijpende aanpassing

bewaren

verstreken

selecteren

zolang de folder actueel is

1 exemplaar van elke folder bewaren

B.008

B.009

Portaalsite Research.be, de portaalsite voor wetenschappelijk onderzoek in België Stukken betreffende cursussen die door de DWTI worden georganiseerd Deze reeks bevat de cursussen zelf en de aankondigingen van de cursussen.

B.010 Folders opgesteld door de DWTI

33

Opmerkingen

De cursussen bewaren, de aankondigingen en praktische schikkingen vernietigen.


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

Presentaties gegeven door DWTI B.011

Deze reeks bevat de presentaties zelf, de publicaties die hierbij horen, de deelnemerslijsten en de voorbereidingen.

5 jaar

selecteren

C. INFORMATIE EN ONDERSTEUNING VAN DE “EUROPESE ONDERZOEKSRUIMTE”

C.001

Website van EUROFED


bewaren

34

De presentaties zelf bewaren, de deelnemerslijsten en voorbereidingen vernietigen.

BELGISCH TELEMATICA NETWERK (BELNET)

HISTORISCH-INSTITUTIONEEL KADER GESCHIEDENIS In 1989 lanceerden de Diensten voor de Programmatie van het Wetenschapsbeleid (DPWB) het meerjarig onderzoeksprogramma “communicatietechnologie” om het gebruik van supercomputers door Belgische onderzoekers te bevorderen en het installeren van een afstandsverbinding tussen de onderzoekers met de supercomputers mogelijk te maken17. Dit meerjarig onderzoeksprogramma is de eerste aanloop naar wat later BELNET zou worden. BELNET werd in 1997 een zelfstandige dienst binnen de Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele Informatie van start en had als oorspronkelijke taak de communicatie tussen Belgische onderzoeksinstellingen te verbeteren18. De Wet van 7 mei 1999 vormde de dienst uiteindelijk om in een Staatsdienst met Afzonderlijk Beheer, met als officiële naam Belgisch Telematica Netwerk (BELNET). Vanaf 1 januari 2000 begonnen zijn activiteiten op zelfstandige basis19.

BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN De kerntaak van BELNET is het ter beschikking stellen van breedbandinternet met hoge capaciteit aan wetenschappelijke instellingen (zoals de Federale Wetenschappelijke Instellingen, de universiteiten en andere instellingen die wetenschappelijke activiteiten verrichten). BELNET beheert drie verschillende netwerken20. Naast het algemene netwerk is BELNET verantwoordelijk voor het Belgisch Internetknooppunt BNIX. Via BNIX biedt het de Belgische internetproviders de mogelijkheid om tegen hoge snelheid gegevens met elkaar uit te wisselen. Hiervoor hebben de providers toegang tot een speciaal uitgeruste ruimte in de gebouwen van BELNET. Ten slotte zorgt BELNET voor de verbinding tussen alle netwerken van de Federale Overheid via het FedMAN (Federal Metropolitan Area Network)-netwerk. Daarnaast biedt BELNET zowel publieke als private organisaties nog andere diensten aanSommige diensten zijn essentieel om het netwerk ten volle te benutten. Andere diensten zijn eerder een aanvulling die aan de gebruikers ter beschikking worden gesteld21. Vooraleer een naam (of internetadres) op het internet mag gebruikt worden, moet deze aangevraagd, geregistreerd en in sommige gevallen aangekocht worden. BELNET is een geregistreerd agent van DNS.be en kan dus domeinnamen voor zijn “klanten” registreren bij DNS.be22, de beheerder van alle Belgische domeinnamen23. BELNET levert de technische capaciteit van de NTP-server van de Koninklijke Sterrenwacht van België. Hiermee biedt het in samenwerking met de Afdeling 1: Tijd, aardrotatie en

17

http://www.belnet.be/nl/index2.php?upnr=10 (geraadpleegd op 09/06/2008). Diensten van de Eerste Minister: Federale Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele Aangelegenheden, Opdrachten en activiteiten, Brussel, 1997, p. 59-61. 19 Wet van 7 mei 1999 (Belgisch Staatsblad van 17/08/1999), art. 6; Koninklijk Besluit van 23/09/1999 (Belgisch Staatsblad van 19/01/2000). 20 http://www.belnet.be/nl/index2.php?upnr=16 (geraadpleegd op 09/06/2008). 21 http://www.belnet.be/nl/index2.php?upnr=19 (geraadpleegd op 09/06/2008). 22 http://www.belnet.be/nl/index2.php?upnr=37 (geraadpleegd op 09/06/2008). 23 http://www.dns.be/nl/index.php (geraadpleegd op 07/07/2008). 18

37

BELNET – Historisch-institutioneel kader

ruimtegeodesie van de Koninklijke Sterrenwacht van België24 de mogelijkheid om (computer)klokken automatisch te synchroniseren met de atoomklokken van de Sterrenwacht. Het promoten van openbron software wordt door BELNET hoog in het vaandel gedragen. Daarom stelt het een hele reeks openbron software ter beschikking van zijn klanten via een FTP (File Transfert Protocol)-server. Daarnaast host het één van de Europese SourceForgeservers. SourceForge25 is het grootste bibliotheek van openbronsoftware ter wereld. De instelling beheert drie nieuwsservers (Usenet) en heeft een eigen Jabber-server. Jabber is een openbron Instant Messeging-protocol en een alternatief voor populaire gesloten IMprotocollen zoals Windows Live (MSN). De Jabber-service is platformonafhankelijk en wordt door vele cliëntprogramma’s ondersteund (bvb. PSI, Pidgin,…), wat verklaart dat het protocol vooral in de wetenschappelijke wereld heel populair is. BELNET helpt, via het “Computer Emergency Response Team” (CERT), de klanten bij het beveiligen van hun netwerk en hun computers. Ze geeft advies aan de klanten, verwittigt bij incidenten en stelt een bibliotheek en links over computerbeveiliging ter beschikking aan zijn klanten26. Daarnaast is BELNET zelf een onderzoekscentrum dat zich specialiseert in de nieuwste technologieën, zoals bijvoorbeeld videoconferenties en video streaming. Deze nieuwe technologische innovaties kunnen er bijvoorbeeld voor zorgen dat (internationale) wetenschappelijke colloquia op afstand kunnen worden gehouden. BELNET coördineert BeGRID, het grid voor onderzoekstoepassingen in België27. Door “grid computing” kunnen computers en opslagruimten die (geografisch) ver van elkaar verwijderd liggen makkelijk met elkaar verbonden worden. Via de “grid-technologie” is het mogelijk om de kracht van een computer die in Brussel staat te bundelen met de kracht van een computer die aan de andere kant van de wereld staat. Hierdoor krijgen veel meer gebruikers toegang tot de verschillende computers, meer rekenkracht, meer ruimte om documenten op te slaan en beschikking over meer gespecialiseerde software. Om de grid te configureren en er optimaal gebruik van te maken, gebruikt men speciale software, “middleware”28. Op het ogenblik van de redactie van deze selectielijst zijn er o.a. enkele grote universiteiten en organisaties ingeschreven, maar het grid staat open voor alle klanten van BELNET. ORGANISATIE EN WERKING Aan het hoofd van BELNET staat de directeur, die voor het dagelijks beheer wordt bijgestaan door de Beheerscommissie. De diensten kunnen in twee categorieën ingedeeld worden. Enerzijds zijn er de twee technische diensten die onder leiding staan van een technisch directeur. De Dienst Netwerkbeheer staat in voor het technisch beheer van de netwerken. De Dienst Dienstverlening biedt de verschillende complementaire diensten aan (cfr. supra). Binnen de Dienst Dienstverlening is er ook een cel Logistiek en ICT, die verantwoordelijk is voor het onderhoud van de computer- en serverinfrastructuur. Naast deze “technische diensten” zijn er vier ondersteunende diensten die rechtstreeks onder de directeur vallen: de Juridische Dienst, de Communicatie, de Administratie (met een dienst Personeel en Organisatie, een dienst Boekhouding en een dienst Receptie en Secretariaat) en de Klantendienst.

24

MAES (G.). Selectielijst van de Koninklijke Sterrenwacht van België, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 2008, p. 18. 25 www.sourceforge.net (geraadpleegd op 07/07/2008). 26 http://www.belnet.be/nl/index2.php?upnr=40 (geraadpleegd op 09/06/2008). 27 http://www.begrid.be/index.php?module=webpage&id=5 (geraadpleegd op 09/06/2008). 28 http://www.begrid.be/index.php?module=webpage&id=4 (geraadpleegd op 09/06/2008).

38

BELNET – Historisch-institutioneel kader

De ondersteunende diensten werden overigens pas in 1999 opgericht, toen BELNET werd omgevormd tot een Staatsdienst met Afzonderlijk Beheer. Voor die tijd werden deze taken (met uitzondering van de klantendienst), uitgeoefend door de ondersteunende of operationele diensten van de DWTC. De taken van de technische diensten werden in die periode wel door de toenmalige Dienst BELNET van de DWTC uitgeoefend, maar er was nog geen echt organigram.

39

40

ORGANOGRAM 1. Organogram van 1999 (de facto 2000) tot heden29

29

http://www.belnet.be/nl/index2.php?upnr=15 (geraadpleegd op 09/06/2008)

41

ARCHIEFVORMING EN BEHEER ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING Het archief uit de periode 1989 tot 1995 zijn als onderzoeksprogramma te vinden bij het Centraal Archief van de POD Wetenschapsbeleid. Voor de uitvoerende diensten, zoals de boekhouding, begint het archief pas vanaf 1997 omdat hun taken voordien door de DWTC uitgeoefend werden. BELNET is een relatief jonge organisatie en dat heeft zijn weerslag op de archiefvorming van de organisatie. Er is nog geen ordeningsplan. De meeste (papieren) documenten worden in het eigen bureau van de medewerkers bewaard. . De documenten in verband met het financieel en administratief beheer worden door de assistent van de directeur, tevens ook hoofd van de cel Boekhouding, bewaard omdat hij verantwoordelijk is voor de contracten. Er is op de zolder overigens een speciale archiefruimte voorzien voor de bewaring van alle contracten. Om fouten in het netwerk en de servers op te slaan, wordt gebruik gemaakt van een trouble ticketing systeem. Dit computerprogramma stelt een helpdesk in staat om snel gelijkaardige problemen en hun bijbehorende oplossingen op te sporen30. Een ticket is dan bijgevolg een bestand dat deze informatie verzamelt. Het systeem bestaat meestal uit een frontend-applicatie en een achterliggende database.

SELECTIE VAN HET ARCHIEF De algemene selectiecriteria zijn gelijkaardig aan die van de POD Wetenschapsbeleid (zie p. 50). Toch wil de auteur hier ook enkele specifieke krachtlijnen aanhalen.Bij BELNET worden heel veel samenwerkingsakkoorden met derde partijen afgesloten en de documentaire neerslag van deze samenwerkingsakkoorden zijn zeker de moeite waard om blijvend bewaard te worden. Daarnaast komen ook nog alle juridische adviezen in aanmerking voor permanente bewaring. Reeksen in verband met het dagelijkse onderhoud van de infrastructuur – de gebouwen, maar ook het computerpark – hebben geen blijvende waarde, wat betekent dat zij kunnen vernietigd worden na het verstrijken van de bewaartermijn. Een goed voorbeeld zijn de talloze tickets die worden aangemaakt.

30

http://www.troubleticketexpress.com/open-source-software.html (geraadpleegd 10/10/2008).

43

SELECTIELIJST De selectielijst is een systematisch overzicht van alle archiefreeksen die, ongeacht hun drager, door een persoon of een instelling opgemaakt en ontvangen zijn in uitvoering van zijn of haar activiteiten. Deze duidt op zijn minst de aard aan van de archiefreeksen, de bewaartermijn van elke reeks en hun definitieve bestemming. BELNET weet op die manier al van bij de aanvang van de totstandkoming van de documenten, en zelfs nog vóór de totstandkoming ervan, welke vernietigd zullen mogen worden na het verstrijken van hun bewaartermijn en welke blijvend bewaard zullen moeten worden wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde. GEGEVENS VERMELD IN DE TABEL Reekscode De reekscode is een door de auteur aangeduide code met als doel makkelijk documenten te kunnen identificeren. Deze code komt niet overeen met de codes die door de diensten zelf worden gebruikt en hebben enkel als doel de selectielijst overzichtelijker te maken en de procedure tot vernietiging te versnellen. Archiefreeksen Het archief wordt per reeks omschreven aangezien deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast zullen worden. Indien er Datering (uiterste data) De kolom met uiterste data (de datum van het oudste stuk en de datum van het jongste stuk) is facultatief.In deze selectielijst werd de uiterste datering weggelaten omdat de meeste reeksen in 1997 beginnen en nog steeds doorlopen. Bewaartermijn De bewaartermijn duidt aan hoe lang een reeks binnen een bepaalde instelling moet worden bewaard. De bewaartermijn geeft aan welke de administratieve en/of juridische bewaartermijn is van de betrokken archiefdocumenten: hoe lang de documenten nuttig zijn voor de uitoefening van de taken van de dienst en hoe lang ze juridische bewijskracht kunnen hebben. Deze termijn werd bepaald in samenspraak met de medewerkers van de dienst. Definitieve bestemming De definitieve bestemming wordt door het Rijksarchief bepaald. Er zijn drie mogelijke definitieve bestemmingen: • Bewaren: in dit geval moeten deze archiefreeksen ook na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn bewaard en tenslotte aan het Rijksarchief moeten worden overgedragen. • Vernietigen: deze reeksen mogen nadat de administratieve bewaartermijn is afgelopen vernietigd worden. • Selecteren: in deze reeksen komen sommige documenten voor permanente bewaring in aanmerking, maar zijn sommige documenten ook minder interessant. Precieze selectiecriteria zullen in de kolom “Opmerkingen” worden toegelicht.

45

BELNET - Archiefselectielijst

Deze beslissing gaat in vanaf het verstrijken de bewaartermijn. Opmerkingen In deze kolom is er ruimte voor eventuele verduidelijkingen of verdere informatie. VOLGORDE WAARIN DE REEKSEN WORDEN VOORGESTELD De selectielijst volgt het huidig organigram van BELNET. Eerst worden de ondersteunende diensten aangegeven, daarna de technische diensten. Binnen elke dienst worden eerst de reeksen inzake intern beheer voorgesteld, gevolgd door de reeksen gevormd door de uitvoering van de taken van de dienst en ten slotte door de documentatie.

46


Code van de reeks

Reeks


A. DIRECTIE A.001

Jaarverslagen

30 jaar

bewaren

A.002

Notulen en bijhorende stukken van de Beheerscommissie

10 jaar

bewaren

A.003

Stukken betreffende samenwerkingsakkoorden met de gemeenschappen

10 jaar

bewaren

A.004

Stukken betreffende samenwerkingsakkoorden met FEDICT

10 jaar

bewaren

A.005

Stukken betreffende samenwerkingsakkoorden met de Europese Unie

30 jaar

bewaren

zolang de documentatie relevant is

vernietigen

A.006 Documentatie over en afkomstig van bedrijven die willen samenwerken met BELNET

47

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

B. ADMINISTRATIE B1. PERSONEEL EN ORGANISATIE 70 jaar na geboortejaar personeelslid

bewaren

B1.001

Personeelsdossiers

B1.002

Contracten met het personeel

10 jaar

bewaren

B1.003

Overzichtslijsten van de prikklok

5 jaar

vernietigen

3 jaar na beëindiging van het tele- of thuiswerk

vernietigen

Tot de vorming voorbij is

selecteren

B1.004

B1.006

Overeenkomsten in verband met tele- en thuiswerk

Brochures over de vorming en syllabi

48

De syllabi bewaren, de brochures vernietigen


Code van de reeks

Reeks


B2. BOEKHOUDING B2.001

Kwitanties en bijbehorende stukken van boekhoudkundige verrichtingen

15 jaar

vernietigen

B2.002

Dossiers inzake overheidsopdrachten

15 jaar

vernietigen

B2.003

Bestelbonnen

10 jaar

vernietigen

B2.004

Facturen

10 jaar

vernietigen

B2.005

Jaarrekeningen

10 jaar

bewaren

2 jaar

vernietigen


bewaren

1 jaar

1 exemplaar bewaren

B3. RECEPTIE-SECRETARIAAT B3.001

Bezoekersregisters

C. COMMUNICATIE

C.001

Website

C.002

Nieuwsbrief

49

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks


D. JURIDISCHE DIENST D.001

Dossiers inzake juridische adviezen

10 jaar

bewaren

10 jaar

vernietigen

10 jaar

bewaren

15 jaar

bewaren

10 jaar

bewaren

E. KLANTENRELATIES E.001

Contracten met klanten (inclusief bijlagen)

F. TECHNISCHE DIENSTEN F1. NETWERKBEHEER F1.001

F1.002

Contracten met leveranciers, diensten voor het uitvoeren van uitbestede taken (zoals helpdesks) en hardwarefabrikanten Contract en beheersovereenkomst tussen BELNET en FEDICT inzake FedMAN Deze reeks bevat verder nog de notulen van de strategische vergadering met FEDICT voor FedMAN en de toevoegingen van de contracten

F1.003

Contract met universiteiten aangaande de toegangspunten voor internettoegang (POPcontracten)

50

Opmerkingen


Code van de reeks F1.004

Reeks

Opmerkingen

E-mails in verband met de geleverde certificaten De contracten zelf bevinden zich bij de partij. Deze maakt gebruik van het zogenaamde ticketing systeem. De dienst krijgt regelmatig een updates over de certificaten.

F1.005


Contracten in verband met het aanbieden van stageplaatsen

tot het certificaat wordt aangepast

vernietigen

10 jaar

vernietigen

vernietigen

vernietigen

F2. DIENSTVERLENING

F2.001

Akkoorden voor het uitwisselen van informatie tussen beheerders van nieuwsservers

tot ingrijpende verandering akkoord

F2.002

Technische mails met paswoorden voor verschillende platforms

tot verandering paswoord

De contracten bewaren, de technische mails vernietigen.

Stukken betreffende aanvragen voor certificaten (op papier bewaard). F2.003

1 jaar*

selecteren * Er werd bij contract bepaald dat de certificaten één jaar geldig zijn.

Deze reeks bevat de contracten met derden voor het aanvragen van de certificaten + technische mails

51


Code van de reeks F2.004

Reeks

Stukken betreffende technische documentatie i.v.m. BeGRID

zolang ze informatief nut heeft

vernietigen

Tickets met betrekking tot technische problemen

Tot ze vervangen worden door een nieuw ticket

vernietigen

Contracten met andere leveranciers van netwerkdiensten

10 jaar

vernietigen

Huurcontract voor het gebouw waar BELNET is gevestigd

zolang het gebouw in gebruik is

vernietigen

Stukken betreffende de veiligheid van het gebouw (i.s.m. met de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk van de POD Wetenschapsbeleid

zolang het gebouw in gebruik is

vernietigen

F2.005

F2.006


F3. LOGISTIEK EN ICT F3.001

F3.002

52

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks


F3.003

Onderhoudscontracten voor de hardware en de uitrusting (bv. servers en generatoren)

10 jaar

vernietigen

F3.005

Stukken betreffende het onderhoud van de infrastructuur (bv. de bureaus)

5 jaar

vernietigen

bewaren

F3.006

Inventaris van de infrastructuur

zolang infrastructuur gebruikt wordt

F3.007

Contracten met onderaannemers

10 jaar

vernietigen

F3.008

Stukken betreffende het beheer van de telefooncentrale

zolang de telefooncentrale in gebruik is

vernietigen

1 jaar

vernietigen

tot substitutie

vernietigen

F3.009

Tickets van incidenten op de fysieke hardware

F3.010

Databank van de verleende toegang tot de server (MySQL)

53

Opmerkingen

54

DE BELGISCHE HOGE VERTEGENWOORDIGING VOOR HET RUIMTEVAARTBELEID

55

HISTORISCH-INSTITUTIONEEL KADER GESCHIEDENIS EN BEVOEGDHEDEN VAN DE ARCHIEFVORMER De instelling is opgericht door het Koninklijk Besluit van 8 april 2003. Oorspronkelijk behoorden de taken van de Hoge Vertegenwoordiger tot de bevoegdheden van de SecretarisGeneraal van de Federale Diensten voor Wetenschappelijke, Culturele en Technische Aangelegenheden. Bij de aanduiding van de nieuwe Voorzitter heeft de vroegere SecretarisGeneraal en huidige Hoge Vertegenwoordiger deze taken echter behouden. Het is de taak van de Hoge Belgische Vertegenwoordiging voor het Ruimtevaartbeleid om de belangen van het land op internationaal niveau te behartigen (voornamelijk bij de Europese Unie en de ESA. Zijn aandacht gaat vooral naar de potentiële return voor België31. Concreet staat de Hoge Vertegenwoordiger de Minister van Wetenschapsbeleid bij in de Raad van de ESA op ministerniveau. Op de raad op het niveau van hoge ambtenaren van de ESA vertegenwoordigt hij de minister32. De Hoge Vertegenwoordiger is tevens lid van de Permanente Vertegenwoordiging van België in de Europese Unie. Hij staat de Permanente Vertegenwoordiger bij voor alle aspecten die het Ruimtevaartbeleid aangaan. De Hoge Vertegenwoordiging maakt geen deel uit van de POD Wetenschapsbeleid, maar rapporteert rechtstreeks aan de minister33. Om vertraging bij internationale handelingen tegen te gaan en omslachtige procedures te vermijden werd in maart 200634 een nieuw Koninklijk Besluit gemaakt dat het Koninklijk Besluit van 2003 verder uitwerkte. De wetgever zag echter in dat de toepassing van het nieuwe Koninklijk Besluit tot nog meer vertragingen zou kunnen leiden, en besliste reeds een week later om het nieuwe Koninklijk Besluit opnieuw in te trekken35. WERKING EN ORGANISATIE De instelling bestaat uit de Hoge Vertegenwoordiger zelf en vijf medewerkers. De Hoge Vertegenwoordiger heeft de titel en de rang van ambassadeur36. De Voorzitter van de POD Wetenschapsbeleid stelt twee personeelsleden van niveau A (één uit elke taalrol) ter beschikking37. Deze twee personen zijn de adjuncten van de Hoge Vertegenwoordiger. Daarnaast telt de instelling nog twee administratieve medewerkers en een technisch medewerker. De POD Wetenschapsbeleid stelt voorts lokalen, computerinfrastructuur ter beschikking van de Hoge Vertegenwoordiger. De uitgaven voor de Hoge Vertegenwoordiging worden ingeschreven op de Begroting van het Federaal Wetenschapsbeleid. 31

http://www.bhrs.be/mission_nl.stm (geraadpleegd op 02/07/2008). Koninklijk Besluit van 08/04/2003 tot aanwijzing van een Hoge Vertegenwoordiger voor het Ruimtevaartbeleid (Belgisch Staatsblad van 28/04/2003, p. 22873). 33 Ibidem. 34 Koninklijk Besluit van 28/03/2006 ter vastlegging van de reikwijdte en de wijze waarop de opdracht van de Hoge Vertegenwoordiger voor de vraagstukken inzake ruimtevaartbeleid wordt vervuld en de samenwerking tussen deze, de Voorzitter en de Directeur-generaal Onderzoek en Toepassingen van de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid wordt vastgelegd (Belgisch Staatsblad van 31/03/2006, p. 18357). 35 Koninklijk Besluit van 07/04/2006 tot intrekking van het koninklijk besluit van 28/03/2006 ter vastlegging van de reikwijdte en de wijze waarop de opdracht van de Hoge Vertegenwoordiger voor de vraagstukken inzake ruimtevaartbeleid wordt vervuld en de samenwerking tussen deze, de Voorzitter en de Directeur-generaal 'Onderzoek en Toepassingen' van de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid wordt vastgelegd (Belgisch Staatsblad van 10/04/2006, p. 19808). 36 Koninklijk Besluit van 08/04/2003 tot aanwijzing van een Hoge Vertegenwoordiger voor de vraagstukken inzake ruimtevaartbeleid (Belgisch Staatsblad van 28/04/2003 p. 22873). 37 Ministerieel Besluit van 08/04/2003 tot vastlegging van de samenwerking en de administratieve en logistieke bijstand van de POD Wetenschapsbeleid (integrale tekst te raadplegen op de website van de Belgische Hoge Vertegenwoordiger voor het Ruimtevaartbeleid: http://www.bhrs.be/mission_nl.stm) 32

57

Belgische Hoge Vertegenwoordiging voor het Ruimtevaartbeleid – Historisch-institutioneel kader

De dossiers worden vaak voorbereid door de medewerkers van de Dienst Ruimtevaarttoepassingen van het DG Onderzoekstoepassingen van de POD Wetenschapsbeleid. Bij de meeste vergaderingen zal de Hoge Vertegenwoordiger samen met een medewerker deze dienst aanwezig zijn en zal één persoon namens België het woord voeren. De Hoge Vertegenwoordiger zetelt in het Directiecomité van Wetenschapsbeleid en geeft advies als er een dossier wordt behandeld, dat rechtstreeks of onrechtstreeks, te maken heeft met zijn bevoegdheden wordt besproken38. Het organigram bestaat maar uit één dienst met de Hoge Vertegenwoordiger aan het hoofd. Daarom is besloten geen organigram op te stellen.

38 Koninklijk Besluit van 28/03/2006 houdende de wijze waarop de opdracht van de Hoge Vertegenwoordiger voor de vraagstukken inzake ruimtevaartbeleid wordt vervuld en de samenwerking tussen deze, de Voorzitter en de Directeur-generaal "Onderzoek en Toepassingen" van de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid wordt vastgelegd (Belgisch Staatsblad 31/03/2006, p. 18357).

58

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING Er is nog geen beleid aangaande het archiefbeheer. Eigenlijk bestaat het volledige archief van de Belgische Hoge Vertegenwoordiging voor het Ruimtevaartbeleid uit één reeks, namelijk de briefwisseling IN en OUT. De andere reeksen (zie selectielijst) worden op onderwerp geklasseerd na de brief die de zaak inluidt. Het archief wordt bewaard in het lokaal waar ook het bureau van de administratieve medewerkers is gevestigd. We kunnen misschien als tip meegeven dat het, qua bewaring, handiger zou om de grote reeks IN en OUT uit te splitsen op basis van deze selectielijst. Er kan een toegang gemaakt worden, bv. in de vorm van een databank, die de link tussen de dossiers en de briefwisseling “virtueel” weergeeft. Het huidige Word-document dat momenteel als toegang dient, kan een goede basis vormen. SELECTIE VAN HET ARCHIEF Ook bij deze jonge instelling is het van belang om een pro-actief selectiebeleid te voeren. De rapporten en eindrapporten zullen blijvend bewaard worden omdat ze een samenvatting geven van al de missies van de Hoge Vertegenwoordiger. Daarenboven vormen zij ook de basis van het klassement. De notulen afkomstig van ESA kunnen op termijn vernietigd worden. Een onderzoeker die deze zou willen raadplegen, kan immers terecht bij deze organisatie. Zendingsaanvragen en documentatie dienen evenmin bewaard te worden.

59

SELECTIELIJST De selectielijst is een systematisch overzicht van alle archiefreeksen die, ongeacht hun drager, door een persoon of een instelling opgemaakt en ontvangen zijn in uitvoering van zijn of haar activiteiten. Deze duidt op zijn minst de aard aan van de archiefreeksen, de bewaartermijn van elke reeks en hun definitieve bestemming. De Hoge Vertegenwoordiging voor de Ruimtevaart weet op die manier al van bij de aanvang van de totstandkoming van de documenten, en zelfs nog vóór de totstandkoming ervan, welke vernietigd zullen mogen worden na het verstrijken van hun bewaartermijn en welke blijvend bewaard zullen moeten worden wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde. GEGEVENS IN DE TABEL VERMELD Reekscode De reekscode is een door de auteur aangeduide code met als doel makkelijk documenten te kunnen identificeren. Deze code komt niet overeen met de codes die door de diensten zelf worden gebruikt en hebben enkel als doel de selectielijst overzichtelijker te maken en de procedure tot vernietiging te versnellen. Archiefreeksen Het archief wordt per reeks omschreven aangezien deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast zullen worden. Om praktische redenen kozen we ervoor om in deze selectielijst op te bouwen rond één functie, namelijk het vertegenwoordigen van België op het gebied van ruimtevaartbeleid. Er zijn slechts zeven verschillende reeksen, waardoor het niet de moeite loonde om verdere opsplitsingen te maken. Datering (uiterste data) De kolom met uiterste data (de datum van het oudste stuk en de datum van het jongste stuk) is facultatief. In deze selectielijst werd de uiterste datering weggelaten omdat elke reeks begint bij de oprichting van de instelling in 2003, met uitzondering van de notulen van de ESA waarvan de oudste uit 1999 dateren. Bewaartermijn De bewaartermijn duidt aan hoe lang een reeks binnen de instelling bewaard moet worden. De bewaartermijn geeft aan welke de administratieve en/of juridische bewaartermijn is van de betrokken archiefdocumenten: hoe lang de documenten nuttig zijn voor de uitoefening van de taken van de dienst en hoe lang ze juridische bewijskracht kunnen hebben.. Deze termijn werd bepaald in samenspraak met de medewerkers van de dienst. Definitieve bestemming De definitieve bestemming wordt door het Rijksarchief bepaald. Er zijn drie mogelijke definitieve bestemmingen: • Bewaren: in dit geval moeten deze archiefreeksen ook na de administratieve bewaartermijn bewaard worden en tenslotte aan het Rijksarchief moeten worden overgedragen.

61

Belgische Hoge Vertegenwoordiging voor het Ruimtevaartbeleid - Archiefselectielijst

• •

Vernietigen: deze reeksen mogen nadat de administratieve bewaartermijn is afgelopen vernietigd worden. Selecteren: in deze reeksen komen sommige documenten in aanmerking voor bewaring op lange termijn, maar zijn sommige documenten ook minder interessant. We zullen in voorkomend geval de precieze selectiecriteria vermelden in de kolom “opmerkingen”.

Deze beslissing gaat in vanaf het verstrijken van de bewaartermijn. Opmerkingen In deze kolom is er ruimte voor eventuele verduidelijkingen of verdere informatie. VOLGORDE WAARIN DE REEKSEN WORDEN VOORGESTELD Als eerste reeks wordt de briefwisseling gegeven, omdat deze reeks als “kapstok” fungeert voor de andere reeksen (zie hoger). Daarna worden de reeksen die handelen over de interne werking weergegeven, gevolgd door de reeksen die voortvloeien uit de uitvoering van de taken van de Hoge Vertegenwoordiger. Tot slot worden de reeksen met documentatie opgesomd, die van nut zijn bij het uitvoeren van de taken.

62


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

A. DE BELGISCHE HOGE VERTEGENWOORDIGER VOOR RUIMTEVAARTBELEID Inkomende brieven en minuten van uitgaande brieven (“briefwisseling IN en OUT”) A1.001

In deze reeks bevinden zich alle soorten inkomende en uitgaande briefwisseling en de bijlagen zijn de eigenlijke documenten. Er is enkel een chronologisch klassement.

5 jaar

selecteren


bewaren

Rapporten en eindrapporten bewaren. De overige documenten werden als aparte reeks opgenomen in de selectielijst.

Het Rijksarchief zal richtlijnen geven over de bewaring van websites

A1.002

Website

A1.003

Zendingsaanvragen

1 jaar

vernietigen

A1.004

Notulen van de vergaderingen van de European Space Agency (ESA)

10 jaar

vernietigen

Deze notulen worden door de ESA bewaard.

A1.005

Agenda’s van de vergaderingen van de European Space Agency (ESA)

10 jaar

vernietigen

Deze agenda's worden door de ESA bewaard.

A1.006

Informatiemappen over de programma’s in verband met ruimtevaart (per land, industrie of per programma)

5 jaar

vernietigen

63


Code van de reeks

A1.007

Reeks

Documentatie en informatie (krantenknipsels, cd’s en dvd’s)

Bewaar- Definitieve termijn bestemming zolang de documentatie frequent gebruikt wordt

vernietigen

64

Opmerkingen

65

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES

Recommend Documents