Aleph: nový knihovní systém pro MU Miroslav Bartošek, ÚVT MU
pro knihovny MU provoz centrálních poˇ cítaˇ cových technologií a informaˇ cních bází. Základní ˇ císelné údaje o knihovnách na MU jsou uvedeny v tabulce níže (ÚK oznaˇ cuje Ústˇ rední knihovnu, KJ znamená knihovní jednotku – výtisk knihy, záznamem je myšlen elektronický bibliografický záznam v automatizovaném knihovním systému).
V zᡠrí roku 2002 zakoupila Masarykova univerzita licenci na nový knihovní systém Aleph 500 od izraelské firmy ExLibris, který má nahradit doposud na MU používané systémy Tinlib a KP-SYS. Schopnosti a možnosti systému Aleph 500 umožˇ ují sjednotit a v rozumné míˇ n re i centralizovat automatizované knihovnické služby univerzity, a to i v prostˇ redí silnˇ e distribuované a decentralizované sítˇ e knihoven MU.
Koordinovaná automatizace knihoven MU byla zahájena v roce 1992, kdy pˇ ri ÚVT MU vzniklo oddˇ elení automatizace knihoven a doporuˇ cilo pro celou MU jednotný knihovní systém TINLIB od anglické firmy IME (jeho ˇ ceským distributorem je ÚVT UK Praha). Systém TINLIB byl rozumnˇ e škálován jak co do provozní systémové platformy (existuje v MS-DOSovské i Unixové verzi) tak i své ceny, takže umožnil efektivní nasazení i v tehdejších ekonomických a infrastrukturních podmínkách na MU. Levné MSDOSovské TINLIB servery na fakultách umožnily zavést dostateˇ cnˇ e robustní, flexibilní a pˇ ritom homogenní systém i v dobˇ e, kdy ještˇ e neexistovala dostateˇ cnˇ e spolehlivá, rychlá a rozprostˇ rená univerzitní poˇ cítaˇ cová sít’. S rozvojem sítˇ e (a univerzity samotné) byly nové požadavky knihoven a novˇ e vznikajících fakult ˇ rešeny s využitím centrálního unixového knihovního serveru. Kompletnímu pˇ rechodu na plnˇ e centralizovaný systém však bránila jednak velmi komplikovaná knihovní struktura MU (jen samotná Lékaˇ rská fakulta má dodnes pˇ res 60 dílˇ cích knihoven v desítkách r˚ uzných lokalit, vˇ etšina z nich nebyla nedávno v˚ ubec pˇ ripojena na sít’), jednak omezení systému TINLIB, který nebyl na takto složitý systém knihoven koncipován.
ˇ Clánek popisuje strukturu knihoven na MU a souˇ casný stav jejich automatizace, d˚ uvody pro výbˇ er systému Aleph 500, a pˇ redkládá také hlavní body koncepce nasazení nového knihovního systému na MU.
1 Popis souˇ casného stavu Na rozdíl od vˇ etšiny jiných vysokých škol nemá Masarykova univerzita v Brnˇ e žádnou ústˇ rední knihovnu. Její knihovní struktura je znaˇ cnˇ e distribuovaná (fyzicky i logicky) a je tvoˇ rena devíti Ústˇ redními knihovnami jednotlivých fakult MU, nˇ ekolika málo specializovanými knihovnami s celouniverzitní p˚ usobností (napˇ r. knihovnou Stˇ rediska pro pomoc nevidomým a slabozrakým student˚ um) a dále asi 125 dílˇ cími a oborovými knihovnami v desítkách lokalit mˇ esta Brna (podˇ rízených pˇ ríslušným ústˇ redním knihovnám fakult). Celkem je ve všech knihovnách MU deponováno pˇ res 1.4 miliónu knihovních jednotek odborné literatury ze všech vˇ edních obor˚ u; témˇ eˇ r polovina z tohoto poˇ ctu je soustˇ redˇ ena v knihovnách Filosofické fakulty. Služeb knihoven MU využívá pˇ redevším cca 22.000 student˚ u univerzity a velká ˇ cást z jejich více než 3000 zamˇ estnanc˚ u; naše knihovny však navštˇ evují i externí (mimouniverzitní) ˇ ctenᡠri. Po organizaˇ cní a pracovnˇ e-právní stránce spadají knihovny pod své mateˇ rské fakulty ˇ ci ústavy. Po odborné stránce jsou zastˇ rešeny Knihovnicko-informaˇ cním centrem MU, útvarem pˇ ri Ústavu výpoˇ cetní techniky, které koordinuje rozvoj knihoven na univerzitˇ e zejména v oblasti uplatnˇ ení informaˇ cních technologií a zajišt’uje
V souˇ casnosti je automatizovaný knihovní systém MU tvoˇ ren devíti samostatnými fakultními katalogy provozovanými v 8 pˇ rípadech pod systémem TINLIB a v 1 pˇ rípadˇ e pod systémem KPWIN (LF). Pˇ resnˇ eji jde o: – dva MS-DOSovské víceuživatelské fakultní TINLIB-servery (na ESF a PrávF), – dva unixové servery (jeden na FF, druhý na centrálním knihovním serveru na ÚVT, kde bˇ eží samostatné Tinlibovské systémy pro všechny zbývající fakulty a webové rozhraní TINWEB pro všechny fakultní katalogy), 1
fakulta
zkratka
filosofická pˇ rírodovˇ edecká pedagogická lékaˇ rská právnická ekonomicko-správní sociálních studií informatiky sportovních studií celkem
FF Pˇ rF PedF LF PraF ESF FSS FI FSpS MU
ÚK knih.
dílˇ cích (tisíc)
# KJ (tisíc)
záznam˚ u KJ (tis.)
1 1 1 1 1 1 1 1 1 9
12 23 20 69 1 0 0 0 0 125
692 340 133 129 117 28 24 8 1 1472
171 52 77 33 68 28 24 9 1 463
# záznam˚ u titul˚ u clánk˚ u monogr seriál˚ u ˇ 128 39 44 9 55 14 21 8 0 318
2.5 0.6 0.4 0.5 0.6 0.2 0.3 0.2 0.1 5.4
0 0 0.4 0 3.0 8.4 18.6 1.3 0 31.7
Hlavní d˚ uvody, proˇ c systém TINLIB již nevyhovuje dnešním požadavk˚ um, jsou následující:
– a systém KP-WIN na Lékaˇ rské fakultˇ e (d˚ uvodem pro jeho zavedení byla právˇ e obrovská roztˇ ríštˇ enost knihoven na LF spolu s jejich sít’ovou nedostupností, pro kterou zvolila LF strategii nasazení desítek izolovaných kopií velmi levného tuzemského systému).
– kapacitní omezení: systém má potíže se zpracováváním velkých záznam˚ u, které se s r˚ ustem velikosti elektronických katalog˚ u stávají ˇ cím dál závažnˇ ejší – provozní spolehlivost: systém není dostateˇ cnˇ e robustní pro plnˇ e centralizovaný provoz celouniverzitního systému; krátkodobé výpadky ˇ ci pˇ retížení sítˇ e není systém schopen ošetˇ rit bez ztráty údaj˚ u – systémová omezení: systém není koncipován pro tak složitou a distribuovanou knihovní sít’, jaká existuje na MU, a to jak po stránce provozní, tak také napˇ r. i bezpeˇ cnostní – nedostateˇ cná podpora standard˚ u a nových technologií: knihovnické standardy (MARCovská struktura dat, protokol Z39.50) jsou implementovány jen ve zjednodušené podobˇ e, nˇ ekteré nové technologie (XML) systém nepodporuje v˚ ubec – omezené možnosti integrace: kv˚ uli nižší podpoˇ re standard˚ u (zejména komunikaˇ cních) a chybˇ ejícímu univerzálnímu programovému rozhraní je velmi obtížné propojovat systém Tinlib s jeho okolím, at’ již se jedná o informaˇ cní systémy MU nebo jiné knihovní systémy (což výraznˇ e omezuje možnosti spolupráce napˇ r. pˇ ri sdílené katalogizaci, napojení na národní souborný katalog ˇ ci národní autority, spolupráci se zahraniˇ cím, napojení na digitální knihovny).
Ze základních knihovních funkcí jsou na fakultách automatizovány pouze dvˇ e nejzákladnˇ ejší: katalog (celkem je v elektronických katalozích MU zaznamenáno na 400 tisíc bibliografických záznam˚ u pˇ redstavujících vˇ etšinu živého fondu) a výp˚ ujˇ cky. Další funkce – jako jsou akvizice, meziknihovní výp˚ ujˇ cní služba aj. – nejsou v souˇ casnosti automatizovány. Podrobnˇ ejší popis knihoven MU, pˇ rístup k jejich katalog˚ um, licencovaným elektronickým informaˇ cním zdroj˚ um a další související informace lze nalézt na http://library.muni.cz/.
2 Výbˇ er nového knihovního systému Bˇ ehem dosavadních deseti let svého provozu na MU pokryl systém TINLIB základní požadavky: zavedení informaˇ cních technologií a automatizace do knihoven MU, zvládnutí základních standard˚ u a postup˚ u knihovníky, pˇ revedení záznam˚ u živého fondu do elektronické podoby a zlepšení služeb pro ˇ ctenᡠre. To vše za velmi nízkých náklad˚ u a s minimálními finanˇ cními nároky na vlastní zdroje MU (vˇ etšina pˇ rímých náklad˚ u do technologií byla kryta z grant˚ u – Fondu rozvoje VŠ, Mellonovy nadace, aj.). V souˇ casnosti jsme však již dosáhli hranice možností systému a jeho omezení se stávají ˇ cím dal ˇ castˇ eji brzdou dalšího rozvoje.
Na podzim roku 2001 podepsala Masarykova univerzita smlouvu s Vysokou školou ekonomic2
– Plná implementace standard˚ u. Systém Aleph má ovˇ eˇ reným zp˚ usobem dostateˇ cnˇ e kvalitnˇ e implementovány všechny souˇ casné svˇ etové knihovnické a komunikaˇ cní standardy, vˇ cetnˇ e standardu MARC21, na který budou pˇ recházet jak všechny tˇ ri spolupracující univerzity, tak ˇ Jako datový sklad využívá posléze i celá CR. standardní relaˇ cní databázi ORACLE. Aleph je hladce integrován do technologie SFX (dodávané rovnˇ ež firmou ExLibris), nad níž je budována – Jednotná informaˇ cní brána pro pˇ rístup k heterogenním informaˇ cním zdroj˚ um poskytovaˇ (spoleˇ ným knihovnami v CR cný projekt NK ˇ UK Praha a dalších významných knihoven, CR, viz http://www.jib.cz/).
kou v Praze o spolupráci pˇ ri výbˇ eru a nasazení nového knihovního systému. Pozdˇ eji pˇ ristoupilo k této smlouvˇ e i VUT v Brnˇ e. Na základˇ e testování dostupných systém˚ u, analýz situace na domácím trhu a výbˇ erových ˇ rízení dospˇ ely všechny tˇ ri vysoké školy ke spoleˇ cnému závˇ eru: zamˇ eˇ rit se na získání systému Aleph 500 od izraelské firmy ExLibris jako nového jednotného knihovního systému pro každou z univerzit. Hlavní d˚ uvody vedoucí k tomuto rozhodnutí byly následující: – Kvalitní systém mezinárodní úrovnˇ e. Aleph 500 patˇ rí mezi pˇ rední svˇ etové knihovní systémy, je používán v ˇ radˇ e vyspˇ elých zemí (cca na 700 místech ve 48 zemích) a jsou s ním pozitivní zkušenosti; je hojnˇ e využívaný i v akademickém prostˇ redí, a to jak pro velké samostatné knihovny tak i konsorcia se složitou vnitˇ rní strukturou; firma ExLibris p˚ usobí na trhu knihovních systém˚ u dlouhodobˇ e a má dostateˇ cnˇ e silné zázemí i postavení na mezinárodním trhu (bližší informace o systému lze získat napˇ r. na http://aleph.cuni.cz). ˇ – Ceská lokalizace a praktické zkušenosti. Sys-
Hlavním problémem pro získání systému Aleph 500 byla jeho cena, která se v pˇ rípadˇ e velkých knihoven pohybuje až v nemalých jednotkách milión˚ u Kˇ c (cena systému je odvozena jednak od velikosti jeho bází, jednak podle poˇ ctu soubˇ ežnˇ e pracujících knihovník˚ uaˇ ctenᡠru ˚). Díky spoleˇ cnému postupu všech tˇ rí spolupracujících univerzit se pˇ ri vyjednáváních s firmou ExLibris podaˇ rilo cenu významnˇ e snížit. Potˇ rebné investiˇ cní prostˇ redky se pak podaˇ rilo získat díky grantu z Transformaˇ cních a rozvojových program˚ u MŠMT pro veˇ rejné vysoké školy na rok 2002.
tém Aleph je lokalizován do ˇ ceštiny a již nˇ ekolik let je používán v nˇ ekolika nejvýznamnˇ ejších ˇ ceských knihovnách, takže jsou s jeho používáním v našich podmínkách dostateˇ cné praktické zkušenosti.
3 Nasazení systému Aleph 500 na MU
– Používán našimi partnery. Mezi uživatele systému patˇ rí i ˇ rada knihoven, s nimiž MU úzce spolupracuje: Moravská zemská knihovna ˇ v Praze, Vˇ v Brnˇ e, Národní knihovna CR edecká knihovna v Olomouci. V akademickém prostˇ redí u nás je tento systém nasazen zatím jen ˇ Plzeˇ na ZCU n (na VŠCHT a Pˇ rírodovˇ edecké fakultˇ e UK Praha je v provozu jeho starší verze Aleph 300). Pˇ rechod na systém Aleph 500 zvažuje také Akademie vˇ ed.
Souˇ casná licence systému Aleph 500 zakoupená pro Masarykovu univerzitu má následující parametry: – 35 soubˇ ežnˇ e pracujících knihovník˚ u – 75 soubˇ ežnˇ e pracujících ˇ ctenᡠru ˚ – 10 soubˇ ežných licencí pro pˇ rístup protokolem Z39.50 – 1 licence pro samoobslužný výp˚ ujˇ cní systém 3M SelfCheck (pro FF).
– Národní souborný katalog a báze autorit. Systém je využíván na vrcholovém stupni státˇ tak i na Slovensku. Je ních knihoven jak v CR ˇ báze Náv nˇ em budován souborný katalog CR, rodních autorit, a také všechny národní bibliografické databáze. Nasazení systému Aleph na MU umožní efektivní zapojení našich knihoven do všech tˇ echto aktivit.
Problémem tak složitého distribuovaného systému knihoven jaký existuje na MU, je potˇ reba vyššího poˇ ctu licencí pro soubˇ ežnˇ e pracující knihovníky, než je tomu u fyzicky centralizované knihovny (napˇ r. každá fakulta MU provozuje samostatný výp˚ ujˇ cní pult oproti jedinému pultu v centralizované knihovnˇ e). V souˇ casnosti poˇ cet 3
3.2 Hlavní body koncepce nasazení nového systému na MU
zakoupených knihovnických licencí každopádnˇ e zcela dostaˇ cuje pro rozjezd systému na FF a nˇ ekolika dalších fakultách. Ukáže-li se po plném zavedení systému do rutinního provozu pro celou MU potˇ reba soubˇ ežnˇ e pracujících knihovník˚ u vyšší, bude tato situace dle potˇ reby ˇ rešena (organizaˇ cními opatˇ reními, využitím možností off-line katalogizace ˇ ci jiných nástroj˚ u šetˇ rících knihovnické licence, v krajním pˇ rípadˇ e až dokoupením dalších licencí). 3.1
– systém Aleph bude provozován na centrálním serveru ÚVT MU, poˇ rízeném v závˇ eru roku 2001 (SunFire 280R, 2x CPU, 4GB RAM, Solaris 8); – provoz systému, zálohování, zabezpeˇ cení dat apod. bude zajišt’ovat ÚVT MU; – ˇ cinnosti potˇ rebné k nasazení nového systému bude koordinovat KIC MU; – pˇ rechod ze stávajících knihovních systému na Aleph 500 bude realizován postupnˇ e po fakultách; jako první bude realizován pˇ rechod Filosofické fakulty, která má nejvˇ etší knihovní fondy a pro kterou je pˇ rechod na nový systém nejkritiˇ ctˇ ejší; – FF MU poskytla systémového administrátora a systémového knihovníka potˇ rebné zejména pro pˇ rípravu a rozjezd systému na FF; jejich zkušenosti a podpora budou následnˇ e využity i pro další fakulty MU; – stávající systém izolovaných fakultních katalogu bude postupnˇ e transformován do jednoho celouniverzitního knihovního systému s jednotnou bibliografickou bází a centrální správou autorit pro celou MU; fakultní katalogy budou postupnˇ e slouˇ ceny, ovšem s oddˇ elenými knihovními jednotkami a pˇ ri zachování možnosti specifických nastavení na fakultních úrovních (napˇ r. pro výp˚ ujˇ cní proces, vˇ ecný popis, aj.)
Pˇ rínosy nového systému
Nasazení systému Aleph 500 nám umožní realizovat ˇ radu ˇ cinností, které jsme nebyli schopni ˇ rešit se stávajícím systémem: – pˇ rejít postupnˇ e na centrální knihovní systém pro celou MU s možností zachovat individuální nastavení vybraných funkcí na úrovni fakult – automatizovat další knihovnické funkce (MVS, akvizice, správa seriál˚ u) – navázat užší praktickou spolupráci s významˇ MZK, VUT) nými knihovnami (NK CR, – integrovat knihovní systém s informaˇ cními systémy MU (IS, digitální knihovny) – nabídnout ˇ ctenᡠru ˚m nové, dokonalejší a spolehlivˇ ejší služby – zlepšit úroveˇ n bibliografických záznam˚ u, pˇ rejít na nejnovˇ ejší svˇ etové standardy v oblasti bibliografického zpracování (MARC 21) – prakticky zapojit MU do procesu sdílené katalogizace a sdíleného využívání národních soubor˚ u autorit, vedoucí k efektivnˇ ejší tvorbˇ e záznam˚ u a vyšší kvalitˇ e záznam˚ u – zapojit knihovny MU a jejich zdroje do širších informaˇ cních celk˚ u na národní i mezinárodní úrovni – zajistit dlouholetou (alespoˇ n desetiletou) perspektivu využívání systému zabezpeˇ cujícího efektivním zp˚ usobem všechny základní potˇ reby uživatel˚ u knihoven na MU – pokud se prokáže dostateˇ cná spolehlivost a zabezpeˇ cení sít’ové infrastruktury v metropolitním resp. národním mˇ eˇ rítku, lze ˇ casem zvažovat i variantu provozování jednoho spoleˇ cného knihovního serveru pro více spolupracujících institucí.
3.3 Orientaˇ cní harmonogram Ještˇ e do konce roku 2002 budou dokonˇ cena systémová školení pro správce systému a systémové knihovníky. Po hlubším seznámení se systémem bude upˇ resnˇ en datový a funkˇ cní model jeho nasazení pro celou MU (Aleph 500 je velmi silnˇ e parametrizovatelný s mnoha možnostmi nastavení jednotlivých typ˚ u bází a míry autonomie r˚ uzných typ˚ u podknihoven v rámci jednoho systému). Soubˇ ežnˇ e bude probíhat pˇ ríprava konverzí bibliografických a administrativních záznam˚ u ze systému Tinlib. Na jaˇ re pˇ ríštího roku bude dokonˇ ceno nastavení a lokalizace systému pro používání struktury dat 4
podle anglo-amerického standardu MARC21 (dosud jsou všechny ˇ ceské lokalizace Alephu provozovány pod standardem UNIMARC) a budou provádˇ eny testovací konverze dat jako pˇ ríprava na kompletní migraci knihovního systému na FF MU. Bude probíhat školení knihovník˚ u FF MU (a školitel˚ u z ostatních fakult) jak na práci se systém Aleph 500, tak i s ohledem na zvládnutí standardu MARC21 a na nˇ ej navazujících katalogizaˇ cních pravidel. Bˇ ehem letních prázdnin 2003 plánujeme provést kompletní konverze všech dat a funkcí knihovního systému na Filosofické fakultˇ e tak, aby pˇ red zahájením nového školního roku byl Aleph 500 v plném ostrém provozu pro FF MU. Soubˇ ežnˇ e bude na ostatních fakultách probíhat ˇ cištˇ ení jejich elektronických katalog˚ u s cílem pˇ ripravit je pro co nejkvalitnˇ ejší konverzi do systému Aleph. Mimo jiné bude zapotˇ rebí sjednotit parametry ˇ rady knihovnických ˇ cinností nejen na mezifakultní úrovni, ale ˇ casto i mezi knihovnami uvnitˇ r jedné fakulty (parametry výp˚ ujˇ cních proces˚ u, vˇ ecného popisu dokument˚ u, aj). V závislosti na provozních zkušenostech z Filozofické fakulty bude pak pˇ ripravována postupná konverze a sluˇ cování knihovních katalog˚ u dalších fakult MU a jejich pˇ rechod na provoz v novém systému. Vzhledem k znaˇ cnému poˇ ctu existujících záznam˚ u a obtížnosti automatizace všech prací, zejména pˇ ri sluˇ cování katalog˚ u, bude realizace této etapy ˇ casovˇ e velmi nároˇ cná, zejména pro systémové knihovníky a správce knihovního systému. Odmˇ enou však bude kvalitnˇ ejší a efektivnˇ ejší systém jak pro knihovníky tak i uživatele knihoven MU.
5
