AKUMIbhbAbMh'LAAK
7
cj^niDriniii Haarlemmermeer
PvdA de heef T.C.M- Horn
2130 AG Hooidtlorp BffiraeKadres: Raadhuisplein 1 Hcoidaiirp Töefoon 023-567 B543
contatifHiTsoon DoarltiBEnummBr
drs. C.J.M. Spoor 023 -567.6772
brief
2004/37451
Ons kenmerk
2004/374S1
BijiaBC(rt) ontterwcrp
vefzenddatuni 3 februari 2005
• Gedragscode Integriteit - Voorbeelden nevenwerkzaamheden medewerkers schriftelijke vragen omtrent integriteit binnen de gemeentelijke organisatie
I
Geachte heer Horn ,
Op 3 november 2004 stelde u schrifteiijke vragen over het integriteitbeleid en andere integriteitzaken binnen de ambtelijke organisatie van de Gemeente Haarlemmermeer. De beantwoording van deze vragen, op 3 december 2004. riep bij u vele nieuwe vragen op die wij in deze brief zoveel mogelijk zullen beantwoorden. Inleiding Ons College hecht veel belang aan de integriteit van haar organisatie en ambtenaren, en het is ook daarom dat integriteit tot kerncompetentie van de organisatie is benoemd. Dit betekent dat er veel integrileitbevorderende maatregelen zijn genomen of initiatieven ontplooid om die maatregelen te nemen. Daarnaast wordt ook aandacht besteed aan bijvoorbeeld de openheid en transparantie van de organisatie, ontwikkelen van handvatten voor het management en het aangaan van het gesprek met elkaar over integriteitzaken. Daar het College integriteit en het integriteitbeleid van groot belang vindt, maken we een inventarisatie welke maatregelen reeds getroffen zijn en welke maatregelen nog opgezet, uitgevoerd of nader bekend moeten worden gemaakt. Dit zal voor de zomer resulteren in een Plan van Aanpak Integriteit. Effectief integriteitbeleid bestaat uit een mix van verscbrltende typen instrumenten die het geheJe integriteitscala omvatten. Een evenwichtig beleid kent maatregelen die alle vier aspecten van integriteitbeleid beslaan : 1
Organisatlegerichle Integriteit Persoonsgerichte Integriteit
Naleven moreel weertare organisatiestmctuur (A.O.)
Stimuleren cultuur van verantwoordelijkheid
rog [?::=; C"
morels competentie (individuele verantwoordelijkheid)
: ndden [• TTian ag fi TTUÏ: • t
ns. ^nmcrk Volgval
2004/37451
Bestuursdienst
2
Zowel voor wat betreft de organisatiegerichte, als de persoonsgerichte integriteit is in Haarlemmemeer beleid ontwikkeld of zijn maatregelen getroffen. De komende tijd zal er extra aandacfit worden besteed om deze zaken te verzamelen en vanuit integriteitperspectief in samenhang te presenteren.
1. Normen en waarden Integriteitbeleid dient inderdaad niet beperkt te blijven tot het vaststellen en bekend maken van regelingen (organisatiestructuur), maar daarnaast moet ook gewerkt worden aan bewustwording van leidinggevenden en medewerkers binnen de organisatie (cultuuraspect). De woorden normen en waarden worden rn het dagelijks spraakgebmik vaak naast elkaar, door elkaar of als synoniem gebruikt terwijl ze dat niet zijn. Waarden zijn zaken waaraan we een esthetische, psychologische of zedelijke betekenis geven. Waarden zijn beginselen. Normen zijn synoniem aan regels. Regels die voor mensen een richtsnoer behoren te vormen voor het handelen, en waaraan mensen zich kunnen of moeten houden. Normen hebben vaak niets met waarden te maken . 8
a. Wat zijn de expliciete normen en waarden van de organisatie? De normen en waarden van de organisatie zijn gebaseerd op de algemeen geaccepteerde normen en waarden binnen de Nederlandse maatschappij. Voor wat betreft de normen heeft Haariemmermeer de volgende instrumenten tot haar beschikking: gemeentelijke kaders, wettelijke kaders, administratieve organisatie/interne controle, mandaten, risico-anaiyses etc Hiermee kan een moreel weerbare organisatiestructuur worden bewaakt. Aan de waarden wordt middels de gedragscode, competeniieproflelen, ambtseed en discussiesessies invulling gegeven. Waarden zijn geen statisch gegeven die eenmalig vastgesteld worden maar het is een dynamisch proces waarbij de medewerkers steeds weer met elkaar In gesprek gaan over cases, dilemma's en concrete problemen of twijfels. De waarden van de gemeente Haarlemmermeer zijn niet geëxpliciteerd. Op dit moment wordt gewerkt aan een nieuwe gedragscode, die gebaseerd zal zijn op de model-gedragscode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Bij de invoering van deze gedragscode zal aandacht worden besteed aan hel gesprek over de "Haarlemmermeerse normen en waarden", b. Hoe worden deze normen en waarden uitgedragen? De normen en waarden worden uitgedragen middels bijvoorbeeld het handboek Administratieve Organisatie, het handboek Personeelsmanagement, de gedragscode, het afleggen van de ambtseed, de competentieprofielen, tijdens functionerings- en beoordelingsgesprekken, middels voorbeeldgedrag van leidinggevenden etc. Zoals reeds eerder aangegeven, betreft integriteit elk aspect binnen de organisatie en alle werkzaamheden en zal dus overal en altijd aan de orde moeten komen. c. Hoe wordt gemoniiord dat deze normen en waarden worden nageleefd Door de Administratieve Organisatie is aandacht voor Interne controle op administratieve processen en procedures. Daarnaast worden er geregeld audits gehouden op specifieke werkprocessen of onderwerpen binnen de gemeente. Hiermee worden de basisnonnen binnen de organisatie gemonitord en bewaakt. De waarden van de organisatie worden gemonitord door met elkaar steeds weer in gesprek te gaan en een open en transparante discussie le voeren over integrileitscases, d.
Wat is uw mening over de huidige situatie; hoe staat het momenteel met de integriteit van de ambtelijke organisatie? Integriteitbeleid bestaal uit regels en afspraken over wat wet mag en wat niet mag. maar ook met elkaar in gesprek gaan over het "grijze gebied* dat niet in regels te vatten is. De gemeente Haarlemmermeer heeftop alle 4 aspecten van integriteifbefeid maatregelen getroffen. Voor wat betreft de organisatiestructuur is veel geregeld en ook aan de organisatiecultuur wordt veel aandacht besteed. Integriteit heeft hierin een belangrijke plaats, die de komende tijd nog nadrukkelijker zal worden.
tönmorv Volgvel
2004/37451
Bostuursdlanst
3
2. G e d r a g s c o d e Graag ontvangen wij van u de gedragscode, zo mogelijk met toelichting, zoals dia wordt uttgeraikt aan nieuwe medewerkers. Bijgevoegd treft u de gedragscode van de gemeenle Haarlemmermeer zoals die wordt uitgereikt aan nieuwe medewerkers (bijlage 1). Zoals reeds aangegeven, wordt dit jaar een nieuwe gedragscode ingevoerd op basis van de model-gedragscode van de VNG.
3. Nevenwerkzaamheden e. Wie bepaalt dat de belangen van de dienst kunnen worden geschaad? Op basis van artikel 15:1:16 CAR/UWO is de ambtenaar verplicht opgave te doen van de nevenwerkzaamheden die hrj verricht of voornemens is te verrichten, die de belangen van de dienst, voor zover deze in verband staan met zijn functievervulling, kunnen raken. Daarom is het in eerste instantie aan de ambtenaar om een afweging te maken. Zo wordt voorkomen dal de ambtenaar iedere nevenactiviteit, hoe ver verwijderd van zijn functievervulling ook, moet melden, waarna het bevoegd gezag moet beoordelen of de betreffende activiteit geregistreerd moet worden, Indien een ambtenaar twijfelt of hij een bepaalde nevenfunctie dient te melden, is het advies dit wél te doen. Vervolgens is het aan de directeur om namens het college een oordeel uit te spreken over de toelaatbaarheid van de nevenwerkzaamheden. Als de nevenfunctie niet of onder voorwaarden Is te combineren met de functie bij de gemeente Haarlemmermeer, wordt dit met de medewerker besproken. Bij de beoordeling of nevenwerkzaamheden botsen met de gemeentelijke belangen zijn de volgende criteria aan de orde: • onoorbare belangenverstrengeling • botsing van belangen • schade aan het aanzien van het ambt • onvoldoende beschikbaarheid voor de functie. Daarnaast worden o.m. de volgende handvatten gehanteerd: • het karakter van de nevenwerkzaamheden • de functie van de ambtenaar in de organisatie • het gebied waarin de nevenwerkzaamheden worden verricht • de vraag of de integriteit van de ambtenaar in het geding kan komen • de vraag of het risico bestaat dat ambtelijke informatie bij de uitoefening van nevenwerkzaamheden kan worden misbruikt • de reputatie van het bedrijf of de branche waarin de nevenwerkzaamheden worden verricht • de zwaarte van de nevenwerkzaamheden. b.
Wat gebeurt er met nevenfuncties die wet de belangen van de dienst raken, maar niet in verband staan met de functievervulling? Nevenfuncties die wel de belangen van de dienst raken maar niet in verband staan met de functievervulling behoeven, gezien arfikeJ 15:1:6 CAR/UWO. niet gemeld te worden, Een hypothetisch voorbeeld van een dergelijke situatie is een medewerker communicalie met als nevenfunctie die van penningmeester bij de voetbalclub, welke voetbalclub wordt gesubsidieerd door de gemeente, hierin geadviseerd door de WOC. Hel is aan de professionaliteit van de medewerker om de nevenwerkzaamheden, zodra die hem beïnvloeden bij de uitoefening van zijn werkzaamheden, alsnog te melden. De leidinggevenden stimuleren dit ook, het betreft de integriteit die we van de ambtenaar verwachten. c
Welk beleid voert u ten aanzien van oud-medewerkers dh werkzaamheden verrichten op hetzelfde terrein als hun voorgaande functie? Ten aanzien van oud-medewerkers die werkzaamheden verrichten op hetzelfde terrein als hun functie bij de gemeente is geen algemeen beleid ontwikkeld. In het Plan van Aanpak Integriteit zal aan dit onderwerp aandacht besteed worden. Er wordt ingegaan op het zogenaamde "draaideurbeleid" waarbij medewerkers van de gemeenle voor zichzelf beginnen op het gebied waarvoor ze bij de gemeente werkzaam waren, Het "draaideurbeieid" geeft aan dat deze medewerker voor een bepaalde periode niet door de gemeente ingehuurd wordt voor werkzaamheden. Daarnaast zou er belangenverstrengeling kunnen ontstaan bij medewerkers die uil dienst gaan en specifieke, vertrouwelijke kennis van gemeentelijk beleid, strategie, prijzen e.d. meenemen. Ook hierop zal worden ingegaan in hel Plan van Aanpak, te denken valt aan een concurrentiebeding voor
ns kenmert Volgviö
2004/37451
Bestuursdienst
4
Kwetsbare functies (hoewel dat moeilijk af te dwingen kan zijn). Overigens geldl voor alle medewerkers en ingehuurde krachten reeds een geheimhoudingsplicht. * U vraagt om een geanonimiseerd overzicht van de nevenfuncties. In de ambtenarenwet is de mogelijkheid geopend nevenfuncties openbaar te maken. De CAR/UWO kent een dergelijke bepaling nog niet maar het is wel onderwerp van bespreking op landelijk niveau bij aanpassing van de CAR/UWO, De verplichting tot openbaarmaking van de nevenfuncties zal te zijner tijd moeten berusten op een nadere regeling van het bevoegd gezag, In casu ons college, waarin functies worden aangewezen waarbij de actieve openbaarmaking van nevenfuncties een wezenlijke bijdrage levert aan de bevordering van integriteit, De waarde van een geanonimiseerd overzicht is echter gering. Los daarvan ook zelden echt anoniem omdat als er 1 medewerker is met een bepaalde nevenfunctie, is ook duidelijk wie dat betreft, al is er geen naam genoemd. De toelaatbaarheid van een nevenfunctie moet immers worden beoordeeld indachtig de functie die betrokkene vervult bij de gemeente. Wij volstaan thans met een beperkte opgave van nevenfuncties, die u een indicatie geeft van de voorkomende nevenfuncties (bijlage 2).
4. Disciplinaire straffen
Kunt u ons geanonimiseerd aangeven hoe vaak, welke en waarom (globale reden) bovenbedoelde maatregelen in de laatste 5 jaar zijn genomen? Er hebben zich in de afgelopen 5 jaar 4 gevallen voorgedaan waarin is besloten een maatregel te nemen in verband met schending van de integriteit. In één geval heeft misbruik van de gemeentelijke computerfaciliteiten tot strafontslag geleid. Uiteindelijk rs dit strafonlslag in overleg omgezet in een vrijwillig ontslag op verzoek. Een andere zaak betrof een medewerker die werd beticht van ongewenste omgangsvormen. Met betrokkene is het in overieg tot een einde dienstverband gekomen. De derde zaak betrof eveneens ongewenste omgangsvormen welke uiteindelijk hebben geleid tot een waarschuwing, In een ander geval is er naar aanleiding van een beschuldiging van een burger onderzoek gedaan. De conclusies van dat onderzoek hebben echter geen aanleiding gegeven aan te nemen dat de beschuldiging juist was en lot maatregelen diende te leiden, De laatste kwestie dateert van december 2004 en is nog niet afgewikkeld. Het betreft misbruik van gemeentelijke computerfaciliteiten. De medewerker is geschorst en is een mogelijk strafontslag in het vooruitzicht gesteld.
5. Aanbiedingen a. Hoe verzekert u zich ervan dat leidinggevenden dezelfde normen hanteren bij aanbiedingen? in de gedragscode integriteit (bijlage) zijn duidelijke vuistregels over welke aanbiedingen wel kunnen en welke niet. Kleine attenties, zoals goedkope pennen, kalenders, stropdassen en agenda's mogen worden behouden, We! moet de ontvangst worden gemeld bij de leidinggevende, Zo ook zijn er vuistregels vastgesteld voor de kerstcadeaus, uitnodigingen voor evenementen en etentjes. Bij alle aanbiedingen is er een duidelijke nonm, nimmer mag ook maar het vermoeden ontstaan dat er sprake is van een vooringenomen overheid. Omvangrijke aanbiedingen, zoals het bijwonen van een voetbalwedstrijd in het buitenland, zijn nimmer toegestaan om aan te nemen. Er vindt geen registratie plaats van de gedane aanbiedingen aan de medewerkers. b. Hoe weef u dat ean relatie herhaalde aanbiedingen doet, als deze aanbiedingen aan medewerkers uit verschillende afdelingen worden gedaan? indien aanbiedingen worden gedaan aan verschillende medewerkers in verschillende organisatieonderdelen dan komen door onderlinge communicatie hierover de signalen bijeen. Alhoewel wij geen reden hebben aan te nemen dat zich thans ontoelaatbare zaken afspelen, is dit mogelijk geen optimale situatie. Wij nemen dan ook in ovenweging om de gedragscode hierop aan te passen In die zin dat leidinggevenden de door hen ontvangen meldingen bespreken in het Dienst Management Team. Indien de meldingen inhoudelyke discussie opleveren, is dit het Juiste gremium om die discussie te laten plaatsvinden. Is er een bedrijf dat meerdere aanbiedingen doel en waarvan bekend is dat het bedrijf tevens banden heeft met een ander dienstonderdeel van de gemeente, dan melden de betrokken directeuren dit aan elkaar. Vervolgens nemen zij afhankelijk van de omvang van de aanbiedingen een standpunt hierover in en informeren, indien noodzakelijk, het bedrijf over het ingenomen standpunt,
^kenmerk Volgvel
2004/37451 5
Bestuursdienst
c.
Hoe vaak heeft u de afgelopen 5 jaar geconstateerd dat een bepaalde partij herhaalde aanbiedingen heeft gedaan en hoe vaak heeft dit geleid tot een verzoek aan die partij(en} ? d Hoe gaat u er mee om als blijkt dat een relatie zich niets aantrekt van uw verzoek geen aanbiedingen meer te doen? Er vindt geen gemeentebrede registratie plaats van alle aanbiedingen. Wij zullen dit in overweging nemen en erop terugkomen in het Plan van Aanpak Integriteit. Er zijn rn de afgelopen 5 jaar geen signalen geweest over een bepaalde partij die herhaaldelijke, ontoelaatbare aanbiedingen heeft gedaan, en er zijn dan ook geen verzoeken gedaan dit te beëindigen. Mocht die situatie zich wel voordoen en de relatie geeft geen gehoor aan het verzoek de aanbiedingen te beëindigen, dan is dat een aanleiding de relatie te verbreken. Overzicht van alle aanbiedingen De aanbiedingen die aan de medewerkers en bestuurders de afgelopen 12 maanden zijn gedaan liggen in de sfeer van een fles champagne, een kalender, een boekje over wijnen etc; hiervan heeft geen registratie plaatsgevonden. De uitnodigingen aan ons College bevinden zich in de sfeer van recepties (nieuwjaar/afscheid), congressen en symposia. Een volledige opsomming van afle uitnodigingen rn 2004 zou te omvangrijk zijn als bijlage, maar er is een registratie beschikbaar die. indien u dat wenst, door u kan worden ingezien. 6. V e r t r o u w e n s p e r s o n e n a. Waartoe dienen medewerkers zich te richten bij 'zachte zaken'? b. Komen deze belangrijke signalen bij het college aan? De vertrouwenspersoon integnteit staat de medewerkers ter beschikking voor zowel harde als zachte integriteitzaken. Dat betekent dat een misstand (strafbaar feit) gemeld kan worden bij de vertrouwenspersoon, maar ook vermoedens of twijfels over niet-integer gedrag van collegaambtenaren. De vertrouwenspersoon denkt mee met de melder en adviseert over verdere gang van zaken. Wij maken uil uw vraag op dat u wilt welen waartoe een ambtenaar zich kan wenden indien hij op de hoogte is van onheuse behandeling van een burger door een collega. Met andere woorden, dal hij een collega een burger hoort schofferen. In principe is de vertrouwenspersoon integriteit niet de aangewezen persoon om dit aan le melden. Wij vinden het bij de verantwoordelijkheid en professionaliteit van de medewerker zelf horen om, danwel zijn collega hierop aan te spreken, danwel dit te bespreken met zijn leidinggevende. Als de burger zich onheus bejegend voelt, heeft hij de mogelijkheid dit le melden bij het klachtenmeldpunt (zie volgende vraag). Deze signalen worden gemeld bij het college, en de Raad wordt hierover verslag gedaan middels het Burgerjaarverslag. 7. K l a c h t e n m e l d p u n t a. Wat verstaat u onder de categorie 'anders afgedaan'? Betekent dit dat de klacht gegrond is verklaard? Het klachlenrecht zoals we dat toepassen in Haarlemmermeer is conform hoofdstuk 9 'Klachtbehandeling' van de Algemene wet bestuursrecht. In artikel 9.5 'tegemoetkoming' staat beschreven: 'Zodra het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager aan diers klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van dit hoofdstuk', In de praktijk betekent dit dat als de klager aangeeft tevreden te zijn met de klach laf doen ing omdat de klacht is opgehelderd of uit wereld is, dat hij/zij aangeeft dat de procedure niet verder hoeft te worden voortgezet. De tevredenheid over de klachtbehandeling van de klager kan informeel kenbaar worden gemaakt en is niet aan enig vormvereiste gebonden, in dit geval staat de klacht dus wel geregistreerd maar wordt niet afgedaan met een formele afdoeningbrief van de klachlencoördinator. Wel wordt aan klager altijd schriftelijk meegedeeld dat, doordat klager dit heeft aangegeven, er vanuit wordt gegaan dat de klacht naar diens tevredenheid is afgedaan. In dit soort situaties wordt de afdoening van de klacht geregistreerd als: anders afgedaan. In deze gevallen wordt de klacht dus afgehandeld zonder dat formeel wordt aangegeven of deze al dan niet gegrond is.
-istenrnfirk
20CW37451
Volgvel
Beslüursdisnst
6
b. Betreffen de in het jaarverslag genoemde aantalten klachten slechts de schriftelijke kiachten of ook de mondelinge kiachten die doorverwezen zijn naar de ambtenaar en/of dienst en die niet terugkeren als schriftelijke klachten. De genoemde aantalten betreffen de schriflelijk ingediende klachten. Mondelinge bejegeningklachten komen minder vaak binnen dan schriftelijke bejegeningklachten, daar vaak eerst wordt geïnformeerd bij het klachtenmeldpunt hoe de klacht moet worden ingediend. Meestal is het traject dat klagers direct in contact treden met de betrokken ambtenaar of dienst dan al voorbij. Op het moment dat het voor klager {door bijv. invaliditeit) niet mogelijk is de klacht zelf op papier te zetten, dan gebeurt dat door de coördinator klachtenmeldpunt. De klachtbrief moet dan akkoord verklaard worden door de klager en getdt dan als officlèie schriftelijke klacht. c
Noe hoog schat het college in dat formele klachten stechts het topje van de ijsberg blijkt te zijn (m a. w. hoeveel burgers laten het er bij zitten). Binnen de gemeente kan men zich alleen uitspreken over het aantal bejegeningklachten die geregistreerd staan, Op verschillende plekken binnen de gemeentelijke organisatie komen bejegen ing klachten binnen die dan centraal bij het klachtenmeldpunt worden geregistreerd en uitgezet. Dat zijn de gegevens waar wij van uitgaan. De hoeveelheid latente gevoelens van onheuse bejegening die niet zijn vormgegeven in een mondelinge of schriftelijke klacht zijn moeilijk te pellen. Een wijze om hier achter te komen Is een vorm var klanttevredenheidsonderzoek. d. Hoe zou de gemeente de tevredenheid van haar klanten (burgers, bedrijven, maatschappelijke instellingen} organisatiebreed kunnen meten, zoals nu ook al wordt gedaan door de afdelingen V&H en SZW? Wat betreft het in beeld brengen van de klanttevredenheid zijn er al veel initiatieven. In dergelijke onderzoeken wordt ook aandacht besteed aan de bejegening van klanten (betrouwbaarheid, deskundigheid, snelheid van reageren e.d ), maar niet specifiek aan integriteit. De onderzoeken die gecoördineerd worden door het Team Strategisch beleidsonderzoeken worden al gestandaardiseerd op een aantal onderwerpen, zodat we ze kunnen vergelijken. Klanttevredenheid gemeentebreed te trekken is niet verstandig, omdat de verschillende sectoren en diensten een grote diversiteit aan klanten kennen. Zo hebben beleidsmedewerkers een heel andera soort klantenkring (meer samenwerkend aan een beleidsvraagstuk) dan de sectoren die een product aanbieden aan inwoners en ondernemers zoals SZW, V&H, Burgerzaken e.d. Onderzoek toegesneden op de specifieke klantenkring is daarom beter. In het kader van het verbeteren van de publieksdienstverlening is het de bedoeling dat klanttevredenheidsonderzoeken nog beter afgestemd worden op elkaar, vooral als het om zaken gaat die voorde hele gemeente belangrijk zijn. In de verwachting uw vragen hiermee afdoende te hebben beantwoord, hoogachtend, het college van Burgemeester en Wethouders van Haarlemmermeer
dr. G.P.F. vap^flöfrBoorn gemeentesecretaris
1
w&fpPh. Hertog -^Düt^meester
'Handboek integriljeitsonderzoek (deel 1 Integriteit), AIVD, april 2003
' Normen en waarden en de iritegrlie* van da gemeentelijke organisatie"'. Toespraak var burgemeester Job Cohen ter getegentieid van de vergadering van de PraMicijns Socieleil op donderdag 31 oktober 2002 in Hotel Krasnapolsky op de Dam to Amste-rdam 1
Gedragscode integriteit Waarom een gedragscode? Niemand staal er eigenlijk bij stil. Bestuurders en ambtenaren van een gemeenle nemen dagelijks vele beslissingen. Besluiten die jaarlijks leiden tot tienduizenden 'zakelijke' overeenkomsten met burgers, bedrijven en instellingen. Dat kan uiteenlopen van het afgeven van een paspoort of een bouwvergunning tot het verkopen van grond, het aanbesteden van een miJjoenenproject of iiet verstrekken van een uitkering of subsidie Gezien de belangen kan hel voor derden verleidelijk zijn te proberen een beslissing te beïnvloeden. Soms gebeurt dat ook. Beschuldigingen over de integriteit van bestuurders en ambtenaren haalden de faatste jaren regelmatig de media, De integriteit van de gehefe overheid is daarmee rn het geding. Meer dan normaal misschien gebruikelijk is, moet de overheid integer handelen, Zij moet het goede voorbeeld geven. Integer handelen betekent dat zelfs de schijn van belangenverstrengeling of ongeoorloofde beïnvloeding moet worden vermeden. Het gaat hierfaij zowel om de integriteit van de medewerkers en bestuurders afzonderlijk als van de organisatie als geheelVoor zaken als fraude, corruptie en het aannemen van steekpenningen zijn de regels duidelijk. Die zijn bij wet verboden, Maar lussen dergelijke overtredingen en hel aanvaarden van een kleine attentie ligt een groot grijs gebied. Wanneer is er nog sprake van een geschenk en waar moeten we spreken van ongewenste beïnvloeding of omkoping? Wanneer is hel beleefd een cadeau aan te nemen en wanneer is het verstandiger dat te weigeren? Met die vragen in het achterhoofd en in navolging van andere gemeenten is een gedragscode ontwikkeld met regels, die zijn bedoeld om de geloofwaardigheid en de betrouwbaarheid van de gemeente Haarlemmermeer te behouden en ie versterken
Uitgangspunten gedragscode »
Als het gaat om het aannemen van geschenken, diensten, reisjes, doet u dat in de regel niet. Daarnaast maakt u aan darden durdelijk wat het beleid is van de gemeente op deze punten,
•
U vraagt geen gunsten of giften aan anderen,
•
Het zelf, namens de gemeente aanbieden van geschenken, reisjes, diensten of zaken zoals hiervoor aangegeven, is eerder uitzondering dan regel.
•
U vertelt aan uw leidinggevende, dat u geschenken, diensten e.d aangeboden heeft gekregen
•
U bent zelf verantwoordelijk om volgens de gedragscode te handelen. Als anderen dat volgens u niet doen, is dat geen reden om zelf ook de gedragscode naast u neer te leggen.
Vuistregels •
Een belangrijke vuistregel is 'openheid'. Meld altijd aan uw leidinggevende als een derde u een cadeau heeft gegeven of wil geven. De leidinggevende beslist of het geschenk wordt aanvaard of geweigerd en door wie dat wordt gedaan en op welke manier.
•
Aanbiedingen van derden worden open en eerlijk besproken in het werkoverleg. U geeft aan welk besluit er vervolgens is genomen.
•
Aanvragen van familie, vrienden en kennissen of organisaties waarmee u door uw nevenactiviteiten of vrijetijdsbesteding mee verbonden bent. worden altijd gemeld bij de leidinggevende. Deze kan dan beslissen de behandeling van de aanvraag over te laten aan
Fokkr Gedragscode InLegrilüit - Januari I99£ Personeel Organisatie en Inlórmatiebeicid
I
coJJega's, •
Betaalde en onbetaalde nevenfuncties moeten eveneens worden gemeld aan de leidinggevendeVoor het vervullen van nevenfuncties is toestemming van burgemeester en wethouders vereist. Houdt nevenfuncties gescheiden van uw werk. Ga belangenverstrengeling uit de weg, zodat de integriteit van de gemeente of vertrouwen daain niet in hel geding Komt.
•
Vertrouwelijke informatie waarover u in uw functie beschikt, houdt u voor u. U laat geen informatie bewust of onbewust 'lekken , Met belangrijke, interne gegevens moet dus zeer zorgvuldig worden omgesprongen, Neem daarom ook maatregelen, zodat onbevoegden niet in uw bureau of kasten kunnen •snuffelen , laat staan de gegevens in uw computer kunnen 'kraken', 1
1
•
Eigendommen van de gemeente neemt u niel mee naar huis. Dit mag alleen als het nodig en nuttig is voor het vervullen van uw functie. Meld dit bij uw leidinggevende.
•
Soms kan het voor het werk belangrijk zijn ergens aan mee te doen. U kunt in die gevallen tin •verlag met uw leidinggevende) besluiten om een uitnodiging aan te nemen, maar de Kosten voor rekening van de gemeente (e laten komen,
•
Als u zaken in de organisatie opmerkt die in uw ogen niet passen in hel kader van inleger handelen, vertelt u dit aan de betrokkene en uw leidinggevende.
•
Tot slot zorgt u er voor dat in contracten met derden, deze gedragscode als onderdeel van de overeenkomst wordt opgenomen
•
Let wel, het voorgaande zijn vuistregels. Het is geen uitputlende opsomming.
Wat wel en wat niet In veelvoorkomende situaties? Een bloemetje bij een opening U mag een geschenk aannemen als dat een pure symboolfunctie heeft. Dus een bloemelje bij een opening, een rappori dat wordl aargeboden of een flesje wijn als dank. Het gaat hierbij om cadeaus die in hel openbaar wonden aangaboden. De bioemen mogen mee naar huis. De overige geschenken worden gemeld bij de leidinggevende, die beslist wat er mee gebeurt, Een kleinigheidje Kleine attenties zoals goedkope pennen (geen gouden Parkerpen dus), kalenders. Stropdassen en agenda's mag u houden. Wel moet dit worden gemeld bij uw leidinggevende. Worden deze attenties namelijk een terugkerende gewoonte aan een persoon of meerdere personen, dan kan de leidinggevende besluiten de gever hierop aan te spreken. Een handig ezelsbruggetje: geschenken die de gemeente niel zou geven In vergelijkbare omstandigheden worden niet geaccepleerd, maar teruggestuurd. Kerstgeschenken Kerstgeschenken van derden wenst u niet te ontvangen. Daarvan moeten de gevers op de hoogte worden gesleld. Zelf verstuurt u ook geen kerstgeschenken aan derden. Als u op het werk of thuis loch wordt verrast met een kerstcadeautje, dan geeft u dil af aan uw leidinggevende. Deze zorgt ervoor dat het cadeau, volgens gemaakte afspraken, wordt verloot of verdeeld onder andere leden van da organisatie. Etentjes Lunchafspraken en diners met derden zijn aan de orde van de dag. Al Is het maar om conlacten te leggen of iels te vieren. Niettemin wordt daarin terughoudendheid van u verwacht. Kunt u er echt niet onder uit, dan meldt u dil direct bij uw leidinggevende. Deze beslist of de gemeenle de kosten voor haar rekening neemt, ieder voor zich betaalt of dat het aanvaardbaar rs de andere party te laten betalen. Ook in onverwachte situaties moet u eerst bovenstaande afweging maken. Achteraf moei u bij uw leidinggevende melding maken van het etentje en de wijze waarop dat is belaald-
Koldcr Gedragscode Iniegntcil - Januari I WK 1'ersoticcl Organisstic cn [nfbnnaticticlcid
Geschenken op het huisadres Voorkom dst geschenken naar uw huis worden gestuurd. Hel kan immers de indruk wekken dal anderen er niets van mogen welen. Mocht het toch gebeuren, maak daar dan melding van bij uw leidinggevende. Deze beslist of de gift gepast is of niet of deze alsnog wordt geweigerd en zo niet, wie de gift ontvangt Op reis Moet u op reis voor uw werk, dan dient u in principe geen declaraties in bij andere bedrijven en instanties, De gemeente betaalt normaal dil soort reizen. Als een andere instantie of bedrijf betaalt voor het afleggen van een bezoek of aan het bijwonen van een congres, overleg dan eerst met uw leidinggevende. Uitnodiging voor een evenement Wordt u uitgenodigd voer een diner bij de oplevering van een project, een bedrijfsbezoek, een golfclinic, een bezoek aan een cultureel of sportevenement, klaverjassen, zeevissen of ander zaken van deze aard. meldl u dit bij uw leidinggevende. Deze besluit of aan de uitnodiging gehoor zal worden gegeven of niet. Omvangrijke attenties, faciliteiten en geld Aanbiedingen als een reisje naar het buitenland, het bijwonen van een voetbalwedstrijd in het buitenland, gebruikmaken van een vakantiewoning of auto, het aanvaarden van bouwmaterialen of diensten om uw woning of tuin op te lalen knappen, het repareren van uw auto, hel aannemen van geld; allemaal leuk, maar u mag ze absoluut niel aanvaarden. Wel moeten deze aanbiedingen worden gemeld aan de leidinggevende. De aanbieders worden dan op de hoogte gesleld van deze gedragscode. Leiding en bestuur Van leidinggevenden wordt verwacht dal zij niet alleen het goede voorbeeld geven, maar ook hun medewerkers begeleiden en hel mitialief nemen tol hel maken van werkbare afspraken voor de eigen afdeling of sector. Het bestuur heeft afgesproken deze gedragscode nauwgezet na te leven. Uitnodigingen voor reizen, verblijven of evenementen en geschenken worden in de vergaderingen van hel college van burgemeester en wethouders gemeld en besproken. Per geval zal een afweging worden gemaakt. Vastlegging vindt plaats door middel van een besluitenlijst. In voorkomende gevallen zal de burgemeester de vaste commissie van advies en bijstand voor Algemene Bestuurszaken informeren Sancties • Als wordt afgeweken van de hiervoor beschreven gedragscodes, vuistregels en veelvoorkomende situaties kan de werkgever besluiten om sancties op te leggen, Als er sprake is van plichtsverzuim door ambtenaren, is op grond van artikel 16:1:2 CAR/UWO een disciplinaire maatregel mogelijk. Bij het bepalen van de zwaarte van de sanctie houdt de werkgever rekening met de ernst van hel feit, de voorgeschiedenis, de zwaarte van de functie en overige omstandigheden. • Voor het bestuur Is de gemeenteraad de Instantie waaraan verantwoording wordt afgelegd De regering heelt overigens sancties in voorbereiding voor bestuurders die frauderen of misbruik maken van hun positie.
Folder Gedragscode Integriteit - Januari 1998 Personeel Organisatie en Infonnatitibekid
Bijlage 2
VOORBEELDEN NEVENWERKZAAMHEDEN MEDEWERKERS
bestuurslid inrichting buitenruimte woonwijk bestuurslid stichting sociaai-curtureel werk projectmanager andere gemeente secretaris vereniging eigenaren appartementencomplex juridische werkzaamheden lid bezwaarschriftencommissie commissaris managementdocent medewerkster tv-prog ramma's hostess voorzitter kinderopvangorganisatie bestuurslid voetbalvereniging bestuurslid stichting vluchtelingenwerk penningmeester beJegg ingsveren iging voorzitter badmintonvereniging gastdocent
N.B. Herhaald zij hier dat een goede afweging van de toelaatbaarheid van de nevenwerkzaamheden slechts kan worden gemaakt met de functie bij de gemeente Haarlemmermeer m ogenschouw. Deze afweging wordt door het management van de organisatie gemaakt. Overigens laat deze opgave onverlet de mogetijk met de betrokken medewerker gemaakte afspraken over toelaatbaarheid, zoals een mogelijke begrenzing in de regio waarbinnen de activiteiten worden ontplooid.
