TOVÁBBKÉPZÉS/SZEMÉLYZETFEJLESZTÉS
•
Önmenedzselés
kevés jó hír között a menedzsment számára… Viszont, ha már volt egy „nyugodjanak meg, minden rendben!” gyûlés, akkor nyíltan megvitathatjuk a helyzetet a közvetlen fônökünkkel. Érdeklôdésünk a cég problémái iránt talán ôt is nyitottabbá teszi bizonyos további részletek megbeszélésére. Sôt lehet, hogy kiderül, nincs is szó az elbocsátásunkról. Önmenedzselés egy jobb állás érdekében Két fô terület az, ahol a saját magunk elôtérbe helyezése, tehát az önmenedzselés – népszerûbben fogalmazva a „nyomulás” – megnyilvánulhat: az egyik az önéletrajz elkészítése, a másik pedig a kapcsolatépítés révén történô állásszerzés. Önmenedzselés írásban – az „önmagát eladó önéletrajz” (self-selling CV) Nemzetközi partnereim nevezték el így az általam tanított „Pintér-féle professzionális önéletrajz”-ot. A magyar és a keletközép-európai álláskeresôk tapasztalatai pedig bizonyították ennek az „önéletrajztípusnak” a hatékonyságát (lásd az önéletrajzmintát). Az önmenedzselés reliefszobrászathoz, illetve az épületek esti megvilágításánál alkalmazott technikákhoz hasonlítása különösen pregnánsan megmutatkozik az önéletrajzírásnál. Bár egy profi önéletrajz nem attól jó, hogy füllentünk vagy megváltoztatunk tényeket, az alkotás illetve szerkesztés során a
Aki a céghez maradt hû, és nem a volt fônökéhez
Á
70
gi exportosztály-vezetôként a külkereskedelmi igazgató közvetlen beosztottja volt. A privatizációs tulajdonosváltással egy idôben az igazgató távozni készült egy multi cég élére, de – a pletykákkal ellentétben – Ágit nem vitte magával. Neki legelôször a – könnyen bizalmi válsághoz vezetô – pletykáknak kellett elejét vennie: nyílt beszélgetésen tisztázta az új tulajdonos képviselôjével, hogy továbbra is a céghez marad lojális, nem pedig távozó fônökéhez. Álláshirdetések olvasása helyett szorított magának annyi szabadidôt, hogy alaposan elmélyedhessen a legfrissebb szakirodalomban, nemzetközi tenderanyagokban. Javaslatokat és feljegyzéseket készített a cég exportstratégiájáról, s mindezt meggyôzôen elô is tudta adni a vezetésnek. „Éreztem, hogy más szemmel néznek rám, már nem a volt fônök irányításra szoruló toldalékát látták bennem, hanem egy tiszteletre méltóan önálló kollégát. Pedig eleinte cikisnek, stréberkedésnek éreztem a dolgot, s csak úgy tudtam legyôzni a belsô ellenállásomat, hogy erôsen koncentráltam az állásom védelmének fontosságára” – mesélte. Az egykori osztályvezetô azóta exportigazgató.
harvard businessmanager
Önmenedzselés
•
TOVÁBBKÉPZÉS/SZEMÉLYZETFEJLESZTÉS
mint „írót” és mint munkaerôt vagy vezetôt. A stílus és a külsô megjelenés az álláskeresôrôl – mint a saját területén maximálisan vagy kevésbé szakszerûen tevékenykedô munkaerôrôl – fest képet. E „személyes áruismertetô” által keltett elsô benyomás legalább olyan fontos, mint amilyet a felvételi beszélgetés alkalmával viselt ruházatunk kelthet (no persze, ha egyáltalán behívnak minket). A másik, hogy az önéletrajz tartalmából a leendô munkáltató számára világosan és egyértelmûen ki kell derülnie, hogy érdemei, tapasztalatai, illetve ismeretei alapján az álláskeresô nem egyszerûen alkalmas, hanem a legalkalmasabb a szóban forgó munkakörre pályázó jelöltek közül.
valóság bizonyos momentumait plasztikusabbá tesszük, míg más tényezôket a homályban hagyunk. Egy jó önéletrajz már fél siker, „belépô” a „felvételi elôadásra”. Hiszen ez az álláskeresô „legszemélyesebb áruismertetôje”. A hatékony önéletrajznak két fô titka van: egyrészt a pillanatnyi érdekeinknek leginkább megfelelô és a számunkra legkedvezôbb struktúrában kell elkészülnie, másrészt a betöltendô állás szempontjából leginkább értékesíthetô tulajdonságainkat kell kiemelnie. Az önéletrajz tehát túlságosan is fontos eleme az önmenedzselésnek ahhoz, hogy ne az álláskeresô által valaha is al-
2005. május
kotott leghatékonyabb anyag legyen. Gyakran ez az egyetlen eszköz, amellyel valaki bemutathatja magát, képességeit és eddigi tapasztalatait, érdemeit a leendô munkáltató számára, aki százával kap jelentkezéseket egy-egy pályázatra, hirdetésre, vagy egyszerûen „csak úgy”. Ez a legfeljebb kétoldalas „személyes reklámanyag” segíthet túlélni a szûréseket, amellyel a több tucat jelentkezôbôl kiválasztják az elbeszélgetésre érdemesnek talált néhányat. Két fontos szabály. Az egyik, hogy az önéletrajz mindig reprezentálja is készítôjét. A szerkesztés, a fogalmazás módja, a külalak jellemzi az álláskeresôt
Önmenedzselés írásban 1.: Hogyan strukturáljuk az anyagot? Egy önéletrajznak általában fél perce van arra, hogy felkeltse a leendô munkáltatók vagy a fejvadászok/tanácsadók figyelmét, aminek következtében készítôjét bevonhatják a jelöltek körébe. Ugyanakkor a szemétkosárban is végezheti, ha nincs megfelelôen szerkesztve, stilizálva és kivitelezve. Tehát már az elsô pillanatban meg kell ragadnia a figyelmet, hogy az utána következô tartalmi elemeket „el lehessen adni”. Ekkor ugyanis továbbolvassák, ám ha már az elején sem kelti fel a figyelmet, csupán átfutják. Már az anyag legelején meg kell nevezni a „jelentkezés célját” vagy a betölteni kívánt pozíciót. Egyrészt így lehetôség nyílik arra, hogy egy mondatban, tömören meghatározzuk, mit is akarunk, és ebbôl az olvasó tudni fogja, hogy nem „csak úgy” egyszerûen jelentkezünk, nem próbálkozgatunk, hanem szeretnénk valamit elérni. Másrészt ezzel egy mondatba sûríthetjük azokat a legfontosabb értékeket, elônyöket, tapasztalatokat, amelyeket a munkáltatónak felkínálunk. Harmadrészt – és ez talán a legfontosabb – az olvasó gondolkodásának „fókuszálásán” túl nekünk is segít az önéletrajz „célra tartásában”, hiszen az egész anyag úgy lesz felépítve, hogy elérjük és megindokoljuk az elején megnevezett célt.
71
TOVÁBBKÉPZÉS/SZEMÉLYZETFEJLESZTÉS
•
Önmenedzselés
ként, hogy „miért ilyen lényeges már az elején kiemelni a képességeinket, illetve elônyös tulajdonságainkat, és miért kerül a végére a személyi adatok rész?”. Analógiával élve, ha egy használtautó-kereskedô egy 15 éves Cadillacet a következôképp hirdetne: „Jó állapotú, 15 éves amerikai gépkocsi eladó”, akkor a sikernek meglehetôsen kicsi a valószínûsége, hiszen mindenki tudja, hogy az amerikai autók nagy hengerûrtartalmúak, ezért „benzinfalók”, és különben is, egy 15 éves kocsihoz már nincs alkatrész. Ez az elsô benyomás. Viszont nézzük, mi történik, ha a hirdetést így fogalmazzuk át: „Most az Öné lehet az amerikai legenda, egy csodálatos fekete Cadillac, amilyet Sylvester Stallone vezetett a Rocky 2.-ben. Bár nem teljesen új, de nem kell bajlódni a bejáratásával, és ebben igazi sztárnak érezheti magát!” Tehát már az elején kiemeltük az elônyöket, hatottunk az érzelmekre, pozitív ígéretek hangzanak el, és homályban maradnak a hátrányos vonások.
A fenti „nyitó gondolatsor” (jelentkezés célja/célkitûzés) után „képességek/jellemzôk” tétel alatt nagy vonalakban, röviden fel kell sorolni azokat a képességeket, ismereteket, fôbb jellemzôket vagy eredményeket, amelyek a betöltendô munkakör szempontjából a legnagyobb relevanciával bírnak. Itt három-négy szavas „slágvortokra” (maximum 5 db!) van csupán szükség. Ennek hasonló a szerepe, mint a „célkitûzésnek”, vagyis
72
már az elején megpróbáljuk „megragadni” az olvasó figyelmét, és „eladni” az állás betöltéséhez nélkülözhetetlen képességeinket, tudásunkat. Itt kell szólni a marketingbôl átvett fontos önmenedzselési trükkrôl, melyet az önéletrajzírásnál az anyag legvégére kerülô „személyi adatok”, illetve a fentebb már vázolt „célkitûzés” résszel öszszefüggésben szeretnék hangsúlyozni, fôleg mivel sokszor merül fel kérdés-
Önmenedzselés írásban 2.: Mikor milyen típusú önéletrajzot alkalmazzunk? Ismét megnyilvánul a „Janus-arcúság”: mindig saját érdekeinknek megfelelôen fogjuk ugyanis kiválasztani, hogy melyik típusú önéletrajzot alkalmazzuk (lásd Az önéletrajz címû ábrát). A kronologikus önéletrajz. A legelterjedtebb szerkesztési mód azoknak, akiknek „normális” pályafutásuk van (nincsenek kihagyások, „lyukak” az életútban; nem ugrált, változtatott túl sûrûn; töretlen a szakmai fejlôdése). Ennél a típusnál idôrendi sorrendben – a jelenbôl kiindulva és visszafelé haladva a múltba – a megszerzett készségek, tapasztalatok forrása (pl. szakmai pályafutás, szakképzettség) szerinti bontásban jelöljük meg pályafutásunk egyes fontos dátumait, és melléjük helyezzük a dátumhoz tartozó munkahelyeket, beosztásokat, felelôsségeket, illetve az egyes iskolákat és tanfolyamokat. A funkcionális önéletrajz. Ez a típus az életutat az egyes szakterületeken felhalmozott készségek, tapasztalatok, jártasságok szerint csoportosítva tárgyalja, nem pedig
harvard businessmanager
Önmenedzselés
a pályafutás idôbeni menetrendje szerint. Bármely fontosabb készséget, szakmai jártasságot be lehet írni az egyes funkcionális kategóriákhoz. Például: beszerzés és logisztika, területi értékesítés, személyzeti munka, általános vezetés, számítógépes értékelemzés, controlling stb. E típusnál az a legjobb, hogy az egyes felelôsségeket vagy gyakorlatot – a pillanatnyi érdekeinknek megfelelôen – szabadon helyezhetjük el, hiszen azok
2005. május
•
TOVÁBBKÉPZÉS/SZEMÉLYZETFEJLESZTÉS
nincsenek egyes dátumokhoz kötve. Ezért például a legutóbbi öt év során szerzett szakmai jártasságunkat – ha érdekünk éppen úgy kívánja – a legutolsó helyen is szerepeltethetjük, vagy akár teljesen ki is hagyhatjuk. E típus másik elônye, hogy a munkahelyeket a vége felé (általában a második oldalon) csupán felsoroljuk (idôpontok megjelölése nélkül!). Így a fôhelyen azokat a képességeket vagy tapasztalatokat emeljük ki,
73
TOVÁBBKÉPZÉS/SZEMÉLYZETFEJLESZTÉS
•
Önmenedzselés
ségeivel. A „kombinált” önéletrajz követi a szabályos kronologikus sémát, kivéve, hogy a bal oldalon elhagyjuk az idôpontok megjelölését, és helyükre az egyes területeken szerzett szakmai gyakorlat (jártasság) kerül. Egyébként a jobb oldalon – a kronologikus önéletrajznál megszokott módon – szerepelnek az egyes munkáltatók, beosztások és felelôsségek.
amelyek a munkáltató számára vonzóak lehetnek és felkeltik irántunk az érdeklôdését. Ugyanakkor a végére rejthetjük azokat az információkat, amelyekbôl esetleg kiderülhetne, hogy a fôhelyen kiemelt gyakorlatot – mondjuk – tíz évvel ezelôtt szereztük. A „kombinált” vagy „hibrid” önéletrajz. A szerepközpontú önéletrajz sok HR-es számára egyfajta figyelmeztetés, hogy
74
valószínûleg szeretnénk elrejteni az eddigi pályafutásunkat érintô valamilyen tényt vagy momentumot, illetve más elrendezésben kívánunk bizonyos összefüggéseket bemutatni. Ennek áthidalására alkalmazzuk a „kombinált” vagy „hibrid” önéletrajzot, amely optimálisan vegyíti a kronologikus önéletrajz formai megjelenését a szerepközpontú önéletrajz rugalmas elrendezési lehetô-
Önmenedzselés írásban 3.: Merjük dicsérni magunkat! Egy munkáltatót elsôsorban nem pusztán az érdekel, hol dolgoztunk, hanem hogy ott milyen tevékenységeket, feladatokat végeztünk el! Nagy hiba, ha egy önéletrajz csak egyszerû pontokba szedve felsorolja a munkahelyeket és beosztásokat, esetleg röviden a fôbb feladatokat (ezt a fejvadászszakmában „loundry-list”-nek hívjuk). Hiszen ez nem mond rólunk semmit! Akár azért is távozhat valaki egyik munkakörbôl a másikba, mert alkalmatlannak minôsült vagy kirúgták (a „dörzsöltebb” felvételiztetô akár erre is gondolhat). A munkáltatót az álláskeresô eddigi pozitív tevékenységének bebizonyítása érdekli! Ugyanis a jelentkezôt még nem ismerik. Nem tudják, mennyire helyesen ítéli meg önmagát. Tehát kapaszkodókat, bizonyítékokat keresnek annak alátámasztására, hogy az illetô a „legjobb választás”. Ennek bizonyítására pedig a leginkább bevált módszer a volt munkáltatók számára létrehozott értékek, az elért eredmények megemlítése. Tehát sem az írásos anyag elkészítésekor, sem a felvételi beszélgetés során nem szabad csupán az eddigi pályafutásunk alatt felhalmozott tapasztalatokra, beosztásokra hagyatkozni, hanem a szakmai életút során elért eredményeket kell igen aktívan hangsúlyozni. Be kell bizonyítanunk a leendô munkaadónak, hogy értéket jelentünk számára, további eredményekkel tudnánk gazdagítani, vagy meg tudnánk oldani a problémáját. Kelet-Közép-Európában és nálunk is hosszú ideig egyfajta álszerénység uralkodott, és sokszor még ma is hivalkodásnak tekintik, ha valaki arról beszél, mi-
harvard businessmanager
Önmenedzselés
lyen eredményeket, sikereket ért el, illetve milyen értékeket teremtett a korábbi munkahelyein. Nem merünk tényszerûen, tisztességesen, ôszintén beszélni az általunk elért eredményekrôl, nehogy ez a hallgató szemében dicsekvésnek, melldöngetésnek tûnjék. De gondoljuk csak meg: ha lenne egy üzletünk, egyszerûen csak kinyitnánk a boltot, bent ülnénk és várnánk, hogy jöjjenek a vásárlók? Ha így tennénk, rövid úton csôdbe jutnánk. A siker érdekében valakinek beszélnie kell az értékesítendô termékrôl, amely ez esetben mi magunk vagyunk. Tehát az álláskeresônek kell megszólalnia, hiszen ha a tulajdonos vonakodik árulni a boltban, ki más tenné ezt meg? Tudomásul kell venni: a leendô munkáltató kíváncsi arra, hogy az, akitôl egy helyzet megoldását vagy a gazdálkodási körülmények lényeges javítását várja, mit ért el eddig. Ezeket hívjuk az önéletrajzban „sikersztoriknak”, illetve „értékpontoknak”. Jó elôre nyugodtan át kell gondolni magunkban, majd higgadtan és tényszerûen be kell számolnunk valamennyi, akár elsôre jelentéktelennek tûnô újításról, szervezési megoldásról, új termék bevezetésérôl, vagy egy olcsóbb gyártási/csomagolási stb. eljárás kidolgozásáról, esetleg valamilyen probléma sikeres megoldásáról. Elôször – lehetôleg a teljes vállalati tevékenység
2005. május
•
TOVÁBBKÉPZÉS/SZEMÉLYZETFEJLESZTÉS
fontos részeként – röviden le kell írni az adott problémát, majd bemutatni a megoldást. Lényeges azt is kiemelni, hogy problémamegoldó tevékenységünk milyen konkrét anyagi vagy erkölcsi hasznot hozott a munkáltatónak.
Önmenedzselés személyesen – kapcsolatépítés: az új állás megszerzésének leghatékonyabb módja Vizsgálataink bebizonyították, hogy az „átmeneti gazdaságokban” még inkább érvényes az a gyakorlat, miszerint az állások mintegy 75-80 százalékát az ismeretségi körön keresztül, vagy más, nem nyilvános módon foglalják el (lásd a Hogyan töltik be az egyes állásokat? címû ábrát). Ez a „rejtett álláspiac”. Hogy is szól az önmenedzselés alapjelszava? „Nem az számít, hogy mit ismersz (know-what), az számít, kit ismersz (know-who)!” Hiba, hogy az emberek feltételezik: kitûzött céljaikat csupán saját erôfeszítéseik eredményeként is elérhetik. Akik viszont hatékonyan menedzselik magukat, tudják, hogy a személyes kapcsolatok építése, majd folyamatos ápolása, a „mutasd magad!”, „légy a kirakatban!” jelszavak követése mennyire fontos sikertényezô. Persze ha valaki alapvetôen tehetségtelen vagy nem produkál, senki sem teheti sikeressé. Viszont az érvényesüléshez elsôsorban másokon keresztül vezet az út.
75
