AGORA, de beroepsvereniging voor coördinatoren vrijwilligerswerk Algemene Leden Vergadering op donderdag 20 maart 2014. Aanwezige leden: Ivette Albertazzi-Verhulst, Henk van Bakel, Ans Beek, Wilma van Beem, Marian Bont, Anja Betten, Lobke Dieduksman, Pieta van der Donk, Caroline Douwes, Jose Faassen, Astrid Gerritsen, Marieke van Gilst, Dini Elhorst,D. de Graaf, Cora Heijden, Sis Huiskamp, Alie Jonker- Postma, Elly Lenferink-Jager, Gini Lentferink, Agnes Meerman Scheeven, Anne vd Molen, Floor Stobbelaar, Martine Zijlstra, Marijke van Zuilen, Anna Klaassen, Swenna Buddingh, Aanwezig bestuur: Rianne Burgers, Conny van de Scheur (VZ), Paula van Walsum, Hannah Freud (notulist) Afwezig met kennisgeving: Leden: Marja Blaak, Roely Djirlauw, Bonny Nijenhuis- de Graaf, Anja Veltman, Simone Beerthuis-Grolleman Bestuur: Corry Baarsma AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Welkom en kennismaking Terugblik 2013 Jaarverslag Financieel jaarverslag Huishoudelijk regelement en lidmaatschapsverhoging Werkconferentie: Team van de toekomst Jubileumjaar AGORA 25 jaar: Masterclass, Symposium, jubileumboekje Start contactgroepen: ziekenhuizen, VGZ groepen en zorgorganisaties Rondvraag
1. Welkom en Kennismaking: Voorstelrondje: Voorzitter Conny van der Scheur heet iedereen welkom en opent de vergadering. Zij vraagt om naast voorstellen wie je bent en waar je werkt, om even te benoemen de punten die je wilt delen, wat houdt je bezig en waar loop je tegenop:. - Behoud baan - UWV, die nieuwe eisen stelt aan vrijwilligers! - Collega’s die weg worden bezuinigd
-
1
Werving en selectie, Te weinig uren Transitie van dit moment Vormgeven nieuw beleid, vallen geleide vrijwilligers onder P & O. of onder vrijwilligerswerk? invullen takenpakket bij bezuinigingen Participatieprojecten, eigen cliënten inzetten als vrijwilliger, zoeken naar nieuwe vrijwilligers Overschot aan vrijwilligers, waar geen functies voor zijn; motiveren Zelfsturing: wat gaan teams zelf doen, hoe ziet dat er uit? Binden van vrijwilligers Meer tijd kwijt aan groepjes, commissies en scholing dan het echte werk Het niet meer vervangen van vertrekkende collegae Wat gebeurt er na een fusie?
-
Hoe neem je fatsoenlijk afscheid van vrijwilligers die niet functioneren Welke verhouding nemen vrijwilligers in in relatie met betaalde banen Beleid wordt niet gefaciliteerd, waardoor het moeilijk uit te voeren is. hoe veranker je beleid? Intensieve begeleiding van vrijwilligers op de werkvloer Hoe behoud je de veiligheid als je vrijwilligers in de wijk plaatst? Coördinatoren zorg komen vragen om vrijwilligers; arbeidsverdringing
Paula benadrukt het belang van het trots zijn op het beroep van coördinator en het lijkt alsof het beroep het beetje wordt weggemoffeld, dit is volkomen onterecht. 2. Terugblik 2013 Verslag van vorig jaar. De Financiële stukken en het Jaarverslag heeft iedereen ontvangen. Het is een heel druk jaar geweest. In notulen vorig jaar: Focus 2013 Alle punten die vorig jaar zijn genoemd zijn allemaal gerealiseerd. Verslag vorig jaar wordt vastgesteld. 3. Jaarverslag 2013 Afgelopen jaar is gestuurd op werving van nieuwe leden en dat is goed geslaagd. 15% nieuwe leden in een krimpende markt e Er is aandacht voor AGORA gevestigd vanuit de 2 kamer(PvdA); AGORA is op werkbezoek geweest bij de tweede kamer met aantal leden. Zaadjes gezaaid bij de zorgverzekeraars. Focus op contacten, waardering, erkenning dat is nu in stijgende lijn. Bestuursvergaderingen zijn gehouden op verschillende locaties in het land bij de instellingen van de leden. Aan de bestuursvergadering werd ontmoeting met de lokale coördinatoren gekoppeld. Zo is het bestuur op bezoek geweest in Amsterdam, Rotterdam, Wolvega, Apeldoorn. Was voor bestuur leuk om op locaties te zien hoe zaken reilen en zeilen. Voor coördinatoren was het een laagdrempelige manier om met elkaar en met AGORA kennis uit te wisselen. 2014 is lustrumjaar voor AGORA: We bestaan dit jaar 25 jaar en dat vieren we uitgebreid! Visie en missie is eigenlijk niet veranderd: beroep coördinator vrijwilligerswerk moet erkend zijn. Er zijn diverse groepen te onderscheiden: activiteitenbegeleiders die naast deze functie coördinator vrijwilligerswerk zijn, coördinatoren die alleen als zodanig werkzaam zijn en coördinatoren die in managementteam zitten. Deze laatste groep is groeiende. Rianne: ligt toe over functie van coördinator: de ijkfunctie zit al in loonschaal 50. Dus je kunt bezwaar aantekenen als je te laag bent ingeschaald. Deze informatie is te vinden in het het beroepsprofiel. Coördinatoren in andere organisaties (buiten de zorg) zitten vaak al in loonschaal 60 (ANWB, etc.). Relaties van AGORA: AGORA is goed vertegenwoordigd in diverse organisaties, zoals NOV etc. Alle partners onderstrepen belang van de functie coördinator vrijwilligerswerk. In samenwerking met ActiZ zijn we een brochure aan het uitbrengen over het werk van coördinator vrijwilligerswerk. Niet onderschatten wat de economische waarde is van het vrijwilligerswerk. Informele zorg is mooie tool om aandacht te vestigen op vrijwilligers, maar moet natuurlijk ondersteund worden door coördinatoren. Daarnaast hebben we nauw contact met Mezzo, LOVZ en Vilans AGORA was partner in pilotproject: Zorg beter met Vrijwilligers. Het gezamenlijk Symposium in oktober met verschillende partners afgelopen oktober ging niet door vanwege te weinig aanmeldingen. Dit symposium is verplaatst naar 8 april 2014 en nu zijn er al zoveel aanmeldingen dat er een wachtlijst is met 120 belangstellenden.
2
Een aantal van de aanwezigen geven aan ook zich te hebben aangemeld en nu op de wachtlijst te staan. Er zal een vervolg-symposium worden georganiseerd voor de ‘wachtlijst’ belangstellenden. Bestuur gewijzigd: Astrid Hartogsveld is gestopt met haar bestuurswerk. Het bestuur heeft de keuze gemaakt om voorlopig met 5 bestuursleden het bestuur te vormen, ook omdat met dit oneven aantal de beslissingen beter kunnen worden genomen. HBO opleiding: Aan het niveau van de opleiding wordt gewerkt, omdat het huidige niveau niet voldoende is voor een managementniveau. Klankbord groep is bij elkaar gekomen en men is zich er bewust van dat er diverse groepen coördinatoren zijn. Wat biedt je aan welke groep? Er was enige tijd een tendens van minder aanmeldingen voor de opleiding en leerlingen konden kiezen voor het volgen van aparte modules. Daar heeft afgelopen jaar niemand voor gekozen. Men kiest nu voor het complete pakket. Het aanbod moet beter van kwaliteit zijn en de selectie zal strenger worden. Wellicht moet bestuur van AGORA meedoen aan de selectie. Een concurrerende opleiding is bij Saxion van start gegaan in het oosten van het land en zij zetten ook in op het coördinatorschap vrijwilligerswerk en hebben niet voor P&O gekozen. Zover wij weten is opleiding dit jaar niet van start gegaan. Het betreft eveneens een post HBO jaaropleiding en HRM management gericht met inzicht in kosten en kennis: gericht op de positie naar de directie van een organisatie. Pieta: ik heb opleiding personeelsmanagement gedaan, voordat ik in de functie van coördinator terecht kwam. Heb daar heel veel aangehad; Kennis van Fte’s, sollicitatiegesprekken, functioneringsgesprekken etc. Inzicht in wat vrijwilligers werkelijk doen. Dit zit te weinig in portofolio post HBO. Rianne: aantal uren die coördinator krijgt voor aansturen vrijwilligers staat in geen verhouding tot uren voor aansturen van medewerkers. Elly: vraag: Gaat samenwerking plaatsvinden tussen opleidingen Saxion en HBO Utrecht? Antwoord: Niet aan de orde en een kwestie van geld. De belangen liggen anders en de financiering is anders. Het is dus belangrijk je te verdiepen welke opleiding je het beste ligt, ook interessant om te informeren naar wie medecursisten zijn. Workshop: in Wolvega: van Moeras naar Oase primeur. Zeer enthousiaste reacties. Beroepsprofiel: Een appendix zal klaar zijn voordat we symposium hebben in oktober. in 2015 komt er nieuw beroepsprofiel. PR en communicatie: zie Jaarverslag. Staatssecretaris Martin van Rijn vroeg tijdens ons werkbezoek om voorbeelden vanuit de praktijk, helaas zijn hier wat weinig reacties op gekomen. Dit is wel een gemiste kans. 4. Financieel Jaarverslag: Gaan aanwezige leden ALV akkoord met de goedkeuring? Kascommissie is samen gekomen. Goedgekeurd en handtekening gezet. Hartelijk dank voor de kascommissie. Resultatenrekening 2013 Paula, penningmeester, ligt het financieel jaarverslag toe: Uitgaven en inkomsten zijn mooi in de hand gehouden het afgelopen jaar. Huidig aantal leden is nu 236. Het waren er 266. 27 leden hebben we nooit meer iets van gehoord. Niet betaald. Zijn zoek. We gaan nu iedereen bellen. Afgelopen jaar gemerkt dat er nog 100 leden niet hadden betaald. Door reorganisaties verdwenen mailadressen. Deze waren heel moeilijk terug te vinden. Vrijwilligerswerk binnen websites van organisaties nauwelijks te vinden. Vraag: is het een idee om vrijwilligerscentrales te benaderen?
3
Begin vorig jaar is aan alle leden het beroepsprofiel gestuurd. Heel veel mensen hebben dit niet ontvangen, maar ook niet de factuur. Verdwenen in de organisaties. Dat is geld dat dan ook verdwenen is. Het kost veel moeite mensen terug te vinden. Beroepsprofielen moesten dan nog nagestuurd. Door deze inspanningen hebben nu 70 leden betaald in maart. Mei wordt herhalingsfactuur gestuurd. Tip: op formulier wordt factuuradres genoemd, maar dan wordt het toch naar coördinator gestuurd. Beter om het naar de financiële administratie te sturen dan. We sturen het nu daarom per e-mail en niet meer per post. Verzoek: graag als gegevens veranderen dit meteen doorsturen en graag zelf verantwoordelijkheid nemen om het door te sturen naar juiste adres binnen de organisatie. Balans 2013 is goedgekeurd door AVL Begroting 2014 We gaan dit jaar wat meer uitgeven in het kader van het jubileumjaar. O.a. symposium, boekje en masterclass. Spaarpotje wordt aangesproken. Maar we hopen dat dat ook weer opbrengsten genereert. Opmerking: het is een krap budget. De begroting is akkoord, eveneens een akkoord door de kascommissie die de kascontrole hebben uitgevoerd. Kas kommissie: Karen van der Heijden en Gini Lentferink Plannen voor 2014: Dynamiek willen we graag erin houden als bestuur. De vinger aan de pols. Bezoek in het land: bij wie mogen we komen vergaderen? Overijssel: Ziekenhuis Groep Twente, Almelo: Elly Leferink Jager Flevoland: Kwintes in Almere: Marian Bont Gelderland: Ziekenhuis Rijnstate, Arnhem: Astrid Gerritsen Social media: wordt steeds meer gebruikt. Masterclass komt in september: 2 dagdelen met Prof. Dr, Lucas Meijs, wordt gecertificeerd. Tijdens 2 bijeenkomsten wordt coördinatie vrijwilligerswerk behandeld. Jaarverslag 2013 is akkoord 5. Huishoudelijk Regelement en lidmaatschapsverhoging Nu kost lidmaatschap voor een enkel lid € 110,- Dit wordt komend jaar: € 135 euro Voor lidmaatschap van 2 leden van dezelfde organisatie was het: € 150,- wordt € 190,Voor 3 leden geldt, was: € 200 wordt € 250,Korting wordt gegeven per 3 leden. Daarna gaat de teller opnieuw in. Betalingstermijn wordt strenger gehanteerd. Na tijdje volgt betalingsherinnering. Als er nieuwe factuur wordt gestuurd zijn hier kosten aan verbonden: € 10,- Dit gaat in per 1 april a.s. Automatische machtiging werkt vaak niet voor instellingen. Verhoging gaat in op 1 januari 2015. En voor alle nieuwe leden vanaf 1 april dit jaar. Belangrijk is om te groeien naar een professionele vereniging. Dus dan moeten zaken ook professioneel georganiseerd. Geldt bijvoorbeeld voor het symposium; om betere sprekers te krijgen zul je beter locaties moeten kiezen. Dat kost meer geld dus een ander ‘prijskaartje’ Opmerking: vanuit organisaties wordt lidmaatschap betaald. Moeilijk om zelf akkoord te gaan met verhoging lidmaatschap je kunt als medewerker niet zelf voor je organisatie beslissen. Conny: Suggestie om daar een brief over te maken en daarin het belang van het lidmaatschap toe te lichten met de reden van verhoging bij de factuur. Het gaat maar om paar tientjes.
4
Opmerking: wij zijn zelf lid, dus moeten wij erover beslissen en organisaties zijn geen lid. Kunnen het wel belangrijk vinden en hebben dus niets te zeggen over hoogte lidmaatschap. Opmerking: geeft voor een organisatie ook wel aan hoe belangrijk deze de positie van coördinator vindt. De scholing en ondersteuning in het vak die AGORA geeft is elders niet te vinden of kost veel meer. Opmerking: begroting wordt in september ingediend. Is goed om daarvoor al de brief met aankondiging te hebben over verhoging lidmaatschap. Huishoudelijk regelement: staat nieuw in: staffelkorting voor 2 en 3 leden en boeteclausule bij versturen nieuwe factuur. 6. Werkconferentie: Team van de toekomst op 8 april Een gezamenlijke dag georganiseerd door verschillende organisaties, waaronder ActiZ, NOV, Mezzo, V&VN en AGORA. Vooraannames over samenwerken tussen de diverse groepen blijken niet te kloppen: verpleegkundigen, coördinatoren, mantelzorgers, vrijwilligers. Interessant om te onderzoeken waar staat iedereen nu en waar gaan we naar toe. Daar gaat het 8 april over. Diverse van onze leden staan op de wachtlijst. Maar hebben wel al gehoord dat er een nieuwe dag wordt georganiseerd, deze dag is voor professionals. AGORA geeft de workshop: van Moeras naar Oase We nemen deel aan de Discussietafels en we staan er met een stand Martin van Rijn stuurt videoboodschap. We zullen terugkoppelen wat de dag ons brengt. 7. Jubileumjaar 2014: Het jubileum jaar draagt het thema Samenwerken en vertrouwen. Het bestuur heeft besloten een boekje te maken over 25 jaar AGORA. Alle input van de oude garde is van harte welkom. Het eerste exemplaar wordt aangeboden op het symposium in oktober. Alle leden krijgen het boek. Belangstellende niet-leden kunnen boek kopen. Ons Jubileum cadeautje voor alle betalende leden bestaat uit een beeldje. Er zijn 2 verschillende beeldjes: Vertrouwen, of Samenwerken. Ieder mag beeldje meenemen, ook voor collega lid en we houden een administratie bij van wie het beeldje heeft gekregen. Masterclass: Topprogramma in het Novotel in Rotterdam. Prof. Dr. Lucas Meijs gaat programma verzorgen. Keuze Rotterdam vanwege agenda Lucas Meijs. Leden krijgen het eerste het programmaboekje en hebben voorrang bij inschrijving. 8 april wordt het breed bekend gemaakt. Iedereen ontvangt getekend certificaat. Vertaalslag masterclass komt terug op AGORA symposium op 9 oktober door Lucas Meijs. De Masterclasses vinden plaats op 9 en 30 september dinsdags van 16.00 – 19.30 uur en zijn gericht op alle coördinatoren vrijwilligerswerk! Goed bereikbaar met auto en het openbaar vervoer. Kosten voor leden: € 295,- voor beiden avonden. PR en Communicatie Bewust inschakelen van de pers, kranten, tv, radio en tijdschriften. Dit omreden om daarmee ook de coördinator vrijwilligers in het voetlicht te plaatsen. 8. Contactgroepen en Regiogroepen Het opstarten van de Regiogroepen lag even stil, maar daar willen we nu wel mee aan de gang. Eind april starten we met contactgroepen. Vraag vanuit de ziekenhuizen. Eerst willen we de groepen bij elkaar brengen. Daarna de vraag beantwoorden wat doen we als vereniging, waarin faciliteren we. etc.
5
Astrid: Vanuit de ziekenhuizen is er al initiatief voor dit soort groepen. Ziekenhuis Rijnstate. Geïnitieerd van uit Vrijwilligers Centrale Nijmegen. Voor de regio, maar er is ook een landelijke groep. Ooit zelf gestart. AGORA kan inventariseren waar belangstelling ligt. Topklinische ziekenhuizen zijn weer heel anders van karakter dan streekziekenhuizen en academische ziekenhuizen. Informatie over de verschillende groepen komt op de site te staan. 9. Rondvraag Verzoek om met planning volgende ledenvergadering rekening te houden met NLDoet. Zijn er richtlijnen hoeveel uur de coördinator per vrijwilliger zou moeten krijgen? Nee, hangt ook af van het soort vrijwilliger. Als je dat in beeld hebt zou je richtlijn kunnen geven. Een aantal van de aanwezigen wil graag expliciet het bestuur complimenteren met het goede werk! Dank hiervoor. Twitter account: @agoraberoepsver Twitter mee! Conny bedankt iedereen voor de aandacht en inzet en sluit de vergadering. De concept notulen van de ALV van 2014 zijn goedgekeurd op de ALV van 24 maart 2015
6
